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Roldán Duarte Holguín Tel. 0424 956 6728 0416 686 6317 0286 961 5664 [email protected] [email protected] Apartado 496, Puerto Ordaz, Venezuela

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-2Project 2013, Nivel 1 - Copyright © 2016 All rights reserved. No part of this book may reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system without permission in writing from the author, Roldán Duarte Holguín. Sugerencias Si usted tiene sugerencias sobre mejoras que pueden ser hechas a este libro, le agradezco me las haga llegar por correo [email protected] o [email protected] por teléfono 0424 956 6728 0416 686 6317 0286 961 5664. Si le gustó el libro y le ha sido de provecho para su profesión, recomiéndelo a sus amigos, colegas y compañeros de trabajo. Otros Libros del mismo Autor Están a su disposición libros sobre, AutoCAD, AutoLISP, Visual Basic para AutoCAD, Visual Basic para Excel, Control de Proyectos con Project, Primavera, Access, Word, Power Point, Stat Graphics, Windows, Visual Basic .NET, Cálculos Hidráulicos, Termodinámica, Ingeniería del Ambiente, Cálculo de Correas Transportadoras, IsoCAD, Matlab, Femlab, LabVIEW, AutoCAD Plant 3D, AutoCAD Civil 3D, Revit Architecture, Revit MEP, 3D Studio MAX, Inventor, AutoCAD Architecture, AutoCAD MEP, AutoCAD Civil 3D, Gemcom, SAP2000, ETABS, Visio Technical, Sintonización de Lazos de Control, Análisis de Precios Unitarios Libros preparados de acuerdo a sus necesidades Si usted, su Empresa, Universidad, Colegio, Escuela, Junta de Vecinos o Asociación Profesional requieren un libro diseñado exactamente a sus necesidades, comuníquense conmigo por teléfono, fax, email o por carta. Llegaremos a un acuerdo conveniente en costo y en tiempo de entrega. Pago del Costo de este Libro Si usted no ha pagado el costo de este libro, $50 (cincuenta dólares), le sugerimos que lo haga, para que su conciencia pueda estar tranquila, y para que el autor pueda continuar ofreciéndole a usted, a sus hijos, colegas y amigos los libros que necesitan para su mejoramiento profesional. Teléfono 0424 956 6728 0416 686 6317 0286 961 5664 Email [email protected] [email protected] Apartado: 496, Puerto Ordaz, Venezuela Cuenta Corriente 0134 0348 12 3483 002067 en Banesco de Roldán Duarte H. Cuenta Corriente 0105 0231 46 1231 000848 en Mercantil de Roldán Duarte H.

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-3Control de Proyectos – MS Project 2013 Qué es un Proyecto Proyecto es un conjunto de actividades o tareas que deben ser realizadas dentro de un período de tiempo, dentro de un presupuesto y utilizando cierta cantidad de recursos disponibles. Los parámetros claves en la ejecución de un proyecto son tiempo y costo; el proyecto debe estar terminado para una fecha prevista, sin exceder el costo estimado, utilizando los recursos disponibles y cumpliendo con la calidad exigida por las normas y especificaciones establecidas. Además debe cumplir con todas las normas de Seguridad, Calidad, Control Ambiental y Constructibilidad. Tipos de Proyectos Los proyectos pueden ser de cualquier tipo: Construcción (casa, edificio, urbanización, complejo industrial, ciudad, puente, centro espacial), Montaje (Planta de Procesos Químicos, Refinería, Siderúrgica, Desarrollo Minero, Hidroeléctrica, Central Termonuclear, Exposición Industrial), Mantenimiento (Parada de Planta Planificada, Mantenimiento Preventivo, Parada de Emergencia), Desarrollo de un nuevo Producto, Mercadeo, Política (ganar la Presidencia, la Gobernación, la Alcaldía), Investigación, Genoma Humano, Desarrollo Software, Salud (prevención de epidemias, vacunación). Los proyectos pueden ser tan pequeños, como mudar una oficina, o tan grandes como enviar una nave tripulada al Planeta Marte y traerla de regreso a la Tierra, habilitar otro Planeta para que pueda ser habitado por el Hombre. Fases de un Proyecto Es frecuente ver en las oficinas de Control de Proyectos un afiche que contiene las cinco fases de un Proyecto: 1. 2. 3. 4. 5.

Entusiasmo para lograr la meta Desilusión con el avance Búsqueda de los culpables Castigo a los inocentes Premio a los que no participaron

Para que el contenido de este afiche no represente la situación real de la Gerencia de Proyectos, muchas Empresas hacen uso de las herramientas modernas de control de Proyectos, como MS Project, Artemis, Primavera, Open Plan, Time Line, Harvard Project Manager, etc.

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-4Los programas de control del Proyectos, como MS Project, hacen uso de técnicas estándares como el PERT (Program Evaluation and Review Technique: Técnica para Evaluación y Revisión del Programa), CPM (Critical Path Method: Método de la Ruta Crítica), Diagramas de Gantt, desglose de tareas, etc. Entre los aspectos que deben ser controlados en un Proyecto están:  

Fecha de Comienzo del Proyecto. Fecha de Terminación del Proyecto Costo del Proyecto.

A medida que transcurre un Proyecto es necesario presentar informes que incluyan la siguiente información:     

Costo Actual vs. Costo Programado Avance Real vs. Avance Programado Asignación de los Equipos Asignación de la Mano de Obra Utilización de los Materiales. Productividad, Eficiencia

Ahora es posible, con una Computadora Personal, tener disponibles las herramientas de Control de Proyectos que anteriormente sólo estaban disponibles en los Mainframes del Gobierno y de las grandes Corporaciones. Subproyectos, Tareas o Actividades Para el manejo eficiente de un Proyecto es necesario dividirlo en Subproyectos, Tareas Principales, Tareas Subalternas o Actividades. Es necesario conocer la dependencia entre las tareas; cuáles tareas deben ser terminadas antes de comenzar otras; cuáles tareas pueden ser realizadas simultáneamente; cuáles actividades pueden traslaparse, cuáles tareas deben esperar. Project calcula la fecha de Comienzo y de finalización de cada tarea en base a la duración y a los vínculos entre las tareas. Usted asigna los Recursos necesarios (personal, equipo, materiales) para realizar cada tarea. Es necesario saber cuáles tareas pueden atrasarse sin retrasar la fecha de terminación del Proyecto. Cuándo es necesario contratar personal adicional. Cuáles deben ser las fechas de entrega de equipos y materiales. Qué persona o cuál equipo va a ejecutar cada tarea. Qué, Cómo, Cuándo, Dónde son las preguntas básicas que deben ser contestadas para controlar cada fase del Proyecto. En esta época de Economía Globalizada, la mayoría de los proyectos grandes son multinacionales: intervienen empresas de distintos países.

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-5Conceptos Básicos sobre Proyectos y Presupuestos Proyecto  Objetivo  Tareas  Recursos P E M Listado de Tareas, Agrupar por Disciplinas, Jerarquizar, Vincular Tipos de Vínculos. Lag o Retardo Quiénes establecen los Vínculos entre las Tareas de un Proyecto Se debe contar con un Equipo Multidisciplinario para planificar y ejecutar un proyecto: debe haber especialistas en Obras Civiles, Mecánica, Electricidad, Instrumentación, Electrónica, Arquitectura, Soldaduras, Pruebas de todo tipo, etc. Los Vínculos entre las tareas que conforman un proyecto deben ser establecidos por Especialistas en cada tipo de tarea. Duración de una Tarea, Fase de Planificación Duración de una Tarea, Fase de Ejecución Cantidad cómo se calcula la Cantidad Calcular la Cantidad de cada tarea: Cómputos Métricos, AutoCAD Civil 3D, Autodesk Infrastructure Suite, AutoCAD Plant 3D, Autodesk Plant Design Suite, Inventor, Solid Edge, Nastran, Matlab, LabVIEW, Femlab, SAP2000, AutoCAD Architecture, Revit Architecture, AutoCAD MEP, Revit MEP, Ansys y otros. Rendimiento. Cuadrillas Típicas. Trabajo cómo se calcula el Trabajo realizado por Personas y Equipos Costo cómo se calcula el Costo del Trabajo realizado por Personas y Equipos; cómo se calcula el Costo de los Materiales. Cómo se calcula el Costo de una Tarea. Cómo se calcula el Costo de una Tarea de Resumen. Cómo se calcula el Costo de un Proyecto Qué consecuencias trae el retraso de una o varias Tareas; cómo afecta el Trabajo; cómo afecta el Costo de Personal y Equipos. Cómo afecta el Costo del Proyecto. En qué casos el retraso de una Tarea puede afectar el Costo de los Materiales Cómo se puede recuperar el tiempo perdido en una o varias Tareas.

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-6Objetivo de este Libro El objetivo del libro es enseñar al lector a utilizar eficientemente MS Project, como herramienta para controlar uno o varios Proyectos simultáneamente. El enfoque es netamente práctico: desarrollar un Proyecto real, desde el inicio hasta el final. Pasos para Planificar un Proyecto 1.

Definir el objetivo del Proyecto; cuál es el resultado final: Planta Hidroeléctrica de 10 Gigawatios, Planta de Briquetas de un millón de toneladas por año, Hotel de 600 habitaciones, nuevo Puente sobre el río Orinoco, aumentar la Producción de un Pozo Petrolero, etc.

2.

Hacer un listado de todas las actividades necesarias para lograr el objetivo del Proyecto. Incluir Tareas Repetitivas, como Reunión Semanal de Control de Avance, Reunión Mensual del Comité Directivo del Proyecto.

3.

Determinar los recursos necesarios para ejecutar cada actividad (personal, equipo, materiales).

4.

Determinar el precio unitario de cada recurso; para el personal y los equipos, el precio unitario se expresa en Moneda/Unidad Tiempo: Bolívares por hora o Bolívares por día. Para los materiales el precio unitario se da en: Bs./m3, Bs./m2, Bs./kg. Bs./ton, Bs./barril, Bs./pieza, etc.

5.

Dividir o clasificar por tópicos o disciplinas las actividades que conforman el Proyecto: movimiento de tierra, civil, mecánica, electricidad, instrumentación.

6.

Determinar la duración de cada partida; conociendo la cantidad y el rendimiento, se puede calcular cuánto tiempo tarda la ejecución de cada partida.

7.

Calcular el Costo del Proyecto; conociendo las partidas que conforman el proyecto, la cantidad, el rendimiento y los recursos requeridos en cada una de ellas, se calcula el precio unitario de cada partida, el costo total de la partida y el costo del Proyecto completo.

8.

Jerarquizar las actividades: determinar cuáles son las actividades principales y cuáles son las actividades subalternas; esto es lo que se llama EDT Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS: Work Breakdown Structure)

9.

Establecer los Hitos (Milestones) del Proyecto: Luz Verde, Firma del Contrato, Fin Obras Civiles, Fin Estructura Mecánica, Fin Montaje Reactores, Fin Áreas de Servicios, Fin Instrumentación, Fin Pruebas, Aceptación Proyecto.

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-710. Establecer los códigos de las actividades del proyecto; esto es necesario cuando el software para control de Proyectos es “Primavera”; en MS Project 2013 no es necesario crear los códigos de las actividades, pero si el Cliente o el Jefe lo exigen, se pueden crear los códigos EDT ó WBS. 11. Determinar las relaciones entre las actividades: secuencia en que deben ser ejecutadas las actividades que conforman el Proyecto. Cuáles partidas deben estar terminadas para poder comenzar la ejecución de otras. Cuáles partidas pueden ser ejecutadas simultáneamente. De las actividades que deben ser ejecutadas en forma secuencial, cuáles pueden ser traslapadas, cuáles deben esperar (Retardo o Lag > 0) 12. Crear los Calendarios requeridos por los distintos recursos que intervienen en el Proyecto: un Calendario para el personal administrativo, otro Calendario para el personal Ejecutivo, que debe estar disponible las 24 horas del día, otro Calendario para el personal que trabaja por turnos (7-3, 3-11, 11-7), otro Calendario para personal que trabaja a tiempo parcial, otro Calendario para personal Asesor, Equipos que operan 24 horas, etc. 13. Definir los parámetros de MS Project: jornada diaria (h/d), jornada semanal (h/s), Tarifa Normal (Bs./h), Tarifa Sobretiempo (Bs./h), unidad predefinida para medir la duración de las actividades, Tipo de Tarea (Unidades Fijas, Trabajo Fijo, Duración Fija) 14. Introducir todas las actividades que conforman el Proyecto, junto con la duración de cada actividad. Puede utilizar varios métodos, incluyendo la importación de datos de dBASE, de Excel o del Análisis de Precios Unitarios. 15. Crear en Project el Fondo de Recursos o Fondo de Recursos del Proyecto. 16. Asignar a cada actividad los Recursos necesarios para su ejecución; solucionar los problemas de sobreasignación de Recursos que se puedan presentar. 17. Evaluar las situaciones de riesgo que pueden presentarse durante el período de ejecución del proyecto (huelgas, lluvias, inundaciones, muelle bajo, falta de dólares, escasez de materiales, equipos o personal, tsunamis, huracanes, tornados, problemas sociales y sindicales, racionamiento eléctrico, agua, gas, escasez de alimentos, repuestos, insumos, inseguridad, etc.) 18. Establecer los procedimientos de control: cada cuánto deben presentarse informes de avance del proyecto, contenido de cada informe, Software a usar. 19. Después que haya introducido toda la información del proyecto y haya optimizado la planificación del mismo (solucionar problemas de sobreasignación de recursos), debe crear el Plan de Referencia (Baseline), el cual servirá de base para medir el avance y clarificar reclamos o litigios sobre tardanzas, sobreprecios, etc. 20. Al terminar la fase de planificación viene la fase de ejecución y control del Proyecto: tomar los correctivos necesarios para terminar el proyecto en la fecha prevista y dentro del costo previsto.

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-8Project 2013 - Método de Aprendizaje Para aprender a usar Project 2013, seguiremos el siguiente método:  



Usaremos la Introducción que trae Project, para tener una visión global de algunas de las cosas que pueden ser hechas en Project: diferentes Vistas, Pantallas, Informes, etc. Luego usaremos uno de los Proyectos modelos que vienen contenidos en el directorio Microsoft Office\Plantillas\Project (Lanzamiento de Producto, Celebraciones Especiales, Proyecto Aerospacial, Intranet, Renovación) para familiarizarnos con los elementos de la pantalla de Project: Menús, Barras de Herramientas, Botones, Informes, Gráficos, Ayuda en línea y Directorio de Archivos de Project etc. Desarrollaremos un Proyecto real, ejecutado en una Empresa de Guayana. Presentación de Project 2013

Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso. Características: Project 2013 permite mostrar datos de proyectos en nuevos informes, asimismo, permite hablar con el equipo sin tener que salir de Project y resaltar rutas de acceso a tareas para mostrar sus gráficos de Gantt. Project 2013 le lleva a un centro de parada para iniciar el proyecto, en el cual encontrará plantillas predefinidas, o iniciar proyectos importando información desde Excel o un sitio de SharePoint. También puede abrir proyectos anteriores desde el equipo o ir a SkyDrive desde ahí. Con Project 2013, puede crear nuevos informes profesionales sin tener que exportar los datos a otro programa, por lo que no tendrá que exportar información a otros programas para generar informes a sus clientes, accionistas o miembros de su equipo. Se puede integrar Project con Excel, Word, Access, Power Point, AutoCAD, Análisis de Precios Unitarios. Se pueden automatizar las tareas rutinarias mediante Macros y Visual Basic. Generar un Plan de Proyecto A medida que genera un plan de proyecto, Project calcula y crea una programación de trabajo basada en la información que proporciona acerca de las tareas a realizar, las personas que trabajan en ellas, el equipamiento y los suministros utilizados para realizarlas y los costos que suponen.

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-9Para introducir información, ahora puede beneficiarse de funciones como:    

Códigos de Esquema Personalizados para crear una estructura de esquema con códigos personalizados que coincidan con los códigos de estructura de descomposición del trabajo (EDT) de su organización. Fechas Límite para establecer fechas de vencimiento en las que deben completarse las tareas. Calendarios de Tareas para programar cuándo se puede o no trabajar en las tareas, por ejemplo, debido a que el equipamiento no está operativo. Recursos Materiales para calcular el costo de los materiales, como suministros y otros elementos consumibles.

Planificar el Proyecto: listado de actividades, duraciones, recursos, relaciones. Utilizando la información que usted suministre, Project replanifica el Proyecto y le muestra las fechas de terminación del Proyecto y de cada actividad en cada momento. También recalcula la Ruta Crítica del Proyecto. Administrar un Proyecto Una vez que se genera un plan de proyecto, es necesario administrarlo. Revisando y analizando periódicamente el proyecto y su progreso, puede realizar los cambios necesarios para mantenerlo según lo previsto y de acuerdo al presupuesto. Cuando administra un proyecto, puede utilizar funciones como:    

Campos personalizados para identificar información específica en campos. Vistas y tablas para mostrar la información exacta que desee revisar. Filtros y grupos para centrarse en la información que requiere su atención. Mejoras en el diagrama de red para personalizar la presentación del Diagrama de Red, conocido anteriormente como Diagrama PERT, para poder ver información específica sin necesidad de utilizar herramientas complementarias.

Comunicar Información del Proyecto a otras Personas Después de generar el plan de proyecto y durante la fase de administración, puede ser necesario comunicar información del proyecto, por ejemplo, a inversores o a personas que haya asignado para realizar el trabajo. Para la comunicación, puede utilizar funciones como:   

Impresión y generación de informes para presentar información del proyecto en papel a otras personas. Publicar en HTML o guardar un plan de proyecto en un servidor Web para que otros puedan tener acceso a la información del proyecto en un sitio Web. A través del software Lync 2013, Ud. puede compartir información con los demás miembros del equipo del proyecto, mantener reuniones, conferencias, realizar llamadas telefónicas y video llamadas.

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Integración de Microsoft Outlook para que otras personas vean las tareas en sus listas de tareas de Outlook, donde se les puede recordar las fechas de vencimiento.

Administrar los Recursos Asignar Personal y Equipos, programar el trabajo de cada recurso. Project calcula la duración restante de cada actividad, en base a la duración inicial, al % de avance y al número de recursos asignados. Controlar el Presupuesto Project calcula el costo individual de cada actividad, multiplicando el trabajo de cada recurso por su tarifa. También calcula el Flujo de Caja Semanal y Mensual; usted puede comparar en cada momento el costo real con el costo planificado, del Proyecto completo y de cada tarea. Información del Proyecto Diagrama de Gantt, PERT, Calendario, Hoja de Tareas, Hoja de Recursos, Gráfico y Tabla de Uso de los Recursos, Uso de Tareas, Ruta Crítica. El uso de Filtros permite buscar información específica sobre actividades críticas, retrasadas, sobregiradas en costo, etc. Detectar Problemas: para llamar su atención, las actividades que tengan delimitaciones de fechas o notas aparecen con el icono correspondiente, como se muestra en esta figura. Al colocar el ratón sobre el icono, aparece la nota o la delimitación de fecha. Formatos del Diagrama de Gantt Puede hacer que las barras de las actividades críticas y los nombres de las mismas aparezcan en color rojo, para detectar más fácilmente la ruta crítica del proyecto. También puede enfatizar y darle un color diferente a los nombres de las Tareas de Resumen (Summary Tasks). Puede insertar gráficos de Excel dentro de cualquier vista de Project; también puede insertar el logo de su Empresa en todos los informes.

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En este diagrama de Gantt, las barras y los nombres de las actividades críticas aparecen de color rojo. Los nombres de las actividades principales aparecen de color azul enfatizado. En la parte derecha he insertado el logo de mi Empresa. Informes: puede imprimir más de 20 informes predefinidos, adaptándolos a sus necesidades específicas. También puede diseñar sus propios informes, todo esto sin necesidad de exportar información a otros programas. Programación del Proyecto: durante la ejecución del Proyecto, ajuste la programación de acuerdo a la situación real, para cumplir con la fecha y el presupuesto previstos. Project le informa de conflictos de sobreasignación de Recursos; también le informa cuándo hay subutilización de Recursos. Múltiples Proyectos: puede consolidar hasta 1000 proyectos en un megaproyecto. Puede compartir los Recursos entre todos los proyectos. Puede tener una visión global de todo el megaproyecto o detalles de cada actividad. Trabajar en Red: usando la Intranet de su Empresa o a través de Internet, puede asignar trabajo a los miembros de su equipo de trabajo, y obtener información de ellos en cualquier parte del mundo. Puede colocar en la Web el Proyecto en formato HTML y el diagrama de Gantt en formato GIF (usando el botón Copiar Imagen, de la barra de herramientas Estándar) Integrar Project con Office: puede importar y exportar información desde y hacia Office. Excel es un compañero de trabajo de Project; puede utilizar todas las facilidades de cálculo de Excel y reexportar la información a Project. Puede usar Visual Basic y el Editor de Macros para automatizar la generación de Informes y en intercambio de información.

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- 12 Ayuda en Línea y Asistente de Project: la Ayuda en línea y el Knowledge Base de Project en Internet son una gran enciclopedia sobre todos los detalles en el manejo de Project. El Asistente de Planificación trabaja con usted 24 horas al día, 365 días al año, para asesorarle sobre conflictos de asignación de recursos, dependencias entre tareas, técnicas para mejorar el uso de Project. Trabajar desde casi cualquier Sitio Si dispone de Project Online, puede acceder a una versión completa de Project desde casi cualquier sitio, incluso en los PC que no tengan Project 2013 instalado. Todo lo que necesita es una conexión a Internet y un PC que ejecute Windows 7 (o posterior). Siempre tendrá la versión más reciente porque las actualizaciones son automáticas. Uso de la Ayuda en Línea Cuando usted hace clic sobre el botón ? en el extremo superior derecho de la pantalla aparece la ayuda en línea de Project, como se muestra en la figura de la izquierda. Ayuda sobre Ruta Crítica Si hace clic sobre Ruta Crítica aparecen dos artículos sobre este tema, como se muestra en la siguiente figura.

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Plantillas de Project 2003 a 2013 Usted puede guardar las Plantillas de las versiones anteriores de Project y utilizarlas en la versión 2013. En esta figura se muestran las 12 Plantilla que vienen con Project 2007; estas plantillas pueden ser utilizadas como modelos para un Proyecto nuevo que usted vaya a controlar. En la Ayuda en Línea puede escribir Plantillas en el cuadro Buscar y aparece un listado de Plantillas del Project 2010

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- 14 Pantalla de Project 2013 Figura 1 Pantalla de Project 2013 con la nueva Interfaz

Project 2013 reemplazó las Barras de Herramientas por los Menús, Paneles y Comandos. Los Menús disponibles son: Archivo, Tarea, Recurso, Crear un Informe, Proyecto y Vista Archivo El menú Archivo tiene los siguientes comandos: Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta, Opciones Tarea

El menú Tarea tiene los siguientes Paneles: Ver, Portapapeles, Fuente, Programación, Tareas, Insertar, Propiedades, Edición

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- 15 El panel Ver tiene los comandos: Calendario, Diagrama de Red, Uso de Recursos, Diagrama de Gantt, Escala de Tiempo, Formulario de Tareas, Gantt de Seguimiento, Gráfico de Recursos, Hoja de Recursos, Hoja de Tareas El panel Portapapeles tiene los comandos: Pegar, Cortar, Copiar, Copiar Formato El panel Programación tiene los comandos: % Avance 0 25 50 75 100 Promover (Anular Sangría) Degradar (Aplicar Sangría) Dividir Tarea, Vincular Tareas, Desvincular Tareas Actualizar según Programación, Actualizar Tareas, Respetar Vínculos, Desactivar. El panel Tareas tiene los comandos: Programar Manualmente, Autoprogramar, Inspeccionar (Inspeccionar Tarea, Mostrar Advertencias, Mostrar Sugerencias, Mostrar Problemas Omitidos), Mover (Posponer Tareas 1 día 1 semana 4 semanas Personalizado Partes Incompletas a la Fecha de Estado, Adelantar Tareas 1 día 1 semana 4 semanas Personalizado, Partes Completadas a la Fecha de Estado, Reprogramar Tareas Cuando los Recursos están Disponibles Modo (Autoprogramar, Programar Manualmente) El panel Insertar tiene los comandos: Tarea (Tarea, Tarea Periódica, Fila en Blanco, Importar Tareas de Outlook) Resumen, Hito, Entrega (para usar este comando hay que tener instalado Project Web App) El panel Propiedades tiene los comandos: Información, Notas de Tarea, Muestra Detalles de la Tarea, Agrega la Tarea a la Escala de Tiempo El panel Edición tiene los comandos: Desplazarse a Tarea, Buscar (Buscar, Reemplazar), Borrar (Borrar Hipervínculo, Notas, Toda la Fila, Borrar Formato, Borrar todo), Rellenar (Hacia Abajo, Hacia Izquierda, Hacia Derecha, Hacia Arriba) Recurso

El menú Recurso tiene los siguientes Paneles: Ver (Organizador de Equipo), Asignaciones, Insertar, Propiedades, Redistribuir El panel Ver tiene los comandos: Organizador de Equipo El panel Asignaciones tiene los comandos: Asignar Recursos, Grupo de Recursos (Recursos Compartidos, Actualizar Grupo de Recursos, Actualizar Recursos, Grupo de Recursos de la Empresa)

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- 16 El panel Insertar tiene los comandos: Agregar Recursos (Crear Equipo desde la Empresa, Active Directory, Libreta de Direcciones, Recurso de Trabajo, Recurso Material, Recurso de Costo, Importar Recursos a la Empresa) El panel Propiedades tiene los comandos: Información, Notas, Detalles El panel Redistribuir tiene los comandos: Redistribuir Selección, Redistribuir Recurso, Redistribuir Todo, Opciones de Redistribución, Borrar Redistribución, Ir a la Sobreasignación siguiente Crear un Informe El menú Crear un Informe tiene los siguientes Paneles: Proyecto, Ver los Informes, Exportar

El panel Proyecto tiene el comando: Comparar Proyectos El panel Ver los Informes tiene los comandos: Nuevo Informe (En Blanco, Gráfico, Tabla, Comparación), Panel (Evolución, Información General de Costos, Información General del Proyecto, Información General del Trabajo, Próximas Tareas, Más Informes), Recursos (Recursos Sobreasignados, Visión General de los Recursos), Costos (Flujo de Caja, Información General de Costos de la Tarea, Informe de Valor Acumulado, Sobrecostos, Visión General de Costo de Recursos), En Curso (Informe de Hito, Tareas Críticas, Tareas Pospuestas, Tareas Retrasadas), Introducción (Best Practice Analyzer, Compartir con su Equipo, Crear Informes, Introducción a Project, Organizar Tareas), Personalizar, Recientes El panel Exportar tiene el comando: Informes Visuales Proyecto El menú Proyecto tiene los siguientes Paneles: Insertar, Aplicaciones, Propiedades, Programación, Estado, Revisión El panel Insertar tiene el comando: Subproyecto El panel Aplicaciones tiene los comandos: Tienda, Mis Aplicaciones El panel Propiedades tiene los comandos: Información del Proyecto, Campos Personalizados, Vínculos entre Proyectos, EDT (Definir Código, Volver a Numerar), Cambiar Tiempo de Trabajo.

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- 17 El panel Programación tiene los comandos: Calcular Proyecto, Establecer Línea Base (Establecer Línea Base, Borrar Línea Base), Mover Proyecto El panel Estado tiene los comandos: Fecha de Estado, Actualizar Proyecto El panel Revisión tiene el comando: Ortografía Vista

El menú Vista tiene los siguientes Paneles: Vistas de Tareas, Vistas de Recursos, Datos, Zoom, Vista en dos Paneles, Ventana, Macros El panel Vistas de Tareas tiene los comandos: Diagrama de Gantt, Uso de Tareas, Diagrama de Red, Calendario, Otras Vistas (Personalizada, Integrada: Diagrama de Relaciones, Escala de Tiempo, Formulario de Tareas, Hoja de Tareas, Restablecer Valores Predeterminados, Guardar Vista, Más Vistas El panel Vistas de Recursos tiene los comandos: Organizador de Equipo, Uso de Recursos, Hoja de Recursos, Otras Vistas (Formulario de Recursos, Formulario Nombre de Recursos, Gráfico de Recursos) El panel Datos tiene los comandos: Ordenar (Por Costo, Por Nombre, Por Identificador, Ordenar por…), Esquema (Mostrar Subtareas, Ocultar Subtareas, Todas las Subtareas, Nivel 1, Nivel 2,… Nivel 9), Tablas (Costo, Entrada, Trabajo, Uso, Hipervínculo, Programación, Resumen, Seguimiento, Variación, Restablecer Valores Predeterminados, Guardar Campos como Nueva Tabla, Más Tablas), Resaltar, Filtro, Agrupar por

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- 18 El panel Zoom tiene los comandos: Escala Temporal, Zoom (Alejar, Acercar, Zoom), Proyecto Completo, Tareas Seleccionadas. El panel Vista en dos Paneles tiene los comandos: Escala de Tiempo, Detalles El panel Ventana tiene los comandos: Nueva Ventana, Cambiar Ventanas, Organizar todo, Ocultar Ventana El panel Macros tiene el comando Macros (Ver Macros, Grabar Macro, Visual Basic, Seguridad de Macros) Pantalla Inicial de Project 2013 Al abrir Project 2013 aparecen varias opciones para comenzar a trabajar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Proyecto en blanco Nuevo a partir de un Proyecto Existente Nuevo del Libro de Excel Nuevo de la Lista de Tareas de SharePoint Primeros Pasos Administrador de Proyecto Ágil Crear un Presupuesto Valor Acumulado Instalar Project Server 2013 Plan de Proyecto Sencillo Actualizar Project Server 2013 Crear Plan Empresarial Preparación del Informe Anual Planeación de Campaña de Marketing Fusión o Evaluación de la Adquisición Ciclo DMAIC Seis Sigma Tecnología y Cumplimiento de SOX Servicio de Atención al Cliente Lanzamiento de Nuevo Producto

Valor Acumulado La administración del valor acumulado le ayuda a cuantificar el rendimiento de un proyecto. Compara los costos y las programaciones para una línea de base para determinar si el proyecto progresa. Si el aspecto de los gráficos no es correcto, asegúrese de que ha establecido una línea de base, ha asignado los costos a tareas o recursos, y ha introducido el progreso.

