analisa kebutuhan FTE

BAB I PENDAHULUAN

•

Latar Belakang Masalah kesehatan masyarakat khususnya Negara berkembang termasuk Indonesia sangat beragam dan harus segera diatasi dengan kerjasama yang kuat antara pemerintah dan masyarakat itu sendiri. Dalam hal ini pemerintah telah membentuk badan khusus secara formal yang menangani masalah kesehatan masyarakat yaitu kementerian kesehatan sesuai dengan visinya Masyarakat Sehat Yang Mandiri dan Berkeadilan. Rumah Sakit berperan penting dalam mewujudkan visi kementerian kesehatan tersebut. Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah Sakit berfungsi dalam (1) penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit. (2) pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis. (3) penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan dan (4) penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan. Seperti yang disebutkan diatas bahwa salah satu factor penting dalam pemberian pelayanan adalah Sumber Daya Manusia Kesehatan yang berkompeten. Sumber daya manusia adalah orang-orang yang merancang dan menghasilkan barang atau jasa, mengawasi mutu,

memasarkan produk,

mengalokasikan sumber daya financial, serta merumuskan seluruh strategi dan tujuan organisasi. Tanpa orang- orang yang memiliki keahlian atau kompeten maka mustahil bagi organisasi untuk mencapai tujuannya. Banyaknya keunggulan yang dimiliki organisasi atau perusahaan, tidak akan dapat memaksimalkan produktivitas dan laba usaha tanpa adanya komunitas karyawan yang berkeahlian, kompeten, dan berdedikasi tinggi terhadap organisasi atau perusahaan. Perencanaan SDM adalah proses estimasi terhadap jumlah SDM berdasar tempat, keterampilan, dan perilaku yang dibutuhkan untuk memberikan pelayanan kesehatan. Dengan kata lain, kita meramalkan atau memperkirakan siapa mengerjakan apa, dengan keahlian apa, kapan dibutuhkan dan berapa jumlahnya. Melihat dari pengertian diatas, perencanaan SDM rumah sakit seharusnya berdasarkan fungsi dan beban kerja pelayanan kesehatan yang akan diahadapi di masa depan. Beban Kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Pengukuran beban kerja di artikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yzang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisa jabatan, teknik analisa beban kerja atau teknik manajemen lainnya. Pengukuran beban kerja juga merupakan salah satu teknik manajemen untuk mendapatkan informasi jabatan, melalui proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. Informasi jabatan tersebut dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat untuk menyempurnakan aparatur baik dibidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumber daya manusia.

Rumah Sakit Umum Pusat Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo adalah rumah sakit pemerintah dan secara teknis berada di bawah Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Rumah sakit ini adalah salah satu rumah sakit pemerintah yang bertipe A terletak di Jalan Diponegoro no. 71 Jakarta Pusat. Rumah sakit ini memiliki 1001 kapasitas tempat tidur. Jumlah rata-rata kunjungan pasien rawat jalan 2000 pasien, sedangkan jumlah rata-rata rawat inap pasien

pulang perhari 150 pasien. BOR di RSUPN Dr. Cipto

Mangunkusumo tahun 2013 adalah 67,94% Berdasarkan observasi penulis, adanya penumpukan RM di bagian analisis, sehingga terjadi ketidakseimbangan antara beban kerja dan tenaga kerja pada bagian pengolahan rekam medis khususnya analisa kelengkapan, dengan jumlah tenaga 3 orang yang mengerjakan Analisis sebanyak 150 RM perhari ditambah rekam medis yang belum terselesaikan di tahun 2013 yang di kerjakan diwaktu lembur.

Dari hasil observasi tersebut penulis tertarik untuk mengambil topic “Perhitungan Kebutuhan tenaga Untuk Analisis Kelengkapan RM dengan Metode FTE Di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo”

•

Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut diatas penulis ingin mengetahui : Berapa Jumlah kebutuhan tenaga Analisis kelengkapan RM dengan Metode FTE di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo pada tahun 2014 ?

•

TUJUAN PENELITIAN

•

Tujuan Umum Menghitung Kebutuhan tenaga Analisis Kelengkapan RM dengan Metode FTE Di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

•

Tujuan Khusus

•

Menghitung jam kerja perhari dan pertahun petugas Analisis kelengkapan RM

•

Menghitung Beban Kerja Petugas Analisis Kelengkapan RM

•

Menghitung target perjam yang harus dikerjakan 1 petugas Analisis

•

Menganalisis kebutuhan tenaga berdasarkan rumus FTE

•

MANFAAT PENELITIAN

•

Bagi penulis Apa yang dihasilkan dari penelitian ini dapat menjadi pengalaman dan bekal bagi penulis di dunia kerja kelak, dan diharapkan dapat menjadi referensi bagi penulis demi mengembangkan ilmu pengetahuan penulis.

•

Bagi Rumah Sakit

Apa yang dihasilkan dari penelitian ini dapat memperoleh masukan tentang langkah-langkah yang harus ditempuh oleh RSCM dalam upaya menangani permasalahan beban kerja sekaligus menjadi bahan referensi dalam melakukan pengkajian lebih lanjut

•

Bagi Akademi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Bhumi Husada Hasil penelitian ini sebagai bukti tertulis dari hasil pembelajaran mahasiswa selama 3 tahun menjadi mahasiswa Bhumi Husada Jakarta serta sebagai sumber bacaan dan menambah koleksi perpustakaan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

•

Kerangka Teori

•

Pengertian Rekam Medis

Menurut Depkes dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269 Th 2008 “Berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien” Menurut IFHIMA “Rekam Medis adalah kumpulan catatan tentang pasien dimulai pada saat pasien mendapatkan pengobatan dari rumah sakit, klinik atau pelayanan kesehatan utama lainya”. Menurut Edna K. Huffman “Kumpulan dari fakta-fakta atau bukti keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan pada pasien tersebut’’. Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis yaitu mulai pencatatan selama pasien mendapatkan pelayanan

medis, dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang

meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya. •

Tujuan dan kegunaan Rekam Medis

•

Tujuan Rekam Medis Tujuan

Rekam

Medis

adalah

menunjang

tercapainya

tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa di dukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana

yang

diharapkan.

Sedangkan

tertib

administrasi

merupakan salah satu factor yang menentukan didalam upaya

pelayanan kesehatan di rumah sakit. •

Keguanaan rekam medis Menurut Edna K. Huffman, keguanaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain:

•

Aspek Administrasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

•

Aspek Medis Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

•

Aspek Hukum Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

•

Aspek Keuangan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan, karena isinya mengandung data/ informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan.

•

Aspek Penelitian Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data/ informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian

dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan. •

Aspek Pendidikan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/ informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran dibidang profesi si pemakai.

•

Aspek Dokumentasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

•

Perencanaan dan Pemasaran Untuk mengidentifikasi data penting untuk menyelesai dan mempromusikan pelayanan dari fasilitas yang ada. Untuk mendapatkan informasi yang berguna bagi perencanaan sarana pelayanan kesehatan tersebut dan dapat digunakan dalam mengambilkan keputusan.

