Alberto Diaz - Descripcion de Operaciones Tipicas de Una Empresa
May 11, 2017 | Author: emiliosr | Category: N/A
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Descripción: Descripcion de Operaciones Tipicas de Una Empresa...
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04 EJ,1 (2010) BIB. No. 2
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INDICE l. CONCEPTO DE OPERACION
l Operaciones básicas 2 La co ntab ilidad en las operacio nes básicas 3 El control int erno en las operaciones básicas. . . . . . . . . . . . . . . . 2. COMPRAS l Concept o ,_ " .. .. 2 Diferen tes formas de compras 3 Con tab ilidad de las com pr as . _. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 El control in terno en las comp ras. . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Comp ras norm ales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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3. PAGOS
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Todos los derechos reservados. Hecho el depósito que marca la ley 11723 IMPRESO EN LA ARG ENTINA Prohibida su reprodu cción total o parcial
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Copy right by Ediciones CLUB de ESTUDIO 1981
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Concept o ' " _. . . . . . . .. . . . .. . .. . . . . . . .. . ... . . Diferentes formas de pagos . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . Cont abilidad de los pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El co ntrol interno en los pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pago a pr oveedores por corre spondencia Liquidación y pago de sueldo s y jornales . .
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Concepto Diferentes fo rmas de pr oducción Cont abilidad de la pr oducción El con trol in terno en la produc ción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inven tario de ma terias primas y materiales : .. . . . . . . . . .. .. . Inventario de pro ductos terminados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
47 47 49 50 52 55
4. PR ODUCCION
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S. VENrAS
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Concepto Diferentes formas de ven tas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Con tabilidad de las ven tas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El control intern o de las ven tas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ventas con facturación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ventas al con tado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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6. COBRANZAS
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Concepto Diferentes form as de cobranza s . Contabilidad de co branzas El contro l interno de la cob ranza Cobranza por co bradores .. 0B" o.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Descuento de document os en ancos o
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AL LECTOR: La edición del presente fasciculo se efec túa con el fin de facilitar a los alumnos de la Cátedra de S istemas de Información y Procesamiento de Datos de la Facultad de Ciencias Económicas (UNBA ) el conocimiento de los temas que integran el programa vigente. El autor hace público que el monto correspondiente a la liquidación de derech os de autor por la comercialización del
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presente trabajo, serádestinado eH su totalidad a la compra de de libros para ser en tregados a la Biblioteca de la Facultad de Ciencias Económicas (UNBA).
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8 1.
CONCEPTO DE OPE RACION
El término "operación" es constan temente usado en adm inis tración, aunque, con bastante frecuencia , con diferen tes connotaciones y alcances. Como en el presente trabajo tam bién se va a utilizar el término operación, result a convenie nte precisar cuáles son lo s distintos alcances que se le van a dar al mismo . En prim er lugar, se suele denominar como "operación " al conjunto de transacciones qu e constitu ye n la explotación habitual de un negocio. Así, resul t a fácil enc ontrar en un Estado de Resultados la siguiente exp osición esquemática . menos
Ventas Devo luciones de Ventas
menos
Ventas Netas Costo de Ventas
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Resultado bruto de operación Gastos ope rativos
más menos
Resultados netos de operación Ingresos ordinarios Egresos ordinar ios
más menos
Resultado neto ordinario Ingresos extraordinario s Egresos extraordinarios Resultado neto to t al
Los ingresos y egresos ordinarios son aque llos que revisten el cará cter de permanentes o repetitivos, pero qu e son ajenos a la explotación prin cipal de la empre sa, mien tras qu e los ingresos y egresos extraordinario s son aquellos, como su nomb re lo in dica, que son eventuales. Est e co ncepto de " o peraci ón " comprende a todas las act ividades que conforman la explotación principal de la empresa, dejando afu era a aquellas actividades que son ajenas al objeto propio del negocio, sean es tas ordinarias o extraordinarias. Este primer alcanc e del término "operación" permite ser desin tegrado en actividades más precisas . Así, si una empresa tiene como objeto principal la producción y venta de una determinada lí nea de productos (esa sería su exp lotación u "operación" principal), pa ra poder cumplir con ese objeto principal, debe efect uar las "operaciones' de comprar , pagar, producir, vender, financiar, cobrar y administrar. Así llegamos a un segun do concepto el e "operac ión ", derivado del primero, donde la activid ad princ ipal de la emp resa se expresa en "operaciones" bast ante más concretas.
Sin embargo , este nuevo concepto de "operación" puede nuevamente ser desintegrado en activ idades más específicas . Así, la " operación " de comprar implica un conjunto de " operaciones" de registración, control, decisión, em isión de formularios, consulta, archivo de documen tación , et c. Es este el tercer concepto de "operac ión ", en el cual se descien de aún más en el nivel de análisis, lo que posibilita una mejor com prensi ón de las actividades que conforman a las "operaciones" y de la interrelació n que existe entre ellas. Por últi m o , aún puede descend erse un escalón má s y conceptu aliz ar a la "operación como a cada acción necesaria para realizar una tarea . Este cu art o enfo que pe rmite afirmar que la " op eración " de emi sión de un formulario com pr en de a las " operacione s" de : elección del fo rm ulario, intercalación de los car bónicos necesario s, lectu ra de los da tos, escrit u ra sobr e el origi nal , suma de las can tidades parciales, etc, Así com o se han llegado a present ar cuatro niveles qu e respo nden al té rm ino "operación", es probable llegar a gene rar nu evos alc ances de ese voc abl o mediante una may or o menor integración de las act ivid ades que j ustifican el conce p to alcanz ado en cada caso. Pero en tonc es, qu é debemos en tend er cuand o alguien se refiere a " operación". Sin la pretensión de poner orden en el uso gene ralizado del término, pero con la in tención de aclarar cómo es utiliza do en el pr esente trabai o , se p rop one la siguiente terminología: l)
a) Denorninar " exp lot ación principal" o simpleme nte " exp lo t ación" a la actividad normal , principal o habitu al de una empresa . Esta nu eva denominación reemp laza el uso de " op era ción" en el primer signifi cado que se había indicado para ese término . b) Reem plazar el uso de "operación" por el de "oper ación básica" , para indicar las actividades que se der ivan de la explot ación prin cipa l, es decir: comprar, vender, pagar, etc . e) Reservar el uso del térm ino "operación" para co nc eptualiz ar a las acti vidad es en las que se desin tegran las ope racion es básicas ; est o es: controlar, regist ra r, despac har, calcular, etc. d) Por ú ltim o , usar el té rrnino "acción" para referirse a las ac tividades en las qu e se descom pon en las operaciones. Por ejemplo , par a despachar: tomar la m ercaderia, contarla o pesarla, empaquetarla, escri bir la e tiqueta, acomodarla en el transporte, etc, Creem os que est a nueva forma de denominaci ón contribuy e a aclarar a qué tipo de actividad nos estamos refiriendo en cada caso en que se haga mención a alguna "operación ",
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1.1. OPERACIONES BASICAS Para desarrollar su explotación principal , toda empresa debe encarar una serie de operaciones básicas .. A efectos de su mejor estudio, las operaciones básicas pueden subdividirse en principales y secundarias. Las operaciones básicas principales son aquellas que necesariamente deben efectuarse y que están directamente relacionadas con la explotación principal del negocio , en tanto que las secundarias son aquellas que ayudan a lograr el cumplimiento de los objetivos, actuando como accesorias de de las principales, aun en el caso de que resulten tan necesarias como éstas. Las operaciones básicas principales son:
a) Comprar Consiste en la adquisición de los bienes y servicios necesarios qu e se habrán de utilizar en la elaboración y venta de los productos qu e constituyen la explotación principal. También comprende la adquisición de los elementos necesarios para la administración del negocio. b) Pagar Comprende el pago de las compras que se han efectuado y de los servicios que se han contratado, tales como los sueldos y salarios del personal. . e) Producir . Consiste en la pro duccción de los bie nes que se habrán de ofrecer, utilizando los insumas adquiridos, los bienes de activo fijo de que se dispone y el trabajo del personal contratado. d) Vend er Es la operación básica qu e posibilita la comercialización de los produ ctos obtenidos en la producción o en una compra anterior , o bien de los servicios que se ofrecen. e) Cobrar Consiste en la percepci ón de lo s imp ortes correspondientes a las venta s que se han efectuado. Estas cinco operaciones básicas resultan insustituibles en la mécanica que debe desarrollar cualquier empresa. Sdlo puede estar ausente latercera, en el caso de que la explotación del negocio no incluya la producción de bienes. Las operaciones básicas secundarias no apuntan en forma directa y concreta al cumplimiento de la explotación del negocio, pero, sin embargo, resultan tan necesarias como las principales, de forma tal que sirven para
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que las mismas se puedan ejecutar o para que se obtenga mayor eficiencia en su ejecución. Entre las operaciones básicas secundarias se destacan las de administración general , las financieras y las de conservación de acti, . vos . En este trabajo se habrán de encarar, con pre ferencia, las operaciones básicas principales.
1.2. LA CONTABILIDAD EN LAS OPERACIONES BASICAS
La ejecución de las operaciones básicas le corresponde a personas distintas de quienes ejercen la dirección del negocio. Estos últimos, para poder dirigir, necesitan conocer qué -incidencia tienen estas operacio nes básicas 1• en la situación de la em presa y qué resultados económicos o casion an. En general, necesitan estar informados de cuál es la marcha del negocio para J poder ejercer su función de planificación y direcció n. Como ellos no p articipan directamente en las transaccion es, el conocimiento lo o btienen a través de los informes y estados que surgen de las registraciones realizadas. Cobra entonces principal importancia la contabilidad com o fuent e generadora de información. De la ejecución de las operaciones básicas, la contabilidad rescata ciertas situaciones que so n anotadas en los registros contables que correspondan. No todas las operaciones que conformen una operación básica son materia de registración contable. La contabilidad se encarga de rescatar aquellas operaciones que conforman un cambio en la cantidad o calidad de los activos y/o pasivos de la empresa J j o que generan un resultado económico. Así, por ejemplo en la operación básica de compra, la contabilidad habrá de registrar el in greso de los ; productos adquiridos (un aumento en el activo) y la consecuente obligación -1 para con el proveedor (un aumento de pasivo) , pero no quedan regist radas las operaciones de seleccionar al proveedor, de decidir la can tíd ad a comprar, de colocar el pedido; de con trolar la mercadería recibida, etc . J, A pesar de esta aparente insuficiencia de la contabilidad, la misma j sigue constituyéndose en la principal fuente de información para la direci ción, dado que las operaciones que son materia de registración con table son las de mayor relevancia. Para cubrir la posible necesidad de información 1 acerca de situaciones que no son co ntabilizadas, es dable preparar informes J o estados a partir de los comprobantes básicos o documentos primarios en los que quedan anotadas esas operaciones (solicitudes de compra, p edído s de cotización, informes de control de calidad , etc.) . Las registraciones co n tables tienen un origen y un resultado. El origen está representado por el comprobante básico o soporte utilizado en la 1 operación (remito 1 factura, recibo , e tc.), que lleva datos acerca de la misma.
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El resu lt ad o es tá representado por la información qu e proporciona al gene rar o actua lizar un re gistro (subdiario , subrnayor, e tc.) . A su vez, de estos registros se pu eden re cu perar datos , para que procesados de alguna mane ra ge nere n info rm es o estad os p ara la d irec ció n o la supervi sión. Es conveniente d est aca r que los comprobantes básicos, documen to s pri m ari o s o sopor tes , adem ás de se rvir como o rigen de las registraciones co n tables son utilizados como elem entos de co n t ro l d e las op er aciones. Incluso hay co m p ro b a n tes básicos que nunca son u t iliz ado s direc t amen te como o rigen de lIn~ reg istraci ón con table. Estos sop o rtes sirven exclusiv a-
me nte para el contro l de las ope raciones e fectuadas, o eventualmente para ex tra er directam en te de ellos algunas in formacion es que no so n suminist radas por la con ta bilidad.
El control in terno es, en gran medida, el encargado de garantizar qu e las informaciones que se basan en la contabilid ad refl ejen ad ecuadamente
la situación del negocio; que se minimicen las posibilidades de erro res o fraudes Y que se respeten los pr ocedimien tos qu e se han im pl ant ad o a
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1.3. EL, CONTROL INT E R N O EN LAS OPERACIONES BAS ICAS Si e ndo la contabilidad la fuent e p ri n cipa l d e in fo rm ació n para la
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d irecció n, es necesari o garan tiza r que los informes y estados que provengan de ell a refl ejen con razonable ce rteza las op eracion es q ue efect ivamen te se han realizado . Es decir qu e se deb e procurar qu e la información que brin do la contabilid ad esté exen ta de e rr ores o deformaciones.
Por otra p art e, las op eraciones bá sicas se repiten con permanente frecue ncia. Además las distintas op era cion es bási cas pu eden est ar efe ctuándose en form a concomitante . Mient ras alguien está c omp rand o materias primas, o tra persona de la em presa p uede estar pagando u na compra ant eri or, al mismo tiem p o qu e se están produciendo nue vos ar tíc ulos, qu e se están vendi end o productos ya term inados y que se están efec tuand o co bros corresp on d ientes a ventas ante rio res. Si se tiene en cuen ta que las operaciones básicas son re alízadas 'por distin tas per sonas: resulta fáci l apr eciar las dificult ades qu e tendrá la dirección para eje rce r un adecuado control sob re 13 negociación . Si el co ntrol no es e ficaz , podrían deslizarse erro res, y en el peor de los casos fraudes , qu e p asarían inadver tidos. Estas operaciones básicas, po r el hecho de ser frecuentes y repetitivas, permiten ser normalizadas. La normalizac ión co nsis te en programas que indic an la fo rma más adecu ada de re alizar las operaciones y se materializa en los manuales de proced imientos o de trá mi te y en los cursograrnas . Lo s ma nuales de procedimiento estab lecen en detalle cu áles so n las operaciones y en qu é secuencia se deb en presentar, par a llevar a cabo una determinada operación básica. Si la o per ació n básica se ha programado, es razonable pret end er qu e los procedimi ent os previstos se cumplan, h asta t an to se advierta la posibilidad de mejorar el programa . En este caso, lo que Corr es-po nde es la optimizac ión del procedirniento y la pos teri or comunic ación de las nue vas ins truccio nes al perso nal afectado .
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tr avés de manuales e instrucciones. El control in terno debe interpre tar se como un co nj unto de normas de segur id ad o de control preventivo que se in cluyen en Jos procedi mient os administrativos que corresponden a las distintas ope racion es básicas. El pro pósito d el control interno consiste en la pr even ción de errores y fr audes en la ejecu ció n de las operaciones ; en garantiza rl as re gist rac iones que hab rán de servir de fuente de los inform es y estado s provenien tes de la
contabil idad ; en proc urar detectar cualqu ier desvío sob re los proce di mientos es tip u lados para lo re aliz ació n de las oper aciones b ásicas ; y en gen e ral,
eje rce r un cont ro l efectivo sobre todos los aspectos del negocio . La base so bre la cu al se asient a el contro l interno , está da da por la división del trabajo . De esta man era, una op eración básica que pu ede ser subd ividid a en varias partes, nun ca es realizada por un a sola pe rsona. Es to na significa que una mism a operación deba ser realizada por más de un empleado , sino que las distin tas op er acion es qu e con for man una ope ración básica son distribuidas en tre di fer entes emp leados, incluso per tenecien tes a dis tin tas áreas, de mane ra tal qu e no se ent orpezca la labor de cad a uno y se estim ule el cont rol to t al de la op era ción b ásica, por la int erven ción de distintas personas en la misma . Al distribuir la tarea en tre varios em ple ados y funci onarios se re quiere una co mp lerne ntuci ón de todos los que intervienen para que la tarea concluy a. Para qu e esa co m p le rne n t aci ón pu eda llevarse a cabo , será necesario programa r la ope ración básica ins truyendo y capacitando al perso nal para su eje cución . De este modo cada uno conocer á la labor qu e de él se espera en la tarea y las responsab ilid ades qu e le son inheren tes a la mism a. Entonces será fac tible introducir un control por oposición o automático en tre las perso nas qu e particip an en la ope ració n básica Un a pe rsona no habrá de com enzar la labor que tien e reservada en una tarea, hasta tan to no concl uya su tarea, quien lo antecede en la manera indi cada en el programa . Así, qu ien continúa la tarea , está cont ro-
' 1 lando indirec tam ente a q u ien lo pre ced e. Si estos co nt roles se pu eden '1 incluir en los procedimientos adm inistrativos, es dab le esper ar que se de-
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tecten l os e rrores o p osibles fraudes, ya que los emple ados afectados a una misma o peración básica se está n controlando funci ona lmen te en tre sí. También hab rán de surgir la may or íu de los desvíos q ue se pueden
presentar sobre los proced imie n tos estable cidos, ya que cada emp leado pretende rá reci bir el trab ajo tal cu al estaba p revisto, para ejecu tar su p art e.
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Por último, al haber mayor con tro l sobre el desarrollo de las ope racione s b ásicas , se inten sifi cará el co ntrol so bre la s registrac iones y lo s d atos que pued an extraerse d e la co ntabilid ad serán m ás c on fiables yen consecue n cia tam b ién lo se rán los in for mes que llegu en a la direcció n. Como la ca rac te rística má s salien te del con tro l interno está dad a por la particip ación de más d e un emp leado en una mi sm a tarea, es n ecesario qu e. se instrumen te un siste ma de info rmaci ón entre los di stintos p ar ticipan tes, para que c ad a uno conozca, cuand o le c orresponde actuar, cu áles son las op er acio nes que ya se han cumplid o y cuá l ha sido el result ado de las mism as , y a la vez pue da indi ca r, cuan do con cluye su par te , cu ál es la lab or que ha realiz ado. Est a i nfor ma ción se materializa en los co mpro ba ntes básico s y en los regist ros p re vistos p ar a cada ope ración básic a. Así, un remito, una"factu ra, un a n ota de p edi do, u na fic h a d e cue nt as co rrien tes, etc . so n p ort ad or as de info rma ci ón qu e pe rmiten c onocer las ope raciones ya reali za das a la vez qu e facili ta el co nt rol de las mism as. Para que el control in terno sea eficaz, d e be es tar complementado co n bue nos pro cedim ientos ad m inistrativos qu e contem plen un a in for m ació n adecuad a pa r a posibilitar el contro l de las operaciones prog rama das . Sin embargo es necesario aclarar que un sis tem a d e co n trol in te rno n o puede garan tizar to talm ente la de tección de errores, fraudes o des ví os a los proced im ientos adm inistra tivos previstos, ni tam p oco la ex ac ti tud d e lo s informes su rgidos de la co nta bilid ad. Es suficien te que se equivoquen dos personas pa r a que u n error pas e in advertid o. O b ien , que dos pe rso nas se po nga n de acu erd o para com et e r un fraude o tol erar un des vío a lo s procedimi entos prog ramados . Tod o es to en el caso que los p rocedimien to s adminis tra tivos q ue ha br án de co n te ner a lo s con trol es in ternos, estén co rreeta mente programados, dado que si los co n troles in te rn os ha n sido mal previstos , no será ne cesario el erro r o la con nivenci a de dos pe rsonas para demo st r ar la in eficiencia de l contro l interno . T am bié n result a ne cesario acla rar qu e en algu n os casos no resu lta posib le apli ca r el co ntrol intern o en fo rma es tri cta,porresu lt ar an tiec onómi co. No pu ed e p re te nderse qu e en algun as empres as p equ eñ as, o en algun as secciones de empresas m ay o res qu e cuen t an co n un reducid o n úm e ro d e pe rso n al ad mi nis tr a tivo , te n gan que aumen tar c onsiderablem en te la do t ació n p ara permitir la inst ru me ntació n del co n tro l interno . En est os ca sos se sue le sup lir la carenc ia de algu n os co n troles in te rn os con un control d irec to más inten so por p arte del pr op ie tario o del su pervisor, o con la co nfianz a que se dep os ita en quie nes ejecu ta n las operacio nes qu e están exen t as de co ntro l in terno. En est e t ra bajo se ha brán de in d ica r c uál es so n las no rmas básicas de co n tr o l inte rn o que ha bitualmente se in cl uy en en los procedi rnientos correspo nd ientes a las operac io ne s básicas pr inc ipales, las ru tinas generales que las gobi ernan , las co n tabilizacio nes que p rodu cen y los co mp ro-
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ba n tes básicos y registros que habitualmente se usan. Sin emb argo , no exi st en "re cetas" de aplicació n ob liga toria al diseña r un procedimi ento ad m inistra tivo. T od as las em p resas no e stá n estructuradas de la mism a ma n era. Los riesgos que corre n son distintos . Cada u na tendrá un a particularidad o estilo propio en la ejecución de determin adas ope rac iones b ásicas. Gene ralmen te usan di ferentes me dios de procesamiento , los 'que pueden facilitar o n o el control y en consecue ncia se h ab rán d e req uer ir cont roles inte rnos más o men os in ten sos para com p lemen tar lo s q ue p rod uce n l os in str umentos d e p rocesamiento u tilizados . Además , no to das las empresas estarán en las m ism as co nd ic iones económic as pa ra sopor tar el costo que im p lica la in clu sió n de algu n os cont ro les in ter nos . La s norm as de co ntrol interno son , en to nc es, una gu í a qu e sirve a qu ien d ise ña sis temas. El uso o aplica ción d e esas normas debe rá est ar vin cu lad o co n las caracte r ísticas propi as de la emp resa y a las particularidades que adopta la op er ación básic a cuy o proce dimien to se diseña.
