Administrativno i kancelarijsko poslovanje - Slavica Lukic otkljucano.pdf

 

   

           

Slavica Lukić

ADMINISTRATIVNO I KANCELARIJSKO POSLOVANJE            

Banja Luka, 2013.

 

[1] 

 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

     

 

ADMINISTRATIVNO I KANCELARIJSKO POSLOVANJE Autor: Dr SLAVICA Lukić Recenzenti: Akademik prof. dr RAJKO Kuzmanović, prof. dr BRANO Miljuš Lektor/korektor: Dr SLAVICA Lukić Izdavač: Panevropski univerzitet "APEIRON", Banja Luka 1. izdanje, godina 2013. Odgovorno lice izdavača: DARKO Uremović Glavni i odgovorni urednik: Dr ALEKSANDRA Vidović Prelom i dizajn korica: SRETKO Bojić Štampa: MARKOS design&print studio Banja Luka Odgovorno lice štamparije: IGOR Jakovljević EDICIJA: Pravna biblioteka – Sofokles- Σοφοκλῆς, knj. 24 ISBN 978-99955-91-11-3 Na osnovu člana 255. Statuta Univerziteta, Senat Panevropskog univerziteta „Apeiron“ od 16. aprila 2013. godine donio je Odluku br. 930-5-2/13 kojom se odobrava izdavanje ovog udžbenika

  [2] 

  SADRŽAJ  I   KANCELARIJSKO POSLOVANJE .................................................................. 13  1.  ISTORIJAT KANCELARIJSKOG POSLOVANJA ........................................... 13  2.  KANCELARIJSKO POSLOVANJE DANAS ................................................... 14  3.  ORGANIZACIJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA ................................... 17  3.1.  Primanje pošte ........................................................................... 17  3.2.  Otvaranje pošte .......................................................................... 22  3.3.  Pregled i raspoređivanje pošte ................................................... 23  3.4.  Zavođenje akata ......................................................................... 24  3.5.  Osnovne knjige evidencije u organu ili organizaciji .................... 25  3.6.  Kartoteka .................................................................................... 27  3.7.  Klasifikaciona oznaka .................................................................. 29  3.8.  Upisivanje podataka za upravne predmete ............................... 30  3.9.  Pregradni i brojčani karton ......................................................... 32  3.10.  Združivanje i spajanje akata i dostavljanje u rad ........................ 33  3.11.  Administrativno‐tehničko obrađivanje akata ............................. 34  3.12.  Razvođenje predmeta i akata ..................................................... 35  3.13.  Rokovnik predmeta .................................................................... 36  3.14.  Vraćanje predmeta pisarnici i otpremanje ................................. 37  3.15.  Arhiviranje i čuvanje akata ......................................................... 40  4.  NAČELA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA .............................................. 41  5.  OSNOVNI POJMOVI U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ....................... 41  5.1.  Akt .............................................................................................. 42  5.2.  Podnesak .................................................................................... 47  5.3.  Predmet ...................................................................................... 49  5.4.  Šta je prilog? ............................................................................... 52  5.5.  Šta je dosije? ............................................................................... 52  5.6.  Šta je fascikl? .............................................................................. 52  5.7.  Šta je omot spisa? ....................................................................... 52  5.8.  Šta je arhivska građa? ................................................................. 52  5.9.  Šta je registraturski materijal? ................................................... 53  5.10.  Šta je pisarnica? .......................................................................... 53  5.11.  Šta je pošta? ............................................................................... 53  5.12.  Šta je arhiva, a šta arhiv? ............................................................ 54  5.13.  Arhivski depo .............................................................................. 54  5.14.  Rješenje ...................................................................................... 55  6.  DJELOVODNI BROJ ................................................................................. 57  II   ORGANIZACIJA PRIJEMA STRANAKA ........................................................ 59  1.  ORGANIZACIJA PROSTORA I RADNOG VREMENA ................................. 59  2.  SEKRETARSKI POSLOVI ........................................................................... 60 

  III   UPRAVNI POSTUPAK I UPRAVNI SPOR .................................................... 63  1.  UPRAVNI POSTUPAK .............................................................................. 63  1.1.  Rješenje u upravnom postupku .................................................. 67  1.2.  Žalba protiv rješenja ................................................................... 69  1.3.  Poništenje rješenja u upravnom postupku ................................ 70  1.4.  Odbijanje riješenja u upravnom postupku ................................. 70  1.5.  Spajanje upravnih stvari u jedan upravni postupak ................... 70  1.6.  Poseban ispitni postupak u upravnom postupku ....................... 70  1.7.  Skraćeni postupak u upravnom postupku .................................. 70  1.8.  Obnova postupka u upravnom postupku ................................... 70  2.  RJEŠENJE DRUGOSTEPENOG ORGANA PO ŽALBI .................................. 71  2.1.  Žalba kad prvostepeno rješenje nije doneseno.......................... 72  3.  UPRAVNI SPOR ...................................................................................... 72  IV   PEČATI .................................................................................................... 75  1.  PEČATI, ŠTAMBILJI, FAKSIMILI ............................................................... 75  2.  ČUVANJE I RUKOVANJE PEČATOM ........................................................ 78  3.  PEČATI SA GRBOM ILI AMBLEMOM REPUBLIKE SRPSKE ....................... 78  4.  PEČATI INSTITUCIJA BOSNE I HERCEGOVINE ......................................... 79  V   ARHIVSKA DJELATNOST ........................................................................... 81  1.  ISTORIJAT ARHIVSKE DJELATNOSTI U BOSNI I HERCEGOVINI ............... 81  2.  OSNOVNI POJMOVI ARHIVSKE DJELATNOSTI ........................................ 81  3.  ŠTA JE ARHIVA, A ŠTA ARHIV? ............................................................... 83  4.  ŠTA JE DOKUMENTARNA, A ŠTA ARHIVSKA GRAĐA? ............................ 84  5.  OBLICI DOKUMENTARNE GRAĐE ........................................................... 85  6.  ČUVANJE DOKUMENTARNE I ARHIVSKE GRAĐE ................................... 85  7.  RUKOVANJE ARHIVIRANIM PREDMETIMA ............................................ 87  8.  ŠTA JE JAVNA ARHIVSKA GRAĐA? ......................................................... 87  9.  ŠTA JE PRIVATNA ARHIVSKA GRAĐA? ................................................... 88  10.  NAČIN ODABIRANJA ARHIVSKE GRAĐE I IZLUČIVANJE  BEZVRIJEDNE REGISTRATURSKE GRAĐE ....................................................... 89  11.  VOĐENJE EVIDENCIJA I KNJIGA.............................................................. 92  12.  ROKOVI ČUVANJA DOKUMENTACIJE ..................................................... 97  13.  PRIMOPREDAJA ARHIVSKE GRAĐE NADLEŽNOM ARHIVU .................... 98  14.  KORIŠTENJE ARHIVSKE GRAĐE U ARHIVIMA ......................................... 99  VI   KULTURNA DOBRA ............................................................................... 103  1.  POKRETNA I NEPOKRETNA KULTURNA DOBRA ................................... 104  2.  KULTURNA DOBRA OD IZUZETNOG I VELIKOG ZNAČAJA .................... 104  3.  INSTITUCIJE ZAŠTITE KULTURNIH DOBARA ......................................... 105  4.  MEĐUNARODNI DOKUMENTI KOJI SE ODNOSE NA ZAŠTITU  KULTURNIH DOBARA ................................................................................... 107 

  4.1.  UNIDROIT‐konvencija ............................................................... 107  4.2.  Konvencija za zaštitu kulturnih dobara u slučaju  oružanog sukoba ................................................................................. 109  VII   OVJERAVANJE POTPISA, RUKOPISA I PREPISA ...................................... 111  VIII   ELEKTRONSKO POSLOVANJE ............................................................... 115  1.  ELEKTRONSKO POSLOVANJE U REPUBLICI SRPSKOJ ............................ 115  2.  ELEKTRONSKI POTPIS ........................................................................... 121  IX   TAKSENO POSLOVANJE ......................................................................... 125  1.  POJAM I VRSTE TAKSI .......................................................................... 125  2.  NAČIN PLAĆANJA ADMINISTRATIVNE TAKSE ...................................... 126  2.1.  Takseni obveznik ...................................................................... 127  2.2.  Kada se plaća administrativna taksa? ....................................... 127  2.3.  Oslobađanje od plaćanja administrativne takse ...................... 128  2.4.  Zastarjevanje plaćanja administrativne takse i povrat takse ... 130  3.  POSEBNE REPUBLIČKE TAKSE .............................................................. 130  4.  SUDSKE TAKSE ..................................................................................... 131  4.1.  Oslobađanje od plaćanja sudske takse ..................................... 132  4.2.  Povrat sudske takse i zastarjevanje .......................................... 134  X   POVREMENI KANCELARIJSKI POSLOVI .................................................... 135  1.  SASTANCI ............................................................................................. 135  1.1.  Faze organizacije sastanka ....................................................... 136  1.2.  Poziv na sastanak ...................................................................... 136  1.3.  Vođenje sastanka ..................................................................... 138  1.4.  Zapisnik i vođenje zapisnika na sastanku ................................. 139  XI   ODGOVORNOSTI U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ............................ 143  1.  KRIVIČNA ODGOVORNOST .................................................................. 143  2.  PREKRŠAJNA ODGOVORNOST ............................................................. 145  3.  DISCIPLINSKA ODGOVORNOST ............................................................ 152  RIJEČNIK NAJZNAČAJNIJIH POJMOVA ......................................................... 155  P R I L O Z I ................................................................................................. 163  1.  UREDBA O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU REPUBLIČKIH  ORGANA UPRAVE ........................................................................................ 163  2.  UPUTSTVO O SPROVOĐENJU KANCELARIJSKOG POSLOVANJA  REPUBLIČKIH ORGANA UPRAVE .................................................................. 168  3.  TARIFA REPUBLIČKIH ADMINISTRATIVNIH TAKSA ............................... 213  4.  SUDSKA TAKSENA TARIFA .................................................................... 231  5.  POPIS SLIKA .......................................................................................... 241  LITERATURA ............................................................................................... 243 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

PREDGOVOR Dobro organizovano kancelarijsko poslovanje je uslov za uspješno izvršavanje osnovnih zadataka organa ili organizacija. Zato s pravom možemo reći da je kancelarijsko poslovanje najvažnija sporedna djelatnost svih organa ili organizacija. Kancelarijsko poslovanje podrazumijeva pravilno i dobro planiranje radnih zadataka, tako što će se poslovi započeti i završiti u planiranom roku, zatim organizovanje, analiziranje, komunikacija sa strankama ili drugim organima i organizacijama. Pored toga kancelarijsko poslovanje podrazumijeva primanje, otvaranje, pregledanje i združivanje akata, raspoređivanje akata, zavođenje akata, dostavljanje istih u rad, rad na aktima, razvođenje akata, rokovnik predmeta, otpremanje akata, arhiviranje i čuvanje akata. Pored navedenog kancelarijsko poslovanje podrazumijeva i povremene poslove u organu i organizaciji, kao što su priprema sastanaka, pozivanje i vođenje zapisnika na sastancima. Uredno obavljanje kancelarijskih poslova omogućava stalni uvid u kretanje predmeta, olakšava rad organu ili organizaciji, ali može da služi i za stručni i naučni rad, jer je arhiva rada organa i organizacija bogata podacima i dokumentacijom koja može da posluži naučnim radnicima za svoja naučna istraživanja. Ova knjiga sadrži jedanaest poglavlja, kako sledi:           

Prvo poglavlje - Kancelarijsko poslovanje, Drugo poglavlje – Organizacija prijema stranaka, Treće poglavlje – Upravni postupak i upravni spor, Četvrto poglavlje – Pečati, Peto poglavlje – Arhivska djelatnost, Šesto poglavlje - Kulturna dobra, Sedmo poglavlje – Ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa, Osmo poglavlje – Elektronsko poslovanje, Deveto poglavlje – Takseno poslovanje, Deseto poglavlje – Povremeni poslovi i Jedanaesto poglavlje – Odgovornosti u kancelarijskom poslovanju.

U prvom poglavlju dat je istorijat kancelarijskog poslovanja, kao i kancelarijsko poslovanje danas, organizacija kancelarijskog poslovanja od prijema pošte, otvaranja pošte, pregleda i raspoređivanja pošte, zavođenje akata, knjiga evidencije u organima i organizacijama, kartoteke, klasifikacione oznake, upisivanja podataka za upravne predmete, pregradnog i brojčanog kartona, združivanja i spajanja akata i dostavljanja akata u rad, administrativno-tehničke obrade akata, razvođenja predmeta i akata, rokovnika predmeta, vraćanja predmeta pisarnici, otpremanje akata strankama, arihiviranje i čuvanje akata,

[7] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    načela kancelarijskog poslovanja i osnovnih pojmova u kancelarijskom poslovanju. U drugom poglavlju dat je prikaz organizacije prijema stranaka i sekretarskih poslova. U trećem poglavlju dat je prikaz upravnog postupka i spora, od izrade rješenja u upravnom postupku, žalbi protiv rješenja, poništenja rješenja u upravnom postupku, odbijanja rješenja u upravnom postupku, spajanja upravnih stvari u jedan upravni postupak, skraćeni postupak u upravnom postupku, obnove postupka u uprvnom postupku, rješenja drugostepenog organa po žalbi, žalbe kad prvostepeno rješenje nije doneseno i na kraju upravni spor. U četvrtom poglavlju obrađeni su pečati, žigovi, štambilji i faksimili, kao i čuvanje i rukovanje pečatom, pečati sa grbom ili amblemom Republike Srpske i pečati institucija Bosne i Hercegovine. Peto poglavlje se odnosi na arhivsku djelatnost. Dat je prikaz istorijata arhivske djelatnosti u Bosni i Hercegovini, osnovnih pojmova arhivske djelatnosti, kao i objašnjenje pojmova dokumentarne i arhivske građe i njihovo čuvanje i rukovanje arhiviranim predmetima. Objašnjeni su pojmovi javne i privatne arhivske građe, način odabiranja i izlučivanja bezvrijedne registraturske građe. Čitaoci se mogu upoznati koje se evidencije i knjige moraju voditi u arhivskoj djelatnosti sa rokovima čuvanja dokumenata, kao i o načinu primopredaje arhivske građe nadležnom arhivu i na kraju način korištenja arhivske građe u arhivima. Šesto poglavlje se odnosi na kulturna dobra i njihovu zaštitu. Sedmo poglavlje je posvećeno ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa. U osmom poglavlju studenti će se upoznati sa elektronskim poslovanjem u Republici Srpskoj i elektronskim potpisom. Deveto poglavlje je posvećeno taksenom poslovanju. U okviru ovog poglavlja obrađen je pojam i vrste taksi, način plaćanja administrativne takse, ko su takseni obveznici i zastarjevanje plaćanja administrativne takse, kao i povrat više plaćene takse. Pored administrativne takse obrađena je i posebna republička taksa i sudska taksa. U desetom poglavlju obrađeni su povremeni poslovi u kancelarijskom poslovanju, kao što su sastanci, organizovanje sastanaka, pozivanje na sastanak i vođenje sastanaka i zapisnika sa sastanaka. U poslednjem, jedanaestom poglavlju, obrađena je krivična, prekršajna i disciplinska odgovornost u kancelarijskom poslovanju, prema propisima Republike Srpske. Iza svih jedanaest poglavlja nalazi se kratak riječnih najznačajnijih pojmova u kancelarijskom poslovanju. U prilozima su dati zakonski propisi, objavljeni u

[8] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Službenom glasniku, kao što su Uredba o kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave, Uputstvo o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave, Tarifa republičke administrativne takse i Sudska taksena tarifa. Popis svih slika, koji su u knjizi prikazani kao primjeri za korišćenje, dat je na samom kraju knjige. Ovaj udžbenik treba da posluži studentima Panevropskog univerzitetima ”Apeiron” u Banjoj Luci kao udžbenik iz predmeta Administrativno i kancelarijsko poslovanje. S obzirom da je kancelarijsko poslovanje uređeno zakonima i propisima, kako na nivou Republike Srpske, tako i na nivou Bosne i Hercegovine, neophodno je konstantno pratiti izmjene zakona i ostalih propisa i inovirati ovaj udžbenik u skladu sa pozitivnim zakonskim propisima. U izradi ove knjige korištena je mnogobrojna literatura, ali i mnogobrojni zakonski i podzakonski akti. Neophodno je naglasiti da je za izradu ovog udžbenika autoru poslužila i bogata praksa u obavljanju ovih poslova, kako samog autora, tako i studenata Panevropskog univerziteta ”Apeiron”. I na kraju želim da se zahvalim svima onima koji su pomogli da ova knjiga ugleda svjetlost dana, izdavaču Panevropskom univerzitetu “Apeiron” u Banjoj Luci i njegovom menadžmentu, recenzentima ove knjige akademiku prof. dr Rajku Kuzmanoviću i prof. dr Brani Miljušu, svojoj porodici i studentima Panevropskog univerziteta “Apeiron” u Banjoj Luci, koji su mi dali korisne sugestije i komentare. Autor Slavica Lukić                

[9] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

IZVOD IZ RECENZIJE Sadržina udžbenika Administrativno i kancelarijsko poslovanje, autora docenta dr Slavice Lukić, prezentovana je na visokom teorijskom nivou. Očigledno je da autor ima bogato praktično iskustvo u kacelarijskom poslovanju, koje je uz zakonom propisanu proceduru prezentovano u ovom udžbeniku. Pomenuti udžbenik dobra je literatura za izučavnje na dodiplomskom studiju, ali i za praktičnu upotrebu za poslovne ljude koji se bave kancelarijskim poslovanjem. Kompozicija knjige fokusirana je na karakter i problematiku arhivskog i nearhivskog poslovanja u Bosni i Hercegovini i Republici Srpskoj, što joj daje veću vrijednost za studente domaćih univerziteta i visokih škola, ali i za poslovne ljude. Sadržaj udžbenika dat je na sintetizovan, ali lako razumljiv način, tako da čitalac neće imati problema pri konzumiranju njenog teksta. Ovakav stil pisanja potvrđuje da se autor duže vremena bavi problematikom administrativnog i kancelarijskog poslovanja i da predmetnu problematiku izlaže na način dobrog poznavaoca. U obradi udžbenika autor je koristio relevantnu literaturu iz oblasti administrativnog i kacelarijskog poslovanja i svih zakonskih propisa koji se odnose na ovu problematiku. Kompozicija udžbenika data je preko jedanaest poglavlja. U knjizi se nalazi 47 slika, koje su date kao praktični primjeri i koje mogu da posluže u praksi.  

Recenzent: Prof. dr Rajko Kuzmanović        

[11] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Autor ovog udžbenika dr Slavica Lukić je obradio i odlučio publikovati uvijek aktuelno – kancelarijsko poslovanje koje ima zanimljive teorijske osnove, ali je praktično veoma značajno i korisno. Radne organizacije, kao i organi uprave moraju raditi prema tačno utvrđenim pravilima administrativnog i kancelarijskog poslovanja, koje je od koristi kako zaposlenim u organima i organizacijama, tako i građanima koji ostvaruju svoja prava u tim organima i organizacijama. Uspješno kancelarijsko poslovanje nije samo izraz tehničke kulture poslovanja, već i zakonit put rada. Autor se bazirao na zakonske i podzakonske propise iz oblasti kancelarijskog poslovanja, ali je dao i konkretne primjere, kako bi olakšao rad zaposlenim u organima i organizacijama, te tako pokazao da kancelarijsko poslovanje nije birokratska forma rada, već usvojen sistem savremenog i efikasnog poslovanja. Prof. dr Brano Miljuš    

[12] 

 

I KANCELARIJSKO POSLOVANJE 1. ISTORIJAT KANCELARIJSKOG POSLOVANJA Imajući u vidu kancelarijsko poslovanje, pojedina pitanja i problematiku, donošenje propisa, kao i primjenu u praksi, nužno je poznavanje tih pitanja od nastajanja i razvoja. Razvoj kancelarijskog poslovanja je tekao zajedno sa razvojem društva, potreba primjene u praksi je iziskivalo donošenje propisa iz te oblasti, ali i tehničko-tehnološki razvoj. Svakako da se kancelarijsko poslovanje u pojedinim periodima razlikovalo od kancelarijskog poslovanja danas. Kancelarijsko poslovanje je postojalo i prije donošenja propisa o načinu rada. Prije donošenja propisa svaki organ ili organizacija je uređivala ovu oblast prema svom nahođenju i uslovima rada i regulisala rad nizom različitih odredaba i propisa po resorima, pravilnicima, naredbama, uputstvima, pojedinačnim rješenjima itd., a povremeno sami vršili usklađivanje svog poslovanja prema potrebama u praksi. Niz donesenih pravilnika, uredbi, rješenja je predstavljalo osnovu da se propisima uredi i ujednači sistem kancelarijskog poslovanja. U periodu prije Drugog svjetskog rata, tačnije 1931.g. donosi se Poslovnik za opšte upravne vlasti, kojim se uređuje da će po tom Poslovniku raditi sve opšte upravne vlasti, sve državne vlasti unutrašnje uprave, za koje ne postoje specijalni propisi o poslovanju i rukovođenju službenim aktima. Ovim Poslovnikom je učinjen prvi veći korak u uvođenju jednoobraznog kancelarijskog poslovanja. Ovaj Poslovnik je regulisao cjelokupan postupak sa aktima, od prijema i pregleda akata, raspodjele akata po radnim jedinicama, forme akata, vođenje kancelarijskih knjiga, način zavođenja akata u knjige, sređivanje akata u arhivi, rad sa povjerljivim aktima itd. Drugi svjetski rat je prekinuo kontinuitet razvoja kancelarijskog poslovanja. U periodu poslije rata kancelarijsko poslovanje se vodilo na osnovu individualnih internih propisa pojedinih organa i dotadašnjih iskustava. Kancelarijsko poslovanje u tom periodu je smatrano problemom organizacije i funkcionisanja rada državnih institucija u cjelini. Prvi korak u donošenju propisa kojim bi se jednoobrazno vodilo kancelarijsko poslovanje u svim državnim institucijama je bilo Uputstvo o uvođenju jednoobraznog djelovodnika za poslove opšte administracije1. Ali ovo uputstvo je regulisalo samo način vođenja djelovodnog protokola, dok su druga pitanja vezana za kancelarijsko poslovanje (koje evidencije treba voditi pored djelovodnika, kretanja akata, sređivanje i čuvanje akata itd.) ostala neregulisana, pa je rješavanje tih pitanja prepuštena praksi i organi uprave su sami iznalazili rješenja u tom pogledu. Zbog toga je 1950.g.                                                              1

 Doneseno od strane Komiteta za zakonodavstvo i izgradnju narodne vlasti Vlade FNRJ,  1950.g., a objavljeno u »Službenom listi FNRJ, broj 5/50, 24.januara 1950.g. 

[13] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    osnovan Savezni biro za unapređenje administrativnog poslovanja u nadleštvima, ustanovama i preduzećima, koji je 1955.g. sačinio elaborat iz oblasti administrativno-tehničkog poslovanja pod nazivom ”Organizacija kancelarijskog poslovanja u državnoj administraciji”. Prema navedenom elaboratu ”Akt je pisani sastav kojim se pokreće, dopunjava, mijenja, prekida ili završava neka službena djelatnost državnog organa ili ustanove. Prilog je svaki pisani sastav, odnosno crtež, tabela, grafikon, dokumenat, predmet i sl., kojim se dopunjuje ili objašnjava smisao ili činjenica nekog akta. Predmet je zbir svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje, problem, zadatak i slično i prema tome čine posebnu cjelinu. Dosije je skup više predmeta koji se odnose na istu materiju, ili na isto pravno ili fizičko lice.”2 Ovim elaboratom regulisano je da se vode sledeće knjige:  Djelovodnik,  Predmetni registar,  Interna dostavna knjiga,  Kurirska knjiga i  Ekspediciona knjiga. Kancelarijsko poslovanje je dodatno unapređeno usvajanjem Uredbe o kancelarijskom poslovanju i uputstva za njeno izvršenje3, koji su predstavljali osnovu za stvaranje jednoobraznog i racionalnijeg kancelarijskog poslovanja. Ovim propisima kancelarijsko poslovanje je prvi put uređeno na jedinstven način za sve organe i organizacije.

2. KANCELARIJSKO POSLOVANJE DANAS Kancelarijsko poslovanje je najvažnija pomoćna djelatnost organa i organizacija, od koje zavisi uspješan rad tih organa ili organizacija. Kancelarijsko poslovanje organa državne uprave obuhvata evidentiranje, čuvanje, klasifikovanje i arhiviranje materijala, primljenog i nastalog u radu organa državne uprave, kao i druge radnje, vezane za njihovo poslovanje. Akt kojim se uređuje kancelarijsko poslovanje donosi Vlada. Kancelarijsko poslovanje primjenjuje se i na službu Narodne skupštine, predsjednika Republike, Vlade, organe grada i opštine, kada vrše prenijete

                                                             2 3

 Mladen Kosovac: Kancelarijsko poslovanje, Službeni list SRJ, Beograd, 1974.str. 7.   Službeni list FNRJ, broj 50/57 

[14] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    poslove državne uprave i na preduzeća, ustanove i druge nedržavne subjekte, kojima su povjerena upravna ovlaštenja.4 Vlada Republike Srpske je donijela Uredbu o kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave5, kao i Uputstvo o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave6. Osim navedenih propisa kancelarijsko poslovanje je uređeno i drugim arhivskim, nearhivskim i međunarodnim propisima. Najznačajniji nearhivski propisi u Republici Srpskoj su: 1. Uredbu o kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave7, 2. Uputstvo o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave8, 3. Zakon o administrativnoj službi u upravi Republike Srpske9, 4. Zakon o opštem upravnom postupku10, 5. Zakon o republičkoj upravi11, 6. Zakon o pečatima12, 7. Zakon o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa13, 8. Zakon o administrativnim taksama14, 9. Zakon o posebnim republičkim taksama15, 10. Zakon o sudskim taksama16. Na nivou Bosne i Hercegovine o kancelarijskom poslovanju zakone i propise donose nadležni organi Bosne i Hercegovine, kao što su: 1. Zakon o upravi17, 2. Odluka o kancelarijskom poslovanju18,                                                             

4

 Član 118. Zakona o administrativnoj službi u upravi Republike Srpske, »Službeni glasnik  Republike Srpske«, broj 16/02,62/02,38/03,49/06,20/07  5  »Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 1/04 i 13/07  6  „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 31/05, 05/06, 10/06, 10/07, 31/09, 43/09,  74/09, 99/09, 98/10, 111/10 i 25/11  7  »Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 1/04 i 13/07  8  „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 31/05, 05/06, 10/06, 10/07, 31/09, 43/09,  74/09, 99/09, 98/10, 111/10 i 25/11  9  »Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 16/02,62/02,38/03,49/06,20/07  10  Službeni glasnik Republike Srpske, broj 13/02, 50/10  11  “Sl.glasnik RS”, broj 118/08, 11/09, 74/10 i 86/10  12  Službeni glasnik Republike Srpske” broj 17/92, broj 63/01 i 49/07  13  “Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 106/09  14  »Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 100/11 i 103/11  15  „Službeni glasnik Republike Srpske“, br. 8/94, 3/96, 29/2000, 18/01, 22/01, 60/03,  14/04, 41/05, 51/06)  16  »Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 49/09  17  Službeni glasnik Bosne i Hercegovine, broj 32/02, 102/09 

[15] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    3. Zakon o upravnom postupku19, 4. Zakon o upravnim sporovima BiH20, 5. Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja ministarstava, službi, institucija i tijela Vijeća ministara BiH21, 6. Zakon o pečatu institucija BiH22. Od arhivskih propisa koji uređuju postupak postupanja sa aktima od trenutka njihove predaje nadležnom arhivu najznačajniji su: 1. Zakon o arhivskoj djelatnosti23, 2. Zakon o kulturnim dobrima24, 3. Pravilnik o opštim uslovima čuvanja dokumentarne građe u digitalnom obliku i posebnim uslovima čuvanja specifične dokumentarne građe25, 4. Pravilnik o uslovima i načinu primopredaje javne arhivske građe između imaoca i Arhiva Republike Srpske26, 5. Pravilnik o uslovima čuvanja dokumentarne građe27, 6. Pravilnik o prostornim, kadrovskim i finansijskim uslovima za osnivanje i početak rada arhiva28, 7. Pravilnik o opštim i posebnim uslovima čuvanja javne arhivske građe29. Na nivou Bosne i Hercegovine za građu nastalu u institucijama Bosne i Hercegovine usvojen je Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhiske građe u Arhivu Bosne i Hercegovine i registraturske građe u institucijama Bosne i Hercegovine. Da bi se zaštitila kulturna dobra u slučaju ratnih sukoba usvojeni su i međunarodni propisi od kojih su najznačajniji: 1. UNIDROIT-ova konvencija o ukradenim ili nezakonito izvezenim kulturnim dobrima30 i 2. Konvencija za zaštitu kulturnih dobara u slučaju oružanog sukoba31.                                                                                                                                                    

18

 Službeni glasnik Bosne i Hercegovine, broj 21/01, 29/03   Službeni glasnik Bosne i Hercegovine, broj 29/02, 12/04, 88/07, 93/09  20  Službeni glasnik Bosne i Hercegovine, broj 19/01, 88/07, 83/08, 74/10  21  Službeni glasnik Bosne i Hercegovine, broj 35/03, 92/05, 40/07  22  Službeni glasnik Bosne i Hercegovine, broj 12/98, 62/11  23  Službeni glasnik Republike Srpske, broj 119/08  24  Službeni glasnik Republike Srpske, broj 11/95, 103/08  25  Službeni glasnik Republike Srpske, broj 64/12  26  Službeni glasnik Republike Srpske, broj 29/11  27  Službeni glasnik Republike Srpske, broj 37/10  28  Službeni glasnik Republike Srpske, broj 43/10  29  Službeni glasnik Republike Srpske, broj 53/10  30  Zaključena u Rimu 24.juna 1995.g. 24. juna 1995. na Diplomatskoj konferenciji za  usvajanje Nacrta UNIDROIT‐ove konvencije o međunarodnom povratu ukradenih ili  nezakonito izvezenih kulturnih dobara  19

[16] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

3. ORGANIZACIJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA Kancelarijsko poslovanje u organima uprave vodi se i organizuje po načelima:  obaveznosti,  sveobuhvatnosti,  urednosti,  ekonomičnosti,  jednostavnosti,  tačnosti,  ekspeditivnosti,  racionalnosti i  čuvanja vitalne dokumentacije.32 Kancelarijsko poslovanje u užem smislu obuhvata poslovanje s aktima i to:  Primanje,  Otvaranje,  Pregledanje i raspoređivanje pošte, odnosno akata,  Zavođenje akata,  Njihovo združivanje i dostavljanje u rad,  Administrativno-tehničko obrađivanje akata,  Otpremanje pošte,  Razvođenje akata,  Kao i njihovo arhiviranje i čuvanje.

3.1. Primanje pošte Primanje pošte se po pravilu vrši na jednom određenom mjestu u sastavu pisarnice koja je organizovana u skladu sa Odlukom o kancelarijskom poslovanju. U toku jednog radnog dana pošta se prima u toku cijelog radnog dana. Rukovodilac organa ili organizacije može odrediti na koji način će se primati pošta i van radnog vremena, kao i neradnim danima. Pošta se prima putem knjige primljene i dostavljene pošte. Organ, ili organizacija, je dužan da primi poštu koja mu je upućena ili koju neko želi da mu uruči. Ali može i da odbije prijem pošte ukoliko postoji opravdana sumnja da ova sadrži materije koje mogu da ugroze život ili zdravlje službenika ili stranaka ili nanesu štetu na objektima ili opremi, te ukoliko je očito da je sadržaj pošiljke usmjeren na ometanje rada organa ili organizacije.33  

                                                                                                                                                    31

 Sačinjena u Hagu u maju 1954.g.   Član 4. Zakona o kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave, “Službeni  glasnik “, broj 1/04 i 13/07  33  Član 14.Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja u republičkim organima  uprave  32

[17] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Redni broj

Datum upisa

Akta

Broj Preporuke

Pošiljalac - primalac Prezime i Mjesto ime - naziv

Potvrda prijema Datum Potpis

Slika 1: Knjiga primljene pošte Pošta može da se prima: ‐ Neposedno od stranke, ‐ Putem poštanske služne i ‐ Putem dostavljača.

Slika 2: Primanje pošte Ako i pored upozorenja stranka ponovi zahtjev da se akt sa nedostacima primi, službenik je dužan da primi takav akt, s tim da je dužan na podnesku napisati službenu zabilješku o datom usmenom upozorenju. Na primjer: “Stranka je upoznata da podnesak ima formalnih nedostataka. I pored upozorenja, stranka je zatražila prijem podneska”.34 Ukoliko akt u trenutku neposredne predaje organu ili organizaciji sadrži neki nedostatak službenik ovlašćen za prijem pošte ukazaće stranci na te nedostatke i ukazati joj na način njihovog otkanjanja. Ako stranka i nakon upozorenja                                                             

34

 Ostoja Kremenović: Kancelarijsko poslovanje, Grafomark, Laktaši, 2005.str. 15. 

[18] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    zahtijeva da se njen akt primi, službenik će ga primiti i pored otiska prijemnog štambilja sačiniti službenu zabilješku da je stranku usmeno upozorila. Ukoliko je službenik ovlašćen za prijem pošte podnesak primio putem poštanske službe, a utvrdi da taksa nije plaćena ili je nedovoljno plaćena, dužan je službenom zabilješkom konstatovati da taksa nije plaćena ili je nedovoljno plaćena, pored otiska prijemnog štambilja. U slučaju nenadležnosti organa ili organizacije za postupanje po aktu koji stranka želi da mu uruči, službenik ovlašćen za prijem pošte će ga upozoriti na nenadležnost i uputiti na ogan koji je nadležan za postupanje. Ukoliko stranka i dalje želi da uruči akt, postupiće se na način kao i sa poštom koja ima neki formalin nedostatak – sačiniće službenu zabilješku o datom usmenom upozorenju. Potvrda prijema pošte izdaje se ukoliko je to predviđeno propisom ili ukoliko njeno izdavanje traže podnosilac ili dostavljač pošiljke. Potvrda o prijemu pošte izdaje se na otisku prijemnog štambilja, upisivanjem datuma prijema i evidencione oznake akta. Potvrdu potpisuje službenik koji je primio akt.35 Prijem pošte koja se dostavlja putem dostavne knjige za mjesto potvrđuje se datiranjem i potpisivanjem od strane lica koje je primilo poštu. Prijem pošte sa obrascem za potvrdu prijema (dostavnica) potvrđuje se na taj način što se upisuje datum i vrijeme prijema, potpisom lica koje je zaprimilo pošiljku i otiskuje se službeni pečat. Popunjena dostavnica predaje se predavaocu pošte. Kod prijema podnesaka po kojima se riješava u upravnom postupku, stranka se obavezno pismeno obavještava o zakonskom roku u kojem će po njegovom zahtjevu biti donesen i dostavljen upravni akt (rješenje ili zaključak). Pismeno obavještenje o roku rješavanja upravne stvari, pored obaveznih sastavnih dijelova službenog akta organa uprave, sadrži podatke o datumu i vremenu prijema podneska, evidencionom broju akta, imenu i prezimenu odnosno nazivu podnosioca i roka u kojem će biti riješen i dostavljen upravni akt. Ako upravni akt ne može da se donese i dostavi do određenog roka, stranka se o tome pismeno obavještava, pri čemu se iznose razlozi i određuje novi rok.

                                                             35

 Član 20. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja u republičkim organima  uprave 

[19] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

______________________________ (Naziv organizacije) _____________________________ (Broj i datum) OBAVJEŠTENJE O POMJERANJU ROKA ZA RJEŠEVANJE ZAHTJEVA Vaš zahtjev broj: __________________________ od _________________g. radi __________________________________________________________ (Sadržaj zahtjeva) Neće biti riješen u roku označenom na potvrdi koju ste dobili prilikom predaje zahtjeva, već najduže do ______________ iz slijedećih razloga _____________ ________________________________________________________________ Ako rješenje dobijete do ovog roka, imate pravo podnijeti žalbu drugostepenom organu _____________________________ putem ovog organa – organizacije.

Ovlašteni službenik: _________________________

Slika 3: Primjer obavještenja 1

[20] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    ______________________________ (Naziv organizacije) _____________________________ (Broj i datum) OBAVJEŠTENJE O POMJERANJU ROKA ZA RJEŠEVANJE ZAHTJEVA Vaš zahtjev broj: __________________________ od _________________g. radi ___________________________________________________________ (Sadržaj zahtjeva) Neće biti riješen u roku označenom na potvrdi koju ste dobili prilikom predaje zahtjeva iz razloga što nedostaju dokazi o _____________________________. (dokazi koji nedostaju) Zbog toga Vas pozivamo da dostavite ovom organu (organizaciji) najkasnije do ___________g. navedene dokaze. Ako do navedenog roka ne dostavite tražene dokaze, po zahtjevu se neće postupiti. Ovaj organ (organizacija) će, ako postupite po ovom obavještenju, donijeti rješenje i dostaviti vam ga najkasnije do ____________g.

Ovlašteni službenik: _________________________

Slika 4: Primjer obavještenja 2 Službenik koji neposredno prima poštu od stranke ili pregleda poštu primljenu preko javne poštanske ili druge službe za dostavu, dužan je da vodi računa o tome koji akti i isprave podliježu plaćanju takse, predviđene za pojedine vrste akata, isprava ili radnji u upravnom postupku, u kojim slučajevima postoji zakonski osnov za oslobađanje od obaveze plaćanja takse itd. Ako akt i njegovi prilozi nije taksiran ili je nedovoljno taksiran, ili ako se na aktu i njegovim

[21] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    prilozima utvrdi neispravnost u taksiranju, načinu ljepljenja ili poništavanja taksenih maraka, postupiće se po važećim propisima o taksama.

3.2. Otvaranje pošte Prilikom otvaranja koverte, omota, paketa i slično treba paziti da se ne ošteti njihov sadržaj, ne pomiješaju prilozi raznih akata i slično. Naročito treba provjeriti da li se oznake i brojevi napisani na koverti, omotu ili paketu slažu sa oznakama i brojevima primljenog akta. Ako neki od akata nedostaje ili su primljeni prilozi bez osnovnog ili popratnog akta ili obrnuto, ili se ne može utvrditi pošiljalac, to će se konstatovati službenom zabilješkom uz koju će se priložiti primljena koverta ili omot.36 Službenik pisarnice je dužan da u ovakvim slučajevima, ukoliko za to postoji mogućnost, obavijesti pošiljaoca. Ako radnik, odnosno službenik, prilikom otvaranja pošte koja je zaprimljena putem poštanske službe, primijeti da nedostaje neki akt, dužan je sačiniti službenu zabilješku uz koju se prilaže koverat. ZABILJEŠKA Prilikom otvaranja koverte upućene od _________________ utvrđeno je da se u koverti sa oznakom broj ______________ nalaze samo akti broj __________, a da nema akta broj __________. Koverta se prilaže ovoj zabilješci. _____________ (mjesto), datum ___________g. Ovlašteni službenik pisarnice: _______________________

Slika 5: Službena zabilješka Ako se prilikom otvaranja pošte utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrijednost, na primljenom aktu se kratkom zabilješkom konstatuje njihova vrsta i vrijednost (na primjer: „primljeno 5 KM“, „primljeno poštanskih maraka u vrijednosti od 3 KM“ itd.) Poštu otvara službenik nadležan za otvaranje pošte. To može biti službenik pisarnice ukoliko je ovlašten od nadležnog starješine organa ili organizacije.                                                              36

 Član 23. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja u republičkim organima  uprave 

[22] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Povjerljivu i strogo povjerljivu poštu otvara starješina organa uprave ili službenik koji je za to posebno ovlašćen. Novčana pisma i druge vrijednosne pošiljke otvara službenik odgovoran za materijalno-finansijsko poslovanje ili posebno ovlašćeni službenik pisarnice. Pošta u vezi sa raspisanim licitacijama, konkursima i slično otvara se na mjestu, u vrijeme i na način utvrđen posebnim propisom ili odlukom. Pošta naslovljena na ličnost neotvorena se upućuje licu kojem je upućena, a takvo lice će vratiti takvu poštu pisarnici radi evidentiranja, ukoliko akt predstavlja službeni akt upućen organu ili organizaciji. Elektronsku poštu otvara službenik koji ima ovlašćenje za pristup i korišćenje elektronske adrese organa uprave.

3.3. Pregled i raspoređivanje pošte Primljene akte ovlašćeni radnik organa ili organizacije razvrstava na akte predmeta upravnog postupka i na ostale akte (akte predmeta neupravnog postupka). Starješina organa ili drugi ovlašćeni službenik razvrstava primljenu poštu na:  ličnu,  nevažnu i službenu,  redovnu i hitnu,  običnu i povjerljivu,  predmete upravnog i predmete neupravnog postupka. Raspoređivanje primljenih akata na unutrašnje organizacione jedinice, po pravilu, vrši radnik zadužen za otvaranje pošiljki. Raspoređivanje akata koji se obrađuju u elektronskom obliku, po pravilu, vrši radnik koji te akte evidentira u bazi podataka. Ako se prilikom pregledanja pošte primljene preko javne poštanske ili druge službe za dostavu utvrdi da podnesak nije taksiran, to će se kontatovati kratkom službenom zabilješkom pored otiska prijemnog štambilja. Ako je podnesak oslobođen od plaćanja takse, takođe će se kratkom zabilješkom konstatovati da je podnesak oslobođen plaćanja takse, uz navođenje odgovarajućeg propisa o oslobađanju. Raspoređivanje pošte ili signiranje vrši rukovodilac organa ili organizacije ili ovlašteni službenik za otvaranje pošte, na taj način što se na svaki akt u gornjem desnom uglu prve stranice akta upisuje oznaka organizacione jedinice ili oznaka radnog mjesta kojem će se akt dostaviti. Organizacione jedinice ili radna mjesta označavaju se arapskim brojevima od 01 na dalje, koji su posebnim rješenjem starješine na početku godine označeni.

[23] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

3.4. Zavođenje akata Primljeni akti, odnosno pošta, se po pravilu zavode u odgovarajuće knjige evidencije istog dana i pod istim datumom pod kojim su akti primljeni u organu ili organizaciji. Ako se akti iz opravdanih razloga nisu zaveli istog dana kada su zaprimljeni zavode se najkasnije prvog narednog dana, prije zavođenja nove pošte i to pod datumom kada su akti primljeni. Prilikom zavođenja akta na akt se stavlja otisak prijemnog štambilja u gornjem desnom uglu prve stranice akta. Ako tu nema dovoljno mjesta, onda se otisak prijemnog štambilja stavlja na drugo pogodno mjesto prve stranice akta, vodeći pri tom računa da tekst akta ostane čitak. U slučaju da na prvoj stranici akta nema dovoljno mjesta, prijemni štambilj se otiskuje u lijevom gornjem uglu poleđine akta. U slučaju da su stranice akta u cjelosti popunjene tekstom, prijemni štambilj se otiskuje na posebnom komadu papira (formata A5) i pričvršćuje uz akt. U prijemni štambilj upisuju se sledeći podaci:  U rubriku „primljeno“ – datum prijema akta.  U rubriku „organizaciona jedinica“ – brojčana oznaka organizacione jedinice ili referenta kojem se akt dostavlja u rad (prema planu klasifikacionih oznaka organizacionih jedinica koji utvrđuje starješina organa).  U rubriku „broj akta“ upisuje se klasifikaciona oznaka i redni broj akta.  U rubriku „prilozi“ upisuje se ukupan broj primljenih priloga. Ako se prilog sastoji iz više listova, u ovu rubriku upisuje se i broj listova takvog priloga. Koverta ili drugi omot koji se prilaže uz akt, priložene taksene marke i slično ne smatraju se prilozima.  U rubriku „vrijednost“ upisuje se ukupan iznos priloženih taksenih marki ili gotovog novca. Otisak prijemnog štambilja se ne stavlja na prilog dostavljen uz akt. Otisak prijemnog štambilja se stavlja i na primljene račune. Primalac r/b

1.

Datum upisa 2.

Broj računa 3.

Prezime i ime naziv 4.

Iznos računa

Broj jed.

Mjesto 5.

6.

  Slika 6: Knjiga računa

[24] 

7.

Potvrda prijema Datum

Potpis

8.

9.

Primjedba

10.

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Hitni akti i akti sa rokovima rješavanja se prvi zavode i odmah dostavljaju u rad. Ostali akti upisuju se poslije hitnih akata i akata sa rokovima rješavanja po redosledu primljenih akata.

3.5. Osnovne knjige evidencije u organu ili organizaciji U osnovne knjige evidencije o predmetima i aktima organa i organizacija spada: ‐ djelovodnik predmeta i akata, ‐ djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu, ‐ upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka, ‐ upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka i ‐ arhivska knjiga.

Slika 7: Knjige evidencije Sve osnovne knjige evidencije zaključuju se na kraju kalendarske godine. Osnovna evidencija o predmetima i aktima u kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave vodi se po kartotečkom sistemu ili u bazi podataka. U osnovne evidencije upisuju se predmeti upravnog i neupravnog postupka, poslovne radnje i aktivnosti, radnje i aktivnosti u postupku donošenja odluka (sastanci, sjednice, planovi, analize i drugo), organizovanja funkcionisanja organa, upravljanja ljudskim i materijalnim resursima i slično. U osnovne evidencije ne zavode se neslužbene i nevažne radnje. U pomoćne knjige evidencije spadaju:  baze podataka,  knjiga primljene i dostavljene pošte,  knjiga računa,  karton za dostavu službenih listova i časopisa,  imenični registar,  rokovnik,  interna dostavna knjiga,

[25] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     knjiga otpreme pošte,  dostavna knjiga za mjesto i  knjiga reversa. U svim ovim knjigama se evidentiraju radnje u vezi sa jedinicama dokumentacije. 3.5.1.

Djelovodnik

Na naslovnoj strani djelovodnika piše se korisnik djelovodnika, sa punom adresom i mjestom sjedišta organa ili organizacije. Na sredini lista u knjizi djelovodnika piše velikim slovima riječ ”djelovodnik”, a ispod prvi broj upisa kao i datum i godinu upisa i poslednji broj upisa sa datumom i godinom upisa. U donjem desnom uglu stavlja se potpis ovlaštenog radnika koji vrši upis u djelovodnik. Upis u djelovodnik se vrši u rubrike broja upisa ili prenosa iz prethodno zaključene knjige, predmet, eventualni podbroj, datum prijema, ime i prezime odnosno naziv i mjesto pošiljaoca, broj i datum predmeta, organizaciona jedinica, datum i oznaku razvođenja. Djelovodnik se zaključuje na kraju svake kalendarske godine. Kad se zaključuje djelovodnik mora se ovjeriti pečatom i potpisom radnika koji zaključuje djelovodnik. Organi ili organizacije mogu koristiti i skraćeni djelovodnik (skraćeni protokol), ukoliko imaju manje od 2000 predmeta u toku jedne kalendarske godine. Skraćeni djelovodnik se takođe zaključuje sa završetkom godine uz ovjeru pečatom i potpisom radnika koji zaključuje skraćeni djelovodnik. U skraćeni protokol upisuje se broj, organizaciona jedinica i datum upisa, pošiljalac, odnosno kratka sadržina predmeta, kretanje predmeta i primjedbe. Broj POŠILALAC PREDMET

Podbroj

Datum prijema

3.

4.

Prenos 1.

2.

Prezime i ime odnosno naziv i mjesto 5.

Prenos

Slika 8: Djelovodnik

[26] 

RAZVOD Broj i datum

ORGANIZACIONA JEDINICA

Datum

Oznaka

6.

7.

8.

9.

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Broj

Org.jedinica i datum upisa

POŠILJALAC Kratka sadržina predmeta

Kretanje predmeta

Primjedba

Slika 9: Skraćeni djelovodnik

3.6. Kartoteka Kartoteka se sastoji iz kartica štampanih na jedinstvenim obrascima poprečnog formata A6 u pet boja:  Bijele kartice služe za zavođenje akata poslovanja i drugih akata koji nemaju svojstvo predmeta upravnog postupka – upravnog akta;  Zelene kartice služe za zavođenje prvostepenog upravnog predmeta po kojima je postupak pokrenut povodom zahtjeva stranke;  Žute kartice služe za zavođenje prvostepenog upravnog predmeta po kojima je postupak pokrenut po službenoj dužnosti;  Crvene kartice služe za zavođenje drugostepenog upravnog predmeta;  Plave kartice služe za zavođenje prvostepenih i drugostepenih upravnih predmeta u kojima su uložena vanredna pravna sredstva. Predmet (kratak sadržaj predmeta) se zavodi u osnovnu evidenciju (karticu ili bazu podataka) tako da bude jasno na koje se pitanje, problem ili zadatak odnosi radnja predmeta. Pri tome se treba držati sledećih pravila:  Za stvarne predmete, to jest predmete koji se ne odnose na fizička ili pravna lica, navodi se samo kratak sadržaj informacije sadržane u aktu;37  Za lične predmete (uključujući predmete upravnog postupka), koji se odnose na fizička ili pravna lica, navodi se prezime, ime i prebivalište (za fizička lica), odnosno naziv i sjedište (za pravna lica) i sadržaj stvari o kojoj se u aktu raspravlja;  Ako se predmet odnosi na više lica, navodi se samo prvo lice i u produžetku „i drugi“, a u evidenciji po predmetima upisuju se i druga lica uz objašnjenje pod kojom klasifikacionom oznakom i rednim brojem je upisano prvo lice – nosilac predmeta (na primjer: broj 373154/04);38

                                                             37

 Član 51. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja u republičkim organima  uprave  38  Član 51 Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja u republičkim organima  uprave 

[27] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    U okviru pojedinih klasifikacionih oznaka, kada sama klasifikaciona oznaka dovoljno objašnjava sadržinu predmeta, u evidenciju mogu da se zavedu samo prezime, ime i prebivalište fizičkog lica, odnosno naziv i sjedište pravnog lica.39   U kartoteku se upisuju samo podaci koji pokazuju gdje se predmet kao cjelina nalazi, na primjer: Klasifikaciona oznaka _________________ Broj i godina __________

Veza brojeva __________ Ime i prezime (naziv) _____________________

Mjesto __________

Kratka sadržina predmeta __________________________________________________ Podaci o kretanju predmeta

Slika 10: Karton predmeta U lijevom gornjem uglu upisuje se odgovarajuća klasifikaciona oznaka. U desnom gornjem uglu upisuje se oznaka za povezivanje brojeva. Ispod klasifikacione oznake upisuje se redni broj predmeta (uzet sa brojčanog kartona i skraćena oznaka godine nastanka predmeta. Na sredini upisuje se prezime i ime, ako se odnosi na fizičko lice, odnosno naziv pravnog lica pošiljaoca. Ako se radi o vlastitim predmetima na ovoj liniji upisuje se „VL“ ili „SL“. Na desnoj strani se upisuje prebivalište fizičkog, odnosno sjedište pravnog lica. U sledećem redu upisuje se kratka sadržina predmeta. Upisi u vertikalnim kolonama znače:  Podaci u prvoj koloni znači mjesto gdje se predmet nalazi (oznaka organizacione jedinice, ili R - oznaka za rokovnik, ili I – oznaka za izvorno rješavanje, a/a – oznaka za riješen i arhiviran predmet);  U drugoj koloni upisuje se datum koji označava koji je predmet predat ili odložen na mjesto u prvoj koloni. Kod oznake „R“ stavlja se datum roka. U slučaju da se upisivanje podataka nastavlja i u narednoj godini, u ovoj se koloni ta godina označava, a prethodne godine se podvuku crvenom olovkom;                                                              39

 Član 52 Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja u republičkim organima  uprave 

[28] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     Podaci u trećoj koloni objašnjavaju podatke iz prethodnih kolona. Naprimjer, „+2“ znači da je istog dana primljeno još dva akta koja pripadaju tom predmetu; naprimjer oznaka „15.3“ je datum roka, a oznaka „10.3“ znači da je predmet dostavljen na rješavanje pet dana prije isteka roka koji je upisan u rokovnik, to jest da je riječ o istom a ne o novoprimljenom aktu tog predmeta. Naprimjer, oznaka „SO Srbac“ znači da je predmet izvorno upućen Skupštini opštine Srbac. Kada su sve rubrike na lijevoj strani polovine kartice popunjene, upisivanje se nastavlja na desnoj polovini, a zatim na poleđini kartice. Ako je popunjena i poleđiva kartice, upisivanje podataka se nastavlja na novoj kartici, koja se gornjom ivicom prilijepi za staru karticu. Na novu karticu prethodno se prepišu osnovni podaci (klasifikaciona oznaka, broj i godina, prezime, ime i prebivalište odnosno naziv i sjedište stranke, kratka sadržina predmeta). U slučaju da se greškom za već ranije zavedeni predmet otvori nova kartica, upisivanje se nastavlja na novoj kartici, s tim što će se naznačiti veza između kartica (na primjer: na staroj kartici ispod poslednjeg upisanog podatka treba upisati „nastavak i broj stare kartice“, a na novoj kartici ispod broja predmeta će se upisati broj i godina stare kartice. Za predmete koji se sadržajno odnose na više klasifikacionih oznaka, prema potrebi, može da se otvori onoliko kartica na koliko se klasifikacionih oznaka predmet odnosi. U takvim slučajevima podaci o kretanju predmeta upisuju se samo na kartici koja nosi klasifikacionu oznaku na koju se predmet pretežno odnosi. Na ostalim karticama, u prostoru za evidentiranje kretanja predmeta upisuje se primjedba, a ispod klasifikacione oznake u gornjem lijevom uglu stavlja se crtica (-) umjesto rednog broja i godine. Na istovjetan način upisuju se i podaci na kartice za sve predmete koji su zajedno riješeni. Ako se ukaže potreba da se predmet ubuduće vodi na kartici, a prethodno je već zaveden u skraćenom djelovodniku, izvršiće se povezivanje ovog predmeta na kartici i u skraćenom djelovodniku. Povezivanje se vrši upisivanjem u rubriku „primjedba“ skraćenog djelovodnika evidencionog broja predmeta na kartici, odnosno upisivanjem u desnom gornjem uglu kartice rednog broja i godine pod kojom je predmet zaveden u skraćenom djelovodniku.

3.7. Klasifikaciona oznaka Klasifikacioni znak može biti izražen: ‐ numeričkim, ‐ alfabetskim i ‐ kombinovanim numeričko-alfabetskim znakom.

[29] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

Slika 11: Klasifikacioni znak Klasifikacioni znak označava sadržaj, mjesto, oblik i vrijeme nastanka akta. Kao numerički sistem klasifikacije koristi se: ‐ Čisti numerički sistem, koji je zasnovan na nizu prirodnih arapskih brojeva od 0 do 9 i najčešće se koristi u računovodstvu, matičnim knjigama i slično. ‐ Sistem univerzalne decimalne klasifikacije, koji se koristi u bibliotekarstvu. ‐ Sistem obavezne decimalne klasifikacije je propisan Uredbom o kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave. ‐ Proizvoljni numerički sistem klasifikacije karakteriše samostalnost u utvrđivanju klasifikacione šeme i najčešće se koristi u preduzećima i ustanovama. Alfabetski sistem je zasnovan na azbučnom ili abecednom redosledu i koristi se najčešće kod imenika, pregleda, registara i slično. Kombinovani sistem klasifikacija koristi se kod telefonskih imenika, kao i u pravosuđu.

3.8. Upisivanje podataka za upravne predmete Na karticama predmeta i akata upravnog postupka (po kojima će se donijeti rješenje ili zaključak), pored već navedenih podataka iz tačaka, evidentiraju se i sledeći podaci:  Na poleđini zelenog kartona u odgovarajuće kolone upisuju se podaci o načinu rješavanja, izjavljenoj žalbi i drugom pravnom sredstvu i rokovima rješavanja.  Podaci o načinu rješavanja (usvojen, odbijen, odbačen i postupak obustavljen) upisuju se u kolonu „odluka po zahtjevu“ na taj način što se iz zaglavlja donesenog upravnog akta prepiše datum njegove izrade (na primjer: ako je predmet riješen usvajanjem zahtjeva stranke, u koloni „usvojen“ upisaće se datum usvajanja), a ako je donesen zaključak o obustavljanju postupka, onda će se datum iz zaglavlja tog zaključka

[30] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    upisati u kolonu „postupak obustavljen“ itd. U kolonu „izjavljena žalba – datum“ upisuje se datum izjavljivanja žalbe (uzima se sa otiska prijemnog štambilja). Ako je povodom žalbe prvostepeni organ izmijenio svoje rješenje ili žalbu odbacio kao nedopuštenu, neblagovremenu ili izjavljenu od strane neovlašćenog lica, pored datuma se upisuje i broj „1“, a ako je žalba dostavljena drugostepenom organu, pored datuma se upisuje i broj „2“.  U kolonu „rješenje dostavljeno u roku – datum“ upisuju se podaci o roku rješavanja koji je određen zakonom ili drugim propisom. Rok se računa od dana prijema zahtjeva (datum upisan na otisku prijemnog štambilja) do dana dostave (datum sa dostavnice ili kopije rješenja sa potvrdom prijema itd.) upravnog akta.  Na poleđini žute kartice upisuje se datum dostavljanja rješenja stranci (datum sa dostavnice ili kopije rješenja sa potvrdom prijema itd) i datum izjavljivanja žalbe (datum se upisuje na način za prvostepene upravne predmete po kojima je postupak pokrenut povodom zahtjeva stranke).  Na poleđini crvene kartice upisuju se podaci o načinu rješavanja žalbe, podnošenju tužbe odnosno pokretanju upravnog spora i roku donošenja drugostepenog rješenja. Podaci o donesenoj odluci po žalbi označavaju se upisivanjem datuma iz zaglavlja donesenog rješenja u jednu od kolona (žalba odbijena ili odbačena, rješenje poništeno ili izmijenjeno, postupak po žalbi obustavljen).40 Na karticu se upisuju podaci i o tome da li je podnesena tužba protiv drugostepenog rješenja, odnosno da li je pokrenut upravni spor. Ovi podaci evidentiraju se u kolonu „upravni spor – tužba“ na taj način što se upisuje riječ „da“ ako je podnesena tužba ili riječi „ne“ ako nije podnesena tužba, odnosno nije pokrenut upravni spor. Podaci o roku rješavanja upisuju se tako što se u kolonu „rješenje dostavljeno u roku – datum“ upiše datum dostave drugostepenog rješenja ako je ono dostavljeno u roku, a u kolonu „rješenje dostavljeno po isteku roka – datum“ ako je rješenje dostavljeno po isteku roka. Na poleđini plave kartice, upisivanjem u odgovarajuću rubriku, označava se datum donošenja zaključka ili rješenja, ako je uloženo vanredno pravno sredstvo. Ako je protiv donesenog zaključka ili rješenja podnesena žalba odnosno tužba, na karticu se upisuju i ti podaci. Te podatke potrebno je evidentirati u rubriku „žalba – tužba“ na taj način što se upisuje riječ „da“ ako su žalba ili tužba podnesene, odnosno riječi „ne“ ako to nije slučaj.                                                              40

 Član 53. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja u republičkim organima  uprave 

[31] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

3.9. Pregradni i brojčani karton Pregradni karton služi za razdvajanje kartica različitih klasifikacionih oznaka i na njemu se upisuju klasifikacione oznake. Za svaku klasifikacionu oznaku upotrebljava se poseban pregradni karton.41 Pregradni karton je formata A6.  

Slika 12: Pregradni karton Brojčani karton služi za označavanje rednih brojeva pod kojima su evidentirani predmeti na karticama u okviru jedne kalendarske godine. Za svaku klasifikacionu oznaku upotrebljava se poseban brojčani karton. U gornjem desnom uglu brojčanog kartona upisuju se klasifikaciona oznaka i godina u kojoj je predmet zaveden. Brojčani karton je formata A6. 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10 

11  12  13  14  15  16  17  18  19  20 

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

61 62 63 64 65 66 67 68 69 70

71 72 73 74 75 76 77 78 79 80

81  82  83  84  85  86  87  88  89  90 

91  92  93  94  95  96  97  98  99  100 

                                                                 41

 Član 59. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja u republičkim organima  uprave 

[32] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    101  102  103  104  105  106  107  108  109  110 

111 112 113 114 115 116 117 118 119 120

121 122 123 124 125 126 127 128 129 130

131 132 133 134 135 136 137 138 139 140

141  142  143  144  145  146  147  148  149  150 

151 152 153 154 155 156 157 158 159 160

161 162 163 164 165 166 167 168 169 170

171 172 173 174 175 176 177 178 179 180

181  182  183  184  185  186  187  188  189  190 

191  192  193  194  195  196  197  198  199  200 

Slika 13: Brojčani karton

3.10. Združivanje i spajanje akata i dostavljanje u rad Prije nego što se akti dostave u rad nadležnoj organizacionoj jedinici ili referentu, službenik je dužan da provjeri da li primljeni akt pripada predmetu koji je već zaveden u osnovnu evidenciju. Ukoliko primljeni akt pripada predmetu koji je već zaveden u osnovnu evidenciju, službenik mora da izvrši združivanje takvog akta sa predmetom u vezi sa kojim je i zaprimljen. Združivanje se vrši u cilju izbjegavanja dupliranja evidencija u knjigama. Združivanje akata vrši se na taj način što se na osnovu podataka iz kartoteke utvrdi gdje se nalazi predmet. Ako se predmet kome treba pridružiti novi akt nalazi u radu kod organizacione jedinice, pored otiska prijemnog štambilja upisuje se i datum koji pokazuje od kada se predmet tamo nalazi. Ako se novoprimljeni akt dostavlja u rad istoj organizacionoj jedinici ili organu, dostavljanje će se izvršiti putem interne dostavne knjige. Ako se predmet nalazi kod druge organizacione jedinice ili organa, dostavljanje u rad izvršiće se u sporazumu između organizacione jedinice ili organa kod kojeg se predmet nalazi i one organizacione jedinice ili organa kome bi novoprimljeni akt trebalo dostaviti u rad. Ako se radi o arhiviranom predmetu, združivanje će se vršiti na taj način što se arhivirani predmet izuzima iz arhive i združuje s aktom kojim se ponovo pokreće postupak, a pripadajuća kartica arhiviranog predmeta se vraća iz pasivne u aktivnu kartoteku. Akt kojim se ponovo pokreće postupak, ako je podnesen u istoj godini kada je završen predmet, evidentira se pod brojem pod kojim je završen predmet sa kojim se združuje, a ako je podnesen kasnije, evidentiraće se pod odgovarajućim brojem u godini u toku koje je podnesen. U kompjuterskom informacionom sistemu republičkih obezbjediće se povezivanje akata sa predmetima i dosijeima.

[33] 

organa

uprave

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Ako se u toku rješavanja ustanovi da predmet čini radnju ili dio radnje nekog drugog predmeta, takav se predmet zaključuje i pridružuje predmetu čiji je dio. Dostavljanje predmeta i akata u rad se vrši istog, a najkasnije narednog dana po njihovom zavođenju i zaduživanju. Predmeti i akti se dostavljaju u rad putem interne knjige dostavne knjige, kako bi se u svakom momentu znalo gdje se predmet ili akt nalazi. Internu dostavnu knjigu ustrojava i vodi pisarnica za dokumentaciju o kojoj vodi osnovne evidencije. Redni broj 1.

Datum upisa 2.

Broj akta 3.

Referent Datum Potpis 4. 5.

Vraćeno pisarnici Datum Potpis 6. 7.

Primjedba 8.

Slika 14: Interna dostavna knjiga Računi i drugi akti i dokumenti za koje se u finansijskoj službi vode posebne evidencije, a čiji se prijem i otprema vrši u pisarnici, zavode se u knjigu računa i dostavljaju u rad organizacionoj jedinici nadležnoj za finansijsko-materijalno poslovanje. Na primljene račune stavlja se otisak prijemnog štambilja u koji se u rubriku „broj“ ispisuje redni broj iz knjige računa. Ako je jedinica dokumentacije dostavljena u rad nepotpuna, u rubrici „primjedba“ interne dostavne knjige navešće se oni akti i predmeti koji nedostaju. Akti se dostavljaju u rad po pravilu istog dana kada su zaprimljeni i evidentirani. Ukoliko iz nekog razloga nisu dostavljeni istog dana, dostaviće se prvog narednog radnog dana.

3.11. Administrativno‐tehničko obrađivanje akata Bez obzira na vrstu akta, da li se radi o podnesku stranke, službenoj zabilješci, dostavnici i drugo, na prvoj unutrašnjoj stranici omota spisa hronološkim redom se upisuju sledeći podaci:    

redni broj, datum upisa, oznaka, kratak sadržaj dokumenta ili priloga i primjedba.

[34] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Ove podatke odmah po formiranju predmeta upisuje službenik pisarnice. Ukoliko se predmet nalazi u obradi u organizacionoj jedinici, naknadno prispjele akte, priloge i slično odmah po njihovom prijemu upisuje zaduženi referent i odlaže u omot spisa. Ako na drugoj stranici omota nema dovoljno prostora za upisivanje akata i priloga, uz nju se pričvršćuje drugi omot na kojem se nastavlja upis. Na poleđini omota spisa upisivaće se podaci o predaji predmeta u priručnu arhivu, glavnu arhivu, drugom organu ili organizacionoj jedinici ili nadležnom arhivu i to:     

datum (po potrebi i vrijeme), oznaka organizacione jedinice ili organa kojem je spis predat, ime, prezime i potpis lica koje je predao spis, ime, prezime i potpis lica koje je primilo spis, napomena.

