Adquisicion de Materiales e Insumos (1)

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INTRODUCCIÓN

Los materiales e insumos son los elementos básicos y esenciales de todo proceso productivo y no contar con ellos es una de las principales razones por las cuales una industria se puede ver parada. Los insumos siguen un proceso y se transforman en productos terminados a través del uso de la mano de obra y de los costos indirectos de fabricación en el proceso de producción. El presente trabajo es un esfuerzo por tratar de establecer los lineamientos que deben observarse y tener en cuenta sobre la adquisición y el manejo de los materiales e insumos dentro de una empresa y saber el arte de comprar, que es saber negociar, valiéndose de todas las herramientas adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr objetivos, como son; precios "cómodos" para la organización de los mejores materiales y servicios en el mercado (calidad), con facilidades crediticias (créditos, tiempos y montos), con la mejor atención (servicio), y finalmente con ese plus de competencia (desarrollo, capacitación, infraestructura, negocios y alianzas, entre otros). También describimos el proceso de compras que está compuesto por una serie de actividades y procedimientos bien definidos, comienza por una requisición y termina con la entrega de materiales para su aplicación en el proceso productivo o para lo que fue adquirido, esto en lo que se refiere al aspecto técnico, y en el aspecto administrativo termina cuando se concreta el pago al proveedor, esto puede ser relativo de acuerdo a el compromiso del área, ya que muchas veces se compromete o incluye en sus funciones la supervisión de la aplicación real de lo comprado, cuestión de políticas y procesos de cada organización.

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Concepto de Compra La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición. Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen características propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a continuación:

Función de Compras Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.

Importancia de Compras Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además la colaboración en la administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quién, cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayores economía y ganancias para la Empresa.

Organización de Compras Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades también van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamaño, organización y situación geográfica. Adquisicion de Materiales e Insumos

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Universidad Peruana Los Andes Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas. Para tu mayor comprensión te explicamos ambos tipos de organización.

1. Organización Centralizada: Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, sección o encargado de compras. Ventajas

• Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades. • Calidad uniforme de los materiales adquiridos.

Desventajas

• Poca flexibilidad. • No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la empresa se encuentran geográficamente dispersos.

• Mayor especialización de los compradores. • Organización de los procedimientos de compras.

2. Organización Descentralizada: Es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades especificas y locales. Ventajas Adquisicion de Materiales e Insumos

Desventajas Página 3

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• Mayor conocimiento de los proveedores locales.

• Permite un menor volumen de compra.

• Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la Empresa.

• No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.

• Agilidad en las compras.

• Falta de esquematización en los procedimientos de compra. • Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados. • Ausencia de compradores especializados.

EMPRESAS PRIVADAS

EL CICLO DE COMPRAS A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras: Adquisicion de Materiales e Insumos

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1. Análisis de la Solicitud de Compras.

2. Investigación y Selección de Proveedores. 3. Negociación con el Proveedor (seleccionado).

4. Acompañamiento de Pedido (Follow-Up). 5. Control de la Recepción del Material Comprado.

Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:

A continuación te invitamos al análisis de cada una de las etapas antes nombradas.

1. Análisis de la solicitud de compra

Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un determinado producto. El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes Adquisicion de Materiales e Insumos

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Universidad Peruana Los Andes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros. Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta. En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material. Los siguientes esquemas te muestran ejemplos de programación de materiales para compra y ficha de historia de cada material.

2. Investigción y Elección de Proveedores

Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigación y La Selección de los Proveedores.

La Investigación

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Universidad Peruana Los Andes Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc.

Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden.

Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigación y selección de proveedores ya que además de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefónica, revistas técnicas, catálogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer información sobre los posibles proveedores.

En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectuó ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.

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Universidad Peruana Los Andes La Selección

Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia más importante en la selección de los proveedores.

La investigación de los proveedores básicamente es una estadística del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de selección y elección de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparación entre los posibles proveedores.

De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite una comparación de los diversos proveedores calificados, mientras que la selección es una decisión sobre cuál será el escogido para proveer el material requerido.

El esquema que observarás corresponde a la comparación de precios y cotizaciones de materiales.

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3. Negociación con el proveedor

Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación. La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido. ¿Qué es la Negociación? Adquisicion de Materiales e Insumos

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Universidad Peruana Los Andes Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un término medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien.

Te presentamos un esquema de una orden de compra.