3. Sumber Daya Manusia a. Pengertian Sumber Daya Manusia Untuk memahami pengertian SDM perlu dibedakan antara pengertiannya secara makro dan mikro. pengertian secara makro adalah semua manusia sebagai penduduk atau atau warga negara suatu negara atau dalam batas waktu tertentu yang sudah memasuki usia angkatan kerja, baik yang sudah maupun yang belum memperoleh pekerjaan (laspangan kerja). disamping itu SDM secara makro

berarti juga penduduk yang berada dalam usia produktif, meskipun karena berbagai sebab dan/atau masalah masih terdapat yang belum produktif karena belum memasuki lapangan kerja yang terdapat di masyarakatnya. SDM dalam arti micro secara sederhanaq adalah manusia atau orang yang bekerja atau menjadi anggota suatu organisasi yang disebut personil, pegawai, karyawan, pekerja, tenaga kerja dll. Sedang secara khusus SDM dalam arti mikro di lingkungam sebuah organisasi atau perusahaan pengertiannya dapat dilihat dari tiga sudut : 1)

SDM adalah orang yang bekerja dan berfungsi sebagai aset organisasi/perusahaan yang dapat dihitung jumlahnya (kelengkapan).

2)

SDM

adalah

potensi

yang

menjadi

motor

penggerak

organisasi/perusahaan. setiap SDM berbeda-beda potensinya, maka konstribusinya

dalam

bekerja

untuk

mengkongkritkan

rencana

operasional bisnis menjadi kegiatan bisnis tidak sama satu dengan yang lain. Konstribusinya itu sesuai dengan keterampilan dan keahlian masing-masing, harus dihargai antara lain dalam bentuk finansial. Dalam kenyataannya semakin tinggi keterampilan dan keahliannya maka semakin besar pula penghargaan finansial harus diberikan, yang berpengaruh pula pada biaya (Cost) produksi, sehingga SDM berfungsi juga sebagai investasi. 3) Manusia sebagai sumber daya adalah makhluk hidup ciptaan Tuhan YME, sebagai organisasi/perusahaan berbeda dengan sumber daya lainnya. Nilai-nilai kemampuan yang dimilikinya, mengharuskan sumber daya manusia diperlakukan secara berlainan dengan sumber daya lainnya. Dalam nilai-nilai kemanusiaan itu terdapat potensi berupa keterampilan, keahlian dan kepribadian termasuk harga diri, sikap motivasi, kebutuhan

lain yang mengharuskan dilakukan perencanaan SDM, agar SDM yang dipekerjakan sesuai dengan kebutuhan organisasi/perusahaan.

Adapun perbedaan karyawan tetap dan karyawan kontrak sebagai berikut: •

Karyawan kontrak dipekerjakan oleh perusahaan untuk jangka waktu tertentu saja, waktunya terbatas maksimal hanya 3 tahun.

Hubungan kerja antara

perusahaan dan karyawan kontrak dituangkan dalam “Perjanjian Kerja Untuk Waktu Tertentu”. Perusaan tiak mensyaratkan masa percobaan. •

Tak ada batasan jangka waktu lamanya bekerja. Hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan kontrak dituangkan dalam “Perjanjian Kerja Untuk Waktu Tidak Tertentu”. Perusahaan dapat mensyaratkan masa percobaan maksimal 3 bulan.

b. Sumber Daya Manusia Kesehatan SDM Kesehatan (Sumber Daya Manusia Kesehatan) adalah seseorang yang bekerja secara aktif di bidang kesehatan baik yang memiliki pendidikan formal kesehatan maupun tidak yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan dalam melakukan upaya kesehatan. c. Tenaga Kesehatan Tenaga Kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang kesehatan serta memiliki pengetahuan dan/atau keterampilan melalui pendidikan formal di bidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan dalam melakukan upaya kesehatan.

d. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Menurut kamus besar bahasa Indonesia Perencanaan adalah Proses, cara perbuatan merencanakan (merancangkan) hal itu dilaksanakan sepenuhnya di dalam keluarga, organisasi dll. Menurut H. Hadari Nawawi, Perencanaan SDM adalah proses pemilihan dan penetapan tujuan, strategi, metode, anggaran dan standar (tolak ukur) keberhasilan suatu kegiatan. Pengimplementasian pengertian perencanaan tersebut di atas dalam perencanaan SDM berarti di lingkungan sebuah organisasi/ perusahaan harus dilakukan rangkaian kegiatan menetapkan tujuan, memilih strategi dan metode serta penyediaan anggaran untuk mendapatkan anggota baru, yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi/perusahaan.

e. Cara menghitung kebutuhan Sumber Daya Manusia 1)

WISN ( Work Load Indicator Staff Need / Kebutuhan SDM Kesehatan berdasarkan indikator beban kerja) Metode perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja (WISN) adalah suatu metode perhitungan kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan pada beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh tiap kategori SDM kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan. Adapun langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan WISN ini meliputi 5 langkah, yaitu :

•

Menetapkan waktu kerja

•

Menetapkan unit kerja dan kategori SDM

•

Menyusun standar beban kerja

•

Penyusunan standar kelonggaran

•

Perhitungan kebutuhan SDM

•

Full Time Equivalen Full Time Equivalen (jumlah individu) adalah satuan unit pengukuran yang menerangkan jumlah jam yang berbayar dari pekerja regular full time. FTE ini dibutuhkan untuk menunjukkan tugas masing-masing, ditentukan secara keseluruhan dengan tingkat aktivitas pelayanan. Tingkat aktivitas pelayanan berhubungan dengan volume layanan dan tingkat produktivitas yang dapat dicapai dalam pelayanan tersebut. Produktivitas adalah jumlah unit pelayanan yang dilakukan staff perjam dengan memenuhi tingkat kualitas tinggi. Staffing levels (tingkat Staffing) Organisasi kesehatan menggunakan berbagai metode untuk menentukan kedudukan staf yang tepat. Misalnya, banyak fasilitas Rawat inap menggunakan jumlah

kunjungan pasien dengan Karyawan pernuh waktu

(FTE) tiap bulan. Pertemuan pasien merupakan kontak pribadi antara pasien dan dokter, atau orang lain yang berwenang dalam memberikan pelayanan kesehatan untuk diagnose atau pengobatan pasien. Ini mungkin mencakup layansan laboratorium, layanan X-Ray, terapi psysical, dan sebagainya. Penggunaan tingkat staff di tentukan dengan membagi jumlah kunjungan pasien dengan produktivitas yang diharapkan. FTE adalah jumlah pekerja, termasuk paruh waktu, di suatu daerah, posisi paruh waktu setara dengan penuh waktu. Jumlah FTE itu tidak selalu sama dengan jumlah aktual

karyawan Karena dua atau lebih karyawan paruh waktu mungkin sama dengan satu FTE. Patient encounters

= Number of FTEs needed

Productivity •

Patient encounters = is any personal contact between a patient and a physician or other person authorized to furnish healthcare services for the diagnosis or treatment of the patient. These may include laboratory services, x-ray services, physical therapy, and other ancillary services. ( Setiap orang yang melakukan hubungan antara pasien dan dokter atau setiap orang yang berwenang pada pelayanan kesehatan untuk diagnosis atau pengobatan pada pasien)

•

Productivity = Jumlah unit pelayanan yang dilakukan staff perjam dengan memenuhi tingkat kualitas tinggi

•

Number of FTEs needed =Jumlah Individu (FTE) yang diperlukan

Contoh : klinik dokter kecil mempunyai kunjungan 300 pasien perhari. Koder di harapkan dapat mengkode 100 catatan perhari. Untuk menentukan jumlah coder diperlukan, membagi 300 kunjungan dengan 100. Maka dibutuhkan 3 koder untuk melakukan coding di klinik dokter setiap hari. Jumlah kebutuhan SDM Koder = Jumlah kunjungan = 300 = 3 Koder Produktivitas

100

Departemen Rumah Sakit HIM sering menggunakan pasien pulang sebagai metode mereka untuk menentukan tingkat staff.

