ALMACEN

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE TOLUCA INGENIERÍA EN LOGÍSTICA CADENA DE SUMINISTRO M. EN S.I. ANDREA TORRES TOLEDO DANIELA MORALES PÉREZ

ALMACÉN Sugiere una instalación específica para el albergue de productos de diferente naturaleza. Lugar donde físicamente se almacenan los stocks de productos comerciales o industriales que posteriormente van a ser objeto de distribución o transformación. Espacio planificado para la ubicación y manipulación de materiales y mercancías Un almacén se puede considerar como un centro de producción en el cual se efectúan una serie de procesos relacionados con:      

Recepción de materiales Adecuación, en su caso, de productos a los requerimientos comerciales (embalajes, etiquetados, etc) Almacenamiento de productos propiamente dicho (ubicación física) Selección de productos para atender a los pedidos de clientes o fábrica Preparación de la expedición o entregas Carga de camiones

El almacén, al igual que una planta industrial, normalmente se compone de un conjunto de departamentos o áreas de trabajo, que se pueden definir como “instalaciones específicas de producción”, consistentes en una o más personas y/o máquinas, que se pueden considerar como una unidad a efectos de planificación de necesidades de capacidad y programación detallada de operaciones. Dentro de un área de trabajo se localizan los llamados puestos de trabajo, que son ubicaciones específicas donde un operario realiza un cometido concreto, con o sin ayuda de una maquina. En almacenes pequeños, la división física de áreas de trabajo queda un tanto difuminada, así como el hecho de que el personal sea un tanto polivalente, realizando diferentes funciones, lo cual no invalida el concepto anterior, ya que virtualmente mantiene su existencia. El problema logístico del almacén se plantea principalmente conseguir una gestión correcta de los recursos empleados, evitando retrasos y colas de espera, para minimizar así el tiempo total del proceso (rapidez en el servicio), a la vez que reducimos costos operacionales globales.

TIPOLOGÍA DE LOS ALMACENES Múltiples pueden ser las clasificaciones que se pueden hacer de los almacenes en función de sus objetivos comerciales, sector industrial al que pertenece, artículos que alberga, etc. Sin embargo, a efectos prácticos y desde un punto de vista funcional, se clasificarán en dos grupos:

a) Almacenes industriales o fabriles, que tienen como misión albergar las materias primas, componentes o semi-terminados de los productos necesarios para atender a un determinado proceso de producción b) Almacenes comerciales de productos terminados con destino al mercado Conviene señalar que, desde el punto de vista operativo y de organización, pocas son las diferencias existentes entre ambos almacenes, aunque obviamente presentan sus características diferenciales, mayormente impuestas por la naturaleza de sus productos.

A. Almacenes de productos terminados Estos almacenes son normalmente instalaciones anexas a una fábrica y tienen como misión albergar los productos fabricados, una vez pasados los controles de calidad preceptivos. Normalmente estos almacenes pasas posteriormente a los almacenes centrales o regionales para su distribución, ya que de lo contrario (distribución directa) perderían la consideración de almacenes de fábrica para ser almacenes reguladores o centrales.

B. Almacenes centrales o reguladores Tienen como misión recoger todo o parte de los fluidos de entrada (producción, importaciones, devoluciones, etc) para distribuirlos posteriormente a otros almacenes. En este sentido, actúan como centro de consolidación de stocks para su distribución posterior de acuerdo con criterios establecidos. Eventualmente suelen hacer entregas directas a determinadas zonas y/o clientes.

C. Almacenes regionales o de aproximación Estos almacenes albergan un pequeño stock que tiene por misión abastecer a la una determinada zona o región con objeto de dar un servicio lo más rápidamente posible. Se abastecen desde los almacenes centrales o reguladores.

D. Centros de recogida de productos Estos almacenes no tienen la consideración de puntos de stocks, ya que su misión no es la de anticipar la demanda, sino la de recepcionar productos procedentes de devoluciones o entregas para su rehabilitación, reparación, etc., aunque eventualmente actúen también en la distribución de los productos una vez rehabilitados.

E. Plataforma de distribución Conceptualmente, una plataforma de distribución, llamada también “depot”, no tiene la consideración de un almacén, ya que en la misma no existe el concepto de stock almacenado, sino que es una mera unidad de tránsito donde las mercancías se reciben ya debidamente empaquetadas o paletizadas con destino al punto de venta. (ANAYA, 2008)

Los almacenes suelen clasificarse también con base en la propiedad. 

