Afilar el lapicero.pdf

Daniel Cassany

Afilar ellapicero

Cuia de redacci6n para profesionales Traducci6n de 6scar Morales y Daniel Cassany

~

EDITORIAL ANAGRAMA BARCELONA

TiTUlo de fa edicion catafana: Esmolar l'eina Empuries Barcelona, 2007

Disefio de fa coleccion: Julio Vivas llustraci6n: © Archivo Iconogdfico, S. A. / CORBIS / COVER

Primera edicion: septiembre 2007

© Daniel Cassany, 2007 © EDITORIAL ANAGRAMA, S. A., 2007 Pedr6 de la Creu, 58 08034 Barcelona ISBN: 978-84-339-6262-1 Dep6siro Legal: B. 35885-2007 Printed in Spain Liberduplex, S. L. U., ctra. BV 2249, km 7,4 - Polfgono Torrentfondo 08791 Sant Llorenc;: d'Hortons

fNDICE

Presentaci6n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 11 Formacion. ~Como son los escriros de la profe­ sion? Afilar ellapicero. Genesis. Agradecimientos. 1. SOBRE EL LECTOR. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Presentacion. Investigacion. Criterios generales. Lecrores especializados. Categorizar lecrores. Ejem­ plos.

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2. TECNICAS DE ANAuSIS DEL LECTOR. . . . . . . . . . .. Escribir a una audiencia. Segmentar. Escribir en una organizacion. Del auror hacia fuera. Escribir a un conocido. Ejemplo.

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3. LAS VOCES

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DEL AUTOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Presentacion. (Yo, nosotros 0 se dice? Indicios de subjetividad. Atenuantes e intensificadores. Ejem­ plo.

4. LA ORGANIZACI6N

DE LOS DATOS

Presentacion. Introduccion. Cuerpo. Cierre. Pira­ mides. El informe tecnico. EI articulo de investiga­ cion. Anexos. Notas. Parrafos. Ejemplo. Sintesis.

SI

5. TfTULOS Y PORTADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 67 Presenraci6n. Tftulos. Funciones. Criterios de ela­ boraci6n. Ejemplos. Portada.

13.

6. fNDICES ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Presentaci6n. Funciones. Utilizaci6n. Criterios de elaboraci6n. Ejemplo.

EpfLogo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 167

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8. PROSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 97

Presentaci6n. Extensi6n. Causas de la dificultad.

Soluciones. Grupos nominales. Estilos nominal y

verbal, Complementaci6n. Afirmaciones y nega­

Clones.

PROSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

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Presenraci6n. Decir no con elegancia. Estrategia. Estilo.

Bibliografia ................................. 169

7. RESOMENES . . . . . . . . . . . . .. . ... . . . . . . .... . 87

Presenraci6n. Funciones. Escolar y profesional.

Informativos y descriptivos. Criterios de elabora­

ci6n. ~C6mo se hacen? Ejemplo.

9. MAs

CORRESPONDENClA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Presenraci6n. Activas y pasivas. Gerundios. Ver­ bos debiles. Orden y posici6n. Incisos. Junrar pa­

labras.

10. DISENOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 127 Presenraci6n. Us os y valores. Recursos visuales. ~C6mo se hacen? Diagrama. Consejos. Letra y di­ bujo. 11. TABLAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Presentaci6n. Tipos. Lfneas. Criterios para hacer tablas. Ejemplo.

12. INSTRUCCIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 147 Presentaci6n. Tipos. Criterios generales. En la piel del lector. Recomendaciones. Ejemplo.

PRESENTACIGN

Es imposible disociar ellenguaje de la cien­ cia 0 la ciencia del lenguaje, porque todas las ciencias necesitan tres cosas: la secuencia de he­ chos en que se basan, los conceptos abstractos para denominarlos y las palabras para expresar estos. [... J Hechos, conceptos y palabras mues­ tran y reflejan una misma realidad. ANTOINE LAVOISIER, 1789

Las reglas de elaboraci6n de los documentos especializados no se aprenden espontaneamente del modo como se aprende y se interioriza ellen­ guaje general. La confecci6n de determinados documentos supone un aprendizaje espedfico de las reglas que rigen sobre todo la forma tex­ tual, fraseol6gica, sint:ictica y lexica. TERESA CABRt, 1992: 151

FORMACI6N

La educaci6n formal en lengua acaba en el instituto para la mayorfa. 5610 quien cursa algunos estudios universitarios de letras puede profundizar en las tecnicas de elaboraci6n de los documemos de su ambito. Es el caso de los maestros, los fil610gos, los periodistas, los traductores 0 los comunicadores audiovisuales. Para el resto, el casteLlano, el espanoL 0 la Len­ gua materna escolar cierran la educaci6n lingiiistica. (Dejo al margen los idiomas extranjeros, que se aprenden a 10 largo 11

de la vida pero que suelen tratar poco los discursos profesio­ nales.) Tambien es una idea extendida que los empleados de la empresa y los profesionales liberales no necesitan mas forma­ cion en lengua; que los medicos, los quimicos 0 los abogados -por citar solo tres ejemplos- no tienen que escribir. Los empleos que desempefian no 10 exigen. Una medica cura en­ fermos, un quimico analiza productos y una abogada inter­ preta leyes. Les basta 10 que aprendieron en el instituto -su­ puestamente. Es falso. En la practica, la mayo ria de profesiones cali fica­ das requiere algun tipo de transaccion oral 0 escrita, mas 0 me­ nos espedfica 0 sofisticada. Hay que verbalizar mucha activi­ dad laboral para comunicarla, para valorarla 0 para archivarla: se escribe un informe del enfermo curado, se presenta por es­ crito el resultado del analisis quimico 0 se fundamenta en un dictamen la interpretacion de una ley. En efecto, los medicos redactan informes y protocolos medicos; los quimicos, memo­ rias y proyectos; y los abogados, denuncias, recursos y argu­ mentaciones. Y tam bien tienen que escribir los geografos, los bibliotecarios, los graduados sociales, los directivos, los comer­ ciales 0 los contables ... , por dar mas ejemplos. Aun mas: si estos profesionales pretenden estar al dia en su campo, deberan participar en los foros de investigaci6n y deberan leer y escribir artkulos, ponencias y comunicaciones para congresos y revistas. La formacion permanente tam bien utiliza la escritura como herramienta de aprendizaje.

das, descubren datos, argumentan a favor 0 en contra. Se es­ tructuran con apartados y componentes particulares, en cada caso. Tambien tienen distintos niveles de formalidad. Pero todos comparten un alto grado de sofisticacion. Son comple­ jos y elaborados. Hay que dominar todas sus particularida­ des para poder entenderlos y producirlos. Los profesionales se enfrentan a ellos con precipitacion, porque el mundo laboral no acepta dilaciones y porque tie­ nen poca 0 nula formacion. Los rudimentos que da el insti­ tuto no satisfacen cuestiones tan especificas como las ante­ riares. Asi, no es extrafio que a menudo la cali dad de estos escritos sea lamentable: ~quien entiende la letra pequefia del contrato de una hipoteca?, ~y el de un seguro?, ~quien no se ha extraviado al leer las instrucciones de uso de un ordena­ dor?, ~quien comprende las leyes y las sentencias judiciales?, ~son sencillas las ordenanzas laborales que regulan nuestra profesion? Muchos de estos escritos son especializados y tienen es­ tas caracteristicas: • Son concisos y poco redundantes. Buscan la objerivi­ dad y la precision. Evitan las ambiguedades. • Son despersonalizados: evitan las referencias al autor y allector, esconden la emotividad. • Tienen un porcentaje eleva do de lexico tecnico, pro­ cedente de varias disciplinas. Los grupos nominales es­ tan mucho mas desarrollados que los verbales. • Inc!uyen recursos visuales como tablas numericas, fo­ tografias 0 graficos.

