Ajustes contables

INDICE DE CONTENIDOS

1. Objetivos 2. Resumen 3. Introducción 4. Ajustes Contables 5. Ajustes Diferido 6. Ajustes Acumulados 7. Ajustes De Gastos 8. Ajustes De Ingreso 9. Conclusiones 10. Referencias

OBJETIVOS

Objetivo General: Exponer los conceptos de ajustes, haciendo énfasis en los ajustes

acumulados y los ajustes diferidos. Objetivos Específicos:

Explicar el por qué y la importancia de los ajustes. Dar un ejemplo de cada uno de los tipos de ajustes a tratar.

RESUMEN

El presente documento, con naturaleza de consulta académica, tiene por objetivo de finir los ajustes contables, su naturaleza y los tipos de ajustes contables con ejemplos de cada tipo; buscando siempre que cada concepto quede lo más claro posible. En la primera parte del documento se expone el contexto general en el que se va desenvolver el concepto de ajuste: la información contable es quizás el sistema de información más útil para la gerencia cuando de tomar decisiones se trata; por tal Motivo la información que este refleje debe ser clara, precisa, pero sobre todo debe estar ³ajustada´ a la realidad, pues esto ayuda a medir con mayor grado de certidumbre el impacto que tendrán futuras decisiones. Seguidamente se define el concepto de ajuste, su naturaleza, su importancia y los tipos de ajuste. Mas adelante se muestran los tipos de ajustes, profundizando en ellos individualmente, y ejemplificando cada uno. Finalmente se hace una reflexión sobre todo el contenido del documento, antes de dar pasó a las conclusiones finales. Palabras Clave: Periodo contable, Activo, Pasivo, Cuenta contable, Sistema de

Contabilidad por Causación

INTRODUCCION

El termino ajustar hace referencia aponer en justicia algo, es decir acomodar algo hasta que esto esté como debe estar. Al ajustar se pretende en definitiva mostrar la realidad de un implicaciones y por consecuencia indita hacer de lo ajustado, algo útil, es ya se tiene certeza de que representa un valor real. Entrando más en materia, en las cuentas contables, se tiene gran cantidad de información financiera, esta algunas veces no está fielmente ligada a la realidad; he aquí el porqué de los ajustes contables. Ajuste contable hace referencia a un Procedimiento (más tarde lo definiremos bien) que se lleva a cabo con el fin de que en las cuentas contables se tenga información real, totalmente relacionada con todas las variables abstractas del medio económico que no se tienen que no se consideran al ingresar asientos a las cuentas, por dar algún ejemplo: de apreciación, inflación. Al respecto la Legislación Colombiana en materia contable es clara manifestando en el capítulo 1 "OBJETIVOS y CUALIDADES DELA INFORMACIÓNCONTABLE Contenida en el decreto 2649/93, todo lo eferente a los ajustes en las cuentas contables, todo como una directa consecuencia de buscar el artículo 4 del mismo decreto: CUALIDADES DELA INFORMACION CONTABLE Condensando, se persigue con los ajustes, dotar a la información contable de un alto grado de veracidad y confiabilidad en el proceso gerencial de toma de decisiones, un ajuste es entonces, una figura contable que nos permite establecer un verdadero valor de ciertas cuentas en los estados financieros al final del periodo contable

 AJUSTES CONTABLES

Como ya se dijo, son las correcciones necesarias Para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además de cumplir con los Principios de contabilidad (y la legislación del decreto antes mencionado). En primer lugar, en la contabilidad los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores. Además, algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se tiene la información complet a. Estas son las principales causas de los ajustes, y son estas precisamente las que sustentan la tesis antes planteada de que para que la información sea útil para la toma de decisiones primero hay que ajustarla a la realidad. Es importante que todos los ajustes y correcciones a los que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace más difícil e inoportuno el proceso de corrección ya juste. Para determinar que ajustes y correcciones deben hacerse, es necesario realizar una auditoría a la contabilidad y al proceso contable mismo, lo cual es una gran herramienta para hacer un diagnóstico profundo de la empresa. Si no se ajusta la contabilidad al final del año, es imposible detectar errores en la contabilidad y hasta falencias económicas y financieras de la empresa, que pueden llevar a la administración de la empresa a tomar decisiones equivocadas. La utilidad de la información contable de pende directamente de su fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados financieros. A continuación se presentan y ejemplifican los dos tipos de ajustes que nos convocan: Los ajustes Diferidos y Acumulados.