  Postupak rješavanja predmeta i akata teče hronološkim redom. Prvo se prikupljaju podaci koji su potrebni za rješavanje predmeta i akata. Da bi prikupio potrebne podatke potrebno je prethodno upoznati se sa predmetom i njegovim sadržajem, a zatim prikupiti potrebne dokaze ili podatke koji su mu potrebni za rješavanje tog predmeta ili akta. Podaci se prikupljaju u što kraćem roku i o prikupljenim podacima se treba sačiniti zabilješka: ime, prezime i funkciju osobe od koje je dobio podatke, opis podataka, datum kada je sačinjena službena zabilješka i potpis službenika koji je sastavio zabilješku. Nakon prikupljenih podataka, ukoliko neki podaci nedostaju, službenik je obavezan pismeno obavijestiti stranku o nepotpunim podacima, jer nepotpuni podaci su najčešće razlog zbog kojeg se rješenje ne može donijeti u zakonom predviđenom roku. U istom obavještenju stranku treba upoznati u kom roku je stranka dužna dostaviti potrebne podatke ili dokaze. Kada su podaci kompletirani službenik pristupa rješavanju predmeta ili akta donošenjem odgovarajućeg rješenja. O sastavnim dijelovima rješenja i obliku rješenja biće riječi u narednim poglavljima ove knjige.

3.12. Razvođenje predmeta i akata Nakon donesenog rješenja službenik je dužan rješenje vratiti pisarnici, radi otpreme. Prethodno rješenje mora biti uredno potpisano sa odgovarajućim pečatom. Službenik koji predaje pisarnici akt ili predmet, dužan je da akte označi jednom od oznaka razvođenja: 

a/a i datum (kada su akti ili predmet završeni i odlažu se u priručnu arhivu),

[35] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje      

R sa datumom (kada se akti ili predmeti upisuju u rokovnik i nastupom datuma ponovo dostavljaju u rad nadležnoj službi), Brojčana oznaka organizacione jedinice i datum ustupanja, ako se akt ustupa drugoj organizacionoj jedinici u sastavu istog organa, I sa datumom (kada se radi o izvornom rješenju).

Na omotu riješenog predmeta upisuje se i rok čuvanja koji utvrđen listom kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja. Predmeti i akti se vraćaju pisarnici takođe putem interne dostavne knjige. Ovlašćeni radnik pisarnice svojim potpisom u internoj dostavnoj knjizi potvrđuje prijem tih predmeta i akata. Ispod sadržaja teksta sa lijeve strane akta, službenik koji je akt obrađivao, dužan je napisati način otpreme, na primjer: preporučeno, hitno, avionom i slično. Razvođenje predmeta i akata se vrši na isti način kao i zavođenje predmeta i akata. U knjizi osnovne evidencije u kojoj je predmet ili akt zaveden, popunjava se rubrika koja se odnosi na rješavanje predmeta. Predmet ili akt sa oznakom a/a se arhivira, jer je potpuno završen.

3.13. Rokovnik predmeta Za sve predmete vodi se rokovnik. Rokovnik ustrojava i vodi pisarnica koja vodi osnovnu evidenciju o predmetima, a po organizacionim jedinicama ili referentima. Rokovnik se vodi na osnovu podataka upisanih u osnovne evidencije, a u obliku pregleda predmeta koji nisu zaključeni ili su zaključeni do određenog roka. U rokovniku se obezbjeđuje odvojeno vođenje pregleda nezaključenih predmeta: 

prema datumu isteka roka u kojem bi trebalo da se riješi,



pregleda predmeta obustavljenih do određenog roka prema roku u kojem bi trebalo da se nastavi njihovo rješavanje i



pregleda predmeta otvorenih na osnovu propisa ili odluke nadležnog organa prema nastupanju roka u kojem bi trebalo da se počne sa njihovim rješavanjem.

Na dan roka predmeti se dostavljaju u rad organizacionim jedinicama ili referentima. Ako dan roka pada u neradni dan, predmeti se u rad dostavljaju jedan dan ranije. Ako se akt koji pripada predmetu u rokovniku primi prije nastupanja roka, odmah se združuje sa predmetom kojem pripada i dostavlja u rad nadležnoj organizacionoj jedinici ili referentu.

[36] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Izuzetno, odgovori pri raspisima, anketama i slično kod kojih je utvrđen rok, združuju se i dostavljaju u rad na dan određenog roka, ukoliko obrađivač nije drugačije odredio. Rokovnik predmeta može da se koristi i kao podsjetnik za izvršavanje obaveza, poslova i zadataka koje treba obaviti u tačno određenom roku (na primjer: podnošenje redovnih izvještaja, prisustvovanje sastancima i slično). Rokovnik predmeta čine fascikli sa ispisanim brojevima od 1 do 31, za svaki dan u mjesecu tako da ispisani broj predstavlja određeni datum u tekućem mjesecu. Predmeti sa rokovima u narednim mjesecima stavljaju se u fascikl sa oznakom „razni rokovi“. Kada istekne tekući mjesec, predmeti odnosno akti iz fascikla „razni rokovi“ se izvade i ulažu u odgovarajući fascikl za određeni datum. Za rokovnik predmeta umjesto fascikli mogu se koristiti i ormari sa pregradama označenim brojem od 1 do 31 i posebnom oznakom „ostali rokovi“.42 Na početku svakog radnog dana službenik pisarnice je dužan uzeti predmete ili akte označene za taj dan i dostaviti ih u rad nadležnoj službi ili radniku. Ako se nisu stekli uslovi za to, odnosno ako i dalje nema potrebnih podataka, dužan je hitno obavijestiti stranku o nedostajućim podacima ili dokazima, odrediti novi rok i vratiti u rokovnik na datum označen novim rokom.

3.14. Vraćanje predmeta pisarnici i otpremanje Svi riješeni predmeti koje treba otpremiti, staviti u rokovnik, arhivirati ili ustupiti nekoj drugoj organizacionoj jedinici, vraćaju se pisarnici putem interne dostavne knjige. Na primjeru akta koji se arhivira, na lijevoj strani ispod teksta akta, referent odnosno obrađivač stavlja uputstvo pisarnici o načinu otpreme i razvođenja akta. Kad je doneseno zajedničko rješenje za više posebnih predmeta, referent koji obrađuje predmet dužan je da na vidnom mjestu u gornjem dijelu akta koji se odlaže u arhivu ispiše evidencione brojeve svih predmeta koji su zajedno riješeni (na primjer: „zajedno riješeni predmeti br. 413-228/04 i 413-335/04“).43 Kada službenik pisarnice preuzima riješene predmete dužan je da provjeri ispravnost predmeta i da na eventualne nedostatke ukaže referentu odnosno obrađivaču ili da mu predmet vrati na dopunu (na primjer: ako adresa nije tačna ili potpuna, predmet nije kompletan, nedostaje oznaka kratke sadržine, veza brojeva ili broj priloga, nisu upisani akti, prilozi i slično u evidenciji na prvoj unutrašnjoj stranici omota spisa ili ako nedostaju uputstva pisarnici u pogledu otpreme i razvođenja jedinica dokumentacije).                                                              42

 Ostoja Kremenović: Kancelarijsko poslovanje, Grafomark, Laktaši, 2005.str. 39.   Član 111.Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja u republičkim organima  uprave  43

[37] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Način otpremanja pošte vrši se putem knjige za otpremu pošte putem dostavljača ili knjige za otpremu pošte putem poštanske službe. Redni broj 1.

Broj i datum otpreme 2.

PRIMALAC Prezime i Mjesto ime - naziv 3. 4.

Iznos poštarine 5.

Potvrda prijema 6.

Slika 15: Knjiga otpremljene pošte Primljeno 1.

Utrošeno 2.

Stanje 3.

Ovjera 4.

Slika 16: Kontrolnik poštarine Otprema povjerljive i strogo povjerljive pošte vrši se zapečaćeno. Pošta koja se otprema preko poštanske službe razvrstava se u obične i avionske pošiljke. Dostavljanje pošte vrši se po pravilu samo radnim danom. Ukoliko se za poštu u fizičkom obliku traži potvrda o datumu i/ili vremenu prijema (dostavnica), ista se otprema u koverti sa dostavnicom ili putem vlastite kurirske službe. Dostavnicu o izvršenom dostavljanju pismena potpisuje primalac i dostavljač. Otpremanje pošte u pravilu je objedinjeno u glavnoj pisarnici organa uprave. Poštu u fizičkom obliku otprema službenik pisarnice zadužen za otpremu pošte. Poštu u elektronskom obliku otprema lice koje ima pristup elektronskoj adresi organa s koje se ova pošta otprema. Elektronska pošta otprema se iz dijela kompjuterskog informacionog sistema predviđenog za otpremu pošte, uz obezbjeđenje integriteta otpremljenih dokumenata. Pod vremenom otpreme pošte podrazumijeva se dan, a po potrebi i vrijeme (sat i minut) kada je ovlašćeni službenik pošiljku predao javnoj ili drugoj službi ovlašćenoj za dostavu, odnosno kada je pošiljku dostavio na adresu primaoca ili mu je istu neposredno uručio. Ukoliko zakonom ili drugim propisom nije drugačije utvrđeno, pod vremenom otpreme pošte u elektronskom obliku podrazumijevaju se dan i vrijeme (sat, minut i sekunda) kada je pošta zaprimljena u prvi informacioni sistem van informacionog sistema organa.

[38] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Svi predmeti dostavljeni na otpremu, po pravilu otpremaju se istog dana kada su i primljeni u pisarnicu. Predmeti preuzeti poslije zaključivanja knjige otpreme pošte, ako nisu hitni, otpremaju se narednog radnog dana. Predmeti ili akti koji se istog dana upućuju na istu adresu, stavljaju se u istu kovertu. Ako se jedan od tih predmeta ili akata otprema preporučeno, u zajedničku kovertu staviće se i ostali predmeti ili akti koji bi se inače otpremali kao obične pošiljke, ako se time postižu uštede u poslovanju. Po pravilu pošta se otprema u kovertama odgovarajućeg formata. U lijevom gornjem uglu prednje strane koverte upisuje se pun naziv, sjedište i bliža adresa organa uprave i evidencioni brojevi predmeta ili akta koji se nalazi u koverti. Za ove namjene može da se koristi i štambilj sa otisnutim odgovarajućim tekstom. U unutrašnjem saobraćaju u adresi se ispisuje: ime i prezime fizičkog ili naziv pravnog lica, djelatnost ili naziv organizacione jedinice pravnog lica, ulica i broj ili broj poštanskog faha, poštanski broj i mjesto. Naziv mjesta na adresi se ispisuje velikim štampanim slovima. Pošiljka koja se otprema u inostranstvo adresira se kao i ona koja je predmet unutrašnjeg saobraćaja, s tim što sadrži i naziv države koji se može ispisati i u skraćem obliku (na primjer: SWE – Švedska). Akti i predmeti upravnog postupka, neponištene taksene marke i druge vrijednosti, kao i povjerljive i strogo povjerljive pošiljke, otpremaju se preporučeno (u zatvorenim kovertama) ili putem knjige otpremljene pošte ako se dostavljanje vrši putem kurira. Koverte sa povjerljivim i strogo povjerljivim aktima moraju da budu zapečaćene ili na drugi pogodan način obezbjeđene. Prije stavljanja u kovertu otpravak se zaštićuje komadom čistog papira. Pečaćenje koverte vrši se tako što se na sredini poleđine i na njenim sastavcima, preko rastopljenog pečatnog voska, utisne žig. Referent koji dostavlja dokument na otpremu dužan je da službeniku zaduženom za otpremu pošte da uputstvo o rasporedu i broju otpravka, načinu otpreme, obliku i sadržaju pošiljke. U pisarnici organa ili organizacije obavezno se vodi evidencija o otpremljenoj pošti. Sva pošta koja se priprema za otpremu razvrstava se na obične i preporučene pošiljke i tim redom upisuje u knjigu otpremljene pošte i kontrolnik poštarine. Evidencija o otpremljenoj pošti preko javne poštanske ili druge službe za dostavu služi radi pravdanja poštanskih troškova. U tu svrhu svakog dana se poslije otpremanja sabira iznos novca utrošen za poštarinu i upisuje u dijelu obrasca knjige otpremljene pošte i u kontrolnik poštarine. U dijelu kompjuterskog informacionog sistema za otpremu elektronske pošte obezbjeđuje se automatsko evidentiranje rednog broja pošiljke, vremena

[39] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    otpreme, sistema kojem je pošiljka proslijeđena i prijemu pošiljke u sistem koji primalac koristi za njen prijem.

3.15. Arhiviranje i čuvanje akata Dokumentacija koja nastaje radom ili koja se koristi u radu, kao i dokumentacija koja se po nekom osnovu nalazi u posjedu organa ili organizacije, čuva se u organizacionoj jedinici ili kod referenta u toku njene obrade, u priručnoj arhivi ili u glavnoj arhivi organa ili organizacije. Izuzetno, može se dokumentacija čuvati i van organa, ukoliko su obezbijeđeni uslovi za njeno čuvanje, zaštitu i rukovanje u skladu sa Uredbom o kancelarijskom poslovanju i Uputstvom, kao i drugim propisima o rukovanju i korišenju dokumentacije. Akti i predmeti u fizičkom obliku čuvaju se u organizacionoj jedinici ili kod referenta koji ih rješava. Obaveza čuvanja podrazumijeva zaštitu akata i predmeta od oštećenja, nestanka ili neovlaštenog uvida. U ovakvim slučajevima referent zadužen za akt ili predmet dužan je da sačini pismenu zabilješku i dostavi je šefu nadležne pisarnice i starješini organizacione jedinice. O čuvanju i zaštiti elektronske dokumentacije stara se administrator sistema za upravljanje i čuvanje dokumentacije. Organ ili organizacija obavezno obezbjeđuje odgovarajuće prostorije i opremu za čuvanje i smještaj dokumentacije. Jedinice dokumentacije u fizičkom obliku ulažu se u omote u odgovarajuće tehničke jedinice (fascikle, registratore, arhivske kutije i dr.), a u skladu sa utvrđenim planom klasifikacionih oznaka. Završeni predmeti i dosijei odlažu se u priručnu arhivu pisarnice, a pripadajuće kartice u pasivnu kartoteku. Za rukovanje dokumentacijom u priručnoj arhivi odgovoran je ovlašćeni službenik pisarnice. Pristup dokumentaciji u priručnoj arhivi omogućava se licima ovlašćenim za rukovanje priručnom arhivom. Kompjuterski informacioni sistem organa uprave projektuje se na način kojim se pristup jedinicama dokumentacije omogućava samo ovlašćenim licima. Ova lica ovlastiće se samo za dodjeljivanje prava pristupa jedinicama dokumentacije drugim licima u skladu sa Zakonom o slobodi pristupa informacijama, Zakonom o opštem upravnom postupku i drugim propisima. Arhivirani predmeti sređuju se po hronološkom redu njihovog nastanka (po godinama nastanka), a u okviru godine po klasifikacionim oznakama i rednim brojevima. Arhivirani predmeti sa oznakom „strogo povjerljivo“ i „povjerljivo“ čuvaju se posebno obezbijeđeni i odvojeno od obične dokumetacije.

[40] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Cjelokupna arhivirana dokumentacija organa ili organizacije čuva se u sređenom i popisanom stanju do predaje naležnom arhivu.

4. NAČELA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA Kacelarijsko poslovanje i organizacija rada se zasniva na određenim načelima, sa ciljem uspješnog obavljanja kancelarijskog poslovanja. Načela kancelarijskog poslovanja su:  Načelo tačnosti, koje podrazumijeva da se kancelarijsko poslovanje obavlja na tačno utvrđenim činjenicama, koje su precizne i jasne.  Načelo ekspeditivnosti podrazumijeva planiranje poslova, započinjanje na vrijeme bez kašnjenja, završavanje poslova u tačno utvrđenom roku, bez nepotrebnog odugovlačenja.  Načelo jednostavnosti podrazumijeva da se svaka radna operacija svodi na najmanji broj pokreta, ali da se posao obavi uz očuvanje kvaliteta posla, ekspeditivno i tačno. To podrazumijeva da put do cilja bude jednostavan i kratak.  Načelo jednoobraznosti se zasniva na jedinstvenim propisima o kancelarijskom poslovanju. Poštovanjem ovog načela službeno lice olakšava rad, postiže brzinu i ekonomičnost u radu.  Načelo preglednosti ili urednosti podrazumijeva da se sve operacije u kancelarijskom poslovanju obavljaju logičkim redosljedom, pregledno i uredno.  Načelo ekonomičnosti podrazumijeva da se poslovi završavaju bez odugovlačenja (brzo i jednostavno), uz što manje sredstava i u što kraćem vremenskom peridu. Štednja se ostvaruje u svim fazama poslovanja i na svakom radnom mjestu. Ekonomično postupanje ne smije dovesti u pitanje ostala načela, a prije svega načelo tačnosti.  Načelo budnosti ili načelo čuvanja vitalne dokumentacije podrazumijeva bezbjednost pečata, štambilja, žigova, povjerljivih i strogo povjerljivih akata, kao i ostale dokumentacije, kako za vrijeme radnog vremena, tako i poslije radnog vremena.

5. OSNOVNI POJMOVI U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU Osnovni pojmovi u kancelarijskom poslovanju su:  Akt,  Podnesak,  Predmet,  Prilog,  Dosije,  Fascikl,  Omot, [41] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje              

Pošta, Arhivska građa, Registraturski materijal, Arhiv, Arhiva, Arhivski depo, Pisarnica, Rokovnik predmeta, Rješenje, Djelovodni broj, Klasifikacioni znak.

5.1. Akt Akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjava, mijenja, prekida ili završava neka radnja u organu ili organizaciji. U kancelarijskom poslovanju razlikujemo: - Primljene i - Vlastite akte. Primljeni akti su akti primljeni od drugih pravnih i fizičkih lica, a vlastiti akti su akti kojima organ ili organizacija, po sopstvenoj inicijativi, po prvi put pokreće službene djelatnosti.44 Osim podjele na vlastite i primljene akte, možemo razlikovati i podjelu na hitne i redovne akte. Hitni akti su akti vezani za rok ili kao takvi uređeni propisom, kao i akti koje je kao hitne označilo službeno lice ili su hitni po svojoj prirodi. Redovni akti su oni koji nemaju karakter hitnih akata.45 Prema vrsti tajne koju sadrže akti mogu da predstavljaju:  državnu,  vojnu ili  službenu tajnu. Prema stepenu tajnosti podataka koje sadrže, akti mogu da budu označeni određenim stepenom povjerljivosti:  strogo povjerljivi i  povjerljivi.                                                             

44

  Hilmo  Pašić,  Šefik  Librić:  Kancelarijsko  poslovanje,  Centar  za  promociju  civilnog  društva, Sarajevo, str. 19.  45  Ostoja Kremenović: Kancelarijsko poslovanje, Grafomark, Laktaši, 2005.str. 5. 

[42] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Sa sadržajem povjerljivih akata u državnim organima mogu biti upoznati starješina organa i samo određen broj zaposlenih, koji sadržaj povjerljivog akta moraju čuvati kao službenu tajnu. Sa sadržajem strogo povjerljivih akata u državnim organima može biti upoznat starješina organa i ono službeno lice koje starješina ovlasti. Sadržaj strogo povjerljivih akata takva lica takođe moraju čuvati kao službenu tajnu. U toku i van radnog vremena predmeti, akti i drugi materijali ne smiju da se ostavljaju bez nadzora. Popis akata je sastavni dio kartoteke, odnosno djelovodnika. Najvažniji dio službenog dopisa-akta je tekst. Službeni akt, ili dopis, mora da sadrži:  Zaglavlje. Sastavni dijelovi zaglavlja službenog akta su: puni naziv organa ili organizacije, broj akta, mjesto i datum donošenja akta.  Naziv i adresu primaoca. Adresa primaoca akta sastoji se iz punog imena i prezimena odnosno naziva primaoca, njegovog mjesta boravka (sjedišta) i poštanskog broja, uz naznaku ulice i broja ili poštanskog pregratka primaoca i, po potrebi, naziva države. Ukoliko je riječ o pravnom licu, u adresu se ispisuje i njegova djelatnost ili naziv organizacione jedinice i, po potrebi, ime lica kojem se akt uručuje. Naziv mjesta ispisuje se velikim slovima. Adresa primaoca piše se ispod zaglavlja na lijevom rubu papira. Naziv organa ili organizacije ispisuje se u lijevom gornjem uglu papira. Ukoliko je kombinovan sa logotipom, naziv može da se rasporedi i na desnoj strani ili sredini gornjeg dijela papira.  Kratak sadržaj predmeta. Kratak sadržaj akta („predmet“), ispisuje se sa lijeve strane ispod adrese primaoca. Ispod oznake „predmet“, radi lakšeg združivanja, stavljaju se pozivne oznake. One se sastoje iz: broja (oznake) i datuma primljenog akta na koji se odgovara („veza: vaš akt broj ______ od _______ „ ili „vaš znak“ i „vaše pismo“), a prepisuje se iz zaglavlja primljenog akta ili iz poslovnog pisma na kojem su označene kao „naš znak“ i „datum pisanja“.  Sadržaj akta. Sadržj akta mora biti jasan, sažet i čitak. U tekstu se mogu upotrebljavati samo one skraćenice koje su uobičajene i lako razumljive. Zakone, uredbe i druge propise koji se navode u aktu treba, po pravilu, napisati njihovim punim nazivom, uz naznačenje službenog glasnika (broj i godina) u kome su objavljeni.  Otisak službenog pečata. Na svakom aktu organa uprave, lijevo od potpisa ovlašćenog lica, otiskuje se pečat i to tako da otisak pečata ne zahvati tekst naziva funkcije potpisnika akta.  Potpis ovlaštenog lica. Službene akte potpisuje starješina organa ili organizacione jedinice ili drugi službenik koji je za to ovlašćen. Prezime

[43] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    i ime službenika koji potpisuje akt ispisuje se neposredno ispod oznake njegove funkcije. Radi lakšeg i bržeg rukovanja, pored obaveznih sastavnih dijelova, akt može da sadrži i:   

broj telefona referenta koji je akt rješavao, oznaku priloga, način otpreme i rasporeda akata.

Prilozi koji se dostavljaju uz akt označavaju se njihovim ukupnim brojem (na primjer: 3) ili nazivom (na primjer: prilog: uvjerenje o plaćenom porezu). Ova oznaka se stavlja ispod završetka teksta sa lijeve srane. Način otpreme akta označava se ako se akt ne otprema običnom poštom (na primjer: „preporučeno“, „avionom“ i sl.). Takva oznaka stavlja se ispod teksta odnosno ispod oznake o broju priloga. Oznaka rasporeda akta sadrži podatak o broju primjeraka izrađenog akta i njihovom rasporedu. Ova oznaka ispisuje se na sledeći način:  



Ako se akt sa istim sadržajem dostavlja raznim organima, organizacijonim jedinicama i dr., na samom aktu naznačiće se kome je sve takav akt dostavljen; Ako je potrebno da se sa sadržajem akta u kome je raspravljena neka stvar na traženje jednog organa upoznaju i drugi organi uprave, taj akt treba adresirati na organ uprave koji je pokrenuo stvar, a ispod teksta naznačiti sve ostale organe kojima je taj akt dostavljen radi upoznavanja; Ako se jednim aktom rješava više predmeta koji su zavedeni u osnovnu evidenciju pod posebnim brojevima, takav akt treba riješiti pod najvećim brojem iste klasifikacione oznake, a ispod teksta navesti sve pošiljaoce.

REPUBLIKA SRPSKA MINISTARSTVO TRGOVINE I TURIZMA Broj: _________ / ________ Datum: _________________ Banja Luka

[44] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    ZA PRIMAOCA MINISTARSTVO TRGOVINE I TURIZMA BANJA LUKA Adresa: Kratak sadržaj predmeta: Zahtjev za dodjelu sredstava Sadržaj teksta mora biti čitak, jasan, u kome se izlažu podaci, okolnosti, daju se mišljenja, razlozi i slično. Na kraju sadržaja teksta navodi se ime i prezime, funkcija i zvanje ovlaštenog potpisnika podneska. Otisak pečata stavlja se sa lijeve strane potpisa. Ukoliko se uz akt prilažu prilozi, navode se svi prilozi koji se prilažu, sa lijeve strane akta, kao na primjer: PRILOZI: 1. Izvod iz matične knjige rođenih 2. Izvod iz matične knjige vjenčanih 3. Ovjerena kopija diplome o završenom fakultetu Ukoliko postoji veza predmeta obavezno se navodi broj predmeta i datum kada je izdat na koji se stranka poziva. VEZA: Vaš akt broj: ____________ od _____________g. Ili VEZA: Naš akt broj: ___________ od ______________g.

Slika 17: Veza predmeta U kancelarijskom poslovanju se koriste dvije osnovne forme službenog akta:  Francuska forma i  Američka blok forma.

[45] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Francuska ili evropska forma službenog akta se koristi najčešće pri pisanju rješenja i zaključaka, a američka blok forma se koristi pri službenoj prepisci, jer je kod ove forme gornji desni ugao akta slobodan radi otiska prijemnog štambilja.

_________________ _________________

zaglavlje

Razmak 1 – 1,5 cm Broj: _____________ Datum: ___________ Razmak 6 – 8 cm ______________

adresa primaoca

______________

mjesto

Razmak od 2,5 – 3 cm PREDMET: ________________ VEZA: ____________________ ________________________________________________________________ ________________________________________ sadržaj teksta službenog akta PRILOGA: _______ navesti broj _______________ navesti način otpreme (preporučeno) (M.P.)

Funkcija i potpis: ______________

Dostavljeno: 1.________ 2.________ 3.________

Slika 18: Francuska forma službenog akta

[46] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    _________________ _________________

zaglavlje

Razmak 1 – 1,5 cm Broj: _____________ Datum: ___________ ______________

adresa primaoca

______________

mjesto

PREDMET: ________________ VEZA: ____________________ Rastojanje 3 – 4 cm ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________ sadržaj teksta službenog akta PRILOGA: _______ navesti broj _______________ navesti način otpreme (preporučeno) (M.P.)

Funkcija i potpis: ______________

Dostavljeno: 1.________ 2.________ 3.________

Slika 19: Američka blok forma službenog akta

5.2. Podnesak Podnesci su svi zahtjevi, obrasci koji se koriste za automatsku obradu podataka, prijedlozi, prijave, molbe, žalbe, prigovori i druga saopštenja kojima se stranke obraćaju organima ili organizacijama. Podnesci se, po pravilu, predaju neposredno ličnom predajom stranke, ali se mogu poslati i poštom pismeno, ili

[47] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    se usmeno saopštiti na zapisnik. Podnesci se mogu izjaviti i telefaksom. Podnesak mora biti razumljiv i da bi se po njemu moglo pravilno postupati treba da sadrži sledeće:  oznaku organa kome se podnesak upućuje,  predmet na koji se odnosi,  zahtjev, odnosno prijedlog,  ako ima zastupnik, punomoćnik ili predstavnik, navesti ko je, odnosno njihovo ime i prezime,  ime, prezime i prebivalište, odnosno boravište (adresa) ili firmu i sjedište podnosioca, zastupnika, punomoćnika ili predstavnika. Na zahtjev stranke organ ili organizacija je dužna da izda potvrdu o prijemu podneska, koja izgleda kao na sledećem prikazu. NAZIV ORGANA ILI ORGANIZACIJE POTVRDA Potvrđuje se da je ____________________________ (ime i prezime – naziv) dana __________g. podnio ovom organu – organizaciji ponesak ________________ (naziv i sadržaj podneska). Datum, _____________g. Izdao: _________________ (potpis službenog lica) Slika 20: Potvrda o prijemu podneska Lice koje podnosi podnesak dužno je da ga svojeručno potpiše. Izuzetno, podnesak može umjesto podnosioca potpisati njegov supružnik, jedan od njegovih roditelja, sin ili kćerka, ili advokat koji je po ovlašćenju stranke sastavio podnesak. Lice koje je potpisalo podnesak dužno je da na podnesku potpiše svoje ime i stavi svoju adresu. Ako je podnosilac nepismen ili iz određenih razloga nije u stanju da se potpiše podnesak, potpisaće ga drugo pismeno lice, koje će napisati i svoje ime i navesti svoju adresu. Ukoliko organ ili organizacija nije nadležno za prijem podneska službeno lice tog organa će na to upozoriti podnosioca podneska i uputiti ga organu koji je nadležan. Ako organ konstatuje da nije nadležan za rad podnesenog podneska

[48] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    donijeće zaključak kojim će odbaciti podnesak zbog nenadležnosti i o tome obavijestiti stranku. Ukoliko podnesak ne sadrži sve potrebne podatke za rad na podnesku, organ neće odbaciti podnesak, već će učiniti sve da nedostatke otkloni – obavijestiće stranku i dati joj rok za otklanjanje nedostataka, koji se može i produžavati. Ukoliko stranka ne otkloni nedostatke, službeno lice će takav podnesak odbaciti zaključkom kao neuredan, odnosno smatraće se kao da podnesak nije ni podnesen.

5.3. Predmet Predmet je skup akata i priloga koji se odnose na pitanje ili zadatak i čini posebnu ili samostalnu cjelinu. Prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima se pokreće upravni postupak po službenoj dužnosti ulažu se u omot označen plavom bojom. Prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima se pokreće upravni postupak na zahtjev stranke ulaže se u omot označen zelenom bojom. Drugostepeni upravni predmeti ulažu se u omot označen crvenom bojom. __________ Klasifikaciona oznaka

______________ Veza brojeva

_________________ Broj i godina

________________________ Prezime i ime (naziv)

______________ Mjesto

________________________ Kratak sadržaj predmeta Podaci o kretanju predmeta

Odluka po zahtjevu Usvojen

Odbijen

Izjavljena žalba – datum

Rješenje dostavljeno u roku – datum

Rješenje dostavljeno po isteku roka - datum

Primjedba

Odbačen

Slika 21: Obrazac kartona za prvostepene upravne predmete po kojima je postupak pokrenut po zahtjevu stranke – zelena kartica

[49] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    _________________ Klasifikaciona oznaka

______________ Veza brojeva

_________________ Broj i godina

________________________ Prezime i ime (naziv)

_________ Mjesto

________________________ Kratak sadržaj predmeta

 

Datum  dostavljanja  rješenja 

Podaci o kretanju predmeta 

Žalba  izjavljena ‐  datum 

              Slika 22: Obrazac kartona za prvostepene upravne predmete po kojima je

postupak pokrenut po službenoj dužnosti – plava kartica

_________________ Klasifikaciona oznaka _________________ Broj i godina

____________ Veza brojeva ________________________ Prezime i ime (naziv)

__________ Mjesto

_______________________ Kratak sadržaj predmeta Podaci o kretanju predmeta

  Upravni spor – tužba da – ne

Odluka po žalbi

Odbijena žalba

Poništeno rješenje

Izmijenjeno rješenje

Odbačena žalba

Rješenje dostavljeno u roku datum

Rješenje dostavljeno po isteku roka datum

Postupak obustavljen

Slika 23: Obrazac kartona za drugostepene upravne predmete – crvena kartica Prvostepeni i drugostepeni upravni predmeti u kojima je uloženo vanredno pravno sredstvo ulažu se u omot plave boje.  

[50] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    _________________ Klasifikaciona oznaka _________________ Broj i godina

__________ Veza brojeva ________________________ Prezime i ime (naziv)

__________ Mjesto

________________________ Kratak sadržaj predmeta Podaci o kretanju predmeta

  Vanredno pravno sredstvo Prijedlog za ponavljanje postupka

Zahtjev za zaštitu zakonitosti

Poništavanje i ukidanje po pravu nadzora

Ukidanje i mijenjanje pravosnažnog rješenja

Vanredno ukidanje izvršnog rješenja

Oglašavanje rješenja ništavnim

Žalba – tužba

Slika 24: Obrazac kartona za prvostepene i drugostepene upravne predmete u kojima je uloženo vanredno pravno sredstvo – plava kartica U omot bijele boje ulažu se neupravni predmeti i akti koji su zavedeni u djelovodnik predmeta i akata. _________________ Klasifikaciona oznaka _________________ Broj i godina

__________________ Veza brojeva ________________________ Prezime i ime (naziv) _________________________ Kratak sadržaj predmeta Podaci o kretanju predmeta

Podaci o kretanju predmeta

Slika 25: Kartica predmeta neupravnog postupka – bijela kartica

[51] 

_______________ Mjesto

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

5.4. Šta je prilog? Prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crtež i slično) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt, radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržine akta. Prilog je pomoćni sastavni dio službenog akta. Oznaka priloga na aktu stavlja se s lijeve strane ispod teksta u visini potpisa. Ukoliko je prilog takve veličine da ga fizički nije moguće priložiti uz akt, a pomaže pri rješavanju predmeta, prilaže se njegova fotografija ili bilo koji dokument koji potvrđuje autentičnost priloga (na primjer ako je u pitanju auto prilaže se njegova fotografija u boji sa jasno vidljivim registracionim tablicama, kopija saobraćajne dozvole i slično.

5.5. Šta je dosije? Dosije predstavlja skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili isto pravno ili fizičko lice i koji se kao jedna cjelina čuvaju na istom mjestu. Primjer: dosije studenta sadrži više dokumenata, kao što su svjedočanstva prethodno završene škole, rodni list, upisni list, semestralni list, prijave sa ispita itd., dosije lica u policiji sadrži sve dokumente vezane za više krivičnih djela, dosije radnika u radnoj organizaciji sadrži sve dokumente vezane za zaposlenog radnika, kao što su diploma, ugovor o radu, disciplinske mjere itd.

5.6. Šta je fascikl? Fascikl predstavlja omot, kutiju, sanduk, korice i slično u kojim je složeno više predmeta ili više dosijea koji se poslije završenog postupka čuvaju sređeni u tim fasciklima. Na fasciklu se navode osnovni podaci o sadržaju predmeta koji se u njemu nalaze, kako bi se lakše pronašli nakon arhiviranja.

5.7. Šta je omot spisa? Svaki ulazni i izlazni akt kojim se zasniva novi predmet, odmah nakon zavođenja ulaže se u omot spisa. U širini od 1 cm, lijeva ivica omota je u boji, koja odgovara boji kartice. Kao omot u savremenom kancelarijskom poslovanju najčešće se upotrebljava zaštitna košullica, jer je osnovna manjena omota da se predmeti i akti sačuvaju od oštećenja i nalaze na jednom mjestu. Omot spisa u elektronskom obliku čine podaci koji se navode na omotu spisa u fizičom obliku. Dokumenti u fizičkom obliku ulažu se u omot spisa u originalu.

5.8. Šta je arhivska građa? Arhivska građa je sav izvorni i reproducirani, pisani, crtani, štampani, fotografisani, filmovani, fonografisani ili na drugi način zabilježeni, dokumentacijski materijal od značaja za istoriju, kulturu i ostale društvene potrebe, koji je nastao u radu bez obzira kada je i gdje nastao. [52] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Arhivsku građu čine zapisi ili dokumenti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihovog nastanka, kao i oblik i nosač zapisa na kojem su zabilježeni, a koji su nastali radom republičkih, zakonodavnih, izvršnih ili sudskih organa, organa jedinice lokalne samouprave, javnih ustanova, privrednih društava, udruženja građana i drugih pravnih i fizičkih lica, a koji su od trajne vrijednosti i značaja za nauku, kulturu, druge društvene potrebe i za pravnu zaštitu lica.

5.9. Šta je registraturski materijal? Registraturski materijal čine spisi (akti i predmeti), stenografski i fonografski snimci i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidentiranju tih spisa, zapisa i dokumenata, primljeni i nastali u organu ili organizaciji, dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz tog registraturskog materijala nije odabrana arhivska građa koja će se trajno, ili na određen rok, čuvati. Sav registraturski materijal koji je nastao u radu organa ili organizacije upisuje se u arhivsku knjigu. Prepis arhivske knjige dostavlja se nadležnom arhivu.

5.10. Šta je pisarnica? Pisarnica je organizaciona jedinica ili radno mjesto gdje se vrše djelatnosti kancelarijskog poslovanja: prijem, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte, evidentiranje i združivanje akata, dostavljanje akata u rad, otpremanje pošte, razvođenje akata, njihovo arhiviranje i čuvanje. Radi efikasnijeg rada organa ili organizacija pisarnica treba biti u blizini ulaznih vrata. Prijem stranaka treba organizovati na način da se stranke primaju svakodnevno u okviru redovnog radnog vremena, a izuzetno i van toga vremena, ako za to postoje opravdani razlozi. Rukovodilac organa ili organizacije određuje službenike koji mogu primati stranke i davati potrebna obavještenja i upute.

5.11. Šta je pošta? Pod poštom se podrazumijeva sve što je predmet prijema i otpreme u organu ili organizaciji. Pošta može da bude u obliku fizičkog predmeta, izjave date usmeno ili uz pomoć tehničkih sredstava, zapisane bilo kojim sredstvom i u obliku niza elektronskih podataka. Pošta se može zaprimiti:  Lično od stranke,  Putem dostavljača i  Putem poštanske službe. Na isti način kako se vrši primanje pošte vrši se i otpremanje pošte.

[53] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Poštom se smatraju i primljeni službeni glasnici ili časopisi. Primljeni službeni glasnici ili časopisi se zavode u karton za dostavu službenih glasnika i časopisa. _____________________

________________

(naziv organa)

(glasnik – časopis)

___________________ (organizaciona jedinica) Broj primjeraka _______________ _______________ (godina)

Broj glasnika časopisa

Potvrda prijema Datum Potpis

Broj glasnika časopisa

Potvrda prijema Datum Potpis

Slika 26: Karton za dostavu službenih glasnika i časopisa

5.12. Šta je arhiva, a šta arhiv? Arhiva je dio pisarnice gdje se čuvaju završeni (arhivirani) predmeti i akti, evidencije o aktima i predmetima, kao i ostali dokumentacijski materijal do njihove predaje nadležnom arhivu na čuvanje, ili do njihovog uništenja. Arhiv je ustanova (institucija) u kojoj se prikuplja, čuva, štiti, obrađuje, evidentira i izdaje na korišćenje arhivska građa. Pored republičkog arhiva i jedinice lokalne samouprave mogu imati arhive, kao ustanove u kojima se prikuplja, čuva, štiti, obrađuje, evidentira i izdaje na korišćenje arhivska građa koja se odnosi na tu lokalnu zajednicu.

5.13. Arhivski depo Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju završeni predmeti i akti. Arhivski [54] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    depoi ne smiju da se nalaze u neposrednoj blizini kotlovnice, trafostanice, pumpne stanice, velikih mokrih čvorova i slično. Uslovi za čuvanje registraturske građe u arhivskom depou moraju odgovarati uslovima propisanim za čuvanje arhivske građe, tj. propisima o arhivskoj djelatnosti.

5.14. Rješenje Rješenje se donosi pismeno, izuzetno, u slučajevima predviđenim zakonom ili drugim propisima, rješenje se može donijeti i usmeno. Pismeno rješenje sadrži:  naziv organa sa brojem i datumom rješenja,  uvod,  dispozitiv (izreku),  obrazloženje,  uputstvo o pravnom sredstvu,  potpis službenog lica i  pečat organa. Rješenje ne mora sadržavati pojedine od ovih dijelova. Ako se rješenje obrađuje mehanografski, umjesto potpisa i pečata može da sadrži faksimil ovlašćenog lica. Kad se rješenje saopšti usmeno, mora se izdati u pismenom obliku, osim ako je zakonom ili drugim propisom drukčije određeno. Pismeno izrađeno rješenje mora potpuno da odgovara rješenju koje je usmeno saopšteno. Rješenje će se dostaviti stranci u original, ali može da se dostavi i u ovjerenom prepisu. U uvodu rješenja navodi se organ koji donosi rješenje, pravni osnov o nadležnosti organa za donošenje rješenja, ime i prezime stranke, odnosno njenog zakonskog zastupnika, predstavnika ili punomoćnika (ukoliko ga ima) i kratka oznaka predmeta. Ako je rješenje doneseno na kolektivnom organu, u uvodu se obavezno navodi dan održavanja sjednice na kojoj je doneseno rješenje. Najvažniji dio rješenja je dispozitiv ili izreka, koji mora biti kratak i jasan. Greška u dispozitivu i obrazloženju može dovesti do greške o pravnom odlučivanju. ”Dispozitiv mora biti određen jer nepotpun i nejasan postaje razlogom formalne nezakonitosti akta. Od nejasnoće treba razlikovati protivrječnost u izreci dispozitiva koja se shvata kao bitna greška dispozitiva.”46 U dispozitivu se navode i troškovi (ako ih ima) kao i naznaka ko je dužan platiti troškove i u kom roku. Ukoliko stranka ima pravo žalbe na rješenje, a rješenjem se donosi da žalba ne odlaže izvršenje, obavezno takvu stvar treba naznačiti u dispozitivu. U obrazloženju se navodi kratko izlaganje zahtjeva stranke, utvrđeno činjenično stanje i razlozi koji su bili odlučujući pri ocjeni dokaza, razlozi zbog kojih nije                                                             

46

 Petar Kunić: Upravno pravo, Pravni fakultet, Banja Luka, 2001.str. 394. 

[55] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    uvažen zahtjev stranke, kao i propisi koji upućuju na odluku koja je data u dispozitivu. U pouci o pravnom lijeku, ili uputstvu o pravnom sredstvu navodi se da li stranka ima pravo žalbe na doneseno rješenje, ili može pokrenuti upravni spor ili neki drugi postupak pred sudom, ako rješenjem nije zadovoljna. Ako je žalba dopuštena u uputstvu se navodi kome se žalba izjavljuje i u kom roku. Ukoliko žalba podliježe plaćanju takse u uputstvu se navodi koji iznos i u kom roku je stranka dužna da plati taksu i na koji način. Ukoliko žalba nije dopuštena, a stranka može pokrenuti upravni spor pred nekim sudom, ili neki drugi spor, stranka se upućuje kom se sudu tužba podnosi, u kom roku i sa kolikom taksom i u koliko primjeraka se tužba podnosi. ____________________ ____________________ zaglavlje Broj: ________/____ Datum: __________g. ____________________________________________________________uvod RJEŠENJE ________________________________________________________ dispozitiv

OBRAZLOŽENJE ________________________________________________________________ _________________________________________________tekst obrazloženja

___________________________________________ uputstvo o pravnom lijeku MP

(funkcija i potpis) ______________________

Slika 27: Forma rješenja Pogrešna uputa o pravnom lijeku predstavlja takođe formalnu grešku. I ovdje se takođe dozvoljava konvalidacija greške. To je slučaj sa rješenjem u kojem je [56] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    uputa o pravnom sredstvu izostavljena ili je nepotpuna, pa se stranci ostavlja mogućnost da u određenom roku traži dopunu rješenja, koja se vrši donošenjem odgovarajućeg zaključka.47 Stranka koja je putem uputstva o pravnom sredstvu pogrešno obaviještena, nije uložila žalbu na vrijeme, ne svojom greškom, ne smije biti oštećena. U tom slučaju stvar se vraća u pređašnje stanje, odnosno postupa se kao da rješenje nije ni doneseno. Rukovodilac organa koji donosi rješenje mora rješenje svojeručno potpisati. Ako rješenje donosi neki kolektivni organ, potpisuje ga predsjedavajući tog organa.

6. DJELOVODNI BROJ Djelovodni broj je numerička oznaka koja označava broj i godinu nastanka predmeta.48 Djelovodni broj akta sastoji se iz: klasifikacione oznake, rednog broja i skraćene oznake godine nastanka akta. Klasifikaciona oznaka akta sastoji se iz brojčane oznake glavne grupe, grupe i podgrupe. Redni broj označava redosljed njegovog evidentiranja na kartici u okviru iste klasifikacione oznake. Ukoliko se vrši elektronsko evidentiranje, redni broj akta može da se automatski određuje prema brojčanoj oznaci organa u čijem je radu akt nastao, brojčanoj oznaci organizacione jedinice ili brojčanoj oznaci mjesta nastanka akta. Skraćena oznaka godine nastanka akta sadrži dva posljednja broja kalendarske godine u kojoj je akt nastao.

                                                             47 48

 Isto, str. 394.   Ostoja Kremenović: Kancelarijsko poslovanje, Grafomark, Laktaši, 2005.str. 8. 

[57] 

II ORGANIZACIJA PRIJEMA STRANAKA 1. ORGANIZACIJA PROSTORA I RADNOG VREMENA U cilju uspješnog poslovanja organi i organizacije su dužni unutar organa ili organizacije organizovati radni prostor i radno vrijeme. Svaka radna organizacija treba jasno definisati radno vrijeme organizacije. U pravilu prijem stranaka treba da se obavlja u toku cijelog radnog vremena i svakodnevno. Izuzetno, u vanrednim situacijama radno vrijeme može da se produži, tako i prijem stranaka može da se produži. Stranke treba da budu obavještene o radnom vremenu i terminu prijema stranaka. Stranke se uglavnom primaju u prijemnog kancelariji, zato je bitno da prijemna kancelarija u organizaciji bude blizu ulaznih vrata, sa natpisom na vratima o vremenu prijema stranaka. Prilaz organu ili organizaciji mora biti riješen na način da je pristup invalidnim licima moguć, kako bi mogli nesmetano ulaziti i izlaziti iz organa ili organizacije. Raspored ostalih prostorija vrši rukovodilac organa ili organizacije na način da bliže ulaznim vratima se nalaze one prostorije gdje stranke najčešće dolaze, a one službe gdje stranke uglavnom nemaju potrebu dolaziti se nalaze na spratu ili dalje od ulaznih vrata. Tako raspoređen radni prostor omogućava da se stranke nepotrebno zadržavaju, lutaju i gube vrijeme, a u isto vrijeme ne ometaju ostalim zaposlenim tražeći onu prostoriju koja im je potrebna. Dolazak stranaka ne smije ugroziti nesmetan rad ostalih zaposlenih u organu ili organizaciji. Lica koja primaju stranke određuje rukovodilac organa ili organizacije. Stranke se primaju službeno, profesionalno, sa umjerenim raspoloženjem. Stranci se moraju dati sva obavještenja u vezi njenog ostvarivanja prava ili ostvarivanja obaveza, tako da joj ne ostavlja dilemu u pogledu nadležnosti i propisanog postupka. Ukoliko u organu ili organizaciji postoji više organizacionih jedinica, službe iste organizacione jedinice treba da budu povezane u istom objektu i po mogućnosti na istom spratu radi lakše komunikacije i efikasnijeg poslovanja. Spratovi i radne prostorije moraju biti jasno obilježene. Spratovi se obilježavaju rimskim brojevima sa nazivom organizacione jedinice ili službe u blizini stepeništa ili lifta. Radne prostorije se obilježavaju rednim brojevima. Na vratima kancelarije se čitko ističe:  naziv organa ili organizacije,  oznaka radnog mjesta,  ime i prezime i funkcija radnika koji radi na tom radnom mjestu,  ime i prezime drugog radnika koji eventualno radi na tom radnom mjestu u suprotnoj smjeni, ako je radno vrijeme u dvije smjene,  radno vrijeme i vrijeme prijema stranaka, [59] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    

vrijeme pauze radnika, mada je najbolje rad sa strankama organizovati tako da se ne prekida rad radi pauze.

Ako je neophodno da se rad prekine za vrijeme pauze radnika, onda je neophodno da se radnik pridržava istaknutog na vratima radnog vremene. Ako se u jednoj zgradi nalazi više organa ili organizacija na ulazu u zgradu treba da se istakne raspored organa i organizacija sa naznakom spratnosti svakog organa i organizacije koje su u toj zgradi smještene. Na oglasnim pločama koje se nalaze blizu ulaza treba istaknuti osnovna obavještenja i uputstva o načinu sprovođenja prava i izvršavanja obaveza. Naprimer, radi podizanja nekog dokumenta treba stranke na oglasnoj tabli obavijestiti koja dokumenta treba da priloži, kolika se plaća taksa, gdje je mogu kupiti ili na koji žiro račun uplatiti. Na taj način će se stranke brže informisati i neće stvarati nepotrebnu gužvu i zastoj u radu organa ili organizacije. Ako radno vrijeme prijema stranaka ne odgovara radnom vremenu rada organizacije, treba vrijeme prijema stranaka organizovati na taj način da u toku istog dana mogu obaviti posao zbog kojeg su došle.

2. SEKRETARSKI POSLOVI U kancelarijskom poslovanu treba da razlikujemo dva pojma termina ”sekretar”. Jedan je pojam koji označava jednu od rukovodećih funkcija u organu ili organizaciji, kao naprimjer sekretar Vlade, sekretar Narodne skupštine itd. Drugi pojam je vezan za radno mjesto, koje se u kancelarijskom poslovanju češće koristi u ženskom rodu – sekretarica, mada nije obavezno da te poslove obavlja osoba ženskog pola. U praksi te poslove uglavnom obavlja osoba ženskog pola, pa otud je i uobičajen termin sekretarica. Uglavnom, to je osoba koja pomaže rukovodiocu u svakodnevnom izvršavanju njegovih obaveza. Sekretar /sekretarica je najbliža osoba rukovodiocu organa ili organizacije i on/ona uglavnom obavlja administrative poslove, kako bi rukovodilac mogao da obavlja složenije poslove, bavio se rukovođenjem, kontrolom, analizom, podjelom rada, odlučivanjem itd. Sekretar je odgovoran za sve vrste kancelarijskog/administrativno-tehničkog posla i njegov zadatak je da se svi ti poslovi obavljaju brzo, tačno, racionalno, svrsishodno. Sekretar mora poznavati sve vrste kancelarijskog posla jer je njegov posao raznovrstan. Zato sekretar mora imati niz stručnih i ličnih kvaliteta, koji mu omogućavaju da uspješno obavlja zadate poslove. On je u svakodnevnom kontaktu i sa rukovodiocem, ali i sa ostalim radnicima, što mu omogućava da brzo i efikasno obavlja niz poslova i olakša rad rukovodiocu. Zato je neophodno da se sekretar uvijek stručno osposobljava i unapređuje svoj [60] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    rad. On je saradnik rukovodiocu, posrednik između rukovodioca i ostalih zaposlenih, ali i kancelarijski radnik. Lične osobine koje bi sekretar trebao da ima su: 1. Sposobnost za saradnju, 2. Sposobnost da se brzo i lako prilagođava novonastalim situacijama, 3. Sposobnost lakog navikavanja na promjene, 4. Sposobnost da prihvati dobronamjerne kritike i slično, 5. Smisao za organizaciju, 6. Sposobnost da istovremeno izvršava više poslova, 7. Zainteresovanost za rad organa ili organizacije, 8. Sposobnost za rasuđivanje, odnosno razlikovanje bitnog od nebitnog, ili manje bitnog, glavnog od sporednog, 9. Sposobnost da izabere najefikasniju proceduru, 10. Sposobnost da pravilno i na vrijeme reaguje na pojave i događaje, 11. Urednost, što podrazumijeva brigu za dokumentaciju i održavanje radnog prostora, ali i da svojim izgledom ostavlja ugodan utisak da druge, 12. Efikasnost i ekspeditivnost, 13. Sposobnost čuvanja službene i poslovne tajne itd. Sekretar prima stranke i zaposlene, telefonira, prima pozive, organizuje sastanke, brine o rasporedu radnih obaveza rukovodioca itd. Neophodna je tijesna saradnja rukovodioca i sekretara. Kako izgleda radni dan jednog sekretara/sekretarice u radnoj organizaciji? Na početku radnog vremena sekretar/sekretarica obavještava rukovodioca o svim primljenim porukama, upoznaje ga o zakazanim sastancima, radnim dogovorima i svim planiranim obavezama za taj dan. Sekretar predočava rukovodiocu novine, časopise, primljenu poštu i izvještava ga o svim poslovima koje je prethodnog dana uradio. Tada sekretar prima od rukovodioca naredne radne zadatke i uputstva za taj dan. U toku dana sekretar izvršava primljene radne zadatke, vodi zabilješke sa sastanaka i radnih dogovora, povezuje telefonske razgovore rukovodioca i stranaka, kao i prijem stranaka kod rukovodioca, prima telefonke razgovore u odsustvu rukovodioca i vodi evidenciju o primljenim pozivima i druge poslove. Na kraju dana sekretar predočava rukovodicu na potpis akte, obavještava ga o izvršenim radnim zadacima, te prima upute od rukovodioca za neredni dan, posebno ako će rukovodioc narednog dana biti odsutan. U odsustvu rukovodioca sekretar je dužan da vodi evidenciju o primljenim pozivima na obrascu sa tačnim vremenom primljene poruke, ime i prezime te funkciju lica koje je ostavilo poruku i na kraju čitko ispisati tekst poruke.

[61] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Datum: ____________________ g.

TELEFONSKA PORUKA ZA ________________________ Poruka primljena u _____________ časova Od _____________________ (ime, prezime i funkcija lica koje ostavlja poruku)

________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ _____________________________________________________ (tekst poruke)

Poruku primio: ___________________   Slika 28: Obrazac za telefonske poruke



[62] 

III UPRAVNI POSTUPAK I UPRAVNI SPOR 1. UPRAVNI POSTUPAK Upravni postupak u Republici Srpskoj regulisan je Zakonom o opštem upravnom postupku49, koji je usvojen 2002.g. a koji je kasnije mijenjan i dopunjavan 2007.g. i 2010.g. Istim zakonom regulišu se: 1. Osnovna načela, u okviru kojih se regulišu: - Važenje zakona, - Poseban postupak suspidijarne primjene zakona, - Upotreba izraza ”organ”, - Načelo zakonitosti, - Načelo zaštite prava stranaka i zaštite javnog interesa, - Načelo efikasnosti, - Načelo istine, - Načelo saslušanja stranke, - Načelo slobode ocjene dokaza, - Načelo samostalnosti u rješavanju, - Načelo dvostepenosti u rješavanju (pravo želbe), - Načelo konačnosti i pravosnažnosti rješenja, - Načelo ekonomičnosti postupka, - Načelo pružanja pomoći neukoj stranci, - Načelo o upotrebi jezika i pisma. 2. Nadležnosti organa, u okviru kojih se regulišu: - Stvarna i mjesna nadležnost, - Stranke sa diplomatskim imunitetom, - Prostorno ograničenje nadležnosti, - Sukob nadležnosti, - Pravna pomoć i - Izuzeće. 3. Stranke i njihovo zastupanje, u okviru kojih je regulisano: - Pojam ”stranka”, - Procesna sposobnost i zakonski zastupnik stranke, - Privremeni zastupnik, - Zajednički predstavnik, zajednički punomoćnik i - Punomoćnik. 4. Opštenje organa i stranke, u okviru kojih je regulisano: - Pojam ”podnesak”, - Pozivanje stranke, - Izrada zapisnika i                                                              49

 Službeni glasnik Republike Srpske, broj 13/02, 50/10 

[63] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    - Razgledanje spisa i obavještavanje o toku postupka. 5. Dostavljanje pismena strankama, u okviru kojih je regulisano: - Način dostavljanja, - Posredno dostavljanje, - Obavezno lično dostavljanje, - Posebni slučajevi dostavljanja: dostavljanje zakonskom zastupniku i punomoćniku, dostavljanje punomoćniku za primanje pismena, dostavljanje državnim organima i drugim pravnim licima, dostavljanje ostalim licima, dostavljanje javnim saopštenjem, odbijanje prijema pismena, promjena prebivališta, odnosno boravišta ili sjedišta, - Dostavnica i - Greške u dostavljanju. 6. Rokovi. 7. Povraćaj u pređašnje stanje. 8. Održavanje reda. 9. Troškovi postupka, u okviru kojih je regulisano: - Troškovi organa i stranaka i - Oslobađanje od plaćanja troškova. 10. Prvostepeni postupak: - Pokretanje prvostepenog postupka, - Spajanje upravnih stvari u jedan postupak, - Izmjena zahtjeva, - Odustajanje od zahtjeva i - Poravnanje. 11. Postupak do donošenja rješenja: - Opšta načela: skraćeni postupak, poseban ispitni postupak, prethodno pitanje, usmena rasprava, - Dokazivanje: isprave, uvjerenja, svjedoci, izjava stranke, vještaci, tumači i prevodioci, uviđaj, obezbjeđenje dokaza, obnavljanje spisa. 12. Rješenje: - Organ koji donosi rješenje, - Oblik i sastavni djelovi rješenja, - Djelimično, dopunsko i privremeno rješenje, - Rok za izdavanje rješenja i - Ispravljanje grešaka u rješenju. 13. Pravna sredstva: - Žalba: pravo žalbe, nadležnost organa za rješavanje po žalbi, rok za žalbu, sadržaj žalbe, predavanje žalbe, rad prvostepenog organa po žalbi, rješavanje drugostepenog organa po žalbi, žalba kad prvostepeno rješenje nije doneseno, rok za donošenje rješenja po žalbi, dostavljanje drugostepenog rješenja. 14. Ponavljanje postupka: - Pokretanje ponavljanja postupka i

[64] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    - Rješavanje o ponavljanju postupka. 15. Poništavanje, ukidanje i mijenjanje rješenja. 16. Izvršenje: - Izvršenje radi obezbjeđenja, - Privremeni zaključak o obezbjeđenju. S obzirom da su upravne stvari raznovrsne i ne mogu se tretirati kao jedna vrsta upravnog postupka, razlikujemo: - Opšti upravni postupak i - Posebni upravni postupak. Opšti upravni postupak obuhvata skup pravila postupanja koja se tiču rješavanja pojedinih upravnih stvari, a koja se mogu primijeniti za postupak i rad organa uprave, kao i drugih državnih (republičkih) organa kada rješavaju o pravima, obavezama ili pravnim interesima pojedinaca, pravnih lica ili drugih stranaka u svim oblastima uprave. Dakle, to su ona jedinstvena opšta pravila postupka koja su zajednička za sve ili najveći broj upravnih oblasti i važe za sve organe uprave koje u tim oblastima rješavaju pojedinačne upravne stvari za koje nije propisan poseban upravni postupak.50 Posebni upravni postupci obuhvataju ona posebna procesnopravna pravila koja su obično sadržana u zakonima kojima se reguliše rad nekog organa uprave ili materija u određenoj upravnoj oblasti.51 Upravni postupak pokreće se pismenim zahtjevom stranke. Stranka u upravnom postupku može biti svako pravno ili fizičko lice. Pored stranke upravni postupak može se pokrenuti po službenoj dužnosti. Ako organ povodom zahtjeva stranke utvrdi da nema uslova za pokretanje postupka, donijeće zaključak o odbacivanju zahtjeva stranke. Protiv tog zaključka stranka ima pravo žalbe. Protiv rješenja donesenog u prvom stepenu stranka ima pravo na žalbu. Samo zakonom može se propisati da u pojedinim upravnim stvarima žalba nije dopuštena i to ako je na drugi način obezbjeđena zaštita prava i pravnih interesa stranke i zaštita zakonitosti. Ako nema organa uprave drugog stepena, žalba protiv prvostepenog rješenja može se izjaviti samo kad je to zakonom predviđeno. Tim zakonskim propisom odrediće se i organ koji će rješavati po žalbi.                                                              50

 Mlađen Mandić i Ljubinko Mitrović: Upravno procesno pravo, Panevropski univerzitet  »Apeiron«, Banja Luka, 2012.str. 19.  51  Mlađen Mandić i Ljubinko Mitrović: Upravno procesno pravo, Panevropski univerzitet  »Apeiron«, Banja Luka, 2012.str. 19. 

[65] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Rješenje u upravnom postupku koje donosi organ uprave potpisuje rukovodilac organa ili službena osoba koju ovlasti rukovodilac. Rokovi u upravnom postupku određuju se na dane, mjesece i godine. Obavezno lično dostavljanje pismena izvršeno je uručenjem osobi kojoj je namijenjeno. Punomoćnik u upravnom postupku može biti potpuno poslovno sposobna osoba. Punomoć prestaje ako pravni nasljednik stranke, odnosno njen novi zakonski zastupnik opozove raniju punomoć. Ako je mjesto prebivališta odnosno boravišta osobe u upravnom postupku nepoznato, organ koji vodi postupak će takvoj osobi postaviti privremenog zastupnika. Procesnu sposobnost ima stranka koja je u stanju sama obavljati radnje u postupku. Poziv u upravnom postupku sadrži:    

Naziv organa koji poziva, Ime, prezime i adresu osobe koja se poziva, Mjesto, dan i sat dolaska i Predmet zbog kojeg se poziva.

Zapisnik u upravnom postupku sadrži službeni prikaz o važnijim radnjama u postupku. Prvostepeno rješenje u upravnom postupku postaje izvršno kada istekne rok za žalbu, ako ista nije izjavljena. Ono rješenje protiv koga se ne može izjaviti žalba, niti pokrenuti upravni spor, ono postaje pravosnažno danom donošenja rješenja. Upravni postupak vodi se na jednom od jezika konstitutivnih naroda u skladu sa Ustavom i Zakonom. Pripadnicima drugih konstitutivnih naroda u BiH kao strankama ili drugim učesnicima u postupku pripada pravo da se služe svojim jezikom. Ako se postupak ne vodi na jeziku stranke, odnosno drugih učesnika u postupku, organ je dužan da im omogući da preko prevodioca prate postupak na svom jeziku, kao i da im pozive i druga pismena dostavlja na njihovom jeziku i pismu.

[66] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Stranka i drugi učesnici u postupku koji nisu državljani Republike Srpske, a ne znaju jezik na kome se vodi postupak imaju pravo da tok postupka prate preko prevodioca.52

1.1. Rješenje u upravnom postupku Rješenje se donosi pismeno, izuzetno, u slučajevima predviđenim zakonom ili drugim propisima, rješenje se može donijeti i usmeno. U upravnom postupku pismeno rješenje mora da sadrži:         

Naziv organa, Broj predmeta, Datum, Uvod, Dispozitv (izreka), Obrazloženje, Uputstvo o pravnom lijeku, Potpis ovlaštene osobe i Pečat organa.

Uvod rješenja sadrži naziv organa koji donosi rješenje, propis na osnovu koga se donosi rješenje, ime stranke i kratak opis zahtjeva. Ako je rešenje doneseno uz saglasnost, potvrdu, odobrenje ili po mišljenju drugog organa, u uvodu je potrebno to navesti. Ako je upravnu stvar riješio kolektivni organ, u uvodu se navodi dan sjednice na kojoj je upravna stvar riješena. Poslije uvoda na sredini se ispisuje riječ ”rješenje”, a zatim se navodi dispozitiv. Dispozitivom se rješava o predmetu postupka u cjelini i o svim zahtjevima stranaka o kojima u toku postupka nije riješeno. Dispozitiv mora biti kratak i određen, a kad je potrebno može se podijeliti i na više tačaka. Dispozitivom se može riješiti i o troškovima postupka ako ih je bilo, određujući njihov iznos, ko ih je dužan platiti, kome i u kom roku. Ako se u dispozitivu ne rješava o troškovima, navešće se da će se o tome donijeti poseban zaključak.53 Iza dispozitiva se se na sredini stranice piše riječ “obrazloženje” koje, u jednostavnim upravnim stvarima u kojima učestvuje samo jedna stranka, kao i o jednostavnim upravnim stvarima u kojima u postupku učestvuju dvije ili više stranaka, ali ni jedna ne prigovara postavljenom zahtjevu, a zahtjev se usvaja, može sadržavati samo kratko izlaganje zahtjeva stranke i pozivanje na propise na                                                              52

 Član 16. Zakona o opštem upravnom postupku (»Službeni glasnik Republike Srpske,  broj 13/02, 50/10)  53  Član 196. Zakona o opštem upravnom postupku (»Službeni glasnik Republike Srpske,  broj 13/02, 50/10) 

[67] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    osnovu kojih je upravna stvar riješena. U ostalim upravnim stvarima obrazloženje rješenja sadrži:  kratko izlaganje zahtjeva stranaka,  utvrđeno činjenično stanje, prema potrebi i razloge koji su bili odlučujući pri ocjeni dokaza, razloge zbog kojih nije uvažen koji od zahtjeva stranaka,  propise i razloge koji s obzirom na utvrđeno činjenično stanje upućuju na odluku koja je data u dispozitivu. Ako žalba ne odlaže izvršenje rješenja, u obrazloženju treba navesti pravni osnov koji to određuje. U obrazloženju rješenja, takođe, moraju biti obrazloženi i oni zaključci protiv kojih nije dopuštena posebna žalba. Ako se rješenjem nalaže izvršenje kakve radnje, u dispozitivu će se navesti rok u kome se ta radnja ima izvršiti. Iza obrazloženja navodi se uputstvo o pravnom sredstvu, kao poseban sastavni dio rješenja, stavlja se poslije obrazloženja. Uputstvom o pravnom sredstvu stranka se upoznaje da li je protiv rješenja dozvoljena žalba, ili upoznati stranku da li može pokrenuti upravni spor ili drugi postupak pred sudom. Kad je protiv rješenja dozvoljena žalba, u uputstvu se navodi kome se izjavljuje, a kome se, u kom roku i sa kolikom taksom predaje. Kad se protiv rješenja ne može izjaviti žalba u upravnom postupku, već se može pokrenuti upravni spor, u uputstvu se navodi kom se sudu tužba podnosi, i u kom roku sa kolikom taksom. Kad se može pokrenuti drugi postupak pred sudom, u uputstvu se navodi sud kome se može obratiti i u kom roku. Kad rješenjem nije dato uputstvo o pravnom sredstvu, ili je uputstvo nepotpuno, stranka može postupiti po propisima, ali može i da u roku od osam dana traži od organa koji je rješenje donio da dopuni rješenje. U takvim slučajevima rok za žalbu, odnosno tužbu teče od dana dostavljanja dopunjenog rješenja. Kad je protiv rješenja moguće izjaviti žalbu, a stranka je pogrešno upućena rješenjem, odnosno poukom o pravnom sredstvu da protiv tog rješenja nije dopuštena žalba ili da se protiv njega može pokrenuti upravni spor, rok za žalbu teče od dana dostavljanja rješenja suda kojim je tužba odbačena kao nedopuštena, ako stranka nije već prije toga podnijela žalbu nadležnom organu. Kad protiv rješenja nije moguće izjaviti žalbu, a stranka je pogrešno upućena rješenjem da se protiv tog rješenja može žaliti, te je izjavila žalbu i zbog toga propustila rok za pokretanje upravnog spora, ovaj rok joj teče od dana dostavljanja rješenja kojim joj je žalba odbačena, ako stranka nije već prije toga pokrenula upravni spor.