Contoh : untuk menentukan jumlah karyawan di bagian coding, manajer pertama mengalikan jumlah rata-rata catatan rawat inap yang perlu di kode perjam (6) dengan jumlah jam di hari kerja (7.5), yang berjumlah 45 catatan kode perhari. Pasien keluar rumah sakit berjumlah kurang lebih 55 pasien rawat inap perhari. Berdasarkan jumlah ini, setelah manajer menghitung maka di ketahuilah bahwa ia membutuhkan 1,2 petugas coding. Jumlah kebutuhan SDM Koder = Jumlah kunjungan = 5 Produktivitas

= 1.2 Koder

6x7

Dalam contoh ini, manajer membutuhkan 1 karyawan penuh waktu di tambah 1 part-time ( .2 FTE). Yang di hitung sebagai 40 jam perminggu di kalikan dengan 0,2. Dengan demikian ia membutuhkan karyawan lain untuk bekerja 8 jam per minggu untuk menangani beban kerja. 4. Metode Perhitungan Perkiraan Untuk Masa yang akan datang Metode dalam analisis ini yaitu menggunakan metode kuadrat terkecil atau metode least square, dengan hasil yang diharapkan dari simpangan kuadrat terkecil, maka metode pengukuran ini mengunakan persamaan garis linier Y : jumlah beban kerja a : besarnya beban kerja pada tahun dasar atau tahun median b : besarnya beban kerja setiap tahun x : unit tahun yang dihitung berdasarkan tahun dasar yang akan ditentukan dari x = 0 atau tahun dasar sama dengan tahun median (xm), x= urut-urutan tahun. Adapun langkah yang digunakan adalah :

1. Menyusun data sesuai dengan urutan tahun. 2. Menentukan tahun yang digunakan dalam data time series yang terletak di tengah-tengah sehingga menghasilkan x = 0 atau unit tahun yang dihitung didapat dari urutanurutan tahun (xi) dikurangi tahun median atau tengah (xm) atau (xi-xm). 3. Mencari nilai a dengan rumus dan nilai b dengan rumus a = ∑y n Y = a + bx Di mana: y : beban kerja dari tahun yang diketahui n: jumlah data 4. Memasukkan nilai a dan b ke persamaan rumus trend Y Metode untuk menghitung

perkiraan

jumlah

tenaga

yang

dibutuhkan

dalam

menyelesaikan suatu beban kerja adalah menggunakan rumus FTE yaitu: Keterangan Jumlah beban kerja : Jumlah pasien rawat inap

yang keluar Selesai

perawatan dalam satu tahun. Target per jam : Jumlah dokumen yang mampu diselesaikan dalam satu jam. Jumlah jam kerja per tahun : Jumlah jam kerja petugas Analisis kelengkapan RM dalam satu tahun. 5. Beban Kerja Beban Kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tenaga kesehatan profesional dalam satu tahun dalam satu sarana pelayanan kesehatan. Standar Beban Kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dapat

dilaksanakan oleh seseorang tenaga kesehatan profesional dalam satu tahun kerja sesuai dengan standar profesional dan telah memperhitungkan waktu libur, sakit, dll. Kegiatan Standar adalah satu satuan waktu (atau angka) yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan pelayanan kesehatan oleh tenaga kesehatan sesuai dengan standar profesinya. Kegiatan Standar adalah satu satuan waktu (atau angka) yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan pelayanan kesehatan oleh tenaga kesehatan sesuai dengan standar profesinya. Analisa Beban Kerja adalah upaya menghitung beban kerja pada satuan kerja dengan cara menjumlah semua beban kerja dan selanjutnya membagi dengan kapasitas kerja perorangan persatuan waktu. Analisis Kuantitatif adalah telaah/review bagian tertentu dari isi rekam medis dengan maksud menemukan kekuarangan khususnya yang berkaitan dengan pencatatan Rekam Medis. Penulisan/ pencatatan rekam medis ini diatur oleh kepala bagian rekam medis/informasi kesehatan bersama dengan pemberi pelayanan kesehatan terkait. Untuk menghitung beban kerja personel ada 3 cara yang dapat digunakan yaitu : •

Work sampling Teknik ini berkembang pada dunia industry untuk melihat beban kerja yang dipangku oleh personel pada suatu unit, bidang, ataupun jenis tenaga tertentu. Pada work sampling, kita dapat mengamati hal-hal spesifik tentang pekerjaan sebagai berikut :

•

Aktivitas apa yang sedang dilakukan personel pada waktu jam kerja

•

Apakah aktivitas personel berkaitan dengan fungsi dan tugasnya pada waktu jam kerja

•

Proporsi waktu kerja yang digunakan untuk kegiatan produktif atau tidak produktif

•

Pola beban kerja personel dikaitkan dengan waktu, dan schedule jam kerja

•

Time and motion study Pada teknik ini kita mengamati dan mengikuti dengan cermat tentang kegiatan yang dilakukan oleh personel yang sedang kita amati. Teknik ini bukan saja kita akan mendapatkan beban kerja dari personel, tetapi yang lebih penting adalah mengetahui dengan baik kualitas kerja personel.

•

Pencatatan kegiatan sendiri (daily log) Daily log merupakan bentuk sederhana dari work sampling, dimana orang yang diteliti menulis sendiri kegiatan dan waktu yang digunakan untuk kegiatan tersebut. Penggunaan teknik ini sangat bergantung terhadap kerja sama dan kejujuran personel yang sedang diteliti. Pendekatan ini relative sederhana dan biaya murah.

•

Kerangka Konsep Salah satu asset penting bagi Rumah Sakit adalah sumber daya manusia (SDM), manusia memiliki kemampuan yang sangat berbeda dengan sumber daya lainnya. Setiap sumber daya yang ada di rumah sakit, hanya manusialah yang

mampu menggerakkannya. Karena itulah setiap rumah sakit berusaha agar sumber daya manusia didalamnya dapat memberikan kontribusi yang maksimal agar bisa mencapai tujuan yang rumah sakit inginkan. Diantaranya penyediaan informasi yang akurat dan tepat oleh rekam medis sebagai penyedia informasi di rumah sakit. Pengolahan berkas rekam medis menjadi salah satu upaya penting dalam pencapaian mutu rumah sakit, yaitu assembling, koding, dan analisis. Sumber daya manusia yang merupakan petugas dalam melakukan hal tersebut sangatlah berpengaruh. Pada kesempatan ini penulis menekankan pada analisis beban kerja petugas analisis. Untuk mencapai

kebutuhan SDM dalam

penyelesaian Analisis yang baik dan benar, maka diperlukan beberapa proses antara lain dapat dilihat sebagai berikut :

