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TABLA DE CONTENIDO ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT 2010 Módulo 1 – Generalidades Nueva interfaz de usuario ......................................................................5 Novedades de Microsoft Project 2010 ......................................................5 Cambios en los menús ..........................................................................5 Presentación de la cinta de opciones .......................................................5 Ficha Backstage o Archivo .....................................................................6 Encontrar comandos rápidamente ...........................................................7 Nuevas opciones de visualización............................................................7 Tareas inactivas ...................................................................................8 Tareas de resumen descendentes ...........................................................8 Programación Manual de tareas ..............................................................8 Colaboración mejorada con SharePoint ....................................................8 Opciones de copiar y pegar mejorada......................................................8 Compatibilidad con versiones anteriores ..................................................9 Ficha Vista ...........................................................................................9 Vista de tareas .....................................................................................9 Agregar nuevas columnas rápidamente ...................................................9 Control deslizante del zoom ................................................................. 10 Organizador de equipo ........................................................................ 11 Escala de tiempo ................................................................................ 12 Ficha Archivo o Vista Backstage ........................................................... 12 Ubicación de la ficha Archivo ................................................................ 13 Trabajar con proyectos ........................................................................ 13 Abrir un proyecto existente .................................................................. 13 Guardar el proyecto ............................................................................ 16

Módulo 2 – Planear el proyecto Definir el alcance del proyecto.............................................................. 21 Procesos del proyecto ......................................................................... 21 Conocer las fases de un proyecto ......................................................... 22 El triángulo del proyecto ...................................................................... 23 Metodología para formular un proyecto en Project .................................. 24

Definir tiempos, horarios y tipo de tarea ................................................ 25 Definir la lista de tareas e hitos ............................................................ 25 Proyecto Comercial ............................................................................. 26 Estimar la duración de cada tarea ......................................................... 27 Agrupar las tareas .............................................................................. 27 Vincular tareas ................................................................................... 28 Dependencias entre tareas .................................................................. 29 Definir los recursos ............................................................................. 30 Tipos de recursos ............................................................................... 31 Asignar recursos................................................................................. 32 Establecer línea base .......................................................................... 33 Entorno de trabajo de MS Project 2010 ................................................. 34

Módulo 3 – Crear el proyecto Definir Calendarios y Tiempos de Trabajo .............................................. 37 Definir tiempos, horarios ..................................................................... 37 Calendarios........................................................................................ 38 Calendario Base ................................................................................. 38 Calendario del Proyecto ....................................................................... 39 Calendario de Recursos ....................................................................... 39 Calendario de Tareas .......................................................................... 39 Relación entre los calendarios .............................................................. 39 Definir calendario ............................................................................... 39 Crear o Modificar un Calendario ............................................................ 40 Modificar Calendario ........................................................................... 40 Configurar calendario laboral ............................................................... 43 Crear Calendario ................................................................................ 45 Consecuencias en el cambio del calendario ............................................ 47 Información del proyecto ..................................................................... 48 Trabajar con el diagrama de Gantt ........................................................ 49 Descripción y Administración del Diagrama de GANTT ............................. 49 Editar estilos de barras........................................................................ 51 Documentar Tareas (Notas) ................................................................. 53 Insertar objeto en las notas de una tarea .............................................. 53 Información de las Tareas ................................................................... 54 Ingresar las fases, tareas e hitos del proyecto ........................................ 56 Insertar Tareas .................................................................................. 56 Modo de tareas .................................................................................. 56 Esquematizar y vincular tareas ............................................................. 58 Tipos, Duración en Tareas y Delimitaciones ........................................... 62 Tipos de Tareas .................................................................................. 62 Tarea Periódica .................................................................................. 63 Tareas de Duración Transcurrida .......................................................... 66

Duración de las Tareas ........................................................................ 66 Tiempo en las Tareas .......................................................................... 67 Fijar duración de una tarea .................................................................. 67 Delimitación en las Tareas ................................................................... 68 Fecha Límite ...................................................................................... 70 Comenzar y finalizar tareas a tiempo .................................................... 71

Módulo 4 – Organizar el proyecto Posposición de tareas .......................................................................... 73 Desactivar Tareas ............................................................................... 77 Documentar una Tarea (Notas) ............................................................ 78 Agregar una nota a una tarea, recurso o asignación ................................ 79 Insertar objeto en las notas de una tarea .............................................. 82 Agregar una nota a un proyecto ........................................................... 83 Agregar una nota simple a un proyecto ................................................. 83 Agregar una nota compleja a un proyecto .............................................. 85 Administrar tablas con el diagrama de Gantt .......................................... 86 Trabajar con la vista uso de tareas ....................................................... 90 Trabajar con los detalles y estilos de la vista uso de tareas ...................... 91

Módulo 5 – Administrar recursos Visualización de la hoja de recursos ...................................................... 93 Crear recursos ................................................................................... 95 Crear calendarios de los recursos ......................................................... 97 Definir costos de los recursos ............................................................. 100 Definir tablas de costos ..................................................................... 101 Asignar recursos............................................................................... 104 Administración de tablas de recursos .................................................. 107 Tabla de trabajo en hoja de recursos .................................................. 109 Gráfico de los recursos ...................................................................... 110 Unidades de recursos asignadas ......................................................... 111 Trabajo ........................................................................................... 111 Asignación porcentual ....................................................................... 113 Trabajo Acumulado ........................................................................... 113 Detalles del gráfico de los recursos ..................................................... 114 Revisar sobreasignaciones ................................................................. 114 Gráfico de Recursos .......................................................................... 115 Uso de los recursos ........................................................................... 116 Detalles y estilos del uso de los recursos ............................................. 117 Organizador de Equipos ..................................................................... 118 Mover una tarea ............................................................................... 121 Ajustar la programación con el organizador de equipos ......................... 124

Personalizar el organizador de equipos ................................................ 128

Módulo 6 – Analizar el proyecto Crear o actualizar una línea base o un plan provisional .......................... 135 Plan de línea base............................................................................. 135 Plan provisional ................................................................................ 135 Visualización de la línea base ............................................................. 137 Variaciones usando la línea base ........................................................ 138 Actualización de la línea base o el plan provisional ................................ 138 Comparar varias líneas de base .......................................................... 140 Filtrar información del proyecto .......................................................... 142 Filtros prediseñados .......................................................................... 142 Autofiltros ....................................................................................... 144 Agrupar información del proyecto ....................................................... 147 Agrupar tareas o recursos por un solo criterio ...................................... 147 Agrupar tareas o recursos por varios criterios ...................................... 149 Trabajar con el Gantt de seguimiento .................................................. 152 Trabajar con el Gantt detallado .......................................................... 154 Revisar las rutas críticas .................................................................... 155

Administración de Proyectos con Microsoft Project 2010

MÓDULO 1 Generalidades Nueva interfaz de usuario Microsoft Project 2010 tiene una nueva y atractiva interfaz. Contiene nuevas y eficaces mejoras en la programación, administración de tareas y vistas que ofrecen mayor control para administrar y presentar los proyectos.

Novedades de Microsoft Project 2010 Cambios en los menús Uno de los cambios más importantes y más vistos que Microsoft hizo a Project es la reforma de los menús. Al pasar de Project 2007 a 2010 se debe familiarizar con la nueva ubicación de las funciones, hay varios comandos que no aparecen por defecto y se deberán agregar desde las opciones. Presentación de la cinta de opciones Los menús y barras de herramientas han sido reemplazados por la cinta de opciones, que le ayudará a encontrar fácilmente los comandos que necesita para completar una tarea. Los comandos están organizados en grupos lógicos, que se reúnen a su vez en pestañas. En Project 2010, todas las fichas y grupos de la cinta se pueden personalizar.

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Ficha Backstage o Archivo Al dar clic en la ficha Archivo entrará en la vista Backstage, donde encuentra las opciones para administrar los archivos de los proyectos. La vista Backstage contiene los mismos comandos básicos disponibles en el menú Archivo de las versiones anteriores de Microsoft Project para abrir, guardar e imprimir archivos de proyecto. Los usuarios de Project Professional 2010 también pueden usar Backstage para administrar sus conexiones a Project Server, desproteger y publicar proyectos. El comando Opciones que antes se encontraba en el menú Herramientas se ha movido a Backstage. Este comando abre el cuadro de diálogo Opciones de proyecto en el que podrá introducir, revisar o modificar las preferencias que controlan la forma en que se muestra y trabaja Microsoft Project.

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Encontrar comandos rápidamente Ahora, puede encontrar los comandos de uso más frecuente con un solo clic, es decir, haciendo clic con el botón secundario del mouse. Al hacerlo sobre cualquier elemento de la vista, como barras, celdas de tabla o gráficos, se mostrará una minibarra de herramientas con una lista en la que se incluyen los comandos usados frecuentemente. Cuando tenga prisa, esta es una forma de usar Project que le ayudará a ahorrar tiempo.

Nuevas opciones de visualización También se han agregado nuevas características de visualización para ayudarle a entender con mayor claridad el rendimiento del proyecto y ver dónde están sobreasignados los recursos.

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Tareas inactivas Puede conservar las tareas inactivas en el proyecto. Tareas de resumen descendentes Ya no es necesario crear subtareas para después reunirlas en tareas de resumen. En Project 2010, puede crear tareas de resumen primero y estás pueden tener fechas que no tienen que coincidir necesariamente con las fechas de resumen de las subtareas. Programación Manual de tareas Project 2010 tiene un cambio importante en cuanto a la programación de los proyectos, si una tarea fue programada manualmente ya no se ajustan las fechas automáticamente en el proyecto cuando se hacen cambios en la dependencia entre tareas y en el calendario. Se pueden colocar tareas programadas manualmente y Project no las moverá. La función de programación manual se puede desactivar para alguna tarea específica, o bien para todo el proyecto. Colaboración mejorada con SharePoint Project Professional 2010 pueden exportar archivos de proyecto a una lista de SharePoint, agilizando y facilitando la forma en que se comparte información del proyecto, se puede crear informes que puedan ser vistos por cualquier persona en la organización. No es necesario tener Project Web App para sincronizar con una lista de SharePoint. Opciones de copiar y pegar mejorada Con esta nueva funcionalidad de Project, ahora se puede copiar y pegar entre los programas de Office y Project 2010 sin perder el formato, los niveles de esquema, ni los encabezados de las columnas. Simplemente con dos clics, puede generar un informe instantáneo y copiarlo en los programas de Office.

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Compatibilidad con versiones anteriores Project 2010 es compatible con las versiones anteriores de Project. Puede crear archivos en Project 2007 o una versión anterior, abrirlos y editarlos con Project 2010 en forma de funcionalidad reducida. También puede crear archivos en Project 2010 y convertirlos después en versiones de Project 2007, Project 2000-2003, y Project 98; lo que quiere decir que ya no se necesita un convertidor. Puede que algunas de las funciones exclusivas de Project 2010, como las tareas programadas manualmente y las tareas de resumen descendentes, no aparezcan de la forma esperada cuando se usan versiones anteriores de Project.

Ficha Vista Vista de tareas Manipular las vistas en Project 2010 ahora es más fácil. En el grupo Vistas de tareas y Vistas de recursos están las nuevas formas en las que puede organizar cómo se presenta y se controla el proyecto.

Agregar nuevas columnas rápidamente Agregar nuevas columnas en Project ahora es mucho más sencillo. Solo haga clic en el encabezado Insertar columna en el extremo derecho de la vista en la que se encuentre, es la última columna de cada vista y escriba o seleccione el nombre de una columna. Ahora es más fácil personalizar las columnas, puede cambiar el nombre de una columna existente rápidamente con solo hacer clic en el título y escribir un nombre de columna distinto.

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Control deslizante del zoom

Project 2010 permite acercar o alejar la parte de fase temporal de una vista con el control deslizante del zoom en la barra de estado. Simplemente mueva el control deslizante a la derecha para acercar la programación (muestra intervalos más reducidos, como días u horas) o a la izquierda para alejarla (muestra intervalos más prolongados, como semanas o meses). El control deslizante del zoom funciona en los diagramas de Gantt, en los diagramas de red, en las vistas de calendario y en todas las vistas de gráficos.

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Sin Alejar

Alejando el proyecto

Organizador de equipo Los usuarios de Project Professional 2010 ahora cuentan con el Organizador de equipo, una vista de programación de recursos que permite interactuar con la programación de una forma distinta que no se podía hacer en versiones anteriores. Con la Vista Organizador de equipo podrá saber solo con ver, en qué están trabajando los miembros del equipo y mover tareas de una persona a otra. También puede mostrar y asignar trabajo que no está asignado, mostrar sobreasignaciones y ver nombres de tareas, también nombres de recursos, todo en una vista. Por ejemplo, si un recurso está sobreasignado, lo único que tiene que hacer es arrastrar una tarea de un recurso a otro y la sobreasignación desaparece.

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Escala de tiempo Project 2010 incluye la vista Escala de tiempo que aparece automáticamente encima de otras vistas y muestra una introducción concisa de toda la programación. Puede agregar tareas a la escala de tiempo e incluso se puede imprimir para crear un informe resumido del proyecto completo. También puede pegarla en un mensaje de correo electrónico para enviar un informe instantáneo y de forma sencilla.

Ficha Archivo o Vista Backstage En la ficha Archivo o vista backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando y configurando opciones. La ficha archivo en si reemplaza al botón Microsoft Office y al menú Archivo usados en las versiones anteriores de Microsoft Office.

