Analyse financière et reporting avec Excel.pdf

11460_Excel_FauxTitre

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Joseph Rubin

Analyse financière et reporting avec

Excel

© Groupe Eyrolles, 2004, pour la présente édition, ISBN 2-212-11460-5.

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9 Protéger les données financières Dans ce chapitre : Nous allons passer en revue les diverses possibilités de protection offertes par Excel pour protéger vos données financières, ainsi que vos fichiers. Ce chapitre aborde les points suivants : • Remarques préliminaires – De la nécessité de protéger les informations financières. • Sécurité – Nouvelles options de protection apparues avec la version 2002 d’Excel, notamment les signatures numériques. • Protection des classeurs – Protection d’un classeur de manière à ce que sa structure ne puisse être modifiée, et que des feuilles ayant été masquées ne puissent être à nouveau affichées. • Protection des cellules – Protection du contenu des cellules de manière à ce qu’elles ne puissent pas être modifiées ou que leurs formules ne puissent pas être visualisées.

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Analyse financière et reporting avec Excel

• Protection ciblée – Protection des cellules en fonction de leur contenu. • Blocs de cellules ouverts à des utilisateurs – Présentation de cette nouvelle fonctionnalité apparue avec la version 2002 d’Excel qui autorise plusieurs utilisateurs à modifier un bloc de cellules particulier dans un document protégé.

Remarques préliminaires Dans toutes les entreprises, la protection des informations financières est un enjeu stratégique. En effet, il est fondamental que la confidentialité de ces informations soit protégée des regards indiscrets, qui peuvent provenir des salariés de l’entreprise ou des individus extérieurs à la société. Dès lors, il est de la plus haute importance que vous puissiez prévenir toute tentative, volontaire ou non, de consultation ou d’altération de ces données. Pour cela, vous devez protéger vos modèles car ils recèlent parfois des formules, véritables trésors, pouvant être le fruit de longues heures d’un travail acharné.

Sécurité À partir de la version 2002, un nouvel onglet relatif à la sécurité a été ajouté à la fenêtre Options d’Excel. Il contient des paramètres destinés à vous aider dans votre travail de protection. Accéder à l’onglet Sécurité

Mot de passe à l’ouverture Afin d’éviter que n’importe qui puisse ouvrir votre classeur, vous pouvez mettre en place un mot de passe à l’ouverture. Jusqu’à la version 2002 d’Excel, il fallait passer par la fenêtre Enregistrer sous, mais avec Excel 2002, l’onglet Sécurité de la fenêtre Options vous offre une fonctionnalité équivalente. 1. Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer sous. Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org

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Dans le menu Outils, choisissez Options, puis activez l’onglet Sécurité (figure 9-1).

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Protéger les données financières CHAPITRE 9

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Figure 9-1

L’onglet Sécurité de la fenêtre Options.

2. Si vous travaillez avec Excel 97, cliquez sur le bouton Options. Si vous travaillez avec Excel 2000 ou une version ultérieure, déroulez la liste Outils, puis choisissez Options générales. 3. Tapez votre mot de passe dans la zone Mot de passe protégeant le document ou Mot de passe pour la lecture (suivant la version utilisée), puis cliquez sur OK.

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INFO

Si vous avez oublié votre mot de passe, pas de panique ! Pour une somme modique, vous pourrez acheter sur Internet un logiciel capable de le retrouver (dans ce domaine, l’offre est très riche). Mettez n’importe quel moteur de recherche à contribution, tapez Excel+password, puis cliquez sur l’un des résultats.

Transmettre un fichier Excel protégé La procédure proposée ci-après vous explique comment envoyer un fichier Excel protégé dans une version 2002 ou 2003 à des destinataires utilisant des versions antérieures.

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1. Dans le menu Outils (pour les versions 2002 et ultérieures), choisissez Options, puis activez l’onglet Sécurité. 2. Cliquez sur le bouton Options avancées, puis choisissez Compatible avec Office 97/2000.

Signature numérique Si vous échangez des fichiers Excel sur Internet, une signature numérique vous assure une meilleure sécurité. Dans le menu Outils (pour les versions 2002 et ultérieures), choisissez Options et activez l’onglet Sécurité. Cliquez sur le bouton Signatures numériques.