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- 19 Valor Acumulado en el Tiempo El valor acumulado del proyecto basado en la fecha de estado. Si el costo real (CRTR) es superior al valor acumulado (CPTR), el proyecto está por encima del presupuesto. Si el valor planeado (CPTP) es mayor que el valor acumulado, el proyecto está atrasado respecto a la programación. Variación en el Tiempo Variaciones de costo y calendario para el proyecto basadas en la fecha de Estado. Si el CV es negativo, el costo del proyecto es más de lo presupuestado. Si el VP es positivo el proyecto está retrasado con respecto a la programación. Índices en el Tiempo Índices de rendimiento de costo y programación para el proyecto basados en la fecha de estado. Cuanto mayor sea el índice de rendimiento, más avanzado en la programación y el ahorro de costos estará el proyecto. Tareas Programadas Automáticamente y Manualmente La mayoría de las tareas de un proyecto son programadas automáticamente: la fecha Comienzo y la fecha Fin son calculadas por Project utilizando las ecuaciones que vimos al comienzo. Las tareas que figuran con un marcador son tareas programadas manualmente. Úselas cuando no desee que el proyecto mueva la tarea. Además, puede introducir texto de forma libre en la duración, iniciar y finalizar campos o dejarlos en blanco si todavía no tiene la información.

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- 20 Añadir Botones a la Barra de Acceso Rápido

La Barra de Acceso Rápido trae solamente tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. Para aumentar su eficiencia y productividad, le recomiendo añadir los comandos que se muestran en esta figura. Haga un clic derecho sobre el botón Guardar (el Disquete)  Personalizar Barra de Acceso Rápido. En la lista Comandos Disponibles, seleccione Todos los Comandos. Escriba N para buscar el comando Nuevo; cuando lo encuentre haga clic sobre Agregar Verifique que el comando Nuevo esté debajo del comando Rehacer; de ser necesario utilice las flechas para mover los botones. Coloque todos los comandos que se muestran en esta figura. Coloque la Barra de Acceso Rápido debajo de la Cinta de Opciones para que estén visibles todos los botones. Haga clic sobre Aceptar. En la ventana principal, haga clic derecho sobre la Barra de Acceso Rápido y seleccione Mostrar la Barra de Herramientas por debajo de la cinta de Opciones. Al terminar de colocar los botones, cierre Project 2013 y vuelva abrirlo. A partir de ahora, estos comandos estarán disponibles en la Barra de Acceso Rápido en esta computadora en esta versión de Project 2013.

Grabar la Configuración de una Computadora para utilizarla en otra Puede grabar un archivo que contenga la configuración de una computadora para ser utilizado en otra computadora: haga un clic derecho sobre la Barra de Acceso Rápido  Personalizar Barra de Herramientas de Acceso Rápido  Importar o Exportar  Exportar todas las Personalizaciones. Escriba Personalizaciones Project 2013 Comp 45 en Nombre de Archivo  C:\Temp  Guardar  Aceptar

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- 21 -

Planificar y Controlar el Avance un Proyecto Real Para familiarizarnos con el uso de MS Project, crearemos un Proyecto Real, ejecutado en una de las Empresas de Guayana. El Proyecto consiste en la construcción de una Planta de Tratamiento de Agua. El primer paso es definir el Proyecto; este Proyecto incluye las siguientes fases o Subproyectos: 1. 2. 3. 4. 5.

Obras Civiles Montaje de Equipos Electricidad Instrumentación Puesta en Marcha

Las Obras Civiles de este Proyecto fueron tomadas del Análisis de Precios Unitarios. Las partidas que conforman el Sub-Proyecto Obras Civiles aparecen en la Tabla 1, en la siguiente página. Desactivar la Opción “Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto” Para que el nombre del proyecto no aparezca como una Tarea de Resumen, en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido, haga clic sobre el botón Opciones de Proyecto (el tercero de derecha a izquierda). En el lado izquierdo haga clic sobre Avanzado, en la sección Mostrar opciones para este proyecto, desactive la casilla Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto.

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- 22 Tabla 1.

Planta Tratamiento Agua - Obras Civiles

Núm. Partida

Cant

Durac

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Preparación Área Relleno Compactado. Preparación Vía Acceso. Caseta Servicios Concreto Zapatas Caseta Servicios Concreto Pedestales Caseta Servicios Concreto Vigas Riostra Caseta Servicios Concreto Columnas Caseta Servicios Concreto Vigas Carga Caseta Servicios Concreto Pobre Zapatas Caseta Servicios Concreto Piso Paredes de Bloque Gris Friso liso Paredes y Techo Pintura Paredes y Techo Impermeabilización Techo Tuberías Aguas Lluvias Losa Nervada Techo Suministro y Colocación de acero:D=3/8” Suministro y Colocación de acero:D=1/2” Suministro y Colocación de acero:D=5/8” Malla Electrosoldada Miniblocks Concreto Fundaciones Miniblocks Acero ½” Miniblocks Malla Electrosoldada Miniblocks Concreto Pobre Fundaciones Miniblocks Concreto Piso Miniblocks Concreto Muros Miniblocks Acero 3/8” Lechos Secado- Concreto Zapatas Lechos Secado- Concreto Pobre Zapatas Lechos Secado- Concreto Pedestales Lechos Secado- Concreto Vigas Riostra

Unid Rend M2 M3 M2 M3 M3 M3 M3 M3 M2 M3 M2 M2 M2 M2 ML M2 KG KG KG M2 M3 KG M2 M2 M3 M2 KG M2 M3 M3 M3

144 420.00 157 420.00 199 150.00 12 4.41 5 0.82 6 2.67 4 0.99 5 2.67 50 17.64 10 13.50 20 10.00 15 68.00 30 68.00 1 94.72 20 6.00 16 48.00 300 505.00 350 305.00 400 245.00 360 5.00 10 40.00 350 2730.00 360 70.00 50 100.00 10 2.75 4 3.20 300 570.00 50 4.00 12 1.50 5 0.60 6 2.07

2.92 2.68 0.75 0.37 0.16 0.45 0.25 0.53 0.35 1.35 0.50 4.53 2.27 94.72 0.30 3.00 1.68 0.87 0.61 0.01 4.00 7.80 0.19 2.00 0.28 0.80 1.90 0.08 0.13 0.12 0.35

32 33 34 35 36 37 38 39 40

Suministro y Colocación de acero:D=3/8” Suministro y Colocación de acero:D=1/2” Suministro y Colocación de acero:D=5/8” Malla Electrosoldada Tubería de Concreto Malla Geotextil Paredes Bloques de Concreto Lecho de Arena Lecho de Grava

KG KG KG M2 ML C/U M2 M3 M3

300 350 400 360 18 1 20 12 12

350.00 100.00 155.00 1.50 10.00 1.00 22.00 3.50 5.00

1.17 0.29 0.39 0.50 0.56 1.00 1.10 0.29 0.42

Esta información fue importada del “Análisis de Precios Unitarios”

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- 23 Pasos Preliminares para Crear el Proyecto Antes de comenzar a introducir las tareas, es necesario cumplir los siguientes pasos preliminares para crear el Proyecto: Definir el Calendario del Proyecto, Horario de Trabajo, Días No Laborables, Parámetros de Microsoft Project, modificar algunos Parámetros Prefijados: Horas/Día, Horas/Semana, Costo de una Hora de Trabajo, Información del Proyecto: Nombre del Proyecto, Nombre de la Empresa, Nombre del Gerente del Proyecto, Fecha de Comienzo del Proyecto. Horario de Trabajo: el horario de Trabajo para la Empresa que realiza las Obras Civiles es el siguiente: Lunes a Jueves: 7:00 a.m. - 12:00 MD Viernes: 7:00 a.m. - 12:00 MD

1:00 p.m. - 5:00 PM 1:00 p.m. - 4:00 PM

Días No Laborables: Los días Sábado y Domingo son días No Laborables. Además durante el año 1994 los siguientes días fueron No Laborables: 14 y 15 de Febrero, 31 Marzo y 1 de Abril, 19 de Abril, 24 de Junio, 5 de Julio, 12 de Octubre. Cierre el proyecto que tiene abierto: Haga clic sobre el botón Cerrar en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido. No guarde los cambios hechos en este proyecto. Comience un nuevo Proyecto: haga clic sobre Nuevo  Proyecto en Blanco Si no aparece el cuadro de diálogo Información del Proyecto: 1. 2. 3. 4.

Haga clic sobre Proyecto  Información del Proyecto Escriba 15/05/1994 en el cuadro Fecha de Comienzo. Acepte la opción Programar a partir de: Fecha de Comienzo del Proyecto Acepte los datos predefinidos en los cuadros Fecha de Hoy, Fecha de Estado y Calendario. Haga clic sobre Aceptar

Project permite crear un Proyecto con una fecha de Comienzo igual a la fecha de hoy, anterior a la fecha de hoy o posterior a la fecha de hoy. Guardar el Archivo del Proyecto Para guardar el archivo, haga clic sobre Archivo  Guardar como  Equipo  Examinar  C:\Temp  PTA  Guardar Si aparece el mensaje “PTA.MPP ya existe. ¿Desea reemplazarlo?” Haga clic sobre Sí

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- 24 Calendario del Proyecto Para definir el Calendario Básico del Proyecto, proceda así: 1.

Haga clic sobre Proyecto  Cambiar Tiempo de Trabajo Aparece el Calendario en la fecha de hoy (la fecha que tenga su Computadora)

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Haga clic sobre Crear Calendario, en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo Cambiar Calendario Laboral. Escriba PTA, en el cuadro Nombre, para darle este nombre al Calendario de la Planta de Tratamiento de Agua Active la opción “Hacer una copia del”. Seleccione Estándar Haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre la flecha arriba  en la barra de desplazamiento del Calendario, hasta llegar a Enero de 1994 Haga clic sobre Semanas Laborables Horario de Trabajo

Ahora vamos a definir las horas laborables de Lunes a Jueves: Haga clic sobre Detalles Mantenga presionada la tecla Shift seleccione desde el Lunes hasta el Jueves:

Active la tercera opción Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos 1. 2. 3. 4. 5.

Escriba 7 en el cuadro Desde. Aparece 07:00 a.m. Escriba 12 en el cuadro Hasta. Aparece 12:00 p.m. Escriba 1 en el cuadro Desde, el cuadro inferior Aparece 1:00 p.m. Escriba 5, en el cuadro Hasta, el cuadro inferior Aparece 5:00 p.m. Haga clic sobre Aceptar

Haga clic sobre cualquier día del Calendario, de Lunes a Jueves. Verifique que tiene el horario correcto: 7:00 a 12:00 y 1:00 a 5:00 De esta manera han quedado definidas las horas laborables, de los días Lunes a Jueves, para todo el año 1994 y para los años subsiguientes.

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- 25 Haga clic sobre el día 3 que es un Lunes: verifique que el horario es el que hemos establecido (7-12, 1-5) 6.

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Haga clic sobre el día 7 que es un Viernes: aparece el horario del Calendario Estándar. Debemos modificar el horario del día Viernes: la hora de salida, en la tarde es: 4:00 p.m. Haga clic sobre Detalles Seleccione el día Viernes Active la tercera opción Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos Escriba 7 en el cuadro Desde Aparece 07:00 a.m. Escriba 12 en el cuadro Hasta Aparece 12:00 p.m. Escriba 1 en el cuadro Desde, el cuadro inferior. Aparece 1:00 p.m. Escriba 4, en el cuadro Hasta, el cuadro inferior. Aparece 4:00 p.m. Haga clic sobre Aceptar

Haga clic sobre el día 28 que es Viernes: verifique que en los otros Viernes el horario es el que hemos establecido (7-12, 1-4) De esta manera hemos establecido el horario de trabajo de todos los Viernes del año 1994 y para los años subsiguientes.

15. Seleccione el día 1 de enero que a pesar de ser sábado vamos a establecerlo como un día no laborable para el año 1994 y para los años subsiguientes. Haga clic sobre Excepciones para establecer este día como No Laborable. 16. Haga clic sobre la primera casilla debajo de Nombre y escriba Año Nuevo y presione Enter. 17. Haga clic sobre Detalles, aparece un cuadro de diálogo Detalles de “Año Nuevo”. En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual 18. Verifique que la fecha Comienzo es 01/01/94 19. En la parte Intervalo de repetición Active la opción Terminar el y escriba 01/01/2149 y haga clic sobre Aceptar. 20. Haga clic sobre cualquier día del Calendario

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- 26 21. 22. 23. 24.

Presione la tecla AvancePágina, para avanzar al mes de Febrero Con la tecla Shift presionada, haga clic sobre los días 14 y 15 para seleccionar Haga clic sobre Excepciones para establecer estos días como No Laborable. Haga clic sobre la casilla debajo de Año Nuevo, escriba Carnaval y presione Enter. 25. Haga clic sobre Detalles. Verifique que el Patrón de repetición es Diario Comienza el 14/02/94 y termina el 15/02/94. Haga clic sobre Aceptar Los días 14 y 15 de Febrero aparecen enfatizados, subrayados y con la sombra correspondiente a Día de Excepción según la leyenda; esto indica que no son laborables (Lunes y Martes de Carnaval). 26. Presione la tecla AvancePágina, para llegar al mes de Marzo 27. Seleccione el día 31. Haga clic sobre Excepciones para establecer este día como No Laborable 28. Haga clic sobre la casilla debajo de Carnaval y escriba Jueves Santo y presione Enter. Haga clic sobre cualquier día del Calendario 29. Haga clic sobre Detalles. Verifique que el Patrón de repetición es Diario: Comienza el 31/03/94 y termina el 31/03/94. Haga clic sobre Aceptar 30. Presione la tecla AvancePágina, para llegar al mes de Abril 1994 31. Haga clic sobre el día 1°. Haga clic sobre Excepciones. 32. Haga clic sobre la cuarta casilla debajo de Nombre y escriba Viernes Santo y presione Enter 33. Haga clic sobre Detalles. Verifique que el Patrón de repetición es Diario. Comienza el 01/04/94 y termina el 01/04/94. Haga clic sobre Aceptar 34. Haga clic sobre el día 19. Haga clic sobre Excepciones. 35. Haga clic sobre la quinta casilla debajo de Nombre y escriba Declaración de la Independencia y presione Enter 36. Haga clic sobre cualquier día del Calendario. Haga clic sobre Detalles 37. En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es 19/04/1994. En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y escriba 19/04/2149 y haga clic sobre Aceptar 38. Haga clic sobre cualquier día del Calendario 39. Presione la tecla AvancePágina, para llegar al mes de Mayo 1994 40. Haga clic sobre el día 1. Haga clic sobre la sexta casilla debajo de Nombre y escriba Día del Trabajador y presione Enter. Haga clic sobre el día 1 del Calendario 41. Haga clic sobre Detalles En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es 01/05/94 En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y escriba 01/05//2149 y haga clic sobre Aceptar 42. Haga clic sobre cualquier día del Calendario 43. Presione la tecla AvancePágina, para llegar al mes de Junio 1994

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- 27 44. Haga clic sobre el 24. Haga clic sobre la séptima casilla debajo de Nombre y escriba Batalla de Carabobo y presione Enter. 45. Haga clic sobre el día 24 del Calendario. Haga clic sobre Detalles En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es 24/06/94 En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y escriba 24/06/2149 y haga clic sobre Aceptar 46. 47. 48. 49.

Haga clic sobre cualquier día del Calendario Presione la tecla AvancePágina para llegar al mes de Julio 1994 Haga clic sobre el 5, que es un Martes. Haga clic sobre la octava casilla debajo de Nombre y escriba Firma del Acta de la Independencia y presione Enter 50. Haga clic sobre el día 5 del Calendario. Haga clic sobre Detalles En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es 05/07/94. En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y escriba 05/07/2149 y haga clic sobre Aceptar 51. Seleccione el día 24 que es un Domingo 52. Haga clic sobre la novena casilla debajo de Nombre y escriba Natalicio del Libertador y presione Enter. 53. Haga clic sobre el día 24 del Calendario. Haga clic sobre Detalles En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es 24/07/94 En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y escriba 24/07/2149 y haga clic sobre Aceptar 54. 55. 56. 57.

Haga clic sobre cualquier día del Calendario. Presione la tecla AvancePágina tres veces, para llegar al mes de Octubre Haga clic sobre el 12 que es un Miércoles. Haga clic sobre la décima casilla debajo de Nombre y escriba Día de la Hispanidad y presione Enter. 58. Haga clic sobre el día 12 del Calendario. Haga clic sobre Detalles En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es 12/10/94 En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y escriba 12/10/2149 y haga clic sobre Aceptar 59. Haga clic sobre cualquier día del Calendario 60. Presione la tecla AvancePágina dos veces, para llegar al mes de Diciembre El 25 de Diciembre de 1994 es Domingo; por ser Domingo aparece como día No Laborable, porque los días laborables que hemos establecido son de Lunes a Viernes. Pero de igual manera vamos a establecerlo como Día de Excepción (No Laborable) para todos los años subsiguientes. 61. Haga clic sobre el día 25. Haga clic sobre la undécima casilla debajo de Nombre y escriba Navidad y presione Enter.

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- 28 62. Haga clic sobre el día 25 del Calendario. Haga clic sobre Detalles En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es 25/12/94 En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y escriba 25/12/2149 y haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre cualquier día del Calendario. Si pulsa la tecla AvancePágina, aparece Enero de 1995: observe que el horario de trabajo para todos los días de la semana es el mismo que hemos establecido para el año 1994 Verifique los Días No Laborables fijos: 01 de Enero, 19 de Abril, 1 de Mayo, 24 de Junio, 5 de Julio, 24 de Julio, 12 de Octubre, 25 de Diciembre 63. Haga clic sobre el botón Opciones, en la esquina inferior derecha. 64. Escriba 07:00 a.m. en el cuadro Hora de comienzo Predeterminada. Escriba 5:00 p.m. en el cuadro Hora de fin Predeterminada. 65. Escriba 9 en el cuadro Horas por día. 66. Escriba 44 en el cuadro Horas por Semana. Escriba 22 en el cuadro Días por Mes). Haga clic sobre Aceptar. Haga clic sobre Aceptar. De esta manera hemos definido algunos de los parámetros que afectan la duración del proyecto. Estos parámetros están en la pestaña Programación Otros Parámetros de Programación de Project Ahora continuamos definiendo otros parámetros de Project relacionados con la Programación. Active las casillas que se muestran en esta figura

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- 29 En Opciones de Alertas de Programación, active las casillas y opciones que se muestran en la siguiente figura:

Los costos fijos del proyecto (nómina administrativa, alquileres, servicios, impuestos, teléfono, electricidad, gas, etc.) son cargados a las tareas en forma prorrateada: si una tarea tiene un 15% de avance, Project carga el 15% de los costos fijos que le corresponden a esa tarea. Los costos fijos totales del proyecto son distribuidos proporcionalmente a cada tarea de acuerdo a la duración de la tarea y trabajo. Ahora debemos modificar otros parámetros preestablecidos (default) de MS Project Haga clic sobre General Coloque la información que se muestra en esta figura Haga clic sobre Avanzado en el listado de la izquierda

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- 30 Active las casillas que se muestran en esta figura. Escriba Bs.60/h, en el cuadro Tasa Estándar Predeterminada (Costo de una Hora Normal de Trabajo) En cada Proyecto debe calcularse el costo de una hora de trabajo, basado en el Salario promedio de los Obreros; en este Proyecto hemos tomado Bs.540/día, el Salario promedio de la Industria de la Construcción el año 1994. Escriba Bs.90/h, en el cuadro Tasa de Horas Extra Predeterminada. En la sección Asistente para Planeamiento, mantenga activadas las cuatro casillas: Consejos del Asistente para el Planeamiento, Consejos sobre Cómo usar Project, Consejos sobre Programación, Consejos sobre Errores. En Editar active las casillas que se muestran en las siguientes figuras.

Utilice las siguientes abreviaturas

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- 31 Seleccione m abreviatura de minutos. Seleccione h abreviatura de horas. Seleccione d abreviatura de días. Seleccione s abreviatura de semanas. Seleccione ms abreviatura de meses. Seleccione “a”, abreviatura de años.

Calcular varias Rutas Críticas Calcula y muestra una ruta crítica para cada red de tareas independiente dentro del proyecto. Cuando se activa esta casilla, las fechas límite de finalización de las tareas sin sucesoras o restricciones se establecen en las fechas de finalización anticipadas, lo que convierte a estas tareas en críticas. Se debe dejar desactivado. Configuración de Macros Haga clic sobre Centro de Confianza en el listado de la izquierda Haga clic sobre Configuración de Centro de Confianza  Configuración de Macros

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- 32 Active la segunda opción para evitar daños ocasionados por virus que vengan como macros de Project. Haga clic sobre Aceptar En el listado de la izquierda, haga clic sobre Mostrar Mostrar Barra de Fórmulas o Barra de Entrada

Project 2013 no muestra en forma predeterminada la Barra de Fórmulas o Barra de Entrada. Para mostrar esta barra, active la casilla Barra de Entrada Ajuste a 0 los decimales; active las casillas que se muestran en esta figura. Haga clic sobre Aceptar dos veces. Presione las teclas Ctrl g para guardar el archivo del proyecto De esta manera hemos modificado algunos de los parámetros predeterminados (default) de Microsoft Project, para ajustarlos a nuestras necesidades. Información del Proyecto Para definir la información del Proyecto, proceda así: 1. 2. 3. 4.

5. 6.

Haga clic sobre Proyecto  Información del Proyecto Verifique que la Fecha de Comienzo es el 15/05/94 07:00, en el cuadro Fecha de Comienzo Verifique que está seleccionado Fecha de Comienzo del Proyecto, en el cuadro Programar a partir de Seleccione PTA en Calendario, para asignar el Calendario PTA a nuestro Proyecto. Acepte 500 como Prioridad predeterminada; puede variar entre 1 y 1000 el valor de la prioridad de las tareas que conforman el Proyecto. Haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre Archivo  Información del Proyecto

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- 33 Haga clic sobre  Haga clic sobre Propiedades Avanzadas  Resumen Escriba Planta Tratamiento Agua, en el cuadro Título Escriba SICAR, en el cuadro Organización Escriba Juan Pérez, en el cuadro Administrador Haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre  en la esquina superior izquierda para regresar a la pantalla principal. Guarde el archivo con el nombre PTA, en el directorio C:\Temp Cada vez que modifique el proyecto, presione las teclas Ctrl g para guardar Entrada de Tareas Ahora que hemos definido el horario de trabajo, los días no laborables, hemos asignado el Calendario por el cual se va a regir el Proyecto, podemos comenzar a introducir las Tareas que aparecen en la Tabla 1 (página 19). Haga clic sobre Vista  Otras Vistas  Más Vistas. Haga clic sobre Entrada de Tareas. Haga clic sobre Aplicar Aparece la vista Entrada de Tareas, que es una vista combinada: en la parte superior aparece el diagrama de Gantt, y en la parte inferior aparece el Formulario de Tareas. Escriba Preparación Área en la celda Nombre de Tarea de la tarea 1, y Presione la flecha derecha. Escriba 2.92 en la celda Duración de la tarea 1, y Presione la tecla Enter En el diagrama de Gantt aparece dibujada la barra que indica la duración de esta tarea. Observe, en la parte inferior de la pantalla, que la fecha de Comienzo de esta tarea es el 16/05/94 07:00 a.m., el día laborable más cercano a la fecha de Comienzo del Proyecto (15/05/94) que establecimos en “Información del Proyecto”. El 15/05/94 es un Domingo, y es día No Laborable, según el Calendario PTA que hemos asignado al Proyecto.

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- 34 La fecha de finalización de la tarea (18/05/94 4:17 PM) ha sido calculada por MS Project, en base a la duración que hemos asignado a la tarea. Fin = Comienzo + Duración + Días No Laborales + Restricción 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Escriba Relleno - Compactado en la celda Nombre de Tarea de la tarea 2, y Presione la flecha derecha. Escriba 2.68 en la celda Duración de la tarea 2, y Presione la tecla Enter. Escriba Preparación Vía Acceso en la celda Nombre de Tarea 3, y Presione la flecha derecha. Escriba 0.75 en la celda Duración de la tarea 3, y Presione la tecla Enter. Escriba Caseta Servicios Concreto Zapatas en la celda Nombre de la tarea 4, y Presione la flecha derecha. Escriba 0.37 en la celda Duración de la tarea 4 y Presione la tecla Enter Copiar Tareas

En la página 22 están las tareas como se escriben en LuloWin; en la página 40 están las tareas como se escriben en Project Para facilitar la entrada de las tareas 5 - 10, haga clic sobre la esquina inferior derecha de la celda Nombre de Tarea de la tarea 4 y arrastre el ratón hasta la celda 10 Guardar el Archivo del Proyecto Para grabar el archivo del Proyecto, proceda así: 1. 2. 3. 4. 5.

Haga clic sobre Archivo. Haga clic sobre Guardar como Escriba PTA en el cuadro Nombre de Archivo, para decirle a Project que el archivo va a ser guardado con el nombre PTA: Planta Tratamiento Agua Seleccione C:\Temp en el cuadro Guardar en Haga clic sobre Guardar Haga clic sobre Aceptar

En la barra de título aparece Project - PTA.mpp. La extensión de los archivos de Project es mpp De ahora en adelante, puede continuar guardando el archivo del Proyecto, cada 2 minutos o cada vez que haga algo nuevo, pulsando las teclas Ctrl S (si está trabajando con la versión en Inglés) o Ctrl G (si está trabajando con la versión en Español)

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- 35 Convertir en Principal la tarea 4 “Caseta de Servicios” Observe que las tareas 4 - 10 pertenecen a un trabajo específico, Caseta de Servicios, por lo tanto podemos convertir la tarea 4 Caseta de Servicios en Tarea Principal ó Tarea de Resumen y las tareas 5 - 11 en Subtareas de la tarea 4 Para convertir en principal la Tarea 4, vamos a insertar una fila en blanco, entre las tareas 4 y 5. Proceda así: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Haga clic sobre el número 4 que identifica la fila 4. Toda la fila 4 aparece sombreada de negro; esto indica que ha sido seleccionada. Presione la tecla Insert. Aparece en blanco la fila 4 Coloque el cursor en el Nombre de la Tarea 5 y presione Ctrl C Coloque el cursor en el Nombre de la Tarea 4 y presione Ctrl V Seleccione las tareas desde la 5 hasta la 11 Haga clic sobre el botón Aplica Sangría a la Tarea, en el Menú Tarea. Modifique la descripción de las tareas 4 - 11 para que aparezcan como en la Figura 2 de la página 40. Modificar la Descripción de las Tareas 4 - 11

Uso del Comando Reemplazar Una manera rápida de borrar una o varias palabras de un grupo de celdas en Project, Excel, Word, Access es utilizando el comando Reemplazar, del menú Edición. 1. 2. 3. 4.

Haga clic sobre la tarea 5. En barra de Entrada seleccione Caseta Servicios – Presione las teclas Ctrl C para copiar estas palabras en el Portapapeles Selecciones las tareas desde la 5 hasta la 11

5. 6.

Presione las teclas Ctrl L para activar el comando Reemplazar Presione las teclas Ctrl V para pegar las palabras Caseta Servicios – en el cuadro Buscar Haga clic sobre Reemplazar para ir reemplazando desde la celda 5 hasta la celda 11. Haga clic sobre Cerrar

7.

El resultado de esta operación es que hemos borrado las palabras Caseta Servicios – de siete celdas; reemplazamos estas palabras con nada, lo que es equivalente a borrar estas palabras. El comando Reemplazar apareció por primera vez en la versión 98 de Project; las versiones anteriores no tenían este comando. La adición de este comando, fue una de 75 sugerencias hechas a Microsoft para mejorar Project.

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- 36 Formato de las Barras del Diagrama de Gantt Las barras del diagrama de Gantt de Project 2013 son diferentes a las barras del diagrama de Gantt de las versiones 2003 y 2007 Para cambiar el formato de las barras del diagrama de Gantt, haga un doble clic en un sitio vacío del diagrama de Gantt. Aparece el cuadro de diálogo Estilo de Barra Seleccione Resumen en la columna Nombre Ajuste las barras de las tareas Resumen como se muestra en estas dos figuras:

Establecer Vínculos entre Tareas Hasta este momento, todas las 10 tareas que hemos introducido al Proyecto están comenzando todas el mismo día: 16/05/94, el día laborable más cercano a la fecha de Comienzo del Proyecto, que establecimos en Información del Proyecto Vamos a establecer un vínculo FS (FC) (Finish to Start: Fin Comienzo) entre las primeras cuatro tareas del Proyecto; esto significa que la tarea 2 no puede comenzar antes que la tarea 1 haya sido terminada. La tarea 3 no puede comenzar hasta que la tarea 2 haya sido terminada, y así sucesivamente. Para establecer el vínculo FS (FC) entre las cuatro primeras tareas, proceda así: 1. 2.