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4. Acompañamiento del Pedido (Follow-Up)

Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aquí la denominación Follow-Up, término en ingles que significa seguir, acompañar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y éxitos, sorpresas desagradables; a través de él, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.

5. Control de la Recepción del Material Comprado

Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepción del material, el organismo de compras verifica Adquisicion de Materiales e Insumos

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Universidad Peruana Los Andes si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material. Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacén, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorería o Cuentas por Pagar, la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado. El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de producción que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.

EMPRESA PÚBLICA : ESTADO PERUANO

1. ENTIDADES EN MATERIA DE CONTRATACIONES DEL ESTADO

a) OSCE : Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado

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Universidad Peruana Los Andes Supervisa los procesos de contratación de bienes, servicios y obras que realizan las entidades estatales. Antes CONSUCODE (Consejo Superior De Contrataciones Y Adquisiciones Del Estado). b) SEACE : Sistema Electrónico De Contratación Del Estado Sistema electrónico que permite el intercambio de información y difusión sobre las contrataciones del Estado, así como la realización de transacciones electrónicas Es un sistema integral, compuesto por políticas, procedimientos, normas y software basado en el uso del Internet, con el fin de dar transparencia, optimizar, modernizar y generar ahorros en las contrataciones públicas del Perú.

c) RNP : Registro Nacional de Proveedores Es el registro donde se inscriben los proveedores del estado. Está conformado por lo siguiente: _ Registro de Proveedores de Bienes. _ Registro de Proveedores de Servicios. _ Registro de Consultores de Obras. _ Registro de Ejecutores de Obras. _ Registro de Inhabilitaciones para Contratar con el Estado. 2. ¿QUÉ ADQUIERE EL ESTADO?

Bienes •

Arrendamiento de Bienes

•

Adquisición de toda clase de Bienes tales como Utiles de Oficina,

•

Prendas de Vestir y Calzados (uniformes), etc.

Servicios •

Seguros

•

Servicio de Consultoría

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Universidad Peruana Los Andes •

Servicios en General

•

Suministros

•

Servicios de Seguridad

OBRAS

•

Consultoría de Obras (expedientes técnicos)

•

Ejecución de Obras (infraestructura vial como carreteras, autopistas, edificios, obras de irrigación, etc).

3. ¿CÓMO ADQUIERE EL ESTADO MATERIALES E INSUMOS?

El estado (poder ejecutivo, legislativo y judicial,Ministerio Público, organismosconstitucionalmente autónomos, etc),sólamente puede adquirir bienes y/o serviciosmediante los Procesos de Selección previstosen la Ley de Contrataciones y Adquisicionesdel Estado Decreto legislativo Nº 1017.

4. REQUISITOS PARA SER PROVEEDOR DEL ESTADO    

Contar con R.U.C Activo y Habido. Estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores (RNP). Tener conocimiento acceso a Internet. No estar impedido a contratar con el Estado.

5. PROCESO DE SELECCIÓN

¿Qué es un Proceso de Selección?

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Universidad Peruana Los Andes Es el mecanismo que emplea el Estado paraseleccionar a un proveedor, a fin de atender sus requerimientos de bienes y servicios.

Es un Proceso Administrativo Especial, cuyo objetoes seleccionar a la Persona Natural o Jurídica con lacual las entidades del Estado van a celebrar un contrato para la contratación de bienes, servicios o ejecución de obras.

El Proceso de Selección se determina de acuerdo alObjeto de la Contratación y el monto del ValorReferencial.

Está prohibido el Fraccionamiento, es decir dividiruna contratación para cambiar el tipo de proceso.

Tipos de procesos de Selección

*Licitacion Publica: Para comprar bienes o ejecutar obrar.

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*Concurso Publico: Es aquel que se convoca para la contratación de servicios en general. Puede ser Concurso Público Nacional o Internacional.

* Adjudicación Directa, que se convoca para la adquisición, suministro o arrendamiento de bienes; para la contratación de servicios en general, de servicios de consultoría y de ejecución de obras, conforme a los márgenes establecidos en la Ley Anual de Presupuesto. La Adjudicación Directa puede ser pública o selectiva.

*La Adjudicación Directa Pública: se convoca cuando el monto de la adquisición o contratación es mayor al cincuenta por ciento (50%) del límite máximo establecido para la Adjudicación Directa en la Ley Anual de Presupuesto. Requiere de publicación para la convocatoria del proceso y para el otorgamiento de la Buena Pro.

