Analisis y Gestion de Sistema de Inventario de Ferreteria San Miguel + (1) 22 PDF

 

 

 Nombre del Proyecto:  Proceso Control de Inventario  Nombre de la Empresa: Ferr Fe rret eter eria ia Sa San n Mi uel uel  Nombre de la Asignatura: Asignatura :   Monográfico (Modulo 1)  Estudiante  yy matricula:  Rosmeri Dadnecia Asencio Maldonado Karen Altagracia Mendoza Agramonte Rafael Antonio Lora Castro Remington Santiago Mateo Erickson Omar Tavarez Beato Rubén Vicente Bido

 Nombre del Profesor:  

Jose Luis Meran Hernandez Grupo  :  No. 6 

Fecha  :  16   04/2020 

12-  MIST MIST - 1-  009 009  15 - MIST MIST - 1 - 028 028  15 - EISM EISM - 1 - 155 155  13 -MISN M   ISN - 1-  133 133  13 -MISN M   ISN - 1-  012 012    ISN - 1-  065 09 -MISN M 065 

 

 

Índice: Introducción……………………………………………………………………………1 Historia de la empresa………………………………………………………….……2 Historia de la empresa………………………………………………………….……3 empresa………………………………………………………….……3   Descripción de la empresa……………………………………………………….….4 Organigrama………………………………………………………………….……….5   Organigrama………………………………………………………………….……….5 Organigrama del Departamento Inventario ……………………………………..6  ……………………………………..6   Políticas de la empresa o institución………………………………………………6 Justificación de este análisis………………………………………………….…….7 análisis………………………………………………….…….7   Función del departamento departamento a analizar……………………………………………..7  analizar……………………………………………..7  Objetivos del análisis (generales y específicos)………………….……………….8  específicos)………………….……………….8  Investigación Preliminar………………………………………………………,,,,…9 Preliminar………………………………………………………,,,,…9   Recopilación de los Documentos Documentos Fuentes…………………………...…………..13  Fuentes…………………………...…………..13  Descripción detallada del Proceso Actual…………………………………….….14  Actual…………………………………….….14   Flujo del proceso según el Sistema A ctual……………………………………….15  ctual……………………………………….15  Estudio de Factibilidad…………………………………………………………….16 Factibilidad…………………………………………………………….16   Factibilidad Técnica………………………………………………………………...19 Diagrama de Gannt…………………………………………………………………21 Diagrama de flujo de datos………………………………………………………...22 Diagrama de Flujo de Datos, Nivel 1…………………………………………….23 Diagrama de Flujo de Datos, Nivel 2…………………………………………….24 Diccionario de datos………………………………………………………………...28 Diccionario de proceso de datos………………………………………………...…37  Almacén de datos……… datos…………………… …………………………… …………………………… ………………...……… …...…………….42 …….42 Diccionario de elemento de datos………………………………………………....49 datos………………………………………………....49 Diagnóstico del Sistema……………………………………………………………50 Requerimientos de Equipos………………………………………………………..52 Requerimientos de Personal……………………………………………………….53 Plan de contingencia………………………………………………………………..53  Adecuación de Proc  Adecuación Procedimientos…… edimientos………………… …………………………… …………………………… ………………….54 …….54 UML (caso de uso)…………………………………………………………………..55 Cl Clases………………………………………………………………………………….56 ases………………………………………………………………………………….56  Aspecto Económico…… Económico…………………… …………………………… …………………………… …………………………… ……………….57 ….57 ROI (retorno de inversión)…………………………………………………………58 Diseño…………………………………………………………………………………59 Base de datos relacional……………………………………………………………70 Conclusión……………………………………………………………………………71 Bibliografía………………………………………………………………….……..…72

 

 

 

 

Introducción.

El uso de un buen sistema de información sin importar la empresa, es una herramienta que, al transcurrir de los años se ha vuelto casi imprescindible para el crecimiento de las diferentes instituciones que generan una cantidad amplia de datos y procesos complejos y que desean incursionar en otros campos que le permita ampliar y expandirse, con el objetivo de crecer y ser un ente económicamente sostenible sostenibl e dando así, servicios de mayor calidad para sus clientes y opciones atractivas, en donde ambas partes se vean beneficiadas del servicio por los procesos llevados a cabo. Implementar este tipo de software requiere una cantidad de requisitos que conllevan al análisis detallado de las diferentes vertientes y variables que interactúan con cada proceso que juegan un papel súper importante dentro de la empresa. Esta investigación está compuesta por varias secciones, en los cuales se presentará el planteamiento del problema, su formulación y los objetivos a alcanzar. Otros puntos a tratar son los aspectos metodológicos, los cuales establecen establece n las pautas para la investigación, como el diseño de la investigación, el tipo de estudio, métodos de investigación, las fuentes y el tratamiento de la información. Todo esto será evaluado también a través de los estudios de factibilidades factibilidad es los cuales estimulará a una buena decisión. Este proyecto de investigación busca determinar por medio de las metodologías correspondientes, las debilidades que actualmente maneja la Ferretería San miguel y proponer mejoras con las cuales desarrollar un sistema informático e implementarlo, demostrando así la importancia de esta implementación sujeta al crecimiento de la empresa para la superación y calidad del servicio logrando así, expandirse en otras ramas.

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Ferretería San Miguel –  Miguel –  proceso  proceso departamento de inventario

 

 

Historia de la Empresa.

Ferretería San Miguel.

La Ferretería San Miguel Esta se funda con la finalidad de formar una compañía comercial dedicada para la venta de materiales de construcción y suplir las necesidades del hogar y del público en general. Inicia sus actividades en el año 1965 cuyo propietario actual es el Señor Jeremías, la familia también se involucró en la actividad comercial ayudando en la venta directa de los materiales de la ferretería. Es un negocio familiar liderado por un conjunto de personas, cuya finalidad es cubrir la necesidad del campo ferretero y materiales de construcción en general. Posee buena seguridad y vigilancia en su entorno con el objeto de protección dentro y fuera del mismo la cual cuenta con su seguridad Luis que cuida durante las noches y la madrugada entera. Empezó como una empresa pequeña y con pocos productos, pero al paso de los años fue creciendo hasta el punto de convertirse como una de las ferreterías predilectas.

