Análisis de Metodologías para la Implementación de un ERP de Software Libre
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Universidad Autónoma de Chihuahua Facultad de Contaduría y Administración Secretaría de Investigación y Posgrado
Análisis de Metodologías para la Implementación de un ERP de Software Libre
Trabajo de Investigación Que como requisito parcial para obtener el Grado de Maestro en Sistemas de Información
Presenta:
Raúl Alberto Toledo Piñón
Chihuahua, Chih., noviembre de 2012
Universidad Autónoma de Chihuahua Facultad de Contaduría y Administración Secretaría de Investigación y Posgrado
El que suscribe, Asesor del curso Opción Grado Maestría, Dra. María del Carmen Gutiérrez Diez, hace CONSTAR que el presente Trabajo de Investigación, denominado:
Análisis de Metodologías para la Implementación de un ERP de Software Libre Elaborado por los pasantes de la Maestría en Sistemas de Información: Raúl Alberto Toledo Piñón Reúne los términos exigidos por el Reglamento General de Estudios de Posgrado y por el Reglamento Interior de la Facultad de Contaduría y Administración, por lo que se aprueba como requisito para la tramitación del examen de grado correspondiente. Se extiende la presente a los veintitrés días del mes de noviembre del dos mil doce.
DRA. MARIA DEL CARMEN GUTIERREZ DIEZ ASESOR
REVISOR Dra. Alma Lilia Sapién Aguilar
REVISOR Dra. Laura Cristina Piñon Howlet
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Dedicatoria A mi familia, por todo ese apoyo brindado.
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Índice Página Introducción .......................................................................................................................... 6 Resumen de la Investigación ............................................................................................... 7 I. Justificación ....................................................................................................................... 9 II. Objetivos ......................................................................................................................... 10 A. General ........................................................................................................................................ 10 B. Específicos ................................................................................................................................ 10 III. Antecedentes ................................................................................................................. 11 IV. Marco teórico de referencia .......................................................................................... 12 Estrategia de implementación ERP .......................................................................................... 12 Metodología de implementación de software ERP .............................................................. 12 Administración de proyectos ..................................................................................................... 13 Trabajo en equipo ......................................................................................................................... 13 Círculos de Control de Calidad ............................................................................................. 13 Team Building ............................................................................................................................ 14 Equipos de Choque .................................................................................................................. 14 Equipos Multidisciplinarios .................................................................................................... 14 El modelo biológico y sistémico ........................................................................................... 15 V. Marco conceptual ........................................................................................................... 16 Estrategia ........................................................................................................................................ 16 Metodología .................................................................................................................................... 16 Software Libre ................................................................................................................................ 17 Definición de ERP ......................................................................................................................... 17 VI. Estado de arte ................................................................................................................ 19 VII. Problema eje ................................................................................................................. 22 VIII. Hipótesis ...................................................................................................................... 23 A. Central ......................................................................................................................................... 23 B. Específicas................................................................................................................................. 23 IX. Delimitación del problema ............................................................................................ 24 Naturaleza: ...................................................................................................................................... 25 Tipo de investigación:.................................................................................................................. 25 Forma: .............................................................................................................................................. 25
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Modo: ................................................................................................................................................ 25 Métodos de investigación: .......................................................................................................... 25 Técnicas de investigación: ......................................................................................................... 25 Técnicas auxiliares: ...................................................................................................................... 26 Universo: ......................................................................................................................................... 26 Población: ....................................................................................................................................... 26 1. Sistemas ERP.................................................................................................................. 27 1.1 ERP ............................................................................................................................................. 27 1.2 Historia de los sistemas ERP .............................................................................................. 29 1.3 ERP de Software libre ............................................................................................................ 31 1.4 Ventajas de un Sistema ERP de Software Libre............................................................. 33 1.5 Implementación de ERP ........................................................................................................ 36 2 Análisis de Metodologías de Implementación ............................................................... 38 2.1 Total Solution .......................................................................................................................... 38 2.2 Fast Track Plan........................................................................................................................ 40 2.3 ASAP .......................................................................................................................................... 42 2.4 Oracle AIM ................................................................................................................................ 44 2.5 Microsoft Dynamics Sure Step ........................................................................................... 46 2.6 Easy On Boarding .................................................................................................................. 47 2.7 OpenERP................................................................................................................................... 49 2.8 OpenBravo Implementation Framework ........................................................................... 51 3 Análisis de Resultados .................................................................................................... 53 4 Conclusiones ................................................................................................................... 54 5 Recomendaciones ........................................................................................................... 57 Bibliografía .......................................................................................................................... 58
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Índice de figuras
Página
Figura 1: Historia de los ERP .................................................................................... 30 Figura 2: Metodología “Total Solution” ...................................................................... 39 Figura 3: Metodología “Fast Track” Plan ................................................................... 40 Figura 4: Metodología ASAP ..................................................................................... 42 Figura 5: Metodología Oracle AIM............................................................................. 45 Figura 6: Metodología Sure Step............................................................................... 46 Figura 7: Metodología Easy On Boarding ................................................................. 48 Figura 8: Metodologia OpenERP............................................................................... 50 Figura 9: OpenBravo Implementation Framework ..................................................... 51 Figura 10: Cuadro Comparativo ................................................................................ 53
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Introducción
A lo largo de los últimos años se ha sido testigos de cómo las empresas sin importar el giro buscan en todo momento mejorar su desempeño con el fin de crear competitividad así como de liderar sus respectivos mercados. Las compañías, tanto empresas locales o familiares así como aquellas multinacionales siguen confiadas en que el uso de sistemas de información resulta en mejoras a sus procesos así como ahorros. En la actualidad existe una amplia gama de sistemas de información destinados a cubrir las diversas necesidades y requerimientos de las compañías, sin embargo, hoy por hoy las compañías buscan utilizar sistemas ERP con el fin de alinear sus diferentes procesos hacia los mismo objetivos, los objetivos de la compañía.
El uso de sistemas ERP va más allá de llevar un simple control de inventarios ya que estos sistemas son capaces de alinear a la compañía con sus clientes y proveedores, con el fin de fortalecer la cadena de suministros, y con ello, generar grandes cantidades de ahorros así como de agilizar y hacer más eficientes sus procesos y procedimientos.
Dada la importancia y el auge de estos sistemas, es importante conocer y analizar la manera y la importancia de implementar este tipo de sistemas. Por lo tanto se debe prestar atención a las marcas y participantes líderes en el mercado de venta y consultoría de ERP y conocer un poco sus métodos al implementar estos sistemas.
Por otra lado, también nace la necesidad de investigar acerca de los sistemas ERP de software libre, los cuales es un tanto difícil poder establecer alguna método general al momento de implementar este tipo de sistemas ya que debido a su naturaleza de software libre, es muy difícil o hasta imposible alinear a todos los usuarios y desarrolladores de estos sistemas con el fin de establecer un método, de hecho, el intentar hacer algo como esto podría llevar a romper los principios del software libre, simplemente no se podría. 6
Resumen de la Investigación Hoy en día, las tecnologías de información marcan la diferencia entre compañías competidoras. La tendencia del mercado es producir más, reduciendo los costos lo más posible sin perder la capacidad de reaccionar ante las cambiantes necesidades y requerimientos tanto de los clientes internos como externos. Es por esto que la flexibilidad, adaptabilidad y la reducción de costos son las principales razón por las que las compañías adoptan los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) de software libre. El objetivo de la presente investigación es identificar y analizar las diferentes metodologías de implementación de sistemas de ERP, ya sea de software de propietario, software libre o de casas consultoras especializadas en ERP, y finalmente identificar la metodología que mejor se adapte a cualquier sistema de ERP de software libre. Primero, se establece la importancia de los sistemas de ERP y el por qué es importante contar con la apropiada metodología para su implementación. Se presenta el concepto detrás de los sistemas de ERP y cómo es que estos sistemas han evolucionado y cobrado cada vez mayor importancia para las organizaciones al incorporar todas las funciones de negocio bajo un sistema único. A través de una extensa investigación bibliográfica se identifican los sistemas de ERP más importantes del mercado, sin importar si se trata de software libre o no, y junto con ellos las metodologías de implementación propuestas por sus fabricantes y casas consultoras. Las metodologías identificadas fueron Total Solution, Fast Track Plan, ASAP, Oracle AIM, Microsoft Dynamics Sure Step, Easy on Boarding, OpenERP y OpenBravo Implementation Framework. También, se identificaron las principales características necesarias para la exitosa implementación de un sistema ERP. Así finalmente se analizaron las metodologías identificadas y se compararon entre sí, con la finalidad de identificar la metodología que más se acercara a cumplir con las principales características para una implementación exitosa. Llegando a la conclusión de que ninguna de las metodologías seleccionadas cumple con todas las características. Finalizando con una metodología propuesta que cumple con los criterios de una implementación exitosa de un sistema ERP.
