UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A (PLANTA MOTUPE)
ALMA CÉN DE MATE RIALE S
INTEGRANTES: CAPUÑAY MIÑOPE ALEX GUSTAVO FUENTES FALLA CESAR ORLANDO GUERRERO TOCTO SEGUNDO JOSÉ MATEO PACORA JOEL ENRIQUE VARGAS PAREDES LEONAR CRISTIAN
DOCENTE:
LIC.ADM. VICTOR ALZA TESEN VI CICLO – ADMINISTRACION FACEAC
DEDICATORIA
A Dios por darnos la vida A nuestros padres y familiares con amor y gratitud A nuestro predilecto profesor VICTOR ALZA TESEN A nuestros compañeros con sinceridad y amistad
1. NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA
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Razón
social: Unión de Cervecerías
Peruanas Backus y Johnston S.A.A. Número de RUC: 20100113610 - UNION DE CER PER
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A Fecha de Inicio de Actividades: 01/01/1955 Tipo Contribuyente: SOCIEDAD ANONIMA ABIERTA Correo Electrónico:
[email protected] Website: www.backus.com.pe
PLANTA MOTUPE
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Certificaciones: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, HACCP Ubicación: Av. Industrial “Ricardo Bentín Mujica” No. 1101, Motupe. Lambayeque.
2. INTRODUCCIÓN La presente investigación tiene como objetivo principal conocer los elementos del almacén de materiales de la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A. (Planta Motupe) y plantear acciones correctivas que permitan un mejor desempeño empresarial, teniendo en cuenta previamente un diagnóstico de la situación actual del almacén; para lo cual, se ha realizado una visita a la empresa y una entrevista al gerente de almacén de materiales en Motupe Ing. ALDO VALDIVIA VARGAS. El gráfico muestra a los gerentes de almacén que Backus tiene en el Perú.
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La primera parte comprende información actual del almacén de materiales sus objetivos, funciones, documentos que utiliza, Organigrama mostrando la ubicación del área de almacén, Organigrama mostrando unidades de almacén, Cuadro de asignación de personal, Sistema de información, Sistema de control, Grafica que muestre las zonas de almacenaje y mucho más de lo que le denominan parte de la cadena de suministros, término que emplea la empresa Backus.
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La segunda parte comprende un diagnóstico de la empresa. Así mismo se presentan las conclusiones, recomendaciones, las referencias bibliográficas, y los anexos respectivos.
3. INDICE UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A (PLANTA MOTUPE) DEDICATORIA...................................................................................................... 1 1.
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA..............................................2
2.
INTRODUCCIÓN......................................................................................... 4
3.
INDICE....................................................................................................... 6
4.
ÁREA DE ALMACÉN.................................................................................... 7 4.1.
OBJETIVOS........................................................................................... 9
4.2.
FUNCIONES.......................................................................................... 9
4.3.
DOCUMENTOS QUE UTILIZA..............................................................10
4.4.
SISTEMA DE INFORMACIÓN...............................................................11
4.5.
SISTEMA DE CONTROL......................................................................12
4.6.
ORGANIGRAMA QUE MUESTRE EL ÁREA DE ALMACÉN......................17
4.7.
ORGANIGRAMA QUE MUESTRE LAS UNIDADES DE ALMACÉN............18
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4.8.
CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP) DEL ALMACÉN..........18
4.9.
GRÁFICO QUE MUESTRE LAS ZONAS DE ALMACENAJE......................24
4.10.
TIPO DE MERCANCÍA QUE ALMACENA............................................26
4.11.
MEDIOS DE ALMACENAJE (ESTANTERÍA, TIPOS)..............................32
4.12.
EQUIPOS DE ALMACENAJE CON QUE CUENTA.................................33
5.
PROBLEMÁTICA........................................................................................ 34
6.
CONCLUSIONES....................................................................................... 35
7.
RECOMENDACIONES................................................................................ 36
8.
BIBLIOGRAFÍA Y LINCOGRAFIA.................................................................37
9.