Esta ferretería hoy en día cuenta con una gran variedad de productos de buena calidad, a precios bastante cómodos y competitivos, ayudado de una buena atención a los clientes, haciendo que estos queden satisfechos con el buen servicio brindado.

Nuestra Ferretería San Miguel se ha visto en la necesidad de ampliar nuestro stock productos y colaboradores adaptarnos aquienes las tendencias delatención mercado Cuentadecon más de 20 dan buena de ferretero. calidad a nuestros clientes quienes han sido la razón principal de nuestro crecimiento y con quienes mantenemos una excelente relación comercial.

La idea surgió con la finalidad de proveer materiales, para la construcción al servicio de la industria, comercio, construcción civil y público en general con el propósito de proporcionarles artículos de alta calidad y un buen servicio para todos los fines.

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  En la actualidad hemos logrado crear una cartera de clientes muy extensa desde clientes que nos visitan desde la comodidad de sus hogares hasta clientes como: constructoras, empresas privadas y estatales, hospitales, colegios, etc.

La atención al cliente personalizada, la capacidad de promover y abastecerse de productos reconocidos a nivel nacional, hace de esta empresa una organización sólida, capaz de alcanzar un desarrollo sostenible con miras a satisfacer cada día mejor las necesidades de los clientes.

Gracias a la constancia y perseverancia se pudo ganar un espacio en el mercado de venta de materiales de construcción y acabado.

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DESCRIPCION DE LA EMPRESA. 

Nombre de la empresa: Ferretería San Miguel

Dirección:  avenida independencia 3005, km 7 1/2 carretera Sánchez sector, las

acacias, Las Marias.

[email protected]   Correo electrónico:  [email protected] 

Teléfono: 809-535-4142

Propietario: Asesoría Ingeniería & Equipos S.A.

Ciudad: Santo Domingo, República Dominicana

Objetivo Social: Venta de toda clase de materiales para la construcción zinc blocks pintura cementos y herramientas.

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Organigrama.

Junta Administrat Administrativa iva  

Gerente de auditoria   auditoria

Gerente de recursos   recursos

Transportación

Departamento de financiamiento   financiamiento

humanos   Recursos humanos

Importación

Contador

 Ventas

 Auxiliar contable contable  

 Almacén

Nomina

Compras

Precios y costos  costos 

Logística

Facturación

 Atención al cliente cliente  

Cuentas por pagar  pagar 

Gerente de operaciones   operaciones

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Organigrama del Departamento. Supervisor 

 Ayudante del del departamento  

Políticas de la empresa o institución. Según la información que nos provee la propia institución estos no disponen de una política para la misma. Misión de la empresa. “Ser la mejor opción en la elección de productos de pintura y ferretería para que nuestros clientes puedan adquirir todo lo necesario para realizar sus proyectos de decoración en el hogar y la comunidad.”  Visión de la empresa. “Ser reconocidos a nivel municipal y departamental como proveedores de productos para el mejoramien mejoramiento to de inmuebles.” Productoss y servicios. Producto Como lo indica el nombre de la empresa sus principale principaless artículos de comercialización son los relacionados con la pintura y ferretería. Productos de pintura. Esta categoría está compuesta por diferent diferentes es líneas:    Vinilos          

Disolventes Esmaltes Lacas Estuco y masilla Brochas

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  Productos de ferretería. Esta categoría está compuesta por herramientas y consumibles que facilitan el trabajo del Bricolaje:  

Consumibles (discos de pulidora, brocas de taladro, cintas, pegantes) Herramientas Herramient as (martillos, seguetas, niveles, brochas)

 

Justificación de este análisis.

Partiendo de que los sistemas informáticos juegan hoy un rol fundamental en la gestión de las empresas empresas , que van mucho m más ás allá de cubrir necesidade necesidadess básicas de comunicación ; ya que dan respuesta a gestiones más complejas como el manejo de grandes volúmenes de datos y la optimización de los procesos administrativos , en tiempo y costo; con la propuesta de la implementación de un mejor sistema informático para el control del inventari o para para la gestión de este mismo para la Ferretería San Miguel inventario se pretende establecer las ventajas que representa la adopción de manera óptima de la tecnología de la comunicación en los procesos citados del almacén.

Función del departamento a analizar.

El departamento de gestión de inventario es encargado de manejar la entrada y salida del inventario de la empresa aquí se realizan los procesos de verificar el material, de análisis del producto, de repartición de los mismos.  Adicional le queremos agregar el departamento la opción post servicio, para agregar servicio de reparación e instalación de los productos.

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Objetivos del análisis.  Objetivo General:

1.  El objetivo principal es diseñar y desarrollar desarroll ar un sistema eficiente capaz de registrar los procesos para facilitar al usuario el inventario en el área de almacén.

Objetivos Específico Específicos: s:

1.  Identificar Como se realizan los procesos en el almacén 2.   Verificar cuáles son la lass debilidad debilidades es que existen en los proc procesos. esos.  

3. 4.  5.  6.  7.  8. 

Establecer cuáles serán los procesos de entrada del sistema a diseñar Definir cómo serán los procesos internos del sistema a diseñar. Determinar cuáles serán los procesos de salida del sistema a diseñar. Calcular el presupuesto para este proyecto. Definir el tipo de factibilidad té técnica, cnica, opera operativa tiva y económica Establecer los mecanismos necesarios para la correcta administración, seguimiento y control de los procesos relativos la gestión y control el almacén.