Seleccione las cuatro primeras tareas Haga clic sobre el botón Vincular Tareas, (dos eslabones de cadena)

Inmediatamente el Diagrama de Gantt se actualiza: las barras de duración de las tareas 2, 3 y 4 son desplazadas hacia la derecha.

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- 37 Eliminar Vínculos existentes entre Tareas Si quiere eliminar el vínculo FS (FC) que tenemos en este momento entre las cuatro primeras tareas del Proyecto, haga clic sobre el botón Desvincular Tareas, (eslabones rotos). Las barras de las tareas 2, 3 y 4 regresan al Lunes 16 de Mayo. Deje establecida la relación FS (FC) entre las cuatro primeras tareas del Proyecto. Nota: si no tiene visible la semana del 15 de Mayo, use las flechas de la Barra de Desplazamiento Horizontal, o presione la tecla F5 (Ir a), Presione la tecla Tab, escriba 15/05/1994 y presione Enter Ubicar Rápidamente la Barra del Diagrama de Gantt de una Tarea Si quiere tener visible la barra del diagrama de Gantt de una tarea, seleccione la tarea y luego haga clic sobre el botón Desplazarse a Tarea (Go to Selected Task). También puede presionar las teclas Ctrl Shift F5 Ir Rápidamente a una Tarea o una Fecha cualquiera Si usted tiene un Proyecto que contiene cientos o miles de actividades y quiere ir rápidamente a la tarea 875, presione la tecla F5 (Ir a), escriba 875 y presione Enter. El cursor se coloca inmediatamente en la tarea 875. Si usted tiene un Proyecto que dura diez años y quiere ir rápidamente al 15 de Mayo del año 2014, presione la tecla F5 (Ir a), Presione la tecla Tab, escriba 15/05/2014 y presione Enter. El cursor se coloca inmediatamente en la fecha especificada. La parte inferior de la pantalla muestra el “Formulario de Tareas”: Nombre Tarea, Duración, Fecha Comienzo y Fin, Tipo de Duración, % Completado, Recursos Asignados, Predecesoras, Tipo de Dependencia, Retardo (Lag). Modificar la Escala de Tiempo del Diagrama Gantt Si quiere ver con más detalle las barras del Diagrama de Gantt, debe disminuir la escala de tiempo. En este momento la escala de tiempo del Nivel Inferior es días; observe que las fechas que aparecen junto con los meses corresponden al día Domingo de cada semana.

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- 38 Para Project, la semana comienza el Domingo y termina el Sábado; si usted quiere, puede hacer que la semana comience en Lunes, haga clic derecho sobre la Barra de Acceso Rápido  Personalizar Barra de Herramientas de Acceso Rápido Programación  La semana comienza en Lunes Haga clic sobre Cancelar para mantener el Domingo como fecha de inicio de la semana. Para disminuir la Escala de Tiempo, en la Barra de Acceso Rápido, haga un clic sobre Zoom In (Acercar), la lupa con el signo +. Ahora la escala de tiempo es 6 horas. Si hace clic una segunda vez, la escala de tiempo es 2 horas. Si hace clic una tercera vez, la escala de tiempo es 15 minutos. Para aumentar la Escala de Tiempo, haga clic sobre el botón Alejar, la lupa con el signo -, hasta llegar a días. Si hace clic una segunda vez, la escala de tiempo es 3 días. Si hace clic una tercera vez, la escala de tiempo es 1 semana. Si hace clic una cuarta vez, la escala de tiempo es 1 mes. Si hace clic una quinta vez, la escala de tiempo es 1 trimestre. Si hace clic una sexta vez, la escala de tiempo es 1 año. Otro método para disminuir la Escala de Tiempo: haga doble clic sobre la Escala Temporal, la franja gris encima de las barras del diagrama de Gantt. Aparece el cuadro de diálogo Escala Temporal. Aparecen tres escalas: Nivel Superior, Nivel Intermedio y Nivel Inferior. Haga clic sobre la flecha abajo  en el cuadro Unidades, en Formato del Nivel Intermedio.

En cualquiera de las tres escalas puede seleccionar entre: años, semestres, trimestres, meses, períodos de 10 días, días, horas, minutos.

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- 39 Puede combinar semanas/días, horas/minutos, meses/semanas, trimestres/meses, años/trimestres, trimestres/semanas, etc. En el cuadro Etiquetas puede seleccionar cómo se va a identificar cada una de las escalas de tiempo. En el mismo cuadro de diálogo Escala Temporal, en la pestaña Período No Laborable, debe seleccionar el Calendario que va a estar vigente en Diagrama de Gantt. Seleccione el calendario PTA, para estar seguro que la información que aparece en el Diagrama de Gantt es real. También puede seleccionar cómo aparecen las barras verticales que señalan los días no laborables (Detrás o Delante de las Barras de Tareas, o que no aparezcan las barras). Regrese a Semanas/Días las escalas de tiempo Intermedio/Inferior Verifique que el 24 de Junio y el 5 de Julio aparecen como días no laborables.

Nota: nunca imprima un Diagrama de Gantt sin haber asignado el Calendario del Proyecto, como lo hemos hecho aquí, para que se vean los días no laborables que hayan sido definidos en el proyecto. Fecha de Finalización del Proyecto Si quiere saber en este momento cuándo va a finalizar el Proyecto, de acuerdo a las Tareas que han sido introducidas, a las duraciones y a los vínculos entre tareas, proceda así: Haga clic sobre Proyecto  Estadísticas del Proyecto. Según Project, el Proyecto terminará el 25/05/94 a las 3:18 p.m. La duración actual y restante es de 7.7 días. El Trabajo es 0 y el Costo es 0 porque no hemos asignado recursos a las tareas. Ahora establezca una relación FS (FC) entre las tareas 5,6,7,8,9,10,11 Seleccione las tareas 5,6,7,8,9,10,11. Haga clic sobre el botón Vincular Tareas Automáticamente se actualiza el Diagrama de Gantt: la duración de la tarea 4 aumenta de 1.35 a 3.46 días, debido a que las tareas 5 - 11 no van a ser realizadas en forma simultánea sino en forma sucesiva: ninguna tarea puede ser comenzada antes que la anterior haya sido terminada.

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- 40 La fecha de finalización del Proyecto cambia del 25 al 30 de Mayo; este aumento se debe a que las tareas 5 a 11 no pueden ser comenzadas hasta que la tarea predecesora haya sido terminada.

La duración actual y restante es de 9.81 días. El Trabajo es 0 y el Costo es 0 porque no hemos asignado recursos a las tareas. Observe que la duración actual es de 9.81 días laborables; esto equivale a una duración de 15 días calendario, desde el 15 hasta el 30 de Mayo; dentro de los 15 días calendario hay 4 días no laborables (2 Domingos y 2 Sábados). Haga clic sobre Cerrar, para cerrar la Estadística del Proyecto.

Figura 2: Vista “Entrada de Tareas”

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- 41 Verifique que la fecha de finalización del Proyecto coincide con la fecha de finalización de la tarea 11 (la última tarea que hemos introducido al Proyecto). Estando en la vista Task Entry (Entrada de Tareas) seleccione la tarea 11 en la parte superior de la pantalla; observe en la parte inferior de la pantalla la fecha Fin de la tarea 11: el 30/05/94 a las 7:17 a.m. Tener más Área Visible para el Diagrama Gantt Si quiere tener mayor área visible para el Diagrama de Gantt, arrastre hacia abajo la barra divisoria que divide la pantalla en dos ventanas. Formato de la Vista “Formulario de Tareas” Haga clic derecho en la parte inferior de la pantalla. Seleccione Recursos y Predecesoras para cambiar a este formato el Formulario de Tareas. En la ventana superior, haga clic sobre Pedestales, la tarea 6. Observe que en la parte inferior de la pantalla, en el campo Nombre de la Predecesora, aparece Zapatas. En el campo Tipo, aparece FC: Fin Comienzo. Esto significa que la tarea 6 no puede comenzar hasta que su predecesora, la tarea 5 Zapatas haya sido terminada. Nota: en un Proyecto es importante definir exactamente, cuáles tareas deben estar relacionadas con un vínculo FC. El colocar vínculos FC en tareas que no lo necesitan, aumenta innecesariamente la duración del Proyecto. El no colocar relaciones FC entre tareas que sí requieren este tipo de vínculo, puede ocasionar fallas estructurales de las edificaciones, accidentes que pueden ser muy costosos cuando hay daños a personas, equipos o materiales. Usted como Gerente de Proyecto a través de los especialistas en cada tipo de tarea es quien decide cuáles vínculos o dependencias deben existir entre las tareas que conforman el Proyecto; cuándo traslapar tareas que tienen vínculos FC, cuánto puede ser el traslape en tiempo o en porcentaje de duración (sin correr riesgos de seguridad o riesgos de fallas estructurales). Los vínculos entre las tareas de un proyecto deben ser establecidos por especialistas en cada tipo de tarea. El proyecto debe contar con un equipo multidisciplinario: especialistas en movimiento de tierra, especialistas en concreto, asfalto, fundaciones, estructuras, soldaduras, tuberías, electricidad, instrumentación, pruebas, montaje de equipos mecánicos, eléctricos, electrónicos y otros.

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- 42 Cuando determine que varias actividades pueden ser ejecutadas simultáneamente (vínculo CC), analice si tiene suficientes recursos (personal, equipo, materiales, flujo de caja), si hay espacio físico para colocar todos los recursos en el sitio, si no se crean riesgos de accidentes, etc. Planificar dos o más Tareas Simultáneamente Cuando se quiere recuperar tiempo perdido en un proyecto, una de las maneras es planificar dos o más tareas para ser ejecutadas simultáneamente. Para que dos o más tareas se puedan ejecutar simultáneamente, usted debe hacer los siguientes chequeos o revisiones: 1. 2. 3.

4.

Verificar que no se viole ninguna norma o procedimiento relacionados con la Seguridad, Calidad, Ambiente y Constructibilidad. Verificar que tenga disponibilidad de Recursos (Personal, Equipo, Materiales, Dólares, Electricidad, Gas, Agua, Oxígeno) en calidad y en cantidad Disponibilidad de Espacio Físico para colocar todo el Personal, los Equipos y los Materiales requeridos. Además debe verificar la resistencia mecánica del suelo, de la plataforma, del andamio, etc. Debe verificar que haya espacio de maniobra para los camiones, grúas, montacargas, motoniveladoras, etc. Compatibilidad entre los Recursos (Personal, Equipo, Materiales): todo tipo de compatibilidad entre las personas (religiosa, política, racial, sindical, gremial, deportiva). Compatibilidad entre Equipos (un medidor de vibraciones no puede estar junto a un martillo neumático). Compatibilidad entre Materiales (llamas, chispas, cortocircuitos cerca de combustibles, gases inflamables o explosivos)

Planilla de Verificación de Chequeos Recomiendo que todas las empresas tengan impresa una Planilla de Verificación de Chequeos que deber ser firmada por las personas que verifican las condiciones adecuadas para ejecutar dos o más tareas simultáneamente. El Diagrama de Gantt debe verse como en la Figura 2, página 40; esta figura corresponde a un Monitor SVGA de 19”, que presenta mayor área que un Monitor VGA de 17”. Observe que el Botón Divisorio ha sido movido hacia abajo, para tener visibles 11 líneas del Diagrama de Gantt Observe que la barra de la tarea 4 es diferente de las demás tareas; esto indica que la tarea 4 es una Tarea de Resumen, con una duración 3.46 días, fecha de Comienzo el Martes 24 de Mayo a las 11:09 a.m. y fecha de finalización del Lunes 30 de Mayo, a las 7:17 a.m. Todas las barras de las otras tareas son de color rojo; esto significa que todas estas tareas están sobre la Ruta Crítica del Proyecto. Hasta ahora hay una sola ruta para el Proyecto, y por lo tanto esta es la Ruta Crítica.

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- 43 -

Si en su computadora las barras del Diagrama de Gantt no son de color rojo, es porque usted no ha hecho las tres mejoras que recomiendo hacer en todos sus proyectos, como se indica a continuación: Tres Mejoras a la Presentación del Proyecto Para ver rápidamente las tareas críticas y las tareas de resumen del proyecto, le recomiendo hacer tres mejoras a la presentación de todos sus proyectos: 1. 2. 3.

En el diagrama de Gantt las barras de las tareas críticas deben verse de color rojo En el diagrama de Gantt y en la Hoja de Tareas, los nombres de las tareas críticas deben verse de color rojo En el diagrama de Gantt y en la Hoja de Tareas, los nombres de las tareas de resumen deben verse de color azul enfatizado.

Barras del diagrama de Gantt de Color Rojo

1.

En la barra de acceso rápido, haga clic sobre el botón Asistente para Diagramas de Gantt, 6º botón de derecha a izquierda

2.

Haga clic sobre Siguiente. Active la opción Ruta Crítica

3.

Haga clic sobre Siguiente. Active la opción Recursos y Fechas, para que aparezca esta información en el extremo derecho de las barras.

4.

Haga clic sobre Siguiente. Active la opción Sí para mostrar las líneas de vínculo entre las tareas dependientes.

5.

Haga clic sobre Siguiente Haga clic sobre Dar Formato

6.

Haga clic sobre Salir del Asistente

Ahora todas las barras del diagrama de Gantt, exceptuando la tarea 4, aparecen de color rojo. Esto significa que en este momento todas las once tareas están sobre la Ruta Crítica del Proyecto. La barra de la tarea 4 Caseta de Servicios se muestra en color negro, sin embargo esta tarea es crítica porque todas las Subtareas son críticas; basta con que una de las Subtareas sea crítica para que la tarea de resumen sea crítica.

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- 44 Cualquiera de estas tareas que se retrase, retrasa todo el proyecto. Nombre de las Tareas Críticas de Color Rojo Para que los nombres de las tareas críticas aparezcan de color rojo, en la barra de acceso rápido, haga clic sobre el botón Estilos de Texto, 5º botón de derecha a izquierda. En la parte superior, seleccione Tareas Críticas En el cuadro Color, seleccione el Rojo de la paleta inferior Nombre de las Tareas de Resumen de Color Azul En la parte superior, seleccione Tareas de Resumen En el cuadro Color, seleccione el Azul de la paleta inferior. Acepte Negrita en Estilo de Fuente. Haga clic sobre Aceptar

Ahora en el diagrama de Gantt los nombres de las tareas críticas aparecen de color rojo y el nombre de la tarea 4 Caseta de Servicios aparece de color azul enfatizado. Repita estos pasos en la vista Hoja de Tareas. Ahora en la vista Hoja de Tareas los nombres de las tareas críticas aparecen de color rojo y el nombre de la tarea 4 Caseta de Servicios aparece de color azul enfatizado. Introducir el resto de Tareas del Proyecto Siguiendo el mismo procedimiento usado para introducir las primeras 10 tareas, usted puede continuar introduciendo todas las tareas que conforman el Proyecto, utilizando la vista Entrada de Tareas, que tiene en la parte superior el Diagrama de Gantt y en la parte inferior el Formulario de Tareas. También puede utilizar la vista Hoja de Tareas o la vista Calendario, para introducir el resto de tareas del Proyecto. Manualmente usted puede hacer muchas cosas (si dispone del tiempo suficiente), pero siempre hay que buscar métodos automáticos que disminuyan el tiempo y minimicen las posibilidades de cometer errores.

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- 45 Ejercicios a Realizar con el Proyecto “Planta de Tratamiento de Agua” Algunos de los ejercicios que realizaremos con este Proyecto, son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39.

Introducir Tareas desde la vista “Task Entry” (Entrada de Tareas) Establecer Relación entre Tareas Tres mejoras en la presentación de sus proyectos Importar Tareas desde el Análisis Precios Unitarios  Excel  Project Revisar y Modificar Datos de Tareas importadas Introducir Tareas desde el Diagrama de Gantt Introducir y vincular Tareas desde el Diagrama PERT o Diagrama de Red Buscar una Fecha específica Definir los Hitos o Metas (Milestones) del Proyecto Insertar y Eliminar Tareas. Mover y Copiar Tareas Convertir en Tarea de Resumen una Tarea Degradar Tareas (convertirlas en Subtareas de una Tarea de Resumen) Promover Tareas (subir de nivel una o varias Tareas del proyecto) Ocultar y Mostrar Niveles de Detalle Expandir Resumen. Crear el Fondo de Recursos del Proyecto Modificar Calendario del Proyecto. Asignar Recursos a un Calendario Utilizar la Ruta Crítica del Proyecto para disminuir la duración del mismo. Utilizar la Holgura Total y Holgura Libre de varias Tareas para replanificar el proyecto Simular atrasos en Tareas: influencia en la fecha de Finalización del Proyecto Recuperar Tiempo Perdido: varias alternativas Tablas y Filtros: tareas críticas, rango fechas, en ejecución, sobregiradas, completas, metas, Tareas de Resumen, Grupo Recursos, atrasadas, etc. Revisión de Sugerencias Pegar un Diagrama Gantt en dentro de un informe de Word Pegar un Gráfico de Excel en un Diagrama Gantt Analizar los Proyectos Modelo que vienen con Project y los que están disponibles en la Web Trabajar con Pantalla Completa o Pantalla Dividida Cambiar Formato en el Formulario de Tareas y en el Formulario de Recursos Uso de Menús Contextuales (botón derecho del Ratón) Uso del Doble Clic en varios sitios de la pantalla Generar diferentes tipos de Informes Ordenar Tareas por diferentes Campos Analizar los diferentes tipos de Informes predefinidos en Project 2013 “Resumen del Proyecto”, “Seguimiento de Tareas” “Tareas de Máximo Nivel”. “Tareas que Comienzan Pronto” “Tareas en Ejecución”. “Tareas Terminadas”, “Tareas Retrasadas” “Flujo de Caja Semanal”, “Flujo de Caja Mensual” “Presupuesto”, “Quién Hace Qué”, “Quién Hace Qué y Cuándo” “Lista Semanal de Actividades”, “Diagrama PERT” Generar un Informe de “Flujo de Caja Semanal”

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- 46 Diagrama PERT o Diagrama de Red Para ver en pantalla completa el Diagrama PERT o Diagrama de Red, verifique que esté activa la ventana superior de la pantalla, mantenga presionada la tecla Shift haga un clic derecho sobre el nombre de la vista activa (borde izquierdo de la pantalla). Seleccione Diagrama de Red Aparece el Diagrama PERT de las 11 tareas que hemos introducido hasta ahora. Use la flecha derecha de la barra horizontal de desplazamiento horizontal para ver el resto del Diagrama PERT. Los cortes de página, tanto horizontales como verticales, aparecen indicados por líneas verticales intermitentes. En este momento todos los cuadros (rectángulos y rombos) aparecen en rojo, porque todas las tareas que hemos introducido hasta ahora están sobre la Ruta Crítica del Proyecto. El cuadro de la Tarea Caseta de Servicios es un rombo; ésta es la manera como Project identifica las Tareas de Resumen (Summary Tasks). Ver más Información en el Diagrama PERT Puede usar los botones Zoom Out (Alejar) y Zoom In (Acercar), para ver mayor o menor cantidad de actividades en una sola pantalla. Puede variar entre 25% y 400% el Zoom, para ver menos detalles o más detalles. En 25% tiene una visión global del Proyecto; puede ver la mayor cantidad de nodos, pero no puede leer directamente el nombre de la tarea en el nodo; puede leerlo al colocar el cursor sobre el cuadro (sin hacer clic). Aparecen las once tareas; las primeras 4 tareas son de nivel 1 y las 7 tareas restantes son de nivel 2, porque son Subtareas de Caseta de Servicios. Introducir Tareas desde Excel En el caso específico de la Planta de Tratamiento de Agua, tenemos una Base de Datos dBASE proveniente del Análisis de Precios Unitarios. Esta Base de Datos contiene todas las tareas de este Proyecto y está en la carpeta C:\Temp la carpeta donde guardamos todos los archivos generados durante el curso). Una Base de Datos con formato dBASE puede ser leída por Excel, y luego puede ser exportada desde Excel hasta Project.

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- 47 De esta manera puede ganar tiempo, importando directamente desde Excel los datos correspondientes a las tareas 12 – 40 Usted debe crear en Excel una tabla en la cual, una columna contiene el nombre de la tarea y otra columna contiene la duración de la tarea. En algunos Análisis de Precios Unitarios no se incluye la duración de las Tareas o Partidas que conforman el Proyecto. La duración de una tarea puede ser calculada por la siguiente fórmula: Duracion 

Cantidad Re n dim iento

Si el Análisis de Precios Unitarios no contiene la Duración de las tareas, usted debe crear una columna en Excel que calcule la duración de cada tarea mediante la fórmula anterior. El procedimiento para importar en Project información desde Excel es el siguiente: 1. 2. 3. 4.

5.

En la barra de Vistas. Haga clic sobre Diagrama de Gantt Si el diagrama de Gantt no ocupa toda la pantalla, haga doble clic sobre el botón divisorio (la barra horizontal que divide las dos ventanas). Haga clic sobre la celda Nombre de Tarea de la tarea 12 Arranque Excel. Para abrir el archivo que contiene la información, haga clic sobre el botón Abrir, seleccione la carpeta C:\Temp Escriba *.dbf y presione la tecla Enter. Seleccione pta-pun.dbf (ésta es la Base de Datos dBASE) Haga clic sobre Abrir

Aparece la Base de Datos que contiene toda la información de las 40 partidas del Proyecto. Esta Base de Datos tiene once columnas; de estas once columnas hay dos que contienen la información que vamos a exportar a MS Project. La columna B contiene el nombre de la tarea; la columna F contiene la duración de la tarea. 6. 7.

Seleccione las celdas B11:B40 Presione las teclas Ctrl C, para copiar el contenido la columna en el Portapapeles 8. En la barra de Tareas de Windows, cambie a Project - PTA.MPP 9. Haga clic sobre la celda Nombre de la tarea 12, (está vacía en este momento). 10. Presione las teclas Ctrl V, para pegar el contenido del Portapapeles. Aparecen los nombres de las tareas 12 - 41

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- 48 Nota: Project no permite pegar simultáneamente las dos columnas (la columna de los nombres y la columna de las duraciones), debido a que estas columnas no están contiguas en Excel. 11. En la barra de Tareas de Windows, cambie a Excel. 12. Seleccione las celdas F11:F40 (estas celdas contienen las duraciones de las tareas que están en las celdas B11:B40) 13. Presione las teclas Ctrl C, para copiar el contenido de estas celdas en el Portapapeles 14. En la barra de Tareas de Windows, cambie a Project - PTA.MPP 15. Haga clic sobre la celda Duración de la tarea 12, que tiene el valor 1d en este momento. 16. Presione las teclas Ctrl V, para pegar el contenido del Portapapeles. Aparecen las duraciones de las tareas 12 - 41. Las barras del diagrama de Gantt se actualizan. La barra de la tarea 15 Impermeabilización Techo es de color Rojo y tiene una gran longitud. Nota: si las tareas 12-42, aparecen desplazadas a la derecha, seleccione todas estas tareas, y luego haga clic sobre el botón Anular Sangría (Outdent), en la barra de Acceso Rápido. Todas deben aparecer alineadas contra el borde izquierdo de la columna Nombre de Tarea La lógica que sigue Project cuando usted importa tareas es asignar el mismo nivel de la última tarea existente. Como la última tarea existente era la tarea 11 (subtarea de la tarea 4) las nuevas tareas son colocadas como subtareas de la tarea 4 Autoprogramar Tareas Insertadas Observe que las tareas que importamos desde Excel están programadas manualmente. Para Autoprogramar estas tareas, coloque el cursor en la celda de la tarea 12 Paredes de Bloque Gris, presione las teclas Ctrl Shift  para seleccionar todas las tareas importadas. Haga clic sobre el botón Autoprogramar En este momento la única tarea crítica es la tarea 15 Impermeabilización Techo Corregir Datos Importados Observando los valores de las duraciones de las tareas que importamos desde Excel, concluimos que hay valores que deben ser corregidos. La duración de la tarea 15, obviamente es errónea, debido a que el rendimiento contenido en los análisis de precios unitarios, 1 m2/día, no es correcto.

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- 49 Nota: en caso de que la columna de datos de las duraciones haya quedado desfasada, con relación a la columna de los nombres de las tareas, use los comandos Cortar y Pegar, para ubicar los valores en el sitio correcto. Vamos a cambiar las duraciones de tres Tareas: Haga clic sobre la duración de la tarea 15 Impermeabilización Techo, escriba 3.16 en reemplazo de 94.72 (tomamos 30 m2/día como rendimiento para la tarea Impermeabilización). Automáticamente la barra de esta tarea cambia de longitud y cambia de color rojo a color azul (dejó de ser una Tarea Crítica).  

Haga clic sobre la duración de la tarea 21 Malla Electrosoldada, escriba 0.5 en reemplazo de 0.01 (la instalación de esta malla dura medio día). Haga clic sobre la duración de la tarea 24 Miniblocks Malla Electrosoldada, escriba 0.5 en reemplazo de 0.19 (la instalación de esta malla dura medio día). Eliminar una Tarea

En caso que una tarea aparezca repetida, seleccione la tarea y elimínela, siguiendo uno de estos dos procedimientos: 1. 2.

Haga clic derecho sobre el Identificador de la tarea  Eliminar Tarea En el menú Tarea, en el panel Edición Haga clic sobre  Borrar  Toda la Fila Convierta en Tarea Principal la tarea Miniblocks

Observando la lista de partidas del Proyecto, concluimos que debemos convertir en Tarea Principal la tarea Miniblocks. Proceda así: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Haga clic sobre el número 22 (Identificador de la tarea 22: Miniblocks Concreto Fundaciones). Presione la tecla Insert. Aparece una fila en blanco. Haga clic sobre el nombre de la tarea 22, que en este momento está en blanco. Escriba Miniblocks y presione la tecla Enter. Seleccione las tareas 23,24,25,26,27,28,29 Haga clic sobre el botón Aplicar Sangría, flecha derecha, en la barra de Acceso Rápido.

Automáticamente las tareas seleccionadas son desplazadas hacia la derecha (quedan como subtareas de la tarea 22 Miniblocks).

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- 50 La duración de esta tarea calculada por Project es de 7.8 días; la barra de esta tarea aumenta de longitud y toma la forma característica de las barras de las Tareas de Resumen. Duración de una Tarea de Resumen Observe que la duración de la Tarea de Resumen (7.8 días) no es la suma de las duraciones de las subtareas (17.28). Project calcula la duración la Tarea de Resumen por uno de tres métodos: 1. 2.

3.

Si todas las subtareas son ejecutadas en forma simultánea, la duración de la Tarea de Resumen es la duración de la subtarea más larga, Lag = 0 Si todas las subtareas tienen vínculo FC (se ejecutan en forma secuencial), con valores de Lag (Retardo) = 0, la duración de la Tarea de Resumen es la suma de las duraciones de las subtareas. Si las subtareas tienen diferentes vínculos, FC, CC, FF (algunas se ejecutan en forma secuencial, unas con Lag 0, otras con Lag positivo, otras con Lag negativo, otras se ejecutan simultáneamente), la duración de la Tarea de Resumen está dada por la fecha Fin más Tardía menos la fecha Comienzo más temprana de todas las subtareas. Ver Información sobre una Tarea

Si usted quiere tener información adicional sobre la tarea 24, Miniblocks Acero ½”, haga doble clic sobre el nombre de esta tarea.

Aparece el cuadro de diálogo Task Information (Información de la Tarea), que contiene 6 fichas: General, Predecesoras, Recursos, Avanzado, Notas y Campos Personalizados. General (Nombre, Duración, Porcentaje Completado, Prioridad, Fecha de Comienzo, Fecha Fin), Predecesoras (Nombre, Tipo de Vínculo), Recursos (Nombre, Unidades), Avanzado (Tipo de Delimitación (Constrain Type), Código WBS (EDT)), Notas, Campos Personalizados (Nombre, Valor)

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- 51 Corregir Descripción de las Subtareas de Miniblocks

Figura 3: Tarea de Resumen “Miniblocks” Haga las correcciones a los nombres de las Subtareas de Miniblocks, para que se vean como en esta figura. Use el comando Reemplazar, para borrar las palabras sobrantes. Ver procedimiento de la página 35. Fecha de Comienzo de una Tarea Observe que todas las tareas que importamos desde Excel, tienen como fecha de Comienzo, la fecha de Comienzo del Proyecto: 16/05/94 Project coloca automáticamente la fecha de Comienzo del Proyecto como fecha de Comienzo de todas las tareas nuevas que sean introducidas. Usted puede cambiar la fecha de Comienzo de cada tarea, de acuerdo a los requerimientos del Proyecto. Las tareas que hayan sido vinculadas con relaciones FC, CC o FF tienen fechas de Comienzo que dependen de la fecha Fin de la predecesora y del Lag (Retardo); el Lag (Retardo) puede ser cero, positivo o negativo. Comienzo = Fin Predecesora + Lag + DNL + Delimitación + Proyecto Insertado Lag o Retardo es el tiempo transcurrido entre el Fin de la Predecesora y el Comienzo de la Sucesora; puede ser cero, positivo o negativo; esta es una suma algebraica, si el Lag es negativo, se resta a la fecha Fin de la predecesora. DNL: Días No Laborables, según el Calendario del Proyecto o según el Calendario de los Recursos asignados a la tarea. Restricción: es una suma condicional: si la tarea tiene una delimitación, prevalece la fecha de la delimitación sobre la fecha calculada por los tres términos anteriores Proyecto Insertado: es una suma condicional: si la predecesora es un proyecto completo, la fecha de comienzo del proyecto insertado prevalece sobre la fecha calculada por los cuatro términos anteriores.

