Administrasi Akademik Dan Kemahasiswaan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penyelenggaraan pelayanan sampai saat ini masih dihadapkan pada keadaan yang belum sesuai dengan tuntutan masyarakat akan kebutuhan dan perubahan di  berbagai bidang kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara. Hal tersebut terjadi disebabkan oleh ketidaksiapan menghadapi perubahan nilai, dan dimensi di  berbagai bidang serta dampak dari permasalahan pembangunan yang ada. Sementara masyarakat Indonesia Indonesia dihadapkan pada tantangan globalisasi modern modern

yang didukung

dengan kemajuan di bidang ilmu pengetahuan dan informasi serta komunikasi dan  perdagangan. Undang-undang

Nomor

25

Tahun

2009

tentang

Pelayanan

Publik

mengamanatkan bahwa setiap warga negara berhak dan wajib memperoleh pelayanan yang adil. Seluruh S eluruh warga negara yang berperan sebagai penerima pelayanan dapat dengan mudah mengakses informasi mengenai pelayanan yang diinginkan. Proses terselenggaranya pelayanan harus bertanggungjawab, tidak diskriminatif, mengutamakan kebutuhan

masyarakat

dan

sesuai

dengan

peraturan

perundang-undangan perundang-undang an yang

 berlaku. Universitas sebagai lembaga pendidikan tinggi merupakan salah satu lembaga yang memberi pelayanan publik, disatu sisi

Peningkatan kebutuhan masyarakat

terhadap pendidikan formal, khususnya pendidikan tinggi, menjadikan perguruan tinggi sebagai sektor strategis yang diharapkan dapat menghasilkan sumber daya manusia yang bermutu. Keadaan persaingan yang cukup kompetitif antar perguruan tinggi

menuntut

lembaga

pendidikan

memperhatikan

mutu

pendidikan

dan

kelembagaan sehingga mampu serta unggul dalam persaingan tersebut. Perguruan tinggi harus melakukan langkah antisipasi guna menghadapi  persaingan yang semakin kompetitif serta bertanggung jawab untuk menggali dan meningkatkan segala aspek pelayanan yang dimiliki, karena sebuah pelayanan yang dimiliki oleh lembaga tertentu akan menjadi gambaran dari kualitas lembaga tersebut,  jika pelayanan yang diberikan menurut masyarakat itu baik maka sebuah lembaga

tersebut bisa dikatakan baik. Tetapi sebaliknya jika pelayanan yang dimiliki suatu lembaga buruk

maka lembaga tersebut

akan dikatakan buruk. Termasuk juga

 pelayanan dalam sebuah lembaga pendidikan.

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan pembahasan pada uraian sebelumnya maka, adapun rumusan masalah dalam  penelitian ini adalah: 1.2.1 Apa yang maksud dengan administrasi akademik, kemahasiwaan, penelitian dan  pengabdian pada masyarakat? 1.2.2 Apa tujuan administrasi akademik? 1.2.3 Apa ruang administrasi akademik? 1.2.4 Bagaimana kegiatan-kegiatan administrasi kemahasiswaan? 1.2.5 Bagaiamana ketentuan pelaksanaan pengabdian pada masyarakat?

1.3 Tujuan penulisan 1.3.1 Tujuan umum Untuk mengetahui dan memahami definsi administrasi akademik, kemahasiswaan,  penelitian dan pengabdian pada masyarakat 1.3.2 Tujuan khusus 1. Untuk mengetahui definisi adisnitrasi akademik, kemahasiswaan, penelitian dan  pengabidan pada masyarakat 2. Untuk mengetahui tujuan dari administrasi akademik 3. Untuk mengetahui ruang lingkup administrasi akademik 4. Utnuk mengetahui kegiatan-kegiatan dari adminsitrasi akademik 5. Untuk mengetahui ketentuan pelaksanaan penagbdian masyarakat

1.4 Manfaat penulisan 1.4.1 Manfaat Akademik Untuk membuat sumber bacaan mahasiswa 1.4.2 Manfaat Teoritis

Untuk mengenbangkan ilmu tentang administrasi akademik, kemahasiswaan,  penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Definisi administrasi akademik Administrasi  berasal dari bahasa latin “ad dan ministro” salah satu dari Bahasa Kuno Semenanjung Italia, mula-mula dipopulerkan oleh Bangsa latin Italia  pada zaman Romawi Kuno Kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to dalam Bahasa Inggris, yang berarti “ke atau kepada” dan ministro sama dengan to save atau to conduct yang berarti “melayani, membantu, atau mengarahkan” Administrasi

merupakan

rangkaian

kegiatan

atau

keseluruhan

proses

 pengendalian usaha kerjasama orang untuk mencapai tujuan secara berencana dan sistematis yang diselenggarakan dalam lingkungan tertentu. Akademik adalah ilmu