ANEXOS................................................................................................... 37
4. ÁREA DE ALMACÉN La empresa Backus cuenta con dos almacenes: el almacén de materiales y el almacén de productos terminados. El almacén de materiales el que nos hemos basado en este trabajo es el encargado de recibir, almacenar y despachar los materiales, registrándolo en inventarios y conservando su perfecto estado para su posterior uso. Este almacena materiales como la materia prima para la producción que es la malta y el lúpulo bajo 0°en silos , también las etiquetas y chapas para su empaquetamiento, así como piezas, químicos y herramientas para el mantenimiento de las máquinas y lavado de botellas, y de limpieza para las distintas oficinas de la organización. Esta área de almacén de materiales se encuentra dentro del cargo de proyectos que se interrelaciona planificación y compras y que estas a su vez dependen de la VP Supply Chain; mientras que el almacén de productos terminados se encuentra a cargo de área de distribución junto con producción y transporte. Área de almacén que se encuentra a cargo del gerente Ing. ALDO VALDIVIA VARGAS, natural de la cuidad de Piura egresado de la Universidad Nacional De Piura, ya en el cargo más de 15 años en la planta de Motupe. UNPRG-ADMINISTRACION VI
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Permitiendo ser BACKUS una empresa líder en el mercado cervecero peruano, con una excelente trayectoria empresarial, demuestra su pasión por el Perú y su gente, a través del contacto permanente con los consumidores, la generación de empleo, el apoyo constante a las actividades culturales, sociales y deportivas y una contribución
importante al fisco nacional.
GERENCIA CENTRAL DE ALMACENES, ADMINISTRACIÓN DE SUBPRODUCTOS Y VENTA DE ACTIVOS-SUPPLY CHAIN
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4.1. OBJETIVOS Suministrar materiales de manera oportuna, manteniendo la exactitud en el registro de los inventarios y conservando los materiales en perfecto estado para su uso. Garantizar el abastecimiento de los materiales para toda la operación al menor costo total, mediante la integración y el trabajo en conjunto de los procesos de maestros de datos, planificación, compras, operaciones, desarrollo de proveedores y almacén de los materiales; buscando con ello satisfacer los requerimientos de nuestros clientes internos.
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4.2. FUNCIONES Las funciones que el área de almacén realiza, la empresa Backus los agrupa en procesos y subprocesos (actividades) que esta desempeña, establecida en la norma de organización y funciones de los almacenes de materiales de Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A, Norma Administrada por la Vicepresidenta de Supply Chain y que mencionaremos a continuación:
Proceso de Recepción de materiales. Verificación de los materiales. Contabilización de ingresos. Identificación de materiales. Generación de partes de ingreso. Gestión de reclamos. Generación de indicadores. Proceso de Almacenamiento de materiales. Embalaje de materiales. Evaluación de materiales. Mantenimiento de materiales. Almacenamiento de materiales. Generación de indicadores. Proceso de Inventario de materiales. Conteo de materiales. Ajuste de diferencias. Generación de indicadores. Proceso de Despacho de materiales. Despacho de materiales. Seguimiento de autoconsumos.
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Generación de partes de salida. Seguimiento a demanda insatisfecha. Generación de indicadores.
4.3. DOCUMENTOS QUE UTILIZA RECEPCION DE MATERIALES:
G/R: guía de remisión. Pe: pedido de compra. RM: reclamo de materiales. CRM: control de rotación de materiales. SCCM: solicitud de control de calidad manual. S/P: solicitud de pedido de compras. P/T: pedido de traslado. OM: orden de mantenimiento. V/M: vale manual. T/MC: traspaso entre centros.
RECLAMO DE MATERIALES:
G/R: guía de remisión. RM: reclamo de materiales. ALMACENAMIENTO DE MATERIALOES:
CRM: control de rotación de materiales. FIFO: first in first out (primero que ingresa, primero que sale). HA: hoja de almacenamiento = DM- Documento de Material de ingreso. DESPACHO DE MATERIALES:
DC: documento de salida. FIFO: first in first out (primero que ingresa, primero que sale). G/R: guía de remisión. OM: orden de mantenimiento. S/P: solicitud de pedido. O/T: orden de transporte.
4.4. SISTEMA DE INFORMACIÓN El SAP (Sistemas Aplicaciones Y Productos En El Procesamiento De La Información), es el sistema que utiliza toda la empresa inclusive el área
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de almacén, este sistema registra todas las transacciones de entradas y salidas del almacén de materiales, a fin de asegurar y garantizar la información oportuna a otras áreas y procesos de la organización.
Beneficios
de este sistema SAP:
Permite obtener información de los materiales que se disponen y que no se dispone así como su localización de una manera exacta y precisa para el que realiza la labor de buscarla en el almacén. La entrada o salida de un material se realiza mediante este sistema SAP con fin de obtener información de lo que se cuenta y lo que falta, permitiendo así mantener informado a las áreas otras de los ingresos que determinados productos tiene. Este sistema emite todos los documentos que utiliza el área de almacén, con su respetivo código de acuerdo a la norma establecida en la empresa Backus.