~C6MO SON LOS ESCRITOS DE LA PROFESI6N?

Son heterogeneos: tienen varios grados de especificidad, con terminologia y fraseologia propias. Cumplen varias fun­ ciones, segun el contexto: dan fe de hechos, proponen medi­ 12

Por supuesto, cada disciplina tiene caractedsticas espe­ ciales. La boranica dispone de un repertorio de generos dis­ cursivos diferente de la ingenieda 0 de la jusricia. Cada dis­ ciplina ha desarrollado sus propios discursos a 10 largo de la

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historia y los ha adaptado a sus necesidades: los biologos uti­ lizan protocolos de laboratorio, proyectos e informes de in­ vestigacion, artfculos cientificos, etc. ; los contables trabajan con balances, auditorfas y memorias. C ada genero discursivo es particular dentro de su campo: cumple una funcion espedfica, tiene una estructura adaptada. a las necesidades, con unos apartados y un contenido determina­ dos. Usa un registro prefijado, con fraseologfa y terminologfa es­ pedficas. Cada genero es incluso difereme de los otros del mis­ mo campo, aunque todos compartan algunos rasgos comunes. Algunas disciplillas disponen de formul£trios y manuales que do­ cumeman y ejemplifican eI repertorio de generos mas importan­ tes. En definitiva, cada discurso tiene una idencidad propia.

«MILAR EL LAPICERO»

Como dice eI subtftulo, esto es una Gufa de redacci6n para los que se ganan la vida escribiendo. El discurso es una herramienca para comunicar conocimientos, para desarrollar la actividad laboral, para fortalecer nuesua identidad profe­ sional, para cumplir nuestros deberes y para ejercer eI poder. Economistas, juristas, ingenieros, biologos, medicos, ffsicos, investigadores, maestros, sociologos, abogados ... , itodos tra­ bajamos con eI discurso! Incluso los estudiames universita­ rios y los bachilleres tambien escriben para «labrarse» un fu­ turo. Para todos, eI discurso es una herramienca profesional y esta gufa ensefia a afilarla. Afil£tr el I£tpicero se dirige a los que escriben: a los auto­ res, pero tambien a los correctores, a los editores, a los super­ visores, a los jefes que dan eI visto bueno, a los lectores que quieran tener criterio. En cualquier caso conviene conocer bien las herramiencas utilizadas. iQue flexible, versatil, pode­ roso y resolutivo es eI discurso!, cuando se utiliza con perspi­

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cacia. Pero jque torpe y simple puede lIegar a ser si se usa mal! iComo confunde, atolondra e irrita, en estos casos! Esta gufa trata de los discursos complejos, sofi sticados y comprometidos que hacemos en eI trabajo ... , que son nuestra profesi6n. Estos escritos cuestan much o di nero, si co ntam o el sueldo que co bran los auto res - ipor modesto que sea! Tam bien ocupan mllchas horas, si concamos eI tiempo que Ie dedican los lectores. Tienen m lIcha trascendencia: cierran y abren empresas, promueven empleados 0 los despid en, cu­ ran perso nas, producen ganancias 0 perdidas, dan 0 quitan pres tigio, fijan nuesrros derechos y debe res, erc. A lar ella icero uiere su lir la instruccion que nos ne 0 la educacion superior -como ecfa mas am a. Presenta los conocim jeoros.espedficps qll e meocjona la cita q ue encabeza este capitulo. Haciendo lin simil con ouo libro mlo, quiere ser una c;;ina de la escritura profesional (Cassany, 1993), una gUla que explique con sencillez - con del amal- como se prepa­ ran los discursos en eI trabajo. Es imposible tratar todos los discursos. No acabarfamos nunca. Ni hace falta: los discursos cambian como los tiempos. Hoy hacemos blogs, chateamos y prescindimos del fax -que se invenco hace bien poco. Afil£tr ell£tpicero se centra en los dis:' cursos mas especializados, poniendo enfasis en las cues riones transversales: el analisis del lector, la estructuracion del conce­ nido, la confeccion de ritulos, Indices y resllmenes, eI disefio de ilusuaciones, etc. Ta"mbien estudia dos tipos de texto im­ portances para una organizacion: las instrllcciones )' las cart~

GENESIS

Esta gufa tiene historia personal. Durance una epoca me gane la vida ensefiando a escribir a auditores, secretarias, economistas, ciendficos, politicos, informaticos y ouos pro­

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fesionales. Colabore con el Banco de Sabadell, el BBVA, La Caixa, Fundaci6 La Caixa, REPSOL YPF, Cuatrecasas, la Fundaci6n German Sanchez Ruiperez 0 la Editorial Santilla­ na; y con instituciones como el Ayuntamiento de Barcelona, la Generalitat de Cataluna, la Escuela de Administraci6n Pu­ blica de Cataluna, el Instituto Vasco para la Administraci6n Publica, las Cortes Valencianas, el Sen ado Chileno 0 la Se­ cretaria de la Funci6n Publica de Mexico, entre otros. Ense­ naba a mejorar las auditorias, las memorias, los informes, las demandas, los artfculos 0 la correspond en cia. T am bien escribf la tesis doctoral sobre esta actividad, aprovechando la gran cantidad acumulada de escritos, ejerci­ cios, evaluaciones y experiencias (Cassany, 1995). En otro lugar he explicado la metodologfa que segufa para ensenar a los profesionales expertos que no estan para monsergas y buscan soluciones inmediatas (Cassany, 2006). Afilar el lapicero contiene las lecciones mas efectivas de esta experiencia. Resume con estilo llano las ensenanzas principales de la literatura tecnica I y las ejemplifica con es­ critos autenticos, comentados -y con los nombres conve­ nientemente cambiados. Conffo en que mi discurso este bas­ 1. Renuncio a detallar en cada capitulo las referencias bibliograficas consul­ tadas, porque seda reiterativo y prolijo. S610 mencionare las citas textuales. A con­ tinuaci6n presento una lista de los aurores que mas me han inspirado. Para la des­ cripci6n del discurso especializado: Sager, Dungworrh y McDonald (1980), Kocourek (! 991), Cabre (1992), Lerat (1995) y Barrueco, Hernandez y Sierra (1993-19%). Entre los manuales de redacci6n ciendfico-tecnica 0 empresarial, me han interesado: Barrass (1978); Gould (ed.) (! 978); Harkins y Plung (eds.) (1982), que presentan una selecci6n de los mejores arrkulos de diversas discipli­ naSi Brusaw, Alred y Oliu (1987); Turk y Kirkman (1989) -uno de los mejores-; Kirkman (! 992); Boiarsky (1993); Rubens (ed .) (1992) y Shelton (1994). Tam­ bien son relevantes Strunk y ~te (1917), Flower (1985) y Eagleson (1990). Para la orrotipograHayta edlCl6 ~tenidO en cuenta Perfect (1994), Martfnez de Sousa (1992), Pujol y Sola (1995) el Diccionario de W edicion y de las aries grdficas (1990) . Sobre resumenes, Hawes Harkins (1%8) y Sekey (1973) dan ideas prac­ ticas. Para el anilisis dellectorfn hemos inspirado en parte en Warren (1993).