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- 52 Campos Calculados o Datos de Entrada Project tiene la habilidad de que una celda puede ser al mismo tiempo un valor calculado o un dato de entrada. Esta es una diferencia con Excel o cualquier otra Hoja de Cálculo: en Excel una celda puede ser un valor calculado o un dato de entrada; no puede ser las dos cosas al mismo tiempo. En Project, la Fecha de Comienzo, la Fecha Fin, el Costo de una tarea y otros campos de la Base de Datos del Proyecto, pueden ser al mismo tiempo valores calculados por Project o datos introducidos por el usuario. Es necesario que Project se comporte de esta manera, porque en la vida real, las fechas de comienzo y de fin de una tarea pueden ser diferentes de las fechas planificadas originalmente. Si usted quiere verificar en Excel las Fechas de Comienzo de las Tareas puede utilizar la fórmula de la página anterior. Convierta “Lechos de Secado” en Tarea de Resumen Observando la lista de tareas del Proyecto, concluimos que debemos convertir en Tarea de Resumen la tarea Lechos de Secado. La tarea Lechos de Secado agrupa las subtareas 30 – 37 Para convertir en Principal la tarea Lechos de Secado, proceda así: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Haga clic sobre el número 30 (Identificador de la tarea 30: Lechos de Secado Concreto Zapatas) Presione la tecla Insert. Aparece una fila en blanco Haga clic sobre la celda Nombre de Tarea de la fila 30, que en este momento está en blanco Escriba Lechos de Secado y presione la tecla Enter. Haga clic sobre Outdent (Anular Sangría), para promover a nivel 1 esta tarea Seleccione las tareas 31- 38 Haga clic sobre el botón Aplicar Sangría, flecha derecha,, en la barra de Acceso Rápido

Automáticamente los nombres de las tareas 31-38 son desplazados hacia la derecha (quedan como Subtareas de la tarea 30 Lechos de Secado). La duración de la Tarea de Resumen es 1.17 días; la barra de esta tarea aumenta de longitud y toma la forma característica de las barras de las Tareas de Resumen Haga las correcciones a los nombres de las Subtareas (31-38), para que aparezcan como en la Figura 4 de la siguiente página.

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. Figura 4: Tareas de Resumen Miniblocks y Lechos de Secado

Vincule las Subtareas de Miniblocks Las Subtareas de Miniblocks deben ser ejecutadas en forma secuencial, no puede comenzarse una tarea sin haber terminado la anterior; esto significa que debemos vincularlas con una relación FS (FC) (Finish to Start: Finalizar para Comenzar). Proceda así: 1. 2.

Seleccione las tareas 23 - 29 Haga clic sobre el botón Vincular Tareas (Link Tasks)

La duración de la Tarea Principal Miniblocks aumenta de 7.8 a 17.28 días; la longitud de la barra aumenta automáticamente. El vínculo establecido entre estas tareas es FC con un Lag o Retardo = 0 Vincule las Subtareas de Lechos Secado Seleccione las tareas 31 - 38. Haga clic sobre el botón Vincular Tareas La duración de la Tarea Principal Lechos Secado aumenta de 1.17 a 3.03 días; la longitud de la barra aumenta automáticamente.

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- 54 Ver el Proyecto Completo en Pantalla En la mayoría de los proyectos grandes, el proyecto ocupa varias pantallas horizontales (a lo ancho) y varias pantallas verticales (a lo alto). Para ver todo el Proyecto a lo ancho de la pantalla, proceda así: 1. 2. 3.

Presione las teclas Ctrl Inicio, para ir al inicio del Proyecto. Haga clic sobre el menú Vista Haga clic sobre Zoom. Haga clic sobre Proyecto Completo

La escala de tiempo se ajusta para que la barra más larga del diagrama de Gantt quepa en el ancho de la pantalla, desde el inicio hasta el final del Proyecto. Presione la tecla Page Down (Avance de Página), para ver el resto de tareas. Vincular Tareas usando la vista “Hoja de Tareas” Utilice la vista Hoja de Tareas (Task Sheet) para establecer vínculos entre las demás tareas del Proyecto. Vamos a reproducir una situación de la vida real: En la reunión de coordinación del Proyecto, se decidió que por razones de logística del Proceso, los Miniblocks 22 y los Lechos de Secado 30 deben estar terminados antes de comenzar la construcción de la Caseta de Servicios 4. Predecesoras Se llama Predecesoras a las tareas que deben ser terminadas antes de comenzar una tarea específica. En nuestro caso, las tareas Miniblocks y Lechos de Secado, van a ser Predecesoras de la tarea 4 Caseta de Servicios. Sucesoras Se llama Sucesoras a las tareas que son ejecutadas después de una tarea. En nuestro caso, las tareas Miniblocks y Lechos de Secado, van a tener como Sucesora la tarea Caseta de Servicios. Vista de Tareas, Tabla Entrada Para colocar la vista Hoja de Tareas, haga un clic derecho en el borde izquierdo de pantalla. Aparece el listado de todas las vistas disponibles. Haga clic sobre Hoja de Tareas. La Hoja de Tareas y el Diagrama de Gantt se pueden ver bajo diferente Tablas; para seleccionar la Tabla Entrada, haga un clic derecho sobre el rectángulo gris que está encima del número 1 (esquina superior izquierda) y seleccione Entrada

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Figura 5: Vista Hoja de Tareas, Tabla Entrada Observe que en este momento la tarea 4 Caseta Servicios, tiene como Predecesora la tarea 3 Preparación Vía Acceso, solamente. Además de esta Predecesora, usted debe incluir las tareas 22 y 30, como Predecesoras de la tarea 4. Este cambio lo vamos a hacer desde la vista Hoja de Tareas, Tabla Entrada. Las tareas involucradas en el cambio acordado en la reunión de Control del Proyecto, son las siguientes: Caseta Servicios: 4 Miniblocks: 22 Lechos Secado: 30

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- 56 Asignar nuevas Predecesoras a la Tarea 4 Para asignar nuevas Predecesoras (tareas que deben ser ejecutadas antes de comenzar la tarea 4 Caseta de Servicios), proceda así: 1. 2.

Haga clic sobre el campo Predecesoras de la tarea 4 Caseta Servicios Presione la tecla F2 y escriba 3,22,30 y Presione la tecla Enter

Observar los cambios en la Vistas “Formulario de Tareas” y Diagrama “PERT” Una de las ventajas de Project es que todas las vistas están sincronizadas; cualquier cambio que se haga en una de las vistas, es actualizado automáticamente en las demás vistas. En la vista “Hoja de Tareas” hemos hecho un cambio en las Predecesoras de la tarea 4, vamos a verificar si este cambio aparece también en las vistas “Formulario de Tareas” y diagrama PERT. Para observar la vista Formulario de Tareas, seleccione la tarea 4 Caseta de Servicios y luego haga doble clic sobre el botón divisorio. En la parte inferior de la pantalla aparece la vista Formulario de Tareas; en la columna Nombre de la Predecesora aparecen las tres Predecesoras: 3, 22, 30 Preparación Vía Acceso, Miniblocks, Lechos de Secado El tipo de vínculo es FS (FC) (Finish to Start: Fin Comienzo); más tarde usaremos otros tipos de relaciones (CC, FF) y aprenderemos a introducir Retardo Negativa y Retardo Positiva, en la columna Lag (Posposición o Retardo). Ahora vamos a observar si la vista del diagrama PERT o diagrama de Red ha sido actualizada, si aparecen las tareas 22 y 30 como Predecesoras de la tarea 4. Diagrama PERT o Diagrama de Red Haga clic derecho en el borde izquierdo de la pantalla y seleccione Diagrama de Red Aparece el diagrama de Red en el tamaño que lo dejamos la última vez, tamaño reducido al 25%; este tamaño permite ver la mayor cantidad de tareas en pantalla, pero no se ve la información de cada tarea. Error de Fechas de Tareas de Resumen en Diagrama de Red Project 2013 presenta un error en las fechas Comienzo y Fin de las Tareas de Resumen como se muestra en esta figura.

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- 57 Solución al Error de Fechas de Tareas de Resumen en Diagrama de Red Una solución temporal, mientras Microsoft soluciona definitivamente este problema, es la siguiente: Haga un clic derecho sobre el rombo de la Tarea 4 Caseta de Servicios  Formato de Cuadro  Más Plantillas  Modificar Seleccione el campo Comienzo Haga clic sobre  Del listado que aparece, seleccione Comienzo Programado Seleccione el campo Fin Haga clic sobre  Del listado que aparece, seleccione Fin Programado Haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre Cerrar Haga clic sobre Aceptar Haga un clic derecho sobre el rombo de la Tarea 4 Caseta de Servicios  Formato de Cuadro  Más Plantillas  Modificar Seleccione el campo Comienzo Programado Haga clic sobre  Del listado que aparece, seleccione Comienzo Seleccione el campo Fin Programado Haga clic sobre  Del listado que aparece, seleccione Fin Haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre Cerrar Haga clic sobre Aceptar Verifique que las fechas Comienzo y Fin son correctas; las que aparecen en la figura de arriba. Los cuadros de las Tareas de Resumen tienen 6 campos: Nombre, Id, Duración, Comienzo, Fin y % Completado Si hace doble clic sobre el cuadro o el rombo, aparece el cuadro de diálogo Información de la Tarea, con las 6 etiquetas: General, Predecesoras, Recursos, Avanzado, Notas, Campo Personalizado. Ruta Crítica Observe que los cuadros de las tareas 4 - 11 son en color rojo; estas son Tareas Críticas (si se atrasa cualquiera de estas tareas, se atrasa la fecha de finalización del Proyecto). Observe que las tareas 22 - 29 también están dentro de la Ruta Crítica.

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- 58 Moverse en el Diagrama de Red Presione las teclas Ctrl Fin, para ir a la última tarea del proyecto. Presione las teclas Ctrl Inicio, para ir a la primera tarea del proyecto. Presione las 4 flechas del teclado, para ir hacia adelante, hacia atrás, arriba, abajo Los cuadros de las tareas 4, 22 y 30 tienen forma de rombo. Esto significa que son Tareas de Resumen. Coloque el cursor sobre cualquier cuadro, para ver la información cada tarea. Cambios en el Diagrama de Red Usted puede hacer algunos cambios en el diagrama de Red, para ver con diferente formato las líneas que conectan los cuadros, la información contenida en cada cuadro, el estilo y color de los bordes, el tamaño de los cuadros, etc. En el Curso Nivel 2, veremos 172 sugerencias para optimizar el uso del Project; entre estas sugerencias hay algunas para hacer cambios en el diagrama de Red Haga clic sobre Formato  Estilos de Cuadro Aparece el listado de los diferentes tipos de tareas: Critica, No Crítica, Hitos Críticos, Hitos no Críticos, Tarea de Resumen Crítica, Tarea de Resumen no Crítica, Proyecto Insertado Crítico, Proyecto Insertado no Crítico, Tarea Crítica Marcada, Tarea no Crítica Marcada.

Plantillas Disponibles en el Diagrama de Red Haga clic sobre Más Plantillas para ver las Plantillas de Datos disponibles en el Diagrama de Red. Cada una de estas Plantillas presenta diferentes campos de la Base de Datos del Proyecto. Por ejemplo, la plantilla Costo presenta los campos: Id, Nombre, Costo, Costo Real, Costo Restante, Costo Fijo, Costo de Línea Base, Variación de Costo.

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- 59 Cambiar las Líneas de Conexión del Diagrama de Red Haga clic sobre Formato  Diseño En Estilo de líneas de vínculo, haga clic sobre el segundo botón Directas para cambiar de rectangular a angular las líneas de conexión entre los cuadros del diagrama de Red Haga clic sobre Aceptar Ahora las líneas que conectan los cuadros del diagrama de Red aparecen en forma angular, en vez de aparecer en forma rectangular

Para reubicar un grupo de tareas, haga clic sobre Formato  Diseño  Permitir posicionamiento manual de los cuadros. Moverse a una Tarea Específica dentro del Diagrama de Red Para ir directamente a la tarea 4 en el diagrama de Red, presione la tecla F5, escriba 4, en el cuadro ID y presione la tecla Enter. Aparece seleccionada la tarea 4 Caseta de Servicios Podemos observar una línea de color rojo que viene desde la tarea 22, una línea de color azul que viene desde la tarea 30 y una línea de color azul que viene desde la tarea 3 hacia la tarea 4. Puede usar el botón Zoom Acercar, para ver con más claridad la salida de las líneas de dependencia de las tareas 22, 30 y 3 hacia la tarea 4. Cuando las líneas de dependencia son angulares en vez de rectangulares, es más fácil ver las líneas que salen de las tareas 22, 30 y 3 hacia la tarea 4. Para identificar la tarea predecesora, haga doble clic sobre la línea de vínculo roja; aparece el cuadro de diálogo Dependencia entre Tareas, e indica que la dependencia que viene de Miniblocks, el tipo de dependencia es Fin Comienzo (FC) y el retardo (Lag) es 0 (cero). En este cuadro de diálogo usted puede eliminar la dependencia entre las dos tareas, puede cambiar el tipo de dependencia y puede escribir un valor positivo o negativo en el campo Retardo (Lag). Lag positivo significa que la sucesora debe esperar un tiempo después que termine la predecesora para poder comenzar. Recuerde que se utiliza un Lag o Retardo positivo cuando en la tarea predecesora ocurre un proceso físico, químico, termodinámico, cinético o biológico, como ocurre en el fraguado del concreto, secado y curado de refractario, secado de friso y otros.

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- 60 Crear el Fondo de Recursos del Proyecto El Fondo de Recursos es la lista de todos los Recursos (personal, equipo y materiales) disponibles para la ejecución del Proyecto. Crearemos el Fondo de Recursos, tomando la información del Análisis de Precios Unitarios. En cada partida del Análisis de Precios Unitarios aparece la lista de Personal, Equipo y Materiales requeridos para la ejecución de cada partida. Para crear el Fondo de Recursos del Proyecto, proceda así: haga clic derecho en el borde izquierdo de la pantalla y seleccione Hoja de Recursos Aparece la Hoja de Recursos, en blanco, porque aún no hemos asignado ningún recurso a las tareas que conforman el Proyecto. Asignaremos primero todos los Equipos necesarios para realizar las tareas que conforman el Proyecto, luego asignaremos el Personal requerido, y por último los Materiales requeridos. Para introducir los datos del Fondo de Recursos, seguiremos un procedimiento similar al utilizado para introducir las Tareas: comenzaremos introduciendo los datos manualmente y luego aprovecharemos la facilidad de importar los datos desde los archivos generados por el Análisis de Precios Unitarios, a través de Excel. Para introducir manualmente los datos del Fondo de Recursos, proceda así: 1. 2.

Escriba Cargador CAT 966 en el campo Nombre del Recurso # 1 Haga doble clic sobre el campo Tasa Estándar

Aparece el cuadro de diálogo Información del Recurso. En este cuadro de diálogo usted puede definir los siguientes parámetros: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Iniciales del Recurso (una o varias letras para identificar el Recurso) Disponibilidad de Recurso (durante todo el Proyecto o durante un período de fechas que usted puede especificar en los campos Desde ... Hasta) Unidades Máximas Disponibles para el Proyecto Grupo al cual pertenece el Recurso Código que va a ser asignado al Recurso Grupo al cual pertenece el Recurso Horario de Trabajo, Calendario al cual está asignado el Recurso Tasa Estándar, Tasa de Horas Extra, Costo por Uso. Project 2013 ofrece la posibilidad de establecer 5 períodos de fechas para los Costos. Acumulación de Costos: cargar el Costo al Comienzo, al Final o según % de Avance de la Actividad

Para llenar los datos del Cargador CAT 966, proceda así:

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- 61 1. 2.

3.

4.

5.

En el cuadro Grupo, escriba VMP (Venezolana de Maquinaria Pesada). En la ficha Costos, en el cuadro Tasa Estándar presione la tecla F2 y escriba Bs. 24000/d. Este es el costo de alquiler diario de un Cargador CAT 966, en horario normal. En el cuadro Tasa horas extra presione la tecla F2 y escriba Bs.36000/d. Este es el costo de alquiler diario de un Cargador CAT 966, en horario de sobretiempo u horas extras. En la ficha General haga clic sobre el botón Cambiar Calendario Laboral y seleccione PTA. Este es el Calendario bajo el cual va a trabajar el Cargador CAT 966. Haga clic sobre Aceptar dos veces, para cerrar el cuadro de diálogo Resource Infomation (Información del Recurso). Ancho Óptimo de las Columnas

Para que Project coloque el ancho óptimo en la columna Tasa Estándar, haga doble clic sobre el borde derecho del título Tasa Estándar. Para que Project coloque el ancho óptimo en la columna Tasa Horas Extras, haga doble clic sobre el borde derecho del título Overtime Rate (Tasa de Horas Extra). Puede reducir de 2 a 0 el número de decimales de las Tasas: Haga un clic sobre el botón Opciones en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido Haga clic sobre Mostrar Escriba 0 en Dígitos Decimales, encima de Moneda Para ganar tiempo, el resto de los datos de los equipos, vamos a importarlos directamente desde un archivo Excel, llamado pta-eq.xls, hasta la Hoja de Recursos de Project. Siga un procedimiento similar al que utilizamos para importar los nombres de las tareas desde Excel a Project: 1.

Arranque Excel, abra el archivo C:\Temp\pta-eq.xls

2.

Seleccione las celdas A3:A10, Presione las teclas Ctrl C, para copiar los datos en el Portapapeles

3.

Cambie a Project, coloque el cursor en el campo Nombre del Recurso del Recurso # 2

4. 5.

Presione las teclas Ctrl V, para pegar los nombres de los Recursos. Cambie a Excel. Seleccione las celdas B3:C10, Presione las teclas Ctrl C, para copiar los datos en el Portapapeles

6. 7.

Cambie a Project, coloque el cursor en el campo Tasa Estándar del Recurso 2 Presione las teclas Ctrl V, para pegar los valores del costo de la tarifa normal de los Equipos.

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- 62 Modifique la Tasa Estándar y Tasa de Horas Extras El costo de la Tasa Estándar y de la Tasa de Horas Extras aparece en Bs./h, pero en la hoja de Excel estos valores corresponden a Bs./d (es la manera como se especifican los costos en el Análisis de Precios Unitarios). Debemos cambiar las unidades de la Tasa Estándar y de la Tasa de Horas Extras: en cada celda, reemplazar Bs./h por Bs./d El comando Reemplazar apareció por primera vez en la versión 1998 de Project en el menú Edición, para hacer este reemplazo de una manera fácil. En las versiones anteriores de Project teníamos que exportar los datos a Excel y usar el comando Reemplazar de Excel, hacer los cambios en Excel y reexportar la información a Project. Para reemplazar los valores de las tasas de Bs./h a Bs./d, proceda así: 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccione las celdas de la Tasa Estándar y de la Tasa de Horas Extras para los recursos 2 a 9 Presione las teclas Ctrl L para activar el comando Reemplazar Escriba /h en el cuadro Buscar Escriba /d en el cuadro Reemplazar con Haga clic sobre Reemplazar todo

Si no logra los resultados, exporte los valores a Excel. Use el comando Reemplazar de Excel, y luego reexporte los datos modificados a Project. Errores cometidos por Project Las versiones 98, 2000, 2002, 2003, 2007, 2010 y 2013 de Project cometen los siguientes errores: 1.

Al asignar dos o más recursos a una tarea, Project cambia la duración de la tarea. Este es un error grave porque la Duración de una Tarea es un cálculo muy complicado en algunos casos, y debe ser hecho fuera de Project, utilizando la herramienta adecuada: AutoCAD Civil 3D, AutoCAD Plant 3D, Inventor, Revit Architecture, Revit MEP, SAP2000, Matlab, LabVIEW, Ansys, etc.

2.

Si el día viernes se trabaja 8 horas y de lunes a jueves se trabaja 9 horas, Project comete un error al calcular el costo de los Recursos Personal y Equipo para los días viernes. El costo del recurso calculado por Project para el día viernes es de 12.5% menor que el costo real. Este error continúa en la versión 2013 de Project. En vez de colocar valores negativos, Project coloca 0 (cero) en el gráfico de Disponibilidad Restante para los recursos sobreasignados. Este error continúa en la versión 2013 de Project En algunos casos, Project cambia las Tarifas de los Recursos, en el momento en que se asignan los recursos

3.

4.

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- 63 Errores cometidos por Project 2013 1. 2. 3. 4. 5.

Los parámetros establecidos en las Opciones de Project cambian Un doble clic sobre “Copiar Formato” desactiva el comando El comando “Copiar Formato” no sirve para ajustar la altura de las filas No existe un comando para ajustar la altura de las filas Las Barras de las Tareas de Resumen han sido modificadas. Regresarlas a la forma tradicional toma mucho tiempo 6. Las Fechas de las tareas de Resumen en el Diagrama de red son erróneas 7. El comando Redistribuir no funciona. 8. Project permite cambiar Campos de Resumen 9. En el calendario solo se muestra un Desde y Hasta 10. Project coloca Porcentaje Completado de 99% a las tareas a las cuales se les cambie el Fin Real. Asignar Recursos con versiones 1998 a 2013 de Project Para evitar que Project cambie la duración de las tareas cuando usted asigna dos o más recursos a una tarea siga el siguiente procedimiento: 1.

Seleccione todas las tareas del Proyecto.

2.

Haga clic sobre el botón Información de la tarea  Avanzado  Tipo de Tarea  Duración Fija. Desactive la casilla Condicionada por el esfuerzo. haga clic sobre Aceptar

3.

Asigne todos los recursos a todas las tareas del proyecto verificando que la duración no cambie que el trabajo calculado por Project para cada uno de los recursos tipo trabajo (Personal y Equipos) sea correcto.

4.

Si detecta un error en el trabajo de alguno de los recursos, quite el recurso en el cuadro de diálogo Asignar Recursos, seleccione nuevamente el recurso, escriba las unidades de recurso y haga clic sobre Asignar

5.

Si persiste el error en el trabajo calculado, verifique que el recurso tiene asignado el calendario correcto.

6.

Después que haya asignado todos los recursos a todas las tareas del proyecto y haya verificado que no hubo cambio en la duración de ninguna tarea y que el trabajo de todos los recursos es correcto, haga lo siguiente:

7.

Seleccione todas las tareas del Proyecto. Haga clic sobre el botón Información de la tarea  Avanzado  Tipo de Tarea  Unidades Fijas. Desactive la casilla Condicionada por el esfuerzo. haga clic sobre Aceptar

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- 64 Asignar Recursos El procedimiento general para asignar Recursos a una Tarea, es el siguiente: 1. 2. 3.

4.

Estando en una vista Sheet (Hoja), seleccione una o varias tareas, a las cuales quiere asignar uno ó varios Recursos. Haga clic sobre el botón Asignar Recurso, botón S de la barra de herramientas Estándar (las caras de un hombre y una mujer). Seleccione el nombre del Recurso, del listado que aparece en el cuadro de diálogo Asignar Recurso.

5.

Escriba el número de unidades de Recurso que quiere asignar; si es más de uno, escriba el número dentro de los paréntesis cuadrados [ ] Haga clic sobre Asignar

6.

Para asignar otro Recurso a la misma tarea, repita los pasos 3 - 6 Asignar Equipos a las Tareas

Asigne los Recursos, que según el Análisis de Precios Unitarios del Proyecto, son necesarios para ejecutar las Tareas del mismo. Para regresar a la vista “Hoja de Tareas”, haga un clic derecho en el borde izquierdo de la pantalla. Seleccione Hoja de Tareas. Haga doble clic sobre el botón divisorio, para tener pantalla dividida. Aparece la Hoja de Tareas, con las 43 tareas que hemos introducido hasta ahora. Si en la ventana inferior de la pantalla no aparece el nombre del Recurso y el Trabajo, haga un clic derecho en la ventana inferior. Aparecen los diferentes formatos de la vista Formulario de Tareas. Seleccione Trabajo 1. 2. 3. 4.

Presione las teclas Ctrl Home, para ir al comienzo del Listado de Tareas. Seleccione la tarea # 1 Preparación Área Verifique que el tipo de tarea es Unidades Fijas y verifique que esté desactivada la casilla Condicionada por el Esfuerzo Haga clic sobre el botón Asignar Recursos

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- 65 Aparece la lista de Recursos que hemos introducido en el Fondo de Recursos, ordenados alfabéticamente, no en el mismo orden que tienen en el archivo de Excel. 5. 6. 7.

Seleccione Cargador CAT 966. Mantenga presionada la tecla Ctrl Seleccione Camión Volteo F-750. Haga clic sobre el botón Asignar Haga clic sobre el botón Cerrar

Haga doble clic sobre el borde derecho del título Nombre de los Recursos, para asignar el ancho óptimo a esta columna. Los nombres de los dos recursos seleccionados aparecen colocados en el campo de los Recursos de la tarea # 1. Los mismos dos recursos aparecen en el Formulario de Tareas, en la parte inferior de la pantalla. Nota

si no está visible el Formulario de Tareas, haga doble clic sobre el botón divisorio. Verifique el Trabajo realizado por los Recursos

El Trabajo (Work) de estos dos recursos es 26.28h; este es el resultado de multiplicar la Duración de la tarea por el Número de Unidades x Horas/día Trabajo = 2.92 x 1 x 9 = 26.28 Continúe asignando Recursos a las Tareas del Proyecto: 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7.

Seleccione la tarea # 2 Relleno Compactado Haga clic sobre el botón Asignar Recurso Seleccione Cargador CAT 966. Haga clic sobre el botón Assign (Asignar) Seleccione Camión Volteo F-750. Escriba 3 en el campo Unidades, para indicar que se necesitan 3 Camiones Volteo, para realizar la tarea # 2 Relleno y Compactado. Haga clic sobre el botón Assign (Asignar) Seleccione Vibrocompactadora. Haga clic sobre el botón Assign (Asignar) Haga clic sobre el botón Close (Cerrar)

Los nombres de los tres recursos seleccionados aparecen colocados en el campo Nombre de los Recursos de la tarea # 2. Los mismos tres recursos aparecen en el Formulario de Tareas, en la parte inferior de la pantalla. (Si no está visible el Formulario de Tareas, haga doble clic sobre el botón divisorio). El Trabajo que deben realizar los tres Camiones Volteo es 72.36h; este es el resultado de multiplicar la duración de la tarea por el Número de Unidades x Horas/día. Trabajo = 2.68 x 3 x 9 = 72.36

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- 66 Corregir Datos Recurso Asignado Revisando el Análisis de Precios Unitarios descubrimos que la Tarea # 1 requiere 3 Camiones Volteo; hemos asignado solamente uno. Proceda así: 1. 2. 3.

Haga clic la tarea # 1. Haga clic sobre el botón Asignar Recursos Escriba 3, en el campo Unidades de Camión Volteo y presione la tecla Enter. Haga clic sobre el botón Close (Cerrar)

El número 3 aparece en el campo Unidades, del formulario de Tareas, en la parte inferior de la pantalla; también aparece en el campo Nombre del Recurso de la tarea # 1: Camión Volteo F-750[3]

 Advertencia : Project 2013 no actualiza el cálculo del trabajo, cuando usted cambia de 1 a 3 el número de Unidades (ni siquiera pulsando la tecla F9 recalcular). Para obviar este problema, usted debe hacer clic sobre el botón Quitar, para remover el Camión que estaba asignado, escribir 3 en el campo Unidades, pulsar la tecla Enter y luego hacer clic sobre el botón Cerrar, para cerrar el cuadro de diálogo Asignación de Recurso. El trabajo del Camión es 78.84h Asigne el Recurso Motoniveladora a la Tarea # 3. Sugerencias del Asistente de Planificación Cuando usted está asignando Recursos a las demás tareas, aparece el Asistente de Planificación y presenta la siguiente sugerencia: “Puede dejar abierto el cuadro de diálogo Asignar Recurso, cuando no lo está usando. Esto le facilita el trabajo cuando lo necesite más tarde” Haga clic sobre OK (Aceptar) para cerrar la sugerencia del Asistente de Planificación. Continúe asignando los demás recursos, como se muestra en la página siguiente.