 AJUSTES DIFERIDOS

Cuando en la contabilidad de cualquier negocio existen diferidos es porque existe una transacción comercial por medio de la cual la empresa paga por anticipado ciertas cosas o recibe por anticipado dineros que debe retribuir con servicios que se prestarán. Por ejemplo el éxito firma facturas a 90 días, oflamingo fía. Aquí, para la realización del ajuste, deben tenerse en cuenta los siguientes factores: el monto de la transacción inicial, el monto percibido para el cierre contable (momento en el cual entra a operar el sistema de contabilidad por causación) y tener muy presente el tiempo que cubre el dinero pagado o recibido por anticipado según el caso. Aquí discriminaremos entre los dos factores mencionados: Dineros recibidos por anticipado y Dineros pagados por anticipado. Veamos: Pagos realizados anticipadamente:

Existen para los negocios ciertos elementos que por su naturaleza para adquirirlos, el pago debe hacerse por anticipado. Este hecho le genera a la empresa unos derechos con una "vida útil" definida (es decir: le deben un servicio) que afectarán periodos contables diversos y por ende, tendrán un efecto en los estados financieros bien sea en el Estado de Resultados o en el Balance General). Dinero recibido por anticipo:

En paralelo a los pagos anticipados, existen transacciones en las cuales se reciben dineros por anticipado, igualmente estos no constituyen ingresos de un solo periodo contable (contabilidad de causación); en este evento la empresa receptora genera una obligación para con quien entrega dinero es decir, en este momento se genera un Pasivo. Para la empresa o persona que entrega el dinero se genera un derecho o exigencia por un lapso de tiempo previamente pactado, es decir, se genera un Activo. Por ejemplo el pago de las matrículas en la Universidad que se efectúa al principio del semestre pero que cubre todo el periodo lectivo, se constituye en un Pasivo para la Universidad y en un derecho o Activo para el estudiante. A continuación un ejemplo práctico de un ajuste diferido, para este se eligió una situación de pago anticipado por parte de la empresa. El 10 de febrero del 2010 la compañía A, adquiere una póliza de seguros generales contra todo riesgo con vigencia de 1 año y valor de $ 120.000, la empresa cierra libros cada trimestre.

1/2/10

Documentos por cobrar Caja

DEBITO $ 120.000

CREDITO $ 120.000

Ajuste por el primer trimestre (1-2-10/31-3-10) desde el momento de adquisición hasta el primer cierre han transcurrido 2 meses. 30/06/10

Documentos por cobrar $ 20.000 Caja Para los demás trimestres el ajuste sería así: 30/06/10

Documentos por cobrar $ 30.000 Caja

30/09/10

$ 30.000

Documentos por cobrar $ 30.000 Caja

31/03/11

$ 30.000

Documentos por cobrar $ 30.000 Caja

31/12/10

$ 20.000

$ 30.000

Documentos por cobrar $ 10.000 Caja

$ 10.000

Es de notar que a medida que avanza el semestre el Pasivo Renta Diferida se convierte en un ingreso real para la aseguradora, de igual manera se convierte en un gasto real para la empresa. Se reconoce sistemáticamente una disminución de los pasivos y un aumento en los ingresos de cada periodo. O Viceversa según desde donde se le mire.

 AJUSTES ACUMULADOS

En el mundo de los negocios de hoy, es muy común que se realicen consumos ose entreguen productos o servicios sin que en el momento de la transacción se reciba o entregue efectivo, situación igual pero contraria ala expuesta en el ítem anterior (es decir, efectivamente el pago no se realiza). Por contabilidad de causación, el hecho debe ser reconocido, independientemente del movimiento futuro de efectivo. Debe tenerse presente que los ajustes afectan cuentas de resultados y cuentas de balance general.

