ANavarro ProyectoAlfresco Memoria (3)

Proyecto Integrado “GESTIÓN DOCUMENTAL DEL CENTRO EDUCATIVO”

Alumno Antonio Navarro Marchena Tutor Inmaculada Olías Álvarez C.F.G.S. Administración de Sistemas Informáticos en Red Curso 2014-2015 I.E.S. Jacarandá Brenes (Sevilla)

Gestión Documental del Centro Educativo

Documento Tipo

Memoría

Título

Proyecto Integrado: “Gestión documental del centro educativo”

Autor

Antonio Navarro Marchena

Supervisor

Inmaculada Olías Álvarez

Última revisión

1.1

17/12/2014

Historial de revisiones Versión

Modificación

Fecha

1.0

Creación del documento

27/11/2014

1.1

Corrección y adaptación

17/12/2014

Rev. 1.1 Fecha: 17/12/2014

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Indice 1.Objetivos...........................................................................................................................................4 1.1.Enunciado.................................................................................................................................4 1.2.Requerimientos iniciales...........................................................................................................5 1.3.Fases..........................................................................................................................................6 a)Fase 1 – Fecha prevista: 29/10/2014.......................................................................................6 b)Fase 2 – Fecha prevista: 27/11/2014.......................................................................................6 c)Fase 3 – Fecha prevista: 17/12/2014.......................................................................................6 2.Conceptos previos.............................................................................................................................7 3.Análisis de diferentes soluciones......................................................................................................8 3.1.Alfresco.....................................................................................................................................8 3.2.Sharepoint.................................................................................................................................8 3.3.Nuxeo........................................................................................................................................9 4.Implementación de Alfresco...........................................................................................................11 4.1.Requisitos previos...................................................................................................................11 4.2.Instalación...............................................................................................................................12 a)Instalador oficial...................................................................................................................12 b)Bitnami Virtual Machines.....................................................................................................18 c)Bitnami Cloud Hosting.........................................................................................................21 4.3.Configuración y uso................................................................................................................22 a)Sitios......................................................................................................................................22 b)Usuarios y grupos.................................................................................................................23 c)Roles......................................................................................................................................30 d)Publicación de documentos..................................................................................................36 e)Edición de documentos.........................................................................................................40 f)Categorías y etiquetas............................................................................................................43 g)Reglas y flujos de trabajo......................................................................................................45 4.4.Otros elementos......................................................................................................................47 4.5.Cumplimiento de LOPD.........................................................................................................50 4.6.Posibles mejoras a la implementación actual..........................................................................50 a)Módulo OCR.........................................................................................................................50 b)Personalización de los campos de metadatos (propiedades y aspectos)...............................50 c)Autenticación LDAP.............................................................................................................51 d)Paso de on-premise a IaaS o SaaS........................................................................................51 5.Bibliografía.....................................................................................................................................51

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1. Objetivos 1.1. Enunciado Hoy en día una de las mayores necesidades de las empresas es la gestión eficaz de la información que gestionan o manejan. El poder acceder a la información desde cualquier sitio y desde cualquier dispositivo se hace imprescindibles para la mayoría de las empresas. A este problema tenemos que añadir los problemas que la ley de protección de datos añade, se hace importante gestionar de forma adecuada la información y el acceso a ella. El proyecto que se propone es solucionar el problema de un centro de educación que tiene que almacenar y gestionar la vida “tutorial” del alumno. Para ello se tendrá un fichero pdf por cada alumno que deberá almacenarse. Es importante establecer una política de seguridad para que sólo el tutor pueda acceder a la información del alumno. También es necesario estudiar y analizar la ley de protección de datos para ver que medidas tendrá que tomar el centro para cumplir con dicha ley. Una de las posibles soluciones puede ser Alfresco, que es una software que proporciona todos los servicios de gestión de documentos esenciales necesarios para permitir a las organizaciones capturar y gestionar archivos electrónicos y automatizar procesos que se centran en la gestión de documentos. Alfresco es un sistema de gestión de contenido de código abierto que le permite gestionar todos los contenidos críticos empresariales, desde procesos de creación de créditos y reclamaciones de seguros hasta documentos legales confidenciales.

