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ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

Concepto y responsables del análisis 

El análisis de puestos de trabajo hace referencia en exclusiva al puesto de trabajo y no a la persona que lo ocupa.

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En este sentido, se habla de unidades de trabajo impersonalizadas, independientes independientes de los empleados que las ocupan.

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El APT proporciona la información necesaria para responder a las siguientes preguntas:

•

¿de dónde proviene el trabajo?

•

¿qué máquinas o material especial deben utilizarse?

•

¿qué conocimientos, técnicas o habilidades necesita el empleado para realizar su trabajo? ¿qué cantidad de supervisión necesita?

Concepto y responsables del análisis

El APT permitirá saber saber qué se hace en un puesto determinado, determinado, cómo se hace, por qué se hace, en qué condiciones y qué exige el trabajo.

¿Quién debe realizar el análisis del puesto de trabajo? Según la técnica elegida, debe llevarse a cabo bien por un miembro del departamento de recursos humanos, bien por el titular del puesto de trabajo. Según la obtención de los datos para el análisis del puesto requiere por lo general de un especialista en recursos humanos, el ocupante del puesto y su superior.

Fases en el análisis de puestos de trabajo

CUATRO ETAPAS:  

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1ªetapa: establecimiento del objetivo del análisis. 2ªetapa: obtención de información para poder analizar el contenido del puesto así como los requisitos para su desempeño. 3ªetapa: análisis propiamente dicho. 4ªetapa: detalla la documentación, recogiendo en la Ficha del puesto de trabajo la descripción y especificación del mismo.

Fases en el análisis de puestos de trabajo

Como resultado del análisis y a partir de la totalidad de las fichas obtenemos: Manual de funcionamiento de la Organización Establecimiento de objetivos y asignación de responsabilidades

Obtención de información

Análisis del puesto

Descripción y especificación del puesto

Establecimiento de objetivos La organización debe establecer con claridad su objetivo: determinar  para qué se va a realizar  el análisis del puesto de trabajo.

1.Diseño de puestos

2.Rediseño de puestos

3.Reclutamiento

4.Selección y colocación

5.Acogida o socialización

6.Formación

7.Orientación carrera profesional

8.Seguridad en el trabajo

9.Valoración de puestos

10.Valoración de rendimiento

11.Retribución

12.otros…

Establecimiento de objetivos Supuestos: 1.Di s eñ o d e p u es to s . La creación de un puesto de trabajo

nuevo o la determinación de las características de uno ya existente.

2.Red is eñ o d e p u es to s . Optimizar, simplificar, recomponer,

reestructurar, reorganizar, suprimir una parte o la totalidad de un puesto.

Establecimiento de objetivos 3.Reclutamiento. Independientemente de que un puesto

vacante sea antiguo o de creación reciente, han de definirse sus exigencias de forma precisa para que el reclutamiento sea eficaz. El APT no sólo identifica las exigencias de éstos, sino que describe las destrezas necesarias para desempeñarlos.

4.Selecc ión y co loc ación. Consiste básicamente en el hallazgo

del individuo que mejor se adapte al puesto de trabajo.

Establecimiento de objetivos 5.Ac og ida o s oc ialización. Para lograr una orientación eficaz

del puesto de trabajo se necesita una clara comprensión de sus exigencias, definiendo claramente sus funciones y responsabilidades para enseñar a un empleado recién contratado cómo desempeñarlas. 6.Formación. El APT ayuda a decidir si un titular actual o

potencial de un puesto concreto necesita formación adicional después de haber determinado mediante el análisis de puestos de trabajo las necesidades específicas de cada uno de ellos

Establecimiento de objetivos. 7.Orientación en la carrera pr of esio nal. Los directivos y

especialistas en recursos humanos se hallan en una situación óptima para orientar a los empleados sobre su carrera cuando tienen un conocimiento completo de los diferentes puestos de trabajo de la organización. 8.Segurid ad en el em pleo . Un análisis a fondo de los puestos

de trabajo descubre con frecuencia prácticas o condiciones del entorno poco seguras en la relación con un puesto .