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Planta Tratamiento de Agua – Tabla “Entrada”

- 67 Id Nombre de tarea 1 Preparación Área 2 Relleno - Compactado 3 Preparación Vía de Acceso 4 Caseta Servicios 5 Zapatas 6 Pedestales 7 Vigas Riostras 8 Columnas 9 Vigas Cargas 10 Concreto Pobre Zapatas 11 Concreto Piso 12 Paredes de Bloque Gris 13 Friso liso Paredes y Techo 14 Pintura Paredes y Techo 15 Impermeabilizacion Techo 16 Tuberías Aguas Lluvias 17 Losa Nervada Techo 18 Acero:D=3/8" 19 Acero:D=1/2" 20 Acero:D=5/8" 21 Malla Electrosoldada 22 Miniblocks 23 Concreto Fundaciones 24 Acero 1/2" 25 Malla Electrosoldada 26 Concreto Pobre Fundaciones 27 Concreto Piso 28 Concreto Muros 29 Acero 3/8" 30 Lechos Secado 31 Concreto Zapatas 32 Concreto Pobre Zapata 33 Concreto Pedestales 34 Concreto Vigas Riostra 35 Acero:D=3/8" 36 Acero:D=1/2" 37 Acero:D=5/8" 38 Malla Electrosoldada 39 Tubería de Concreto 40 Malla Geotextil 41 Paredes Bloques de Concreto 42 Lecho de Arena C:\Temp\PTA.MPP 43 Lecho de Grava

Duración 2.92 d 2.68 d 0.75 d 3.46 d 0.37 d 0.16 d 0.45 d 0.25 d 0.53 d 0.35 d 1.35 d 0.5 d 4.89 d 2.27 d 3.16 d 0.3 d 4.89 d 1.68 d 0.87 d 0.61 d 0.5 d 17.28 d 4d 7.8 d 0.5 d 2d 0.28 d 0.8 d 1.9 d 9.38 d 0.08 d 0.13 d 0.12 d 0.35 d 1.17 d 0.29 d 0.39 d 0.5 d 0.56 d 1d 1.1 d 0.29 d 0.42 d

Comienzo Fin Predecesoras Nombres de los recursos 16/05/94 07:00 18/05/94 16:17 Cargador CAT 966,Camion Volteo F-750[3] 18/05/94 16:17 23/05/94 14:24 1 Camion Volteo F-750[3],Cargador CAT 966,Vibrocompactadora 23/05/94 14:24 24/05/94 11:09 2 Motoniveladora 17/06/94 07:40 22/06/94 13:49 3,22,30 17/06/94 07:40 17/06/94 11:00 Vibradora a gasolina,Herramientas Menores 17/06/94 11:00 17/06/94 13:26 5 Vibradora a gasolina,Herramientas Menores 17/06/94 13:26 20/06/94 08:29 6 Vibradora a gasolina,Herramientas Menores 20/06/94 08:29 20/06/94 10:44 7 Vibradora a gasolina,Herramientas Menores 20/06/94 10:44 20/06/94 16:31 8 Vibradora a gasolina,Herramientas Menores 20/06/94 16:31 21/06/94 09:40 9 Vibradora a gasolina,Herramientas Menores 21/06/94 09:40 22/06/94 13:49 10 Vibradora a gasolina,Herramientas Menores 22/06/94 13:49 23/06/94 08:19 11 Herramientas Menores 25/06/94 07:00 03/07/94 17:00 12 Vibradora a gasolina,Herramientas Menores 04/07/94 07:00 07/07/94 09:26 13 Herramientas Menores 07/07/94 09:26 12/07/94 11:52 14 Herramientas Menores 24/05/94 11:09 24/05/94 14:51 3 Herramientas Menores 24/06/94 07:00 01/07/94 17:00 9FC+48 ht Herramientas Menores 04/07/94 07:00 06/07/94 14:07 17 Cortadora de Cabilla,Dobladora de Cabilla,Herramientas Menores 06/07/94 14:07 07/07/94 11:57 18 Cortadora de Cabilla,Dobladora de Cabilla,Herramientas Menores 07/07/94 11:57 08/07/94 08:26 19 Cortadora de Cabilla,Dobladora de Cabilla,Herramientas Menores 08/07/94 08:26 08/07/94 13:56 20 Herramientas Menores 24/05/94 11:09 17/06/94 07:40 24/05/94 11:09 30/05/94 13:09 3 Herramientas Menores,Vibradora a gasolina 30/05/94 13:09 09/06/94 11:21 23 Herramientas Menores,Cortadora de Cabilla,Dobladora de Cabilla 09/06/94 11:21 09/06/94 16:51 24 Herramientas Menores 09/06/94 16:51 14/06/94 07:51 25 Herramientas Menores 14/06/94 07:51 14/06/94 10:22 26 Herramientas Menores,Vibradora a gasolina 14/06/94 10:22 15/06/94 08:34 27 Herramientas Menores,Vibradora a gasolina 15/06/94 08:34 17/06/94 07:40 28 Herramientas Menores,Cortadora de Cabilla,Dobladora de Cabilla 16/05/94 07:00 27/05/94 11:25 24/05/94 11:09 24/05/94 11:52 3 Herramientas Menores 24/05/94 11:52 24/05/94 14:02 31 Vibradora a gasolina,Herramientas Menores 24/05/94 14:02 24/05/94 15:07 32 Vibradora a gasolina,Herramientas Menores 24/05/94 15:07 25/05/94 08:16 33 Vibradora a gasolina,Herramientas Menores 25/05/94 08:16 26/05/94 09:48 34 Cortadora de Cabilla,Dobladora de Cabilla,Herramientas Menores 26/05/94 09:48 26/05/94 13:25 35 Cortadora de Cabilla,Dobladora de Cabilla,Herramientas Menores 26/05/94 13:25 26/05/94 16:55 36 Cortadora de Cabilla,Dobladora de Cabilla,Herramientas Menores 26/05/94 16:55 27/05/94 11:25 37 Herramientas Menores 16/05/94 07:00 16/05/94 13:02 Herramientas Menores 16/05/94 13:02 17/05/94 13:02 39 Herramientas Menores 17/05/94 13:02 18/05/94 13:56 40 Herramientas Menores 18/05/94 13:56 18/05/94 16:33 41 Herramientas Menores (462U)19/05/94 (127BD) 09/03/2016 3:51p.m. 18/05/94 16:33 10:20 42 Herramientas Menores R. D. H.

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Asignar los mismos Recursos a Varias Tareas Observamos que las tareas 5 - 11 usan los mismos recursos: Vibradora a Gasolina y Herramientas Menores. Podemos ganar tiempo, si asignamos estos dos recursos a todo el grupo de tareas 5 - 11 al mismo tiempo. Proceda así: 1. 2. 3. 4.

Seleccione las tareas 5 - 11 Haga clic sobre el botón Asignar Recurso Haga clic sobre Vibradora a Gasolina. Haga clic sobre el botón Asignar Haga clic sobre Herramientas Menores. Haga clic sobre el botón Asignar

Puede dejar abierta el cuadro de diálogo Asignar Recursos, siguiendo las recomendaciones del Asistente de Planificación. Puede usar el cuadro de diálogo Asignar Recursos o los comandos Copiar y Pegar, también puede copiar con el ratón: haga clic sobre la pinza de selección (esquina inferior derecha de la celda) y arrastre hacia abajo. Continúe asignando los recursos a las tareas 12 - 43. Al terminar debe verse como en la página anterior. Ver las Estadísticas del Proyecto en este momento En la Barra de Herramientas de Acceso Rápido, haga clic sobre Estadísticas del Proyecto (el zigzag)

Verifique que el Trabajo es 1021.32 horas y que el Costo es Bs 521351 Si no obtiene estos valores revise los recursos asignados a cada una de las tareas

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- 69 Crear una Nueva Tabla Para facilitar el trabajo de asignar recursos a las tareas, podemos crear una nueva tabla, basada en la vista Hoja de Tareas. La nueva tabla contiene dos columnas solamente: Id, Nombre de la Tarea y Nombre de los Recursos asignados. Para crear esta nueva tabla, proceda así: 1. 2.

4.

Seleccione la vista Hoja de tareas Haga un clic derecho sobre el rectángulo gris encima del número 1 (esquina superior izquierda de la pantalla) Haga clic sobre Más Tablas. Verifique que esté activada la opción Tarea en la esquina superior izquierda Haga clic sobre Nueva

5.

Escriba Tareas-Recursos, en el cuadro Nombre

6. 7. 8.

Active la casilla Visible en el menú (en la esquina superior derecha) Haga clic en la primera fila debajo de Nombre de Campo Haga clic sobre  y seleccione Nombre

3.

9.

Haga clic en la siguiente fila debajo de Nombre de Campo 10. Haga clic sobre  y seleccione Nombre de los Recursos 11. Haga clic sobre Aceptar 12. En el listado de Tablas aparece la nueva tabla que hemos creado Tareas-Recursos. Seleccione esta tabla y haga clic sobre Aplicar Para probar esta nueva tabla, seleccione la vista Hoja de Tareas, active la tabla Entrada y luego active la tabla TareasRecursos Ahora la vista Hoja de Tareas muestra solamente dos columnas: el nombre de la Tarea y el Nombre de los Recursos asignados a cada tarea.

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- 70 Chequeo del Fondo de Recursos Luego de haber asignado recursos a cada tarea, vamos a chequear el Fondo de Recurso del Proyecto, para ello, haga clic derecho a la izquierda de la vista activa y seleccione la vista Hoja de Recursos. El Fondo de Recursos, en este momento, debe aparecer como en la Figura 7

Figura 7: Fondo de Recursos del Proyecto Observe que en este momento los Recursos 2, 5, 6, 7, 8 están en letra roja enfatizada; esto significa que estos recursos están sobreasignados. Sobreasignación de Recursos Cuando usted está asignando recursos a las tareas de un Proyecto, puede presentarse la sobreasignación de uno o varios recursos: la sobreasignación se presenta cuando un mismo Recurso está asignado a dos o más tareas simultáneamente, cuando está programado para trabajar más de lo establecido en el Calendario asignado a este Recurso o cuando la suma de las Unidades de Recurso asignadas a una o varias tareas es mayor que el Máximo de Unidades disponibles en el Fondo de Recursos.

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- 71 Para eliminar la sobreasignación de un recurso, usted puede: 1. 2. 3.

Retrasar la terminación de las tareas, a las cuales está asignado el recurso, si estas tareas no son críticas. Esto se llama “Redistribuir el Recurso” Aumentar el número de Unidades del Recurso disponibles para el Proyecto. Reasignar Recursos Cómo funciona el comando Redistribuir Recurso

Si usted usa el comando Redistribuir Recurso, Project retrasa las tareas que debe ejecutar el recurso sobreasignado. Las tareas retrasadas por Project, son seleccionadas, en base a las prioridades, a las relaciones y a las delimitaciones de las tareas que deben ser realizadas por el Recurso Sobreasignado. Retrasar una o varias tareas no es la mejor alternativa; esto puede originar ‘brechas” en el Proyecto, si se han introducido fechas reales de Comienzo o de terminación de algunas tareas, si existen relaciones complicadas entre las tareas o si éstas tienen prioridades diferentes de “500”. Todos estos factores limitan la flexibilidad de Project para decidir cuáles tareas van a ser retrasadas cuando usted usa el comando Redistribuir Recurso. Usted debe analizar cuidadosamente cuándo es absolutamente necesario establecer delimitaciones (“constraints”) en una tarea; es conveniente dejar cierta flexibilidad en la programación, siempre que sea posible. Project no tiene la habilidad de estudiar todas las posibles alternativas, para seleccionar la mejor, cuando usted le pide que nivele un recurso; solamente soluciona un conjunto de conflictos a la vez. Usted tiene una visión más amplia de su Proyecto y puede encontrar una mejor alternativa a la presentada por Project. Cuándo Redistribuir un Recurso El comando Redistribuir Recurso debe ser usado solamente después que usted haya introducido toda la información relacionada con una Tarea; además debe haber establecido las relaciones entre las tareas, antes de usar el comando Redistribuir Recurso. Las delimitaciones, como “Debe comenzar en la fecha tal” solamente deben ser usadas cuando sean absolutamente necesarias. Igualmente, las prioridades diferentes a “500”, solamente deben ser usadas cuando una Tarea no puede ser retrasada o cuando usted prefiere que ciertas actividades sean retrasadas en vez de otras, en caso de ser necesario “Redistribuir un recurso”.

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- 72 Usted puede Redistribuir un Recurso cuando no existe una relación de secuencia entre las tareas a las cuales está asignado el recurso; en este caso Project ajusta las duraciones de las tareas, sin importar el orden de cuál tarea se realiza primero. Usted no puede Redistribuir un Recurso cuando está programando un Proyecto en base a la fecha de terminación del mismo; en este caso no hay holgura en ninguna de las tareas y ningún trabajo puede ser retrasado. Asignar Recursos a un Calendario Antes de tratar de resolver cualquier problema de sobreasignación de recursos, debemos estar seguros que los recursos están asignados al Calendario correcto. En un Proyecto podemos crear varios Calendarios: un Calendario para Personal Administrativo, otro para Personal que trabaja por Turnos (7-3, 3-11, 11-7), otro para Personal Ejecutivo (7 días a la semana), etc. En nuestro caso solamente hemos creado un Calendario, llamado PTA; debemos asignar todos los Recursos del Proyecto al Calendario PTA. Para tener información detallada sobre el recurso Camión Volteo F-750, haga doble clic sobre el identificador de este recurso, en la Hoja de Recursos. Aparece el cuadro de diálogo Información del Recurso. Haga clic sobre Cambiar Calendario laboral y seleccione PTA en el cuadro Calendario Base: y haga clic sobre Aceptar. De manera similar puede asignar cada uno de los recursos existentes en el Fondo de Recursos al Calendario PTA, pero es más eficiente asignar simultáneamente todos los recursos al Calendario PTA. Asignar todos los Recursos al Calendario PTA Para asignar todos los recursos del Proyecto, al Calendario PTA, proceda así: Estando en la vista Hoja de Recursos, verifique que en el campo Calendario Base aparece el calendario PTA en cada uno de los recursos existentes en el Fondo de Recursos. De no ser así, puede copiar la palabra PTA de la columna Calendario a los demás recursos, arrastrando el asa de llenado de la celda (el punto en la esquina inferior derecha de la celda).

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- 73 Chequear Asignación del Recurso Camión Volteo Comenzamos a confrontar problemas con los Recursos de nuestro Proyecto; si el Camión Volteo está sobreasignado, significa que no puede realizar a tiempo todas las tareas a las cuales está asignado. Si Redistribuimos este Recurso, una ó varias tareas van a sufrir un retraso, y posiblemente la fecha de finalización del Proyecto también va sufrir un retraso. Debemos hacer varios chequeos, para determinar las repercusiones de esta sobreasignación. Project nos ofrece información muy completa para saber exactamente cómo estamos utilizando los Recursos; disponemos de siete vistas de Recursos: Gráfico de Recursos, Hoja de Recursos, Organizador de Equipo, Uso de Recursos, Formulario de Recursos, Asignación de Recursos, Formulario Nombre de Recurso

Figura 8: Gráfico del Camión Volteo (Unidades de Recurso Asignado) La mejor manera de estudiar la sobreasignación de recursos, es utilizar una vista combinada: en la parte superior de la pantalla, la Hoja de Recursos, y en la parte inferior, el Gráfico de Recursos. Para ver el gráfico del Camión Volteo, proceda así: 1. 2.

Si no tiene vista combinada, haga doble clic sobre el Botón Divisorio Seleccione el Recurso Camión Volteo F-750, en la parte superior de la pantalla

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- 74 3. 4. 5.

Haga clic derecho sobre el nombre de la Vista (borde izquierdo de la pantalla inferior). De la lista desplegada, seleccione Gráfico de Recursos Para ver el gráfico, presione la tecla F5 Presione la tecla Tab y escriba 16/05/1994 y presione Enter

Aparece el gráfico del Camión Volteo. Este recurso aparece sobreasignado: han sido asignadas, 3 Unidades, durante la semana del Lunes 16 al Lunes 23. Project suma el total de Unidades asignadas en un momento dado y compara con el campo Capacidad Máxima, en el Fondo de Recursos. Cualquier cantidad superior a la Capacidad Máxima, significa sobreasignación. Project nos ofrece 10 diferentes gráficos, para saber cómo estamos utilizando los Recursos: Unidades de Recursos Asignadas, Trabajo, Trabajo Acumulado, Sobreasignaciones, Asignación Porcentual, Disponibilidad Restante, Costo, Costo Acumulado, Disponibilidad de Trabajo, Disponibilidad de Unidades Asignación Porcentual del Recurso Haga un clic derecho sobre las columnas del Gráfico Seleccione Asignación Porcentual

Figura 9: Asignación Porcentual

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- 75 La Asignación Porcentual del Camión Volteo, para la semana del 16 al 20 Lunes a Viernes es de 300%; para el Lunes 23 la Asignación Porcentual es 213 % En nuestro Proyecto de la Planta de Tratamiento de Agua, 100% de asignación es cuando el recurso debe trabajar 9 horas, para los días Lunes a Jueves, y 8 horas para los días Viernes. Cambiar el Diseño de las Barras Si usted va a insertar un Gráfico de Recurso, en un informe preparado en Word, y si el informe va a ser impreso en blanco y negro, es conveniente que no use colores sólidos. Los colores sólidos cuando se imprimen en blanco y negro, aparecen como franjas negras de diferente intensidad.

En vez de colores sólidos, puede usar uno de los diseños predefinidos por Project. Para cambiar de color sólido a un diseño, como aparece en la Figura 9, proceda así: Haga un clic derecho sobre las columnas del gráfico y seleccione Estilos de Barra En la sección Recurso Trabajo Sobreasignado en el cuadro Trama 2 seleccione Líneas Verticales En Trabajo Asignado en el cuadro Trama 4 seleccione Líneas Horizontales Trabajo Asignado en el cuadro Trama 4 seleccione Líneas Horizontales kkk Cambiar el Ancho de las Columnas del Gráfico Para aumentar el ancho de las columnas del Gráfico, haga clic derecho sobre la Escala Temporal  Escala Temporal  Escriba 115 en el cuadro Tamaño, haga clic sobre Aceptar Trabajo Asignado al Recurso Para ver el gráfico del Trabajo que debe ser realizado por el Camión Volteo, proceda así: Haga un clic derecho sobre las columnas del Gráfico. Seleccione Trabajo

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Figura 10: Trabajo El Trabajo que debe realizar el Camión Volteo, entre el 16 y el 19 de Mayo, de Lunes a Jueves es: 27h, el Viernes 24h, el Lunes 19.2h. El día Lunes 23, el Camión Volteo debe trabajar 19.2 horas. Para calcular la Asignación Porcentual de de este día, use la siguiente fórmula:

𝐀𝐬𝐢𝐠𝐧𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐏𝐨𝐫𝐜𝐞𝐧𝐭𝐮𝐚𝐥 =

𝟏𝟗. 𝟐 × 𝟏𝟎𝟎 = 𝟐𝟏𝟑% 𝟗

Este es el valor que aparece en el gráfico Asignación Porcentual, Figura 9 Cualquier trabajo superior a 9.0 horas, para los días Lunes a Jueves ú 8.0 horas para los días a Viernes, es considerado como sobreasignación, según el Calendario PTA, al cual hemos asignado a todos los recursos de este Proyecto. La fórmula general para calcular el % de Asignación es la siguiente: 𝐀𝐬𝐢𝐠𝐧𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐏𝐨𝐫𝐜𝐞𝐧𝐭𝐮𝐚𝐥 =

𝐓𝐫𝐚𝐛𝐚𝐣𝐨 × 𝟏𝟎𝟎 𝐉𝐨𝐫𝐧𝐚𝐝𝐚

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- 77 Sobreasignación del Recurso “Camión Volteo”

Para ver el Trabajo Sobreasignado, proceda así: Haga un clic derecho sobre las columnas del Gráfico. Seleccione Sobreasignaciones

Figura 11: Trabajo Sobreasignado La Sobreasignación de un Recurso se mide en Horas. La fórmula para calcular la Sobreasignación de un Recurso es la siguiente: 𝐒𝐨𝐛𝐫𝐞𝐚𝐬𝐢𝐠𝐧𝐚𝐜𝐢ó𝐧 = 𝐓𝐫𝐚𝐛𝐚𝐣𝐨 − 𝐉𝐨𝐫𝐧𝐚𝐝𝐚 Del Lunes 16 al Jueves 19 la Sobreasignación fue 18 horas = 27 - 9 El Viernes 20 la Sobreasignación fue 16 horas = 24 - 8 El Lunes 23 la Sobreasignación fue 10.2 horas = 19.2 - 9

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- 78 Costo del Recurso Para ver el Costo del Camión Volteo, proceda así: Haga un clic derecho sobre las columnas del Gráfico. Seleccione Costo

Figura 12: Costo del Camión Volteo El Costo de un Recurso se mide en Bolívares, Dólares, Euros, Yenes, Yuanes, etc. La fórmula para calcular el Costo de un Recurso es la siguiente: 𝐂𝐨𝐬𝐭𝐨 = 𝐓𝐫𝐚𝐛𝐚𝐣𝐨 × 𝐓𝐚𝐫𝐢𝐟𝐚 × 𝐅𝟏 × 𝐅𝟐 Del Lunes 16 al Jueves 19 el Trabajo fue 27 horas, por lo tanto El Costo del Lunes 16 al Jueves 19 es: 𝐂𝐨𝐬𝐭𝐨 = 𝐓𝐫𝐚𝐛𝐚𝐣𝐨 × 𝐓𝐚𝐫𝐢𝐟𝐚 × 𝐅𝟏 × 𝐅𝟐 = 𝟐𝟕 × 𝟏𝟐𝟎𝟎𝟎

𝐁𝐬 𝟏𝐝 × = 𝐁𝐬 𝟑𝟔𝟎𝟎𝟎 𝐝 𝟗𝐡

El Viernes 20 el Trabajo fue 24 horas, por lo tanto, el Costo del Viernes 20 es: 𝐂𝐨𝐬𝐭𝐨 = 𝐓𝐫𝐚𝐛𝐚𝐣𝐨 × 𝐓𝐚𝐫𝐢𝐟𝐚 × 𝐅𝟏 × 𝐅𝟐 = 𝟐𝟒 × 𝟏𝟐𝟎𝟎𝟎

𝐁𝐬 𝟏𝐝 × = 𝐁𝐬 𝟑𝟔𝟎𝟎𝟎 𝐝 𝟖𝐡

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- 79 2º Error de Project: Costo de los Recursos Personal y Equipos El costo del Camión Volteo para el día Viernes 19 según el gráfico es Bs 32000 pero según nuestro cálculo es Bs 360000 por lo tanto el valor calculado por Project es 12.5% menor que el valor real. Este es un error que viene ocurriendo desde el año 1998, hace 16 años. Solución Temporal para este Error Mientras Microsoft corrige este error de Project, mi recomendación es que en el Contrato del Proyecto se incluya una cláusula que indique que los valores del Costo de los Recursos Personal y Equipo calculados por Project para los días Viernes es 12.5% menor que el costo real y que por lo tanto la empresa Contratista tiene derecho a facturar el valor real y la empresa Contratante debe pagar este valor real. El porcentaje de error varía dependiendo de la diferencia de jornada entre el Viernes y los demás días de la semana. Por ejemplo, si de Lunes a Jueves se trabaja 8 horas y los Viernes se trabaja 6 horas, el error es del 25% Costo Acumulado del Recurso Para ver el Costo Acumulado del Camión Volteo, proceda así: Haga un clic derecho sobre las columnas del Gráfico. Seleccione Costo Acumulado

Figura 13: Camión Volteo Costo Acumulado

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- 80 El Costo Acumulado del Camión Volteo, para la semana del Lunes 16 al Lunes 23 es: Bs.36000, Bs.72000, Bs.108000, Bs.144000, Bs. 176000, Bs.201600 Para el día Viernes debe ser Bs. 180000 Para el Lunes 23 debe ser Bs. 205600 Disponibilidad Restante Para ver la Disponibilidad Restante del Camión Volteo, proceda así: Haga un clic derecho sobre las columnas del Gráfico. Seleccione Disponibilidad Restante La Disponibilidad del Camión Volteo, para la semana del Lunes 16 al Lunes 23 es: 0h (cero horas); el Camión Volteo no estuvo disponible ninguna hora durante esta semana, debido a que estuvo sobreasignado durante todo este tiempo. A partir del Martes 24 la disponibilidad es de 9h para los días Lunes a Jueves, y 8h para los días Viernes, de acuerdo al Calendario PTA, bajo el cual están trabajando todos los recursos de nuestro Proyecto.

Figura 14: Gráfico del Camión Volteo (Disponibilidad) Tercer Error de Project 2013 Disponibilidad Restante = Jornada - Trabajo De Lunes a Jueves la Disponibilidad Restante = 9 – 27 = -18 horas El Viernes 19 la Disponibilidad Restante = 8 – 24 = -16 horas El Lunes 23 la Disponibilidad Restante = 9 – 19.2 = -10.2 horas

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- 81 Según el gráfico de Project, la Disponibilidad Restante del Camión Volteo es de 0 horas desde el Lunes 16 hasta el Lunes 23 Este es un error grave: 0 horas de Disponibilidad Restante es la condición ideal, el recurso no está sobreasignado pero tampoco está subutilizado. Si un Gerente de Proyectos se guía por el gráfico de Disponibilidad Restante de Project no descubre que tiene un problema grave por resolver: le faltan 18 horas Camión de Lunes a Jueves, le faltan 16 horas Camión el Viernes 19 y le faltan 10.2 horas Camión el Lunes 23 Para ver más detalles del Camión Volteo, proceda así: 1.

Haga clic derecho sobre el nombre de la vista Gráfico de Recursos. Seleccione la opción Más Vistas Seleccione Formulario de Recursos. Haga clic sobre Aplicar

2. 3.

Figura 15: Formulario del Recurso Camión Volteo F-750 El Camión Volteo está trabajando bajo el Calendario PTA. Las tareas a las cuales está asignado el Camión Volteo son: ID

1 2

Nombre Tarea Preparación Area Relleno-Compactado

Unids. 3 3

Trabajo FechaProgr.Comienzo 78.83h 16/05/94 72.37h 18/05/93

Fecha Progr. Fin 18/05/94 23/05/94

En este cuadro y en el Formulario de Recursos podemos ver la causa de la sobreasignación del Camión Volteo: las tareas 1 y 2 requieren 3 Camiones cada una, y en el Fondo de Recursos solamente hemos colocado un Camión.

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- 82 Solucionar el Problema de Sobreasignación del Camión Volteo Lo ideal es solucionar los problemas de sobreasignación de Recursos antes que comience la ejecución del Proyecto. Si no se resuelve el problema de sobreasignación de Recursos, lo más probable es que el Proyecto no podrá ser terminado en la fecha prevista. En términos generales, para solucionar el problema de sobreasignación de un Recurso, existen varias alternativas que podemos analizar, dependiendo de las limitaciones de Presupuesto, disponibilidad de Recursos, Delimitaciones en las fechas de las Tareas Críticas y flexibilidad de las Tareas que conforman el Proyecto. Entre las alternativas a ser consideradas, están las siguientes: 1. 2. 3.

Cambiar la asignación de tareas del Recurso sobreasignado. Programar el Recurso para trabajar Tiempo Parcial en una o varias tareas Disminuir el alcance de las tareas, de tal manera que se reduzca el número de horas necesarias para su ejecución. 4. Programar el Recurso para trabajar Sobretiempo, aumentándole el número de horas laborables por día. 5. Reprogramar la tarea para una fecha en la cual esté disponible el Recurso 6. Reprogramar el Trabajo del Recurso, de tal manera que se elimine la sobreasignación 7. Cambiar las relaciones existentes entre las tareas a las cuales está asignado el Recurso 8. Contratar Recursos Adicionales 9. Reasignar Recursos; usar un Mecánico de Primera como Tubero 10. Redistribuir el Recurso En nuestro caso vamos a analizar dos de estas alternativas: 1. 2.

Redistribuir el Recurso Contratar 2 Camiones Volteo adicionales Chequear la Ruta Crítica

Redistribuir el Recurso, significa que algunas tareas van a sufrir un retraso, y la fecha de finalización del Proyecto posiblemente sufra un retraso también. La fecha de finalización del Proyecto sufrirá un retraso, si alguna de las Tareas retrasadas por la nivelación está sobre la Ruta Crítica. Para saber las tareas que están sobre la Ruta Crítica, podemos usar cualquiera de las siguientes vistas: diagrama de Gantt, diagrama PERT o diagrama de Red, Programación de Tareas, Hoja de Tareas (mejorada). Proceda así: Haga clic derecho sobre el nombre de la vista que está activa en la parte superior de la pantalla. Seleccione Diagrama de Gantt

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- 83 Según el diagrama de Gantt, las tareas # 1 y 2, asignadas al Camión Volteo, no están sobre la Ruta Crítica: las barras no son rojas. Corrobore esto en el diagrama de Red Según el diagrama de Gantt, diagrama de Red y la Hoja de Tareas, las tareas críticas son: 4-11 y 22-29 Verificar la Holgura de las Tareas Otra manera de determinar las Tareas Críticas de un Proyecto, es determinando la Holgura de las mismas. Holgura es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse, sin afectar la fecha de otra tarea o la fecha de finalización del Proyecto. A la holgura también se le conoce como Tiempo Flotante. Holgura Libre (Demora Permisible): es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin ocasionar retraso en otra tarea. Holgura Total (Margen de Demora Total): es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin ocasionar retraso en la fecha de finalización del Proyecto. Cuando la holgura de una tarea es negativa, significa que su duración es tan larga, que la tarea sucesora no puede comenzar a tiempo, para cumplir las delimitaciones especificados para esta tarea; la fecha de finalización del Proyecto se retrasa. Para ver la Holgura de las tareas del Proyecto PTA, proceda así: 1. 2.