Protéger les classeurs Protéger un classeur permet de préserver sa structure de tout changement intempestif. Dans un classeur protégé, vous ne pouvez pas supprimer ou ajouter une feuille ou encore afficher une feuille masquée. Protéger un classeur 1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protéger le classeur. 2. Tapez votre mot de passe dans la zone Mot de passe (facultatif), et cliquez sur OK. La fenêtre Confirmer le mot de passe apparaît. 3. Entrez une nouvelle fois votre mot de passe dans la zone Mot de passe de cette nouvelle fenêtre, et cliquez sur OK. Ôter la protection d’un classeur

2. Entrez le mot de passe dans la zone Mot de passe, puis, cliquez sur OK.

Masquer ou afficher des feuilles Excel vous permet de masquer ou afficher n’importe quelle feuille d’un classeur (cependant, il faut toujours garder au moins une feuille affichée). Dans Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org

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1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Ôter la protection du classeur.

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une feuille masquée, les données ou les formules ne peuvent être vues ou modifiées directement. Masquer une feuille Sélectionnez la feuille à masquer et dans le menu Format, choisissez Feuille, puis Masquer. Afficher une feuille 1. Dans le menu Format, choisissez Feuille, puis Afficher. 2. Dans la fenêtre Afficher, sélectionnez le nom de la feuille à afficher, puis cliquez sur OK. Si vous le souhaitez, vous pouvez également masquer ou afficher des feuilles en utilisant la macro complémentaire ChooseSheet.xla (voir la figure 9-2). Figure 9-2

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La macro complémentaire ChooseSheet.xla.

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Protéger les feuilles masquées d’un affichage intempestif Une fois les feuilles masquées, si le classeur est laissé sans protection, la liste de ces feuilles peut être accessible à tout moment dans la fenêtre Afficher (sous-menu Feuille du menu Format). Rendre inaccessible la fenêtre Afficher 1. Appuyez sur les touches Alt+F11 afin d’accéder à l’éditeur Visual Basic. 2. Dans le volet VBAProject, sélectionnez le nom de la feuille devant rester masquée. 3. Appuyez sur F4 afin de faire apparaître la fenêtre Propriétés. Vous pouvez également cliquer sur l’outil Fenêtre Propriétés de la barre d’outils Standard. 4. Au niveau de la propriété Visible, sélectionnez xlSheetVeryHidden (comme sur la figure 9-3).

l’option

La modification de la propriété Visible d’une feuille.

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Figure 9-3

2-

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5. Appuyez sur les touches Alt+F4 pour fermer l’Éditeur Visual Basic et revenir à Excel.

Protéger les feuilles et les cellules Vous pouvez protéger le contenu des cellules de toute modification et rendre invisible la syntaxe des formules. Verrouiller ou masquer une cellule 1. Ouvrez la fenêtre Format de cellule soit en appuyant sur les touches Ctrl+1, soit en cliquant avec le bouton droit sur la cellule, puis en choisissant Format de cellule dans le menu contextuel. 2. Activez l’onglet Protection. Par défaut, la case Verrouillée est cochée alors que la case Masquée ne l’est pas. Avant de protéger la feuille, commencez toujours par déverrouiller les cellules sur lesquelles vous souhaitez continuer d’intervenir. Pour qu’une cellule soit protégée, deux conditions doivent être remplies : • sa case Verrouillée doit être cochée (voir la figure 9-4) ; Figure 9-4

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L’onglet Protection de la fenêtre Format de cellule.

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Analyse financière et reporting avec Excel

• la feuille dans laquelle elle se trouve doit être protégée. Pour qu’une formule n’apparaisse pas dans la barre de formule lorsque la cellule qui la contient est sélectionnée, deux conditions doivent être remplies : • sa case Masquée doit être cochée ; • la feuille dans laquelle elle se trouve doit être protégée.

Protéger une feuille Avec la version 2002 d’Excel, la fenêtre Protéger la feuille offre la possibilité de sélectionner les fonctionnalités devant rester disponibles, en dépit de la protection. Figure 9-5

La fenêtre Protéger la feuille.

2. Dans la liste Autoriser tous les utilisateurs de cette feuille à, cochez les cases correspondant aux fonctionnalités qui doivent rester disponibles malgré la protection (figure 9-5). Dans les versions antérieures à la version 2002, toutes les fonctionnalités d’édition étaient automatiquement figées avec la protection.

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1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protéger la feuille.

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Protéger les données financières CHAPITRE 9

ASTUCE

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Dans une feuille protégée, la touche Tab permet de se déplacer directement d’une cellule déverrouillée à l’autre.

Masquer les lignes et les colonnes

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Dans la figure 9-6, on a réussi à circonscrire les déplacements au bloc de cellules A1:D32 en masquant toutes les colonnes situées au-delà de la colonne D et toutes les lignes situées au-delà de la ligne 32.