Almacén privado

El cual es operado por la empresa que posee la mercancía que se maneja y se guarda en la instalación

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Almacén público

Es operado por una empresa independiente que ofrece diversos servicios contratados como almacenamiento, manejo y transporte. Los operadores de almacenes públicos ofrecen a los clientes un menú de servicios relativamente estandarizados

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Almacenamiento por contrato

Es una extensión personalizada del almacenamiento público, combina los beneficios del almacenamiento privado y público. El almacenamiento por contrato es una disposición de negocios a largo plazo que proporciona servicios logísticos únicos o personalizados para una cantidad limitada de clientes. El cliente y el operador del almacén suelen compartir los riesgos asociados con la operación. Las diferencias importantes entre los operadores de almacenes públicos y contratados son la duración prevista de la relación, el grado de servicios personalizados o exclusivos y la incorporación compartida de los beneficios y los riesgos. (BOWERSOX, 2007)

La figura del responsable del almacén es algo más que el custodio de la mercancía almacenada, considerándose básicamente un gestor de recursos (materiales y humanos), cuya utilización debe optimizar para cumplir con los objetivos de servicio impuesto por el departamento comercial de acuerdo con las exigencias del mercado. En definitiva, se trata de dar el máximo servicio en término de tiempo de respuesta y calidad del servicio a un costo aceptable por la empresa.

En este sentido, se podrían resumir sus responsabilidades en: 1. Asegurarse de la disponibilidad de los equipo de manutención requeridos e instalaciones apropiadas en condiciones de perfecta utilización (limpieza, funcionamiento, revisiones técnicas, carga de baterías, etc). 2. Garantizar la presencia del personal necesario así como su formación y experiencia requerida para atender día a día a los flujos de entrada y salida de materiales de acuerdo con la programación de trabajos establecida. 3. Mantenimiento en todo caso de las condiciones de seguridad, salubridad e higiene en el trabajo, de acuerdo con la legislación existente 4. Mantener un sistema adecuado de información sobre las actividades realizadas 5. Garantizar la vigilancia y conservación adecuada de los inventarios que están bajo su responsabilidad, proporcionando los controles requeridos para una correcta custodia de los mismos Así, la eficacia de la gestión realizada dependerá básicamente de los siguientes aspectos: a) Rapidez, exactitud y eficiencia de los procesos de entrada de materiales en el almacén, ya que de ello depende su disponibilidad inmediata y en consecuencia afecta directamente al servicio exigido al mismo b) Recogida y despacho de los productos en los términos de calidad y rapidez establecidos. Digamos que la función de almacenaje termina en el momento en que los productos son cargados a los camiones o medios de distribución empleados. Con frecuencia ocurre que la función de almacenaje se amplía con la función de transporte, en cuyo caso esta responsabilidad sólo termina cuando la mercancía ha sido entregada de forma satisfactoria al cliente

c) Revisión periódica del espacio y volumen de almacenaje disponible (capacidad), promoviendo reorganizaciones físicas en el almacén para una mejor utilización del mismo d) Valoración y mantenimiento de estándares de ejecución de los diferentes procesos operativos (ANAYA, 2008)

BENEFICIOS ECONÓMICOS Los beneficios económicos del almacenamiento ocurren cuando se reducen los costos logísticos generales. Cuando se pueden lograr reducciones en el costo total, el almacén se justifica en lo económico. Cuatro beneficios económicos básicos son 1) la consolidación y dispersión del volumen, 2) la clasificación, 3) el almacenamiento estacional y 4) la logística inversa.

CONSOLIDACIÓN Y DISPERSIÓN DEL VOLUMEN Estos beneficios son aquellos que reducen el costo del transporte al utilizar la capacidad del almacén para agrupar los embarques. El almacén permite que el movimiento hacia adentro desde su origen y el movimiento hacia afuera hacia un destino, se consoliden en un embarque más grande, lo cual suele producir cobros más bajos del transporte por unidad y una entrega más frecuente y rápida. Una operación de dispersión del volumen recibe un solo embarque grande y lo prepara para entregarlo a varios destinos. La economía de escala se obtiene al transportar el embarque consolidado más grande. El almacén de dispersión del volumen o terminal de clasificación separa los pedidos individuales y prepara las entregas locales.

CLASIFICACIÓN El beneficio básico de la clasificación es reconfigurar el flete mientras fluye de la fuente al destino. En los sistemas logísticos se suele aplicar tres tipos de clasificación: de recepción-entrega inmediata, de combinación y de ensamblado. El objetivo de la recepción-entrega inmediata es combinar el inventario de diversas fuentes en una clasificación determinada con anticipación para un cliente específico. La recepción-entrega inmediata requiere una entrega precisa y

oportuna de cada fabricante. Mientras un producto se recibe y descarga en un almacén, se clasifica por destino. Se obtiene un resultado similar a la recepción-entrega inmediata en la combinación. Sin embargo, ésta se suele realizar en un sitio intermedio entre el origen y el destino del embarque. Los embarques que llegan están planificados para minimizar el costo del transporte que distribuye la mercancía que está dentro de los límites del almacén. Al llegar al almacén de combinación, los embarques se descargan y clasifican en la combinación deseada por cada cliente. El objetivo del ensamblado es apoyar las operaciones de manufactura. Los productos y los componentes se ensamblan desde diversos proveedores de segundo nivel a través de un almacén, que suele denominarse proveedor principal o proveedor de nivel uno, ubicado muy cerca de la instalación de manufactura. Igual que la recepción-entrega inmediata y la combinación, el ensamblado sirve para lograr un agrupamiento de los procesos del inventario en un momento y lugar precisos.