Palabras clave: ERP, software libre, metodologías de implementación.
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Abstract
Today, information technologies make the difference between competing companies. The market trend is to produce more, reduce costs as much as possible without losing the ability to react to changing needs and requirements of both internal and external customers. That is why flexibility, adaptability and cost reduction are the main reason why companies adopt open source enterprise resource planning (ERP) systems. The objective of this research is to identify and analyze the different methodologies for implementing ERP systems, whether proprietary software, open source software or specialized ERP consultants, and finally identify the methodology best suited to any open source ERP system. First, it establishes the importance of ERP systems and why it’s so important to have the appropriate implementation methodology. It presents the concept behind ERP systems and how these systems have evolved and become increasingly important for organizations to incorporate all business functions under a single system. Through extensive literature research the major ERP systems on the market are identified, regardless of whether it is open source or not, and with them the implementation methodologies proposed by each manufacturer and consulting houses. The identified methodologies were Total Solution, Fast Track Plan, ASAP, Oracle AIM, Microsoft Dynamics Sure Step, Easy on Boarding, OpenERP and Openbravo Implementation Framework. It also identifies the main features required for a successful implementation of an ERP system. It then analyzes the identified methodologies and compares then with each other, in order to identify the methodology that is the closest to fulfilling the main features for successful implementation. Coming to the conclusion that none of the selected methodologies comply with all these features. Ending with a proposed methodology that meets the criteria of a successful ERP system implementation.
Key words: ERP, open source, implementation methodologies.
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I. Justificación
El uso de sistemas ERP ha aumentado en los últimos años, tal como lo describe la compañía de consultoría “Computer Economics” en su estudio anual “Technology Trends 2011/2012” publicado en el 2011, la tecnología en la cual las organizaciones están invirtiendo sus recursos y que terminan por adoptar es en los sistemas ERP.
Esto nos lleva a pensar en la importancia que está tomando la implementación de sistemas ERP, la cual puede resultar desgastante, ya que se requiere analizar un sistema en uso, el cual ha sido diseñado para satisfacer los requerimientos específicos de la organización y después ajustar el ERP a dicho sistema. Sin embargo, como lo comenta la compañía consultora “Panorama Consulting Solutions” en su estudio “2012 ERP Report” publicado en 2012, los costos y el tiempo
de
implementación
ha
disminuido
considerablemente
en
aquellas
implementaciones de ERP de vendedores como SAP, Oracle o Microsoft.
Pero el costo de adquirir o rentar el licenciamiento para este tipo de sistemas suele ser costoso para la compañía interesada, por lo tanto, cada vez es más común ver compañías que elijan Software Libre para este tipo de sistemas.
Sin embargo, elegir Software Libre conlleva a otro gran problema ya que este tipo de Software por lo regular no cuenta con una compañía que los respalde al momento de la implementación, ocasionando que el soporte y la documentación sea escaza o se requiera de un experto para la implementación de éste.
Debido a la importancia y auge que han tomado tanto los sistemas ERP como el Software Libre, es importante definir una metodología de implementación de sistemas ERP de Software Libre que se pueda adaptar a las diferentes organizaciones, así como también analizar las metodologías de implementación de ERP existentes de las compañías líderes en el mercado actual. 9
II. Objetivos
A. General Analizar Metodologías para la Implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales de Software Libre.
B. Específicos I.- Identificar las Metodologías de implementación de Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales.
II.- Comparar las Metodologías de implementación de Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales y de Software Libre para establecer la más conveniente para la Implementación de Sistema de Planificación de Recursos Empresariales basado en Software Libre.
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III. Antecedentes
Cada empresa es un mundo distinto con necesidades distintas, aun cuando las lógicas de funcionamiento sean muy parecidas, siempre habrá diferencias, es por esto que un ERP, debe al menos ser capaz de ser flexible frente a las necesidades particulares de la empresa a la cual le presta su servicio.
La gran mayoría de los fracasos en la implementación de un sistema ERP se deben a implantaciones mal planteadas. Un implementador de ERP debe preguntar a los clientes qué quiere que haga la aplicación y adaptar el ERP a las necesidades reales del negocio.
Los proyectos ERP que fallan suelen descuidar algunos de los pilares fundamentales de la gestión del proyecto como puede ser la gestión del cambio, la asignación de recursos, la formación, la gestión del riesgo, el involucramiento de la dirección o la interlocución entre implantador y cliente (Romani, 2012).
Una implementación de ERP flexible ofrece procesos adaptables que soportan estrategias de diversificación y aseguran la pronta respuesta ante las volubles necesidades de los negocios. Las soluciones ERP de Software Libre ofrecen esta flexibilidad, además de reducir los costos de implementación en comparación con un software de propietario y esto las vuelve las más populares y son cada vez más solicitadas (Gianni, 2009).
Existen metodologías para implementación de ERP basados en Software Libre, sin embargo, por la misma naturaleza de estos sistemas, la veracidad y responsabilidad de estas publicaciones caen en los usuarios que contribuyen a la construcción de dichos sistemas, de tal manera, que no existen metodologías avaladas por las marcas o por los usuarios en general. En estos casos, las casas consultoras y los usuarios definen sus propias metodologías en base a sus experiencias.
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IV. Marco teórico de referencia
La presente investigación se enfoca en evaluar las siguientes características en la implementación de un sistema ERP basado en software libre.
Estrategia de implementación ERP
La implementación de un sistema de planificación de recursos es extremadamente variable y depende de una gran diversidad de factores entre los que se pueden destacar: la cantidad de sectores involucrados, el número de puestos laborales y el volumen de trabajo (Riegner, 2011).
Existen tres corolarios para la implementación de cualquier sistema de información y un sistema de ERP no es la excepción:
Los sistemas de información son parte de la infraestructura de una compañía, y por lo tanto son estratégicos para su éxito y supervivencia.
Los sistemas de información existen para dar soporte a las funciones de negocio e incrementar la productividad, y no al contrario.
Aprender de los éxitos y fracasos de otros y no procurar no reinventar la rueda (Ligus, 2004).
Existen ya dos estrategias de implementación del ERP que han probado ser exitosas, estas son: Big Bang y Step by Step. En la primera, se reemplaza a los sistemas de una compañía en una sola operación. En la segunda, se implanta el software por etapas (Rashmi, 2006).
Metodología de implementación de software ERP
La mayoría de los vendedores en la industria del software han desarrollado sus propias metodologías (para sus propios productos). En adición a esto, compañías consultoras han desarrolla metodologías alternas para dichos productos. 12
Los vendedores de software utilizan las metodologías como herramientas de mercadeo con el fin de disminuir o eliminar los miedos y dudas referentes a la migración de un sistema por parte de sus clientes. Sin embargo, las metodologías de implementación de ERP son más que eso, ya que estás provienen de la experiencia de anteriores implementaciones a lo largo de diferentes generaciones (Leon, 2008).
Administración de proyectos
La administración de proyectos es la planificación, calendarización, y control de las actividades necesarias para lograr los objetivos de un proyecto. Los más importantes objetivos que se deben ser logrados son los de desempeño, costos y tiempos, mientras que simultáneamente se controla o mantiene el alcance del proyecto en los niveles adecuados (Lewis, 1995).
Trabajo en equipo
El trabajo en equipo cobra una gran importancia en la actualidad, el mundo es cada vez más complejo, por lo cual el trabajo es equipo es una necesidad fundamental para poder desempeñar cualquier proyecto.
Cassares define cinco tipos diferentes de trabajo en equipo: Círculos de control de calidad, Team Building, Equipos de Choque, Equipos Multidisciplinarios y El modelo biológico y sistémico.
Círculos de Control de Calidad
Estos pequeños grupos son entrenados en el manejo de técnicas de creatividad, de priorización de problemas, en medición estadística, en análisis de problemas y trabajo en equipo.
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Los círculos de calidad vinieron a demostrar que la participación de todos en el compromiso de la producción y de los servicios redunda en una mayor productividad, en mayor innovación y motivación.
La productividad se define en función de la utilización de todo el talento disponible. El poder y el liderazgo se comparte en todos los niveles, y la forma común de trabajar es en equipo, en constante dialogo, en una generación permanente de ideas de mejora, de nuevos proyectos y de una adaptación continua al medio competitivo a través de todas las células de la organización.