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1.2. Requerimientos iniciales Tal como se describe en la programación, el alumno deberá también realizar una memoria explicativa del mismo, que debe contemplar al menos los siguientes aspectos: – Introducción – Objetivos – Descripción detallada del proyecto – Hardware necesario – Software utilizado (sistemas operativos y/o aplicaciones) – Diseño – Pruebas de ejecución/funcionamiento – Características de la instalación – Ficheros de configuración – Ejemplos – Manual de usuario – Conclusiones

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1.3. Fases a)

Fase 1 – Fecha prevista: 29/10/2014 o

Entrega de información sobre las soluciones que se van a probar. Alfresco debe ser al menos uno de ellas.

b)

c)

o

Características básicas que se utilizarán

o

Estudio de la ley de protección de datos.

Fase 2 – Fecha prevista: 27/11/2014 o

Instalación y configuración de Alfresco

o

Definición de metadatos de documentos.

o

Políticas de seguridad a utilizar

Fase 3 – Fecha prevista: 17/12/2014 o

Presentación y defensa del proyecto

o

Entrega de la documentación (deberá estar subida a la plataforma del departamento y entregar las máquinas virtuales creadas)

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2. Conceptos previos Normalmente un centro educativo mueve una gran cantidad de información que se gestiona tanto en papel como de forma electrónica. Esto supone un gran coste tanto de almacenamiento (cada vez se requiere más espacio en la oficina para el papel y más almacenamiento para cada equipo informático) como de administración: o

Clasificación y búsqueda de los documentos en papel.

o

Controlar las versiones de un documento se vuelve una tarea complicada.

o

No se garantiza un nivel de seguridad aceptable ni a nivel de acceso como de privacidad.

Ante esta problemática surgieron los sistemas de gestión documental que solucionan y minimizan la anterior problemática. Un sistema gestor documental con enfoque empresarial (ECM) no es más que un software para la gestión de grandes cantidades de documentos, que indexa y almacena documentos, ya sean creados en formato digital o digitalizados posteriormente, y que suele proporcionar entre otras funcionalidades: 1. Un repositorio de contenido con versionado que permite la edición y compartición de documentos. 2. Entorno de trabajo colaborativo 3. Organización de los documentos por carpetas y categorías 4. Control de flujo de trabajo 5. Gestión de información 6. Gestión de contenido web A la hora de decantarse por escoger un software ECM es importante tener en cuenta que se requiere un de trabajo previo de análisis de la información que va a almacenar, su categorización, tipos de usuarios y roles asignados y en general la definición de políticas concretas sobre la información por lo que, la mera decisión de implementar un sistema de gestión documental, no quiere decir que desaparezcan los problemas puesto que una mala implementación también disminuye loas beneficios aportados por esta tecnología.

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3. Análisis de diferentes soluciones 3.1. Alfresco

Es una de las soluciones ECM más extendidas. Desarrollado como software open source, dispone de versiones de pago tanto para su implementación in-house como en la nube. o

Plataforma: JAVA

o

Sistemas de BB.DD soportados: Oracle, MySQL, SQL Server, postgreSQL

o

Sist. Operativo soportado: Windows, Linux y MAC OS.

o

Licencia: LGPLv3

o

Versión actual: 5.0.

o

Web: http://www.alfresco.com

3.2. Sharepoint

Desarrollado por Microsoft y usado sobre todo en entornos empresariales de tamaño medio. Sus puntos fuertes son la integración con Active Directory y con la suite Microsoft Office. o

Plataforma: ASP .NET

o

Sistemas de BB.DD soportado: SQL Server

o

Sist. Operativo soportado: Windows Server 2008 o superior

o

Licencia: Microsoft EULA

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o

Versión actual: 2013.

o

Web: http://office.microsoft.com/es-es/sharepoint/

3.3. Nuxeo

Junto con Alfresco lidera el mercado de soluciones ECM. Desarrollado como software open source, dispone de versiones de pago tanto para su implementación in-house como en la nube. o