yang mempelajari

penataan sumber

daya

yaitu

manusia, kurikulum atau sumber belajar secara optimal dan penciptaan suasana yang baik  bagi manusia yang turut serta di dalam mencapai tujuan yang disepakati. Adminisrasi Akademik ialah segenap proses pengerahan dan pengintegrasian (menghubungkan) segala sesuatu, baik personil, dan material, yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan akademik. 2.1.1 Tujuan administrasi akademik Tujuan efektivitas

administrasi pelayanan

akademik dalam

adalah

menciptakan

keseragaman

pengelolaan

Administrasi,

sehingga

dan

terbina

disiplin mahasiswa, staf Administrasi Akademik, dan staf pengajar. Registrasi Administrasi adalah layanan terhadap seorang mahasiswa untuk memperoleh

status

terdaftar

sebagai

mahasiswa pada

suatu jenis

dan

tingkatan program studi/jurusan pada suatu semster tahun ajaran tertentu. Proses administrasi akademik adalah keseluruhan kegiatan secara terpadu yang mencakup : 1. Penerimaan mahasiswa baru 2. Pendaftaran (regitrasi) mahasiswa 3. Penyusunan jadwal kuliah 4. Program pengenalan studi dan program pendidikan

5. Bimbingan Akademik 6. Perkuliahan (kelas, laboratorium, fasilitas) 7. Ujian (ujian Tengah semester, ujian akhir) 8. Ujian akhir prpgram 9. Penyelesaian ijazah dan transkrip 10. Wisuda 2.1.2 Ruang lingkup administrasi akademik Pelaksanaan administrasi dalam bentuk tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ke-Tata Usahaan di sebuah lembaga pendidikan mempunyai peranan yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik pencatatan, maupun surat menyurat  bahkan masalah hukum, social maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dan surat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar. Oleh karena itu kebenaran data administrasi menuntut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti fisik ditinjau dari aspek hukum. Dalam  bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai dari data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, sangat diperlukan baik oleh  perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta, maupun untuk kepentingan penelitian mahasiswa. Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik  bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagi para pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi pendidikan dan

sistem

pengelolaan

data

administrasi

kependidikan

yang

mampu

mengakomodir berbagai keperluan.

2.2 Administrasi kemahasiswaan Administrasi kemahasiswaan merupakan bagian dari kegiataan administrasi yang dilaksanakan di perguruan tinggi, berupa usaha kerjasama yang dilakukan oleh para  pendidik agar terlaksananya proses belajar mengajar yang relevan, efektif, efisien, guna tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan.

Cakupan

administrasi

kemahasiswaan

meliputi

pengelolaan

penerimaan

mahasiswa baru, pengelolaan bimbingan dan penyuluhan, pengelolaan kelas, dan  pengelolaan data tentang mahasiswa dan sebagainya. 2.2.1 Kegiatan-kegiatan administrasi kemahasiswaan Dalam penerimaan mahasiswa baru diperlukan proses seleksi dan  pencatatan mahasiswa yang memasuki perguruan tinggi atau lembaga pendidikan setelah para calon mahasiswa tersebut memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh sekolah. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam administrasi kemahasiswaan tersebut anata lain: 1. Mengatur kegiatan penerimaan mahasiswa baru Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan berkaitan dengan program  penerimaan mahasiswa baru itu antara lain: a. Pembentukan panitian penerimaan calon mahasiswa Panitia ini dibentuk oleh perguruan tinggi yang bertugas untuk membuat  publikasi tentang penerimaan mahaisswa baru, menyiapkan formulir  pendaftaran,

menerima

pendaftaran,

menyelenggarakan

testing

dan

 penyampaian hasil tes.  b. Penetapan daya tampung Sebelum perguruan tinggi menerima mahasiswa baru terlebih dahulu harus ditetapkan daya tampung perguruan tinggi yang bersangkutan. Hal ini dapat diketahui dengan menghitung berapa banyak lokal yang tersedia untuk dapat menampung calon

mahasiswa

baru dan berapa jumlah daya tampung

masing-masing lokal tersebut. c. Penetapan persyaratan calon Persyaratan calon masiswa yang akan diterima pada suatu perguruan tinggi tergantung pada jenis dan tingkatan perguruan tinggi yang bersangkutan. 2. Mengatur kegiatan orientasi mahasiswa baru a. Perkenalan  b. Penjelasa tata tertib perguruan tinggi c. Penejelasan tentang fasilitas perguruan tinggi