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Ubicación de la ficha Archivo La ficha Archivo es la ficha de color verde, ubicada en la esquina superior izquierda del programa de Microsoft Project 2010.

Al dar clic en la ficha Archivo, se ven muchos de los comandos básicos que se veían al hacer clic en el botón de Microsoft Office o en el menú Archivo en versiones anteriores de Microsoft Office, como Abrir, Guardar, Cerrar, Nuevo, Imprimir, Salir.

Trabajar con proyectos Abrir un proyecto existente Siga los siguientes pasos para abrir un proyecto que ya existe.

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1. Dar clic en la ficha Archivo y luego dar clic en Abrir. 2. Aparecerá el cuadro de dialogo Abrir, en el panel izquierdo seleccione la unidad o carpeta en la cual se encuentra el proyecto o archivo. 3. En el panel derecho según sea el caso seleccione la carpeta, el archivo o proyecto. 4. A continuación de clic en el botón Abrir.

Abrir diferentes tipos de proyectos En el cuadro de diálogo Abrir, realice una de las siguientes acciones: 

Para abrir el proyecto como de sólo lectura o como una copia, dar clic en la flecha desplegable del botón Abrir y, a continuación, haga clic en la opción correspondiente.

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

Para abrir un proyecto creado en otro programa como por ejemplo Excel, haga clic en el formato de archivo que desea en la lista situada a la derecha del cuadro Tipo de archivo y, a continuación, haga doble clic en el nombre de archivo en la lista de carpetas. También puede escribir la extensión en el cuadro Nombre de archivo (por ejemplo, escriba *.mpt para buscar archivos de plantilla de Project).

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Guardar el proyecto 1. Dar clic en la ficha Archivo y seleccionar Guardar o Guardar como. 2. Se abrirá el cuadro de dialogo Guardar como, 

Si es la primera vez que guarda el proyecto, escriba el nombre en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

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

Si el archivo ya se le había colocado un nombre solo de clic en la opción guardar o en el botón Guardar ubicado en la barra de accesos rápidos de Project.

Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente. 1. Dar clic en la ficha Archivo. 2. Dar clic en Guardar y enviar.

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3. Debajo de Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como archivo. 4. En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea guardar.

Hay dos formas para guardar el archivo de proyecto en otro formato. 1. Dar doble clic en el tipo de archivo que desea guardar. 2. Dar un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y luego dar clic en el botón que se encuentra en la parte de abajo Guardar como.

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3. Escriba un nombre para el archivo. 4. Dar clic en Guardar. A continuación se presenta un listado de los formatos que se tiene para guardar el proyecto o archivo.

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MÓDULO 2 Planear el proyecto Definir el alcance del proyecto Cuando se habla del alcance del proyecto se habla del trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o un resultado con las funciones y características especificadas. La dirección del alcance del proyecto comienza cuando se concibe la idea de llevar a cabo dicho proyecto y este proceso no termina hasta que se ha archivado el último dato que describe el proyecto en su estado construido final. Procesos del proyecto El alcance el proyecto se compone de los siguientes procesos:  Planificación del alcance: Es el desarrollo de una declaración escrita del alcance que incluye la justificación del proyecto, las entregas principales, y los objetivos del proyecto.  Definición del alcance: Consiste en desarrollar un enunciado del alcance del proyecto detallado como base para futuras decisiones del proyecto.  Crear EDT: Consiste en subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.  Verificación del alcance: Consiste en formalizar la aceptación de los productos entregables completados del proyecto.

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 Control del alcance: Consiste en controlar los cambios en el alcance del proyecto. El alcance del proyecto puede incluir los siguientes aspectos:  Declaración del Propósito: Se estructura con base en preguntas que resuelven inquietudes claves para la formulación del proyecto.  Declaración del Problema: Responde a la pregunta: ¿Cuál es el problema que el proyecto soluciona o qué oportunidad puede el proyecto explotar?  Declaración de la Misión: Responde a la pregunta: ¿Hacia quién o quiénes está dirigido el proyecto y qué tiempos se utilizarán?  Objetivos del Proyecto: Responde al cuestionamiento: ¿Cómo se logrará cumplir con el propósito de su proyecto y qué criterio de éxito (costo, ámbito, tiempo) se desea garantizar en el mismo?  El alcance del proyecto se define en algunos casos, como todo aquello que incluye y NO incluye el mismo, haciendo referencia a documentos, contratos, informes u otros recursos que soportan el desarrollo del proyecto.

Conocer las fases de un proyecto En la gestión de un proyecto se puede hablar de las siguientes fases: Planificación: Lo que se piensa que va a ocurrir dentro del proyecto. Por ejemplo, voy a tardar 4 horas (tiempo de la tarea) en colocar el piso de la sala (alcance de la tarea). Seguimiento: Lo que en realidad ocurre durante el proyecto. Tardé sólo 2 horas en colocarlo, es decir el 100% del alcance de la tarea en el 50% del tiempo previsto. Control: Toma de decisiones en función de lo ocurrido durante el proyecto. Por ejemplo, en el caso anterior, utilizar las 2 horas sobrantes para realizar una tarea adicional.

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El triángulo del proyecto Existen 3 factores fundamentales que intervienen en todo proyecto: - El Tiempo o duración del proyecto. - El Costo económico del proyecto. - El Ámbito en el que se desarrolla el proyecto.

Tiempo Es la delimitación más conocida Hitos o puntos intermedios.

   

Costo: No solo es económico. Puede ser Humano De equipamiento De Material De instalaciones

FACTORES DE ÉXITO Ámbito Trabajo requerido para realizar y conseguir el objetivo del Proyecto

Seguramente el factor más conocido por las personas participantes en un proyecto, es el del tiempo. Podrán no conocer el costo financiero. Podrán no conocer qué recursos (que también integran los costos, porque al final también se traducen en gastos) se utilizan en dicho proyecto. Pero lo que si se suele saber, es para cuándo el proyecto debe estar concluido. El tiempo, es por lo tanto, la delimitación más conocida. Todo proyecto está sujeto al tiempo, a una duración. La mayoría de los proyectos tienen una fecha límite para la cual el proyecto deberá estar concluido. Además,

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el proyecto posiblemente disponga de una serie de hitos intermedios (o puntos intermedios de control) por cumplir. El costo, no solo es económico, puede ser humano (un electricista), de equipamiento (un computador o una pala excavadora), de material (ladrillos, cable, cinta de filmar...), de instalaciones (alquiler de un estudio, de una sala de reuniones...). Pero estos costos, al final y en definitiva se traducen en presupuesto económico. Para todos los proyectos, el costo supone una delimitación restrictiva. Solamente algunos proyectos no estarán sujetos a un presupuesto. El ámbito del proyecto, también llamado alcance, es el trabajo requerido para realizarlo y conseguir el objetivo, el producto. Otra cosa bien distinta es el ámbito del producto (ámbito de proyecto frente a ámbito de producto) que es el conjunto de características, funciones, especificaciones y calidad final que tiene dicho producto una vez terminado.

Metodología para formular un proyecto en Project Se sugiere la siguiente metodología la cual consiste en 7 pasos para crear un proyecto usando Microsoft Project. 1. Definir tiempos, horarios y tipo de tarea. 2. Definir la lista de tareas e hitos. 2.1. Estimar la duración de cada tarea. 3. Agrupar las tareas. 4. Vincular las tareas. 4.1. Dependencia entre tareas. 5. Definir los Recursos. 5.1. Tipos de Recursos. 6. Asignar recursos. 7. Establecer línea base. Estos siete pasos se describen a través de todo el manual de Project.

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Definir tiempos, horarios y tipo de tarea Se debe determinar antes de la entrada de datos, cuál va a ser el horario de trabajo de los recursos, cómo se medirán las duraciones de las tareas, qué tipo de calendario se va a usar en los proyectos y el tipo de tarea a usar dentro de los mismos.

Definir la lista de tareas e hitos Este paso consiste en listar los trabajos a realizar. Para realizar los trabajos se necesitan unos recursos. Las tareas habrá que definirlas como algo concreto y no como algo general. Tendrán una descripción razonable (ni demasiado general ni demasiado específica).

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Ejemplo: Crear manual de procedimientos (Tarea Principal) Fase de Investigación (Tarea Secundaria) Realizar entrevistas con los funcionarios (Tarea de Tercer Nivel) Se puede también realizar previamente la lista de hitos, es decir, tener una planeación previa de las tareas importantes y/o decisivas del proyecto y posteriormente desarrollar las secundarias en forma detallada. Ejemplo: Proyecto Comercial Lista de Hitos (Puntos de decisión en el Proyecto)    

Presentar Proyección de Ventas. Aprobación de la Proyección de Ventas. Entrega de Informe de Resultados. Reunión con Junta de Socios.

Proyecto completo, adicionando las tareas en forma detallada y los hitos los cuales se encuentran en negrita: Proyección de ventas (1,2,3) 1. Desarrollo de Estrategias Comerciales. 2. Desarrollo de Estrategia de Precios. 3. Desarrollar Estudio de Mercado y Competencia.  Presentar Proyección de Ventas Aprobación de la Proyección de Ventas (4,5,6) 4. Realizar correcciones al plan de ventas. 5. Analizar Estudio de Mercado. 6. Definir grupo objetivo del producto(s) a vender.  Aprobación de la Proyección de Ventas Entrega proyección de ventas (7,8,9) 7. Entregar equipo de ventas en las estrategias comerciales 8. Aplicar estrategia de ventas trimestral. 9. Aplicar controles y revisar metas de ventas.  Entrega de Informe de Resultados  Reunión con Junta de Socios

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Estimar la duración de cada tarea La duración de una tarea, es el periodo de tiempo entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalización. De la duración de las tareas, se derivará la duración del proyecto. En Project 2010 las tareas se pueden programar de manera manual o automática, las tareas programadas automáticamente se comportan como las tareas de las versiones anteriores de Project, las tareas programadas manualmente no se moverán a menos que se le indique expresamente que lo haga. Existen duraciones que pueden verse modificadas, es decir, que la fecha de finalización de una tarea puede verse alterada. A esa alteración en la duración y calendario de las tareas (fecha de comienzo y/o finalización de la tarea) se le denomina demora. Cuando la fecha de comienzo de una tarea se pospone respecto a la prevista, se dice que existe un retraso, de lo contrario un adelanto; lo cual se denomina: “Posposición de la Tarea”. Agrupar las tareas Definir tareas para un proyecto puede resultar algo complejo, por ello deben organizarse en fases o grupos de tareas relacionadas. Estas fases se definen como las tareas de resumen (conjunto de tareas y subtareas). En Project 2010 ahora se pueden crear tareas de resumen descendentes, primero se identifican las fases principales (o tareas de resumen) y, a continuación, se desglosan las fases en tareas individuales, en lugar de proceder en orden inverso como se hacía en Project 2007. Se trata entonces, de jerarquizar las tareas estableciendo cuales de estas son de nivel principal, cuáles de nivel secundario y cuáles de tercer nivel en adelante. Se utiliza para esto la estructura de descomposición de trabajo EDT, (WBS en inglés), la cual es una estructura jerárquica que se utiliza para organizar tareas con el objetivo de generar informes de programaciones y realizar un seguimiento de los costos y trabajo de las actividades del proyecto. Existen dos métodos para organizar las tareas del proyecto: Con el método arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuación, se detallan las fases en tareas individuales. Este método proporciona una versión del plan tan pronto como haya decidido las fases principales, por ejemplo:

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DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1. 2. 3. 4. 5.

Fase Fase Fase Fase Fase

de de de de de

investigación. análisis. diseño. edición. impresión y publicación.

Con el método abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuación, se agrupan en fases, por ejemplo: DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Diseño de los instrumentos de investigación. Realizar las Encuestas. Realizar Entrevistas con los funcionarios. Desarrollar Observación Directa. Organizar Información. Procedimientos para Agrupar Tareas.

Pertenecen a la Fase de Investigación

Para organizar la estructura de descomposición del trabajo, tenga en cuenta los siguientes puntos:     

Si se agrupan muchas tareas en un mismo nivel su manejo será complejo. Si se necesita un grupo grande de tareas por nivel, entonces, crear subgrupos de cada uno de los niveles. Si un grupo de tareas no suma ni siquiera un día de trabajo, se recomienda documentar dicho nivel. Siga la regla 8/80: “Si una tarea es menor que 8 horas ó mayor que 80, debe ser ajustada o revaluada. Si su proyecto es “sui generis”, entonces NO siga los anteriores puntos.