Plataforma: JAVA

o

Sistemas de BB.DD soportados: Oracle, MySQL, SQL Server, postgreSQL, MongoDB

o

Sist. Operativo soportado: Windows, Linux y MAC OS.

o

Licencia: LGPLv2.1

o

Versión actual: 6.0.

o

Web: http://www.nuxeo.com

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Si nos fijamos en la comparativa realizada por Athento, uno de los principales partners especializados en la implementación y desarrollo de soluciones integrales ECM, Alfresco presenta mejores valores en cuanto a escabilidad, soporte y usabilidad. Siendo estas características esenciales en cualquier implementación de software, nos decantamos por Alfresco para como solución de gestión documental.

Ilustración 1: Alfresco vs Nuxeo: Gestión Documental Libre

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4. Implementación de Alfresco 4.1. Requisitos previos Es recomendable seguir el documento Day Zero Configuration Guide para realizar una instalación desde cero usando el instalador disponible en la web de Alfresco para la versión 5.0.c. A grandes rasgos hay que tener en cuenta tres elementos: o

Se deben usar sistemas de 64bits y procesadores con dos núcleos y un mínimo de 2.0Ghz.

o

Se requiere un mínimo de 2Gb de RAM para lanzar la instalación puesto que 1Gb quedará en uso por JVM.

o

Al seleccionar postgreSQL y las diferentes funcionalidades pueden llegar a ser necesarios 4Gb de RAM para poder iniciar los servicios y poner en funcionamiento Alfresco y el motor de BB.DD.

Dicho esto, los requisitos de Alfresco Community para un funcionamiento óptimo siguen el siguiente esquema:

Ilustración 2: Instalación de Alfresco: Requisitos óptimos - Arcade Consultores (José Pereira)

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4.2. Instalación a)

Instalador oficial Para realizar la instalación con el instalador oficial vamos a utilizar una máquina virtual con

4Gb de RAM, 2 núcleos de procesador, 80Gb de disco duro y Debian 7 sin entorno gráfico. Creamos un usuario denominado alfresco y nos situamos en su home.

Iniciamos la descarga del instalador desde la web oficial usando la herramienta wget.

Cambiamos los permisos para que sea posible su ejecución y lo lanzamos en modo texto.

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Lo primero que tendremos que escoger es el idioma de la instalación. En nuestro caso, seleccionaremos el 3 Spanish - Español

A continuación, seleccionamos la instalación avanzada 2 para que podamos ver todas las opciones disponibles.

Ahora debemos seleccionar los componentes que se instalaran. En nuestro caso serán Java, la base de datos PostgreSQL, el motor de indexación Solr4, el complemento de compatibilidad con Sharepoint, la integración con Google Docs para poder editar documentos en línea y LibreOffice para trabajar con los documentos.

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Dejaremos la carpeta de instalación por defecto.

Y haremos lo mismo con los parámetros del servidor de base de datos, el servidor Tomcat, FTP y comandos remotos RMI.

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Tendremos que especificar la contraseña para el usuario administrador de Alfresco.

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Y como hicimos anteriormente dejaremos los parámetros de Sharepoint y LibreOffice por defecto.

Por último, escogemos que Alfresco se instale como servicio para que se inicie automáticamente. Aceptamos el aviso de memoria RAM e iniciamos la instalación.

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Al finalizar la instalación el instalador nos preguntará si queremos ver el archivo Leeme e iniciar Alfresco. A esto último le indicamos que sí.

Y ya podremos acceder a nuestro portal web.

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b)

Bitnami Virtual Machines El repositorio de aplicaciones open-source de Bitnami provee instaladores 'one-click' de

Alfresco Community 5.0.c que incluyen: o

Apache Tomcat 7.0.57

o

MySQL 5.5.40

o

LibreOffice 4.2.5

o

ImageMagick 6.7.5

A parte de esto también hay disponibles máquinas virtuales en formato VMware y VirtualBox listas para su uso y optimizadas en cuanto a rendimiento. Para usar una de estas máquinas nos dirigiremos a la web https://bitnami.com/stack/alfresco

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Accedemos al apartado de máquinas virtuales y descargamos la que más se ajuste a nuestras necesidades. En nuestro caso Alfresco Community 5.0.b sobre Ubuntu 14.04 64bits.