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2. 1 CO NCEPTO
COMPRA
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La ope ració n básic a de Compra co mp ren de el conjunto de operaciones efectu adas para p osibili tar la adquisició n de un bie n. Se origina en la existe nc i a de u na neces ida d de ap rovisionamiento y prod uce como resu ltado l a inco rporación de un nu evo bien en "el activo de la empres a. Es ta oper ación bás ica ab arca desde que se d e tect a l a necesi dad de efec t uar la ad qu isició n , hast a q ue el b ien comprado es reci bido y co n tab ilizado su in greso . 2.2. DIFERENTES FO RMAS DE COMP RA Depend ien do de l tipo de prod uc to que se ad quiere, de la im p o rtancia de la Comp ra , de la frecuenci a co n qu e se repiten, de las caracterís ticas del p roveedo r, de la u bic ación del mi sm o , ct c., esta ope ración b ásica puede asum ir d iver sas formas, d est acán d os e, en tre otras, las qu e se m encio n an a co ntinu ación:
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a) Co mpras Norm ales Aquí se incl u ye n las Com p ras de eleme n tos cuyo co ns um o es repe tit ivo y neces ario para el desarrollo de la expl otación . Se t ra ta tanto de ma terias prim as o materiales necesari os p ara la producción , com o de merca derías d estinad as a la comerc ializ ación o elemento s a ser co nsumidos
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en las tareas admi n istr ativas. En gen eral so n producto s a lo s que se les puede fij ar, co n relativa facilid ad, el punto d e pedido y los stocks máxim os y mí nimos. Estas Compras pu eden se r presupuestadas y) generalme nte , sus vo lúm e nes es tá n dire ct am en te relacion ado s con los niv eles de p rodu cción y/ o co m ercializ ación a alcan zar. En este tipo de Com pras, la auto riza ción nor m alme n te es d ad a por un Dep art am ento donde se ce n tra liza t oda la gestió n.
b) Com p ras Ext rao rd inari as Son aq uell as po r las qu e se adq uieren artículos o bi e nes c uy a necesid ad de re p os ición no es frec uen te. Incluy e las de nominadas Compras Mayore s. Est as últi mas so n aque llas me di ante las cu ale s se adquie ren bie nes de ac tiv o fijo t ales co m o : ma q uinarias , rod ad os, in st alaci on es, mu ebl es y útiles, e tc . Gene ra lme nte , pa ra la au tor izació n de est as Compr as, da cio qu e rep rese ntan un a inver sión sign ifica t iva, se requie re la inte rvenció n de lo s m ás alt os nive les de de cisión de la empre sa. e) Com p ras Men ores Es tas Com pra s se refi er en a bi e nes de escaso valor y cuya necesid ad de adq u isició n es accid ental y en una cnn tid ad lim it ad a. La C o mpra de estos bi enes no es presu pu estada y generalm en te la n ecesidad se de sc ub re cua nd o el bi en d ebe se r utiliza d o. La ges tió n de esta Com pra no suele se r ce n tr aliz ad a en un Departam ento , sin o que, n ormal m ente, tie nen facult ad par a de cidir y aut oriza r la adquisición lo s fu n cio n arios resp on sabl es de las O ficinas o Depar tam en tos que req ui eren el art ículo . Po r último , es tas Compr as su e len ser ab onadas e n efec tivo co n el fo n do fijo. . r
Es pro bab le que una em p resa pa ra sat isfacer su necesid ad de ab astecimien to d eb a recurrir a varia s de estas formas de Co mpras de m anera co nj un ta o co mb in ada .
2.3 . CON T ABl Ll ZACI0 N DE LAS COMPRA S
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d ) Im portación Este ti p o de Compr a se ca ra cte riza p or re sidir e l pro veedo r en el ext ranj e ro . Pu ede alcanzar tan to a las Co mp ras Normales co mo a l as Ex trao rd inarias. La Im portación se di ferenc ia de las Co mp ras Lo c ales por :1 los proced imie ntos p arti culare s que d eben seg u irse tant o en lo que h ace a . la re lac ió n co n u n proveed or di stante , como a la contratació n de fl et es, •.1 seguros de tr unspor tes, seg uro s de cam bio, e tc. T am b ién se requi eren .-1 pro ced imi entos espec iales para el de sp acho de la m e rca de ría a pl aza ,1 - re tiro de la m er caderí a de ad u an a- co n el co rrespo nd ien te pago de los _~ rec argos de importación . Por últ imo en es tos caso s , de pend ien do de l as ~ re uíum ent acioues vigen tes en materi a de co m erc io in tern acional , suelen re ~ u erirse au t o rizac io nes o fic iales para p oder realizar la imp ortación , :1 lo que implica otro co nj un t o de pr ocedim ientos es pe ciales para est e t ipo :¡j de C om pra. Además, el pr oveedor,p ara realizar la venta, normalmente . requi ere la ap er tura de u n cr édito do curnentario irrevocable) [o q ue ocas~o i na la ne cesidad de re lacio narse con u n a institución bancariaparagestlO~ .1 nar esa ape rtura . '1 .;
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Del conj un to de op er aciones efect u ad as para re alizar un a Compra, la co n tab ilid ad rescata a la qu e da lug ar a la tr ans misió n de la prop iedad de los bien es ad qu ir id os , reg ist rando la que in diq u e 13 incorporación de l nu evo b ien e n el ac tivo de la emp res a. La d eterminació n de la oportu ni dad en que se produce la tran sm isión de la propied ad de l bien pu ede no resultar fácil. En princip io se acep t a que el bien cambia de p rop iedad c uan do es en t regad o al comp rador y éste lo acept a. H ay situ acio nes en qu e este c rite ri o no puede ser emplea do . Así, si el comp rador y a ha abo nado ín tegram e nte la Compra y e l vend edor aún no h a e ntregado el p rod uc to, el mis m o ya le per te ne ce al comprado r au nqu e aún no lo te nga. Pu ede oc urrir tambi én que el vendedo r entregue los p rodu c tos a u n a empresa transp o r tado ra para que rea lic e e l tra slado po r cu enta y riesgo de l co mpra do r. En este último case la pro piedad se ha t ra ns fe rido an tes de que los ar tícu los llegue n a destino . T am bién se puede da r que la m e rcad e r ía sea reci bi da en consig na ción y la Compra se perfe cc ione si es qu e esos pr oductos lleg an a ser ven dido s a te rcer os. En es te caso, a pes ar de la- rec ep ción de la merc adería , la transm isión de la p rop iedad no se ha efecti vizado. En síntesis, el momen to en q ue se produc e la tran sm isió n de la pra pie d ad del bien ad qu irido depe nde rá de las ca racter ís tic as y par tic u larid ades de 1¡J Compra rea liza da . Pero cuando la tran smisió n se e Icc t iviza . Ja contabilida d ha br á d e registrar la in corporación del b ien adquirido . Para ell o se de be debit ar la cuen ta de act ivo qu e re p resen te el tipo de bie n q ue se h a co mp rad o: Mat erias Pri mas, Materiales , Maqui na rias, Muebl es y Útiles. e te. y acre dita r a la cue n ta de pasivo qu e in dique el t ipo de co mprom iso q ue se ha asu mido ante el pr ove ed or: P roveed o res, Acr eedo res Varios, Ob ligacie nes a Pa gar , e tc . Si con un teri c ridud a la transm isión del bien se hu bie ran efe c tu ado adela nt os a cue n tá de In Com p ra, en el mom en to del ingreso del bien , se de be ac reditar la cuen ta Antici po a Pr oveed ores, acr editando la diferen ci a en la cue nta de p asivo que in di qu e e l tipo de compro m iso asum ido por el sald o a ún im pago , En las Com pras Men ores se su ele seguir otro tem per ame nto . C om o norm alm en te es as' Co mp ra s se ab on an con el fon d o fijo , en el m ome nto que el bien ingre sa no se p rodu ce r.e gistración algun a. CU~1l1d o e l fondo fijo es re integ ra do , e x t ra yendo di nero del b an co para su reposic ión, se acredi ta Banco C ue nta Corrien tes con débito a la s cuen t as afectadas
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por los co mprobantes que justifican la utilización del fondo fijo . En estos :! casos, dado el escaso valor de los bienes adquiridos, la imputación de la ·1 Compra suele hacerse sob re una cuenta de resultado negativo. En conse- ~ cuen cia se deb itar á: Gastos Generales, Gastos Administrativos, Gastos de j, Fabricación o alguna similar que refleje la utilización que se hace de los 1 biene s adquiridos. ~ Debe aclararse que el c osto de l bien ad quirido, y en con secuencia el :.1 valor por el que se de bita la cuenta del activo, debe incluir no sólo el precio j co tizado por el prov eedor, sino también todas aqu ellas erogaciones nece- 1 sar ias para lograr la disposición dcl bien adquirido en el lugar de destino, :. tales co ma flete s, seguro s de transpo r te, instalación de eq uip os, e tc . En el caso ele importa ciones, la contabilidad también habr á ele re gistrar el co m pro miso ante el banco en la ap ertura del crédito documentarlo, el de pósito p revio qu e se ha ce en ese momento, la adquisición de la m on eda extranjera , etc. ~l La re gistraci ón analítica de la operación básica de Compras afectará ,:j a distint os ficheros . En el de Proveedores se contabilizará, en la cu en ta de ~ cada-proveedor, la obligaci ón qu e la empresa mantiene por la Compra efec- 'j tuada . En el de Acreedores Varios se acreditará , a cada acreedor, la deuda :l¡ con traíd a por los servicios pres tudas - fle tes, segu ros, costos de inst alación'_1 etc . En el de Docurnen tos a Pagar se registrarán , por acreedor, las deud as documen tadas. :1 Si se lleva inven tari o permanente, es decir el saldo actualizado en for ma permlanenbte de 10ds b]ifenles que componen eell invelntcario, se dfebetrá elactualizar a su cuenta e lC lera que correspon a a a ampra e ec ua a: 1 Materias Primas, Mercaderías , Maquinarias, etc. Además, si se lleva un ~ análisis de las cu entas de resultado, también habrá ficheros ele Gastos Generales, Gastos de Administración ; e tc., los q ue serán afectados i las Compras Men ores que se efect úen . 1 ••·
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2.4 . EL CONTROL INTERNO EN LAS COMPRAS Entre las normas de co ntr ol in terno aplicables a las Compras , dables m encionar las sigui en tes:
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a) Separación de funciones de oficina Compras Por un principio básico de control interno, quien realiza la opera- . ción de Compra deb e es tar separado funcionalmente de qu ienes tienen a su cargo el manejo de los bienes y la registr aci ón de los mismos. En \ consecuencia Compras debe estar separada de Almacenes, de Recepción y i de Contaduría. b) Iniciación del trám ite de Compra
19 La iniciación ele la operación de Compra elebe estar respaldad a por una requisición formal ele un funcionario responsable . Si se tratara de materias primas o mercaderías especiales , además de la solicit ud de un responsable, debería re qu erirse un informe técnico que permitiera que Com pras pueda efec tuar co rrect am en te la adquisición y que R ecepción pueda medir la cal idad ele las entregas hechas por el proveedor. c) Obtención de cotizaciones Una importante norma de control interno con siste en que to da Compra que sup ere de terminado importe sea adjudicada lue go de habe rse peelid o un número eleterminado de co tizacio nes a los po sibles pro veed ores. No debería quedar nunca lib rado al criterio personal del jefe de Compras la desi gnación d el prove edor al que se le realizará la adq uisició n. d) Colocación del peelido La decisió n a quién com prar debe ser tomada po r un fu ncio nario responsable. Es convenient e fijar atr ibucion es en tre funcionarios de distintos niveles, de manera tal qu e si la ope ració n no sup era un importe, la decisión de Compra pue d a ser to mada p or un determ ina d o nivel, pe ro si supera ese im porte, se requiere un nivel de decisión más alto . Resulta obvio acl arar que no deberían existir víncu los com erc iales O rela ciones laboral es en tre lo s funciona rios ele la em pres a qu e to man la decisión ele comprar y los posibl es proveedo res. Una vez tomada la eleci sión de Compra, qu ien la t omó te nelrá qu e firmar su de cisi ón . Ello puede hacerse sob re la co tización del prov eed or elegido o bien firmanel o la Orelen de Com pra. Es c onveniente que es ta Orden de Compra sea prenumerada. e) Nivel ele Compra Otra norma de c on trol interno consiste en qu e la ca n tidad de artícu los demancla dos est é de acuerdo con las necesidades de co nsumo . Para ello es recomendable ' fijar los puntos de ped ido una vez q ue se haya alcanzado el stock mínimo , so bre todo para aquellos artículos para los q ue la Com pra representa una inversión importan te. Una Compra ex cesiva puede d ar lugar a que con post erioridad se efect úe una devolución al proveedor, tal vez cuando los preci os de repo sición hayan aumentado; En ese caso el proveedor norm almente h ará una nota de crédito por el valor que opo r tu name nte había percibido , con lo que obtendrá un buen negoc,io. También el exce so de s tock puede represen tar rnan tener un capital inmovilizado en Almacen es por un perr oelo considerable de tiempo. Una Comp ra pequeñ a im plica que tal vez la misma deberá repetirse muy pron to , lo que impl ica incurrir nuevamen te en los costo s que causa toda co loc aci ón ele una Orelen de Com pra. Por otro lado . al adquirir
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pa r tidas p equeñas se p ue de n est ar pe rdie nd o b o n ificac ion es qu e o frece n lo s pro vee d ores por Comp ra s e n c an t id ad . f) Co nt ro l de la mercader ía recibida
Es de su ma imp ortan ci a que se efec tú e u n co rre c to control sob re las m er cad e rí as que env ía e l p ro veedor. Ese c ont ro l d ebe aba rcar la can tid ad rec ibi da y la calida d d e los p ro duc tos . En p rin cip io la enc argad a de efec tu ar esos con troles serí a Recepci ón Al res pe cto p ueden ad opta rse d os te m per am ento s dist int os . P ued e ser quc se le h aga lle gar un a co pia d e la Ord e n de Co m pra a R ecepci ó n o b ien q ue est a o fici na no se en tere de las ad qu isicio nes compro me ti das . La ve n t aja d e qu e a Recepc ión le llegu e u n a copia de la Orde n Com p ra co nsiste e n q ue p ueda cono ce r a p rio ri l a ca lid ad d e la merca der ía a recibir y en consecu en cia realizar el c ont rol. Ad em ás, cuand o se trata de volú me nes im p or t an tes , pu ede ir pr ep ara ndo las op e rac io nes d e rcccp->
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ció n . La desven taja q ue se at ri bu ye al hecho de qu e Recep ción es te en te rada de 'an te m un o de lo q ue va a recib ir, se fu nd am en t a en que si se tra ta J de un a e n t rega imp o rta nte y se veri fica la co incid en cia en tre la can tid ad e xp resada en la Orde n de Comp ra y el re m ito d el proveed or, pu ed e h ab er una te nd e nci a a d ar po r buena la c an tid ad, sin con t rolar lo que se recibe como co rresponde; si no co nocie ra la ca n t idad que se le va a en trega r, no le que d a o tro recurso q ue co nt ar, m edir o pesa r los produ c t os reci b id os. Co n resp ec to al co n tro l d e la calidad , en algunos casos p ued e se r . Recepc ió n q uien lo efec t úe. pero si se requi eren con ocim ien tos técni cos para e llo . se r..i necesa rio q ue in terven ga o t ro se c to r - vge ne ralm en te Con trol de Ca lidad - para qu e dé el vis to bu en o a la en tre ga del proveedo r. En este 'c aso se de be d ej ar co ns ta nc ia en el re m it o que se le fi rma al p roveed or , q ue la co nform ida d es e n c ua n to a la ca n tid ad , m ie n tr as qu e la calid ad .
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g) Co ns t ituci ó n de se gu ros
Cuando las mercaderías comp rad as viaj an po r cuenta y riesgo de In em p resa . y a sea e n tra nspo rt es prop ios o d e te rceros , result a reco m end ab le b co n tr at ació n de segu ros su ficie n tes qu e c ubran lo s riesgos p ro p io s del traslado d e los prod uctos.
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2 .5. CO MP R AS NO Ri.1ALES L a o pe ració n b áslcu d e Co m p ras pu ede ser su bdi vid ida e n las siguie n tes e tapas : a) so lici tud de C om p ras, b) selecció n del p rov eed o r, e ) decisió n d e Co mp ra, d) rece p ción de la Co mp ra, e) alma ce naje de 13 mcrc udc r ía y n registració n.
Cu an do se tra ta de materi as prim as, materiales o útil es cuyo co nsum o es re pe t it ivo , la necesidad d e re ab aste cim ien t o normalm en t e se detec ta en Al m acene s, cuan d o , al d esp ach a r u n Pedid o de Ma ter iales , ob se rva que se h a llegado al punto de p ed ido o stoc k m ín im o . Es re co me nd ab le q ue para cad a art ícu lo se teng a establec ido cu ál es el st ock m ínimo de manera que c uando el inve nt ario de sci en de d e ese plin to se haga el pedi d o d e re abas te cimicn to . El pun to d e p ed ido se fij a en un a so la opor tun id ad . te nien d o en cu e nta cu áles so n los pl ane s de consu mo p revistos, cuá l es el t iem po me di o que hay q ue espe rar en tre q ue se so lici ta la rcsposició n y se e fec túa la e n trega , cuá l es el riesgo q ue se Corre sin el sto ck e n Alm acenes, etc . A l fijar el pu n to d e pedid o . se es ta blec e tam b ién c uá l es el tamaño de l lot e a requerir. Un a vez q ue se d e te rm ine e l pu n to de ped ido . el m ism o se m an tie ne estab le micn trus no cambien las cond iciones te n id as e n cuenta o m ien tras 11 0 se de mues tre q ue es suscep ti ble d e se r optim iza do. En algunos caso s result a an tiecon óm ico , o ca si im po sib le , po d e r estud iar el pu nt o d e pe d ido pa ra ca d a un o de los ite ms qu e com p o ne n el inven tar io . Est o o cu rre cu and o el inve n tario está co mp ues to p or un n úm ero elev ado de ite ms di sti n t os. Si es ta es la situ ación , p ara aq uellos artículos que t ie ne n u n red uc id o valo r un ita rio , q ue tiene n facilid ad de re posició n , qu e pu eden se r fúcilm en te sus t itu id os po r ot ros y q ue e n gen e ral su posib le ca ren cia n o es crí tica. se sue len fijar los yu n tos de pedid o arb itr ariamcn te , en fu nció n a la e xpe rienc ia y no en base 3 p lan es de co ns um o ela borados p ura cada ít em . Co nociendo el pu n to de ped ido p ara cada artícul o , Alm acen es puede de te rm ina r c uá nd o h ay q u e so lici tar la Co m p ra, y a sea p o r los saldos de exis ten cia si se lle va inventario perm ane nte. o bie n po r la obse rvació n de los inven t a rio s qu e quedan en lo s es tantes o cajones do nde se alma cenan los b ienes . En este últi m o ca so, el almacén f'ísico debe esta r pro lija rne nCe ordenado, d e ma ne ra que se pue da e fec tua r un fáci l conteo d e las ex iste nc ias q ue qu ed an en stoc k. De tect ad a la necesidad de reap rovisio na mien to. Alma ce nes e m it e In Solici tud de Compra . En e lla in dicar '; cu al es el pr od uc to qu e ha y que rep on er , la ca n tid ad a co mp ra rse y la ca lid ad del a rt ícu lo so lici tado . Est a So licit u d es recom endab le q ue se emit a p or duplicad o . El o rigina l se enví a a Co mp ras pa ra q ue gestio ne el re up ro visio namien to , mientras q ue el dup licad o es man ten id o en Alma ce nes en un archi vo cro no lóg ico , hast a qu e se produz ca la llegad a del m a teria l soli cit ad o . De esta m an er a se te nd rá info rma ci ón ace rc a el e los ar t ícu los q ue se en cue n tran e n t ra m ite d e reposició n y d e 1:1 fec ha desde cu ándo es t á h ec ho el ped ido . Al archi var el duplicado en fo rma cronolóuica. se po drá ad vert ir cuánd o se produ ce un
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2.5 . 1. So licitud de Co m p ra
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1 22 atraso en la reposición , y en consecuenc ia insistir ante Comp ras para que se agilice la llegad a de los prod uctos. Un a p recaución que debe ad o p tarse, co ns iste en evi ta r q ue la repo sición de un mism o artíc ulo sea so lic itada más de un a ve z. Puede , oc u rrir que Almacenes em i ta la Solicitud de Comp ra y antes que la merc ade ría so lici tada ingrese a la empresa recib a o tro pedido intern o . Al atende r el mi smo volv erá a o bservar que se ha llegad o al stock mínim o y en con secu encia puede poner una nueva Solicitud d e Compra, al no recordar qu e ya h abía sido solici tado el re ap rovisio na mi en to oTambién puede ocu rrir qu e Almace nes emi ta la So lici tu d de Co m pra, se gestio ne la ad qu isición y el pro veed or ha ga un a en t rega parcial a cuen ta. Una vez rec ibida esta en t rega a cue n ta , Alm acen e s pued e at ender o t.ro pe d id o in terno qu e haga descend er el sa ld o nu evam ente por debajo de l s tock mínimo. Po r tal mo tivo Almacenes puede em itir nuevam ente o traSolic itud de Comp ras, sin conside rar qu e aún falta co mplet ar la en t reg a d e la So lici tud anterior. En c ualquiera de es tos casos Comp ras habrá d e iniciar una nueva gestión de adqui sición de los bienes req uerid os . "Para evita r qu e Almacenes d u pl iq ue su So licitud se pued en seguir dis tin tos p roced imientos. Un a alt ernativa es taría dad a por em itir la Solíci tud de Compra por tripli cado. En es te caso e l triplicad o se archivaría en Alm ace nes por nú mero d e ar tíc ulo req ueri d o y cad a vez q ue en Alm acen es se de tec te la necesid ad de em itir una So lici tud de Compras , antes de e fect ua r el pedid o deb er á co nstatar en el ar chivo de Solicitudes pendient es si no hay en trámit e un a reposición de ese artículo . Para pod er procede r a archivar el tri pli cad o de la Soli citud de Comp ras po r número de artí culo , sería necesario que se requiera un so lo artículo po r So licit ud de Co mp ras. Cuan do se sigue este p ro cedimiento, al rec ibirse la mercad erí a se sacar ía dcl archivo el triplicad o de la So licitud , el q ue p ued e ser de struido . Si el proveedo r hicier a un a en trega pa rcial el tri plicad o no se re tiraría d el archivo , pero so b re el m ism o se debe ría reg ist ra r la can tid ad ya re cib ida. O tra alterna tiva , qu e puede ser u tilizada c uand o se lleve inven tario perm anente, co nsis te en destin ar un espacio en las fichas de s to ck para ano tar lo s pe d id os de reposici ón ya so licitad o s. Cuan d o los prod uctos se reci ben, a la vez de incorpo rarlo s al s to ck, se les d a d e baja, en la misma fic ha, de la si t uac ió n de ped idos pe ndie ntes. De esta ma nera en una misma fich a, se pod ría conocer para cada pro duc to cu ál es el stoc k que hay en el Almacén y cu ál es la cantida d so lici tad a qu e aún no se ha recib id o. Obv iam en te, an te s d e emitir u na So lici tu d de Comp ra habría que obse rvar en la fich a corresp o ndien te al artíc u lo a solicit ar, si hay algún pedido pendiente .