Vincular tareas Las tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden. Las tareas de un proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas, es decir, deben tener una relación. MS Project establece cuatro posibles tipos de vínculos entre las tareas:

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FIN A COMIENZO (FC): Cuando Finaliza la tarea predecesora, la tarea actual comienza. La tarea predecesora debe completarse al 100% para iniciar la sucesora. COMIENZO A COMIENZO (CC): Cuando Comienza una tarea, Comienza la tarea actual. Las actividades pueden iniciar al mismo tiempo, aunque no se finalicen al mismo tiempo. FIN A FIN (FF): Cuando Finaliza una tarea, Finaliza la tarea actual. Las actividades se deben finalizar al mismo tiempo. COMIENZO A FIN (CF): Cuando comienza una tarea, finaliza la actual. Se aplica en procesos de auditoría en donde se inicia una tarea por el final. No es una tarea muy usada. Dependencias entre tareas Es la relación entre dos tareas vinculadas; el vínculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF]. La tarea que depende de otra es la sucesora. La tarea que depende de la sucesora es la predecesora. Los cambios de las predecesoras afectan a los cambios de las sucesoras. Para especificar el tiempo de adelanto, escriba un número negativo. Para especificar el tiempo de retardo, escriba un número positivo. Posposición de tareas: Es posible establecer tiempos de atraso o de adelanto en la ejecución de tareas. Por ejemplo, si una tarea se puede iniciar cuando su predecesora está en la mitad, se puede crear una dependencia comienzo-comienzo con un tiempo de posposición de un 50%. Esto representaría un atraso de la tarea con respecto a la fecha de inicio de su predecesora.

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Definir los recursos

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En un proyecto, los recursos permiten la ejecución completa de las tareas. Por ello, se debe tener en cuenta dos aspectos importantes que son disponibilidad y costo. La disponibilidad hace que el recurso pueda ser utilizado en la realización de la tarea y el costo es la cantidad que se debe pagar por utilizar el recurso, ya que la mayoría de proyectos complejos están regidos por estos dos factores. Es importante definir y asignar recursos en un proyecto, ya que ellos permiten:  Garantizar el grado de responsabilidad en la ejecución de una tarea, disminuyendo el riesgo de olvidarla.  Realizar seguimiento del trabajo que realizan las personas, las máquinas, medir el material utilizado, etc.  Lograr una programación más precisa en cuanto a fechas se refiere.  Controlar si existe sobreasignación de recursos.  Visualizar fácilmente el tiempo y el costo de los recursos. Tipos de recursos Recursos de trabajo: Son personas, maquinaria y/o equipos, que se necesitan para poder ejecutar una tarea. Estos recursos por lo tanto, se configuran indicando la cantidad de tiempo o capacidad máxima que el recurso dedicará al proyecto en términos de porcentaje. Por ejemplo, tiempo completo 100%, medio tiempo 50%. Si los recursos corresponden a personas se pueden definir de varias formas:  Por el nombre completo. Ejemplo: José Suárez. (Cuando se usa el usuario de red).  Por el cargo. Ejemplo: Gerente General.  Por el rol a desempeñar en el proyecto. Ejemplo: Desarrollador de Aplicaciones.  De forma genérica. Ejemplo: Analista. Esto con el objetivo de poder ser reemplazado por cualquier persona dentro de la organización en caso de ausencia del recurso. Recursos materiales: Son artículos, materia prima, en general productos consumibles también denominados insumos, que son usados para ejecutar tareas. Al configurar materiales, se especifica el nombre y las unidades en las que se trabajará. Por ejemplo; metros, toneladas, cajas, etc. Aunque Project no es un software desarrollado para administrar

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inventarios, puede realizar un control del consumo de los insumos en proporción directa a la ejecución del proyecto. Recursos costo: Son los costos independientes que desea asociar con una tarea, como el costo de un hotel o los pasajes de avión. Asignar recursos

Asignar es vincular un recurso a una tarea para que se responsabilice de su ejecución. De esta manera se responde a la pregunta: ¿Quién hace qué?. Project no exige que las tareas deban tener asociado un recurso, el proyecto se podría manejar sólo con las tareas; pero al realizar estas asignaciones, se pueden visualizar entre otros aspectos, los siguientes:  Número de personas que trabajan en las tareas, su costo y horas de trabajo.  Cantidad de recursos disponibles para la ejecución de las tareas.  Localizar los recursos que estén sobreasignados.  Visualizar el avance de los recursos en la ejecución de las tareas. Se pueden hacer las asignaciones de los recursos a las tareas y cambiarlos en el momento en que se necesite. Un recurso se puede asignar a varias

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tareas pero si éste se sobre asigna, es decir, se excede su tiempo de disposición, Project coloca en color rojo el nombre del recurso. En este paso se deben definir los costos de los recursos tanto de trabajo como de material, pues de esto dependen los informes de presupuesto, flujo de caja y demás reportes financieros del proyecto. Establecer línea base Es conveniente, una vez realizados todos los pasos anteriores establecer la línea base, con el objetivo de establecer un plan previsto el cual pueda ser comparado con un segundo previsto o con una ejecución real. Al realizar esta comparación se podrán revisar todas las variaciones posibles entre lo que se planeó originalmente y lo que realmente se ejecutó. El guardar un plan previsto es necesario también, para realizar un monitoreo constante de las tareas y revisar si las mismas fueron ejecutadas de la forma planeada. Ejemplo: Costo Previsto (Línea Base)

Tarea Crear manual procedimientos

de

Costo (Actual)

Variación

$2´000.000

$3´000.000

(-$1´000.000)

Fase de Investigación

$1´000.000

$2´000.000

(-$1´000.000)

Realizar entrevistas con los funcionarios

$200.000

$400.000

(-$200.000)

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PLAN EJECUTADO O REAL

LÍNEA BASE (Plan Previsto)

Entorno de trabajo de MS Project 2010 Para realizar un trabajo eficiente en Project 2010 se deben conocer los elementos por los cuales se administra la información y cómo están organizados en el software, a través del siguiente diagrama se representa la estructura de Project 2010.

VISTAS

TABLAS

INFORMES

DIAGRAMA DE GANTT

COSTO

DIAGRAMA DE RED

INFORMES VISUALES

TRABAJO

USO DE RECURSOS OTRAS

INFORMES BÁSICOS VARIACIÓN

OTRAS

INFORMES DE IMAGEN

En el diagrama se puede visualizar la manera como el software está constituido principalmente de Vistas, la cuales contienen Tablas y estas a

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su vez, contienen información, acerca de las variables que definen un proyecto. Ejemplo Vista: Diagrama de Gantt Tabla: Costo. Lo anterior a su vez puede ser presentado a través de Informes de los distintos aspectos del proyecto. El procedimiento de visualización de datos se presenta de la siguiente manera.

1. Seleccionar la vista Diagrama de Gantt, dar clic con el botón secundario y seleccionar la tabla Costo

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2. Se visualizan los costos del proyecto

La herramienta de informes de Project 2010 le provee al administrador de proyectos un recurso para visualizar y realizar un seguimiento al proyecto. Dichos informes pueden ser exportados a Excel o Visio y pueden ser modificados y/o personalizados.

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MÓDULO 3 Crear el proyecto Definir Calendarios y Tiempos de Trabajo Definir tiempos, horarios Se debe determinar antes de la entrada de datos, cuál va a ser el horario de trabajo de los recursos, cómo se medirán las duraciones de las tareas, qué tipo de calendario se va a usar en los proyectos.

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Calendarios Los calendarios permiten determinar la forma en que se hará la programación de las tareas y el horario en que trabarán los recursos del proyecto. Así mismo se puede determinar mediante estos, los tiempos de receso o descanso que se tendrán durante un día de trabajo. Se sugiere que los calendarios se definan antes de la entrada de datos para garantizar un buen orden en la programación de las actividades. Calendario Base Son los calendarios predefinidos en el software y que están disponibles para que el usuario los asigne a los proyectos. Los calendarios base de un proyecto están dados por un conjunto de días y períodos laborables y no laborables. Reflejan la programación de trabajo y dan la posibilidad de crear nuevas alternativas que se ajusten a las necesidades del proyecto. Project tiene tres calendarios base: Estándar (Calendario del proyecto): Tiene una semana y horario laboral estándar, es decir, de lunes a viernes de 9 a.m. a 7 p.m., con dos horas no laborables de 1 a 3 p.m. para almuerzo. Este es utilizado como predeterminado para los proyectos nuevos, para las tareas y recursos. 24 Horas: No tiene períodos no laborables. Va de domingo a domingo de 12 a.m. a 12a.m. Turno de noche: Está configurado por 3 períodos laborables: Un turno el lunes de 11:00 p.m. a 12:00 a.m. Otro de Martes a Viernes distribuido en 3 turnos así:  Un turno de 12 a.m. a 3 a.m.  Otro turno de 4 a.m. a 8 a.m.  El último turno de 11:00 p.m. a 12:00 a.m. El sábado dos turnos así:  Un turno de 12 a.m. a 3 a.m.  Otro turno de 4 a.m. a 8 a.m.

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Bajo el esquema anterior, se pueden definir los siguientes tipos de calendarios, de acuerdo con el tipo de proyecto: Calendario del proyecto. Calendario de recursos. Calendario de tareas. Calendario del Proyecto Determina la programación general para todos los recursos del mismo. En él se pueden configurar los días y horas laborables y no laborables de todas las personas que trabajen en el proyecto, además, días festivos especiales (de la empresa), reuniones o entregas de informes, entre otros. Calendario de Recursos En el calendario del proyecto se presenta la información de cada recurso. El calendario de recursos es prácticamente igual al calendario del proyecto, pero permite hacer una programación más precisa, ya que se puede personalizar para indicar específicamente situaciones como permisos, vacaciones, incapacidades, programaciones alternas, etc. Calendario de Tareas Se basa en los períodos laborales definidos en el calendario del proyecto. Al tener aplicado un calendario de tareas con recursos asignados, la tarea se programa de forma automática en los períodos laborales comunes de los dos calendarios. El calendario de tareas es útil para realizar programaciones fuera de períodos laborales normales. Relación entre los calendarios Project 2010 calcula las duraciones, basado en la configuración que se le dé a los calendarios. Así, la programación refleja las semanas y días de trabajo del proyecto de una manera muy precisa. Tanto el calendario del proyecto como el de recursos, son utilizados para establecer cuándo están disponibles los recursos para volverlos a programar en las tareas, y para establecer jornadas de trabajo especiales. Definir calendario Para asignar un calendario al proyecto siga los siguientes pasos:

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1. Desde la ficha Proyecto de clic en el botón Información del Proyecto.

2. En la opción Calendario, hacer clic en el menú desplegable y seleccionar el calendario que se va a utilizar para él proyecto.

Crear o Modificar un Calendario Si se desea se puede crear un nuevo calendario para el proyecto o se puede modificar alguno de los calendarios que ya existen en Project. Modificar Calendario En la ficha Proyecto dar clic en el botón Cambiar tiempo de trabajo.

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En la ventana Cambiar calendario laboral, dar clic en el desplegable Para Calendario: y ubicar el tipo de calendario a usar. Se encontrará en este menú también los diferentes calendarios de los recursos para que puedan ser editados. El calendario del proyecto se aplica a todas las tareas y recursos, siempre y cuando, no se haya especificado algo diferente.

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Seleccionar la ficha Semanas laborales y luego presionar el botón Detalles…, para acceder a editar los periodos laborales tal como se muestra en la siguiente ilustración:

En la ventana Detalles se seleccionan los días y se escoge una de las tres (3) opciones que aparecen al lado derecho y en el cuadro que se encuentra en la parte de abajo se define el horario para cada día que se seleccionó, después de realizados los cambio se da clic en el botón Aceptar, como se muestra a continuación.

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Configurar calendario laboral Se debe configurar el calendario laboral para establecer la jornada laboral, semana laboral, días por mes, etc. Para esto, se da clic en el botón Opciones…, de la ventana Cambiar calendario laboral.

Otra forma de ingresar a las opciones de configuración calendario laboral es dar clic en la ficha Archivo o BackStage, y seleccionar Opciones.

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En la ventana Opciones de Project, seleccionar la opción Programación y en la sección de Opciones de calendario para este proyecto, se configuran las opciones del calendario.

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Crear Calendario Para crear un calendario nuevo, siga los siguientes pasos. 1. En la ficha Proyecto, seleccione el botón Cambiar tiempo de trabajo.

2. En la ventana Cambiar calendario laboral, Crear Calendario…,

dar clic en el botón

3. En la ventana Crear nuevo calendario base, en el cuadro de texto Nombre se coloca el nombre con el cual se va a identificar el nuevo calendario, se escoge una de las dos opciones que se encuentran en la parte de abajo, el nuevo calendario puede estar basado en uno de los calendarios base existentes y luego se da clic en Aceptar.

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Seleccionar la ficha Semanas laborales y luego presionar el botón Detalles…, para acceder a editar el periodo laboral es para el calendario tal como se muestra en la siguiente ilustración:

En la ventana Detalles se seleccionan los días y se escoge una de las tres (3) opciones que aparecen al lado derecho y en el cuadro que se encuentra en la parte de abajo se define el horario para cada día que se

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seleccionó, después de realizados los cambio se da clic en el botón Aceptar, como se muestra a continuación.

El nuevo calendario se puede aplicar en la asignación de tareas y recursos dentro de la programación general, de igual forma como se establecen las especificaciones en un calendario base, definiendo los días laborables, días no laborables, horas diarias, etc. Consecuencias en el cambio del calendario Si se va a crear un nuevo calendario o personalizar uno de los calendarios base, es necesario establecer el calendario del proyecto en la ventana Información del proyecto, ya que los períodos laborales del calendario afectan a la programación de todos los recursos. Se puede aplicar un calendario diferente a un grupo de recursos que tenga una característica diferente, por ejemplo; trabajan de noche. También se pueden personalizar períodos laborales para un recurso de manera individual. Si esto se hace, la nueva configuración anula la que se había establecido.