Gambar 2.1 Kerangka Konsep Analisis kebutuhan tenaga berdasarkan Beban Kerja Petugas Analisis di Rumah Sakit Umum Pemerintah Negara Dr. Cipto Mangunkusumo OUTPUT

PROSES INPUT

•

Menghitung jam kerja perhari dan pertahun petugas Analisis kelengkapan RM

•

Menghitung Beban Kerja Petugas Analisis Kelengkapan RM

•

Waktu Analisis

•

Waktu entry Epidata

•

Waktu entry EHR

•

Menghitung target perjam yang harus dikerjakan 1 petugas Analisis

•

Menganalisis kebutuhan tenaga berdasarkan FTE

Jumlah kebutuhan tenaga Analisis sesuai dengan beban kerja

•

Petugas Analisis Kelengkapan RM

•

Uraian Tugas

•

SOP

•

Rekam Medis

•

Variabel Penelitian

Pengolahan data dilakukan secara manual dengan menganalisis beban kerja SDM dalam petugas analisis, dan juga sub–sub variabel sebagai berikut: •

SDM

•

Uraian tugas

•

SOP

•

Uraian Tugas

• Definisi Operasional •

Input

•

SDM (Perekam Medis) adalah profesi yang memfokuskan kegiatannya pada data pelayanan kesehatan dan pengelolaan sumebr informasi pelayanan kesehatan dengan menjabarkan sifat alami data, struktur dan menterjemahkannya ke berbagai bentuk informasi demi kemajuan kesehatan dan pelayanan kesehatan perorangan, pasien dan masyarakan (Kongres V PORMIKI tahun 2006).

•

Uraian tugas adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan tanggung jawab dan kualifikasi untuk pekerjaan tertentu, berdasarkan analisa pekerjaan.

•

Rekam medis menurut Huffman (1994) adalah “himpunan fakta tentang kehidupan seorang pasien dan riwayat kepenyakitannya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan lampau yang ditulis oleh para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan terhadap pasien.

•

SOP (Standar Operation Prosedure) adalah suatu perangkat instruksi atau langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin

tertentu. •

Proses

• Menghitung beban kerja pertahun adalah proses menghitung volume/kuantitas beban kerja selama satu tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan

pokok

disusun

berdasarkan

waktu

yang

dibutuhkan

untuk

menyelesaiakannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per tahun yang dimiliki oleh tenaga. •

Menghitung jumlah kebutuhan kerja adalah proses menghitung untuk mengetahui jumlah dan jenis atau kategori SDM unit kerja rekam medis sesuai beban kerja selama satu tahun.

•

Waktu Analisis merupakan waktu dimana petugas mengecek kelengkapan dari lembar dan isi dari seluruh catatan pengobatan pasien

•

Waktu entry Epidata merupakan waktu dimana petugas mengentry hasil analisisnya dari lembar monitoring ke dalam aplikasi bernama Epidata yang telah di disediakan oleh RS.

•

Waktu Entry EHR merupakan waktu dimana petugas mengentri ke aplikasi yang disebut EHR yang mana petugas menunjukkan lokasi yang akan dituju (Filing) oleh rekam medis yang telah selesai di analisis dan di entry Epidata

•

Mencari target perjam dan jam kerja pertahun yaitu Target per jam adalah Jumlah Rekam Medis yang mampu di analisis dalam satu jam. sedangkan Jumlah jam kerja per tahun adalah Jumlah jam kerja petugas Analisis dalam satu tahun.

• Memasukkan kedalam rumus FTE

•

Output Jumlah tenaga perekam medis sesuai dengan beban kerja adalah mengetahui jumlah tenaga perekam medis sesuai dengan beban kerja yang ada.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

•

Ruangan Lingkup Penelitian Ruang lingkup Penelitian dilaksanakan di Unit Rekam Medis RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo beralamat di di Jalan Diponegoro no. 71 Jakarta Pusat.

Pelaksanaan penelitian pada bulan Juni 2014. Unit penelitian yang penulis ambil di bagian Analisis Rawat inap adalah Analisis Kebutuhan Petugas Analisis Kelengkapan RM dengan Menghitung Beban Kerja berdasarkan Metode Pengukuran FTE Di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, untuk meningkatkan mutu pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan.

•

Rancangan Penelitian Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama membuat gambaran atau deskriptif tentang suatu keadaan secara objektif.

•

Unit Analisis

•

Populasi Penelitian Populasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah seluruh RM pada pada kunjungan tahun 2013 dan Petugas Analisis Kelengkapan RM di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo.

•

Sampel Penelitian Sampel penelitian yang digunakan adalah tekhnik sampel Slovin yang mana yang diteliti adalah berkas Rekam Medis sebanyak : n=

N 1 + N (d2)

n=

39239

n = 99,84 sampel RM

1 + 39239 (10%)2 Pada bagian analisis kelengkapan rekam medis di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo yang akan dilakukan pada bulan Juni 2014.

•Metode pengumpulan data •Study Kepustakaan Segala usaha yang dilakukan oleh peneliti untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topic atau masalah yang akan atau sedang diteliti. •Observasi Untuk mengamati analisis kelengkapan (Analisis) rekam medis di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. •

Wawancara Untuk mengkonfirmasikan hasil temuan dalam observasi analisis kelengkapan (analisis) yang tidak diperoleh melalui observasi.

•

Instrumen Pengumpulan Data Observasi dengan mengumpulkan dan mengamati kelengkapan data dan pengisian pada lembar RMK di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo dengan membuat tabel analisis. 2. Pedoman wawancara ( wawancara ) dengan Kepala Instalasi RM, Penanggung Jawab dan Petugas Analisis RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, yaitu untuk pengumpulan data dengan wawancara, Instrumen penelitian yang digunakan adalah daftar pertanyaan, dimana peneliti menetapkan sendiri daftar pertanyaan. 3. Tabel pembagian kerja untuk mengetahui kegiatan apa saja dan siapa yang mengerjakan kegiatan tersebut 4. Stopwatch untuk menghitung waktu kerja secara langsung dengan mengikuti petugas analisis maupun yang di kerjakan penulis. 5. Kalkulator untuk menghitung disaat memasukkan rumus pengukuran dengan metode yang di tetapkan penulis.

•

Pengolahan data & Analisis

Pengolahan data yang dilakukan dengan cara manual dengan membuat tabulasi hasil pengamatan dan wawancara. Selanjutnya data disajikan dalam tabel yang tepat untuk mendeskripsikan dan menghitung beban kerja dengan menggunakan rumus Full Time Equivalen.

BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo •

Sejarah RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Rumah Sakit Umum Pusat Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo adalah rumah sakit pemerintah dan secara teknis berada di bawah Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Rumah sakit ini adalah salah satu rumah sakit pemerintah yang bertipe A terletak di Jalan Diponegoro no. 71 Jakarta Pusat. Berdasarkan

buku

sejarah

perjuangan

Rumah

Sakit

Dr.