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tante afilado para que los lectores 10 puedan aprovechar para afilar los suyos. iQue asf sea!

ACRADECIMIENTOS

Ningun otro libro mfo ha madurado tanto en el disco duro. Los primeros documentos se remontan a finales de los ochenta. T odos los profesionales con quien he compartido aula han contribuido an6nimamente a escribir estas paginas. Sus originales, su reacci6n a mis correcciones, las reflexiones sobre las necesidades comunicativas de su empresa ... Todo me ha inspirado. Sin la aportaci6n de estos redactores profe­ sionales de carne y hueso no habrfa ejemplos reales. Si no hubiese podido penetrar en las interioridades de sus organi­ zaciones, habrfa menos senti do comun y matizaciones en es­ tas paginas. Otras personas me han ayudado mas conscientemente a componer este libro. Han mejorado estas lineas Cristina Aliagas, Victoria Alsina, Elisenda Bernal, Quico Ferran, Cris­ tina GelpI, Carmen LOpez Ferrero, Carme Ripoll y Joan Sala. Oscar Morales no es s610 el traductor de la versi6n espanola de esta gufa, sino un buen colaborador en la investigaci6n so­ bre la comunicaci6n cientffica. A todos y todas, gracias.

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1. SaBRE EL LECTOR

Escribir es como sal tar un canal 0 un arro­ yo. Antes de hacerlo conviene fijarse bien en la otra odlla: la arena, las piedras, la altura, la pen­ diente ... Si no caleulas bien la distancia 0 el es­ tado del terreno, fallas en el saito y acabas en el agua.

PRESENTAcrON

Todos los esrudios sobre comunicacion profesional des­ cacan la imporrancia de anaLizar aL Lector, es decir, de cells: r en cuenta el destinatario. Saber que intereses tiene, que co­ nocimientos previos, que punto de vista 0 incluso gue ma­ nias 110 UIsncas, ayuda a evuar malentendidos. Concretar que hara con nuestro escnto, cuan 0 0 eed., como 0 por que, nos puede ayudar a decidir como renemos que escriGi r­ 'eamoslo: i

,

1a La propuesta de formacion se basaba en algunas teo­ rfas de Sigmund Freud, un psiquiarra austriaco de principios del siglo XX que se considera el fundador del psicoanalisis. 1b La mulrinacional propone un esrilo homogeneo y re­ futa las conocidas teorfas de Canagarajah. Ambos fragmentos fracasan. EI primero nos insulra, por­ que presupone que ignoramos quien es Freud. En el mejor de los casos nos aburre, porque explica 10 que ya sabemos. En cambio, el segundo no 10 entendemos: presupone que 19

dominamos la teOrla del linguista Suresh Canagarajah sobre como se proyecta la identidad de la lengua y la cultura pro­ pias cuando se escribe en un segundo idioma. Esta teo ria su­ gerente es reciente y tan poco conocida como su autor, origi­ nario de Sri Lanka. En ambos casos, pues, el auror calcula erroneamente el conocimiento previo del lector y provoca efectos negativos. En este capitulo estudiaremos los principa­ les tipos de lector.

INVESTIGACION

La relacion entre aurar y lector es e.strecha y sutil. Algu­ nos sostienen que, al fin y al cabo, el es.tilo del documento esd. determinado por el destinatario. EI autor torna decisio­ ~s retoricas sobre su escrito segun el lector al que irnagina dirigirse. Es el mismo documento el que busca al lector, el que 10 selecciona 0 10 construye. La investigacion ha rnostrado que los redactores expenos tienen mas capacidad para representarse la situacion cornu­ nicatlva. EI expeno se imagina mejor y con mas facilidad a su lector. Calcula que sabe y que no, que quiere encontrar en el escrito, como 10 leed.. Luego uriliza esta informacion para decidir que ineluye 0 no en el escrito, como 10 ordena y con que estilo 10 presenta. jPero no es tan fkil! Muchos escritos tienen audiencias multi ples. heterogeneas 0 desconocidas. A veces lectores dis­ tintos buscan cosas diferentes en un mismo texto. A veces un documento pretende cumplir funciones variadas. A menudo es imposible establecer un perfil comun de los lectores. In­ e1uso cuando nos dirigimos a un lector individual, conocido y proximo, puede ser complicado discernir sus intereses, co­ nocimientos y puntoS de vista. Analizar al lector es una tarea reflexiva, prospectlva, 10­

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~ lt1va. La hacemos antes de escribir y mientras escribimos.

Suele ser individual e interior, pero tam bien podemos con­ versar con nuestros coautores, si no estamos trabajando so­ los. De hecho, es mucho mejor asf.

CRlTERlOS GENERALES

Fijemonos prirnero en 10 que podemos analizar del lec­ tor. Las preguncas de la izquierda permiten encontrar res­ puestas para seguir los criterios que se formulan a la derecha:

Ellector y el documento Caractedsticas del lector

Criterios para el documento

Incluye los datos que interesan, o r­ d~ fa comunicacion: ipor que lee?, ique datos busca? , ique denalos de mas a me nos rel evantes y debe hacer?, ic6mo los usara?, redactalos de manera q ue puedan ique Ie interesa?, ique leera pri­ usarse provechosamente en ellugar y el momenro adecuados. mero?

I. Prop6sito

2. Conocimientos: ique informaci6n previa tiene?, ique teodas, con­ ceptos y autores conoce? , ique terminologia domina?, ique enfo­ que tiene del tema?

3. Habilidmie! de procrJamitl1to: i lee en orros idiomas?, ientiende for­ mulaciones 16gicas, matematicas, qufmicas?, ilee mapas y grificos?, ilee esquemas, cuadros, tablas?

4. Condiciones de la !ectura: icuanto tiempo tiene para leer?, id6nde leera?, iestara c6modo?, ique edad tiene?, ique manias tiene?

Explica todo 10 que sea desconocido t.-evita la obvledad de 10 ya s~. Cenrrare en el enfoque~ 0 ~ifica los que seandiler~es. Prefiere los idiomas originales y las formul aciones especfficas, si so n co­ nocidas, pero traducelos si no 105011 . Co menta los grafi cos, los mapas y las tab las dificiles. Modera la com­ plejidad de los apoyos visuales. Elige el disefio mas id6neo: .k\;ra, formato, presentaci6n. Ayuda al lec­ tor a leer, con sumanos, conectores, subindices, tablas, noras a pie de pa­ gina 0 finales . No excedas la exten­ si6n alll2£iada.

