AKO RPO BEM ITS

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

1

BAB I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Organisasi adalah tempat atau wadah dimana orangorang

berkumpul,

bekerjasama

secara

rasional

dan

sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya, sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Secara garis besar dapat dipahami bahwa organisasi merupakan tempat dimana semua anggotanya bekerja sama dalam mencapai tujuan organisasi tersebut.

Hal

tersebut

juga

berlaku

dalam

dunia

kemahasiswaan. Suatu organisasi kemahasiswaan khususnya

fungsi sebagai tempat penyalur aspirasi, pengembangan potensi, memberikan pelayanan, membentuk karakter dan berperan dalam kemajuan, jurusan, fakultas, insitutsi maupun masayarakat yang bermanfaat bagi mahasiswa yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam kepengurusan organisasi tersebut. Himpunan merupakan organiasasi yang dinamis karena pada dasarnya setiap tahun pengurusnya selalu beregenerasi oleh karena itu dibutuhkan evaluasi berkala terhadap tiap kepengurusan tersebut agar tidak terjadi kesalahan yang sama pada setiap kepengurusan. Selain itu evaluasi berguna untuk memberikan pondasi kuat kepada generasi selanjutnya Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

di dalam suatu jurusan yang sering disebut himpunan memiliki

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012 dalam

melaksanakan

kepengurusan

himpunan.

Dengan

adanya evaluasi baik secara internal dan eksternal Himpunan jurusan khususnya Himpunan Mahasiswa Mesin (HMM) dapat mengakomodir

segala

bentuk

aspirasi

dari

seluruh

stakeholders agar dapat terus berkembang dan dinamis menuju ke arah yang lebih baik. Untuk mewujudkan hal tersebut, diperlukan Analisa Kondisi

Organisasi

Organisasi

(RPO).

(AKO) AKO

dan dan

Rencana RPO

Pembelajaran

merupakan wadah

pembelajaran bagi Himpunan Mahasiswa Mesin (HMM) dengan menjaring seluruh aspirasi mahasiswa ITS untuk pengembangan HMM yang lebih baik ke depannya. Analisa Kondisi Organisasi dan Rencana Pengembangan Organisasi ini dilakukan untuk mengetahui letak kuadran kondisi BEM sehingga akan diketahui langkah-langkah yang

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

lebih baik terkait perbaikan organisasi yang lebih dinamis dan sesuai dengan kebutuhan peradaban masa kini. Langkah awal dalam AKO-RPO ini adalah dengan mengevaluasi organisasi yang sesuai dengan keadaan aktual yang kemudian dibagi dalam kelompok permasalahan internal dan eksternal. Setelah itu dilakukan RPO (Rencana Pengembangan Organisasi) dengan mengurangi kekurangan-kekurangan dan melakukan tindak lanjut pengembangan organisasi sehingga tercapai tujuan dari organisasi tersebut.

1.2 Perumusan Masalah Awal Perumusan masalah awal dilakukan dengan menganalisa kondisi BEM ITS baik dari sisi eksternal maupun internal. Hipotesis

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

2

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012 dibuat

berdasarkan

analisa

subjektif

dari

penulis,

3

dengan

melakukan wawancara dengan kabinet BEM ITS 2011/2012. Pada kali ini wawancara dilakukan dengan Menteri Kooordinator Pergerakan Mahasiswa BEM ITS sdr. Muhammad Ulil Aidi. Berdasarakan wawancara dengan beliau, didapatkan gambaran umum permasalahan BEM ITS sebagai berikut :



Start awal BEM yang terlambat (sekitar bulan Desember) menyebabkan agenda awal BEM terhambat seperti internalisasi, pembentukan kabinet, recruitment staff, dsb. Hal tersebut menjadi berjalan bersamaan dan mengurangi efektifitas dari kegiatan tersebut.