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Investigación Preliminar. Levantamiento de las informaciones. 1.  ¿Cómo se sienten los usuarios con el uso del sistema actual? Nos sentimos un poco presionados quelento utilizamos varios sistemas a laavez, razón por la cual el proceso es unpor poco al momento de atender los clientes, en ciertas ocasiones el sistema se congestiona, pero ya tenemos la experiencia trabajando con este y sabemos cómo desenvolvernos. Luisito López (departamento de inventario). 2.  ¿Cómo entienden los usuarios que debería de ser el sistema? Entendemos que el sistema debe ser más compacto, que tengas menos errores. Luisito López (departamento de inventario). 3.  ¿Cómo se sienten los usuarios con todos los procesos que deben de manejar? Nos sentimos agobiados con los sistemas, ya que los procesos dependen más de nuestro conocimiento. Luisito López (departamento de inventario). 4.  ¿Cuál es el punto más débil que tiene el departamento de Almacén? El sistema que estamos manejando (departamento de inventario).

actualmente.

Luisito

López

5.  ¿Cuál es el punto más fuerte que tiene Almacén como departamento? La experiencia que nuestros colaboradores posen por los años. Luisito López (departamento de inventario). 6.  ¿Cuánto tiempo tiene funcionando el sistema actual? 10 años Aproximadamente. Juan ortega (departamento de inventario). 7.  ¿Cuánto tiempo tienen funcionando los procesos de la misma manera?  Algunos procesos han variado con el paso de los tiempos, pero otros se han mantenido igual por alrededor de 7 años. Juan ortega (departamento de inventario). 8.  ¿Qué situaciones se presentan con el sistema cuando llegan muchas personas? Tiende a fallar por la demanda. Juan ortega (departamento de inventario). 9.  ¿Cómo debería de funcionar el sistema cuando se presentan estas situaciones? 9

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  Debería de ser un sistema preciso, que este exento a esos tipos de fallos y que no presente lentitud. Juan ortega (departamento de inventari inventario). o). 10. ¿Se establecen límites máximos por cliente sobre algún artículo? En algunos artículos si se establecen. Juan ortega (depart (departamento amento de inventario).  

11. ¿Cada persona encargada de despachar la mercancía tiene un sello asignado para identificar? No realmente todos usamos el sello de la ferretería. Juan ortega (departamento de inventario). 12. ¿Las diferencias en el almacén con las que están en el sistema son informadas a contabilidad contabilidad?? Si son reportadas a dicha área y le informa si tenemos faltante. Juan ortega (departamento de inventario). 13. ¿Se le prohíbe al personal ellos mismos hacer sus propios despachos del almacén? Por su puesto que si otro colaborador del área si le puede despachar. Juan ortega (departamento de inventario). 14. ¿Los responsables del área aseguran sus credenciales? Por su puesto que si cada uno es consciente del riesgo que representa un mal manejo. Juan ortega (departamento de inventario). 15. ¿Se le limita el área al personal de almacén ejercer funciones en otros departamentos? Sí, está prohibido. Juan ortega (departamento de inventario). 16. ¿Cada colaborador del área tiene un correo institucional? No, solamente el jefe del área. Juan ortega (departamento de inventario) 17. ¿Considera usted que el sistema de turnos que utilizan tiene un manejo eficiente? No tenemos sistemas de turnos actualmente. Juan ortega (departamento de inventario).

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  18. ¿Cuándo el sistema falla a quienes deben contactar? No tenemos soporte para eso solo es cuestión de esperar a que el sistema se normalice. Juan ortega (departamento de inventario). 19. ¿Aproximadamente cuánto tiempo tardan en solucionarse dichos problemas? Se toma de 10 minutos a 1 o 2 horas en algunas ocasiones. ocasiones . Juan ortega (departamento de inventario) 20. ¿Cómo se lo toman los clientes ese tiempo en el que sistema presenta problemas?  Algunos se lo toman normal generalme generalmente nte nuestros clientes frecuent frecuentes es ya están acostumbrados pero otro grupo dice que nunca va a regresar a comprar. Juan ortega (departamento de inventario). 21. ¿Algunos piensan que los problemas del departamento se deban a otras áreas como caja por ejemplo? No, realmente todos usamos el mismo sistema si ellos lo venden es porque se marca que nosotros lo tenemos, los mismos problemas que tenemos nosotros los tienen ellos. Miguel Medrano (departamento de inventario). 22. ¿Con que otro departam departamento ento es frecuente esta situación? Con el departamento de caja. Miguel Medrano (departamento de inventario). 23. ¿Por qué se cree que se presentan estas situaciones? Pensamos que se debe simplemente a la antigüedad del sistema no sabemos mucho de informática, pero por cómo se ve sabemos que es viejo. Miguel Medrano (departamento de inventario). 24. ¿Cómo finaliza el proceso de una extracción del inventario? Cuando se le entrega al cliente se notifica al sistema y también a un archivo físico. Miguel Medrano (departamento de inventario). 25. ¿Ha pasado algún momento o en alguna fecha que el sistema no fallara?  Yo que estoy desde que se instaló, y te aseguro que siempre ha tenido problemas problemas.. Miguel Medrano (departamento de inventario).

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  26. ¿Cuándo se presentan reclamaciones de despacho de producto equivocado que se procede a hacer? Se procede a analizar el sistema y si el cliente tiene razón se le da entrada al que se le dio por error y luego se le da salida al que le solicito. soli cito. Miguel Medrano (departamento de inventario). 27. ¿Si ustedes pudieran crear su sistema de su punto de vista como lo harían? Nos gustaría que fuera fácil de entender y eficaz al usarlo. Miguel Medrano (departamento de inventario). 28. ¿Cómo se llama el sistema que utilizan actualmente? Stockbase pos. Miguel Medrano (departamento de inventario). 29. ¿Los equipos en el área de almacén tienen internet? Solo él del supervisor a cargo pose dicha conexión. Miguel Medrano (departamento de inventario). 30. ¿Ustedes piensan que con el desarrollo de software le podamos crear un sistema mejor? Realmente pensamos que sí, el que tenemos ahora no es tan bueno. Miguel Medrano (departamento de inventario). 31. ¿Su sistema presenta algún problema a la hora de entrar nuevos artículos al inventario? Nunca ha dado problema con el ingreso de artículos a él. Miguel Medrano (departamento de inventario). 