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As!, las instrucciones para utilizar un inhalador bucal de­ berfan valorar que se dirigen a un colectivo amplio y hetero­ geneo de asmaticos, que s610 pretenden administrarse el me­ dicamento. No quieren conocer la estructura del aparato inhalador 0 el proceso con que se elabora la sustancia inhala­ da. Ignoran terminos como budesonida, propeLente 0 corticoi­ de, no dominan las formulaciones quimicas y prefieren los dibuj os figurarjvos a los esquematicos. Pueden ser ancianos con problemas de vista 0 temblores en las manos, de manera que conviene una letra grande y pape! grueso. En cambio, la memoria de una prospeccion geografica para consrruir ca rrereras describe la orograffa para modificar­ la. Debe ser ex tremadamente precisa; se dirige a especialistas calificados que trabajan en equipo, que dominan la termino­ logia de la disciplina, que tienen desrrezas refinadas para in­ terprerar mapas de nivel y que analizaran mericulosamente el documento, COil todo el tiempo que haga falta. Esta claro que tener en cuema estas variables permite to­ mar decisiones mas acertadas para confeccionar ambos escri­ tos. Pero no siempre tenemos toda la informaci6n necesaria para responder esas preguntas.

LECTORES ESPECLALIZADOS

En el siglo XX se identificaron los principales prototipos de lector especializado, que representan todas las situaciones posibles. Racker (1959) distingue cinco niveles de lectores en la ingenierfa, situados en una escala progresiva de menor a mayor calificacion: el operario no recnico, el tecnico, el recnico avanzado, e! ingeniero y el cientifico. Pero la clasifi­ caci6n mas conocida es la de Pea rsall (1969), que establece cinco caregorias, combinando dos criterios basicos: el cono­ cimiento del rema y la profesi6n:

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• Pro.fim o. Lee desde fuera del campo especializado, no conoce ni la rerminologfa 0 los con ceptos ni los fun­ damentos te6ricos. T ampoco domina las habilidades especificas de procesamiento. Solo quiere hacerse una idea del escrito 0 entender algunos datos. Ejemplo: una estudiante de arte que lee un articulo semidivul­ gativo sobre los problemas bioeticos que suscita la in­ seminacion artificial 0 la clonaci6n de embriones. • Ejecutivo. Es semejame al profano, pero busca mas de­ talles. Debe tomar decisiones y, por eso, Ie interesan las justificaciones y la visi6n prospectiva de los hecho". BU$ca argumentos a favor y en contra, valora las con­ secuencias y los proyectos. Tiene poco tiempo y nece­ sita en tender bien los datos. Ejemplo: el director de una empresa farmaceutica que debe decidir si fabrica y comercializa un producto a partir de los informes qui­ micos, medicos, comerciales y juridicos. • Experto. Conoce bien el campo porque es un ciendfi­ co, un ingeniero 0 un doctor universitario. Lee con es­ rimulo y espiritu cdtico, contrastando los datos del texto con los que ya sabe; se fija en todo. Exige el uso de la terminologia, las teodas y los recursos propios del campo (esradistica, f6rmulas qufmicas, diagramas). Ejemplo: una especialista en trasplantes de corazon que lee el ultimo articulo publicado por un reputado colega sobre una conrrovertida tecnica nueva. • Tknico. Tiene un nivel variable de conocimientos pre­ vios sobre la disciplina, con frecuencia superior al del eje­ cutivo e inferior al del experto. Tiene interes por la re­ soluci6n pracrica y 10 aturden las abstracciones. Debe aplicar, desarrollar, trasladar a la realidad la informaci6n del documento. Ejemplo: un analista informatico que lee el informe sobre las necesidades de los contables y audi­ tores de una empresa para elaborar un programa nuevo.

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• Operario. Combina el nivel de conocimientos del pro­ fano con la necesidad de aplicaci6n pricrica del recni­ co. S610 prerende enrender 10 que afecra a su rrabajo. Ejemplo: un empleado de una fabrica de coches, que trabaja en una cadena de montaje y que lee las ins­ trucciones para realizar una rarea. Esra clasificaci6n puede ayudarnos a imaginar eI lector. Podremos dererminar c6mo debe ser el escrito, sobre todo cuando se trara de un lector colecrivo, diverso 0 desconoci­ do. Aunque estos protoripos no son excluyentes: muchos do­ cumentos se dirigen igual a lectores diferentes y ubicados en posiciones intermedias entre las figuras anteriores.

del proceso comunicativo. Las circunferencias identifican cada figura, marcada con la L- inicial de lector: Lectores en eI proceso comunicativo Emisi6n

Recepci6n

L: lector B: borrador

0: documenlo

CATEGORIZAR LECTORES

Desde orra perspectiva, hay lectores durante todo eI pro­ ceso de confecci6n del documento y a 10 largo de su cicio comunicativo. Muchos documentos se escriben a cuatro ma­ nos 0 mas, I1evan el visto bueno de un superior 0 fueron re­ visados 0 corregidos por orros. A veces los primeros lectores son los coautores, los secrerarios, los jefes 0 los correctores. Una vez terminado yenviado, un escrito inicia un reco­ rrido dilatado en que va encontrando varios lectores que 10 leen con diferentes prop6sitos. Por ejemplo, una instancia para la Administraci6n la ve primero la persona encargada del registro, la hojea despues quien distribuye el correo entre los departamentos, quiza la revisa a continuaci6n un secreta­ rio de la persona a quien se dirige y, al final, la lee con aten­ cion quien la debe responder -que quiza tampoco sea aquel a quien se dirige oficialmente. En definitiva, la recepcion de un escrito no es un proceso simple, unidireccional 0 acotado. Este esquema muestra los principales lectores a 10 largo

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En eI ambito de la emision 0 de la produccion del dis­ curso:

• Ellector coautorengloba las diversas formas de cola bora­ cion que hay en la aurorfa: corresponsabilidad completa del escrito, autorfa de un fragmento, asesorfa extern a, etc. Pueden ser desde dos medicas que coescriben un manual de la discipIina hasta un articulo de investiga­ cion que firman conjuntamente el autor de una tesis de doctorado y su director (que esconde formas asimetricas de colaboracion). En todos los casos, el auror puede pre­ ferir un estilo 0 una estructura determinada para com­ placer a los coautores, al margen del lector. • EI lector supervisor tiene estatus superior a los coauto­ res (mas calificacion, cargo superior, funcion deciso­ ria, mas poder 0 prestigio). Interviene en la fase final de la produccion, asume la responsabilidad y determi­ na su idoneidad. Corresponde al jefe organizativo que

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da eI visto bueno, al editor que elige los originales que publicani, al revisor an6nimo que valora la calidad de los ardculos para un boledn, etc. Aunque no sea el destinatario autentico del documento, es sin duda un lector decisivo para muchos auto res.

informe de su departamento, co nsultamos en el archi ­ vo de la empresa docum enros antiguos, etc. S610 a ve­ ces se convierte en un lector relevante para el autor.