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El calendario o nuevos calendarios creados, sólo estarán disponibles para el archivo actual. Esto quiere decir, que al abrir un nuevo proyecto, éste sólo tendrá los calendarios base. Información del proyecto Después de realizar la planeación del proyecto con todo lo que ello implica, se debe crear un archivo para guardar la información de las actividades y recursos del proyecto. Cada proyecto comienza en una fecha y finaliza posteriormente, sin embargo, Project 2010 no necesita que se den estos dos datos ya que esto depende del tipo de proyecto que se defina. El programa calcula, según las tareas y la fecha inicial, la fecha final del proyecto o viceversa. Para dar esta información a Project 2010 se debe ir al menú Proyecto, Información del proyecto.

Luego de asignar la fecha de comienzo o finalización del proyecto se debe seleccionar el calendario del proyecto.

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Trabajar con el diagrama de Gantt Descripción y Administración del Diagrama de GANTT Vista dividida en dos, en donde parte de una vista contiene las actividades del proyecto cada tarea está representada al frente por una barra horizontal que puede ser medida contra la escala temporal. Escala Temporal

Lista de Actividades Barras de Tareas

El diagrama de Gantt es en consecuencia una visión gráfica de las actividades o tareas de un proyecto, en función del tiempo. Con los diagramas de Gantt los usuarios pueden:     

Generar un proyecto con sus tareas y duraciones. Relacionar las tareas. Asignar recursos y personal a las tareas. Hacer seguimiento del progreso del proyecto. Visualizar las fechas de comienzo y fin de las tareas.

La vista del diagrama de Gantt se puede personalizar para cambiar la información, aplicar formatos, cambiar unidades de tiempo, ver o cambiar los períodos no laborales y su aspecto, resaltar con color y trama las

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barras de una situación específica, agregar dibujos o etiquetas, resumir fechas en la barra de resumen de tareas, combinar la vista con el fin de ver información de las tareas, etc. La mayoría de elementos en Project 2010 soportan menú contextual, esto quiere decir que al hacer clic derecho sobre ellos, se muestra un menú relacionado con el elemento, lo cual permitirá ejecutar una acción de forma directa. Una manera sencilla de cambiar el formato del diagrama de Gantt es aplicando un clic derecho al lado derecho del diagrama o parte gráfica y luego escoger la opción Estilos de barra.

En esta ventana se debe escoger el tipo de icono a editar, Tarea, División, Progreso, Hito, etc. Después se debe seleccionar el formato de la barra a usar.

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Tipo de Icono a Editar

Formato a Usar

Editar estilos de barras Para cambiar las características de las Barras de Tareas, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic derecho, o doble clic, sobre el área gráfica del Diagrama de Gantt. 2. Se activa el cuadro de diálogo correspondiente a los Estilos de barra.

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Clic derecho y acceder a Estilos de Barra

3. En él se visualizan las áreas donde es posible ubicar texto en las barras de tareas, seleccionar: Derecha y en ella escoger del selector de flecha la opción % Completado. Escoger el ícono tarea de Resumen Seleccionar ficha Texto Cambiar el valor actual por la opción % completado

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Documentar Tareas (Notas) Las tareas se pueden documentar y adjuntarle archivos con procedimiento o instrucciones que se deban seguir. Para documentar las notas, ingrese a la ventana Información de la tarea, seleccione la ficha Notas.

Insertar objeto en las notas de una tarea Una vez se ha establecido una nota sobre una tarea, se puede documentar de una mejor forma, si a ésta se le agrega un archivo que ilustre el procedimiento a realizar. Dicho documento puede ser de cualquier tipo: gráfico o datos y quedará incrustado junto con la nota. Siga los siguientes pasos para insertar un objeto a una nota: 1. En la sección de botones de la Ficha notas, ubicar el último de estos, denominado Insertar Objeto y hacer clic en él.

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2. Aparecerá un cuadro de diálogo como el de la siguiente ilustración:

3

5 4

3. En el cuadro de diálogo Insertar Objeto, marcar la opción: Crear desde archivo. 4. Hacer clic en el botón examinar y ubicar el archivo que se desea insertar a la nota. 5. Una vez seleccionado el documento, hacer clic en la casilla vincular para que el documento quede actualizado al hacerse cambios sobre él.

Información de las Tareas A continuación se relacionan las etapas que componen las tareas de un proyecto como son las fases, tareas e hitos de proyecto. Se presenta el siguiente caso para desarrollar la metodología de creación y edición de tareas en Project 2010.

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Proyecto: Creación de un manual de procedimientos en una organización.

OBJETIVO: Crear un proyecto que involucre las fases de Investigación, Análisis de la Información, Diseño e Impresión del Manual.

LISTA DE TAREAS: Creación de un manual de procedimientos en una organización 1. Fase de investigación 1.1. Entrevistas con los funcionarios. 1.2. Observación Directa de los procedimientos en el sitio de trabajo. 1.3. Revisar Documentación previa. 2. Análisis de la información 2.1. Organización de la Información. 2.2. Clasificación de la Información. 2.3. Tabulación de las Entrevistas. 2.4. Informe de Resultados. 3. Elaboración del manual 3.1. Digitar Información. 3.2. Diseño y Diagramación del Manual. 3.3. Insertar Gráficas y Tablas. 4. Edición del manual 4.1. Corrección Ortográfica, Gramática y de Estilo. 4.2. Corrección del Diseño y Diagramación. 4.3. Corrección del Contenido del Manual. 4.4. Revisión y Aprobación de Correcciones. 5. Impresión del manual 5.1. Realizar Pruebas de Impresión. 5.2. Aprobación de Pruebas. 5.3. Impresión Final del Manual. La anterior lista de tareas se alimenta de la siguiente manera en Project.

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Ingresar las fases, tareas e hitos del proyecto Insertar Tareas Las tareas describen el trabajo que se debe realizar para cumplir con los objetivos del proyecto. Son actividades que tienen un comienzo, una duración y un fin.

Escala Temporal

Modo de Tareas

Nombres de Tareas

Tabla Entrada

Barras de Gantt

Modo de tareas En Project 2010 las tareas se pueden programar de forma manual o automática, la programar las tareas de forma manual en el proyecto ya no se ajustan las fechas de las tareas ni la duración de forma automática. Se pueden trabajar con tareas programadas automáticamente y colocar tareas con programación manual y Project no la moverá. Esta característica se conoce como programación controlada por el usuario

En la vista del diagrama de Gantt se digita el nombre de cada tarea en la columna Nombre de la tarea, a medida que se van ingresando las tareas

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en la columna Modo de se muestra el tipo de programación de cada tarea y va apareciendo la barra de Gantt correspondiente a la tarea.

Las tareas de programación automática se comportan exactamente como las tareas en las versiones anteriores. Las tareas programadas manualmente no se moverán a menos que se les indique explícitamente que lo hagan. La tarea 1es una tarea de programación automática que se comportará como las tareas en versiones anteriores de Project. La tarea 3 es una tarea de programación manual, lo que significa que no se moverá aunque la tarea anterior lo haga. La tarea 2 y la 4 son tareas de marcadores de posición. Las tareas de marcadores de posición permiten escribir la información que tiene disponible actualmente. Para la tarea 2, se sabe que tiene que terminar el 13/01/11. Ahora puede escribir esta información directamente en las celdas de duración y fecha. En la tarea 4la barra de Gantt tiene un color más claro, ya que sabe que la tarea será de tres días, pero aún no se determina cuándo ocurrirá este trabajo.

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Esquematizar y vincular tareas Para agrupar las tareas se deben tomar todas las actividades pertenecientes a un mismo nivel y aplicarle sangría a dicha selección. Esto generará el esquema de descomposición de las tareas (EDT). Esta actividad se desarrolla de la siguiente manera:

2. Aplicar sangría a la selección.

1. Seleccionar todas las tareas pertenecientes a la tarea principal o proyecto.

Se pueden tomar los grupos pertenecientes a cada fase o etapa del proyecto y aplicar sangría a la selección, como se muestra a continuación:

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2. Aplicar sangría a la selección.

1. Seleccionar los Grupos de Tareas de cada Fase

Vincular Tareas: Una vez agrupadas las tareas se deben establecer vínculos entre ellas utilizando la ventana de Información de la tarea, que se obtiene seleccionando el botón ubicado en la ficha Tarea en el grupo Propiedades. Esta misma ventana se puede activar dando doble clic sobre la fila que contiene la tarea o dando un clic derecho y seleccionando la opción Información.

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En la ventana información de la tarea la relación se hace colocando en la columna Id el número de la tarea a la cual se va a vincular y se coloca el tipo de relación que tienen las tareas.

1. Se selecciona el tipo de Vínculo o Relación

Las tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden. Las tareas de un proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas, es decir, deben tener

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una relación. MS Project establece cuatro posibles tipos de vínculos entre las tareas: FIN A COMIENZO (FC): Cuando Finaliza la tarea predecesora, la tarea actual comienza. La tarea predecesora debe completarse al 100% para iniciar la sucesora. Ejemplo: Se debe finalizar el estudio de mercado, para definir estrategias comerciales acordes a dicho estudio.

Estudio de Mercado

Definir Estrategias Comerciales

COMIENZO A COMIENZO (CC): Cuando Comienza una tarea, Comienza la tarea actual. Las actividades pueden iniciar al mismo tiempo, aunque no se finalicen al mismo tiempo. Ejemplo: En la implementación de una red computacional, se pueden realizar dos actividades en forma simultánea antes de conectar todos los equipos, tal como se detalla a continuación. Instalación de Software en Servidores

Instalación de Software en Estaciones de Trabajo

FIN A FIN (FF): Cuando Finaliza una tarea, Finaliza la tarea actual. Las actividades se deben finalizar al mismo tiempo. Ejemplo: En un proyecto de construcción los permisos son actividades críticas. Antes de iniciar trabajos sobre el terreno se deben garantizar los permisos necesarios:

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Asegurar el permiso de construcción

Asegurar el permiso de instalación eléctrica

COMIENZO A FIN (CF): Cuando comienza una tarea, finaliza la actual. Se aplica en procesos de auditoría en donde se inicia una tarea por el final. No es una tarea muy usada. Ejemplo: Se aplica una auditoría contable en una organización en donde se revisan los saldos o estados financieros finales y se recorren los datos hacia su inicio u origen, como “retrocediendo en el tiempo”. Elaboración de los Estados Financieros Primer Semestre

Revisión Fiscal

Tipos, Duración en Tareas y Delimitaciones Tipos de Tareas Cuando se habla de tareas o actividades, se maneja un lenguaje muy amplio ya que cada situación genera una clasificación para la actividad. Esto quiere decir que si la tarea que se registra debe realizarse con tres actividades, es una tarea de grupo y las acciones se convierten en subtareas; si la tarea es un suceso especial, entonces se dice que es un hito, y la lista se vuelve extensa. Se explicaran las más importantes. Tareas comunes o subtareas: Son aquellas actividades concretas o específicas que se desarrollarán para cumplir una tarea, por ejemplo, una tarea de entrenamiento se lleva a cabo cumpliendo las tareas, instalación

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de equipos, instalación de software, capacitación y práctica. Las subtareas son llamadas también tareas comunes. Tareas de resumen: Son tareas que especifican una actividad de un modo general, pero que están compuestas de subtareas. Para realizar esta clasificación se utilizan los botones de la ficha Tarea, en el grupo Programación, Anula o aplica sangría. Su función es aumentar o disminuir un nivel de esquema.

Al definir una tarea como tarea de resumen, aparece al lado izquierdo un botón que permite ocultar o mostrar las subtareas.

Ocultar o mostrar las subtareas

Tarea Periódica Son las que se presentan de forma común a lo largo de un proyecto; estas tareas pueden ser en tiempos regulares o irregulares, para el caso de tiempos regulares se catalogan como repetitivas. Para definir las tareas repetitivas se utiliza una caja de diálogo que permite registrar una sola vez el nombre de la tarea y generar el listado de las veces que se desea repetir la acción; por ejemplo, en un proyecto se deben entregar informes

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cada semana, esto es una tarea repetitiva. Se realiza el siguiente procedimiento para insertar tareas repetitivas. En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, se selecciona el botón desplegable de Tarea y se selecciona la opción Tarea periódica….

En la ventana Información de tarea repetitiva, se llenan los campos: Nombre de tarea: Se coloca el nombre de la tarea repetitiva, por ejemplo Reunión de Avance. Duración: Se coloca la duración que tendrá la tarea 1d, 3h, etc. Patrón de repetición: Se selecciona el patrón de repetición que tendrá la tarea, dependiendo del patrón de repetición que se seleccione las opciones al frente cambian. Intervalo de repetición: Por defecto toma la fecha de inicio que se le dio al proyecto se debe definir una de las dos opciones de terminación. Después de tener configuradas todas las opciones de la tarea repetitiva se da clic en el botón Aceptar.

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La tarea repetitiva aparecerá en la tabla de entrada y se identifica con un icono que se encuentra en la columna Indicadores.

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Tareas de Duración Transcurrida Son tareas que se ejecutan en tiempo seguido independientemente del calendario; por ejemplo; una tarea que tiene una duración de 4 días, inicia el jueves y debe terminar el domingo. El calendario que se maneja no incluye el domingo como día laboral, entonces la tarea debería terminar el lunes, pero la tarea no se puede parar. Esto se puede especificar en la ventana Información de la tarea en la opción Duración en la tabla de entrada del diagrama de Gantt en la columna Duración, se debe agregar al final de la duración que se coloque la letra t, por ejemplo 2dt (diast), 4ht (horast).