Figure 9-6

L’affichage d’une feuille réduite à un bloc de cellules.

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Analyse financière et reporting avec Excel

Masquer lignes et colonnes 1. Sélectionnez la colonne E. 2. Appuyez sur les touches Ctrl+Maj+Flèche droite. 3. Cliquez avec le bouton droit sur les colonnes sélectionnées et choisissez Masquer dans le menu contextuel. 4. Sélectionnez la ligne 33. 5. Appuyez sur les touches Ctrl+Maj+Flèche bas. 6. Cliquez avec le bouton droit sur les lignes sélectionnées, et choisissez Masquer dans le menu contextuel. Réafficher les lignes et les colonnes masquées 1. Sélectionnez la ligne 32. 2. Faites un cliquer-glisser vers le bas (les lignes masquées sont également sélectionnées). 3. Cliquez avec le bouton droit sur la ligne 32 sélectionnée, et choisissez Afficher dans le menu contextuel. 4. Répétez les étapes 1 à 3 pour les colonnes à partir de la colonne D.

Protéger des blocs Une feuille peut être partagée en deux parties : • une zone dans laquelle les mouvements ne sont pas restreints (la zone de défilement) ; Cette division peut être obtenue soit en ajoutant des instructions de programmation relatives à l’objet ScrollArea dans une macro, soit en modifiant les propriétés de la feuille dans la fenêtre Propriétés ouverte dans l’Éditeur Visual Basic. Les deux techniques sont présentées ci-dessous.

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• une zone dans laquelle les mouvements sont restreints (la zone protégée).

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Modifier la zone de défilement par une macro Pour restreindre le défilement à la plage de cellules A1:C31, utilisez l’instruction suivante : Sheets("15-Postes").ScrollArea = "A1:C31"

Pour revenir à un défilement normal, utilisez l’instruction suivante : Sheets("15-Postes").ScrollArea = ""

Modifier la zone de défilement par les propriétés 1. Appuyez sur les touches Alt+F11 pour accéder à l’Éditeur Visual Basic. 2. Dans le volet VBAProject, sélectionnez la feuille dans laquelle vous souhaitez modifier la zone de défilement. 3. Appuyez sur la touche F4 ou cliquez sur l’outil Fenêtre Propriétés de la barre d’outils Standard pour ouvrir la fenêtre des propriétés de la feuille. 4. Dans la zone ScrollArea, tapez la référence de la plage de cellules à laquelle vous souhaitez restreindre le défilement (par exemple $A$1:$C$31, comme indiqué figure 9-7). 5. Appuyez sur les touches Alt+F4 pour refermer l’Éditeur Visual Basic et revenir à Excel.

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Désormais, vous pouvez effectuer toutes les opérations de votre choix dans la plage A1:C31. En revanche, vous ne pourrez que visualiser les autres cellules.

Protection ciblée par type de contenu Pour protéger des formules ou du texte, vous devez commencer par isoler les cellules concernées pour les verrouiller, puis protéger la feuille.

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La modification de la propriété ScrollArea d’une feuille permet de restreindre la zone de défilement.

Étape 1 – Déverrouiller toutes les cellules La première étape consiste à vous assurer que toutes les cellules de la feuille sont bien déverrouillées. 1. Sélectionnez toutes les cellules de la feuille en appuyant sur les touches Ctrl+A. Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org

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Figure 9-7

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2. Ouvrez la fenêtre Format de cellule en appuyant sur les touches Ctrl+1. 3. Activez l’onglet Protection. 4. Décochez la case Verrouillée, puis, cliquez sur OK.

Étape 2 – Sélectionner les cellules contenant des formules ou du texte Après avoir déverrouillé toutes les cellules, vous devez faire une sélection ciblée des cellules à protéger (formules, texte, etc.). 1. Appuyez sur la touche F5. La fenêtre Atteindre apparaît. 2. Cliquez sur le bouton Cellules. La fenêtre Sélectionner les cellules apparaît.

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3. Pour sélectionner toutes les cellules contenant des formules (voir la figure 9-8), cliquez sur Formules, puis sur OK, et passez à l’étape 3. Pour sélectionner toutes les cellules contenant du texte (voir la figure 9-9), cliquez sur Constantes, ne laissez cochée que l’option Texte, cliquez sur OK, et passez à l’étape 3.

Figure 9-8

Figure 9-9

Toutes les cellules de la feuille contenant une formule sont sélectionnées.

Toutes les cellules de la feuille contenant du texte sont sélectionnées.