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cilUd q ue le h a llegado . En este momen to tiene que seleccio nar a los posib les p rov eedores. A tales efectos suele co n tar co n ca tálogos O regist ros de p rov eedo res. Cu an do el producto solici tad o pu ed e ser su minist rad o por varios prove edores es recomend able pedir co tización y co ndiciones a un número de ellos. Se debe procurar que no siem pre se le pida co tizació n a los mismos proveedores . Si, por ejemplo , se det ermina qu e se pedirá co tizació n a cinco proveed ores para cada Com p ra, se p ue de es tablec er que se re quiera la cotización d e las do s mejores o fertas de la últi m a consu lta -al p ro veed or que se le efec tuó la Comp ra y a quien lo siguió en mérito s, mientras que los otros t res pro veed ores a consu lt ar serán aqu ellos qu e figura n en los registros de la empre sa pero hace más tiempo que n o son consult ados. De esta ma nera se va pro duciendo una rotación ventajosa, pues se co noc en las o fertas ac tuali zadas de los proveed ores, sin de scuidar a quienes es tán surtie nd o mejor a la empresa. En mucho s caso s no es tá programada la mecánic a a segu ir para elegi r a los proveedo res que serán co nsultad os. En es tos cas os la deci sión qued a a criterio de algún fun cio nario de Compras. El riesgo que se corre co nsiste en que qu ien selecciona las consult as pued e tene r pre ferencia por d eterminados prove edores y de esa ma nera no participarían quienes podrí an vende r en co nd icio nes más vent ajosas para la emp resa. El Pedid o de Cotiz ación deb e indica r claramen te la merc ad crí a requerida y deberá em itirse en tanta s copia s como proveedo res van a ser co nsultados, más una que va él queda r en Compras. En es te últim o ejem plar es conve nie n te ano tar los p roveedores que h an sicI o consulta dos. Esta cop ia se puede adh erir a la Soli citud de Co mp ras y man tenerlas en un arch ivo transitor io , o rde nado crono lógica mente . Dc es ta manera resu lta pos ible det ectar cua lq uier de mo ra en la recep ción d e las co tizaciones
j 2.5.3 . De cisión de la Co mpra
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Un a vez que se reciban las co tizacio nes, se de be decidir a qué proveed or se le adjud ica la Com p ra . Es ta es tal vez la etap a más d elicad a de toda la op eración d e Compra, pues en muchos casos no es posible ten er en cuen ta so lame n te los precio s co tizados para adjudicar la Compra . Puede result ar ne cesario con tem plar algunas diferencias de cal idad ofrecída, la financi aci ó n propuesta, el plazo de en trega, etc. Por eso es recomenj dabl e q ue la d ecisión sea tom ada por el más alt o funcio nario de Compras, si la erogació n no sup era un límite q ue previamen te se haya estipulad o. Cuando es por un m on to may or debe requerirse la auto rizaci ó n de algún Gerent e o func ion ario de may o r je rarqu í a. En cualquier caso es recomendabl e que ano te sob re la cotizació n recibida el motivo p or el cu al se optó 2.5 .2 . Selección del pr oveedo r po r ese proveed or y que esa ins cripc ió n sea firmada por qu ién tomó la ·1 Co mp ras se en te ra de la necesidad de Co m pra r a t ravés de la solídecisión .
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En algun os c as os en que lo s distint os proveedo res ofrec en los bien es :¡ requ erid os c on alguna difer en c ia de c al id ad, pu ed e ll ega r a n ece si tarse el .~ asesoram ien t o del sec to r que ha rá uso de los prod uc t os soli citados, a fin de .~ qu e op ine sobre las d ife re n tes calid ad es ofrec id as . En es te do cu men to deb e indicarse con claridad el p roduct o solicitado, su calidad y can tida d , el plazo d e en t rega, como toda o tra indic aci6n que sea n ecesaria p ara garan tiz ar lo s intere ses de la em p resa . ., Si se re suelve q ue un a co p ia de l a Orden de Compra llegu e a ReCep - j ci6n, la misma p od rá ser em iti d a por qu in tu pli cad o , teni e ndo los sigui entes 1 des tinos: ~;
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1) Ori gin al p aru el pro vee dor .
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2) Dup licado pa ra Co m pras. Es te ejem plor se adj u n ta a la Solicitud 'l' de Co mp ra, al P edi d o de Co tizació n, y a las Co tiz acion es recibida s . : Est os elemen tos cons tíruyen el legaio d e trami ta c i ón de la Co mpra :1 y y a puede ser arc hivado defi nitivam ente . q ue da ndo como archi voj his tó rico en c aso que d eb a ser consu ltado. 3.)T rip licado p ar a Compras. Est e ejemplar se mant iene en un ar ch ivo ..; tran si torio de Orde n de Co m p ra pendien tes d e cump limie n-> to o Este a rch ivo se ori gin a en el he ch o de qu e es resp onsabilidad , de Co m pras que lo s artfc ulos so lici tad os llegue n en la forma y en la época p revis ta. Sin e m bargo es posible q ue todo e l legajo , '1 qu e com pleta el dupl icad o de la O rde n de Compra, sea el q ue se m ant iene en el arch ivo transitorio , pasan do al ar ch ivo d efini ti- :¡ va recié n cuando se comp rue b a la e nt rega y p osiblemente con u na ._ co p ia de l rem ito del provee d or o de l Parte d e Recep ci6n . Si se ad o pt a este te mpe rame n to, n o es ne ce sario el triplicad o. '! 4) Cua dru plicado para Rec epci ón . Es t a c op ia se ut iliz a pa ra qu e Re- :l cepción es té en te rada que h abrá de recibir el en vío y haga l os.pre. ;~ parativos qu e corres po ndan y pa ra que pu ed a conocer la calid ad 1 del p rod ucto y en co nsecue nc ia e fect u ar su con t ro l. Sin e mbargo ,:. ~. por la Orden d e Co mp ra puede n a sab er el m o m en to ex acto e n :~ que se hab rá de produ cir la en tre ga. Ot ro arg um en t o u favor d e q ue] Recepci ón recib a una copia de la Orden d e Co mp ra , está d a- j do en el h ech o de qu e de esa m an e ra, si el pr ovee do r se eq uivo ca ] y h ace una en trega co rrespo nd ie nte a o tro cliente, Re cepci ónÍ po d rí a ne gar se recibir e sa m er cade rí a y así evit ar t odo s los to rnos qu e p ue de ocasio nar el proc edimi e nt o de devolu ci ónj del ma te ri al recibid o y que no h a sid o so licitado por la em p:esa . 'J. SI la O rd en d e Com p ra co nt iene los val ore s de los articul es a !l co m prar, ha b rí a qu e evitar que en es ta co pia se re p ro duzcan;:1 los cos to s de ad qu isición . . ..\1 5) Qu in tu p licad o p ar a Cu en tas a rugen . Es ta copla servira para que~
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Cuentas a P agar vay a forman do el leg ajo, de ma nera que cuando llegue n el re m ito y la fa ctur a, pu ed a comp ro bar qu e la mercade ría re cibida y factu ra da coincid a con la soli cit ad a, y en consec u encia pued a emitir la corre spon d ie n te O rd en de Pago al p rove edor. Si Cu en tas a Pagar emite la Ord en de P ago eu base a estoscornpro ba nt es , se rá ne cesario qu e la cop ia de la Ord en de Co m pra que le lle ga, esté valoriza d a. Sin emb arg o no es de l todo reco m en da ble es te p rocedimiento, pu es p ue de d esliz arse algún error de t ran scripció n, bien un cam b io d e c o tizac ión in t enci onado , p ura favorecer a algún pro vee dor. Sería pre fe ribl e que a Cu en tas a Pauar le llegu e una copia de la O rde n de Co mp ra. j untam ente con unacop iu de la Co tizació n d el proveedor. Pa ra obtener e sa cop ia se p ue de proc ed er a reprod uc ir po r fo tocopia la co tizació n origin al, o bien a q ue Comp ras so licit e las cot izacio nes por dupl ic ad o. E n es te último caso el duplicad o de la cotizació n de l proveed o r al que se k adj udi ca la Co mp ra se adjunta co n la Orden de Compra q ue Ileg" a Cu e n tas a P agar y el duplicado d e las demás co tizac io nes SL' de st ru y e cuando se adjudica la Compra. Po r último, o tra alt erna t iva est aría dada po r el hec ho de q ue Cuentas a Pagar no rec ib a cop ia de la O rden de Comp ra . Solamcn t« le llegaría el R em it o y la fa ctura y una vez qu e hay a ver ifi cado la co in c ide ncia entre amb os co mp roban tes so lic ite el legaj o de la Comp ra a Compras . Así , de ese legajo veri fica rí a q ue los da tos de Rem ito co inci dan co n lo s de la O rden d e Compra y los precios de la fac tura co n los de la Cotiz ació n d el proveed or. Una vez finalizado el con tro l d ebería d evo lve r el legaj o a Compras do nde quedar ia arc hi vado . En este C:lSO 110 serí a n ecesario el quin tup licado de la O rden de Co mp ras para Cuen ta s a Pa gar.
2. 5.4 . Rec ep ción de la Compra Cu un do el pro veedor efect ú a la en trega , Rece pci ó n debe con trotar que 1:J mercadería rec ibido co incid a co n la reg is tra d a en el R emi to y en Ia Or de n d e Compra.
En algunos casos, gen e ralm en te cuan do se t rat a de merc ad ería sta nd ard , Re cep ción pu ede veri ficar , adem ás de la can tidad, la c alidad de los produ ctos recibi dos . En cam b io cuando se tr ata de pro duc tos esp ec iales qu e re qu iere n un co ntro l d e calid ad más estric to, e l mismo se h ab rá de di ferir h ast a qu e pa rticipen los empleados d e Co n tro l de Calidad. E n este últ i mo caso , como no se p ue de p re te nd er q ue el pro veedo r e spere has ta que se haga el co n tro l de c alidad de lo en tregado , se suele conform ar el Remito tan solo a lo que h ace a cant idad, dej ando una reserva con respecto a que la calid ad va a ser co ntrolada o po r tu n ame n te. Sin embargo
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es necesario qu e la c alid ad se controle antes de que la mercadería ingrese .~ evitar posibles.errores en la Ord en d e Com p ra, se suele hace r lle gar una a Almacenes a efect os de que no se confu nda con la qu e allí está almace- J co pia de la misma a Almacenes, para que és ta certifiqu e q u e e stá d e acu ernada y que no se tenga q u e vo lver a retirar de Alm acenes, en caso de que :j do co n el ma terial requerido . -1 Si la coincid en cia se produ ce, Alma cenes d eberá reti ra r d el arc hi vo sea defec tu osa. :.¡~ provisor io la Solicitud d e Compra p endie n te . Es ta pue d e ser arch ivad a La mercadería vendrá acompa ña da po r el R emito preparado p o r el .¡ p rov e edor. El R emito por 10 menos tendrá do s coplas. El original será el ~ con la copia del Parte d e R ec ep ción o bien destruida, p ues una co pia que firm a q uien reci be la mercaderfu y se lleva el proveed or como co nstan- '1 de la mi sma quedará en Compras. Con la co p ia del Parte de R ec epción que qu eda en su poder, Almacec ia d e la en t rega e fect uada. El dupl icado e s el q u e queda en la e mp resa. 1. Hay proveedore s q ue en tre gan más copias de l R em ito p ar a la empresa, pero :1 nes procede a dar in greso a las m ercaderías en el fich ero d e e xisten cias. Al m ism o tiempo habrá d e anular la an otación hech a opo rt u na me n te, co mo e llo no es se guro n o con viene b asar la co m u nic ac ión in te rn a en co re ferid a a qu e la m erc adería estab a en tr ám ite d e reposi ción. p ías del Remito dad o qu e algún proveedor pued e se r que n o la s suministre. . El Parte de R ec epción lo arc hiva defin iti vam ente y le sirve como Más rec om endable e s q ue R ecepci ón em ita un Parte de Re cep ción donde ~ . comprobante d e las registraciones efec tuad as e n las fichas d e s to ck . ind ique la mercuder ín re ci bida y el p ro ve ed o r que la en tr egó. El Parte d e .·.:.1"'. Las mercad erías serán a lmacenad as en los es ta ntes o c ajo nes pre vistos. Recep ci ó n se p ue de em iti r p o r tr ip lic ado . El original lo en vía a Compras . p ara qu e tome nota d e la llegada d e la mercadería y en. consecl~en c.ia ·.~1 re t ire e l le gajo o la copia de la O rd e n de C omp ra del arch ivo t ra nsitorio ~ 2 .5 .6 . Registración de Ord enes de Com pr a pendientes d e cu m p limi en to. Si Com pras t enía ~.:.• pe nd ien te. e l le gaj o, una vez q ue verifiqu e q ue la re ce pción co rr es pond e a U n aspecto co ntrovert ido es el qu e corresponde a la co n t abi liz alo solicitad o , pasa e l le gajo a u n archivo de fi n iti vo y puede agregar o ~ ció n valorizada de la Co m pra q u e debe ef ec tu ar Conta bilid ad Alm a ce nes y el co rre sp ondie n te cré di to a la cue nt a del provee do r, q ue deb e re aliz ar de st ruir el Parte de Recepción. El d uplic ad o y el tri p licado lo enví a a Al m ac en es co n l os prod uctos l Cuen tas a Pa gar (p ued e ser u na secc ió n de Cuentas Corrientes). rec ib id os. De este secto r re c ibirá e i t riplicado c o n fo rm ado , el que lo En la m ayoría de lo s casos la regist ración no se e fe ctúa ha sta que n o arc hi vará cronológi cam ente . Si Rec epción t enía una copia de la O rde n de ., llega la F ac tu ra d el prov eedor y se c o m pru eba su co rrección . Re ci én e n ese Co m p ra. u na vez qu.c I~legdó Ida 'l"pcrctad edríaR'la mi:óma puede ser archivada :." m omento se debita la c ue n ta d el activo y se ac re dit a el imp or te en la cuenju n ta mente con e l tr ip ten o e ar e e ecep c i n . • ta co rrie n te de l p rov eedor. Quien es ad optan este temp eramento ar gum enEl remito q u e dej ó el pro veedo r tam bié n d ebe ser c on for mado por .~ tan que mi en tras no llegue la Factura n o se pu ede conocer co n p re cisión el mo n to e xa ct o de la co mpra. El tr astorno qu e pr esenta este p roce di mie n to Recep ci ón Y ese doc um en to deb e lle gar a Cuen tas a Pag ar, quien esperará con siste en que pueden mediar vario s días entre la re cepción de las mercad o1 .' ten cia de los bienes d e activo fijo necesarios para llevar a cabo la transfor va el fiche ro de Bancos. .. ·:.-i rnac i ón (máqu inas, h erramienta s, etc.). Tiene como resultado la obtención de un bien nu evo que pue de ser un pro ducto term inado listo paCu ando el Pago pueda efectuarse, Liq uid aciones de Jo rnales h abráJ ra su co mercializaci ó n, o un bien que se co nstituye en ma teria prima de dis tri ~uir los originales de los recibos, los q ue serán firmado s po r 10$ trab aj ado res y su firm a cert ificada por el sup erviso r del qu e depel':" , de otra et apa d e Prod ucci ón. den. Con esos recibos se presen tan a co b rar en la Caja , dond e se les .• ' La o peració n básica de Producci ón abarca todas las op e raciones en trega el sobr e corresp on dient e y el d uplic ado del Recibo , queda ndo ' que se em prenden desde que ' se decide ordenar la elaboración d e una en la Caj a el original del Recibo como comprobante del Pago efectua-" pa rtida de productos, has ta que el pro duc to se obtiene y se contabiliza ese activo . do. '.' ,
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3.6.5. Co ntabilizació n de l Pago
4.2. DI FERENT ES FO RMAS DE PRODUCCIO N e ;
Cu and o el sec tor que lleva el fich ero d e Bancos recibe el triPlica.';
La Producción pue de asumir una ampl ia variedad de formas , En
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48 general, las distintas formas dependen del tipo .de producto que. ~e obtiene de la tecnologia empleada en la fabricación , de la dim en sío n de la empresa que enc ara la Producción , de la materia prima que se emplea, de los requerimientos propios de los p rocesos que deben desarrollarse para llevar a cabo la elab or aci ón, etc. Pued e dec irse q ue esta es la ope r ación básica qu e más características particulares pr esenta en cada caso , ,La determinación de l.~s mé todos y procedimientos que deben ser aplicados en una. Producci ón partic ular es un tema que escapa al ám bito de la administ ración pa ra constituirse en un pro blem a de ingeniería . Sin em b argo, sí le com pete a la ad ministració n el establecimien to d e regist racio nes que pu edan co nsti tuirse en da tos básicos para la generación de información rel ativ a a la marcha de la pro ducci ón Y a la m edición de los costos que la misma implica Y en c onse cue ncia la val ua ción de los activos que se p rod uc en. Ta mbi én es problema de admi nistración el cont rol sobre los actlvo~ destin ados a llevar a cabo los proce sos productivos y de las ero gaciones nece sarias pa ra el trab ajo a des arrollar. A pe sar de que las formas qu e pu ede asumir la Producción no son un problem a propio de administración, Y que las variantes pu e d e~ ser muchas se men cionan algu nas de ella s con el propósito de que SIrvan de ilustración . E n re alidad , la form a que en definitiva adopte una Pro ducción p ar ticu lar sue le ser co mb inació n de las aquí men ciona d as e incluso de la s om iti da s. a) Producción por montaje En este caso el produ cto fi nal está constituido por un número de partes q ue se ensa m blan para lograr el artículo de seado . Cada un a de esas p art es tien e un proceso produc tivo particular qu e pu ed e afectar a distintos departamentos produ ctivos (E stampado, Pin tura, F res ad o, e tc.), Como ejemplo d e este tip o d e produc ción puede mencion arse a la indus tr ia metalúrgica.
. b) Producción continu a En es te caso el produc to terminado suele ser el resultad o de una serie de proc esos sucesivos so bre un material origin al, con el posi- . ble agregado de otros m ateriales. Cada un o de los procesos q ue se aplican constituyen la continuación de procesos precedentes. En es t~ tipo de Producción, el producto final no está co nstitu ido por u n conj unt o de pa rte s, sino que pued e ser un solo producto ~envado de U l~ aterial ori ainal o un co nju n to de productos pro vem en te s de una uru ca materi aO pr~a . Com o ejem plo s pu eden me ncionarse la fabricación del papel o la des t ilació n del petróleo . J"
n:
e) Producción por órdenes Se trata de la Pr oducción que se lleva a c ab o cuando existe u,
na requisi cion espe cífica del cliente. En es te caso la car acte r ística final del producto dep end erá del pe did o con creto que se h aya fo rrrulad o. Este puede ser el caso d e la ind u stria d e carp intería m aderera o metálica . d ) Pro du cción par a stock En este caso el pro ducto ya está pre via ment e planificado y la Producción p rogram ada. Los prod uctos qu e se ob tienen son standards y la Producción se enc ar a con anterioridad a que el clien te formu la el pedido . Pu ede m en cion arse co mo eje mplo la fabricación de ar ti culas del h ogar. e) Producc ión por lotes En este caso la Pro du cción se lleva a cabo cada vez q ue se emite una orde n de pro ducción -sea pa ra stock o po r orden de cliente - o Se tr ata gen era lmen te de em presas qu e pueden aplicar sus fuerzas productivas a más de u na lí ne a de prod uc tos y que prog raman la Producción en fo rm a tal que en un determinado momento fab rican un lo te de ar tículos y en otro un o distin to . Podría darse como ejemplo la confección d e p rend as de vest ir.