Haga clic derecho sobre el nombre de la vista que está activa en la parte superior de la pantalla. Seleccione Hoja de Tareas Haga clic derecho sobre el rectángulo gris que está sobre el número 1, a la izquierda de la pantalla Seleccione Programación

Aparece la tabla Programación de Tareas (ver página 83). Esta tabla tiene las siguientes columnas: Indicador de la Tarea, Nombre de la Tarea, Fecha de Comienzo, Fecha de Finalización, Límite de Comienzo, Límite de Finalización, Demora Permisible, Margen de Demora Total. Según esta tabla, las tareas # 1 y 2 tienen 0d (cero días) de Demora Permisible, y 10.93días de Margen de Demora Total. Según esta misma tabla, la tarea # 1 Preparación de Área puede comenzar el 31 de Mayo en vez del 16 de Mayo, sin que ocasione retraso en la fecha de finalización del Proyecto.

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Planta Tratamiento de Agua – Tabla “Programación”

Roldán

Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 Duarte

- 84 -

Nombre de tarea Comienzo Fin Límite de comienzo Límite de finalización Demora permisible Margen de demora total Preparación Área 16/05/1994 07:00 18/05/1994 16:17 16/05/1994 07:00 18/05/1994 16:17 0d 0d Relleno - Compactado 18/05/1994 16:17 23/05/1994 14:24 18/05/1994 16:17 23/05/1994 14:24 0d 0d Preparación Vía de Acceso 23/05/1994 14:24 24/05/1994 11:09 23/05/1994 14:24 24/05/1994 11:09 0d 0d Caseta Servicios 17/06/1994 07:40 22/06/1994 13:49 17/06/1994 07:40 12/07/1994 11:52 11.67 d 11.67 d Zapatas 17/06/1994 07:40 17/06/1994 11:00 17/06/1994 07:40 17/06/1994 11:00 0d 0d Pedestales 17/06/1994 11:00 17/06/1994 13:26 17/06/1994 11:00 17/06/1994 13:26 0d 0d Vigas Riostras 17/06/1994 13:26 20/06/1994 08:29 17/06/1994 13:26 12/07/1994 11:52 14.15 d 14.15 d Columnas 20/06/1994 08:29 20/06/1994 10:44 20/06/1994 08:29 20/06/1994 10:44 0d 0d Vigas Cargas 20/06/1994 10:44 20/06/1994 16:31 20/06/1994 10:44 21/06/1994 07:29 0d 0.11 d Concreto Pobre Zapatas 20/06/1994 16:31 21/06/1994 09:40 20/06/1994 16:31 21/06/1994 13:05 0d 0.27 d Concreto Piso 21/06/1994 09:40 22/06/1994 13:49 21/06/1994 09:40 23/06/1994 07:14 0d 0.38 d Paredes de Bloque Gris 22/06/1994 13:49 23/06/1994 08:19 22/06/1994 13:49 12/07/1994 11:52 11.17 d 11.17 d Friso liso Paredes y Techo 25/06/1994 07:00 03/07/1994 17:00 25/06/1994 07:00 03/07/1994 17:00 0d 0d Pintura Paredes y Techo 04/07/1994 07:00 07/07/1994 09:26 04/07/1994 07:00 07/07/1994 09:26 0d 0d Impermeabilizacion Techo 07/07/1994 09:26 12/07/1994 11:52 07/07/1994 09:26 12/07/1994 11:52 0d 0d Tuberías Aguas Lluvias 24/05/1994 11:09 24/05/1994 14:51 24/05/1994 11:09 24/05/1994 14:51 0d 0d Losa Nervada Techo 24/06/1994 07:00 01/07/1994 17:00 24/06/1994 07:00 01/07/1994 17:00 0d 0d Acero:D=3/8" 04/07/1994 07:00 06/07/1994 14:07 04/07/1994 07:00 06/07/1994 14:07 0d 0d Acero:D=1/2" 06/07/1994 14:07 07/07/1994 11:57 06/07/1994 14:07 07/07/1994 11:57 0d 0d Acero:D=5/8" 07/07/1994 11:57 08/07/1994 08:26 07/07/1994 11:57 08/07/1994 08:26 0d 0d Malla Electrosoldada 08/07/1994 08:26 08/07/1994 13:56 08/07/1994 08:26 08/07/1994 13:56 0d 0d Miniblocks 24/05/1994 11:09 17/06/1994 07:40 24/05/1994 11:09 17/06/1994 07:40 0d 0d Concreto Fundaciones 24/05/1994 11:09 30/05/1994 13:09 24/05/1994 11:09 30/05/1994 13:09 0d 0d Acero 1/2" 30/05/1994 13:09 09/06/1994 11:21 30/05/1994 13:09 09/06/1994 14:36 0d 0.25 d Malla Electrosoldada 09/06/1994 11:21 09/06/1994 16:51 09/06/1994 11:21 13/06/1994 13:21 0d 1.5 d Concreto Pobre Fundaciones 09/06/1994 16:51 14/06/1994 07:51 09/06/1994 16:51 14/06/1994 09:50 0d 0.22 d Concreto Piso 14/06/1994 07:51 14/06/1994 10:22 14/06/1994 07:51 14/06/1994 15:41 0d 0.48 d Concreto Muros 14/06/1994 10:22 15/06/1994 08:34 14/06/1994 10:22 17/06/1994 07:40 1.9 d 1.9 d Acero 3/8" 15/06/1994 08:34 17/06/1994 07:40 15/06/1994 08:34 17/06/1994 07:40 0d 0d Lechos Secado 16/05/1994 07:00 27/05/1994 11:25 16/05/1994 07:00 27/05/1994 11:25 0d 0d Concreto Zapatas 24/05/1994 11:09 24/05/1994 11:52 24/05/1994 11:09 24/05/1994 11:52 0d 0d Concreto Pobre Zapata 24/05/1994 11:52 24/05/1994 14:02 24/05/1994 11:52 24/05/1994 14:02 0d 0d Concreto Pedestales 24/05/1994 14:02 24/05/1994 15:07 24/05/1994 14:02 24/05/1994 15:07 0d 0d Concreto Vigas Riostra 24/05/1994 15:07 25/05/1994 08:16 24/05/1994 15:07 25/05/1994 08:16 0d 0d Acero:D=3/8" 25/05/1994 08:16 26/05/1994 09:48 25/05/1994 08:16 26/05/1994 09:48 0d 0d Acero:D=1/2" 26/05/1994 09:48 26/05/1994 13:25 26/05/1994 09:48 26/05/1994 13:25 0d 0d Acero:D=5/8" 26/05/1994 13:25 26/05/1994 16:55 26/05/1994 13:25 26/05/1994 16:55 0d 0d Malla Electrosoldada 26/05/1994 16:55 27/05/1994 11:25 26/05/1994 16:55 27/05/1994 11:25 0d 0d Tubería de Concreto 16/05/1994 07:00 16/05/1994 13:02 16/05/1994 07:00 16/05/1994 13:02 0d 0d Malla Geotextil 16/05/1994 13:02 17/05/1994 13:02 16/05/1994 13:02 18/05/1994 07:59 0d 0.55 d Paredes Bloques de Concreto 17/05/1994 13:02 18/05/1994 13:56 17/05/1994 13:02 18/05/1994 15:29 0d 0.17 d Lecho de Arena 18/05/1994 13:56 18/05/1994 16:33 18/05/1994 13:56 19/05/1994 08:04 0d 0.17 d Lecho de Grava 16:33 19/05/1994 10:20 18/05/1994 16:33 35.39 d 35.39 d Consultoría Entrenamiento 18/05/1994 [email protected] +58 424 956 672812/07/1994 11:52

C:\Temp\PTA.MPP

(462U)

(127BD)

R. D. H.

09/03/2016 3:51p.m.

- 85 -

Chequear Fecha de Finalización del Proyecto Examinemos cuál es la fecha programada de finalización del Proyecto: en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido, haga clic sobre Estadísticas.

Figura 16: Estado del Proyecto Planta Tratamiento de Agua En este momento, antes de Redistribuir el Recurso Camión Volteo, la duración del Proyecto y las tres fechas involucradas son:      

Duración del Proyecto Fecha de Finalización del Proyecto Fecha de Finalización de la Tarea # 1 Fecha de Finalización de la Tarea # 2 Trabajo del Proyecto Costo del Proyecto

: 20.74 días : 14-Jun-94 : 18-May-94 : 23-May-94 : 1021.32 horas : Bs 521351

Redistribuir el Recurso Camión Volteo Vamos a Redistribuir el Camión Volteo, para observar el efecto sobre las tres fechas. En la parte superior de la pantalla coloque la vista Hoja de Tareas Tabla Entrada En la parte inferior de la pantalla coloque la vista Formulario de Tareas En la Hoja de Tareas, seleccione la tarea # 1 Preparación Área. En el Formulario de Tareas seleccione Camión Volteo F-750. Haga clic sobre el menú Recurso  Redistribuir todo  Omitir todo

Falla

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- 86 Redistribuir Recurso  Camión Volteo F-750  Redistribuir ahora  Omitir Falla Para poder usar el modo automático del comando Redistribuir Recurso, es necesario activar el modo Automático de la herramienta de Redistribución. Para configurar esta opción proceda así: Haga clic sobre el menú Recurso  Opciones de Redistribución. 1.

En el cuadro de diálogo Nivelación de Recursos, bajo el título Redistribución, seleccione la opción Automática. Ahora Project calculará la redistribución de los recursos de manera automática

2.

Haga clic sobre Aceptar

Aparece este mensaje “La Ayuda de Project nos indica que para Redistribuir el Recurso hay dos alternativas: aumentar el máximo de Unidades disponibles, o disminuir el número de unidades asignadas a la tarea”. Salga de la Ayuda y haga clic sobre Omitir, para continuar la Redistribución del Recurso “Camión Volteo”. Aparece el siguiente mensaje: “Camión Volteo F-750 está asignado por encima del máximo de unidades disponibles en la tarea 2 el 18/05/94 en el Proyecto PTA” Haga clic sobre Omitir, las demás veces que aparezca el mensaje, para realizar la Redistribución del Recurso, y analizar los resultados. Examinemos las consecuencias de Redistribuir el Recurso Camión Volteo. En la siguiente tabla podemos ver las consecuencias de la nivelación del Camión Volteo:

Parámetro Fecha Finalización Proyecto Duración del Proyecto Aumento de la Duración Trabajo Costo Directo del Proyecto Fecha Finalización Tarea # 1 Fecha Finalización Tarea # 2

Antes de Redistribuir 14-Jun-94 20.74d 1021.32h Bs 521351 18-May-94 23-May-94

Después de Redistribuir 20-Jul-94 44.56d 23.82d 1021.32h Bs.521 351 18-May-94 23-May-94

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- 87 Conclusiones 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

El Redistribuir el recurso Camión Volteo aumenta en 23.82 días la duración del Proyecto. La fecha de terminación del Proyecto se retrasa del 14 de Junio al 20 de Julio; o sea un aumento de 36 días calendario El Trabajo del Proyecto no cambia; se mantiene constante en 1021.32 horas El Costo Directo del Proyecto no sufre cambio; se mantiene constante en Bs.521 351 Esto es válido solamente desde el punto de vista del Cliente. Desde el punto de vista de la Empresa Contratista, ésta debe cubrir los costos adicionales 7, 8, 9, 10, 11, 12 Las fechas de finalización de las tareas # 1 y 2 no sufren cambios. La Ruta Crítica se mantiene. El Contratista tiene un aumento de Costos Fijos = 36 x Costo Fijo Diario El Contratista tiene que pagar una Penalización = 36 x Penalización Diaria establecida en el Contrato El Contratista tiene un aumento de Costos Directos de Personal y Equipos = 36 x Costos Directos Diarios de Personal y Equipos El Contratista tiene un aumento de Costos Directos de Materiales debido a la Inflación, Devaluación, Escasez y Controles absurdos El Contratista sufre una pérdida de su Good Will, Prestigio e Imagen y pérdida de valor de las Acciones en caso de cotizar en la Bolsa de Valores Es posible que el Contratista tenga que cubrir un aumento de Sueldos y Salarios por Decreto Presidencial El Contratista tiene un aumento de Costos Financieros = 36 x Costos Financieros Diarios El Cliente tiene una Pérdida de Producción = 36 x Producción Diaria El Cliente puede tener una Pérdida de Mercado al no poder cumplir con la entrega de sus productos durante 36 días Si el Cliente no quiere tener una Pérdida de Mercado, tendrá que comprar productos en el mercado spot a precios más altos de sus costos de producción Es posible que el Cliente tenga una pérdida de garantía de algunos equipos que no pudo probar durante 36 días Eliminar la Redistribución del Recurso Camión Volteo

Se ha producido un aumento en la duración del Proyecto y un cambio en la fecha de finalización del mismo, esto no es aceptado por el Gerente del Proyecto, ni por el Cliente. Un atraso en la fecha de terminación del Proyecto ocasiona grandes pérdidas de producción y de colocación del producto en el Mercado. Por lo tanto debemos eliminar la redistribución del recurso Camión Volteo y solucionar el problema de la sobreasignación contratando dos camiones adicionales.

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- 88 Para eliminar la redistribución del Camión Volteo, proceda así: 1.

Active la vista Entrada de tareas. Presione las teclas Ctrl Home, para ir al inicio del Proyecto.

2.

Seleccione el Camión Volteo, en la parte inferior de la pantalla, en el Formulario de Tareas

3.

Haga clic sobre Recurso  Borrar Redistribución.

4.

Active la opción Proyecto Completo

5.

Haga clic sobre Aceptar

Chequee la duración del Proyecto, su fecha de finalización, la ruta crítica (vista en el diagrama de Gantt, en el diagrama de Red y en la Programación de Tareas: debe tener las mismas condiciones que tenía antes de la redistribución. Camiones Adicionales para el Fondo de Recursos Ahora vamos a solucionar el problema de sobreasignación del Camión Volteo, adicionando dos unidades al Fondo de Recursos. 1. 2.

Active la parte superior de la pantalla. Active la vista Hoja Recursos

3.

Escriba 2 en el campo Capacidad Máxima del Camión Volteo F-750 Presione la tecla Enter. Presione la tecla F9 para recalcular. Si los datos del Camión Volteo permanecen de color rojo, escriba 3 en el campo Capacidad Máxima,

Inmediatamente cambia de rojo a negro el texto que identifica el Camión Volteo; esto significa que este recurso ya no está Sobreasignado. Puede chequear todos los gráficos de uso de los Camiones Volteo; ya no aparecen sobre asignados. Los Camiones están siendo subutilizados el Lunes 23 de Mayo; el porcentaje de utilización de los Camiones para este día es de 71%

Horas Trabajadas x 100 19.2 x 100 El % de Utilización = ------------------------------------ = ----------------- = 71% Horas Laborables 27

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- 89 Número de Unidades vs. Fecha de Finalización Para determinar cómo se ve afectada la fecha de finalización de las tareas # 1 y 2 cuando se disminuye de 3 a 1 el número de Camiones, proceda así: 1.

Active la vista Entrada de Tareas

2.

Seleccione la tarea # 1 en la parte superior de la pantalla.

3.

En la ventana Formulario de Tareas, haga clic derecho sobre un espacio en blanco y seleccione el formato Trabajo.

4.

Haga clic en el campo Unidades, frente a Camión Volteo F-750

5.

Escriba 1 en reemplazo de 3, y presione la tecla Enter, para decirle a Project que vamos a asignar solamente un Camión, para la ejecución de esta tarea.

6.

Presione la tecla F9, para recalcular el Proyecto

La duración de la tarea aumenta de 2.92d a 8.76d; la fecha de terminación de la tarea cambia del 18 al 26 de Mayo; esto significa un retraso de 8 días calendario en la tarea Preparación de Área Observe que la cantidad de trabajo que debe ser realizado en la Preparación del Área es la misma (78.85h), ya sea con uno o con tres Camiones; la cantidad de m3 de tierra que deben ser removidos es la misma. Vuelva a dejar en 3 el número de Camiones para la tarea # 1 1. 2. 3.

Haga clic en el campo Unidades, frente a Camión Volteo Escriba 3 en reemplazo de 1, y presione la tecla Enter, para decirle a Project que vamos a asignar 3 Camiones, para ejecutar esta tarea. Presione la tecla F9, para recalcular el Proyecto. La duración regresa a 2.92

Haga una prueba similar, con la tarea # 2 Relleno-Compactado. Observe que la duración de la tarea aumenta de 2.68d a 8.04d; la fecha de terminación de la tarea cambia del 23 al 31 de Mayo; esto significa un retraso de 8 días calendario en la tarea Relleno-Compactado. Vuelva a dejar en 3 el número de Camiones para la tarea # 2 Nota: para que las pruebas anteriores funcionen, usted debe haber regresado a tipo Unidades Fijas todas las tareas del proyecto, como se explicó en la página 63 en los puntos 6 y 7

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- 90 Modificar Títulos y Alineación de las Columnas Queremos que en la tabla Hoja de Tareas los títulos de las columnas aparezcan con la alineación más conveniente, y el ancho óptimo en cada columna. Para lograr esto proceda así: 1. 2.

Seleccione la vista Hoja de tareas, y seleccione la tabla Entrada. Haga clic derecho sobre el título Nombre de tarea y seleccione Configuración de Campo

Aparece el cuadro de diálogo Configuración de Campo 3.

Haga clic sobre la casilla Ajustar Texto del encabezado. En la columna Nombre Tarea, no es conveniente centrar ó alinear a la derecha los nombres de las tareas, porque no se ve claro cuáles son las Tareas Principales y las Tareas Subalternas. Deje la alineación predefinida Izquierda.

Repita el procedimiento para el campo Duración: 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3.

Haga clic derecho sobre el título Duración y seleccione Configuración de Campo. Seleccione Derecha, en cuadro Alinear Datos, para alinear a la derecha los valores de las duraciones. Haga clic sobre Ajustar Texto del encabezado. Haga doble clic sobre el título Comienzo de la tercera columna Seleccione Derecha, en el cuadro Alinear Datos, para que las fechas de Comienzo salgan alineadas a la derecha. Haga clic sobre la casilla Ajustar Texto del encabezado Haga doble clic sobre el título Fin de la cuarta columna Seleccione Derecha, en cuadro Alinear Datos, para que las fechas de Finalización de las tareas salgan alineadas a la derecha. Haga clic sobre la casilla Ajustar Texto del encabezado

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- 91 Establecer Dependencias del Resto de Tareas del Proyecto Hasta ahora solamente hemos establecido vínculos entre algunas tareas del Proyecto. Examinemos la vista Hoja de Tareas, Tabla Entrada para determinar cuáles tareas no tienen Predecesoras: La columna Predecesoras no tiene información para las tareas 12 - 21. Analizando estas tareas concluimos que para comenzar la tarea 12 Paredes de Bloque Gris, debemos haber terminado las tareas 4 – 11. Coloque 11 como predecesora de la 12 Igualmente, las tareas 12, 13, 14 y 15 deben ser ejecutadas en forma consecutiva; debe terminarse la tarea anterior para poder comenzar con la siguiente. Establezca una relación FS (FC) entre las tareas 12 - 15: Haga clic sobre el número de identificación de la tarea 12, presione el botón izquierdo del ratón, manténgalo presionado, arrástrelo hasta la tarea 15, y libérelo. Luego haga clic sobre el botón Vincular (los dos eslabones de cadena) en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido. Inmediatamente aparecen las Predecesoras de las tareas 13 - 15. La fecha de Comienzo de estas tareas, que inicialmente era el 16/05/94 cambia a la fecha calculada por Project. La tarea 16 Tubería de Aguas Lluvias, no puede ser comenzada hasta que no hayan sido terminadas las tres primeras tareas; como estas tres primeras tareas ya están enlazadas entre sí con relación FS (FC), basta con colocar la tarea 3 como Predecesora de la tarea 16 Escriba 3 en la columna Predecesoras de la tarea 16, y Presione la tecla Enter. Inmediatamente aparece la nueva fecha de Comienzo de esta tarea: 24/05/94 La tarea 17 Losa Nervada Techo no puede ser comenzada hasta que hayan sido vaciadas y fraguadas las Vigas de Carga (Tarea 9). Escriba 9 en la columna Predecesoras de la tarea 17, y presione la tecla Enter. Inmediatamente aparece la nueva fecha de Comienzo de esta tarea: 10/06/94 10:21 AM Esta es exactamente la fecha y hora en que termina la tarea 9 Vigas de Carga. Pero en la vida real, el Techo no puede comenzarse inmediatamente terminen las Vigas de Carga; es necesario esperar un tiempo para que fragüe el concreto. Suponga que debemos esperar 28 días entre la terminación de las Vigas de Carga y el Comienzo de la tarea 17 Losa Nervada Techo.

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- 92 Introducir Tiempo de Retardo Debemos introducir un tiempo de retardo para el Comienzo de la tarea 17 Losa Nervada Techo. Para introducir este tiempo de retardo, proceda así: 1. 2.

Activa la vista Entrada de tareas Haga clic sobre el número de identificación de la tarea 17

En la parte inferior de la pantalla aparece la tarea 9 Vigas de Carga, como predecesora de la tarea 17. Nota: si en la parte inferior de la pantalla no aparece la información de la Predecesora, haga clic derecho sobre un espacio vacío de la vista Formulario de Tareas, y seleccione Recursos y Predecesoras. 4. 5.

Escriba 28 en el campo Retardo, en la parte inferior de la pantalla, en la tarea Vigas de Carga, y presione la tecla Enter Presione la tecla F9 para que Project recalcule el Proyecto.

Inmediatamente Project calcula la nueva fecha de Comienzo de la tarea Losa Nervada Techo 25/07/94 7:21 a.m. Verificación de la Fecha de Comienzo Usted no debe creer ciegamente toda la información que le da una Computadora; debe verificar ciertas cifras, para determinar si el resultado que le presenta la Computadora es correcto. En este caso usted observa que la fecha de Comienzo de la tarea Losa Nervada Techo, cambió del 10/06/94 al 25/07/94; haciendo un cálculo rápido encontramos que el retardo es de 45 días calendario, y no de 28 días, como es nuestra intención. Si usted no se da cuenta de este detalle, y usa la información tal cual como se la presenta MS Project, va a retardar innecesariamente en 17 días la construcción del Techo. ¿A qué se debe esta diferencia entre la fecha de Comienzo que nos presenta Project y la fecha real en que podemos iniciar la construcción del Techo?

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- 93 Diferencia entre Días Calendario y Días de Trabajo Debemos distinguir entre días calendario y días de trabajo. Para Project un día de trabajo son 9 horas de trabajo (de Lunes a Jueves), 8 horas de trabajo, el Viernes; 0 horas de trabajo el Sábado, el Domingo, Año Nuevo, Carnaval, Semana Santa, 19 de Abril, 1º de Mayo, 24 de Junio, 5 de Julio, 12 de Octubre, 25 de Diciembre, según el Calendario PTA al cual hemos asignado este Proyecto. En Project, un día calendario, de 24 horas, se llama día transcurrido, y se identifica con las letras dt. Si está trabajando con la versión en Inglés de Project, las iniciales de días calendario son ed Para colocar el retardo correcto, 28 días calendario, en el Comienzo de la tarea Losa Nervada Techo, proceda así: 1. 2. 3.

Haga clic sobre el campo Lag (donde aparece ahora 28) Escriba 28dt y Presione la tecla Enter Presione la tecla F9 o haga clic sobre el botón Recalcular

Inmediatamente Project calcula la nueva fecha de Comienzo de la tarea Losa Nervada Techo 08/07/94 10:22 a.m. Ahora sí tenemos un retardo de 28 días calendario para iniciar la construcción del Techo, después que han sido vaciadas las Vigas de Carga. Las tareas 18 - 21 no tienen Predecesoras en este momento; debemos establecer una relación FS (FC) entre las tareas 17, 18, 19, 20 y 21 Siguiendo el procedimiento conocido, establezca una relación FS (FC) entre estas tareas. También puede utilizar la vista “Entrada de Tareas”, para establecer las relaciones entre las tareas. Inmediatamente Project coloca las nuevas fechas de Comienzo en estas tareas, presenta las barras en el Diagrama de Gantt, y coloca la información de las Predecesoras. Observe que el color de las Barras del Diagrama de Gantt es rojo; esto significa que estas tareas son críticas: su tiempo de holgura es cero ó negativo; cualquier atraso en la ejecución de estas tareas, ocasiona un atraso en la fecha de finalización del Proyecto. La tarea 22 Miniblocks no tiene Predecesora; esta tarea no puede comenzar hasta que la tarea 3 Preparación Vía de Acceso haya sido terminada. Nota: no se acostumbra colocar Predecesoras a una Tarea de Resumen, se le coloca la Predecesora a la primera subtarea

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- 94 Haga clic sobre el número de identificación de la tarea 23 Concreto Fundaciones Haga clic sobre el campo ID, en la parte inferior de la pantalla, correspondiente a la Predecesora. Escriba 3, y presione la tecla Enter dos veces Aparece el nombre de la predecesora Preparación Vía de Acceso; también aparece la nueva fecha de Comienzo de la tarea Miniblocks: 24/05/94 11:09 AM La tarea 30 Lechos de Secado no tiene Predecesora; esta tarea no puede comenzar hasta que la tarea 3 Preparación Vía de Acceso haya sido terminada. Haga clic sobre el número de identificación de la tarea 31 Concreto Zapatas Haga clic sobre el campo ID, en la parte inferior de la pantalla, correspondiente a la Predecesora. Escriba 3, y Presione la tecla Enter dos veces Aparece el nombre de la predecesora Preparación Vía de Acceso; también aparece la nueva fecha de Comienzo de la tarea Concreto Zapatas: 24/05/94 11:09 a.m. Esta es la misma fecha y hora de Comienzo de la tarea 23 Concreto Fundaciones. Aceptemos, por ahora, que las tareas 23 y 31 pueden ejecutarse simultáneamente; después veremos si se presenta sobreasignación de recursos. Recuerde que para que dos o más tareas puedan ser planificadas para ejecutarse simultáneamente, usted debe hacer unos 16 chequeos; ver página 42 Las tareas 32 - 38 ya tienen sus Predecesoras, que fueron colocadas automáticamente por Project cuando establecimos un vínculo FC entre estas tareas. Chequear el Diagrama de Red Observemos el diagrama de Red, para detectar errores en las relaciones que hemos establecido entre las tareas que conforman el Proyecto Planta Tratamiento de Agua. Active la parte superior de la pantalla y mantenga presionada la tecla Shift (Mayúsculas) mientras hace clic el botón Diagrama de Red, para que aparezca el Diagrama en pantalla completa. Haga clic sobre Zoom Out, para ver mayor cantidad de tareas en pantalla Presione las teclas Ctrl Inicio para ir a la primera tarea del Proyecto. Seleccione el Layout Angular: Haga clic sobre Formato; seleccione el Layout de la Izquierda; Haga clic sobre Aceptar. Observamos flechas que comunican todas las tareas, a excepción de las tareas 39, 40, 41, 42, 43. Puede usar el comando Formato  Diseñar Ahora, para mejorar la distribución de los cuadros del diagrama de Red. Luego puede seleccionar uno o varios grupos de cuadros y arrastrarlos a la ubicación más conveniente.

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- 95 Vincular Tareas usando el Ratón Usted puede utilizar el ratón para establecer una relación entre dos tareas, en cualquiera de las siguientes vistas: Hoja de Tareas, Diagrama de Red, Entrada de Tareas ó vista combinada Hoja de Tareas en la parte superior y Formato de Tareas en la parte inferior. Establecer una Relación en la Hoja de Tareas Seleccione las tareas que quiere vincular y haga clic sobre el botón Vincular Tareas. También puede utilizar el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. 4. 5.

Haga doble clic sobre el nombre de la tarea. Aparece el cuadro de diálogo Información de la Tarea Haga clic sobre la ficha Predecesoras Escriba el número de identificación de la tarea Predecesora en el cuadro ID Si desea colocar más de un predecesor, escriba los números de identificación de las demás predecesoras en el cuadro ID Haga clic sobre OK (Aceptar)

Vincular Tareas en el Diagrama de Red 1. 2. 3.

Haga clic (y mantenga presionado el botón del ratón) dentro del cuadro que quiere que sea la Predecesora Arrastre hacia el cuadro que quiere que sea la Sucesora. El puntero del ratón toma forma de eslabón. Libere el botón del ratón sobre el cuadro de la Sucesora

Siguiendo este procedimiento general, establezca una relación FC entre las tareas 39 y 40 luego entre 40 y 41; luego entre 41 y 42; y por último entre 42 y 43. Después de cambiar de rectangular a angular las líneas de relación entre las tareas, después de usar el comando Diseñar ahora, y usando el tamaño mínimo de los nodos, el diagrama de Red debe verse como se muestra en la siguiente página. Reubicar Cuadros dentro del Diagrama de Red Puede encerrar uno o varios cuadros dentro de una ventana y luego arrastrarlos hasta la posición más adecuada. La ruta crítica aparece en rojo, y está conformada por las tareas 1, 2,3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29. Las líneas discontinuas verticales, en las tareas 20 y 41, indican cortes de página: este informe saldrá impreso en tres páginas tamaño carta (8.5”x11.0”) ó en dos páginas tamaño oficio (8.5”x14.0”).