EJEMPLOS

En el ambito de la recepcion: • EI lector filtro corresponde al puesto de trabajo (regis­ tro, secretaria, gabinete de prensa 0 comunicaci6n, bi­ bliotecario) que da cuenta de la documentacion reci­ bida, la selecciona y la distribuye 0 la bloquea. Desde la optica del auror, es un tramite 0 un obstaculo im­ portante, porque regula eI camino que conduce hacia ellecror principal. • EI lector principal y el secundario corresponden a los destinatarios reales que busca el documento: los lecto­ res de una revista, los clientes potenciales de publici­ dad, los accionistas de una empresa que revisan el es­ tado de cuemas, etc. La distinci6n entre varios grupos (principal, secundario) permite segmentar y priorizar audiencias heterogeneas. • EI lector indirecto no tiene acceso personal al docu­ mento, pero accede a la informaci6n a craves de los lecrores directos, que sf ace eden al texto. En las em­ presas y las instiruciones, es frecuente que un tecnico prepare un escriro porque su jefe (L-principal) defien­ de un proyecro 0 presenta unos datos en una reuni6n ante unos interlocutores (L-indirecros) que no leerin nunca el informe, pero que sf conocera.n eI contenido. • EI lector periflrico accede al escrito por azar, rumor, curiosidad, etc. No es ningun destinatario oficial. As!, a veces encontramos unos originales olvidados en la fotocopiadora, un amigo nos habla casualmente de un

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Veamos un par de ejemplos. Ellector principal de una memoria de resultados es el accionista de la empresa, pero eI tecnico que la redacta sabe que quien debe aprobarla antes -iY quien Ie puede subir el sueldo!- es el jefe de contabili­ dad. Asf, es mas provechoso escribir para el jefe, un simple supervisor, que para el accionista, el destinatario real. Aun­ que las manias 0 las exigencias que el jefe imponga sobre la memoria sean perjudiciales para el accionista, eI autor had siempre caso al jefe. Asimismo, el auror de un articulo ciendfico sabe que solo 10 publicari en un boledn prestigioso si el consejo edi­ torial aprueba el contenido y el estHo, aunque eso suponga hacer las correcciones que ellos establezcan -y que el auror puede considerar perjudiciales para su escriro. ~Que es me­ jor: publicar eI artfculo mutilado en el lugar deseado 0 guar­ darlo en un cajon 0 publicarlo complero en otro lugar? Pues no hay color: ilo primero! En definitiva, eI lector no es unico, homogeneo ni sim­ ple. Tampoco es estatico 0 prefijado. Varios leerores y muy diversos se acercan a un escrito para haeer 10 que les conven­ gao La pregunta es: ~cuales nos interesan mas?, ~cual es el principal?, ~tenemos filtros?, ~hay supervisores 0 periferieos? Cuanto mas conscientes seamos de nuestros lecrores, mejor podremos eseribir.

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2. TECNICAS DE ANAiISIS DEL LECTOR

No seamos tan simples de imaginarnos a un lector jovial, desinformado, aislado, entre-ga­ do de coraz6n al aurar y al escrito ... iPara nada! Es un tipo avispado, interesado, icon ideas pro­ pias! Pertenece a grupos sociales determinados y trabaja en organizaciones perfectamente planifi­ cadas. Si dedica tiempo a leernos es porque quiere aprovecharse. jNos juzgara a fondo y sin piedad!

En esre capitulo presenraremos algunas recnicas para analizar al lecror en siruaciones especializadas: cuando escri­ bimos a varios lecrores, cuando escribimos denrro de una empresa 0 cuando rraramos con un conocido.

EsCRIBIR A UNA AUDIENClA

A menudo debemos escribir para un colecrivo nume­ roso, mas 0 menos desconocido y probablemenre hereroge­ neo -que denominaremos audiencia. Por ejemplo, ardculos para ser leidos en bolerines, revisras y libros; ponencias y comunicaciones para ser dichas y escuchadas en congresos; normarivas e insrrucciones de uso para ser consulradas; me­ morias y circulares para socios y accionisras; webs informa­ rivas, erc. Una recnica uril para esros casos es el anti/isis sociodemo­ grtifico. Consisre en recoger daros sobre el perfil de los Jecro­ res. Los daros mas relevanres son:

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• Personales: ed ad , sexo, nacio nalidad, estado civil, lugar de nacimiento y resid encia, le ngu a y eultura materna, experiencias interc ulrurales, cO l1ocimientos d e otros idiomas, inrereses, etc. • Proftsionales: empleo , cargo, afios d e experiencia, fu n­ cion, empleos previos, horario laboral, condiciones de tra bajo, actitudes respecto aJ trabajo, etc. • Acadhnicas: tirulacion academ ica, centro educativo donde estudio, ano e n qu e se li cen cio, formacion pro­ fesio nal co ntinua (eonocimientos, habilidades), habi li ­ d ad es inform aticas, etc. • Socioecon6micas: renta per capita, patrimonio, estatus social y econo mico, ideologia po lftica, etc. Can estos datos podem os afinar el tipo de escrito que hay que hacer. As!, una editorial que pretende lanzar una nueva colecci6n de fascfculos, se asegura de que el producto sea acenado haciendo encuestas previas a los compradores potenciales, sobre los puntos anteriores y sabre la valoracion que hacen del nuevo producto. Esra claro que un autor solo no puede emprender acciones de este tipo, pero sf que puede recoger mas modestamente los datos que Ie apona la expe­ .. . nenCla prevIa. Por ejemplo, si conocemos a lin lector real d e la publica­ cio n d o nde escribiremos, 10 pode mos tomar como referente e imaginarnos qu e escribimos para el -y para muchos mas como el. Podemos analizar los numeros a nteriores 0 los dru­ los previos de la revista 0 la editorial en la que vamos a p u­ blicar y torn ad os como mod elo. Si tenemos que escribir una ponencia para un encuemro , merece la pena recordar las edi­ ciones previas d el mismo acontecimiento pa ra hacernos una idea d e 10 q ue conviene. En todo caso , es esencial saber recu­ perar y ap rovecha r la experiencia previ a en situaciones sem e­ J3ntes.

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SEGMENTAR

Si ellector es colectivo y heterogeneo, es dificil reducirlo a un perfil unico. Entonces podemos utilizar tecnicas de m ercadotecnia , como la d e segmentar el publico. Consiste en fragmental' la masa amorfa de lectores en grupos 0 sectores mas reducidos y homogeneos -como si fueran tipos diferen­ tes d e «clienres» d e un producto. L uego podemos elaborar m ensajes particulares, mas precisos y eficaces, para cada gru­ po. V eamoslo:

Segmentaci6n de lectores Lector

/\

Individual

1.0 Identificar un L-heterogeneo

•

·······............. 3.·' lector

2.0 Segmentar

3. 0 Establecer prioridades

•

E sta tecnica tam bien permite valorar eI inreres que tiene cada grupo identificado. Permite elegir un segmento como lector principal (0 publico diana), y orros como secundarios a menos relevantes. EI autor puede distinguir grupos diver­ sos de lectores (A-D) y va/orar su prioridad (1.0: D; 2.°: B, y 3.°: A). Esta eleccion determina luego eJ contenido y eI estilo del escrito. Por ejemplo, la revista interna de un gimnasio se dirige a cenrenares 0 miles de personas y tiene grupos variados de lectores: los vecinos del edificio del gimnasio, los jovenes que hacen cursos de artes marciales, los integrantes de los equi­

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pos de deportes de competici6n (baloncesro, FUtbol sala), los nifios y las nifias de la escuela que hacen la educaci6n fisica en las instalaciones del gimnasio 0 los ancianos que hacen manrenimienro. En este conrexro, el redacror de un reporra­ je sobre enfermedades de rransmisi6n sexual puede decidir dirigirse en primer lugar a los adolescenres (lector primero 0 principal), despues a los adulros solreros (lector segundo) y, en ultimo termino, aroda la comunidad (lector tercero)' Asf, el auror puede poner enfasis en los habiros recomen­ dados para la juvenrud (practicas seguras y de riesgo, medi­ das prevenrivas) y en las conrroversias (pfldora del dfa des­ pues, aborro), segun el punro de vista de los adolescenres que acaban de incorporarse a la actividad sexual. En cambio, la clasificaci6n general de enfermedades 0 su incidencia enrre la poblaci6n pueden tener menos inreres para este colectivo. Sin duda, analizando el lecror y razonando de esta manera, el escriro puede tener mas eficacia para el publico elegido que 5i quisiera dirigirse a rodo el mundo.