Duración de las Tareas Al registrar una tarea, el ID ingresa automáticamente. En este caso, el ID es 1 y la duración de 1 día?. En forma automática y partiendo de la fecha de inicio del proyecto, las nuevas tareas tienen duración de 1 día?. Esta duración se denomina estimada, ya que presenta el signo de interrogación al final. Cuando se indica el tiempo real, el signo de interrogación desaparece; para ello, se hace clic en la celda de duración y se registra el valor que corresponde, luego se debe pulsar .

1. Duración en Horas y Días

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Tiempo en las Tareas Project 2010 permite especificar automáticamente el tiempo de duración en unidades diferentes, mediante la utilización de abreviaturas. Significado

Abreviatura

Aparece

Minuto

m

mins

Hora

h

hrs

Día

d

días

Semana

s

sems

Mes

me

ms o mss

Minuto transcurrido

mt

minst

Hora transcurrida

ht

hrst

Día transcurrido

dt

díast

Semana transcurrida

st

semst

Mes transcurrido

met

mst

Fijar duración de una tarea Cuando se asigna más de un recurso a una tarea, automáticamente se disminuye la duración de la misma cuando está activa la opción Condicionada por el esfuerzo, en la ventana de Información de la tarea. Si se quiere cambiar la intensidad de trabajo en la tarea se debe desactivar la opción: 1. Ubicarse en la línea de la tarea. 2. Ir a la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, dar clic en el botón Información. 3. Dar clic en la ficha Avanzado. 4. Desactivar la opción Condicionada por el esfuerzo.

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Delimitación en las Tareas Como se explicó anteriormente, al hacer registro de tareas, Project 2010 asigna automáticamente la duración 1dia?, y la fecha inicial de la tarea se convierte en la fecha de inicio del proyecto. Al ingresar la duración real o estimada de la tarea y la fecha de inicio de la misma, Project 2010 calcula la fecha final de acuerdo con el calendario que se esté utilizando. Si se modifica la fecha final, se recalculará la duración. Sin embargo, puede ocurrir que haya delimitación en cuanto a la asignación de la duración de las tareas, esto es, una restricción que crea el usuario o el programa en la fecha de inicio o en la fecha del fin de una tarea. Los tipos de delimitaciones que se manejan son: Descripción

Efecto en la programación

LAP – Lo antes posible

La tarea se programa para que comience en la fecha más temprana, teniendo en cuenta los parámetros de la programación.

Flexible

LMTP – Lo más tarde posible

La tarea se programa para que comience en la fecha más tardía, teniendo en cuenta los parámetros de la programación.

Flexible

Delimitación

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Administración de Proyectos con Microsoft Project 2010 Descripción

Efecto en la programación

NFDD – No finalizar después del

La tarea puede finalizar en una fecha igual o posterior a la que se programó, ya que indica la fecha más tardía en que puede finalizar la tarea.

Moderado

CND – No comenzar después del

La tarea puede comenzar en una fecha igual o anterior a la que se programó, ya que indica la fecha más tardía en que la tarea puede comenzar.

Moderado

Delimitación

Puede ocurrir que cuando se agrega una tarea nueva dentro del proyecto, el programa de forma automática coloca la delimitación LAP, si éste se ha programado a partir de la fecha de inicio. Si por el contrario, el proyecto está programado a partir de la fecha final, la delimitación que se asigna es LMTP. Las delimitaciones que vinculan una tarea a una fecha, se llaman Inflexibles. Estas son:      

Debe finalizar el. Debe comenzar el. No finalizar antes del. No finalizar después del. No comenzar antes del. No comenzar después del.

Project 2010 realiza cálculos de la programación del proyecto, cuando se registran las tareas con sus duraciones y vínculos. El programa tiene en cuenta las delimitaciones para la redistribución de los recursos, de manera que éstas se deben utilizar cuando sea estrictamente necesario. Utilizar una delimitación Inflexible, hace que una tarea comience en una fecha exacta. De igual forma, delimitar una tarea que depende de otra, puede generar resultados no deseados. Al registrar una tarea especificando la fecha de inicio y después la fecha de fin, se define una delimitación: No comenzar antes del. Si por el contrario, se define la fecha de fin y después la de comienzo, se define una delimitación No finalizar después del.

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Administración de Proyectos con Microsoft Project 2010

Se debe: 1. Ubicar en la línea de la tarea. 2. Ir a la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, dar clic en el botón Información. 3. Dar clic en la ficha Avanzado. 4. En Tipo de restricción se selecciona la opción deseada.

Fecha Límite Si se desea tener flexibilidad en la programación, pero se desea también definir fechas de inicio y fin de tareas, se puede definir una Fecha límite. Estas fechas no delimitan la tarea ni afectan las delimitaciones si las tienen. Cuando se hace actualización de la programación, se mostrará un indicador para aquella tarea que se desplace más allá de su fecha límite. Para establecer una fecha límite se debe: 1. Ubicar en la línea de la tarea. 2. Ir a la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, dar clic en el botón Información. 3. Dar clic en la ficha Avanzado. 4. Establecer Fecha límite.

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Administración de Proyectos con Microsoft Project 2010

Comenzar y finalizar tareas a tiempo Project 2010 brinda varias opciones para garantizar que las tareas comiencen y finalicen a tiempo. Algunas son: En tareas vinculadas, es mejor especificar las duraciones y dejar que el programa calcule las fechas de comienzo y fin, así se pierde la posibilidad de que las delimitaciones afecten la programación. Utilizar calendarios de tareas para definir excepciones en tareas individuales. Definir fechas límite para tareas. Así, cuando se hace la actualización de la programación, se mostrará el indicador de la tarea que se ha extendido más allá de su fecha límite. Utilizar el método de delimitación de tareas, solamente cuando sea necesario, ya que eso disminuye la capacidad para reprogramar tareas.

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Administración de Proyectos con Microsoft Project 2010

MÓDULO 4 Organizar el proyecto Posposición de tareas El tiempo de posposición es un período de retraso entre tareas dependientes. Únicamente es posible establecer un tiempo de adelanto o un tiempo de posposición entre las tareas después de crear dependencias entre tareas. Siga los siguientes pasos para colocar la posposición entre tareas: 1. Seleccionar la vista Diagrama de Gantt. 2. Seleccionar la tarea en la que desea establecer un tiempo de adelanto o de posposición. A continuación, haga clic en la Ficha Tarea y en el grupo Propiedades seleccione el botón Información.

3. En el cuadro de dialogo Información de la tarea dar clic en la ficha Predecesoras. 4. En el campo Posposición, escriba el tiempo de adelanto o posposición que desee como una duración o como un porcentaje de la duración de la tarea predecesora.

73

Administración de Proyectos con Microsoft Project 2010 

Para especificar el tiempo de adelanto, escriba un número o un porcentaje negativo (por ejemplo, -2d para indicar un adelanto de dos días).



Para especificar el tiempo de posposición, escriba un número o un porcentaje positivo, por ejemplo 50%, para indicar un tiempo de posposición equivalente a la mitad de la duración de la tarea predecesora.

Otra forma de colocar la posposición de las tareas es hacerlo directamente en el diagrama de Gantt utilizando la columna Predecesora.

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Administración de Proyectos con Microsoft Project 2010

La unidad de tiempo predeterminada para el tiempo de posposición, son días que se especifican con las letras D o d. Puede usar distintas unidades de tiempo escribiendo lo siguiente:    

Minutos M o m. Horas M o m. Semanas S o s. Meses Me o me.

Posposición de tareas: Es posible establecer tiempos de atraso o de adelanto en la ejecución de tareas. Por ejemplo, si una tarea se puede iniciar cuando su predecesora está en la mitad, se puede crear una dependencia comienzo-comienzo con un tiempo de posposición de un 50%. Esto representaría un atraso de la tarea con respecto a la fecha de inicio de su predecesora. Se presenta una ilustración a continuación: Encuestas Telefónicas

50%

Encuestas en el punto de Ventas

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Administración de Proyectos con Microsoft Project 2010

El tiempo de adelanto se llama Posposición negativa, y consiste en hacer una tarea en un lapso de tiempo anterior al de su predecesora. Por ejemplo si una tarea se puede realizar un día antes de la fecha de inicio de su predecesora se puede crear una dependencia comienzo-comienzo con un tiempo de posposición de – 1 día (en forma negativa). 1 día

Encuestas Telefónicas

Encuestas en el punto de Ventas

Optimizar la estructura: Para optimizar la estructura del proyecto, es preciso determinar y modificar los márgenes de demora de las tareas. Margen de demora: Período de tiempo que se puede retrasar una tarea antes de que afecte a otras tareas ó a la fecha de fin del proyecto. Un margen de demora negativo indica que no existe suficiente tiempo programado para la tarea y está causado normalmente por las fechas de delimitación. Demora permisible: Es el período de tiempo que se puede posponer una tarea, sin que suponga un retraso para otra tarea. Margen de demora total: Es el período de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso de la fecha de fin del proyecto. La demora total puede ser positiva o negativa. Si el margen de demora total es un número positivo, indicará la cantidad de tiempo que la tarea se puede retrasar, sin retrasar la fecha de fin del proyecto. Si el margen de demora total es un número negativo, indicará la cantidad de tiempo que se debe ahorrar para que no se retrase la fecha de fin del proyecto. Retraso: Espacio de tiempo entre el comienzo programado de una tarea y el momento en que realmente se debería comenzar a trabajar en la tarea. Suele utilizarse para resolver casos de sobre asignación de recursos.

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Desactivar Tareas Microsoft Project Professional 2010 le permite cancelar una tarea y conservar la tarea en el proyecto. A esto se le denomina desactivar la tarea. La tarea permanece en el plan del proyecto pero no afecta a la disponibilidad del recurso, la programación del proyecto o el modo en que las demás tareas están programadas. Siga los siguientes pasos para desactivar tareas: 1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En la vista de la tabla, seleccione la cantidad de tareas que desea desactivar. 3. Seleccionar la ficha Tarea, en el grupo Programación, haga clic en botón Desactivar.

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La tarea inactiva permanece en la lista de tareas pero el texto se muestra atenuado y con una línea que lo atraviesa.

Para volver a activar la tarea, seleccione la tarea inactiva y, a continuación, dar clic en el botón Desactivar , ubicado en la ficha Tarea en el grupo Programación.

Documentar una Tarea (Notas) Puede incluir información adicional en el proyecto agregando una nota a una tarea, un recurso, una asignación o a todo el proyecto. También

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puede incluir con la nota un archivo, como un documento de Microsoft Office Word, Excel, pdf, etc.

Agregar una nota a una tarea, recurso o asignación Seleccione una vista Hoja de tareas, recursos o de usos. Para agregar una nota a una tarea, seleccione la tarea luego haga clic en la ficha Tarea y a continuación, dar clic en el botón Información.

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Para agregar una nota a un recurso, seleccione el recurso, haga clic en la ficha Recurso y en el grupo Propiedades haga clic en el botón Información.

Para agregar una nota a la asignación, seleccione por ejemplo la que ésta debajo del recurso o tarea en la Vista de uso, dar clic en la ficha Formato, en el grupo Asignación dar clic en el botón Información.

En cualquiera de las opciones vistas anteriormente de clic en la ficha Notas, especifique el contenido de la nota y haga clic en Aceptar.

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Para dar formato al texto, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Formato de fuente, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha o en Lista con viñetas.

Para ver la nota, sitúe el puntero sobre el indicador de notas en la columna del indicador de la vista. Para ver una larga nota por completo, haga doble clic en el indicador de notas.

Para eliminar una nota, seleccione el texto en el cuadro Notas y, a continuación, presione la tecla SUPRIMIR.

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Insertar objeto en las notas de una tarea Una vez se ha establecido una nota sobre una tarea, se puede documentar de mejor forma, si a ésta se le agrega un archivo que ilustre el procedimiento a realizar. Dicho documento puede ser de cualquier tipo: gráfico o datos y quedará incrustado junto con la nota. Siga los siguientes pasos para insertar un objeto a una nota: En la sección de botones de la Ficha Notas, ubicar el último botón Insertar Objeto y dar clic en él. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar Objeto.

En el cuadro de diálogo, Insertar Objeto, seleccione la opción Crear desde archivo. Dar clic en el botón examinar y ubicar el archivo que se desea insertar en la nota. Una vez seleccionado el documento, hacer clic en la casilla vincular para que el documento quede actualizado al hacerse cambios sobre él.

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Agregar una nota a un proyecto Para agregar una nota a un proyecto, dispone de las siguientes dos opciones: 

Puede agregar una nota simple a un proyecto en las propiedades del proyecto. Una nota simple del proyecto es de sólo texto, sin formato.



Puede agregar una nota compleja al proyecto en la tarea de resumen del proyecto. Las notas complejas del proyecto le permiten usar el formato de fuente y párrafo así como insertar objetos en la nota, como imágenes o documentos.

Agregar una nota simple a un proyecto 1. En la ficha Archivo, dar clic en Información, luego dar clic en Información del proyecto y seleccionar Propiedades avanzadas.

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2. En el cuadro de dialogo Propiedades de el proyecto, dar clic en la sección Comentarios, especifique el contenido de la nota y haga clic en Aceptar.