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- 96 -

Tabla de Costos Para ver cómo van los costos del Proyecto en este momento, proceda así: Active la vista Hoja de tareas, Tabla Costo Aparece la tabla de Costo de Tareas, que tiene las siguientes columnas: Nombre de Tarea, Costo Fijo, Acumulación de Costos Fijos, Costo Total, Previsto, Variación, Real, Restante. Para imprimir esta tabla, proceda así: Haga clic sobre el botón Imprimir en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido. Aparece en pantalla la tabla Costo de Tareas, tal cual como saldrá impresa. Vamos mejorar un poco la presentación de esta página impresa: aumentamos el margen izquierdo, colocamos un encabezado y un pie de página. 1. 2. 3. 4. 5.

Haga clic sobre Configurar Página En la ficha Página Active la opción Vertical Escriba 98 en el cuadro Número de la Primera Página Haga clic sobre la ficha Márgenes Escriba 1.5 en el cuadro Izquierdo

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- 97 6.

Haga clic sobre la ficha Encabezado

Aparece como Encabezado predefinido &[Título del Proyecto] en la sección central Queremos que además del Título del Proyecto, aparezca “Tabla Costo” y en la sección derecha aparezca como encabezado el número de la página (en nuestro caso el número de la página es el 98). Haga clic a la derecha de &[Título del Proyecto] Presione la barra espaciadora y escriba – Tabla “Costo” Haga clic en la sección derecha del Encabezado, en el cuadro General, seleccione Número de Página y haga clic sobre Agregar Seleccione todo el Encabezado, y cambie a letra Arial, 14, Enfatizado, haciendo clic sobre el botón Fuente Haga clic sobre la ficha Pie de Página Aparece como Pie de Página predefinido Página &[Página]. No queremos que aparezca el número de página como Pie de Página. Seleccione Page&[Page] y Presione la tecla Delete Supr, para borrarlo. Escriba (462U) (127BD) Número del Pendrive y del BluRay donde está guardado el archivo del proyecto Haga clic en la sección izquierda del Pie de Página. Escriba 50 y dos espacios en blanco. Este es el número de la computadora donde está guardado el archivo. En el cuadro General, seleccione Nombre de Archivo y Ruta de Acceso y haga clic sobre Agregar Haga clic en la sección derecha del Pie de Página. Escriba las iniciales de su nombre. Haga clic sobre el botón Insertar Fecha Actual Es recomendable que en el Manual de Normas y Procedimientos de su empresa se incluya un instructivo para que todos los documentos generados tengan un Pie de Página similar a éste, con el fin de ubicar rápidamente cualquier archivo. Haga clic sobre Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configurar Página

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Planta Tratamiento de Agua – Tabla “Costo” Id

Nombre de tarea

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43

Preparación Área Relleno - Compactado Preparación Vía de Acceso Caseta Servicios Zapatas Pedestales Vigas Riostras Columnas Vigas Cargas Concreto Pobre Zapatas Concreto Piso Paredes de Bloque Gris Friso liso Paredes y Techo Pintura Paredes y Techo Impermeabilizacion Techo Tuberías Aguas Lluvias Losa Nervada Techo Acero:D=3/8" Acero:D=1/2" Acero:D=5/8" Malla Electrosoldada Miniblocks Concreto Fundaciones Acero 1/2" Malla Electrosoldada Concreto Pobre Fundaciones Concreto Piso Concreto Muros Acero 3/8" Lechos Secado Concreto Zapatas Concreto Pobre Zapata Concreto Pedestales Concreto Vigas Riostra Acero:D=3/8" Acero:D=1/2" Acero:D=5/8" Malla Electrosoldada Tubería de Concreto Malla Geotextil Paredes Bloques de Concreto Lecho de Arena Lecho de Grava

Roldán Duarte Consultoría C:\Temp\PTA.MPP

Acumulación de Costo fijo costos fijos

Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs.

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo Prorrateo

Costo total

Bs. 175 200 Bs. 214 400 Bs. 30 000 Bs. 13 840 Bs. 1 480 Bs. 640 Bs. 1 800 Bs. 1 000 Bs. 2 120 Bs. 1 400 Bs. 5 400 Bs. 500 Bs. 19 556 Bs. 2 270 Bs. 3 160 Bs. 300 Bs. 4 889 Bs. 3 528 Bs. 1 827 Bs. 1 281 Bs. 500 Bs. 43 190 Bs. 16 000 Bs. 16 380 Bs. 500 Bs. 2 000 Bs. 1 120 Bs. 3 200 Bs. 3 990 Bs. 6 865 Bs. 80 Bs. 520 Bs. 480 Bs. 1 400 Bs. 2 457 Bs. 609 Bs. 819 Bs. 500 Bs. 560 Bs. 1 000 Bs. 1 100 Bs. 290 Bs. 420

Previsto

- 98 Variación

Real

Restante

Bs. 175 200 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 175 200 Bs. 214 400 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 214 400 Bs. 30 000 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 30 000 Bs. 13 840 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 13 840 Bs. 1 480 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 1 480 Bs. 640 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 640 Bs. 1 800 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 1 800 Bs. 1 000 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 1 000 Bs. 2 120 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 2 120 Bs. 1 400 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 1 400 Bs. 5 400 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 5 400 Bs. 500 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 500 Bs. 18 120 Bs. 1 436 Bs. 0 Bs. 19 556 Bs. 2 270 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 2 270 Bs. 3 160 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 3 160 Bs. 300 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 300 Bs. 3 000 Bs. 1 889 Bs. 0 Bs. 4 889 Bs. 3 528 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 3 528 Bs. 1 827 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 1 827 Bs. 1 281 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 1 281 Bs. 500 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 500 Bs. 43 190 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 43 190 Bs. 16 000 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 16 000 Bs. 16 380 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 16 380 Bs. 500 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 500 Bs. 2 000 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 2 000 Bs. 1 120 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 1 120 Bs. 3 200 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 3 200 Bs. 3 990 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 3 990 Bs. 6 865 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 6 865 Bs. 80 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 80 Bs. 520 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 520 Bs. 480 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 480 Bs. 1 400 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 1 400 Bs. 2 457 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 2 457 Bs. 609 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 609 Bs. 819 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 819 Bs. 500 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 500 Bs. 560 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 560 Bs. 1 000 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 1 000 Bs. 1 100 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 1 100 Bs. 290 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 290 Bs. 420 Bs. 0 Bs. 0 Bs. 420

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- 99 Acortar la Ruta Crítica La Gerencia de la Empresa solicita que la fecha de finalización del Proyecto sea adelantada en 15 días calendario, y nos pide informarle si esto es posible, y en cuánto se incrementará el costo del Proyecto. Para acortar la Ruta Crítica, debemos comenzar por revisar las tareas que están sobre la misma, con el fin de determinar cuáles de estas tareas pueden ser adelantadas en su fecha de Comienzo, cuáles pueden ser disminuidas en su duración, cuáles pueden ser reubicadas en el tiempo, cuáles pueden ser solapas (comenzar la sucesora antes que haya terminado 100% la predecesora; esto es equivalente a colocarle un Lag negativo), etc. Las Tareas Críticas, en este momento, son las siguientes: 1,2,3,4,5,6,7,8,9, 17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29 Consultando con el Ingeniero Civil del Proyecto, concluimos que podemos comenzar la tarea 17 Losa Nervada Techo, 48 horas después que haya terminado la tarea 9 Vigas de Carga, sin correr riesgo de falla estructural de la edificación. Para determinar si esta modificación es suficiente para adelantar en 15 días calendario la fecha de finalización del Proyecto, haga lo siguiente:    

Revise la fecha de terminación del Proyecto en este momento Haga el cambio en el Retardo de la tarea 17 Vea la nueva fecha de terminación del Proyecto Concluya si este cambio es suficiente para adelantar en 15 días calendario la duración del Proyecto.

Proceda así: 1.

2. 3. 4. 5.

Haga clic sobre el botón Estadísticas del Proyecto. La fecha de terminación es 27/07/94 2:26 PM; la duración es 49.72 días, el trabajo 1021.32 horas; el costo directo del Proyecto es de Bs.521 351. Haga clic sobre Cerrar, para cerrar el cuadro de diálogo. Active la vista Entrada de tareas Presione la tecla F5, escriba 17, y presione la tecla Enter, para ubicar la tarea 17 Si en la parte inferior de la pantalla, no aparece la información de la Predecesora, haga clic en cualquier sitio de la parte inferior de la pantalla, haga clic derecho sobre un espacio vacío del formulario, y seleccione Recursos y Predecesoras.

Haga clic sobre campo Retardo, que en este momento tiene 28dt

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- 100 6.

Escriba 48ht (para decirle a Project que la tarea 17 puede comenzar 48 horas calendario después que termine la tarea 9), y presione la tecla Enter.

Presione la tecla F9 para Recalcular Haga clic sobre el botón Estadísticas del Proyecto. La fecha de terminación del proyecto es el 11/07/94 9:56 AM; la duración es 37.55 días; el costo del Proyecto es de Bs.521 351. La fecha de terminación del Proyecto ha cambiado del 27 al 11 de Julio; esto significa que hemos adelantado en 16 días calendario la fecha de terminación del Proyecto. Este adelanto se ha logrado sin incluir recursos adicionales, sin aumentar el costo del Proyecto (Bs.521.351). Los únicos costos adicionales son el Acelerante de Fraguado del Concreto y Puntales Adicionales para reforzar el encofrado de la Losa Nervada de Techo. Por lo tanto la información a la Gerencia de la Empresa es que sí podemos adelantar en 15 días calendario la fecha de terminación del Proyecto, sin incrementar el costo del mismo. Observe que, a pesar de que adelantamos en 23 días calendario el Comienzo de la tarea 17, solamente logramos un adelanto de 16 días calendario en la fecha de finalización del Proyecto. La duración del Proyecto disminuyó de 49.71 a 37.55 días de trabajo, esto significa una disminución de 12 días de trabajo; equivalentes a 16 días calendario. La fecha de terminación de la tarea 17 Losa Nervada Techo ha cambiado del 21/07 al 28/06; esto significa que hemos adelantado en 23 días calendario la terminación de la tarea, sin incluir recursos adicionales (Acelerante y Puntales). Beneficios para el Contratista El Contratista tiene una disminución de Costos Fijos = 16 x Costo Fijo Diario El Contratista tiene una disminución de Costos Directos de Personal y Equipo = 16 x Costo Directo de Personal y Equipos El Contratista tiene derecho a reclamar el Bono por Pronta Entrega Beneficios para el Cliente El Cliente tiene una ganancia de producción = 16 x Producción Diaria

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- 101 Control de Avance del Proyecto Actualizando regularmente la planificación del Proyecto, y comparándola con la planificación original, usted puede determinar cuáles tareas están atrasadas, cuáles han sido pospuestas, cuáles están comenzando ó terminando antes de la fecha prevista. Esta es una de las claves del control de Proyectos que le permite anticipar y solucionar problemas de planificación de su Proyecto. Controlar el trabajo ejecutado por los recursos, ya sean personas ó equipos, controlar el costo de los mismos, controlar el avance real del Proyecto, le permitirá determinar cuándo se va a presentar un sobregiro con relación al presupuesto original, o con relación a las horas-hombre presupuestadas, para una ó varias tareas. El control de avance del Proyecto le permite: 1.

Identificar y resolver los problemas a medida que se presentan

2.

Generar Informes de Avance para la Gerencia y para los participantes en el Proyecto

3.

Mantener datos históricos que le ayudan a planificar con mayor exactitud sus Proyectos futuros. Preguntas al Gerente del Proyecto

Todo Gerente de Proyecto debe poder responder a su Jefe ó a su Cliente, en cualquier momento las siguientes preguntas: 1.

2.

3.

Cómo está el avance real vs el avance programado? ¿Cómo se verá afectada la fecha de terminación del Proyecto si tal ó cual actividad comienza tarde ó temprano, con relación a la fecha planificada? Cómo están las horas-hombre reales vs horas-hombre programadas? ¿Cómo están las horas-grúa (ú otro equipo cualquiera) reales vs las horas-grúa programadas? Cuál es el costo real vs el costo programado para el Proyecto Total, para el Subproyecto X, ó para la actividad Z?

Esta información, que forma parte del seguimiento del Proyecto, le permitirá establecer que, para cumplir con la fecha prevista ó con el presupuesto previsto, es necesario añadir ó reubicar recursos, reprogramar algunas tareas ó acortar la ruta crítica.

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- 102 Etapas para Controlar el Proyecto Para conocer exactamente la situación real de un Proyecto, en cualquier momento, durante el período de ejecución del mismo, se debe seguir un proceso de tres etapas: 1. 2. 3.

Establecer el Plan Original del Proyecto Actualizar periódicamente la Programación para reflejar el avance del Proyecto Comparar la información actualizada con el Plan Original, para determinar y corregir cualquier desviación que se presente

Establecer el Plan Original del Proyecto Cuando termine la Planificación inicial del Proyecto, guarde una copia del mismo utilizando el comando Proyecto  Establecer Línea Base Este comando crea un Plan ó Línea Base, que servirá como referencia para comparar su programación, a medida que avanza el Proyecto. Al ejecutar este comando, Project coloca la información del Plan en los campos Planificados (Comienzo Planificado, Fin Planificado, Trabajo Planificado, Costo Planificado). Actualizar Periódicamente la Planificación Existen dos maneras básicas de actualizar la planificación: 1.

2.

Colocar cada cierto tiempo, en la Planificación la información real de lo que ha sucedido: Fechas Reales de Comienzo y de Terminación de las tareas, % Avance Real, Costo Real. Project utiliza la información, introducida por usted, para actualizar la planificación. Cambiar la duración de las tareas, ajustar las relaciones entre las tareas, aplicar condiciones ó delimitaciones en las fechas de comienzo o de fin.

Comparar la Planificación Real con la Original Periódicamente usted debe comparar la Planificación Real con la Original, para determinar el avance del Proyecto: cuáles tareas están atrasadas, dónde son requeridos recursos adicionales, dónde hay sobregiro en el costo, en las horas-hombre ó en las horas-equipo. Usted puede hacer uso de las distintas vistas, tablas, filtros e informes que ofrece Project, para comparar la situación real con la situación planificada, detectar desviaciones en tiempo o en costo y tomar los correctivos correspondientes.

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- 103 Además del Plan Original, usted puede grabar hasta 10 juegos adicionales de fechas de Comienzo y Fin de las tareas. Por ejemplo, puede grabar las fechas reales de Comienzo y Fin de las tareas al final de cada trimestre, ó al cumplirse un Hito ó Fase importante del Proyecto. De esta manera, usted tiene el Plan Original del Proyecto y Planes Intermedios del Proyecto, grabados en fechas importantes durante el período de ejecución del mismo. Establecer la Línea Base del Proyecto Para grabar la Línea Base, usted debe haber terminado de introducir toda la información del Proyecto: todas las tareas, con su duración y relaciones; haber asignado todos los recursos (incluyendo solución de problemas de sobreasignación de Mano de Obra y Equipos). En nuestro caso, todavía no hemos asignado los recursos de Mano de Obra y Materiales requeridos para la ejecución del Proyecto; los costos que aparecen en la tabla Costos de Tareas, son costos parciales (no incluyen los costos de Mano de Obra y Materiales). Sin embargo, como ejercicio, vamos a grabar la Línea Base de nuestro Proyecto. Proceda así: 1. 2.

Haga clic sobre Proyecto  Establecer Línea Base Active las opciones Establecer Línea Base y Proyecto Completo. Haga clic sobre Aceptar

Para grabar estos Planes Intermedios: Proyecto  Establecer línea de base  Establecer Plan provisional. Puede copiar, 10 juegos de fechas, además de las fechas Programadas y Planificadas (Comienzo/Fin), como se ve en la figura arriba. Qué Información debe Actualizarse Después que usted graba la Línea Base del Proyecto, debe actualizar su programación con la frecuencia que requiera el Cliente, para llevar un control efectivo sobre el avance del Proyecto. Para actualizar la programación, debe evaluar el estado de cada una de las actividades que conforman el Proyecto, y colocar en cada una de ellas el avance real. Para llevar un control detallado del avance del Proyecto, debe hacer seguimiento a las siguientes variables del Proyecto:

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- 104 1. 2. 3. 4. 5.

Duración de las tareas, fechas de Comienzo y de terminación. % de avance de cada tarea Costo del Proyecto total, Costo de las Tareas individuales, Costo de los Recursos individuales Trabajo ejecutado por cada uno de los Recursos (trabajo medido en horas) Productividad y Eficiencia Fechas Reales de Comienzo y de Terminación de las Tareas

Es importante controlar si las tareas comenzaron y terminaron en las fechas previstas. Las tareas que comienzan o terminan tarde pueden sacar de control el Proyecto completo o las tareas que dependen de ellas. Las tareas que sean terminadas antes de lo previsto, pueden ceder recursos para ser utilizados en otras tareas que estén atrasadas. Sin embargo, usted debe verificar que estos recursos no estén asignados a otras tareas. Nota:

cuando usted escribe las fechas reales de Comienzo o de terminación de una tarea, cambia la fecha programada para esa tarea, pero no cambia la fecha original contenida en la Línea Base del Proyecto. Avance Real del Proyecto

El Proyecto está en ejecución y vamos actualizar la información sobre el avance real de cada una de las tareas, como parte del seguimiento normal del Proyecto. Vamos a utilizar la Tabla de Seguimiento de Tareas, para introducir los porcentajes reales de avance: 1.

En la vista Hoja de Tareas, seleccione la Tabla Seguimiento Aparece la tabla de Seguimiento de Tareas, que contiene las siguientes columnas: Nombre Tarea, Comienzo Real, Fin Real, % Completado, % Físico, Duración Real, Duración Restante, Costo Real, Trabajo Real

2. 3. 4. 5.

Presione las teclas Ctrl Home, para ir a la tarea # 1 Haga clic sobre el campo % Comp. (% Completado) Escriba 100, y Presione la flecha abajo, para avanzar a la tarea # 2 Escriba 100, y Presione la flecha abajo, para avanzar a la tarea # 3 Cuando usted escribe 100 en el campo % Completado, Project llena los campos Fecha Real de Comienzo, Fecha Real de Terminación, Duración Real, Duración Restante, Costo Real, Trabajo Real El Trabajo Real es la suma de los trabajos ejecutados por los recursos asignados a la tarea. En el caso de la tarea # 1, el Trabajo Real es la suma del trabajo del Cargador 26.28h + el trabajo de los Camiones 78.85h = 105.12

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En el caso de la tarea # 2, el Trabajo Real es la suma del trabajo del Cargador 24.12h + el trabajo de los Camiones 72.35h + el trabajo de la Vibrocompactadora 24.12 = 120.6 El costo real de la tarea # 1 es la suma del costo del Cargador 26.28h x 24000/9 + el costo de los Camiones 78.85h x 12003/9 = Bs.175200 El costo real de la tarea # 2 es la suma del costo del Cargador 24.12h x 24000/9 + el costo de los Camiones 72.35h x 12003/9 + el costo de la Vibrocompactadora 24.12 x 20030/9 = Bs.214400 Continúe introduciendo los porcentajes reales de terminación de cada una de las tareas, según la Tabla 4, de la siguiente página. Estas cifras que vamos a introducir representan el % Real de avance del Proyecto, según valuación realizada por el Departamento de Inspección. Observe que al introducir el % de Avance de las tareas subalternas de la Tarea Principal Caseta de Servicios, MS Project calcula el % de avance de esta Tarea Principal. Al introducir el 100% de Avance a una tarea, Project coloca 0d a la Duración Restante Para ganar tiempo, puede seleccionar varias tareas que tengan un mismo porcentaje de avance, hacer clic sobre el botón Información, y escribir el valor del % Completado

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Planta Tratamiento de Agua – Tabla “Seguimiento”

Roldán

Id Nombre de tarea 1 Preparación Área 2 Relleno - Compactado 3 Preparación Vía de Acceso 4 Caseta Servicios 5 Zapatas 6 Pedestales 7 Vigas Riostras 8 Columnas 9 Vigas Cargas 10 Concreto Pobre Zapatas 11 Concreto Piso 12 Paredes de Bloque Gris 13 Friso liso Paredes y Techo 14 Pintura Paredes y Techo 15 Impermeabilizacion Techo 16 Tuberías Aguas Lluvias 17 Losa Nervada Techo 18 Acero:D=3/8" 19 Acero:D=1/2" 20 Acero:D=5/8" 21 Malla Electrosoldada 22 Miniblocks 23 Concreto Fundaciones 24 Acero 1/2" 25 Malla Electrosoldada 26 Concreto Pobre Fundaciones 27 Concreto Piso 28 Concreto Muros 29 Acero 3/8" 30 Lechos Secado 31 Concreto Zapatas 32 Concreto Pobre Zapata 33 Concreto Pedestales 34 Concreto Vigas Riostra 35 Acero:D=3/8" 36 Acero:D=1/2" 37 Acero:D=5/8" 38 Malla Electrosoldada 39 Tubería de Concreto 40 Malla Geotextil 41 Paredes Bloques de Concreto 42 Lecho de Arena 43 Lecho de Grava Entrenamiento Duarte Consultoría

C:\Temp\PTA.MPP

Acumulación de costos fijos Costo fijo Costo total Bs. 34 470 Bs. 34 472.68 Bs. 1 Bs. 34 473 Bs. 34 477.60 Bs. 1 Bs. 34 478 Bs. 34 478.46 Bs. 1 Bs. 34 502 NOD Bs. 0 Bs. 34 502 Bs. 34 502.46 Bs. 1 Bs. 34 502 Bs. 34 502.56 Bs. 1 Bs. 34 503 NOD Bs. 1 Bs. 34 505 Bs. 34 505.45 Bs. 1 Bs. 34 505 NOD Bs. 0 Bs. 34 506 NOD Bs. 0 Bs. 34 506 NOD Bs. 0 Bs. 34 508 NOD Bs. 1 Bs. 34 510 Bs. 34 518.71 Bs. 1 Bs. 34 519 Bs. 34 522.39 Bs. 1 Bs. 34 522 Bs. 34 527.49 Bs. 1 Bs. 34 478 Bs. 34 478.62 Bs. 1 Bs. 34 509 Bs. 34 516.71 Bs. 1 Bs. 34 519 Bs. 34 521.59 Bs. 1 Bs. 34 522 Bs. 34 522.50 Bs. 1 Bs. 34 522 Bs. 34 523.35 Bs. 1 Bs. 34 523 Bs. 34 523.58 Bs. 1 Bs. 34 478 NOD Bs. 1 Bs. 34 478 Bs. 34 484.55 Bs. 1 Bs. 34 485 NOD Bs. 0 Bs. 34 494 NOD Bs. 1 Bs. 34 495 NOD Bs. 1 Bs. 34 499 NOD Bs. 1 Bs. 34 499 NOD Bs. 1 Bs. 34 500 Bs. 34 502.32 Bs. 1 Bs. 34 470 NOD Bs. 1 Bs. 34 478 Bs. 34 478.49 Bs. 1 Bs. 34 478 Bs. 34 478.58 Bs. 1 Bs. 34 479 Bs. 34 478.63 Bs. 1 Bs. 34 479 Bs. 34 479.34 Bs. 1 Bs. 34 479 Bs. 34 480.41 Bs. 1 Bs. 34 480 Bs. 34 480.56 Bs. 1 Bs. 34 481 Bs. 34 480.70 Bs. 1 Bs. 34 481 Bs. 34 481.48 Bs. 1 Bs. 34 470 Bs. 34 470.54 Bs. 1 Bs. 34 471 NOD Bs. 1 Bs. 34 472 NOD Bs. 1 Bs. 34 473 NOD Bs. 1 Bs. 34 473 NOD Bs. 0 [email protected] +58 424 956 6728

(462U)

(127BD)

Previsto Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs.

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

- 106 -

Variación 2.92 d 2.68 d 0.75 d 1.63 d 0.37 d 0.16 d 0.34 d 0.25 d 0.13 d 0.11 d 0.27 d 0.38 d 4.89 d 2.27 d 3.16 d 0.3 d 4.89 d 1.68 d 0.87 d 0.61 d 0.5 d 10.3 d 4d 1.95 d 0.25 d 1.5 d 0.22 d 0.48 d 1.9 d 8.56 d 0.08 d 0.13 d 0.12 d 0.35 d 1.17 d 0.29 d 0.39 d 0.5 d 0.56 d 0.6 d 0.55 d 0.17 d 0.17 d

R. D. H.

Real 0d 0d 0d 1.83 d 0d 0d 0.11 d 0d 0.4 d 0.24 d 1.08 d 0.12 d 0d 0d 0d 0d 0d 0d 0d 0d 0d 6.98 d 0d 5.85 d 0.25 d 0.5 d 0.06 d 0.32 d 0d 0.82 d 0d 0d 0d 0d 0d 0d 0d 0d 0d 0.4 d 0.55 d 0.12 d 0.25 d

Restante Trabajo real Bs. 175 200 105.12 h Bs. 214 400 120.6 h Bs. 30 000 6.75 h Bs. 6 530 29.38 h Bs. 1 480 6.67 h Bs. 640 2.88 h Bs. 1 367 6.15 h Bs. 1 000 4.5 h Bs. 530 2.38 h Bs. 433 1.95 h Bs. 1 080 4.87 h Bs. 380 3.42 h Bs. 19 556 88 h Bs. 2 270 20.43 h Bs. 3 160 28.43 h Bs. 300 2.7 h Bs. 4 889 44 h Bs. 3 528 45.37 h Bs. 1 827 23.48 h Bs. 1 281 16.47 h Bs. 500 4.5 h Bs. 28 639 204.32 h Bs. 16 000 72 h Bs. 4 095 52.65 h Bs. 250 2.25 h Bs. 1 500 13.5 h Bs. 884 3.98 h Bs. 1 920 8.63 h Bs. 3 990 51.3 h Bs. 8 025 76.42 h Bs. 80 0.72 h Bs. 520 2.33 h Bs. 480 2.17 h Bs. 1 400 6.3 h Bs. 2 457 31.58 h Bs. 609 7.83 h Bs. 819 10.53 h Bs. 500 4.5 h Bs. 560 5.03 h Bs. 600 5.4 h Bs. 550 4.95 h Bs. 171 1.53 h Bs. 168 1.52 h

09/03/2016 3:51p.m.

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Calendarios para Tres Turnos Diarios En muchos Proyectos debe trabajarse las 24 horas del día, en tres turnos de ocho horas cada uno. Vamos a crear tres calendarios: Diurno, Mixto y Nocturno; estos tres calendarios corresponden a los turnos 08:00 -16:00, 16:00PM -00:00AM, y 00:00 -08:00. Nota : La media noche se identifica con la hora 00:00; el medio día se identifica con la hora 12:00 No podemos crear los turnos 7:00AM -3:00PM, 3:00PM -11:00PM, 11:00PM 07:00AM, porque Project no lo permite; exige que la hora de finalización sea posterior a la hora de Comienzo, y no permite crear el turno 11:00PM -07:00AM Crear el Calendario “Diurno” Para crear el Calendario Diurno, proceda así: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

En el menú Proyecto, haga clic sobre Cambiar Tiempo de Trabajo Seleccione PTA (Project Calendar), en el cuadro Para Calendario Haga clic sobre Crear calendario. Escriba Diurno, en el cuadro Nombre Haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre Semanas Laborables Haga clic sobre Detalles Manteniendo presionada la tecla Ctrl, haga clic sobre Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado, Domingo), para seleccionar todos los siete días de la semana. 8. Active la opción Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos. 9. Escriba 08:00, en el cuadro Desde. Escriba 16:00, en el cuadro To. 10. Haga clic sobre Aceptar 11. Haga clic en cualquier día del mes; verifique que aparezca el horario 8:0016:00, en todos los días del mes, de Lunes a Domingo. 12. Haga clic sobre Aceptar De esta manera hemos creado el calendario Diurno, que puede ser asignado a todo el personal que trabaje en el turno 8:00 - 16:00 Crear el Calendario “Mixto” Para crear el Calendario Mixto, que corresponde al turno que comienza a las 16:00 y termina a las 00:00, proceda así: 1. 2. 3. 4.

En el menú Proyecto, haga clic sobre Cambiar Tiempo de Trabajo Seleccione PTA (Project Calendar), en el cuadro Para Calendario Haga clic sobre Crear calendario. Escriba Mixto, en el cuadro Nombre Haga clic sobre Aceptar

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- 111 5. 6. 7.