[68] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

1.2. Žalba protiv rješenja Protiv rješenja donesenog u prvom stepenu stranka ima pravo žalbe. Žalba protiv zaključka ili rješenja može se izjaviti samo protiv pismeno izdatog zaključka ili rješenja kada je to zakonom predviđeno. Žalba se ne može izjaviti protiv rješenja domova Parlamentarne skupštine Bosne i Hercegovine i Vijeća ministara Bosne i Hercegovine u prvom stepenu. Protiv rješenja Vlade, Narodne skupštine, skupštine grada i skupštine opštine donesenog u prvom stepenu, ne može se takođe izjaviti žalba. Tužilac, pravobranilac ili drugi republički organi uprave, ako su zakonom ovlašćeni, mogu izjaviti žalbu protiv rješenja kojim je povrijeđen zakonom u korist pojedinca ili pravnog lica, a na štetu javnog interesa. U žalbi se mora navesti rješenje koje se pobija, sa oznakom naziva organa koji ga je donio i brojem i datumom rješenja. Dovoljno je da stranka izloži u žalbi u kom je pogledu nezadovoljna rješenjem, ali žalbu ne mora obrazlagati. U žalbi se mogu iznositi nove činjenice i novi dokazi, ali je stranka dužna da obrazloži razloge zbog čega ih nije iznio u prvostepenom postupku. Ako su u žalbi iznesene nove činjenice i novi dokazi, a u postupku učestvuju dvije ili više stranaka sa suprotnim interesima, žalba se prilaže u onoliko prepisa koliko ima stranaka u postupku. Organ je dužan dostaviti svakoj stranci prepis žalbe i ostaviti joj rok da se o novim činjenicama i dokazima izjasni. Ovaj rok ne može biti kraći od osam, ali ni duži od 15 dana. Žalba se predaje ličnom dostavom ili šalje poštom organu koji je donio prvostepeno rješenje. Ako je žalba predata ili poslata neposredno drugostepenom organu, on je odmah šalje organu prvog stepena. Organ prvog stepena ispituje da li je žalba dopuštena, blagovremena i izjavljena od ovlašćenog lica. Nedopuštenu, neblagovremenu ili od neovlašćenog lica izjavljenu žalbu organ će odbaciti svojim zaključkom. Stranka ima pravo žalbe protiv zaključka kojim je žalba odbačena. Ako organ koji rješava po žalbi nađe da je žalba osnovana riješiće ujedno i o žalbi koja je bila odbačena. I protiv novog rješenja stranka ima pravo žalbe. Ako organ koji je donio rješenje nađe povodom žalbe da je sprovedeni postupak bio nepotpun, a da je to moglo uticati na donošenje rješenja, on može postupak upotpuniti. Organ koji je donio rešenje upotpuniće postupak i onda kad stranka iznese u žalbi takve činjenice i dokaze koji bi mogli uticati na drukčije rješenje stvari, jer je stranci morala biti data mogućnost da učestvuje u postupku koji je prethodio prije donošenja rješenja, a ta mogućnost joj nije bila data, ili ako joj je bila data, a ona je propustila da je iskoristi, pa je u žalbi naveo razloge tog propuštanja. Prema rezultatu dopunjenog postupka, organ koji je donio rješenje može stvar riješiti drukčije i novim rješenjem zamijeniti rješenje na koje je upućena žalba. I protiv novog rješenja stranka ima pravo žalbe.

[69] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

1.3. Poništenje rješenja u upravnom postupku Poništenjem rješenja u upravnom postupku poništavaju se sve pravne posljedice koje je rješenje proizvelo do dana poništenja. Ako izvršenje rješenja nije moguće takvo rješenje se proglašava ništavnim. Ukidanjem rješenja ne poništavaju se pravne posljedice koje je rješenje proizvelo do dana ukidanja, ali se omogućava daljnje proizvođenje pravnih posljedica ukinutog rješenja.54

1.4. Odbijanje riješenja u upravnom postupku Da je žalba odbijena u upravnom postupku ako drugostepeni organ nije donio rješenje po žalbi smatra se rok od 30 dana od dana dostavljanja rješenja, ili u posebno propisanom kraćem roku od dana predaje žalbe. Drugostepeni organ će odbiti žalbu ako je postupak pravilno proveden i rješenje je pravilno i na zakonu zasnovano.

1.5. Spajanje upravnih stvari u jedan upravni postupak Više upravnih stvari može se spojiti u jedan upravni postupak ako se prava i obaveze stranaka zasnivaju na istom ili sličnom činjeničnom stanju i na istoj pravnoj osnovi i ako je organ koji vodi postupak u pogledu svih predmeta stvarno nadležan.

1.6. Poseban ispitni postupak u upravnom postupku Poseban ispitni postupak u upravnom postupku provodi se samo kada je to potrebno radi utvrđivanja činjenica i okolnosti koje su značajne za rješenje stvari.

1.7. Skraćeni postupak u upravnom postupku Skraćeni postupak u upravnom postupku se provodi kada o činjenicama nije potrebno provoditi posebne procesne radnje.

1.8. Obnova postupka u upravnom postupku Obnova postupka u upravnom postupku je vanredni pravni lijek. Obnovu postupka u upravnom postupku može tražiti:  Stranka,                                                              54

 Član 254., stav 2 Zakona o opštem upravnom postupku »Službeni glasnik Republike  Srpske«, broj 13/08 

[70] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     Ombudsman BiH i  Po službenoj dužnosti organ koji je donio rješenje.

2. RJEŠENJE DRUGOSTEPENOG ORGANA PO ŽALBI Ako je žalba nedopuštena, neblagovremena ili izjavljena od neovlašćenog lica, a prvostepeni organ je propustio da je zbog toga odbaci, odbaciće je organ koji je nadležan za rješavanje po žalbi. Ako žalbu ne odbaci, drugostepeni organ uzima predmet u rješavanje. Drugostepeni organ može odbiti žalbu, poništiti rješenje u cjelini ili delimično, ili ga izmijeniti.55 Drugostepeni organ će odbiti žalbu kad utvrdi da je postupak koji je prethodio donošenju rješenja pravilno sproveden i da je rješenje na zakonu zasnovano, a žalba neosnovana. Drugostepeni organ će odbiti žalbu i kad nađe da je u prvostepenom postupku bilo nedostataka, ali da oni nisu mogli uticati na rješenje stvari. Kad drugostepeni organ nađe da je prvostepeno rješenje na zakonu zasnovano, ali zbog drugih razloga, a ne zbog onih koji su u rješenju navedeni, on će u svom rješenju izložiti te razloge i žalbu odbiti.56 Kad drugostepeni organ utvrdi da su u prvostepenom postupku činjenice nepotpuno ili pogrešno utvrđene, da se u postupku nije vodilo računa o pravilima postupka koja bi bila od uticaja na rješenje stvari, ili da je dispozitiv pobijanog rješenja nejasan ili je u protivrječnosti sa obrazloženjem, on će upotpuniti postupak i otkloniti izložene nedostatke sam, ili preko prvostepenog organa ili zamoljenog organa. Ako drugostepeni organ nađe da se na podlozi činjenica utvrđenih u upotpunjenom postupku stvar mora riješiti drukčije nego što je rješeno prvostepenim rješenjem, on će svojim rješenjem poništiti prvostepeno rješenje i sam riješiti stvar. Ako drugostepeni organ nađe da će nedostatke prvostepenog postupka brže i ekonomičnije otkloniti prvostepeni organ, on će svojim rješenjem poništiti prvostepeno rješenje i vratiti predmet prvostepenom organu na ponovni postupak. U tom slučaju drugostepeni organ je dužan svojim rješenjem da ukaže prvostepenom organu u kom pogledu treba upotpuniti postupak, a prvostepeni organ je dužan u svemu da postupi po drugostepenom rješenju i da bez odlaganja, a najkasnije u roku od 30 dana od dana prijema predmeta donese novo rješenje. Protiv novog rješenja stranka ima pravo žalbe. Ako prvostepeni organ nakon poništenja rješenja od strane drugostepenog organa donese novo rješenje protivno pravnom shvatanju drugostepenog organa ili primjedbama drugostepenog organa u vezi sa postupkom, pa stranka izjavi                                                              55

 Član 224. Zakona o opštem upravnom postupku (»Službeni glasnik Republike Srpske,  broj 13/02, 50/10)  56  Član 225. Zakona o opštem upravnom postupku (»Službeni glasnik Republike Srpske,  broj 13/02, 50/10) 

[71] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    novu žalbu, drugostepeni organ je dužan poništiti prvostepeno rješenje i sam riješiti upravnu stvar. Drugostepeni organ dužan je da o postupku prvostepenog organa obavijesti Upravnu inspekciju radi pokretanja prekršajnog postupka.57 Organ koji je riješio upravnu stvar u drugom stepenu šalje, po pravilu, svoje rješenje sa spisima predmeta prvostepenom organu, koji je dužan da rješenje dostavi strankama u roku od osam dana od dana prijema spisa.58

2.1. Žalba kad prvostepeno rješenje nije doneseno Ako je žalbu izjavila stranka po čijem zahtjevu prvostepeni organ nije donio rješenje, drugostepeni organ će tražiti da mu prvostepeni organ saopšti razloge zbog kojih rješenje nije doneseno u roku. Ako nađe da rješenje nije doneseno u roku zbog opravdanih razloga, ili zbog krivice stranke, odrediće prvostepenom organu rok za donošenje rješenja, koji ne može biti duži od mjesec dana. Ako razlozi zbog kojih rješenje nije doneseno u roku nisu opravdani, drugostepeni organ će tražiti da mu prvostepeni organ pošalje spise predmeta. Ako drugostepeni organ može rješiti stvar prema spisima predmeta, donijeće svoje rješenje, a ako ne može, sam će sprovesti postupak i svojim rješenjem riješiti stvar. Izuzetno, ako drugostepeni organ nađe da će postupak brže i ekonomičnije sprovesti prvostepeni organ, naložiće da to učini i da mu prikupljene podatke dostavi u određenom roku, posle čega će sam riješiti stvar. Ovakvo rješenje je konačno.59

3. UPRAVNI SPOR Pod upravnim sporom podrazumijeva se spor o zakonitosti upravnog akta na čije pokretanje kod nadležnog suda ima pravo, s jedne strane, fizičko ili pravno lice, ukoliko smatraju da im je upravnim aktom povrijeđeno neko pravo ili neposredni lični interes zasnovan na zakonu, a s druge strane, i zakonom ovlašćeni republički organ (nadležni pravobranilac) kada smatra da je upravnim aktom povrijeđen zakon na štetu Republike Srpske, grada ili opštine koju on po zakonu zastupa, kao i u drugim slučajevima određenim zakonom, te organ jedinice lokalne samouprave, poslovna jedinica preduzeća, naselje ili grupa lica ukoliko su nosioci prava i obaveza o kojima se rješavalo u upravnom postupku.60                                                             

57

 Član 227. Zakona o opštem upravnom postupku (»Službeni glasnik Republike Srpske,  broj 13/02, 50/10)  58  Član 233. Zakona o opštem upravnom postupku (»Službeni glasnik Republike Srpske,  broj 13/02, 50/10)  59  Član 231. Zakona o opštem upravnom postupku (»Službeni glasnik Republike Srpske,  broj 13/02, 50/10)  60  Mlađen Mandić i Ljubinko Mitrović: Upravno procesno pravo, Panevropski univerzitet  »Apeiron«, Banja Luka, 2012.str. 180. 

[72] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Organ protiv čijeg je rješenja pokrenut upravni spor može da poništi ili izmijeni svoje rješenje iz istih razloga zbog kojih bi sud poništio takvo rješenje, pod uslovom da se time ne vrijeđe pravo stranke ili treće osobe. Upravni spor se može voditi protiv konačnog upravnog akta nadležne institucije. Ako sud utvrdi da akt koji se tužbom osporava nije konačan upravni akt, odbaciće tužbu rješenjem. Uz tužbu za pokretanje upravnog spora obavezno se dostavlja konačni upravni akt u originalu ili prepisu. Tužitelj u upravnom sporu može biti državni službenik, ako je konačnim upravnim aktom povrijeđeno neko njegovo pravo iz radnog odnosa. Upravni spor se pokreće tužbom pred nadležnim sudom. Tužba u upravnom sporu podnosi se u roku od dva mjeseca od dana kada je tužitelj obavješten, odnosno kada je primio konačni akt iz upravnog postupka. Sud rješava upravni spor presudom, odnosno rješenjem. U upravnom sporu presudom tužba se uvažava ili odbija kao neosnovana, a rješenjem u upravnom sporu tužba se odbacuje kao neblagovremena. Presudu u upravnom sporu sud donosi većinom glasova sudskog vijeća. Presuda u upravnom sporu je konačna i obavezujuća. Odustajanje od zahtjeva u upravnom sporu može biti tokom cijelog postupka. Kada tužilac odustane od tužbe sud će rješenjem obustaviti postupak. Tužena strana dužna je dostaviti sudu odgovor na tužbu u roku koji odredi sud u svakom pojedinačnom slučaju. Kao vanredni pravni lijek u upravnom sporu može biti i zahtjev za ponavljanje postupka. Ponavljanje postupka u upravnom sporu može se tražiti najkasnije u roku od 30 dana od dana kada je stranka saznala za razlog ponavljanja. Ponavljanje postupka u upravnom sporu pokreće se zahtjevom. Dozvolom ponavljanja postupka u upravnom sporu ranija sudska odluka se stavlja van snage u cjelosti ili djelimično. Upravni spor se ne može voditi o stvarima o kojima neposredno na osnovu ustavnih ovlaštenja odlučuje Parlamentarna skupština Bosne i Hercegovine ili Predsjedništvo Bosne i Hercegovine. Protiv pravosnažnog rješenja donesenog u upravnoj stvari u kojoj se ne može voditi upravni spor, a sudska zaštita nije obezbjeđena ni izvan upravnog spora, tužilac ima pravo da podigne zahtjev za zaštitu zakonitosti, ako smatra da je rješenjem povrijeđen zakon. Zahtjev za zaštitu zakonitosti može se podići u roku od mjesec dana od dana kad je rješenje dostavljeno tužiocu, a ako mu nije dostavljeno - u roku od šest mjeseci od dana dostavljanja stranci. O zahtjevu za zaštitu zakonitosti protiv rješenja koje je u upravnom postupku donio organ uprave, područne jedinice osnovan za vršenje upravnih poslova ili organizacija

[73] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    nad kojom nadzor vrši republički organ, rješava organ uprave koji je nadležan za rješavanje po žalbi protiv pobijanog rješenja, a ako takvog organa nema – Vlada. Povodom zahtjeva za zaštitu zakonitosti, organ može ukinuti pobijano rješenje ili odbiti zahtjev. Protiv rješenja donesenog po zahtjevu za zaštitu zakonitosti žalba nije dopuštena.61

                                                            

61

 Član 247. Zakona o opštem upravnom postupku (»Službeni glasnik Republike Srpske,  broj 13/02, 50/10) 

[74] 

IV PEČATI 1. PEČATI, ŠTAMBILJI, FAKSIMILI Pečatom se potvrđuje autentičnost javne isprave i drugog akta kojim republički organ uprave ili organizacija odlučuje ili službeno opšti sa drugim organima, pravnim licima i građanima. Inače pečati, žigovi i štambilji su pomoćna sredstva u kancelarijskom poslovanju. Pečati služe za ovjeru vjerodostojnosti službenih akata. Pečat se stavlja sa lijeve strane pored potpisa ovlaštenog lica za potpisivanje službenih akata, ako zakonom ili drugim propisom nije drukčije određeno. Ako organ ili organizacija imaju više pečata iste veličine, pečati moraju biti istovjetni po sadržaju i svaki primjerak označen arapskim brojem. Pečat se čuva i upotrebljava u službenim prostorijama organa odnosno organizacije, a izuzetno može se upotrebljavati i van službenih prostorija kada treba izvršiti određene službene radnje van sužbenih prostorija. Čuvanje i upotreba pečata mora biti takva da se onemogući nezakonita upotreba pečata. Pečat čuva i odlučuje o njegovoj upotrebi starješina organa odnosno organizacije. Starješina organa odnosno organizacije može povjeriti na čuvanje i odlučivanje o upotrebi pečata određenom radniku organa odnosno organizacije, o čemu će se sastaviti zapisnik. U organu i organizaciji vodi se evidencija o pečatima. Pečat koji je zbog istrošenosti ili iz drugih razloga postao neupotrebljiv, kao i u slučaju promjene naziva i sjedišta ili prestanka sa radom organa ili organizacije mora se odmah uništiti, o čemu se stara starješina organa odnosno organizacije. Smatra se da je pečat zbog istrošenosti neupotrebljiv ako se iz otiska jasno ne vidi tekst koji daje otisak pečata. Nestanak pečata mora se odmah prijaviti nadležnom opštinskom organu za unutrašnje poslove i oglasiti u »Službenom glasniku RS«, a u slučaju kasnijeg pronalaska, taj pečat će se uništiti. Novi pečat koji se izradi umjesto nestalog pečata mora biti posebno označen. Pečat organa i organizacije izrađuje pečatoreznica koju ovlasti Ministarstvo unutrašnjih poslova. Pečati se izrađuju od materijala koji odgovara za tu svrhu (guma, metal i slično). Izrađene pečate do predaje organu odnosno organizaciji pečatoreznica je dužna obezbijediti od krađe i zloupotrebe i uništiti matrice koje su služile za izradu pečata, kao i sve probne i neuspjele primjerke pečata. Pečate pečatoreznica radi na osnovu potrebne dokumentacije o postojanju, odnosno registraciji organa ili organizacije (statuta, sudskog rješenja o registraciji i td.). Oblik i tekst pečata

[75] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    mora biti opisan u osnovačkim aktima organizacije, odnosno u statutu organizacije. Rad sa pečatima u organima i organizacijama Republike Srpske regulisan je Zakonom o pečatima62. Štambilj je takođe pomoćno sredstvo u kancelarijskom poslovanju. Štambilj se koristi za otiskivanje teksta, potvrde, kraće zabilješke, za ispisivanje datuma i slično. Najčešće je u upotrebi prijemni štambilj koji koristi radnik zadužen za prijem pošte i vođenje evidencije akata. Prijemni štabilj je dimenzije 60x20 mm koji sadrži naziv organa ili organizacije, broj organizacione jedinice ako postoji, broj priloga, datum prijeme, vrijednost pošiljke i obavezno broj pod kojim je pošta evidentirana. Naziv organa Primljeno: Org. jedinica

Broj

Prilog

Vrijednost

  Slika 29: Prijemni štambilj Pored prijemnog štambilja u upotrebi je i daktilografski štambilj, koji je dimenzije 60x25 mm i koji koriste daktilografi. Daktilografski štabilj sadrži sledeće elemente: datum kada je materijal za kucanje primljen, prepisan, sravnjen i otpremljen, i naravno potpis daktolografa. Primljeno Prepisano Sravnjeno Otpremljeno

Datum

Potpis

  Slika 30: Daktilografski štambilj Veoma često se štambilji upotrebljavaju kod ovjere potpisa ili rukopisa, ili ovjera prepisa isprave. Uz pomoć ovakvog štambilja službenik zadužen za ovjeru može efikasnije završiti ovjeru jer u otisnutom tekstu štambilja popunjava samo nedostajući tekst. Štambilj, svakako, ne može zamijeniti pečat, ovakav

                                                             62

 Službeni glasnik Republike Srpske” broj 17/92, broj 63/01 i 49/07 

[76] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    popunjen i potpisan štambilj se na kraju mora ovjeriti pečatom organa koji vrši ovjeru. ___________________________ (Organ nadležan za ovjeravanje) Ov. broj ____________ datum _________ __________________________________ (prezime i ime) __________________________________ (adresa) Svojeručno je potpisao-la ovu ispravu – priznao-la je za svoj potpis – rukopis na ovoj ispravi. Identitet je utvrđen na osnovu ________________________________________________________________. Napomena: _______________________________ Taksa: ___________________________________ (M.P.) Ovjeravanje izvršio: _________________________ Slika 31: Sadržaj teksta potvrde u štambilju kod ovjere potpisa ili rukopisa ___________________________ (Organ nadležan za ovjeravanje) Ov. broj ____________ datum _________ Ovaj prepis istovjetan je sa njegovim ______________ napisanim ___________ koji se sastoji od _______ stranica, a nalazi se kod _______________________. Napomena: _______________________________ Taksa: ___________________________________ Ovjeravanje izvršio:

(M.P.) _________________________

Slika 32: Sadržaj teksta potvrde u štambilju kod ovjere prepisa isprave

[77] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Faksimil je poseban pečat sa potpisom lica, a koristi se za potpisivanje akata u većem broju. Faksimil ne može zamijeniti svojeručan potpis lica i neće se upotrebljavati za potpisivanje rješenja, odluka, zaključaka koji se upućuju stranci.

2. ČUVANJE I RUKOVANJE PEČATOM Pečati se moraju čuvati na način da se onemogući njihova zloupotreba. Po pravilu pečati se ne iznose van sjedišta organa ili organizacija, ali ako je potrebno iznijeti ih radi izvršenja određenih radnji izvan službenih prostorija, za to je potrebno pismeno odobrenje starješine organa ili organizacije. Pečatom rukuje rukovodilac organa ili organizacije ili službeno lice koje ima ovlaštenje rukovodioca. O preuzimanju pečata sačinjava se zapisnik o primopredaji pečata koji je službenik dužan svojeručno potpisati. Takav zapisnik će potpisati i lice koje mu predaje pečat. Zapisnik će se sačiniti i u slučaju promjene ovlaštene osobe za rukovanje pečatom. Ranije zadužena osoba koja je bila zadužena razdužuje pečat o čemu će se takođe sačiniti zapisnik. Takav zapisnik potpisuje i lice koje razdužuje pečat ali i lice kojem ga razdužuje.

3. PEČATI SA GRBOM ILI AMBLEMOM REPUBLIKE SRPSKE Pečat s grbom ili amblemom Republike Srpske imaju:  Republika Srpska,  Predsjedništvo, Narodna skupština, Vlada Republike Srpske, Republički organi uprave i upravne organizacije,  Skuštine opština, izvršni organi, opštinski organi uprave i upravne organizacije,  Sudovi, javna tužilaštva, javna pravoblanilaštva i sudovi za prekršaje,  Drugi organi i organizacije kada vrše poslove državne uprave koje im povjeri Republika Srpska.63 Tekst pečata ispisuje se ćirilicom i latinicom, srpskim jezikom ijekavskog, odnosno ekavskog izgovora. Na pečatima sa grbom ili amblemom Republike Srpske ispisuje se tekst u koncentričnim krugovima oko grba Republike Srpske. U spoljnom krugu pečata ispisuje se naziv Republika Srpska. U sledećem unutrašnjem krugu ispisuje se naziv državnog ili drugog organa, odnosno organizacije. Naziv državnog i                                                              63

 Član 3. Zakona o pečatima (“Službeni glasnik Republike Srpske” broj 17/92, 63/01 i  49/07) 

[78] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    drugog organa, kao i naziv i sjedište organizacione jedinice, ispisuje se u sledećem unutrašnjem krugu. Sjedište državnog i drugog organa, odnosno organizacije ispisuje se u dnu pečata. Pečat Republike stavlja se na original zakona i original drugih akata koje odredi zakon. Pečat Republike ima oblik kruga sa prečnikom od 50 mm, a sadrži naziv i u sredini grb Republike Srpske. Pečat Republike Srpske čuva se u Narodnoj skupštini Republike Srpske, a za njegovu upotrebu odgovoran je sekretar Narodne skupštine. Pečat Predsjednika, Narodne skupštine i Vlade ima oblik kruga sa prečnikom od 50 mm, a pečat ostalih organa i organizacija ima prečnik 35 mm, a sadrži naziv Republike Srpske, u sredini grb Republike Srpske i naziv i sjedište organa ili organizacija. Pečat opštinskog organa uprave sadrži i naziv opštine. Pečat organizacionih jedinica organa i organizacija (odjelenja, službi, ispostava i slično), čije je sjedište van sjedišta organa i organizacije kome pripada, sadrži i mjesto njihovog sjedišta. U pečatu organa, kojim se potvrđuje akt ili javna isprava, a koji se koriste u inostranstvu, oko grba BiH ispisuje se u spoljnom krugu u gornje dijelu naziv Bosna i Hercegovina, a u donjem dijelu naziv Republika Srpska. Naziv i sjedište organa ispisuje se u sledećem krugu. Ministarstvo unutrašnjih poslova vodi evidenciju o izrađenim pečatima sa grbom ili amblemom Republike Srpske. Evidencija sadrži: broj i datum rješenja za izradu pečata koje daje Ministarstvo uprave i lokalne samouprave, za koga je izrađen pečat, otisak pečata, broj primjeraka pečata, datum predaje pečata i podaci o uništenju ili nestanku pečata. Ministarstvo unutrašnjih poslova je takođe nadležno i za uništavanje pečata državnih organa i organizacija, o čemu takođe vodi evidenciju.

4. PEČATI INSTITUCIJA BOSNE I HERCEGOVINE Oblik, izrada, kao i upotreba pečata u institucijama Bosne i Hercegovine regulisano je Zakonom o pečatu institucija Bosne i Hercegovine. Pečat institucija Bosne i Hercegovine ima oblik kruga i sadrži tekst: Bosna i Hercegovina i naziv institucije napisan latiničnim pismom ijekavskog izgovora i ćiriličnim pismom ekavskog izgovora, s tim da su oba naziva u obliku koncentričnih krugova koji neposredno okružuju grb Bosne i Hercegovine, koji se nalazi u sredini pečata. Pečat se proizvodi u dvije veličine prečnika 50 odnosno 30 milimetara. Organi i organizacione jedinice institucija Bosne i Hercegovine mogu imati i pečat prečnika 20 mm radi potvrđivanja finansijskih i drugih dokumenata, gdje upotreba većeg pečata nije pogodna.

[79] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Ministarstvo civilnih poslova i komunikacija Bosne i Hercegovine odgovorno je za regulisanje proizvodnje, čuvanje i uništenja pečata, nadzora nad radom ovlaštene pečatoreznice, kao i za vođenje evidencije o pečatu institucija Bosne i Hercegovine. Pečat institucija Bosne i Hercegovine koristi se u službenoj prepisci članova:           

Predsjedništva Bosne i Hercegovine, Vijeća ministara i ministarstava, Parlamentarne skupštine Bosne i Hercegovine, Ustavnog suda, Stalnog komiteta za vojna pitanja, Komisije za ljudska prava, Centralne banke, Stalne izborne komisije nakon formiranja iste, Ministara pojedinačno, Zamjenika ministara i Svih ostalih službenih lica institucija koje su pod upravom institucija Bosne i Hercegovine, odnosno koje podnose izvještaj institucijama Bosne i Hercegovine.

[80] 

V ARHIVSKA DJELATNOST 1. ISTORIJAT ARHIVSKE DJELATNOSTI U BOSNI I HERCEGOVINI Arhivska djelatnost na području Bosne i Hercegovine ustrojena je nakon Drugog svjetskog rata i spade među najmlađe djelatnosti ove vrste u Evropi. Državni arhiv Bosne i Hercegovine osnovan je 12.12.1947.godine Uredbom Vlade Narodne Republike Bosne i Hercegovine. Nakon toga osnivaju se arhivi u Sarajevu 1948.g., Banjoj Luci 1953.g., Mostaru, Tuzli, Doboju i Travniku 1954.g., koji su počeli raditi kao gradski, a potom kao sreski, okružni i regionalni. Arhivska mreža Bosne i Hercegovine zaokružena je formiranjem međuopštinskih arhiva u Bihaću 1982.g. i Foči 1983.g. Arhiv grada Banja Luka osnovan je u aprilu 1953.g., koji je uskoro prerastao u Sreski arhiv Banja Luka, nadležan za gradove Banja Luka i Prijedor. U Arhiv Bosanske Krajine za srezove Banja Luka i Bihać prerastao je 1963.g. U ”Carsku kuću”, u kojoj se i danas nalazi, smješten je 1973.g. Sredinom 1992.g. organi vlasti Republike Srpske donijeli su odluku o osnivanju Arhiva Srpske Republike Bosne i Hercegovine. Danas je Arhiv Republike Srpske upravna organizacija u sastavu Ministarstva prosvjete i kulture. U arhivskoj djelatnosti Bosne i Hercegovine prepoznatljive su tri etape – period do 1992.g., ratni period od 1992. do 1995.g. i period od 1995.g., poslije uspostave mira u Bosni i Hercegovini Dejtonskim mirovnim sporazumom. Arhivska djelatnost u Republici Srpskoj regulisana je Zakonom o arhivskoj djelatnosti64.

2. OSNOVNI POJMOVI ARHIVSKE DJELATNOSTI Pod osnovnim pojmovima u arhivskoj djelatnosti podrazumijevaju se: - Arhivske prostorije i - Arhivska oprema. Arhivske prostorije su: - pisarnica i - arhivski depo. Pod arhivskim depoom se podrazumijeva prostorija u kojoj se čuvaju završeni predmeti i akti poslije isteka roka. Arhivski depoi ne smiju biti u blizini                                                             

64

 Službeni glasnik RS, broj 119/08 

[81] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    kotlovnice i lako zapaljivih materijala, trafostanice, pumpne stanice, velikih mokrih čvorova i sl. Pisarnica je organizaciona jedinica ili radno mjesto u organu uprave gdje se vrše sljedeći poslovi: prijem, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte, evidentiranje i združivanje akata, dostavljanje akata u rad, otpremanje pošte, razvođenje akata, njihovo arhiviranje i čuvanje. Pisarnica je prostorija u kojoj se čuvaju riješeni predmeti i akti najduže dvije godine od kada su predmeti i akti završeni. Pod arhivskom opremom podrazumijevaju se fascikle, registratori, arhivske kutije, koje nazivamo registraturskim jedinicama čuvanja) metalne police, ormari, kase, vodootporni sanduci (kontejneri), termometri, protivpožarni aparati sa suhim gašenjem i drugi uređaji kojima se kontrolišu i održavaju uslovi smještaja i čuvanja registraturske i arhivske građe. ARHIVSKI POJMOVI  Fascikle 

ARHIVSKE PROSTORIJE 

ARHIVSKA OPREMA 

Registratori   Arhivske kutije 

Pisarnica  

Metalne police  Ormari  

Arhivski depo 

Kase   Vodootporni  sanduci  Termometri   Protivpožarni  aparati  Slika 33: Arhivski pojmovi

[82] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

3. ŠTA JE ARHIVA, A ŠTA ARHIV? Arhiva je sastavni dio pisarnice, koja može biti i zasebna prostorija, gdje se čuvaju završeni predmeti, zapisi na magnetnom, mikrofilmskom i elektronskom mediju, evidencije o aktima, predmetima i zapisima, kao i ostali registraturski materijal do njihove predaje nadležnom arhivu ili uništenja. Arhiv je ustanova u kojoj se čuva, štiti, obrađuje arhivska građa. U Republici Srpskoj egzistira Arhiv Republike. U Arhivu Republike se obavljaju upravni i drugi stručni poslovi koji se odnose na:  čuvanje, zaštitu, obradu i korišćenje arhivske građe,  preuzimanje javne i prikupljanje privatne arhivske građe,  valorizaciju javne registraturske građe,  davanje objašnjenja i stručnih uputstava u vezi sa obavezama imalaca i stvaralaca prema javnoj registraturskoj građi,  stručni nadzor sprovođenja mjera zaštite,  čuvanje, odabiranje, sređivanje i evidencije javne registraturske građe,  stručno usavršavanje radnika koji rukuju arhivskom građom,  javno objavljivanje i dopunjavanje spisa imalaca i stvaralaca arhivske građe,  saradnju s vlasnicima privatne arhivske građe radi njene zaštite,  izradu inventara, vodiča i drugih informativnih sredstava za arhivske fondove i zbirke i njihovo objavljivanje,  čuvanje arhivske građe,  evidenciju o imaocima i stvaraocima javne i privatne arhivske građe i o javnoj i privatnoj arhivskoj građi,  davanje na korišćenje arhivske građe,  izdavanje uvjerenja i drugih isprava o činjenicama sadržanim u arhivskoj građi,  naučnoistraživački rad u vezi s arhivskom građom,  objavljivanje arhivskih izvora,  izdavanje publikacija i stručnih časopisa,  izložbe, predavanja, edukacije i druge oblike kulturne djelatnosti,  saradnju sa drugim organima, organizacijama i pojedincima u oblasti arhivistike,  matične poslove arhivske djelatnosti na teritoriji Republike, i to: - vođenje registra Arhiva u Republici, - stručni nadzor nad radom arhiva, - vođenje centralnog registra arhivskih fondova i zbirki, - informaciono-dokumentacioni poslovi u vezi s arhivskom građom, - praćenje i proučavanje stanja u arhivskoj djelatnosti u Republici i predlaganje mjera za razvoj i unapređenje te djelatnosti, - organizacija i koordinacija međunarodne arhivske saradnje,

[83] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    -

sprovođenje mjera zaštite arhivske građe od izuzetnog i velikog značaja za Republiku u slučaju prirodnih ili drugih katastrofa i druge poslove u skladu sa zakonom.

Arhiv Republike je u sastavu Ministartva prosvjete i kulture.

4. ŠTA JE DOKUMENTARNA, A ŠTA ARHIVSKA GRAĐA? Dokumentarna građa je izvorni ali i reprodukovan materijal (pisani, crtani, štampani, fotografisan, filmovan, fonografisan, magnetno, optički ili na drugi način zabilježen), koji je nastao radom ili je preuzet od republičkih, zakonodavnih, izvršnih ili sudskih organa, organa jedinice lokalne samouprave, javnih ustanova, privrednih društava, udruženja građana, kao i drugih pravnih i fizičkih lica. Dokumentarna građa se smatra arhivskom građom u nastajanju i zbog toga se u njenoj zaštiti primjenjuju zakonski i podzakonski propisi koji se odnose na arhivsku građu. Dokumentarna građa čuva se od oštećenja, zloupotrebe i uništenja i ne može se otuđiti dok se iz nje ne odabere arhivska građa. Čuvanje dokumentarne građe obuhvata skup mjera i postupaka u vezi sa čuvanjem izvorne ili reprodukovane dokumentarne građe. Mjere i postupci u vezi sa čuvanjem izvorne ili reprodukovane dokumentarne građe imaju za cilj da obezbijede upotrebljivost njenog sadržaja. Čuvanjem dokumentarne građe obezbjeđuje se njena trajnost, nepromjenljivost, uređenost njenog sadržaja i dokazna vrijednost izvora dokumentarne građe. Arhivsku građu čine zapisi ili dokumenti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihovog nastanka i oblik i nosač zapisa na kojem su zabilježeni, nastali djelovanjem i radom republičkih, zakonodavnih, izvršnih ili sudskih organa, organa jedinice lokalne samouprave, javnih ustanova, privrednih društava, udruženja građana, kao i drugih pravnih i fizičkih lica, a koji su od trajne vrijednosti i značaja za nauku, kulturu, druge društvene potrebe i za pravnu zaštitu lica. Arhivska građa je od interesa za Republiku i uživa njenu zaštitu, kao kulturno dobro. Zapisi ili dokumenti su: -

spisi, isprave, pomoćne kancelarijske i poslovne knjige, kartoteke, karte, nacrti, crteži, plakati, obrasci, slike u pokretu (filmovi, videozapisi), zvučni zapisi,

[84] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    -

mikrooblici, mašinski čitljivi zapisi, datoteke, programi i sredstva za njihovo korištenje.

Dokumentarna i arhivska građa zaštićene su bez obzira na to u čijem su vlasništvu ili posjedu.

5. OBLICI DOKUMENTARNE GRAĐE Dokumentarna građa se može nalaziti u fizičkom obliku i to je građa na fizičkom nosaču zapisa (na papiru, filmu i td.) koji omogućava reprodukciju njenog sadržaja bez upotrebe informaciono-komunikacionih ili drugih tehnologija. Pored toga dokumentarna građa može da se nalazi u elektronskom obliku i to je građa u digitalnom ili analognom obliku. Ako se dokumentarna građa nalazi u digitalnom obliku to je građa čiji je sadržaj zapisan u digitalnom obliku i pohranjen na elektronskom nosaču zapisa, a dokumentarna građa u analognom obliku je građa čiji je sadržaj zapisan u analognom i pohranjen na elektronskom nosaču zapisa.

6. ČUVANJE DOKUMENTARNE I ARHIVSKE GRAĐE Dokumentarna građa mora se čuvati cjelovita, nepromijenjena i sređena, u prostorijama u kojima su obezbjeđeni propisani mikroklimatski, hemijskobiološki i fizičko-tehnički uslovi čuvanja, uz obezbjeđenje dostupnosti ovlašćenim korisnicima, za sve vrijeme njenog čuvanja. Uslovi čuvanja dokumentarne i arhivske građe u Republici Srpskoj propisani su Pravilnikom o uslovima čuvanja dokumentarne građe65, koji je donio ministar prosvjete i kulture Republike Srpske. Dokumentarnu i arhivsku građu dužni su da čuvaju imaoci takve građe. Oni su dužni da osiguraju odgovarajuće prostorije za smještaj dokumentarne građe, koje nazivamo arhivski depo. Pod arhivskim depoima podrazumijevaju se prostorije koje su suve i zračne, zaštićene od neposrednog djelovanja sunčeve svjetlosti, odvojene od ostalih prostorija u objektu, udaljene od izvora otvorenog plamena i od prostorija u kojima su uskladištene lako zapaljive materije, opremljene sistemom za automatsku dojavu požara i opremom za početno gašenje požara, zaštićene od neovlašćenog pristupa, snabdjevene opremom za odlaganje građe koja je primjerena vrsti i obliku građe, zaštićene od vlage, zračenja, prašine, mikroorganizama, insekata, glodara i ostalih fizičkih oštećenja.                                                              65

 Službeni glasnik Republike Srpske" broj 37/10 

[85] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Arhivski depo služi isključivo za smještaj i čuvanje dokumentarne i arhivske građe. Arhivski depoi se osvjetljavaju običnim sijalicama snage 60 W ili neonskom rasvjetom, pri čemu je potrebno voditi računa o tome da obične sijalice emituju manje UV zraka. Optimalni mikroklimatski uslovi za arhivske depoe u kojima se čuva arhivska građa na papiru su: vrijednosti temperature vazduha 13-18 C° i relativne vlažnosti vazduha 55-65%. Prema Pravilniku o zaštiti i čuvanju arhivske građe u Arhivu Bosne i Hercegovine i registraturske građe u institucijama Bosne i Hercegovine u arhivskim depoima temperatura vazduha mora se održavati u rasponu od 10o C- 15o C, a relativna vlažnost od 50% do 60%. Građa u elektronskom obliku čuva se tako da se podaci izdvoje iz sistema u kojem su nastali, odnosno sistema koji omogućava brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, i čuva se u sistemu koji onemogućuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka ili tako da se u sistemu u kojem se nalaze onemogući brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka. Građa u elektronskom obliku arhivira se i čuva u najmanje dva istovjetna primjerka. Primjerci trebaju biti takvi da je iz njih moguće obnoviti podatke i programe potrebne za pregled, korišćenje i obradu podataka u računarskom sistemu u kojem se zapisi čuvaju i obrađuju. Kopije se obavezno čuvaju u odvojenim prostorijama. Pri izradi arhivske kopije obavezno se, u pisanom obliku, opisuju predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, način na koji će se obezbijediti njihovo čuvanje i zaštita od neovlašćenog pristupa ili mijenjanja podataka, način na koji će se provoditi izdvajanje bezvrijednog materijala, da li se zapisi i dalje čuvaju u izvornom informacionom sistemu ili brišu iz njega i način predaje nadležnom arhivu. Prije odlaganja arhivskih kopija obavezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost. Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektronskih zapisa provjeravaju se najmanje jednom godišnje. Arhivske kopije se odlažu zajedno sa programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihov pregled i korišćenje i sa podrobnim uputstvima o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korišćenje i o aplikaciji koja to trenutno omogućava. U slučaju promjene aplikacije za korišćenje ili njene verzije koja zahtijeva novi format zapisa, arhivski podaci se prepisuju u novi format, tako da podaci uvijek budu dostupni na trenutno raspoloživom računarskom sistemu u kojem se zapisi pohranjuju i obrađuju. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obavezno ako su prilikom provjere uočene greške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.

[86] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Imaoci mogu povjeriti dokumentarnu građu na čuvanje drugom pravnom licu, ali pod uslovom da prostorije za smještaj ispunjavaju gore navedene uslove. Imaoci dokumentarne i arhivske građe obezbjeđuju arhivsku opremu pod kojom se podrazumijevaju: - fascikli, registratori i kutije, - police, ormari, kase i kontejneri, - hidrometri, termometri, aparati za suvo gašenje požara i drugi uređaji za kontrolu i održavanje uslova za smještaj i čuvanje dokumentarne i arhivske građe. Police, ormari, kase i kontejneri treba da su napravljeni od metala ili drugog materijala otpornog na vatru i vodu. Stručne poslove čuvanja, zaštite, sređivanja, odabiranja, evidentiranja i davanja na korišćenje javne dokumentarne i arhivske građe mogu da obavljaju lica stručno osposobljena za te poslove.

7. RUKOVANJE ARHIVIRANIM PREDMETIMA Arhiviranim predmetima rukuje ovlašćeni službenik pisarnice (arhivar). Arhivirani predmet kojem treba pridružiti akt, primljen poslije njegovog arhiviranja, izdaje se bez reversa. U ostalim slučajevima predmeti se izdaju samo uz revers. Arhivirani predmeti mogu da se izdaju na korištenje drugim organima samo po odobrenju starješine organa u čijem se sastavu nalazi pisarnica odnosno arhiva. Razgledanje i prepisivanje arhiviranih predmeta i izdavanje i ovjeravanje prepisa dokumenata vrši se na način i po postupku utvrđenom propisima.

8. ŠTA JE JAVNA ARHIVSKA GRAĐA? Javna arhivska građa je građa koja je nastala ili nastaje djelovanjem i radom republičkih, zakonodavnih, izvršnih i sudskih organa, organa jedinica lokalne samouprave, privrednih društava i drugih pravnih i fizičkih lica koja obavljaju javnu službu ili vrše javna ovlašćenja.66 Tu spada i najmanje po jedan primjerak javnih saopštenja, internih, službenih i poslovnih poslodavaca, publikacija i druge slične građe koju je stvaralac javne arhivske građe objavio. Javna arhivska građa odabira se iz javne dokumentarne građe prema stručnim uputstvima nadležnog arhiva.                                                              66

 Član 29., stav 1. Zakona o arhivskoj djelatnosti, »Službeni glasnik RS«, broj 119/08 

[87] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Javna arhivska građa je vlasništvo Republike. Javna arhivska građa koja je u nadležnosti arhiva jedinica lokalne samouprave, vlasništvo je jedinica lokalne samouprave. Javna arhivska građa predaje se nadležnom arhivu u roku koji ne može biti duži od 30 godina od njenog nastanka, ukoliko zakonom nije drugačije propisano. Obaveza predaje odnosi se i na arhivsku građu koja sadrži lične podatke, kao i na građu koja je zakonom ili opštim propisima o zaštiti podataka proglašena povjerljivom.67 Javna arhivska građa predaje se nadležnom arhivu u originalu, sređena, popisana, kompletna i tehnički opremljena. Javna arhivska građa ne može da se otuđi, ali može da se privremeno iznese u inostranstvo na osnovu odobrenja Arhiva Republike. Javna arhivska građa od izuzetnog značaja može da se privremeno iznese u inostranstvo uz saglasnost ministra, na prijedlog Arhiva Republike, uz navođenje roka do kojeg se javna arhivska građa mora vratiti, načina i uslova zaštite javne arhivske građe i drugih uslova pod kojima se javna arhivska građa iznosi i vraća.

9. ŠTA JE PRIVATNA ARHIVSKA GRAĐA? Privatna dokumentarna građa je građa koja je nastala ili nastaje radom pravnih i fizičkih lica, pod uslovom da nije nastala obavljanjem javne službe i da nije u vlasništvu javnih ustanova. Evidentiranje dokumentarne građe u privatnom vlasništvu, za koju se pretpostavlja da ima svojstvo arhivske građe, vrše nadležni arhivi. Vlasnik privatne arhivske građe dužan je da obavijesti nadležni arhiv: - O posjedovanju građe, preduzme mjere zaštite, čuvanja, sređivanja, odabiranja, evidentiranja, konzervacije i restauracije građe i da postupi prema stručnim uputstvima nadležnog arhiva u vezi sa ovim mjerama, nadležnom arhivu dostavi podatke za evidencije koje vode arhivi, - O svim pravnim i fizičkim promjenama u vezi sa građom, omogući nadležnom arhivu uvid u arhivsku građu i, po potrebi, njeno zaštitno snimanje i utvrdi uslove njenog korišćenja. Vlasnik privatne arhivske građe može arhivsku građu da pohrani, pokloni, zavješta ili proda nadležnom arhivu. Takva privatna arhivska građa koja pohranom, poklonom ili kupovinom dođe u posjed nadležnog arhiva dostupna je                                                              67

 Član 32. Zakona o arhivskoj djelatnosti, »Službeni glasnik RS«, broj 119/08 

[88] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    na korišćenje pod uslovima i na način koji se primjenjuje na javnu arhivsku građu. Privatna arhivska građa ne može se uvesti u neku državu, odnosno prevoziti iz inostranstva bez izvozne dozvole države iz koje se arhivska građa izvozi. Vlasnik privatne arhivske građe, za koju se pretpostavlja da ima svojstvo arhivske građe, bez obzira na to da li je upisana u registar, može da ovu izveze, privremeno ili trajno, samo na osnovu odobrenja Arhiva Republike. U slučaju trajnog izvoza privatne arhivske građe, vlasnik privatne arhivske građe dužan je da nadležnom arhivu omogući njeno kopiranje. Arhiv Republike ima pravo preče kupovine arhivske građe u privatnom vlasništvu. Pravo preče kupovine Arhiv Republike može da prepusti drugom arhivu, odnosno arhivu jedinice lokalne samouprave na čijem je području sjedište, odnosno prebivalište vlasnika arhivske građe koja je predmet prodaje. Vlasnici koji privatnu arhivsku građu prodaju oslobođeni su od obaveze plaćanja poreza na promet. Arhiv može dati simboličnu nagradu onim licima koja pomognu u pronalaženju i evidentiranju arhivske građe. U slučaju da privatnoj arhivskoj građi prijeti opasnost od uništenja ili oštećenja, o tome se bez odgađanja obavještava nadležni arhiv.

10. NAČIN ODABIRANJA ARHIVSKE GRAĐE I IZLUČIVANJE BEZVRIJEDNE REGISTRATURSKE GRAĐE Moramo znati da se arhivskom građom ne smatra sav materijal nastao u radu organa i organizacija. Iz registraturske građe vrši se odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijedne registraturske građe na osnovu utvrđenih rokova čuvanja u Listi kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja. Imaoci arhivske i registraturske građe rade liste kategorija komisijski, a članovi komisije su stručni radnici koji poznaju organizaciju poslovanja, vrstu dokumenata i sposobni su da ocijene naučno-istorijski i praktični značaj te građe. Lista kategorija čini popis svih kategorija registraturskog materijala nastalih u radu organa ili organizacije i njihovi rokovi čuvanja. Lista kategorija prema sveobuhvatnosti dijeli se na opšte, resorske i pojedinačne. Polazeći od pristupa utvrđivanju lista kategorija registraturskog materijala razlikujemo: -

Pozitivnu listu kategorija registraturskog materijala u koju se svrstava arhivska građa koja podliježe trajnom čuvanju.

-

Opštu listu kategorija registraturskog materijala u kojoj se utvrđuju rokovi čuvanja i koja se u praksi rijetko koristi.

[89] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    -

Jedinstvenu listu kategorija registraturskog materijala u koju se svrstava cjelokupan registraturski materijal koji se i trajno čuva, ali i onaj materijal sa ograničenim rokovima čuvanja.

Lista kategorija sadrži:  Uvodni dio,  Naziv organa ili organizacije,  redni broj,  klasifikacioni znak,  naziv kategorisanog materijala,  rok čuvanja,  završne odredbe,  potpis i pečat. Uvod sadrži pravni osnov za utvrđivanje liste kategorija i naziv organa koji listu donosi. Naziv liste glasi: “Lista kategorisane registraturske građe s rokovima čuvanja”. Popis kategorisane registraturske građe sadrži: redni broj, klasifikacionu oznaku, vrstu građe, naziv građe, sadržaj građe i rok čuvanja. Redni brojevi označavaju se arapskim brojevima od prvog do posljednjeg broja kategorisane građe obuhvaćene listom. Vrsta, naziv i sadržaj kategorisane građe formulišu se u listi kategorisane registraturske građe na osnovu vrste, naziva i sadržaja dokumenata koji mogu biti: akti, predmeti, serije ili grupe dokumenata, ali koji se međusobno razlikuju po rokovima čuvanja. Redoslijed vrste, naziva i sadržaja kategorisane građe navodi se u listi prema sistemu arhiviranja dokumenata. Kategorija registraturske građe sadrži: kategoriju dokumenata koji se trajno čuvaju i kategoriju dokumenata sa ograničenim rokom čuvanja (2,5 i 10 godina itd.). Registraturska građa koja sadrži podatke od značaja za istoriju i druge naučne oblasti, za kulturu uopšte i druge društvene potrebe, podatke iz nadležnosti rada registraturske građe, kao i podatke o značajnim ličnostima i događajima, određuju se za trajno čuvanje.

[90] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje      LISTA KATEGORIJA REGISTRATURSKOG MATERIJALA SA ROKOVIMA ČUVANJA R/b I 1. 1.1. 2. 2.1. 3. 3.1. 4. 4.1. II 5. 5.1. III 6. 6.1.

Sadržaj – Vrsta predmeta

Rok čuvanja u ekspozituri

Statusna dokumentacija

Rok čuvanja (ukupno) Pravna služba Rok čuvanja u godinama

Dokumentacij u postupku pred sudom

Rok čuvanja u godinama

Rok čuvanja u godinama

Krivični sporovi

Rok čuvanja u godinama

Rok čuvanja u godinama

Ugovori

Rok čuvanja u godinama

Rok čuvanja u godinama

Prinudna naplata Ulazne fakture

Služba za obradu I kontrolu podataka Rok čuvanja u godinama Služba za računovodstvo Rok čuvanja u godinama

Rok čuvanja u godinama

Rok čuvanja u godinama Rok čuvanja u godinama

Slika 34: Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja Imaoci registraturske i arhivske građe odabiru arhivsku građu i izlučuju bezvrijednu registratursku građu najkasnije u roku od jedne godine od dana isteka roka do kada ju je trebalo čuvati, odnosno roka koji je utvrđen u listi kategorija. Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijedne registraturske građe vrši se iz sređene registraturske građe koja je upisana u arhivsku knjigu. Popis bezvrijedne registraturske građe koju treba izlučiti saglasno Listi kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja vrši se komisijski. Komisiju imenuje imalac registraturske i arhivske građe. Popis obavezno sadrži:  Naziv imaoca u čijem je radu nastala registraturska građa ili se kod njega nalazi.  Popis registraturske građe koja se predlaže za izlučivanje radi se:  po godinama nastanka,  po broju registraturskih jedinica,  po naznaci klasifikacionog znaka iz Liste kategorija,  po roku čuvanja koji je utvrđen u Listi,  po količini izlučenog materijala izraženog u jedinicama pakovanja i dužnim metrima i  po podacima o fizičkom stanju i sačuvanosti fonda iz koga je odabrana arhivska građa i izlučena bezvrijedna registraturska građa. Takav komisijski urađen popis šalje se Arhivu koji pregleda listu popisa.

[91] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Predstavnik Arhiva može prihvatiti u cjelini ili djelomično popis bezvrijedne građe. Imaoci registraturskog materijala i arhivske građe su dužni predati arhivsku građu nadležnom arhivu, osim ako im nije povjerena na čuvanje i korišćenje, najkasnije u roku od 50 godina od njenog nastanka. Rok predaje se može i produžiti u saglasnosti sa nadležnim arhivom u slučaju da nadležni arhiv nema obezbijeđenje propisane uslove za čuvanje arhivske građe.

11. VOĐENJE EVIDENCIJA I KNJIGA Arhivi vode:  registar fondova i zbirki,  knjigu ulaznog inventara,  knjigu depozita,  knjigu otkupa i poklona,  evidenciju smještaja arhivskih fondova i zbirki u depoima i  evidenciju korisnika i korišćene arhivske građe. Evidencije i pripadajuća dokumentacija čuvaju se trajno. Registar fondova i zbirki sadrži sledeće podatke:  signature fonda odnosno zbirke,  naziv fonda, odnosno zbirke,  klasifikaciona oznaka fonda, odnosno zbirke,  naziv i vrijeme djelovanja stvaraoca arhivske građe,  početna i završna godina razdoblja u kojem je arhivska građa nastala,  količina arhivske građe, izražena u dužnim metrima i broju tehničkih jedinica,  datum(e) preuzimanja građe u arhiv i  naziv(e) predavaoca. U knjigu ulaznog inventara unose se sljedeći podaci:  redni broj,  broj i datum zapisnika o prijemu,  naziv fonda,  raspon godina (od-do),  od koga je primljen,  gdje je bio smješten do preuzimanja,  količina (kutija, svežnjeva, knjiga, dokumenata),  vrsta materijala i stepen sređenosti,  otkup, poklon (vrijednost),  smještaj fonda u depou,  oznaka kategorije fonda i  primjedba.

[92] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Zapisnik o prijemu Redni broj 1.

Količina materijala 8. 9.

Broj

Datum

2.

3.

Stepen sređenosti 10.

Naziv fonda

Raspon godina od-do

Od koga je primljen

Smještaj do preuzimanja

4.

5.

6.

7.

Otkup, poklon 11.

Smještaj fonda 12.

Kategorija fonda 13.

Primjedba 14.

Slika 35: Knjiga ulaznog inventara Uz knjigu ulaznog inventara vode se karton fonda i azbučni indeks. U karton fonda unose se sledeći podaci:  broj i datum zapisnika o prijemu,  od koga je fond preuzet,  sadržaj i količina,  granične godine (od-do),  sređenost (stepen i način),  oznaka kategorije fonda,  smještaj i  primjedbe. Broj i datum zapisnika o prijemu 1.

Od koga je fond preuzet 2.

Sadržaj i količina

Granične godine od-do

Sređenost (stepen i način)

Oznaka kategorije fonda

Smještaj

Primjedba

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Slika 36: Karton fonda U azbučni indeks se unose sledeći podaci:  redni broj,  naziv fonda, odnosno zbirke i  raspon godina.

[93] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Redni broj 1.

Naziv fonda / zbirke 2.

Raspon godina (od – do) 3.

Slika 37: Azbučni indeks U knjigu depozita unose se sledeći podaci:  redni broj,  broj zapisnika o deponovanju,  prezime i ime odnosno naziv deponenta,  zanimanje, odnosno djelatnost i adresa deponenta,  naziv i sjedište stvaraoca,  sadržaj depozita, granične godine građe i količina,  smještaj,  datum deponovanja,  vrijeme čuvanja i  bilješke. Redni broj

Broj zapisnika o deponova nju

Prezime, ime, naziv deponenta

Zanimanje ili djelatnost i adresa deponenta

Naziv i sjedište stvaraoca

Sadržaj depozita, granične godine i količina

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Datum deponovanja

Vrijeme čuvanja

Bilješke

Smještaj

7.

8.

9.

10.

Slika 38: Knjiga depozita Posebno se vodi knjiga otkupljene i poklonjene građe u koju se unose sledeći podaci:  redni broj,  broj i datum zapisnika o poklonu ili otkupu,  naziv fonda ili zbirke,  od koga je primljeno ili otkupljeno,  mjesto gdje je ranije ta građa bila smještena,  količina otkupljene ili poklonjene građe,  vrsta i stepen otkupljene ili poklonjene građe,  otkupna vrijednost građe, smještaj i  eventualne primjedbe. Redni broj 1.

Broj 2.

Zapisnik datum 3.

Naziv fonda ili zbirke 4.

[94] 

Primljeno – otkupljeno od 5.

Raniji smještaj 6.

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Količina

Vrsta

Stepen

7.

8.

9.

Otkupna vrijednost 10.

Smještaj

Primjedbe

11.

12.

Slika 39: Knjiga otkupljene i poklonjene građe U evidenciju smještaja arhivskih fondova i zbirki u depoima unose se oznake:  depoa,  sprata,  prostorije,  police,  reda i  pregrade. Imaoci registraturske građe, iz nadležnosti Arhiva Bosne i Hercegovine, obavezni su voditi arhivsku knjigu. Arhivska knjiga je evidencija koja se vodi u okviru kancelarijskog poslovanja i predstavlja opšti inventarski pregled cjelokupne registraturske građe nastale radom stvaraoca ili njenog imaoca. Upis registraturske građe u arhivsku knjigu vrši se po godinama, klasifikacionim oznakama, vrsti i količini građe. U arhivsku knjigu obavezno se upisuje datum upisa u arhivsku knjigu, godina nastanka arhivske građe, klasifikacioni znak, sadržaj, količina i mjesto gdje je smješten registraturski material, i na kraju primjedba. Registraturska građa upisuje se u arhivsku knjigu po sistemu arhiviranja u pisarnici. Arhivska građa koja se nalazi kod imaoca građe, a ne u nadležnom arhivu, takođe se evidentira u arhivsku knjigu. Nakon završenog upisa registraturske građe u arhivsku knjigu, na registraturskim jedinicama pakovanja ispisuju se redni brojevi iz arhivske knjige koji ujedno predstavlja i inventarski broj. Redni broj

Datum upisa

1.

2.

Godina nastanka (od-do) 3.

REGISTRATURSKI MATERIJAL Klasifikacioni Sadržaj Količina Smještaj znak 4. 5. 6. 7.

Primjedba 8.

Slika 40: Arhivska knjiga Arhivska knjiga predstavlja pregled cjelokupnog registraturskog materijala nastalog u radu organa ili organizacije. U arhivsku knjigu upisuju se registraturske jedinice u koje se odlažu registraturski materijali po godinama njihovog nastanka, klasifikacionim oznakama, količini i vrsti materijala. Nakon [95] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    upisa u arhivsku knjigu na registraturski materijal se upisuje broj iz arhivske knjige i rokovi čuvanja tog registraturskog materijala. Upisivanje podataka u arhivsku knjigu svrši se na sledeći način: 

U rubriku „redni broj“ upisuju se brojevi od 1 pa nadalje. Brojevi teku u kontinuitetu;



U rubriku „datum upisa“ upisuju se dan, mjesec i godina upisa;



U rubruku „godina nastanka“ unosi se godina ili raspon godina u kojem je materijal nastao;



U rubriku „klasifikaciona oznaka“ upisuje se klasifikaciona oznaka utvrđena listom kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja;



U rubriku „sadržaj“ upisuje se naziv materijala utvrđena listom kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja;



U rubriku „količina“ upisuje se ukupan broj registraturskih jedinica istovrsnog materijala (registratora, fascikla, poveza ili knjiga);



U rubriku „smještaj“ upisuju se podaci koji identifikuju smještaj svih registraturskih jedinica;



U rubriku „napomena“ upisuje se napomene o svim promjenama u vezi sa jedinicama dokumentacije (podaci o nestalim, oštećenim ili uništenim jedinicama, broj i datum rješenja kojim je odobreno izlučivanje, datum predaje drugom organu ili nadležnom arhivu itd.)

Pored arhivske knjige arhivi vode i knjigu evidencije arhivske i registraturske građe koja se nalazi van arhiva. U ovu knjigu se unose podaci:  naziv i sjedište imaoca građe,  naziv fonda,  granične godine fonda,  ime, prezime i zvanje zaduženog lica,  osnovne serije građe,  stanje sređenosti,  izlučeni registraturski material,  kontrolni pregledi i eventualne primjedbe. Naziv i sjedište imaoca

Naziv fonda

Granične godine fonda

Ime, prezime i zvanje zaduženog lica

Osnovne serije građe

Stanje sređenosti

Izlučivanje b.r.m.

Kontrolni pregledi

Primjedbe

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Slika 41: Knjiga evidencije arhivske i registraturske građe [96] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    U knjizi registra arhiva unose se sledeći podaci:  redni broj,  naziv i sjedište arhiva,  naziv i sjedište osnivača,  datum i broj prijave upisa,  datum i broj rješenja o upisu,  datum i broj osnivačkog akta,  područje,  registarski organ,  broj i datum akta o registraciji,  zadaci i namjena arhiva,  broj fondova,  članovi organa upravljanja,  broj i kvalifikaciona struktura zaposlenih radnika,  pravni status i  eventualne primjedbe. Redni broj upisa 1.

Područje

10.

Nazivi i sjedište arhiva 2.

Registarski organ 11.

Naziv i sjedište osnivača 3.

Broj i datum akta o registraciji 12.

Prijava upisa Datum Broj

Rješenje o upisu Datum Broj

4.

5.

6.

Zadaci i namjena arhiva

Broj fondova

Članovi organa upravljanja

13.

14.

15.

Osnivački akt Datum Broj

7.

8.

Zaposleni radnici Broj Kvalifikaciona struktura 16.

17.

9.

Pravni status

Primjedbe

18.

19.

Slika 42: Knjiga registra arhiva

12. ROKOVI ČUVANJA DOKUMENTACIJE Za svaku jedinicu dokumentacije (akt, predmet, dosije) organ ili organizacija utvrđuje rok čuvanja. Rok čuvanja ne može da bude kraći od roka utvrđenog propisom ili odlukom nadležnog organa, odnosno od roka utvrđenog listom kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja. Ukoliko se pojedine jedinice dokumentacije čuvaju u više primjeraka, za neke od primjeraka može da se utvrdi kraći rok čuvanja, ali pod uslovom da se po isteku roka čuvanja čuva najmanje jedan primjerak te jedinice.

[97] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Za pojedine jedinice dokumentacije organ uprave može da utvrdi duže rokove čuvanja ukoliko su mu te jedinice potrebne u operativne, dokazne ili druge svrhe. Organ ili organizacija je dužan da redovno (jednom godišnje) izlučuje dokumentaciju čiji je rok čuvanja istekao. Starješina organa za svaki postupak izlučivanja donosi odluku o tome iz koje će se dokumentarne cjeline izlučivati bezvrijedan materijal i imenuje komisiju ili pojedinca koji neposredno provode postupak izlučivanja. Komisija ili pojedinac sačinjavaju spisak dokumentacije koja će se izlučiti. U ovom spisku posebno se navodi dokumentacija čiji rok čuvanja nije istekao, kao i dokumentacija koja se ne predviđa za izlučivanje, iako joj je istekao rok čuvanja. Spisak se dostavlja starješini organa radi davanja odobrenja. Ako su u spisku navedene jedinice dokumentacije čiji rok čuvanja nije istekao ili nisu navedene jedinice čiji je rok čuvanja istekao, te se stavke u spisku posebno obrazlažu. Spisak se sačinjava u skladu sa propisima kojima je regulisan postupak izlučivanja bezvrijednog registraturskog materijala kod imalaca. Starješina organa potvrđuje prijedlog dokumentacije koja se predlaže za uništenje i spisak te dokumentacije dostavlja nadležnom arhivu u dva primjerka. Ukoliko je organ prethodno pribavio saglasnost za izlučivanje pojedinih vrsta dokumentacije od arhiva on nije obavezan da spisak bezvrijednog registraturskog materijala dostavi nadležnom arhivu. Organ ne može da izluči dokumentaciju za čije izlučivanje nije pribavio saglasnost nadležnog arhiva. O izlučivanju se sačinjava zapisnik. Bezvrijedni registraturski materijal uništava se na način kojim se obezbjeđuje zaštita tajnih podataka. Tajni podaci uništavaju se u potpunosti ili se brišu tako da ostanu trajno nečitljivi. Licima koji učestvuju u postupku izlučivanja onemogućiće se uvid u tajne podatke ukoliko u iste nemaju pravo uvida.