Establecimiento de objetivos.

9.Valoración de pu esto s. La valoración de puestos pone de

manifiesto y concreta cuál es la contribución de los distintos puestos a la organización, por lo que el análisis de puestos de trabajo sirve de base para establecer el valor relativo de cada puesto en la misma, permitiendo en consecuencia la objetividad en la valoración del puesto y en el establecimiento de una política retributiva que mantenga la equidad interna.

Establecimiento de objetivos.

10.Valoración

del

rendimiento . El

objetivo de la

evaluación del desempeño es la valoración de los resultados de un empleado en un puesto de trabajo. Es condición necesaria un conocimiento profundo de lo que se supone que ha de hacer exactamente el empleado. Entonces puede hacerse una evaluación equitativa de sus resultados.

Establecimiento de objetivos. 11.Retribución. Un análisis correcto ayuda a asegurar 

que los empleados reciben una remuneración equitativa. El análisis de puestos de trabajo es el primer paso para determinar el valor relativo de un puesto, identificando su nivel de dificultad, sus funciones y responsabilidades y las destrezas y capacidades exigidas para su desempeño. Una vez establecido el valor de un puesto en relación con otros, la empresa puede establecer una escala equitativa de sueldos y salarios.

Obtención de información sobre los puestos de trabajo La información que se requiere para hacer un análisis de puestos es muy extensa, y

para conseguirla se pueden utilizar diversos sistemas. TRES METODOS han demostrado mayor utilidad al permitir obtener resultados más válidos y fiables.

1.-Observación 2.-Entrevista 3.-Encuesta

Obtención de información sobre los puestos de trabajo 1.-Observación 

Método sencillo y directo. Puede utilizarse independiente o conjuntamente con otros métodos. Consiste en observar al individuo que desempeñan el puesto y tomar las notas pertinentes para describir el trabajo.

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La información incluye aspectos tales como: ¿Qué hace?, ¿cuántas veces?, ¿por qué?, ¿durante cuánto tiempo?, ¿con quién?

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Inconveniente de la observación: está limitada en parte a los puestos que requieren ciclos breves y repetitivos. Los puestos complicados y los que no tienen ciclos repetitivos necesitan un período tan prolongado de observación que este método resulta poco práctico.

Obtención de información sobre los puestos de trabajo El observador deberá contar con un conjunto de características a saber: 

Curiosidad e interés sobre el puesto de trabajo y sus detalles.

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Paciencia para permanecer en el lugar, en silencio, mientras reúne los detalles sobre la situación.

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Tacto para aclarar su presencia.

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Habilidad para realizar varias actividades al mismo tiempo.

Obtención de información sobre los puestos de trabajo 2.-Entrevistas. Este método exige el mantenimiento de una conversación personal con el titular del puesto, normalmente en el mismo lugar de trabajo.

Las entrevista pueden ser: -Estructuradas: el formato está prediseñado. Las entrevistas estructuradas tienen la ventaja de que se garantiza la cobertura de todos los aspectos pertinentes y facilitan la comparación de la información obtenida de diferentes personas que ocupan el mismo puesto. -No estructuradas: no hay una lista predefinida de comprobación ni un formato preparado previamente.

Obtención de información sobre los puestos de trabajo -La entrevista grupal se emplea cuando un gran número de personas realizan un trabajo similar o idéntico, pues de esta manera se obtienen rápidamente y a bajo coste datos sobre el puesto.

Inconvenientes: El principal inconveniente del método de las entrevistas radica en la gran cantidad de tiempo que exige prepararlas, acercarse al lugar y realizarlas de manera efectiva. Otro problema a tener en cuenta es la deformación de la información, ya sea debido a una falsificación directa de los datos o a un malentendido involuntario .