ESCRlBIR EN UNA ORGANIZACION

Tener en cuenra el enrorno organizativo que ocupa el auror y el lecror (cargo, funci6n, jerarqufa, departamenro, etc.), as! como los canales par los que circula el documenro permite elaborar un escriro lllaS adecuado . Veamoslo:

Organigrama comunicativo

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EjEMPLO

Analicemos la reformulacion de un fragmenro de infor­ me de auditoria inrerna, en una entidad financiera. EI origi­ nal 10 escribio un aprendiz en un curso de redaccion. Aun­ que no manriene la estructura de una auditoria aurenrica, sf tiene el conrenido y eI estilo habituales. Esrudia un posible trato de favor no justificado: eI director de una oficina de un banco ofrece un trato «especial» a un cliente sin motivo (vo­ lumen de negocio pequeno, cliente no relevante, etc.). La reformulacion menciona los hechos de manera empf­ rica, sin sesgo ni imprecisiones. Compara:

Original

Reformulacion

(.. .J En los cuarro dias que per­ manecimos en la oficina, esre c1ienre se presenro rres veces, siendo rodas elias tratado personalmente por el d i­ recror. De las tres visitas, dos fueron simplemente para retirar su dinero de su cuenta corrienre, evicindose con esra arencion personal, las largas colas en las venranillas de caja que exisren en esra oficina. La orra visira fue para rratar remas personaJes, sin nada que ver con la acrividad de la sucursal. EI direcror lIeva personaJmenre eI conuol de las cuenras de este c1ien-

Hechos Atencion personalizada 1. Duranre los 4 dias que Audirorfa es(Uvo en la oficina, el c1ienre hizo 3 visitas y fue atendido por el di­ recror. En 2 visitas retiro dinero de la cuenra y evir6 las colas de las venranillas de caja, con la aren­ ci6n del direcror. No hay datos sobre el ptop6siro de la 3." visita. 2. EI direcror controla personaJmen­ re las cuenras del c1ienre: reaJiza las operaciones necesarias para aten­ der los pagos y disrribuye eI rema­

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re, reaJizando las operaciones necesa­ rias para arender los pagos que se Ie presenran y manrener eI remanenre disrribuido de la forma mas renrable. Esra operaroria Ie exige una arenci6n casi diaria. (... J Disfrura ademas de una rarjera Visa Oro y orra Visa Electron com­ pletamente gratis, y en las esporadicas operaciones de compraventa de valo­ res, eI cobro de comisi6n es mini mo. En las cancelaciones de deposi­ tos a plazo fijo qu~ ha reaJizado con eI objetivo de reinv.errirlos en otros producros con mejb res renrabilida­ des, se Ie ha condonado la comisi6n de cancelaci6n anticipada. Esra sucursal es una de las oficinas de la red que menos comisiones con­ dona, por 10 que es lIamativo la opera­ roria seguida con este c1ienre. (... J Como anecdota, en las fechas navideiias, eI mejor regalo que reali­ za la oficina a sus c1ientes es para este. (219 pa14brasJ

nenre de la manera mas renrable. Eso exige atenci6n casi diaria. Retribuci6n de los depositos 1. Dispone de tarjetas Visa Oro y Electr6n sin cargo. 2. Se cobra la comisi6n minima en las operaciones de compraventa de vaJores, que son escasas. 3. Se condona la comisi6n de can­ celaci6n anricipada de deposiros a plazo fijo (para reinverrirlos en producros mas renrables), aun­ que esra sucursal sea una de las que condona menos comisiones. 4. Por N avidad eI c1ienre recibe eI regalo mas cosroso de la oficina.

(I 61 pa14brasJ

Sin duda, los apartados con titulo interno y hechos numerados de la reformulacion ayudan a ordenar los datos. Entre otras aspectos, la version de la derecha elimina las re­ peticiones, las expresiones connotadas (es llamativo, como anicdota, disftuta), los adjetivos imprecisos (operaciones espo­ rddicas, mejor regalo) 0 los adverbios modalizadores (simple­ mente, completamente). T ambien prefiere la 3. a persona (Au­ ditoria estuvo) ala 1.a (permanecimos) y las cifras (4-3-2) a las letras (cuatro, tres, dos). En resumen, la reformulacion es mas objetiva, precisa, ordenada y breve.

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4. LA ORGANIZACION DE LOS DATOS

Cada genera riene una estructura. Acertar eI lugar mas adecuado para cada data es un proble­ ma de logica 0 coherencia del contenido, pera tambien de adaptaci6n al prop6sito y at lectar. Mas aun: organizar quiere decir disenar las pagi­ nas, decidir los apartados y cortar los parrafos.

PRESENTACI6N

Podemos distinguir tres partes 0 componentes en un do­ cumento, prescindiendo de las particularidades de cada ge­ nero textual: la presemaci6n, el nucleo X el cienf. Esta estruc­ tura trimembre ejerce diversas funciones )' sigue la maxima de la oratoria clasica: di de que vas a hablar, habla y di de que

has hablado. Otros componentes que contribuyen a organizar los da­ tos son los apartados )' subapartados, el anexo, las notas y los parrafos. Incluso La hoja 0 pagina -como unidad visuaL- inci­ de tambien en la confeccion de un documento. De todo ha­ blaremos un poco.