13. PRIMOPREDAJA ARHIVSKE GRAĐE NADLEŽNOM ARHIVU Primopredaja javne arhivske građe obavlja se komisijski. Komisiju za primopredaju čine tri predstavnika imaoca i dva predstavnika Arhiva. Građa se predaje sređena, popisana, kompletna i tehnički opremljena. Original je svaki izvorni zapis, bez obzira na njegovu vrstu, oblik, tehniku izrade ili pravni značaj, koji karakterišu vjerodostojnost i pouzdanost. Popisana građa je ona građa koja je popisana po godinama, sadržaju (vrsti) i količini. Popis arhivske građe sadrži:  naziv stvaraoca građe,  podatke o vremenskom terminu u kojem je građa nastala,  ukupnu količinu građe koja se predaje, odnosno preuzima, izraženu u

[98] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

   

dužnim metrima i broju tehničkih jedinica (knjiga, arhivskih kutija, poveza, fascikala, magnetnih traka, disketa, optičkih diskova, CD ROMova), odnosno broju logičkih jedinica u slučaju primopredaje digitalnih nosača zapisa, redne brojeve tehničkih jedinica, opis sadržaja tehničkih jedinica, podatke o licu koje je sačinilo popis i datum izrade popisa.

Kompletna građa je cjelokupna građa nastala u određenom periodu, uključujući i:  osnovne i pomoćne evidencije o dokumentarnoj i arhivskoj građi,  povjerljive dokumente, bez obzira na stepen povjerljivosti,  zbirke ličnih podataka koje imaju značaj arhivske građe i  materijale nastale u informaciono-dokumentacionoj djelatnosti njenog stvaraoca (interne publikacije, pozivi, prospekti, leci i sličan material). Tehnički opremljena građa je ona građa koja je odložena u odgovarajuće tehničke jedinice (arhivske kutije i fascikli), sa ispisanim spoljašnjim oznakama, čime se olakšava manipulacija građom, obezbjeđuje njeno čuvanje i sprečava fizičko oštećenje. Na tehničkim jedinicama ispisuju se sledeći podaci:  naziv stvaraoca građe,  redni broj tehničke jedinice,  sadržaj građe i  godina (po potrebi i datum) ili vremenski period nastanka građe. Prilikom primopredaje građe sastavlja se zapisnik koji obavezno sadrži sledeće podatke:  naziv imaoca,  mjesto i datum primopredaje,  naziv fonda, odnosno stvaraoca čijim je radom nastala građa koja je predmet primopredaje,  naziv zbirke ili arhivske građe kada se predaju pojedinačni dokumenti,  kratak istorijat stvaraoca građe koja se preuzima,  stanje građe (stepen sređenosti, kompletnosti i dr.),  napomene o načinu i uslovima korišćenja građe,  obaveze imaoca u pogledu obezbjeđenja troškova smještaja i transporta građe.

14. KORIŠTENJE ARHIVSKE GRAĐE U ARHIVIMA Arhivima koji su od nastanka namijenjeni javnosti, pristup javnoj arhivskoj građi je slobodan. Arhivska građa je pod jednakim uslovima dostupna svim ovlašćenim korisnicima. Javna arhivska građa u arhivima daje se na korišćenje u

[99] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    službene, naučne, kulturne, obrazovne i druge opravdane svrhe, radi izlaganja i objavljivanja, ostvarenja ili zaštite ličnih prava. Odobrenje za korišćenje javne arhivske građe izdaje se na osnovu pisanog zahtjeva. Lica kojima je omogućen uvid u arhivsku građu dužna su da čuvaju tajnost podataka sadržanih u arhivskoj građi. Javnu arhivsku građu mogu bez ograničenja da koriste stvaraoci čijim je radom ona nastala i u svrhe radi kojih je nastala. Ukoliko se pretpostavlja da bi usljed korišćenja došlo do uništenja ili oštećenja originalne arhivske građe, na korišćenje će se izdati njene kopije. Dokumenti pohranjeni u arhivu, koji su državnim organima, organima jedinice lokalne samouprave ili nosiocima javnih ovlašćenja potrebni u službene svrhe, odnosno koji su pravnim ili fizičkim licima potrebni radi ostvarivanja njihovih prava, izdaju se u obliku ovjerene kopije. U izuzetnim slučajevima, kada je korišćenje originala neophodno, organu koji vodi postupak arhiv će na određeno vrijeme i na osnovu pisanog sporazuma, izdati na korišćenje originalnu arhivsku građu, s tim što će se na teret organa izraditi njena zaštitna kopija. Arhiv vodi evidenciju o korisnicima i korišćenoj arhivskoj građi. U knjizi evidencije o korisnicima evidentiraju se sledeći podaci:  redni broj,  datum podnošenja zahtjeva,  datum i broj odobrenja korišćenja,  ime i prezime korisnika,  broj identifikacionog dokumenta,  adresa,  državljanstvo,  profesija i zaposlenje,  svrha istraživanja,  naziv teme istraživanja,  signatura,  broj arhivske jedinice,  datum korišćenja,  datum vraćanja,  naručene usluge i prijem štampanog teksta. Redni broj 1.

Datum podnošenja zahtjeva 2.

Odobrenje Datum 3.

Broj 4.

Ime i prezime korisnika 5.

Broj identifikacionog dokumenta 6.

[100] 

Adresa

Državljanstvo

7.

8.

Profesija i zaposlenje 9.

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Svrha istraživanja

Naziv teme

Signatura

10.

11.

12.

Broj arhivske jedinice 13.

Datum korišćenja

Datum vraćanja

Naručene usluge

14.

15.

16.

Prijem štampanog teksta 17.

Slika 43: Knjiga evidencije o korisnicima i korišćenoj arhivskoj građi Korišćenje arhivske građe i informativnih sredstava u arhivima je besplatno. Ako javna arhivska građa koja od vremena svog nastanka nije bila namijenjena i dostupna javnosti postaće dostupna javnosti na korišćenje poslije 30 godina od njenog nastanku, ili ako korištenje ranije odobri njen stvaralac. Javna arhivska građa koja sadrži podatke koji se odnose na odbrambena i međunarodna pitanja, pitanja državne i javne bezbjednosti, ekonomske interese Republike, povjerljive komercijalne interese ili prava pojedinca, a čije je objavljivanje protivno interesima Republike, postaje dostupna za korišćenje po isteku 50 godina od njenog nastanka. Javna arhivska građa koja sadrži osjetljive lične podatke o rasnoj ili nacionalnoj pripadnosti, političkom, vjerskom ili filozofskom uvjerenju, članstvu u političkim strankama ili sindikalnim organizacijama, zdravstvenom stanju, seksualnom životu, osuđivanosti i slično, a na osnovu kojih je moguće identifikovati pojedinca (matične knjige, medicinska dokumentacija, personalni dosijei, krivični predmeti, kaznene evidencije i slično), dostupna je na korišćenje 70 godina nakon nastanka, odnosno 10 godina po smrti lica na koje se odnosi, ukoliko je ovaj datum poznat. Ovakva javna arhivska građa može da se koristi i prije predviđenog roka, ako je od nastanka namijenjena javnosti, ili ako na to pristane lice na koje se ona odnosi, odnosno njegov ili njen bračni drug, djeca ili roditelji poslije njegove ili njene smrti. Javna arhivska građa društveno-političkih organizacija, organa unutrašnjih poslova i pravosudnih organa koji su ranije djelovali na teritoriji Republike, dostupna je bez ograničenja, izuzimajući građu koja sadrži osjetljive lične podatke pribavljene kršenjem čovjekovih prava i sloboda, a koja se odnosi na lica koja nisu bila nosioci javnih funkcija. Ovi rokovi mogu se izuzetno skratiti ako je korišćenje javne arhivske građe neophodno u naučne svrhe, ili ukoliko javni interes preovlađuje nad interesima koji se štite. Prilikom preuzimanja arhivske građe iz arhive na korišćenje nadležni službenik izdaje revers.

[101] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Arhivi _______________________________________________________ (naziv organa) Za potrebe ____________________________________________ izdati akt – predmet – dosije, evidencioni broj _____________ / ______ koji se odnosi na ___________________________________________________________ ______________ (datum)

Potpis: ___________________

REVERS Potvrđujem da sam iz arhive ______________________________________ (naziv organa) Preuzeo akt – predmet – dosije, evidencioni broj _____________ /______ Preuzeti akt – predmet – dosije vratiću do __________________________ ___________________ (datum izdavanja) Izdao:

Primio:

_____________

_____________

 

Slika 44: Primjer reversa

[102] 

VI KULTURNA DOBRA Kulturna dobra su stvari i tvorevine materijalne i duhovne kulture od interesa za državu koje uživaju posebnu zaštitu utvrđenu zakonom. Sistem zaštite i korišćenje kulturnih dobara i utvrđivanje uslova za obavljanje djelatnosti zaštite kulturnih dobara u Republici Srpskoj uređuju se Zakonom o kulturnim dobrima68 i Zakonom o izmjenama i dopunama zakona o kulturnim dobrima69. Kulturnim dobrima, prema Konvenciji za zaštitu kulturnih dobara u slučaju oružanih sukoba70, se smatraju:  pokretna ili nepokretna dobra, koja su od velikog značaja za kulturnu baštinu svakog naroda kao: spomenici arhitektura, umjetnosti ili istorije, vjerski ili laički, arheološka mjesta, skup građevina koje su kao cjelina od istorijskog ili umjetničkog interesa, umjetnička djela, rukopisi, knjige i drugi predmeti umjetničkog, istorijskog ili arheološkog interesa, kao i naučne kolekcije i važne kolekcije knjiga, arhiva, ili reprodukcija naprijed navedenih dobara;  zgrade čija je glavna i efektivna namjena da čuvaju ili da izlažu pokretna kulturna dobra, kao što su muzeji, velike biblioteke, arheološka skladišta, kao i skladišta određena za sklanjanje pokretnih kulturnih dobara u slučaju oružanog sukoba;  centri u kojima se nalazi značajni broj kulturnih dobara, takozvani centri u kojima su sakupljeni kulturni spomenici. Kulturna dobra, prema odredbama Zakona o kulturnim dobrima, mogu biti nepokretna i pokretna. Prema fizičkim, umjetničkim, kulturnim, naučnim i istorijskim svojstvima, nepokretna kulturna dobra su:

 Spomenici kulture, to su građevinsko-arhitektonski objekti, graditeljske cjeline, dijelovi objekta ili cjeline, objekti narodnog graditeljstva, drugi nepokretni objekti, djela monumentalnog i dekorativnog slikarstva, crvenog freskoslikarstva i ikona, vajarstva, primjenjenih umjetnosti i                                                              68

 Službeni glasnik Republike Srpske, broj 11/95   Službeni glasnik Republike Srpske, broj 103/08  70  Sačinjena u Hagu, 14. maja 1954.g. 69

 

[103] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    tehničke kulture, kao i pokretna sredstva koja čine autentičnu cjelinu sa tim objektima.  Prostorne kulturno-istorijske cjeline su urbana ili ruralna naselja ili njihovi dijelovi, odnosno prostor više nepokretnih kulturnih dobara.  Arheološka nalazišta su dio zemljišta ili površine pod vodom koji sadrži ostatke građevina ili drugih nepokretnih objekata, grobnih i drugih nalaza, kao i pokretne predmete iz ranijih istorijskih perioda.  Znamenita mjesta su prostori koji se tiču događaja od posebnog značaja za istoriju i duhovni život naroda koji su živjeli na tom području, područje sa izraženim elementima prirodnih i radom stvorenih vrijednosti kao jedinstvene cijeline, kao i spomen-grobovi ili groblja i druga spomen obilježija koja su podignuta radi trajnog očuvanja uspomene na značajne događaje, ličnosti i mjesta iz nacionalne istorije naroda (memorijali). Zaštićena okolina nepokretnog kulturnog dobra uživa zaštitu kao i kulturno dobro.

1. POKRETNA I NEPOKRETNA KULTURNA DOBRA Pokretna kulturna dobra su:  Umjetnička djela i istorijski predmeti. To su djela ili predmeti koji samostalno ili u grupi imaju poseban značaj za upoznavanje istorijskog, kulturnog, naučnog i tehnološkog razvitka, kao i dokumentacioni materijal uz te predmete.  Arhivska građa koju čine izvorni i reprodukovani pisani i drugi dokumentacioni materijali utvrđeni zakonom kojim se uređuje arhivska djelatnost, od posebnog istorijskog, duhovnog, kulturnog ili naučnog značaja.  Filmska građa koju čine negativ i kopija filma, original i kopija video trake i drugi filmski materijali utvrđeni zakonom kojim se uređuje filmska djelatnost, od posebnog kulturnog, umjetničkog, istorijskog ili naučnog značaja.  Stara i rijetka knjiga je štampani materijal ili knjiga, koja uživa zaštitu. Pokretnim kulturnim dobrom može se utvrditi i zbirka ili fond, ako predstavljaju cjelinu.

2. KULTURNA DOBRA OD IZUZETNOG I VELIKOG ZNAČAJA Kulturna dobra se razvrstavaju u sledeće kategorije:  Kulturna dobra od izuzetnog značaja,

[104] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     Kulturna dobra od velikog značaja i  Ostala kulturna dobra. Kulturno dobro od izuzetnog značaja je ono kulturno dobro koje ima poseban značaj za istorijski, duhovni i kulturni razvoj konstitutivnih naroda i nacionalnih manjina, predstavlja jedinstvene (raritetne) primjerke stvaralaštva svog vremena, svjedoči o presudnim događajima i ličnostima i o njihovom djelovanju u nacionalnoj istoriji, ima izuzetnu umjetničku, ili estetsku vrijednost i ima uticaj na razvoj društva, kulture, nauke i tehnike. Kulturno dobro od velikog značaja je ono kulturno dobro koje je značajno za jedno područije ili razdoblje, svjedoči o društvenim pojavama, odnosno uslovima društveno-ekonomskog i kulturno-istorijskog razvoja konstitutivnih naroda i nacionalnih manjina u određenim razdobljima i koje svjedoči o značajnim događajima i istaknutim ličnostima iz istorije konstitutivnih naroda i nacionalnih manjina. Ostala kulturna dobra su ona dobra koja ne smatramo kulturnim dobrom od izuzetnog značaja i kulturnim dobrom od velikog značaja, ali predstavljaju vrijednost od posebnog značaja. Stvari i tvorevine za koje se pretpostavlja da imaju svojstva od posebnog značaja za kulturu, umjetnost i istoriju, uživaju zaštitu utvrđenu zakonom nazivamo dobrima koja uživaju prethodnu zaštitu. Kulturno dobro i dobro koje uživa prethodnu zaštitu ne smije se iznositi niti izvoziti u inostranstvo.

3. INSTITUCIJE ZAŠTITE KULTURNIH DOBARA Institucije u Republici Srpskoj koje vrše djelatnost zaštite spomenika kulture su Zavod i Arhiv Republike Srpske, koje su centralne ustanove zaštite. Pored Zavoda i Arhiva Republike Srpske zaštitu vrše i Muzej Republike Srpske, Muzej savremene umjetnosti Republike Srpske, Javna ustanova Kinoteka Republike Srpske, Narodna i univerzitetska biblioteka Republike Srpske. Zavod vrše djelatnost zaštite spomenika kulture, prostornih kulturno-istorijskih cjelina, arheoloških nalazišta i znamenitih mjesta. Pored navedenih poslova Zavod vrši i sledeće poslove:  Proučava nepokretna kulturna dobra i izrađuje studije, elaborate i projekte s odgovarajućom dokumentacijom radi najcjelishodnije zaštite i korišćenja određenog nepokretnog kulturnog dobra,

[105] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     Učestvuje u postupku pripremanja prostornih i urbanističkih planova putem dostavljanja raspoloživih podataka i uslova zaštite nepokretnih kulturnih dobara i učestvuje u razmatranju prijedloga prostornih i urbanističkih planova,  Objavljuje građu o preduzetim radovima na nepokretnim kulturnim odbrima,  Izrađuje projekte za izvođenje radova na nepokretnim kulturnim dobrima i izvodi te radove, u skladu sa zakonom,  Ostvaruje uvid u provođenje mjera zaštite i korišćenja nepokretnih kulturnih dobara, odnosno vrši stručni nadzor,  Pruža stručnu pomoć i unapređuje rad na zaštiti nepokretnih kulturnih dobara, a posebno u pogledu savremenih metoda stručnog rada,  Vodi brigu o stručnom usavršavanju radnika koji rade na poslovima zaštite,  Obrazuje i vodi kompjuterski informacioni centar nepokretnih kulturnih dobara po vrstama,  Stara se o jedinstvenoj primjeni kriterijuma u pogledu predlaganja za utvrđivanje nepokretnosti za kulturno dobro,  Stara se o jedinstvenoj primjeni međunarodnih konvencija i drugih međunarodnih akata o kulturnim dobrima,  Daje saglasnost za pokretna dobra koja uživaju prethodnu zaštitu da se mogu privremeno iznositi ili trajno izvesti u inostranstvo, te  Obavlja i druge poslove utvrđene zakonom. Muzej Republike Srpske i Muzej savremene umjetnosti Republike Srpske i drugi muzeji, koje za pojedina područja i prema vrstama odrede te centralne ustanove, vrše djelatnost zaštite umjetničkih djela i istorijskih predmeta. Arhiv Republike Srpske vrši djelatnost zaštite arhivske građe i registraturskog materijala. Javna ustanova Kinoteka Republike Srpske vrši djelatnosti zaštite filmske arhivske građe. Narodna i univerzitetska biblioteka Republike Srpske, matične i druge biblioteke, koje odredi Narodna i univerzitetska biblioteka Republike Srpske, vrše djelatnost zaštite stare i rijetke knjige. [106] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Zavod, Arhiv Republike Srpske i ostale ustanove zaštite imaju pravo aktivne legitimacije u pogledu ostvarivanja mjera zaštite i korišćenja kulturnih dobara i pokretanje krivičnog i prekršajnog postupka. Arhiv Republike Srpske, Muzej Republike Srpske, Muzej savremene umjetnosti Republike Srpske, Javna ustanova Kinoteka Republike Srpske i Narodna i univerzitetska biblioteka Republike Srpske, kao centralne institucije zaštite i centralne ustanove zaštite vrše i sledeće poslove:  Donose stručna uputstva o uslovima i načinu čuvanja, korišćenja i održavanja odgovarajuće vrste pokretnih kulturnih dobara i staraju se o njihovom provođenju, kao i obezbjeđenju od požara, fizičko-hemijskog i biološkog oštećenja i krađe,  Ostvaruju uvid u stanje pokretnih kulturnih dobara, a posebno u pogledu savremenih metoda stručnog rada,  Vode brigu o stručnom usavršavanju radnika koji rade na poslovima zaštite pojedinih vrsta pokretnih kulturnih dobara,  Obrazuju i vode kompjuterske informacione centre pokretnih i kulturnih dobara po vrstama, te  Obavljaju i druge poslove zaštite utvrđene zakonom.

4. MEĐUNARODNI DOKUMENTI KOJI SE ODNOSE NA ZAŠTITU KULTURNIH DOBARA Od međunarodnih dokumenata, koji se odnose za zaštitu kulturnih dobara usvojena je, na prijedlog Vlade Italije u Rimu juna 1995.g. UNIDROITkonvencija o ukradenim ili nezakonito izvezenim kulturnim dobrima. Pored UNIDROIT-konvencije 14.maja 1954.g. u Hagu je sačinjena Konvencija za zaštitu kulturnih dobara u slučaju oružanog sukoba.

4.1. UNIDROIT‐konvencija Zemlje potpisnice ove konvencije na Diplomatskoj konferenciji za usvajanje Nacrta UNIDROIT-ove konvencije o međunarodnom povratu ukradenih ili nezakonito izvezenih kulturnih dobara, uvjerene u suštinsku važnost zaštite kulturne baštine i kulturne razmjene za promovisanje razumijevanja među narodima, te širenja kulture za dobrobit čovječanstva i napredak civilizacije, zabrinute zbog nezakonite trgovine kulturnim dobrima i nepopravljive štete koju ona često nanosi, kako samim dobrima tako i kulturnoj baštini nacionalnih, [107] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    plemenskih, autohtonih ili drugih zajednica, kao i baštini svih naroda, a posebno pljačkanjem arheoloških nalazišta što kao rezultat ima nenadoknadiv gubitak arheološke, istorijske i naučne informacije, odlučne da efikasno pridonesu borbi protiv nezakonite trgovine kulturnim dobrima preduzimanjem važne mjere utvrđivanja zajedničkih, minimalnih pravnih pravila za restituciju i povrat kulturnih dobara između država ugovornica, sa svrhom poboljšanja očuvanja i zaštite kulturne baštine u interesu svih, uvažavajući rad raznih tijela koja se bave zaštitom kulturne baštine, a naročito UNESCO Konvenciju iz 1970., o nezakonitoj trgovini, dogorile su se o potpisivanju ove Konvencije. Ova Konvencija se primjenjuje na zahtjeve koji imaju međunarodno značenje za:  restituciju ukradenih kulturnih dobara i  povrat kulturnih dobara odnesenih s teritorije države ugovornice suprotno njenom zakonodavstvu koje uređuje izvoz kulturnih dobara sa svrhom zaštite njene kulturne baštine. U smislu ove Konvencije, kulturna dobra su oni predmeti koji su na vjerskoj ili svjetovnoj osnovi važni za arheologiju, praistoriju, istoriju, književnost, umjetnost ili nauku, a pripadaju jednoj od sledećih grupa:       

rijetke zbirke i primjerci faune, flore i minerala, anatomski primjerci, te predmeti od paleontološkog interesa; dobra vezana uz istoriju, uključujući istoriju nauke i tehnologije, te vojnu i društvenu istoriju, dobra vezana za život narodnih vođa, mislilaca, naučnika i umjetnika, te za događaje od nacionalnog značaja; nalazi arheoloških iskopavanja (bilo regularnih bilo nedopuštenih) ili arheoloških otkrića; dijelovi umjetničkih ili istorijskih spomenika odnosno dijelovi arheoloških nalazišta; antikviteti stariji od stotinu godina, poput natpisa, novčića ili ugraviranih pečata; etnološki predmeti; dobra od umjetničkog interesa, kao što su: ‐ slike i crteži svih vrsta tehnike u cjelini napravljeni rukom na svakom materijalu (izuzev industrijskog dizajna i ručno obrađenih predmeta zanatske proizvodnje), ‐ originalna djela spomeničke plastike i skulptura u svakom materijalu; ‐ originalna grafika, otisci i litografije; ‐ originalne umjetničke montaže i instalacije u svakom materijalu; ‐ rijetki rukopisi i inkunabule, stare knjige, isprave i publikacije od posebnog interesa (istorijskog, umjetničkog, naučnog, književnog, itd.), pojedinačno ili u zbirkama;

[108] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    ‐ poštanske, taksene i slične marke, pojedinačno ili u zbirkama; ‐ arhivska građa, uključujući tonske zapise, fotografske i kinematografske arhive; ‐ dijelovi namještaja stariji od stotinu godina i stari muzički instrumenti.

4.2. Konvencija za zaštitu kulturnih dobara u slučaju oružanog sukoba Osim Jugoslavije, ovoj Konvenciji su pristupile sledeće države: Albanija, Austrija, Belgija, Brazil, Bugarska, Burma, ČSSR, DR Nemačka, Dominikanska Republika, Ekvador, Egipat, Francuska, Gabon, Gana, Gvineja, Holandija, Sveta Stolica, Indija, Indonezija, Irak, Iran, Izrael, Italija, Jemen, Jordan, Kipar, Kuba, Kuvajt, Kamerun, Katar, Kampućija, Liban, Libija, Lihtenštajn, Luksemburg, Madagaskar, Malezija, Mali Meksiko, Monako, Mongolija, Mađarska, Maroko, Nikaragva, Niger, Nigerija, Norveška, Oman, Obala Slonovače, Pakistan, Panama, Poljska, Rumunija, SR Nemačka, San Marino, Saudijska Arabija, Sudan, SSSR, SSSR-Ukrajina, SSSR-Belorusija, Sirija, Španija, Švajcarska, Tajland, Tanzanija, Turska, Zair i Gornja Volta. Razvoj međunarodnog sistema zaštite kulturnih i prirodnih dobara doživljava svoj procvat posle Drugog svetskog rata, osnivanjem UNESCO-a i drugih odgovarajućih međunarodnih organizacija. Ovu fazu razvoja sistema karakteriše, u prvom redu, usvajanje, pod okriljem UNESCO-a, Konvencije za zaštitu kulturnih dobara u slučaju oružanog sukoba (Hag, 1954), odnosno od Generalne konferencije UNESCO-a - Konvencije o mjerama za zabranu i sprečavanje nedozvoljenog uvoza, izvoza i prenosa svojine kulturnih dobara (Pariz, 1970), što je novina u međunarodnim odnosima. Konstatujući da su kulturnim dobrima, u toku Drugog svjetskog rata, bila nanijeta teška oštećenja, i da su ona, usljed razvitaka ratne tehnike sve više ugrožena od razaranja, ubijeđene da štete nanijete kulturnim dobrima, ma kome narodu ona pripadala, predstavljaju štetu kulturnog nasleđa cijelog čovječanstva, budući da svaki narod daje svoj doprinos svjetskoj kulturi, smatrajući da je čuvanje kulturnog nasleđa od velike važnosti za sve narode svijeta i da je važno osigurati ovom nasleđu međunarodnu zaštitu, rukovođenje principima zaštite kulturnih dobara u slučaju oružanog sukoba, koji su postavljeni u Haškim konvencijama iz 1899. i 1907. godine i Vašingtonskom Paktu od 15. aprila 1935. godine, smatrajući da bi zaštita ovih dobara mogla biti efikasna samo ako je organizovana još za vrijeme mira i to kako nacionalnim, tako i međunarodnim mjerama, riješene da preduzmu sve moguće mjere u cilju zaštite kulturnih dobara, zemlje potpisnice su se saglasile i sačinile ovu Konvenciju.

[109] 

VII OVJERAVANJE POTPISA, RUKOPISA I PREPISA Način i postupak ovjeravanja potpisa, rukopisa i prepisa regulisani su Zakonom o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa71. Ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa vrši se u službenim prostorijama jedinice lokalne samouprave, a vrši ih ovlašteno službeno lice jedinice lokalne samouprave. Ovjeravanje potpisa autentičnosti.

i

rukopisa

podrazumijeva

potvrđivanje

njihove

Ovjeravanje prepisa podrazumijeva potvrđivanje istovjetnosti prepisa sa izvornom ispravom ili ovjerenim prepisom izvorne isprave, ali se ne potvrđuje istinitost sadržaja isprave. Podnosilac isprave radi potvrđivanja autentičnosti potpisa pred ovlaštenim službenim licem svojeručno potpisuje ispravu ili daje izjavu da je potpis koji se nalazi na ispravi njegov potpis. Na isti način se utvrđuje autentičnost otiska prsta. Podnosilac isprave radi potvrđivanja autentičnosti rukopisa pred ovlaštenim službenim licem daje izjavu da je isprava napisana njegovom rukom. Potvrda o ovjeri potpisa i rukopisa stavlja se na izvornu ispravu sa naznakom datuma ovjere i broja pod kojim je isprava zavedena u posebnom upisniku za ovjeravanje. Ovjera se potvrđuje pečatom nadležnog organa i potpisom ovlaštenog službenog lica. Kad se ovjerava potpis ili otisak prsta slijepih lica ili lica koja ne znaju čitati, mora se podnosiocu pročitati isprava na kojoj se ovjerava potpis ili otisak prsta. Kad se ovjerava potpis ili otisak prsta gluhih lica koja ne znaju čitati, podnosiocu se mora pomoću tumača pročitati isprava na kojoj se ovjerava potpis ili otisak prsta. Kad se ovjerava potpis ili otisak prsta lica koja ne razumiju jezik na kome je isprava napisana mora se podnosiocu prevesti sadržina isprave. Ako službeno lice ne može samo izvršiti prevođenje, podnosiocu će se pročitati prevod isprave sačinjene od strane sudskog tumača.                                                              71

 Službeni glasnik RS, broj 106/09 

[111] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Ovjera isprave napisane na stranom jeziku vrši se samo ako se uz istu priloži i prevod isprave sačinjen od strane sudskog tumača. Prije ovjeravanja potpisa, rukopisa i prepisa, ovlašćeno službeno lice utvrđuje identitet podnosioca, osim ako ga lično poznaje. Ako ovlašćeno službeno lice ne poznaje podnosioca lično, njegov identitet utvrđuje se uvidom u ličnu kartu ili pasoš ili neki drugi identifikacioni dokument. Ako se identitet podnosioca ne može utvrditi uvidom u lična dokumenta, utvrđuje se svjedočenjem dva punoljetna svjedoka, a nakon uvida u njihove lične dokumente. U potvrdi o ovjeri navodi se na koji je način ovlašćeno službeno lice utvrdilo identitet podnosioca isprave. Prilikom ovjere prepisa isti se upoređuje sa izvornom ispravom. Prepis se mora slagati sa izvornom ispravom u pravopisu, interpunkciji, skraćivanju riječi i u svim drugim pojedinostima. Ako su u izvornoj ispravi neka mjesta ispravljena, preinačena, brisana, precrtana, umetnuta ili dodana, to se u potvrdi o ovjeri prepisa navodi. Na isti način se postupa i u slučaju kada je isprava pocijepana, oštećena ili ako inače po spoljašnjem obliku dovodi u očitu sumnju svoju istovjetnost sa izvornom ispravom. Prilikom ovjere prepisa nadležni službenik radi potvrdu o ovjeri koja sadrži naznaku da je to prepis izvorne isprave ili prepis ovjerenog prepisa izvorne isprave. U potvrdi se navodi i da li je izvorna isprava pisana rukom ili mašinom ili kojim drugim mehaničkim ili hemijskim sredstvom, olovkom ili perom, broj listova izvorne isprave i gdje se, prema znanju službenog lica koje vrši ovjeru ili prema tvrđenju podnosioca, nalazi izvorna isprava, kao i puno ime i adresa podnosioca. U potvrdi o ovjeri naznačava se broj i datum ovjere prepisa. Ako prepis ima više listova, svi listovi moraju biti prošiveni jemstvenikom na način određen uputstvom koje donosi ministar nadležan za poslove uprave. Potvrdu potpisuje službeno lice koje vrši ovjeru i stavlja pečat nadležnog organa. Ovjeravanje isprava koje su namijenjene za upotrebu u inostranstvu vrše osnovni sudovi na način propisan međunarodnim konvencijama i Zakonom o važnosti javnih isprava u BiH72. Ovjeravanje potpisa i prepisa isprava potrebnih za regulisanje radnih odnosa i odnosa po osnovu rada može vršiti ovlašćeno lice u privrednom društvu, ustanovi ili drugom pravnom licu u kojoj radnik radi ili je radio. Ako je izvorni dokument čiji se prepis ovjerava povjerljive prirode, prepis se može izdati samo po prethodnom pisanom odobrenju rukovodioca republičkog                                                              72

 Službeni glasnik BiH, broj 23/04 

[112] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    organa uprave, funkcionera jedinice lokalne samouprave, odnosno rukovodioca organizacije koja vrši javna ovlašćenja.

Broj

Predmet ovjeravanja

1.

2.

Naziv isprave na kojoj se vrši ovjeravanje, imalac isprave, broj i datum 3.

Ime, prezime i adresa lica čiji se potpis ili rukopis ovjerava i svojeručni potpis tog lica 4.

Način na koji je utvrđen identitet lica čiji se potpis ili rukopis ovjerava 5.

  Slika 45: Upisnik za ovjeravanje

[113] 

Napomena

6.

Iznos takse ili razlog oslobađanja takse

Potpis ovlaštenog radnika

7.

8.

VIII ELEKTRONSKO POSLOVANJE 1. ELEKTRONSKO POSLOVANJE U REPUBLICI SRPSKOJ Elektronsko poslovanje u Republici Srpskoj regulisano je Zakonom o elektronskom poslovanju Republike Srpske73. Ovim Zakonom uređuje se pružanje usluga informacionog društva, odgovornost davalaca usluga informacionog društva, te pravila u vezi sa zaključivanjem ugovora u elektronskom obliku. Kancelarijsko poslovanje se uglavnom u Republici Srpskoj i Bosni i Hercegovini vodi na klasičan način prema Uredbi o kancelarijskom poslovanju u republičkim organima uprave, ali elektronsko poslovanje se u poslednje vrijeme najčešće koristi u bankama i računovodstvu, kao i u republičkim organima i organima lokalne samouprave. U elektronskom poslovanju koriste se sljedeći pojmovi:  podatak,  informaciono društvo,  usluge informacionog društva,  elektronski potpis,  davalac usluga,  korisnik usluga,  ugovori u elektronskom obliku,  komercijalno saopštenje. Podatak je informacija, poruka i dokument sastavljen, poslan, primljen, zabilježen, uskladišten ili prikazan elektronskim, optičkim ili sličnim sredstvom, uključujući, ali ne ograničavajući se na prenos Internetom, elektronskom poštom ili telefaksom.74 Informaciono društvo je društvo u kojem je stvaranje, distribucija, korišćenje i upravljanje informacijama upotrebom informaciono-komunikacionih tehnologija značajna ekonomska, politička i kulturološka aktivnost.75

                                                            

73

 Službeni glasnik Republike Srpske, broj 59/09   Član 3, stav 1, tačka a) Zakona o elektronskom poslovanju Republike Srpske “Službeni  glasnik RS”, broj 59/09  75  Član 3, stav 1, tačka b) Zakona o elektronskom poslovanju Republike Srpske “Službeni  glasnik RS”, broj 59/09  74

[115] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Usluga informacionog društva je usluga koja se uz naknadu pruža elektronskim putem na pojedinačan zahtjev korisnika, a posebno prodaja robe i usluga posredstvom Interneta, nuđenje podataka na Internetu, reklamiranje posredstvom Interneta, elektronski pretraživači, te mogućnost traženja podataka i usluga koje se prenose elektronskom mrežom, posreduju u pristupu mreži ili pohranjuju podatke korisnika.76 Elektronski potpis je skup podataka u elektronskom obliku koji su pridruženi ili su logički povezani sa drugim podacima u elektronskom obliku, a služe za identifikaciju potpisnika i autentičnosti potpisanog elektronskog dokumenta. Davalac usluga je pravno ili fizičko lice koje pruža usluge informacionog društva.77 Korisnik usluge je svako pravno ili fizičko lice koje zbog profesionalnih ili drugih ciljeva koristi usluge informacionog društva.78 Ugovori u elektronskom obliku su ugovori koje pravna i fizička lica u potpunosti ili djelimično sklapaju, šalju, primaju, raskidaju, otkazuju, pristupaju i prikazuju elektronskim putem koristeći elektronska, optička ili slična sredstva, uključujući, ali ne ograničavajući se na prenos Internetom.79 Komercijalno saopštenje je saopštenje u bilo kojem obliku, oblikovano da propagira direktno ili indirektno robu, usluge ili ugled svakog pravnog ili fizičkog lica koje obavlja registrovanu djelatnost, osim podataka:  koji omogućavaju direktan pristup aktivnostima pravnog ili fizičkog lica, uključujući sjedište ili adresu, naziv domena ili adrese elektronske pošte i  koji se odnose na robu, usluge ili ugled lica, prikupljene na nezavisan način, posebno ako je to učinjeno bez razmatranja finansijskih posljedica.80

                                                             76

 Član 3, stav 1, tačka c) Zakona o elektronskom poslovanju Republike Srpske “Službeni  glasnik RS”, broj 59/09  77  Član 3, stav 1, tačka e) Zakona o elektronskom poslovanju Republike Srpske “Službeni  glasnik RS”, broj 59/09  78  Član 3, stav 1, tačka f) Zakona o elektronskom poslovanju Republike Srpske “Službeni  glasnik RS”, broj 59/09  79  Član 3, stav 1, tačka g) Zakona o elektronskom poslovanju Republike Srpske “Službeni  glasnik RS”, broj 59/09  80  Član 3, stav 1, tačka h) Zakona o elektronskom poslovanju Republike Srpske “Službeni  glasnik RS”, broj 59/09 

[116] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Korišćenje elektronske pošte u svrhu slanja neželjenog komercijalnog saopštenja dopušteno je samo uz prethodni pristanak lica kojoj je takva vrsta saopštenja namijenjena.81 Uputstvom o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave regulisani su neki vidovi elektronskog poslovanja, kao što su:  Organ uprave koji formira elektronsku pisarnicu dužan je da imenuje administratora sistema koji upravlja informacionim sistemom i vrši nadzor nad dokumentacijom sadržanom u tom sistemu.82  Ukoliko organ uprave ima kompjuterski informacioni sistem u kojem se zaprimaju ili nastaju jedinice dokumentacije, taj se sistem projektuje na način kojim se obezbjeđuje obavljanje radnji u vezi sa jedinicama dokumentacije u skladu sa Uredbom, Uputstvom i drugim propisima i normativima i standardima koje donose nadležni organi. Ovakav Informacioni sistem ima status glavne pisarnice. Ako je djelatnost organa uprave dijelom dokumentovana u informacionom sistemu, a dijelom van njega, informacioni sistem ima status pomoćne pisarnice.83  Arhivski kompjuterski sistem je dio informacionog sistema organa uprave u kojoj se pohranjuju i čuvaju jedinice elektronske dokumentacije i obezbjeđuje upravljanje dokumentacijom i njeno korišćenje. Arhivski kompjuterski sistem projektuje se na način kojim se obezbjeđuje sistematsko preuzimanje dokumentacije i obavljanje poslova arhive utvrđenih Uredbom, Uputstvom i propisima o zaštiti arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva. U arhivskom kompjuterskom sistemu onemogućava se bilo kakva izmjena ili brisanje pohranjenih dokumenata.84  Poštu u elektronskom obliku prima službenik ovlašćen za pristup dijelu kompjuterskog sistema za prijem pošte.85  Pod vremenom prijema pošte u elektronskom obliku podrazumijevaju se dan i vrijeme (sat, minut i sekunda) kada je pošta zaprimljena u dio informacionog sistema namijenjen za prijem pošte. U dijelu informacionog sistema namijenjenog prijemu elektronske pošte obezbjeđuje se njen neprekidan prijem.86                                                             

81

 Član 6, Zakona o elektronskom poslovanju Republike Srpske “Službeni glasnik RS”,  broj 59/09  82  Tačka 7. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave  83  Tačka 9. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave  84  Tačka 10. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  85  Tačka 15. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  86  Tačka 16. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave 

[117] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     Prijem elektronske pošte potvrđuje se povratnom elektronskom porukom koja sadrži: navod o primljenoj pošti ili njenom sadržaju, datum i vrijeme prijema i kvalifikovani elektronski potpis lica ovlašćenog za prijem elektronske pošte. U komputerskom sistemu organa uprave obezbjeđuje se automatska izrada potvrde prijema, unošenje kvalifikovanog elektronskog potpisa i otprema potvrde odmah po prijemu pošte za koju se traži potvrda prijema.87  Elektronsku poštu otvara službenik koji ima ovlašćenje za pristup i korišćenje elektronske adrese organa uprave. Poštu primljenu na ličnu elektronsku adresu otvara to lice ili drugo lice koje je ono posebno za to ovlastilo.88  Primljena elektronska pošta označava se elektronskim prijemnim štambiljom.89  U informativnom sistemu organa uprave obezbjeđuje se automatsko evidentiranje primljene elektronske pošte, izuzimajući poštu upućenu na ličnu elektronsku adresu i neslužbenu poštu.90  Organ uprave može da obezbijedi automatsko raspoređivanje akata i predmeta u kompjuterskoj bazi podataka.91  Elektronski dokument koji postoji u jednom primjerku, a dokumentuje radnje većeg broja predmeta ili dosijea, označava se svim klasifikacionim oznakama predmeta i dosijea čiji je dio.92  U kompjuterskom informacionom sistemu funkciju popisa akata preuzima baza podataka.93  Dosije može da se formira i u elektronskom obliku.94  U kompjuterskom informacionom sistemu republičkih organa uprave obezbjediće se povezivanje akata sa predmetima i dosijeima.95                                                              87

 Tačka 20. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  88  Tačka 22. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  89  Tačka 31. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  90  Tačka 33. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  91  Tačka 39. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  92  Tačka 43. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  93  Tačka 65. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  94  Tačka 72. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  95  Tačka 75. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave 

[118] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     Omot spisa u elektronskom obliku čine podaci koji se navode na omotu spisa u fizičom obliku.96  Dokumenti u elektronskom obliku mogu se u omot spisa uložiti u štampanom ispisu (kopiji), kako bi se olakšao uvid u sadržaj predmeta. U štampanom ispisu obavezno se navode oznaka i smještaj originalnog elektronskog dokumenta.97  Predmet se formira u elektronskom obliku: - Kada su svi akti koje sadrži u elektronskom obliku, - Kada su akti u fizičkom obliku koji ulaze u njegov sastav konvertovani u elektronski oblik i - Kada se u cjelini ili djelimično sastoji iz akata u fizičkom obliku, koji su konvertovani u elektronski oblik, a čuvanje akta u fizičkom obliku nije obavezno ili potrebno, odnosno ako se akt u fizičkom obliku mora čuvati do isteka roka čuvanja.98  Pomoćni predmet u elektronskom obliku formira se radi olakšane sadržajne obrade predmeta. Pomoćni predmet u elektronskom obliku čine elektronske kopije akata u fizičkom obliku koji pripadaju predmetu. Pomoćni predmet u elektronskom obliku može da se izluči (uništi, izbriše) van procedure predviđene za izlučivanje dokumentacije.99  Elektronski dokument se izrađuje u kompjuterskom programu koji ima ugrađene standarde za izradu poslovnih komunikacija i protokol. Zaglavlje elektronskog dokumenta čine datum, elektronska adresa pošiljaoca, elektronska adresa primaoca, adrese na koje se otpremaju kopije, predmet poruke i prilozi.100  U kompjuterskom informacionom sistemu organa uprave funkciju rokovnika preuzima baza podataka.101  Elektronska pošta otprema se iz dijela kompjuterskog informacionog sistema predviđenog za otpremu pošte, uz obezbjeđenje integriteta otpremljenih dokumenata. Elektronski dokumenti mogu da se otpremaju na fizičkom nosaču zapisa (disketi, kompakt disku i slično). Ovako otpremljena pošta smatra se poštom u fizičkom obliku. Elektronski                                                              96

 Tačka 79. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  97  Tačka 83. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  98  Tačka 84. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  99  Tačka 85. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  100  Tačka 101. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  101  Tačka 117. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave 

[119] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    dokument za koji se traži povratna potvrda o datumu i/ili vremenu prijema, ne može da se otprema u obliku fizičke pošte.102  Ukoliko zakonom ili drugim propisom nije drugačije utvrđeno, pod vremenom otpreme pošte u elektronskom obliku podrazumijevaju se dan i vrijeme (sat, minut i sekunda) kada je pošta zaprimljena u prvi informacioni sistem van informacionog sistema organa uprave.103  U dijelu kompjuterskog informacionog sistema za otpremu elektronske pošte obezbjeđuje se automatsko evidentiranje rednog broja pošiljke, vremena otpreme, sistema kojem je pošiljka proslijeđena i prijemu pošiljke u sistem koji primalac koristi za njen prijem.104  Elektronska dokumentacija čuva se u kompjuterskom informacionom sistemu. Kompjuterski informacioni sistem organa uprave projektuje se na način kojim se obezbjeđuje dostupnost podataka u elektronskom obliku i njihovo kasnije korištenje, a u skladu sa zakonom koji reguliše elektronsko poslovanje, drugim propisima, normativima i standardima. Ukoliko su pohranjeni podaci kriptovani, odvojeno od informacionog sistema, čuvaju se podaci i sredstva za dekripciju. Pristup tim podacima i sredstvima odobrava se samo licima koja imaju pravo uvida u kriptovane podatke.105  Kompjuterski informacioni sistem organa uprave projektuje se na način kojim se pristup jedinicama dokumentacije omogućava samo ovlašćenim licima. Ova lica ovlastiće se samo za dodjeljivanje prava pristupa jedinicama dokumentacije drugim licima u skladu sa Zakonom o slobodi pristupa informacijama, Zakonom o opštem upravnom postupku i drugim propisima.106  Kompjuterski informacioni sistem koji se koristi za upravljanje elektronskom dokumentacijom mora da omogući identifikaciju kompletnosti i integriteta dokumentacije koja je predmet predaje.107  Kompjuterski informacioni sistem organa uprave koji se koristi za upravljanje, arhiviranje ili pristup dokumentaciji projektuje se na način kojim se obezbjeđuje primjerena zaštita od neovlaštenog pristupa. Ukoliko se akti koji sadrže tajne podatke primaju u elektronskom obliku,                                                             

102

 Tačka 120. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  103  Tačka 121. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  104  Tačka 128. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  105  Tačka 132. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  106  Tačka 133. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  107  Tačka 135. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave 

[120] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    pristup bazi podataka o ovim aktima omogućava se samo službenicima koji su za to ovlašćeni rješenjem starješine organa.108  Kompjuterska oprema i nosači zapisa na kojima je snimljena elektronska dokumentacija organa uprave i podaci o dokumentaciji čuvaju se na bezbjednom mjestu. Kompjuterska oprema postavlja se tako da neovlašćena lica nemaju uvid u podatke na ekranu ili drugom uređaju na kojem se oni prikazuju. U slučaju odsutnosti sa radnog mjesta, službenik je dužan da onemogući korišćenje kompjuterske opreme neovlašćenim licima i uvid u podatke.109  Predaja elektronske dokumentacije nadležnom arhivu vrši se na način i po postupku kojim se obezbjeđuje njeno čuvanje u skladu sa uputstvom i normativima i standardima koje donesi organ nadležan za informatizaciju poslova organa državne uprave. Uz elektronsku dokumentaciju predaje se i dokumentacija u vezi sa tehnologijom i postupcima za upravljanje dokumentacijom, pripadajući softver i hardver. Ukoliko organ nadležan za preuzimanje dokumentacije ne raspolaže odgovarajućim informacionim sistemom, predaja se obustavlja dok se ne obezbijede uslovi za preuzimanje.110

2. ELEKTRONSKI POTPIS Kao što smo već istakli elektronski potpis je skup podataka u elektronskom obliku koji su pridruženi ili su logički povezani sa drugim podacima u elektronskom obliku, a služe za identifikaciju potpisnika i autentičnosti potpisanog elektronskog dokumenta. Elektronski potpis možemo definisati i kao skup podataka u elektronskom obliku koji služi za identifikaciju potpisnika i potvrdu autentičnosti potpisanog elektronskog zapisa. Pravo fizičkih i pravnih lica na upotrebu elektronskog potpisa u upravnom, sudskom i drugim postupcima, poslovnim i drugim radnjama, te prava, obaveze i odgovornosti fizičkih i pravnih lica u vezi sa davanjem usluga certifikacije elektronskog potpisa na teritoriji Republike Srpske, ako posebnim zakonom nije drugačije određeno, regulisano je Zakonom o elektronskom potpisu Republike Srpske111. Osim izraza „elektronski potpis“ izrazi koji se najčešće koriste u ovoj oblasti su:                                                              108

 Tačka 140. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  109  Tačka 140. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  110  Tačka 156. Uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa  uprave  111  Službeni glasnik Republike Srpske, broj 59/08 

[121] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     Kvalifikovani elektronski potpis – to je elektronski potpis kojim se pouzdano garantuje identitet potpisnika,  Potpisnik – to je lice koje posjeduje sredstvo za izradu elektronskog potpisa, a koje djeluje u svoje ime ili u ime fizičkog ili pravnog lica,  Elektronski zapis – to je cjelovit skup podataka koji su elektronski generisani, poslani, primljeni ili sačuvani na elektronskom, magnetnom, optičkom ili drugom mediju. Sadržaj elektronskog zapisa uključuje sve oblike pisanog ili drugog teksta, podatke, slike i crteže, karte, zvuk, muziku, govor i računarske baze podataka,  Podaci za izradu elektronskog potpisa – to su jedinstveni podaci, kao što su kodovi ili privatni kriptografski ključevi koje potpisnik koristi za izradu elektronskog potpisa,  Sredstvo za izradu elektronskog potpisa – to je odgovarajuća računarska oprema ili računarski program koji potpisnik koristi pri izradi elektronskog potpisa,  Podaci za verifikovanje elektronskog potpisa – to su podaci, kao što su kodovi ili javni kriptografski ključevi koji se koriste radi verifikovanja (ovjere) elektronskog potpisa,  Sredstvo za verifikovanje elektronskog potpisa – to je odgovarajuća računarska oprema ili računarski program koji se koristi za primjenu podataka za verifikovanje potpisa,  Elektronski certifikat – to je potvrda u elektronskom obliku koja povezuje podatke za verifikovanje elektronskog potpisa sa nekim licem i potvrđuje identitet tog lica,  Kvalifikovani elektronski certifikat – to je elektronski certifikat koji izdaje certifikaciono tijelo,  Certifikaciono tijelo – to je pravno ili fizičko lice koje izdaje elektronske certifikate ili daje druge usluge koje su u vezi sa elektronskim potpisima,  Sredstvo za elektronski potpis – to je računarska oprema ili računarski program ili njihovi relevantni dijelovi koji su namijenjeni certifikacionom tijelu u vezi sa elektronskim potpisima ili su namijenjeni za primjenu prilikom izrade ili verifikovanja elektronskih potpisa. Kvalifikovani elektronski potpis je elektronski potpis koji je povezan isključivo sa potpisnikom, neosporno identifikuje potpisnika, nastaje korišćenjem sredstava kojima potpisnik može samostalno da upravlja i koja su isključivo pod nadzorom potpisnika i direktno je povezan sa podacima na koje se odnosi i to na način koji nedvosmisleno omogućava uvid u bilo koju izmjenu izvornih podataka. Kvalifikovani elektronski potpis ima istu pravnu snagu i ravnopravan je sa pisanom formom, odnosno ličnim potpisom i otiskom pečata. Ne može se odbiti prihvatanje dokumenata samo zbog toga što je sačinjen i izdat u elektronskom obliku sa elektronskim potpisom ili kvalifikovanim elektronskim potpisom.

[122] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Elektronski potpis i kvalifikovani elektronski potpis se ne može koristiti kod pravnih poslova kojima se vrši prenos vlasništva nad nekretninama ili se uspostavljaju druga stvarna prava na nekretninama, kod poslova iz oblasti naslednog prava, kod imovinskih predbračnih, odnosno bračnih ugovora, kod opterećenja ili otuđenja imovine za koje je potrebno odobrenje centra za socijalnu zaštitu, kod ugovora o predaji i raspolaganje imovinom tokom života, kod ugovora o doživotnom izdržavanju, ugovora o poklonu, drugih pravnih poslova za koje je posebnim zakonom propisano da se sastavljaju u obliku notarskog akta, odnosno isprave i drugih pravnih poslova ili radnji za koje je posebnim zakonom ili na osnovu zakona donesenim propisom izričito određena upotreba svojeručnog potpisa u dokumentima na papiru ili ovjera svojeručnog potpisa. Sredstvo za izradu kvalifikovanog elektronskog potpisa mora osigurati da se podaci za izradu kvalifikovanog elektronskog potpisa mogu pojaviti samo jednom, te da je obezbijeđena njihova sigurnost, da se podaci za izradu kvalifikovanog elektronskog potpisa ne mogu ponoviti, te da je potpis zaštićen od falsifikovanja korišćenjem postojeće raspoložive tehnologije i da podaci za izradu kvalifikovanog elektronskog potpisa budu pouzdano zaštićeni od neovlašćenog korišćenja. Sredstvo za izradu kvalifikovanog elektronskog potpisa ne smije prilikom izrade kvalifikovanog elektronskog potpisa promijeniti podatke koji se potpisuju ili onemogućiti potpisniku uvid u te podatke prije procesa izrade kvalifikovanog elektronskog potpisa. Elektronski certifikat je svaka elektronska potvrda kojom se potvrđuje identitet potpisnika u postupcima razmjene elektronskih zapisa. Kvalifikovani elektronski certifikat je svaka elektronska potvrda kojom certifikaciono tijelo potpisuje kvalifikovani elektronski potpis. Kvalifikovani elektronski certifikat mora sadržati oznaku o tome da je riječ o kvalifikovanom elektronskom certifikatu, identifikacioni skup podataka o licu koje izdaje elektronski certifikat (lično ime, ime oca ili majke, nadimak ako ga lice ime, datum rođenja, prebivalište, odnosno boravište, naziv pravnog lica i sjedište ako elektronski certifikat izdaje pravno lice), identifikacioni skup podataka o potpisniku (lično ime, ime oca ili majke, nadimak ako ga lice ima, datum rođenja, prebivalište odnosno boravište), podatke za verifikovanje elektronskog potpisa koji odgovaraju podacima za izradu elektronskog potpisa koji su pod kontrolom potpisnika, podatke o početku i kraju važenja elektronskog certifikata, identifikacionu oznaku izdatog elektronskog certifikata (brojčanu ili drugu oznaku, te datum izdavanja), kvalifikovani elektronski potpis certifikacionog tijela, ograničenja u vezi sa upotrebom elektronskog certifikata, ako ih ima, i ograničenja na vrijednost poslovnih događaja za koje se izdaje elektronski certifikat, ako ih ima.

[123] 

IX TAKSENO POSLOVANJE Takseno poslovanje propisano je Zakonom o administrativnim taksama112, Zakonom o posebnim republičkim taksama113 i Zakonom o sudskim taksama114.

1. POJAM I VRSTE TAKSI Za spise i radnje u postupku pred republičkim organima uprave i za spise i radnje u postupku kod nosioca javnih ovlašćenja, plaćaju se takse po tarifi republičkih administrativnih taksa. Za spise i radnje u postupku pred republičkim organima uprave takse se plaćaju po tarifi republičkih administrativnih taksa i one su prihod budžeta Republike Srpske. Za spise i radnje u postupku kod jedinica lokalne samouprave plaćaju se takse prema odluci i tarifama administrativnih taksa skupštine jedinica lokalne samouprave. Takse koje se plaćaju po tarifama administrativnih taksa jedinica lokalne samouprave su prihod budžeta jedinice lokalne samouprave. Službeno lice koje prima taksiran podnesak dužno je poništiti naljepljenu taksu. Ako je taksa uplaćena naknadno, poništava je službeno lice organa koje donosi rješenje ili drugu ispravu za koju se plaća taksa. Taksa se poništava štambiljom “poništeno”, a u slučaju da to nije moguće – taksa se poništava potpisom službenog lica. U rješenju ili drugoj ispravi za koju je taksa plaćena, navodi se u kojem iznosu i po kojem tarifnom broju je taksa plaćena ili nije plaćena. U ispravama koje se izdaju bez takse mora se označiti u koju svrhu i na osnovu kojeg propisa su oslobođene od plaćanja takse. Posebnu republičku taksu u Republici Srpskoj plaćaju:  pravna lica Republike Srpske;  poslovne jedinice koje u Republici Srpskoj obavljaju registrovanu djelatnost pravnog lica koje ima sjedište pravne uprave i kontrole izvan Republike Srpske;                                                              112

 »Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 100/11 i 103/11   „Službeni glasnik Republike Srpske“, br. 8/94, 3/96, 29/2000, 18/01, 22/01, 60/03,  14/04, 41/05, 51/06  114  „Službeni glasnik Republike Srpske“, br. 73 do 8/08, 49/09  113

[125] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     predstavništva pravnih lica koja imaju sjedište izvan Republike Srpske i  domaća i strana fizička lica koja u Republici Srpskoj obavljaju preduzetničku djelatnost. Način plaćanja sudske takse, postupak i uslovi oslobađanja plaćanja sudske takse, način utvrđivanja vrijednosti sudskog spora, postupak za naplatu neplaćene takse i druga pitanja koja se odnose na sudske takse, uređuju se Zakonom o sudskim taksama.

2. NAČIN PLAĆANJA ADMINISTRATIVNE TAKSE Takse se plaćaju u administrativnim taksenim markama jedinstvene emisije. Taksene marke izdaju se u apoenima od 1, 2, 5, 10 i 50 KM. Takse se plaćaju taksenim markama ili u gotovom novcu nalogom na račun:  Budžeta RS za takse koje se plaćaju po Tarifi republičkih administrativnih taksa, ili  Budžeta jedinice lokalne samouprave za takse koje se plaćaju tarifama administrativnih taksa lokalne samouprave. Taksene marke izrađene su na bijeloj bezdrvnoj hartiji u linijskoj zaštiti. U srednjem dijelu taksene marke nalazi se grb ili amblem Republike Srpske uokviren stilizovanom rozetom, ispod kojeg se nalazi oznaka vrijednosti marke, a lijevo i desno od oznake nalazi se skraćenica valute “KM”. U gornjem dijelu taksene marke odštampan je tekst ćirilicom i latinicom: “Republika Srpska, administrativna taksena marka”. Za štampanje, puštanje u opticaj i distribuciju taksenih marki nadležno je Ministarstvo finansija. Tarifa republičkih administrativnih taksa je sastavni dio Zakona o administrativnim taksama. Taksena tarifa se sastoji od tarifnih brojeva sa taksenim predmetom i iznosom takse koja se treba platiti za taj predmet, uz obrazloženje taksenog broja sa ciljem pravilnije primjene taksene tarife. Taksene tarife administrativne takse, prema Zakonu o administrativnim taksama, su razvrstane na 81 takseni broj u XIII grupa, i to:       

I Podnesci, II Rješenja, III Uvjerenja, IV Ovjere, prepisi i prevodi, V Tehnički pregled, VI Takse za standardizaciju proizvoda, VII Taksa za audiotekst usluge,

[126] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje         

VIII Takse za spise i radnje u oblasti unutrašnjih poslova, IX Takse u predmetima državljanstva, X Ekološke takse, XI Takse za spise i radnje u oblasti zaštite na radu, XII Takse za spise i radnje u oblasti prosvjete i kulture, XIII Razno.

Taksena tarifa nalazi se u prilogu ove knjige.

2.1. Takseni obveznik Takseni obveznik je lice po čijem se zahtjevu postupak pokreće, odnosno vrše radnje predviđene taksenom tarifom. Ako za istu taksu postoje dva ili više taksenih obveznika, njihova obaveza je solidarna. Ako više pravnih ili fizičkih lica podnesu jedan zahtjev, plaćaju jednu taksu.

2.2. Kada se plaća administrativna taksa? Taksa se plaća u trenutku nastanka taksene obaveze. Taksena obaveza nastaje:  za pismene podneske – u trenutku kad se predaju, a za usmeno saopštenje dato u zapisnik – kad se zapisnik sastavlja,  za rješenja, dozvole i druge isprave – u trenutku podnošenja zahtjeva, odnosno podneska za njihovo izdavanje i  za upravne radnje – u trenutku podnošenja zahtjeva za izvršenje tih radnji. Ako je taksenom tarifom propisano da se taksa plaća prema vrijednosti predmeta, kao osnovica za obračunavanje takse uzima se vrijednost označena u podnesku ili ispravi. Ako obveznik ne plati taksu (neposredno ili poštom) za podnesak koji nije taksiran, organi koji odlučuju po zahtjevu pismenom opomenom upozoriće obveznika, koji je dužan da plati taksu u roku od 8 dana od dana prijema opomene i istovremeno će ga upoznati sa posljedicama neplaćene takse. Ako u ostavljenom roku obveznik ne plati taksu, organi koji odlučuju po zahtjevu zatražiće od Poreske uprave da u skladu sa propisima kojima se uređuje poreski postupak naplati taksu prinudnim putem. Ako obveznik ima prebivalište, odnosno sjedište u inostranstvu, a taksu nije platio u trenutku nastanka obaveze, naplata takse izvršiće se prije uručenja akta kojim je postupak okončan ili je izvršena upravna radnja. Ako se isprava za koju se plaća taksa po zahtjevu stranke izdaje u dva ili više primjeraka, za drugi i svaki daljnji primjerak plaća se taksa kao za prepis ili ovjeru prepisa.

[127] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

2.3. Oslobađanje od plaćanja administrativne takse Prema Zakonu o administrativnim taksama115 u Republici Srpskoj taksa se ne plaća za:                       

spise i radnje u postupcima koji se vode po službenoj dužnosti, podneske upućene organima za prestavke i pritužbe, molbe za pomilovanja i rješenja po tim molbama, spise i radnje u postupku za povrat nepravilno naplaćenih dažbina, spise i radnje u postupku usvojenja i u postupku za postavljanje staraoca, spise i radnje u postupku za ostvarivanje zakonom priznatih poreskih olakšica, spise i radnje za dodjelu socijalne pomoći i za ostvarivanje drugih oblika socijalne zaštite, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava boraca, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava porodica poginulih boraca, a u svrhu rješavanja socijalnih, zdravstvenih, stambenih i potreba prekvalifikacije, dokvalifikacije i ostalog školovanja, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava invalida, spise i radnje u postupku ostvarivanja prava na penziju i prava iz zdravstvene zaštite, spise i radnje u postupku osnivanja vatrogasnih društava i njihovih jedinica, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava nosilaca odlikovanja, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava na dodatak za djecu, spise i radnje u vezi sa prijemom poklon-paketa od dobrotvornih organizacija iz inostranstva, ako su upućeni dobrotvornim organizacijama u Republici Srpskoj, spise i radnje u vezi sa vojnim evidencijama, spise i radnje u vezi sa priznavanjem prava na povlašćenu vožnju građanima kojima to pravo pripada po važećim propisima, spise i radnje u postupku podržavljenja nekretnina po osnovu nacionalizacije, eksproprijacije, arondacije, komasacije i drugih vidova podržavljenja, spise i radnje u postupku ostvarivanja prava preče kupovine nepokretnosti u korist Republike Srpske, originale diploma, svjedočanstava i drugih isprava o završenom školovanju ili klasifikaciji, osim njihovih duplikata i prevoda, spise i radnje u vezi sa zaštitom spomenika kulture, spise i radnje u postupku za sahranu umrlih, spise i radnje u postupku za ispravljanje grešaka u upravnim i drugim aktima,

                                                            

115

 Član 14. Zakona o administrativnim taksama 

[128] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     sve vrste prijava i uvjerenja o registraciji i odjavi registracije obveznika kod poreskog organa i  spise i radnje u postupku usklađivanja evidencija poreskih obveznika kod Poreske uprave. Od plaćanja takse oslobođena su sledeća pravna lica116:  Republika Srpska i jedinice lokalne samouprave;  fondovi ustanove u oblasti obrazovanja, nauke, kulture, fizičke kulture i socijalne zaštite za spise i radnje u vezi sa obavljanjem svoje djelatnosti;  pravna lica u oblasti fizičke kulture, osim sportskih organizacija u kojima su učlanjeni profesionalni sportisti;  organizacije Crvenog krsta;  pravna lica osnovana radi borbe protiv alkoholizma, narkomanije i drugih oblika zavisnosti, raka i distrofije za spise i radnje u vezi sa obavljanjem svoje djelatnosti;  pravna lica osnovana za zaštitu lica sa fizičkim i psihiškim nedostacima i poremećajima za spise i radnje u vezi sa obavljanjem svoje djelatnosti;  savezi gluvih i savezi slijepih i njihove organizacije u poslovima u vezi sa rehabilitacijom gluvih i slijepih;  invalidske organizacije, osim u poslovima u vezi sa vršenjem privredne djelatnosti;  vatrogasna društva i vatrogasne jedinice;  strana diplomatska i konzularna predstavništva u vezi sa obavljanjem diplomatskim i konzularnim poslovima, pod uslovom reciprociteta. Od plaćanja takse oslobođena su sledeća fizička lica117:  invalidi rata, invalidi rada i civilne žrtve rata za spise i radnje u vezi sa školovanjem u svim školama;  invalidi koji su oslobođeni plaćanja godišnjih naknada za upotrebu motornih vozila, u postupku stručnog pregleda tih vozila radi registracije;  lica koja nisu u radnom odnosu za prijavu na konkurs za zasnivanje radnog odnosa;  građani za spise i radnje u vezi sa ostvarivanjem i zaštitom prava iz radnog odnosa;  učenici i studenti za sve spise i radnje u vezi sa školovanjem do navršenih 26 godina života;  radioamateri učlanjeni u Savez radioamatera Repubike Srpske;  građani koji poklanjaju svoju imovinu u korist Republike Srpske ili se odriču prava vlasništva, kao i za prenos vlasništva.                                                             

116 117

 Član 13. Zakona o administrativnim taksama   Član 13. Zakona o administrativnim taksama 

[129] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

2.4. Zastarjevanje plaćanja administrativne takse i povrat takse Pravo na naplatu takse zastarjeva u roku od dvije godine od isteka godine kada je taksu trebalo platiti. Ukoliko je takseni obveznik platio više takse nego što je trebao, ili ako nije bilo dužno da plati taksu a platilo je, može pokrenuti postupak za povrat više plaćene takse. Zahtjev za povrat takse, odnosno viška plaćene takse, podnosi se Poreskoj upravi, koja donosi rješenje o povratu ili višku plaćene takse. Pravo na povrat takse, odnosno viška plaćene takse zastarjeva u roku od dvije godine od dana kada je taksa plaćena.