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Étape 3 – Verrouiller les cellules Pour que cette sélection spécifique soit protégée, vous devez maintenant verrouiller ces cellules. 1. Sans modifier la sélection obtenue à l’étape précédente, ouvrez la fenêtre Format de cellule en appuyant sur les touches Ctrl+1. 2. Activez l’onglet Protection. 3. Cochez la case Verrouillée, puis, cliquez sur OK.

Étape 4 – Protéger la feuille Le verrouillage des cellules demeure sans effet tant que la feuille n’est pas protégée. 1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protéger la feuille. La fenêtre Protéger la feuille apparaît. 2. Cliquez sur OK. En effet, le mot de passe est optionnel et n’a d’importance qu’au moment d’ôter la protection de la feuille. Sans mot de passe, n’importe qui pourra annuler la protection de la feuille.

Blocs de cellules ouverts à des utilisateurs Avec sa version 2002, Excel offre tout un ensemble d’options permettant à un groupe d’utilisateurs de mettre à jour des données dans une zone privée (très utile pour travailler en réseau). Chaque utilisateur reçoit une plage de cellules et son propre mot de passe.

Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Permettre aux utilisateurs de modifier des plages. La fenêtre Permettre aux utilisateurs de modifier les plages apparaît.

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Autoriser des utilisateurs multiples

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Protéger les données financières CHAPITRE 9 Figure 9-10

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La fenêtre Permettre aux utilisateurs de modifier les plages.

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11 Bilans comparés sur cinq ans Dans ce chapitre : Vous apprendrez comment utiliser les rapports déjà créés pour générer les bilans comparés sur cinq ans. Ce chapitre traite les points suivants : • Remarques préliminaires – De l’intérêt d’un comparatif des bilans sur cinq ans pour une meilleure vision à long terme de l’activité. • Comparatif des bilans sur cinq ans – Comparatif des bilans et quelques astuces pour parfaire ces comparatifs (arrondis, écarts, etc.).

Remarques préliminaires Dans le chapitre 4 « Bilan », vous avez créé deux bilans, correspondant à deux exercices consécutifs. À côté des documents comptables standards, vous aurez de temps à autre besoin de générer et de présenter des tableaux financiers destinés à des interlocuteurs très variés. Les gestionnaires, les investisseurs potentiels ou les déciAlliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org

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deurs ne portent pas leur attention sur les mêmes aspects. Aussi, à partir de données communes, vous devrez certainement construire des documents très différents. Dans ce, vous apprendrez à mettre en parallèle les résultats de cinq années d’activité à travers cinq bilans.

Bilans comparés sur cinq ans À l’issue de ce chapitre, votre tableau devrait ressembler à la figure 11-1.

Des bilans comparés sur 5 ans. Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org

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Figure 11-1

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Bilans comparés sur cinq ans CHAPITRE 11

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Créer le tableau des bilans comparés sur cinq ans Pour créer le comparatif du bilan sur cinq ans, la première étape consiste à dupliquer la feuille 31-Bil, modifier le nom de la feuille dupliquée, puis ajouter les formules nécessaires aux trois colonnes supplémentaires. 1. Activez la feuille 31-Bil, et à partir de son onglet, faites un cliquer-glisser tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. 2. Faites un double-clic sur l’onglet de la feuille dupliquée et modifiez son nom en 34-Bil. 3. Ajoutez les trois nouveaux titres en copiant la cellule D8 puis en la collant dans les cellules E8:G8. INFO

Pour plus de détails concernant les titres du bilan, consultez le chapitre 4 « Bilan ».

4. Ajoutez les formules dans les colonnes E:G (à partir de la cellule D12). Ces formules doivent retourner les soldes des types de comptes (niveau 3) indiqués en colonne A à partir des colonnes appropriées de la feuille 21Bal. 5. Cliquez dans la cellule D12, puis sélectionnez sa formule dans la barre de formule, et appuyez sur les touches Ctrl+C. 6. Cliquez soit sur le bouton Annuler, soit sur le bouton Valider (ces deux boutons, la croix et la racine, apparaissent automatiquement sur le côté gauche de la barre de formule dès que vous êtes en mode Modifier).

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7. Sélectionnez la cellule E12 et appuyez sur les touches Ctrl+V. Faites de même avec les cellules F12 et G12. 8. Sélectionnez la cellule E12, et dans le dernier argument de la fonction DECALER, remplacez la valeur 12 par 24. 9. Sélectionnez la cellule F12, et dans le dernier argument de la fonction DECALER, remplacez la valeur 12 par 36. 10. Sélectionnez la cellule G12, et dans le dernier argument de la fonction DECALER, remplacez la valeur 12 par 48. 11. Copiez le bloc de cellules E12:G12, et collez les formules dans toutes les cellules des colonnes E:G pour lesquelles c’est nécessaire. Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org

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Analyse financière et reporting avec Excel

Figure 11-2

Le dernier argument des formules se réduit de 12 à chaque passage de colonne.