4.5. SISTEMA DE CONTROL El ERI (Exactitud de Registro de Inventarios): Sistema de evaluación de todos los materiales de acuerdo a su frecuencia de uso y valor y que le asegura a la Planta MOTUPE una confiabilidad de los inventarios del 99%; y se hace de tal manera de definir la exactitud en los registros de inventarios. Beneficios:
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Reduce los tiempos o ciclos de reposición Control permanente en el traslado de materiales entre plantas y ventas. Inventario diario de los materiales ingresados y despachados por turno Reuniones diarias/mensuales para explicar evolución del ERI y tratar los motivos que impactan en el ERI. Se habilitan canguros, winchas y calculadoras para cada uno con el fin de facilitar la ejecución del inventario. Elimina stocks obsoletos, pero muchas veces se necesita la aprobación de ventas y finanzas. Se muestra una clara clasificación de los tipos de materiales y su evolución en la exactitud de inventarios
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CONTROL DE VALE MANUAL: RESPONSABLE – OPERARIO EN DESPACHO
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También existen diversos controles que utiliza la planta, como: Nivel de participación de personal en la planta MOTUPE Control de la seguridad, aquí interesa que nadie se robe los productos Control contra plagas, interesa que no haya insectos y roedores en los diversas partes, piezas que se encuentran almacenados. HD(Diseño de la Higiene):
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4.6.
4.6. ORGANIGRAMA QUE MUESTRE EL ÁREA DE ALMACÉN
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Página 16 Almacén de materiales
4.7. ORGANIGRAMA QUE MUESTRE LAS UNIDADES DE ALMACÉN VP SUPPLY CHAIN
PROYECTOS
ALMACEN DE MATERIALES
RECEPCION ALMACENAMIENTO DESPACHO
4.8. CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP) DEL ALMACÉN En la planta de motupe-backus
DENOMINACION DEL CARGO
N°
GERENTE DE ALMACEN
01
SUPERVISORES DEL ALMACEN
05
OPERARIOS DEL ALMACEN
05 TOTAL
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DENONINACION DEL CARGO: GERENTE DEL ALMACEN OBJETIVO DEL CARGO: Organizar, controlar y dirigir los procesos del almacén de materiales, de acuerdo a los lineamientos de la VP de Supply Chain, para mantener la exactitud correcta en los niveles de inventarios recepcionados, almacenados, despachados, asimismo como las mejoras condiciones de almacenamiento de los materiales. NIVEL DE REPORTE:
Reporta al gerente central de almacenes. Le reporta supervisor y operarios de almacén. FUNCIONES:
Organizar la recepción, almacenamiento, despacho e inventario de materiales, para mantener los niveles de inventario y condiciones de almacenamiento de materiales. Revisar y aprobar las normas y procedimientos establecidos en el área, para lograr y mantener un sistema de calidad en nuestros procesos. Identificar y ejecutar las mejoras de los procesos, basados en el modelo de gestión y en los pilares de la empresa, para mantener los niveles de eficiencia que los procesos del área. Controlar los niveles de inventario de materiales e insumos par soporte de cobertura de niveles de inventario. Coordinar y administrar los recursos, para mantener los procesos de almacén de materiales. Realizar y mantener comunicaciones, sobre la recepción de nuevos materiales e insumos para garantizar la difusión a los responsables de los procesos. Programar y coordinar acciones de capacitación y desarrollo del personal, con el fin de mejorar el performance y la productividad del personal. Gestionar los cambios en la gestión personal de cada trabajador, buscando aplicar estrategias que permitan garantizar los niveles de eficiencia que los procesos del área requieren.
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Controlar la seguridad del personal a su cargo y activos del almacén, para mantener el nivel de servicio del área.