3. POSEBNE REPUBLIČKE TAKSE Posebnu republičku taksu u Republici Srpskoj plaćaju pravna lica Republike Srpske, poslovne jedinice koje u Republici Srpskoj obavljaju registrovanu djelatnost pravnog lica koje ima sjedište pravne uprave i kontrole izvan Republike Srpske, predstavništva pravnih lica koja imaju sjedište izvan Republike Srpske i domaća i strana fizička lica koja u Republici Srpskoj obavljaju preduzetničku djelatnost. Posebna republička taksa za pravna lica i poslovne jedinice propisuju se u godišnjem iznosu, prema djelatnosti za koju je dobijeno odobrenje za rad, zavisno od toga od koje je djelatnosti u prethodnoj poslovnoj godini ostvaren najveći prihod. Prema članu 2. Zakona o posebnim republičkim taksama republička taksa u Republici Srpskoj plaća se:  Za djelatnost bankarstva, elektroprivrede, poštanske i telekomunikacione usluge, osiguranja imovine i lica i drugo finansijsko posredovanje, u iznosu od 5.000,00 KM,  Za djelatnost trgovine, osim trgovine na malo prehrambenim proizvodima, u iznosu od 2.500,00 KM i  Za ostale djelatnosti i predstavništva, u iznosu od 500,00 KM. Posebna republička taksa za preduzetnike utvrđuje se u godišnjem iznosu, prema registrovanoj djelatnosti, i to:  ugostiteljska, trgovinska, advokatska i apotekarska djelatnost, u iznosu od 250,00 KM i  ostale djelatnosti, u iznosu od 50,00 KM. Posebnu republičku taksu ne plaćaju:  republički organi uprave i organizacije,  organi teritorijalne autonomije i lokalne samouprave,

[130] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     javne službe – ustanove koje se finansiraju iz budžeta i doprinosa za obavezno socijalno osiguranje fondova,  organizacije crvenog krsta i druge organizacije koje se isključivo bave pružanjem humanitarne pomoći i  udruženja i fondacije, izuzev onih koja obavljaju djelatnost radi sticanja dobiti.

4. SUDSKE TAKSE Način plaćanja sudske takse, postupak i uslovi oslobađanja plaćanja sudske takse, način utvrđivanja vrijednosti sudskog spora, postupak za naplatu neplaćene takse i druga pitanja koja se odnose na sudske takse, uređuju se Zakonom o sudskim taksama. Sudsku taksu plaćaju:  lica po čijem zahtjevu ili u čijem interesu se preduzimaju radnje u sudskom postupku,  lica na čiji zahtjev se sastavlja zapisnik za podneske i zapisnike koji zamjenjuju podneske,  tužilac, odnosno predlagač za odluku prvostepenog suda, a za sudsko poravnanje taksu su dužne da plate obje stranke, ukoliko sudskim poravnanjem nije drugačije ugovoreno,  podnosilac žalbe, odnosno lice u čijem interesu je pokrenut postupak po vanrednom pravnom sredstvu za odluku drugostepenog suda i za odluku po vanrednom pravnom sredstvu. Kada su taksu dužna da plate dva ili više lica zajedno, njihova obaveza je solidarna. Obaveza plaćanja sudske takse, odnosno taksena obaveza, nastaje:  za tužbu i podneske danom podnošenja tužbe, odnosno podnesaka,  za sudske odluke danom donošenja sudske odluke, a ukoliko jedna od stranaka nije prisustvovala glavnoj raspravi, od dana dostavljanja pisanog obavještenja o datumu donošenja odluke, odnosno danom dostavljanja odluke ako se dostavljanje vrši u skladu sa zakonskim odredbama o dostavljanju,  za sudsko poravnanje kada se sudsko poravnanje zaključi,  za paušalnu taksu u postupku raspravljanja zaostavštine danom donošenja rješenja o nasljeđivanju,  u postupsku stečaja danom donošenja rješenja o glavnoj diobi u postupku stečaja,  u postupku likvidacije danom donošenja rješenja o zaključenju likvidacionog postupka,  za sudske prepise kada se zatraži od suda i  za ostale radnje kada se zatraži njihovo preduzimanje. [131] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Za podneske i odluke u upravnim sporovima, u stvarima penzijskog, invalidskog i zdravstvenog osiguranja, dječijeg dodatka, starateljstva i socijalne pomoći, sudska taksa se plaća samo ako tužba bude odbijena ili odbačena. U ovom slučaju taksena obaveza nastaje danom pravosnažnosti odluke kojom je tužba odbijena ili odbačena. Sve naplaćene takse predstavljaju javni prihod budžeta Republike Srpske. Tarifa sudskih taksa je sastavni dio Zakona o sudskim taksama. Taksena tarifa se sastoji od tarifnih brojeva sa taksenim predmetom i iznosom takse koja se treba platiti za taj predmet, uz obrazloženje taksenog broja sa ciljem pravilnije primjene taksene tarife. Taksene tarife sudske takse, prema Zakonu o sudskim taksama, su razvrstane na 33 taksena broja u VII grupa, i to:       

I Parnični i izvršni postupak, II Vanparnični postupak, III Zemljišno-knjižni postupak, IV Takse u postupku stečaja i likvidacije, V Upis u sudski registar, VI Upravni spor i postupak za sudsku zaštitu, VII Posebni slučajevi.

Taksena tarifa nalazi se u prilogu ove knjige.

4.1. Oslobađanje od plaćanja sudske takse Od plaćanja sudske takse u Republici Srpskoj oslobođeni su:118  Republika Srpska i njeni organi koji se finansiraju iz budžeta Republike Srpske i nisu upisani u sudski registar,  Jedinice lokalne samouprave,  Izdržavana lica u postupcima utvrđivanja i ostvarivanja prava po osnovu zakonskog izdržavanja,  Lica koja poklanjaju svoju imovinu organima koja se finansiraju iz budžeta Republike Srpske i jedinicama lokalne samouprave, socijalnohumanitarnim, naučnim ili kulturnim organizacijama, ustanovama ili fondacijama, za podneske i radnje vezane za poklanjanje imovine i  Lica u sporovima u vezi sa ostvarivanjem njihovih prava iz radnog odnosa. Sudska taksa u Republici Srpskoj se ne plaća:119

                                                            

118 119

 Član 10, stav 1, Zakona o sudskim taksama, “Službeni glasnik RS”, broj 73/08   Član 10, stav 2, Zakona o sudskim taksama RS, “Službeni glasnik RS”, broj 73/08 

[132] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     Na podneske i odluke suda u svim sudskim postupcima u ostvarivanju prava i statusa porodica poginulih boraca Vojske Republike Srpske, kao i porodica, civilnih žrtava rata,  Na podneske i odluke suda kojim ratni vojni invalidi vode postupak za ostvarivanje prava iz boračko-invalidske zaštite i  Na podneske kojim se traži izdavanje uvjerenja i na uvjerenje radi ostvarivanja prava iz zdravstvenog i penzijsko-invalidskog osiguranja i uvjerenja potrebnog za zasnivanje radnog odnosa. Strano fizičko i pravno lice oslobođeno je plaćanja sudske takse ako je to predviđeno međunarodnim ugovorom, ili pod uslovom reciprociteta. U slučaju sumnje o postojanju reciprociteta, mišljenje daje Ministarstvo pravde Republike Srpske. (1)   

  

 

U zemljišno-knjižnim postupcima ne plaća se sudska taksa za: Upis opravdanja predbilješke, Potpuno ili djelimično brisanje nekog upisnog prava, Službene radnje u postupku uređenja, zasnivanja i ispravljanja zemljišnih knjiga, osim ako je greška nastala krivicom titulara prava, u postupku usklađivanja zemljišnih knjiga sa faktičkim stanjem, kao i u postupku za obnavljanje uništenih zemljišnih knjiga, ukoliko se vjerodostojnom ispravom utvrdi da je upis bio prije sproveden, Upis sprovođenja odluke o diobi prava vlasništva ili prava korišćenja ako su učesnici diobe bili upisani kao suvlasnici tih prava, Za zabilješku privremene uprave određene u toku postupka prinudne javne prodaje, kao i zabilješku prinudne uprave određene umjesto prinudne javne prodaje, Naknadni upis supružnika kao suvlasnika na osnovu sudske odluke, ako je jedan od supružnika upisan kao vlasnik u zemljišnim knjigama, kao i za upis kojim se označava idealni dio svakog supružnika na nekretninama koje su u njihovom suvlasništvu, Upis u zemljišne knjige prava utvrđenih zakonom u korist građana i Sve ostale radnje koje se preduzimaju po službenoj dužnosti.

Taksu za upis u zemljišno-knjižnim postupcima dužno je da plati lice u čiju se korist vrši upis. Ako upis traži lice čije se pravo ograničava, opterećuje, ukida ili prenosi na drugo lice, to lice takođe solidarno garantuje za plaćanje takse sa licima u čiju se korist vrši upis. Ako se u zemljišno-knjižnim postupcima, na osnovu jednog zahtjeva upisuje više prava u korist jednog lica, taksa se plaća onoliko puta koliko se upisa traži. Taksa za upis u zemljišno-knjižnim postupcima plaća se i kad se upis vrši u toku parničnog, vanparničnog ili izvršnog postupka.

[133] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Za davanje usmenih informacija i obavještenja u zemljišno-knjižnim postupcima ne naplaćuje se ni taksa ni dodatni troškovi. U postupku stečaja i likvidacije sudska taksa se ne plaća za:  Podneske stečajnog ili likvidacionog upravnika i  Podneske kojima se prijavljuje upis stečajnog ili likvidacionog postupka ili upis u sudski registar koji se vrši po službenoj dužnosti. Za upis odluke o otvaranju stečajnog postupka, odluke o pokretanju postupka likvidacije, kao i odluke o zabrani obavljanja određene djelatnosti, odnosno poslova pravnih lica, takođe se ne plaća sudska taksa.

4.2. Povrat sudske takse i zastarjevanje Pravo na naplatu sudske takse zastarjeva u roku od dvije godine od nastanka taksene obaveze. Lice koje je platilo taksu koju nije bilo dužno da plati ili je taksu platilo u iznosu većem od propisanog, kao i lice koje je platilo taksu za sudsku radnju, a ta radnja iz bilo kog razloga nije izvršena, ima pravo na povrat takse. Postupak za povrat takse pokreće se na zahtjev lica koje je platilo taksu. Zahtjev za povrat takse podnosi se nadležnom sudu u roku od 30 dana od dana kada je taksa plaćena, odnosno od dana saznanja da sudska radnja nije izvršena, a najkasnije u roku od dvije godine od dana kada je taksa plaćena.

[134] 

X POVREMENI KANCELARIJSKI POSLOVI Službenici zaduženi za kancelarijsko poslovanje obavljaju i poslove koji nisu svakodnevni i zato ih zovemo povremeni poslovi. To su uglavnom poslove vezani za organizaciju i pripremu sastanaka, ali i vođenje zapisnika na tim sastancima.

1. SASTANCI Kakvi sastanci mogu biti? Oni mogu biti:  formalni i  neformalni. Formalni sastanci su uglavnom propisani statutom, pravilnikom ili nekim drugim propisom na kojima se razmatraju određeni problemi i donose zaključci ili odluke, a neformalni sastanci su neformalni skupovi u vidu svečanosti, proslava, sportskih takmičenja, izleta i td., na kojima se ne razmatraju problemi, ne vode zapisnici i ne donose zaključci. Prema cilju organizovanja sastanke dijelimo na:  diskusione,  radne,  informativne i  anketne. Na diskusionim sastancima se razmjenjuju mišljenja, iznose činjenice, ali se ne donose zaključci. Dakle, vodi se diskusija o određenim pitanjima radi pripreme za naredni rad. Na radnim sastancima se takođe iznose činjenice i donose se zaključci i odluke. Radni sastanci se uglavnom održavaju u određenim intervalima, naprimjer jedanput sedmično radi organizacije posla. Na informativnim sastancima se upoznaju prisutni sa određenim informacijama i na njima se ne donose zaključci. Na anketnim sastancima se ne diskutuje o problemima, već se anketiraju prisutni radi saznanja o mišljenju većine o određenim pitanjima.

[135] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

1.1. Faze organizacije sastanka Organizacija sastanka vodi se u dvije faze: pripremna faza i vođenje sastanka. Za pripremnu fazu će biti zadužen službenik koji vodi kancelarijske poslove, ali za vođenje sastanka zaduženo je odgovorno lice tijela čiji se sastanak održava. Od dobre pripreme zavisi uspješnost vođenja sastanka. Priprema podrazumijeva: - Pozivanje učesnika na sastanak, - Prikupljanje potrebne dokumentacije, - Priprema prostorije u kojoj će se sastanak održati.

1.2. Poziv na sastanak Učesnici sastanka se po pravilu pozivaju pismeno (samo u izuzetnim uslovima usmeno). Poziv za sastanak treba učesnicima uručiti najmanje tri dana prije održavanja sastanka ukoliko uz poziv nije potrebno dostaviti dodatni materijal za razmatranje, radi planiranja vremena učesnika sastanka. Ukoliko je potrebno dostaviti i radni materijal za razmatranje na sastanku, poziv je potrebno uručiti 7-8 dana prije održavanja sastanka, kako bi se učesnici mogli pripremiti za diskusiju. Po pravilu poziv za sastanke treba da sadrži:  Naziv organa i organizacije koji poziva na sastanak,  Ime, prezime i zvanje lica koje se poziva na sastanak,  Mjesto i vrijeme održavanja sastanka, sa tačnim nazivom adrese (po potrebi broj sale, sprat na kome se nalazi sala itd.),  Prijedlog dnevnog reda,  Ime, prezime i funkciju lica koje saziva sastanak i  Po potrebi obavijest o putnim troškovima, smještaju, dnevnicama i slično. Poslije naziva organa i organizacije piše se broj i datum kada je poziv sačinjen. Iza broja i datuma u uvodnom dijelu navodi se pravni osnov (član zakona, statuta ili pravilnika) na osnovu koga lice koje poziva na sastanak ima ovlaštenje da sazove sastanak, zatim broj sjednice tijela čiji sastanak se saziva. Poslije uvodnog dijela navodi se prijedlog dnevnog reda. Kao prva tačka dnevnog reda treba da se navede usvajanje zapisnika sa prethodne sjednice, a kopiju zapisnika svi učesnici sastanka treba da dobiju u radnom materijalu. Ako nije bilo prethodne sjednice, onda je to konstituirajuća sjednica gdje se moraju navesti imena i prezimena članova tog tijela. Poslednja tačka dnevnog reda bi trebalo biti „razno“, ukoliko neko od prisutnih na sjednici imaju dopunu dnevnog reda, ili ima potrebe da se učesnici na sjednici informišu o nekom pitanju za koje nije potrebno donositi zaključke.

[136] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Iza predloga dnevnog reda piše se mjesto i vrijeme održavanja sastanka i na kraju s lijeve strane popis priloga, a sa desne strane potpis lica koje saziva sastanak. Obavezno se navodi da je obavezno prisustvo na sastanku i broj telefona, kontakt osobu ili mail adresu osobe kojoj se može javiti ako je lice spriječeno da prisustvuje sastanku. Na kraju se navodi obavještenje o putnim troškovima i smještaju, kao i o dnevnicama ukoliko pozvana osoba treba da doputuje iz drugog mjesta. (Naziv organa – organizacije) Broj: _________ Datum: ___________ Za __________________________________ Na osnovu člana ____ stav ___ Statuta ____________ i člana ___, stav ___ Pravilnika ____________ sazivam ____ sjednicu _________________ Za sjednicu predlažem sljedeći: DNEVNI RED 1. 2. 3. 4.

Usvajanje zapisnika sa prethodne sjednice _______________________________ _______________________________ Razno

Sastanak će se održati u ___________ dana __________ sa početkom u ___ časova. Sastanak će se održati u prostorijama ____________________, ulica ___________________, broj ___. Prisustvo sastanku je obavezno. Eventualno odsustvo sa sastanka dužni ste javiti ________________________ na telefon _______ ili e-mail adresu ____________. Uz poziv se dostavljaju materijali za predložene tačke dnevnog reda. Priloga: _____ Na osnovu Pravilnika ____________, član ___ imate pravo na putne troškove u

[137] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    iznosu od ________ KM i plaćeni smještaj u hotelu ____________, adresa _____________________, u vremenu od ________ do ___________. Predsjedavajući: Ime, prezime i funkcija osobe koja saziva sastanak ________________

Slika 46: Primjer poziva za sastanak

1.3. Vođenje sastanka Sastankom rukovodi predsjedavajući. Uspješnost, odnosno efikasnost sastanka zavisi od vođenja sastanka. Predsjedavajući je dužan da usmjerava tok sastanka prema utvrđenom cilju, zato je potrebno da predsjedavajući poznaje problematiku o kojoj će se raspravljati i donositi zaključci. Sastanci se vode u tri faze. Prva faza je otvaranje sastanka, druga faza je rasprava ili diskusija o tačkama dnevnog reda i treća faza donošenje zaključaka ili odluka, odnosno zaključivanje sastanka. U uvodnom dijelu predsjedavajući pozdravlja prisutne, predstavlja goste, ako ih ima, i utvrđuje kvorum odnosno prisutnost većine članova tijela, što je potrebno radi punovažnosti održavanja sastanka. Sastanak se može održati i ako ne postoji kvorum, ali na takvom sastanku se ne mogu donositi zaključci i odluke. Zapisničar će u zapisniku konstatovati da li postoji kvoru, prisutne i odsutne članove tijela. Sledeći korak pri vođenju sastanka je imenovanje zapisničara i radnog tijela, ukoliko je potrebno. Nakon utvrđivanja kvoruma predsjedavajući predlaže dnevni red za sastanak, te eventualne dopune ili izmjene. I članovi tijela mogu predložiti dopune ili izmjene dnevnog reda. Utvrđivanje dnevnog reda se vrši glasanjem članova tijela. Nakon utvrđivanja dnevnog reda prelazi se na rad po tačkama dnevnog reda. Upoznavanjem sa tačkama dnevnog reda vrši predsjedavajući ili osoba zadužena za to (naprimjer, ako se usvaja godišnji obračun u organizacijama, prisutne će sa obračunom upoznati šef računovodstva). Upoznavanje sa tačkama dnevnog reda treba da služi prisutnima za diskusiju. Najvažniji dio diskusije su konstruktivni prijedlozi prisutnih radi donošenja adekvatnog zaključka. Dobro i precizno formulisanje prijedloga se stavljaju na glasanje.

[138] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Glasanje se obavlja na način predviđen statutom organizacije, poslovnikom ili nekim drugim aktom. Glasanje može biti tajno i javno. Javno glasanje je najčešće i vrši se podizanjem ruke ili usmenim izjašnjavanjem. Tajno glasanje se koristi ako se odlučuje o značajnim pitanjima za organ ili organizaciju, a ne želi se znati kako je koji član glasao. Ako se vrši tajno glasanje unaprijed se pripreme listići na kojima je formulisano pitanje i ispisane riječi ZA i PROTIV što će glasač zaokružiti ili podvući. Za takvo glasanje imenuje se komisija koja će sačiniti zapisnik o rezultatima glasanja i predočiti ga ostalim prisutnim radi upoznavanja i unošenja rezultata glasanja u zapisnik. Kada je obavljena diskusija po svim tačkama dnevnog reda i o njima doneseni zaključci, predsjedavajući zahvaljuje prisutnima na učešću u radu i zaključuje sastanak, odnosno izjavljuje da je sastanak završen.

1.4. Zapisnik i vođenje zapisnika na sastanku Imenovani zapisničar vodi zapisnik. U narednom tekstu predstavićemo primjer jednog zapisnika sa sastanka sa uputstvom kako ga treba voditi. ZAPISNIK Sa ________ (broj) sjednice ________________________________ (naziv organa odnosno tijela) iz ________________ (mjesto) održane ______________ (datum i vrijeme) u prostorijama _________________________ (navesti prostorije u kojima se održava sjednica) Prisutni članovi: __________________________ (naziv tijela, imena i prezimena prisutnih članova) Opravdano odsutni članovi: __________________________ (naziv tijela, imena i prezimena članova koji su opravdali svoje odsustvo i navesti njihove razloge) Neopravdano odsutni članovi: ______________________________________ (naziv tijela, imena i prezimena članova koji nisu najavili svoje odsustvo) Pored članova _____________________ (naziv tijela) sjednici prisustvuju ___________________________ (navesti imena i prezimena ostalih prisutnih lica i u kom svojstvu) Sjednicom predsjedava: ______________________________ (navesti ime i prezime lica koje predsjedava sjednicom i u kom svojstvu) Zapisnik sa sjednice vodi: ______________________________ (navesti ime lica koje vodi zapisnik) Sjednica je počela sa radom u ___________ časova. Predsjedavajući konstatuje da sjednici prisustvuje dovoljan broj članova za rad (kvorum) te predlaže sledeći: DNEVNI RED

[139] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    1.

Razmatranje i ovjeravanje zapisnika sa prethodne ________ sjednice __________ održane _________________ g.

2.

__________________

3.

__________________ (navesti tačke dnevnog reda koje je predložio predsjedavajući)

Dnevni red je jednoglasno prihvaćen bez dopuna i izmjena. Tačka 1. Razmatranje i ovjeravanje zapisnika sa prethodne sjednice ____________________ (navesti naziv tijela) održane ________________g. predsjedavajući obavještava prisutne da je zapisnik sa prethodne ____________ (navesti broj) sjednice _________________ (navesti naziv tijela) održane __________g. dostavljen svim članovima uz poziv za sjednicu te poziva članove da stave eventualne primjedbe na zapisnik. Predsjedavajući konstatuje da nije bilo primjedbi i da je zapisnik sa ________ sjednice ______________________ jednoglasno prihvaćen. Tačka 2. Predsjedavaći obavještava prisutne članove da su uz poziv za sjednicu primili i informaciju o ______________________ (navesti koje vrste je informacija i ko ju je pripremio. Uvodno izlaganje je podnio ___________________________ (navesti ime i prezime i funkciju) Poslije podnesenog uvodnog izlaganja predsjedavajući postavlja pitanje članovima da li neko želi uputiti neko pitanje podnosiocu uvodnog izlaganja. Pošto pitanja nije bilo (ili jeste na koje je dobijen odgovor) predsjedavajući otvara raspravu o informaciji. U raspravi učestvuju: 1.

_____________________ (navesti ime i prezime učesnika u raspravi i kratak sadržaj diskusije)

2.

____________________

3.

____________________

Poslije završene rasprave predsjedavajući stavlja informaciju o __________________ na glasanje a zatim konstatuje da je informacija o _______________ jednoglasno (ili sa koliko glasova) prihvaćena pa je donesena sledeća ODLUKA 1.

Usvaja se informacija o _________________ koju je pripremio _____________ sa svim predloženim mjerama sadržanim u informaciji.

2.

Zadužuje se _______________ da pristupi provođenju mjera sadržnih u informaciji i o tome obavijesti __________ najkasnije do ___________ . Tačka 3. (odnosno poslednja tačka)

[140] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Pošto je dnevni red iscrpljen, predsjedavajući konstatuje da je rad sjednice završen. Sjednica je završila sa radom u __________ časova. ZAPISNIČAR: _____________

PREDSJEDAVAJUĆI: __________________

Slika 47: Primjer zapisnika sa sastanka sa uputstvom kako ga treba voditi Zapisnik odražava o čemu se na sastanku raspravljalo i koji su zaključci doneseni. Zapisnik služi kao osnova za sprovođenje odluka i pismenu izradu odluka donesenih na sastanku. Zato zapisnik mora biti jasan, nedvosmislen i tačno određen. Zapisničaru će biti mnogo lakše sačiniti zapisnik ako predsjedavajući dobro vodi sastanak i jasno formuliše zaključke. Ali zapisničar treba biti i osoba koja dobro poznaje materijal sa sastanka, odnosno treba prethodno dobro se upoznati sa materijalima. Zapisničar bi trebao biti osoba koja brzo i čitko piše, ali i dobro poznaje pravopis. Što je najvažnije zapisničar mora razlikovati bitno od nebitnog i samo bitne elemente unijeti u zapisnik. Cjelokupna diskusija članova sastanka ne mora biti prenesena u zapisnik, ali njihovi prijedlozi o kojima će se glasati moraju biti jasno formulisani. Svi materijali o kojima je vođena diskusija i doneseni zaključci prilažu se uz zapisnik. Na većim i značajnim sastancima, ukoliko je bitno da zapisnik sadrži sve što je rečeno na sastanku, koristi se magnetofonska traka ili diktafon, kako bi zapisničar mogao više puta preslušati tok sastanka i tačno evidentirati sve što je rečeno. Kao kod vođenja sastana koji se vodi u tri faze i zapisnik se sastoji iz tri dijela: -

Uvodnog dijela, Razrade dnevnog reda i Završnog dijela zapisnika.

Kao što smo vidjeli na gore navedenom primjeru uvodni dio zapisnika sadrži:  Redni broj sastanka i naziv tijela,  Datum i vrijeme početka sastanka,  Imena i prezimena prisutnih na sastanku,  Imena i prezimena odsutnih sa sastanka, kao i konstatacija da li su opravdano ili neopravdano odsutni,  Imena i prezimena ostalih prisutnih (gostiju) i u kom svojstvu,  Konstatacija da li postoji kvorum za rad i da li će sastanak nastaviti sa radom ili će se odložiti za drugo vrijeme,  Usvajanje dnevnog reda onakvog kakav je predložen ili sa izmjenama i dopunama,

[141] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     

Ime i prezime predsjedavajućeg sastanka, Ime i prezime zapisničara.

Drugi dio odgovara drugoj fazi vođenja sastanka. Drugi dio zapisnika sadrži:  Ime i prezime lica koje izvještava po pojedinim tačkama dnevnog reda,  Kratak prikaz izvještaja po tačkama dnevnog reda,  Ime i prezime članova koji diskutuju i kratak prikaz diskusije,  Rezime svake diskusije i eventualni prijedlozi,  Doneseni zaključci ili odluke, koji moraju jasno biti izraženi, radi tačnosti sprovođenja zaključaka,  Konstatacija o rezultatima glasanja (jednoglasno ili sa potrebnom većinom, broj članova koji su bili protiv ili suzdržani) i  Eventualna konstatacija ako je glasanje bilo tajno. Završni dio zapisnika odgovara trećoj fazi vođenja sastanka. On sadrži:  Vrijeme završetka sastanka,  Eventualna konstatacija ako je sastanak prekinut i vrijeme i datum kada će biti nastavljen,  I na kraju ime i prezime i potpis predsjedavajućeg sastanka, sa desne strane, ime i prezime i potpis zapisničara, sa lijeve strane, ime i prezime ovjerivača zapisnika, ako ga ime, u sredini sa otiskom pečata. U slučaju potrebe može se raditi i direktni izvod iz zapisnika, ako je potrebno uz neki podnesak priložiti zapisnik kao dokaz. U tom slučaju se ne prilaže cijeli zapisnik, već samo onaj dio koji dokazuje navode iz podneska. Izvod iz zapisnika sadrži:  Kompletan uvodni dio i  Iz drugog dijela samo izvod onog dijela koji je potreban. Izvod iz zapisnika se ovjerava službenim pečatom i potpisom ovlašćenog lica. Pored direktnog izvoda iz zapisnika postoji i indirektni izvod iz zapisnika. On se koristi radi obavještavanja lica koja su zadužena za sprovođenje zaključaka ili odluka. Indirektni zapisnik sadrži:  Poziv na određeni sastanak,  Donesene odluke ili zaključci i  Rok za njihovo sprovođenje. Prepis zapisnika sa sastanka se koristi radi dokazivanja pred sudovima i organima uprave. Prepis zapisnika ovjerava organ ili organizacija.

[142] 

XI ODGOVORNOSTI U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU Odgovornost u kancelarijskom poslovanju može biti:  Krivična odgovornost,  Prekršajna odgovornost i  Disciplinska odgovornost.

1. KRIVIČNA ODGOVORNOST Krivična odgovornost odgovornih lica, kako fizičkih tako i pravnih, regulisana je propisima u oblasti kancelarijskog poslovanja, Krivičnog zakona Republike Srpske i Konvencije o zaštiti kulturnih dobara u slučaju oružanog sukoba. Prema Krivičnom zakonu Republike Srpske120 u dijelu pod nazivom Krivična odgovornost „Krivično je odgovoran učinilac koji je uračunljiv i koji je krivično djelo učinio sa umišljajem ili iz nehata“121. Prema istom Zakonu krivično će odgovarati učinilac:  Ako je ukradena stvar od posebnog istorijskog, naučnog ili kulturnog značaja, ili vrijednost ukradene stvari prelazi iznos od 50.000 KM, učinilac će se kazniti zatvorom od tri do petnaest godina122.  U dijelu pod nazivom „Oduzimanje tuđe stvari“, ako je oduzeta stvar od posebnog istorijskog, naučnog ili kulturnog značaja ili ako vrijednost oduzete stvari prelazi iznos od 10.000 KM, učinilac će se kazniti zatvorom od šest mjeseci do pet godina, a ako taj iznos prelazi 50.000 KM, kazniće se zatvorom od jedne do osam godina.123  Ako neovlašćeno uđe u tuđu zaštićenu kompjutersku bazu podataka i unese izmjene, uništi, kopira, upotrijebi, sakrije, objavi ili unese kakav svoj podatak ili kompjuterski virus, ili na neki drugi način učini neupotrijebljivim tuđe kompjuterske podatke ili programe, kazniće se zatvorom do dvije godine.124                                                              120

 »Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 49/03 i 108/04   Član 13. Krivičnog zakona Republike Srpske, »Službeni glasnik Republike Srpske«,  broj 49/03 i 108/04  122  Član 232, stav 3. Krivičnog zakona Republike Srpske, »Službeni glasnik Republike  Srpske«, broj 49/03 i 108/04  123  Član 236, stav 2. Krivičnog zakona Republike Srpske, »Službeni glasnik Republike  Srpske«, broj 49/03 i 108/04  124  Član 238, stav 1. Krivičnog zakona Republike Srpske, »Službeni glasnik Republike  Srpske«, broj 49/03 i 108/04  121

[143] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     Ako pri arheološkim, geološko-paleontološkim i minerološkim istraživanjima i iskopavanjima, arhivskim istraživanjima ili na drugi način prisvoji iskopine, materijal ili nađeni predmet koji ima kulturni ili istorijski značaj, arhivski materijal ili prirodnu rijetkost, kazniće se zatvorom od šest mjeseci do pet godina. Istom kaznom kazniće se i ko protivpravno uništi ili ošteti spomenik kulture, zaštićeni objekat prirode ili drugi predmet koji je od posebnog kulturnog ili istorijskog značaja, ili stvar koja predstavlja javno dobro. Ko neovlašćeno na spomeniku kulture izvrši konzervatorske, restauratorske ili istraživačke radove, ili ko neovlašćeno vrši arheološka iskopavanja ili istraživanja, pa usljed toga spomenik bude teže oštećen ili uništen, kazniće se novčanom kaznom ili zatvorom do tri godine. Ako su navedena djela izvršena prema predmetu ili spomeniku posebnog istorijskog ili kulturnog značaja, ili je tim djelima prouzrokovana velika šteta, učinilac će se kazniti zatvorom od jedne do osam godina.125  Ko neovlašćeno izveze ili iznese u inostranstvo predmet koji je od posebnog kulturnog ili istorijskog značaja ili predmet koji predstavlja prirodnu rijetkost, ili drugom omogući da to učini, kazniće se zatvorom do tri godine. Ako je isto djelo učinjeno u odnosu na dobro od velikog kulturnog, istorijskog ili prirodnog značaja, učinilac će se kazniti zatvorom od šest mjeseci do pet godina.126  Službeno ili odgovorno lice koje u namjeri da sebi ili drugome pribavi kakvu neimovinsku korist ili da drugome nanese kakvu štetu, iskoristi svoj položaj ili ovlašćenje, prekorači granice svog ovlašćenja ili ne izvrši službenu dužnost, kazniće se zatvorom od tri mjeseca do tri godine. Ako je istim djelom nanesena znatna šteta ili je došlo do teže povrede prava drugog, učinilac će se kazniti zatvorom od šest mjeseci do pet godina. Službeno ili odgovorno lice koje u namjeri da sebi ili drugome pribavi kakvu imovinsku korist, iskoristi svoj položaj ili ovlašćenje, prekorači granice svog ovlašćenja ili ne izvrši službenu dužnost, kazniće se zatvorom od šest mjeseci do pet godina. Ako je istim djelom pribavljena imovinska korist u iznosu koji prelazi 10.000 KM, učinilac će se kazniti zatvorom od jedne do osam godina, a ako taj iznos prelazi 50.000 KM, kazniće se zatvorom od dvije do deset godina.127  Službeno lice koje neovlašćeno drugom saopšti, preda ili na drugi način učini dostupnim podatke koji predstavljaju službenu tajnu, ili koji                                                             

125

 Član 253. Krivičnog zakona Republike Srpske, »Službeni glasnik Republike Srpske«,  broj 49/03 i 108/04  126  Član 254. Krivičnog zakona Republike Srpske, »Službeni glasnik Republike Srpske«,  broj 49/03 i 108/04  127  Član 347. Krivičnog zakona Republike Srpske, »Službeni glasnik Republike Srpske«,  broj 49/03 i 108/04 

[144] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    pribavlja takve podatke u namjeri da ih preda nepozvanom licu, kazniće se zatvorom od tri mjeseca do tri godine. Istom kaznom kazniće se i ko, u namjeri da ih neovlašćeno upotrijebi, na protivpravan način dođe do podataka koji se čuvaju kao službena tajna ili ko takve podatke bez odobrenja objavi. Ako je navedeno djelo učinjeno iz koristoljublja ili u pogledu naročito povjerljivih podataka ili radi objavljivanja ili korišćenja podataka u inostranstvu, učinilac će se kazniti zatvorom od jedne do osam godina. Ako je navedeno djelo učinjeno nehatno, učinilac će se kazniti novčanom kaznom ili zatvorom do jedne godine. Kao službena tajna smatraju se podaci ili dokumenti koji su zakonom, drugim propisom ili odlukom nadležnog organa donesenim na osnovu zakona proglašeni službenom tajnom i čije bi odavanje imalo ili moglo da ima štetne posljedice za službu.128  Ko protivpravno oduzme, sakrije, uništi, ošteti ili na drugi način učini neupotrebljivim službeni pečat, knjigu, spis ili ispravu koja pripada državnom organu, preduzeću, ustanovi ili drugom pravnom licu koje vrši javna ovlašcenja ili se kod njih nalazi, kazniće se zatvorom do tri godine.129 Svaka osoba čini krivično djelo i ako:  namjerno i kršenjem Konvencije o zaštiti kulturnih dobara u slučaju oružanog sukoba učini kulturno dobro pod pojačanom zaštitom predmetom napada,  upotrijebi kulturno dobro pod pojačanom zaštitom ili njegovu neposrednu okolinu za podršku vojnoj akciji,  u velikim razmjerima uništi ili prisvoji kulturno dobro zaštićeno Konvencijom,  učini kulturno dobro zaštićeno Konvencijom predmetom napada,  ukrade, opljačka ili otuđi kulturno dobaro zaštićeno Konvencijom ili učini vandalske čini prema takvim dobrima.

2. PREKRŠAJNA ODGOVORNOST Prekršajna odgovrnost odgovornih lica, kako fizičkih tako i pravnih, regulisana je propisima u oblasti kancelarijskog poslovanja. Prema propisima iz oblasti kancelarijskog poslovanja najbrojnija je prekršajna odgovornost odgovornih lica. Prekršajno se kažnjavaju odgovorna lica za:  Prekršaj u organu državne uprave i odgovorno lice u organima kojima su preneseni poslovi državne uprave, preduzećima ustanovama i drugim                                                              128

 Član 355. Krivičnog zakona Republike Srpske, »Službeni glasnik Republike Srpske«,  broj 49/03 i 108/04  129  Član 395. Krivičnog zakona Republike Srpske, »Službeni glasnik Republike Srpske«,  broj 49/03 i 108/04 

[145] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    nadležnim institucijama kojima su povjerena javna ovlaštenja, novčanom kaznom 300 do 1.000 KM. Novčanom kaznom od 300 do 1.000 KM kazniće se za prekršaj i odgovorno lice ako onemogući vršenje inspekcijskog nadzora i ne da na uvid tražena dokumenta i ako ne donese Pravilnik o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta u roku od šest mjeseci od dana stupanja na snagu Zakona o administrativnoj službi u upravi Republike Srpske130. Novčanom kaznom od 1.000 do 2.000 KM kazniće se za prekršaje odgovorno lice u organu državne uprave ako ne izvrši rješenjem naložene inspekcijske mjere131.  Obveznik posebne republičke takse kazniće se novčanom kaznom od 500 KM do 10.000 KM ako u propisanom roku ne obračuna i ne plati posebnu republičku taksu, a odgovorno lice obveznika kazniće se novčanom kaznom od 100 do 1.000 KM i preduzetnik ako u propisanom roku ne plati posebnu republičku taksu kazniće se novčanom kaznom od 300 do 3.000 KM.132  Za prekršaj kazniće se kaznom zatvora do 60 dana lice koje neovlašćeno izrađuje pečate s grbom Republike Srpske, a za isti prekršaj kazniće se pravno lice novčanom kaznom od 1.500 do 15.000 KM, a odgovorno lice u pravnom licu od 300 do 1.500 KM133. Novčanom kaznom do 5.000 KM kazniće se privredno društvo ili drugo pravno lice ako u propisanom roku ne preda na uništenje pečat, odgovorno lice u privrednom društvu ili drugom pravnom licu kazniće se novčanom kaznom od 300 do 1.500 KM134. Novčanom kaznom od 300 do 1.500 KM kazniće se odgovorno lice imaoca pečata, ako ne prijavi ili ne oglasi pečat u »Službenom glasniku Republike Srpske«135.  Novčanom kaznom od 1.000 KM do 15.000 KM kazniće se za prekršaj pravno lice davalac usluga informacionog društva, ako prekrši opšte obaveze o informisanju, prekrši obavezu informisanja u komercijalnom saopštenju, prekrši obavezu osiguranja dostupnosti podataka za sklapanje ugovora, ne omogući pristup odredbama ugovora i opštim uslovima poslovanja na način da ih korisnik može pohraniti, ponovo koristiti i reprodukovati i onemogući pristup računarskoj opremi i uređajima, te bez odgađanja da na uvid ili dostavi potrebne podatke i                                                              130

 »Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 16/02,62/02,38/03,49/06,20/07, član 119.   »Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 16/02,62/02,38/03,49/06,20/07, član 120.  132  Član 10. Zakona o posebnim republičkim taksama, „Službeni glasnik Republike  Srpske“, br. 8/94, 3/96, 29/2000, 18/01, 22/01, 60/03, 14/04, 41/05, 51/06  133  Član 22. Zakona o pečatima, Službeni glasnik Republike Srpske” broj 17/92, broj  63/01 i 49/07  134  Član 23. Zakona o pečatima, “Službeni glasnik Republike Srpske” broj 17/92, broj  63/01 i 49/07  135  Član 24. Zakona o pečatima, “Službeni glasnik Republike Srpske” broj 17/92, broj  63/01 i 49/07  131

[146] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    dokumentaciju u vezi sa predmetom nadzora, odgovorno lice u pravnom licu davaocu usluga informacionog društva kazniće se novčanom kaznom od 1.000 KM do 3.000 KM, a fizičko lice, davalac usluga informacionog društva, kazniće se novčanom kaznom od 500 KM do 1.500 KM.136  Novčanom kaznom od 500 KM do 1.500 KM kazniće se za prekršaj fizičko lice koje neovlašteno pristupi i upotrijebi podatke i sredstva za izradu elektronskog potpisa i kvalifikovanog elektronskog potpisa.137 Novčanom kaznom od 500 KM do 1.500 KM kazniće se za prekršaj fizičko, a odgovorno lice u pravnom licu, novčanom kaznom od 1.000 do 3.000 KM, koje nepažljivo i neodgovorno koristi sredstva i podatke za izradu elektronskog potpisa, Certifikacionom tijelu u roku ne dostavi potrebne podatke i informacije o promjenama koje utiču ili mogu uticati na tačnost elektronskog potpisa i blagovremeno ne dostavi Certifikacionom tijelu zahtjev za opoziv certifikata138.  Novčanom kaznom od 1.000 KM do 15.000 KM kazniće se za prekršaj pravno lice, odnosno Certifikaciono tijelo pravnog lica koje izdaje kvalifikovani elektronski certifikat koji ne sadrži sve potrebne podatke ili sadrži podatke koji nisu predviđeni, ne sprovodi odgovarajuće zaštitne mjere kojima se onemogućava neovlašteno skladištenje i kopiranje podataka za izradu elektronskog potpisa, ne obavijesti potpisnika kojem izdaje elektronski certifikat o svim bitnim uslovima upotrebe izdatog certifikata, ne utvrdi pravosnažno identitet fizičkog ili pravnog lica za koje izdaje kvalifikovani elektronski certifikat, ne vodi ažurno i bezbjednosnim mjerama zaštićenu evidenciju certifikata i ne omogući njihovu javnu dostupnost, ne vodi ažurno evidenciju svih opozvanih certifikata, ne obavijesti u propisanom roku potpisnika o izvršenom opozivu elektronskog certifikata, ne obavijesti u propisanom roku Ministarstvo o izvršenim opozivima elektronskih certifikata i blagovremeno ne obavijesti potpisnike kojima je izdao elektronske certifikate i Ministarstvo o mogućem tečaju ili drugim okolnostima koje mogu da dovedu do prekida obavljanja usluga certifikacije139.  Novčanom kaznom od 1.500 do 15.000 KM kazniće se za prekršaj Arhiv RS i ustanova zaštite, ako ne preduzme mjere za zaštitu na pokretnom dobru za koje se pretpostavlja da može steći svojstvo kulturnog dobra, ne evidentira pokretna dobra koja uživaju prethodnu                                                             

136

 Član 22. Zakona o elektronskom poslovanju Republike Srpske, “Službeni glasnik  Republike Srpske” broj 59/09  137  Član 38. Zakona o elektronskom potpisu, “Službeni glasnik Republike Srpske” broj  59/08  138  Član 39. Zakona o elektronskom potpisu, “Službeni glasnik Republike Srpske” broj  59/08  139  Član 40. Zakona o elektronskom potpisu, “Službeni glasnik Republike Srpske” broj  59/08 

[147] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    zaštitu, ne utvrdi pokretno kulturno dobro od velikog značaja, ne dostavi podatke za utvrđivanje kulturnog dobra, ne vrši reviziju ostalih pokretnih kulturnih dobara u utvrđenom roku, ne vodi registar kulturnih dobara za koji je nadležna, ne dostavi podatke za centralni registar u utvrđenom roku, ne obezbijedi stalni nadzor nad dobrima koja čuva i ne obezbijedi ih od požara, fizičko-hemijskih i bioloških oštećenja i krađe, izlaže kulturna dobra koja nisu kategorisana, obrađena i upisana u registar, postupa protivno propisanim uslovima i načinu preduzimanja mjera tehničke zaštite, razmjenjuje pokretna kulturna dobra bez saglasnosti140. Za isti prekršaj kazniće se novčanom kaznom od 500 do 3.000 KM i odgovorno lice u Arhivu RS i ustanovi zaštite.  Novčanom kaznom od 2.000 do 15.000 KM kazniće se za prekršaj Arhiv RS, ustanova zaštite, naučna i druga ustanova, privredno društvo i drugo pravno lice, ako postupa suprotno odredbama zakona, ne ustupi kulturno dobro radi izlaganja na međunarodnim i drugim značajnim povremenim izložbama, ustupljeno kulturno dobro ne vrati sopstveniku u utvrđenom roku, izvodi nedozvoljene radove na zaštićenoj okolini nepokretnog kulturnog dobra, koristi naziv, ime i lik kulturnog dobra u komercijalne svrhe bez odobrenja, trajno izveze ili privremeno iznese u inostranstvo pokretno dobro koje uživa prethodnu zaštitu i pokretno kulturno dobro bez saglasnosti, izlaže pokretno kulturno dobro od izuzetnog značaja van ustanove zaštite bez odobrenja, postupa suprotno odredbama zakona, preduzima mjere tehničke zaštite ili izvodi druge radove na nepokretnom kulturnom dobru suprotno odredbama zakona, ne obustavi i privremeno ne obustavi izvođenje radova, ne obavijesti u utvrđenom roku Zavod, odnosno područnu jedinicu Zavoda o završetku radova na nepokretnom kulturnom dobru, ne vodi dokumentaciju o preduzimanju mjera tehničke zaštite i izvođenju drugih radova na nepokretnom kulturnom dobru, ne prekine izvođenje građevinskih i drugih radova kada naiđe na arheološko nalazište ili arheološke predmete i o tome obavijesti nadležni organ i ne preduzme mjere da se nalaz ne uništi i ne ošteti i da se sačuva na mjestu i u položaju u kome je otkriven, izvodi mjere tehničke zaštite protivno propisanim uslovima i načinu preduzimanja mjera tehničke zaštite. Za isti prekršaj kazniće se novčanom kaznom od 500 do 3.000 KM i odgovorno lice u Arhivu RS, ustanovi zaštite, naučnoj i drugoj ustanovi, privrednom društvu i drugom pravnom licu i kazniće se i fizičko lice novčanom kaznom od 300 do 1.500 KM141.  Novčanom kaznom od 500 do 3.000 KM kazniće se za prekršaj odgovorno lice u Zavodu, odnosno u područnoj jedinici Zavoda, ako ne                                                             

140

 Član 103. Zakona o kulturnim dobrima, “Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 11/95 141  Član 104. Zakona o kulturnim dobrima, “Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 11/95 

[148] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    preduzme mjere za zaštitu na nepokretnom dobru za koje se pretpostavlja da može steći svojstvo kulturnog dobra, ne evidentira nepokretna dobra koja uživaju prethodnu zaštitu, ne obavijesti u utvrđenom roku sopstvenika i opštinski organ uprave nadležan za poslove kulture i za urbanizam, stambeno-komunalne poslove i prostorno planiraje o evidentiranju nepokretnog dobra, ne istraži, valorizuje i predloži u utvrđenom roku utvrđivanje nepokretnosti za kulturno dobro, ne odredi da se kulturno dobro preda staraocu, ne izvrši konačnu valorizaciju nepokretnog kulturnog dobra, ne utvrdi mjere zaštite i ne podnese prijedlog za donošenje akata o utvrđivanju nepokretnog kulturnog dobra od izuzetnog, odnosno od velikog značaja, ne vodi registar i centralni registar zaštićenih pokretnih i nepokretnih kulturnih dobara za koje je nadležan, ne propiše izgled, sadržinu i način stavljanja oznaka na kulturno dobro, po njihovim vrstama, ne utvrdi uslove za preduzimanje mjera tehničke zaštite i drugih radova na nepokretnim kulturnim dobrima, ne da saglasnost na projekte i dokumentaciju za izvođenje radova na nepokretnim kulturnim dobrima, ne zabrani dalje izvođenje radova i privremeno ne obustavi izvođenje radova ako se radovi izvode bez utvrđenih uslova za preduzimanje mjera tehničke zaštite ili bez saglasnosti na projekat i dokumentaciju, odnosno protivno projektu i dokumentaciji, ne podnese nadležnom organu zahtjev za rušenje, odnosno za povraćaj u prvobitno stanje objekta, ne izvrši pregled i provjeru na licu mjesta da li su radovi izvedeni u skladu sa projektnom dokumentacijom na koju je izdata saglasnost, ne naloži investitoru da u određenom roku izvedene radove usaglasi sa projektom, ne obustavi privremeno radove ako postoji neposredna opasnost oštećenja arheološkog nalazišta ili predmeta, ne dostavi u utvrđenom roku organu nadležnom za pripremanje prostornog, odnosno urbanističkog plana uslove i mjere zaštite, ne da mišljenje o nacrtima prostornih i urbanističkih planova, ne obavijsti Vladu RS da prostorni i urbanistički planovi ne sadrže uslove i mjere zaštite, izda odobrenje za arheološko iskopavanje i istraživanje arheološkog nalazišta suprotno odredbi zakona, ne naloži privremeno obustavljanje radova i ne zabrani izvođenje radova, ako se arheološka iskopavanja i istraživanja ne obavljaju u skladu sa odobrenjem142.  Novčanom kaznom od 300 do 1.500 KM kazniće se za prekršaj fizičko lice koje van organizovanog istraživanja iskopa iz zemlje, odnosno izvadi iz vode dobro koje uživa prethodnu zaštitu, ako u roku od 24 sata ne obavijesti Zavod, područnu jedinicu Zavoda, ili najbližu ustanovu zaštite i organ unutrašnjih poslova143.                                                              142

 Član 105. Zakona o kulturnim dobrima, “Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 11/95  143  Član 106. Zakona o kulturnim dobrima, “Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 11/95 

[149] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     Novčanom kaznom od 3.000 do 15.000 KM kazniće se za prekršaj pravno lice ako u predviđenom roku ne preda javnu arhivsku građu nadležnom arhivu, javnu arhivsku građu ne preda nadležnom arhivu u originalu, sređenu, popisanu, kompletnu i tehnički opremljenu, u primopredajnom zapisniku ne navede građu kojoj je ograničen pristup i rokove nedostupnosti i ako na zahtjev ne preda javnu arhivsku građu nadležnom arhivu u roku koji odredi nadležni arhiv. Novčanom kaznom od 200 do 1.500 KM kazniće se za prekršaj i fizičko lice. Novčanom kaznom od 200 do 3.000 KM kaziće se za prekršaj i odgovrno lice u pravnom licu.144  Novčanom kaznom od 3.000 do 15.000 KM kazniće se za prekršaj pravno, a novčanom kaznom od 200 do 1.500 KM fizičko lice koje obavlja privrednu djelatnost ako Kinoteci ne preda filmsku arhivsku građu. Novčanom kaznom od 200 do 3.000 KM kazniće se za prekršaj i odgovorno lice u pravnom licu.145  Novčanom kaznom od 3.000 do 15.000 KM kazniće se za prekršaj pravno lice koje sprovodi postupak statusnih promjena, odnosno prestanka sa radom stvaraoca ili imaoca javne arhivske građe ako u slučaju prestanka sa radom stvaraoca ili imaoca javne arhivske građe, kada pravni slijednik nije utvrđen, ne preda javnu arhivsku građu nadležnom arhivu, ne obezbijedi odabiranje i predaju javne arhivske građe arhivu u skladu sa odredbama zakona i stručnim uputstvima nadležnog arhiva i ne obezbijedi dalju zaštitu dokumentarne građe kojoj nije istekao rok čuvanja. Novčanom kaznom od 200 do 3.000 KM kazniće se za prekršaj i odgovorno lice u pravnom licu.146  Novčanom kaznom od 3.000 do 15.000 KM kazniće se za prekršaj arhiv ako privremeno iznese javnu arhivsku građu u inostranstvo bez odobrenja Arhiva RS, arhivsku građu od izuzetnog značaja izveze u inostranstvo bez saglasnosti ministra, ne izvrši zaštitno snimanje arhivske građe prije njenog iznošenja iz zemlje, ako se ne pridržava propisanih uslova i načina davanja na korišćenje javne arhivske građe, ako omogući korišćenje javne arhivske građe prije isteka rokova nedostupnosti i ako sa privatnom arhivskom građom koju je preuzeo na čuvanje ne postupa u skladu sa ugovorom o čuvanju. Novčanom kaznom od 200 do 3.000 KM kazniće se za prekršaj i odgovorno lice u arhivu.147                                                              144

 Član 91. Zakona o arhivskoj djelatnosti, Službeni glasnik Republike Srpske, broj  119/08  145  Član 92. Zakona o arhivskoj djelatnosti, Službeni glasnik Republike Srpske, broj  119/08  146  Član 93. Zakona o arhivskoj djelatnosti, Službeni glasnik Republike Srpske, broj  119/08  147  Član 94. Zakona o arhivskoj djelatnosti, Službeni glasnik Republike Srpske, broj  119/08 

[150] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     Novčanom kaznom od 3.000 do 15.000KM kazniće se za prekršaj pravno lice ako bespravno uništi pretvorenu izvornu dokumentarnu građu, ne evidentira uništenje dokumentarne ili arhivske građe, ne utvrdi interna pravila u vezi sa zahvatanjem ili čuvanjem dokumentarne građe u digitalnom obliku, interna pravila ne dostavi Arhivu Republike radi davanja saglasnosti na njihovu primjenu, ne obezbijedi propisane uslove i ne sprovodi propisane mjere čuvanja dokumentarne građe, o svom osnivanju, statusnim i organizacionim promjenama ne obavijesti Arhiv Repubile, ne obezbijedi propisane uslove i ne sprovodi propisane mjere zaštite javne arhivske i dokumentarne građe, ne dostavi nadležnom arhivu podatke o načinu i postupku zaštite privatne arhivske građe u digitalnom obliku, odnosno do predaje nadležnom arhivu javne arhivske građe, ne obezbijedi propisane uslove i ne sprovodi propisane mjere zaštite privatne arhivske građe, nadležnom arhivu ne omogući da o svom trošku sredi i popiše privatnu arhivsku građu, Arhivu Republike ne dostavi pisanu ponudu za prodaju arhivske građe u privatnom vlasništvu, kao vlasnik privatne arhivske građe ne obavijesti nadležni arhiv o opasnosti od njenog uništenja ili oštećenja, kao ponuđač opreme i usluga svoju djelatnost ne prijavi Arhivu Republike i bespravno koristi naziv ponuđača akreditovane opreme ili usluga. Novčanom kaznom od 200 do 1.500 KM kazniće se za prekršaj i fizičko lice. Novčanom kaznom od 200 do 3.000 KM kazniće se za prekršaj i odgovorno lice u pravnom licu.148  Novčanom kaznom od 3.000 do 15.000 KM kazniće se za prekršaj pravno lice ako ne čuva tajnost podataka sadržanih u arhivskoj građi u koju mu je omogućen uvid, javnu arhivsku građu koristi suprotno pisanom sporazumu, originalnu arhivsku građu koja mu je data na korišćenje izlaže suprotno uslovima utvrđenim pisanim sporazumom, bez odobrenja arhiva objavi reprodukcije javne arhivske građe, ošteti arhivsku građu koja mu je data na korištenje i prilikom objavljivanja ili izlaganja arhivskog dokumenta ne navede naziv ili signaturu arhivskog fonda, odnosno zbirke kojoj dokument pripada. Novčanom kaznom od 200 do 1.500 KM kazniće se za ovaj prekršaj i fizičko lice. Novčanom kaznom od 200 do 3.000 KM kazniće se za prekršaj iz stava i odgovorno lice u pravnom licu.149  Novčanom kaznom od 3.000 do 15.000 KM kazniće se za prekršaj pravno lice ako vrši uvoz, odnosno provoz privatne arhivske građe iz inostranstva bez izvozne potvrde države iz koje se arhivska građa izvozi, kao vlasnik privatne dokumentarne građe, za koju se pretpostavlja da                                                             

148

 Član 95. Zakona o arhivskoj djelatnosti, Službeni glasnik Republike Srpske, broj  119/08  149  Član 96. Zakona o arhivskoj djelatnosti, Službeni glasnik Republike Srpske, broj  119/08 

[151] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    ima svojstvo arhivske građe, ovu privremeno ili trajno izveze bez odobrenja Arhiva Republike, u slučaju trajnog izvoza nadležnom arhivu ne omogući kopiranje privatne arhivske građe. Novčanom kaznom od 200 do 1.500 KM kazniće se za isti prekršaj i fizičko lice. Novčanom kaznom od 200 do 3.000 KM kazniće se za isti prekršaj i odgovorno lice u pravnom licu.150

3. DISCIPLINSKA ODGOVORNOST Disciplinska odgovornost odgovornih lica, kako fizičkih tako i pravnih lica, regulisana je propisima u oblasti kancelarijskog poslovanja. Pored krivične i prekršajne odgovornosti odgovorna lica, što je, kako smo vidjeli regulisano zakonima i drugim propisima, organi i organizacije mogu da Pravilnikom o disciplinskoj odgovornosti regulišu i disciplinsku odgovornost zaposlenih za:  Neizvršavanje, nesavjesno izvršavanje ili neblagovremeno izvršavanje radnih dužnosti,  Nedostojno, uvredljivo ili neprimjereno ponašanje prema strankama,  Nezakonito raspolaganje materijalnim sredstvima,  Zloupotrebu službenog položaja ili prekoračenja ovlaštenja,  Dolazak na rad u pijanom stanju ili konzumiranje alkohola ili drugih opojnih sredstava na radnom mjestu itd. Takvim osobama se izriču disciplinske mjere, uz sprovođenje disciplinskog postupka. Disciplinske mjere mogu biti:  Usmena opomena,  Pismena opomena,  Udaljavanje sa posla od dva dana do šest mjeseci,  Obustavljanje plate u iznosu do 50% i na kraju  Prestanak radnog odnosa ili otkaz. Za povredu radnih dužnosti državnom službeniku se mogu izreći disciplinske mjere. Prema Zakonu o administrativnoj službi u upravi Republike Srpske151 državni službenik je disciplinski odgovoran za povredu radnih dužnosti. Povrede radnih dužnosti su:  neizvršavanje, nesavjesno, odnosno neblagovremeno izvršavanje radnih dužnosti;  izražavanje ili zastupanje političkih opredjeljenja u izvršavanju zadataka i poslova u organu državne uprave;

                                                            

150

 Član 97. Zakona o arhivskoj djelatnosti, Službeni glasnik Republike Srpske, broj  119/08  151  »Službeni glasnik RS«, broj 16/02,62/02,38/03,49/06,20/07, čl. 69. i 70. 

[152] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     nedostojno, uvredljivo ili na drugi način neprimjereno ponašanje prema građanima, pravnim i fizičkim licima i drugim strankama u postupku pred organom državne uprave;  odbijanje davanja podataka ili davanje netačnih podataka organima državne uprave, pravnim i fizičkim licima, ako je davanje podataka propisano zakonom ili propisom donesenim na osnovu zakona;  zloupotreba službenog položaja ili prekoračenje ovlaštenja;  nezakonito raspolaganje materijalnim sredstvima;  radnje koje ometaju građane, pravna lica i druge stranke u ostvarivanju njihovih prava i interesa u postupku kod organa državne uprave;  odbijanje poslova radnog mjesta na koje je zaposleni raspoređen ili odbijanje naloga funkcionera koji rukovodi organom državne uprave;  neopravdano izostajanje sa posla pet radnih dana u toku šest mjeseci ili neopravdano izostajanje s posla tri dana uzastopno;  dolazak na rad u pijanom stanju ili uživanje alkohola ili drugih opojnih sredstava koji smanjuju radnu sposobnost u toku radnog vremena. Za povrede radnih dužnosti državni službenik može biti disciplinski kažnjen:  pismenim ukorom;  suspenzijom prava učešća u javnim konkurencijama u državnoj službi u period od dvije godine;  obustavljanjem isplate plate u iznosu od 20% u trajanju do 6 mjeseci, i  prestanak radnog odnosa.152 U sledećim slučajevima starješina donosi odluku o suspenziji sa posla: a) ako je protiv njega pokrenut krivični postupak za djelo učinjeno u vršenju njegovih zadataka i poslova; b) ako se državni službenik nalazi u pritvoru; c) ako je protiv državnog službenika pokrenut krivični postupak za teže krivično djelo.153 U slučaju izrečenog preventivnog udaljenja sa posla, državni službenik ima pravo na 50% svoje plate, dok isključenje traje. Radi pravosnažne presude za teže krivično djelo i izdržavanja kazne zatvora duže od 6 mjeseci državnom službeniku se prekida radni odnos.

                                                             152

 Član 71. Zakona o administrativnoj službi u upravi Republike Srpske, »Službeni  glasnik Republike Srpske«, broj 16/02,62/02,38/03,49/06,20/07  153  Član 74. Zakona o administrativnoj službi u upravi Republike Srpske, »Službeni  glasnik Republike Srpske«, broj 16/02,62/02,38/03,49/06,20/07 

[153] 

RIJEČNIK NAJZNAČAJNIJIH POJMOVA Agencije su organi uprave koji vrše stručne i sa njima povezane upravne poslove, koji se vrše uz primjenu tržišnih principa, odnosno pružanje usluga i obezbjeđuju unapređivanje i razvoj. Akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja organa uprave. Akti sadrže: zaglavlje, naziv i adresu primaoca, kratku sadržinu predmeta, tekst akta, broj priloga, otisak službenog pečata, naziv funkcije i potpis ovlašćenog lica. Arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju završeni predmeti, zapisi na magnetnom, mikrofilmskom i elektronskom mediju, evidencije o aktima, predmetima i zapisima, kao i ostali registraturski materijal do njihove predaje nadležnom arhivu ili uništenja. Arhivska oprema – pod arhivskom opremom podrazumijevaju se materijali, registratori, arhivske kutije (u daljem tekstu: registraturske jedinice čuvanja) metalne police, ormari, kase, vodootporni sanduci (kontejneri), termometri, protivpožarni aparati sa suhim gašenjem i drugi uređaji kojima se kontrolišu i održavaju uslovi smještaja i čuvanja registraturske i arhivske građe. Arhivske prostorije – pod arhivskim prostorijama podrazumijevaju se pisarnica i arhivski depo. Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju završeni predmeti i akti poslije isteka roka. Arhivski depoi ne smiju biti u neposrednoj blizini kotlovnice, trafostanice, pumpne stanice, velikih mokrih čvorova i sl. Arhivsku građu čine zapisi ili dokumenti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihovog nastanka i oblik i nosač zapisa na kojem su zabilježeni, nastali djelovanjem i radom republičkih, zakonodavnih, izvršnih ili sudskih organa, organa jedinice lokalne samouprave, javnih ustanova, privrednih društava, udruženja građana, kao i drugih pravnih i fizičkih lica, a koji su od trajne vrijednosti i značaja za nauku, kulturu, druge društvene potrebe i za pravnu zaštitu lica. Centri su organi uprave koji obavljaju pretežno stručne poslove. Direkcije su organi uprave koji vrše pretežno stručne i sa njima povezane upravne poslove. Dokumentarna građa je izvorni i reprodukovan materijal (pisani, crtani, štampani, fotografisan, filmovan, fonografisan, magnetno, optički ili na drugi

[155] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    način zabilježen), nastao djelovanjem i radom ili preuzet od republičkih, zakonodavnih, izvršnih ili sudskih organa, organa jedinice lokalne samouprave, javnih ustanova, privrednih društava, udruženja građana, kao i drugih pravnih i fizičkih lica. Dosije je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na isto pravno ili fizičko lice. Elektronski certifikat je potvrda u elektronskom obliku koja povezuje podatke za verifikovanje elektronskog potpisa sa nekim licem i potvrđuje identitet tog lica. Elektronski potpis je skup podataka u elektronskom obliku koji su pridruženi ili su logički povezani sa drugim podacima u elektronskom obliku, a služe za identifikaciju potpisnika i autentičnosti potpisanog elektronskog dokumenta, kako je to definisano posebnim zakonom. Elektronski zapis je cjelovit skup podataka koji su elektronski generisani, poslani, primljeni ili sačuvani na elektronskom, magnetnom, optičkom ili drugom mediju. Sadržaj elektronskog zapisa uključuje sve oblike pisanog ili drugog teksta, podatke, slike i crteže, karte, zvuk, muziku, govor i računarske baze podataka. Fascikl predstavlja omot, kutiju, sanduk, korice i slično u kojim je složeno više predmeta ili više dosijea koji se poslije završenog postupka čuvaju sređeni u tim fasciklima. Informaciono društvo je društvo u kojem je stvaranje, distribucija, korišćenje i upravljanje informacijama upotrebom informaciono-komunikacionih tehnologija značajna ekonomska, politička i kulturološka aktivnost. Javna arhivska građa je građa koja je nastala ili nastaje djelovanjem i radom republičkih, zakonodavnih, izvršnih i sudskih organa, organa jedinica lokalne samouprave, privrednih društava i drugih pravnih i fizičkih lica koja obavljaju javnu službu ili vrše javna ovlašćenja. Pod pojmom javne arhivske građe podrazumijeva se i najmanje po jedan primjerak javnih saopštenja, internih, službenih i poslovnih poslodavaca publikacija i druge slične građe koju je stvaralac javne arhivske građe objavio. Javna arhivska građa odabira se iz javne dokumentarne građe prema stručnim uputstvima nadležnog arhiva. Kancelarijsko poslovanje obuhvata evidentiranje, čuvanje, razvrstavanje i arhiviranje materijala koji je primljen u rad organa uprave ili koji nastane u radu organa uprave te sva druga pitanja u vezi sa poslovanjem organa uprave. Kancelarijsko poslovanje propisuje Vlada uredbom.

[156] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Komercijalno saopštenje je saopštenje u bilo kojem obliku, oblikovano da propagira, direktno ili indirektno, robu, usluge ili ugled svakog pravnog ili fizičkog lica koje obavlja registrovanu djelatnost, osim podataka koji omogućavaju direktan pristup aktivnostima pravnog ili fizičkog lica, uključujući sjedište ili adresu, naziv domena ili adrese elektronske pošte i koji se odnose na robu, usluge ili ugled lica, prikupljene na nezavisan način, posebno ako je to učinjeno bez razmatranja finansijskih posljedica. Kulturna dobra su stvari i tvorevine materijalne i duhovne kulture od interesa za Republiku Srpsku koje uživaju posebnu zaštitu utvrđenu zakonom. Kulturna dobra mogu biti nepokretna i pokretna. Prema fizičkim, umjetničkim, kulturnim, naučnim i istorijskim svojstvima, nepokretna kulturna dobra su: spomenici kulture, prostorne kulturno-istorijske cjeline, arheološka nalazišta, znamenita mjesta. Pokretna kulturna dobra su: umjetnička djela i istorijski predmeti, arhivska građa, filmska građa, stara i rijetka knjiga. Ministarstvo se osniva za jednu ili više povezanih upravnih oblasti, zavisno od vrste, značaja i obima tih poslova i potrebe obezbjeđenja strategije razvoja Republike. Za obavljanje određenih poslova uprave iz djelokruga ministarstva, koji zbog svoje prirode, cjelovitosti i načina obavljanja zahtijevaju određenu samostalnost i posebno organizovanje, formiraju se organi uprave u sastavu ministarstava (sekretarijati, zavodi, direkcije, fondovi, agencije i centri). Organ – pod organom koji vodi postupak, odnosno rješava u upravnim stvarima podrazumijeva se: organ uprave, drugi republički organ uprave, upravna organizacija, kao i privredno društvo, ustanova i druga organizacija kojima je zakonom povjereno vršenje javnih ovlašćenja. Pečat – pečatom se potvrđuje autentičnost javne isprave i drugog akta kojim republički organ uprave ili organizacija odlučuje ili službeno opšti sa drugim organima, pravnim licima i građanima. Pisarnica je organizaciona jedinica ili radno mjesto u organu uprave gdje se vrše sljedeći poslovi: prijem, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte, evidentiranje i združivanje akata, dostavljanje akata u rad, otpremanje pošte, razvođenje akata, njihovo arhiviranje i čuvanje. Pisarnica je prostorija u kojoj se čuvaju riješeni predmeti i akti najduže dvije godine od kada su predmeti i akti završeni. Podatak je informacija, poruka i dokument sastavljen, poslan, primljen, zabilježen, uskladišten ili prikazan elektronskim, optičkim ili sličnim sredstvom, uključujući, ali ne ograničavajući se na prenos Internetom, elektronskom poštom, telefaksom.