Nuevamente aquí se pueden discriminar dos tipos de ajustes acumulados: unos para los pagos y otros para los ingresos. Veamos: Para los gastos: Un gasto es un consumo, por tanto, debe ser reconocido contablemente por la entidad. Sucede cuando el consumo se realiza y el periodo contable de la entidad (cierre de libros) es inferior al periodo de pago, no obstante se debe afectar la utilidad del periodo por dicho consumo. Los ejemplos mas citados por la te oría en este caso son: Cuando una empresa accede a un préstamo con intereses a un periodo de tiempo largo o cuando se cierran las cuantas en mitad del periodo de nomina. Para los ingresos: Como es de esperarse es el caso contrario de los gastos. Aquí se ha

prestado un servicio o se ha entregado una mercancía pero nuestra fecha de cierre de libros es inferior al periodo de recuperación de cartera. Aquí nuevamente debemos tener presente 3 situaciones (los ajustes requieren un ejercicio mental de gran abstracción), el momento de la transacción inicial, el cierre de libros y el momento de recuperación de cartera. Cuando se reconoce un gasto se disminuye la utilidad del periodo, por ende, los efectos fiscales son una disminución en los impuestos (en Colombia se tributa sobre las utilidades). El reconocimiento de un ingreso genera aumento en las utilidades, por ende un aumento en los niveles de impuestos por pagar. A continuación se muestra un ejemplo sacado de la teoría, aplica para ajustes acumulados por gastos. Una empresa cierra libros cada mes, paga una nómina de $ 420.000 por semana, lo hace los días sábados. Para el mes de agosto del 2010 el cierre de libros se debe hacer el miércoles. Veamos: Consideremos semanas de 7 días. La empresa consume por nómina $ 60.000 diarios, al miércoles se han consumido 3 días de nómina. AJUSTES 31/08/10 Gasto salarios $180.000 Salario por pagar $180.000

El pago de la nómina se haría el sábado siguiente, pero observe que hemoscausado 3 días de nómina. El gasto imputable al mes siguiente es por 4 días. 03/09/10 Gasto salarios $240.000

Salario por pagar $180.000 Caja $420.000  AJUSTES DE GASTOS

Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo. A continuación se muestran tres tipos de ajustes de gasto: 



Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del periodo antes de efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se van acumulando se llaman gastos devengados o incurridos. Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron como un activo o como un gasto cuando se pagaron. Un gasto pagado por anticipado es un activo y se produce cuando se pagan gastos que abarcan uno o más periodos contables futuros. Cuando el pago se hace antes de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido por lo general se hace el cargo a la cuenta de un activo, debido a que representa un costo no vencido y que se empleará en periodos futuros, para producir ingresos. Sin embargo se puede utilizar una cuenta del estado de resultados para registrar el gasto cuando se paga. Cuando se usa una cuenta del estado de resultados para anotar el asiento inicial, es necesario ajustar una cuenta de gastos para bonificar cualquier parte no utilizada o vencida, y pasar el importe a una cuenta del balance general.

Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil, mediante el proceso de depreciación. Al proceso de cancelar o disminuir el costo de un activo fijo, con la excepción de terrenos, a lo largo de su vida útil estimada se le conoce como depreciar el activo o simplemente como depreciación. Cuando se distribuye el costo del activo fijo a lo largo de su vida útil estimada, se carga a la cuenta de depreciación y se acredita a la cuenta de depreciación acumulada.  AJUSTES DE INGRESOS

Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que al momento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el ultimo día del periodo contable. Existen dos tipos de ajustes de ingresos: 

Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados.



Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se devenguen se convertirán en ingresos.

Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba efectivo del cliente, o de que se contabilice la operación en los registros contables. Estos ingresos que se han devengado pero que aun no se han recibido o registrado se llaman ingresos devengados. Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga a la cuanta de efectivo y por lo general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso aun no se ha ganado. Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se registran en una cuenta de pasivo al momento en que se recibe el pago. Cuando se usa una cuenta de resultados para registrar el asiento inicial, será necesario el ajuste a una cuenta de ingresos para cancelar cualquier ingreso no devengado y traspasar el importe a una cuenta de pasivo.

CONCLUSIONES Los ajustes son un mecanismo para acercar los datos contables a la realidad de las empresas, se justifica su existencia y aplicación en el hecho de que la información que ajustan es la información con base en la cual se toman muchas decisiones de gran responsabilidad. Los ejemplos expuestos dan muestra del mecanismo utilizado para llevar acabo estos ajustes, aunque espero no sea tardeen el documento para de ci r que estos no son los únicos tipos d ajustes; también existen ajustes por depreciación, ajustes por inflación, entre otros.

REFERENCIAS

Ajustes Contables. http://biblioteca.ucpr.edu.co/Revista_ paginas/52/(52)4.pdf . Consultada el 21 de febrero de 2011.

Ajustes Contables.Http://www.gerencie.com/ajustes-contables.htmlConsultada el21 de febrero de 2011.