Cipto

Mangunkusumo tidak terlepas dari sejarah Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia, karena perkembangan kedua Institusi ini adalah saling mengisi. Rumah sakit ini didirikan dengan peletakan batu pertama pada tanggal 26 Agustus 1916 oleh istri Gurbernur Jendral Van Limburg Strirum dengan nama

Central Bulgelijke Ziekeninriching (CBZ) pada masa pemerintahan Belanda, sejalan dengan waktu rumah sakit ini banyak mengalami transformasi baik nama maupun status sebelum akhirnya menjadi rumah sakit badan layanan umum (BLU). Transformasi Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo ini antara lain: •

Tanggal 19 November 1919 rumah sakit ini resmi beroperasi yang dipimpin oleh Dr. Hulsholf yang dijadikan sebagai Direktur Centrale Burgerlijke Ziekeniricthing (CBZ)

yang

pertama.Sejak

disatukannya

CBZ

dan

STOPIA,

maka

penyelenggaraan pendidikan dan fasilitas semakin maju dan berkembang ke arah pelayanan spesialistik bagi masyarakat luas. •

Pada bulan Maret 1942 Indonesia dijajah jepang, saat itu CBZ menjadi Rumah Sakit Oemoem Negri (RSON) yang dipimpin oleh Direktur Dr Asikin Widjaya Kusuma.Tahun 1950 RSON diubah menjadi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dibawah pimpinan Direktur Prof. Suwadji Prawirohardjo.

•

Tanggal 17 Agustus 1964 Mentri Kesehatan RI Prof. Dr Satrio meresmikan RSUP berubah menjadi RSTM (Rumah Sakit Tjipto Mangunkusumo), tetapi sejalan dengan perkembangan ejaan yang disempurnakan, maka RSTM berubah menjadi RSCM (Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo).

•

Pada tanggal 13 Juni 1994, sesuai SK Menkes RI no.553/Menkes/VI/1994, RSCM berubah menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN) Dr. Cipto Mangunkusumo.

•

Tanggal 12 Desember 2000, berdasarkan PP No.16 tahun 2000 RSUPN Ditetapkan sebagai Perusahaan Jawatan (PERJAN) Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo.

•

Tanggal 13 Juni 2005 berdasarkan PP No.23 tahun 2005, Perusahaan Jawatan Dr.Cipto Mangunkusumo berubah menjadi RSUPN Dr.Cipto Mangunkusumo

yang ditetapkan menjadi Badan Layanan Umum. •

Visi dan Misi RSUP Cipto Mangunkusumo

• Visi : Menjadi rumah sakit pendidikan yang dan pusat Rujukan Nasional terkemuka di Asia Pasifik pada tahun 2014. • Misi : •

Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan bermutu serta terjangkau oleh semua lapisan masyarakat.

•

Menjadi tempat pendidikan dan pelatihan tenaga kesehatan.

•

Tempat penelitian dan pengembangan dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui manajemen yang dinamis dan akuntabel.

•

Gambaran Umum Unit Rekam Medis RSUP Cipto Mangunkusumo

•

Sejarah Unit Rekam Medis RSUP Cipto Mangunkusumo Periode pada tahun 1939 sistem setiap poloklinik dibagian penyimpanan rekam medis masih berlaku. Sehingga meskipun pasien ginekologi, pemeriksaan yang berkaitan dengan penyakit dalam juga dilakukan dan jika pasien dirawat, dokumen rekam medis poliklinik dilampirkan pada dokumen rekam medis perawatan, dengan menambah keterangan ‘alasan pasien’ dirawat, sebaliknya kalau pasien pulang, dokter membuat catatan ringkasan (resume) keadaan selama pasien dirawat catatan ringkasan ini dilampirkan pada rekam medis poliklinik untuk digunakan pasien pada waktu “follow up”. Perkembangan selanjutnya adalah rekam medis pada waktu periode

Prof.Hanifa Wiknyosastro, telah dijadikan sebagai sarana logistic digunakan sebagai salah satu unsur manajemen rumah sakit.Jumlah pasien, tempat tidur semua dilaporkan pada pimpinan. Kalau melihat masa lampau tentang penyelenggaraan rekam medis ini telah memegang penting. Untuk mengetahui gambaran selanjutnya dapat diikuti melalui periode tahun 1965 menyelenggarakan sistem rekam medis tampaknya sebelum tahun 1965, masih merupakan tanggung jawab setiap bagian, sehingga pimpinan rumah sakit tidak mempunyai wewenang atas urusan rekam medis. sampai tahun 1965 rekam medis masih disimpan secara desentralisasi, diolah dan disimpan di masing-masing bagian. Pada tahun 1965 Dr. Wahyuni K. Baratawidjaja, MHA telah mulai merintis menghadirkan bidang rekam medis dalam masyarakat kesehatan di Indonesia umumunya, dan di Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkususmo khususnya. Dr. Wahyuni adalah seorang ahli dalam bidang pengolahan rumah sakit, keahlian diraihnya di Canada selama dua tahun (1962-1964), di “Skool Of Higiene University Of Toronto” yang terkenal. Pada tahun 1965, Noraeni Rasyidputra mantan duta besar Burma yang pernah mengikuti training rekam medis di Bangkok selama 6 bulan, bersamasama dengan Ny. Ati Arifin yang mendapat pendidikan di Amerika. Tugas Noraeni selain membantu merintis dibukukannya sistem rekam medis, sekaligus membantu meningkatkan kemampuan bahasa Inggris pada karyawan yang akan dikirim keluar negeri pada tahun 1967, kedua tenaga ahli tersebut meninggalkan RSCM. Pada tahun 1967 tiga orang karyawan RSCM angkatan pertama dikirim ke Canada untuk belajar selama satu tahun, mereka diantaranya; Maya Faniwati,

Priyono dan Itet Tridjayati Sumarijanto Tirtohadikusumo, berhasil menamatkan pendidikan pada tahun 1969 dengan gelar “Medical Record Librarian”. Gelar ini tahun 1976 berubah menjadi “Medical Record Admistrator”. Sebagai orang asing pertama yang lulus dari sekolah ini, Itet Tridjayati Sumarijanto Tirtohadikusumo mendapatkan penghargaan dari Presiden “New Sout Wales Association of Medical Record Librarian” Miss Joyce B. Wilson di Australia. Upaya peningkatan keterampilan petugs rekam medis Prof.Dr.O.Odang Direktur RSCM, menyelenggarakan penataan rekam medis bagi karyawan rekam medis RSCM sebanyak 13 orang selama 14 minggu setiap hari jam kerja. Materi yang diberikan adalah “Medical record Science”. Coding science, medical science, anatomi/fisiologi, statistic dan bahasa inggris. Tujuan penataan adalah untuk meningkatkan keterampilan petugas rekam medis yang sudah ada disetiap seksi rekam medis di tiap bagian (sekarang disebut UPF atau Unit Pelaksana Fungsional).Yang paling penting dari hasil penataran ini adalah dimulainya sistem Laporan dan Statistik yang sebelumnya tidak ada. Sejak tahun 1968-1977 sistem desentralisasi terus bertahan di bawah pimpinan Sri Endang Murni, dibantu oleh Zuster Retno Astuti, karena letak geografis masing-masing ruang perawatan dan poliklinik yang tersebar secara terpisah dan kurangnya tenaga ahli, menyebabkan pengawasan sistem tidak tepat dilakukan secara seksama, dan dimulai oleh Ny.Itet Tridjajati Sumarijanto, sistem sentralisasi di RSCM mulai dikembangkan, yang sebelum kembali ke Indonesia pada tahun 1974, sempat bekerja sebagai kepala seksi rekam medis di Sydney Eye Hospital Woollommoloo selama 3 tahun sentralisasi maksudnya rekam medis diatur dan dikelola dibawah satu organisasi atau satu unit kerja, yang dinamakan Sub.Bagian Pencatatan medic RSCM.