Team Building
Es un método de trabajo en grupo el cual concibe a las organizaciones como un sistema compuesto por equipos de trabajo y no como un conjunto de individuos. La dirección general está integrada estructural y dinámicamente a cada una de las direcciones que reportan. Estas a su vez se integral con los equipos del siguiente nivel gerencial y así sucesivamente.
Equipos de Choque
Los equipos de choque son equipos que se forman en función de un problema específico, que no puede ser resuelto rápidamente en las circunstancias normales de trabajo. Este método de trabajo en equipo se utiliza para generar en un tiempo relativamente corto un nuevo proyecto o producto.
Equipos Multidisciplinarios
A medida que se inician y multiplican los equipos en una organización, se aprende que existen límites a la solución de problemas dentro del mismo grupo. Es necesario pasar a resolver problemas entre áreas o conjuntamente con los proveedores o con
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los clientes. El origen del nombre indica que se trata de un grupo compuesto por personas de diversas especialidades.
El modelo biológico y sistémico
Las organizaciones son sistemas humano-administrativos que interactúan entre sí para lograr resultados de producción o servicios.
La organización es un organismo vivo interactuante, compuesto de células interdependientes en donde el objetivo de estudio es la organización como un ente con identidad y destino. En otras palabras, la organización está formada por diversos equipos interactuantes. La célula básica de la organización es el equipo. (Casares, 1995).
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V. Marco conceptual
A continuación se describen los conceptos requeridos para la presente investigación.
Estrategia La palabra Estrategia procede del término griego “strategos” que significa dirigir un ejército. En el fondo, las empresas actuales se consideran como ejércitos que luchan con otros en busca de mantener o ganar clientes.
La estrategia militar aporto nuevos enfoques en el campo empresarial. La estrategia militar se relacionaba con la creación de un plan global para establecer una posición favorable mediante el despliegue de una seria de recursos (Carrion, 2007).
La estrategia es un plan, es una especie de curso de acción conscientemente determinado, una guía para abordar una situación específica. De acuerdo con esta definición, las estrategias tienen dos características esenciales: se elaboran antes de las acciones en las que se aplicara y se desarrollan de manera consciente y con un propósito determinado (Mintzberg, Brian, Voyer, 1997).
Por lo tanto, para esta investigación, definiremos Estrategia como el plan global que se elabora antes de las acciones y con un propósito determinado.
Metodología
La metodología es el estudio crítico del método. Método es una sucesión de pasos ligados entre sí por un propósito (Pardinas, 2005).
Una metodología es una hoja de ruta (roadmap) que lleva a la implementación hacia el éxito. El propósito de una metodología es entregar una implementación en tiempo y forma acorde a las especificaciones y al presupuesto (Rashmi, 2006). 16
En base a estas dos definiciones, para los objetivos de esta investigación definiremos Metodología como el conjunto de pasos a seguir para una implementación.
Software Libre
Se define software libre a todo aquel software que cumpla las siguientes características (Golden, 2005):
Disponibilidad del código
El código del software libre está disponible para sus usuarios, lo que significa que este se puede descargar y modificar por el usuario. Esto difiere totalmente del software propietario y comercial el cual es distribuido en formato binario con el fin de asegurar que el código no sea modificado por nadie más que sus propios creadores.
De igual manera las licencias de software libre son menos restrictivas en términos a como el software puede ser utilizado. Esto no significa que no existan condiciones de uso bajo este tipo de licenciamiento, sin embargo, el software libre usualmente permite a las organizaciones hacer uso de este software de cualquier manera que se requiera.
Software sin precio
El software libre es distribuido sin costo, ya que debido a que el código está abierto no hay manera de controlar la distribución de este. A menudo se suele confundir el software libre con el freeware, sin embargo a pesar de que el freeware es distribuido sin cargos, este no permite el acceso y la modificación al código. Definición de ERP
Un sistema de planeación de recursos empresariales (ERP, Enterpise Resource Planning) es un término que se emplea para describir un sistema de información
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organizacional (empresarial) integrado. El ERP es un software que ayuda al flujo de información entre las áreas funcionales de la organización (Kendall, 2005).
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VI. Estado de arte
A continuación se describen algunas investigaciones recientes relacionadas con la implementación de sistemas ERP de Software Libre. En el estudio “Un estudio exploratorio sobre los factores críticos de éxito en la implantación de sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) en Venezuela” realizado por Leopoldo Colmenares y publicado en el año 2005 en la revista JISTEM (Journal of Information Systems and Technology Managment) destaca que las empresas que participaron en el estudio utilizaron la metodología de implementación del proveedor, por ejemplo en el caso de la implementación de SAP se utilizó la metodología ASAP. La investigación concluye entre otras cosas con la importancia de emplear una metodología de implementación así como de efectuar una rigorosa planeación de esta (Colmenares, 2005). Por su parte Zfairopoulos, Pagourtzi, Litsa y Akounis en su investigación “Installing an ERP System with a methodology based on the principles of goal directed project management” publicada en JISTEM en el año 2009, proponen una metodología de implementación de ERP basada en la metodología de administración de proyectos GDPM (Goal Directed Project Management). Su propuesta a diferencia de las metodologías de los fabricantes abarca actividades como roles y responsabilidades del personal involucrado así como el manejo de riesgos. Como resultado de los trabajos de investigación y actividades de el “World Congress of Engineering and Computer Science 2011”, R. Addo-Tenkorang y P. Helo en su publicación “Enterprise Resource Planning (ERP): A review literatura report” hacen un análisis acerca de trabajos publicados entre el año 2005 y el 2010 con el tema referente a los ERP. Después de analizar un total de 154 artículos de 49 publicaciones concluyen entre otras cosas que a menudo la implementación de ERP es el proyecto más grande que las compañías realizan en su historia, y por lo tanto todo lo relacionado a la implementación de ERP ha llegado a ser una verdadera 19
preocupación para la industria a tal grado que la mayoría de los artículos (54%) hablan o se refieren a este tema. Muchos de estos artículos comparten las experiencias de implementación de algunas compañías con el fin de explicar porque la implementación de ERP es difícil y los requerimientos para que esta sea exitosa, así como los diferentes planes, estrategias, enfoques y comparaciones entre diferentes implementaciones.
Además concluyen que, uno de los temas más populares de los artículos publicados acerca de implementación de ERP es identificar los factores críticos del éxito, sin embargo después de analizar estas publicaciones se encontraron muchas inconsistencias debido a que los investigadores describen muchas diferencies entre los factores críticos del éxito definidos por los autores.
Respecto a los sistemas ERP de Software libre, Fernando Dos Santos e Idalberto Aparecido describen en su investigación teórica “A theorical analysis of key points when choosing Open source ERP systems” acerca de las ventajas de utilizar sistemas ERP basados en Software libre. Las principales ventajas descritas en su investigación son que, estos sistemas ofrecen una mejor capacidad para adaptarse a la compañía, se reduce la dependencia hacia el proveedor del sistema y la reducción de costos. Además concluyen que es viable le elección de estos tipos de sistemas ERP debido a su bajo costo de implementación y licenciamiento, sin embargo, dan énfasis a que el proceso de implementación debe de ser rápido y de bajo costo para lograr el éxito.
Existe una gran variedad de Software Libre en diversas categorías como lo son sistemas operativos, aplicaciones de escritorio, ERP, etc. Debido a esto y a la misma naturaleza del Software libre no existen metodologías que se apliquen a cualquier compañía u caso, por lo tanto las investigaciones referentes a las implementaciones de Software libre por lo general concluyen en propuestas de implementación o descripciones de metodologías empleadas en base a experiencias anteriores.
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Por ejemplo el caso de la investigación “Definición de Metodología para la Implementación de Software Libre y Open Source en la Universidad Politécnica Salesiana Sede Cuenca”, en la cual Janneth Morocho y Oscar Mayancela proponen una metodología de implementación exclusivamente para la Universidad Politécnica Salesiana de Ecuador, esta propuesta de metodología se basa en la combinación del estándar internacional para la evaluación de la calidad de Software: ISO IEC 9126 y en el modelo para la mejora de procesos: CMMI. Así como esta investigación, existen muchas en las cuales las propuestas de metodologías de implementación están muy limitadas a ciertos casos u organizaciones.
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VII. Problema eje
¿Existe una Metodología de Implementación de sistemas ERP de Software Libre que pueda aplicarse en cualquier empresa?
¿Se puede proponer una Metodología de Implementación de sistemas de Software libre que pueda aplicarse a cualquier empresa?
