AGENCIA NAVIERA Marco Teórico

OBJETIVO GENERAL Conocer de una forma más profunda los funcionamientos internos y externos de una agencia naviera, teniendo en cuenta su composición y oficio. Buscamos ampliar los conocimientos de este tema para tener un mejor manejo con respecto a este que nos llevará a ser más competitivos en el momento de mostrar los conocimientos adquiridos. INTRODUCCION Las agencias navieras, como empresas son aquellas que tienen como papel representar a los armadores en algún puerto determinado lo que indica que su función es representar a su cliente, el cual se encuentre en bajas condiciones de materia de estar en cada puerto donde arribe un buque de su administración. MARCO TEORICO Agencias Navieras La tendencia del mundo actual apunta a la expansión del libre comercio y las relaciones internacionales sin barreras. Importaciones y exportaciones con las facilidades que provee la tecnología serán el soporte de las economías mundiales. Las agencias navieras desempeñan un papel clave en este nivel del comercio, pues son los motores de esta gran industria. La organización logística, el transporte, la unión de muchos factores hacen que la carga que se transporta mundialmente, llegue a su destino optimizando en tiempo, seguridad y costos. Este tipo de empresas se caracterizan por ser los representantes del armador, una persona natural o jurídica propietaria del barco y como tal, responsable del mismo. En relación con este armador, ubicado en un puerto determinado, la función primordial de la agencia es representar a su cliente, que ha delegado en su persona las funciones que este no puede realizar por si mismo, por motivos de imposibilidad material de estar en cada puerto al cual arribe un buque bajo su administración. Conocidas también como Agencias Portuarias ó “Ships Agent”, son representantes del capitán, de los propietarios, armadores, fletadores, operadores de un buque o de los porteadores efectivos que realizan las gestiones comerciales del transporte en cada puerto, como los trámites para el movimiento de la carga, operaciones portuarias conexas a las anteriores, emitir firmar y cancelar los conocimientos de embarque y demás documentos pertinentes y otros servicios encomendados por sus representantes. A la función que desempeña el Agente Naviero s e le denomina “agenciamiento”, donde existe una relación entre el Agente y el Principal para resolver, en su nombre, ciertos actos que afectan los derechos del Principal y tareas que el mismo, delegue en el Agente para que éste las lleve a cabo

ante terceros involucrados. Dentro de las principales funciones del Agente Naviero se encuentran:

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Capitanía de puerto. Designar al piloto maniobrista y remolcadores, (valga la redundancia)

para la maniobra de atraque y desatraque. Remolcadores. Asistir a los buques durante la maniobra de atraque y/o desatraque del buque en el puerto. Pilotos maniobristas. Hacer efectivas mas maniobras del atraque y/o desatraque del buque en el puerto. Coordinador de tráfico. Recibir información del agente naviero antes de la arribada del buque indicando el tiempo estimado de llegada, establecer prioridades de atraque de acuerdo a la hora y fecha de llegada del buque.  Amarra cabos. Recibir instrucciones del buque para la colocación de los cabos en las diferentes bitas del muelle. Permisos. Notificar y tramitar ante las autoridades competentes los permisos de atraque y desatraque de los buques. Informar. A los operadores portuarios la hora de atraque y zarpe de los buques.

El agente naviero actúa de acuerdo al poder que le delegue el principal, determinando las actuaciones específicas para las cuales está autorizado. En esta relación agente y armador, acuerdan un contrato que en cada una de sus actuaciones del agente en cuanto a documentación deberán delimitar su autoridad por escrito. Para que exista una relación entre el agente y armadores ambos deben tener alto conocimiento del transporte marítimo así deben tener tolerancia y fidelidad de ambas partes a la relación contractual o verbal que los une. El agente deberá seguir el curso ordinario de negocios de acuerdo con las practicas establecidas, debido actuar siempre con el convencimiento de que sus servicios es de proteger los intereses principal, así mismo deberá concienciar a sus empleado sobre la personalización del servicio que presta y reportar en forma expedita a sus clientes sobre las acciones y cobros realizado a su nombre. El agente naviero debe cuidar de no posicionarse como patrono de los empleados de su representado, por lo que no pueden existir intereses encontrados, así como no pueden aceptar ningún tipo de comisiones de terceros por servicios relacionados con el negocio establecido entre las dos partes.