Obtención de información sobre los puestos de trabajo 3.-Encuestas o cuestionarios: Los cuestionarios que se utilizan pueden ser de tres tipos: a)Estructurado: está formado por una serie de ítems cerrados a los que el operario debe responder. Las respuestas de cada ítems se pueden ordenar jerárquicamente en función de criterios como: la

importancia de la actividad en el puesto, frecuencia de realizar la tarea, etc Facilitan la tabulación e interpretación posterior de las respuestas

dadas por los sujetos. La informaciones recogidas con este tipo de cuestionario suelen perder los aspectos cualitativos.

Obtención de información sobre los puestos de trabajo b)Abierto: el cuestionario se compone de un conjunto de preguntas abiertas a las que responden los ocupantes del puesto, sus superiores directos y/o expertos previamente seleccionados. Este tipo de cuestionario no facilita la tabulación e interpretación de los datos y habitualmente proporciona informaciones más pobres y dispersas que en

la entrevista individual. Sin embargo permite escoger aspectos cualitativos. c) Mixto: es un cuestionario en el que a los encuestados se les

presentan ítems estructurados e ítems abiertos.

Obtención de información sobre los puestos de trabajo VENTAJA: el método de las encuestas utilizando cuestionarios tiene

la ventaja de que permite obtener información de gran número de empleados en un plazo relativamente corto. INCONVENIENTE: es la posibilidad de que el encuestado o el analista interpreten erróneamente la información. Además, los cuestionarios pueden exigir mucho tiempo en su elaboración y ser  caros.

Análisis de puestos de trabajo.  Al realizar un APT, se pueden encontrar tres tipos de datos: 1.CUALITATIVOS 2.CUANTITATIVOS PERO OBTENIDOS A PARTIR DE JUICIOS SUBJETIVOS 3.ESENCIALMENTE SUBJETIVOS

1.Esencialmente cuantitativos: son los datos de naturaleza cuantitativa como, por ejemplo, número de personas que dependen del ocupante del puesto.

Análisis de puestos de trabajo. 2.De naturaleza cuantitativa pero obtenidos a partir de juicios subjetivos: Son datos de naturaleza cuantitativa pero que, por  razones prácticas, se obtienen a partir de juicios subjetivos. Por  ejemplo, el tiempo que un operario necesita para aprender el trabajo se podría obtener observando a uno de nuevo ingreso y comprobando el tiempo que tarda en aprender las funciones y

tareas incluidas en el puesto, sin embargo, por razones prácticas, en la mayoría de las ocasiones este dato se obtiene a partir de la opinión de operarios que llevan ya tiempo realizando el trabajo, de

superiores o de expertos.

Análisis de puestos de trabajo. 3.Esencialmente subjetivos: son los datos de naturaleza esencialmente cualitativa y que se tratarán de cuantificar. Por  ejemplo, el tipo de decisiones que debe tomar el ocupante del

puesto.

Análisis de puestos de trabajo. Métodos de análisis. 1.Procedimientos convencionales.  Apoyándose en los datos recogidos mediante la observación o la entrevista, los métodos convencionales proporcionan una descripción del trabajo. Esta descripción, que sigue una forma narrativa, no suele estar  cuantificada y en ocasiones puede pecar de ambigüedad. Han demostrado su utilidad pues proporcionan una visión general de qué se hace, por qué, cómo, en qué condiciones se realiza el trabajo y qué responsabilidad implica. Consiste en describir narrativamente estos aspectos del trabajo.

Análisis de puestos de trabajo. 2.Cuestionarios estructurados. Pretenden obtener una serie de datos cuantitativos sobre los puestos de trabajo con el fin de compararlo entre sí en función de sus similitudes y diferencias. Se trata de cuestionarios que solicitan a los sujetos que respondan en forma cuantitativa a los distintos ítmes, siguiendo una escala que indicará una mayor o menor importancia del ítem en el puesto de trabajo. De esta forma, la información obtenida es una cifra para cada

actividad del puesto de trabajo con la que se indica su importancia.