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VIII. Hipótesis
A. Central
Existe una metodología generalizada para Implementar un sistema de Planificación de Recursos Empresariales de Software Libre.
B. Específicas
1. Las metodologías de implementación de sistemas de ERP existentes son ASAP, Oracle AIM y Microsoft Sure Step.
2. Existe una Metodología de implementación de sistemas ERP de Software Libre que pueda aplicarse a cualquier empresa.
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IX. Delimitación del problema
La presente investigación se limitara a analizar metodologías de implementación para ERP de las marcas líderes en el mercado así como las metodologías de sistemas de información de Software Libre que estén respaldas por grupos de usuarios extensos o establecidos.
Existen diversas metodologías de selección, evaluación y desarrollo de ERP; esta investigación se concentrara en metodologías de implementación.
La presente investigación se realizara en la ciudad de Chihuahua Chih. México durante el mes de noviembre del 2012.
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X. Criterios metodológicos A continuación se describen los criterios metodológicos de la presente investigación.
Naturaleza: La presente investigación es de carácter cualitativo, ya que se pretende establecer las cualidades que tienen las metodologías actuales para la implementación de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales de Software Libre
La investigación tendrá un carácter descriptivo, debido a que se pretende establecer si existe una metodología general para la implementación de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales de Software Libre.
Tipo de investigación: El objetivo de la presente investigación es analizar las diferentes metodologías de implementación de ERP con el fin de identificar las diferencias y semejanzas, por lo tanto esta investigación es de tipo Comparativa.
Forma: Descriptiva. Se describen y analizan las diferentes metodologías de implementación investigadas.
Modo: Documental, ya que en la presente investigación se analizó información escrita acerca del tema de estudio.
Métodos de investigación: El método de investigación empleado será Bibliográfica Documental.
Técnicas de investigación: La técnica a emplear en esta investigación es la investigación documental.
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Técnicas auxiliares: Elaboración de Tablas en Microsoft Word para la evaluación y análisis de las metodologías investigadas.
Universo: Debido a que la investigación es de carácter no probabilístico, y el universo de metodologías de implementación depende de cada empresa de software encargada de su implementación, no es posible establecer un número exacto de las metodologías existentes.
Población: La población de estudio serán empresas de Software de implementación de sistemas de Planificación de Recursos Empresariales de Software Libre.
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1. Sistemas ERP
A continuación se detallaran los elementos requeridos acerca de ERP para la presente investigación.
1.1 ERP
Un sistema de ERP es un producto integral que pretende administrar la mayoría de las operaciones de una compañía. Lo que distingue a un sistema ERP es la integración de funciones para crear un sistema único y unificado, en vez de un grupo de aplicaciones aisladas independientes (Alshawi, Themistocleous y Almadani, 2004).
Se trata de un paquete de software integrado, de múltiples módulos, que están diseñados para das servicio y soporte a múltiples funciones de negocio y considera esas funciones de negocio como un todo coherente, permitiendo que los datos se compartan entre diferentes departamentos. Este enfoque permite a los negocios y a las organizaciones mejorar la productividad y calidad, y mantener su competitividad. Las funciones típicas incluyen sistemas tales como contabilidad, recursos humanos, procesamiento de órdenes de clientes, compras, finanzas, administración de inventarios, operaciones o manufactura, distribución, planeación, servicio al cliente, etc.
Un sistema ERP integra las principales actividades de negocio de una compañía Esta integración mejora la coordinación entre diferentes entidades, flujos de trabajo y procesos, y juega un papel primordial el mejorar la productividad y el servicio al cliente, y por lo tanto, brinda una mayor satisfacción al cliente. También ayuda en la identificación de necesidades de los clientes, identificar prospectos y mejorar las ofertas y mercadeo de la compañía. Los sistemas ERP también ayudan a mejorar la visibilidad de las operaciones de una organización y por lo tanto juegan un papel muy importante en la toma de decisiones administrativas al proveer información apropiada 27
y en tiempo real, contribuyendo a mejorar la calidad de los productos, y mejora la administración de costos de inventarios al perfeccionar los pronostico y la planeación de inventarios.
Sin embargo, aun cuando solo se trata de un paquete de software, un sistema ERP encarna formas preestablecidas de realizar las labores de una empresa. Existen estudios que demuestran como un sistema ERP no es solo un paquete de software que se acopla a las operaciones de una empresa, sino una infraestructura organizacional que afecta la forma de trabajar de las personas e impone su propia logia en las estrategias y cultura de una organización (Shehab et al., 2004).
Una de las partes más importantes de un sistema ERP es la base de datos central. Esta base de datos se utiliza para almacenar la información de los diversos módulos. Dichos módulos producen información desde diferentes departamentos dentro de la organización, y por lo tanto, vuelven a la integración el aspecto más importante de un sistema ERP. Con gran frecuencia, las compañías utilizan solo algunas de las características o módulos de un sistema ERP y crean interfaces entre dichos módulos y sus propias aplicaciones o módulos de otros vendedores. Un sistema de ERP es un paquete de software que implica un alto grado de estandarización, y por lo tanto se altera o modifica para satisfacer las necesidades específicas de cada compañía
Las principales compañías que proveen software ERP de propietario son SAP, Oracle, Sage y Microsoft. Los sistemas ERP que tradicionalmente solo eran utilizados por grandes compañías se están adentrando poco a poco hacia las pequeñas y medianas empresas, quienes, por lo general, encuentran complicado obtener los recursos o presupuesto para adquirir un sistema ERP de propietario.
Las licencias de Servidores para software ERP son por lo general muy costosas. Los sistemas ERP conllevan también altos costos de implementación e instalación. El software libre ofrece una alternativa muy llamativa en este aspecto. Los sistemas de 28
ERP de software libre ofrecen una curva de adopción muy accesible y costeable. Las compañías pueden descargar el sistema sin ningún costo, probarlo y evaluarlo; Reducen los costos de licenciamiento; Ofrecen una flexibilidad que es muy difícil de encontrar en el software ERP de propietario que por lo general es muy genérico e inflexible, requiriendo de un mucho trabajo de personalización para cada implementación.
1.2 Historia de los sistemas ERP
Los sistemas de ERP son una evolución de los sistemas de Planificación de recursos de producción, MRP (Manufacturing Resources Planning) los cuales de enfocaban en la planeación de las actividades de empresas de manufactura. Antes del año 1960, el principal enfoque de los sistemas era el control de inventario basado en los conceptos básicos de inventario (Metaxiotis, Psarras, y Ergazakis, 2003).
Durante los años 1960, se vivió la aparición de las primeras computadoras y los primeros MRP. La planificación de requisitos de materiales (MRP -I) fue una de las primeras aplicaciones para dichos negocios (Orlicky, 1975).
El software MRP soportaba la creación y mantenimiento de datos maestros de materiales y facturas de materiales a través de todos los productos y partes en una o más plantas de manufactura (Metaxiotis, Psarras, y Ergazakis, 2003).
Durante la década de 1970 nacieron algunos de los grandes vendedores de software como SAP, J.D. Edwards y Oracle con su reconocido Lenguaje de consulta estructurado (SQL).
A partir de 1980 se vio la necesidad de integrar el resto de los recursos de las organizaciones de manufactura, y por lo tanto se dio la evolución del concepto planificación de recursos de manufactura (MRP-II).
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No fue hasta la década de 1990 que se vio un rápido incremento los sistemas ERP con un enfoque de integración de los procesos de negocio dentro y a través de las funciones de negocio. Los sistemas MRP-II se expandieron para incluir áreas como ingeniería, finanzas, recursos humanos, administración de proyectos, desarrollo de productos y procesos de producción. Fue entonces cuando el término ERP (Planificación de recursos empresariales) fue acuñado. ERP es una mescla entre los sistemas MRP-II y las tecnologías cliente-servidor. ERP abarca una mayor parte de la cadena de suministros que MRP II al incluir planificación y calendarización de los recursos de los proveedores basados en el calendario y demandas de los clientes. ERP obtuvo una gran popularidad al iniciar el año 1994 cuando SAP lanzó su software de siguiente generación de nombre R/3. En los siguientes años, grandes cantidades de dinero fueron invertidas en los sistemas de ERP desarrollados por SAP y sus competidores como Oracle, Baan y J.D. Edwards. Se puede afirmar que los sistemas ERP alcanzaron su madurez a mediados de la década de 1990.