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Una vez descargada, simplemente tendremos que abrirla con vmWare Player o Workstation y encontraremos todos los datos necesarios para su uso.

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c)

Bitnami Cloud Hosting Bitnami también nos facilita la opción de lanzar Alfresco sobre una instancia de cualquiera

de los servicios más conocidos de Cloud Hosting como Amazon Web Services, Microsoft Azure y Google Cloud Platform.

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4.3. Configuración y uso

a)

Sitios El primer paso que se debe dar para sacarle partido a Alfresco es crear un sitio que es el

contenedor desde el que se despliega todo. Para crear un sitio, nos podemos dirigir a la barra de herramientas superior y en la pestaña Sitios seleccionar Crear un sitio. A continuación aparecerá una ventana emergente en la que cumplimentaremos la información relativa al sitio. Escogeremos que sea colaborativo, público y moderado (esto último para controlar a los usuarios que formarán parte de él).

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La pantalla principal del sitio recién creado queda de la siguiente forma:

b)

Usuarios y grupos Se establecerán los siguientes grupos: 1. 2. 3. 4.

Usuarios. Equipo directivo. Tutor X Y Z (donde X es el curso, Y el nivel y Z el grupo). Profesorado X Y (donde X es el curso e Y el nivel).

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Para administrar los grupos tendremos que dirigirnos a la pestaña Herramientas de administración de la barra superior y a continuación en el menú de la izquierda navegaremos hasta Usuarios y grupos → Grupos.

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Una vez aquí, podremos añadir usuarios a un grupo situándonos en él y pulsando sobre el símbolo (+) del panel de la derecha. En la ventana emergente buscaremos al usuario escogido por su nombre y pulsaremos añadir.

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O bien podremos crear los grupos pulsando sobre el símbolo (+) del panel de la izquierda. Le asignaremos un identificador y el nombre con el que se mostrará.

Pulsaremos sobre Crear grupo o Crear y crear otro si deseamos repetir la operación.

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Para crear los usuarios tendremos que dirigirnos a la pestaña Herramientas de administración de la barra superior y a continuación en el menú de la izquierda navegaremos hasta Usuarios y grupos → Usuarios.

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Una vez aquí, en la parte superior de la pantalla pulsaremos sobre Nuevo usuario. En la pantalla tendremos que completar la información básica del usuario (nombre, correo y contraseña).

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Y también tendremos opciones avanzadas como asignarle directamente un grupo, fijarle una cuota de espacio o desactivar la cuenta.

Desde la Página de perfil del usuario, a la que se accede pulsando sobre el nombre en la barra superior, cada usuario podrá editar la información y añadir detalles como teléfono, foto de perfil, etc.

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c)

Roles

Los roles se pueden definir de varias formas diferentes ya que se puede establecer el rol para cada usuario en todo el sitio, definir un rol para un grupo y definir un rol en los permisos concretos de cada carpeta o fichero. Esta granularidad a la hora de aplicar los permisos es unas de las principales ventajas de Alfresco sobre otras opciones de gestión documental. En nuestro caso, los usuarios los distribuiremos partiendo de la siguiente clasificación: Administrador - Puede invitar usuarios al sitio, gestionar los contenidos del mismo y personalizarlo. Colaborador - Puede crear y editar contenido, así como también editar contenido creado por otros miembros del sitio. Contribuidor - Puede crear y editar contenido, pero no puede modificar contenidos de otros miembros del sitio. Consumidor - Puede ver los contenidos del sitio y descargarse copias de los mismos.

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Y se establecerán los siguientes grupos: 1. Usuarios: Consumidor. 2. Equipo directivo: Administrador. 3. Tutor X Y Z (donde X es el curso, Y el nivel y Z el grupo): Colaborador en la subcarpeta de su grupo. 4. Profesorado X Y (donde X es el curso e Y el nivel): Contribuidor en la carpeta de curso. Comenzaremos con la asignación de roles desde la invitación a los miembros del sitio. Para añadir a un usuario al sitio, desde el panel de administrador, nos dirigiremos a la pestaña Miembros del sitio de la parte superior.