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Recopilación de los Documentos Fuentes. (Nota): como le informamos profesor al estar cerrado no podemos obtenerlo pero le voy a poner un ejemplo de internet de un recibo.

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.  Descripción detallada del Proceso Actual El proceso actual funciona de la siguiente manera:

-El cliente entra al departamento recepción del cliente, (toma un turno en caso que existen otras personas formadas), donde próximamente será atendido.

-El cliente pide su artículo y se procede al sistema a comprobar su existencia (en caso de que no queden en existencia, se le informa al cliente).

-Al cliente se le hes entregado el artículo pedido y se procede a enviar a caja a pagar.

-En caso de que el cliente venga con una cotización se procede a verificar con el sistema para verificar que todo este correcto.

**Nota: En caso de que sea la primera visita del cliente al local, ha de ser registrado en la base de datos.

-Si se presenta algún inconveniente con el punto anterior se llama al supervisor que informe si se le fue vendido otro artículo que no era el que él deseaba.

-Si todo está bien se le despacha su mercancía y luego se procede a dar salida en el sistema.

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.  Flujo del Proceso según el Sistema Actual  Inicio   Inicio

Recepción del cliente  cliente 

Información cliente   cliente

Pedido Pedido  

NO ¿Otro pedido?   pedido?

Existencia  Existencia 

Si

Entrega del articulo  articulo  

Realizar pago   pago

Fin  Fin 

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.  Flujo del Proceso según el Sistema Actual (En caso de cotización).  Inicio   Inicio

Recepción del cliente  cliente 

NO Cliente nuevo   nuevo

Registrar en base de datos  datos 

Si Consultar disponibilidad de material  material 

¿Artículos suficientes en stock?  stock? 

NO

Proceso de compras   compras

Si Fin Fin  

Elaborar cotización   cotización

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Estudio de Factibilidad. Tras evaluar los puntos de mejoras e implementaciones a realizar, desarrollando un sistema que permita realizar múltiples tareas e incursionar en otros aspectos como lo era el de instalación y soporte postventa de los productos.

Factibilidad Operacional.

El sistema propuesto no mostrara un desafío en materia operacional para los usuarios que interactúen con él, ya que la aplicación a implementar contara con un interfaz sumamente amigable con grandes ventajas con el fin de sacarle el Necesitando mayor de losasíprovechos a dicho sistema y obtener grandes beneficios. solo conocimientos muy básicos de: Sistema Windows; Conocimiento de aplicaciones de navegación web como Google Chrome.

Fuera de la implementación incluirá un previo entrenamiento a cada uno de los empleados que tengan que interactuar con el sistema propuesto, de manera que tengan la facilidad de desplazarse por las diferentes opciones y módulos que este les estará ofreciendo.

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Factibilidad Técnica.  Router

CISCO SG100D-08

1

Conexión a internet

Claro 50MBPS/10 MBPS

1

PC

HP PRODESK 600 G3  SFF, Intel® Core™ i7i77700 3.6GHz, RAM 16GB, HDD 2TB, Wi-FI, BT, DVD, Windows 10 Pro SP

3

IMPRESORA

HP OFFIJET 4650 Impresora multifunción

1

inalámbrica (inyección térmica de tinta, WiFi) B/N 9.5 PPM, color 6.8 PPM  ANTIVIRUS

MCAFEE

1

El estudio de la factibilidad técnica se fundamentó en la realización de un levantamiento para comprobar el equipo disponible a operar el sistema propuesto y evaluar la compatibilidad tanto a nivel de software como de hardware.

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Factibilidad Económica. Sistema informático para el área de almacén en la ferretería san miguel 2020

1

RD$ 250,000.00

Capacitación del sistema para empleados

1

RD$ 15,000.00

TOTAL

RD$ 265,000.00

Descripción de la inversión de los equipos que la empresa tiene que realizar  para la puesta en marcha y utilización del sistema. sistema. Claro 50mbps/10m 50mbps/10mbps bps

1

RD$ 3,000.00

HP prodesk 600 g3  sff, intel® core™ i7-7700 i7-7700 3.6ghz, ram 16gb, hdd 2tb, wi-fi, bt, dvd, windows 10 pro sp

3

RD$ 49,500.00

SO windows 10 pro

3

RD$ 6,000.00

HP offijet 4650 impresora multifunción inalámbrica (inyección térmica de tinta, wifi) - b/n 9.5 ppm, color 6.8 ppm

1

RD$ 6,600.00

 Antivirus Mcafee Mcafee

1

RD$ 3,000.00

Cisco sg100d-08

1

RD$ 7,000.00

Total

RD$ 75,100.00

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Diagrama de Gannt.   Actividades

Tiempo de durac duración ión (semanas) 1

2

3

4

5

6

7

8

 Análisis de la situación Selección y definición del problema Definición de los objetivos del proyecto  Análisis de la solución Planificar de trabajo

cronograma

Especificación recursos financieros

de

Implementación sistema

del

Prueba y evaluación del nuevo sistema Informe final

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Diagrama de flujo de datos (DFD). (Yourdon / Demarco)  NIVEL 0 CONTEXTO

 Almacenes Entrada de datos

Cliente   Cliente

Pedido   Pedido

Entrega  Entrega 

Cliente Cliente  

Salida de datos  Almacenes

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Diagrama de Flujo de Dato Datos. s. NIVEL 1 

22  

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario i nventario

 

 

Diagrama de Flujo de Datos de Nivel 2 - Expansión EXPANSION,PROCESO.1

  23  

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario i nventario

 

 

Diagrama de Flujo de Datos de Nivel 2 EXPANSION PROCESO. 2 Pe  dido  dido no aceptado 

P edido  dido 

Pe  dido  dido recibido 

2.1  Registrar pedido 

Cliente 

2.2  Comprobar pedido 

P edido  dido comprobado  P edido  dido  Pe  dido  dido aceptado 

2.3  Comprobar recursos disponibles  Imposible entregar cantidad asignada 

2.4  Entregar recursos  Recursos 

Cliente 

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Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario i nventario