Peran BEM selaku pemegang ranah sosial-politik di KM ITS kurang terlihat melalui proker-proker yang dilaksanakan. Komunikassi ke Grass root di KM ITS kurang maksimal, baik dari sisi kualitas maupun kuantitas.



Beberapa kementerian mengalami permasalahan internal seperti kabinet yang tidak bisa menghandle staff, kondisi staff yang hilang, dan lain sebagainya.



Struktur BEM ITS yang terlalu gemuk sehingga menyebabkan pembagian ranah tanggung-jawab kurang seimbang.

Permasalahan-permasalah umum diatas berikutnya akan diklasifikasikan lebih mendetail lagi berdasarkan ranahnya (internal-eksternal) maupun berdasarkan atributnya. Setelah itu akan dijadikan landasan pembuatan kuisioner sebagai Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012 AKO RPOBEM I ITS 2011-2012



Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

tools validasi permasalahan-permasalahan yang ada di BEM ITS.

1.3 Tujuan Tujuan Penyusunan Analisa Kondisi Organisasi dan Rencana Pengembangan Organisasi ini adalah sebagai wujud pelaksanaan Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM IX FTI ITS. Tidak hanya itu, penyusunan AKO-RPO ini juga untuk menganalisa kondisi organisasi HMM FTI ITS dan

rencana

pengembangannya,

sehingga

dapat

dijadikan pedoman ataupun rujukan dalam penentuan strategi untuk pencapaian tujuan dari HMM FTI ITS, yang nantinya dapat digunakan sebagai rekomendasi AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

dan referensi untuk kepengurusan HMM FTI ITS selanjutnya.

1.4 Manfaat Manfaat yang bisa didapatkan dari penerapan AKO-RPO dapat dijelaskan berikut ini : Manfaat AKO ( Analisis Kondisi Organisasi ) : 1.

Untuk mengetahui berbagai faktor yang mempengaruhi kinerja daari BEM ITS baik dari faktor internal maupun faktor Eksternal.

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

4

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012 2.

Untuk mengetahui dan menilai kondisi organisasi BEM ITS

3.

Dapat dijadikan dasar dan acuan untuk melakukan rencana

5

pengembangan BEM ITS untuk kepengurusan selanjutnya.

Manfaat RPO ( Rencana Pengembangan Organisasi ) : 1.

Membantu dalam mencanangkan strategi ke depan yang harus dilakukan BEM ITS dalam mencapai tujuannya.

2.

Merumuskan tujuan BPH BEM ITS yang lebih khusus, terperinci dan mudah dipahami.

3.

Membantu terwujudnya BEM ITS yang dinamis.

4.

Membantu pengelolaan

BEM ITS untuk kepengurusan

selanjutnya yang disesuaikan dengan perubahan lingkungan

5.

Meminimalisir kinerja BEM ITS yang tidak efisien.

6.

Membantu BEM ITS dalam perencanaan kegiatan yang pantas untuk BPH BEM ITS.

7.

Membantu

merumuskan

visi

misi

BEM

yang

dapat

memberikan pencitraan positif keluar baik untuk BEM ITS maupun Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012 AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

internal maupun eksternal.

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

BAB II

Deskripsi Organisasi 2.1 Sejarah Organisasi Mahasiswa merupakan ujung tombak perubahan bangsa Indonesia. Baik buruknya suatu bangsa dapat dilihat dari keadaan mahasiswanya. Maka dari itu mahasiswa perlu untuk terus mengembangkan diri sebagai proses persiapan untuk menjadi tonggak pembangunan bangsa di masa yang akan datang. Begitu pula dengan mahasiswa ITS. Pada tahun 1960 para mahasiswa ITS berinisiatif untuk membentuk suatu wadah

aktifitas

kemahasiswaan,

dalam

upaya

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

memperjuangkan idealisme mereka. Hal ini diwujudakan dengan

membentuk

organisasi

bernama

Dewan

Mahasiswa. Zaman terus berlalu, dan kondisi Dewan Mahasiswa pun menjadi organisasi setingkat institut yang sangat kuat dalam mengkritik keadaan pemerintah saat itu. Pada era tahun 90-an pemerintah merassa terancam dengan keberadaan mahasiswa yang begitu kokoh dalam hal memperjuangkan idealismenya. Sehingga pada saat itu pemerintah mengeluarkan surat keputusan tentang NKK (Normalisasi Kehidupan Kampus) yang pada intinya ingin Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