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El texto que ha especificado en el cuadro Comentarios también aparece como nota en la tarea de resumen del proyecto.

Agregar una nota compleja a un proyecto 1. Si la tarea de resumen del proyecto no se muestra actualmente, haga clic en la ficha Formato y en el grupo Mostrar u ocultar, active la casilla de verificación Mostrar tarea de resumen del proyecto.

2. En la vista Diagrama de Gantt, seleccione la tarea de resumen del proyecto, seleccione la ficha Tarea, luego de clic en el botón Información que se encuentra en el grupo Propiedades.

3. Dar clic en la ficha Notas, especifique el contenido de la nota. 4. Para dar formato al texto, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Formato de fuente, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha o en Lista con viñetas.

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Administrar tablas con el diagrama de Gantt Siga el siguiente procedimiento para administrar tabla en Project: 1. En la ficha Tarea o Recurso seleccione en el botón que se encuentra en el grupo Ver. 2. Seleccione vista que desea trabajar.

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3. Para seleccionar una tabla diferente dar clic derecho en el botón ubicado en la esquina superior derecha el cual se muestra en la imagen de abajo y seleccionar la tabla que se desea. Ejemplo: Costo

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Revisar las siguientes imágenes las cuales ilustran el procedimiento a seguir. Visualización de la tabla de costo en el diagrama de Gantt

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Visualización de la tabla trabajo en el diagrama de Gantt Muestra la información con respecto al trabajo del proyecto. (Número de horas de los recursos involucrados en las tareas)

Visualización de la tabla programación en el diagrama de Gantt En la tabla programación se puede visualizar el margen de demora permisible y margen de demora total.

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Trabajar con la vista uso de tareas La vista Uso de tareas, muestra las tareas y los recursos que tienen asignados; es útil para asignar y definir perfiles de recursos. Visualización del uso de las tareas

Permite ver las tareas del proyecto en relación con el recurso asignado y las variables: trabajo, duración y fechas de comienzo y de fin. Una de las actividades más frecuentes del gerente de proyectos es visualizar la relación entre las tareas y sus correspondientes recursos. Para dicho efecto, se puede recurrir a las tablas de Usos: Usos de Tareas y Uso de Recursos. La primera responde a la pregunta: ¿La tarea quien la hace? Y la segunda vista responde a la pregunta: ¿Quién hace la tarea? El Uso de tareas visualiza el proyecto desde la perspectiva de la actividad. Las variables que se visualizan en el uso de tareas, están predefinidas en el software, pero se pueden ampliar agregando otras de la siguiente manera: 1. En la ficha Formato, seleccionar en el grupo Detalles las variables que se quieran visualizar.

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Trabajar con los detalles y estilos de la vista uso de tareas Después de activar las variables que se desean analizar a cada variable se le puede asignar un color diferente para diferenciarlas, para ello de clic en el botón Agregar detalles ubicado al lado derecho del grupo Detalles. En la columna de la derecha Mostrar estos campos, se selecciona el campo que se desea personalizar y en la parte de abajo se encuentran las opciones para cambiar la fuente, el color de fondo de celda, la trama que se requiera para cada ítem.

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MÓDULO 5 Administrar recursos Visualización de la hoja de recursos Para visualizar la hoja de recursos siga los siguientes pasos: En la ficha Recurso, de clic en el grupo Organizador de Equipo, y seleccione la opción Hoja de Recursos.

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Aparecerá la vista que ve a continuación:

1. Indicadores: Muestra todos los anuncios o importantes para el usuario del programa.

“alertas”

que

son

2. Nombre del Recursos: Identificación del Recurso por Nombre, Cargo o Rol dentro del Proyecto. 3. Tipo: Indica si el recurso de Trabajo, Material o costo. a. Los recursos de trabajo son personas o equipamiento. b. Los recursos materiales son suministros consumibles. c. Los recursos de costo, son los costos independientes que desea asociar a una tarea, como por ejemplo los tiquetes de avión. 4. Etiqueta de Material: Es la unidad de medida proporcionada para un recursos tipo material, por ejemplo: kilos, cajas, resmas, metros, toneladas, etc. 5. Iníciales del Recurso: Forma de Identificar los recursos. Si llegasen a tener la misma Inicial, Project 2010 los duplicará, en este caso es mejor identificarlos con una inicial compuesta o diferente. 6. Grupo: Ms Project provee una manera de agrupar los recursos. Usar la columna grupo, para calificar cada uno de los recursos, según el área, sección, departamento etc., al que esté vinculado dicho recurso. Ejemplo: Área jurídica, Mercadeo, Calidad, etc.

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7. Capacidad Máxima: Se refiere al número total de horas que el recurso puede estar disponible para ejecutar las tareas del proyecto. Esta capacidad se definirá a partir del horario de trabajo que se cree en el calendario del proyecto. 8. Tasa Estándar: Valor a pagar por: Hora, Día, Semana, Mes para los Recursos de Trabajo. Para los recursos de Tipo Material, este valor se asigna por unidad de recurso. 9. Tasa Horas Extra: El campo Tasa de horas extra, muestra el valor del pago para el trabajo de horas extra, es decir, fuera de las horas laborables normales del recurso asignado. 10. Costo/Uso: Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso. Se suma cada vez que una unidad de un recurso de trabajo se asigna a una tarea. No varía según la cantidad de tiempo que se utilice un recurso. Para un recurso de tipo Material, el Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez, independientemente del número de unidades. 11. Acumular: Permite elegir como y cuando cargar los costos estándar y de horas extras de los recursos al costo de una tarea. a. Comienzo: El pago se debe realizar al iniciar el proyecto. b. Prorrateo: El pago se debe realizar durante la ejecución del proyecto. c. Fin: El pago se debe realizar al finalizar el proyecto. 12. Calendario Base: Es el calendario definido para cada uno de los recursos, si no se asigna alguno, el software aplicará el calendario Estándar o el que se le asignó al proyecto. 13. Código: Se puede definir un código a cada uno de los recursos con el fin de evitar posibles confusiones entre recursos similares. Se usa también con el objetivo de definir posibles informes, filtros y/o grupos que requieran de dicho ítem.

Crear recursos Se deben seguir los siguientes pasos para crear recursos: 1. Definir el nombre del recurso:

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a. Puede ser el nombre específico de la persona. Ejemplo: José Suárez. b. Puede ser el rol dentro del proyecto. Ejemplo: Líder 1. c. El cargo dentro de la empresa. Ejemplo: Gerente de Recursos Humanos. d. Material. Ejemplo: Papel, Cemento, Tóner de Tinta. e. Equipo o Maquinaria. Ejemplo: Computador, Retroexcavadora.

2. Escoger el tipo de Recurso, si es Trabajo, Costo o Material. a. Trabajo: Todos aquellos recursos que ejecutan o participan en al menos una tarea dentro del proyecto. Estos son: Recursos Humanos, Maquinaria y Equipo. b. Material: Insumos que se irán agotando en la medida que avanza el proyecto. Ejemplo: Cemento, Ladrillo, Tóner de Tinta. c. Costo: Recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo los tiquetes de avión o el alojamiento.

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3. Definir una etiqueta para el material: Es la unidad de medida para los recursos de tipo material. Ejemplo: Resmas=Papel, Litros=Agua, Bultos=Cemento. 4. Definir un grupo o unidad de trabajo a la cual pertenece el recurso. Esto permitirá filtrar o agrupar la información más adelante al presentar informes de los recursos.

Crear calendarios de los recursos Siga los siguientes pasos para crear diferentes calendarios para los recursos del proyecto: 4. En la ficha Proyecto seleccione el botón Cambiar tiempo de trabajo, que se encuentra en el grupo Propiedades.

5. En la ventana Cambiar calendario laboral, Crear Calendario…,

dar clic en el botón

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6. En la ventana Crear nuevo calendario base, en el cuadro de texto Nombre se coloca el nombre con el cual se va a identificar el nuevo calendario, se escoge una de las dos opciones que se encuentran en la parte de abajo, el nuevo calendario puede estar basado en uno de los calendarios base existentes y luego se da clic en Aceptar.

Seleccionar la ficha Semanas laborales y luego presionar el botón Detalles…, para acceder a editar el periodo laboral es para el calendario tal como se muestra en la siguiente ilustración:

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En la ventana Detalles se seleccionan los días y se escoge una de las tres (3) opciones que aparecen al lado derecho y en el cuadro que se encuentra en la parte de abajo se define el horario para cada día que se seleccionó, después de realizados los cambio se da clic en el botón Aceptar, como se muestra a continuación.

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Definir costos de los recursos Realizar los siguientes pasos para establecer costos de los recursos: 1. En la ficha Recurso, de clic en el grupo Organizador de Equipo, y seleccione la opción Hoja de Recursos. 2. Ubicar la columna Tasa Estándar y en ella digitar el valor por período: hora, día, semana, mes; que el recurso de tipo trabajo posee. Si el recurso es de tipo Material, será correspondiente al valor por unidad de dicho material. 3. Ubicar la columna Tasa Horas Extra, para definir el valor del trabajo adicional al horario convencional. Este se programará usando la columna trabajo de horas extra en la vista de Uso de los recursos en donde el Gerente de Proyectos definirá cuantas horas del total corresponden a trabajo extra.

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4. Ubicar la columna Costo/Uso y asignar el valor global del recurso. En caso de ser material, corresponderá al valor de todos los materiales involucrados en una labor. En caso de ser trabajo, corresponderá al valor total de la labor de un recurso. Definir tablas de costos Esta función permite programar costos para los recursos de manera individual y se puede aplicar en los siguientes eventos: 1. Fluctuaciones de Costos a través del tiempo. 2. Dos o más recursos que pueden realizar la misma actividad pero con distinto costo. Ejemplos: 1. Un recurso para el proyecto tiene un salario durante los dos primeros meses que se toman como prueba, pero a partir del segundo mes, su salario aumenta un 50% de lo pactado inicialmente. 2. Se requiere un recurso consultor para ciertas tareas especializadas. Se necesita evaluar dos opciones de costo. a. Consultor Nacional:

Tasa Estándar

=

$25.000

b. Consultor Extranjero: Tasa Estándar

=

$35.000

Para definir tablas de costos, realizar los siguientes pasos: 1. En la ficha Recurso, de clic en el botón desplegable de Organizador de equipo, y seleccione Hoja de Recursos.

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2. Active la ventana Información del recursos utilizando de una de las dos opciones que se dan a continuación: a. Seleccionar el recurso y dar clic en el botón Información que se encuentra en la ficha Recurso en el grupo Propiedades. b. Seleccionar el recurso al cual se le va a aplicar la tabla de costo y dar clic derecho, escoger la opción Información.

Opción a

Opción b

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3. En la ventana Información del Recurso, seleccione la FichaCostos.

6

4

5

4. Para definir una fecha a partir de la cual cambia el costo, se debe ubicar el cursor en la segunda fila, debajo de la fecha efectiva, representada por dos líneas sencillas. 5. Digitar la fecha a partir de la cual cambia el costo y al frente, en la columna Tasa Estándar, digitar el nuevo valor. También se puede indicar el aumento o disminución de costo de manera porcentual: +50% ó -50%. Project se encargará de calcular el valor. 6. Para indicar el mismo recurso con otro costo, se debe alimentar otra tabla. Las tablas están identificadas con las letras: A (Predeterminada), B, C, D, E. 7. Seleccionar, la ficha B y en ella, repetir el procedimiento anterior.

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Asignar recursos Para asignar recursos realizar el siguiente procedimiento: 1. En el grupo Ver, dar clic en el botón desplegable de Organizador de equipo y seleccionar Diagrama de Gantt (se pueden asignar recursos desde cualquiera de los Diagramas de Gantt).

2. Seleccionar la tarea o conjunto de tareas que se le van a asignar al recurso. 3. Ubicar en la ficha Recurso, en el grupo Asignaciones, seleccionar el botón Asignar Recursos y hacer clic sobre él.

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4. Se activa el cuadro Asignar Recursos. Seleccionar en la primera columna el recurso que va a ejecutar la tarea o tareas seleccionadas. Si se desea seleccionar más de una tarea usar la tecla y hacer clic sobre cada una de ellas. Ejecutar el mismo procedimiento para seleccionar más de un recurso. 5. En la siguiente columna denominada unidades, se debe definir qué valor se va requerir de cada recurso. En caso de ser un recurso de tipo trabajo, se usarán valores porcentuales, si es material, se usarán números.

6. Otra forma de asignar el recurso es seleccionar y dar clic en el botón asignar, automáticamente se colocan las unidades del recurso.

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7. En Project 2010 la columna costo se actualizará automáticamente una vez se cree el recurso. Los recursos del proyecto también pueden ser asignados desde la tarea. Seguir el procedimiento indicado a continuación para ejecutar dicha acción: 1. Hacer doble clic sobre la tarea. Se activa la ventana Información de la tarea. 2. Seleccionar la ficha Recursos. 3. En la primera columna escoger el recurso a usar y al frente la asignación en unidades. 4. Repetir el procedimiento en la siguiente fila, si se requiere más de un recurso para desarrollar la actividad.

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Administración de tablas de recursos Al seleccionar la hoja de recursos, se encontrará por defecto la tabla Entrada. Es posible seleccionar otras tablas de la siguiente manera: 1. Dar clic derecho en el botón ubicado en la esquina superior izquierda, seleccionar la Tabla Costo.