INTRODUCC16N

La introduccion (tambien denominada avance, presenta­ cion, materiales preliminares) tiene las funciones de seleccio­ nar al lector), de prepararlo para la lectura del resto del tex­ to , anticipando, organizando y resumiendo el contenido. Puede ser uri! tambien para orientar lecturas parciales 0 se­

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lecrivas del documenro 0 para indexarlo en fondos doCll­ mentales. La introducci6n puede incluir varios elementos texruales: la portada, la identificaci6n del documento (titulo, autoria, procedencia, editorial etc.), el apm'ato titulm' (titulo y subdtulo, dtulos internos), el indice general, el resumen, la distribuci6n (Iisra de lecrores destinatarios), el prologo, los agradecimientos, etc. Hay que tener en cuenta que, antes de empezar a leer, ya tenemos «unas primeras impresiones» de un escrito. «Un do­ cumento empleza a generar una respuesta ran pronto como reposa encima de la mesa de los lecrores. De hecho, se puede decir que los informes y los articulos empiezan a despertar ac­ titudes positivas 0 negativas incluso antes. Las reacciones de los lectores esran influidas por la facilidad con que pueden iden­ tificar eI documento que les interesa 0 con que pueden recu­ perarlo de las bibliotecas y de las bases de datos» (Turk y Kirk­ man, 1989: 44). Cuando el documento yace encima de la mesa, el indice y eI resumen nos dan una primera idea d.pida del texto. Res­ ponden preguntas como: ~ me interesa?, dtrata de mi campo?,

ddebo Leer/or, ddebo leerlo completo? 0 dcudnto tiempo me llevard? Si no estamos obligados a leer el escrito, estas respuestas pue­ den determinar que 10 abandonemos 0 no. Si no 10 abando­ namos, eI resumen nos anticipa los datos bisicos del cuerpo del texto, de manera que podemos activar los conocimientos previos, formular hip6tesis y leer mas interactivamente. EI in­ dice tambien permite hacer una lectura selectiva de aquellas partes que mas nos inreresen. En definitiva, la introducci6n provoca las primeras im­ presiones allector, delimita su alcance (tema, contenido), da eI esqueleto 0 la esrructura completa del documento (indice) y sintetiza y anticipa las ideas mas relevantes en un resumen. En los capfrulos siguientes, analizaremos algunos de estos componentes.

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CUERPO

EI cuerpo es la parte central del documenro y tiene eI ob­ jerivo de desarrollar todos los datos. T ambien se denomina nucLeo, exposici6n 0 desarroLLo. Es el componente mas variable por 10 que respecta a extensi6n, numero y tipo de apartados o a la inclusi6n de elementos complementarios, como tabLas, dibujos 0 grdficos. No tiene restricciones en relaci6n con la estrucrura, el enfoque 0 el nivel de especificidad, a diferencia de la introducci6n y del cierre, que tienden a ser breves, sin­ teticos 0 esquemati cos. Suele tener un estilo discursivo que fomenta la reflexi6n y evita las formulaciones esquematicas y la sintesis. Algunos de los componentes textuales que suele incluir son los objeti­ vos del trabajo, la metodoLogla empleada, los antecedentes, los hechos 0 resultados, su valoraci6n, etc. Tanta versatilidad impide identificar otros rasgos comu­ nes del cuerpo de los documentos. Pero algunos generos con rradici6n disponen de estrucruras muy formalizadas. En el ambito administrativo, el informe tecnico-juridico consta de antecedentes 0 reLacion de hechos y fundamentos de derecho. EI informe de auditoria intema tiene habitualmente objeti­

vos, metodoLogia, hechos, concLusiones y recomendaciones. Asi­ mismo, el articulo de investigaci6n tiene la famosa estructura de IMRD 0 introduccion, metodologla, resultados y dis­ cusi6n. Orros tipos de informes no tienen tradici6n ni regula­ ciones y se componen de apartados y tirulos particulares para cada contexto. De hecho, cada auror se inventa a convenien­ cia los apartados del cuerpo, de acuerdo con sus necesidades. En una instiruci6n 0 empresa, la rradici6n puede haber fija­ do algunas estructuras; por ejemplo, eI libro de estilo de La Caixa (1991) presenta cuatro tipos de informes tecnicos (de proyecto, de gesti6n, de oficina y de analisis de riesgo).

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EI cuerpo es a menudo el primcr componente que se ela­ bora de un documcnto. Tanto la introducci6n co mo eI cierre son reformul acio nes (sintesis, introducciones, propuestas de futuro). EI indice, eI resumen, la bibliografla 0 las condusio­ nes depcnden directamenre del cuerpo y se elaboran despues o al mismo tiell1po.

CiERRE

EI dare (onduye el documento con el prop6sito de pre­ parar al lecror para las actividades posteriores a la lectura. T ambien se denomina resumen, conclusion 0 recapitulaci6n. Incluye, entre otros elementos, las recomendaciones, las C011­ c/usiones, el epiLogo, la resolucion, la bibLiografta, los anexos, eI apendice 0 los indices especificos (tematicos, anaHticos, ono­ ll1asticos). Si la presentaci6n anticipa los daros mas relevances e in­ troduce allecror en el texto , el cierre proyecta la informaci6n hacia el futuro. Prepara las tareas posteriores: revisar la bi­ bliografla, poner en practica las recomendaciones, formular nuevas hip6tesis, preparar nuevas investigaciones. Los ane­ xos, los indices analiticos y la bibliograffa SOD herramientas para ampliar 10 expuesro, ya sea haciendo una relectura se­ lecriva del mismo documento (guiada por un indice anaHti­ co), leyendo los documenros complementarios incluidos en los anexos, 0 buscando nuevos textos a partir de las referen ­ cias citadas. Al igual que la introducci6n, eI cierre tambien se caracteriza por tener un grade de estandarizaci6n elevado y por utilizar formulaciones esquematicas (listas, numeracio­ nes, afirmaciones breves).

PJRAMIDES

Varios manuales de comunicaci6n profesional recurren a la conocida formula periodfsrica de la piramide para organi­ zar los daros en un in forme: poner la informaci6n basica al inicio, en la punta de la piramide (titulo, resumen, resulta­ dos generales), y dejar los datos completos y los detalles para el final, en la base, como muestra este esquema (Turk y Kirkman, 1989): Pid.mides de lectores y contenidos ~

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La piramide de la izquierda representa la ordenaci6n de los datos y la de la derecha, el numero de lectores que leen cada componente del documento. Coincidiendo con la pun­ ta de la piramide, el titulo y el resumen presentan los datos esenciales que pueden entender muchos lectores. En la base, los anexos y demas componentes del cierre aportan daros pormenorizados y compleros que s610 interesan a unos pocos lectores. A medida que el documenco da datos, cada vez mas pormenorizados y complejos, se pierden los lecrores que s610 querfan hacerse una idea general; solamente se conservan los que esdn realmente imeresados y buscan datos mas precisos.

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Esta estructura piramidal permite atender a lecrores que buscan en un mismo documento prop6sitos tan diversos como los de hacerse una idea global, buscar datos espedficos o barrer exhaustivamente el escrito. Por ejemplo, el lector ajetreado que s610 quiere formarse una opini6n general pue­ de leer con rapidez el resumen y algun componente del cie­ rre, mientras que el lector analftico que busca datos concre­ tos puede rastrear con atenci6n el nucleo y los anexos con los indices analfticos. Siguiendo este planteamiento, algunos autores proponen estructuras piramidales mas pormenorizadas para generos particulares.

Metodo SIDCRA

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Introducci6n

Desarrollo

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EL INFORME TECNICO

B'licq (1990) propone el metodo SIDCRA, haciendo un acr6sti~0 con los aparrados que conformarian la estrucrura del informe tecnico -en una adaptacion sui generis al espa­ fiol: sumario (0 resumen), introduccion , desarrollo, conclu­ siones, tecomendaciones y anexos. Siguiendo el esquema, los apartados avanzan desde el sumario, con una simesis de los puntos mas relevantes, hasta los detalles exhaustivos inclui­ dos en los anexos. La introduccion plantea el contexto en que se situa el in­ forme: el rema, los problemas 0 las necesidades que 10 moti­ van, los hechos previos y los objetivos que pretende lograr. Para el desarrollo, que debe incluir la cantidad mas grande de datos, Blicq propone otra tecnica periodistica: las famosas 6 preguntas (quien, que, wdndo, como, donde, por que) que los periodistas utilizan para componer el primer parrafo de una noticia. Para este autor, el desarrollo debe responder tam­ bien estas cuestiones, que constituyen los aspectos mas im­ portantes que componen un tema.