O Produ cción
en serie Se tr at a d e u na Producci ón que se des arro lla co nstantemen te - aú n en el caso de ind us trias de mont aj e- o Es dec ir que la linea de Producción est á constante me nte dedic ada a la elabo ración del mismo art íc ulo. Un eje mplo esta ri a da do po r la industri a automo triz.
4. 3. CONTABIL! ZACION DE LA PRODUCCION En la op er aci ón bá sica d e Produ cción la con ta bilida d tien e por misión regi strar todas las erogacion es incurri das p ara llevar a cabo el proceso p ro du ctivo y en co nse cue n cia pro ceder a la valo rizació n de Jos pro du cto s re sultan tes, que pasarán a fo rmar parte de l inven ta rio d e pro du cto s termina do s. Dad as las car ac terísticas propias de es ta op eració n básica , se de bió generar una rama especifica de la contabilid ad - Cont ab ilid ad de Costos - para que se encargara de la regi straci óri de los cos tos originados en la Producci ón y su ulterior distribución en t re los produ ct os obtenido s. A manera d e síntesi s de las registr acion es pr opi as de la Con ta bilidad de Cos to s, puede decir que en el momen to en qu e se utiliza n activo s o se im putan los gast os inc u rrid os pa ra llevar a cabo ·la Producción, se deb ita un a cu ent a que ind ica el valor del activo representado por la Pr oducción en curso. Esa cuenta recibirá un nom br e t al como
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Produ cción en Curso de Elaboraci ón . El crédito correspondien te se efec tuará so bre las cuentas que indican el tipo de activo co nsumido en la Producción o el gasto in cu rrido en la misma ; Mat er ias Prim as, Mat eriales, Sueld os y Jornales, Gast os de Fabricación, etc. Cuando los artículos finales se ob tienen , se de scar ta la Pro du cción en cu rso medi ante un crédi to a la cuen ta Prod uctos en Curso de Elabo ración Y un débi to a Product os Term in ad os. Est e asiento se efe ctuará po r el valor que la contabilidad de costos le h aya asignado a los bienes produ cidos. Estas registraclcnes habrán de afectar a las subcuentas que se incluyen en los ficheros de Materias Primas , Mat eriales Y Produ ctos Terminados. Ad emá s, p or supuesto , a tod os aqu eUos fiche ro s qu e la co ntabilidad de co sto s re qu iere par a pod er cumplir co n su co metido.
4 .4. EL CONT ROL INTER NO EN LA PR ODU CCION
Entre las normas de contro l interno rel acion adas co n la operación básica de Producción se desta can las qu e están vinculad as con el contr ol de sto cks y en t re ellas son dables mencion ar las siguien tes:
a) Ex istencia de inventario perm anente o registros c?n tables apr~piad o s. De permitirl o las condicion es d e la organ ízacíón, los 11po s de materias primas Y produ ct os qu e se utilizan , Y d e no. resultar demasiado cos toso, es recomend able qu e el con trol de las eXlstenClaS se lleve po r el método de invent ari.o pe rm anen te. Si ello fuese posible, se t end ría per m anen te men te actualizado el valor y volume n de las existencias y en co nsecuencia se posib ilitaría 'un co ntrol mu y efic az sobre ese ti po de activo . Si no se puede llevar invent ario permanente , los registros conta- . bles q ue se utilicen deben estar estru ctur ados de la .m aner a que perrnttan el mejor cont rol posible para cad a caso en p art icular, b) Realización de invent ar ios físicos Una im po rta nte norma de con trol interno e~t á da~a p or el hecho de efe c tuar periódicam ente recuent os de las eXIstenCIas Y con frontar los resultad os ob tenido s en esas tomas d e inv en tari os, con los saldos qu e surgen de los ficheros de stock s. Llevand o inven tario pe rmanen te es posible que esos recuen tos sean parciales, es deci r com pren dan determi nad os item s y n o el to tal del inventario Y efec tu ados en cualqu ier ép oca del afio . Para que los in vent arios físicos se an eficien tes deben se.r so rp resivos y realizad os po r perso nas ajenas 3 qui ~n es llevan ,las regístracio nes per tine n tes a los stocks o tienen la cus tod ia de los bienes.
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Si no se ll evan inventari os permanen tes, será nec esario efec tu ar un inve nta rio físico total ' al fin de ejercicio para poder valo riz ar las existencias. c) Cu stodia de las exis tencias El control y custodia de los bienes en ex istencia, deb en estar bajo la responsab ilid ad de una sola persona. No puede adm itirse que la responsabilid ad de la cu st odia se distri buy a en tre varias personas, pues de esa ma nera se pierd e el contro l. Al cus tod io de las existenc ias se le d eberán otorgar to das las facilidades para qu e su responsabilid ad no exceda sus posibilid ade s de COl~ t rol. En consecuencia el loc al destinado al depósito debe pe rm itir un a protección física adecuada de los bienes. Deb er á tener cerraduras y la como didad necesaria para un pro lijo ordenamient o de los produ ct os. Además, las cond icion es del local deb erá n ser tales qu e no produzcan deteri oros en los bien es almacenad os por razon es de hu medad , temperatura, ventilació n. iluminación, etc. d) Docum entación de tod o mov imien to de ex istencias. T od a en trada o salida de biene s del almacén , debe estar amp arada po r un comprobante básico. Esto es de espe cial in terés en lo que hace a la salida d e artícu lo s. En este c aso el Parte de Req uisició n que ampara la salid a de berá estar firmado por un respon sabl e que t enga atri bucio nes para formular el pedido a Almacenes . Resulta conveniente que los documentos que se utilic en para respa lda r la salida de produ ct os estén pren umerado s, de forma t al qu e posibiliten un co ntro l que asegure co noce r todos los mo vimientos efectuados. e) Ajustes de Inven tari o Cu alquie r ajuste que se haga al inventario debe rá estar plen ame nte justificado y autoriz ado po r un funcion ario responsable que sea ajeno al movimien to de ma teri ales. No se debe admitir qu e el ajuste sea ordenado y autori zado , por ejemplo , po r el J efe d e Alm acenes, ya que ello implicaría perder tod o el co ntro l sobre el stock . f) Fíjaci óri de stocks máx imos y mínimos Un a norma de co ntro l interno que debe .ten crse en cuen ta es la fijación de stocks mín im os o pun to de pedid o de reposició n. De esta m anera cuando al invent ario des ciende 3 ese punto debe inici arse la ges tió n de repo sición . Paralelamente a la fijación del pun to de pe dido , se debe establecer el stoc k máxim o co n lo que se despr ende el lot e a requerir en c ada so lici tu d de reposición.
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52 Si estos puntos no se fijaran de antemano, cada gestió n de reposición implicaría la loma de una decisión no programada con el esfuerzo que ello represen ta y el consecuente riesgo de tomar una decisión errónea. g) Contratación de seguros suficientes El activo representado por el inventario está sujeto a riesgos de naturaleza variada que pueden ocas ionar un perjuicio económic~ a la. empresa. Po r tal motivo resulta conveniente cubrirse de los posibles SIniestros median te la contratación de los seguros que amparen el patrimonio representado por los bienes de cambio.
4.5. CONTROL DE INVENT ARIOS DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES. Con respecto al con trol interno aplicable sobre estos inventarios se pueden observar las siguientes fases: al Ingreso de las mercaderías b) almacenaje e) despacho de la mercadería
4.5.1. Ingreso de la mercadería Las mercaderías pueden ingresar a Almacenes por dos vías distintas, o bien provenientes de Recepción, po r la llegada de las Compras efectua das, o bien provenientes de los sectores de consumo , por la devo lución de los materiales solicitados oportunamente . Normalmente este último no debería ocurrir exce pto que se trate de material defec- . tuoso, pues debería tenderse a que el sector fabril requiera lo que razonab lemente va a usar. Cualquiera sea la vía del ingreso, la mercadería ~:berá venir acompañada por un detalle de la misma -Parte de Recepción o Parte de Devolución de Mercadería-, por 10 menos por duplicado . Alm~cenes deberá controlar la coi nc idencia en tre el detalle y la ~~rcadena receptuada y en caso de verificarse la misma, firmará el original del Parte y lo devolver á al sec to r que entregó la Merc ad er ía. Si es que se llevan inventarios permanentes, Almacenes deberá registrar el ingreso de la mercadería en las fichas de sto~k . Otro ta~to deberá realizar Con tabilida d Almacenes -esta vez valonz ando los mventarios- . Para producir las re gistraciones, Almacenes puede usar la copia del
Parte de Recepción o de Devolución de Materiales que le llega juntamente con la mercadería y que ya previamente hab rá controlado. Contabilidad Almacenes, para registrar el ingreso del inventario, puede u tilizar el Remito - valorizándolo con la Cotización o la Factura y una cop ia del Parte de Devoluc ión de Materiales qu e le haga llegar el sector que produjo la devolución. En este caso la valuación de los materiales reintegrados podr á realizarla de acuerdo al método de valuación que siga: UFO, FIFO, Precio Promedio Ponderado, etc . Cuando lo que se rec ibe es material defectuoso que resulta devuelto ·por los sectores de consumo, es necesario que en el Parte de Devolución de Materiales se indique tal circunstancia . En estos casos no debe registrarse el ingreso en las fichas correspondientes al artículo devuelto , sino que debe contabilizarse en otra partida corre spondiente a artícu los defe ctuosos. Es conveniente que aquí tenga participación Com pras para determinar si es fac tible la devolución al Proveedor '0 no. En el caso de que ello fuese posible , se debe proceder a debitar al proveedor la devolución que se efectúa ; los valores de la nota de débit o se ob tendrán de las Fac turas del proveedor. Si la mercadería defectuosa no puede ser devuelta al proveedor , es conveniente que algún técnico dictamin e si tiene algún valor de realización o debe ser considerada como de valor nulo . En el primer caso es recomendable que se contabilice por el valor de probable venta y que una vez que ésta se realice, se ajuste la registración al valor efectivamente obtenido .
4 .5.2, Al ma cen aje Una vez que la mercadería ingresó a Almacenes y que fue registrada esa ent rada, la misma debe ser acomodada en los lugares previstos para su almacenaje. Una vez que la mercadería está almacenada, es responsabilidad del J efe de Almacenes la cus todia de la misma. Es necesario que se disponga de espacio y medidas de seguridad adecuadas a las responsab ilidades que implica la custodia de los productos. Deberá contarse con es tanterías, cajones, perchas, etc. que penn itan un almacenaje cómodo, orden ado y controlable de la mercadería . Al almacén solo de berán tener acceso el responsable del mismo y sus subordin ados. La puerta del almacén debe tener medidas de seguridad contra posibles violaciones.
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54 4.5.3 . Despacho de la mercadería
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Cuando algún sector requiera productos de Almacenes, tendrá que emitir un Pedido de Materiales. Normalmente este pedido se emite por cuadruplicado. El original Y dos copias se envían a Almacenes Y el cu~· druplicado qu eda en archivo transitorio del sector que efectuó la requisición . De este modo puede reclamar el pedido cuando el mismo no le resulta satisfecho. . Cuando Almacenes recibe los tres ejemplares del Pedido procede a seleccionar los productos requeridos. El Pedid? debe contener un detalle claro de las mercaderías Y cantidades solicitadas Y debe ser firmado por el responsable del sector que requiere los productos. En el caso de qu e no haya stock suficien te o que luego de despachado el pedido la existe ncia quede. por debajo del punto de ped ido, Almacenes tendrá que generar la Solicitud de Compras correspondlente . Una vez preparado el pedido , el mismo será enviado )~ntamente . d 1 Pedido de Materiales al sector que solicitó la mercan 1as COplas e '. . d cader ía. Es conveniente que el Pedido tenga una co!umna destina a a que Alma cen es anote la cantidad efectivamente env~ada, la que en opo rtunidades puede diferir de la originalmen te so licituda. Cuando el sect or solicitante recibe la mercaderr a deberá controlar que el envío coincida con lo indi cado .en la c~lumna de. cantlda~ rerrutida del Pedido de Mat eriales. Si la coincidencia se verifica , habra d e firmar las tres copias y las devolverá a Almacenes mlentra~ que podrá archivar el cuadruplicado , previa corrección de cu alquier diferencia entre lo enviado Y lo solicitado. .. .' Eh base al duplicado conformado por el Sector solicitan t e, A:macenes efectuará la regist ración en sus fichas de st ock y lo archivar á como comprobante de esas registracio nes. .. El original Y el triplicado son remitidos a Contabilidad Almacenes para que proceda a realizar las contabilizaciones pertinen tes en sus fichas valorizadas de stock . Antes de efectuar la registración, Con tabilidad Almacenes deberá alorizar ambas copias del Pedido de Mat eriale s. Es convenien te que la valorización sea efectuada por dos personas distintas Y se controlen las mismas. Con el triplicado se hará la descarga de. las subcuenta: de l fichero de stock, mientras que el original -ya valon zado - se envia a Costospara que haga la imputación a las Ordenes de Producción que se índican en el mismo Pedido de Matenales.
4.6. CONTROL DE PRODUCTOS TERMINADOS En esta caso también se distinguen las fases de: a) Ingreso de la producción b) Almacenaje c) Despacho
4 .6.1 . Ingreso de la producción Cuando se concluya el proceso de producción, deber á in tervenir Control de Calidad para inspeccionar los productos terminado s. Una vez que se autoriza la calidad de la producción la misma deb erá ser remitida al Almacén de Productos, Terminados. El sector productivo habrá de con fecc ion ar un Parte de Producción donde const an las car acterísticas y las can tidades de los productos concluidos. En algunos casos se requiere que este parte sea firmado por Control de Calidad como certificación de la inspección que ha realizado . Este Parte suele emitirse por cuadruplicado. Las tre s copia s se remiten a Almacenes, mientras que el original queda 'transito riamente archivado en el sector que efec tuó el despacho . Cuando Almacenes recibe los artículos, deberá controlar que el detalle qu e figura en el Parte coincida con la mercadería recibida, en cuyo caso conforma al triplicado y cuadruplicado del Parte y lo devuelve al sector de origen. En este sector se archiva definitivam ente el cuadruplicado, a la vez que el original y el triplicado son enviados a Costos. Con el duplicado del Parte, Almacenes deberá registrar la entrada de los artículos en las fichas de stock. El Parte queda archivado en Almacenes como constancia de la registración efectuada. Costos al recibir el original y el triplicado del Parte habrá de cerrar la orden de producción a la que corresponden los productos terminados y valorizará ambas cop ias del Parte . El Original lo archiva con la orden y el triplicado lo env ía a Contabilidad Almacenes. Con Copia Contabilidad Almacenes da ingreso a los productos en el fichero de stock valorizado, calculando el nuevo precio promedio ponderado, si se sigue ese procesamiento. Efectuada la regístración archiva el comprobante como constancia. En algunas empresas se suele usar a Recepción como entrada previa de cualquier producto a los Almacenes. Si este es el caso, el sector productivo en vez de enviar las mercaderías directamente a Almacenes, las remitirá, con las copias de los Partes correspondientes a Recepción y allí se emitirá el correspondiente Parte de Recepción, tal cual como cuando se reciben productos de un prove edor.
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co mp rador, de la fo rma de financ iac ión que se conve nga, et c . Entre las más comun es. se pueden de sta car:
4.6.2 . Almace naje
tener el almacenaje de los p rod uc tos Las c aracte rístic as que debe t
terminados n o difiere de las indicadas pa ra los m ateri ales y Ol a erras primas.
4 .6.3.
Despacho de la mer caderí a
La salid a de la mer cader ía de Alm ac enes puede basarse en .1.
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L
e~ ~e~
mito o en u na copia de la No ta de Pedid o si es qu e A lmace nes
a ra
de produ cir los Par tes . . ' t a que se Cualq uiera sea el pro cedimien to que se Siga, p reviame n e b d la lid de la merc adería Alm acenes debe haber apro a o produzca Ia sa l a , . ibl N t de Pedido en lo qu e respecta al stock dísponi e. o a Cu ando se produce la salida de la me rcade rí a, la. mismaR será en. d b á co nform ar u na c op la de l erm t O, e l
tregal~~ s:r~;:P;1C~~~ ~~~~s c~~~
c ons tanci a de la m erc adería en treya-
que E base a esta copia del Rem ito , Aimacen es podrá desca rgar d a. n . t de stock merca de rías' de sp ach ad a.'i de su regis ro .
S.
as
VENT AS
5 . 1. CONCEPTO
La op eraci ón b ásica de Vent a comprende el conj un to de op.~ rac~~ realiza das para lograr la e najen aci ó n de ~n bie n . Es~a .operaclo n ~ an.e s . . 1 existe ncia de un b ien co me rc13hz able Y pro sica t iene co mo onge n I ~ de un activo líqui do o d e un a cuen ta a du ce co mo re sult ado e ing reso I taci de un T ambién puede in terpre tarse coma Ven ta a . a pres ación _ . . d o ello cons ti tuye la explot ación principa l del negocto. servicio cu an . . . b ásica de Ven ta aba rca tod as las op erac ion es que . I ado r hasta la La nperac ron van desde que se conviene la transacción co n e compr . ' e la en trega del b ien comerc ializad o y su registración en los líbr os de
co brar.
em presa. 5.2 . DIFERENTES FORMAS DE VENTA La Vent a pue de asumi r distintas formas. Ellas depende n d el tipo
a) Vent a por corredores En este caso , pe rson al de la emp resa sale a ofrecer el produ c to visit ando direc tame n te a los potenciales adquir entes. Esta for ma de Venta puede aba rcar un á rea geográfica res tringida, o extenderse por todo el país. b) Venta por corresponden cia o teléfono. En este caso los co mp radores form ulan el ped ido di rectamente al vend edo r, ya se a envia ndo su so licit ud po r correspo nde ncia o me diant e u na ll am ada te lefón ic a. Est e último procedim iento sue le ser ernplead o po r q uienes venden artícu lo s cu y a en trega deb e ser muy rápida. como en el caso de las d rogue rí as y labo ratorios.
e) Venta en saló n Se trata del caso en qu e el vendedor dispone de un saló n de vent as donde . gene ralmente , ex pone sus produc to s y se lleva a cab o la transacc ión . Pued e tratarse tanto de Ve nt as al po r may or o al me nudeo . d) Ven tas ex tra ord inarias Se trata de la Ve nta de algún bi en cuy a co me rcializac ió n no . con stituye la explo tación p rincipal del negocio. Así, p or ejem plo, cuando se vend e algún bie n que c on stitu ye un ac tivo fijo. tal c om o una _ máquina, un roda do } un inmueble, e tc . Por el carácter de transacción ex traordin aria, y dado qu e ge neralme nte alcanza valores mu y signific ativos , los proc e dimie nto s que se emple an en es ta fo rma de Ven ta, se
di ferenci an de los aplicables en una Venta normal. e) Expor tación Es el caso parti cular de Venta en el cual el com prado r reside en un país ex tranjero. Tambi én revis te caracterís tícas propias. Pued e se r qu e int ervengan interme diario s que facili ten la transac ción -rep resentan tes de ventas, Cáma ras de industri a o come rcio , Co nsulados ex tranje ros o arge ntinos en el ex terio r, etc.- Además, dependiendo de las reglam en taci on es vigen te s en materia de c omercio e xt eri or, pu ed e ocurrir que se deban h acer prese n ta ciones ante organismos oficiales para ob tener la autoriz ació n de la expo rtación . Tam bién será necesario cump lir
con las disp osicio nes que est ablece la Dirección Nacional de Adu anas para llevar a cabo la salida de los prod uctos hacia el ex terior.
5.3 . CONTABILIZACION DE LAS VENTA S En la op eració n básica de Ve n tas, la co ntab ilid ad se en carga
de
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crédito o débit o a una cue nt a resultad o, cuyo nombre puede serResult ado Bruto de Explotaci ón. Esta cuenta ya expresa el resultado bruto de las oper aciones efectuada s, es decir el valor de las Ven tas realizadas con la dedu cción de su correspondiente costo. En la segunda alternativa - en la que se u san las cuent as Ventas y Compras-, el débito o crédito que debe hacerse a Mercaderías para ajus tarla al inventario final, tendrá como co ntrapartida a la cuenta Costo de Mercaderí as Vendidas. Adem ás, se deberá cancelar la cuenta Compras debit ando la cuenta Cost o de Mercaderí as Vendid as. En este caso el result ado bruto se ob tiene restando del saldo -de Ven tas, el saldo que arroja Costo de _ Mercad erías Vendidas.
registrar la operación por la cual se t ransfiere el bie n vendido o se presta el servicio con tratado. . al tiemp o que ingresa a la empresa un
activo líquido o un derecho a cobrar. Con respecto a la det enn inación del. momento en el que se produce la tianslerencia de la propied ad del bien vendido , es valido todo lo exp resado al tra tar el mismo tem a en la operación básica de Compra. Si no se tratara de casos excepcionales, debe en tende rse qu ~ la transferencia se perfec cio na en el moment o en que las mercadenas son entregadas al com prador y éste las acept a. Es~ se r í~. ento nces, el momento en el cu al la con tabilidad produce la registraci ón. Si ·10 que se vende son servicios, la registración suele efec tuarse cuando los mism os se han prestado y fueron acep tados por el contratante . Sin embargo, cuando la prestación de servicios c ubre un períod o prolong ado de tiemp o , se suelen cstab lec~ r . co rtes p e~16dIcOS -gene,ralment e mensuales- y conta bilizar los servICIOS prestados en ese peno-
2 ) Si se lleva inventario perma nente, y por t al razón se Conoce el
cos to de los produc tos que se venden, el crédito se hace en la cuen ta
do.