La variable DateChoix est réduite de 12 à chaque changement de colonne. Cette variable a été définie dans la feuille 13-Paramètres, et désigne la cellule liée à la liste déroulante dans laquelle vous avez choisi la date du premier bilan. Pour plus de détails, consultez le chapitre 1 « Présentation du classeur EtatsFinanciers.xls ». La formule de la cellule C12 est : La formule de la cellule D12 est : =SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2-12)) La formule de la cellule E12 est : =SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2-24)) Comme vous pouvez le constater dans la figure 11-2, le troisième argument de la fonction DECALER (le numéro de colonne) est réduit de 12 (c’est-à-dire de Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org

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=SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2))

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Bilans comparés sur cinq ans CHAPITRE 11

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douze mois pour chaque année). Ainsi, la fonction SOMME.SI, en fonction du critère indiqué en colonne A (type de compte), fait le cumul des soldes en venant pointer sur la colonne adéquate de la feuille 21-Bal.

Arrondir au millier les données du comparatif Si les données ne sont pas arrondies au millier, la lecture de ce comparatif risque de devenir un peu fastidieuse. Dans cette section, vous allez apprendre une méthode simple pour arrondir les valeurs au millier, et des astuces pour éviter que ces arrondis viennent perturber les totaux. Utiliser la fonction ARRONDI n’est pas nécessairement la meilleure solution pour arrondir les nombres au millier car cela imbriquera une nouvelle formule dans la formule initiale (qui est déjà assez longue). En outre, cette méthode rendrait également l’audit de la feuille plus complexe et utiliserait davantage de mémoire tout en alourdissant le poids du fichier. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser un format de nombre personnalisé. Modifier le format de nombre des colonnes C:G 1. Dans la feuille 34-Bil présentée figure 11-2, sélectionnez les cellules des colonnes C:G à partir de la cellule C12. 2. Appuyez sur les touches Ctrl+1, activez l’onglet Nombre, puis choisissez la catégorie Personnaliser. 3. Dans la zone Type, tapez (figure 11-3) :

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# ##0 ;[Rouge]-# ##0 ; INFO

Ce format se présente en trois éléments séparés par des points-virgules. Ces éléments correspondent à des différents cas de figure, selon le signe de la cellule. Si le résultat est positif, c’est # ##0 qui s’applique, si le résultat est négatif, c’est [Rouge]-# ##0 qui s’applique. L’ajout d’un second point-virgule sans rien derrière permet de masquer le contenu de la cellule lorsque celui-ci est nul. L’ajout d’un espace à la fin de chaque segment divise l’apparence du nombre par mille. Si vous aviez ajouté deux espaces à chaque fois, l’apparence du nombre serait divisée par un million, etc. En revanche, l’espace qui apparaît entre les deux premiers # joue uniquement le rôle de séparateur de milliers.

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Analyse financière et reporting avec Excel

Figure 11-3

Créez un format de nombre personnalisé pour arrondir les valeurs au millier.

4. Cliquez sur OK. Les caractères # et 0 permettent tous deux d’afficher les chiffres entrés dans la cellule. Il existe néanmoins une différence entre les deux. En effet, le caractère # n’affiche pas les zéros non significatifs, alors que le caractère 0 le fait. En d’autres termes, si le format de la cellule est # ##0,00, le nombre affiché sera 1 112,50, en revanche, si ce format est # ##0,0#, c’est 1 112,5 qui s’affichera. Les contrôles font apparaître des écarts

Cette erreur est due à la fonction SOMME qui fait les calculs à partir des valeurs telles qu’elles ont été entrées et non pas à partir des valeurs telles qu’elles apparaissent. Par exemple sur la figure 11-4, le nombre 1 654 de la cellule C28 correspond en fait à la valeur 1 653,55784. De même, le total 2 514 de la cellule C32 correspond à la valeur 2 514,40683. Pour résoudre ce problème, vous pouvez recourir à une technique de la formule matricielle. Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org

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Il est possible que les totaux établis à partir de nombres ainsi arrondis semblent faux. Par exemple, la formule de la cellule C32 renvoie 2 514, alors que ce résultat devrait être 2 516.

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Bilans comparés sur cinq ans CHAPITRE 11

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Figure 11-4

Un arrondi défini à l’aide d’un format de nombre ne joue que sur l’apparence des valeurs et risque de faire apparaître des totaux erronés.