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2. La información se actualiza reportando los costos relevantes del proyecto. Costo total: Es el costo programado o proyectado total de una tarea, un recurso o una asignación. Costo Previsto: Es el costo que se almacena una vez se establece la línea base del proyecto. Variación: Es la diferencia absoluta entre lo previsto y lo actual. Real: Costos contraídos por el trabajo ya realizado por los recursos en sus tareas. Restante: Es el costo que falta por ejecutar en un proyecto.

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Tabla de trabajo en hoja de recursos Ubicarse en la vista Hoja de recurso y seleccionar la tabla Trabajo. Siga los siguientes pasos. 1. En la ficha Recurso, seleccionar el botón Organizador de equipo y escoger la vista Hoja de Recursos. 2. Dar clic derecho en el botón ubicado en la esquina superior izquierda y seleccionar la Tabla Trabajo.

Trabajo: Cantidad total de tiempo programada en una tarea para todos los recursos asignados. Horas Extras: Cantidad de horas extras programadas que deben realizar todos los recursos asignados a una tarea. Trabajo Previsto: Total de horas por persona planeado para una tarea, un recurso o una asignación, es el trabajo que se almacena una vez se establece la línea base del proyecto.

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Variación: Es la diferencia absoluta entre lo previsto y lo actual. Real: Cantidad de trabajo ya realizada por los recursos asignados a las tareas. Restante: cantidad de tiempo que falta por ejecutar en un proyecto.

Gráfico de los recursos Muestra de manera gráfica, distintos aspectos del uso de los recursos: Trabajo, Trabajo Acumulado, Costo, Sobreasignaciones, entre otras. Para visualizar la variable trabajo de manera gráfica, realizar el siguiente procedimiento: 1. En la ficha Recurso, seleccionar el botón Organizador de equipo y escoger la vista Gráfico de recursos.

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Unidades de recursos asignadas En la vista gráfico de recursos se puede analizar en términos de porcentajes la asignación de trabajo de cada una de los recursos. La vista que se ve a continuación es la de unidades de recursos asignadas.

Trabajo Esta vista se puede modificar y analizar diferentes aspectos, para hacer el cambio, dar clic derecho en la sección derecha donde se encuentran los gráficos y escoger la opción Trabajo.

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La vista de trabajo muestra las horas que fueron asignadas cada recurso por fechas.

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Asignación porcentual Se puede visualizar también el nivel de asignación de manera porcentual, así como las correspondientes sobreasignaciones. Dar clic derecho y seleccionar la opción Asignación Porcentual.

Trabajo Acumulado El gráfico de los recursos permite visualizar también el nivel del trabajo acumulado del recurso en el proyecto. Dar clic derecho y ubicar la opción Trabajo Acumulado, la cual permite revisar el progreso del trabajo de un recurso durante el desarrollo del proyecto.

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Detalles del gráfico de los recursos Revisar sobreasignaciones Una sobreasignación se presenta cuando el recurso está asignado por encima de su capacidad máxima. La capacidad máxima de un recurso está definida por el número de horas, día, semana, mes; que el recurso puede trabajar según el horario que esté establecido. Los recursos sobreasignados se marcan de color rojo en las vistas de recursos, incluido el Organizador de equipo. En el gráfico de Gantt, los recursos sobreasignados se indican mediante una cifra roja en la columna Indicadores. Una de las tareas recurrentes y prioritarias en la administración de proyectos es la de resolver las sobreasignaciones de los recursos. Project 2010 por defecto aplica el calendario Estándar para todos los recursos, que tiene como máximo 8 horas al día efectivas de trabajo. En caso de que el horario del proyecto y por ende la capacidad máxima de los recursos sea mayor o menor que esto, se debe modificar el calendario Estándar o definir uno nuevo para acoplarse a la necesidad del proyecto.

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Para revisar una sobreasignación desde la Vista Uso de los recursos se deben seguir los pasos que se relacionan a continuación: 1. En la ficha Recursos, dar clic en el botón Organizador de equipo y seleccionar la vista Uso de los Recursos.

Gráfico de Recursos Es posible visualizar las sobreasignaciones desde la vista Gráfico de los Recursos. Seguir el procedimiento a continuación: 1. En la ficha Recursos, dar clic en el botón Organizador de equipo y seleccionar la vista Gráfico de Recursos. 2. Ubicar en la parte izquierda el recurso que se desee analizar. Esto se puede lograr avanzando o retrocediendo con la barra de desplazamiento horizontal de dicha sección. 3. Avanzar o retroceder en la sección derecha, hasta encontrar barras de color rojo, las cuales identifican una sobreasignación.

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Uso de los recursos La vista del uso de los recursos muestra en detalle la ejecución del trabajo en cada una de las tareas asignadas. Es una vista dividida cuya sección izquierda muestra el listado de recursos del proyecto y sus correspondientes actividades; en la sección derecha se muestra la escala temporal y el número de horas por día. La vista de uso permite responder al administrador de proyectos la pregunta. ¿Quién hace las tareas?.

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Detalles y estilos del uso de los recursos Por defecto, la vista uso de recursos muestra la variable trabajo. Si se desea visualizar otra variable, se sugiere el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la vista Uso de Recursos. Herramientas de uso de recursos.

Dar

clic

en

la

ficha

2. En el grupo Detalles, escoger la variable que se desea mostrar.

3. La variable seleccionada pasa a la sección derecha con lo cual si indica que ya ha sido seleccionada para visualizarse en el uso de recursos. 4. Para identificar cada variable con un color diferente, dar clic en el botón Agregar detalles, en la parte inferior del cuadro Estilos de Detalle, elegir el color que se desea con el objetivo de diferenciarlo de la otra variable.

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Organizador de Equipos Ms Project 2010 ahora cuenta con el Organizador de equipo, una vista que permite interactuar con la programación de los recursos de una manera que era imposible en versiones anteriores de Project. Con la vista Organizador de equipo podrá saber con un simple vistazo, en qué están trabajando los miembros de su equipo y mover tareas de una persona a otra. También puede mostrar y asignar trabajo que no está asignado, mostrar sobreasignaciones y ver nombres de tareas como también nombres de recursos, todo en una vista. Nunca había sido tan fácil administrar tareas y recursos. Por ejemplo, si un recurso está sobreasignado, lo único que tiene que hacer es arrastrar una tarea de un recurso a otro y la sobreasignación desaparece.

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Una tarea está retrasada respecto a lo programado. Esta tarea podría arrastrarse hasta otro recurso, que no esté trabajando.

Una tarea se desarrolla según lo programado.

Tareas que se encuentran actualmente sin asignar. Estas tareas podrían arrastrarse hasta otro recurso, que no están trabajando.

Siga los siguientes pasos para activar la vista Organizador de equipo. 1. Abra un proyecto que tenga recursos asignados a las tareas. 119

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2. En la ficha Recurso, en el grupo Ver, haga clic en Organizador de equipo.

3. Aparece el organizador de equipo.

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Se muestra una fila para cada recurso del proyecto. A la izquierda, aparecen los nombres de los recursos. Todas las tareas asignadas a un recurso aparecen en la misma fila a la derecha. Las tareas de recursos que no tengan fecha de inicio o fecha de finalización también aparecen a la izquierda junto al nombre del recurso. Las tareas que no están asignadas a ninguna persona aparecen en la parte inferior. Mover una tarea Existen diferentes motivos por los cuales podría necesitarse mover una tarea. Una persona puede que tenga demasiado trabajo asignado. O puede que desee reasignar el trabajo a otra persona. Con el Organizador de equipo, reprogramar una tarea es tan simple como arrastrarla a otro lugar. Siga los siguientes pasos para reprogramar una tarea:

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1. En la Cinta, haga clic en la pestaña Vista. 2. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Organizador de equipo. a. Mover una tarea verticalmente: si un recurso se encuentra asignado a dos tareas este se puede mover verticalmente para asignarla a otro recurso. b. Mover una tarea horizontalmente: Se puede programar una tarea para retrasarla dentro de la programación de una persona. El organizador de equipo se puede utilizar para las siguientes tareas: a. Ver el período no laborable: El período no laborable de una persona se mostrará como barras verticales de color gris. Haga doble clic en las barras verticales para ver más detalles acerca del período no laborable.

Periodo no laborable

b. Resumir la información sobre la tarea para ver menos o más detalles: Para obtener un mayor nivel de detalle acerca de la información de la tarea y del proyecto, resuma la información en el Organizador de equipo. Haga clic en la pestaña Formato. En el grupo Formato, haga clic en Resumen para seleccionar el nivel de detalle y, a continuación, seleccione un nivel de esquema. Cuando las tareas estén resumidas, la tarea del nivel máximo aparecerá como una barra simple.

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c. Seleccionar varios elementos: Mantenga presionada la tecla mientras hace clic en varios nombres de recursos o tareas. También puede arrastrar el mouse sobre varios elementos para seleccionarlos.

d. Mover elementos mediante el uso del teclado: En el Organizador de equipo, puede desplazarse a través de los elementos

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usando las teclas de dirección. Para mover una tarea resaltada, use + flecha. Para desplazar la vista, use + flecha.

e. Obtener información rápida acerca de las tareas: Mantenga el mouse sobre una tarea para leer información útil e importante acerca de su programación. Descubrirá que la antigua y conocida información sobre herramientas se ha ampliado significativamente para ayudarle a tomar importantes decisiones relacionadas con la programación.

Ajustar la programación con el organizador de equipos El Organizador de equipo es una manera más sencilla de ajustar la programación de las tareas. a. Cambiar el modo en que están programadas las tareas: Para cambiar una tarea de programada automáticamente a programada manualmente, haga clic con el botón secundario en la tarea y, a continuación, haga clic en Programada automáticamente o en Programada manualmente.

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b. Resolver automáticamente problemas de trabajo excesivo: En la ficha Formato, haga clic en Impedir sobreasignaciones. Cuando esta configuración está activada, si al mover una tarea se crea un conflicto con otra, la segunda tarea se moverá automáticamente para impedir cualquier sobreasignación.

c. Desactivar una tarea: Haga clic con el botón secundario en la barra de tareas para desactivar una tarea. Si desactiva una tarea, ésta no se elimina del proyecto aunque la tarea desaparecerá del Organizador de equipo. Esto impide que se informen datos reales acerca de la tarea.

d. Reasignar una tarea: La manera más simple de reasignar una tarea es arrastrarla hasta otra persona. También puede hacer clic con el botón secundario en una tarea y luego en Volver a asignar a. Esto resulta especialmente útil cuando desea mantener las mismas fechas.

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e. Cambiar la información de la tarea: Para cambiar el nombre de la tarea u otras propiedades (como el tipo de restricción, el código de esquema, las fechas límite o el tipo de tarea), haga doble clic en la tarea. También puede hacer doble clic en el nombre del recurso para ver y cambiar la información del recurso.

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f. Dividir la vista: Para los jefes de proyectos avanzados que se sienten cómodos con la tradicional vista dividida (o combinada), puede mostrar más detalles en un panel inferior independiente. Haga clic en la pestaña Tarea y, a continuación, en el grupo Propiedades, seleccione Mostrar detalles de tarea. El panel inferior mostrará información detallada acerca de la tarea seleccionada y de los recursos asignados a la tarea.

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Nota: No puede usar una vista de escala temporal, como las vistas Uso de recursos o Uso de tareas, junto con el Organizador de equipo en una vista combinada. Para ver una vista de escala temporal junto con el Organizador de equipo, abra una nueva ventana y organice las ventanas horizontalmente. Para ello, en la ficha Vista, del grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana y, a continuación, haga clic en Organizar todo. Personalizar el organizador de equipos Puede cambiar la presentación del organizador de equipo y adecuarlo a las necesidades que se tengan. 1. Dar clic en la ficha Vista. 2. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Organizador de equipo. 3. Realice una de las siguientes acciones:

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a. Cambiar el color de las barras del Organizador de equipo: Haga clic en la pestaña Formato. Elija el tipo de barra que desea cambiar en el grupo Estilos y, a continuación, haga clic en Color de borde o en Color de relleno. Las barras individuales también se pueden modificar.

b. Expandir el alto de las filas para mostrar más texto: Haga clic en la pestaña Formato. En el grupo Formato, seleccione un número de líneas en la lista Líneas de texto.

c. Ver más o menos detalles: Use el control deslizante del zoom que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana del proyecto

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para cambiar la cantidad de tiempo que se muestra en el lado derecho de la vista. Vista 37 horas

Vista 8 días

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d. Cambiar la apariencia del período no laborable: Haga clic con el botón secundario en un área en blanco del lado derecho de la vista (no en una tarea) y, a continuación, haga clic en Período no laborable.

e. Agrupar, filtrar u ordenar rápidamente: Haga clic en la flecha hacia abajo en la columna Nombre del recurso y, a continuación, haga clic en Ordenar, Agrupar, Filtros para los filtros definidos o personalizados.

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f. Ocultar las columnas que no son necesarias: Puede ocultar las columnas de tareas no programadas o sin asignar. Haga clic en la ficha Formato. En el grupo Mostrar u ocultar, seleccione el tipo de columna que desea ocultar o mostrar en la vista.

g. Cambiar el tamaño de las secciones del Organizador de equipo: Para cambiar el tamaño de las secciones, arrastre los bordes verticales y horizontales que hay entre ellas.