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A continuación, pulsaremos sobre el botón Invitar a personas. Siguiendo la sencilla pantalla podremos invitar a usuarios, grupos asignándoles un rol en concreto y gestionar las invitaciones.

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Por otro lado podemos gestionar los permisos de cada carpeta y/o fichero Para ello, desplegaremos el menú de opciones del elemento y seleccionaremos Administrar permisos.

Una característica singular es la Herencia de permisos. Si la desactivamos, el fichero o carpeta deja de depender de los permisos de la carpeta superior y sus permisos dependerán directamente de los que tenga asignados él mismo. Para realizar esta operación, nos dirigiremos al botón superior Heredar permisos y pulsaremos Sí en el cuadro de diálogo que aparece.

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Para asignar los permisos nos dirigiremos al botón superior Añadir usuario/grupo y en usaremos el cuadro de búsqueda para añadirlos y asignarles el rol correspondiente.

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d)

Publicación de documentos Distribuiremos el sitio en carpetas para curso y subcarpetas para cada grupo de clase.

Para crear las carpetas nos vamos a la pestaña Repositorio de la barra superior de navegación y nos situamos en el lugar del árbol del repositorio donde la deseemos crear.

Podremos crearla pulsando en el icono Crear una carpeta que se muestra en la pantalla o usando el menú Crear de la barra de opciones superior.

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De igual forma procederemos para crear o subir documentos. Los podremos crear usando la opción Crear del menú, subirlos mediante el botón Subir, arrastrándolos a la pantalla o pulsando la opción Subir ficheros de la pantalla.

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A continuación, se nos mostrará el resumen de propiedades del documento por si queremos modificar o completar la información referente al fichero subido.

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e)

Edición de documentos

Los documentos se pueden editar en línea y fuera de línea. Para hacerlo en línea usando la suite Google Docs para la que Alfresco ofrece una completa integración es necesario vincular antes la cuenta de usuario con su cuenta Google. Una vez hecho esto, simplemente tendrá que seleccionar la opción Editar en Google Docs del menú de opciones del archivo.

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Para la edición fuera de línea simplemente habría que escoger dicha opción en el menú de opciones del archivo. En este caso el fichero quedaría bloqueado para evitar que sea modificado por otro usuario mientras realizamos la edición del mismo.

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f)

Categorías y etiquetas

Podemos clasificar nuestros documentos utilizando categorías y etiquetas que nos permiten indexar, hacer búsquedas y organizar nuestro repositorio de documentos. La distinción principal es que las categorías se corresponden básicamente con las propiedades de metadatos de los documentos y podremos categorizar por tipos de archivos, asunto, autor, etc mientras que las etiquetas son marcas que el usuario asigna y que le permiten una mayor usabilidad a la hora de hacer búsquedas y organizar la documentación.

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g)

Reglas y flujos de trabajo

Podemos usar reglas y flujos de trabajo en Alfresco. Mientras que las reglas definen acciones que se ejecutarán de forma automática siempre que se cumplan las condiciones especificadas, los flujos de trabajo representan las distintas fases por las que debe de pasar un documento hasta el final deseado. Combinando ambas opciones podremos sacar el máximo partido a Alfresco aliviando el trabajo diario. Para definir una regla, en el menú de opciones del directorio, seleccionamos Gestionar reglas

A continuación, le damos un nombre y definimos las condiciones en las que se ejecutarán las acciones.

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En nuestro caso la acción se corresponde con un flujo de trabajo en el que vamos a determinar la aprobación de un documento.

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Una vez creada y aplicada la regla vemos como cuando se sube un documento a dicha carpeta el flujo de trabajo definido se ha iniciado y ya nos aparece la opción de Aprobar en las opciones del documento.

4.4. Otros elementos Alfresco nos permite añadir a nuestro sitio elementos como un calendario, una wiki, foros de debate, blogs y listas completando la experiencia de usuario como si de un sitio web se tratase. Para añadirlos, nos dirigiremos al panel de administración del sitio pinchando en la rueda dentada de la parte superior.