Aménager la fonction SOMME pour résorber les écarts 1. Dans la cellule C32, entrez la formule suivante :

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=SOMME(ARRONDI(C27:C31;-3)) ATTENTION Ne validez pas cette formule en vous contentant d’appuyer sur Entrée. Pour la valider correctement, il faut que vous mainteniez les touches Ctrl+Maj enfoncées pendant que vous appuyez sur Entrée.

2. Vous pouvez ensuite recopier la formule dans les cellules D32:G32. 3. Créez une formule simple pour les cellules C20 et C24. 4. Pour la cellule C16, entrez la formule : {=SOMME(ARRONDI(C12:C15;-3))} Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org

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Analyse financière et reporting avec Excel

Figure 11-5

Une fonction ARRONDI utilisée de manière matricielle pour rétablir la justesse des totaux.

INFO

Vous remarquerez qu’Excel ajoute de lui-même les accolades dès que vous validez une formule matricielle.

Cette formule renvoie des nombres corrects pour deux raisons : • vous utilisez conjointement la fonction ARRONDI (avec son argument à -3) et un format de nombre arrondi au millier (figure 11-5). Ces deux points vont être détaillés dans les sections suivantes. La fonction ARRONDI Ici, la fonction ARRONDI est utilisée ainsi : =ARRONDI(C12:C15;-3) Le second argument est -3. Cette valeur permet, par exemple, de transformer 640 716,67 en 641 000. Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org

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• vous recourez à une formule matricielle.

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Bilans comparés sur cinq ans CHAPITRE 11

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La valeur -3 en second argument ramène les trois derniers chiffres composant le nombre (unités, dizaines et centaines) à zéro. Le format de nombre entré dans la cellule (# ##0 ), lui, permet de ne pas afficher les trois derniers chiffres composant le nombre (qui sont maintenant, grâce à la fonction ARRONDI, trois zéros, mais seulement au niveau de la somme). L’utilisation conjointe de ces deux techniques permet donc d’afficher dans la cellule 641 au lieu de 640 716,67, si l’on garde le même exemple (voir la figure 11-6).

Figure 11-6

Le deuxième argument de la fonction ARRONDI permet de préciser le niveau d’arrondi souhaité.

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Une formule matricielle Une formule matricielle est générée lorsque vous validez une formule au moyen de la combinaison de touches Ctrl+Maj+Entrée. Vous indiquez ainsi à Excel d’appliquer la fonction ARRONDI au bloc de cellules indiqué dans le premier argument. Si vous omettez de valider correctement votre formule, Excel renvoie une valeur d’erreur, car normalement, cette fonction ne réalise un calcul d’arrondi que sur un nombre isolé.

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Table des matières Les raisons qui m’ont amené à écrire ce livre . . . . . . . . . . . . . XVII À propos de ce livre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XVIII

PARTIE 1 Création du classeur EtatsFinanciers.xls

........

1

Présentation du classeur EtatsFinanciers.xls . . . . . . .

3

Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le classeur EtatsFinanciers.xls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Famille 1 – Généralités et paramètres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Famille 2 – Données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Famille 3 – Documents comptables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Famille 4 – Écritures d’inventaire et contrôles . . . . . . . . . . . . . Macro complémentaire ChooseSheet.xla. . . . . . . . . . . . . . . . . Trier les feuilles dans l’ordre croissant . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

CHAPITRE 1

4 5 13 17 17 17 19

CHAPITRE 2

Balance après écritures d’inventaire . . . . . . . . . . . . . . . .

21

Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Feuille 91-BalA (balance initiale) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 1 – Saisir et sauvegarder la balance dans une feuille Excel Étape 2 – Définir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 3 – Contrôles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Feuille 92-Inv (écritures d’inventaire) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 1 – Passer les écritures d’inventaire . . . . . . . . . . . . . . . .

22

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22 22 23 25 26 27

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X

Analyse financière et reporting avec Excel

Étape 2 – Définir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 3 – Contrôle des écritures d’inventaire . . . . . . . . . . . . .

30 31

Feuille 93-BalZ (balance après écritures d’inventaire) . . . . . Utiliser SOMME.SI pour fusionner balance initiale et écritures d’inventaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utiliser la consolidation pour fusionner balance initiale et écritures d’inventaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ajouter les soldes par comptes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Afficher les sous-totaux en couleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Feuille 94-Contrôles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

34 35 36 42 43 44

CHAPITRE 3

Stocker une nouvelle balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

45

Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

46

Détecter un nouveau compte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utiliser la consolidation pour comparer les listes . . . . . . . . . . . Utiliser NB.SI pour comparer les listes . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ajouter de nouveaux comptes à la feuille 21-Bal . . . . . . . . . . . Stocker la dernière balance dans la feuille 21-Bal . . . . . . . . . Figer les données de la dernière balance . . . . . . . . . . . . . . . . .