Nota: Si ha personalizado considerablemente el Organizador de equipo, puede guardar una versión de la vista personalizada en una vista aparte. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de recursos, dar clic en el botón desplegable Organizador de equipo y, a continuación, haga clic en Guardar vista.

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MÓDULO 6 Analizar el proyecto Crear o actualizar una línea base o un plan provisional Plan de línea base Son planes originales del proyecto, hasta 11 por proyecto, que se utilizan para el seguimiento del progreso durante un proyecto. El plan de línea base es una foto instantánea de la programación en el momento de guardar la línea base e incluye información sobre tareas, recursos y asignaciones. Plan provisional Conjunto de fechas de comienzo y de finalización de tareas que puede guardar en determinadas etapas del proyecto. Puede comparar un plan provisional con el plan de línea base o actual para controlar el progreso o el atraso del proyecto. Puede guardar hasta 10 planes provisionales. Para crear un plan previsto del proyecto, se debe establecer una línea base en la cual se registran los datos iníciales del mismo y se puede realizar un comparativo entre la programación prevista y programación actual o si se requiere, contra la ejecución real. Dicha línea base no solo mostrará los datos en forma gráfica sino que alimentará las bases de datos de cada una de las variables del proyecto como son: Costos, Horas de Trabajo, Duración de las Tareas entre otras. Como ejemplo de la aplicación de esta herramienta se pueden establecer comparativos de la siguiente manera: 

Costo Previsto vs Costo Actual.

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 

Trabajo Previsto vs Trabajo Real. Duración Prevista vs Duración Actual.

Siga el siguiente procedimiento para establecer una línea base del proyecto: 1. Dar clic en la ficha Proyecto, en el grupo Programación, seleccionar Establecer Línea de Base.

2. En el cuadro de diálogo Establecer línea base seleccione la línea base que se va a definir, se debe elegir entre las 11 líneas bases disponibles.

3. En la sección Para siga una de estas opciones: a. Definir la línea base para todos los datos del proyecto elija Proyecto completo.

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b. Definir la línea base solo para las tareas que se han seleccionado elija Tareas seleccionadas. 4. En la sección Resumir líneas base, seleccione la forma en que desea resumir los datos de la línea base a. Seleccione Para todas las tareas de resumen si desea que los datos de la línea base actualizado de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. b. Seleccione De subtareas a tareas de resumen seleccionadas si desea que los datos de línea base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que previamente ha guardado valores de línea de base. 5. En la ficha Tarea, seleccione en el grupo Ver el botón Diagrama de Gantt y escoja Gantt de seguimiento, en esta vista puede observar la línea base en la parte gráfica, una línea gris correspondiente a la línea base. Esta línea permanecerá inmóvil ante cualquier modificación en el proyecto. Visualización de la línea base

Una vez establecida la línea base, se pueden realizar variaciones al proyecto y revisarlas observando el desplazamiento que se realiza en la ruta del proyecto con respecto a la línea base. La vista usada para esto es el Gantt de seguimiento.

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Variaciones usando la línea base

Se puede revisar cada cambio en cuanto a los datos registrados en la base de datos del programa. Si se requiere se pueden realizar comparaciones entre datos de la siguiente manera: 1. Seleccionar el diagrama Gantt de Seguimiento. 2. Se utilizará para el ejemplo una comparación entre el costo actual y el costo previsto. Seleccionar la tabla Costo. 3. Ubicar la tarea de la fila 3 y en ella digitar una duración de 4 días. 4. Revisar la columna variación y se observará una variación entre el costo previsto y el costo actual.

Actualización de la línea base o el plan provisional Si después de definir una línea de base o un plan provisional cambia el plan inicial del proyecto, puede actualizar los datos guardados. Si se producen cambios en el plan mientras el proyecto está en marcha, tal vez sea útil guardar un segundo conjunto de datos de línea base o provisionales en lugar de actualizar los datos guardados existentes. 1. Dar clic en la ficha Proyecto, en el grupo Programación, seleccionar Establecer Línea de Base.

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2. En el cuadro de diálogo Establecer línea base seleccione la línea base que se va a definir, se debe elegir entre las 11 líneas bases disponibles.

3. En la sección Para siga una de estas opciones: a. Definir la línea base para todos los datos del proyecto elija Proyecto completo. b. Definir la línea base solo para las tareas que se han seleccionado elija Tareas seleccionadas. 4. En la sección Resumir líneas base, seleccione la forma en que desea resumir los datos de la línea base.

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a. Seleccione Para todas las tareas de resumen si desea que los datos de la línea base actualizado de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. b. Seleccione De subtareas a tareas de resumen seleccionadas si desea que los datos de línea base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que previamente ha guardado valores de línea de base. 5. Dar clic en Aceptar y cuando se pregunte si desea actualizar la línea base o el plan provisional dar clic en Sí. Comparar varias líneas de base Si desea mantener un registro de una gran cantidad de datos del proyecto durante la fase de diseño, tal vez desee definir varias líneas de base, ya que las líneas de base contienen más valores que los planes provisionales. Para ver la información de seguimiento de varias líneas de base, use la vista Gantt con varias líneas de base. 1. En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.

2. Haga clic en Más vistas.

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3. En el cuadro de diálogo Más vistas, seleccione Gantt de varias líneas base y, a continuación, haga clic en Aplicar.

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4. De manera predeterminada, en la vista Gantt con varias líneas de base se muestran las tres primeras líneas de base (Línea de base, Línea de base1 y Línea de base2). Para que se muestren otras líneas de base, modifique los estilos de barra del diagrama de Gantt.

Filtrar información del proyecto Los filtros son consultas que permiten ocultar aquella información que no se desea visualizar, y tener disponible la que se necesite en un momento dado. Project tiene filtros prediseñados para aplicarlos en las tareas y en los recursos; también permite crear nuevos o modificar los existentes. Tiene autofiltros, para hacer consultas en cada campo de la tabla que se tenga activa. Filtros prediseñados Tienen las opciones de consultas ya definidas, y al activarlos muestran la información según los criterios seleccionados. Para aplicarlos siga los siguientes pasos: 1. Dar clic en la ficha Vista, seleccionar Filtro que se encuentra en el grupo Datos.

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Hitos: Muestra las tareas que se han definido como hitos. Intervalo de fechas: Se debe indicar una fecha que será la condición para mostrar aquellas tareas que comiencen o finalicen en esa fecha. Intervalo de tareas: Muestra las tareas según el ID que se defina. Que utilizan el recurso: Se debe especificar del listado, el nombre del recurso que se desea ver y las tareas que se tiene asignadas. Tareas completadas: ejecutadas.

Muestra

aquellas

tareas

que

ya

han

sido

Tareas con duraciones estimadas: Muestra las tareas a quienes se les ha dado la especificación de duración estimada. Taras críticas: Muestra las tareas críticas.

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Tareas de resumen: Muestra las tareas del primer nivel del esquema de tareas y que son las de resumen. Tareas incompletas: Muestra las tareas que se encuentran incompletas. Tareas retrasadas: Muestra las tareas que se encuentran retrasadas con respecto a la programación. Más filtros: Muestra la ventana Más filtros, que contiene las opciones para aplicar filtros. Allí, se puede indicar si se desea aplicar un filtro a tareas o a recursos. Autofiltros Se aplican directamente en cada columna de la tabla y para ello se inserta un botón a la derecha que tiene un desplegable que contiene las opciones del campo.

Para esto se debe: 1.

Dar clic en la ficha Vista, seleccionar el botón desplegable de [SinFiltro] que se encuentra en el grupo Datos.

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2.

Se despliega el listado de los filtros y se selecciona la opción Mostrar autofiltro.

3.

En cada columna aparecerá un botón desplegable para aplicar el filtro por la columna que se desee.

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El desplegable contiene el listado de las posibles opciones que puede tomar el campo. En la opción Filtros se encuentra Personalizarla cual muestra una ventana en donde se pueden definir condiciones para el campo actual. Se debe especificar la relación de la condición, por ejemplo, Igual a, diferente de, mayor que, etc. Las condiciones se conectan con un operador lógico Y, dependiendo de la información que se desea obtener.

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Si se cambia de vista y se tienen aplicados autofiltros, los botones que se muestran a la derecha de los campos se conservan en la nueva vista. Para desactivarlos, se debe dar clic en el botón Filtros y seleccionar nuevamente la opción Mostrar autofiltro.

Agrupar información del proyecto Puede utilizar los grupos de Ms Project para ver información resumida de tareas, recursos o asignaciones en las vistas de hoja. A continuación se dan diferentes opciones para agrupar información. Agrupar tareas o recursos por un solo criterio 1. En la ficha Vista, seleccione la vista que desee en el grupo Vistas de tareas.  Para agrupar tareas, seleccione una hoja de vista como la vista Diagrama de Gantt, Hoja de tareas o Uso de tareas. También puede agrupar tareas en la vista Diagrama de red.  Para agrupar recursos, seleccione una hoja de vista como la vista Hoja de recursos o Uso de recursos. 2. En la ficha Vista, en el grupo Datos, dar clic en el botón desplegable [Sin grupo] en el cuadro Agrupar por.

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3. Seleccionar una de las opciones que tiene Project para agrupar información de acuerdo a la vista que se esté trabajando.

4. Para quitar los grupos de la vista dar clic en la opción [Sin grupo]. Para el ejemplo se utilizo la hoja de recursos y se agrupo la información por el campo Grupo de recursos.

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Agrupar tareas o recursos por varios criterios 1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, seleccionar la vista que desee trabajar.  Para agrupar tareas, seleccione una hoja de vista como la vista Diagrama de Gantt, Hoja de tareas o Uso de tareas. También puede agrupar tareas en la vista Diagrama de red.  Para agrupar recursos, seleccione una hoja de vista como la vista Hoja de recursos o Uso de recursos. 2. En la ficha Vista, en el grupo Datos, dar clic en [Sin grupo] en el cuadro Agrupar por y seleccione la opción Mas grupos….

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3. Siga uno de estos pasos:  En Grupos, haga clic en Tarea o Recurso, seleccione un criterio de agrupación y, a continuación, haga clic en Modificar.  En Grupos, haga clic en Tarea o Recurso y, a continuación, en Nuevo para crear un grupo nuevo.

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4. En la ventana Definición de grupo, en el cuadro de texto Nombre colocar el nombre al grupo que se va a crear. 5. En la columna Nombre de campo, haga clic en uno de los campos que desea usar para agrupar tareas o recursos. 6. En la fila Luego por (debajo de la fila Agrupar por), en la columna Nombre de campo, haga clic en uno de los campos que desea usar para agrupar tareas o recursos. 7. En la columna Criterio de ordenación, haga clic en Ascendente o Descendente para cada campo. 8. Para seleccionar opciones de formato para cada campo, haga clic en la columna Nombre de campo en la fila Agrupar por o Luego por y, a continuación, bajo Agrupar por valor de, haga clic en las opciones que desee en los cuadros Fuente, Fondo de celda y Trama. 9. Agregue más niveles de agrupación rellenando otras filas de Criterio. 10. Dar clic en Guardar y, a continuación, en Aplicar.

11. Para restablecer la vista a su estado no agrupado, en el cuadro Agrupar por, haga clic en [Sin agrupar].

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Trabajar con el Gantt de seguimiento Vea las tareas y la información de tarea en una hoja, así como un diagrama que muestra una línea base y las barras de Gantt programadas para cada tarea. Use la vista Gantt de seguimiento para comparar la programación de la línea de base con la programación real. En el Gantt de seguimiento se pueden ver dos barra de Gantt, las barras de color azul o rojo que son barras correspondientes a las tareas y la barra de color gris que corresponde a la línea base que se definió del proyecto, esta línea permanecerá inmóvil ante cualquier modificación en el proyecto.

Para ver la vista Gantt de seguimiento siga los siguientes pasos: 1. En la vista Tarea o Recurso, dar clic en el grupo Ver y seleccionar la vista Gantt de seguimiento.

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2. En la ficha Vista, en el grupo Vista de tareas, seleccionar en cualquiera de los botones de este grupo la opción Más vistas y buscar la vista Gantt de seguimiento.

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Trabajar con el Gantt detallado En la vista diagrama de Gantt detallado se ven las tareas y la información asociada en una hoja, así como los márgenes de demora y las posposiciones de las tareas en el gráfico de barras. Use la vista Gantt detallado para comprobar hasta dónde puede llegar la posposición sin que se vean afectadas el resto de las tareas.

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Revisar las rutas críticas La ruta crítica se puede visualizar de diferentes formas:  Con todas las tareas o general.  Con las tareas críticas.  Con el asistente del diagrama de Gantt. Para ver la ruta crítica General, se utiliza el diagrama de Gantt detallado, para ello siga el siguiente proceso: 1. Dar clic en la ficha Tarea y seleccionar en el grupo Ver el botón Diagrama de Gantt, o dar clic en la ficha Recurso, seleccionar en el grupo Ver el botón Organizador de equipo o en la ficha Vista, en el grupo Vista de tareas en cualquiera de los botones selecciónelo y escoja la opción Más vistas...

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En el cuadro de dialogo Más vistas, seleccione Gantt Detallado y clic en Aplicar.

Vista Gantt Detallado

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2. Se puede aplicar un filtro para ver las tareas críticas, en la ficha Vista, seleccione el botón Sin filtro que se encuentra en el grupo Datos y seleccione el filtro Tareas críticas.

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