6

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

7

membekukan kegiatan kemahasiswaan. ITS pada saat itu telah mempunyai alumnus LKMM TM yang akhirnya mengkaji SK Mendikbud tahu 1990 yang mengatuk NKK. Setelah itu mereka membentuk Panitia Persiapan Senat Mahasiswa yang disingkat PPSM. Mereka menyiapkan apa saja yng dibutuhkan untuk segera membentuk Senat Mahasiswa tingkat Institut yang menjalankan fungsi eksekutif serta fungsi legislatif. Mubes I diadakan oleh Senat Mahasiswa yang telah terbentuk untuk segera membuat suatu pedoman bagi organisasi kemahasiswaan di ITS agar mempunyai acuan untuk membentuk AD/ART nya masing-masing. Pada tahun 1998 diadakan mubes II untuk mengkaji kembali relevansi

mempertanyaakn kondisi Senat Mahasiswa ITS yang memiliki fungsi Legislatif dan fungsi eksekutif. Maka dari itu pada forum mubes II disepakati harus adanya lembaga eksekutif untuk menaungi aktifitas kemahasiswaan di ITS. Lembaga tersebut kemudian diberi nama Badan Eksekutif Mahasiswa ITS (BEM ITS). Sampai saat ini telah berjalan mubes IV, BEM ITS tetap menjalankan fungsinya di ranah eksekutif meskipun terdapat beberapa perubahan ranah kordinasi dengan elemen-elemen yang lain.

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012 AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

kondisi kemahasiswaan saat itu. Banyak pihak yang

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

2.2 Visi Misi Adapun visi misi BEM ITS pada periode kepengurusan 20122013 adalah sebagai berikut: Visi:

“Mengukir Mahakarya KM ITS dengan Semangat VIVAT demi Terwujudnya Kemandirian Bangsa” Misi:

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

1. Mendayagunakan potensi KM ITS dalam berkarya yang berlandaskan ilmu pengetahuan, seni, dan teknologi 2. Bersinergi mewujudkan KM ITS yang bersahabat dan bermanfaat 3. Menggagas inspirator bangsa melalui mahasiswa ITS yang kontributif 4. Mendesain pergerakan mahasiswa yang tanggap terhadap permasalahan sosial kemasyarakatan dan kebangsaan 2.3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi BPH BEM ITS periode 2011/2012 dipimpin oleh Presiden BEM ITS. Terdapat 9 Kementerian (PSDM, Dagri, Hublu, Sosmas, Kesma, Ristek, Medfo, Sospol, Perekonomian) dan 1 BSO IECC. Dalam melaksanakan fungsinya presiden dibantu 2 Sekjen (Internal dan Eksternal) dan 3 Menteri Koordinator (Lingpus, Germawa, dan Pengembangan Inovasi dan Karya). Untuk struktur BEM ITS pada KM ITS dapat dilihat di gambar dibawah ini

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

8

9

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012 AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

10

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

11

BAB III Analisa Kondisi Organisasi

3.1 Faktor Internal Organisasi 3.1.1 Unsur Kekuatan Organisasi 

Pengurus BEM ITS memahami visi dan misi BEM ITS



Pengurus memiliki komitmen yang tinggi



Pemgurus BEM ITS memiliki SOB yang -baik terhadap BEM ITS



Pengurus BEM ITS memiliki loyalitas yang tinggi terhadap BEM ITS



BPH BEM ITS melakukan controlling staff dengan baik



Program Kerja BEM ITS relatif terlaksana dengan baik dan

yang singkat 

Program kerja BEM ITS saling terkoordinasi antar kementrian dan relatif berjalan sesuai timeline