 

 

Diagrama de Flujo de Datos de Nivel 2 - Expansión EXPANSION, PROCESO. 3 Factura del proveedor 

Información de productos  3.1  Entregar recursos 

Pedido del Proveedor 

3.2  Entregar recursos  Detalles de proveedores 

Información y reporte de inventario 

Detalles del producto 

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Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario i nventario

 

 

Diagrama de Flujo de Datos de Nivel 2 - Expansión 4.2  Generar reportes de re- orden o  rden 

Información de artículos  de re- orden o  rden y en existencia 

Detalles de productos 

4.1  Procesar detalles de inventario  Reportes para el gerente  Reportes de artículos en existencia 

4.3  Entregar recursos 

EXPANSION , PROCESO.4

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Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario i nventario

 

 

Diagrama de Flujo de Datos de Nivel 2 - Expansión

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Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario i nventario

 

 

Diccionario de datos. Diccionario para flujo de datos. Definición de flujo de datos. Diagrama general. Flujo de datos  Nombre:

Pedido del cliente

Descripción:: Descripción

Generales del cliente

Composición:

Nombre del cliente, cedula, dirección, teléfono, tipo de cliente

Origen:

Archivo Cliente

Destino:

Recibir pedido

Comentario:

Verificar que el cliente no sobrepase el límite de crédito Flujos de datos

Nombre:

Factura

Descripción:

Se elabora la factura que detalla los artículos despachados al cliente.

Composición:

Datos del cliente, numero de factura, fecha, cantidad

Origen:

Despachar pedido

Destino:

Entidad/cliente

Comentario:

Elaborar el pedido

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  Flujo de datos Nombre:

Información de artículos despachados

Descripción: Descripció n:

Información Información de los artículos despachad despachados os al cliente

Compresión:

Código de producto, descripción, cantidad, marca ,precio, proveedor

Origen:

Despachar pedido

Destino:

Actualizar inventario

Comentario:

Flujo de datos Nombre:

Factura de Proveedor

Descripción:

Datos de Producto, descripción, cantidad, Marca, costo

Composición:

Código de producto, Descripción, cantidad, marca, costo.

Origen:

Entidad/Proveedores

Destino:

Actualizar Inventario

Comentario:

El código del producto puede contener letras y números

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  Flujo de datos Nombre:

Información de Productos

Descripción:

Factura de proveedor productos despachados

Composición:

Código de Producto, descripción, cantidad, marca nombre del proveedor

Origen:

Actualizar Pedido

Destino:

actualizar Pedido

y

Comentario:

Flujo de datos Nombre:

Detalles Proveedores

Descripción:

Dato de proveedor

Composición:

Código de Proveedores, nombre del vendedor, Dirección, datos de Productos nuevos.

Origen:

Actualizar Inventario, Factura de Proveedor

Destino:

Archivo Proveedor Proveedores es

Comentario:

Comunicar fecha de vencimiento de facturas

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Flujo de datos Nombre:

Detalles de Proveedores

Descripción:

Datos de Proveedor

Composición: Código de proveedor, nombre del vendedor, dirección, datos, teléfono, nombre del proveedor, datos de productos nuevos Origen:

Actualizar inventario, factura de proveedor

Destino:

Archivo Proveedore Proveedoress

Comentario: Comunicar fecha de vencimiento de facturas a cancelar.

Flujo de datos Nombre:

Detalle de Productos

Descripción:

Informar de los productos

Composición:

Código de producto, descripción, cantidad, marca

Origen:

Actualizar inventario

Destino:

Genera Reportes de inventario

Comentario:

 31

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Flujo de datos Nombre:

Informe de productos

Descripción:

Reporte de punto de Reorden

Composición:

Código de producto. Descripción, punto de reorden, marca, código de proveedor, teléfono, nombre

Origen:

Generar Reporte de inventarios

Destino:

Archivo Inventario

Comentario: Flujo de datos Nombre:

Información del cliente

Descripción:: Descripción

Datos generales del cliente

Composición: Los datos que componen este flujo son: Nombre del cliente, Cedula, dirección, teléfono, tipo de cliente, límite de crédito Origen:

Archivo Cliente

Destino:

Obtener información de cliente.

Comentario:

 32

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  Flujo de datos Nombre:

Información procesada

Descripción

Esta es la respuesta desde el archivo cliente al proceso de verificar el tipo de cliente

Composición:: Los datos que comp Composición componen onen este flujo son: Nom Nombre bre del cliente, cedula, dirección, teléfono, tipo de cliente, límite de crédito Origen:

Obtener informació información n del cliente

Destino:

Verificar tipo de cliente

Comentario: Si es cliente de tipo crédito, verificar que no sobre pase el límite estipulado

Flujo de datos Nombre:

Límite de crédito

Descripción:

Es la verificación del total del cliente para que no sobrepase el límite de crédito estipulado.

Composición: Esta comprende: fecha, datos del cliente, detalle del producto, precios, cantidad y total de pedido realizado por el cliente más una verificación de saldo aprobado. Origen:

Archivo Cliente

Destino:

Confirmar Crédito

Comentario:

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  Flujo de datos Nombre

Pedido de cliente contado

descripción:

Es proporcionado por la entidad cliente.

Composición:

Cantidad, artículos

Origen:

Entidad Cliente

Destino:

Obtener detalles del producto.

Comentario:

Flujo de datos Nombre:

Crédito aprobado

descripción:

Cantidad de crédito estableci establecido do por el negocio

Composición:

Este compone: límite de crédito

Origen:

confirmar crédito

Destino:

Obtener Detalles del producto producto

Comentario:

Flujo de datos Nombre:

Productos

Descripción:

Información de producto

Composición:

Código de de Producto, descripción, cantidad, marca

Origen

obtener detalles del producto

Destino:

Comprobar inventario  34

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario

 

  Flujo de datos Nombre:

Pedido del cliente

descripción:

Se detalla los productos despachados al cliente.

Composición:

Cantidad, código de producto, descripción, precio total.