ALMACENAMIENTO ESTACIONAL El beneficio económico directo del almacenamiento es atender la producción o la demanda estacional. El almacenamiento proporciona un soporte del inventario, lo cual permite eficiencias en la producción dentro de las restricciones impuestas por las fuentes de materiales y los clientes

PROCESAMIENTO LOGÍSTICO INVERSO Gran parte del trabajo físico relacionado con la logística inversa se realiza en los almacenes. La logística inversa incluye las actividades para apoyar: 1) la administración de las devoluciones, 2) la refabricación, 3) la recomercialización, 4) el reciclado y 5) la eliminación. Muchas empresas generan un flujo de efectivo importante a partir de la administración de las devoluciones, la refabricación, la recomercialización y el reciclado. La logística inversa apoya un inventario controlado y regular. El inventario controlado consiste en las recuperaciones de los materiales y los productos peligrosos que pueden dañar la salud del cliente o por consideraciones ambientales. Se ha puesto menos atención en el inventario regular. El producto considerado en la reclamación del inventario regular suele dañarse o envejecer más allá de la fecha de venta recomendada. Aunque algunos productos que no se pueden vender son el resultado de daños en el almacén, casi todo es devuelto del inventario de los minoristas o directo de los clientes.

BENEFICIOS EN EL SERVICIO Los almacenes proporcionan servicios que mejoran el aumento de ingresos de la línea principal. Cuando un almacén se justifica principalmente por el servicio, la razón de apoyo es un mejoramiento de las ventas que compensa por mucho el costo adicional. Los almacenes proporcionan el servicio como resultado de: 1) conservar existencias en el lugar, 2) conservar existencias en toda la línea y 3) los servicios de valor agregado.

ALMACENAMIENTO DE SOPORTE ESTACIONAL Los almacenes de soporte estacional, sirven para apoyar la adaptación del cliente. Los fabricantes de productos muy temporales suelen utilizar almacenes de soporte estacional. Bajo este concepto, un inventario selecto se posiciona o coloca dentro de almacenes de soporte estacional como previsión para responder a la necesidad del cliente durante el periodo de ventas importante.

CONSERVACIÓN DE EXISTENCIAS DE LA LÍNEA COMPLETA La diferencia entre los almacenes de soporte estacional y la conservación de existencias de la línea completa es el grado y la duración de la utilización del almacén. El almacenamiento de línea completa suele limitarse a algunos lugares estratégicos y funciona todo el año. Los almacenes de conservación de existencias de línea completa mejoran el servicio al reducir la cantidad de proveedores con los que un cliente debe tratar logísticamente.

SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Un servicio de valor agregado es cualquier trabajo que crea un valor más grande para los clientes. Este tipo de servicios cambia las características físicas o la configuración de los productos para presentarlos a los clientes de una manera única o personalizada. Los almacenes pueden aplazar la configuración final del producto para terminar el empacado, el etiquetado e incluso una manufactura ligera. El aplazamiento aporta dos beneficios económicos. Primero, se minimiza el riesgo porque el empacado personalizado no se realiza antes de los pedidos del cliente o para atender una predicción. Segundo, se puede reducir el inventario total mediante el inventario del producto básico para apoyar los diversos requerimientos de empacado y etiquetado de los clientes.

OPERACIONES DEL ALMACÉN Una vez determinada la misión de un almacén, la atención administrativa se concentra en establecer la operación. Un almacén típico contiene materiales, piezas y artículos terminados en movimiento. Las operaciones de almacén son el manejo y el almacenamiento. El objetivo es recibir el inventario de manera eficiente, guardarlo como se requiere, ensamblarlo en pedidos completos y hacer el embarque al cliente.