Figura 1: Historia de los ERP
(Shehab, 2004)
El alcance de los sistemas se ha extendido para incluir funciones de soporte como administración de órdenes, administración financiera, almacenamiento, producción distribuida, control de calidad, administración de bienes y administración de recursos humanos. 30
Además, en los años más recientes se han incluido funciones frontales tales como la fuerza de ventas y automatización de mercadeo y comercio electrónico (Shehab et al., 2004).
1.3 ERP de Software libre
En la actualidad, el Software Libre compite a la par con el Software propietario tradicional,
ofreciendo
favorables
soluciones
para
usuarios
con
reducidos
presupuestos. Este tipo de software es gratuito y por lo regular solo algunos servicios agregados como la instalación, personalización entrenamiento y soporte conllevan un costo cargado por algún consultor o compañía especializada (Schatz, 2011).
El uso libre de este tipo de Software recae en sus tipos de licenciamientos.
Todas las licencias del software describen los derechos del autor para controlar la manera en que dicho software será distribuido. El software es una identidad bajo derechos reservados que expresa la propiedad intelectual y por lo tanto, disfruta de la protección legal de las leyes de derechos de autor. Así como las leyes de derechos de autor son a menudo utilizadas para restringir el uso de un producto, estas leyes pueden ser utilizadas para permitir la gratuita distribución también. Cada software es distribuido bajo algún tipo de licencia el cual controla la manera en que este software puede ser utilizado.
Las licencias de software libre difieren significativamente de las licencias del software comercial. El licenciamiento comercial restringe el uso del software lo más posible con el fin de incrementar las posibilidades de vender más licencias. En contraste, el licenciamiento del software libre está diseñado con el fin de permitir su libre uso, solo con pocas restricciones.
Partiendo del modo de licenciamiento, podemos categorizar al software libre de la siguiente manera: 31
1) Software de Dominio Publico “Dominio Público” es un término legal y significa de manera precisa sin “copyright”, por lo tanto este Software es aquel que no está protegido con derechos de autor (copyright).
2) Software Protegido con Copyleft
El software protegido bajo este término es aquel cuyos términos de distribución no permiten a los redistribuidores agregar ninguna restricción adicional cuando estos redistribuyen o modifican el software. Esto significa que cada copia del software, aun si ha sido modificado, debe de continuar siendo libre.
El copyleft usa la ley del copyright pero a la inversa: en lugar de ser un medio de privatizar el software, se trasforma en un medio de mantener libre el software. La idea central del copyleft es dar a cualquiera el permiso (en términos legales) para ejecutar, copiar, modificar y redistribuir versiones de software, pero no se dé el permiso para agregar restricciones propias. De esta manera, las libertades cruciales que definen el software libre quedan garantizadas para cualquiera que tenga una copia.
3) Software libre No protegido con Copyleft
El software libre no protegido con copyleft es aquel en el cual el autor da la autorización para redistribuir y modificar el Software así como para añadirle restricciones adicionales.
Sin un software es libre pero no protegido con copyleft, entonces algunas copias o versiones modificadas pueden no ser libres completamente.
32
4) Software bajo licenciamiento GPL (GNU)
La GPL (General Public License, Licencia Publica General) es la licencia más popular y conocida en el mundo del software libre, su autoría corresponde a la Free Software Fundation (Fundación del Software Libre, promotora del proyecto GNU) y en un principio fue creada para ser la licencia de todo software generado por esta organización.
A este tipo de licencia también se le conoce como GNU ya que es la utilizada por el grupo GNU para la liberación de sus proyectos.
5) Software bajo Licencias tipo BSD
La licencia BSD (Berkeley Software Distribution) tiene su origen en la publicación de versiones del sistema operativo UNIX realizadas por la universidad californiana de Berkley en Estado Unidos. La única obligación que existe es la de dar crédito a los autores, de igual manera permite el uso y la redistribución del software. Este tipo de licencias nacen del hecho de que el software publicado bajo esta licencia era software generado en universidades con proyectos de investigación financiados por el gobierno de los Estado Unidos. Las universidades prescindían de la comercialización del software creado ya que asumían que ya había sido pagado previamente por el gobierno y por lo tanto con los impuestos de todos los contribuyentes, por lo que cual empresa o particular podría utilizar el software sin restricciones (Golden, 2005).
1.4 Ventajas de un Sistema ERP de Software Libre
Con un sistema ERP de software libre se obtienen ahorros en cuanto a costos de licenciamiento. Sin embargo, estos ahorros se pueden ser despreciables cuando se toman en cuenta los costos de integración y mantenimiento (Valyi, 2008). 33
Valyi (2008) argumenta que los costos de un sistema ERP de software libre se vuelven aparentes desde el principio de los procesos de integración, mientras que los vendedores de software de licencia son buenos al ocultar dichos costos a largo plazo. Muchas compañías que eligen implementar software ERP de licencia han experimentado costos adicionales al paso el tiempo y el costo total de la implementación fácilmente duplica el costo original. Según un estudio realizado por el grupo Standish en el 2000 analizando las implementaciones de software ERP de propietario, el 28% de las implementaciones respetaban el presupuesto, los tiempos y satisfacían las necesidades de la empresa, el 49% se consideraban un fracaso en cuanto a presupuesto, tiempo y funcionalidad, y el 23% fueron abandonadas entes de terminar la implementación. Además de la ventaja en cuanto a costos, el software libre de ERP ofrece una cobertura mayor de las necesidades de negocio gracias a la capacidad de escalamiento. Algunas de las ventajas más notorias de un software libre de ERP son: (Valyi, 2008)
Flexibilidad: Con un sistema ERP de software libre, se pone a disposición el propio código fuente y por lo tanto es más fácil crear interfaces e integrarlo con otros sistemas. Aun mas, la personalización a integración con sistemas previamente existentes se vuelve una tarea más sencilla para la empresa, ya sea que lo realice de forma interna o contratando personal externo debido a la disponibilidad de recursos y documentación en Internet. Por otro lado, los vendedores de software ERP de propietario tienen la tendencia a incluir un menor número de estándares, ya que esto puede resultar costoso. Por lo tanto, utilizan sus propios protocolos que no son válidos fuera de los límites del propio vendedor.
Calidad: Valyi (2008) indica que los sistemas ERP de software libre se distinguen por tener una mayor calidad en el nivel técnico. Esta calidad superior puede ser el resultado del compromiso de los vendedores de software libre de ERP tienen hacia los retos técnicos.
Disponibilidad de adaptación al ambiente empresarial: Para el software ERP de propietario es responsabilidad del cliente adaptar sus procesos de negocio 34
al sistema en cuestión, esto se justifica por la premisa de que su implementación está realizada con el mejor conocimiento en el dominio y que se han implementado las mejores prácticas en sus productos. Los sistemas ERP de software libre ofrecen al cliente la posibilidad de adaptar el sistema a su ambiente y prácticas empresariales.
Modelo de infraestructura que se adapta a las Pymes: Los sistemas ERP de propietario tienen altos costos de modelo de infraestructura por lo que son difíciles de adaptarse a la realidad económica de las Pymes. Además, a nivel técnico, los sistemas ERP de propietario conllevan altos costos de integración.
Sin costos ocultos: muchos de los vendedores de sistemas ERP de propietario se aproximan a sus clientes con paquetes con costos aceptables pero finalmente resultan ser muy limitados, principalmente en el número de usuarios. Una vez que una organización adopta un software ERP de propietario se puede encontrar atrapado en una costosa batalla para escalar el sistema o para incrementar el número de usuarios de ERP
Posibilidad de desarrollo específico: los vendedores de software ERP de propietario mantienen el control sobre los ensamblados de los módulos funcionales que requiere la organización de sus clientes. Si un cliente desea realizar un desarrollo específico para su sistema, será difícil garantizar que dicho desarrollo será compatible con el sistema.
Independencia del vendedor: Al adoptar un sistema ERP de software libre, el cliente no se encuentra a merced del vendedor. El soporte para el producto es provisto por la comunidad y el cliente tiene una gran posición para ejercer una presión proactiva sobre el vendedor.
Libertad de actualización: una organización que elige adoptar un sistema ERP de software libre puede elegir actualizarlo cuando lo desee. Pueden realizar la actualización ellos mismos o al mejor precio disponible al enviar diversas solicitudes de presupuesto a compañías rivales y elegir la mejor opción al final.
35
1.5 Implementación de ERP
Por lo regular el ERP es un sistema personalizado que en lugar de que se desarrolle de manera interna se compra a alguna compañía, una vez realizada la compra este producto se personaliza de acuerdo a los requerimientos de la organización que lo adquirió. Es común que el fabricante requiera un compromiso por parte de la organización, como usuarios especializados o capacitación de los analistas (Kendall, 2005).