En e l mome nto de registrar la comercializació n de un bi e~ , s~ habrá de debitar, por el precio de Venta pactad? , la cue nta que ind ique el tipo de activo qu e ingresa a la empresa. Caja, Bancos, o alguna SUTIllar si la Cobranza se prod uce en el moment o de en tregar el bien. Deudo res po r Ventas, Documentos a Co brar, etc ., si la Venta será cobrada con postcr iorid ad. Co n respecto a la cuen ta a acreditar, pueden seguirse diferent es ~ temperamentos : 1) Sí no se lleva inven tario pennanente, y en c onse~uen c ia no se conoce el costo de los pr od uctos vendidos, pue de acredi tarse la cuen ta Mercaderías po r el valor de la Ven ta realizada. En este caso, durant e el ejercicio, el saldo de Mercaderías no se r~ significativo ya que los bienes se debitan por el precio de adqUISIC Ión Y se acreditan al p:e clO de realización . Al efec tuar las contabilizaciones en valo res h eteroge~e os~ el saldo de Mercaderías no representa el activo de bienes de camb io ni el resultado de la negociación de los prod uctos. Otra alternativa co nsiste en acreditar la cuen ta Ventas. En este caso la adquisición de mercaderías debería ?ebitarse d~ la cuenta Compras. De es ta mane ra, la cuenta . M~rc ade n as reflejarla. durante el ejercicio el saldo inicial de inventan o , dado que en la mism a no se co ntabiliza ninguna operació n hasta el fin del período . . . . En uno u otro caso, para det erminar el resultado del ejerCICIO d~ berá practicarse un invent ario físico pa~a estab lecer el valor de las eXIStencias en ese mo mento y , medi ante asientes de ajuste, .llevar ~l saldo de la cuenta mercaderías al valo r result ante del [nven tar ic realizado, En la primera alterna tiva la contrapartid a del débito o crédito necesan o para que Merc aderías ' alcance el valor de la existencia final, será un
......
.,
Ventas. Al mismo tiem po se debit a, por el valor de costo de los bienes vend ido s, la cuenta Costo de Mercaderías Vendidas con crédito a Mercaderías. Este último asient o permit e actualizar el saldo de Mercaderías, dando de baja a los produc tos que salen del inventario, y al mismo tiempo ir acumul ando lo s cos tos de Jos productos comercializados. Este proced imie nto evita la necesidad de realizar un inventario f fsico al finalizar el ejercicio, ya que en todo moment o el saldo de Mercaderías está indicand o la exis tencia de ese activo valuado al precio de costo . Esto se logra ya qu e los créditos y débit os a la cuen ta Mercaderías se hacen por valores homogéneos; valores de costos en ambos c asos. Otra ventaja de este procedimiento está en que, en todo momento es po sible reconocer el resultado bruto de la explot ación. El inconvenient e que presenta es que requiere un invent ario permanen te, el que no en todos los casos es factible de justificar en virtu d al costo que pue de deman dar y a las dificultade s prácticas que puede ocasionar su implementación y mantenimiento. . Cualqui era sea el procedimien to de con tabilización que se siga. es posible que se debite una cuen ta de resultados como Bonificaciones Concedidas , por el impo rte de los descuentos que se otoraan a los clientes po r Comp ras en cantidad. Este débito ha rá dis minui r el importe por el que se co ntabiliza Caja, Bancos, Deudores po r Venta s o Documentos a Cobrar. Si lo que se com ercializa so n servicios, el débi to también se hará a. alguna cue nta de l acti vo, tal como Caja, Bancos , Deudores por Serv íCIOS, Documen tos a Cobrar, etc. El crédito se habrá de con tabilizar en una cuenta de result ado .positivo cuy a. denominació n podrí a ser: Servicios Prestados. Servicios a Terceros, o alguna por el estilo. Todas es tas transacciones - tanto para la Venta de bienes o servicios- se registrarán también en las subcuentas de los ficheros afect a-
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dos. Si la Ven ta se cobrara con posterioridad, se le debe debi tar la m isma al deud o r en el fich ero de Deudo res po r Ven ta, Deu dores por Servici os o Docum en to s a Cobrar. Si se lleva inven tario permanen t e, se debe ac redit ar las mercad e rías vend idas en las su bc uen tas correspondien tes de l fichero d e sto ck; tanto en el valo rizad o que sue le llevar Co n tabil idad Almace nes, co mo en el de ca n tida des so lam.e n te, que lleva Alm ae s Además si se han p revisto cue ntas analíti cas para Vent as y CosVend idas - por lí nea o familia de produ ct os- también se h arán las registraciones pe rtinen tes en las subcuentas qu e correspon dan .
suma de estos tre s valo res habrá de ind icar cual será el impo rt e qu e alcanzará la deuda si la Ven ta se ap rueb a. Este im po r te será el q ue debe co nside rar ten iendo en cue nta la infonn ació n que se dispo ne del cl ien te ; su sit uació n p atrim oni al, econó mica y financi era; la fo rma cómo cum plió las ob lig acio ne s anteriores; las re fe renci as bancarias, COmerciales o d e agenci as espe cializ adas, qu e se hayan o btenido so bre el cliente; las garant ías que éste o frec e, e tc. En base a esos eleme n tos se medirá el riesgo q ue imp lica la ap rob ación de l pe dido, y en consecuencia se hab rá de decidi r si la Venta se aprueba o n o. Result a m ás acon sej able que para cada cl iente se establezca un acue rdo o límite de de uda . De es ta manera el anális is indic ado an teriormen te só lo será he ch o cuan do se es tablezca el acue rdo o cuand o el _ mi sm o se debe ren ovar o am pli ar. De es ta m aner a, cu ando la No ta de Ped id o co rresp on de a un cliente q ue ya tiene un lím i te es tab lec ido, sólo será ne cesario verificar si la su ma de la deu da actual, más las Notas de Ped idos ya apro bad as pero aún no de bit adas en la cue n ta del cliente , más el. impo rt e de la No ta de Pedido so bre la q ue se debe decidir, resulta men or o mayor que e l lími te o torgado . Si es men o r, la No ta de Pedi d o resul ta ap roba da. Si es ma yor, un funcionario de Créd it os podría rec on side rar el lím ite co nce dido o bien rechaz ar la Venta. Co n respe c to a quien debe efe c tuar este co n trol, si to do s los cl ientes tienen un lím ite o torgado , pueden presen tarse dos alte rna tivas:
'l~n~e' Mercade~ías
5.4 . EL CO NT RO L INT ER NO EN L AS YE NT AS Entre las no rmas de con trol iJ~tern o , cuy a'apl,ic ació n se recomienda en la ope rac ió n básica de Ve ntas, so n de m en c ionar las sigui en tes :
a) Separación de funcio nes . Es un a no rma b ásic a que es tablece q ue qu ien re aliz a la Vent a no deb e ten er acceso a los regis tros dé stoc k y de saldos de clien tes. Ello se de be a que quien re aliza u na o pe raci ón tenga acces o al elem ento qu e co ntro la su act ivid ad . " , . Ven tas tam bién d eb e es t ~ se parada de qm e,n auto: lza ",el cre ~~~~al client e . Esta norma proc ura evita r que por el a~a ~ de vend . . r, se, ' gucn [1 co nce de r créditos a clien tes c uy a cobrabilidad resulta muy nesi;:,
de ga sa. Por último tam bi én es rec om enda ble qu e V en t as es teé se pa nda ~ . Fac tu ració n. De' esta m ane ra es fact ible re.alizar u n c~ ntrol e n tre los precios que Ve ntas asigna al valorizar la No ta de Pedido, y los que Fac turación ap lica al co n feccio nar la Factur~ . ES,te co nt rol pue de I ~x ten derse al c o tejo e n tre la Factu ra y la Co tizaci ón, Sl es que el e lente hab ía solici tado p revi am en te un presup uest o . b) Apro bac ió n de la Yen ta U a Venta fina nc iada no de be efec tivizarse has ta tanto n? se haya 13 m isma , en lo que hace al crédito , por un funcio naria respo nsable , . Pu ed e oc unir q ue no se fijen lími tes d e acue rdo para los . c1~en tes , coda Nota de Ped ido deb e tomarse u na de ci si ón en en cuyo caso para " C ' d' d b tom ar la Créditos. En es te caso el fu ncionario de re itos qu e e e de cisión d eberá co noce r el saldo d e de uda de l clien te , el Im porte qu : re resentan las No tas de Pedido s ya ap robadas por ese cliente ~ q u , aún no han sido contabilizadas en su cue n ta p or h allarse en de despac ho, y el IDlpO rt e de la No ta d e Ped ido que requ iere decisi ón. La ·
tlPr~bado
tr~mlte
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1) La verificación puede ser e fec tuada po r Créditos. El in conveniente qu e tien e esta alternativa cons is te en qu e para tod a No ta de Pedict o , sin e xcep ción , Créditos de be requerir informaci ón a CLl~n tJS Corrientes pues ésta es q uien lle va el estado ac tu alizado del cliente - Deuda actua l y Notas de Pedidos aprob adas y no debi t ad as-. Adem ás, cada Venta que re sulta aprobada implic a una comu nica ció n ele Crédi tos a Cue n tas Corrien te s pa ra qu e se ac tualice el imp o rt e de No tas de Pedido apro bad as y no de bitadas, T od o esto implica un a co rrien te co n tinua de in formación , que en algunos casos -para evitar dem o ras- se _ sue le hac er en form a o ral y en co nsecuenc ia pue de ocasionar erro res po r falt a de c on trol. La ven taja de es ta alte rnativa radica fundame ntalmente en qu e h ay un so lo sec to r - Créditos- que ap ru eb a to da s las No tas d e Pedid o en lo que h ace a la deuda del clie nte Tamb ién puede mencion arse COm o ven taja, q ue en e l caso que el lím ite o torgado sea insu ficie nte para au to rizar la Vent a, la do cum en tació n ya es tá en Créd i tos p ara q ue tome la dec isión q ue se aparte de l prog ram a es tablecid o. 2) El co n trol p uede ser efe ct u ado por Cuentas Corrien tes y sólo en el caso que co n la No ta de Pedido e n cuestión se excediera el margen conced ido al cl iente, la m ism a es pasada a Créditos pa ra que allí se tome la dec isión . Para q ue el con trol pueda ser efectuad o en Cuent as Co-
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rrientes, és ta de be co noce r los límites co ncedidos a cada client e. La ventaja fund amen tal de esta alte rna tiva está dad a po r el hech o de que al pro gram ar la d ecisión de apro bació n de la Nota de Pedido, dismin uye n en form a mu y notoria las comu nic ac ion es que de ben circular en -
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tre Crédi to y Cuentas Cor rientes Solo hará falt a que cad a vez que Cré dit os conce de un margen , lo modifica, o lo deja sin efect o, se produ zca la co municación a Cuen tas Corrien te s quien lo podrá asentar en la subcu en ta del client e. También sera necesario informar a Cuen tas Corrien tes las Notas de Pedido qu e Créditos apru eba a p esar de que el lí-
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mite acord ado ya estaba utilizado .
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De cualqu ier manera los casos que ocas ionan es tas com u nicaciones no so n frecuentes, pu es lo normal de ber ía se r qu e el ped ido se form ule den tro del margen asignado al clien te. El incon ven ient e que
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puede menci on arse en es te caso, ser ía qu e h abrí a d os se cto res que pu e-
den estar con cediendo el acu erd o a la Nota de Pedido. Sin embargo ello no implica qu e Créditos pierda el con tr ol de est a fun ción , ya que . Cuentas Corrient es sólo estar ía ejecu tando las dec isiones que adop te Crédit os al fijar el lí m ite de acu erd o para c ada c1ientc . Cualquiera sea la alt ern ativa qu e se adopte - au torizac ió n d ad a por Créditos o por Cuen tas Corrientes- se de be tener en cuenta que si algu na Nota de Pedido, que en pr inc ipio fue aprobada, lu ego n o se pu ede cumplir -por falt a de stoc k , po r ejemplo - , se deberá cursar un a comun icación a Cuentas Corrientes para que ésta desc argue el import e asentado com o Notas de Pedi do aprobadas y no debitadas. También, en cualquiera de ambas alternativas, será necesario que la Nota de Pedid o cuya aprobación se requiere , venga valo rizada por Ve ntas. c) Con cesión de bon ifica cion es. Toda bo nificac ión que se conc eda a los clien te s po r Com pras en can tid ad debe rá est ar per fectame n te au to rizada por los funcio nari os que ten gan la atribució n necesaria para oto rgar tal bene ficio al cliente. Es convenien te qu e se fijen límit es de atribució n para los distin tos niveles jerárquicos qu e p ued en interven ir en la decisión. Así , po r eje mplo , el vendedo r o corredor podrá aplicar di rect am ente un de terminado porce ntaje de bonificación, si la ven ta requerid a oscila entre dos m on to s
de terminado s. El Jefe de V en tas podrá aplicar o tro procentaj e cuando el monto qu e represent e el pedido de l cliente exceda en el in tervalo establecido p ara el vendedor. Cu alqu ier o tra boni fic ación que no esté ind icada en las at ribu cio nes del Vended or y/o de l J efe de Ventas, d eberá ser resuelta por el Geren te Comercial. d) Docurrien tación que respalda la circu lació n de productos. To do el fluj o de product os (de Alma cenes a Despacho; de Des-
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63 pach o al repa rtidor y de éste al cliente), debe estar amparado por un com proban te que será firmad o p or qui en recib e la mercad ería en cada c aso .
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Este comproban te servirá para qu e se documen te la respon sabili_
d~d de l receptor de los product os, a la vez qu e libera de esa resp onsabilídad a qUIen lo s ent rega. Obviam ente, el compro bante q ue se util ice, debe indi car con to tal claridad el tipo y la can tidad de bien es ue se tran sfieren d e un resp onsabl e a o tro. q
e) Num era ción de los comprob an tes . . . Es muy reco men dab le que todos los co mprobantes básicos que se utilicen en la Venta-Not a de Pedido Re it F . , mIO ) aetura e tc -vengan prenumerados de Imprenta. Esta numeración perm ite un ' .: . ' m ejor segurm' t d t dI len o e o as as cpe rac rones y en consecuencia un más acabado con trol so bre las mismas. f) Valorización de los pr ecios de Vent a y de cos to.
Un o . de los aspec tos más riesgos os de la ope ración básica d Ven ta , consis te en la valorización de los produ ctos tanto e l e ha ce al pr.ecio de .venta para la facturació n, o al d~ cost o p~rao la ie~~ carga del mvent an o -si se lleva inven tario permanent eEl riesgo se origina en el hec ho de que en am bos casos la fue t a la q:le se debe recur rir para asigna r los valores es única y se trat~ e tamb ién en am bos casos, de u na tabla de referencia . En el caso de ios pr ecios de venta se requiere co nsultar ..1 un a lista de precios E J so del valor de cos to , la consulta se hará al elemen to d ond ~ sen ll:v~a~1 valor unit ario de cada. artíc ulo en stoc k . En es te últi I lITI O caso, generalm en te esos datos se In c luY~ 11 COmo in fo rm ac i ón de referen cia en la mis~ a subcu en ta dond : ~e reg istra la ex istencia valorizad a de los produc tos . a mo la fue,nt e es uruca ~ pe sar de qu e se o to rgan duplic ados de la . 115ta d~ precIO~J. de cualq uier manera sigue siendo la misma fue nte no es po sl~ le habili tar un contro l por oposición o autom ático para valor iz aci ón . A lo su mo es dab le estab lecer un control direct o qu e consiste e n que dos o má s personas hagan lo mismo y luego se comparen Jos resultados de ambas operaciones de valorización para verificar la exa ct itud
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Si se ,;stablec en incorr ec tamen te los precios de 'le nta la co nsecU~Z:CIa está ?a.d~ en un a e rrónea facturación al cliente , 1~ que puede ocasIOnar . perJUICIOS económicos a la empresa. Si no se estable ce un con trol d l~ecto para de tectar estos erro res solo cabría esperar qu e u na equ rvocac io n de es ta na turalez a sea adv ertid a por el clie nte y que és te ta dhaga saber a la e mpresa, o que se descub ra si se realiza algún proce urnc n to de aud itoría pos terior. Si el error está en la a plicación de los valo res de costo, la ce nse-
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64 cuencia será una incorre c ta determ inación de resultados de explo tación y co nsecue n teme nte un error en la valorización de lo s artí cu los que quedan en inventario . Si aquí no se estab lecen pro ced im ien tos de con troles directos, el erro r so lo podrí a surgir si se real iza una aud ito ría
posteri or qu e apliqu e co ntro les direc tos. Dados estos riesgo s, a veces resulta convenien te inclu ir controles directos, es decir, com plicar los procedimient os haciendo que una o peraci6n - la de valorizadón - sea efe c tuada dos veces por personas distintas para com parar los resultad os alcanz ados en am bas oper acio nes . En el caso de los precio s de ven ta, d ado qu e el corred or o Ve n-
tas deb en valor izar la Not a de Pedid o antes qu e ésta sea apro bada po r Créd itos o Cue ntas Corri en tes, lo má s sim ple sería que al efectua rse la facturación se tomaran los pr ecios ya insertos en la Not a de Pedid o. Sin embargo así no existiria ningún control en la valori zación . Si se pre tende es tablece r un con tro l direct o , pu ede dispo nerse que F acturació n no reciba la Nota de Pedido o bien la reciba en un ejem plar no valorizad o y qu e de ba recurrir tam bién a la lista de precios para produc ir Ja va lo ri zaci ón. De es ta mane ra algu ien debería , po sterio rme nte . confron tar los to tales de la Factura co n los de la Nota de Pedido qu e correspo nda a la m isma. Ot ra alternat iva para de sarrollar el m ismo co n trol consis tirí a en que Factura ción tomara como co rrec tos los impor tes insertos en la Nota de Pedido y que en base a lo s mism os prod uzca la Fact ura. Luego otr o sec to r ajeno a Vent as y Fac turació n deb erí a contro lar, co n la lista de precio s vigen te , qu e los valo res que figuran en la f act ura so n correcto s. En el caso de los costos, e l cont rol se puede co mp lic ar aún más. Si se trabajara con costos standards el co nt rol po dria ser similar al de la factur ació n; bastaría que do s perso nas valo rizaran e l Remito a partir de un
listado de cost os standa rds y lu ego se co n fr o ntarán los resultados. Pero si se trabaja co n cos tos históric o s re ates , difícilm ente ex istan do s fuent es que tengan la mism a informac ió n , dado qu e lo s valo res de cos tos se pueden modificar co n mu ch a frec ue ncia y que en co nsecu enci a esos listados quedarían rápidam en te desactualiznd os. En es to s caso s se suele llevar e l costo unitario en la misma subcu enta donde se regist ra la e xi stencia valo riz ud a de lo s prod uc to s en stoc k. Así , cada vez q ue el co sto u n íta rio se mo difica, la act ualizació n se efect úa en un so lo lugar. En es te caso aún, pueden present arse do s situac io nes disti n tas. Si la valuac ió n se hace a Precio Promedio Po nderad o , la valorizació n de l costo de los pr o-
duct os vend idos es rela tivam ente sencilla. Bastaría mu lti plicar el cos t o uni tario asignado al prod uc to por la cantidad vendi da , ya que en este caso el precio del produ cto sólo se alt era co n el in greso de n uevos productos al invent ario . En ca mbio si se utiliza el pro ce dimie nto de
UFO, P IFO u ot ro simila r, la cosa se com plica mucho más ya qu e
6S pue de ocurrir qu e las unid ad es vend idas deban ser descar gad as d e inven tario en lo tes de distinta valu ación. Esto 'implica que se debe tener especial cu idado ya que la ope ración de valorización es m ucho más eng orro sa.