Pada tahun 1977 sistem sentralisasi ini dilakukan secara bertahap. Dimulai dengan dokumen bagi karyawan RSCM, setiap karyawan yang berobat akan mendapat satu rekam medis. rekam medis ini juga berlaku bagi keluarganya yang namanya tercantum dalam kartu askes. Dengan demikian setiap karyawan RSCM, dan keluarganya memiliki satu rekam medis yang disimpan disatu unit yaitu unit rekam medis.setiap pasien yang akan dirawat inap mendaftar melalui “Sentral Opname”. dan rekam medisnya dikembalikan dalam waktu 2x24 jam setelah pasien pulang rawat inap dan untuk pasien rawat jalan rekam medisnya dikembalikan pada hari yang sama setelah selesai berobat jalan untuk diolah di Sub.Bagian Pencatatan medik.

•

Visi dan Misi Unit Rekam Medis RSUP Cipto Mangunkusumo

•

VISI “ Pelayanan rekam medis yang bermutu (cepat, lengkap dan akurat)“

•

MISI

•

Mengembangkan keterampilan dan kemampuan SDM di bidang informasi kesehatan.

•

Meningkatkan mutu pelayanan informasi dibidang informasi kesehatan.

•

Meningkatkan mutu pengolahan rekam medis dan administrasi pasien rawat inap.

•

Meningkatkan mutu sistem pelaporan rumah sakit

•

Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Tabel 4.1 • Distribusi Jumlah SDM Unit Rekam Medis RSUP Cipto Mangunkusumo JENIS JUMLAH % PENDIDIKAN 2,43 % STRATA 3 D3 REKAM MEDIS

51

41,46 %

D3 UMUM

1

0,81 %

SLTA

60

48,78 %

D3 Perumahsakitan

8

6,50 %

Total

123

100%

•

Kegiatan Unit rekam medis di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo secara terperinci meliputi:

•

Penyiapan formulir dan nomor rekam medis: Sistem pemberian kepada pasien yang digunakan RSCM adalah Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System). Sistem ini memberikan satu nomor rekam medis kepada satu pasien pada saat datang pertama kali dan digunakan untuk seluruh pelayanan di RSCM.

•

Formulir rekam medis disiapkan untuk memenuhi seluruh kebutuhan pelayanan pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat.

•

Penerbitan dan monitoring nomor rekam medis dilakukan secara sentral dari Unit rekam medis.

•

Pendaftaran Pasien Rawat Inap Pendaftaran pasien rawat inap dan manajemen tempat tidur

•

Pencatatan rekam medis

•

Ekspedisi dan Cek rekam medis yang dikirim ke dan dari unit rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat

•

Register pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat (komputer)

•

Perakitan rekam medis

•

Perakitan rekam medis pasien baru dan pasien lama rawat jalan,

•

Perakitan rekam medis pasien baru dan pasien lama rawat inap.

•

Klasifikasi Penyakit & Tindakan Koding penyakit dan tindakan dilaksanakan oleh petugas rekam medis yang sudah terlatih dengan menggunakan Buku ICD-10 dan ICD9CM

•

Klasifikasi penyakit dan tindakan pasien baru, pasien lama rawat jalan dan gawat darurat

•

Klasifikasi penyakit, tindakan serta kematian pasien baru dan pasien lama rawat inap

•

Indeks

•

Indeks pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat ( Master Pasien Index / komputer )

•

Indeks penyakit /diagnosa/ tindakan /kematian ( komputer )

•

Indeks dokter ( komputer )

•

Penyimpanan dan pelayanan

•

Penyimpanan dan pelayanan rekam medis aktif menggunakan Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing System)

•

Penyimpanan dan pelayanan rekam medis non aktif

•

Pelayanan rekam medis untuk kepentingan pasien jaminan asuransi / perusahaan, pendididan dan penelitian

•

Pengolahan data:

•

Pengolahan data pelayanan pasien rawat jalan, IGD dan rawat inap.

•

Pengolahan data morbiditas.

•

Pengolahan data indikator RS: ( BOR, ALOS, TOI, BTO )

•

Evaluasi

•

valuasi ketepatan pelayanan rekam medis rawat jalan, UGD dan rawat inap.

•

Evaluasi kelengkapan pengisian rekam medis rawat inap

•

Pelaporan

•

Pelaporan data untuk intern RSCM

•

Pelaporan data untuk ekstern RSCM

•

Kegiatan Yang Ada Di bagian analisis kelengkapan Unit Rekam Medis RSUPN Cipto Mangunkusumo Bagian Analisis Kelengkapan

•

Memeriksa kelengkapan setiap lembar dan isi Rekam Medis hasil rawat inap

•

Menulis identitas dan menceklis manual pada lembar monitoring

•

Input hasil ceklis kedalam aplikasi epidata yang telah tersedia Pada saat observasi penulis menemukan adanya beban kerja tambahan yaitu menerima telepon dari rawat inap serta menyediaan Rekam Medis untuk didistribusikan ke ruang rawat.

•

Standar Prosedur Operasional Bagian analisis kelengkapan ( Monitoring kelengkapan isi Rekam Medis) RSUPN Cipto Mangunkusumo

•

Menerima berkas rekam medis rawat inap

•

Mencatat di buku ekspedisi penerimaan ruangan

•

Memasukkan tanggal kembali berkas rekam medis rawat inap yang diterima kedalam program HER

•

Pemberian folder berikut nama pasien dan nomor rekam medis

•

Melakukan perakitan (assembling) berkas rekam medis rawat inap

•

Melakukan monitoring kelengkapan isi rekam medis rawat inap dengan menggunakan formulir kelengkapan rekam medis RSCM

•

Merekapitulasi hasil monitoring kelengkapan isi rekam medis

•

Membuat laporan hasil monitoring kelengkapan isi rekam medis

•

Uraian tugas (Job Description) Petugas Analisis Kelengkapan RSUPN Cipto Mangunkusumo

•

Menyiapkan formulir Ceklist Monitoring kelengkapan rekam medis

•

Menyiapkan berkas rekam medis rawat yang akan dilakukan monitoring

•

Memeriksa kelengkapan isi formulir rekam medis sesuaidengan formulir kelengkapan rekam medis RSCM

•

Petugas rekam medis melakukan monitoring pada lembar – lembar formulir rekam medis yang kembali dari ruang rawat inap dan member tanda centang pada formulir monitoring.