46 46 50 50 53 54

CHAPITRE 4

55

Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

55

Créer un bilan avec Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 1 – Définir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 2 – Ajouter une liste déroulante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 3 – Ajouter le nom de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 4 – Indiquer mois et millésimes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 5 – Élaborer le bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 6 – Choisir le type de compte dans une liste de validation Étape 7 – Créer les formules de synthèse de niveau 3 . . . . . . .

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57 58 59 59 60 66 67

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Bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

PLP_reportexcel_.book Page XI Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Table des matières

XI

Étape 8 – Mettre automatiquement à jour les numéros d’annexes

71

Afficher deux exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contrôler le bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

73 75

CHAPITRE 5

Compte de résultats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

77

Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Créer un compte de résultats avec Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . Éléments spécifiques au compte de résultats. . . . . . . . . . . . . . Associer durée et date de clôture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Faire apparaître le bénéfice ou la perte . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

77 78 80 80 83

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CHAPITRE 6

Tableau de financement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

85

Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Emplois et ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Créer un tableau de financement avec Excel . . . . . . . . . . . . . Étape 1 – Ajouter une colonne au bilan pour un troisième exercice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 2 – Définir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 3 – Entrer les formules du tableau de financement . . . . . Étape 4 – Tableau de financement explicatif de la variation de trésorerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

85 86 87 88 88 89 91

CHAPITRE 7

Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

95

Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Créer la feuille 61-Annexes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 1 – Attribuer un nom à la feuille 61-Annexes . . . . . . . . . Étape 2 – Organiser la feuille 61-Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 3 – Ajouter une annexe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 4 – Contrôler les totaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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96 96 97 98 102

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XII

Analyse financière et reporting avec Excel

CHAPITRE 8

Personnaliser le classeur et améliorer la présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Créer un menu personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Créer un menu personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Affichages personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Outil Affichages personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ajouter un affichage personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Chemin d’accès du classeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Volet Espions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Auteurs des commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Format par défaut des commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Visualiser les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Afficher un seul commentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier l’emplacement d’un commentaire . . . . . . . . . . . . . . . Dupliquer les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Supprimer les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Imprimer les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ajouter une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ajouter des images aux commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer des données dans les commentaires . . . . . . . . . . . . . .

105 106 106 107 117 118 119 120 121 122 123 124 125 125 126 126 126 127 128 129 130

Protéger les données financières . . . . . . . . . . . . . . . . . .

133

Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sécurité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mot de passe à l’ouverture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transmettre un fichier Excel protégé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Signature numérique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Protéger les classeurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

134

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134 134 135 136 136

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CHAPITRE 9

PLP_reportexcel_.book Page XIII Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Table des matières

XIII

Masquer ou afficher des feuilles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Protéger les feuilles masquées d’un affichage intempestif . . . . .

136 138

Protéger les feuilles et les cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Protéger une feuille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Masquer les lignes et les colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Protéger des blocs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Protection ciblée par type de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 1 – Déverrouiller toutes les cellules . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 2 – Sélectionner les cellules contenant des formules ou du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 3 – Verrouiller les cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 4 – Protéger la feuille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Blocs de cellules ouverts à des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . .

139 140 141 142 143 144 145 146 146 146

CHAPITRE 10

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Imprimer et envoyer des rapports de gestion . . . . . . . 149 Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Paramètres d’un classeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Impression en noir et blanc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier le numéro de la première page . . . . . . . . . . . . . . . . . . Redimensionner le tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . En-têtes et pieds de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Compléter le pied de page au moyen d’une macro . . . . . . . . . . Insérer le logo de l’entreprise dans l’en-tête . . . . . . . . . . . . . . . Modifier toutes les feuilles en une seule opération . . . . . . . . . . Quelques aspects fondamentaux de l’impression . . . . . . . . . . Numéro de page et nombre de pages total . . . . . . . . . . . . . . . . Zone d’impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Masquer des données avant l’impression . . . . . . . . . . . . . . . . . Des paramètres d’impression homogènes . . . . . . . . . . . . . . . . . Numéroter les pages dans un rapport hétérogène . . . . . . . . . . . Insérer un filigrane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org