Origen:

Comprobar inventario

Destino:

Despachar pedido

Comentario:

Flujo de datos Nombre:

Factura de proveedor

Descripción:

Nombre de proveedor, código de producto, cantidad

Composición:

Nombre de proveedor, código de producto, cantidad

Origen:

Entidad de proveedor

Destino:

Procesa factura del proveedor

Comentario:

 35

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario

 

 

Flujo de datos Nombre:

Información

Descripción:

Dato de informe punto de Reorden

Composición:

Código de producto, Descripción punto de reorden, marca, Proveedor, código de proveedor, teléfono, nombre

Origen:

Actualizar inventario

Destino:

procesar factura del proveedor

Comentario:

 36

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario

 

 

Diccionario de proceso de datos.  Diccionario de datos. Nombre: Número

Obtener información Del Cliente de 1.1

identificación Descripción:

Validar la información del cliente

Flujo de entrada:

 Archivo Cliente Cliente

Flujo de salida:

Información Procesada

Nombre:

Verificar Tipo de Cliente

Numero de identificación:

1.2.

Descripción:

Se refiere a la validación que se verifica cuando se tiene los datos necesarios del cliente

Flujo Entrada: Flujo de salida:

de Información procesada del cliente

Límite de crédito, pedido del cliente de contado

 37

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario

 

 

Nombre:

Obtener detalles del producto

Número de 1.3 Identificación: Descripción:

Comprende la verificación del producto que el cliente requiere

Flujo de entrada:

Pedido de cliente-contado y crédito

Flujo de salida:

Despachar pedido

Confirmar crédito 1.4.

Es la verificación del total del cliente que no sobrepase el límite de crédito estipulado Límite de Crédito Crédito aprobado, Crédito excedido

Nombre:

Generar Error

Número de 1.5. Identificación: Descripción:

Se realiza cuando validación del crédito de cliente es denegada al momento de despachar

Flujo de entrada:

Detalles de crédito. Forma de pago de cliente

Flujo de salida:

Límite de crédito excedido

 38

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario

 

  Nombre:

Comprobar inventario

Número de 1.6. identificación: Descripción:

Flujo Entrada:

Este se da de almacenamiento a los productos hacia el archivo inventario de Detalle del producto

Flujo de salida: Información de productos

Nombre:

Registrar pedido

Número de identificación:

2.1.

Descripción:

Se detalla los productos despachados al cliente

Flujo de Entrada: Pedido Flujo de salida:

Pedido recibido

 39

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario

 

  Nombre:

Comprobar pedido

Número de identificación:

2.2.

Descripción:

Se comprueba la existencia en almacen

Flujo de Entrada: Pedido recibido Flujo de salida:

Pedido comprobado

Nombre:

Comprobar recursos disponib disponibles les

Número de identificación:

2.3.

Descripción:

Se comprueba la cantidad disponible

Flujo de Entrada: Pedido comprobado Flujo de salida:

Pedido aceptado

Nombre:

Entregar recursos

Número de identificación:

2.4.

Descripción:

Se entrega la mercancía al cliente

Flujo de Entrada: Pedido aceptado Flujo de salida:

pedido

40

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario

 

  Nombre:

Procesar Factura de Proveedor

Número de identificación:

3.1.

Descripción:

Se ingresa los productos de inventario que provienen del proveedor

Flujo de Entrada: Archivo Factura de proveedor Flujo de salida:

Nombre:

Pedido proveedor, productos de inventari inventarioo

Realiza pedido a proveedor

Número de 3.2. Identificación: Descripción:

Realiza pedido a proveedor y procesa información de productos

Flujo de entrada

Pedido de Proveedor

Flujo de salida:

Detalle de productos, información de productos y detalle de proveedores

41

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario

 

  Nombre:

Procesar detalles de inventario

Número de identificación:

4.1.

Descripción

Se genera la información actual de los artículos disponibles

Flujo de entrada:

Detalles del producto

Flujo de salida:

Reportes de re-orden, reportes de artículos en existencia

Nombre: Número

Generar reportes de reorden de 4.2.

identificación: Descripción

Se genera la información actual de productos existentes en el negocio

Flujo de entrada:

Reportes

Flujo de salida:

Información Informació n de artículos en existencia.

Nombre:

Generar reportes de artículo en existencia

Numero de 4.3. identificación: Descripción:: Descripción

Flujo Entrada:

Se genera la informació información n actual de product productos os existentes en el negocio de Reportes

Flujo de Salida Salida Informació Información n de ar artículo tículo en existencia 42

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario

 

 

Almacén de datos.   Almacén de datos

Cliente

Descripción

El cliente que desea comprar dicho articulo

Flujo de datos recibido

Información del cliente, confirmación del pedido, factura cliente

Flujo de datos proporcio proporcionados nados Pedido del cliente Descripción de los datos

Dia de la venta, produc producto, to, cantidad y precio

 Volumen

Todo el disp disponible onible del almacén

 Acceso

Cada vez que el client clientee realiza un una a compra

 Almacén de datos

Proveedor

Descripción

El proveedor le da al cliente lo que él requiera

Flujo de datos recibido

Pedido proveedor,

Flujo de datos proporcionados Producto de inventari inventario, o, pedido del proveedor Descripción de los datos

Disponibilidad

 Volumen

100% del alm almacén acén

 Acceso

Una vez la compra eess realizada

43

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario

 

 

 Almacén de datos

Inventario

Descripción

El material disponible para ser vendido

Flujo de datos recibido

Información de los productos

Flujo de datos proporcio proporcionados nados El pedido Descripción de los datos

Son todos los productos que se tenga en stock

 Volumen

Todo lo disp disponible onible

 Acceso

Antes de la venta del producto

 Almacén de datos

Recibir ped pedido ido

Descripción

Cuando el pedido es recibido para luego ser entregado

Flujo de datos recibido

Información del cliente

Flujo de datos proporcionados Información del del pedido y cliente Descripción de los datos

Información del cliente

 Volumen

La cantidad del pedid pedidoo

 Acceso

Una vez hecho el pedid pedidoo

44

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario

 