DENONINACION DEL CARGO: SUPERVISOR DEL ALMACEN OBJETIVO DEL CARGO:
Supervisar, controlar, analizar y ejecutar los procesos del almacén de materiales, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos, asegurando el registro oportuno de las transacciones de los procesos en el sistema de aplicaciones y productos (SAP), tomando como soporte el modelo de gestión de la empresa y la política integrada de gestión. NIVEL DE REPORTE:
Reporta al gerente de almacén de materiales. Le reporta operarios de almacén. FUNCIONES:
Cumplir las funciones delegadas por el gerente de almacén. Registrar en el SAP todas las transacciones de entradas y salidas del almacén de materiales, a fin de asegurar y garantizar la información oportuna a otras áreas y procesos de la organización. Efectuar inventarios físicos cíclicamente programados de las existencias de todos los suministros diversos repuestos y materiales de elaboración-envasado registrados en SAP, registrando las diferencias en SAP, con el fin de mantener la confiabilidad y la funcionalidad de todos los procesos. Aplicar las normas y procedimientos establecidos en los procesos de almacén. Generar, tramitar, expeditar y revisar las partes diarios de entradas y salidas en SAP, para garantizar el conocimiento y aplicación de estas. Efectuar la evaluación de materiales (conservación del material y embalaje) durante los procesos de recepción, almacenamiento, despacho e inventario de materiales, a fin de asegurar la conservación de los mismos y garantizar el requerimiento o necesidad de los usuarios. UNPRG-ADMINISTRACION VI
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Supervisar, ejecutar y controlar la recepción de materiales (bienes) adquiridos por la empresa de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos, para el abastecimiento a todas las áreas de la empresa y de otras plantas (recepción para provincia). Supervisar, ejecutar y controlar el almacenamiento de materiales de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos, a fin de asegurar las condiciones óptimas de conservación y la oportuna entrega de los mismos. Supervisar, ejecutar y controlar el inventario de materiales almacenados en las ubicaciones del almacén y otros, según las normas y lineamientos establecidos, controlando de esta manera cualquier diferencia que se presenta. Supervisar, ejecutar y controlar que todos los materiales cuenten con su tarjeta o letrero de identificación y con su ubicación físicoSAP, a fin de que estén disponibles para el despacho de los mismos. Supervisar, ejecutar y controlar el despacho de materiales a los usuarios, a fin de que se entreguen oportunamente y en concordancia con lo que requerido por el usuario. Análisis, control, seguimiento y generación de reportes de: Materiales imputados valorizados y por usuario. Reclamo de materiales. Control de muestras. Informe de IQF- Mitinci. Informe de recepción de granos – Ministerio de Agricultura (si aplicara) Control de ingreso de granos. Demanda insatisfecha de materiales. Reporte de incidencias. Participa en el proceso implementación, control y seguimiento de 5s en todas las áreas de almacén.
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DENONINACION DEL CARGO: OPERARIO DEL ALMACEN OBJETIVO DEL CARGO: Ejecutar labores operativas y de control en los procesos de despacho, recepción, almacenamiento e inventario de materiales según indicaciones del personal supervisor y del gerente de almacén, así como el mantenimiento y cuidado de todos los equipos y herramientas utilizados en los procesos, como también del cuidado y limpieza de todas las instalaciones del almacén. NIVEL DE REPORTE:
Reporta al gerente y supervisor de almacén. FUNCIONES:
Cumplir las funciones delegadas por el gerente y supervisor de almacén Registrar en el SAP todas las transacciones de salidas del almacén de materiales, a fin de asegurar y garantizar la información oportuna a otras áreas y procesos de la organización. Efectuar inventarios físicos de las existencias de todos los suministros diversos repuestos y materiales de elaboraciónenvasado registrados en SAP Consolidar y ordenar los documentos de salida.
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Efectuar la conservación del material y embalaje de materiales durante los procesos de recepción, almacenamiento, despacho e inventario de materiales. Participar en todas las actividades programadas, las cuales contribuyan con los planes de contingencia dirigidos a la preservación del medio ambiente, la seguridad y la salud ocupacional Archivar todas las guías de remisión de salida de materiales de planta. Efectuar el almacenamiento adecuado según rotación de materiales FIFO, teniendo presente las condiciones óptimas de conservación y la oportuna entrega de los mismos. Apoyar al control de que los materiales cuenten con su tarjeta o letrero de identificación y con su ubicación físico-SAP, a fin de que estén disponibles para el deseo de los mismos. Recepcionar y controlar las devoluciones de materiales efectuadas por los usuarios.
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4.9. GRÁFICO QUE MUESTRE LAS ZONAS DE ALMACENAJE
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4.10. TIPO DE MERCANCÍA QUE ALMACENA
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DIVERSOS: Pernos, rodamientos, artículos eléctricos (enchufes, tomacorrientes, fluorescentes, focos, etc.), uniformes, EPP, detergentes, papel, toalla, papel A-4, etiquetas para gaseosa, tapas, lubricantes de cadena, goma, cajas de cartón.