[157] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Podnesak – pod podnescima se podrazumijevaju zahtjevi, obrasci koji se koriste za automatsku obradu podataka, prijedlozi, prijave, molbe, žalbe, prigovori i druga saopštenja kojima se stranke obraćaju organima. Podnesci se, po pravilu, predaju neposredno ili šalju poštom pismeno, ili se usmeno saopštavaju na zapisnik, a mogu se izjaviti i telefaksom. Podnesak mora biti razumljiv i bi se po njemu moglo postupati treba da sadrži: oznaku organa kome se upućuje, predmet na koji se odnosi, zahtjev, odnosno prijedlog, ko je zastupnik, punomoćnik ili predstavnik ako ga ima, kao i ime, prezime i prebivalište, odnosno boravište (adresa) ili firmu i sjedište podnosioca, zastupnika, punomoćnika ili predstavnika. Povrede radnih dužnosti su: neizvršavanje, nesavjesno, odnosno neblagovremeno izvršavanje radnih dužnosti; izražavanje ili zastupanje političkih opredjeljenja u izvršavanju zadataka i poslova u organu državne uprave; nedostojno, uvredljivo ili na drugi način neprimjereno ponašanje prema građanima, pravnim i fizičkim licima i drugim strankama u postupku pred organom državne uprave; odbijanje davanja podataka ili davanje netačnih podataka organima državne uprave, pravnim i fizičkim licima, ako je davanje podataka propisano zakonom ili propisom donesenim na osnovu zakona; zloupotreba službenog položaja ili prekoračenje ovlaštenja; nezakonito raspolaganje materijalnim sredstvima; radnje koje ometaju građane, pravna lica i druge stranke u ostvarivanju njihovih prava i interesa u postupku kod organa državne uprave; odbijanje poslova radnog mjesta na koje je zaposleni raspoređen ili odbijanje naloga funkcionera koji rukovodi organom državne uprave; neopravdano izostajanje sa posla pet radnih dana u toku šest mjeseci ili neopravdano izostajanje s posla tri dana uzastopno; dolazak na rad u pijanom stanju ili uživanje alkohola ili drugih opojnih sredstava koji smanjuju radnu sposobnost u toku radnog vremena. Posebna republička taksa – plaćaju je: pravna lica Republike Srpske; poslovne jedinice koje u Republici Srpskoj obavljaju registrovanu djelatnost pravnog lica koje ima sjedište pravne uprave i kontrole izvan Republike Srpske; predstavništva pravnih lica koja imaju sjedište izvan Republike Srpske i domaća i strana fizička lica koja u Republici Srpskoj obavljaju preduzetničku djelatnost. Pošta – pod poštom se podrazumijeva sve što je predmet prijema i otpreme u organu uprave. Pošta može da bude u obliku fizičkog predmeta, izjave date usmeno ili uz pomoć tehničkih sredstava i zapisane bilo kojim sredstvom i u obliku niza elektronskih podataka. Potrošač je svako fizičko lice koje sklapa pravni posao na tržištu u svrhe koje nisu namijenjene njegovom zanimanju ni njegovoj poslovnoj aktivnosti ili preduzetničkoj djelatnosti, a u skladu sa odredbama posebnog zakona.

[158] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i čine posebnu cjelinu. Upravnim predmetom smatra se predmet u kojem se vodi upravni postupak i u kojem se rješava o pravima, obavezama i pravnim interesima građana, pravnih lica i drugih stranaka. Prestanak radnog odnosa nastaje zbog: dobrovoljnog istupanja iz državne uprave; ispunjavanja zakonski propisanih uslova koji se odnose na godine staža osiguranja i starosnu dob za penzionisanje; trajne nesposobnosti za obavljanje svoje radne dužnosti zbog teže narušenog zdravstvenog stanja, pod uslovom da državni službenik nije u stanju da bude premješten na drugo odgovarajuće radno mjesto u državnoj upravi; nezadovoljavajućeg probnog rada; dvije uzastopne negativne ocjene rada; pravosnažne presude za teže krivično djelo i izdržavanja kazne zatvora duže od 6 mjeseci; otpuštanja iz državne uprave kao posljedice disciplinskog postupka; izrečene disciplinske mjere prestanka radnog odnosa u organu državne uprave. Prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crtež i slično) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržine akta. Prilog je pomoćni sastavni dio službenog akta. Oznaka priloga na aktu stavlja se s lijeve strane ispod teksta u visini potpisa. Privatna dokumentarna građa je građa koja je nastala ili nastaje djelovanjem i radom pravnih i fizičkih lica, a pod uslovom da nije nastala obavljanjem javne službe i da nije u državnom vlasništvu. Privremeni zastupnik – ako procesno nesposobna stranka nema zakonskog zastupnika, ili ako neku radnju treba preduzeti protiv lica čije je prebivalište, odnosno boravište nepoznato, a koje nema punomoćnika, organ će postaviti takvoj stranci privremenog zastupnika ako to traži hitnost predmeta, a postupak se mora sprovesti. Taj organ će odmah izvjestiti o tome organ starateljstva, a ako je privremeni zastupnik postavljen licu čije je prebivalište, odnosno boravište nepoznato, objaviće svoj zaključak na oglasnoj tabli organa. Punomoćnik može biti advokat, advokatsko društvo ili zaposleni kod službe za besplatnu pravnu pomoć, za pravna lica zaposleni kod tog pravnog lica, a za fizička lica bračni li vanbračni supružnik stranke ili srodnik stranke po krvi ili po tazbini. Republička uprava je dio izvršne vlasti Republike Srpske koja vrši poslove uprave u okviru prava i dužnosti Republike Srpske. Poslove uprave obavljaju ministarstva i drugi republički organi uprave. Republičke upravne organizacije su organizacije koje se obrazuju radi obavljanja stručnih poslova i poslova državne uprave kada je to zakonom određeno (zavodi, direkcije, sekretarijati, agencije, komesarijati, fondovi, centri i [159] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    dr.). Poslove državne uprave mogu obavljati i preduzeća, ustanove i drugi nedržavni subjekti, kad su im zakonom povjereni kao upravna ovlaštenja. Republički upravni inspektori su državni službenici ministarstva nadležnog za poslove uprave. Rješenje se donosi pismeno, izuzetno, u slučajevima predviđenim zakonom ili drugim propisima, rješenje se može donijeti i usmeno. Pismeno rješenje sadrži: naziv organa sa brojem i datumom rješenja, uvod, dispozitiv (izreku), obrazloženje, uputstvo o pravnom sredstvu, potpis službenog lica i pečat organa. U slučajevima predviđenim zakonom ili drugim propisom, rješenje ne mora sadržavati pojedine od ovih dijelova. Ako se rješenje obrađuje mehanografski, umjesto potpisa i pečata može da sadrži faksimil ovlašćenog lica. Kad se rješenje saopšti usmeno, mora se izdati u pismenom obliku, osim ako je zakonom ili drugim propisom drukčije određeno. Pismeno izrađeno rješenje mora potpuno da odgovara rješenju koje je usmeno saopšteno. Rješenje se mora dostaviti stranci u originalu ili u ovjerenom prepisu. Registraturski material čine spisi (akti i predmeti), stenografski i fonografski snimci i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidentiranju tih spisa, zapisa i dokumenata, primljeni i nastali u organu ili organizaciji, dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz tog registraturskog materijala nije odabrana arhivska građa koja će se trajno čuvati. Rokovnik predmeta – u rokovnik predmeta se stavljaju nepotpuni predmeti u vezi kojih se mora obaviti neka radnja. U rokovniku se obezbjeđuje odvojeno vođenje pregleda nezaključenih predmeta prema datumu isteka roka u kojem bi trebalo da se riješi, pregleda predmeta obustavljenih do određenog roka prema roku u kojem bi trebalo da se nastavi njihovo rješavanje i pregleda predmeta otvorenih na osnovu propisa ili odluke nadležnog organa prema nastupanju roka u kojem bi trebalo da se počne sa njihovim rješavanjem. Rukovodilac upravne organizacije rukovodi njenim radom i odgovoran je za korištenje finansijskih i materijalnih sredstava i ljudskih resursa upravne organizacije. Sekretarijati su organi uprave koji vrše pretežno stručne poslove, uz mogućnost vršenja određenih upravnih i drugih poslova. Stranka je lice po čijem je zahtjevu pokrenut postupak ili protiv koga se vodi postupak, ili koje radi zaštite svojih prava ili pravnih interesa ima pravo da učestvuje u postupku. Stranka u upravnom postupku može biti svako fizičko i pravno lice. Stranka može biti i sindikalna organizacija, ako se postupak odnosi na neko pravo ili pravni interes člana te organizacije. Tužilac, pravobranilac i

[160] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    drugi republički organi uprave kad su zakonom ovlašćeni da u postupku zastupaju javni interes, imaju u granicama tih ovlašćenja prava i dužnosti stranke. Sudska taksa – plaćaju je lica po čijem zahtjevu ili u čijem interesu se preduzimaju radnje u sudskom postupku, za podneske i zapisnike koji zamjenjuju podneske. Taksu je dužno da plati lice koje podnosi podneske i lice na čiji se zahtjev sastavlja zapisnik. Za odluku prvostepenog suda taksu je dužan da plati tužilac, odnosno predlagač, a za sudsko poravnanje taksu su dužne da plate obje stranke, ukoliko sudskim poravnanjem nije drugačije ugovoreno. Za odluku drugostepenog suda i za odluku po vanrednom pravnom sredstvu taksu je dužan da plati podnosilac žalbe, odnosno lice u čijem interesu je pokrenut postupak po vanrednom pravnom sredstvu. Kada su u skladu sa odredbama zakona taksu dužna da plate dva ili više lica zajedno, njihova obaveza je solidarna. Taksa se ne plaća za: spise i radnje u postupcima koji se vode po službenoj dužnosti, podneske upućene organima za prestavke i pritužbe, molbe za pomilovanja i rješenja po tim molbama, spise i radnje u postupku za povrat nepravilno naplaćenih dažbina, spise i radnje u postupku usvojenja i u postupku za postavljanje staraoca, spise i radnje u postupku za ostvarivanje zakonom priznatih poreskih olakšica, spise i radnje za dodjelu socijalne pomoći i za ostvarivanje drugih oblika socijalne zaštite, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava boraca, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava porodica poginulih boraca, a u svrhu rješavanja socijalnih, zdravstvenih, stambenih i potreba prekvalifikacije, dokvalifikacije i ostalog školovanja, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava invalida, spise i radnje u postupku ostvarivanja prava na penziju i prava iz zdravstvene zaštite, spise i radnje u postupku osnivanja vatrogasnih društava i njihovih jedinica, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava nosilac odlikovanja, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava na dodatak za djecu, spise i radnje u vezi sa prijemom poklon-paketa od dobrotvornih organizacija iz inostranstva, ako su upućeni dobrotvornim organizacijama u Republici Srpskoj, spise i radnje u vezi sa vojnim evidencijama, spise i radnje u vezi sa priznavanjem prava na povlašćenu vožnju građanima kojima to pravo pripada po važećim propisima, spise i radnje u postupku podržavljenja nekretnina po osnovu nacionalizacije, eksproprijacije, arondacije, komasacije i drugih vidova podržavljenja, spise i radnje u postupku ostvarivanja prava preče kupovine nepokretnosti u korist Republike, originale diploma, svjedočanstava i drugih isprava o završenom školovanju ili klasifikaciji, osim njihovih duplikata i prevoda, spise i radnje u vezi sa zaštitom spomenika kulture, spise i radnje u postupku za sahranu umrlih, spise i radnje u postupku za ispravljanje grešaka u upravnim i drugim aktima, sve vrste prijava i uvjerenja o registraciji i odjavi registracije obveznika kod poreskog organa i

[161] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    spise i radnje u postupku usklađivanja evidencija poreskih obveznika kod Poreske uprave. Takseni obveznik je lice po čijem se zahtjevu postupak pokreće, odnosno vrše radnje predviđene taksenom tarifom. Ako taksenom tarifom nije drukčije propisano, taksena obaveza nastaje: za pismene podneske – u trenutku kad se predaju, a za usmeno saopštenje dato u zapisnik – kad se zapisnik sastavlja, za rješenja, dozvole i druge isprave – u trenutku podnošenja zahtjeva, odnosno podneska za njihovo izdavanje i za upravne radnje – u trenutku podnošenja zahtjeva za izvršenje tih radnji. Taksa se plaća u trenutku nastanka taksene obaveze. Zakonski zastupnik – za procesno nesposobno lice radnje u postupku obavlja njegov zakonski zastupnik. Zakonski zastupnik se određuje na osnovu zakona ili aktom nadležnog državnog organa donesenim na osnovu zakona. Pravno lice obavlja radnje u postupku preko svog predstavnika, odnosno zakonskog zastupnika. Predstavnik, odnosno zakonski zastupnik pravnog lica određuje se opštim aktom tog pravnog lica, ako nije određen zakonom ili aktom nadležnog državnog organa donesenim na osnovu zakona. Zavodi su organi uprave koji vrše stručne i sa njima povezane upravne poslove uz primjenu naučnih metoda i saznanja.

[162] 

P R I L O Z I

1. UREDBA O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU REPUBLIČKIH ORGANA UPRAVE154 Član 1. Ovom uredbom uređuje se kancelarijsko poslovanje republičkih organa uprave (u daljem tekstu: organi uprave). Odredbe ove uredbe primjenjuju se za kancelarijsko poslovanje stručnih službi Narodne skupštine, predsjednika Republike, Vlade, organe opština i gradova, kao i preduzeća, ustanove i druge organizacije kada vrše javna ovlašćenja. Član 2. Ako su za pojedine organe uprave doneseni posebni propisi o organizaciji i načinu kancelarijskog poslovanja, odredbe ove uredbe primjenjivaće se samo na pitanja koja nisu regulisana tim posebnim propisima. Član 3. Kancelarijsko poslovanje obuhvata: primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje akata, klasifikovanje i zavođenje akata, njihovo dostavljanje u rad, administrativno-tehničku obradu akta, otpremanje pošte, razvođenje akata i njihovo arhiviranje i čuvanje. Član 4. Kancelarijsko poslovanje organa uprave organizuje se i prema načelima obaveznosti, sveobuhvatnosti, urednosti, ekonomičnosti, jednostavnosti, tačnosti, ekspeditivnosti, racionalnosti i čuvanja vitalne dokumentacije. Član 5. U smislu ove uredbe pojedini termini imaju sljedeće značenje: -

akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja organa uprave; predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i čine posebnu cjelinu;

                                                             154  „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 1/04  

[163] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    -

-

upravnim predmetom smatra se predmet u kojem se vodi upravni postupak i u kojem se rješava o pravima, obavezama i pravnim interesima građana, pravnih lica i drugih stranaka; dosije je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na isto pravno ili fizičko lice; pisarnica je organizaciona jedinica ili radno mjesto u organu uprave gdje se vrše sljedeći poslovi: prijem, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte, evidentiranje i združivanje akata, dostavljanje akata u rad, otpremanje pošte, razvođenje akata, njihovo arhiviranje i čuvanje. arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju završeni predmeti, zapisi na magnetnom, mikrofilmskom i elektronskom mediju, evidencije o aktima, predmetima i zapisima, kao i ostali registraturski materijal do njihove predaje nadležnom arhivu ili uništenja. Član 6.

Starješina organa uprave rješenjem ovlašćuje radnika koji je neposredno odgovoran za vođenje kancelarijskog poslovanja i rukovanje arhivskom građom i registraturskim materijalom. Član 7. Primljene akte ovlašćeni radnik organa uprave razvrstava na akte predmeta upravnog postupka i na ostale akte (akte predmeta neupravnog postupka). Raspoređivanje akata iz prethodnog stava na unutrašnje organizacione jedinice, po pravilu, vrši radnik zadužen za otvaranje pošiljki. Raspoređivanje akata koji se obrađuju u elektronskom obliku, po pravilu, vrši radnik koji te akte evidentira u bazi podataka. Član 8. Organi uprave vode evidenciju o svim primljenim i vlastitim aktima. Osnovna evidencija o aktima i predmetima vodi se po sistemu kartoteke i jedinstvenih klasifikacionih oznaka ili putem elektronske obrade. Za pojedine vrste akata vode se evidencije utvrđene posebnim propisom (poslovi katastra, evidencije lica stavljenih pod starateljstvo i dr.). Ukoliko se akti obrađuju u elektronskom obliku, njihovo evidentiranje vrši se u bazi podataka i to na način kojim se obezbjeđuje posebno označavanje akata i predmeta. Član 9. Evidencioni broj akta organa uprave sastoji se iz brojčane oznake stvaraoca akta i brojčane oznake (djelovodnog broja) akta. Brojčana oznaka stvaraoca akta sastoji se iz brojčane oznake organa u čijem je radu akt nastao i brojčane oznake organizacione jedinice. [164] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Brojčane oznake organizacionih jedinica utvrđuju se rješenjem koje donosi starješina organa. Istim rješenjem mogu da se utvrde i brojčane oznake mjesta nastanka akta za potrebe područnih jedinica. Djelovodni broj akta sastoji se iz: klasifikacione oznake, rednog broja i skraćene oznake godine nastanka akta. Klasifikaciona oznaka akta sastoji se iz brojčane oznake glavne grupe, grupe i podgrupe. Redni broj označava redosljed njegovog evidentiranja na kartici u okviru iste klasifikacione oznake. Ukoliko se vrši elektronsko evidentiranje, redni broj akta može da se automatski određuje prema brojčanoj oznaci organa u čijem je radu akt nastao, brojčanoj oznaci organizacione jedinice ili brojčanoj oznaci mjesta nastanka akta. Skraćena oznaka godine nastanka akta sadrži dva posljednja broja kalendarske godine u kojoj je ovaj nastao. Član 10. Evidencija o aktima vodi se, po pravilu, u okviru predmeta. Izuzetno, na osnovu rješenja starješine organa, evidencija o aktima i predmetima može da se vodi i u okviru: -

dosijea kada je rješavanje određenih pitanja olakšano združivanjem više predmeta u dosije; popisa akata kada su u pitanju akti i predmeti iste vrste koje organ uprave prima u velikom broju i na jedinstven način ih obrađuje.

Ukoliko se akti obrađuju u elektronskom obliku, za popis akata služi elektronska baza podataka. Radi olakšanog rukovanja aktima organi uprave vode i pomoćne evidencije. Ukoliko se akti obrađuju u elektronskom obliku, za vođenje pomoćnih knjiga evidencija služi elektronska baza podataka. Član 11. Akti sadrže: zaglavlje, naziv i adresu primaoca, kratku sadržinu predmeta, tekst akta, broj priloga, otisak službenog pečata, naziv funkcije i potpis ovlašćenog lica. Član 12. Prema vrsti tajne koju sadrže akti mogu da predstavljaju državnu, vojnu ili službenu tajnu. Prema stepenu tajnosti podataka koje sadrže, akti mogu da budu označeni određenim stepenom povjerljivosti – strogo povjerljivi i povjerljivi.

[165] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Ako to nije drugačije utvrđeno posebnim propisom, donosilac akta određuje koji će se akt smatrati strogo povjerljivim ili povjerljivim i uređuje način rukovanja ovim aktom i mjere njegove zaštite. Član 13. U toku i van radnog vremena predmeti, akti i drugi materijali ne smiju da se ostavljaju bez nadzora. Član 14. Završeni predmeti odlažu se u arhivu i u njoj čuvaju do predaje nadležnom arhivu. Unutrašnje organizacione jedinice koje vode zasebne evidencije o aktima i predmetima mogu da drže dovršene predmete najduže dvije godine, a po isteku tog roka dužne su da završene predmete, zajedno sa pripadajućim osnovnim i pomoćnim evidencijama, predaju na daljnje čuvanje arhivi glavne pisarnice. U zajedničkoj pisarnici, koja vodi kancelarijsko poslovanje za više organa uprave, formira se i zajednička arhiva. Arhivirani predmeti mogu da se drže izvan zajedničke arhive do isteka roka iz stava 2. ovog člana. Čuvanje završenih predmeta duže od rokova utvrđenih u stavovima 2. i 4. ovog člana odobrava starješina organa uprave odnosno starješina organa uprave u čijem se sastavu nalazi zajednička pisarnica. Ako se akti obrađuju u elektronskom obliku, dovršeni predmeti arhiviraju se i čuvaju na način kojim se obezbjeđuje njihova vjerodostojnost i autentičnost i obezbjeđuje mogućnost njihove migracije na nove tehnološke zapise i konvertovanje u nove formate. Član 15. Završeni akti i predmeti čuvaju se u arhivi u odgovarajućim registraturskim jedinicama, uz obezbjeđenje uslova predviđenih propisima o čuvanju i zaštiti arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva. Ne može da se arhivira predmet u kojem nije obrađen spoljni i unutrašnji dio omota spisa, a upravni predmet ukoliko ne sadrži i rješenje kojim je upravni postupak okončan i dokaz o dostavljanju tog rješenja stranci. Akti označeni određenim stepenom povjerljivosti i evidencije o tim aktima vode se i čuvaju na način kojim se obezbjeđuje njihova povjerljivost. Član 16. Sav registraturski materijal nastao u radu organa uprave upisuje se u arhivsku knjigu. Prepis arhivske knjige dostavlja se nadležnom arhivu. [166] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Član 17. Arhivirani predmeti čuvaju se u arhivi organa uprave do isteka rokova čuvanja utvrđenih listom kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja (u daljem tekstu: lista kategorija). Listu kategorija utvrđuje starješina organa uprave. Klasifikacija akata ima za osnov da formira obavezne decimalne klasifikacije. Za registraturski materijal formiran do stupanja na snagu ove uredbe, organi uprave su dužni da donesu posebne liste kategorija, vodeći računa da njima budu obuhvaćene sve kategorije formiranog materijala. Član 18. Organi uprave vrše redovno godišnje odabiranje arhivske građe i izdvajanje bezvrijednog registraturskog materijala u skladu sa odobrenim listama kategorija. Član 19. Arhivska građa organa uprave predaje se nadležnom arhivu na način, po postupku i u rokovima utvrđenim propisima o arhivskoj djelatnosti. Član 20. O izvršenju ove uredbe staraće se Ministarstvo uprave i lokalne samouprave. Ovlašćuje se Ministarstvo uprave i lokalne samouprave da donese uputstvo o sprovođenju kancelarijskog poslovanja. Član 21. Neposredni nadzor nad primjenom propisa o kancelarijskom poslovanju vrše Ministarstvo uprave i lokalne samouprave i Arhiv Republike Srpske. Član 22. Ministar uprave i lokalne samouprave donijeće propise za koje je ovlašćen ovom uredbom u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ove uredbe. Član 23. Organi uprave donijeće akte čije je donošenje predviđeno ovom uredbom u roku od tri mjeseca od dana stupanja na snagu ove uredbe. Član 24. Stupanjem na snagu ove uredbe prestaje da se primjenjuje Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave («Službeni glasnik Republike Srpske», broj 2/95).

[167] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

2. UPUTSTVO O SPROVOĐENJU KANCELARIJSKOG POSLOVANJA REPUBLIČKIH ORGANA UPRAVE155 I OBAVEZE REPUBLIČKIH ORGANA UPRAVE Tačka 1. Organ uprave dužan je da dokumentuje sve službene i poslovne radnje, odluke i nastupanje i izvršavanje obaveza, kao i da utvrdi oblik i sadržaj dokumenta koji u vezi s tim nastaju. Organ uprave ne dokumentuje svakodnevne radnje za koje nije utvrđena obaveza njihovog dokumentovanja. Tačka 2. Organ uprave obavezno organizuje i primjenjuje sistem kancelarijskog poslovanja koji će zadovoljiti njegove specifične potrebe, kao i pravila, normative i standarde utvrđene Uredbom o kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave (u daljem tekstu: Uredba) i propisima koje donesu nadležni organi. Uslove i sredstva za organizovanje i primjenu sistema kancelarijskog poslovanja obezbjeđuje starješina organa. Tačka 3. Organ uprave dužan je da cjelokupnu dokumentaciju koja se nalazi u njegovom posjedu čuva pod uslovima kojima se ona štiti od oštećenja, nestanka, uništenja i neovlašćenog uvida. Organ uprave dužan je da uz dokumentaciju koju posjeduje čuva i tehnička sredstva i opremu koja omogućava pristup dokumentaciji i njeno korišćenje, kao i da ta sredstva i opremu održava u funkcionalnom stanju. Tačka 4. Organ uprave dužan je da nadležnim organima omogući nadzor nad provođenjem mjera zaštite i čuvanja dokumentacije koju posjeduje i nadzor u pogledu usklađenosti sistema kancelarijskog poslovanja sa Uredbom i drugim propisima.

                                                             155

 “Službeni glasnik Republike Srpske” broj 31/05, 5/06, 10/06, 10/07, 31/09, 43/09,  74/09, 99/09, 98/10, 111/10 i 25/11 

[168] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    II PISARNICA Tačka 5. Organ uprave obavezno formira glavnu pisarnicu u kojoj se prima, pregleda i otprema pošta, vode osnovne i pomoćne evidencije o jedinicama dokumentacije, organizuje i vrši nadzor nad rukovanjem aktima i predmetima u toku obrade i provode mjere zaštite dokumentacije do njene predaje u arhivu. Organ uprave sa više organizacionih jedinica može da formira više glavnih pisarnica ukoliko su funkcije organizacionih jedinica jasno odjeljene, te ako dokumentacija nastala radom organizacionih jedinica čine cjelinu. Svaka od glavnih pisarnica iz prethodnog stava vodi samostalne osnovne i pomoćne evidencije o jedinicama dokumentacije i u cjelosti obavlja poslove iz stave 1. ove tačke. Sa aktima i predmetima koji cirkulišu između glavnih pisarnica istog organa uprave postupa se kao i sa drugom ulaznom i izlaznom dokumentacijom. Tačka 6. Organ uprave koji ima prostorno izdvojenu organizacionu jedinicu može da u ovoj formira pomoćnu pisarnicu. Organ uprave je dužan da utvrdi nadležnost pomoćne pisarnice u pogledu vrste dokumentacije koju ova može da zaprimi, obrađuje i otprema. Za svaku pomoćnu pisarnicu organ uprave utvrđuje kojoj glavnoj pisarnici pripada. Pomoćna pisarnica vodi vlastite pomoćne evidencije, dok akte i predmete iz svoje nadležnosti evidentira u osnovne evidencije glavne pisarnice ili u izvode iz tih evidencija. Završene akte i predmete iz svoje nadležnosti pomoćna pisarnica odlaže u vlastitu priručnu arhivu i tu ih čuva do predaje u priručnu arhivu glavne pisarnice ili u glavnu arhivu. Nadzor nad radom pomoćne pisarnice vrši šef nadležne glavne pisarnice. Tačka 7. Organ uprave dužan je da imenuje šefa pisarnice odnosno da imenuje lice koje će obavljati poslove šefa pisarnice. Šef pisarnice prima, otvara, pregleda i signira poštu, evidentira i arhivira povjerljive i strogo povjerljive predmete, vodi prepisku u vezi sa kancelarijskim poslovanjem, organizuje rad pisarnice, stara se o pravilnoj primjeni propisanog

[169] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    sistema kancelarijskog poslovanja, podnosi izvještaje o stanju i kretanju predmeta i vrši druge poslove. Organ uprave koji formira elektronsku pisarnicu dužan je da imenuje administratora sistema koji upravlja informacionim sistemom i vrši nadzor nad dokumentacijom sadržanom u tom sistemu. Tačka 8. Organ uprave dužan je da formira glavnu arhivu, kao organizacionu jedinicu u sastavu pisarnice ili kao radno mjesto. Glavna arhiva preuzima dokumentaciju iz priručnih arhiva, organizuje zaštitu, čuvanje, korišćenje, sređivanje, obradu, valorizaciju i izlučivanje dokumentacije, vodi propisane evidencije i priprema dokumentaciju za predaju nadležnom arhivu. U sklopu glavne pisarnice ili u pomoćnim pisarnicama organ uprave može da formira priručnu arhivu. Organ uprave obavezno imenuje lice odgovorno za rukovanje arhiviranom dokumentacijom (arhivara). Tačka 9. Ukoliko organ uprave ima kompjuterski informacioni sistem u kojem se zaprimaju ili nastaju jedinice dokumentacije, taj se sistem projektuje na način kojim se obezbjeđuje obavljanje radnji u vezi sa jedinicama dokumentacije u skladu sa Uredbom, ovim uputstvom i drugim propisima i normativima i standardima koje donosu nadležni organi. Informacioni sistem iz prethodnog stava ima status glavne pisarnice. Ako je djelatnost organa uprave dijelom dokumentovana u informacionom sistemu, a dijelom van njega, informacioni sistem ima status pomoćne pisarnice. Tačka 10. Arhivski kompjuterski sistem je dio informacionog sistema organa uprave u kojoj se pohranjuju i čuvaju jedinice elektronske dokumentacije i obezbjeđuje upravljanje dokumentacijom i njeno korišćenje. Arhivski kompjuterski sistem projektuje se na način kojim se obezbjeđuje sistematsko preuzimanje dokumentacije iz tačke 9.ovog uputstva i obavljanje poslova arhive utvrđenih Uredbom, ovim uputstvom i propisima o zaštiti arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva. U arhivskom kompjuterskom sistemu onemogućava se bilo kakva izmjena ili brisanje pohranjenih dokumenata.

[170] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    III PRIJEM, OTVARANJE, PREGLEDANJE, OZNAČAVANJE, EVIDENTIRANJE I RASPOREĐIVANJE POŠTE Pojam pošte Tačka 11. Pod poštom se podrazumijeva sve što je predmet prijema i otpreme u organu uprave. Pošta može da bude u obliku fizičkog predmeta, izjave date usmeno ili uz pomoć tehničkih sredstava i zapisane bilo kojim sredstvom i u obliku niza elektronskih podataka. Prijem pošte Tačka 12. Prijem pošte upućene organu uprave vrši se, po pravilu, na određenom mjestu u sastavu pisarnice. Ukoliko državni službenik (u daljem tekstu: službenik) ovlašćen za prijem pošte nije prisutan ili je licu koje predaje poštu otežan pristup pisarnici, poštu je dužan da primi svaki službenik organa uprave kojem se predavalac pošte obrati. Tačka 13. Prijem pošte koja se organu uprave dostavlja putem javne poštanske ili druge dostavne službe vrši se po propisima kojima je regulisan njihov rad. Obaveza prijema pošte Tačka 14. Organ uprave je dužan da primi poštu koja mu je upućena ili koju neko želi da mu uruči. Organ uprave će odbiti prijem pošte ukoliko postoji opravdana sumnja da ova sadrži materije koji mogu da ugroze život ili zdravlje službenika ili stranaka ili nanesu štetu na objektima ili opremi, te ukoliko je očito da je sadržaj pošiljke usmjeren na ometanje rada organa. Tačka 15. Poštu u fizičkom obliku prima ovlašćeni službenik pisarnice. Poštu u usmenom obliku prima službeno lice kojem se daje usmena izjava. Usmena izjava se zapisuje ili snima. Ako organ uprave nije nadležan za prijem usmene izjave, a lice koje želi da je podnese i nakon upozorenja insistira na njenom prijemu, ista će se primiti. Sa

[171] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    ovako primljenom izjavom postupiće se na način predviđen u tački 18.ovog uputstva. Poštu u elektronskom obliku prima službenik ovlašćen za pristup dijelu kompjuterskog sistema za prijem pošte. Vrijeme prijema pošte Tačka 16. Pošta u fizičnom obliku prima se u toku redovnog radnog vremena. Način prijema pošte van radnog vremena i u neradne dane propisaće starješina organa u skladu sa specifičnim potrebama organa, mjesnim prilikama i sl. Pod vremenom prijema pošte u fizičkom obliku podrazumijeva se dan, a po potrebi i vrijeme (sat i minut) kada je ovlašćeni službenik organa uprave preuzeo poštu od lica koje predaje poštu. Pod vremenom prijema pošte u usmenom obliku podrazumijeva se dan, a po potrebi i vrijeme (sat i minut) kada je završen postupak uzimanja izjave od stranke. Ukoliko zakonom ili drugim propisom nije drugačije utvrđeno, pod vremenom prijema pošte u elektronskom obliku podrazumijevaju se dan i vrijeme (sat, minut i sekunda) kada je pošta zaprimljena u dio informacionog sistema namijenjen za prijem pošte. U dijelu informacionog sistema namijenjenog prijemu elektronske pošte obezbjeđuje se njen neprekidan prijem. Pošta sa nedostacima Tačka 17. Ako akt u trenutku neposredne predaje organu uprave sadrži neki formalni nedostatak (nije potpisan ili ovjeren pečatom, nema priloga navedenih u tekstu, nije priložena ili je priložena nedovoljna taksa, nema adrese stranke i sl.), službenik ovlašćen za prijem pošte ukazaće stranci na te nedostatke i ukazati joj na način njihovog otkanjanja. Ako stranka i nakon upozorenja zahtijeva da se njen akt primi, službenik će ga primiti i pored otiska prijemnog štambilja sačiniti službenu zabilješku o datom usmenom upozorenju. Tačka 18. U slučaju da organ uprave nije nadležan za postupanje po aktu koji stranka želi da mu uruči, službenik ovlašćen za prijem pošte će ga na to upozoriti i uputiti nadležnom organu. Na ponovljen zahtjev stranke da se njen akt primi, postupiće se na način iz prethodnog stave.

[172] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Tačka 19. Prilikom primanja odnosno podizanja pošte iz poštanskog pregratka, ovlašćeni službenik pisarnice ne smije podići vrijednosnu ili preporučenu pošiljku ako utvrdi da je ona oštećena. U tom slučaju on će od odgovornih poštanskih službenika zahtijevati da se obim i vrsta oštećenja komisijski utvrde i tek poslije toga će preuzeti pošiljku. Potvrda prijema pošte Tačka 20. Potvrda prijema pošte izdaje se ukoliko je to predviđeno propisom ili ukoliko njeno izdavanje traže podnosilac ili dostavljač pošiljke. Potvrda o prijemu pošte izdaje se na otisku prijemnog štambilja, upisivanjem datuma prijema i evidencione oznake akta. Potvrdu potpisuje službenik koji je primio akt. Prijem pošte dostavljene putem dostavne knjige za mjesto potvrđuje se datiranjem i potpisivanjem od strane lica koje je primilo poštu. Prijem pošte sa obrascem za potvrdu prijema (dostavnica) potvrđuje se upisivanjem datuma i vremena prijema, potpisivanjem od strane lica koje je zaprimilo pošiljku i otiskivanjem službenog pečata. Popunjena dostavnica predaje se predavaocu pošte. Prijem elektronske pošte potvrđuje se povratnom elektronskom porukom koja sadrži: navod o primljenoj pošti ili njemom sadržaju, datum i vrijeme prijema i kvalifikovani elektronski potpis lica ovlašćenog za prijem elektronske pošte. U komputerskom sistemu organa uprave obezbjeđuje se automatska izrada potvrde prijema, unošenje kvalifikovanog elektronskog potpisa i otprema potvrde odmah po prijemu pošte za koju se traži potvrda prijema. Tačka 21. Kod prijema podnesaka po kojima se riješava u upravnom postupku, stranka se obavezno pismeno obavještava o zakonskom roku u kojem će po njegovom zahtjevu biti donesen i dostavljen upravni akt (rješenje ili zaključak). Pismeno obavještenje o roku rješavanja upravne stvari, pored obaveznih sastavnih dijelova službenog akta organa uprave, sadrži podatke o datumu i vremenu prijema podneska, evidencionom broju akta, imenu i prezimenu odnosno nazivu podnosioca i roka u kojem će biti donesen i dostavljen upravni akt. Ako upravni akt ne može da se donese i dostavi do određenog roka, stranka se o tome pismeno obavještava, pri čemu se iznose razlozi i određuje novi rok. [173] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Organ uprave može da se odluči da se i kod neposredne predaje podneska po kojima se rješava u upravnom postupku, stranka obavještava na način predviđen u prethodnim stavovima. Otvaranje i pregledanje pošte Tačka 22. Poštu primljenu u zatvorenim kovertama, omotima, paketima i slično otvara ovlašćeni službenik pisarnice. Povjerljivu i strogo povjerljivu poštu otvara starješina organa uprave ili službenik koji je za to posebno ovlašćen. Novčana pisma i druge vrijednosne pošiljke otvara službenik odgovoran za materijalno-finansijsko poslovanje ili posebno ovlašćeni službenik pisarnice. Pošta u vezi sa raspisanim licitacijama, konkursima i slično otvara se na mjestu, u vrijeme i na način utvrđen posebnim propisom ili odlukom. Pošta naslovljena na ličnost neotvorena se upućuje licu kojem je upućena. Aktom iz tačke 16.stav 2.ovog uputstva utvrdiće se eventualno ovlašćenje za otvaranje pošte primljene van radnog vremena ili u neradne dane. Elektronsku poštu otvara službenik koji ima ovlašćenje za pristup i korišćenje elektronske adrese organa uprave. Poštu primljenu na ličnu elektronsku adresu otvara to lice ili drugo lice koje je ono posebno za to ovlastilo. Tačka 23. Prilikom otvaranja koverte, omota, paketa i slično treba paziti da se ne ošteti njihov sadržaj, ne pomiješaju prilozi raznih akata i slično. Naročito treba provjeriti da li se oznake i brojevi napisani na koverti, omotu ili paketu slažu sa oznakama i brojevima primljenog akta. Ako neki od akata nedostaje ili su primljeni prilozi bez osnovnog ili popratnog akta ili obrnuto, ili se ne može utvrditi pošiljalac, to će se konstatovati službenom zabilješkom uz koju će se priložiti primljena koverta ili omot. Pisarnica je dužna da u ovakvim slučajevima, ukoliko za to postoji mogućnost, obavijesti pošiljaoca. Uz primljeni akt obavezno se prilaže koverta kad god je datum predaje javnoj poštanskoj ili dostavnoj službi od značaja za računanje rokova (rok za podnošenje zahtjeva ili žalbe, rok za učešće na konkursu i slično) ili kad iz samog primljenog akta ne mogu da se pouzdano utvrde ime ili naziv pošiljaoca i mjesto odakle je akt poslat, a ovi su podaci označeni na koverti.

[174] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Ako je u jednoj koverti prispjelo više akata uz koje bi trebalo da se priloži koverta, ona će se priložiti uz jedan od njih, s tim što će se na ostalim aktima upisati evidencioni broj akta uz koji je priložena koverta. Tačka 24. Ukoliko se prilikom otvaranja koverte, omota ili paketa primijeti da je pošiljka oštećena ili posumnja da je neovlašćeno otvarana, službenik ovlašćen za otvaranje pošte obavistiće o tome šefa pisarnice ili starješinu organa i postupiti po njihovom uputstvu. Nedostaci i nepravilnosti utvrđeni nakon otvaranja pošiljke konstatuju se službenom zabilješkom koja se ispisuje pored otiska prijemnog štambilja) na primjer: ako aktu nedostaju prilozi, upisuje se „primljeno bez priloga“, a ako nedostaju pojedini prilozi onda se upisju njihovi nazivi i slično). Tačka 25. Ako se u koverti nađe akt adresiran na drugi organ ili lice na njemu se upisuje zabilješka „pogrešno dostavljen“ i na pogodan način dostavlja adresatu. Ovakvi akti ne zavode se u evidencije predmeta i akata. Zabilješka iz stava 1.ove tačke se datira, potpisuje od strane službenika ovlašćenog za otvaranje pošte i ovjerava pečatom organa uprave. Tačka 26. Ukoliko primljena elektronska pošta sadrži nedostatke, o tome će se obavijestiti njen pošiljalac i, po mogućnosti, uputiti na način otklanjanja nedostataka. Tačka 27. Ako se prilikom otvaranja pošte utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrijednost, na primljenom aktu se kratkom zabilješkom konstatuje njihova vrsta i vrijednost (na primjer: „primljeno 5 KM“, „primljeno poštanskih maraka u vrijednosti od 3 KM“ itd.) Postupak sa aktima koji podliježu taksiranju Tačka 28. Službenik koji neposredno prima poštu od stranke ili pregleda poštu primljenu preko javne poštanske ili druge službe za dostavu, dužan je da vodi računa o tome koji akti i isprave podliježu plaćanju takse, predviđene za pojedine vrste akata, isprava ili radnji u upravnom postupku, u kojim slučajevima postoji zakonski osnov za oslobađanje od obaveze plaćanja takse itd. U pogledu netaksiranih ili nedovoljno taksiranih akata i njihovih priloga, kao i u pogledu postupanja s aktima i njihovim prilozima na kojima se utvrde [175] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    neispravnosti u taksiranju, lijepljenju ili poništavanju taksenih maraka, postupa se po važećim propisima o taksama. Tačka 29. Ako se prilikom pregledanja pošte primljene preko javne poštanske ili druge službe za dostavu utvrdi da podnesak nije taksiran, to će se kontatovati kratkom službenom zabilješkom pored otiska prijemnog štambilja. Ako je podnesak oslobođen od plaćanja takse, postupiće se na način izložen u prethodnom stavu, uz navođenje odgovarajućeg propisa o oslobađanju. Označavanje pošte Tačka 30. Poslije završenog pregleda, službenik ovlašćen za otvaranje i pregledanje pošte otiskuje prijemni štambilj na svaki primljeni akt koji će se zavesti u osnovnu evidenciju ili evidentirati na prvoj unutrašnjoj stranici omota spisa. Prijemni štambilj otiskuje se, po pravilu, u desnom gornjem uglu prve stranice akta. Ako tu nema dovoljno mjesta, onda se otisak prijemnog štambilja stavlja na drugo pogodno mjesto prve stranice akta, vodeći pri tom računa da tekst akta ostane čitak. U slučaju da na prvoj stranici akta nema dovoljno mjesta, prijemni štambilj se otiskuje u lijevom gornjem uglu poleđine akta. U slučaju da su stranice akta u cjelosti popunjene tekstom, prijemni štambilj se otiskuje na posebnom komadu papira (formata A5) i pričvršćuje uz akt. Ukoliko službenik koji pregleda poštu nije ovlašćen za njeno otvaranje, on će prijemni štambilj da otisne na koverti ili omotu, a ako tu nema mjesta, postupiće kao u slučaju kada su stranice akta u cjelosti popunjene tekstom. Ako je tekst primljenog akta pisan u produžetku nekog ranijeg akta, prijemni štambilj se otiskuje, po pravilu, desno ispod teksta poslednjeg akta pisanog u produžetku. Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na poštu adresiranu na ličnost, neslužbenu poštu i na priloge akta. Prijemni štambilj otisnut u lijevom gornjem uglu vlastitog akta ili koverte zamjenjuje zaglavlje. Tačka 31. U prijemni štambilj upisuju se sljedeći podaci: -

U rubriku „primljeno“ – datum prijema akta, U rubriku „organizaciona jedinica“ – brojčana oznaka organizacione jedinice ili referenta kojem se akt dostavlja u rad (prema planu klasifikacionih oznaka organizacionih jedinica koji utvrđuje starješina organa), [176] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    -

-

U rubriku „broj akta“ – klasifikaciona oznaka i redni broj akta, U rubriku „prilozi“ – ukupan broj primljenih priloga. Ako se prilog sastoji iz više listova, u ovu rubriku upisuje se i broj listova takvog priloga. Koverta ili drugi omot koji se prilaže uz akt, priložene taksene marke i slično ne smatraju se prilozima. U rubriku „vrijednost“ – ukupan iznos priloženih taksenih marki ili gotovog novca.

Primljena elektronska pošta označava se elektronskim prijemnim štambiljom. Tačka 32. Organi uprave mogu da koriste i štambilje sa posebno utvrđenim tekstom. Ovi štambilji imaju funkciju obrasca, a mogu da se koriste za sačinjavanje zabilješki (klauzula), prilikom ovjere rukopisa, potpisa i prepisa i slično. Oblik, sadržaj i upotreba štambilja iz prethodnog stava utvrđuje se rješenjem starješine organa. Evidentiranje pošte Tačka 33. Organi uprave vode evidenciju o pošiljkama koje se ne evidentiraju u pisarnici. Organi uprave vode sljedeće evidencije primljene pošte: -

Knjigu primljene i dostavljene pošte za poštu naslovljenu na ličnost, Knjigu računa za primljenu finansijsku dokumentaciju (fakture, knjižne obavijesti i drugo), Karton za dostavu službenih glasnika i časopisa za službene glasnike, časopise i druge slične publikacije.

Evidencije iz stava 1.ove tačke mogu da se vode u elektronskom obliku. U informativnom sistemu organa uprave obezbjeđuje se automatsko evidentiranje primljene elektronske pošte, izuzimajući poštu upućenu na ličnu elektronsku adresu i neslužbenu poštu. Postupak s prilozima Tačka 34. Ako su osnovnom aktu kao prilozi priključeni drugi akti, oni se spajalicom pričvršćuju uz osnovni akt i na propisan način evidentiraju u rubrici „prilozi“ prijemnog štambilja. Ukoliko je aktu priložen trodimenzionalni predmet, sa njim se postupa na prikladan način. Ako je organu uprave dostavljen samo prilog u obliku akta ili trodimenzionalnog predmeta, a ne i osnovni akt, prilog će se evidentirati u knjizi primljene i dostavljene pošte. [177] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Hartije od vrijednosti, gotov novac i slično zavode se u knjigu računa i predaju službi za finansijsko i materijalno poslovanje organa uprave. Razvrstavanje i raspoređivanje pošte Tačka 35. Starješina organa ili drugi ovlašćeni službenik razvrstava primljenu poštu na: ličnu, nevažnu i službenu, redovnu i hitnu, običnu i povjerljivu, predmete upravnog i predmete neupravnog postupka. Lična pošta Tačka 36. Pod ličnom poštom podrazumijeva se pošta adresirana na službenika organa uprave. Lična pošta, izuzimajući poštu pristiglu na ličnu elektronsku adresu, evidentira se u knjizi primljene i dostavljene pošte i dostavlja licu kojem je upućena. Ukoliko pošta adresirana na službenika organa uprave sadrži podatke ili akte od interesa za rad organa uprave ili akte koji pripadaju predmetima koje obrađuje organ uprave, takva se pošta ne smatra ličnom. Službenik koji je primio ovakvu poštu dužan je da je odmah, a najkasnije u roku od 24 sata, dostavi pisarnici radi označavanja i zavođenja. Nevažna pošta Tačka 37. Nevažna pošta je ona čiji sadržaj nije od interesa za rad organa uprave. Nevažna pošta se ne označava prijemnim štambiljom i ne zavodi. Starješina organa utvrđuje vrste dokumenata koji se smatraju nevažnom poštom i način postupanja s njom. Predmeti upravnog i neupravnog postupka Tačka 38. Svojstvo predmeta upravnog postupka utvrđuje se prema tome da li će se postupak po tim predmetima okončati donošenjem upravnog akta (rješenja ili zaključka). Ako se ne donese upravni akt, onda predmet ima svojstvo akta poslovanja odnosno raspolaganja, bez obzira na to što su u postupku njegovog rješavanja preduzimane upravno procesne i druge radnje ili izdavanja uvjerenja odnosno neke druge isprave (na primjer: zapisnik o pregledu objekata u postupku sprovođenja inspekcijskog nadzora, uviđaju na licu mjesta, saslušanju svjedoka i td. ili potvrda o stručnoj osposobljenosti za obavljanje zanatske djelatnosti, zapisnik o utvrđivanju i procjeni štete i slično).

[178] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Raspoređivanje akata i predmeta Tačka 39. Raspoređivanje akata vrši starješina organa ili drugi ovlašćeni službenik. Raspoređivanje se završava upisivanjem u rubriku „organizaciona jedinica“ prijemnog štambilja brojčane oznake organizacione jedinice ili referenta kojem će akt biti dostavljen u rad. Organ uprave može da obezbijedi automatsko raspoređivanje akata i predmeta u kompjuterskoj bazi podataka. Tačka 40. Brojčana oznaka organizacionih jedinica ili radnih mjesta utvrđuje se rješenjem starješine organa, primjenom sistema decimalne klasifikacije. Tačka 41. Poslije izvršenog raspoređivanja akti se predaju ovlašćenom službeniku pisarnice radi zavođenja. IV KLASIFIKACIJA PREDMETA I AKATA Sistem klasifikacije Tačka 42. Vođenje osnovnih predmeta i akata zasniva se na jedinstvenim klasifikacionim oznakama kojima su obuhvaćene sve djelatnosti organa uprave i razvrstane u deset glavnih grupa (jednocifrene oznake od 0-9) i to: 0 – Društveni odnosi, državno uređenje i upravno poslovanje 1 – Rad i radni odnosi 2 – Građanska stanja, državna i javna bezbjednost 3 – Privreda 4 – Finansije 5 – Zdravstveno i socijalno staranje 6 – Prosvjeta, kultura, nauka i informatika 7 – Pravosuđe 8 – Odbrana 9 – Predmeti koji ne spadaju u glavne grupe 0-8 Po sistemu decimalne klasifikacije djelatnosti organa uprave dalje se rasčlanjuju na grupe osnovnih poslova (dvocifrene oznake) i podgrupe (trocifrene oznake) u kojima su razrađeni sadržaji rada. Jedinstvene klasifikacione oznake su trajnog karaktera. Klasifikaciona oznaka akta, predmeta i dosijea

[179] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Tačka 43. Svakoj jedinici dokumentacije (aktu, predmetu, dosijeu), utvrđuje se odgovarajuća klasifikaciona oznaka utvrđena planom klasifikacionih oznaka. Jedinicama dokumentacije ne može da se utvrđuje klasifikaciona oznaka koja je razrađena na stavke nižeg nivoa. Klasifikaciona oznaka stavlja se na svaki akt u predmetu ili dosejeu, kao i na omot predmeta i dosijea. Ako je više primjeraka istog akta uloženo u različite predmete i dosijee, svakom od akata utvrđuje se klasifikaciona oznaka predmeta ili dosijea u koji je uložen. Elektronski dokument koji postoji u jednom primjerku, a dokumentuje radnje većeg broja predmeta ili dosijea, označava se svim klasifikacionim oznakama predmeta i dosijea čiji je dio. Tačka 44. Klasifikacija predmeta i akta vrši se prema sadržaju rada (trocifrenoj klasifikacionoj oznaci) koji se u predmetu ili aktu obrađuje. Predmet ili akt u kome se obrađuje pitanje, problem ili zadatak koji se odnosi na dva ili više klasifikacionih oznaka, razvrstava se i vodi, po pravilu, pod klasifikacionom oznakom na čiju se sadržinu pretežno odnosi. U tom slučaju, za ostale klasifikacione oznake na koje se predmet ili akt odnose, mogu da se otvore posebne (upućujuće) kartice koje upućuju na znak pod kojim je predmet ili akt zaveden. Tačka 45. U skladu sa specifičnim potrebama organa uprave, i pod uslovom da utvrđene klasifikacione oznake ne omogućavaju dovoljnu preglednost sadržaja rada, jedinstvene klasifikacione oznake podgrupe mogu da se dopunjavaju internim rasčlanjivanjem. Interno rasčlanjivanje vrši se tako što se iza trocifrene klasifikacione oznake stavlja tačka i interni broj (na primjer: 122.1, 122.2 ili 122.01, 122.02 itd.). Tačka 46. Svaki akt nastao ili zaprimljen u radu organa uprave, izuzimajući nevažne i lične akte, obavezno se zavode u lične evidencije. Ulazni akt zavodi se odmah po prijemu odnosno zavođenju u evidenciju primljene pošte i završenom raspoređivanju. Izlazni akt zavodi se odmah po dostavljanju pisarnici na otpremu. Izlazni akt u elektronskom obliku zavodi se neposredno prije ili u toku otpreme. [180] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Interni akt zavodi se odmah po nastanku. Službenik koji je izradio ovaj akt dužan je da ga odmah dostavi pisarnici radi zavođenja. V ZAVOĐENJE PREDMETA I AKATA Tačka 47. Organ uprave vodi osnovne i pomoćne evidencije o jedinicama dokumentacije. Osnovne evidencije Tačka 48. Osnovna evidencija o predmetima i aktima u kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave vodi se po kartotečkom sistemu ili u bazi podataka. U osnovne evidencije upisuju se predmeti upravnog i neupravnog postupka, poslovne radnje i aktivnosti, radnje i aktivnosti u postupku donošenja odluka (sastanci, sjednice, planovi, analize i drugo), organizovanja funkcionisanja organa, upravljanja ljudskim i materijalnim resursima i slično. U osnovne evidencije ne zavode se neslužbene i nevažne radnje. Pomoćne evidencije Tačka 49. Pomoćne evidencije su: baze podataka, knjiga primljene i dostavljene pošte, knjiga računa, karton za dostavu službenih listova i časopisa, imenični registar, rokovnik, interna dostavna knjiga, knjiga otpreme pošte, dostavna knjiga za mjesto i knjiga reversa, u kojima se evidentiraju radnje u vezi sa jedinicama dokumentacije. Kartoteka predmeta Tačka 50. Kartoteka se sastoji iz kartica štampanih na jedinstvenim obrascima poprečnog formata A6 u pet boja: -

Bijele kartice (obrazac broj 1) služe za zavođenje akata poslovanja i drugih akata koji nemaju svojstvo predmeta upravnog postupka – upravnog akta; Zelene kartice (obrazac broj 2) služe za zavođenje prvostepenog upravnog predmeta po kojima je postupak pokrenut povodom zahtjeva stranke; Žute kartice (obrazac broj 3) služe za zavođenje prvostepenog upravnog predmeta po kojima je postupak pokrenut po službenoj dužnosti;

[181] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    -

Crvene kartice (obrazac broj 4) služe za zavođenje drugostepenog upravnog predmeta; Plave kartice (obrazac broj 5) služe za zavođenje prvostepenih i drugostepenih upravnih predmeta u kojima su uložena vanredna pravna sredstva. Tačka 51.

Predmet (kratka sadržina predmeta) se zavodi u osnovnu evidenciju (karticu ili bazu podataka) tako da bude jasno na koje se pitanje, problem ili zadatak odnosi radnja predmeta. Pri tome se treba držati ovih pravila: -

-

Za stvarne predmete, to jest predmete koji se ne odnose na fizička ili pravna lica, navodi se samo kratak sadržaj informacije sadržane u aktu (na primjer: uputstvo o kancelarijskom poslovanju); Za lične predmete (uključujući predmete upravnog postupka), koji se odnose na fizička ili pravna lica, navodi se prezime, ime i prebivalište (za fizička lica), odnosno naziv i sjedište (za pravna lica) i sadržaj stvari o kojoj se u aktu raspravlja (na primjer: Bogdan Bogdanović, Bijeljina – razrez poreza, ili Medicinski fakultet, Banja Luka – dodjela sredstava za nabavku medicinske opreme itd.) Ako se predmet odnosi na više lica, navodi se samo prvo lice (na primjer: Jovanović Jova, i drugi, Trebinje – zamjena stana), a u evidenciji po predmetima upisuju se i druga lica uz objašnjenje pod kojom klasifikacionom oznakom i rednim brojem je upisano prvo lice – nosilac predmeta (na primjer: broj 373-154/04). Tačka 52.

U okviru pojedinih klasifikacionih oznaka, kada sama klasifikaciona oznaka dovoljno objašnjava sadržinu predmeta u evidenciju mogu da se zavedu samo prezime, ime i prebivalište fizičkog lica, odnosno naziv i sjedište pravnog lica. Upisivanje podataka u kartoteku Tačka 53. U kartoteku se upisuju samo podaci koji pokazuju gdje se predmet kao cjelina nalazi.

[182] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Upisivanje se vrši na sljedeći način: 320

03-320-55/04

-----------------

------------------------------

Klasifikaciona oznaka

Veza brojeva

154/04

Petrović Petar

-----------------

--------------------------------

Broj i godina

Prezime i ime (naziv)

Banja Luka ---------------------Mjesto

Odobrenje za otvaranje trgovinske radnje Kratka sadržina predmeta Podaci o kretanju predmeta 03

10.2

+1

R

15.3

10.3

I

10.3

SO Srbac

a/a

20.3

-

U lijevom gornjem uglu upisuje se odgovarajuća klasifikaciona oznaka (320 – upravni predmeti u vezi sa odobrenjem za rad u oblasti trgovine); U desnom gornjem uglu upisuje se oznaka za povezivanje brojeva; Ispod klasifikacione oznake upisuje se redni broj predmeta (uzet sa brojčanog kartona i skraćena oznaka godine nastanka predmeta; Na sredini iznad prve linije upisuje se prezime i ime (fizičkog lica) odnosno naziv (pravnog lica) pošiljaoca. Za vlastite predmete na ovoj liniji upisuje se „VL“ ili „SL“. Desno iznad prve linije upisuje se prebivalište fizičkog odnosno sjedište pravnog lica. Na prvoj liniji upisuje se kratka sadržina predmeta.

Upisi u vertikalnim kolonama znače: -

Podaci u prvoj koloni znači mjesto gdje se predmet nalazi („03“ – oznaka organizacione jedinice, „R“ – oznaka za rokovnik, „I“ – oznaka za izvorno rješavanje, a/a – oznaka za riješen i arhiviran predmet);

[183] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    -

-

U drugoj koloni upisuje se datum koji označava koji je predmet predat ili odložen na mjesto u prvoj koloni. Kod oznake „R“ stavlja se datum roka. U slučaju da se upisivanje podataka nastavlja i u narednoj godini, u ovoj se koloni ta godina označava, a prethodne godine se podvuku crvenom olovkom; Podaci u trećoj koloni objašnjavaju podatke iz prve i druge kolone. Primjera radi „+1“ znači da je istog dana primljen još jedan akt koji pripada tom predmetu; oznaka „15.3“ je datum roka, a oznaka „10.3“ znači da je predmet dostavljen organizacionoj jedinici na rješavanje prije roka upisanog u rokovnik, to jest da je riječ o istom a ne o novoprimljenom aktu tog predmeta. „SO Srbac“ znači da je predmet izvorno upućen Skupštini opštine Srbac. Tačka 54.

Kada su sve rubrike na lijevoj strani polovine kartice popunjene, upisivanje se nastavlja na desnoj polovini, a zatim na poleđini kartice. Ako je popunjena i poleđina kartice, upisivanje podataka se nastavlja na novoj kartici, koja se gornjom ivicom prilijepi za staru karticu. Na novu karticu prethodno se prepišu osnovni podaci (klasifikaciona oznaka, broj i godina, prezime, ime i prebivalište odnosno naziv i sjedište stranke, kratka sadržina predmeta). Tačka 55. U slučaju da se greškom za već zavedeni predmet otvori nova kartica, a geška nije blagovremeno uočena i otklonjena, upisivanje se nastavlja na novoj kartici, s tim što će se naznačiti veza između kartica (na primjer: na staroj kartici ispod poslednjeg upisanog podatka treba upisati „nastavak 03-320-255/04, a na novoj kartici ispod broja predmeta će se upisati broj i godina stare kartice (na primjer: 320-55/04). Tačka 56. Za predmete koji se sadržajno odnose na više klasifikacionih oznaka, prema potrebi, može da se otvori onoliko kartica na koliko se klasifikacionih oznaka predmet odnosi. U takvim slučajevima podaci o kretanju predmeta upisuju se samo na kartici koja nosi klasifikacionu oznaku na koju se predmet pretežno odnosi. Na ostalim karticama, u prostoru za evidentiranje kretanja predmeta upisuje se primjedba (na primjer: vidi broj 320-55/04 Petrović Petar), a ispod klasifikacione oznake u gornjem lijevom uglu stavlja se crtica (-) umjesto rednog broja i godine. Na istovjetan način upisuju se i podaci na kartice predmeta koji su zajedno riješeni.

[184] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Tačka 57. Ako se ukaže potreba da se predmet ubuduće vodi na kartici, a prethodno je već zaveden u skraćenom djelovodniku, izvršiće se povezivanje ovog predmeta na kartici i u skraćenom djelovodniku. Povezivanje se vrši upisivanjem u rubriku „primjedba“ skraćenog djelovodnika evidencionog broja predmeta na kartici, odnosno upisivanjem u desnom gornjem uglu kartice rednog broja i godine pod kojom je predmet zaveden u skraćenom djelovodniku. Na izloženi način postupiće se u prelaznom periodu, prilikom povezivanja neriješenih predmeta iz ranijih godina sa njihovim aktima primljenim u tekućoj godini. Upisivanje podataka za upravne predmete Tačka 58. Na karticama predmeta i akata upravnog postupka (po kojima će se donijeti rješenje ili zaključak), pored podataka iz tačaka 53-57 ovog uputstva, evidentiraju se i sljedeći podaci: -

-

-

Na poleđini zelenog kartona u odgovarajuće kolone upisuju se podaci o načinu rješavanja, izjavljenoj žalbi i drugom pravnom sredstvu i rokovima rješavanja. Podaci o načinu rješavanja (usvojen, odbijen, odbačen i postupak obustavljen) upisuju se u kolonu „odluka po zahtjevu“ na taj način što se iz zaglavlja donesenog upravnog akta prepiše datum njegove izrade (na primjer: ako je predmet riješen usvajanjem zahtjeva stranke, u koloni „usvojen“ upisaće se datum „15.1.“), a ako je donesen zaključak o obustavljanju postupka, onda će se datum iz zaglavlja tog zaključka upisati u kolonu „postupak obustavljen“ itd. U kolonu „izjavljena žalba – datum“ upisuje se datum izjavljivanja žalbe (uzima se sa otiska prijemnog štambilja). Ako je povodom žalbe prvostepeni organ izmijenio svoje rješenje ili žalbu odbacio kao nedopuštenu, neblagovremenu ili izjavljenu od strane neovlašćenog lica, pored datuma se upisuje i broj „1“, a ako je žalba dostavljena drugostepenom organu, pored datuma se upisuje i broj „2“. U kolonu „rješenje dostavljeno u roku – datum“ upisuju se podaci o roku rješavanja koji je određen zakonom ili drugim propisom. Rok se računa od dana prijema zahtjeva (datum upisan na otisku prijemnog štambilja) do dana dostave (datum sa dostavnice ili kopije rješenja sa potvrdom prijema itd.) upravnog akta. Na poleđini žute kartice upisuje se datum dostavljanja rješenja stranci (datum sa dostavnice ili kopije rješenja sa potvrdom prijema itd.) i datum izjavljivanja žalbe (datum se upisuje na način za prvostepene upravne predmete po kojima je postupak pokrenut povodom zahtjeva stranke).

[185] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    -

Na poleđini crvene kartice upisuju se podaci o načinu rješavanja žalbe, podnošenju tužbe odnosno pokretanju upravnog spora i roku donošenja drugostepenog rješenja. Podaci o donesenoj odluci po žalbi označavaju se upisivanjem datuma iz zaglavlja donesenog rješenja u jednu od kolona (žalba odbijena ili odbačena, rješenje poništeno ili izmijenjeno, postupak po žalbi obustavljen). Na karticu se upisuju podaci o tome da li je protiv drugostepenog rješenja podnesena tužba odnosno pokrenut upravni spor. Ovi podaci evidentiraju se u koloni „upravni spor – tužba“ upisivanjem riječi „da“ ako je podnesena tužba, ili riječi „ne“ ako nije podnesena tužba odnosno nije pokrenut upravni spor. Podaci o roku rješavanja upisuju se tako što se u kolonu „rješenje dostavljeno u roku – datum“ upiše datum dostave drugostepenog rješenja ako je ono dostavljeno u roku, a u kolonu „rješenje dostavljeno po isteku roka – datum“ ako je rješenje dostavljeno po isteku roka.

-

Na poleđini plave kartice, upisivanjem u odgovarajuću rubriku, označava se datum donošenja zaključka ili rješenja u vezi sa uloženim vanrednim pravnim sredstvom.