Cualqu ier a sea el procedimien to que se siga para valo rizar el inven tario , el con trol directo de be c onsistir en que la operació n de valuación se realice do s veces - tal vez partiendo de la m isma fuen te- po r dos pe rson as d isti ntas y luego se puedan comp arar los resultad os. Una altern ativa consis tirí a en que un sect or de Con tabilida d Almacenes valorice el Remi to, mientras que quien efec túa lo s créditos a las su bcuen tas haga lo propio an tes de efect uar las registracion es. Una vez realizadas ambas valua cion es se cont rol an los to tales y una vez
conformes se p roducen las regist raciones. Ot ra alt ern ativa está d ad a por el hecho de que la Con tab ilidad Almacenes valori ce un a cop ia del Remito y efec túe los cré ditos a las subcue n tas. Por o tro lado o tro secto r - que podría ser Cuentas a Pagarvalori za, a partir de l mism o fichero, otra copia del Remito . Cu and o Co nta bilidad A lmace nes concluye las registracio nes e infama lo s to tales a Cuen tas a Pagar para que és ta realice l a co ntab ilización en la con-
tabilidad . cen tral, Cuentas a Pagar con trola los to tales inform ados po r Conta bilid ad Almac ene s con los que ell a obtuvo po r la valorización que y a hab í a e fec tuado. En este caso , cualquier error es desc ubierto en Cuen tas a Pagar. T anto para el con tro l de lo s precio s de ven ta co mo de Jos valores de cos to , pueden segu irse o tras altern ativas dis tin tas a las enu nci adas o
evita r los controles pa ra no du plicar el trab ajo a pesa r de los riesgos que se co rren, pro bablem en te se simpli ficarían en for ma conside rable los proced imien to s si se dispu siera de equ ipos de procesamien to de datos que pudi eran ser program ado s de tal manera que pe rm itan e fectuar los co n tro les. Po r ejem plo, si los equipos tuvieran una mem o ria que perm itiera tener registrados los precios de ven ta y lo s valores de co sto para tod os los artí cul o s, la val o riz aci ón la produci ría d irec tarne n-
te el proceso . Unic amen te se debería con tro lar qu e el có digo de la mercadería vendida y la can tidad de la misma , se han ingresado en fo rma
correc ta. Además queda r ía lat ente la posibilidad que hu biese err or en las listas de pre cios que tien e almacenada, pero ese riesgo tam bién se co rre con las que es tán impresas para la co nsulta oc ular. En ambos casos es conveniente revisar COn c ierta frecuencia si las lis tas de precios
qu e se utilizan están debid am en te ac tualiz adas. g) Consistencia en tre las cant id ades y ar tícu los en tregados y fact urados. Un erro r que puede presen tarse con siste en que exis ta una divergencia entre las regis tracion es e fec tuadas en Almacenes, Co n tabilidad Almacenes y
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66 la facturación, en lo que hace al tipo de artículo o a la cantidad del mismo . Para realizar las registracion es en Almacenes y en Contabilidad Almacenes, se usa como comprobante básico el Remito que ampara la salida de mercaderías Puede ocurrir que en algunos de los sectores omitan efectuar una registració n, o bien le impu ten a una subcuenta distinta o exista un error en la cantidad tomada. Estos posibles errores pueden ser detectados con diferen tes procedimientos de control. Una alte rnativa puede consistir en que cuando Almacenes realiza sus regístraciones , anote en una columna adicional la exis tenc ia que queda en la subcuenta una vez efectuado el pase. Ese Remito llegaría a Contabilidad Almacenes, quien luego de efectuar sus registraciones habrá de controlar el saldo de artícu los que quede n en sus subc uen tas, con los indicados en el Remito. Cualquier error de imputación o d e cantidad tomada puede ser descubie r to por Con tabilidad Almacenes. Los inconvenientes que presenta este procedimiento son los siguientes: En primer lugar es conveniente que Contabilidad Almacenes rea lice la registración en base al original del Remito -el que está firmado por el" cliente - ya que ese ejemplar es el que ampa ra la entrega efectiva de la mercadería. Si esa fuera la copia qu e se utiliza, sería necesario en ella producir la anotación del saldo de Almacenes Juego del pase: pero no existe razón alguna para que el cliente se entere - al firmar el original - de esa situación interna de la empresa. Por otro lado po dría demorarse la entrega ya que Almacenes debería efec tuar sus registraciones antes de entregar la mercadería y el Remito, con la anotación ya hecha, a Despacho pa ra su distrib uc ión. Si la anotación se hace sobre otro elemento - por ejemplo otra copia del Remito-,Contabilidad Almacenes registrará a partir de l original de l Rem i to y controlaría con elemento, lo que complica el procedimiento. Además, .se-:í a necesario que - cualquiera sea el doc umento ut ilizado pa ra comunic~r la existencia que quede en Almacenes- Con tabilidad Almacenes registre las transacciones en el mismo orden en que lo hizo Almacenes, dado que si así no se hace, un producto que aparece en varios ~emitos ~~n~ drá destinados saldos de existencia luego de cada pase y SI Contabilidad Almacenes no regist ra en la misma secuencia los saldos obtenidos luego de cada registración, seguramente no van a coincidir. Todo esto, sin tener en cue nta los pos ibles erro res de transcripción de saldos cuan do Almacenes los anota en los co mproban tes que se util icen para el control. Otra alternativa co nsiste en que, cuando se co nfecciona el Remito , se anoten al pie la suma de los números de ar ticulos y can tidades inscriptas en el mismo. Si así se procede , cuando Almacenes Y Contabi lida d Alm ac en es realizan las registraciones debería n sumar en el subdiario qu e u tilizan , los tot ales de nú mero de ar tícu los y cantidades que
67 inscribieron en las registraciones real izadas . De esta manera es factib le contro lar en cada sector qu e la suma obtenida al pie del Subdiario coincide con la suma inserta al pie de todos los Remitas registrados. Este control, en principio, garantiza que se h an tomado correctamente los números de artículos y las cant idades de l Remito . El incon venien te podría estar dado en el hecho de que el Remito se hubiese anotado incorrectamente el nú mero de artículo. Sin emb argo ello es fácil d e co ntroJar , pues además del número de artículo habrá de figu rar la designació n del mismo . Solo será necesario que, tan to en Almacenes como en Contabilidad Almacenes, quien efectúa la regístración y selecciona la subcuenta por el núme ro de artículo. constate antes de efectuar el pase que la designación de la mercadería indicada en el Remito coincide con la de la Subcuenta seleccionada. Con respecto a la designación y a la cantidad inscripta en el Remito, debe considerarse como correcta, pues el mismo ha sido confirmado por el cliente que recibió el producto. El único tipo de error que quedaría sin descubrir con este procedimiento, es el que se produce cuando se toman erróneamente las cantidades de por lo menos dos artículos, pero de forma tal que esos errores se compensan entre sí. Sin embargo, la probabilidad de que esta combinación se produzca es relativamente baja. Otra alternativa estaría dada por un chequeo periódico ent re los saldos de Contabilidad Almacenes y Almacenes. Este control puede ser efectivo como complemento de alguno de los an te riores, pero el inconvenien te que tie ne usarlo como único control consiste en que los errores pueden ser descubie rtos con bastante posterioridad a su producción y en consecuencia resultará dificultosa la determinación de la causa que 10 originó. Con respecto a los errores que se pueden cometer en la facturación con relación a la cantidad de mercadería fact urada y al tipo de la misma, se pue den seguir los siguientes procedimientos de con trol, En principio, para estar seguro que se está factura.ndo Jo realmen te vend ido, sería conveniente que la Factura se haga a partir de un ejemplar de Rem ito, ya que en éste figura la mercadería que realmente fue entregada al comprador. Sin embargo también podría efectuarse la facturac ió n a p artir de una copio de la Nota de Pedido, pe ro en este caso alguien tendr ía que co ntrolar la coincidencia entre la Nota de Pedido y el Remito , p ara evitar que se facture algo distin to a lo entregado al cliente . Si para el control de registración entre Almacenes y Contabilidad Almacenes, se procedió a obtener sumas de control al pie del Remito, se puede seguir igual temperamento con la Factura y de esa mane ra co ntrolar los totales incluidos al pie de cada uno de esos documentos.
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Tam bién es posible qu e la coinc idencia de art ícu lo y cantidad, se h aga sólo en tr e el Rem ito y la No ta de Ped ido, y q u e la Fa ctu ra se con tr ole por imp ort e to tal co n la No ta d e Pedid o val orizad a. De
cuadrup licad o q u eda e n el talon ario del corred or p ara su co nt ro l. Cu and o Ve ntas re cibe las dos cop ias, habrá de valorizarl as a p artir de un listad o de precios de Ven t as, si es que ya no la habra valo rizado el corredo r. Además d ebe co n tro lar que el pe d ido se hay a formu lado dent ro de las co nd icio nes d e Ventas au tori zadas -Torrn a de pago , bon ifica ciones, p lazo d e en trega, e tc -o Efectu ad o el co n tro l h ab rá de
es t a manera se o bte nd rí a un bue n cont rol e n tre lo s tres ele me n to s.' Ex ist en otros procedimientos de c o nt rol qu e pued e n ser más o meno s e fec tivos qu e lo s enunc iados y que pue de n ocasion ar dis tin ta inte nsid ad de trabajo, En cad a ca so par ticul ar se rá ne cesario medir el riesgo que se co rre an te la ca rencia de co n tro l, y en co nsecue nc ia al m ismo , es tab lecer la verifi caci ón que result e aconsejable para redu cir lo s riesgo s, sin qu e a la ve z se en to rpezc an no t ablem ente lo s p roc edimie nto s administra tivo s .
inicialar am bos ej em plare s. El o rigi nal se envía a Cuentas Co rrientes o a Créd it o s para su apro baci ó n y e l triplic ado se archiva en V entas com o in fo rm aci ó n es tadís ti ca .
5.5 .2 . A pr obació n de l ped ido Si c ada cliente tien e un lím it e asignado y se resue lve qu e el co ntrol de crédito s lo realice Cu entas Co rrien tes, cuan do éste re c ib a el o -
5.5 . VE NTA CO N FACTURAC10N
En es te tipo de operación básica, pueden distinguirse las siguientes eta pas: al form ulación del pedid o . b) apro bación de l pedi do .
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el de spa ch o d e la m er cad e ría . d l fact urac ió n. e) regist rac i ón.
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rigin al d e la Nota d e Pedido h abrá de con trol ar que la sum a del valor to tal d e la mism a, más el saldo de de u da d el clie n te , más las Not as de pedido y a aprob adas pero aún no deb itad as, no exced e el lím ite acordad o . Si asf oc urre, la No ta de Ped id o resultar '; ap robada . En consecue ncia se h ab rá de registra r tal sit u ació n en el tot al de Notas de Pedidos ap rob ad as y no debit ad as que se lle va pa ra cad a cliente. Ad em ás se inscri be so b re la No ta d e Pedi d o la ap ro bació n y se pas a el co mp robante a Almacenes . Si en cam bio , el im porte ele la Nota de Ped ido más la d eud a actua l y la p endie nte de co n tabi liz aci ón, dan una suma su perio r al límite o to rgad o , Cue n tas Corrien tes no podrá aprobar la transacció n . H abrá de
5.5. 1. Fo rmul ació n del pedido Tant o e n el c aso que el co rredor v is ite al -clien te , o que es te fo rmu le su so lici tud por co rrespondenci a, pO I tel éfo no o pre se n tándo se di-
rec tam ente en la em presa , re sult a recomend able que el pedido qu ede d ocum e ntad o de un a ma neen un iforme. P ara e llo se util iza la Not a de Pe-
inscribir so b re la No ta de Pedid o el impo rt e de la deud a actual y el importe d e las No tas de Pedid o apro ba das y no co ntabiliza das aún . La No ta d e Ped id o es pa sada a Crédit os p ara su dec isión . En C rédit os -que ya te n d r á el im po rte del limi te para el c1 ien te se h ab rá d e dec id ir si a pesar de exce de rse en la deud a, el p edido es ap ro bado o no . Si la Ven ta no se ap rueba, la No ta de Pedid o se env ía
did o .
a Vent as para que tome no ta del rechazo y en c onsecuencia haga 13
Si el pedi d o es levantado p o r el corredo r , éste puede confeccion ar la Not a de Ped ido . Si el pedi do llega po r otra vía , e n Ven tas ten el ria qu e transcribirse la so licitud en la No ta ele Ped id o . La Not a d e Pedido habitualmente co n tien e los d at o s elel cliente , el
co m u nicac ió n al cli ent e. Si el ped ido se ap ru e ba, Cré d itos anot ar é tal circ uns tan cia so bre el origina l ele la Nota de Pedido y la m ism a es de-
vuelta a Cuentas Com en tes .
domic ilio dond e se debe efectuar la en trega . la descri pci ó n y ca ntidad
En Cue n tas Corrientes anotarán el pedido apro bad o en el total de No tas d e Ped id o s aprobadas y n o contabilizadas y la No ta de Ped id o
de la mer cad e rí a so licitada , los datos d el vendedor qu e ac t uó, la forma
se rem it e a Almacen es.
de pago so lici tada, etc .
Cua nd o Alm acenes recibe el origin al de la Nota de Pedi d o , h abrá de co n tro lar su s tock en el fich ero qu e lleva. Si no ha y ex iste ncia pa ra cu m p lir el p ed ido, ano tará tal situ ación en el original de la Nota de Pe did o y la mi sma se envía a Cuentas Co rrientes para q ue desc argue de
La Nota de Ped ido sue le se r co nfe ccionada por cua dru p l icado. El ori ginal -que puede o no estar firmad o p o r el cliente - y el tripli cado , son en viaelos a Ven tas. El duplica do se en trega o e nvía al cli ente: El
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t:
la tích a d el cl iente , la insc ri pción hech a co mo No ta d e Ped id o aprobada y no co n tabiliz ad a. Un a vez hecho esto, Cu en tas Corrien tes env ía la No ta d e Pedid o a Ven tas para que to me conocim ien to de la impo sib ilid ad de la Ven ta. Si no h ay d ifi cultad para cu m plir el pe dido, A lm acen es se habrá de dispone r a pre parar el en vío . R etira rá la mercadería necesaria de los estan tes o caj o nes y emi tirá el Remito . El Rem ito puede ser confeccio na do en cinc o ejem plares. Las mercaderías ju nt a me nte con lo s eje m plares d el Remito , son en viada s a Despach o .
5 .5 . 1. Despacho d e la mercad er ía Cuan d o Despacho recibe la Mercadería, habrá de co n t rolar la mi sma co n los Rem it a s. Firm ará el cu ad ruplicad o del Rem ito , da nd o su confo rm ida d y lo enviad a Alma ce nes. En base a esa copia , Almacenes har üla desc arga en el fichero de stoc k. Desp acho de berá org anizar la en tre ga . Para ello em it irá la Hoj a de Ruta pa ra el repart ido r. En la mism a se indica rá el cl ien te, el d omi cilio d onde se debe e fect uar la en trega , el número d e Rem ito co rres po nd ien te y la can tid ad d e bul to s o p aq ue tes po r Rem ito . En cada H oja de Ru ta se inclui rá todas las en t regas q ue deb e efec tuar un mi smo repartid or. E s dec ir qu e p uede inclui r vario s Remita s. La H oja d e Ruta pue d e ser co n fecc io nada por dup licado . Amb as co pias se en treg an al rep ar tid o r junta men te co n la m ercadería y el original y dupl ica do de los Rem it a s co n tenido s en la Hoja d e Rut a. El repartido r co n tro lará q oe lo s Rem itas recibido s so n to d os los que están inser tos en la H oja de Ru ta . Ade más, ver ificará q ue la mercad ería recibid a es la qu e se ind ica en cad a Remito . Sin em bargo, si no p ue de hacer ese co n t ro l pues la mer cader ía ya está em p ac ad a, debe rá co n t rolar que la can t idad de b ult os que recibe po r R em ito es la qu e figur a en la Hoja de Ru ta. Hech o s es tos co n t ro les d ará su co nfo rmid ad firman do el du p licad o de la Hoj a de Ru ta . El d upli cad o d e la Hoj a de Ru ta y el tri pli cad o y qui n tup licado del Rem ito qu edan tran sitoriame nte en Despach o . Cuan do e l repar tido r realiza la en t rega, so lici ta rá la firma de l o rigin al de l Remi to por par te de l cliente . El dup lic ad o d el Remito se lo dej a al clie n te j un t am en te con la mercad ería. Cualquier o bservac ió n la an otará en la H oja de Ru ta o Al finali zar su tarea, el repar tid o r entregará en D espach o los Remi tas firmad os por los cl ie nte s ju n tame n te co n la Hoj a de Ru ta . En
Despa ch o se co n t ro la q ue la en trega se hizo correc tame n te y que en todo s los casos está am parada por la firm a de q uien rec ibió la merc ader.ia. En tal circun stancia el re partidor qu eda libe rado de su responsabíIid ad y p or lo tanto se le d evuelve el du pli cado de la Hoj a de Ru ta don d e estaba su fi rma, para q ue él m ismo lo destru ya . Si even tualm en te alguna entrega no h ubie ra podid o realizarse. la mi sma se excl uy e en la H oj a de Rut a y q uedará en Despach o para que se inc lu ya en el repa rt o d el día siguie n te. A tal fln , es necesari o que en Desp ach o se tenga un d epósito co n llave u o tras medidas d e seguri d ad . para m anten er tr an sitoriam ente pro duc tos a en tregar. Los o riginales de lo s Remita s co rrespo ndien tes a las en tregas efectu adas, so n enviados a Con tabi lidad Almacen es con el original de la Hoj a de Ru ta . All í se controla que los Remi ta s incluidos en la Hoja de Ru ta co incid en co n los ent regad os por Desp ach o . Luego d e es te control Co n ta bil id ad Alma cenes firma el o riginal de la Hoj a de Ruta y lo devu elve a Despach o . De es ta manera Despa cho se liber a d e su respo nsabilidad, ya q ue le queda un a co nstancia que ha en t regad o los Remitas firmad os po r los clien tes , q ue co rresponden a las me rca d er ía s q ue op or tu namen te le en tregara Almacenes. Desp ach o hab rá de arc hivar definit ivam ente el o rigina l d e la Hoj a de Ru ta. El tri plicad o de l Remi to lo env ía a Facturación y el qui n tuplicado a Ven tas , para q ue co nozca q ue la en treg a se e fectuó, y lo adjun te a la No ta d e Ped id o que estaba e n su po de r.
5.5 .4.
F act uració n
Cuando F actu raci ón reci be el Remito , p roce de rá a valoriz arlo y co nfeccio na r las correspondien tes Fa c tu ras Si po r esa Ven ta corresp on de alguna bonific ación especia l, dis tin ta a las estableci d as en los casos norm ales, ya le tend rí a q ue h aber llegado u na co m unicació n al efecto de pod er inclui rla en la Factu ra. Esa com un icació n de bería es tar firmada po r el fu nci onario autorizado p ara co ncede r la bo nificació n. Las Facturas p uede n ser em itid as en tr iplicado. Una vez concl uid a la emi sión d e cada Fact ura, si al pie de l Remito figu ra la sum a d e número de artículo y can tida d , se de berá co nt ro lar q ue ese total coincid a con las mism as su m as ob teni das al pie de la Fact u ra. Un a vez fina lizad a la ermsio n de tod as las Fac turas se ob te nd rá el impo rte to t al de la Fa cturació n reali zada. Ese im porte será co m un icado a Co ntad u ría. Al mismo tiempo , Ventas o btendrá el total corr espondie nte a tod as las Notas de Ped ido de las cua les haya recibid o el q uintuplic ado d el Rem ito. Ese to ta l se r.í co municad ' tanb ién a Co ntad u ría.
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73 Co ntadu ría podrá en tonces verificar la co incidenc ia de ambos totales y descu br ir así cua lquie r errar en la facturación. Ver ificados los totales, in fo rma rá tal situació n a Fa cturación y re te ndrá esa cifra ap robada. para verifi car luego las registraciones de Cuen tas Corrient es. Cuando Factu ración recibe la co nfo rmidad de su tarea, envía el original de la Fa c tu ra al cliente; el duplicado a Cue ntas Co rrien tes y el triplicado a Cobranzas . En este últ imo sec to r se archiva la co pia recibida para iniciar po steriorm en te la gestión de cobro . El Rem ito que us6 Facturaci ón es archi vado en ese sec tor, como comprobante de su actividad .
5.6 . VEN TA AL CONTADO EN SALaN DE VENTAS En est a fo rm a de Ven ta se distingu en las siguien tes etap as: a) Venta b) Cob ranza c) Con trol y en tr ega de la mercade ría d) Registración
5.6 .1. Ven ta 5.5 .5 . Registraci ón En Contabilidad Almacenes se pro cede rá a valorizar - al co sto- el original del Remito y a efectuar los créditos en las subeue nt as afec tadas. Es co nveniente que por razones de con trol, es ta valorización sea verificad a po r ot ro em pleado dis tinto al q ue la e fectu ó. Una vez conclu ida la registraci ón, se obtendrán los tot ales acreditados y se co n feccio naní una minuta de con tabilidad por ese importe, la qu e es env iada a Co ntaduría. Con anterioridad, si al pie del Remi to se inclu yó sum a de número de articulo y d e can tidad , se verificará que la suma to ria de esos total es correspo ndientes a todos lo s Remi tas procesados , c oincide co n las sumas de lo s mism os con cept o s. co rrespo ndien tes a las registra cion es efec tua das. El original del Rem it o será archivado en Con tabilidad Alm acenes como co mp ro ban te de las registraciones e fect uadas . En Cue nt as Corrien tes, en base al du plica do de la Factura, se hab rán de rea lizar los débitos en "las subcuen t as de los clientes, a la vez q ue se descargará d e las mismas los imp ortes anotados como Pedidos aprobad os y no contabi liza do s. Por el impor te to tal de las registracio ne s efectuadas , habrá de c onfecci onar una minuta de con tab ilidad que h ará llegar a Contaduría. El d uplicad o de la F ac tura lo archivará como co m pro ban te de los déb itos e fec tuados. Cuando Contaduría reciba las minutas de co n tabilidad, pod rá co ntrolar la provenien te de Cuen tas Corriente s con el import e qu e le sirvió para verific ar la F acturació n . Con esas minutas de co ntab ilida d recibidas ha brá de confec cion ar los asientos correspondientes en la contabilid ad gene ral. Esas m inutas de con tabilidad, como tod as las que recibe Conta duría, serán archivad as en ese sec tor para ampa rar las registraciones efectuadas en la conta bilidad gene ral .