MODELOS DE AGENTES NAVIEROS En general, existen tres tipos de modelos de agentes navieros los cuales son nombrados y desarrollados a continuación: 1. Agente general:

Es aquel donde la autorización otorgada por parte del armador para actuar en representación de este, en todos los asuntos concernientes a la explotación de una ruta o negocio en particular o para un asunto de la pertinente a la propia naturaleza del armador, Sus actuaciones se encaminan en: a. Gestiones comerciales b. Asuntos operativos c. Asuntos logísticos d. Aspectos documentales e. Aspectos financieros f. Aspectos logísticos. 2. Agente especial:

Cuyos poderes de representación son menos extensos que el del agente general el cual se contrata solo por escala de un determinado buque en un puerto específico. ESTRUCTURA DE LAS AGENCIAS NAVIERAS EN FUNCIÓN DE MERCADO Perfil de un alto gerente: Debe estar integrado por los siguientes conocimientos: * Aspectos financieros * Aspectos comerciales * Aspectos operativos * Marco legal * Mercado y mercadeo * Buques * Aduanas * Modalidades de explotación * Transportes multimodal * Otros teatros de operación del transporte marítimo * Gerencia y relaciones de personal * Manejar otros idiomas (inglés). La gerencia media tiene como tarea el de guiar, ayudar a sus empleados a realizar mejor sus labores, así como asumir la responsabilidad total de sus éxitos o de sus fracasos.

En cuanto a empleados, existen cuatro grandes grupos de empleados, los cuales son:

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Operativos Logísticos Comerciales Contables

Los cuales se diversifican según sus funciones y responsabilidades inherentes a cada grupo de empleados. El recurso humano en las agencias navieras es el activo más importante que pueda tener empresa alguna, siendo las habilidades naturales las siguientes: a. Habilidad organizada b. Responsabilidad c. Autoestima d. Mente Analítica e. Facilidad Negociadora f. Facilidad de Expresión g. Amplitud de Criterios h. Creatividad i. Aptitud para la toma de decisiones CICLO EMPRESA NAVIERA Principales Procesos y Actividades de una Empresa Naviera: 1) Antes de contratar el servicio. a. Ofrecimiento del servicio. b. Naviera recibe solicitud del servicio. c. Negociación entre la naviera y el cliente. d. Análisis de costos. e. Naviera entrega cotización. f. Cliente decide si acepta o no la cotización. g. Cierre del contrato.

2) Después de firmar el contraía a. Naviera programa abastecimiento de combustible. b. Programación de la tripulación. e. Envío a puerto del programa de operación. d. El capitán del buque realiza plan de carga. e. Verificación de documentos. f. Contratación de agencia naviera. 3) Servicio de transporte terrestre — origen. a. Área de tráfico organiza la operación del transporte terrestre. 4) Operaciones en puerto de origen. a. Traslado de la mercancía del patio al muelle. b. Maniobras de embarque (de muelle a buque). c. Emisión de conocimiento de embarque. 5) Durante la navegación. a. Control de máquinas. b. Verificación de la carga. e. Intercomunicación del buque, puerto y naviera. 6) Operaciones en puerto destino. a. Contratación de servicios portuarios. b. Verificación de autoridades portuarias. c. Capitanía de puerto autoriza arribo al puerto. d. Agencia naviera solícita el servicio de descarga y avituallamiento.

e. Maniobras de desembarque (del buque al muelle). f. Maniobras de traslado de muelle a patio y/o almacenes. g. Puerto autoriza la salida de la carga. 7) Servicio de transporte terrestre — destino. a. Se contacta al transporte terrestre. b. Transferencia de la carga al transporte terrestre. e. Monitoreo del servicio del transporte terrestre. d. Entrega de la carga en el lugar en las condiciones estipuladas en el contrato.

1) Antes de contratar el servicio.