Análisis de puestos de trabajo. 3.Análisis del inventario de tareas. Los análisis de tareas se definen como una serie de procedimientos analíticos que tienen como objetivo describir el trabajo que realizan las personas en relación a las tareas incluidas en el puesto de trabajo.

Un procedimiento a seguir consiste en elaborar la lista de tareas que forman parte del puesto de trabajo, clasificarlas y elaborar una matriz que ponga de manifiesto hasta qué punto son importantes diferentes

conocimientos, habilidades o aptitudes para cumplir con éxito cada una de las tareas.

Análisis de puestos de trabajo. Este método consta de tres fases: 

Fase de la entrevista: esta fase se centra en elaborar listas de tareas que forman parte del puesto de trabajo. Para ello se realizan entrevistas, tanto a los empleados que están desempeñando esos puestos como a sus directivos.

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Fase de clasificación: la clasificación la lleva a cabo el empleado que ocupa el puesto, quien debe clasificar cada tarea según su importancia, frecuencia y tiempo de formación necesario para realizarla.

Análisis de puestos de trabajo .

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Fase de elaboración de una matriz de conocimientos, habilidades y aptitudes: se puntúa, a través de una escala, la importancia de las cualidades necesarias para ejecutar con éxito la

tarea.

4.Técnica del incidente crítico. Esta técnica consiste en elaborar una descripción detallada de las conductas en el puesto de trabajo.

Análisis de puestos de trabajo. Tanto trabajadores como supervisores identifican las conductas más importantes a desarrollar en el puesto de trabajo, y generan sucesos críticos de conducta que representan niveles altos, medios y bajos de ejecución. Es decir, identifican conductas positivas, intermedias y negativas que sirven como patrón para imitar o evitar, según el caso.

 Análisis de puestos de trabajo. La elección de un método. Dependerá de la respuesta a las siguientes preguntas: ¿Cuál es el propósito del análisis?¿Qué tipo de información se necesita?¿Cuánta información general se tiene ahora? •Propósito •Tipo

del análisis.

de información necesaria.

•Información

general corrientemente disponible.

Resultados del análisis de puestos de trabajo. Los resultados obtenidos sobre del APT se presentan en forma de descripción y de especificación de los puestos.

1.-Descripción de puestos. 

Consiste en elaborar una lista de las tareas, responsabilidades, relaciones, condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisión de un puesto.

La descripción explica qué es cada puesto y cuáles son sus funciones, tareas, responsabilidades, relaciones y dependencias y comportamientos necesarios para producir un artículo o servicio.

Resultados del análisis de puestos de trabajo. 2.-Especificación de puestos. 

Es una lista de los requerimientos del puesto, es decir, los conocimientos, las habilidades y aptitudes necesarias para desempeñar eficazmente el puesto de trabajo. Consiste en una relación por escrito de las características y capacidades personales requeridas para realizar el trabajo.

Resultados del análisis de puestos de trabajo. La especificación puede presentarse como un documento separado o como parte de la descripción del puesto. En el segundo caso ambos se recogen en una ficha del puesto de trabajo.

El conjunto de las fichas de todos los puestos de trabajo de una empresa constituye el manual de funcionamiento de la misma, documento con el que finaliza el proceso de análisis de puestos de trabajo.

Las fichas resultantes de la especificación del puesto deben reflejar a

grandes rasgos la siguiente información:

Especificación de puestos.           

Título del puesto. Departamento al que pertenece el puesto. Fecha en la que se hace el análisis. Nombre del analista. Resumen del puesto. Relaciones. Responsabilidades.  Autoridad. Nivel de rendimiento a alcanzar. Condiciones de trabajo y ambiente. Conocimientos, habilidades, aptitudes, experiencia.