•

Menghitung jumlah tanda yang tidak di centang (tidak lengkap) dan membuat rekapitulasi

•

Membuat rekapitulasi ketidak lengkapan rekam medis pada setiap bulan

•

Hasil Penelitian

•

Menghitung Jam Kerja Perhari dan Pertahun petugas analisis kelengkapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Tabel 4.2 Waktu Kerja Tersedia di Unit Rekam Medis RSUP Cipto Mangunkusumo SDM REKAM

KETERAN

MEDIS

GAN

Hari Kerja

260

Hari/Tahun

B

Cuti Tahunan

12

Hari/Tahun

C

Pendidikan dan

0

Hari/Tahun

KODE

FAKTOR

A

Pelatihan D

Hari Libur Nasional

9

Hari/Tahun

E

Ketidakhadiran Kerja

5

Hari/Tahun

(Ijin, Sakit) F

Waktu Kerja Hari Kerja Tersedia

6,5

Jam/Hari

260 – 12 – 9 – 5 =

Hari

234

Kerja/Tahun

234 x 6,5 = 1521

Jam/Tahun

Waktu Kerja Tersedia

Sumber : Bagian Ketenagaan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Waktu Kerja Tersedia = {A - (B+C+D+E)} X F = {260 – (12+0+9+5)} X 6,5 = 1521 jam pertahun Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan, maka didapat Hari Kerja Tersedia Petugas Rekam Medis bagian Analisis Kelengkapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo pada tahun 2014 adalah 234 hari dengan waktu kerja tersedia 1521 jam/tahun. •

Menghitung Beban Kerja Petugas Analisis Kelengkapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Beban Kerja Petugas Berdasarkan jumlah pasien pulang rawat inap. Jumlah Petugas Analisis Kelengkapan sebanyak 3 petugas. Berdasarkan data yang didapat dari hasil wawancara dengan petugas penerimaan berkas Rekam Medis kembali ratarata perhari sebanyak 150 rekam medis, Dengan jumlah pasien pulang tahun 2013 sebanyak 39239 orang. Tabel 4.3 Jumlah Pasien Pulang Rawat Periode Tahun 2011 sampai dengan 2013 No

Tahun

Y

1

2011

37850

2

2012

39786

3

2013

39239

116875 Jumlah Sumber : Laporan Pasien Pulang di Bagian pelaporan Rawat Inap RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Berdasarkan data pasien pulang rawat perode tahun 2011 s.d 2013, maka dapat diketahui jumlah perkiraan pasien pulang rawat inap untuk tahun berikutnya dengan menggunakan metode kuadrat kecil (least square) yaitu menggunakan persamaan : Y = a + bx Y = Jumlah beban kerja a = Besarnya beban kerja pada tahun dasar atau tahun median b = Besarnya beban kerja setiap tahun x = unit tahun yang dihitung berdasarkan tahun dasar yang ditentukan, x = 0 atau tahun dasar sama dengan tahun median x = urut-urutan tahun. Adapun langkah untuk mencari beban kerja pertahun adalah : 1. Mencari nilai a dan b dengan rumus : a = ∑y

dan

b = ∑xy ∑x2

n

y = beban kerja dari tahun yang diketahui n = jumlah data sehingga diperoleh : Tabel 4.4 Jumlah Pasien Pulang Rawat Periode Tahun 2011 sampai dengan 2013 No 1 2 3

Tahun 2011 2012 2013 Jumlah

Y 37850 39786 39239 116875

X 1 0 -1 0

∑xy 37850 0 -39239 -1389

x2 1 0 1 2

Sumber : Laporan Pasien Pulang di Bagian pelaporan Rawat Inap RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo a = ∑y

b = ∑xy ∑x2

n = 116875

= -1389

3

2

= 38958

•

= -694

Masukkan kedalam rumus kuadrat terkecil yaitu :

Y = a + bx Berdasarkan data diatas dapat dicari perkiraan jumlah pasien pulang rawat tahun 2014 sampai dengan 2015 dengan memasukkan nilai a dan b. maka perkiraan jumlah pasien pulang rawat tahun 2011 sampai 2015 adalah sebagai berikut :

No 1 2

Tabel 4.5 Perkiraan Jumlah Pasien Pulang Tahun 2014 – 2015 Tahun X Y 2014 -2 40346 2015 -3 41040

Uraian Perhitungan Jumlah pasien Pulang tahun 2014 dan 2015 Y = a + bx

3.

Y = a + bx

= 38958 + (-694 x -2)

= 38958 + (-694 x -3 )

= 40346 Pasien (Tahun 2014)

= 41040 Pasien (Tahun 2015)

Target Kerja Perjam dan Jumlah kebutuhan Petugas Rekam Medis Bagian Analisis Kelengkapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo dengan menggunakan

Rumus FTE Target kerja per jam di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo diketahui Rata-rata waktu

Penyelesaian Analisis Kelengkapan

yaitu 15 menit

Berdasarkan

data

tersebut dapat dilakukan penghitungan jumlah waktu kerja yang tersedia setiap tahun dengan rumus: Target kerja per jam Analisis Kelengkapan : ������ �����

=1 jam dalam satuan menit Rata-rata waktu = 60 menit

•

= 4 Rekam Medis perjam

Menit

Dari hasil observasi yang telah penulis lakukan, dapat ditingkatkan waktu penyelesaiannya dari 15 menit menjadi 12 menit, karena jika target 1 rekam medis dapat diselesaikan 12 menit maka 1 jam akan mendapatkan hasil sebagai berikut : ������ �����

=1 jam dalam satuan menit Rata-rata waktu = 60 menit

= 5 Rekam Medis perjam

•

Menit

•

Jumlah kebutuhan Petugas Rekam Medis Bagian Analisis Kelengkapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo dengan menggunakan Rumus FTE

Berdasarkan penghitungan diatas diperoleh jumlah waktu kerja efektif per

tahun yaitu 1521 jam/ tahun dan target kerja Analisis Kelengkapan Perjam sebanyak 4 Rekam Medis. sehingga dapat dilakukan penghitungan kebutuhan tenaga kerja tahun 2014 s.d 2015 dengan rumus FTE yaitu:

FTE

=

Jumlah beban kerja per tahun Target per jam X Jumlah jam kerja per tahun

= 40346 (jumlah perkiraan jumlah pasien pulang rawat tahun 2014) 6.084 (4 RM perjam x 1521 jam kerja/tahun) = 6,6 Petugas = 7 Petugas FTE = =

Jumlah beban kerja per tahun Target per jam X Jumlah jam kerja per tahun

= 41040 (jumlah perkiraan jumlah pasien pulang rawat tahun 2015) 6.084 (4 RM perjam x 1521 jam kerja/tahun) = 6,7 Petugas = 7 Petugas Dan Jika target kerja Analisis Kelengkapan Perjam sebanyak 5 berkas Rekam Medis seperti yang diperkirakan penulis apabila produktivitas ditingkatkan dengan mempercepat waktu penyelesaian menjadi 12 menit, dapat dilakukan penghitungan kebutuhan tenaga kerja tahun 2014 s.d 2015 dengan rumus FTE yaitu:

FTE

=

Jumlah beban kerja per tahun Target per jam X Jumlah jam kerja per tahun

= 40346 (jumlah perkiraan jumlah pasien pulang rawat tahun 2014) 7605 (5 RM perjam x 1521 jam kerja/tahun) = 5,3 petugas = 5 Petugas FTE = =

Jumlah beban kerja per tahun Target per jam X Jumlah jam kerja per tahun

= 41040 (jumlah perkiraan jumlah pasien pulang rawat tahun 2015) 7605 (5 RM perjam x 1521 jam kerja/tahun) = 5,4 Petugas = 5 Petugas