*La Adjudicación Directa Selectiva: se convoca cuando El monto de la adquisición o contratación es igual o menor al cincuenta por ciento (50%) del límite máximo establecido para la Adjudicación Directa en la Ley Anual de Presupuesto; y La Adjudicación Directa Selectiva no requiere de publicación. Se efectúa por invitación, debiéndose convocar a por lo menos tres (3) proveedores.

*Adjudicación de Menor Cuantìa: se aplica para las adquisiciones y contrataciones que realice la Entidad, cuyo monto sea inferior a la décima parte del límite mínimo establecido por la Ley Anual de Presupuesto para la Licitación o Concurso Público, según corresponda. Este tipo de proceso se convoca para:

Una Licitación Pública o Concurso Público ha sido declarado desierto en dos (2) oportunidades.

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Universidad Peruana Los Andes La adquisición, suministro o arrendamiento de bienes; así como para la contratación de servicios en general, servicios de consultoría y de ejecución de obras, cuyos montos sean inferiores a la décima parte del límite mínimo establecido por la Ley Anual de Presupuesto para las licitaciones públicas o concursos públicos, según corresponda;

Las adquisiciones y contrataciones que se efectúen como consecuencia de las exoneraciones señaladas en el Artículo 19 de la Ley;

Los supuestos a que se refieren los literales b) de los incisos 1) y 2) del Artículo 32 de la Ley; y Las adjudicaciones de menor cuantía, destinadas a la adquisición de bienes y servicios así como para la contratación de obras, serán notificadas a PROMPYME, según lo dispuesto en los Artículos 93 y 100.

Etapas del Proceso de Selección

Para seleccionar al proveedor más apropiado, se realiza un conjunto de actos administrativos, agrupados en las siguientes etapas (Proceso Clásico):

a) Convocatoria La convocatoria de todo proceso de selección deberá contener obligatoriamente lo siguiente: • La identificación, domicilio y RUC de la Entidad que convoca • La identificación del proceso de selección; Adquisicion de Materiales e Insumos

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Universidad Peruana Los Andes • La indicación de la modalidad de selección, de ser el caso • La descripción básica del objeto del proceso; • El valor referencial; • El lugar y la forma en que se realizará la inscripción o registro de participantes; • El costo del derecho de participación; • El calendario del proceso de selección. b) Registro de participantes. El registro de participantes se efectuará desde el día siguiente de la convocatoria y hasta un (1) día después de haber quedado integradas las Bases. En el caso de propuestas presentadas por un consorcio, bastará que se registre uno de sus integrantes. En el caso de adjudicaciones de menor cuantía para bienes y servicios no es de aplicación este artículo. Para registrarse, la persona natural o jurídica que solicite participar en un proceso de selección y solicite ser notificado electrónicamente, deberá consignar una dirección de correo electrónico y mantenerla activa, a efecto de las notificaciones que, conforme a lo previsto en el Reglamento, deban realizarse.

c) Presentación de observaciones y consultas. A través de las consultas, los participantes podrán solicitar la aclaración de cualquiera de los extremos de las Bases o plantear solicitudes respecto de ellas. d) Absolución de observaciones y consultas a las Bases e Integración de Bases

El Comité Especial publicará a través del SEACE la absolución de las consultas, mediante un pliego absolutorio, debidamente fundamentado.

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Universidad Peruana Los Andes Las respuestas a las consultas se consideran como parte integrante de las Bases y del contrato.

d) Presentación y entrega de propuestas. Todos los documentos que contengan, información esencial de las propuestas en un proceso de selección se presentarán en idioma castellano o, en su defecto, acompañados de traducción oficial, salvo el caso de la información técnica complementaria contenida en folletos, instructivos, catálogos o similares, que podrá ser presentada en el idioma original. El postor será responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos. Cuando se exija la presentación de documentos que sean emitidos por autoridad pública en el extranjero, el postor podrá presentar copia simple de los mismos sin perjuicio de su ulterior presentación, la cual necesariamente deberá ser previa a la firma del contrato. Dichos documentos deberán estar debidamente legalizados por el Consulado respectivo y por el Ministerio de Relaciones Exteriores, en caso sea favorecido con la Buena Pro. e) Evaluación y calificación de propuestas

Tratándose de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos, Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía en las que se haya invitado a más de un proveedor, las Bases pueden disponer que la evaluación y la calificación de propuestas, así como el otorgamiento de la Buena Pro, se realicen en actos separados.