3. Pengelolaan kelas Proses pendidikan akan berjalan dengan baik apabila interaksi antara guru dengan murid berada dalam suasana yang mendukung, dimana siswa/murid dalam kondisi yang kondusif. Pengelolaan kelas merupakan upaya mengelola siswa di kelas yang dilakukan untuk menciptakan dan mempertahankan kondisi kelas yang menunjang program pengajaran dengan jalan memotivasi siswa agar selalu berperan aktif dalam pendidikan di sekolah, dalam kegiatan ini guru harus dapat memotivasi dan mengendalikan kehadiran siswa dalam mengikuti  pelajaran. Pada umumnya sekolah harus dapat mengendalikan kehadiran siswa tersebut, menerapkan atau menggunakan sistem absensi pada setiap siswa. Pengabsenan itu biasanya dilakukan setiap hari belajar, yaitu pada waktu jam  pelajaran dimulai, dan sewaktu pelajaran diakhiri. 4. Pembinaan disiplin murid/siswa Disiplin merupakan aspek yang penting di dalam pembinaan siswa/murid, karena dengan disiplin tersebut murid/siswa menyadari bahwa dalam hidup  bermasyarakat perlu adanya disiplin, dan tanpa disiplin akan menimbulkan kekacauan. Disiplin adalah suatu keadaan di mana sikap, pemampilan dan tingkah laku murid harus sesuai dengan tatanan nilai, norma dan ketentuanketentuan yang berlaku di sekolah/kelas di mana mereka berada. Ada beberapa teknik yang dapat digunakan dalam membina disiplin tersebut antara lain a. Adanya aturan yang jelas  b. Adanya kekonsistenan dalam menjalankan disiplin c. Adanya hukuman dan ganjaran bagi yang melanggar disiplin tersebut 5. Pengelolaan data mahasiswa Setiap perguruan tinggi hendaklah menata data siswa secara rapi, tertib, dan teratur, sehingga sewaktu-waktu data tersebut diperlukan akan mudah ditemukan. Ada tiga macam data siswa yang penting dikelola oleh perguruan tinggi, yakni:

a. Data tentang identitas  b. Data tentang hasil belajar c. Data tentang presensi siswa

2.3 Ketentuan pelaksanaan pengabdian pada masyarakat 1. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dimaksud adalah pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen tetap yayasan maupun dosen. 2. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dapat dilaksanakan atas dasar program kerja LPPM, permintaan dari masyarakat, kerjasama dengan instansi lain atau atas dasar inisiatif sendiri. 3. Pengajuan usulan kegiatan pengabdian kepada masyarakat disusun dalam bentuk  proposal sesuai dengan ketentuan. 4. Berdasarkan BKD, setiap kegiatan pengabdian kepada masyarakat dihitung 1 sks apabila kegiatan pengabdian masyarakat dilaksanakan selama 50 jam dengan rincian sebagai berikut : 1) Untuk persiapan, perizinan, dan pelaporan maksimal 8 jam 2) Untuk pelaksanaan minimal 26 jam, a. Untuk pertemuan perencanaan kegiatan, maksimal 2 jam  b. Untuk pelaksanaan kegiatan 22 jam c. Untuk pertemuan evaluasi pelaksanaan kegiatan, maksimal 2 jam 1) Untuk perjalanan maksimal 16 jam. 5. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dalam bentuk penyuluhan, jumlah peserta minimal 20 orang dan atas permintaan lembaga masyarakat, organisasi masyarakat minimal setingkat desa / kelurahan. 2.4 Prosedur Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat Prosedur pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat dibedakan berdasarkan sumber  pendanaan pelaksanaan kegiatan pengabdian k epada masyarakat. 1. Pengabdian kepada Masyarakat dengan Sumber Pendanaan Prosedur pengajuan dibedakan atas 3 macam prosedur : a. Prosedur I (Mengacu program kerja LPPM )

1) LPPM menyampaikan informasi kegiatan / program kerja pengabdian masyarakat kepada dosen. 2) Dosen

mengajukan

usulan

dalam

bentuk

proposal

pengabdian

kepada

masyarakat dengan menggunakan format yang ditentukan oleh LPPM. Catatan: Jika pengusul melibatkan mahasiswa dalam pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat, nama / NIM mahasiswa harus dicantumkan. Dalam hal ini prioritas tugas dan tanggung jawab tetap pada dosen. 3) LPPM mengumumkan proposal kegiatan yang lolos seleksi dengan disertai  pertimbangan dan besarnya anggaran kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang disetujui. 4) LPPM memberikan Surat Tugas. 5) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat. 6) Dosen menyampaikan laporan ke LPPM tentang pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakannya dalam bentuk hardcopy sebanyak 2 eksemplar dan softcopy dengan format pdf dan mengambil surat rekomendasi pencairan dana yang ditandatangani oleh ketua LPPM. 7) Dosen mencairkan dana pengabdian masyarakat ke bendahara dengan menyerahkan surat rekomendasi pencairan dana.  b. Prosedur II (Atas permintaan instansi luar) 1) LPPM menerima surat permintaan pengabdian kepada masyarakat dari instansi/lembaga/organisasi yang akan menjadi sasaran/objek pengabdian. 2) LPPM menindaklanjuti surat permintaan pengabdian dengan MOU dan atau  perjanjian kerjasama yang disepakati oleh kedua belah pihak. 3) LPPM memberikan Surat Tugas kepada dosen sesuai dengan kepakarannya. 4) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat. 5) Dosen meminta surat keterangan telah melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dari instansi/lembaga/organisasi yang menjadi sasaran/objek  pengabdian.