Na karticu se upisuju i podaci o tome da li je protiv donesenog zaključka ili rješenja podnesena žalba odnosno tužba. Ovi podaci evidentiraju se u rubrici „žalba – tužba“ upisivanjem riječi „da“ ako su žalba ili tužba podnesene, odnosno riječi „ne“ ako to nije slučaj. Tačka 59. Pregradni karton (obrazac broj 6) služi za razdvajanje katica različitih klasifikacionih oznaka i na njemu se upisuju klasifikacione oznake. Za svaku klasifikacionu oznaku upotrebljava se poseban pregradni karton. Tačka 60. Brojčani karton (obrazac broj 7) služi za označavanje rednih brojeva pod kojima su na karticama evidentirani predmeti u okviru kalendarske godine. Za svaku klasifikacionu oznaku upotrebljava se poseban brojčani karton. U gornjem desnom uglu brojčanog kartona upisuju se klasifikaciona oznaka i godina u kojoj je predmet zaveden. Označavanje rednih brojeva vrši se zaokruživanjem (precrtavanjem i slično) angažovanih rednih brojeva na brojčanom kartonu. Tačka 61. Kartice, pregradni kartoni i brojčani kartoni u okviru iste klasifikacione oznake odlažu se sljedećim redom: pregradni karton, brojčani karton, kartice.

[186] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    U okviru iste klasifikacione oznake kartice se odlažu sljedećim redom: -

-

Iza brojčanog kartona, prema rednom broju predmeta, odlažu se kartice vanupravnih predmeta (bijele kartice); Iza kartica vanupravnih predmeta, po rednom broju, odlažu se kartice prvostepenih predmeta po kojima je postupak pokrenut povodom zahtjeva stranke (zelene kartice); Iza kartica upravnih predmeta po kojima je postupak pokrenut povodom zahtjeva stranke, po rednom broju, odlažu se kartice prvostepenih predmeta po kojima je postupak pokrenut po službenoj dužnosti (žute kartice); Iza kartica upravnih predmeta po kojima je postupak pokrenut po službenoj dužnosti, po rednom broju, odlažu se kartice drugostepenih upravnih predmeta (crvene kartice); Iza kartica drugostepenih upravnih predmeta, po rednom broju, odlažu se kartice predmeta prvostepenog i drugostepenog postupka povodom uloženih vanrednih pravnih sredstava (plave kartice).

Evidentiranje dokumentacije koja sadrži tajne podatke Tačka 62. Dokumenti koji sadrže tajne podatke takođe se evidentiraju na karticama ili u bazi podataka, ukoliko se time ne povređuje tajnost podataka. Ukoliko bi upisom u osnovne evidencije bila povrijeđena tajnost, dokumenti koji sadrže tajne podatke evidentiraju se u knjizi tajnih dokumenata. Starješina organa uprave će opštim aktom odrediti akte koji sadrže ove padatke, utvrditi način postupanja i imenovati lice ovlašćeno za rukovanje ovim aktom. Tačka 63. Svaka jedinica dokumentacije koja sadrži tajne podatke na vidnom mjestu se označava oznakom vrste i stepena tajnosti. Tačka 64. Ukoliko je cijeli predmet ili dosije označen tajnim, tajnim se smatraju i sve pripadajuće jedinice dokumentacije (akti u sastavu predmeta i akti ili predmeti u sastavu dosijea). Ako se naknadno promijeni vrsta i stepen tajnosti ili rok čijim istekom jedinica dokumentacije prestaje da bude tajna, pored prethodne oznake tajnosti stavlja se i zabilješka o promjeni, datum i potpis ovlašćenog lica.

[187] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Popis akata Tačka 65. Popis akata (obrazac broj 8) vodi se u obliku slobodnih tabaka ili knjige, a služi za evidentiranje akata iste vrste koji se pojavljuje u većem broju, a po kojima se vodi isti postupak (na primjer: podnesci za izdavanje potvrda, uvjerenje o plaćenom porezu, imovnom stanju, biračkom pravu i slično). U kompjuterskom informacionom sistemu funkciju popisa akata preuzima baza podataka. Tačka 66. Starješina organa uprave ili starješina organa u čijem je sastavu pisarnica, na početku kalendarske godine rješenjem određuje predmete za koje će se voditi popis akata. Tačka 67. Popis akata je sastavni dio kartoteke. Po pravilu, popis akata vodi pisarnica. Ako se popis akata ne vodi u pisarnici, organ uprave ili organizaciona jedinica dužni su da do 10.januara tekuće godine zaključe popis akata za prethodnu godinu i da ga dostave pisarnici radi razvođenja. Zajedno sa popisom akata dostavljaju se i završeni predmeti. Tačka 68. Za akte koji će se zavoditi u popis akata, u pravilu, početkom godine rezerviše se potreban broj kartica. U rubriku „prezime i ime/naziv“ kartice velikim štampanim slovima upiše se tekst „popis akata“. Tačka 69. Unutar jednog popisa akata ne mogu da se evidentiraju akti različitih klasifikacionih oznaka. Tačka 70. Podaci se u popis akata upisuju na sljedeći način: -

U gornjem lijevom uglu upisuje se klasifikaciona oznaka, a ispod nje redni broj kartice i oznaka organizacione jedinice, Na sredini gornjeg dijela popisa akata upisuje se kratka sadržina predmeta (prepisuje se sa kartice), U prvu kolonu upisuje se redni broj, U drugu kolonu upisuje se datum prijema akta,

[188] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    -

U treću kolonu upisuje se prezime, ime i mjesto odnosno naziv i sjedište pošiljaoca, U četvrtu kolonu upisuje se broj i datum akta pošiljaoca, U petoj koloni vrši se razduživanje akata stavljanjem oznake a/a, R, I ili presignacije. Tačka 71.

Ako se po aktu zavedenom u popis akata pokrene poseban postupak, službenik koji stručno obrađuje predmet dužan je da o tome odmah obavijesti pisarnicu, a ovlašćeni službenik pisarnice da odmah za taj predmet otvori odgovarajuću karticu i izvrši povezivanje brojeva. Vođenje evidencije po dosijeima Tačka 72. Organ uprave može da ustroji sistem dosijea ukoliko je to svrsishodno zbog specifičnosti određenih vrsta akata ili predmeta. Dosije može da se formira i u elektronskom obliku. Tačka 73. Po pravilu, evidencije o dosijeima vode se u pisarnici. Ukoliko se ova evidencija vodi u organizacionoj jedinici, pisarnica vodi evidencije vrsta dosijea. Tačka 74. Ukoliko iz nekog razloga prestane potreba za daljim vođenjem dosijea, on se zaključuje i premješta u pasivne dosijee, a u evidenciji iz tačke 73.upisuje se odgovarajuća službena zabilješka. VI ADMINISTRATIVNO TEHNIČKA OBRADA Združivanje akata Tačka 75. Prije dostavljanja akata u rad organizacionoj jedinici ili referentu, službenik pisarnice je dužan da provjeri da li primljeni akt pripada predmetu koji je već zaveden u osnovnu evidenciju. Ukoliko ustanovi da primljeni akt pripada predmetu koji je već zaveden u osnovnu evidenciju, službenik pisarnice mora da izvrši združivanje takvog akta sa predmetom u vezi sa kojim je i zaprimljen. Združivanje akata vrši se na taj način što se na osnovu podataka iz kartoteke utvrdi gdje se nalazi predmet. Ako se predmet kome treba pridružiti novi akt

[189] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    nalazi u radu kod organizacione jedinice, pored otiska prijemnog štambilja upisuje se i datum koji pokazuje od kada se predmet tamo nalazi. Ako se novoprimljeni akt dostavlja u rad istoj organizacionoj jedinici ili organu, dostavljanje će se izvršiti putem interne dostavne knjige. Ako se predmet nalazi kod druge organizacione jedinice ili organa, dostavljanje u rad izvršiće se u sporazumu između organizacione jedinice ili organa kod kojeg se predmet nalazi i onog kome bi novoprimljeni akt trebalo dostaviti u rad. Ako je u pitanju arhivirani predmet, združivanje se vrši tako što se arhivirani predmet izuzima iz arhive i združuje s aktom kojim se ponovo pokreće postupak, a pripadajuća kartica arhiviranog predmeta vraća se u aktivnu kartoteku. Akt kojim se ponovo pokreće postupak, ako je podnesen u istoj godini kada je završen predmet, evidentira se pod brojem pod kojim je završen predmet sa kojim se združuje, a ako je podnesen kasnije, evidentiraće se pod odgovarajućim brojem u godini u toku koje je podnesen. U kompjuterskom informacionom sistemu republičkih obezbjediće se povezivanje akata sa predmetima i dosijeima.

organa

uprave

Spajanje predmeta Tačka 76. Ako u toku rješavanja predmeta nastupi događaj nakon kojeg se dva ili više predmeta rješavaju kao jedan predmet, ti se predmeti zaključuju u osnovnim evidencijama danom nastupanja tog događaja. Predmet kojim će se nastaviti njihovo rješavanje evidentiraće se u karticama ili bazi podataka i povezati sa zaključenim predmetima. Ako se u toku rješavanja ustanovi da predmet čini radnju ili dio radnje nekog drugog predmeta, takav se predmet zaključuje i pridružuje predmetu čiji je dio. Dijelovi predmeta Tačka 77. U pravilu predmet ne može da se dijeli. Ako se u postupku rješavanja predmeta pojavi aktivnost ili radnja koja ne pripada predmetu, ali je u neposrednoj vezi s njim, za tu aktivnost ili radnju otvara se novi predmet, a u evidencijama se obezbjeđuje njihovo povezivanje. Ako je u postupku rješavanja neki predmet razdvojen na više predmeta, prvi predmet se zaključuje nastupanjem događaja koji je uzrokovao razdvajanje. U karticama ili bazi podataka evidentiraće se oznaka veze između ovih predmeta.

[190] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Obnavljanje spisa Tačka 78. Obnavljanje spisa vrši se ukoliko je cijeli spis ili njegov dio oštećen, izgubljen ili uništen. Obnavljanje se vrši po zahtjevu stranke ili po službenoj dužnosti. Omot spisa Tačka 79. Svaki ulazni i izlazni akt kojim se zasniva novi predmet, odmah nakon zavođenja ulaže se u omot spisa (obrazac broj 9). U širini od 1 cm, lijeva ivica omota je u boji, koja odgovara boji kartice iz tačke 50.ovog uputstva. Službenik pisarnice je dužan da spis sa starim omotom uloži u novi omot, sa lijevom ivicom odgovarajuće boje, svaki put kada je predmet vraćen na ponovni postupak. Omot spisa u elektronskom obliku čine podaci koji se navode na omotu spisa u fizičom obliku. Tačka 80. Dokumenti u fizičkom obliku ulažu se u omot spisa u originalu. Ukoliko original iz nekog razloga nije uložen u spis, to će se konstatovati u rubrici „oznaka i naziv dokumenta/priloga“ na prvoj unutrašnjoj stranici omota spisa. Tačka 81. Na prvoj stranici omota spisa upisuje se: naziv i sjedište organa uprave, evidencioni broj predmeta, datum nastanka, rok čuvanja, oznaka tajnosti, naziv predmeta i ukupan broj dokumenata i listova u spisu. Bez obzira na oblik akta koji ulazi u sastav predmeta (podnesak stranke, službena zabilješka, dostavnica i drugo), na prvoj unutrašnjoj stranici omota spisa hronološkim redom se upisuju sljedeći podaci: redni broj, datum upisa, oznaka, kratak sadržaj dokumenta ili priloga i primjedba. Ove podatke odmah po formiranju predmeta upisuje službenik pisarnice. Ukoliko se predmet nalazi u obradi u organizacionoj jedinici, naknadno prispjele akte, priloge i slično odmah po njihovom prijemu upisuje zaduženi referent i odlaže u omot spisa. Ako na drugoj stranici omota nema dovoljno prostora za upisivanje akata i priloga, uz nju se pričvršćuje dodatni omot na kojem se nastavlja upis. Na poleđini omota spisa upisuju se podaci o predaji predmeta u priručnu arhivu, glavnu arhivu, drugom organu ili organizacionoj jedinici ili nadležnom arhivu i to: datum (po potrebi i vrijeme), oznaka organizacione jedinice ili organa kojem [191] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    je spis predat, ime, prezime i potpis lica koje je predalo spis, ime, prezime i potpis lica koje je primilo spis, napomena. Osnivanje i formiranje predmeta Tačka 82. Predmet se osniva po evidentiranju prvog akta koji je zaprimljen ili nastao u toku rješavanja predmeta. Predmet može da se formira u fizičkom, elektronskom i kombinovanom obliku. Izuzimajući pomoćni spis u elektronskom obliku, isti predmet ne može da se istovremeno formira u dva oblika. Tačka 83. Spis se formira u kombinovanom obliku kada ga čine akti u fizičkom i akti u elektronskom obliku. Akti u fizičkom obliku ulažu se u omot spisa u originalu. Dokumenti u elektronskom obliku mogu se u omot spisa uložiti u štampanom ispisu (kopiji), kako bi se olakšao uvid u sadržaj predmeta. U štampanom ispisu obavezno se navode oznaka i smještaj originalnog elektronskog dokumenta. Tačka 84. Predmet se formira u elektronskom obliku: -

Kada su svi akti koje sadrži u elektronskom obliku, Kada su akti u fizičkom obliku koji ulaze u njegov sastav konvertovani u elektronski oblik i Kada se u cjelini ili djelimično sastoji iz akata u fizičkom obliku, koji su konvertovani u elektronski oblik, a čuvanje akta u fizičkom obliku nije obavezno ili potrebno, odnosno ako se akt u fizičkom obliku mora čuvati do isteka roka čuvanja. Tačka 85.

Pomoćni predmet u elektronskom obliku formira se radi olakšane sadržajne obrade predmeta. Pomoćni predmet u elektronskom obliku čine elektronske kopije akata u fizičkom obliku koji pripadaju predmetu. Pomoćni predmet u elektronskom obliku može da se izluči (uništi, izbriše) van procedure predviđene za izlučivanje dokumentacije. Tačka 86. Akti i prilozi mogu da se izdvoje iz predmeta kojem pripadaju: -

Kada je to potrebno radi rješavanja drugog predmeta,

[192] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    -

Kada se dokument koji pripada predmetu odlaže u dosije odgovarajuće vrste i Kada se predmet izlučuje, a sadrži dokument koji treba u originalu čuvati u drugom predmetu ili dosijeu.

Ukoliko nije u pitanju predmet koji se izlučuje, u predmet iz kojeg je izdvojen akt ili prilog ulaže se kopija izdvojenog dokumenta ili se upisuje službena zabilješka. U slučajevima iz stava 1.ove tačke u osnovnim evidencijama evidentiraće se odgovarajuće veze između predmeta. Tačka 87. Nadležni organ ili lice koje je donijelo odluku ili nalog dužno je da izradi dokument koji sadrži tu odluku ili nalog. Lice koje je obavilo službenu ili poslovnu radnju dužno je da izradi dokument koji se odnosi na tu radnju, odnosno dokument kojim je ta radnja dokumentovana. Obaveze iz stava 1.i 2.ove tačke ne odnose se na nevažne radnje ukoliko drugim propisom ili pravilom nije utvrđena obaveza dokumentovanja tih radnji. Službenik koji izrađuje akt dužan je da ga izradi u skladu sa propisima kojima se uređuje oblik, sadržaj i način izrade akta, ovim uputstvom i internim pravilima. Organ uprave je dužan da službenike upozna sa propisima i internim pravilima iz prethodnog stava i da im stavi na raspolaganje sredstva za izradu propisno oblikovanih akata. Tačka 88. Svaki dokument mora da bude uložen u neki predmet ili dosije. Lice koje je izradilo akt, sadržajno rješavalo predmet u vezi s kojim je akt nastao ili zaprimilo jedinicu dokumentacije, dužno je da ovlašćenom službeniku pisarnice dostavi podatke potrebne za zavođenje te jedinice dokumentacije. Sastavni dijelovi akta Tačka 89. Ako posebnim propisima nije drugačije određeno, svaki akt organa uprave kojim se vrši službena ili poslovna prepiska mora da sadrži sljedeće dijelove: zaglavlje, naziv i adresu primaoca, kratak sadržaj predmeta, tekst akta, potpis ovlašćenog lica i otisak službenog pečata. Tačka 90. Zaglavlje sadrži naziv i sjedište organa, oznaku organizacione jedinice, evidencioni broj i datum izrade akta. [193] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Naziv organa uprave ispisuje se u lijevom gornjem uglu poslovnog papira. Ukoliko je kombinovan sa logotipom, naziv može da se rasporedi i na desnoj strani ili sredini gornjeg dijela poslovnog papira. Evidencioni broj akta je broj pod kojim je akt zaveden u osnovnoj evidenciji, a sastoji se iz brojčane oznake stvaraoca akta (brojčana oznaka organa u čijem je radu akt nastao i brojčana oznaka organizacione jedinice) i djelovodnog broja (klasifikaciona oznaka, redni broj akta i skraćena oznaka godine nastanka akta). Brojčane oznake organa u čijem je radu akt nastao utvrđuje se na sljedeći način: 01 Predsjednik Republike Srpske 02 Narodna skupština Republike Srpske 03 Vijeće naroda Republike Srpske 04 Vlada Republike Srpske 05 Ministarstvo privrede, energetike i razvoja 05/1 Republički zavod za geološka istraživanja 05/2 Republički zavod za planiranje 05/3 Republički zavod za standardizaciju i metrologiju 05/4 Republička direkcija za proizvodnju i promet naoružanja i vojne opreme 06 Ministarstvo finansija 06/1 Poreska uprava 06/2 Republički devizni inspektorat 06/3 Republički zavod za statistiku 06/4 Republička uprava za igre na sreću 07 Ministarstvo prosvjete i kulture 07/1 Repulički zavod za zaštitu kulturno-istorijskog i prirodnog nasleđa 07/2 Republički pedagoški zavod 07/3 Republički sekretarijat za vjere 07/4 Arhiv Republike Srpske 07/5 Zavod za obrazovanje odraslih 08 Ministarstvo pravde 08/1 Kazneno-popravne ustanove 08/2 Centar za pružanje besplatne pravne pomoći 08/3 Agencija za upravljanje oduzetom imovinom 08/4 Republički centar za istraživanje ratnih zločina 09 Ministarstvo unutrašnjih poslova 10 Ministarstvo uprave i lokalne samouprave 10/1 Republička uprava civilne zaštite 11 Ministarstvo zdravlja i socijalne zaštite 11/1 Agencija za lijekove 11/2 Agencija za akreditaciju i unapređenje kvaliteta zdravstvene zaštite Republike Srpske 12 Ministarstvo poljoprivrede, šumarstva i vodoprivrede 12/1 Republički hidrometeorološki zavod

[194] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    12/2 Republička direkcija za vode 12/3 Agencija za pružanje stručnih usluga u poljoprivredi 12/4 Agencija za uzgoj i selekciju u stočarstvu 12/5 Agencija za identifikaciju životinja 12/6 Agencija za vode 12/7 Agencija za agrarna pitanja 12/8 Agencija za vode oblasnog riječnog sliva Trebišnjice 13 Ministarstvo saobraćaja i veza 13/1 Republička direkcija za civilnu vazdušnu plovidbu 14 Ministarstvo trgovine i turizma 14/1 Republički zavod za cijene 14/2 Republička direkcija za robne rezerve 15 Ministarstvo za prostorno uređenje, građevinarstvo i ekologiju 15/1 Republička direkcija za obnovu i izgradnju 16 Ministarstvo rada i boračko-invalidske zaštite 17 Ministarstvo za ekonomske odnose i koordinaciju 18 Ministarstvo za izbjeglice i raseljena lica 19 Ministarstvo nauke i tehnologije 20 Ministarstvo za porodicu, omladinu i sport 21 Republička uprava za geodetske i imovinsko-pravne poslove 22 Republički sekretarijat za zakonodavstvo 23 Agencija za državnu upravu 24 Republička uprava za inspekcijske poslove Po potrebi, starješine organa iz člana 1. Uredbe o kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave utvrđuje brojčane oznake organizacionih jedinica. Brojčana oznaka organizacione jedinice utvrđuje se primjenom jednocifrenih ili dvocifrenih nizova arapskih brojeva po sistemu decimalne klasifikacije. Brojčana oznaka organizacione jedinice upisuje se iza brojčane oznake stvaraoca akta i decimalnom tačkom (.) razdvaja od brojčane oznake stvaraoca akta. Brojčana oznaka stvaraoca akta, utvrđena samostalno ili zajedno sa brojčanom oznakom organizacione jedinice, kosom crtom (/) se razdvaja od brojčane oznake akta. Djelovodni broj službenog akta sastoji se iz: klasifikacione oznake sadržaja rada, rednog broja akta i oznake vremena nastanka akta. Klasifikaciona oznaka sadržaja rada sastoji se iz trocifrene klasifikacione oznake utvrđene Uredbom o kategorijama registraturskog materijala sa rokovima čuvanja. Klasifikaciona oznaka sadržaja rada se vodoravnom crtom (-) odvaja od rednog broja akta.

[195] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Redni broj službenog akta je broj sa brojčanog kartona koji se vodi unutar utvrđene klasifikacione oznake. Redni broj se kosom crticom (/) razdvaja od oznake vremena nastanka akta. Oznaka vremena nastanka akta sastoji se iz dvocifrenog broja koji označava dva poslednja broja kalendarske godine u kojoj je ovaj nastao. Tačka 91. Adresa primaoca akta sastoji se iz punog imena i prezimena odnosno naziva primaoca, njegovog mjesta boravka (sjedišta) i poštanskog broja, uz naznaku ulice i broja ili poštanskog pregratka primaoca i, po potrebi, naziva države. Ukoliko je riječ o pravnom licu, u adresu se ispisuje i njegova djelatnost ili naziv organizacione jedinice i, po potrebi, ime lica kojem se akt uručuje. Naziv mjesta ispisuje se velikim slovima. Adresa primaoca piše se ispod zaglavlja na lijevom rubu papira. Tačka 92. Kratka sadržina akta („predmet“), ispisuje se sa lijeve strane ispod adrese primaoca, na način iskazan u tački 51.ovog uputstva. Tačka 93. Ispod oznake „predmet“, radi lakšeg združivanja, stavljaju se pozivne oznake. One se sastoje iz: -

Broja (oznake) i datuma primljenog akta na koji se odgovara („veza: vaš akt broj ______ od _______ „ ili „vaš znak“ i „vaše pismo“), a prepisuje se iz zaglavlja primljenog akta ili iz poslovnog pisma na kojem su označene kao „naš znak“ i „datum pisanja“;

-

Oznaka organizacione jedinice, evidencionog broja i datuma otpremljenih akata, naročito kod reklamacija, urgencija ili naknadnih pošiljki. Tačka 94.

Tekst akta (sadržaj) mora da bude jasan, sažet i čitak. U tekstu se mogu upotrebljavati samo one skraćenice koje su uobičajene i lako razumljive. Zakone, uredbe i druge propise koji se navode u aktu treba, po pravilu, napisati njihovim punim nazivom, uz naznačenje službenog glasnika (broj i godina) u kome su objavljeni.

[196] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Tačka 95. Službene akte potpisuje starješina organa ili organizacione jedinice ili drugi službenik koji je za to ovlašćen. Prezime i ime službenika koji potpisuje akt ispisuje se neposredno ispod oznake njegove funkcije. Tačka 96. Na svakom aktu organa uprave, lijevo od potpisa ovlašćenog lica, otiskuje se pečat i to tako da otisak pečata ne zahvati tekst naziva funkcije potpisnika akta. Sporedni dijelovi akta Tačka 97. Radi lakšeg i bržeg rukovanja, pored obaveznih sastavnih dijelova iz tačke 89. ovog uputstva, akt organa uprave može da sadrži i: broj telefona referenta koji je akt rješavao, oznaku priloga, način otpreme i rasporeda akata. Tačka 98. Prilozi koji se dostavljaju uz akt označavaju se njihovim ukupnim brojem (na primjer: 3) ili nazivom (na primjer: prilog: uvjerenje o plaćenom porezu). Ova oznaka se stavlja ispod završetka teksta sa lijeve srane. Tačka 99. Način otpreme akta označava se ako se akt ne otprema običnom poštom (na primjer: „preporučeno“, „avionom“ i sl.). Ova oznaka stavlja se ispod završetka teksta odnosno ispod oznake priloga. Tačka 100. Oznaka rasporeda akta sadrži podatak o broju primjeraka izrađenog akta i njihovom rasporedu. Ova oznaka ispisuje se na sljedeći način:  Ako se akt iste sadržine (raspis) dostavlja raznim organima, organizacijama i dr., na samom aktu naznačiće se kome je sve takav akt dostavljen;  Ako je potrebno da se sa sadržinom akta u kome je raspravljena neka stvar na traženje jednog organa uprave upoznaju i drugi organi uprave, taj akt treba adresirati na organ uprave koji je pokrenuo stvar, a ispod teksta navesti sve ostale kojima je taj akt dostavljen radi znanja;  Ako je jednim aktom riješeno više predmeta zavedenih u osnovnu evidenciju pod posebnim brojevima, takav akt treba riješiti pod najvećim brojem iste klasifikacione oznake, a ispod teksta navesti sve pošiljaoce (na primjer: Zavodu za prostorno planiranje – Zvornik, na broj 01-03-6/04 i sl.).

[197] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Na gore izloženi način postupa se i u slučaju kada se primljeni akt dostavlja na rješavanje nadležnom organu uprave, pa se o tome obavještava pošiljalac akta radi znanja. Izrada elektronskog dokumenta Tačka 101. Elektronski dokument se izrađuje u kompjuterskom programu koji ima ugrađene standarde za izradu poslovnih komunikacija i protokol. Zaglavlje elektronskog dokumenta čine datum, elektronska adresa pošiljaoca, elektronska adresa primaoca, adrese na koje se otpremaju kopije, predmet poruke i prilozi. VII INTERNA DOSTAVA PREDMETA I AKATA Tačka 102. Jedinice dokumentacije u fizičkom obliku dostavljaju se u rad nadležnim organizacionim jedinicama ili referentima istog, a najkasnije narednog dana od njihovog zavođenja u osnovne evidencije. Dostavljanje u rad vrši se putem interne dostavne knjige. Tačka 103. Internu dostavnu knjigu ustrojava i vodi pisarnica za dokumentaciju o kojoj vodi osnovne evidencije. Interna dostavna knjiga vodi se na propisanom obrascu (obrazac broj 10). Tačka 104. Računi i drugi finansijski akti i dokumenti za koje se vode posebne evidencije, a čiji se prijem i otprema vrši u pisarnici, zavode se u knjigu računa (obrazac broj 11) i dostavljaju u rad organizacionoj jedinici nadležnoj za finansijskomaterijalno poslovanje. Na primljene račune stavlja se otisak prijemnog štambilja u koji se, pored podataka iz tačke 31.ovog uputstva, u rubriku „broj“ ispisuje redni broj iz knjige računa. Dostavljanje pošte upućene na ličnost vrši se putem knjige primljene i dostavljene pošte (obrazac broj 12). Službeni glasnici, časopisi i druge publikacije dostavljaju se putem kartona za dostavu službenih glasnika i časopisa (obrazac broj 13). Tačka 105. Predmeti i dosijei u fizičkom obliku dostavljaju se u rad kompletni. Primopredaja se potvrđuje potpisom lica koje prima jedinicu dokumentacije. [198] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Ako je jedinica dokumentacije dostavljena u rad nepotpuna, u rubrici „primjedba“ interne dostavne knjige navešće se akti i predmeti koji nedostaju. Ako je licu koje sadržajno obrađuje predmet ili dosije dostavljen akt koji pripada tom predmetu ili dosijeu, ono je dužno da ga u isti uloži i evidentira na prvoj unutrašnjoj stranici omota spisa. Tačka 106. Funkciju interne dostavne knjige u kompjuterskom informacionom sistemu organa uprave vrši dio sistema koji se koristi za dostavljanje jedinica dokumentacije u elektronskom obliku. VIII VRAĆANJE PREDMETA PISARNICI Tačka 107. Predmet se zaključuje kada je riješen, obustavljen, obustavljen do određenog roka, pripojen drugom predmetu ili razdvojen na dva ili više predmeta. Referent koji rješava predmet dužan je da o svakoj promjeni statusa predmeta bez odlaganja obavijesti zaduženog službenika pisarnice. Zaključeni predmet odlaže se u priručnu arhivu pisarnice u čiju je osnovnu evidenciju zaveden. Tačka 108. Referent koji predaje pisarnici akt ili predmet dužan je da ih označi jednom od oznaka razvođenja. Tačka 109. Svi riješeni predmeti koje treba otpremiti, staviti u rokovnik, arhivirati ili ustupiti nekoj drugoj organizacionoj jedinici, vraćaju se pisarnici putem interne dostavne knjige. Tačka 110. Na primjeru akta koji se arhivira, na lijevoj strani ispod teksta akta, referent odnosno obrađivač stavlja uputstvo pisarnici o načinu otpreme i razvođenja akta. Taćka 111. Kad je doneseno zajedničko rješenje za više posebnih predmeta, referent koji obrađuje predmet dužan je da na vidnom mjestu u gornjem dijelu akta koji se odlaže u arhivu ispiše evidencione brojeve svih predmeta koji su zajedno riješeni (na primjer: „zajedno riješeni predmeti br. 413-228/04 i 413-335/04“). Tačka 112.

[199] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Prilikom preuzimanja riješenih predmeta službenik pisarnice dužan je da provjeri formalnu ispravnost predmeta i da na eventualne nedostatke ukaže referentu odnosno obrađivaču ili da mu predmet vrati na dopunu (na primjer: ako adresa nije tačna ili potpuna, predmet nije kompletan, nedostaje oznaka kratke sadržine, veza brojeva ili broj priloga, nisu upisani akti, prilozi i sl. u evidenciji na prvoj unutrašnjoj stranici omota spis ili ako nedostaju uputstva pisarnici u pogledu otpreme i razvođenja jedinica dokumentacije). IX RAZVOĐENJE PREDMETA I AKATA Tačka 113. Referent koji predaje pisarnici akt ili predmet, dužan je da ih označi jednom od oznaka razvođenja: -

a/a i datum (kada su akti ili predmet završeni i odlažu se u priručnu arhivu), R i datum (kada se akti ili predmeti upisuju u rokovnik i nastupom roka ponovo dostavljaju u rad), Brojčana oznaka organizacione jedinice i datum ustupanja ako se akt ustupa organizacionoj jedinici u sastavu istog organa, I i datum (kada je riječ o izvornom rješenju).

Na omotu riješenog predmeta upisuje se i rok čuvanja utvrđen listom kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja. Predmeti upravnog postupka razvode se na način propisan u tački 58.ovog uputrstva. X ROKOVNIK PREDMETA Tačka 114. Za sve predmete vodi se rokovnik. Rokovnik ustrojava i vodi pisarnica koja vodi osnovnu evidenciju o predmetima, a po organizacionim jedinicama ili referentima. Rokovnik se vodi na osnovu podataka upisanih u osnovne evidencije, a u obliku pregleda predmeta koji nisu zaključeni ili su zaključeni do određenog roka. U rokovniku se obezbjeđuje odvojeno vođenje pregleda nezaključenih predmeta prema datumu isteka roka u kojem bi trebalo da se riješi, pregleda predmeta obustavljenih do određenog roka prema roku u kojem bi trebalo da se nastavi njihovo rješavanje i pregleda predmeta otvorenih na osnovu propisa ili odluke nadležnog organa prema nastupanju roka u kojem bi trebalo da se počne sa njihovim rješavanjem.

[200] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Tačka 115. Na dan roka predmeti se dostavljaju u rad organizacionim jedinicama ili referentima. Ako dan roka pada u neradni dan, predmeti se u rad dostavljaju jedan dan ranije. Ako se akt koji pripada predmetu u rokovniku primi prije nastupanja roka, odmah se združuje sa predmetom kojem pripada i dostavlja u rad nadležnoj organizacionoj jedinici ili referentu. Izuzetno, odgovori pri raspisima, anketama i slično kod kojih je utvrđen rok, združuju se i dostavljaju u rad na dan određenog roka, ukoliko obrađivač nije drugačije odredio. Tačka 116. Rokovnik predmeta može da se koristi i kao podsjetnik za izvršavanje obaveza, poslova i zadataka koje treba obaviti u tačnom određenom roku (na primjer: podnošenje redovnih izvještaja, prisustvovanje sastancima i slično). Tačka 117. U kompjuterskom informacionom sistemu organa uprave funkciju rokovnika preuzima baza podataka. XI OTPREMANJE POŠTE Tačka 118. Otpremanje pošte u pravilu je objedinjeno u glavnoj pisarnici organa uprave. Tačka 119. Poštu u fizičkom obliku otprema službenik pisarnice zadužen za otpremu pošte. Poštu u elektronskom obliku otprema lice koje ima pristup elektronskoj adresi organa uprave s koje se ova pošta otprema. Tačka 120. Pošta u fizičkom obliku otprema se putem javne poštanske ili druge službe ovlašćene za dostavu pošte, vlastite kurirske službe ili neposredno predajom adresatu ili njegovom punomoćniku. Ukoliko se za poštu u fuzičkom obliku traži potvrda o datumu i/ili vremenu prijema (dostavnica), ista se otprema u koverti sa dostavnicom ili putem vlastite kurirske službe. Elektronska pošta otprema se iz dijela kompjuterskog informacionog sistema predviđenog za otpremu pošte, uz obezbjeđenje integriteta otpremljenih dokumenata.

[201] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Elektronski dokumenti mogu da se otpremaju na fizičkom nosaču zapisa (disketi, kompakt disku i slično). Ovako otpremljena pošta smatra se poštom u fizičkom obliku. Elektronski dokument za koji se traži povratna potvrda o datumu i/ili vremenu prijema, ne može da se otprema u obliku fizičke pošte. Tačka 121. Pod vremenom otpreme pošte podrazumijeva se dan, a po potrebi i vrijeme (sat i minut), a da je ovlašćeni službenik pošiljku predao javnoj ili drugoj službi ovlašćenoj za dostavu, odnosno kada je pošiljku dostavio na adresu primaoca ili mu je istu neposredno uručio. Ukoliko zakonom ili drugim propisom nije drugačije utvrđeno, pod vremenom otpreme pošte u elektronskom obliku podrazumijevaju se dan i vrijeme (sat, minut i sekunda) kada je pošta zaprimljena u prvi informacioni sistem van informacionog sistema organa uprave. Tačka 122. Svi predmeti dostavljeni na otpremu, po pravilu otpremaju se istog dana kada su i primljeni u pisarnicu. Predmeti preuzeti poslije zaključivanja knjige otpreme pošte, ako nisu hitni, otpremaju se narednog radnog dana. Službenik koji otprema poštu na otisku daktilografskog štambilja (prilog broj 2) stavlja datum i svoj potpis. Tačka 123. Predmeti ili akti koji se istog dana upućuju na istu adresu, stavljaju se u istu kovertu. Ako se jedan od tih predmeta ili akata otprema preporučeno, u zajedničku kovertu staviće se i ostali predmeti ili akti koji bi se inače otpremali kao obične pošiljke, ako se time postižu uštede u poslovanju. Tačka 124. Po pravilu pošta se otprema u kovertama odgovarajućeg formata. U lijevom gornjem uglu prednje strane koverte upisuje se pun naziv, sjedište i bliža adresa organa uprave i evidencioni brojevi predmeta ili akta koji se nalazi u koverti. Za ove namjene može da se koristi i štambilj sa otisnutim odgovarajućim tekstom. U unutrašnjem saobraćaju u adresi se ispisuje: ime i prezime fizičkog ili naziv pravnog lica, djelatnost ili naziv organizacione jedinice pravnog lica, ulica i broj ili broj poštanskog faha, poštanski broj i mjesto. Naziv mjesta na adresi se ispisuje velikim štampanim slovima. Pošiljka koja se otprema u inostranstvo adresira se kao i ona koja je predmet unutrašnjeg saobraćaja, s tim što sadrži i naziv države koji se može ispisati i u skraćem obliku (na primjer: SWE – Švedska).

[202] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Tačka 125. Akti i predmeti upravnog postupka, neponištene taksene marke i druge vrijednosti, kao i povjerljive i strogo povjerljive pošiljke, otpremaju se preporučeno (u zatvorenim kovertama) ili putem knjige otpremljene pošte ako se dostavljanje vrši putem kurira (obrazac broj 14). Tačka 126. Koverte sa povjerljivim i strogo povjerljivim aktima moraju da budu zapečaćene ili na drugi pogodan način obezbjeđene. Prije stavljanja u kovertu otpravak se zaštićuje komadom čistog papira. Pečaćenje koverte vrši se tako što se na sredini poleđine i na njenim sastavcima, preko rastopljenog pečatnog voska, utisne žig. Tačka 127. Referent koji dostavlja dokument na otpremu dužan je da službeniku zaduženom za otpremu pošte da uputstvo o rasporedu i broju otpravka, načinu otpreme, obliku i sadržaju pošiljke. Tačka 128. U pisarnici organa uprave obavezno se vodi evidencija o otpremljenoj pošti. U evidenciju otpremljene pošte ne upisuje se nevažna i lična pošta. Sva pošta koja se priprema za otpremu razvrstava se na obične i preporučene pošiljke i tim redom upisuje u knjigu otpremljene pošte i kontrolnik poštarine (obrazac broj 15). Za otpremanje pošiljki mogu da se koriste i otpremne knjige propisane od strane javne poštanske službe. Evidencija o otpremljenoj pošti preko javne poštanske ili druge službe za dostavu služi radi pravdanja poštanskih troškova. U tu svrhu svakog dana se poslije otpremanja sabira iznos novca utrošen za poštarinu i upisuje u dijelu obrasca knjige otpremljene pošte i u kontrolnik poštarine. U dijelu kompjuterskog informacionog sistema za otpremu elektronske pošte obezbjeđuje se automatsko evidentiranje rednog broja pošiljke, vremena otpreme, sistema kojem je pošiljka proslijeđena i prijemu pošiljke u sistem koji primalac koristi za njen prijem. XII ČUVANJE I UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM Mjesto čuvanja Tačka 129. Dokumentacija koja nastaje radom ili koja se koristi u radu, kao i dokumentacija koja se po nekom osnovu nalazi u posjedu organa uprave, čuva se u organizacionoj jedinici ili kod referenta u toku njene obrade, u priručnoj arhivi ili u glavnoj arhivi organa uprave. [203] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Izuzetno dokumentacija može da se čuva van organa uprave ukoliko su obezbijeđeni uslovi za njeno čuvanje, zaštitu i rukovanje u skladu sa Uredbom i ovim uputstvom, kao i drugim propisima o rukovanju i korišenju dokumentacije. Čuvanje akata i predmeta u toku obrade Tačka 130. Akti i predmeti u fizičkom obliku čuvaju se u organizacionoj jedinici ili kod referenta koji ih rješava. Obaveza čuvanja podrazumijeva zaštitu akata i predmeta od oštećenja, nestanka ili neovlaštenog uvida. U slučajevma iz prethodnog stava referent zadužen aktom ili predmetom dužan je da sačini pismenu zabilješku i dostavi je šefu nadležne pisarnice i starješini organizacione jedinice. O čuvanju i zaštiti elektronske dokumentacije stara se administrator sistema za upravljanje i čuvanje dokumentacije. Čuvanje dokumentacije u fizičkom obliku Tačka 131. Organ uprave obavezno obezbjeđuje odgovarajuće prostorije i opremu za čuvanje i smještaj dokumentacije. Jedinice dokumentacije u fizičkom obliku ulažu se u omotima u odgovarajuće tehničke jedinice (fascikle, registratore, arhivske kutije i dr.), a u skladu sa utvrđenim planom klasifikacionih oznaka. Na svakoj tehničkoj jedinici ispisuje se: naziv organa uprave (1) i organizacione jedinice (2) čijim je radom nastala dokumentacija i njihove brojčane oznake (3) ukoliko su utvrđene, godina ili raspon godina nastanka dokumentacije (4), klasifikaciona oznaka (5), osnovni brojevi (6) akata i predmeta (početni i završni broj) koji se nalazi u tehničkoj jedinici, redni broj (7) pod kojim je tehnička jedinica upisana u arhivsku knjigu i podbroj (8) ukoliko postoji više tehničkih jedinica pod istom klasifikacionom oznakom (prilog 3). Tehničke jedinice dokumentacije odlažu se po hronološkom redu (godini) njihovog nastanka, a u okviru godine po redosljedu jedinica dokumentacije iz plana klasifikacionih oznaka. Čuvanje dokumentacije u elektronskom obliku Tačka 132. Elektronska dokumentacija čuva se u kompjuterskom informacionom sistemu. Kompjuterski informacioni sistem organa uprave projektuje se na način kojim se obezbjeđuje dostupnost podataka u elektronskom obliku i njihovo kasnije

[204] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    korištenje, a u skladu sa zakonom koji reguliše elektronsko poslovanje, drugim propisima, normativima i standardima. Ukoliko su pohranjeni podaci kriptovani, odvojeno od informacionog sistema čuvaju se podaci i sredstva za dekripciju. Pristup tim podacima i sredstvima odobrava se samo licima koja imaju pravo uvida u kriptovane podatke. Čuvanje predmeta u priručnoj arhivi Tačka 133. Završeni predmeti i dosijei odlažu se u priručnu arhivu pisarnice, a pripadajuće kartice u pasivnu kartoteku. Za rukovanje dokumentacijom u priručnoj arhivi odgovoran je ovlašćeni službenik pisarnice. Pristup dokumentaciji u priručnoj arhivi omogućava se licima ovlašćenim za rukovanje priručnom arhivom. Kompjuterski informacioni sistem organa uprave projektuje se na način kojim se pristup jedinicama dokumentacije omogućava samo ovlašćenim licima. Ova lica ovlastiće se samo za dodjeljivanje prava pristupa jedinicama dokumentacije drugim licima u skladu sa Zakonom o slobodi pristupa informacijama, Zakonom o opštem upravnom postupku i drugim propisima. Predaja dokumentacije iz priručne u glavnu arhivu Tačka 134. Predmeti i dosijei zaključeni u toku godine predaju se iz priručne arhive u glavnu arhivu po isteku te godine, a najkasnije u roku od dvije godine. Za držanje riješenih predmeta duže od dvije godine, potrebno je posebno odobrenje starješine organa uprave. Zajedno sa dokumentacijom predaju se i sve osnovne i pomoćne evidencije, evidencije i baze podataka koje su korišćene za upravljanje dokumentacijom i dokumentacija nastala u vezi sa upravljanjem dokumentacijom. U arhivu se ne predaju jedinice dokumentacije evidentirane u rokovniku. Predaja dokumentacije u arhivu vrši se zapisnički. Lice koje predaje dokumentaciju dužno je da sačini popis dokumentacije koja je predmet primopredaje i da ga dostavi šefu pisarnice. U popisu iz prethodnog stava posebno se navodi dokumentacija koja je već izlučena, kao i nedostajuće jedinice dokumentacije. Za izlučene jedinice dokumentacije, navode se datum i osnov za izlučivanje, a za jedinice koje nedostaju razlog i osnov njihovog zadržavanja. Jedan primjerak popisa za svoje potrebe zadržava organizaciona jedinica koja predaje dokumentaciju, dok se drugi primjerak predaje arhivaru. [205] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Službenici koji vrše primopredaju dokumentacije dužni su da sravne popis sa stvarnim stanjem i svojim potpisima potvrde njegovu tačnost. Predaja elektronske dokumentacije iz priručne u glavnu arhivu Tačka 135. Kompjuterski informacioni sistem koji se koristi za upravljanje elektronskom dokumentacijom mora da omogući identifikaciju kompletnosti i integriteta dokumentacije koja je predmet predaje. Pristup podacima Tačka 136. Pravo pristupa podacima imaju službenici organa uprave i druga lica u skladu sa propisima. Pristup podacima u dokumentaciji nezavršenih predmeta imaju službenici koji ih stručno obrađuju, lica koja obavljaju poslove nadzora i druga ovlašćena lica. Pristup podacima u dokumentaciji završenih predmeta imaju službenici organa uprave ukoliko su im ovi potrebni za obavljanje poslova, lica koja obavljaju poslove nadzora i druga ovlašćena lica. Lica koja imaju pristup podacima sadržanim u dokumentaciji dužna su da čuvaju tajnost podataka u koje su imali uvid. Davanje podataka iz dokumentacije Tačka 137. Službenik organa uprave može davati podatke iz dokumentacije samo u granicama dobijenih ovlaštenja. Starješina organa uprave može da pismeno ovlasti neko lice za davanje obavještenja o radu organa uprave. Zaštita tajnih podataka Tačka 138. Službenici organa uprave i druga lica koja obavljaju poslove za organ uprave dužni su da se pridržavaju opštih i posebnih propisa o zaštiti tajnih podataka. U toku radnog vremena službeni predmeti, akti i drugi materijali ne smiju da se ostavljaju bez nadzora. Po završetku radnog vremena predmeti, akti i drugi službeni materijal, pečati, žigovi i štambilji i drugo drže se zaključani u stolovima, ormarima i radnim prostorijama.

[206] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Tačka 139. Organ uprave dužan je da uništi svaki pomoćni zapis i sredstvo korišćeno prilikom izrade ili obrade tajnih podataka ako takav zapis ili sredstvo omogućava uvid u tajne podatke, odnosno da potpuno i trajno izbriše tajni podatak sadržan u takvom zapisu ili sredstvu. Svi primjerci, kopije i verzije dokumenta koji sadrži tajni podatak evidentiraju se na način koji omogućava da se utvrdi gdje se i kod koga nalazi. Na svim primjercima, kopijama i verzijama takvog dokumenta zabilježiće se svaka promjena vrste i stepena tajnosti, kao i rok nakon kojeg dokument prestaje da bude tajan. Prilikom uništavanja tajnog dokumenta uništavaju se svi njegovi primjerci, kopije i verzije. Tačka 140. Kompjuterski informacioni sistem organa uprave koji se koristi za upravljanje, arhiviranje ili pristup dokumentaciji projektuje se na način kojim se obezbjeđuje primjerena zaštita od neovlaštenog pristupa. Ukoliko se akti koji sadrže tajne podatke primaju u elektronskom obliku, pristup bazi podataka o ovim aktima omogućava se samo službenicima koji su za to ovlašćeni rješenjem starješine organa. Kompjuterska oprema i nosači zapisa na kojima je snimljena elektronska dokumentacija organa uprave i podaci o dokumentaciji čuvaju se na bezbjednom mjestu. Kompjuterska oprema postavlja se tako da neovlašćena lica nemaju uvid u podatke na ekranu ili drugom uređaju na kojem se oni prikazuju. U slučaju odsutnosti sa radnog mjesta, službenik je dužan da onemogući korišćenje kompjuterske opreme neovlašćenim licima i uvid u podatke. Vitalna dokumentacija Tačka 141. Organ uprave dužan je da utvrdi dokumentaciju neophodnu za nastavak njegove djelatnosti u slučaju rata ili neposredne ratne opasnosti, prirodnih nesreća i katastrofa i da planira i provodi mjere zaštite ove dokumentacije. Mjere zaštite ove dokumentacije provode se zaštitnim snimanjem, smještajem u posebne prostorije na licu mjesta ili izmještanjem u dislocirane objekte.

[207] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    XIII ARHIVIRANJE DOKUMENTACIJE Sređivanje i čuvanje predmeta u arhivi Tačka 142. Arhivirani predmeti sređuju se po hronološkom redu njihovog nastanka (po godinama nastanka), a u okviru godine po klasifikacionim oznakama i rednim brojevima. Tačka 143. Arhivirani predmeti sa oznakom „strogo povjerljivo“ i „povjerljivo“ čuvaju se posebno obezbjeđeni i odvojeno od obične dokumetacije. Tačka 144. Cjelokupna arhivirana dokumentacija organa uprave čuva se u sređenom i popisanom stanju do predaje nadležnom arhivu. Rukovanje arhiviranim predmetima Tačka 145. Arhiviranim predmetima rukuje ovlašćeni službenik pisarnice (arhivar). Arhivirani predmet kojem treba pridružiti akt, primljen poslije njegovog arhiviranja, izdaje se bez reversa. U ostalim slučajevima predmeti se izdaju samo uz revers (obrazac broj 16). Arhivirani predmeti mogu da se izdaju na korištenje drugim organima uprave samo po odobrenju starješine organa u kojem se sastavu nalazi pisarnica odnosno arhiva. Razgledanje i prepisivanje arhiviranih predmeta i izdavanje i ovjeravanje prepisa dokumenata vrši se na način i po postupku utvrđenom propisima. Evidentiranje arhivirane dokumentacije Tačka 146. O arhiviranoj dokumentaciji vodi se evidencija na propisanom obrascu (arhivska knjiga: obrazac broj 17). Arhivska knjiga vodi se u skladu sa propisima o evidencijama koje vode arhivari. Upisivanje podataka u arhivsku knjigu svrši se na sljedeći način:  U rubriku „redni broj“ upisuju se brojevi od 1 pa nadalje. Brojevi teku u kontinuitetu;  U rubriku „datum upisa“ upisuju se dan, mjesec i godina upisa;

[208] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje     U rubruku „godina nastanka“ unosi se godina ili raspon godina u kojem je materijal nastao;  U rubriku „klasifikaciona oznaka“ upisuje se klasifikaciona oznaka utvrđena listom kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja;  U rubriku „sadržaj“ upisuje se naziv materijala utvrđena listom kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja;  U rubriku „količina“ upisuje se ukupan broj registraturskih jedinica istovrsnog materijala (registratora, fascikla, poveza ili knjiga);  U rubriku „smještaj“ upisuju se podaci koji identifikuju smještaj svih registraturskih jedinica;  U rubriku „napomena“ upisuju se napomene o svim promjenama u vezi sa jedinicama dokumentacije (podaci o nestalim, oštećenim ili uništenim jedinicama, broj i datum rješenja kojim je odobreno izlučivanje, datum predaje drugom organu ili nadležnom arhivu itd.). Prepis arhivske knjige dostavlja se nadležnom arhivu. U organu uprave obezbjeđuje se evidentiranje svake naknadne predaje jedinica dokumentacije, kao i svako izdavanje jedinica dokumentacije na privremeno korištenje. Za potpunost i tačnost evidencija o arhivskoj dokumentaciji odgovoran je arhivar. Rokovi čuvanja dokumentacije Tačka 147. Za svaku jedinicu dokumentacije (akt, predmet, dosije) organ uprave utvrđuje rok čuvanja. Rok čuvanja ne može da bude kraći od roka utvrđenog propisom ili odlukom nadležnog organa, odnosno od roka utvrđenog listom kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja. Ukoliko se pojedine jedinice dokumentacije čuvaju u više primjeraka, za pojedine primjerke može da se utvrdi kraći rok čuvanja, a pod uslovom da se po isteku roka čuvanja čuva najmanje jedan primjerak te jedinice. Za pojedine jedinice dokumentacije organ uprave može da utvrdi duže rokove čuvanja ukoliko mu je ova potrebna u operativne, dokazne ili druge svrhe.

[209] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja Tačka 148. Rokovi čuvanja utvrđuju se listom kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja. Organ uprave dužan je da donese listu kategorija za cjelokupnu dokumentaciju koja nastaje u njegovom radu ili se po nekom osnovu nalazi u njegovom posjedu. Postupak donošenja i sastavni dijelovi liste kategorija utvrđeni su propisima o čuvanju i zaštiti registraturskog materijala kod imalaca. Lista kategirija registraturskog materijala sa rokovima ne može da se primjenjuje prije nego što nadležni arhiv da saglasnost na njenu primjenu. Izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala Tačka 149. Organ uprave je dužan da redovno (jednom godišnje) izlučuje dokumentaciju čiji je rok čuvanja istekao. Tačka 150. Starješina organa uprave za svaki postupak izlučivanja donosi odluku o tome iz koje će se dokumentarne cjeline izlučivati bezvrijedan materijal i imenuje komisiju ili pojedinca koji neposredno provode postupak izlučivanja. Komisija ili pojedinac iz prethodnog stava sačinjavaju spisak dokumentacije koja će se izlučiti. U ovom spisku posebno se navodi dokumentacija čiji rok čuvanja nije istekao, kao i dokumentacija koja se ne predviđa za izlučivanje iako joj je istekao rok čuvanja. Spisak se dostavlja starješini organa radi davanja odobrenja. Ako su u spisku navedene jedinice dokumentacije čiji rok čuvanja nije istekao ili nisu navedene jedinice čiji je rok čuvanja istekao, te se stavke u spisku posebno obrazlažu. Spisak se sačinjava u skladu sa propisima kojima je regulisan postupak izlučivanja bezvrijednog registraturskog materijala kod imalaca. Starješina organa uprave potvrđuje prijedlog dokumentacije koja se predlaže za uništenje i spisak u dva primjerka dostavlja nadležnom arhivu. Izuzetno, organ uprave nije obavezan da spisak bezvrijednog registraturskog materijala dostavi nadležnom arhivu ukoliko je prethodno pribavio njegovu saglasnost za izlučivanje pojedinih vrsta dokumentacije. Organ uprave ne može da izluči dokumentaciju za čije izlučivanje nije pribavio saglasnost nadležnog arhiva. O izlučivanju se sačinjava zapisnik.

[210] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Uništenje bezvrijednog registraturskog materijala Tačka 151. Nadležni arhiv će rješenjem utvrditi način postupanja sa izlučenim bezvrijednim registraturskim materijalom. Bezvrijedni registraturski materijal uništava se na način kojim se obezbjeđuje zaštita tajnih podataka. Tajni podaci uništavaju se u potpunosti ili se brišu tako da ostanu trajno nečitljivi. Licima koja učestvuju u postupku izlučivanja onemogućiće se uvid u tajne podatke ukoliko u iste nemaju pravo uvida. XIV PREDAJA I PREUZIMANJE DOKUMENTACIJE Predaja dokumentacije drugom organu Tačka 152. Organ uprave može da svoju dokumentaciju preda drugom organu uprave ili drugom pravnom ili fizičkom licu kada taj organ, pravno ili fizičko lice preuzima funkciju na koje se ta dokumentacija odnosi i ako je zakonom ili drugim propisom obavezan na njenu predaju. Organ uprave može da preuzima dokumentaciju drugog organa uprave ili drugog pravnog ili fizičkog lica kada preuzima i poslove na koje se ta dokumentacija odnosi i ako je zakonom ili drugim propisom ovlašćen za njeno preuzimanje. Organ uprave može da preuzima i dokumentaciju koja mu je potrebna za obavljanje funkcije te ako je ovlašćen za njeno preuzimanje. O svakom preuzimanju ili predaji dokumentacije sačinjava se zapisnik sa spiskom dokumentacije koja je predmet preuzimanja ili predaje. Jedan primjerak zapisnika sa spiskom obavezno se dostavlja nadležnom arhivu. Predaja dokumentacije nadležnom arhivu Tačka 153. Predaja dokumentacije nadležnom arhivu vrši se u rokovima utvrđenim Zakonom o arhivskoj djelatnosti ili u rokovima koje sporazumno utvrde imalac/stvaralac dokumentacije i nadležni arhiv. Dokumentacija nastala u radu organa unutrašnjih poslova i odbrane predaje se u rokovima koje ovi organi utvrde opštim aktom, s tim da taj rok ne može da bude duži od 50 godina od nastanka dokumentacije. Izuzetak od obaveze predaje dokumentacije nadležnom arhivu predstavlja predaja dokumentacije iz tačke 152.stav 1-3 ovog uputstva.

[211] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Tačka 154. Dokumentacija se predaje u originalu, sređena, tehnički opremljena, popisana i kompletna, uz obezbjeđenje transporta i radne snage za utovar i istovar. Zajedno sa dokumentacijom predaju se i evidencije ili izvodi iz evidencija u koje je predmetna dokumentacija upisana, kao i materijali nastali u informacionodokumentacionoj djelatnosti organa uprave. Tačka 155. Postupak primopredaje dokumentacije provodi se na način i po postupku utvrđenom propisima o primopredaji dokumentacije nadležnom arhivu. O svakoj predaji dokumentacije nadležnom arhivu sačinjava se zapisnik sa spiskom dokumentacije koja je predmet predaje. Organ uprave dužan je da do predaje nadležnom arhivu čuva dokumentaciju kojoj je istekao rok čuvanja u pomenutom organu, kao i da u skladu sa propisima obezbijedi njeno korišćenje. Predaja elektronske dokumentacije Tačka 156. Predaja elektronske dokumentacije vrši se na način i po postupku kojim se obezbjeđuje njeno čuvanje u skladu sa ovim uputstvom i normativima i standardima koje donese organ nadležan za informatizaciju poslova organa državne uprave. Uz elektronsku dokumentaciju predaje se i dokumentacija u vezi sa tehnologijom i postupcima za upravljanje dokumentacijom pripadajući softver i hardver. Ukoliko organ nadležan za preuzimanje dokumentacije ne raspolaže odgovarajućim informacionim sistemom, predaja se obustavlja dok se ne obezbijede uslovi za preuzimanje. XV PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Tačka 157. Ovo uputstvo primjenjivaće se na cjelokupnu službu, poslovnu i tehničku dokumentaciju, propise i normative koji se odnose na poslovanje, publikacije i drugu dokumentaciju nastalu ili korišćenu u radu organa uprave ili njegovih pravnih prednika, kao i na dokumentaciju drugih pravnih ili fizičkih lica koja se po bilo kom osnovu nalazi u posjedu organa uprave. Tačka 158.

[212] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Starješina organa uprave, starješina organizacione jedinice u čijem se sastavu nalazi pisarnica i šef pisarnice dužni su da obezbijede primjenu ovog uputstva. Tačka 159. Stupanjem na snagu ovog uputstva prestaje da se primjenjuje Uputstvo o sprovođenju kancelarijskog poslovanja („Službenmi glasnik Republike Srpske“ broj 2/95). Tačka 160. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srpske“.