Tratándose de Adjudicaciones de Menor Cuantía para la adquisición de bienes y la contratación de servicios, en las que solamente se ha invitado a un proveedor, es suficiente la evaluación favorable de la propuesta presentada que satisfaga las características previstas en las Bases.

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f) Otorgamiento de la Buena Pro.

El otorgamiento de la buena pro se realizará en acto público, cuando se trate de licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas públicas, o en acto privado, tratándose de adjudicaciones directas selectivas y adjudicaciones de menor cuantía.

En la fecha señalada en las Bases el Comité Especial procederá a otorgar la Buena Pro a la propuesta ganadora, dando a conocer los resultados del proceso de selección, a través de un cuadro comparativo, en el que se consignará el orden de prelación y el puntaje técnico, económico y total obtenidos por cada uno de los postores.

El otorgamiento de la buena pro realizado en acto público se presumirá notificado a todos los postores en la misma fecha, oportunidad en la que se entregará a los postores copia del acta y el cuadro comparativo detallando los resultados en cada factor de evaluación, sin perjuicio de que se publiquen en el SEACE. Dicha presunción no admite prueba en contrario.

En acto privado el otorgamiento de la buena pro se notificará a través de su publicación en el SEACE, en la Sede de la Entidad y a los correos electrónicos de los postores, de ser el caso, el mismo día de su realización, bajo responsabilidad del Comité Especial u órgano encargado de conducir el proceso, e incluirá el acta y el cuadro comparativo detallado con los resultados del otorgamiento de la buena pro.

h) Citación para la celebración del contrato. Adquisicion de Materiales e Insumos

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Una vez que la buena pro ha quedado consentida o administrativamente firme, tanto la Entidad como el o los postores ganadores, están obligados a suscribir el o los contratos respectivos.

La Entidad no puede negarse a suscribir el contrato, salvo por razones de recorte presupuestal correspondiente al objeto materia del proceso de selección debidamente acreditadas. La negativa a hacerlo basada en otros motivos, genera responsabilidad funcional en su Titular o máxima autoridad administrativa, así como en el responsable de Administración o de Logística o el que haga sus veces.

En caso que el o los postores ganadores de la buena pro se nieguen a suscribir el contrato, serán posibles de sanción, salvo imposibilidad física o jurídica sobrevenida al otorgamiento del la buena pro que no le es atribuible, declarada por el Tribunal.

El contrato se perfecciona con la suscripción del documento que lo contiene. Tratándose de adjudicaciones de menor cuantía, distintas a las convocadas para la ejecución y consultoría de obras, el contrato se podrá perfeccionar con la recepción de la orden de compra o de servicio.

En las órdenes de compra o de servicios que se remitan a los postores ganadores de la Buena Pro, figurará como condición que el contratista se obliga a cumplir las obligaciones que le corresponden, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de incumplimiento.

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Universidad Peruana Los Andes i)

Celebración del Contrato

El contrato será suscrito por la Entidad, a través del funcionario competente o debidamente autorizado, y por el contratista, ya sea directamente o por medio de su apoderado, tratándose de persona natural, y tratándose de persona jurídica, a través de su representante legal.

El contrato está conformado por el documento que lo contiene, las Bases integradas y la oferta ganadora, así como los documentos derivados del proceso de selección que establezcan obligaciones para las partes y que hayan sido expresamente señalados en el contrato.

CONCLUSIONES

Del presente trabajo el grupo concluye en decir que hoy en día la adquisición de materiales y insumos es sumamente esencial ya que sin estos y sin la mano de obra sería capaz de llevar a cabo un buen proceso productivo. Saber establecer los lineamientos que deben observarse y tener en cuenta sobre la adquisición y el manejo de los materiales e insumos dentro de una empresa y saber el arte de comprar, que es saber negociar, valiéndose de todas las herramientas adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr los objetivos trazados por la organización. Cumplir con los estándares de requerimiento de materiales e insumos de cada uno de las áreas para que así se llegue a finalizar un eficiente y eficaz proceso productivo en la organizaciones privadas como publicas. Y no olvidar que “sin materiales e insumos no hay producción”, “sin mano de obra no hay producción” y “sin producción no hay empresa”.

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ANEXOS

ANEXO 1

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Universidad Peruana Los Andes ANEXO 2

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Universidad Peruana Los Andes ANEXO 3

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