Implementar un ERP suele traer grandes beneficios a la organización, sin embargo también trae consigo grandes dificultades. Trae beneficios dado que la mayoría de los sistemas ERP son diseñados en base a experiencias y buenas prácticas resultando en mejoras a la productividad y el desempeño. Los nuevos procesos de negocios van orientados a la cadena de suministros y al servicio al cliente. Debido a la integración de la información, la consistencia de datos se da de manera natural eliminando la necesidad de sincronizar datos entre diferentes aplicaciones. Además el ERP facilita la comunicación entre los diferentes departamentos de la organización.
Por otro lado, implementar un ERP suele ser un proceso largo, y durante el proceso de implementación el desempeño laboral del día a día suele verse mermado debido a los recursos necesarios para ambas actividades. En ocasiones existe resistencia del Staff al diseñar nuevos procesos de negocios. La personalización del sistema ERP por lo regular es limitada así como difícil y costosa ya que el sistema tiende a ser rígido e inflexible si una función o actividad no es cubierta por el mismo ERP (Schatz, Egri y Saucer, 2011).
La implantación de un ERP es un proyecto muy ambicioso para cualquier empresa, significa involucrarse en la totalidad de los procesos de la empresa, y en muchas ocasiones va a con llevar un rediseño de procesos y el mismo flujo de la información.
36
Es por ello que la implementación de un ERP es un factor que no se puede dejar al azar.
Como definen Díaz Alecxys, Ruiz María Elena y Gonzales Juan Carlos en la Revista de Investigación de Sistemas e Informática de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, las principales características de un desarrollo de implementación son:
Definir las fronteras y los alcances del sistema: para poder hacer que toda la implementación gire en torno a estos límites previamente definidos.
Flexibilidad: Dentro de la estrategia de la organización es importante que está defina claramente el mayor alcance del sistema de acuerdo a las características de la empresa para maximizar el aprovechamiento del sistema ERP que le permita crear nuevas ventajas competitivas y mantener las ventajas competitivas obtenidas.
Alcance de la aplicación: La implantación del nuevo sistema ERP debe ofrecer una única solución que abarque todas las áreas de la organización.
Infraestructura tecnológica: En la mayoría de las organizaciones, la implantación del ERP requiere reemplazar y/o optimizar la infraestructura existente.
Cambios en los procesos organizacionales: La implementación del ERP implica un cambio masivo en los procesos de trabajo y en los flujos de la información.
Por
naturaleza,
introducir
cambios
es
un
proceso
políticamente difícil que puede mostrar la resistencia de grupos o personas conservadoras.
Intensidad de la relación con el proveedor del sistema. El éxito del proyecto depende plenamente de que existe una buena relación con el proveedor y del tamaño del sistema que se está implantando.
Involucramiento de los usuarios: El involucramiento de los usuarios finales y los desarrolladores es muy importante, además el grado de habilidades de los usuarios es un factor clave para el éxito del sistema.
37
2 Análisis de Metodologías de Implementación
La mayoría de los vendedores en la industria del software han desarrollado sus propias metodologías (para sus propios productos). En adición a esto, compañías consultoras han desarrolla metodologías alternas para dichos productos.
Los vendedores de software utilizan las metodologías como herramientas de marketing con el fin de disminuir o eliminar los miedos y dudas referentes a la migración de un sistema por parte de sus clientes. Sin embargo, las metodologías de implementación de ERP son más que eso, ya que estás provienen de la experiencia de anteriores implementaciones a lo largo de diferentes generaciones.
A continuación se describen algunas metodologías de implementación de sistemas ERP. Como se mencionó anteriormente, algunas de estas metodologías son propiedad de los mismos fabricantes del sistema, otras son propiedad de casa compañías consultoras.
2.1 Total Solution
Como menciona Leon la empresa Ernst & Young LLP ha desarrollado un enfoque de reingeniería llamado “Total Solution” (Solución Total), este enfoque se basa en 5 componentes:
1) Proposición de valor Este componente construye el caso de negocio (Business Case). La clave de éxito antes de que cada proceso pueda iniciar es asegurarse que estos tengan sentido para el negocio. Las siguientes preguntas deben ser respondidas antes de que cada proceso inicie:
¿Está justificada la inversión en tecnología?
¿Hace sentido con los objetivos de la compañía? 38
¿La gerencia comprende los cambios, y además los apoya?
¿Cuál es el esquema para la toma de decisiones?
¿Cuáles metas serán los medibles en el desarrollo del proyecto?
¿Durante el proceso, se entrega valor hacia la compañía? Figura 2: Metodología “Total Solution”
(Leon, 2008) 2) Verificación real En esta fase se hace una revisión de la organización para el cambio. Siendo que mucha gente se opondrá al cambio, es necesario estar anticipados. Por lo tanto las siguientes preguntas deben de ser contestadas:
¿Está la organización lista para el cambio?
¿Existen planes escondidos?, ¿cómo serán manejados?
¿Están todos a bordo con el alcance y la naturaleza del cambio?
¿Cuál son las expectativas de la gerencia?
3) Enfoque de alineación Aquí se describen las expectativas del cambio a corto y largo plazo. Los beneficios tanto a corto como a largo plazo son la clave para el éxito de cualquier proyecto, Inclusive, si algunas personas no están de acuerdo con el cambio, esto es fácil de aceptar si el progreso es visible. En esta fase se realizan las siguientes tareas:
Evaluar las alternativas para proyecto de reingeniería.
Elaborar el mejor enfoque que facilite la implementación.
Comunicar los resultados esperados a la gerencia y mantener la comunicación durante el progreso del proyecto, esto ayuda a que el proyecto esté en tiempo y dentro del presupuesto. 39
4) Dimensión del éxito La
perfecta
combinación
de
gente,
experiencia,
habilidades,
métodos
y
administración es esencial para el éxito del proyecto. El equipo responsable de la implementación deberá ser conformado por personal con conocimientos en administración de procesos y de cambios, así como de experiencia en la industria.
5) Entrega de valor Este componente consiste en medir los resultados y celebrar el éxito. Un proyecto que no demuestra resultados medibles a lo largo del proceso se irá a la deriva. La gente perdería entusiasmo y las expectativas acerca de la nueva manera de trabajar se convertirían en una promesa rota. Se debe de asegurar que cada proyecto entregue “dividendos” de manera continua además de minimizar los riesgos (Leon, 2008).
2.2 Fast Track Plan
El grupo de consultoría Deloitte & Touche argumenta que su metodología Fast Track Plan puede mejorar y acelerar la implementación de ERP sin importar que los objetivos del negocio involucren reingeniería global, mejora de procesos o remplazo de software. Las 5 fases del Fast Track Plan con sus respectivas actividades ayudan a lograr una rápida y de gran calidad transformación del negocio. Figura 3: Metodología “Fast Track” Plan
(Leon, 2008)
40
Esta metodología consiste en las siguientes etapas:
1) Alcance y Planeación.- Inicia la planeación del proyecto. 2) Visión y Metas.- Se identifican la visión y las metas. 3) Re-diseño.- Inicia el desarrollo y el diseño del software. 4) Configuración.- Se planea la integración. 5) Pruebas y Entrega.- El sistema es entregado.
Fast Track Plan está diseñado para reflejar e integrar las decisiones referentes al rediseño del negocio, los cambios y el desempeño de la organización, así como el entrenamiento, la integridad de procesos y sistemas además de la arquitectura técnica.
Esta metodología identifica 5 áreas (grupos) como elementos individuales que serán llevados a través de las 5 fases, dichas áreas son:
1.- Administración del Proyecto.- Incluye organización del proyecto, análisis de riesgos, planeación, monitoreo, comunicación, manejo de presupuestos y control de calidad. 2.- Arquitectura de los Sistemas de Información.- Incluye selección de Hardware y equipo de Telecomunicaciones, instalaciones, operación, diseño de Software, desarrollo e implementación. 3.- Integridad de Procesos y Sistemas.- Incluye auditorias de seguridad y control. 4.-
Liderazgo
de
cambio.-
Incluye
diseño
de
la
organización,
políticas,
procedimientos, y medibles de desempeño. 5.- Entrenamiento y Documentación.- Incluye el diseño y el desarrollo del entrenamiento para el equipo de trabajo, los usuarios y la gerencia (Leon, 2008).
41
2.3 ASAP
En 1996 la compañía de Software SAP presenta su metodología de implementación: Accelerated SAP (SAP Acelerado, ASAP) con el objetivo de agilizar los proyectos de implantación de SAP. ASAP estaba orientado a los nuevos clientes para que estos utilizaran el conocimiento y la experiencia de SAP obtenida de miles de implementaciones alrededor del mundo. Esta metodología es específicamente orientada para pequeñas y medianas empresas que se encuentran en proceso de adoptar SAP (Lau, 2005).