Como se observa en el eslabonamiento de actividades (ver figura 3.1.4). El ciclo de una empresa naviera tiene como partida la promoción de éste. Así el cliente identifica los servicios que proporciona, por lo que contacta con ella para establecer las condiciones del servicio. Una empresa naviera como cualquier otra tiene que darse a conocer para tener clientes al igual que las otras empresas ya sean de transporte o de cualquier otro gira Para el caso del transporte marítimo se dan a conocer por medio de: Revistas internacionales: también son por medio de revistas nacionales como por ejemplo la que edita mensualmente la CANAINTRAM (Cámara Nacional de la Industria del Transporte Marítimo); donde están registradas todas las navieras de México, También en periódicos nacionales como el Universal, Semanario Carga y Mar(Itinerarios del transporte marítimo en México y servicios relacionados) y Marinos entre otros en los que proporcionan información de operaciones e itinerarios de ellas. Dentro de las revistas internacionales están; Lloyd’s Register, Ports y el libro de

registro de buques en donde están todos los buques registrados según la casa clasificadora a la que pertenecen (The Tanker Register y The BulkCarriers Register). Broker: Son agentes que promueven a la empresa naviera en diversos países de acuerdo a su tipo de servicio. Casas clasificadoras: Son empresas certificadas por la OMI (Organización Marítima Internacional) para que ellas a su vez certifiquen a los buques o embarcaciones, esto significa que tienen que contar con las condiciones del ISM, MARPOOL, SOLAS entre otras . que son leyes y convenios que deben cumplir los buques para navegar internacionalmente. Esto permite a su vez el registro en

los libros antes mencionados. World Shipping (Fairplay Enciclopedia). Programa en CD que permite obtener los datos referentes a un buque que la naviera necesite, por ejemplo su armador, tipo de carga que maneja, casa clasificadora, especificaciones técnicas etc. De lo anterior se da el contacto con el cliente/usuario del servicio, el cual tiene sus requerimientos, puede ser que contacte o acuda a la naviera para que le realicen el servicio integrado (puerta — puerta, es cuando en forma general, las navieras, manejan “Linea”) o sólo requiera el transporte marítimo, por tal razón deben negociar las partes para establecer las circunstancias y condiciones del servicio de acuerdo al tipo de carga, lugar de destino, fecha programada entre otros, factores que quedaran establecidos en el contrato. Al mismo tiempo que está negociando (y esto es un cielo de propuesta - rechazo) el armador evalúa los costos totales que le causara el servicio que le están solicitando. Uno de los costos más significativos es el combustible que se calcula de acuerdo a la distancia que va a navegar, el siguiente costo consta de la derogación de salarios equipo. de trabajo y alimentación de la tripulación y los gastos de servicios portuarios que son remolque, lanchaje, pilotaje, comunicaciones etc. Es decir aquellos que se utilizan para atender a las autoridades que permiten el acceso del buque al puerto y los que auxilian a la embarcación para maniobrar dentro del puerto para que el buque atraque al muelle. Otro costo que es considerado es el de la agencia naviera que su función es la de representar a la empresa naviera ante las autoridades portuarias y ante el mismo cliente o usuario. Todos estos costos más un porcentaje de ganancia que agregue la naviera serán el resultado de la cotización que se le entregará al cliente que la analiza de acuerdo a sus requerimientos de servicio, y si no le satisface está tiene dos opciones: rechazar el servicio o negociar con la naviera para llegar a un acuerdo en el que haya una conveniencia común. Una vez que se llega al acuerdo de las condiciones del servicio se cierra o se firma el contrato, el cual contiene entre otros elementos, los INCOTERM-(Términos Internacionales de Comercio) que más adelante se detallaran. Estos términos establecen como se llevará la operación del servicio y son fijados internacionalmente. 2) Después de firmar el contrato

Una vez firmado el contrato se dispone el área de operaciones a revisar el programa de reabastecimiento de combustible que consta del análisis de la distancia a recorrer, los puertos que pueden suministrar el combustible con el costo y la forma de pago que ofrecen. Dado que si el área de contabilidad acepta el pago en efectivo (combustible a un precio más bajo que otros) se contrata el servicio o por otro lado está área comunica al departamento de operaciones que la empresa no tiene los recursos suficientes para pagar en efectivo, le recomienda hacer la adquisición del combustible en plazos aunque el costo sea mayor. Simultáneamente a lo anterior el departamento de personal embarcado programa los embarque/desembarques de la tripulación en puerto programado.