 

 Almacén de datos

Despachar eell pedido

Descripción

Cuando que

Flujo de datos recibido

Información del cliente

el pedido ser despachado

tiene

Flujo de datos proporcionados Info Información rmación del cliente, factura, información del producto, información y reportes al inventario i nventario Descripción de los datos

Factura, información y pedido del cliente

 Volumen

La cantidad del pedid pedidoo del client clientee

 Acceso

Después de verificar to todo do

45

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario

 

   Almacén de datos

Actualizar in inventario ventario

Descripción

Una vez el pedido fue sacado del almacén actualizar para mostrar las cantidades que se tiene de dicho producto actualmente

Flujo de datos recibido

Información y reporte de inventari inventarioo

Flujo de datos proporcionados Factura proveedor, información de producto, detalles proveedores, detalles del producto Descripción de los datos

Actualizar el inventario después de una venta o devolución

 Volumen

El volumen del inventa inventario rio

 Acceso

Una vez exista algún cam cambio bio en el almacén

 Almacén de datos

Generar rep reportes ortes de inve inventario ntario

Descripción

Cada vez que se actualice se genera un reporte

Flujo de datos recibido

Detalles del producto

Flujo de datos proporcionados Reportes Descripción de los datos

Son los reportes de cada proceso que se haga

 Volumen

En base a lo que le pa pase se al inventar inventario io

 Acceso

Cuando se ac actualiza tualiza el inventario

46

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario

 

   Almacén de datos

Obtener info información rmación del cliente

Descripción

Obtener la información del cliente

Flujo de datos recibido

Cliente

Flujo de datos proporcionados Información procesada Descripción de los datos

La información de contacto en la factura

 Volumen

Nombre, apellido, RNC, direcció dirección n y número de teléfono

 Acceso

Cuando el ccliente liente hace la compr compra a

 Almacén de de datos

Verificar los los datos de dell cliente

Descripción

Verificar los datos para ser contactado si se necesita

Flujo de datos recibido

Información procesada

Flujo de proporcionados

datos Límite de crédito, pedido cliente contado

Descripción de los datos

Cuando se verifican los datos

 Volumen

Nombre, apellido, rnc, d dirección irección y númer númeroo de teléfono

 Acceso

Antes de hacer hacer la com compra pra

47

Ferretería San Miguel - Proceso departamento de inventario

 

   Almacén de de datos

Confirmar crédito

Descripción

Cuando se confirma el crédito del cliente

Flujo de datos recibido

Límite de crédito

Flujo

de

datos Crédito aprobado, crédito excedido

proporcionados Descripción de los datos

Cuando se confirma la disponibilid disponibilidad ad del crédito del cliente

 Volumen

La cantidad del dependiendo el cliente

 Acceso

En el momento momento de la cotización

 Almacén de de datos

Generar error error

Descripción

Cuando el crédito sobre pasa

Flujo de datos recibido

Crédito excedido

Flujo de proporcionados

crédito

varía

datos Detalles de crédito, forma de pago del cliente, límite de crédito excedido

Descripción de los datos

Cuando el cliente sobre pasa el crédito y tiene la opción de pagar de forma normal

 Volumen

Depende d dee la capacid capacidad ad de p pago ago del cliente

 Acceso

Cuando se evalúa evalúa el cr crédito édito del cliente

48

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   Almacén de de datos

Procesar factura factura de proveedor

Descripción

Cuando se está trabajando en la factura

Flujo de datos recibido

Factura proveedor, reporte del inventario

Flujo de proporcionados

información

y

datos Pedido proveedor

Descripción de los datos

Todos los datos de la factura

 Volumen

Depende d dee lo que se ccomprara omprara

 Acceso

Momento post venta

 Almacén de de datos

Procesar detales detales de inve inventario ntario

Descripción

Hacer que todos los cambios hagan efecto en el inventario i nventario del almacén

Flujo de datos recibido

Detalles del product productoo

Flujo

de

datos Reportes de re-orden, reportes artículos

proporcionados

en existencia

Descripción de los datos

Procesar los detalles

 Volumen

Todo el invent inventario ario

 Acceso

Al final del día

49

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   Almacén de de datos

Generar reportes reportes de re-orden

Descripción

El reporte final para reordenar

Flujo de datos recibido

Reporte de re-orden

Flujo

de

datos Información de artículos y re orden,

proporcionados

reporte al supervisor

Descripción de los datos

El reporte final para auditoria

 Volumen

Toda la info información rmación d descriptiva escriptiva

 Acceso

Al final del día por el super supervisor visor

Diccionario de elemento de datos.  50

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  Nombre Pedido Recibido

Descripción

Tipo de datos

Longitud

Valor representativo

Otros detalles

Elemento que alfanumérico Más de Aumento de Este campo 200 30 identifica el identifica pedido que el los pedidos cliente desea que se le serán entregados al cliente

Pedido Elemento que alfanumérico Más de Aumento de Este campo 200 30 Despachado identifica el pedido que se identifica le entregara los al cliente productos que salieron del inventario Recibo

Elemento que alfanumérico Más 200 identifica los datos de lo que se desea

de  Aumento de Este campo 30 identifica, monto, fecha, producto y cantidad

Turno

Elemento que alfanumérico Menos  Aumento identifica el de 6 30 turno de espera

Inventario

Elemento que alfanumérico Más 200 identifica la disponibilidad

de El campo identifica los turnos

de  Aumento en el inventario

Este producto identifica lo que se dispone de productos y cantidades

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Diagnóstico del Sistema.  De acuerdo a los estudios previamente realizados, hemos llegado a la conclusión de que actualmente los usuarios no se sienten familiarizados con el uso del sistema actual, los mismos hacen hincapié en que dicho sistema es uno de sus puntos débiles por lo tanto para mejorar el proceso es necesario realizar un cambio del sistema, es debido mencionar que el sistema tiene aproximadamente aproximadam ente un uso de 10 años, por lo que está más que demostrado que es un sistema obsoleto, observamos también que los equipos informáticos que se utilizan actualmente en dicha área, son equipos que tienen un determinado determinado tiempo de uso y su ciclo de uso ya está limitado.  