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Recomendaciones

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Anexos

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Blicq afirma que las conclusiones y las recomendaciones tienen mucha importancia en el informe y deja abierta la po­ sibilidad de que ocupen posiciones mas avanzadas en la es­ tructura. No es extrafio que el sumario incluya 10 mas esen­ cial de las conclusiones 0 las recomendaciones. Mas adelame hablare de los anexos.

EL ARTfcULO DE INVESTIGACION

Swales (1990) propone estos trapezoides para explicar la estructura del articulo cientifico de invescigacion. En este ge­ nero, la introduccion delimita el campo de esrudio y por eso empieza con una base amplia que se va cerrando, para dar paso al desarrollo de un experimento concreto. Por el contrario, los

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resultados arrancan con los da tos obrenidos en la investigacion reaJizada (base esrrecha) para proyectarse nuevamente hacia eI campo en que se instauran, ensanchando la base.

Articulo de investigacion

Introducci6n

Desarrollo

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Resultados

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EI autor tambien explica que la introduccion suele seguir Ia siguiente estrategia. Primero, establece un tel'l';tol';O de estudio 0 busqueda, es decir, delimita la disciplina y eI ambito estricro en que se reaJiza eI rrabajo, mencionando los estudios y los amores previos mas relevantes. Enseguida, identifica un agujel'O 0 vado en el territorio 0 a1gun aspecto que no ha merecido Ia arencion de la comunidad ciemifica. Para acabar, presenta la busqueda reaJizada como la ocupacion de este agujero pendiente.

que haya conflicto entre lectores y fUl1ciones, como ya he­ mos visto. Por una parte, un jefe ocupado quiere leer el es­ crito en pocos minutos para hacerse una idea global y tomar decisiones -hablarfamos aqui de funcion info rmativa. Por oua, eI mismo escriro debe recoger toda la documentaci6n (estadistica, auditorfas, anaIisis, comprobantes, certificacio­ nes) para archivarla y para que pueda ser consulrada en eI fu­ turo -funcion documentaL En estos casos eI anexo permire agrupar los datos en dos o mas niveles de especificacion, que se adecuen a estas fun­ ciones. EI cuerpo puede satisfacer las prisas )' la necesidad de sintesis del jefe, yel anexo permite almacenar todo 10 que sea demasiado pormenorizado 0 espedfico, como si fuera un autentico cajon de sastre. Incluso podemos distinguir dos 0 mas anexos, con varios grados de deraUe, dirigidos a diferen ­ res funciones documentales 0 lectores porenciales. Noremos las diferencias entre eI cuerpo )' eI anexo de un escrito: Selecci6n de dacos Cuerpo del escrito

Anexos

Pone enfasis en e1lector. Incluye los datos basicos y responde a un con­ texro concrero (tiem po y espacio).

Pone enfasis en la informaci6n. Re­ coge todos los daros y los archiva para siempre.

I ncluye s610 los daros relevantes: pro­ p6siros, resultados globales, recomen­ daciones, argumentos imporrantes.

Incluye rodos los daros: merodologia, resultados completos, estadistica. Pres­ cinde de las necesidades temporaJes y de los lectores circunstaJ1ciaJes.

Organiza los datos segun el interes del lector. Extension limitada. Len­ gua comun , numetos redondos, co­ mentarios generales.

Sigue criterios archivfsticos. Sin Jf­ mites. Registro especializado, nume­ ros exactos, comentarios pormenori­ zados .

AN EXOS EI anexo (0 apendice) merece consideracion especial por la funcion de descarga informariva que ejerce. Es habitual

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Pero des de la optica del gerente que debe tomar la deci­ sion final , el segundo es mejor. Se adecua mas al proposito de la tarea: estudia las ventajas y los inconvenientes de las tres marcas y recomienda una. Si el lector esta atareado, tie­ ne poco tiempo y escaso interes en los detalles, agradecera que los dtulos del fndice ya Ie informen del resultado 0 que se eviten cuestiones de procedimiento como el problema ob­ jeto de estudio 0 el metodo. Ademas, los apartados del 2 al 5 del segundo fndice comparan en una misma seccion los costes, las prestaciones y las preferencias de los usua~os de cada marca. Eso facilita la interpretacion de los datos. En el primer fndice, en cambio, el lector debe ir adelante y atras para contrastar las marcas, ya que cad a marca ocupa un apartado diferente. Por ejem­ plo, para saber cual es la maquina menos costosa, hay que consultar tres puntos (apartados 2.1,2.2 y 2.3). En resumen, con palabras de Delisau (1986: 56): «La for­ ma mas efectiva de organizar la redaccion de un informe empresarial viene dada por la naturaleza del tema, por las cir­ cunstancias y, en especial, por el receptor. La mejor organiza­ cion es la que favorece ellogro de los propositos de quien 10 redacta. »

1. (Los M fos cstan orgnniZlfdos (IJ nparflldQ! Y fub"pnrr.ui.J; ' Eso facil ita leer selectiva menre eI docum ento. Un indlcc COIl todos los dtulos inrernos permite hacerse un a idea global del escrito .

2. l EL orden dl' los aparttuios itS Mgico? ISl' IlMpta a las neccsidlldcs del lector? Si eI orden esta en concordancia con las necesidades y los conocimienros del lector. es mas f.icil seguir el documento. 3. ( CaM apartaM tiene un tltl/lo in/emo? Eso permite idenrificar el cema de cada secci6n .

4. ( 5 0 11 manejables los apartaMs? (cuantos pdrrafos tiene caM

lIIlO? Los apar­ [ados excensos son mas diflciles. Son mas c1aros los b reves, de lIn os pocos p,lrrafos. con titulo inrerno. Di vide cada apan ado largo en dos 0 mas. Haz subaparrados de rango menor dent ro de un apanad o largo . 5. ( Que mediM t i C/leU los pdrrafos? D a preferencia a los p arrafos con os y co­ medid os. pcro deja los largos que esten justifi cados. G. (Ha), oal'iospdrrafos dc lina soIA fra. - . (I993) La cuina de l'escriptura. Barcelona: Empuries. Versi6n castellana: La cocina de la escritura. Barcelona: Anagrama, 1995. - . (I 995) lntervencions en la comunicaci6 escrita de les organitza­ cions. T esis doctOral. Universidad de Barcelona. M icroficha. - . (2006) Taller de textos. Leer, escribir y comentar en el aula. Bar­ celona: Paid6s. COROMINA, Eusebi. (1991) Manual de redacci6 i estil. Vic: El 9 Nou / EUMO. DAVlS, Richard M. (I976) «Does Expression Make a Differen­ ce?», Technical Communication, 23: 6-9. Reimpreso en Har­ kins y Plung, 1982: 143-145. DELISAU, Sergio. (I986) Las comunicaciones escritas en la empresa. Barcelona: Vecchio

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