3.1.2 Unsur Kelemahan Organisasi 

Pengurus BEM ITS tidak hafal visi BEM ITS



Pengurus BEM ITS relatif kurang saling mengenal pengurus yang berbada kementrian



Staff BEM ITS relatif kurang konsisten dalam mengerjakan program kerja



Pengurus BEM ITS masih kurang dalam hal internalisasi



Sekretariatan BEM ITS kurang nyaman, rapi, dan terawat Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

sesuai kebutuhan walaupun dalam kondisi kepengurusan

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

3.2

Faktor

Eksternal

Organisasi

3.2.1 Unsur Kekuatan Organisasi 

Hubungan dan koordinasi BEM ITS dengan birokrasi cukup baik



BEM ITS memiliki hubungan yang baik dengan IKA ITS adn sponsorship



BEM ITS memiliki hubungan dan koordinasi yang baik dengan HMJ, BEM Fakultas,LDK yang ada di ITS



Website BEM ITS sering terupdate dan sering dikunjungi



Sosial Media BEM ITS sering dikunjungi dan informatif



Konten Web ITS menarik dan informatif

3.2.2 Unsur Kelemahan Organisasi 

Hubungan dan koordinasi BEM ITS dengan DPM dan LMB

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

berjalan kurang baik

3.3 Rumusan Masalah Setelah dilakukan analisa SWOT terhadap kondisi organisasi BEM ITS pada perode kepengurusan 2012/2013, maka terdapat beberapa permasalahan organisasi yang muncul pada BEM ITS yaitu: 

Kurangnya internalisasi dalam BEM ITS yang menyebabkan kurang saling mengenalnya pengurus BEM ITS



Sekretariatan BEM ITS yang kurang nyaman dan kondusif



Kurangnya hubungan dan koordinasi dengan DPM dan LMB dalam ITS

3.3 Teknik SWOT Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

12

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

13

Setelah menganalisa permasalahan yang ada dan SWOT dari BEM ITS dengan menggunakan metode Pearce & Robinson, maka didapatkan bahwa organsisasi BEM ITS berada di kuadran I matriks Pearce and Robinson. Berikut merupakan perhitungan yang digunakan untuk mendapatkan posisi pada matriks pearce and robinson:

Internal (x)

= Strength – Weakness = 3,18 – 2,58 = 0,59

Eksternal (y)

= Opportunity – Threat = 3,09 – 2,71 =0,39

(X,Y)

= (0,59;0,39)

Hal ini mengindikasikan bahwa BEM ITS berada dalam kondisi

mengembangkan organisasi, dan didukung oleh lingkungan yang memiliki opportunity yang banyak. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di matriks SWOT dibawah ini:

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012 AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

progressive, dimana organisasi memiliki kekuatan yang cukup untuk

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012 Gambar 3.1 Matriks SWOT BEM ITS

Bab IV Perumusan Rencana Pengembangan Organisasi 4.1 Perumusan Arah Pengembangan Organisasi Dari berbagai analisa yang ada dapat disimpulkan bahwasanya BEM ITS yang telah berdiri sekitar 14 tahun ini perlu melakukan perubahan

arah

pengembangan

organisasi,

namun

tidak

melakukannya secara radikal. Sebab ada beberapa hal yang perlu dirubah, dan ada pula hal yang perlu dipertahankan. Kesimpulan ini didapatkan dari hasil perhitungan dan data-data seperti tersaji pada

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

lampiran. Adapun arah pengembangan tersebut dibedakan menjadi 2,

yaitu

Arah

Pengembangan

Jangka

Panjang

dan

Arah

Pengembangan Jangka Pendek :