MANEJO Una primera consideración es la continuidad y la eficiencia del movimiento por el almacén. La continuidad del movimiento significa que es mejor que un empleado utilice el equipo de manejo para realizar los movimientos más distantes que efectuar varios manejos cortos para conseguir el mismo desplazamiento general del inventario. Cuando los operarios intercambian productos o trasladan equipos de un equipo a otro, se desperdicia tiempo y aumenta la posibilidad de daño en los productos. Por lo tanto, como regla general, en el almacén se prefieren movimientos de manejo más prolongados. Los artículos, una vez en movimiento, deben trasladarse de manera continua hasta su destino final. Las economías de escala justifican mover las cantidades o las cargas más grandes posibles. En vez de mover cajas individuales, los procedimientos de manejo deben de diseñarse para mover cajas agrupadas sobre tarimas, secciones divisorias o contenedores. El objetivo general del manejo de materiales es clasificar los embarques que llegan en surtidos únicos para los clientes. Las tres principales actividades del manejo son la recepción, el manejo o la transferencia dentro del almacenamiento y el embarque.

RECEPCIÓN Casi todos los productos y materiales llegan a los almacenes en embarques de cantidades grandes. La primera actividad del manejo es la descarga. En casi todos los almacenes, ésta se realiza de manera mecánica, mediante una combinación de montacargas, bandas transportadoras y procesos manuales. El principal beneficio de recibir cargas unitarias es la posibilidad de descargar con rapidez y liberar el equipo de transporte que llega.

MANEJO EN EL ALMACENAMIENTO Consiste en los movimientos que se realizan dentro del almacén. Después de la recepción y el movimiento a un lugar de preparación, el producto se mueve dentro de las instalaciones para almacenamiento o selección de pedidos. Por último, cuando se procesa un pedido es necesario seleccionar los productos requeridos y

trasladarlos a un área de embarque. Estos dos tipos de manejo en el almacenamiento se denominan transferencia y selección.

EMBARQUE Consiste en verificar el pedido y cargarlo en el equipo de transporte. Igual que en la recepción, las empresas de este giro usan bandas transportadoras y equipo de manejo de materiales en cargas unitarias, como los montacargas. Comparado con la recepción, el embarque desde el almacén debe atender movimientos de relativamente bajo volumen de una mezcla de productos, lo cual reduce la posibilidad de economías de escala.

ALMACENAMIENTO Al planificar la disposición de un almacén, es esencial que se asignen lugares específicos los productos, llamados cajones, con base en sus características individuales. Las variables más importantes de los productos para considerar en un plan de asignación de cajones son los requerimientos de velocidad, peso y almacenamiento especial de los productos. La velocidad de un producto es el factor más importante que dirige la disposición del almacén. Los productos con un volumen alto deben ubicarse de modo que minimicen la distancia de lo movimientos. Por ejemplo, los productos con velocidad alta deben colocarse cerca de las puertas, los pasillos principales y los niveles más bajos de los anaqueles de almacenamiento. Dichas posiciones más alejadas de los pasillos principales y en los anaqueles más altos a los productos con un volumen bajo. Asimismo, el plan de almacenamiento debe tomar en consideración el peso y las características especiales del producto. El plan de almacenamiento integrado debe considerar las características de los productos individuales. Un almacén típico participa en una combinación de alternativas de almacenamiento activo y extendido del producto. Los almacenes que atienden directamente a los clientes se concentran en el almacenamiento activo a corto plazo. En contraste, otros almacenes emplean el almacenamiento extendido para un inventario especulativo, estacional u obsoleto. Al controlar y medir las operaciones del almacén, es importante diferenciar los requerimientos relativos y las capacidades de desempeño del almacenamiento activo y extendido.

ALMACENAMIENTO ACTIVO Sin tomar en cuenta la velocidad del inventario, casi todos los artículos deben guardarse cuando menos un breve tiempo. El almacenamiento para el reabasto

básico del inventario se denomina almacenamiento activo. Éste debe proporcionar un inventario suficiente para cubrir las demandas periódicas del área de servicio. La necesidad del almacenamiento activo se relaciona con la capacidad de lograr economías de escala en el transporte o el manejo. Para el almacenamiento activo, los procesos y las tecnologías de manejo de materiales, deben concentrarse en el movimiento rápido y la flexibilidad, al igual que considerar un mínimo de almacenamiento extendido y denso.

ALMACENAMIENTO EXTENDIDO Cuando se conserva el inventario por periodos más grandes que los requeridos para el reabasto normal de las existencias del cliente, se denomina almacenamiento extendido. En algunas situaciones especiales, se puede requerir un almacenamiento durante varios meses antes del embarque al cliente. El almacenamiento extendido emplea procesos y tecnologías de manejo de materiales que se concentran en una máxima utilización del espacio y una mínima necesidad de acceso rápido. Un almacén puede ser utilizado para el almacenamiento extendido por varias razones. Algunos productos, como los artículos estacionales, requieren que el almacenamiento espere la demanda o que extienda el suministro durante un periodo. Otras razones para el almacenamiento extendido son los artículos con demanda errática, el acondicionamiento de los productos, las compras especulativas y los descuentos. (BOWERSOX, 2007)