Análisis y representación de procesos productivos

Técnicas de análisis de procesos El análisis de procesos tiene como objetivo:  Facilitar la distribución de la planta aprovechando el espacio disponible en forma Optima, lo cual a su vez optimizada la operación de la planta mejorando los tiempos y movimientos de los hombres y de los instrumentos. Para representar y analizar el proceso productivo existen varios métodos, algunos son muy sencillos, como el diagrama de bloques y hay otros muy completos, como el curso grama analítico. Cualquier proceso productivo, por el complicado que sea, puede ser representado por medio de un diagrama para su análisis. Los diagramas de flujo, de bloques y los iconogramas, son útiles para evaluaciones de nuevas instalaciones: el cursograma analítico y los diagramas de recorrido e hilos, son más apropiados para hacer estudios de distribuciones o redistribuciones, y no para representar los procesos, es decir, se utilizan más en estudios de ampliación de capacidad o de elaboración de nuevos productos en plantas ya existentes, en tanto que el diagrama sinóptico sólo es un auxiliar para representar procesos muy complejos. Diagrama de bloques. Diagrama sinóptico Este diagrama sólo utiliza los símbolos internacionales de operación transporte, es decir, es un diagrama sintetizado de un proceso. Se utiliza para representar procesos complejos que puedan tener decenas o aun cientos de actividades. El diagrama mostrará de manera rápida y clara las principales actividades, omitiendo mostrar las demoras, almacenamiento e inspecciones Si el proceso que se está analizando es muy sencillo, no más de 30 operaciones, es mejor utilizar un diagrama de flujo normal que intentar sintetizarlo.

Iconograma Icono significa imagen, por lo que un iconograma es la representación de un proceso por medio de imágenes estilizadas de todos los componentes de un proceso, lo cual incluye hombres, máquinas y medios de transporte de materiales. Es una herramienta útil para representar procesos, sobre todo si quien va a leer el estudio de evaluación se le dificulta el entendimiento de la simbología internacional. Pueden agregarse tantos detalles del proceso a un iconograma como se juzgue conveniente Cursograma analítico El cursograma analítico es un diagrama que muestra la trayectoria de un producto o procedimiento señalando todos los hechos sujetos a examen mediante el símbolo que corresponda.

El cursograma analítico es de gran utilidad cuando se requiere tener mayor detalle visual de las actividades que se llevan a cabo en un proceso, por ello ahora se definen las seis actividades fundamentales que se pueden desarrollar en un proceso:

Operación

Para cambiar

Inspección

Para verificar

Demora

Para esperar

Transporte

Para mover

Almacenaje

Para proteger

Actividad Combinada

Para actividades simultáneas

Operación.- Significa que se efectúa un cambio o transformación en algún componente del producto, ya sea por medios físicos, mecánicos o químicos, o la combinación de cualquiera de los tres. Inspección.- Es la acción de controlar que se efectué correctamente una operación, un transporte o verificar la calidad del producto. Demora.- Se presenta generalmente cuando existen cuellos de botella en el proceso y hay que esperar turno para efectuar la actividad correspondiente. En otras ocasiones, el propio proceso exige una demora. Transporte.- Es la acción de movilizar de un sitio a otro algún elemento en determinada operación o hacia algún punto de almacenamiento o demora. Almacenamiento.- Tanto de materia prima, de producto en proceso o de producto terminado. Actividad Combinada.- Ocurre cuando se efectúan simultáneamente dos de las acciones mencionadas.

El diagrama debe contener la siguiente información:

1. El nombre del producto, material o equipo representando, con el número del dibujo o número de clave. 2. El trabajo o proceso que se realice, indicando claramente el punto de partida y de término y si el método es el utilizado o el proyectado. 3. El lugar en que se efectúa la operación (departamento, estación, etc.). 4. El número de referencia del diagrama de la hoja, y el número de hojas. 5. El nombre del observador y, en caso oportuno, el de la persona que aprueba el diagrama. 6. La fecha del estudio. 7. La descripción de los símbolos empleados. 8. Un resumen de las distancias, tiempo y, si se juzga conveniente, costo de la mano de obra y de los materiales, para poder comparar los métodos antiguos con los nuevos.

Procedimientos operativos ¿Qué es el Outsourcing?