4.1.1 Arah Pengembangan Jangka Panjang “Mewujudkan BEM ITS yang Kuat dan Dinamis sebagai Wadah Integrasi Mahasiswa ITS dengan Berlandaskan Budaya Bersahabat dan Prestatif” Kata yang dicetak tebal merupakan poin yang menjadi fokusan pengembangan pengembangan organisasi dalam jangka panjang. Untuk penjabaran mengenai poin-poin tersebut akan dijelaskan di arah pengembangan jangka pendek organisasi. Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

14

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

15

4.1.2 Arah Pengembangan Jangka Pendek • Penguatan peran dan fungsi BEM sebagai organisasi di ranah sosial-politik sebagaimana telah tercantum pada KDKM ITS • Penguatan fondasi organisasi, selaku akar dari berdirinya BEM ITS melalui internalisasi berkala serta partisipasi aktif seluruh stake holder internal BEM ITS • Restrukturisasi pola pengembangan mahasiswa ITS dalam membentuk generasi yang loyal, kontributif, serta memiliki integritas untuk almamater dan bangsa.

mengaktualisasikan potensinya melalui program kerja yang tepat guna . • Pencitraan BEM ITS secara tepat, demi membangun citra BEM yang inklusif . • Membangun budaya bersahabat dan prestatif pada atmosfer organisasi.

4.2 Bentuk Perumusan Pengembangan Strategis Organisasi Setelah dirumuskan arah pengembangan jangka pendek serta jangka panjang organisasi BEM ITS, maka dilanjutkan bentuk

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012 AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

• Motor penggerak integralistik mahasiswa ITS, serta untuk

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012 perumusan pengembangan organisasi sebagaimana hasil analisa kondisi organisasi serta kebutuhan organisasi kedepan. • Pencerdasan secara kontinu mengenai pemahaman dasar tentang BEM, sebagai langkah awal untuk menguatkan kembali peran dan fungsi BEM ITS sebagai organisasi sosialpolitik di KM ITS, dikhususkan untuk pengurus internal BEM ITS. • Perampingan Struktur organisasi, Baik dari segi struktural, staffing, maupun program kerja yang dapat dilakukan melalui merger beberapa fungsi struktural ataupun program kerja, sehingga organisasi dapat berjalan lebih efektif dengan ditunjang effisiensi sumber daya yang dimiliki • Meningkatkan

nuansa

professionalitas

dalam

bersahabat internal

yang

dibalut

organisasi,

melalui

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

pelaksanaan kegiatan-kegiatan diluar program kerja, sebagai tools dalam menjaga motivasi dan membangun kedekatan antar pengurus. • Menerapkan sistem penjaringan aspirasi yang menyeluruh ke segenap kalangan mahasiswa ITS sebagai upaya BEM ITS untuk mendengar kebutuhan mahasiswa. • Perlibatan pelaksanaan organisasi

aktif

peran

program dalam

stakeholder kerja,

sebagai

pengembangan

BEM

ITS

wujud budaya

dalam aspiratif prestatif

mahasiswa TI ITS • Melakukan kajian-kajian sosial-politik secara rutin dan berkala dalam rangka pencerdasan Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

mahasiswa demi

16

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

17

membentuk generasi yang dinamis dan terbuka terhadap perkembangan zaman. • Membangun,

membina,

serta

memanfaatkan

jejaring

organisasi pada pihak eksternal organisasi (Pemerintah, Institusi dan lembaga luar ITS, Sponsorship, dll) • Pengembangan dan penguatan fungsi UMTI selaku ujung tombak

dalam

memfasilitasi

pengembangan

potensi

mahasiswa (baik bidang minat bakat, keilmiahan, dll) sebagai wadah aktualisasi mahasiswa TI ITS yang prestatif.