3. TARIFA REPUBLIČKIH ADMINISTRATIVNIH TAKSA156 I PODNESCI Plaća se u KM Tarifni broj 1. Za zahtjeve, molbe, predloge, prijave i druge podneske, ako ovom tarifom nije propisana druga taksa. ......................................................................................2,00 Taksa po ovom tarifnom broju ne plaća se za naknadne postupke kojima stranka zahtjeva samo brže postupanje po ranije podnesenom zahtjevu i postupke koji su obuhvaćeni drugom naknadom. Tarifni broj 2. Za žalbe protiv rješenja koje donose organi i organizacije iz čl. 3. i 4. Zakona o administrativnim taksama ………………………………………….....…….10,00 II RJEŠENjA Tarifni broj 3. Za sva rješenja za koja nije propisana posebna taksa ....................................10,00 Ako se donosi jedno rješenje po zahtjevu više stranaka (lica), taksa po ovom tarifnom broju plaća se onoliko puta koliko ima lica kojima se rješenje dostavlja. Za rješenja donesena po žalbama ne plaća se taksa.                                                              156

 »Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 100/11 i 103/11 

[213] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Tarifni broj 4. Za rješenja kojima se odobrava prvi upis plovnih objekata unutrašnje plovidbe u registar: a) Za motorne tegljače i putničke mješovite brodove preko 200 KS i za motorne teretnjake preko 300 tona nosivosti ....................................20,00 b) Za ostale plovne objekte ...................................................................10,00 Tarifni broj 5. Za dozvolu za obavljanje vanlinijskog međunarodnog prevoza stvari ..........10,00 Tarifni broj 6. Za licencu za privredno društvo, drugo pravno lice ili građanina za obavljanje međunarodnog prevoza lica i stvari ...............................................................70,00 Tarifni broj 7. Za licencu za vozilo........................................................................................10,00 Za licencu za vozača.......................................................................................10,00 Tarifni broj 8. Za knjigu putnih listova za obavljanje prevoza lica u domaćem saobraćaju..10,00 Tarifni broj 9. Za rješenje kojim se određuje ime, oznaka i pozivni znak: 1. Domaćem pravnom ili fizičkom licu ................................................20,00 2. Stranom pravnom ili fizičkom licu .................................................200,00 Tarifni broj 10. Za odobrenje stranom pravnom ili fizičkom licu za uplovljavanje u plovne puteve unutrašnjih voda................................................................................200,00 Tarifni broj 11. Za dozvolu stranom pravnom ili fizičkom licu za obavljanje kabotažnih prevoza putnika i stvari unutrašnjim plovnim putevima............................................400,00 Tarifni broj 12. Taksa za izdavanje rješenja o ispunjavanju uslova za obavljanje djelatnosti iz oblasti telekomunikacija ..............................................................................150,00 Tarifni broj 13. a) Za odobrenje privrednom društvu, odnosno drugom pravnom licu ili stranom državljaninu, odnosno stranom pravnom licu da može obavljati transport oružja, municije ili eksplozivnih materija preko teritorije Republike Srpske ......................................................................... 200,00

[214] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    b) Za odobrenje privrednom društvu, odnosno drugom pravnom licu da može stavljati u promet eksplozivne materijale na teritoriji Republike Srpske .............................................................................................300,00 c) Za odobrenje privrednom društvu, odnosno drugom pravnom licu da može unositi inostrane štampane stvari Republike Srpske radi rasturanja ili za rasturanje inostranih štampanih stvari koje su po svom sadržaju namjenjene građanima Republike Srpske .........................................50,00 Tarifni broj 14. Za rješenje kojim se upisuje u Registar javnih glasila koji se vodi kod republičkog organa uprave nadležnog za poslove informacija: 1. Rješenje o upisu u Registar javnih glasila ....................................... 10,00 1. Rješenje o izmjeni upisanih podataka u Registar javnih glasila ......10,00 Tarifni broj 15. Za rješenje kojim se upisuje u Registar sportskih organizacija kod republičkog organa uprave nadležnog za poslove sporta: 1. Rješenje o upisu u Registar sportskih organizacija .........................10,00 2. Rješenje o izmjeni upisanih podataka u Registar sportskih organizacija ...........................................................................................................10,00 Tarifni broj 16. Za rješenja i obavještenja koja izdaje Republički zavod za statistiku: a) Za upis obavještenja i razvrstavanja pravnih lica po djelatnostima i određivanje matičnog broja ………………………………..………10,00 b) Za obavještenja o promjeni djelatnosti pravnih lica .........................10,00 c) Za brisanje iz registra koji vodi Republički zavod za statistiku........10,00 Tarifni broj 17. Za rješenje po zahtjevu za utvrđivanje ispunjenosti uslova: 1. O pregledu mjerila, pregledu radnih etalona i uzoraka .....................30,00 2. O ispitivanju predmeta od dragocjenih metala u prostorijama podnosioca zahtjeva..............................................................................................50,00 Tarifni broj 18. Za rješenje kojim se utvrđuje zdravstvena ispravnost životnih namirnica i predmeta opšte upotrebe koji se uvoze ..........................................................50,00 Tarifni broj 19. Za rješenje o znaku proizvođača predmeta od dragocenih metala…….........50,00 Tarifni broj 20. Za rješenje o stavljanju u promet, odnosno upotrebi mjerila iz uvoza ..........50,00 [215] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Tarifni broj 21. a) Za rješavanje o davanju ovlašćenja za obavljanje mjenjačkih poslova .....................................................................................200,00 b) Za rješenje za izdavanje odobrenja za prebijanje dugovanja i potraživanja, cesije i preuzimanju duga u poslovima sa inostranstvom..............................................................................70,00 c) Za rješenje za odobrenje za otvaranje deviznog računa u inostranstvu ................................................................................70,00 d) Za rješenje za odobrenje za naplatu i plaćanje u efektivnom stranom novcu ..........................................................................................70,00 e) Za ostala rješenja iz oblasti deviznog poslovanja, za koje nije propisana posebna tarifa ……………………………………....70,00 Tarifni broj 22. a) Za rješenje o izdavanju licence – dozvole za rad za obavljanje poslova revizije finansijskih izvještaja .................................200,00 b) Za izdavanje i obavljanje dozvole za rad – licence ovlaštenim revizorima (fizička lica)…………………...………………..120,00 Tarifni broj 23. 1. Za rješenje o ispunjenosti uslova za proizvodnju i upis u Registar proizvođača sjemena i sadnog materijala …………………...........100,00 2. Za rješenje o upisu u registar dorađivača sjemena …......………….10,00 Tarifni broj 24. Za rješenje o ispunjenosti uslova za proizvodnju duvana ……………….. 100,00 Tarifni broj 25. a) Za rješenje o upisu u registar integralne proizvodnje .......................20,00 b) Za rješenje o upisu u registar organske proizvodnje ........................20,00 Tarifni broj 26. a) Za rješenje o utvrđivanju ispunjenosti uslova za promet sredstava za zaštitu bilja i upis u Registar distributera i uvoznika sredstava za zaštitu bilja .................................................................................................300,00 b) Za rješenje o utvrđivanju ispunjenosti uslova za pružanje usluga i upis u Registar pružalaca usluga u oblasti sredstava za zaštitu bilja ..….. 100,00 Tarifni broj 27. Za saglasnost za dozvolu za uvoz, odnosno izvoz robe koja je na režimu uvoza i izvoza …………………………………………………………………….…50,00 Tarifni broj 28. Za rješenje o ispunjenosti uslova za proizvodnju vina i rakije ....................100,00

[216] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Tarifni broj 29. a) Za rješenje o upisu u registar uzgajivača kvalitetno priplodne stoke …………………………………………………………………..20,00 b) Za rješenje o odobrenju za proizvodnju genetskog materijala i prenos oplođenih jajnih ćelija ...............................................................100,00 c) Za rješenje o odobrenju za obavljanje genetskih manipulacija ....................................................................................................100,00 d) Za rješenje o upisu u registar novopriznatih rasa, sojeva i hibrida ....................................................................................................100,00 e) Za rješenje o upisu u registar udruženja uzgajivača ....................50,00 f) Za rješenje o odobrenoj proizvodnji ili prodaji genetskog materijala ....................................................................................................100,00 g) Za rješenje o odobrenju za ispitivanje kvaliteta hrane za životinje ....................................................................................................250,00 Tarifni broj 30. a) Za rješenje o ispunjenosti uslova za proizvodnju ribe, oplođene ikre i mlađi ............................................................................................100,00 b) Za rješenje o ispunjenosti uslova za promet ribe .........................100,00 c) Za rješenje o ispunjenosti uslova za rad objekata koji su pod stalnim veterinarskim nadzorom (klanice, prehrambeni objekti koji izrađuju proizvode životinjskog porijekla, objekti za proizvodnju hrane za životinje, repro centri, objekti za uzgoj i držanje životinja, veterinarske organizacije, institute, zavodi i druge specijalističke ustanove za dijagnostiku zaraznih bolesti i ostala laboratorijska ispitivanja, veterinarske apoteke i veledrogerije za promet veterinarskih lijekova, ispitivanje hrane za životinje, centri za pakovanje namirnica životinjskog porijekla ………………...………………………...100,00 Tarifni broj 31. a) Za rješenje za izdavanje vodoprivrednih smjernica – uslova za izradu projektne dokumentacije za objekte kojima se može trajno, povremeno ili privremeno da utiče na promjenu režima voda ............................70,00 b) Za rješenje za izdavanje vodne saglasnosti na tehničku dokumentaciju ili objekat kojima se može trajno, povremeno ili privremeno da utiče na promjenu režima voda ………………………………................... 150,00 c) Za rješenje za izdavanje vodne dozvole na izgrađeni objekat kojim se može trajno, povremeno ili privremeno da utiče na promjenu režima voda ................................................................................................250,00 Tarifni broj 32. a) Za rješenje (licenca) o ispunjenosti uslova za izvođenje projektantskih radova u šumarstvu ........................................................................100,00

[217] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    b) Za rješenje (licenca) o ispunjenosti minimalnih uslova za izvođenje radova u šumarstvu ........................................................................100,00 c) Za rješenje (licenca) za izradu lovnih osnova ...............................100,00 Tarifni broj 33. a) Za postupak izdavanja odobrenja za ograničenu upotrebu genetički modifikovanih organizama u zatvorenim sistemima i upis u Registar zatvorenih sistema za ograničenu upotrebu genetički modifikovanih organizama ......................................................................................100,00 b) Za rješenje o utvrđivanju ispunjenosti uslova i davanja ovlaštenja laboratorijama za ispitivanje, kontrolu i praćenje genetički modifikovanih organizama i proizvoda od genetički modifikovanih organizama ......................................................................................100,00 Tarifni broj 34. 1. Za izdavanje izvoda iz registra zatvorenih sistemima za ograničenu upotrebu genetički modifikovanih organizama ................................10,00 Tarifni broj 35. Za rješenje kojim se vrši upis u Registar izdavača, koji se vodi kod republičkih organa uprave nadležnog za poslove izdavanja: a) Rješenje o upisu u Registar izdavača ……...………………..…….. 10,00 b) Rješenje o izmjeni upisanih podataka u Registar izdavača ……..... 10,00 c) Rješenje o upisu u evidenciju producenata, distributera i javnih prikazivača ……………………………………………………...… 10,00 d) Rješenje o izmjeni upisanih podataka u evidenciju producenata, distributera i javnih prikazivača ……..……………………….…… 10,00 III UVJERENjA Tarifni broj 36. Za uvjerenje ako nije drugačije propisano .....................................................10,00 Tarifni broj 37. Za duplikat isprave o završenom školovanju ili stručnoj kvalifikaciji ..........10,00 Tarifni broj 38. Za uvjerenje o položenom ispitu za vozača motornog vozila i uvjerenje o uspješnoj provjeri iz poznavanja bezbjednosti saobraćaja na putevima, osim za učenike koji se školuju u redovnom školskom procesu prema nastavnom planu i programu za profesionalne vozače ..................................................................5,00 Tarifni broj 39. a) Za izdavanje izvoda iz kaznene evidencije .......................................10,00

[218] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    b) Za uvjerenje o davanju podataka iz kaznene evidencije radi ostvarivanja prava u inostranstvu ..........................................................................10,00 Tarifni broj 40. Za uvjerenje kojim se dokazuje porijeklo ili vrijednost, količina ili kvalitet ili zdravstvena ispravnost robe ...........................................................................20,00 Ova taksa se ne plaća za strane poštanske deklaracije koje prate sprovodni list. Tarifni broj 41. Za zahtjev za izdavanje uvjerenja o kvalitetu – certifikatu određenih poljoprivrednih i prehrambenih proizvoda u spoljnotrgovinskom prometu ....................................................................................................................... 20,00 Tarifni broj 42. a) Za prijedlog za stavljanje sredstava za zaštitu bilja u promet ........120,00 b) Za prijedlog za stavljanje pomoćnog ljekovitog sredstva u promet .........................................................................................................100,00 c) Za prijedlog o stavljanju u promet veterinarskih lijekova i pomoćnih ljekovitih sredstava u veterinarskoj službi…..…………………….120,00 Tarifni broj 43. a) Za kontrolu proizvodnje sjemena i izdavanje uvjerenja o priznavanju sjemenskih usjeva ...........................................................................200,00 b) Za postkontrolno ispitivanje sjemena kojim se provjerava čistoća sorte i vrste, zdravstveno stanje i ostali zahtjevi u pogledu kvaliteta sjemena …………...………………………………………………………..150,00 c) Za troškove kontrole proizvodnje sadnog materijala i izdavanje uvjerenja o čistoći sorte i zdravstvenog stanja sadnog materijala višegodišnjeg bilja (certifikat o proizvodnji sadnog materijala): 1) Za proizvodnju do 30.000 sadnica ……………………...….1.000,00 2) Za proizvodnju od 30.000 do 100.000 sadnica ……...……..2.000,00 3) Za proizvodnju preko 100.000 sadnica ………..……..…… 4.000,00 4) Za izdavanje certifikata u organskoj proizvodnji u iznosu od …………………………………………………………….…..200,00 Tarifni broj 44. Za uvjerenje o porijeklu i proizvodnim osobinama kvalitetno priplodne stoke …....................................................................................................................10,00 IV OVJERE, PREPISI I PREVODI Tarifni broj 45. Za ovjeru potpisa, rukopisa i prepisa: a) Za ovjeru svakog potpisa ....................................................................5,00

[219] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    b) Za ovjeru rukopisa ili za ovjeru prepisa od svakog polutabaka originala .............................................................................................................5,00 Pod polutabakom podrazumijeva se list hartije od dvije stranice normalnog formata ili manjeg. Tarifni broj 46. Za ovjeru plana, crteža, projekta i slično .......................................................10,00 Tarifni broj 47. Za ovjeru heliografske kopije plana (crtež) plaća se od cijelog ili započetog kvadratnog metra ...........................................................................................10,00 Tarifni broj 48. Za ovjeravanje službenih akata ili drugih isprava i za prepisivanje istih: a) Za prepisivanje, od polutabaka originala ..........................................10,00 b) Za ovjeravanje, od polutabaka originala ...........................................10,00 Tarifni broj 49. a) Za ovjeru kopije plana veličine polutabaka (format 22/35 cm) ........10,00 (Za ovjeru plana veličine veće od jednog polutabaka, plaća se pored osnovne tarife za jedan polutabak dodatni iznos u vrijednosti od 10,00 KM za svaki sljedeći polutabak od kojeg se sastoji kopija plana veća od jednog polutabaka). b) Za ovjeru prepisa i izvoda iz katastarskog operata plaća se taksa prema broju tabela obrasca korišćenog za prepis: 1) Za prvi tabak (katastarski obrazac) ...................................................15,00 2) Za svaki dalji tabak ...........................................................................10,00 c) Za odobrenje planova izrađenih od strane privrednog društva i drugih organizacija za vršenje geodetskih radova ili geodetskih stručnjaka, plaća se taksa po tački a) ovog tarifnog broja. Započeti polutabak kopije plana (katastarski obrazac) računa se kao cijeli. V TEHNIČKI PREGLED Tarifni broj 50. Za tehnički pregled mašinskih, električnih, elektro-mašinskih, plinskih, radio i PTT uređaja i drugih postrojenja, koja po postojećim propisima podliježu obaveznom pregledu radi dobijanja odobrenja za upotrebu, plaća se taksa po radnom času....................................................................................................20,00 Taksa po ovom tarifnom broju računa se za svaki cijeli ili započeti radni čas svakog radnika, koji u tehničkom pregledu učestvuje, tako što zbir radnih časova čini ukupnu taksu. Tarifni broj 51. [220] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Za izdavanje lokacijskih uslova ………………………………………..….. 20,00 Tarifni broj 52. a) Za odobrenje za građenje plaća se taksa prema predračunskoj vrijednosti objekta, i to: 1) Do 50.000 KM ………………………………………………..…..200,00 2) Od 50.000 KM do 100.000 KM ……………………………….….300,00 3) Preko 100.000 KM – 0,5% na predračunsku vrijednost objekta, ali ne više od ………............................................................................10,000,00 b) Za donošenje rješenja o odobrenju za upotrebu objekta ……………..100,00 VI TAKSE ZA STANDARDIZACIJU PROIZVODA Tarifni broj 53. Za odobrenje i korišćenje saobraznosti za atestirani proizvod ....................200,00 Tarifni broj 54. Za saobraznosti za atestirani proizvod ........................................................200,00 Tarifni broj 55. Za rješenja o ovlašćenju privrednog društva i drugog pravnog lica za obavljanje poslova atestiranja ili ispitivanja proizvoda, odnosno priznavanja ocjenjivanja sistema kvaliteta proizvođača, ili isporučioca .............................................200,00 Tarifni broj 56. Za potvrdu o priznavanju sistema kvaliteta proizvođača, odnosno isporučioca ......................................................................................................................100,00 Tarifni broj 57. Za potvrdu o sposobnosti laboratorije, ispitne stanice i druge stručne institucije za pouzdano ispitivanje proizvoda ...............................................................150,00 Tarifni broj 58. Za rješenje o ovlašćenju privrednog ruštva i drugog pravnog lica za osposobljavanje kadrova za ocjenjivanje i provjeravanje sistema kvaliteta proizvođača, odnosno isporučioca .............................................................. 200,00 Tarifni broj 59. Za potvrdu da za određen proizvod, proizvodnu uslugu, odnosno radove nisu donijeti propisi o republičkim standardima, tehničkim normativima, odnosno normama kvaliteta i da se mogu primjeniti međunarodni standardi, tehnički normative, odnosno norme kvaliteta ili standardi stranih država ................300,00

[221] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    VII TAKSA ZA AUDIOTEKST USLUGE Tarifni broj 60. a) Taksa za izdavanje dozvole ............................................................500,00 b) Korištenje dozvole na godišnjem nivou ......................................3.000,00 c) Taksa za izdavanje dozvole putem kontakt telefona po jednom broju: - kratak broj ..........................................................................100,00 - negeografski broj .................................................................50,00 d) Taksa za korištenje dozvole za komercijalne SMS usluge: - putem GSM mreže ..........................................................1.000,00 VIII TAKSE NA SPISE I RADNjE U OBLASTI UNUTRAŠNjIH POSLOVA Tarifni broj 61. Za rješavanje zahtjeva za izdavanje: a) b) c) d) e)

Odobrenja za nabavku oružja ...........................................................30,00 Odobrenja za nabavku municije .......................................................10,00 Oružnog lista .....................................................................................30,00 Dozvole za nošenje oružja ................................................................30,00 Odobrenje za bavljenje prometom oružja, dijela oružja i municije …………………………………………………………………...…10,00 f) Odobrenje za promet oružja i municije ………………...……...…..10,00 g) Odobrenje za popravljanje i prepravljanje oružja ………….....…...10,00 h) Odobrenje za držanje trofejnog oružja ……...…...………………...10,00

Taksa po ovom tarifnom broju ne plaća se za oružje i municiju koje nabavljaju streljačke organizacije. Tarifni broj 62. a) Za rješavanje zahtjeva za registraciju motornih vozila i priključnih vozila i traktora kojim se obavlja djelatnost javnog prevoza ili prevoza za vlastite potrebe ...............................................................................5,00 b) Za produženje važnosti saobraćajne dozvole ....................................2,00 c) Za duplikat saobraćajne dozvole .....................................................10,00 Tarifni broj 63. a) Za rješavanje zahtjeva za registraciju traktora, radnih mašina, motokultivatora i bicikla sa motorom .................................................5,00 b) Za izdavanje duplikata saobraćajne dozvole za traktore, odnosno potvrde o registraciji ......................................................................................10,00 Tarifni broj 64. Za rješavanje zahtjeva za izdavanje:

[222] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    a) Odobrenja za obavljanje poslova obezbjeđenja lica i imovine, odnosno detektivske djelatnosti (za preduzeća i detektivske agencije) ........100,00 b) Legitimacije za pripadnike obezbjeđenja i detektivske legitimacije …….....................................................................................................5,00 Tarifni broj 65. Za rješavanje zahtjeva za izdavanje vozačke dozvole .....................................5,00 Tarifni broj 66. Za zahtjev za izdavanje putne isprave za putovanje u inostranstvo, za državljane Republike Srpske: a) Za izdavanje putne isprave ….............................................................5,00 b) Za izdavanje zajedničke (kolektivne) putne isprave za svako lice pojedinačno iznosi .……………………………………………….....2,00 IX TAKSE NA SPISE I RADNJE U PREDMETIMA DRŽAVLJANSTVA Tarifni broj 67. a) b) c) d)

Zahtjev za sticanje državljanstva BiH – RS ...................................100,00 Zahtjev za izbor i promjenu entitetskog državljanstva……………..10,00 Zahtjev za otpust iz državljanstva RS – BiH ..................................500,00 Za izdavanje duplikata prijema i otpusta ..........................................10,00

Za zahtjev koji se odnosi na istovremeno sticanje državljanstva BiH – RS članovi iste porodice (supružnik, maloljetno dijete, nezaposleno dijete do navršenih 26 godina života) plaćaju jednu taksu. X EKOLOŠKE TAKSE Tarifn broj 68. a) Za izdavanje rješenja po zahtjevu za prethodnu procjenu uticaja na životnu sredinu …………………………………………………..... 50,00 b) Za izdavanje rješenja za odobravanje studije uticaja …………..1.000,00 c) Za izdavanje ekološke dozvole …………………………...…...….150,00 d) Za reviziju ekološke dozvole ……………………..………………150,00 e) Za izdavanje rješenja o odobravanju plana aktivnosti sa mjerama i rokovima za postepeno smanjenje emisije, odnosno zagađenja i za usaglašavanje sa najboljom raspoloživom tehnikom ……………..500,00 f) Za ocjenu plana prilagođavanja za postojeća postrojenja i uređaje za djelatnosti upravljanja otpadom i aktivnosti koje preduzima nadležni organ ………………………………………………….…….…….500,00 g) Za izdavanje dozvole za upravljanje otpadom ……………………150,00 h) Za reviziju dozvole za upravljanje otpadom …………...…………150,00 i) Za saglasnost za oslobađanje obaveze pribavljanja dozvole za upravljanje otpadom ………………………………………..…….150,00

[223] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    j) k) l) m) n) o) p) q) r) s)

Za utvrđivanje uslova koje treba da ispunjava pravno lice koje vrši provjeru i praćenje emisija zagađujućih materijala u vazduhu ...…150,00 Za izdavanje rješenja o saglasnosti za izvoz opasnog otpada ….....500,00 Za izdavanje rješenja o uvozu, izvozu i tranzitu neopasnog otpada ………………………………………………………………….…150,00 Za izdavanje rješenja za prevoz (tranzit) opasnog otpada kroz teritoriju RS ………………………………………………………………...700,00 Za saglasnost u postupku dobijanja licence za uvoz-izvoz saupstanci koje oštećuju ozonski omotač ……………………………………..50,00 Za saglasnost u postupku izdavanja kvote za uvoz i dozvola za uvozizvoz saupstanci koje oštećuju ozonski omotač ……………….…..50,00 Za izdavanje rješenja o odobrenju projekta ili aktivnosti koji može imati značajan uticaj na zaštićena područja …………………………….100,00 Za izdavanje rješenja o davanju saglasnosti za unošenje novih i ponovno uvođenje nestalih biljnih i životinjskih vrsta ………..……………..50,00 Za izdavanje rješenja o davanju saglasnosti za korištenje divljih biljnih i životinjskih vrsta…………………………………………………..100,00 Za odobrenje privrednom društvu, odnosno drugom pravnom licu za promet i prevoz nuklearnih sirovina i materijala da može preko granice RS prevesti navedeni material ………. …………………………..500,00

XI TAKSE ZA SPISE I RADNJE U OBLASTI ZAŠTITE NA RADU Tarifni broj 69. a) Licenca za obavljanje poslova zaštite i zdravlja na radu, pregleda i ispitivanja sredstava za rad i sredstava i opreme za ličnu zaštitu na radu – za pravno lice …………………………………………………2.500,00 b) Licenca za obavljanje poslova ispitivanja uslova radne sredine, odnosno hemijskih, bioloških i fizičkih štetnosti (osim jonizirajućih zračenja) i mikroklime – za pravno lice ……………………………………3.000,00 c) Licenca za obavljanje pregleda i ispitivanje opreme za rad i potpisivanje stručnih nalaza – za odgovorno lice u pravnom licu ….………….800,00 d) Licenca za obavljanje poslova zaštite i zdravlja na radu – za fizičko lice …………………………………………………………….………500,00 e) Licenca koja se odnosi na ovlašćenu organizaciju za obavljanje poslova u oblasti zaštite i zdravlja na radu ……………………………...2.000,00 f) Taksa za izdavanje rješenja o ispunjenosti uslova u oblasti zaštite i zdravlja na radu u iznosu od ….........................................................10,00

[224] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    XII TAKSE ZA SPISE I RADNJE U OBLASTI PROSVJETE I KULTURE Tarifni broj 70. Za rješenje: a) O licenciranju private visokoškolske ustanove, po svakom pojedinačnom studijskom programu ….……..………………….3.000,00 b) O licenciranju javne visokoškolske ustanove, po svakom pojedinačnom studijskom programu …………………………..………………....500,00 c) O priznavanju strane visokoškolske diploma ……………...……..300,00 d) O ispunjenosti uslova za osnivanje i početak rada privatnih srednjih škola, čiji osnivač je domaće ili strano pravno ili fizičko lice ….3.000,00 e) O ispunjenosti uslova za osnivanje i početak rada privatnih, osnovnih umjetničkih škola, čiji osnivač je domaće ili strano pravno ili fizičko lice ………………………………………………………….……….1.500,00 f) O ispunjenosti uslova za osnivanje i početak rada privatnih predškolskih ustanova, čiji osnivač je domaće ili strano pravno ili fizičko lice …………….……………………………………...……………….500,00 g) Za proširenje djelatnosti za osposobljavanje iz poznavanja propisa ………………………………………………………………….…300,00 h) Za proširenje djelatnosti za osposobljavanje iz upravljanja motornim vozilom ………………………………………………..………….700,00 i) Za proširenje djelatnosti za svaku novu kategoriju i prateću potkategoriju ………………………………………………...….….50,00 j) Za promjenu kancelarije ili učionice, kao i u svim drugim slučajevima koji zahtijevaju izlazak na teren ……………………..…………...100,00 k) Za uvođenje vozila, vozača-instruktora i predavača teoretske nastave u procesu obuke ………………………………………………….…..50,00 (Samo ukoliko autoškola ne uvodi promjenu na osnovu navedenim pod tačkama g), h) i j) ovog tarifnog broja). l)

O ispunjenosti uslova za izvođenje programa obrazovanja odraslih ……………………………………………………………….……700,00 Tarifni broj 71.

a) Za izdavanje licence za: 1) Predavača teoretske nastave, ispitivača teoretskog dijela ispita i za ispitivača za upravljanje motornim vozilom …..……….50,00 2) Predavača teoretske nastave …………………………...….50,00 3) Ispitivača iz teoretskog dijela ispita ……………………….50,00 4) Ispitivača za upravljanje motornim vozilom ……..……….50,00 b) Za osposobljavanje i polaganje ispita za sticanje licence: 1) Poznavanje propisa iz bezbjednosti saobraćaja na putevima ………………………………………………………………….50,00

[225] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

c)

d) e)

f) 1) 2) 3) 4) 5) 6)

2) Pedagogija ……………………………………………………..50,00 3) Vožnja u ulozi ispitivača (pedagoška vožnja) …………………50,00 Za prvi izlazak na ispit i popravni ispit po predmetima: 1) Poznavanje propisa o bezbjednosti saobraćaja na putevima (polaganje pismeno i usmeno) ……………….………………100,00 2) Pedagogija (polaganje usmeno) …………………...……...….100,00 3) Vožnja u ulozi ispitivača (pedagoška vožnja), (polaganje praktično) ……………………………………………………………...…100,00 Za izdavanje dozvole za instruktora vožnje ………………………..50,00 Taksa za osposobljavanje za instruktora vožnje po predmetima: 1) Poznavanje propisa o bezbjednosti saobraćaja na putevima …..50,00 2) Saobraćajna psihologija ………………………………...……..50,00 3) Pedagogija – metodika vožnje ………………………..……….50,00 4) Poznavanje motornih vozila, uređaja i opreme …………..……50,00 Za prvi izlazak na ispit i popravni ispit za instruktora vožnje po predmetima: Poznavanje propisa o bezbjednosti saobraćaja na putevima (polaganje pismeno i usmeno) ……………………………...……..………….150,00 Saobraćajna psihologija (polaganje usmeno) ………………....….100,00 Pedagogija – metodika vožnje (polaganje usmenog dijela ispita) ..100,00 Pedagogija – metodika vožnje (polaganje praktičnog dijela ispita) …………………………………………………………………….100,00 Poznavanje motornih vozila, uređaja i opreme (polaganje usmeno) …………………………………………………………………….100,00 Upravljanje motornim vozilom (polaganje praktično): - A/A1 kategorija/podkategorija …………...……...………130,00 - B/B1 kategorija/podkategorija …….……...………..……130,00 - C/C1 kategorija/podkategorija …………...………………150,00 - D/D1 kategorija/podkategorija ………..…………………180,00 - Ispit za kategorije/podkategorije DE/D1E, CE/C1E i BE polaganje je posebno za svaku kategoriju/podkategoriju.

Cijena po ispitu za svaku kategoriju/podkategoriju pojedinačno iznosi …..100,00 Tarifni broj 72. a) Za izdavanje odobrenja autoškolama za osposobljavanje kandidata za vozača motornih vozila: 1) Za osposobljavanje iz propisa o bezbjednosti saobraćaja ....…300,00 2) Za osposobljavanje iz upravljanja motornim vozilom …....….700,00 3) Za svaku pojedinu kategoriju i prateću podkategoriju vozila …50,00 b) Za polaganje ispita za vozača motornih vozila: 1) Provjera iz poznavanja propisa o bezbjednosti saobraćaja ……50,00 2) Ispit iz poznavanja propisa o bezbjednosti saobraćaja ……..…50,00 3) Ispit iz upravljanja motornim vozilom za kategorije i podkategorije: - A, A1, B, B1 60,00

[226] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    - C, C1 70,00 - BE, CE, C1E, DE, D1E 80,00 - D, D1 90,00 c) Za izdavanje obrazaca za rad autoškole: 1) Knjižica kandidata za vozača motornog vozila …………………2,00 2) Potvrda o uspješno završenoj obuci iz poznavanja propisa o bezbjednosti saobraćaja na putevima ……………………...……0,50 3) Potvrda o uspješno završenom osposobljavanju iz upravljanja motornim vozilom …………………………………………...….0,50 4) Dnevnik rada vozača – instruktora ………………...……………2,00 5) Dnevnik o izvođenju nastave iz propisa o bezbjednosti saobraćaja na putevima ….........................................................................……10,00 d) Za andragošku dokumentaciju i javne isprave o obrazovanju odraslih: 1) Registar polaznika osnovnog obrazovanja odraslih ……..…….12,00 2) Matična knjiga polaznika osnovnog obrazovanja odraslih …....12,00 3) Registar polaznika obrazovanja odraslih …………..…………...6,00 4) Matična knjiga polaznika obrazovanja odraslih (200 strana) ..…6,00 5) Matična knjiga polaznika obrazovanja odraslih (100 strana) ..…5,00 6) Matična knjiga polaznika obrazovanja odraslih (50 strana) ……5,00 7) Dnevnik rada nastavnika ………………...…...…………………5,00 8) Obrazac razrednog svjedočanstva u osnovnom obrazovanju odraslih …………………………………………………………………...0,70 9) Obrazac razrednog svjedočanstva u program srednjeg stručnog obrazovanja odraslih ……………………………………………0,70 10) Obrazac svjedočanstva o završenoj osnovnoj školi u obrazovanju odraslih ………………………………………………………….2,00 11) Obrazac svjedočanstva o položenom završnom ispitu u programima srednjeg stručnog obrzovanja odraslih ili prekvalifikacije ….….2,00 12) Obrazac svjedočanstva o položenom maturskom ispitu u programima srednjeg stručnog obrzovanja, prekvalifikacije ili dokvalifikacije ……………………….………………………….2,00 XIII RAZNO Tarifni broj 73. Za dato mišljenje od strane republičkih organa ili republičkih organizacija o primjeni republičkih propisa ..........................................................................30,00 Tarifni broj 74. Za čuvanje novca, stvari i hartija od vrijednosti, koje se daju na čuvanje, plaća se godišnje od svakih započetih 100 KM iznos od ............................................20,00 Ako vrijednost stvari nije poznata utvrđuje se procentom. Taksa iz ovog tarifnog broja plaća se unaprijed, a za ostale godine prilikom depozita. Započeta godina računa se kao cijela.

[227] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Ako se sredstva po zahtjevu deponenta prenosi od jednog do drugog depozitara, za prenos se plaća iznos jednogodišnje tarife. Ova taksa se ne plaća za depozite koji se polažu po službenoj dužnosti ako se u roku podignu. Tarifni broj 75. Za tehnički pregled rudarskih objekata koji podliježu obaveznom pregledu radi dobijanja odobrenja za upotrebu i/ili puštanju u probni rad plaća se taksa po radnom času ...................................................................................................40,00 Taksa po ovom tarifnom broju računa se za svaki cijeli ili započeti radni čas svakog radnika koji u tehničkom pregledu učestvuje, tako što zbir radnih časova čini ukupnu taksu. Tarifni broj 76. Za vršenje uviđaja na licu mjesta pregleda i vanrednog pregleda radi dobijanja rješenja: o davanju odobrenja za eksploataciju, o davanju obavljanja za ispitivanje plemenitih metala i drugih materijala iz riječnih nanosa, o ispunjenju uslova za poslova periodičnih pregleda i ispitivanja u rudarskim objektima i prostorijama, izvještaj sa mišljenjem o uzrocima nesreća i pretrpljene havarije, ispitivanja razloga za obustavljanje radova i posljedica te obustave i odobrenja za drugačije organizovanje poslova, plaća se taksa po radnom času .............40,00 Taksa po ovom tarifnom broju računa se za svaki cijeli ili započeti radni čas svakog radnika koji u vršenju uviđaja, pregleda i vanrednog pregleda učestvuje tako što zbir radnih časova čini ukupnu taksu. Tarifni broj 77. Za rješenje: a) O davanju odobrenja za eksploatacju .............................................200,00 b) O davanju odobrenja za istraživanje mineralne sirovine …………150,00 c) Kojim se odobrava ispiranje plemenitih metala i drugih minerala iz riječnih nanosa ................................................................................150,00 d) Kojim se odobrava upotreba rudarskih objekata ............................150,00 e) O puštanju rudarskih objekata u probni rad ....................................100,00 f) O ispunjenju uslova za obavljanje poslova periodičnih pregleda i ispitivanja u rudarskim objektima i prostorima ..............................130,00 g) O obrazovanju stručne komisije za: tehnički pregled, vanredni pregled nakon nesreće i pretrpljene havarije, uviđaj na licu mjesta, pregled i polaganje stručnog ispita ..................................................................30,00 h) O priznavanju rezervi i kvaliteta mineralnih resursa ......................150,00 i) Kojim se odobrava izvođenje radova po rudarskim projektima .....200,00 j) O ispunjenju uslova za obavljanje djelatnosti na termoenergetskim postrojenjima, uređajima i opremom pod pritiskom .......................200,00

[228] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    k) O procjeni postojanja javnog interesa za dodjelu koncesije kod samoinicijativne ponude za izgradnju novih objekata za transport nafte i gasa .................................................................................................500,00 l) Kojim se procjenjuje postojanje javnog interesa za dodjelu koncesije za istraživanje i eksploataciju mineralnih resursa …….......................100,00 Tarifni broj 78. Za rješenje: a) O ispunjenosti uslova za obavljanje poslova revizije i ispitivanja električnih instalacija ......................................................................200,00 b) O ispunjenosti uslova za obavljanje poslova montaže i remonta elektroenergetske opreme ………………………………………...200,00 c) O ispunjenosti uslova za obavljanje poslova revizije i ispitivanja elektroenergetskih postrojenja …………………….…………….200,00 d) O procjeni postojanja javnog interesa kod samoinicijativne ponude za dodjelu koncesije u oblasti energetike ............................................500,00 Tarifni broj 79. Za rješenje: a) Za odobrenje za obavljanje djelatnosti trgovina na malo motornim gorivima ......................................................................................100,00 b) Za odobrenje za obavljanje djelatnosti trgovina na malo motornim gorivima – plinska pumpna stanica ............................................100,00 c) Za odobrenje za obavljanje djelatnosti snabdijevanje plovnih objekata tečnim naftnim gorivima za pogon brodskih motora .................100,00 d) Za odobrenje za obavljanje djelatnosti trgovina na veliko tečnim naftnim gorivima…………………………………………….....300,00 e) Za odobrenje za obavljanje djelatnosti trgovina na malo uljem za loženje ekstra lako i lako specijalno (EL i LS) ..........................100,00 f) Za odobrenje za obavljanje djelatnosti trgovina na veliko uljem za loženje (lako, srednje i teško) .....................................................100,00 g) Za odobrenje za obavljanje djelatnosti trgovina na veliko tečnim naftnim gasom ............................................................................300,00 h) Za odobrenje za obavljanje djelatnosti trgovina na veliko duvanskim proizvodima ................................................................................300,00 i) Za odobrenje za obavljanje djelatnosti usluge tržnice na veliko ……………………………………………………………….....100,00 j) Za odobrenje za izradu i upotrebu četvrtastog žiga ……...….....150,00 k) Za certifikat za obavljanje špediterskih poslova za fizičko lice ………………………………………………………………..….50,00 l) Za certifikat za obavljanje špediterskih poslova za privredno društvo/ poslovnu jedinicu………………………………………………100,00

[229] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    m) Za izmjene odobrenja od tačke a) do j) ovog tarifnog broja .…...50,00 Tarifni broj 80. Za rješenje: a) Za odobrenje za iznošenje sredstava izvan BiH u svrhu osnivanja privrednog društva, banke ili osiguravajuće, odnosno reosiguravajuće organizacije u inostranstvu ili za otkupljivanje kapitala (osnivačkog uloga) privrednog društva, banke, osiguravajuće, odnosno reosiguravajuće organizacije u inostranstvu ………………...…....300,00 b) Za odobrenje za iznošenje sredstava izvan BiH u svrhu povećanja kapitala (osnivačkog uloga) privrednog društva, banke, osiguravajuće, odnosno reosiguravajuće organizacije u inostranstvu …………....200,00 c) Za upis statusnih promjena u Registar privrednog društva u inostranstvu ………………………………………………………………..…….10,00 d) Za izdavanje izvoda iz Registra privrednog društva u inostranstvu o podacima iz tačke a) i b) ovog tarifnog broja ……………….……..10,00 e) Za odobrenje za iznošenje sredstava izvan BiH u svrhu osnivanja predstavništva i poslovne jedinice u inostranstvu ……...………...100,00 f) Za upis u Registar statusnih promjena u predstavništvu i poslovnoj jedinici u inostranstvu ………………………………………….….10,00 Tarifni broj 81. a) Za rješenje o kategorizaciji ugostiteljskih objekata za smještaj vrste “turističko naselje” ………………………………………………..250,00 b) Za rješenje o kategorizaciji ugostiteljskih objekata za smještaj vrste “hotel” ……………………………………………………….……250,00 c) Za rješenje o kategorizaciji ugostiteljskih objekata za smještaj vrste “motel” ……………………………………………………………200,00 d) Za rješenje o kategorizaciji ugostiteljskih objekata za smještaj vrste “pansion” …………………………………………………………150,00 e) Za rješenje o utvrđivanju kvaliteta usluga i standard u ugostiteljskom objektu za ishranu i piće vrste “restoran” …………………...……200,00 f) Za izdavanje certifikata o položenom ispitu za turističkog vodiča …………………………………………………………………...…50,00 g) Za izdavanja licenci putničkim agencijama organizatorima putovanja …...……………………………………………………………..…200,00 h) Za izdavanje rješenja o proglašenju banje …………………...…...500,00 i) Za izdavanje rješenja o ispunjenosti uslova za obavljanje djelatnosti skijaškog centra na skijalištu ……………………………………..500,00 j) Za izmjene odredaba od tačke a) do i) ovog tarifnog broja …...…...50,00 k) Za podnošenje prijave za finansiranje projekta u oblasti turizma …………………………………………………………………..….20,00 l) Za izdavanje i izmjenu rješenja za obavljanje djelatnosti u seoskom domaćinstvu ……………………………………………………......10,00

[230] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    m) Za izdavanje i izmjenu rješenja za obavljanje djelatnosti pružanja usluge smještaja, iznajmljivanja apartmana, kuća za odmor i soba za iznajmljivanje ……………………………………..……………….10,00

4. SUDSKA TAKSENA TARIFA157 Taksa se plaća u KM I PARNIČNI I IZVRŠNI POSTUPAK Tarifni broj 1. Za tužbu, protivtužbu, prijedlog za ponavljanje postupka, prijedlog da se prizna odluka stranog suda i odluka stranog arbitražnog suda plaća se prema vrijednostima predmeta spora sljedeća taksa: 1) Do 1.500 KM…..........................................................................50,00 2) Preko 1.500 do 3.000 KM….....................................................100,00 3) Preko 3.000 do 10.000 KM…...................................................200,00 4) Preko 10.000 do 50.000 KM….................................................500,00 5) Preko 50.000 do 100.000 KM…............................................1.000,00 6) Preko 100.000 – 1% na označenu vrijednost spora, ali ne više od…......................................................................................10.000,00 Za tužbu za utvrđivanje i osporavanje očinstva plaća se taksa u iznosu od …....................................................................................................................50,00 Za tužbu kojom se traži razvod braka, poništenje braka, utvrđivanje postojanja i nepostojanja braka i utvrđivanje da je brak zaključen plaća se taksa u iznosu od ……………………………………………………………………………..200,00 Za tužbu zbog ometanja posjeda plaća se taksa u iznosu od…......................50,00 Za tužbu zbog iseljenja plaća se taksa u iznosu od …..................................100,00 Za tužbu zbog otkaza ugovora o zajmu i zakupu stvari, za tužbu o otkazu ugovora o zakupu poslovnih prostorija plaća se taksa u iznosu od ….........200,00 Za prijedlog da se dozvoli izvršenje ili obezbijeđenje ili izda privremena mjera, za prijedlog za povrat u prijašnje stanje, za prijedlog za obezbjeđenje dokaza prije pokretanja parnice, za prijedlog za određivanje sudske mjere osiguranja ili reviziju plaća se polovina takse propisane ovim tarifnim brojem.

                                                            

157

 „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 73/08 i 49/09 

[231] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Za prijedlog kojim se daje otkaz ugovora o zakupu poslovnih prostorija plaća se taksa u iznosu od …......................................................................................100,00 Za prijedlog da se prizna odluka inostranog suda u statusnim stvarima plaća se taksa u iznosu od 200,00 KM, a za žalbu protiv donesenog riješenja ….....300,00 Za žalbu ili reviziju protiv presude i za žalbu protiv rješenja u sporovima zbog ometanja posjeda plaća se dvostruka taksa propisana tačkom 1. ovog tarifnog broja. Za žalbu protiv rješenja kojim je odbijen prijedlog za povrat u prijašnje stanje plaća se polovina takse prema vrijednosti predmeta spora iz tačke 1. ovog tarifnog broja, ali ne više od …....................................................................200,00 Za žalbu ili reviziju protiv ostalih rješenja plaća se taksa propisana u tački 1. ovog tarifnog broja. Ne plaća se posebna taksa za prepisivanje iz tarifnog broja 27. ove taksene tarife ako je zapisnik trebalo sastaviti u više primjeraka. Kada je u tužbi stavljen prijedlog za određivanje sudske mjere osiguranja ili kada se u žalbi stavi prijedlog za povrat u prijašnje stanje, plaća se, pored takse na tužbu, odnosno žalbu, i taksa na prijedlog, propisana tačkom 7. ovog tarifnog broja. Za prijedlog da se dozvoli izvršenje ili obezbjeđenje ili da se odredi sudska mjera osiguranja plaća se jedna taksa i kad se predloži istovremeno ili naknadno više sredstava izvršenja, odnosno obezbjeđenja. Tarifni broj 2. Za presudu prvostepenog suda i riješenje o priznanju odluke stranog suda ili odluke stranog arbitražnog suda plaća se taksa prema taksenoj osnovici, propisanoj Tarifnim brojem 1. ove taksene tarife. Za presudu zbog propuštanja, presudu zbog odricanja i za presudu na osnovu priznanja donesenu najkasnije na pripremnom ročištu, odnosno na ročištu za glavnu raspravu, ako pripremno ročište nije održano plaća se polovina takse propisane Tarifnim brojem 1. ove taksene tarife. Za rješenje o odbacivanju tužbe koja se u skladu sa Zakonom o parničnom postupku donosi prije ili u toku prvostepenog postupka plaća se polovina takse propisane Tarifnim brojem 1. ove taksene tarife, ali ne više od.................. 200,00 Za rješenje o prijedlogu za dozvolu i izvršenje ili obezbjeđenje, kao i za rješenje o određivanju sudske mjere osiguranja, odnosno naredbe plaća se polovina takse propisane Tarifnim brojem 1. ove taksene tarife. Taksa za konačnu odluku plaća se prema vrijednostima ostataka spornog predmeta koji nije obuhvaćen dopunskom presudom.

[232] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Za presudu prvostepenog suda koja je donesena u vezi sa protivtužbom plaća se taksa kao da je o protivtužbi posebno raspravljano. Ako je više parnica spojeno radi zajedničkog raspravljanja, taksa za presudu plaća se posebno za svaku parnicu, kao da ne postoji spajanje više parnica. Za dopunsku presudu ili riješenje neće se plaćati taksa ako je za odluku koja je dopunjena plaćena taksa za donošenje odluke kojom se vrši naknadna ispravka ranije donesene odluke. Za riješenje o izvršenju ili obezbjeđenju, plaća se jedna taksa, bez obzira da li je odlučeno o više sredstava izvršenja, odnosno obezbjeđenja i bez obzira da li je odlučeno istovremeno ili naknadno. Tarifni broj 3. Za sudsku nagodbu u toku prvostepenog postupku plaća se prema vrijednostima na koju su se stranke poravnale polovina takse propisane Tarifnim brojem 1. ove taksene tarife. II VANPARNIČNI POSTUPAK Tarifni broj 4. Za prijedlog kojim se pokreće postupak u vanparničnoj stvari, izuzev kada je riječ o postupcima koji su predviđeni u tarifnim br. 9-13. ove taksene tarife, plaća se taksa u iznosu od ..............................................................................60,00 Za prijedlog i odluku za proglašenje nestalog lica umrlog u ratu i dokazivanje smrti lica u ratu ne plaća se taksa. Taksa na nalog za iseljenje iz poslovnih prostorija uračunava se u taksu na odluku suda koja bude donesena povodom prigovora protiv naloga. Ako je taksa na nalog veća od takse koja je plaćena na odluku povodom prijedloga za izdavanje naloga za iseljenje iz poslovnih prostorija, u tom slučaju će se naplatiti razlika. Tarifni broj 5. Za odluku suda u vanparničnom postupku plaća se taksa u iznosu od.........100,00 U svim vanparničnim postupcima primjenjivaće se odredbe tačke 8. iz Tarifnog broja 2. ove taksene tarife. Tarifni broj 6. Za sudsku nagodbu u svim vanparničnim postupcima plaća se u iznosu od..50,00 Tarifni broj 7.

[233] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Za žalbu protiv odluke prvostepenog suda u vanparničnom postupku plaća se taksa u iznosu od...........................................................................................100,00 Tarifni broj 8. Za raspravljanje zaostavštine plaća se taksa prema vrijednosti čiste zaostavštine, i to: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

Do 5.000 KM…………...…………………………………….. 50,00 Preko 5.000 KM do 20.000 KM …...........................................100,00 Preko 20.000 do 50.000 KM …................................................150,00 Preko 50.000 do 100.000 KM …..............................................200,00 Preko 100.000 do 200.000 KM …............................................300,00 Preko 200.000 do 500.000 KM …............................................500,00 Preko 500.000 KM – 50 KM+ 1% na razliku iznad 500.000 KM, ali ne više od................................................................................5.000,00 Taksa se plaća samo ako je postupak za raspravljanje zaostavštine završen donošenjem rješenja o nasleđivanju. Taksa na rješenje o naknadno pronađenoj imovini plaća se prema vrijednosti naknadno pronađene imovine, a u skladu sa tačkom 1. ovog tarifnog broja. Taksu plaćaju nasljednici u srazmjeri nasljednih dijelova. Prilikom utvrđivanja čiste vrijednosti zaostavštine odbiće se ostaviočevi dugovi, troškovi sahrane ostavioca, legati i drugi tereti, troškovi popisa i procjene zaostavštine i drugi troškovi. Ne plaća se posebna taksa za diobu nasljedstva ako nasljednici sporazumno predlože diobu i sporazum o diobi bude unesen u rješenje o nasljeđivanju. Za zabilješku prvenstvenog reda i uknjiženje ustupanja prvenstva, kao i za ostale zabilješke u vezi sa zaostavštinom plaća se taksa propisana Tarifnim brojem 14. ove taksene tarife. Tarifni broj 9. Taksa u iznosu od 50,00 KM plaća se za: 1) Prijedlog za sastavljanje sudskog testamenta, 2) Sastavljanje sudskog testamenta, 3) Prijedlog kojim se traži čuvanje testamenta u sudu, 4) Opoziv testamenta sastavljenog pred sudom, 5) Prijedlog za vraćanje testamenta koji se nalazi na čuvanju u sudu i 6) Vraćanje testamenta koji se zamjenjuje. Tarifni broj 10. Za prijedlog i odluku da se sprovede dioba zajedničke imovine taksa se plaća prema vrijednosti imovine, i to: 1) Do 5.000 KM …................................................................................50,00 [234] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    2) 3) 4) 5) 6) 7)

Preko 5.000 KM do 20.000 KM ….................................................100,00 Preko 20.000 KM do 50.000 KM …...............................................150,00 Preko 50.000 KM do 100.000 KM ….............................................200,00 Preko 100.000 KM do 200.000 KM …...........................................300,00 Preko 200.000 KM do 500.000 KM …...........................................500,00 Preko 500.000 KM vrijednosti – 500 KM + 1% na razliku iznad 500.000 KM, ali ne više od.........................................................................5.000,00 Tarifni broj 11.

Za prijedlog za uređenje međe plaća se taksa u iznosu od …......................100,00 Tarifni broj 12. Za podneske kojim se traži ovjera potpisa, rukopisa, prepisa i prevoda plaća se taksa u iznosu od …........................................................................................10,00 Za ovjeru prepisa plaća se taksa za prvi polutabak 10,00 KM, a za svaki sledeći polutabak iznos od…........................................................................................5,00 Za ovjeru rukopisa plaća se taksa za prvi polutabak 10,00 KM, a za svaki sljedeći……………………………………………….……………………….5,00 Za ovjeru potpisa sudskog tumača na prevodima plaća se taksa u iznosu od …....................................................................................................................10,00 Za ovjeru potpisa na punomoć plaća se taksa u iznosu od …........................10,00 Potpis na ispravi koju izdaje republički organ uprave, potpisi ovlašćenih lica za potpisivanje firmi ili pravnog lica smatraju se kao jedan potpis ako su propisima i pravilima za potpisivanje ovlašćena dva ili više lica. Za podnesak kojim se traži ovjera potpisa (rukoznaka) na ispravi plaća se jedna taksa, bez obzira koliko se potpisa (rukoznaka) na ispravi ovjerava. Za ovjeru potpisa (rukoznaka) i pečata, plaća se jedna taksa. Ako se jednim podneskom traži ovjera potpisa (rukoznaka) na više isprava, plaća se taksa na podnesak. Pod polutabakom podrazumjeva se list hartije od dvije strane formata A4. Početi polutabak računa se kao cijeli. Kada je vrijednost ugovora procijenjiva, ali nije u ugovoru označena, za ovjeru potpisa na ugovoru plaća se dvostruka taksa iz stava 6. ovog tarifnog broja. Za ovjeru potpisa na punomoći, odnosno ugovoru plaća se jedna taksa, bez obzira da li se ovjerava jedan ili više potpisa.

[235] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    III ZEMLJIŠNO-KNJIŽNI POSTUPAK Tarifni broj 13. Za podnesak kojim se traži upis prava vlasništva ili nekog drugog stvarnog prava, ili brisanje uknjiženja, zabilješke ili podbilješke plaća se taksa u iznosu od ………………………………………………………………………………30,00 Tarifni broj 14. Sudsku taksu snosi lice u čiju korist se vrši uknjiženje, osim ako ugovorne strane ne utvrde drugačije. Visina takse određuje se prema vrsti i vrijednosti predmeta pravnog posla, kako slijedi: 1) Uknjiženje vlasništva – 0,2%, 2) Uknjiženje hipoteke, zemljišnog duga ili doživotnog prava uživanja, trajnog prava korišćenja, stvarnih služnosti i tereta, pravo dugoročnog najma i zakupa, prava preče kupovine i realnih tereta – 0,2%, 3) Uknjiženje hipoteke za odobravanje kredita za privrednu djelatnost – 0,1%, 4) Minimalni iznos sudske takse za uknjiženje – 50,00 KM, 5) Maksimalni iznos sudske takse za uknjiženje – 50.000,00 KM, 6) Uknjiženje predbilješke ili zabilješke naplaćuje se paušalno – 50,00 KM. Od plaćanja takse iz tačke 2. ovog tarifnog broja oslobođeni su privredni subjekti (privredna društva). Tarifni broj 15. Za prepis i izvatke plaća se sljedeća taksa: 1) Za izdavanje neovjerenog prepisa ili izvatka………………..…. 5,00 2) Za izdavanje ovjerenog prepisa ili službenog izvatka …………10,00 3) Za izdavanje uvjerenja i potvrda ………………………………..5,00 4) Za dopune i potvrde prepisa i izvadaka naplaćuje se ista taksa i za njihovo izdavanje. Tarifni broj 16. Za žalbu ili prigovor protiv rješenja u zemljišno-knjižnim postupcima plaća se taksa u iznosu od ……………………………………………………....……50,00

[236] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    IV TAKSE U POSTUPKU STEČAJA I LIKVIDACIJE Tarifni broj 17. Za prijedlog da se otvori postupak stečaja ili likvidacije plaća se taksa u iznosu od …………………………………………………..…………….………. 100,00 Za prijavu povjerilaca u postupku stečaja ili likvidacije plaća se taksa u iznosu od 1% od vrijednosti potraživanja, s tim da ne može biti manja od 50,00 KM niti veća od 10.000,00 KM. Za žalbu protiv odluke o stečajnom ili likvidacionom postupsku plaća se taksa u iznosu od 1% vrijednosti potraživanja, s tim da ne može biti manja od 100,00 KM niti veća od 10.000,00 KM. Kao osnov za plaćanje takse na prijave povjerilaca uzima se iznos potraživanja koji povjerilac prijavljuje. Pri tome će se uzimati da uslovljena tražbina nije uslovljena. Ako jedan povjerilac prijavi više potraživanja, taksa se plaća na ukupan iznos tih potraživanja. Tarifni broj 18. U stečajnom postupku, od zbira iznosa koji su upotrijebljeni ili stoje na raspolaganju za podmirenje dugova stečajne mase, plaća se taksa u iznosu od 100,00 KM do 1.000,00 KM, u zavisnosti od složenosti postupaka. Taksu u stečajnom postupku određuje sud po završetku postupka, a dužan je platiti stečajni upravnik iz stečajne mase nakon pravosnažnosti rješenja o glavnoj ili naknadnoj diobi. V UPIS U SUDSKI REGISTAR Tarifni broj 19. Za prijavu u sudski registar plaća se taksa u iznosu od ………….…………50,00 Ako se jednom prijavom traži više upisa za isto pravno lice, plaća se samo jedna taksa iz ovog tarifnog broja. Tarifni broj 20. Za rješenje o upisu osnivanja privrednog društva plaća se taksa u iznosu od ………………………………………………………………….………….400,00 Za rješenje o upisu osnivanja dijelova privrednog društva plaća se taksa u iznosu od …………………………………………………………………….……200,00 Za rješenje o upisu osnivanja drugih pravnih lica koja nisu navedena u t.1. i 2. ovog tarifnog broja plaća se taksa u iznosu od ……………………………300,00

[237] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Za rješenje o upisu lica ovlašćenog za zastupanje pravnog lica plaća se taksa u iznosu od …………………………………………………………….…….150,00 Za rješenje o upisu prava vršenja spoljnotrgovinskog prometa pored iznosa iz tačke 1. ovog tarifnog broja plaća se taksa u iznosu od …………….……..300,00 Za rješenje o upisima koji nisu obuhvaćeni prethodnim tačkama ovog tarifnog broja plaća se taksa po jednom upisu u iznosu od ………………………...150,00 Za zahtjev za brisanje upisa plaća se taksa u iznosu od ………………..….100,00 Za rješenje po zahtjevu za brisanje upisa plaća se taksa u iznosu od ……..100,00 Kada se više privrednih društava spaja u jedno, pored takse za podnesak, plaća se i taksa iz tačke 6. ovog tarifnog broja, kao i taksa za upis novoosnovanog privrednog društva. Ako se jednim podneskom traži više upisa, plaća se taksa za svaki upis posebno. Za žalbu na rješenje doneseno u postupku upisa u sudski registar plaća se taksa u iznosu od …………………………………………………………….…….200,00 Tarifni broj 21. Za dostavljanje upisanih podataka radi objavljivanja u „Službenom glasniku“ plaća se taksa u iznosu od ………………………………………….……….50,00 Za objavljivanje podataka čije je upisivanje traženo jednim podneskom plaća se samo jedna taksa iz ovog tarifnog broja. VI UPRAVNI SPOR I POSTUPAK ZA SUDSKU ZAŠTITU Tarifni broj 22. Za tužbu protiv upravnog akta plaća se taksa u iznosu od ………………...100,00 Za tužbu u sporovima iz zdravstvenog, penzijskog i invalidskog osiguranja, dječijeg dodatka, starateljstva, usvojenja i socijalne pomoći plaća se taksa u iznosu od ……………………………………………………………………20,00 Za tužbu za ponavljanje postupka plaća se taksa u iznosu od …………….100,00 Za zahtjev za vanredno preispitivanje sudske odluke u upravnom sporu plaća se taksa u dvostrukom iznosu takse iz t.1. i 2. ovog tarifnog broja. Ako je uz tužbu protiv upravnog akta stavljen i zahtjev za odlaganje od izvršenja upravnog akta, plaća se taksa u iznosu od …………………………….…..150,00 Tarifni broj 23. Za presudu u postupku u upravnom sporu plaća se: 1) Kada je predmet spora procjenjiv -1% od vrijednosti spornog predmeta, s tim da ne može biti manja od 100,00 KM ni veća od 5.000,00 KM.

[238] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    2) Kada je predmet spora neprocjenjiv …………………………….. 100,00 3) Kada je riječ o sporovima iz zdravstvenog, penzijskog i invalidskog osiguranja, dječijeg dodatka, starateljstva, usvojenja i socijalne pomoći, taksa za presudu plaća se u iznosu od ……………………………..20,00 4) Ako je predmet spora djelimično procjenjiv, taksa se plaća kao da je predmet procjenjiv. VII POSEBNI SLUČAJEVI Tarifni broj 24. Za podnesak kojim se traži izdavanje uvjerenja plaća se taksa u iznosu od …5,00 Za izdato uvjerenje plaća se taksa u iznosu od……………………….……. 10,00 Ako se jednim uvjerenjem potvrđuje više činjenica, plaća se jedna taksa. Plaćanju takse iz tačke 1. ovog tarifnog broja podliježu i elektronski podnesci kao i svaki naknadni podnesak kojim se dopunjava ili mijenja prvobitni podnesak. Tarifni broj 25. Za izdavanje usmene pomoći pred sudom, za usmeno opozivanje ili otkaz punomoći pred sudom plaća se taksa u iznosu od ……………….…………10,00 Za sudsko obavještenje o opozivu ili otkazu punomoći plaća se taksa u iznosu od ……………………………………………………………………….……….5,00 Ako više lica ovlašćenih za potpisivanje pravnog lica izdaju punomoć jednom zastupniku, plaća se taksa za jednu punomoć. Za izdavanje usmene punomoći 1. ovog tarifnog broja plaća se jedna taksa i kad više lica istovremeno izdaju punomoć jednom ili većem broju lica. Tarifni broj 26. Za pisani podnesak za razmatranje završenih sudskih spisa plaća se taksa u iznosu od ………………………………………………………………….….5,00 Tarifni broj 27. Za pisani ili usmeni zahtjev da se izvrši prepisivanje sudskog akta plaća se taksa u iznosu od………………….……………………………………………….. 5,00 Za prepisivanje sudskih akata, kao i za prepisivanje akata iz zbirke isprava koje je sud izvršio na zahtjev stranke plaća se od svake počete stranice originala taksa u iznosu od po …………….………………………………………………….5,00 Za izdavanje prepisa raspravnog zapisnika plaća se polovina takse iz tačke 1.ovog tarifnog broja.

[239] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Za izdavanje transkripta audiozapisa plaća se taksa od 2,00 KM po stranici. Kao cijela stranica smatra se svaka početna stranica teksta u standardnom formatu. Za izdavanje audio zapisa na CD romu plaća se taksa u iznosu od 5,00 KM. Ako se istovremeno sudski prepis ovjerava, plaća se posebna taksa za ovjeravanje. Za prepis raspravnog zapisnika koji je izrađen istovremeno sa sastavljanjem originala plaća se polovina takse iz tačke 1. ovog tarifnog broja. Pod prepisom se ne podrazumijevaju: fotokopija ili kopija, koja je preslikani original ili matrica, uključujući uvećanje i umanjenje, mehaničkim ili elektronskim presnimavanjem, hemijskom reprodukcijom ili nekom drugom ekvivalentnom tehnikom kojom se precizno reprodukuje original. Tarifni broj 28. Za izvode iz sudskog registra ili drugih javnih knjiga koje vodi sud, ako se izdaju na zahtjev stranke, plaća se taksa u iznosu od 10,00 KM po stranici. Kada je izvod sastavila sama stranka i podjelila ga sudu na potvrdu, plaća se polovina takse iz ovog tarifnog broja. Tarifni broj 29. Za čuvanje (depozit) novca, stvari i papira od vrijednosti na zahtjev stranke, plaća se godišnje 1% vrijednosti, s tim da iznos takse ne može biti manji od ………………………………………………………….………………….100,00 Taksa se plaća za svaku godinu unaprijed, a početa godina računa se kao cijela. Ako se vrijednost stvari ne može procijeniti po njihovoj prirodi, procjenu će izvršiti vještak o trošku deponenta. Tarifni broj 30. Za molbu za protest mjenice, čeka i drugih isprava ili ugovora zbog neakceptiranja, neisplate ili neispunjenja, plaća se taksa u iznosu od …….…5,00 Za protest isprave plaća se taksa prema vrijednostima, i to: 1) Do 50,00 KM…............................................................................5,00 2) Preko 50,00 KM do 500,00 KM…..............................................25,00 3) Preko 500,00 KM…....................................................................50,00 Ako se jednom molbom traži više protesta, odnosno zamjena protesta, plaća se jedna taksa za molbu, ali se u tom slučaju plaća posebna taksa za svaki protest, odnosno zamjenu protesta. Tarifni broj 31.

[240] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    Za podnesak koji stranka usmeno daje na zapisnik pred sudom plaća se taksa predviđena u tarifi za odnosni podnesak. Tarifni broj 32. Za prijedlog stranke da sud postavi arbitra ili predsjednika arbitraže plaća se taksa u iznosu od ……………………………………………………………25,00 Za prijedlog o izuzeću arbitra plaća se taksa u iznosu od ………….……….50,00 Za sastavljanje potvrde o pravosnažnosti i izvršnosti presude arbitraže plaća se taksa u iznosu od…………………………………………………………… 25,00 Tarifni 33. Za zahtjev za izuzeće plaća se taksa u iznosu od...........................................30,00

5. POPIS SLIKA   R/b

Naziv slike

Str.

1.

Knjiga primljene pošte

18

2.

Primanje pošte

18

3.

Primjer obavješteja 1

20

4.

Primjer obavještenja 2

21

5.

Službena zabilješka

22

6.

Knjiga računa

24

7.

Knjige evidencije

25

8.

Djelovodnik

26

9.

Skraćeni djelovodnik

27

10.

Karton predmeta

28

11.

Klasifikacioni znak

30

12.

Pregradni karton

32

13.

Brojčani karton

33

14.

Interna dostavna knjiga

34

15.

Knjiga otpremljene pošte

38

16.

Kontrolnik poštarine

38

17.

Veza predmeta

45

18.

Francuska forma službenog akta

46

19.

Američka blok forma službenog akta

47

20.

Potvrda o prijemu podneska

48

[241] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje   

25.

Obrazac kartona za prvostepene upravne predmete po kojima je postupak pokrenut po zahtjevu stranke Obrazac kartona za prvostepene upravne predmete po kojima je postupak pokrenut po službenoj dužnosti Obrazac kartona za drugostepene upravne predmete Obrazac kartona za prvostepene i drugostepene upravne predmete u kojima je uloženo vanredno pravno sredstvo Kartica predmeta neupravnog postupka

26.

Karton za dostavu službenih glasnika i časopisa

54

27.

Forma rješenja

56

28.

Obrazac za telefonske poruke

62

29.

Prijemni štambilj

76

30.

Daktilografski štambilj

76

31.

Sadržaj teksta potvrde u štambilju kod ovjere potpisa ili rukopisa

77

32.

Sadržaj teksta potvrde u štambilju kod ovjere prepisa isprave

77

33.

Arhivski

82

34.

Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja

91

35.

Knjiga ulaznog inventara

93

21. 22. 23. 24.

49 50 50 51 51

36.

Karton fonda

93

37.

Azbučni indeks

94

38.

Knjiga depozita

94

39.

Knjiga otkupljene i poklonjene građe

95

40.

Arhivska knjiga

95

41.

Knjiga evidencije arhivske i registraturske građe

96

42.

Knjiga registra arhiva

97

43.

Knjiga evidencije o korisnicima i korišćenoj arhivskoj građi

101

44.

Primjer reversa

102

45.

Upisnik za ovjeru

103

46.

Primjer poziva na sastanak

138

47.

Primjer zapisnika sa sastanka sa uputstvom kako ga treba voditi

141

   

[242] 

LITERATURA   1. Ostoja Kremenović: Kancelarijsko poslovanje, Grafomark, Laktaši, 2005. 2. Mladen Kosovac: Kancelarijsko poslovanje, Službeni list SFRJ, 1974. 3. Petar Kunić: Upravno pravo – opšti i posebni dio, Pravni fakultet, Banja Luka, 2001. 4. Mlađen Mandić i Ljubinko Mitrović: Upravno procesno pravo, Panevropski univerzitet „Apeiron“, Banja Luka, 2012. 5. Hilmo Pašić, Šefik Librić: Kancelarijsko poslovanje, Centar za promociju civilnog društva, Sarajevo 6. Izmjene i dopune Uredbe o kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 13/07 7. Izmjene i dopune uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 05/06 8. Izmjene i dopune uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 10/06 9. Izmjene i dopune uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 10/07 10. Izmjene i dopune uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 31/09 11. Izmjene i dopune uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 43/09 12. Izmjene i dopune uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 74/09 13. Izmjene i dopune uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 99/09

[243] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    14. Izmjene i dopune uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 98/10 15. Izmjene i dopune uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 111/10 16. Izmjene i dopune uputstva o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 25/11 17. Konvencija za zaštitu kulturnih dobara u slučaju oružanog sukoba 18. Pravilnik o opštim uslovima čuvanja dokumentarne građe u digitalnom obliku i posebnim uslovima čuvanja specifične dokumentarne građe, „Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 64/12 19. Pravilnik o uslovima i načinu primopredaje javne arhivske građe između imaoca i Arhiva Republike Srpske, “Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 29/01 20. Pravilnik o uslovima čuvanja dokumentarne građe, “Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 37/10 21. Pravilnik o prostornim, kadrovskim i finansijskim uslovima za osnivanje i početak rada Arhiva, “Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 43/10 22. Pravilnik o opštim i posebnim uslovima čuvanja javne arhivske građe, "Službeni glasnik Republike Srpske" broj 53/10 23. Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivske građe u Arhivu Bosne i Hercegovine i registraturske građe u institucijama Bosne i Hercegovine, 24. Zakon o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa, „Službeni glasnik Republike Srpske, broj 106/09 25. Zakon o elektronskom poslovanju Republike Srpske, „Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 59/09 26. Zakon o elektronskom potpisu Republike Srpske, „Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 59/08 27. Zakon o kulturnim dobrima, »Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 11/95 28. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o kulturnim dobrima, “Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 103/08 29. Zakon o administrativnim taksama, »Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 100/11

[244] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    30. Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o administrativnim taksama, »Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 103/11 31. Zakon o posebnim republičkim taksama, „Službeni glasnik Republike Srpske“, br. 8/94 32. Zakon o administrativnoj službi u upravi Republike Srpske, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 16/02 33. Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o administrativnoj službi u upravi Republike Srpske, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 62/02 34. Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o administrativnoj službi u upravi Republike Srpske, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 38/03 35. Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o administrativnoj službi u upravi Republike Srpske, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 49/06 36. Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o administrativnoj službi u upravi Republike Srpske, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 20/07 37. Zakon o republičkoj upravi, “Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 118/08 38. Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o republičkoj upravi, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 11/09 39. Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o republičkoj upravi, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 74/10 40. Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o republičkoj upravi, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 86/10 41. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o posebnim republičkim taksama, „Službeni glasnik Republike Srpske, broj 3/96 42. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o posebnim republičkim taksama, „Službeni glasnik Republike Srpske, broj 29/2000 43. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o posebnim republičkim taksama, „Službeni glasnik Republike Srpske, broj 18/01 44. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o posebnim republičkim taksama, „Službeni glasnik Republike Srpske, broj 22/01 45. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o posebnim republičkim taksama, „Službeni glasnik Republike Srpske, broj 60/03

[245] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    46. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o posebnim republičkim taksama, „Službeni glasnik Republike Srpske, broj 14/04 47. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o posebnim republičkim taksama, „Službeni glasnik Republike Srpske, broj 41/05 48. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o posebnim republičkim taksama, „Službeni glasnik Republike Srpske, broj 51/06 49. Zakon o sudskim taksama, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 73/08 50. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o sudskim taksama, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 49/09 51. Zakon o opštem upravnom postupku, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 13/08 52. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o opštem upravnom postupku, „Službeni glasnik Republike Srpskr“, broj 50/10 53. Zakon o pečatima, „Službeni glasnik Republike Srpske” broj 17/92 54. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o pečatima, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 63/01 55. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o pečatima, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 49/07 56. Zakon o pečatu institucija BiH, “Službeni glasnik BiH”, broj 12/98, 62/11 57. Zakon o arhivskoj djelatnosti, „Službeni glasnik Republike Srpske«, broj 119/08 58. Zakon o krivičnom postupku Republike Srpske, „Službene glasnik Republike Srpske“, broj 50/03 59. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o krivičnom postupku Republike Srpske, „Službene glasnik Republike Srpske“, broj 111/04 60. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o krivičnom postupku Republike Srpske, „Službene glasnik Republike Srpske“, broj 115/04 61. Zakon o izmjenama i dopunama zakona o krivičnom postupku Republike Srpske, „Službene glasnik Republike Srpske“, broj 29/07) 62. UNIDROIT-ova Konvencija o ukradenim ili nezakonito izvezenim kulturnim dobrima 63. Uputstvo o sprovođenju jednoobraznog djelovodnika za poslove opšte administracije, »Službenom listi FNRJ, broj 5/50

[246] 

Slavica Lukić: Administrativno i kancelarijsko poslovanje    64. Uputstvo o sprovođenju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 31/05 65. Uredba o kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave, „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 1/04 66. Uredbe o kancelarijskom poslovanju i uputstva za njeno izvršenje, Službeni list FNRJ, broj 50/57

[247] 

CIP - Каталогизација у публикацији Народна и универзитетска библиотека Републике Српске, Бања Лука 651.4/.9(075.8) ЛУКИЋ, Славица Administrativno i kancelarijsko poslovanje / Slavica Lukić. - 1. izd. - Banja Luka : Panevropski univerzitet Apeiron, 2013 (Banja Luka : Markos design&print studio). - 248 str. ; 25 cm : tabele, graf. prikazi. - (Edicija Pravna biblioteka - Sofokles ; knj. 24) Tiraž 200. - Napomene i bibliografske reference uz tekst. - Bibliografija: str. 243-247. ISBN 978-99955-91-11-3 COBISS.BH-ID 3666456