Es incrementar el valor o servicio de la misión de la empresa a través del uso de estrategias, procesos, recursos y tecnologías de terceros especializados. Motivos Organizacionales 1. Obtener experiencias, skills (Habilidades) y tecnología que de otra manera no es posible conseguir porque solo nos especializamos en determinadas actividades. Por ejemplo podemos desarrollar nuestro propio ERP (Software integrado) o encargarlo a un tercero especialista que lo hace y lo implementa para más de 100 empresas. 2. Incrementar la flexibilidad al encontrar cambios en las condiciones del negocio como incremento inesperado de la demanda o necesidad de tecnologías especificas. Por ejemplo cuando hay demanda estacionaria de servicios podemos apoyarnos en terceros. 3. Mejora el Manejo y Control: Puedo comparar mis costos por actividades con el que ofrece el mercado de Outsourcings. Si mi costo es mucho mayor que el Outsourcing, en el sector y en la industria en que me ubico, debo de considerar este motivo para implementar un Outsourcing. Ventajas del Outsourcing La compañía contratante, o comprador, se beneficiará de una relación de Outsourcing ya que logrará en términos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que tenía internamente con "Costos Inferiores" en la mayoría de los casos, en virtud de la economía de escala que obtienen las compañías contratadas. En estos casos la empresa se preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las diferentes áreas de su organización, dejando que la empresa de Outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnológico, manejo de proyecto, Implementación, administración y operación de la infraestructura. Se pueden mencionar los siguientes beneficios o ventajas del proceso de Outsourcing:

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Los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se reduce.

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Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.

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Incremento en los puntos fuertes de la empresa.

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Ayuda a construir un valor compartido.



Ayuda a redefinir la empresa.

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Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la organización

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Incrementa el compromiso hacia un tipo específico de tecnología que permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la información para las decisiones críticas.



Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar personal de la organización para manejarla.



Permite disponer de servicios de información en forma rápida considerando las presiones competitivas.



Aplicación de talento y los recursos de la organización a las áreas claves.



Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.



Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos fijos.

Desventajas del Outsourcing Como en todo proceso existen aspectos negativos que forman parte integral del mismo. El Outsourcing no queda exento de esta realidad.

Se pueden mencionar las siguientes desventajas del Outsourcing: 

Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del suplidor externo.



La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos.



Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestión existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de suplidor en competidor.

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El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado.

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Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa.



Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio.

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Reducción de beneficios

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Pérdida de control sobre la producción.

Outsourcing o Subcontratación La mayoría de las empresas están utilizando externalizar servicios en terceros. Actividades como la seguridad, la alimentación, servicios computacionales, son las más conocidas. Este procedimiento se conoce con el nombre de Sub-contratación y que se confunde con otra técnica parecida, el Outsourcing. El Outsourcing se define como la externalización de los medios para concentrarse en los fines estratégicos. Pudiendo ser los medios, los servicios, la producción y el área comercial. En la subcontratación comparecen tres partes, la empresa contratante, la empresa de servicios y los trabajadores y la relación es solamente de carácter comercial,

donde la organización transforma costos fijos en variables. En síntesis se buscan costos y riesgos menores al subcontratar. Mientras que en el Outsourcing existen solo dos partes, la empresa contratante y la solución al problema, constituido por una empresa asesora que entrega valor, y desde ahí participar en los beneficios. Las relaciones con la empresa cliente se establecen en términos de alianza estratégica. Se enfoca la gestión en el resultado comprometido. La relación contractual con los colaboradores es formalizada en términos de trabajo profesional y la definición del modus-operandis y el control administrativo lo realiza la empresa de Outsourcing. Descripción de procedimiento para un incorporar un Outsourcing El procedimiento siguiente es para incorporar un Outsourcing en una organización de manera que mejore el valor del negocio. 1. Identificar la Misión externa del Negocio 2. Identificar la Definición de los Negocios de la Organización 3. Identificar los principales procesos. 4. Identificar los costos y el valor que aportan cada uno de los procesos. 5. Comparar esos costos con la Industria, el sector y los servicios que ofrecen Outsourcings. Hacer a la vez un análisis cualitativo y estratégico de la conveniencia de un Outsourcing. 6. Evaluar los errores y magnitudes de estos en los que pueda dañar el valor de una empresa: Una empresa de Outsourcing se incorpora muchas veces a la cadena de valor de nuestro negocio o al BackOffice que la soporta. El Outsourcing puede aportar mucho valor pero naturalmente puede cometer errores y debe estar especificado en los contratos como se asumen ellos. 7. Generar un Requerimiento de Propuesta de Outsourcing con todas las especificaciones del servicio de Outsourcing, expectativas de performance y