El área de fletamentos envía al puerto el itinerario de arribo para asegurar un espacio en muelle. Así corno al capitán del buque la información requerida (el tipo de carga, cantidad y su destino) para que realice el plan de carga, es decir, como distribuir la carga en el buque, para evitar contratiempos y maniobras. Por otro lado los departamentos de operaciones y personal embarcado verifican la documentación correspondiente a los certificados del buque y de la tripulación. Con respecto a los certificados del buque la naviera tiene cuidado en tenerlos en regla para evitar la no navegabilidad, y referentes a la tripulación deben estar vigentes sus títulos pasaporte y visa de lo contrario no podrán operar y correr el riesgo de desembarcar en cualquier puerto. Otra actividad que se realiza después del cierre del contrato es la de contratar a la agencia naviera o agente portuario. Con el propósito de ahorrar costos ya que es imposible para el armador establecer oficinas sucursales para cubrir todos los puertos de arribo. El ámbito de su trabajo incluye todo lo que están obligados a realizar según lo estipulado en los convenios de agenciamiento respectivos, pero su trabajo puede ser normalmente clasificado como sigue: • Servicios al buque • Operaciones de carga y do cumentación • Control y liquidación de los desembolsos de la operación

3) Servicio del transporte terrestre

El transporte terrestre se otorga cuando el servicio es puerta a puerta, es decir, un servicio integral, donde intervienen diferentes modos de transporte. La naviera es responsable de la mercancía en el momento en que la recibe en la fábrica, planta o almacén del cliente. La naviera puede contratar el transporte terrestre en caso de no cuente con su propia flota vehicular; si utiliza transporte ferroviario también puede ser contratado o concesionado.

4) Operaciones en puerto de origen

Cuando la mercancía llega a puerto por medio de cualquiera de estos modos de transporte, inclusive el transporte aéreo (en muy pocos casos), la mercancía t iene que ser apilada, acomodada o colocada en el muelle y para esto es necesario contar con equipo y maquinaria adecuada para realizar esta operación, y a su vez embarcar o trasladarla del muelle al buque lo cual implica costos y tiempo.

Encontrándose la carga en el buque el Capitán la revisa para registrarla en el Conocimiento de Embarque, que es según la UNCTAD “El documento probatorio de la carga de mercancía de un buque “; este se emite para cubrir embarque de Carga General a excepción de cargas que no son

comerciales. El conocimiento de embarque contiene los siguientes datos: • Nombre del embarcador • Nombre del Consignatario • Puerto de origen y destino • Nombre, matrícula, y porte del buque • Calidad, Clase de embarque, peso, medidas y mar cas de la mercancía • Valor del Flete • Estado y/o condición aparente de la mercancía • Fecha de emisión

5) Durante la Navegación

Cuando el buque se encuentra navegando se realizan diferentes actividades como, tener en buen funcionamiento las calderas, timonería, maquina principal y en general todo el sistema de propulsión, otra actividad es la de verificar y controlar las condiciones en que debe estar la carga como por ejemplo la temperatura; control y verificación de las demás embarcaciones que navegan a su alrededor para evitar accidentes; verificación y control del clima o ambiente para tomar decisiones con respecto a información de tormentas huracanes etc.; estar en constante información con la Naviera(tierra) y el Puerto origen /destino para informar estos detalles y además el ETA (Tiempo Estimado de Arribo), el cual es importante para efectos de tiempo estimado y real para poder seguir con las siguientes operaciones.

6) Operaciones en puerto — destino

Cuando el buque está arribando al puerto, el capitán avisa sin falta, su tiempo estimado de arribo (ETA), a la agencia naviera para que contacte a los servicios que se le proporcionan al buque, así como, a las autoridades correspondientes como son: migración, aduana marítima y sanidad. Citando lo anterior. Cuando el buque se encuentre en el canal de acceso se le proporciona el servicio de pilote para asesorar las maniobras del buque dentro de las aguas restringidas del puerto, dado las condiciones locales de este. Tales como profundidad del agua, vientos y

corrientes dominantes, peligros de tormentas y clima, así como, La alineación exacta de los canales de navegación. El piloto como las autoridades portuarias son trasladados del muelle al buque en una lancha, lo que se llama servicio de lanchaje. Una vez que las autoridades están en el buque proceden las verificaciones correspondientes de:  Aduana marítima: Conforme a la ley aduanal los agentes navieros deben llenar a nombre del