Figura 4: Metodología ASAP
(Lau, 2005)
Cada fase está compuesta por un grupo de paquetes de trabajo. Estos paquetes de trabajo a su vez están compuestos de actividades, y cada actividad está compuesta por un grupo de tareas.
Las fases de la metodología ASAP, también conocido como ASAP Roadmap, son:
1) Preparación del proyecto El propósito de esta fase es definir una planeación y preparación inicial para el proyecto SAP. Los pasos realizados en esta fase ayudaran a identificar y planear las áreas de principal interés a considerar, así como objetivos, alcance, planeación y definición del equipo de trabajo.
42
En esta fase se integra el equipo de trabajo y se establecen todos los estándares gerenciales como lo son la frecuencia de las reuniones, los informes semanales, informes mensuales, la documentación del proyecto, etc.
También se identifica un plan de comunicación que define de forma clara los métodos y procesos globales de comunicación para compartir toda la información del proyecto.
2) Plano empresarial (Blueprint) El propósito de esta fase es entender los objetivos de la organización y determinar los procesos requeridos para apoyar dichos objetivos. En general el objetivo de esta fase es la creación de un plan empresarial, el cual es un documento a detalle de los resultados obtenidos durante las jutas y reuniones en las que se revisaron los requerimientos. Este documento permitirá al grupo de trabajo definir el alcance y solo enfocarse en los proceso de SAP requeridos por la organización. El plano empresarial consistirá de una vista grafica de la estructura de la organización así como una versión preliminar de los procesos de negocio tanto en formato grafica como escrita.
3) Realización El propósito de esta fase es implementar los procesos requeridos en la fase anterior. Los objetivos de esta fase son implementaciones finales en el sistema, pruebas generales y la liberación del sistema en ambiente de producción (operación).
4) Preparación final El propósito de esta fase es completar las pruebas finales, realizar el entrenamiento a usuarios finales, administración del sistema y actividades de migración para finalizar. La fase de preparación final también sirve para resolver todas las dudas.
Las pruebas finales del sistema consisten en:
Prueba de los procedimientos y programas de conversión. 43
Pruebas de volumen y carga.
Pruebas de aceptación final.
El paso final de esta fase es aprobar el sistema y verificar que la organización está lista para ir al ambiente de producción e iniciar a trabajar con el sistema de manera oficial.
5) Entrada en producción y soporte El objetivo de esta fase es migrar del ambiente de pruebas a producción. Un grupo dentro de la organización debe de ser preparado para atender problemas de los usuarios finales y brindar soporte a las diferentes áreas involucradas en la migración. Esta fase es utilizada también para monitorear transacciones y mejorar el desempeño del sistema. Al finalizar esta etapa el proyecto de implementación será completamente cerrado (Lau, 2005)
2.4 Oracle AIM
Esta metodología es similar a las metodologías tradicionales de administración de proyectos de software.
1) Fase de Definición Durante esta fase se planea el proyecto, se determina los objetivos de la organización y se verifica la viabilidad del proyecto en el tiempo, recursos y presupuestos acordados.
2) Fase de Análisis Operacional En esta fase el equipo de implementación necesita comprender la operación de la organización, analizarla a detalle y determinar los requerimientos de la organización y las limitantes del sistema con el fin de identificar las diferencias entre estos.
44
Figura 5: Metodología Oracle AIM
(Rashmi, 2006)
AIM es una metodología basada en seis fases:
3) Fase del Diseño de la Solución Utilizado para crear diseños de soluciones que cubran futuros requerimientos y procesos basándose en los resultados de la fase de Análisis Operacional.
4) Fase de Construcción Una vez aceptado el diseño, el sistema de software diseñado y probado es validado en esta fase. Aquí suelen realizare los cambios requeridos en la fase de análisis que no están contemplados en el paquete de software original.
5) Fase de Transición Una vez que el sistema esta esté completamente configurado el resultado final es implementa dentro de la organización y los usuarios finales son movidos hacia este nuevo esquema.
45
6) Fase de Producción Esta fase se lleva a cabo cuando la organización comienza a utilizar el ERP en el ambiente de producción (Rashmi, 2006).
2.5 Microsoft Dynamics Sure Step
Desde su creación en 2007, los métodos de trabajo existentes se han ido modificando y otras nuevas se han agregado generando una metodología que guie durante el proceso de entrega de una solución. Sure Step no solo cubre la entrega, sino la planeación de la solución así como el proceso de venta (Shankar, Bellefroid, 2011). Se basa en seis fases:
Figura 6: Metodología Sure Step
(Shankar, Bellefroid, 2011) 1) Diagnostico Conocida como fase de pre-implementación con el fin de auxiliar al cliente en determinar el tipo de solución que proveerá Microsoft Dynamics.
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2) Análisis Esta es la primera fase de la implementación. Aquí se incluye la asignación del líder del proyecto, el plan del proyecto, los requerimientos funcionales, análisis de requerimientos y la junta de arranque del proyecto.
3) Diseño Define como serán solucionados los requerimientos del negocio. Esta fase incluye la configuración del sistema así como las modificaciones requeridas para ajustar la solución a los requerimientos del cliente descubiertos en la fase de análisis.
4) Desarrollo Involucra las modificaciones de programación requeridas para solucionar los requerimientos del usuario.
5) Implementación En esta fase inicia la transición hacia la solución de Microsoft Dynamics. Esta fase incluye actividades como entrenamiento, modificaciones, pruebas piloto y la migración.
6) Operación Esta fase consiste en la transición del proyecto por parte del grupo de implementación al grupo de soporte. Una vez que la implementación es terminada, el cliente asigna las actividades diarias de soporte a un grupo (Donnelly, 2011).
2.6 Easy On Boarding
La compañía de Software QAD en base a implementaciones realizadas durante los últimos años ha desarrollado la Metodología Easy On Boarding (EOB). A través de su sitio de internet www.qad.com describe como EOB es una metodología diseñada 47
para entregar de manera exitosa la solución deseada por el cliente en tiempo y dentro del presupuesto.
Figura 7: Metodología Easy On Boarding
(QAD, s.f.)
Esta metodología intenta ser flexible y escalable con el fin de ser utilizada en proyectos que requieren implementaciones rápidas, simples, de bajo costo, así como aquellos que requieren el desarrollo de grandes modelos multisitio. Esta metodología consiste de cuatro fases:
1) Planeación y Control En la fase de planeación se especifica el entorno de trabajo para la implementación, de tal manera que la terminar esta fase toda la documentación del proyecto deberá de estar finalizada. Esto asegurara que todos los miembros del equipo de implementación (así como los clientes) tengan amplio conocimiento de que es lo que se está requiriendo, la estimación de los tiempos y quien será responsable de cada una de las tareas.
48
2) Diseño y configuración En esta etapa el equipo de trabajo finaliza la definición de los procesos del negocio, así como los roles y las responsabilidades. Los miembros del equipo de trabajo son entrenados en el uso de QAD utilizando documentos y escenarios de prueba, en los cuales, el cliente está de acuerdo en aportar datos de su compañía para realizar dichas pruebas. En esta fase, el equipo de trabajo asegura que el cliente entienda el proceso, este satisfecho con los escenarios de prueba y comprenda como funciona las aplicaciones de QAD.
3) Pruebas y aceptación En esta fase se probaran los procesos y los usuarios finales deberán de estar de acuerdo con los escenarios de prueba. En esta fase se le da la oportunidad al equipo de trabajo de probarse a sí mismos, a la gerencia y a los usuarios finales que la solución de QAD cumple con los requerimientos de la compañía.
4) Implementación y Evolución 4.1) Implementación.- Consiste en finalizar los pasos de la implementación hasta llevar el sistema al ambiente de producción. En esta fase se incluye el entrenamiento a los usuarios finales así como asegurar que el sistema funcione perfectamente en el ambiente de producción.
4.2) Evolución.- Consiste en proveer de soporte a todos los requerimientos y problemas después de la migración al ambiente de producción así como evaluar el funcionamiento para identificar futuros requerimientos (QAD, 2012).
2.7 OpenERP
Debido a su modularidad, la colaboración de desarrolladores en OpenERP ha sido ampliamente integrada, permitiendo a cualquier compañía elegir entre la amplia lista de funciones disponibles.
49
Figura 8: Metodología OpenERP
(OpenERP, s.f.)