Haga clic sobre Semanas Laborables Haga clic sobre Detalles Manteniendo presionada la tecla Ctrl, haga clic sobre Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado, Domingo), para seleccionar todos los siete días de la semana. 8. Active la opción Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos. 9. Escriba 16:00, en el cuadro Desde. Escriba 00:00, en el cuadro Hasta. 10. Haga clic sobre Aceptar 11. Haga clic en cualquier día del mes; verifique que aparezca el horario 16:00 00:00, en todos los días del mes, de Lunes a Domingo. 12. Haga clic sobre Aceptar De esta manera hemos creado el calendario Mixto, que puede ser asignado a todo el personal que trabaje en el turno 16:00 - 00:00 Crear el Calendario “Nocturno” Para crear el Calendario Nocturno, que corresponde al turno que comienza a las 00:00 y termina a las 08:00, proceda así: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

En el menú Proyecto, haga clic sobre Cambiar Tiempo de Trabajo Seleccione PTA (Project Calendar), en el cuadro Para Calendario Haga clic sobre Crear calendario. Escriba Mixto, en el cuadro Nombre Haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre Semanas Laborables Haga clic sobre Detalles Manteniendo presionada la tecla Ctrl, haga clic sobre Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado, Domingo), para seleccionar todos los siete días de la semana. 8. Active la opción Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos. 9. Escriba 00:00, en el cuadro Desde. Escriba 08:00AM, en el cuadro Hasta. 10. Haga clic sobre Aceptar 11. Haga clic en cualquier día del mes; verifique que aparezca el horario 00:00 08:00, en todos los días del mes, de Lunes a Domingo. 12. Haga clic sobre Aceptar De esta manera hemos creado el calendario Nocturno, para ser asignado a todo el personal que trabaje en el turno 00:00 - 08:00

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- 112 Añadir “Arranque de Planta” al Proyecto PTA Escriba “Arranque de Planta” en la tarea # 44, para añadir esta nueva tarea al Proyecto PTA. Escriba 45 en el campo Duración, para decirle a Project que esta actividad tiene una duración de 45 días. Aparecen las fechas de Comienzo y de terminación del Arranque de Planta: 16/05 y 20/07, respectivamente. El Arranque de Planta debe comenzar al terminar la tarea 22 Miniblocks. Escriba 22 en el campo Predecesoras de la tarea Arranque de Planta. Aparecen las nuevas fechas de Comienzo y de terminación del Arranque de Planta: 17/06 y 24/08, respectivamente. La nueva actividad Arranque de Planta está dentro de la ruta crítica del Proyecto. Añadir Recursos al Fondo de Recursos En la vida real, el Fondo de Recursos del Proyecto debe incluir todo el personal que va a trabajar en el Proyecto y además los materiales que van a ser utilizados en la ejecución de todas las tareas que conforman el Proyecto. Para nuestro caso vamos a añadir solamente cuatro personas a nuestro Fondo de Recursos; estas cuatro personas se van a dedicar al arranque de la Planta en turnos rotativos de 8 horas, cada turno. Cada persona trabaja 48 horas semanales, y va rotando por los tres turnos, Diurno, Mixto y Nocturno. Para añadir los cuatro operadores de Arranque de Planta, proceda así: Active la vista Hoja de recursos. Escriba Pedro en el campo Nombre del recurso # 10, y Presione la fecha abajo. Escriba Luis en el campo Name del recurso # 11, y Presione la fecha abajo. Escriba Juan en el campo Name del recurso # 12, y Presione la fecha abajo. Escriba José en el campo Name del recurso # 13, y Presione la tecla Enter. Asigne los nuevos Recursos a sus respectivos Calendarios Asigne los cuatro operadores a los siguientes Calendarios: Operador

Calendario

Pedro Luis Juan José

Diurno Mixto Nocturno Descanso

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- 113 Asigne los nuevos Recursos a la tarea “Arranque de Planta” Active la vista Hoja de Tareas. Coloque pantalla dividida. Seleccione la tarea Arranque de Planta, en la parte superior de la pantalla. Haga clic sobre Asignar Recursos, en el menú Recurso. Seleccione Pedro. Haga clic sobre Asignar. Seleccione Luis. Haga clic sobre Asignar. Seleccione Juan. Haga clic sobre Asignar. Seleccione José. Haga clic sobre Asignar. Haga clic sobre Cerrar. Aparecen los cuatro recursos, cada uno con 405 horas de trabajo; este valor del trabajo, es el resultado de 45 días por 9 horas diarias (Jornada de trabajo). Establecer los Días de Descanso Debemos establecer los días de descanso de los cuatro operadores. Para ello, active la vista Hoja de Recursos. Seleccione Pedro. Active la vista Uso de Recursos en la parte inferior de la pantalla. Presione la tecla F5. Presione la tecla Tab. Escriba 17/06/94, y Presione la tecla Enter Aparece la programación del trabajo de Pedro. Ocho horas desde el Viernes 17 hasta el Jueves 23 de Junio de 1994; de esta manera Pedro está trabajando 7 días de 8 horas, lo cual da un total de 56 horas semanales. Debemos establecer los días laborables y los días de descanso del Personal que trabaja por turnos rotativos de 8 horas. Establecer los Descansos de “Pedro” Vamos a establecer los turnos rotativos de Pedro, para un período de un mes; el procedimiento es similar para las demás personas que trabajen por turnos. 1.

Haga clic sobre Proyecto  Cambiar calendario laboral. Seleccione Pedro, en el cuadro Para Calendario. Colóquese en Junio del 94. Seleccione el Jueves 23. Haga clic sobre Excepciones para establecer este día como No Laborable. Haga clic sobre la primera casilla debajo de Nombre y escriba Descanso y presione Enter

Pedro descansa el Jueves 23 y entra a trabajar el Viernes 24 a las 16:00PM, y trabaja 6 días consecutivos Seleccione los días desde el 24 hasta el 29. Haga clic sobre Semanas Laborables. En la fila 2, debajo de Predeterminado, escriba Laborable. Haga clic en Detalles.

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- 114 Seleccione los días de Domingo hasta Sábado y active la opción Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos. En el campo Desde, escriba 16:00. Escriba 00:00 en el campo Hasta. Haga clic en Aceptar. Pedro descansa el Jueves 30 y el Viernes 1 de Julio; declare “No Laborables” estos dos días. Pedro entra a trabajar el Sábado 2 a las 12:00AM, y trabaja 6 días consecutivos Seleccione los días desde el 2 hasta el 7. Haga clic sobre Semanas Laborables. En la fila 3, escriba Laborable. Haga clic en Detalles. Seleccione los días de Domingo hasta Sábado y active la opción Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos. En el campo Desde, escriba 12:00. Escriba 08:00 en el campo Hasta. Haga clic en Aceptar. Pedro descansa el Viernes 8, el Sábado 9 y el Domingo 10 de Julio; declare “No Laborables” estos tres días. Pedro entra a trabajar el Lunes 11 a las 8:00AM, y trabaja 6 días consecutivos, desde el 11 hasta el 16. Estos días ya están declarados como Laborables, en el horario 8:00AM - 4:00PM Pedro descansa el Domingo 17 y entra a trabajar el Lunes 18 a las 4:00PM, y trabaja 6 días consecutivos Seleccione los días desde el 18 hasta el 23. Y escriba 4:00PM en el campo Desde. Escriba 12:00AM en el campo Hasta. Pedro descansa el Domingo 24 y el Lunes 25; declare “No Laborables” estos dos días. Pedro entra a trabajar el Martes 26 a las 12:00AM, y trabaja 6 días consecutivos. Seleccione desde el 26 hasta el 31. Escriba 12:00AM en el campo Desde. Escriba 8:00AM en el campo Hasta. Haga clic sobre Aceptar, para cerrar el cuadro de diálogo. Project recalcula toda la programación del trabajo de Pedro, en base al horario que hemos establecido. Observe los días de descanso en la vista Uso de Recursos. En la parte superior de la pantalla coloque la vista Hoja de Tareas; mantenga en la parte inferior la vista Uso de Recursos. Los otros tres Operadores, Luis, Juan y José continúan con el programa original de trabajo. Debemos definir los días laborables y los días de descanso para estos tres Operadores. ID 10

Resource Name W ork Pedro 1080h

11

Luis

1080h

12

Juan

1080h

13

José

1080h

Jun '94 T F 8h

S 8h

S 8h

M 8h

T 8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

######## 8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

20 Jun '94 W T F 8h 8h

27 Jun ' W T 8h

S 8h

S 8h

M 8h

T 8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

8h

Esta es una vista parcial de la programación del Trabajo de los cuatro Operadores encargados del Arranque de la Planta. La tarea “Arranque de Planta” comienza el 17 de Junio a las 07:40AM; Juan termina su turno a las 08:00AM, y por lo tanto trabaja solamente 20 minutos, o sea 0.33 horas

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- 115 Crear Informes en Project 2013 La versión de Project 2013 incluye una gran variedad de nuevos Informes y Paneles que puede ser usados para tener una visión general y realizar resúmenes ejecutivos del estado del proyecto, que pueden ser usados por el administrador del proyecto para tener un control constante del avance del Proyecto y son ideales para presentar información a los miembros del equipo ejecutor, Supervisores, Gerentes del Proyecto, Empresa Contratante, Inversionistas,… Estos nuevos informes sustituyen a los informes generados por las versiones anteriores de Project y representan un cambio importante en su forma de presentar la información; los nuevos informes están orientados a la transmisión de información de forma visual, utilizando gran variedad de gráficos y tablas dinámicas predefinidas que permiten tener una visión rápida del proyecto ejecutado. Estos elementos también pueden ser personalizados por el usuario para mostrar exactamente lo que se requiere.

La forma en que se han estructurado los nuevos informes está pensada para transmitirse por medios digitales (Correos electrónicos, presentaciones con diapositivas, grupos de trabajo en red,…) Los informes predefinidos de Project, son los que se ubican en el Panel Ver los Informes, donde podemos generar Informes desde cero (En blanco), partiendo de una Tabla o Gráfico Dinámico, o utilizar las plantillas de Informes Predefinidos que brinda Project 2013. Estos informes se visualizan directamente en Project, sin necesidad de exportarlos a otras aplicaciones. Informes Visuales Los Informes Visuales son una innovación incorporada al Project desde la versión 2007. Consiste en una interface que permite exportar de manera rápida y sencilla información desde Project a Microsoft Excel o a Microsoft Visio, permitiendo ver información del proyecto en forma de Gráficos y Tablas Dinámicas (Microsoft Excel) o como Diagramas Dinámicos (Microsoft Visio), y utilizar las herramientas especializadas de cada uno de estos programas para la visualización y análisis de los datos exportados.

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- 116 Informes Visuales exportados a Microsoft Excel Los Informes Visuales Predefinidos que se pueden Exportar a Excel son los que se muestran en la figura. Usando este módulo, se crean archivos de Excel con dos hojas: la primera con un Gráfico Dinámico con los datos que se han exportado, y la otra con la Tabla Dinámica que contiene los datos exportados y sirve de Origen de Datos del Gráfico Dinámico. Exportar Informe Flujo de Caja a Excel Para crear un Informe Visual en Excel, haga clic sobre Crear un Informe  Exportar  Informes Visuales. Se abre el cuadro de diálogo Informes Visuales: Crear Informe.

En la parte superior central de la ventana hay dos casillas: Microsoft Excel y Microsoft Visio. Al desactivar alguna de estas casillas se ocultan los informes que corresponden a la aplicación de la etiqueta de la casilla.

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- 117 En este caso, vamos a desactivar la casilla de Visio, para mostrar solo las plantillas de Excel. Los informes están agrupados en 7 fichas: Todas, Uso de Tareas, Uso de Recursos, Uso de la Asignación, Resumen de la Tarea, Resumen del Recurso, Resumen de la Asignación. Haga clic sobre la ficha Todas y seleccione Informe del Flujo de Caja. Al seleccionar un informe, se coloca una vista previa debajo del título Muestra, mostrando el tipo de gráfico que se va a generar al exportar los datos; en este caso, se creará un gráfico de columnas y líneas, con dos variables. Visualizar y Seleccionar Datos Exportados Las plantillas predefinidas de Project pueden ser personalizadas para agregar o reducir los campos que serán exportados a la hoja de Excel. Para visualizar los campos, teniendo seleccionado el informe Flujo de Caja, haga clic sobre Editar Plantilla.

Se abre la ventana Informes Visuales: Selector de campos.

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- 118 La parte superior izquierda muestra todos los campos disponibles para ser exportados. En la sección superior derecha se muestran todos los campos que actualmente contiene la plantilla para ser exportados. En la parte inferior de la ventana se muestran todos los Campos Personalizados que pueden ser exportados, y los que actualmente están agregados a la plantilla predefinida. En este momento, no vamos a modificar la lista de campos exportados. Haga clic sobre Cancelar. Debajo de la ventana de los informes se muestra la opción Seleccione el nivel de datos de uso que desea incluir en el informe. Acá podemos seleccionar el nivel de detalle de los datos que vamos a exportar: Años, Trimestres, Meses, Semanas, Días. Seleccione Días y haga clic sobre Ver. Se inicia la exportación de datos. Al finalizar, se abre el archivo de Excel con los datos exportados. La hoja 1 del libro nuevo tiene el nombre predefinido Gráfico 1, y contiene un gráfico dinámico del Flujo de Caja.

El eje horizontal del gráfico contiene la variable tiempo, agrupada en Trimestres. El gráfico contiene solo dos columnas, ya que el período de ejecución planificado del proyecto abarca solo dos trimestres de un año.

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- 119 El gráfico tiene dos ejes verticales: el principal (Izquierdo), contiene valores de Costo, y corresponde al gráfico de barras; el secundario contiene valores de Costo Acumulado, y corresponde al gráfico de líneas. La segunda hoja del libro tiene el nombre Uso de Tareas, y contiene la Tabla Dinámica con los datos exportados desde Project. Desde esta tabla es posible modificar el detalle de la información mostrada en el Gráfico.

Haga clic derecho sobre el título Trimestre y seleccione Expandir o Contraer  Expandir Todo el Campo. Observe que dentro de cada Trimestre está contenido el detalle del Costo y Costo Acumulado de cada semana del proyecto.

Ubíquese nuevamente en la hoja del Gráfico Dinámico. Observe que han aumentado el número de barras que se muestran en el Gráfico, mostrado los Costos y el Costo Acumulado del proyecto, detallado por semanas. Concluimos entonces que al expandir o contraer la información de la Tabla dinámica podemos aumentar o disminuir el detalle de la información del Gráfico en el informe.

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Podemos seguir detallando la información hasta Días, tal como lo seleccionamos antes de exportar los datos desde Project, en la opción Seleccione el nivel de datos de uso que desea incluir en el informe. Siguiendo este procedimiento podemos exportar y manipular los datos exportados a Excel utilizando los Informes Visuales. Informes Visuales Exportados a Visio Los Informes Visuales Predefinidos que se pueden exportar a Visio son los que se muestran en la figura. Estas plantillas exportan datos a Visio que son utilizados para generar Diagramas Dinámicos, mostrando la información resumida en diagramas que presentan la información de una forma clara y resumida.

Exportar Informe de Disponibilidad de los Recursos Desactive la casilla Microsoft Excel, en la parte superior de la Ventana y active Microsoft Visio. Seleccione la plantilla Informe de disponibilidad de recursos y haga clic sobre Ver para crear el informe.

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Se crea un nuevo Dibujo de Visio, como se muestra en la Figura.

El dibujo muestra un diagrama con un elemento principal (sección superior izquierda del diagrama), que totaliza el trabajo previsto para el proyecto y la disponibilidad restante de trabajo de todos los recursos. Inmediatamente debajo del Total, se muestra el Trabajo total de los recursos tipo Trabajo y su Disponibilidad Restante. En este caso, los valores de Trabajo y Disponibilidad restante son idénticos al total general, pues en este proyecto solo hemos agregado recursos tipo Trabajo; no hemos agregado recursos tipo Material o tipo Costo. Los diagramas en la parte inferior del dibujo muestran el Trabajo y la Disponibilidad restante de cada recurso del proyecto.

La forma como se organizaron los elementos del diagrama al crear el informe dificulta la visualización de la información del diagrama. Para mejorar la visualización de los datos, es necesario cambiar el tamaño de la fuente de los datos y redistribuir el diagrama. Seleccione uno de los elementos del diagrama que contienen la información del Trabajo y Disponibilidad restante, por ejemplo, haga un clic sobre el cuadro de datos del Cargador CAT 966. Haga clic sobre la ficha Diagrama Dinámico  Editar Gráfico de Datos.

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- 122 Se abre la ventana Editar Gráfico de Datos. En esta ventana podemos editar la información mostrada en los diagramas del tipo de elemento que hemos seleccionado; Agregar, Editar y Eliminar campos que se muestran en la figura, y personalizar la forma como ésta es presentada en nuestro dibujo.

Haga clic sobre Texto, a la derecha de Trabajo, y en la parte superior de la ventana haga clic sobre Editar elemento. En esta ventana podemos controlar en detalle la información mostrada en este elemento en particular y la forma como será mostrada en nuestro diagrama. En la parte inferior, en la tabla Detalle, haga clic a la derecha de Tamaño de fuente de valor y escriba 14. Luego haga clic a la derecha de Tamaño de fuente de etiqueta y escriba 14. Desplácese hasta el final del listado y ubique el título Ancho de llamada. Haga clic a la derecha y asigne el valor 1.9 Haga clic sobre Aceptar. Volviendo a la ventana Editar Gráfico de Datos, repita el procedimiento anterior para asignar 14 ptos al tamaño de la fuente y un Ancho de llamada 1.9 al primer y el último elemento (=User.visDDTitle y Disponibilidad restante) Cuando termine de aplicar los cambios, en la ventana Editar Gráfico de Datos haga clic sobre Aplicar y haga clic sobre Aceptar.

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Ahora vamos a redistribuir los elementos del diagrama para optimizar el espacio ocupado por el Dibujo, utilizando las herramientas de Redistribución de Visio. Haga clic sobre Diseño  Diseño  Redistribuir Página  Árbol Compacto (primera Opción). Visio reubica los elementos del diagrama automáticamente, de acuerdo al tipo de Redistribución seleccionada. De esta forma, logramos que el diagrama quede organizado de una forma más eficiente, como se muestra en la figura.

Este Informe nos permite ver de manera rápida el Trabajo asignado a cada recurso tipo trabajo del proyecto, y su disponibilidad de Trabajo restante, según el calendario asignado, lo que le permite al proyectista detectar Recursos subutilizados y redistribuir la asignación de actividades, mejorar el plan de contratación de equipos y maquinarias, con la posibilidad de Reducir el costo presupuestado del proyecto y/o la Duración total estimada de los trabajos.

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- 124 Informe de Evolución El Informe de Evolución muestra el trabajo realizado, las tareas completadas y el trabajo que queda por hacer. Para generar este informe, Haga clic sobre Crear un Informe  Panel  Evolución. Muestra la cantidad de trabajo completado y la cantidad que queda sin completar. Si la línea del trabajo acumulado restante es pronunciada, puede que el proyecto esté atrasado. Informe General de Costos Este informe muestra el estado actual de los costos del proyecto y de las tareas de nivel superior. Además, muestra los costos planeados, restantes, reales, acumulados y de línea de base, así como el porcentaje completado. De este modo, podrá determinar si su proyecto se ajustará al presupuesto Estos valores coinciden con los que muestra la Estadística del Proyecto.

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- 125 Información General del Proyecto

Tareas Retrasadas Tareas que están Pendientes de Pago Debajo del gráfico que muestra el % completado de las Tareas de Nivel 1 del proyecto aparece una tabla que muestra las Tareas Retrasadas o Tareas cuyo % Completado es menor que 100

Muestra el porcentaje de finalización del proyecto, los próximos hitos y las tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido (tareas retrasadas)

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- 126 Información General del Trabajo Muestra una evolución del trabajo en el proyecto, así como estadísticas de trabajo de todas las tareas de nivel superior para que sepa cuál es el porcentaje de finalización y qué tareas están aún pendientes de realizar También muestra estadísticas del trabajo para todos los recursos del proyecto, y su disponibilidad restante. Próximas Tareas Muestra el trabajo realizado en la semana actual, el estado de las demás tareas vencidas y las tareas que comienzan la semana próxima. Recursos Sobreasignados Muestra el estado de trabajo de todos los recursos sobreasignados con información acerca del trabajo real y restante. Gracias a este informe, podrá intentar resolver estas sobreasignaciones en la Vista de planeador de equipo Visión General de los Recursos Muestra el estado de todos los recursos tipo trabajo (Personal y Equipo) que están trabajando en su proyecto para que sepa qué trabajo falta por completar y qué tareas están pendientes de realizar.

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- 127 Flujo de Caja Muestra los costos y los costos acumulados por trimestre (por defecto) de todas las tareas de nivel superior. Use la opción Lista de campos para mostrar otros costos u otros periodos de tiempo.

El resto de los informes generados por Project son los siguientes: Este informe: Sobrecostos

Informe de valor acumulado Visión general de costo de recursos Información general de costos de la tarea Tareas críticas

Tareas retrasadas Informe de hito Tareas pospuestas

Muestra: Costos Muestra la variación de costos de todas las tareas de nivel superior y recursos de trabajo e indica en qué punto superan los costos reales a los costos de línea de base. Muestra el valor acumulado, la variación y los índices de rendimiento durante un tiempo. Asimismo, compara los costos y las programaciones con una línea de base con el fin de determinar si el proyecto cumplirá la fecha prevista. Muestra el estado del costo de los recursos de trabajo (personal y material). Asimismo, muestra los detalles de costos en una tabla y datos de distribución de costos en un gráfico. Muestra el estado del costo de las tareas de nivel superior. Asimismo, muestra los detalles de costos en una tabla y datos de distribución de costos en un gráfico. Informes de Progreso Este informe muestra todas las tareas con programación ajustada que figuran como críticas en la ruta crítica de su proyecto, lo que indica que cualquier retraso en estas tareas provocará retrasos en la programación. Muestra las tareas que han comenzado o finalizado con posterioridad a las fechas de inicio y finalización programadas y que cuyo progreso no es el planeado. Muestra todas las tareas del proyecto que tienen hitos. Este informe muestra qué tareas tienen retrasos, qué tareas han vencido o las que se han completado. Muestra todas las tareas del proyecto que están tardando más de lo esperado en completarse y cuya fecha de finalización es posterior a la fecha de finalización de línea de base.

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- 128 Elaborar y personalizar Informe Flujo de Caja Los informes predefinidos de Project 2013 pueden ser modificados fácilmente para que muestren la información esencial requerida en cada proyecto manejado, o de acuerdo a los requerimientos específicos del Cliente o Supervisor. Para crear el informe Flujo de Caja, haga clic en Crear Informe  Costos  Flujo de Caja. Aparece en pantalla el informe Flujo de Caja, con las características predeterminadas de la plantilla de Project. Modificar Tablas y Cuadros de Texto Vamos a editar la primera tabla que aparece en el informe. Ésta contiene un resumen de los costos de las tareas del Proyecto.

Haga clic sobre la tabla. Observe que en la Cinta de Opciones de Project, aparecen dos nuevas pestañas, a la derecha de Diseño: Diseño y Presentación, ambas bajo la etiqueta Herramientas de Tabla. Estas pestañas contienen funciones especializadas para editar y personalizar tablas, y sólo aparecen cuando se tiene seleccionada una Tabla. Haga clic sobre Diseño, en las Herramientas de Tabla, y seleccione el estilo número 8 (Sin Estilo, Cuadrícula de la Tabla), entre los estilos predeterminados de Tablas.

En la tabla, seleccione los cuatro campos que contienen las cantidades de los costos haga un clic derecho y asigne fuente Arial tamaño 14. Seleccione los cuatro títulos de la tabla y asigne fuente Arial tamaño 14, y aplique Enfatizado.

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- 129 Haga clic sobre el borde del cuadro de texto Flujo de Caja (Título del Eje Vertical del Gráfico), y asigne color de Fuente Negro. Seleccione todo el texto del cuadro de texto, haga clic sobre la selección y haga clic sobre Fuente. Desactive la casilla Mayúsculas, seleccione fuente Arial, tamaño 14. Seleccione el cuadro de texto que está a la derecha del Gráfico, el cual contiene una descripción del contenido del informe Flujo de Caja. Presione la tecla Supr para eliminar este elemento. Seleccione la tabla en la parte inferior de la pantalla, con la información detallada de los Costos de las Tareas. Todas las Tablas y Gráficos de los informes visuales de Project se comportan como Tablas y Gráficos Dinámicos, con un funcionamiento similar al de las Tablas y Gráficos Dinámicos de Excel. Al seleccionar la tabla, aparece a la derecha de la pantalla la Lista de Campos del proyecto que pueden agregarse a la Tabla. Estos campos pueden estar relacionados con las Tareas o con los Recursos. Nota: Si no tiene visible la Lista de Campos, haga clic sobre Diseño  Datos de Tabla.

El la ventana Lista de Campos, en la parte superior, haga clic sobre Recursos. Ahora la tabla muestra en detalle el Costo de los Recursos utilizados en el proyecto, desglosado en los siguientes campos: Costo Restante, Costo Real, Costo, CRTR, CPTR, CPTP Los valores CRTR, CPTR y CPTP representan los costos de los recursos real, acumulado y restante respectivamente. En nuestro caso, sólo nos interesa mostrar los tres primeros campos de la tabla: Costo Restante, Costo Real y Costo. Busque en el Listado de Campos, debajo de la sección Seleccionar Campos, un listado con los nombres de los campos que actualmente están activados para la tabla. Haga clic derecho sobre CRTR y seleccione la opción Quitar Campo. Observe que la Tabla se actualiza automáticamente. Repita este procedimiento para eliminar el campo CPTR.

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- 130 También puede quitar campos de las Tablas dinámicas ubicándolo en el listado de campos disponibles y desactivando la casilla a su izquierda. Siga este procedimiento para eliminar el campo CPTP, ubicándolo bajo el listado de Seleccionar campos. Haga clic sobre la ficha Diseño y despliegue todas las opciones de Estilo de Tabla, haciendo clic sobre la flecha en la esquina inferior derecha de este cuadro. En la categoría Mejor Coincidencia del Documento, seleccione el primer estilo de la segunda fila (Sin Estilo, Cuadrícula de Tabla) Seleccione las celdas de título de la tabla y aplique Enfatizado. Finalmente, arrastre la tabla hacia el centro del informe La tabla debe verse como se muestra en la figura:

Flujo de Caja Semanal: Editar Gráfico Dinámico Haga clic sobre el Gráfico Dinámico. Actualmente, el gráfico muestra el Costo del Proyecto por trimestre (Gráfico de Columnas) y el Costo Acumulado del Proyecto (Gráfico de línea) por trimestre. Debido a la corta duración del proyecto (2 meses), el gráfico Trimestral no resulta útil para detallar la evolución de los costos durante el desarrollo del proyecto, por lo tanto, vamos a modificar la escala de tiempo del gráfico para que muestre los costos por Semana. Al igual que para las Tablas Dinámicas, la información contenida en los Gráficos Dinámicos puede ser modificada en la Lista de Campos que aparece a la derecha de la pantalla.

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Para cambiar la escala de tiempo, haga clic sobre Editar, debajo del título Seleccionar categoría. Aparece la ventana Editar escala temporal. Esta ventana permite modificar los datos de la variable X del gráfico (Eje Horizontal). Seleccione Semanas para el campo Unidades. En Formato de Fecha, seleccione el sexto formato del listado (25/01/09,…) Haga clic sobre Aceptar. Aparece el gráfico de Costos detallado por Semanas.

Haga clic sobre el asa derecha del Gráfico y agrándelo hacia la derecha para verlo con mayor detalle. Queremos que el gráfico tenga un solo eje Y, contra el cual se comparen las dos variables graficadas. Para ello, haga clic derecho sobre la línea del Costo Acumulado en el gráfico y seleccione la opción Dar formato a serie de datos. En la ventana Formato de serie de datos, bajo Opciones de serie, seleccione la opción Eje principal. Ahora las dos variables están graficadas contra un solo eje vertical. Haga clic derecho sobre una de las columnas del gráfico y haga clic sobre Agregar Etiqueta de Datos. Para dar formato a las etiquetas de datos, haga clic derecho sobre una de las etiquetas y seleccione Formato de etiqueta de datos. En Opciones de etiqueta, seleccione Extremo Externo, en la parte inferior de la ventana, y desactive la casilla Mostrar líneas guía. Expanda el título Número, y seleccione Número en el campo Categoría. Escriba 0 para Posiciones decimales. Haga clic en Tamaño y Propiedades, seleccione Alineación, y en Dirección de Texto, seleccione Girar todo el Texto 270º.

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- 132 Cambiar Trama a las Columnas Haga clic sobre una de las Columnas; verifique que están seleccionadas todas las columnas. Haga clic derecho sobre una de las Columnas  Dar Formato a Serie de Datos  Relleno y Línea  Trama  Ladrillos en Horizontal  Primer Plano  Verde Cambiar Nombre al Gráfico Personalizado Usted puede modificar el nombre del gráfico personalizado para diferenciarlo del informe predeterminado de Project. De esta forma, tendrá nuevamente disponible el informe original de Project, dándole la posibilidad de usarlo como base para personalizar un nuevo informe. Para cambiar el nombre al informe, haga clic sobre el botón Organizador, en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido. Aparece el cuadro de diálogo Organizador.

En la ficha Informes, en la ventana de la izquierda Global.MPT, se muestran todas las plantillas de Informes que contiene Project. Además de Informes, la plantilla Global.MPT contiene Vistas, Módulos, Tablas, Filtros, Calendarios, Equivalencias, Campos y Grupos. En la ventana de la derecha aparecen todos los informes que han sido creados en este proyecto mediante el comando Crear un Informe. En la ventana de la derecha, haga clic sobre el informe Flujo de Caja y haga clic sobre el botón Cambiar nombre. Asigne el nombre Flujo de Caja Semanal y haga clic sobre Aceptar.

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- 133 Colocar el Informe Personalizado en la Plantilla Global.MPT Al crear informes personalizados, Project ofrece la posibilidad de guardarlo en su plantilla de informes (Global.MPT), y tenerlo como un informe adicional predeterminado para todos los proyectos posteriores que se realicen en Project. Para copiar su informe personalizado a la plantilla Global, en la ventana de la derecha, seleccione Flujo de Caja Semanal y haga clic en el botón