4.3 Perumusan Pengembangan Bidang Organisasi Setelah merumuskan pengembangan strategis organisasi kemudian di-breakdown menjadi bidang-bidang pengembangan. Bidang-bidang tersebut adalah sebagai berikut: Pengembangan

Sumber

Daya

Mahasiswa,

mengembangkan kemampuan softskill pada pengurus BEM ITS khususnya dan mahasiswa ITS pada umumnya secara tersruktur,

terpola,

memiliki

alur

yang

jelas

dan

berkelanjutan untuk mempersiapkan kader-kader yang mampu berkontribusi pada organisasi-organisasi di KM ITS khususnya di BEM ITS. • Bidang Internal KM ITS (Dalam Negeri), meningkatkan hubungan baik, kerjasama serta koordinasi baik dengan elemen-elemen di ITS (HMJ, LSM, DPM, UKM, dsb) dalam menjalankan rumah tangga KM ITS serta memfasilitasi

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012 AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

• Bidang

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012 peningkatan pemahaman, kemampuan dan implementasi peran dan fungsi BEM secara menyeluruh. • Bidang Akademik dan Penalaran, menumbuhkembangkan jiwa prestatif serta meningkatkan minat dan budaya ilmiah mahasiswa ITS melalui penjaringan pembinaan di bidang akademik dan/atau penalaran dan aplikasi teknologi tepat guna yang bermanfaat untuk sekitar. • Bidang

Kesejahteraan

Mahasiswa,

meningkatkan

pengelolaan informasi beasiswa yang didukung dengan fungsi

kontrol

pengupayaan

penerimaan

advokasi

beasiswa,

finansial

dan

meningkatkan akademik

serta

meningkatkan kepedulian antarmahasiswa TI ITS terhadap masalah

finansial

dan

akademik

yang

dialami

oleh

mahasiswa TI ITS

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

• Bidang kebijakan publik, mengembangkan jejaring eksternal BEM ITS dengan elemen-elemen pergerakan kampus diluar ITS serta berpartisipasi aktif dalam menyikapi isu-isu publik yang tengah terjadi. • Bidang Sosial Masyarakat, meningkatkan kepedulian sosial mahasiswa ITS terhadap keadaan sekeliling ITS pada khususnya dan keadaan masyarakat luas pada umumnya dengan memfasilitasi berbagai kegiatan yang berkaitan dengan kepedulian lingkungan dan meningkatkan sikap proaktif mahasiswa ITS terhadap kondisi masyarakat. • Bidang Kesekretariatan, membangun serta merawat sistem administrasi yang teratur, terkontrol dan transparan serta Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

18

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

19

membentuk suatu standar operasional prosedur yang dipahami seluruh pengurus BEM ITS • Bidang Komunikasi, Informasi, dan jejaring, mengembangkan dan menjalin komunikasi dengan alumni, instansi dan ormawa lain, melakukan penjaringan aspirasi mahasiswa ITS serta melakukan pengoptimalan segala bentuk media informasi kepada seluruh elemen ITS secara cepat dan tepat • Bidang Kewirausahaan, mengembangkan potensi mahasiswa dalam

upaya

penerapan

kemampuan

di

bidang

entrepreneurship dan kewirausahaan, serta membangun

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012 AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

budaya entrepreneurship di KM ITS.

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

20

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

21

4.4 Perumusan Pengembangan Teknis Pengembangan Bidang

Pengembangan Teknis

1

Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa

a. Mengadakan

pelatihan-pelatihan

pengembangan

softskill untuk mahasiswa ITS. b. Mengkordinasi pelaksanaan LKMM segala tingkatan di ITS c. Melakukan

pembinaan

secara

berkala

kepada

pemandu ITS melalui kegiatan Up grading pemandu d.

Melaksanakan kegiatan kaderisasi masal untuk mahasiswa baru ITS di awal masuk mahasiswa baru, serta melakukan kontroling terhadap KPP

e. Melakukan

kordinasi

dan

kontroling

aktifitas

kaderisasi di setiap HMJ, dengan mengadakan forum

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

No.

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

22

sinkronisasi secara berkala f.