solicitar el background de cada proveedor donde mencione sus fortalezas y la fecha en la que deben ser enviadas como máximo todas las propuestas. Lo más importante es que en este documento quede claro, que es lo que el proveedor debe hacer y los alcances de lo que debe hacer. 7.1. Las características especificas del servicio. 7.2. La situación actual: Volúmenes actuales de transacciones y otros parámetros. 7.3. Analizar las repercusiones de los cambios en el entorno y de los parámetros actuales. 7.4. Información Financiera de los proveedores y lista de referencias. 8. Identificar en el mercado los principales Outsourcings en dicha actividad. 9. Circularizar el Requerimiento de Propuesta de Outsourcing 10. Evaluar los puntos a favor de cada Outsourcing. 11. Evaluar riesgos de cada Outsourcing: 11.1. Que cambie la situación del Proveedor de Outsourcing causando problemas a la relación. Por ejemplo que el proveedor tenga dificultades financieras. 11.2. Que la información disponible sobre la trayectoria del Outsourcing este sesgada en favor de solamente las experiencias exitosas. 11.3. Que

la

empresa

terciarice

actividades

que

son

críticas

para

su

funcionamiento. El riesgo puede ser mitigado con una cuidadosa selección del proveedor adecuado y el continuo monitoreo de las actividades del Outsourcing. 11.4. Que información confidencial de nuestra empresa trascienda indebidamente. Áreas de las empresas que pueden pasar a Outsourcing En lo que se ha convertido una tendencia de crecimiento, muchas organizaciones están tomando la decisión estratégica de poner parte de sus funciones en las

manos de especialistas, permitiéndoles concentrarse en lo que mejor saben hacer maximizar el rendimiento minimizando los costos. El proceso de Outsourcing no sólo se aplica a los sistemas de producción, sino que abarca la mayoría de las áreas de la empresa. A continuación se muestran los tipos más comunes. 

Outsourcing de los sistemas financieros.

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Outsourcing de los sistemas contables.

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Outsourcing las actividades de Mercadotecnia.

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Outsourcing en el área de Recursos Humanos.

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Outsourcing de los sistemas administrativos.

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Outsourcing de actividades secundarias.

Aquí es preciso definir que una actividad secundaria es aquella que no forma parte de las habilidades principales de la compañía. Dentro de este tipo de actividades están la vigilancia física de la empresa, la limpieza de la misma, el abastecimiento de papelería y documentación, el manejo de eventos y conferencias, la administración de comedores, entre otras. 

Outsourcing de la producción.



Outsourcing del sistema de transporte.



Outsourcing de las actividades del departamento de ventas y distribución.

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Outsourcing del proceso de abastecimiento.

Se puede observar que el Outsourcing puede ser total o parcial. 

Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista.

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Outsourcing parcial: Solamente se transfieren algunos de los elementos anteriores.

Simulación logística La simulación es una herramienta de fundamentación matemática que permite crear modelos virtuales de un sistema real, con el propósito de estudiar su comportamiento sin alterar su entorno, realizar cambios con mínimo riesgo (se trabaja sobre un software, no con pruebas en la realidad física), y obtener conclusiones que pueden ser llevadas a la práctica con un alto grado de precisión.

¿Cómo Funciona?

La implementación de la simulación requiere cuatro etapas:

 Relevamiento, análisis y modelado Se revisa el proceso logístico, se entiende la lógica de la operación y se documentan detalladamente todos los pasos/ actividades e interrelaciones a través de un modelo conceptual. “Modelar es desarrollar una descripción lo más exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en él”.  Parametrización y adaptación del software de simulación La información del modelo conceptual es indexada en un software que simula virtualmente el proceso logístico real por un periodo de tiempo determinado (ver recuadro: ¿Qué software elegir?). “El software permite visualizar los distintos componentes del modelo conceptual en la pantalla: bloques (eventos/actividades que reciben, generan, procesan y/o emiten información en forma autónoma o interactiva), conectores (que con significado único para el bloque, representan medios de acceso y salida natural de información al/del mismo), líneas de conexión (muestran el flujo de información), y pantalla de diálogo (por bloque; permite la interactividad del sistema con el usuario, tanto para ingreso de valores como de condiciones de operación)”, detalla el especialista.  Validación del modelo de simulación Constituye una prueba de representatividad del modelo conceptual a través del software. Se efectúa mediante el desarrollo de pruebas piloto o a través del análisis de datos históricos. De esta manera, el resultado obtenido debería ser compatible con la realidad.  Análisis de resultados El modelo conceptual se somete a diferentes condiciones operativas y se proponen distintas estrategias de despliegue de recursos, midiendo su desempeño de manera objetiva y obteniendo conclusiones. Los beneficios fundamentales de la simulación en logística se pueden sintetizar en tres: Permite predecir el comportamiento de los sistemas logístico/productivos bajo diversas situaciones reales o previsibles y anómalas. Desde la Simulación, se pueden contemplar todos estos escenarios, proyectando como va a ser la operación frente a estas situaciones.