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Una vez aquí solo tendremos que arrastrar los elementos que queramos a la parte inferior.

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Una vez hecho esto ya los tendremos disponibles en el menú superior de nuestro sitio.

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4.5. Cumplimiento de LOPD En cuanto al cumplimiento de la LOPD, dado que sólo de recogen datos con nivel de protección básico, las obligaciones (a parte de las administrativas) se cumplen montando el servidor en la MZ de nuestra red, definiendo los permisos, asignando cuentas de usuario a cada persona y definiendo copias de seguridad con los siguientes criterios: 1. Realización como mínimo de forma semanal, de copias de respaldo, salvo que en dicho período no se hubiera producido ninguna actualización de los datos. 2. Deben establecerse procedimientos para la recuperación de los datos que garanticen en todo momento su reconstrucción en el estado en que se encontraban al tiempo de producirse la pérdida o destrucción. 3. Verificar cada seis meses la correcta definición, funcionamiento y aplicación de los procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos. 4. Las pruebas anteriores a la implantación o modificación de los sistemas de información que traten ficheros con datos de carácter personal no deben realizarse con datos reales. 5. Los soportes de las copias de respaldo deben permitir identificar el tipo de información que contienen y ser inventariados.

4.6. Posibles mejoras a la implementación actual

a)

Módulo OCR

Nos permitirá que cuando subamos un fichero, se extraiga de este no sólo la información de metadatos si no también su contenido. Este supone un gran avance porque se pasa de gestionar documentos a gestionar información que podremos indexar y tratar.

b)

Personalización de los campos de metadatos (propiedades y aspectos)

Podremos definir plantillas y aspectos mediante ficheros XML con campos específicos que queramos indexar y usar para clasificar nuestros documentos.

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c)

Autenticación LDAP

Podríamos integrar la autenticación en nuestra infraestructura de red facilitando la gestión de usuarios. d)

Paso de on-premise a IaaS o SaaS

Las instalaciones de Alfresco on-premise (en nuestro propio servidor de nuestro CPD) tiene sentido en entornos pequeños y aislados pero pasar a una implantación SaaS en la nube, a parte de que podamos acceder a nuestro Alfresco desde cualquier punto, nos permite disponer de mayor infraestructura sin que eso nos suponga una gran inversión hecho que toma relevancia cuando iniciamos procesos de escalado de nuestro sistema.

5. Bibliografía •

MONOGRÁFICO: Alfresco. Elvira Misfud. Observatorio Tecnológico, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Agosto de 2010. http://recursostic.educacion.es/observatorio/web/es/software/servidores/807-monograficoalfresco?showall=1

•

nuxeo vs Alfresco, vschart.com. http://vschart.com/compare/nuxeo/vs/alfresco-cms

•

Alfresco vs Nuxeo: Gestión documental libre. Athento. Febrero de 2009. http://blog.athento.com/2009/02/alfresco-vs-nuxeo-gestion-documental.html

•

Gestión documental con software libre: Nuxeo, Alfresco y Athento. Adrián Macias. Programari Lliure, COBDC. Mayo de 2013. http://www.cobdc.net/programarilliure/gestion-documental-software-libre-nuxeo-alfrescoathento/

•

Manual práctico de usuario Alfresco Share (Colabora). Área de Informática, Universidad de Cádiz, Septiembre de 2012. https://colabora.uca.es/doc/manualAlfrescoShare.pdf

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•

Manual para usuarios finales de Alfresco como Gestor Documental (CSIRC). CSIRC, Universidad de Granada, Noviembre de 2010. https://documenta.ugr.es/alfresco/d/d/workspace/SpacesStore/b155c802-f825-4e49-9ab6256625c7d2be/ManualAlfresco_CSIRC_v1.0.pdf

Más bibliografía en Evernote: Alfresco https://www.evernote.com/shard/s159/sh/34f20dc8-390b-448a-899f5c5cbdc9af09/3b29ab71038adf56510aecbf24d77f86

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