Melakukan evaluasi pada bidang kaderisasi dan

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

pelatihan untuk setiap HMJ, secara kuantitatif dan kualitatif di akhir kepengurusan. 2

Internal KM ITS

a. Melaksanakan kunjungan silaturahmi secara berkala ke seluruh ormawa ITS, untuk mendengar aspirasi dan kebutuhan ormawa b. Membuat penjadwalan untuk event-event besar di ITS, agar mempermudah sinkronisasi pelaksanaan proker-proker besar ITS. c. Mengadakan mahasiswa

event ITS,

keakraban

dalam

upaya

kekeluargaan antar mahasiswa.

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

untuk

seluruh

meningkatkan

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

3

Akademik dan Penalaran

23

a. Mengadakan pelatihan / seminar nasional yang bertujuan mengembangkan budaya ilmiah mahasiswa

b. Mengkordinasi keprofesian seluruh HMJ ITS untuk penerapan teknologi tepat guna bagi masyarakat sekitar c. Sosialisasi PKM secara intensif dan menyeluruh, untuk mendapatkan proposal PKM yang maksimal untuk diteruskan ke Pimnas 4

Kesejahteraan Mahasiswa

a. Membina hubungan baik dengan birokrasi, dengan mngadakan forum diskui terbuka untuk masalah kesejahteraan mahasiswa b. Mengkordinir

database

mahasiswa

ITS

yang

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012 AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

ITS

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

24

membutuhkan advokasi finansial dan akademik, untuk mempermudah penyaluran bantuan

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

c. Membuat website sistem informasi beasiswa yang terintegrasi, untuk mempermudah penyampaian info beasiswa 5

Kebijakan Publik

a. Mengadakan forum diskusi kajian politik secara berkala,

untuk

upaya

pencerdasan

wawasan

kebangsaan bagi mahasiswa b. Melakukan aksi yang tepat sasaran dan efektif dalam menyikapi kebijakan-kebijakan pemerintah c. Mengadakan seminar nasional dengan mengundang tokoh bangsa, agar menarik animo mahasiswa dalam pencerdasan sosial-kebangsaan

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

25

d. Melakukan pewacanaan publik secara berkala ke setiap HMJ, mengangkat isu-isu kebijakan publik yang

6

Sosial Masyarakat

a. Membuat pola dan mengembangkan suatu komunitas masyarakat

(kampung

binaan)

dengan

mengaplikasikan teknologi tepat guna yang dimiliki ITS b. Melakukan kerjasama dengan organisasi sosmas (PMI, dsb) untuk mempermudah penyaluran bantuan dari ITS baik dari sisi dana, tenaga, maupun jasa c. Membuka rekening donasi ITS yang menjadi rekening terpusat bantuan sosmas ITS d. Mengembangkan program ITS mengajar dengan luang

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012 AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

beredar di masyarakat.

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

26

lingkup yang lebih besar, ditunjang dengan sosialisasi yang

lebih

gencar

ke

mahasiswa

ITS

untuk

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

meningkatkan daya partisipasi 7

Kesekretariatan

a. Membuat sistem administrasi yang jelas, terstruktur, transparan, dan akuntabel serta dapat dipahami oleh pengurus BEM ITS b. Melakukan

kontroling

secara

berkala terhadap

pelaksanaan SOP internal. c. Membuat sistem reward and punishment untuk memotivasi pengurus BEM dalam menjalankan SOP Internal d. Melakukan pencerdasan secara berkala ke setiap kementerian terkait mekanisme SOP internal

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

8

Komunikasi, Informasi, dan jejaring

27

a. Membuat event bersama antara almuni dengan KM ITS,

untuk

membina

hubungan

baik

dan

b. Memfasilitasi pembinaan jaringan BEM ITS dengan instansi luar (Oramawa lain, pemerintah sponsorship) dengan melakukan kunjungan yang tepat guna c. Membuat dan mengembangkan sistem informasi yang merepresentatifkan BEM ITS di dunia maya, untuk mempermudah penyampaian informasi d. Melakukan kerjasama dengan media masa terkait untuk publikasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan BEM ITS 9

Kewirausahaan

a. Mengadakan seminar motivasi nasional terkait

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012 AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

meningkatkan kerjasama antara keduanya.