En est os casos el cliente es normalmen te atendido por el vendedor en el salón de ventas. Una vez que la Ven ta se efectiviza, el vendedor debe co nfeccion ar la No ta d e . Venta. Este co mpro bante pu ede ser emitid o por triplicad o y ~ ebe indic ar la cantidad y tipo de mercadería vendid a, el precio u nítan o y ~I to tal. Ademá s, tendrá la suma total de los p recio s to tales corresp~n ~l ent~ s a tod os lo s item s que se incluy en en la Nota de Venta . Este últim o imp orte es el que representa el total de la Venta y será el que el ve nded~ r ano tar á en su est ad íst ica de venta que es un a hoja res~me n que esta adher id a al talo nano . En algunos casos se pre fiere ernítir la No ta de "Ven ta po r cua d rup lic ado quedando la últ im a co pia adhetalonario del vended or. Es te cuadrup licado hana las veces de esn da. tad ís tícas de Vent as. La es tad íst ica de ven tas sirve tam bién para qu e el vend ed or co n tro le las co misio nes que le habrán de liquidar. El origina l y el du pli cad o se entregan al cliente p ara qu e abo ne su co mpra en la Caja. El triplicado es en tregado - p or el vend ed or- a Empaque Juntamente con la m ercadería vend ida , . ~~ convenien te que las No tas de Vent a estén prenume radas para po sib ilitar un co nt ro l má s est ricto del uso de esos documen tos Ademá s es co nvenien te que cada vendedor teng a su pro pio talona rio de Not~s. de Vent as, permitiénd ose de esa manera que cada tino se responsa. bilice p o r las Notas q ue em ite.
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...•
5 .6 .2 . Cob ranzas El clien te con los dos ej em plares de la No ta de Venta abo na rá en la Caja su compra. Es desacons ej able la prác tica - en algunos casos frecu en te - de que el clien te en tregue el dine ro al vendedo r y que éste lo lleve a Caja . Si así se pro cediera pod ría ocu rrir que en el ejempl ar q ue ~ued a par a el cliente se inscrib a un importe supe rio r que en el de Caja y de esa mane ra el ven ded or se apropie de la diferen cia .
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El clien te en tregar á a la Caj a los dos ejem plares de la No ta de Venta y el dinero. El c aje ro devolv erá el original de la No ta de Ven ta c on un sello de "PAGADO " , juntam ente co n el vue lto co rrespondiente . Es pr o bab le que el Caje ro realice la ver ifica ción aritmética del producto del p recio unita rio por la can tidad vendid a y de la suma de los precios to tales qu e co nform an el imp o rt e tot al de la No ta de Ven-
Sobre el original y el tri plicado de la No ta de Ven ta coloc ará Un sello de " ENTREGADO" y dar á el paque te correspondien te jun;a. mente con el ori ginal de la Nota de Ven ta. El triplicad o lo man tendr á en u n archivo tran sitori o. 5.6 .4 . Registración
ta. Ello se facil ita si c ue n ta con un a caja regis trado ra que pued a hacer esas operacio nes. Incl uso esas caj as p ueden ir totalizand o los importes
Al fin del d ía Empaque su mará el importe de todo s los tr iplica-
cob rados po r di stin as No tas d e Ven t a y ha s ta ir im pu tándol o a distintos co ncep tos - por tipo de artí culo , po r depar tamento, etc- o Si se
dos de las N o tas de Ven ta y lo s remitir á, junt amente co n esa suma
a Cont abilid ad Almacenes, si se lleva inventario pe rmanen t e. . En Con lab ilidad Almacenes se habrá de valorizar a! co sto esos trip~ lcad os y se, produ,cinln las registra ciones en las su bcucn tas co rresp o ndle~t e s . Aq UI tam bi én es c onveniente que la valo rizació n al costo sea revisada por o tro em pleado distin to al que la e fectu ó. Una vez hechas las regis tracion es, obtendrá la suma total de los c réditos con tabilizad os.
contara con una caja registradora de esas caract er ístic as no seri a nece-
sario qu e la No ta de Venta se em ita por tripl icado ya que Caja no n ecesitarí a una co pia po r disp oner de Ics totales co brados que le brinda la caj a regis trado ra. Inclu so, en algunos caso s, la c aja registradora
puede impri mir so bre el original de la No ta de Venta cl total percibido, en cuyo caso ta mpoco sería ne cesario el sello d e "PAGA DO" . Si no se d ispusiera de tina caja re gis trado ra que vaya sum ando los im porte s percib idos por el caje ro , en C'Úa que dará el du pli cado de la Not a de Venta.
Por ese nnporte co n feccion ará una min ut a de co ntabilidad que enviará a Con tadur í a. E n la m isma puede inclu irse co mo refe renci a la suma co -
rresp ondien te a. pre cios de ventas que le informó Emp aque . Los triplicad os de las Notas de Ven ta qu edarán en Con tabilidad Alm acenes como co nstancia de los déb itos efec tuado s. Si no se llevara inventario permanen te, los triplicados de las Notas de Ven ta queda rán archivad os en Emp aque y éste in form ará la suma qu e obtuv o a Con taduría.
5.6.3 . Control y en trega de la mercaderí a Con el o riginal se llado o in te rveni do por Caja , el cl ien te se present a en Emp aq ue a retirar la mercaderí a adquirida . En Empaque se habrá con tro lado , mien tras el cli en te es tá abona ndo la com pra, lo siguien te: a) Que la me rcade ría que se en trega coi nc ida con l a que figura en
la No ta de Ven tas cuy o trip licado y a posee. b) Que los precios u nitarios ind icados en la No ta de Ven ta son correct o s de acu erdo a l a marcació n que tiene l a mercaderí a o
a
los que figuran en la lista de p recios . e) La correcció n de los cálcul os aritmét icos de la Not a de Ven ta . Esto lo hará si ese co ntrol no es efec tuado en Caja. Una vez re alizadas es tas verificac iones empaq ueta rá la me rcader ía y le adjun tará el triplicado de la Nota de Venta.
Cuando el cliente se p resente a re tirar lo co mp rado , con trolará que la No ta de Venta qu e p resen t a tiene el sello de " PAGADO" o la int erven ció n de la caj a registrado ra. Un a ve z efe c tu ad o este cont rol verifi cará la coinci de n cia del número de la Nota de Ven ta qu e tiene el origin al, co n el impreso en el tr iplicado . Así sabrá cu al es el paque te a en tregar al c lie nte .
Cad a vended or, al fin de l d ía , ob tendrá la suma de su estadística
.'.
de ventas y en Vent as se conso lidarán esas sumas en una suma tota l P.or ,ese im port e :e co nfecci~n~á una mi nuta de con tabilidad que se' enviara a Con tad u rra.. La estad ística de venta o los cuad ru pl icados de las
Notas de Ven ta qu edarán adh erid as al talonari o de cada ven d edor. En Caja, al fin de l día se sumarán los duplicad os de la No ta de Ven ta o se descargarán los to tales de la caja registr adora. Eso s to tales serán co ntrolados con la exi sten cia de dinero . . Lo s distin to s cajeros ren dirán cuen ta al Tesorero quien rec ibirá el dJ~ero para su custo dia y p os terior dep ósito y firmará la planilla de l cajero co mo rec ibo de lo que éste en tregó,
Por el ta ta! de las sumas ob tenidas por cada cajero , se em i tirá una m inut a de co ntabilidad qu e se cursa rá a Contadurí a. Con tad ur ía al recibir las mi nu tas de Con tab ilid ad de Caj a y de Vent as, po drá co ntrolar su co nsistencia - incluso puede co ntrola rla también con la suma que pasó a Emp aque o la que fizura Corno re fe ren-
cia en la minu ta de co n tabilid ad que proviene de I~ Co ntabilida d Almacenes- y podrá co n tabilizar [as Ventas realizad as en la con ta bilidad Almacenes, si se lle va inven tario permane nte , confecc ion ará el asient o de
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descarga, a valore s d e costo , en la contabil idad gene ral.
6.
COB RA NZ A
6.1. CONCEPT O La ope ra ción básica de Cobran za pu ede concep tu aliza rse como el conj unto de op er aciones necesarias pa ra trans fo rm ar u n ac tivo exigible - d ocum ent ad o o no- (Cré ditos) en un ac tivo líquido (Disp o nibilidades) . Ti ene como o rigen la ex iste ncia de un de rec ho rep rese n tad o en una cu e nta o un d ocumento a co brar, y como result ado la percepci ón de dine ro o algún títu lo re prese nta t ivo de dinero - ch eque u or den de pago -, Ta mbién sue le inter pretar se co mo Cobranza a la docu mentación de un crédito ya ex iste n te. Se tr ata} en este caso , de un créd it o en cuen ta corriente que es cancelado por el deu dor me dian te la emis ión de un pag aré . Si bien aq uí el co bro efec tuado no es de finitivo, pues se sigue teniend o un cré di to y aún no se h a p ercibido el d inero , tam bién es cierto que la inten sid ad y las caracter íst icas de la gestión emp rendi da son de sim ilar impo rtancia a las que se requ ieren p ara lograr el cobro en dine ro . Po r últi mo , podría ace ptarse tam bié n co mo op eración b ásicn de Cobra nz a el descu ento de un do cum en to. A pesar qu e aq uí se tien en car acterfsticas qu e se d iferencian con tod a niti de z d e una operació n básica de Co br anza , el resu ltado qu e produce - t ransfonn ació n de un Cr édit o en Dispon ib ilid ades- permite qu e se la trate co mo una CobranZ:.I, en lugar de co nsiderarla como una operación básic a secundaria ( financier a) . La ope r ació n bá sica de Co branz a ab arca t od as las op er acion es qu e se com prende n des de el m omento en qu e se .detect a que un créd ito está en condicione s de ser cobrado) h asta qu e los valores result antes d e la Cobranza son ingresados y cont abiliz ado s en la emp resa.
6.2. DIFERENTES F ORMAS D E COBRANZAS La Cob ranza pued e asumir diversas form as en función del tip o de empresa de qu e se tra te , de las caracte r íst icas de los deu dores, de la rad icac ió n de los mon tos a cob rar, del volumen de op erac io nes, etc . Es pro ba ble que en un a empresa se pu edan aplicar más de un tip o de Co bra nza para lograr la c anc elación de los créd itos.
Entre lo s tip os má s difundidos pueden dest acarse los siguien tes: a) Cob ranza por cobradores . En este caso pe rson al de la empresa sale a efectuar la C obranza directamen te en el domicilio del deud or. Allí se percibe el d inero , los ch eques o los pag arés que firma el deu dor. b) Cobranz a en Caja . En es te caso es el cl ien te qu ien se traslada hasta la empresa p ara re ~l1Zar e l pag o d e su de uda . Esta forma su ele empl earse en los co rnercio s rrun oristas que venden sus mercan cías a créd i to, generalmente cancelables al cab o de un núme ro determin ado de cuo tas. c) Cobranza por correspondencia El de udor envía po r corresponde nc ia e l imp or te de su oblig aClO ~: Norma lme nte esta Co branza se rec ibe en un cheque que ha sido em lt1d ~ p or el cteu:t0 r de m aner a tal que elim ine cual qu ier riesgo por ex travro o sust racc ió n del valor.
d) Cobranza por reparti dores . En algunos cas os, dada la caracter ística del pro duc to que se comerc lahzu ), la ~ obranz a es realiz ada directamen te por el mismo repartido r q ue efectúa la entrega de las me rcade rías ven didas. En re alidad esta modalidad es una varian te de la Cobranza p or co bradores. Suele ser u~ ada por empresas que se ded ican a la ven ta de prod uctos alim enti GlOS.
e) Cobranza por agenc ia Es o tra varia nte de ·la Cob ranza por co brado res. En este caso el de ud or tam bién es .visitad o en su domi cilio . La di ferencia rad ica en que la Co branza es realizada por alguna emp resa dedicada especialm en te a pr estar ese serv icio y q ue fue co ntra tada con ese fin . En realid ad no es una fo rma ,~uy uti1iz~da ) reservándose su uso ) generalme nt e) para el caso de cr éditos de dif(cil realización . f) Cob ranz a po r depósi to b anca rio
En algu nos casos el deudor efec tú a su pago de po sit and o el imp orte ad eudad o en la cu en ta corrien te ba ncad a del acreed or. Generalm e nt~ en esto s casos se usa un m odel o de boleta de dep ósito espe cial que tiene un a co pia m ás que la habit ual. Esa cop ia de má s queda en p od e: del ban co, . quien posteriorrn en te la hac e llegar a su cliente para qu e este se notifique de la Co branza qu e se ha realizado . g) Cobran za de do cum en tos por med io de un banc o En tre los servicio s que ofre cen los bancos se en cuen tr a el de Cobranza de Documentos. En esto s cas os los do cumentos a co brar san en tre gados al ban co . Este env ía el aviso de ven cimiento al librador pa-
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ra qu e al venc imie n to el pa go lo efeclú e dir ectamente en el banco . Cuan do el deudo r paga, el ban co acre di ta e l importe percibido directament e en la cuen ta de su cliente y not ifica a éste del éx ito de la gestió n de Cobranza. Si el docu men to no fuera ca nce lado a su vencimien to, el ba nco puede encargarse del pro testo del mi sm o.
presa el h aber endosado el documento, dad o qu e si el librad o r no cancela la ob ligación a su ven cimiento , la mism a será deb itada de la cue nta co rriente de l end osan te . A tale s efec tos se deb ita la cuen ta Do cumentos Descon tados con crédito a Banco Documento s Descontados. Para el caso que la cobr anza de documen tos se efec túe por medio de un banco y si se de sea que la co n tab ilidad refl eje la localiza ción de los do cum entos que se entregan para su cobro , se puede debitar Docum entos a Co brar en Bancos con crédi to a Docume n tos a Cobrar. Esta reg istrac ión se h ace, bá sicamente , pa ra qu e Do cumentos a Cobrar indique el saldo de los do cumentos que están en cus to dia en la empresa. Las co ntabilizaciones señaladas h abrán de afectar a las cuent as de l Mayor Gene ral, pero también de berán alcanzar a los ma yores analíticos. Est os pueden ser JIevados en un fichero de Deudores por Ventas y en o tro de Doc um entos a Cobrar. T ambién puede ser qu e estos dos fich eros se reúnan en un o solo (u tilizan do un a subcuen ta por cliente , don de figure la ín fo rmacó n co njunta po r la deuda en cuenta co rrient e y docume ntos) . El fichero Bancos Cuen tas Corrientes se verá afectado cu an do la co bran za de los do cumentos sea realizada a través de ellos . Las contabilizaciones en estos su bmayo res, se efectuará a partir del comproban te bás ico que respalde la operació n e fec tua da - copia de l recib o, bo leta de dep ósit o, nota de crédito del ban co, etc.
h) Cob ranza de exportacione s Cuand o el deu do r reside en el ext ran jero la Cobran za se efectú a normalmente co n la int ervención de insti tucion es bancarias que posibilitan la concreción de la o peració n. En es tos caso s suele usarse la o peració n de crédito doc umentario y en meno r grado la de remesas. Sea cual fuere el proced irnien to seguido , el cré d ito se produce sobre la cuen ta co rrien te del acreedo r y el banco le no tifica la Cobranza e fec tuada.
6.3. CONT ABI LlZ AC ION DE LA COBRANZA De todas las o peracio nes que co nforman la cobra nza la que queda asen tad a en la c on tabi lida d es la que se refiere a la percepción del dinero o de los valo res que resul tan de l cob ro . En el caso que documentos a cobrar po r la em presa se entreguen a un banc o , para que éste se encargue de la Cob ranza, es probable que la co n tabilidad refleje esa transferencia en gestión de cobro . La o pe ració n de cobro dará lugar a que se acredit e una cuent a de l ru bro Créd ito s. La cuen ta será Deudores p or Ventas , Doc umentos a Co brar o algu na sim ilar q ue refl ej a la ín dole d e la Co branza efe c tu ada . La cue n ta q ue se debita habrá de indicar el tipo de valo r recibido . Si se co bró en efec tivo, se debi tará Caj a. Si se cobró en cheques, se debi tará Cheques a Dep osit ar o Caja, según se use . Si se co bró de form a tal que el impo rte ingresó direc tamen te en una cuenta bancaria, se de bit ará Banco Cu en ta Co rrien te . Si la cob ranza se efec tuó med ian te la recep ción de p agaré s, se habrá de deb itar Docum entos a Cobrar. Ta mbi én es probabl e qu e se p rod uzca el débit o a algun a cue n ta de resultado co mo Descu en tos Co ncedido s, si es que se o torgó una quita por pron to pago . En el caso particu lar de la Cobranza repr esent ada p or el descuento de documen tos de terce ros, la cuen ta a acr ed itar será Do cumentos a Cobrar, mien tras que se debit ará Ban co Cuen tas Corrien tes por el importe li qu ido acreditado po r el banco o Int ereses Bancarios por los gastos fina nc ieros de la operac ión. En este caso, la con tab ilid ad deb e re flejar tamb ién la responsabilidad even tual q ue representa pa ra la em-
6.4. EL CON T ROL INT E RNO EN LA COBRANZA '.;.
Las. normas de co ntrol inte rno aplicables en es ta operación básica so n sucep tibles de clasificarse en dos grupos: las generales de movimientos de fondos y las propi as de la Cobranza . Entre las primeras ya se han señalado las siguientes : a) Separaci ón de funciones en tre el manejo de fondos y la registració n de las transacciones. b) Concen tración de la responsa bilidad de la cus tod ia de los fondo s. c) Sepa ración total de los fondo s pro venientes de Co b ranzas con los desti nad os a Pagos. d) Ro tación del per so nal qu e interviene en el manej o de fondos. e) Co n tabiliz ación gen era l de las ope raciones que implican m ovimien to s de fon d os. f) Arqueos sorpresivos.
g) Conciliació n del ex t rac to bancario .
"
80 En tre las norm as propias de la Cobranza, se di stinguen las siguien tes:
a) Utilizaci6n de recibos prenum erados. Para posib ilita r u n control estricto sobre la Co br an za, es n ecesario q ue los form ularios que se ti tilizan como recibos (ya sea el ofi cial o el p ro visorio , si se lisa) vengan enc u ader nado s en t alonarios y pre nume rados de imprenta. Una cop ia de cada recib o ex te nd ido deb e qued ar adhe rido al tal onari o com o así también de aqu ellos qu e res ult aro n anulados . Ad emás deb e ins truirse al pers onal que habrá de em it ir recibos para que el uso sea co rrela tivo, es decir sin dejar recibos en blanco para utilizar más adelante . Estas n o rmas de control in tern o p osib ilitan u na efic az verifica ción sobre la Cobranza . Básicam en te lo qu e se d ebe ver ifica r es que de todo recib o emitid o hay a llegad o una cop ia a la empres a. Para ello se p ue de co n tro lar el t alo nario , po r ejem plo cua nd o el m ismo se concluye, obse rvan d o si todo s los re cib os tie nen un a copia adh erid a, su m ar el imp orte de las co pias y controlar el to ta l con las Cob ranz as rendid as, por qui en utilizaba el talonario, en los d ías que abarca el uso del mismo . Ot ra form a de con t ro l co nsiste en observ ar diar iam ente si las co pias de los recibo s que se rinden tien en n um era ció n co rrela tiva (p ara evitar que se dej en recib os en blanco ) y si el p rimero de ellos es el posterior al últ im o ren did o el día ante rior. Los recibos d eb erán ser firm ados por la p er son a qu e efect uó el cobro. Para cerrar el ciclo de control, los formularios recibid os de la impren ta de ben ser cus to d iados po r un fu ncionari o res po nsab le (J efe de Cobranz as) y en tr egad os a quie nes lo s van a utili zar, bajo recib o firm ado y cuando de m ues tr en q ue se es tá po r co nc lui r el talonario q ue tienen en uso . b) Liquidaci ón in me di a ta d e la cob ranza . Esta nor ma pro cura que cuando la Cobranza 'se realiza fu era de la emp resa, los fo nd os o b ten ido s llegu en ' cua n to antes a la T esorería de la emp resa o en su de fecto al Ban co . Est o impl ica que si la Cobr an za es reali zada por cobrado res , la ren d ición debe ser d iaria . En el caso que los cob radores se tr aslad en al in teri or se requiere que d iari ament e se efect úen d ep ósitos o transferenc ias de sd e lo s bancos del interior. Concen trando los fondos cob rad os lo antes posible, se ob tiene un control de las dis po nibilidades pertenec ien tes a-la empresa, además de perm iti r la u tiliz ació n t rans it oria de est os valores con fin es ajenos a los de la exp lotac i ón. e) Control de los valore s recibidos por correspond encia. El peligro de esta Cobranza radi ca, que en el momento de reci birse los valores no se em ite un recib o que. ampa re el Ingreso . Por tal
81 razón es conveniente que los valores no se con fun d an con otro tip o de documentos y que no lleguen directamente a Caja sin ningún tipo de comp ro bante. . Re sult a convenien te qu e la corresp on denci a sea abierta dir ect am ente por Secre tar í a y que allí se con feccione una p lanill a con el de talle de los valores recibid os. Pueden h acerse los recibos corre spon dien tes (ofici ales o provisor io s si es la cos tu mb re), en el caso qu e el person al de con Secret aría esté ca pac i tad o p ara eso s mene steres . De no ser así, fecci6 n del recib o podría derivarse a Cob ranz as. Los valores llegar án , ento nces a la Caja con un a copia d e los recibo s o una p lanill a de co bran z a. Es dec ir que Sec ret ar ía ac tuar ía cam a un cobrador que rec ibe los valo res, confe cciona lo s recibos (rem it e elorigin al al clien te) y p ra ct ica la liquidación de la Cobr anza ant e Tesorer ía.
la
d) Con cesi6n de de scue n tos po r pro nto pago. Los descuen tos por pron to pago no debe n ser au tori za dos por qui en efec túa la Co b ra nz a y em ite el recibo. Es ta no rma pretende evit ar el p osi ble fra ude qu e co me te ría quie n co brara un impor te . e ingresara otro in fer ior, justifi cand o la diferen cia - en los re cibos qu e quedan en pode r de la emp resa - co mo un descuento conced ido . Al mismo tiempo se evita la posible inequidad en la co nce sión de descuen tos. Lo re co mend abl e es que tod o descuento p or pro nto pago esté autorizado sobre el or igina l del recib o por una person a d istinta de q uien efect úa la Cob ranza . Sin em b argo , cu ando la Cob ranza se realiza por co bra dore s fuer a de la empresa, es ta norm a es de difícil aplicación. En esto s casos p uede admi tirse qu e el cob rad or calcule el d escu en to co rrespo ndiente, siempre que la forma de cálculo (p o rcen taje) y la s co ndiciones para su ap licación (Plazo en el q ue se deb e abo nar la de uda para go zar el descuento) estén d ebidamente docum entad as (fi guren en la factu ra que cobra o en el list ado de cobranz a qu e le preparan). e) Endoso re strictivo de los che que s recib idos. A efec to s de aplic ar una es tri cta norma de con tro lo de segu ridad sob re lo s cheques recibidos, es ne cesario que no b ien se reciba el cheq ue (ya sea en Caja, en Secretaría o por el cobrador), se le inse rt e al d or so u n end oso restrictivo . Ello se l ogra median te un sello q ue tenga la leyenda "Unicarriente para ser depositado en la cuen ta de XX " . De est a manera nadi e podrá apropiarse del cheque ya que ese en do so restrictivo significa que el mismo sólo 'pod rá ser dep ositado en la cue nta de la emp resa. f) Cheque p ara depositar posteriorme nte.