Debilidades o Errores Encontrados.

Se han encontrados varios errores en el sistema entre estos podemos mencionar: 1.  2.  3.  4.  5. 

lentitud en el sistema. caída de los sistemas con frecuencia. Poca seguridad en los sistemas. Hardware atrasado Se utilizan aplicaciones que solamente funcionan con Windows XP y los equipos se ven obligados a virtualizar el sistema operativo para poder correr estas aplicaciones, lo que hace un proceso más lento y complicado.

Alternativas o posibles Soluciones. Diseñar una solución de software que resuelva las necesidades de comunicación e interacción en tiempo real propias del proceso de cobro, utilizando tecnologías móviles, estándares y protocolos de seguridad que garanticen la autenticidad, fiabilidad, integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y las comunicaciones.

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Determinación de los Requerimientos. Debido al rápido avance de las tecnologías de información es necesario utilizar utili zar hardware con una vida útil prolongada, así como utilizar software con soporte durante un buen período de tiempo, esta es la razón de porque utilizamos el tipo de hardware y software en nuestro sistema. El servidor servido r que es contratado como instancia (Droplet) en DigitalOcean, es un servidor donde se puede manejar cada componente físico de manera dinámica, aumentar la memoria de forma temporal, el disco duro puede aumentar o disminuir según sea necesario, se puede contratar un ancho de banda por un periodo de tiempo, estas características permiten un ahorro de gastos innecesarios y ayudan a tener servidores óptimos siempre que sea necesario. En la parte de los softwares utilizados, adem además ás de implementar en su mayoría las últimas versiones de los mismo también se hace énfasis en las versiones LTS soporte de largo plazo ya que las mismas tiene un tiempo de soporte mayor que las versiones estándares.

Requerimientos de Software. El departamento de almacén en lo actual no cuenta con un software o plataforma adecuada para realizar realiza r sus operaciones o procesos, solo cuenta con mecanismos estándar como es el paquete de oficina Open Office para elaborar sus operaciones cotidianas con la hoja de cálculo y procesador de texto. Se le recomienda adquirir un software o aplicación que se pueda realizar dichas operaciones: 1.  2.  3.  4. 

Codificar los pedidos al momento de recibirlos Insertar las informaciones para los produc productos tos Consultar lista de disponibilidad en el almacén Editar informaciones de los productos como bien podrían ser cantidad y fecha de entrada 5.  Control de acceso de dicho software 6.  obtener estadísticas de información de venta de productos

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Requerimientos de Equipos.  CLARO 50MBPS/10MBPS

1

RD$ 3,000.00

3

RD$49,500.00

3 1

RD$ 6,000.00 RD$ 6,600.00

MCAFEE

1

RD$ 3,000.00

CISCO SG100D-08

1

RD$ 7,000.00

HP PRODESK 600 G3   SFF, Intel® Core™ i77700 3.6GHz, RAM 16GB, HDD 2TB, WiFI, BT, DVD, Windows 10 Pro SP SO WINDOWS 10 PRO HP OFFIJET 4650 Impresora multifunción inalámbrica (inyección térmica de tinta, WiFi) B/N 9.5 PPM, color 6.8 PPM

TOTAL

RD$ 75,100.00

 54

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Requerimientos de Personal. Para el personal es necesario que tengan estos conocimientos:        

•

•

•

•

Manejar un ordenador de forma básica. Manejar el la plataforma o software a utilizar. Tener un conocimiento técnico. Manejo de mecanografía.

Plan de Contingencia. Para evitar la pérdida de información, el nuevo sistema, ante cualquier colapso de red o falla técnica, constara con una copia de respaldo para reanudar el trabajo luego de la interrupción. La copia de respaldo se hará activamente mientras el usuario navega, registrando sus tareas y procesos. Esto evitará también la perdida de datos por falla en la energía eléctrica.  Además, se harán guard guardados ados en la n nube, ube, como reemplazo a las expor exportaciones taciones hacia los paquetes de oficina. Se implementarán en el sistema las exportaciones a la nube automáticos en un período definido elegido por la empresa, y el sistema tendrá su propio espacio en la internet para guardar copias de documentos en la nube y no depender de la memoria de un ordenador, lo que a su vez puede generar a la larga ahorro de impresiones y por lo tanto de recursos de la empresa. También se conservará el guardado de copias de seguridad en el servidor local con el que cuenta el sistema actual de la empresa.

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Adecuación de Procedimientos.    Objetivo:

•

Dar orientación al supervisor del área de almacén para atender cualquier crisis en el proceso, así se minimiza el daño e impacto al personal debido al poco conocimiento del nuevo software que será implementado.    Alcance:

•

Este procedimiento se aplicará solamente en el área de almacén de la sede principal de Ferretería San miguel, una vez el nuevo proceso implementado de los resultados esperados podrá implementarse implement arse en las demás sucursales que cuentan con un área de caja.   Crisis

•

Cualquier acontecimiento aconteci miento negativo que afecte a los empleados de la Ferretería San miguel, así como a los clientes que reciben el servicio con referencia al manejo del sistema y algún error en el proceso.   Peligro

•

Riesgo o contingencia inminente de que suceda algún mal.   Responsabilidades

•

Es responsabilidad del supervisor del área aplicar el presente procedimiento, así como también orientar debidamente al personal que estarán trabajando con el nuevo proceso.

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  UML (Caso de uso).

 Verificar Deseo comprar producto  producto   un

Cliente  Cliente 

existencia del producto   producto

Colaborador   Colaborador

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Descripción de caso de uso.   Recepción de factura.

•

Es donde se recibe la factura   Búsqueda en el almacén

•

Es cuando se busca el artículo en el almacén una vez después de haberse verificado la factura.   Despachar

•

Es cuando una vez buscado y encontrado se despacha el artículo y se anota en el inventario para su actualización.

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Clases. 

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