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PRODUCTOS QUÍMICOS:
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Ácido nítrico, hipoclorito de sodio, ácido fosfórico, ácido clorhídrico, gases (oxigeno, amoniaco, argón, propano, cloro, acetileno, etc.), grasas, petróleo, aceites, gasolina, pinturas, solventes, soda caustica.
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MATERIA PRIMA:
Matas, maíz, lúpulo, malta de cebada, jarabes para gaseosa (en los silos).
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4.11. MEDIOS DE ALMACENAJE (ESTANTERÍA, TIPOS) Racks selectivos, andamios, parihuelas, Estanterías (metálicas, desmontables)
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4.12. EQUIPOS DE ALMACENAJE CON QUE CUENTA Coches, stockas, montacargas, escaleras
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5. PROBLEMÁTICA
PROBLEMA
CAUSA
EFECTO
El almacén de materiales cuenta con un espacio de almacenamient o limitado.
Acumulación de más materiales a medida que aumenta la producción de bebidas alcohólicas y gaseosas, esto debido al incremento de la demanda.
Errores despacho, inventarios recepción
El almacén de materiales cuenta con personal antiguo mayores a 45 años
Personal poco flexible al cambio, de lento asimilación de conocimientos nuevos, como los sistemas que utiliza SABMILLER
Procesos lentos de rotación de inventarios, generando costos y tiempo para la empresa Backus
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SOLUCIÓN (PROPUESTA) en Optimizar el espacio, y mediante la utilización de rack selectivos, dando prioridad a los materiales necesarios, darles salida, generando así la rotación de inventarios Optimizar procesos mediante la capacitación en manejos de SAP, para obtener un personal dinámico, que marque procesos nuevos, que sea rápido en la acción y que tome decisiones en el momento oportuno.
6. CONCLUSIONES Backus administra y controla sus procesos logísticos de almacén desde la etapa de recepción de materiales hasta su despacho respectivo. A nivel de un sistema de almacenaje, consideramos que existe exactitud y seguridad de sus inventarios. En base a los niveles de inventarios se definen lineamientos de reposición de materiales. Existe una buena actuación del personal operativo de almacén y de la gerencia en temas de productividad. Eficiente utilización de los espacios en los almacenes y centros de distribución. Los inventarios de los materiales e insumos se encuentran debidamente catalogados. Existe una clasificación de los inventarios, permitiendo efectuar renovaciones con la mayor oportunidad posible, proporcionando una rápida respuesta a los clientes externos e internos. Controlan los procesos, eliminan el desperdicio y los costos de los materiales que no agregan valor. Utilizan el Benchmarking, esto permite la medición de competencias a nivel mercado. Existe una adecuada comunicación entre el área de almacén de materiales y las demás áreas, esto permite poder ubicar las necesidades y colocar los materiales en el momento oportuno. El ERP utilizado por Backus es el SAP. El proceso de planificación del suministro se realiza en plataformas externas que hacen interfaces con el SAP. Su cadena de suministros está dirigido a planificar sus operaciones y a optimizar el abastecimiento de materias primas e insumos, así como los inventarios de productos terminados mediante la revisión constante de los pronósticos de ventas, con el fin de reducir el capital de trabajo y satisfacer, oportunamente, la demanda del mercado.
7. RECOMENDACIONES
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Realizar análisis ABC para identificar los productos y almacenarlos por valor y movimiento para realizar una distribución de almacenamiento adecuado. Para el caso de materiales importados, la empresa debería de buscar un proveedor confiable y trabajar juntos y desarrollar los
materiales que la empresa necesita, para que éste pueda proveerles, con esto se conseguirá: Que bajen los costos de adquisición El stock de seguridad que se mantiene disminuirá considerablemente. El ahorro de espacio que ocupaban dichos stocks de seguridad, pueden ser utilizados para brindar almacenaje a nuevos materiales. El riesgo de obsolescencia, pérdida o robo por mantener un stock de seguridad por tanto tiempo, disminuirá. Los costos de mantenimiento de los materiales en almacén tendrán una considerable reducción, lo cual genera un gran ahorro para la empresa.
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8. BIBLIOGRAFÍA Y LINCOGRAFIA http://www.backus.com.pe/wb.website/planta-motupe.html http://www.backus.com.pe/wb.website/f/pdf/BackusReporteDesarro lloSostenible2010.pdf Normas almacenes de materiales 02 de mayo 2011 empresa Backus.
9. ANEXOS
CATALOGO DE MATERIALES
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