150 150 150 151 151 152 153 154 155 155 155 156 157 157 158 159 162

PLP_reportexcel_.book Page XIV Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

XIV

Analyse financière et reporting avec Excel

Affichages personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Faire apparaître l’outil Affichages personnalisés . . . . . . . . . . . Nouvel affichage personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Imprimer un affichage personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gestionnaire de rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Installer la macro complémentaire Rapports.xla . . . . . . . . . . . Créer et sauvegarder un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Imprimer, modifier ou supprimer un rapport . . . . . . . . . . . . . . Imprimer le rapport à partir d’un menu personnalisé . . . . . . . . Envoyer le rapport par e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

164 164 164 165 165 165 167 168 168 170

PARTIE 2 Analyses financières et rapports de gestion

....

173

Bilans comparés sur cinq ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

175

Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

175

Bilans comparés sur cinq ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Créer le tableau des bilans comparés sur cinq ans . . . . . . . . . . Arrondir au millier les données du comparatif . . . . . . . . . . . . .

176

CHAPITRE 11

177 179

CHAPITRE 12

185

Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

186

Comptes de résultats comparés sur cinq ans . . . . . . . . . . . . . Créer un comparatif du compte de résultats sur cinq ans . . . . . Arrondir les données au millier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comptes de résultats trimestriels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Calculer les valeurs du compte de résultats . . . . . . . . . . . . . . . Feuille de calcul des données trimestrielles . . . . . . . . . . . . . . .

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186 189 189 189 190

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Comptes de résultats trimestriels et sur cinq ans . .

PLP_reportexcel_.book Page XV Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Table des matières

XV

Choisir l’année civile ou l’année fiscale . . . . . . . . . . . . . . . . . . Titres des colonnes pour les données trimestrielles . . . . . . . . . . Consolidation trimestrielle des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . Exemples de comptes de résultats trimestriels . . . . . . . . . . . . .

193 197 198 199

Graphiques simples et rapides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

201

CHAPITRE 13

Copyright © 2004 Groupe Eyrolles

Analyse financière et tableaux croisés dynamiques . 203 Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

204

Sauvegarde des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

205

Tableaux croisés dynamiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 1 – Attribuer un nom dynamique aux données source . . . Étape 2 – Générer le tableau croisé dynamique . . . . . . . . . . . . . Étape 3 – Composer le tableau croisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utiliser le tableau croisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tableaux croisés et documents comptables . . . . . . . . . . . . . . . Générer les documents comptables à partir du tableau croisé . . Construire les formules du bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre à jour le tableau croisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comparer les exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 1 – Utiliser plusieurs fois le même champ . . . . . . . . . . . . Étape 2 – Ajouter plusieurs fois le même champ . . . . . . . . . . . Étape 3 – Modifier le mode de calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Étape 4 – Ajouter deux colonnes supplémentaires . . . . . . . . . . Étape 5 – Créer un nouveau champ pour regrouper d es éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Regroupements mensuels ou trimestriels . . . . . . . . . . . . . . . .

207 208 208 209 210 210 210 211 213 215 215 216 218 220 223 226

Graphiques croisés dynamiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

227

Bilans et tableaux croisés dynamiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

229

Synthèse horizontale des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

231

Tableaux croisés et année fiscale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

238

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PLP_reportexcel_.book Page XVI Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

XVI

Analyse financière et reporting avec Excel

CHAPITRE 14

Analyse financière et calcul des ratios . . . . . . . . . . . . .

243

Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

243

Analyse financière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

244

Bilans comparés sur deux ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comptes de résultats comparés sur deux ans . . . . . . . . . . . . . . Ratios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Catégorie 1 – Ratios de liquidité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Catégorie 2 – Ratios de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Catégorie 3 – Ratios de rentabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Catégorie 4 – Effet de levier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Obtenir le maximum de l’analyse des ratios . . . . . . . . . . . . . .

244 246 247 247 249 250 251 252

CHAPITRE 15

Analyse par centre de profit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

253

Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

254

Ajout d’une colonne Centre de profit à la table des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

254

Attribuer un nom au tableau rassemblant les balances mensuelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conserver le filtre par centre de profit grâce aux affichages personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

257

Centres de profit et tableaux croisés dynamiques . . . . . . . . .

258

Pourquoi utiliser deux tableaux croisés dynamiques ? . . . . . . . Définir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

259 260

Compte de résultats par centre de profit . . . . . . . . . . . . . . . .

260

Créer les comptes de résultats par centre de profit . . . . . . . . . .

264

Impression par centre de profit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

269

Automatiser l’impression des rapports par centre de profit . . .

271

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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