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

kewirausahaan yang ditujukan untuk mahasiswa ITS b. Membuat kompetisi buseiness plan tingkat nasional untuk memacu semangat berwirausaha mahasiswa AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

ITS c. Membuat pelatihan-pelatihan pengembangan usaha kecil mandiri d. Membuat “Kantin Mahasiswa” yang dikelola oleh mahasiswa ITS secara terintegrasi di seluruh kawasan ITS.

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

28

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

29

4.5 Strategi Evaluasi Strategi evaluasi digunakan untuk mengukur target jangka panjang BEM ITS yang diukur dalam 3 tahapan, yaitu : 1) Mengukur kekuatan internal pengurus BEM ITS, rentang waktu 3 bulan pertama. Parameter sebagai berikut : a)

Rapat kabinet dihadiri oleh 90% kabinet

b) Rapat departemen dihadiri 80% pengurus 2) Tingkat partsisipasi stakeholder KM ITS dilihat dari pelaksanaan program kerja di paruh 6 bulan pertama. Parameter sebagai berikut : a)

75% TUK terlaksana

b) Pada proker-proker rutin mengalami peningkaan TUK 3) Megukut tingkat kepuasan pelaksanaan proker, dilihat dari visibilitas apakah proker tersebut layak dijalakan kembali.

a)

Feedback pada pelaksanaan proker memiliki hasil positif untuk pelaksanaan kembali kegiatan tersebut

b) Rekomendasi dari laporan pertanggungjawaban BEM ITS di akhir kepengurusan.

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

Parameter sebagai berikut :

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

Bab V Kesimpulan dan Saran 1.1 Kesimpulan 1. Berdasarkan AKO-RPO pada bab-bab sebelumnya, BEM ITS berada di kondisi progressive (0,59;0,39) dimana BEM ditunjang dengan kondisi internal yang baik dan didikung oleh kondisi eksternal dalam hal pengembangan organisasi. 2. Meskipun demikian, kondisi organisasi tidak lepas dari permasalahan-permasalahn yang ada. Setelah kami identifikasi, ditemukan masalah utama yang dialami oleh BEM ITS kepengurusan periode 2011/2012 adalah Loyalitas Staff minim, struktur

kepengurusan

tidak

seimbang,

proker

kurang

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012

representatitf dan aspiratif, budaya disiplin yang kurang, aturan akademik yang memeberatkan pengurus, minimnya kordinasi dengan ormawan, serta fungsi kontroling DPM yang kurang 3. Strategi pengembangan organisasi yang paling tepat adalah dengan membuat inovasi yang lebih baik lagi dengan mempertimbangkan

sisi

kemanfaatan,

serta

melakukan

kordinasi yang lebih intens dengan stakeholder terkait.

1.2 Saran Saran untuk kali ini, lebih diarahkan pada prosedur pengerjaan AKO-RPO sendiri. Untuk saran secara umum pada BEM sudah

Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember

30

Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012

31

terangkum pada Rencana Pengembangan Organisasi. Saran yang dapat kami berikan untuk pengerjaan AKO-RPO antara lain : 

Pembuatan diperuntukkan

Standar bagi

Operational pengerjaan

Procedure AKO-RPO

yang

kedepan.

Sehingga ada standarisasi khusus untuk pembuatan AKORPO. 

Perlu adanya pendampingan secara berkala dari Pemandu TM selama pengerjaan berlangsung. Waktu pengerjaan yang terlalu mepet, sehingga lebih baik pembuatan AKO-RPO dilaksanakan jauh hari sebelumnya.

AKO RPOBEM I ITS 2011-2012 AKO RPOBEM I ITS 2011-2012



Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM VIII FTI ITS Institut Teknologi Sepuluh Nopember