capitán, un reporte. de entrada, un manifiesto de carga, una lista de víveres del buque, una lista de la tripulación y la declaración de las pertenencias del personal con la aduana marítima antes de su arribo a puerto. Los oficiales aduanales vienen a bordo para inspeccionar los documentos requeridos que presenta el capitán, tales como el registro del buque y el permiso de salida expedido por la autoridad del último puerto de escala. Migración: Esta autoridad se encarga de revisar documentos de los pasajeros y tripulaciones

extranjeras que deberán ser aprobados por e! oficial de migración antes de su desembarque Sanidad: Cuando un buque arriba de un puerto extranjero es hecha la inspección de cuarentena

por los oficiales. Prevalece internacionalmente que el buque debe izar la bandera “Q” para

solicitar autoridades sanitarias. Este servicio es proporcionado desde que amanece hasta que se pone el sol. La cuarentena es para prevenir que la tripulación y pasajeros que entran al país traigan alguna infección o contagio. Si se encuentra una enfermedad contagiosa el buque es aislado. Si el certificado de desratización esta vencido y se encuentran señales de ratas y es ordenada La fumigación. Si las verificaciones se llevaron a cabo sin problemas, el capitán de puerto autoriza el arribo al muelle. Así el buque es remolcado hasta este. Es decir es llevado por otra embarcación remolque) por medio de cables o cadenas. Ya que un buque no tiene freno, aún si la máquina se para todavía se mueve por inercia. Además cuando se reduce la velocidad, el buque es más afectado por el viento, o la corriente y el cambio de reversa inmediata de la hélice lo obliga a girar. El mismo efecto es experimentado por una largada repentina del ancla. Por Lo tanto, la asistencia del remolcador es necesaria para la seguridad del atraque de los buques o bajo ciertas circunstancias es indispensable. Otro trabajo de las lanchas es el manejo de cabo el cual un servicio menor aunque todavía valioso prestado a los buques durante su estadía en el puerto. Es el manejo de las líneas de amarre durante el atraque y desatraque del muelle o amarrándolas o desamarrándolas de las boyas flotantes. Este servicio es indispensable excepto en caso en que el buque este anclado, en el caso del atraque el armador toma la tiradera disparada desde el buque y las coloca en las bitas del muelle mientras el buque se acerca. Al largar, los cabos o cables deben soltarse nuevamente con la ayuda del amarrador en tierra.

Habiendo atracado el buque, previamente la agencia naviera solicito los servicios de descarga, para maniobrar la carga con el personal y equipo adecuado evitando contratiempos y mal manejo de la mercancía. Al mismo tiempo de la descarga de buque a muelle se avitualla a la embarcación. En otras palabras esto significa suministrar de víveres, agua potable, combustible (si el puerto está programado para abastecimiento de este). Estando la mercancía en muelle se dispone a ubicaría a la terminal para almacenada o para que sea distribuida lo más pronto posible, una vez dada la autorización.

7) Servicio de transporte terrestre - destino

Cuando el buque descargó la mercancía en muelle, el capitán avisa a la agencia naviera (tierra) las condiciones de desembarque, así como la hora en que este está listo para zarpar a otro puerto de carga/descarga o al puerto de origen; o en otro caso, al dique, si es que está programado para ello. Al mismo tiempo el agente naviero se comunica con la empresa naviera en tierra para informar que el buque está listo para zarpar. En este momento, previamente ya se contrató el transporte terrestre, si no se cuenta con él o contacta al transporte ferroviario, que puede ser privado o concesionado, según el puerto y país donde se encuentre; y para ello también se contraté el equipo y personal pan cargar la mercancía del almacén o bodega de puerto a tráiler o furgón. Para esto la capitanía de puerto tiene que dar autorización de despacho/salida de la mercancía Cuando la operación de transporte terrestre ha iniciado, se monitorea hasta el momento que la mercancía llega a la puerta del cliente, y este recibe la documentación (conocimiento de embarque o aquel que se considere valido para todo el servicio, para firmar de recibido. A partir de que la empresa naviera tiene éste documento firmado de recibido por el cliente, será concluido el contrato.