Los elementos de la siguiente metodología se describen a través de diferentes fases:
1) Análisis de requerimientos y planeación En esta etapa se define el equipo de trabajo, se definen los costos y beneficios del proyecto y se preparan las siguientes fases de la implementación. En esta fase se responden preguntas como: ¿qué se va a configurar?, ¿se adaptara el software o se cambiara el método de trabajo?
2) Despliegue En esta fase se busca tener la base de datos y el sistema OpenERP listos para el ambiente de producción. Para esto se deberá de instalar OpenERP en el servidor así como crear y configurar las bases de datos.
3) Entrenamiento En esta fase se llevan a cabo 2 tipos de entrenamiento: Técnico y de usuarios. El entrenamiento técnico va orientado a los administradores del sistema con el fin de que estos sea capaces en un futuro de desarrollar, modificar y adaptar los modules de OpenERP dentro de la organización. El entrenamiento de los usuarios está orientado a que estos utilicen el sistema en ambiente de producción lo más rápido posible.
4) Soporte y Mantenimiento El objetivo de esta fase es asegurar que los usuarios obtengan la máxima productividad en el uso del sistema respondiendo a sus preguntas. El
50
mantenimiento busca que el sistema continúe las funciones requeridas y que este siempre disponible (OpenERP, s.f.)
2.8 OpenBravo Implementation Framework
Este esquema provee una guía escalable para los proyectos de implementación de OpenBravo. Figura 9: OpenBravo Implementation Framework
(OpenBravo s.f.).
La metodología de implementación de OpenBravo se basa en 5 etapas:
1) Preparación Se define el equipo de trabajo, así como el detalle de la planificación, se realiza la junta inicial (Kick-Off),
2) Definición Las actividades de esta fase son: la extracción detallada de requerimientos, se realiza el diseño funcional así como la estrategia de migración y la definición y diseño de interfaces.
3) Prototipo Iterativo En esta fase se realiza la parametrización y configuración del sistema, los diseños técnicos de interfaces y desarrollos, así como las pruebas unitarias.
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4) Preparación final Se llevan a cabo las pruebas integradas, la migración de datos así como el entrenamiento a los usuarios finales.
5) Arranque y soporte En esta fase se pone en marcha el sistema en ambiente de producción, se realizan los ajustes finales así como soporte y correcciones (OpenBravo, s.f.).
52
3 Análisis de Resultados
A continuación se muestra un cuadro comparativo con los resultados obtenidos de esta investigación:
Figura 10: Cuadro Comparativo Aspectos
Pasos / Fases
Orientación
Considera la resistencia al cambio Tipo de Trabajo en Equipo Definir las fronteras y los alcances del sistema Flexibilidad Alcance de la aplicación Infraestructura tecnológica Cambios en los procesos organizacionales Intensidad de la relación con el proveedor del sistema Involucramiento de los usuarios
Total Solution
Fast Track Plan
ASAP
Oracle AIM
Proposición de valor
Alcance y Planeación
Preparación del proyecto
Definición
Verificación Real
Visón y Metas
Plano empresarial
Enfoque de Alineación
Re-diseño
Realización
Análisis Operacional Diseño de la Solución
Metodologías Microsoft Dynamics Sure Step Diagnostico Análisis Diseño
Easy On Boarding
Openbravo
OpenERP
Planeación y control
Preparación
Analisis de Requerimientos y planeación
Definición
Despliegue
Prototipo Iterativo
Entrenamiento
Preparación Final
Soporte y mantenimiento
Diseño y configuración Pruebas y aceptación Implementación y Evolución
Dimensión del éxito Configuración
Preparación Final
Construcción
Desarrollo
Entrega de valor
Pruebas y Entrega
Entrada en Producción y Soporte
Transición
Implementación
Producción
Operación
--------
--------
Pequeñas Y Medianas Empresas
--------
--------
proyectos que requieren implementaciones rápidas, simples, de bajo costo
Pequeñas Y Medianas Empresas
--------
Si
Arranque y Soporte
No
Si
No
No
No
Si
No
Grupos Multidisciplinarios
--------
Equipos de Choque
--------
--------
Team Bulding
--------
--------
No
No
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
No
No
No
No
No
No
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
No
Si
No
No
No
No
No
No
No
Si
Si
No
No
No
No
Si
No
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
No
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
53
4 Conclusiones
A continuación se describen los resultados de la investigación realizada en los capítulos anteriores.
Buscando identificar las metodologías de implementación de Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales se encontró que las metodologías comerciales como ASAP, Oracle AIM y Microsoft Sure Step, se encuentran enfocadas a la implementación de sus productos correspondientes. Así también, la metodología Easy On Boarding, OpenERP y OpenBravo Implementation Framework también se encuentran enfocadas para sus productos específicos, resaltando el hecho que dos de estas metodologías son para productos de software libre.
Existen también metodologías de implementación de Sistemas ERP que no consideran el producto a implementar sino que generalizan los pasos necesarios para lograr una implementación exitosa, como son Total Solution y Fast Track.
Una vez identificadas dichas metodologías se realizó una comparación de las Metodologías de implementación de Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales y de Software Libre para establecer la más conveniente para la Implementación de Sistema de Planificación de Recursos Empresariales basado en Software Libre.
A pesar de las similitudes entre estas metodologías, existen diferencias importantes que son capaces de inclinar la balanza a favor de una metodología. Sin embargo, la metodología ASAP, cubre la mayoría de las principales características para una implementación exitosa de un sistema ERP.
Analizando las Metodologías para la Implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales de Software Libre encontramos que no existe una metodología generalizada para Implementar un sistema de Planificación de Recursos 54
Empresariales de Software Libre que cumpla con todas las características para una implementación exitosa de un sistema ERP. Por lo tanto se propone la siguiente metodología:
1. Planeación y Análisis
En esta etapa y a lo largo de la metodología se deberá conformar un grupo de trabajo multidisciplinario, conformado en una parte por personal de la empresa, así como por parte de la compañía que vaya a implementar el sistema ERP de Software Libre.
En esta se deberán cubrir los siguientes puntos:
Delimitación del sistema: se establecerán las fronteras y alcances propios del sistema.
Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA): con este paso se pretende comenzar a eliminar la resistencia al cambio por parte de los directivos, al mostrarle las bondades que tiene implementar un sistema ERP.
Análisis de requerimientos tecnológicos: se debe establecer si la empresa cuenta con la infraestructura tecnológica adecuada para soportar un sistema ERP, en caso de que sea insuficiente se harán las recomendaciones correspondientes para que se cumplan con los requerimientos.
2. Integración y Reingeniería de procesos
Esta etapa busca eliminar los vicios que se encuentren dentro de la operación de la empresa, debido al contar con un sistema integral como lo es un ERP, se deben ajustar los procedimientos para mejorar el desempeño de la empresa.
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Así mismo se pretende eliminar fronteras entre departamentos al integrarlos a un sistema global dentro de la empresa, el cual proveerá una solución para todas las áreas de la empresa.
3. Realización
Esta etapa tiene como objetivo:
La implementación de los procesos establecidos en las etapas anteriores en un ambiente de prueba.
Comenzar a involucrar a los usuarios en el manejo del ERP, haciendo mención en los beneficios directos que tendrán.
Evaluar el desempeño del flujo del sistema.
4. Capacitación y Pruebas Finales
En esta etapa se capacitara se integrara en dos partes:
Capacitación formal al personal: se dotara capacitación al personal que empleara el ERP, así mismo como al personal que brindara el soporte técnico.
Pruebas finales del sistema: (Volumen y carga, aceptación)
Además se determinara si la empresa esta prepara para pasar el sistema a producción
5. Migración y Control
Se realizara la migración de los diversos sistemas con que cuente la empresa al ERP y se pasara de un ambiente de pruebas a producción. Así mismo se realizaran mediciones de control para medir el desempeño del ERP.
56
5 Recomendaciones
Debido al corto periodo de tiempo para realizar la presente investigación, la principal recomendación es validar la metodología propuesta, esto es, realizar una implementación de algún sistema de ERP de Software libre con dicha metodología con el fin de observar si el resultado de dicha implementación es exitoso o no.
Además, esta investigación fue basada específicamente en metodologías, haciendo a un lado las estrategias de implementación y la administración de proyectos, sin embargo dada la importancia y cercanía de estos términos con las implementaciones de ERP, sería de gran importancia investigar acerca de ellos.
Como última recomendación es la búsqueda de más metodologías con el fin de que las conclusiones obtenidas de esta investigación sean las correctas.
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Bibliografía
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