BAB V PEMBAHASAN Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan pada tanggal 16 – 28 juni 2014 telah diuraikan pada BAB sebelumnya, jumlah tenaga yang dibutuhkan menurut perhitungan penulis adalah : •

Jam kerja Perhari dan Pertahun Petugas Rekam Medis Bagian Analisis Kelengkapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Waktu

kerja

dibagian Analisis

Kelengkapan

RSUPN

Dr. Cipto

Mangunkusumo selama satu tahun adalah 1521 jam/tahun dengan rata-rata waktu kerja efektif selama 6,5 jam/hari. Hal ini menunjukkan waktu kerja di RSUPN Dr. Cipto mangunkusumo Sudah baik, karena menurut Yaslis Ilyas dalam sehari waktu kerja yang efektiv untuk seorang individu sebanyak 6 sampai dengan 8 jam, sedangkan sisa waktu yang lain nya digunakan untuk kehidupan pribadi, social dan masyarakat. Seseorang dalam seminggu dapat bekerja dengan baik selama 40 jam sampai dengan 50 jam. Oleh karena itu, semakin panjang waktu kerja seseorang maka semakin besar terjadi hal yang tidak diinginkan misalnya kelelahan kerja yang mengakibatkan kecelakaan.

•

Beban Kerja Petugas Rekam Medis Bagian Analisis Kelengkapan di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Beban kerja petugas analisis Kelengkapan diketahui dengan banyaknya jumlah pasien pulang pertahunnya, yang mana di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo pasien pulang rawat inap mencapai tahun 2011 sebanyak 37850

pasien, tahun 2012 sebanyak 39786 pasien, dan tahun 2013 mencapai 39239 pasien. Dengan data tersebut dapat dicari prediksi pasien pulang untuk tahun 2014 sebanyak 40346 pasien, maka terdapat peningkatan sebanyak 1388 pasien. Berarti adanya peningkatan beban kerja untuk tahun 2014 sebesar 3,56%. Berdasarkan hasil observasi penulis mendapatkan adanya pekerjaan tambahan bagi petugas Analisis Kelengkapan yaitu menerima telepon dari rawat inap dan menyiapkan berkas Rekam Medisnya, hal ini akan menambah beban kerja petugas Analisis Kelengkapan. Untuk itu diharapkan petugas Analisis Kelengkapan tidak lagi dibebankan dengan pekerjaan lain. •

Target Kerja Perjam dan perhari Petugas Rekam Medis Bagian Analisis Kelengkapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Target kerja Perjam d RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo dengan mengetahui waktu standart penyelesaian analisis kelengkapan 1 berkas Rekam Medis setelah dilakukan observasi membutuhkan waktu rata-rata selam 15 menit. Dari data tersebut dapat diketahui target perjam analisis kelengkapan sebanyak 4 berkas Rekam Medis. Maka dalam 1 hari dengan waktu kerja 6,5 jam dapat diketahui 1 petugas Analisis Kelengkapan dapat menyelesaikan 26 berkas rekam medis. akan tetapi setelah penulis mengobservasi lama waktu penyelesaian dapat dipercepat, seiring berjalannya waktu petugas akan semakin mahir dalam melakukan tugas menganalisa kelengkapan Rekam Medis maka semestinya dapat ditingkatkan produktivitas kerjanya menjadi 12 menit penyelesaian. jika dengan waktu 12 menit 1 berkas Rekam Medis dapat terselesaikan, maka dalam 1 jam 1 petugas dapat menyelesaikan 5 berkas Rekam Medis, dengan demikian pada tahun 2014 hanya dibutuhkan petugas sebanyak 5,3 petugas Analisis Kelengkapan. •

Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja dengan Menggunakan Rumus FTE

Berdasarkan

beban kerja petugas

Rekam Medis

bagian Analsis

Kelengkapan di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo pada tahun 2011 s.d 2013 sebanyak 116875 pasien, sehingga dengan langkah perhitungan FTE dapat diperoleh prediksi kebutuhan tenaga kerja untuk periode 2014 adalah sebanyak 6,6 (7) petugas. sedangkan kenyataan dilapangan terdapat 3 orang petugas. Jadi diperlukan penambahan 4 orang petugas untuk memaksimalkan pelayanan rekam medis sesuai dengan beban kerja yang ada. Bila target kerja meningkat dari 15 menit ke 12 menit, maka kebutuhan tenaga Petugas Analisis Kelengkapan menjadi 5,3 (5) Petugas. Jadi diperlukan penambahan 2 petugas Analisis Kelengkapan.

BAB VI KESIMPULAN

A. Kesimpulan Dari Pembahasan Diatas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: •

Jam Kerja Unit Rekam Medis bagian Analisis kelengkapan adalah dari pukul 07.30 s.d 16.00, maka terdapat 8 jam kerja dalam 1 hari, dengan jam kerja efektiv selama 6,5 jam perhari, dan 1521 jam pertahun

•

Beban Kerja untuk bagian Analisis Kelengkapan pada tahun 2011 sebanyak 37850 pasien, 2012 sebanyak 39786 pasien, dan 2013 sebanyak 39239 pasien, dengan data tersebut diperkirakan beban kerja untuk tahun 2014 sebanyak 40346 pasien. di bagian Analisis Kelengkapan terdapat 3 orang petugas dengan beban kerja tersebut.

•

Analisis kelengkapan 1 berkas Rekam Medis dapat diselesaikan dengan rata-rata waktu 15 menit, jadi 1 jam kerja dapat menyelesaikan 4 berkas rekam medis. Bila ditingkatkan target penyelesaiannya dari 15 menit menjadi 12 menit maka dapat menyelesaikan 5 berkas rekam medis dalam 1 jam kerja.

•

Di bagian Analisis Kelengkapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo terdapat 3 orang petugas, dengan prediksi beban kerja tahun 2014 sebanyak 40346 pasien, dengan target kerja perjam 4 berkas, dibutuhkan penambahan petugas sebanyak 4 orang, akan tetapi bila target kerja perjam 5 berkas maka hanya dibutuhkan penambahan 2 orang petugas Analisis Kelengkapan.

B. Saran •

Sebaiknya petugas dibagian Analisis Kelengkapan tidak dibebani dengan pekerjaan lain seperti penerimaan telepon untuk rawat inap dan menyiapkan berkas Rekam Medis tersebut, dengan begitu petugas Analisis Kelengkapan tidak

focus pada pekerjaannya karena harus memperhatikan telepon yang dapat berdering kapan saja. •

Sebaiknya adanya penambahan 3 – 4 Petugas Analisis Kelengkapan Rekam Medis di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, berdasarkan perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang penulis kerjakan dibutuhkan 7 orang petugas Analisis Kelengkapan demi menyelesaikan beban kerja yang ada di Unit Rekam Medis RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. karena di bagian analisis kelengkapan sudah terdapat 3 orang petugas.

•

Sebaiknya Produktivitas petugas Analisis Kelengkapan ditingkatkan dengan memperkecil waktu pengerjaan Analisa dari rata-rata 15 menit pengerjaan menjadi 12 menit, karena setelah penulis tinjau kembali jika analisis dilakukan dengan mengoptimalkan waktu tersebut hanya membutuhkan 5,3 (5) orang petugas analisis kelengkapan.