Es una pr áctica habitual que se en treguen cheques cuyo dep ósito debe ser po sterg ad o y que gen eralment e se exti enden co n fec ha 3 -
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del an ta d a. Es u na nor ma de con trol in te rn o no aceptar cheques pos td atados , y a que si entre la fecha de recepc ión de l valor y la que figura en el m ism o se produ ce el fallecim iento , la qui ebr a 1I otro tip o de inh abilita ció n de l librad o r, serán m uy p rob lemáticas las po sib ilidad es de efec tivizar el cob ro d el ch eque . En e l caso qu e se ace pte postergar el co b ro o d epósito de un cheque, el m ismo debe sol icitarse con fecha de em isió n rea l (o eventualm ente en blanco) co mp ro m e tiéndose la emp resa a no presen tarlo hasta de termin ada fec ha . Po r o tro lad o, el cheque co n fech a postdatada n o brinda ninguna seguridad para e l librad o r, ya que ese valo r pue de se r p resen tad o para su co bro aún cuand o no haya llegad o la fec ha esc ri ta en el mism o . Si se acep tan cheques para depositar más ade lant e , esa con cesió n de be ser o to rgad a por un fun cionari o resp onsab le y no por quien efectuó la Cobranza . Es co nvenie nte qu e est o s che qu es se mantengan en cus tod ia por se parad o y se an en tregad os a la caj a recién en el momento en que se va a efec tuar el de pósito. g) Trans ferencia de diner o o valo res Cada vez que se trans fieren internamen te efect ivo o valores , debe hacerse de forma tal que la -transferencia qu ed e do cu me ntada para qu e se se pa q uién es el respo nsable de la cus to dia de lo s m ism os. La doc ume n tació n de la trans ferencia imp lica un descargo para qui en entrega el din ero y una respo ns abilidad pa ra qui en lo s recibe al flrm arle la recepció n de los valores. De aqu í se induc e que es reco men dable q ue los valores pasen po r e l me no r núm ero de ma nos pos ibles . Debe procurarse que la rendi ción sea d ire cta al respo nsable fina l. Así los co bradores o Secre taría te nd rán qu e ren d ir d ire ctamen te al caj ero d e Tesorer íaIa Cob ran za recib ida, sin que ex istan es tacio nes intermedias de tenencia de valo res. h) Cus tod ia d e do cu men to s a co b rar. Es reco me ndab le que los documen to s a cobrar na que de n en po de r de q u ien efec tú a el co bro o recibo lo s fo ndo s, p ues se posibilita qu e se sustra igan 'fo nd os de la Co bra nza y se reempl acen esos importes me dian te un docu men to qu e se agrega a la cartera. Si bie n este proced er pu ede no oc asio nar u n perjuicio económ ico, pues po ste riorm en te vue lve a ser re empl azad o con e fec tivo , pe rm ite u n uso transi to rio e indebido de los fo nd os de la empre sa por parte de l cus to d io d e los valores. Po r tal mo tivo es recomendable que esos docu men tos que den e n p od er de pe rso nas que n o tengan acceso a las disponi bi lid ad es. La carter a d e do cum ent os podría ser cus to d iada por Cob ranzas , quien lo entregaría a los co bradores o a la caja recién en el m om en to en que se llega al vencim ien to del d ocume n to .
83 i) Depó sit o í n tegro e inmediato de la Cob ranz a.
Es ta es un a norm a fund ame n tal d e contro l interno. Por ella se pro cura q ue diariamente se reali ce el de pósit o total de la Co bra nza y al mi smo tiemp o emitir un cheq ue, respetando las no rm as de co n tro l interno para pagos , pa ra ex trae r lo s fo ndos nec esarios del banco. De es ta manera se posib ilita un efic ie nte co ntro l al verific ar que la Cobra nza de cada día ha llegad o a la In sti tu ció n Ban caria la q ue sería, en últim a instancia, la destinataria fina l de todos los fondo s pe rc ibidos .
6.5 . COBRA NZA PO R COBRADO RES En la op eración básica de Cobran za, cuan do la misma se realiza mediant e cob rado res, suele n dis tinguirse las siguie ntes e tapas:
a) Detección d e la si tuació n d e co b ro. b) Op eración de Cobro . e) Ren di ción d e la Cobranza. d ) Regist ració n de la Co b ra nza.
6. 5. 1. Det ecci ón de la si tuación de co bro Est a función I~ co m pe te ha bitualmente a Cob ranzas. Es en esta o fic ina don de se encue ntran lo s do cum en tos a cob rar y las fac turas pe ndien tes de co bro. Po r los docu men to s a cobrar se llevará u n regist ro de venci mie n tos , donde se ano tarán lo s pagarés po r . fec ha de ven cimie nto . Las facturas serán arch ivad as también po r o rden de ven cim iento. De es ta manera Cobra nzas, consultando sus archi vos, podrá se leccio nar las fac turas o documen to s que es tán en co ndición de ser c ob rad os.
6.5.2. Preparación de la cob ran za Una vez ex traídos los do cumen tos y fact uras a cobrar, los mismo s debe n ser clasi ficados po r zo na de Cob ranz a, a fin de se r en tregados a los co bradore s que corre spondan. Cuan do el cobrad or recibe los elementos a cobrar de be h acerse respo nsa ble a ese fin y para facilita r l. ges tió n d el cobrador y a la vez para qu e en Co b ranz as q ued e un d e talle de los valores en t regad os al co-
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bro , se suele prep ara r un Listado de Cobranz as junt amente con las fac tu ras y los paga rés. En ese listado se mencion a el nombre y domicilio del deudo r a visitar, el import e a co brar, el tipo de crédito - documentado o 00 - el descuento que puede co rrespo nder po r pron to pago , e tc. Es co nven iente dejar un es pacio en cada reng lón de detalle, par a q ue el co brado r pu ed a ano tar el result ado de su gestión de cobro . Est e lis tado suele ser preparado por duplica do y se confecciona uno por d ía y po r cobrado r. El cobrador recib e el origi nal juntamen te co n los valor es a co brar -documentos Y facturas- y una vez co ntrolada su exactitud firma el d up licado, com o co nstancia de los valores recibidos, el q ue qu eda en Cobranz as.
6.5.3
Cobro
El co brador visit ará al d eud o r para efec tuar el cobro. Cuando recibe el impo rte co n fecciona 'el co rrespondie n te recibo . El rec ibo puede ser co nfec cio nado en cu ad ru plicado , en cuy o c aso las co pias tendrán el siguiente destino : I) O riginal: para ser en tre gado al clie n te . 2) Duplicado: p ara la rendición ante la caja. 3) Triplieado : p ara la rendició n an te Cob ranz as y su u lt er ior uso para la registració n en la cue n ta del deud o r. 4) Cuad ruplicado: que da adh erido en el talonario del cobrador y cu and o se termine es e n tregado a Cob ranza s. Co n respe cto al cob ro de documen tos , en princip io no sería necesario en tregnrte al deudor un recibo, pu es la devolución del pagaré ya sería su ficien te. Sin em bargo , a los e fec tos del con trol in tern o y necesidades de compro ban tes básico s p ara la reg istraci ón d el cob ro , es recomend able que el rec ibo se ex tien da, si bie n pudiera oc urrir que el o riginal no se en tregar á al cliente . Cuan do el pago de una factura se hac e med iant e el lib r.a mient o de un pagaré, e l dup licado de l recib o no tiene aplicación , pues esa Co branza no es ren did a en caja. En eso s casos . pued e ut ilizarse el triplicad o para acred itar el pago en la cue nta corrien te d'él clien te y el duplicad o para debit arle su deuda doc umen tada si es q ue ambas situacio nes no se llevan en un mismo fichero . Por último , puede ocurrir que el deud or haga un pago parcial a cuenta . En esos casos es conven iente no en tregarle el recibo ofi cial, sino uno proviso rio pues el cobrado r no podrá hacer la imputación del co bro logrado. El recibo proviso rio debe tener iguales precauciones y
co ~ias
qu e el oficial. Sol amente lo diferencia un a leyenda qu e diga algo aSI co m o que el re cib o es prov iso no , y que se debe esperar el recibo ofi cial p.ara cons t ancia de q ue el pago se le ha acre ditado en su cue n ta y para iden tifi car la Impu t ació n que se le ha hecho al mismo . El co brado r con fecc io nará y firma rá en ton ces, el recibo q ue corr esp ond a y en tr egará el original al deudor , juntamente co n el p a- r gar é SI es que se tra ta de una cancelación de deuda docum ent ada . Los ot ro s tres ejem plares que darán , en principio, adheridos al talonario. Adem ás anotará la Cobran za en el original del "Li stado de Cob ranz a" indicando el número de recibo que sirve de comprobante básico pa ra . cada co bro .
6.5.4 . Rendi ció n de la Cobranza F inalizada su ges tión , el co brado r deberá prepa rar la rendición de la cob ranza. Tendrá que indicar a caja cuáles son los valores percibidos en dinero y en cheques y a Cobranzas los que percibió en documentos y los q ue no pudo co brar. La rendición p uede ser preparada en un formulario especial o bien en algún lug ar de stina d o al efec to en el Listad o de Cobranza . Si la rendición se efectú a en el Listado de Co branza el mism o es entregado a la caja ju ntam en te con lo s dos dup licados de los recibos que amparan el cob ro en efectivo o en che ques , El cajero, al recibir esos formularios y los valor es, co n trolará el resume n efe c tuad o por el co brador. Es de cir, que lo que ano tó como cobrad o en efec tivo y en cheques co inc ide co n los valores q ue recib e y a la vez co n la su ma de lo s duplicad os de recib os. Si todo está con forme, sella rá y firmará el Listad o de Cobranza en el lugar do nde figura el resum en y lo en tr egar á al cobrado r com o constancia de que és te ha tra nsferido la responsabilidad po r la custod ia de los valores percibidos. El cajero deberá ano ta r el resum en que ha firm ado en su planilla de caja y los valo re s recibidos los re tendrá 'h asta que se e fect úe el depósit o en el banco . Por o tro lado, los dup licados de los recib os serv irán c om o comprobante de caja por la Cobranza e fectuada. El co brador deb erá rend ir cue nta ahora , ant e Co branz as. A tal fin presen tar á el original del List ado de Cob ran zas jun tamente con el triplicad o de los recib os y el dup licado de los recib os cuy a Co branza se hizo en pag arés , los p agarés librados por los clien tes, las factu ras cobrada s y las facturas y do cum en to s qu e h ab ía recibido y no pudo cobrar. En Cobranzas se co ntrolará que In rend ición efect uada en la caja,
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86 más los pagarés recibidos, más las facturas y documentos no cobrados) sean igual al importe' to tal del Lis tad o de Cobranzas. Además puede controlar que las firmas de los pagar és que tra e el Cob rador sean auténticas . Y que los triplicados de los recibos que pr esenta (incluso los anulad os) tengan num eración correlativa y el primer número corresponda al po st eri or de la liquidación del día anterior. Un a vez efec tua dos est os co n troles pued e liberar la responsabilidad del cobrador. A tales efectos le puede en tre gar el duplicad o del Listado de Cobranzas, d onde estaba su firm a, para qu e él lo destruy a, o bien destruirlo ante su pre sencia. En Cob ran zas se archivará ) co mo result ado de la gestió n, el original de Lista do de Cobranzas juntam ent e con las facturas cobradas. Los nuevos pagarés serán inco rporados al Registro de Ven cimien tos . En el mismo Registro se anotar á, para aquellos pagarés que resultaron cobrados, el núm ero de recib o del co m prob an te básico que ampara ese cobro . Es co nven iente que se lleve un resumen de las registraciones efec tuadas en el Regist ro de Venc imicnto, en el que se indique las entratías y salid as di ari as de docume n tos. De esta m aner a, el saldo de dicho resumen, tendrá que tot alizar a los doc umen tos anotad os en el Regist ro de Ven cimi ento y que aún no h an sido dados de baja por cobro, descuent o. endo so a terceros o haber sido entregados a terceros para gestión de co bro . Además , el saldo de ese resumen , tendrá que co incidir co n la sum a de los documentos que es tán en c artera y en consecuencia con el mayo r general de Documen tos a Co brar que lleva Contaduría . Los nuevos docum ent os , como así tam bién los que se había llevado el co brador y no result aron co brado s , serán cartereados. Las facturas no cob radas se volverán a archivar, mientras que lo s triplicados de los recibos se enviarán a Cuentas Corrien tes para que regis tre en las cuentas de lo s deud ores el co bro. También se envían a Cuen tas Corrientes los duplicados, si es tos se utilizan para documen tar las Co branzas efec tuadas en pa garés
6 ,5.5 . Registración de la Cobranza Cuen tas Corrientes , en base a lo s tripli cado s de los recibos acredit ará las cuentas del fichero de Deu dores Varios y de Documentos a Co brar. En base al duplicado hará el déb ito en e l fichero de Documentos a Cobrar) por las deud as doc umentadas por los clien tes. Una vez co ncluida la registración de las transacci one s, Cuenta s Corrientes debe rá o btener total es de débitos y créditos. Con esas cifras con fecc io nará minutas de contabilidad que serán enviadas a Con taduría . Con tadurí a tarn bién recibirá una minuta de cont abilidad de Teso-
87 rería, en la que se indica los impo rtes qu e la caja pe rcibió de los cobradores. Con estos elemen to s Con tad ur ía pod rá efec tuar un con trol de co nsis tencia de ambas informacione s y habrá de confeccionar los asientos en la contabilid ad general.
6.6. DESCUENTO DE DOCUMENTO S EN BANCOS Cuan do el crédi to y a ha sido concedido po r el banco , la op eración se reduce a det ec tar cuándo hay margen dispo nible para el desc uento y si en ese m?m ento se ne cesita el préstamo bancario) proceder a la present ación de los docu mentos . En esta m od alidad de la operación básica de Cobranza se distinguen las siguie nte s etapas: 1) de te cci ón del margen dispon ible , b) preparación de la Lista de Descu ento , c) auto rización del desc uen to , d) _ descu ento y e) , reg ist rac i ón. "
6.6. 1. Detecci ón del margen disponibl e
La Gerencia Financiera es la encargada de gest ionar las líneas de crédito bancarias.. Una vez que el banco otorgó el acuerdo, la Gerencia se desen tiende del co ntrol de las ope racio nes que pueda conocer cual es la utilización que en cada mom ento se es tá haciendo de los márgenes o torgados por el banco. Parecerla razon able que ese sector fu era Cobran zas puesto que es quien tiene el contr ol de los pagarés . Sólo sería necesario que se le in forme cuál es el límite otorgado po r cada ba nca, de manera tal que cuando retire doc umentos de la cartera para presentar una lista, dedu zca de ese margen el impor te desco ntado y cuando en el Regist ro de Vencimient os observe que vence algún do cumento que es taba descon tado ) aume nte el margen dispon ible para descuento . Para el caso de trabajar co n varias lín eas de descuentos y varios bancos, pod rra llevarse un fichero do nde figuraría el margen acordado por cada banco y el m argen disponible en cad a uno y por cada tip o de línea . De es ta manera Cobranzas puede de tectar cuándo hay un ma rgen libre para presentar documentos en el banco. Cuando ello ocurre envía un aviso a Gerencia Financiera, quien de acuerdo a las necesidades de fondos habrá de deci dir si se descuentan o no doc umento s. Gerencia Finan ciera comunica su dec isió n a Cob ran zas po r not a.
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89
6.6.2.
Pr e pa ra ci ón d e la lis ta
.'
En e l caso que la dec isión sea de sco nta r documentos , Cobranzas habrá de sel eccionar lo s docu m entos necesarios que alcancen el mon to indicado por Ge re ncia Financie ra, en tre los que tiene en ca rt e ra. LíJ elecci ón de los d ocumen tos se debe h ace r ten iendo en cuenta lo s requ i-
sitos q ue t iene el banco con respec to a los documen tos para su descuento (pl az o . mo nto m áx imo y mínimo, fi rmantes, e ndosan te s, e rc . ).
Una vez seleccionados lo s documentos confecci ona 13 Lista de Descuen to en el formu lario que el b anco provee para tales e fec tos. La List a suele co nfec cionarse por t rip lica do. te n ie nd o los sigu ien tes d estinos fina les:
1) Original para el banco . 2) Duplicado pura Con tadur ía.
Con taduría , donde queda a la espera de la no ta de crédi to del ba nco .
6 .6.4 .
Desc uento
Cob ranzas entrega en el bancu el origin al y el t ripl icado d e la Lista de Descuentos, jun tam e nt e con los paga rés. Soli ci ta q ue el ban co firme la rece pc ió n de los docum entos sobre el triplic ad o de la Lista, siendo esta copia devuelta a la em presa.
En Cobranzas se arch iva el tri plicado de la Lista de Descu ent os j un tam en te con la nota de la Gerencia Fi nanciera . Previarncn te se h abr án d ad o de baja del Regis tr o de Vencimie nto s a los docu m en tos presentado s en el Bance , indica ndo que los mismo s ha n sid o desc ori t ados en un a entidad b an c aria. También Se: hab rá indic ad o, eu el resum en qu e de ese Registro llev a Cobranza s. la baj a de los docu ment o s qu e se prese nt ar on para su de scu en to .
3) Trip licado para Cob ranza, como comproban te de la sa lid a de los documen tos de la ca rt era 6.6.5.
6.6 .3 . A u to rizació n del desc ue n to
El original ~' el d up licado de la Li s ta son enviados a Créditos, para q ue ese sector apruebe los pagaré s e legidos. Si es necesario se ampliarán los deta lle s acerca d e los documen tos (po r ej. endo santes j. a fin de que Cr éditos pued a ind ivid ualizar sin equ ívoc os al pa garé y al cliente . Crédi tos e s conocedo r cid riesgo que im p lic a cudu cli en te y es el más indi ca do pa ra advertir si en la L ist a se ha inclu ido algú n d ocumento de dud os o co b ro . Resul ta reco mendable qu e en el banco se des cuenten doc umentos d e fti cil realización, a los efectos de causar u na buena im p resió n an te la ins t ituc ión banc aria y así tener mayo res fac il idades para amplia r o re nov ar e l préstamo bancario . Créd it os, cuan do apru eba la list a , inicia la arn bas cop ias de la m ism a, las que son devueltas a Cob ran zas . Cobran zus en vía el original y d u p licad o de la Lista, juntam en te co n la no tu de Ge ren cia F inancie ra y los documen tos a Ge rencia Ad ministrat iva, para que endose los documentos . El e n d oso debería ser compl eto a favor de! banco, ele mane ra q ue pa ra que algui en p ueda utilizur ese d o cu me n t o , se req uiera un endoso p revio del banco. En Ge re nc ia se co ntro lan lo s document os con la Lista y el importe de esta con [a nota de Gerencia F inanciera . Se e nd os an los doc umentos y el original de la Lis ta , c o n lo s do cum -entos, y la nota de G ere nc ia F in an c ie ra. vuelven a Cobranzas, mientr as que el du plicado va a
Registració n d el De scu en to
Cuan do e l ba nc o acre d ita la Lista. cnv ra 1
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