6) Dosen menyampaikan laporan ke LPPM tentang pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakannya dalam bentuk hardcopy sebanyak 2 eksemplar dan softcopy dengan format pdf. c. Prosedur III (Usulan Dosen) 1) LPPM menerima proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat dari dosen tetap atau dosen DPK 2) LPPM memberikan Surat Tugas kepada dosen yang proposalnya lolos seleksi. 3) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat. 4) Dosen meminta surat keterangan telah melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dari lembaga / instansi / organisasi objek pengabdian. 5) Dosen menyampaikan laporan ke LPPM tentang pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakannya (dalam bentuk hardcopy sebanyak 2 eksemplar dan softcopy dengan format pdf) dan mengambil surat rekomendasi  pencairan dana yang ditandatangani oleh ketua LPPM. 6) Dosen mencairkan dana pengabdian masyarakat ke bendahara dengan menyerahkan surat rekomendasi pencairan dana. 2. Pengabdian kepada Masyarakat dengan Sumber Pendanaan mandiri a. Pengabdian kepada masyarakat dengan sumber pendanaan mandiri dilakukan atas inisiatif dosen dengan mengajukan usulan pengabdian pada masyarakat ke LPPM namun (karena keterbatasan alokasi anggaran) kegiatan pengabdian tersebut tidak dapat diberikan subsidi anggaran.  b. Pengabdian kepada masyarakat dengan pendanaan mandiri dilaksanakan dengan Prosedur sebagai berikut : 1) LPPM menerima pemberitahuan dan permohonan surat tugas pengabdian kepada masyarakat dari dosen yang akan melaksanakan kegiatan pengabdian dilampiri dengan proposal kegiatan. 2) LPPM memberikan tugas kepada dosen bersangkutan. 3) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat. 4) Dosen meminta surat keterangan pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.

5) Dosen menyampaikan laporan ke LPPM tentang pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakannya (dalam bentuk hardcopy sebanyak 2 eksemplar dan softcopy dengan format pdf). 3. Pengabdian dengan Sumber Dana dari Luar Merupakan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen dengan sumber dana dari luar baik dari DIKTI, Kopertis, ataupun anggaran dari Lembaga / Instansi lain. Informasi terkait pengabdian tersebut dapat diperoleh dari LPPM melalui  pengumuman baik melalui laman (website) LPPM dan/atau melalui surat serta inisiatif dosen. Prosedur kegiatan pengabdian dengan sumber dana dari luar akan diatur tersendiri menyesuaikan dengan aturan dari pemberi (sumber) dana.

2.5 Kewajiban Pelaksana Dosen yang melaksanakan pengabdian kepada masyarakat mempunyai kewajiban sebagai berikut : 1. Terlibat aktif sejak dari persiapan sampai dengan pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat. 2. Mempertanggungjawabkan kegiatan pengabdian masyarakat yang dilaksanakan dengan menyampaikan laporan ke LPPM selambat-lambatnya 1 (satu) bulan terhitung sejak  berakhirnya pelaksanaan kegiatan tersebut (khusus yang diselenggarakan pada akhir semester, laporan harus disampaikan ke LPPM selambat-lambatnya sebelum semester tersebut berakhir). 3. Menjaga citra lembaga maupun pribadi.

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan Adminisrasi

Akademik

ialah

segenap

proses

pengerahan

dan

 pengintegrasian (menghubungkan) segala sesuatu, baik personil, dan material, yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan akademik. Tujuan administrasi akademik adalah menciptakan keseragaman dan efektivitas

pelayanan

dalam

pengelolaan

Administrasi,

sehingga

terbina

disiplin mahasiswa, staf Administrasi Akademik, dan staf pengajar. Administrasi

kemahasiswaan

merupakan

bagian

dari

kegiataan

administrasi yang dilaksanakan di perguruan tinggi, berupa usaha kerjasama yang dilakukan oleh para pendidik agar terlaksananya proses belajar mengajar yang relevan, efektif, efisien, guna tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan. Kegiatan

pengabdian

kepada

masyarakat

yang

dimaksud

adalah

 pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen tetap yayasan maupun dosen. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dapat dilaksanakan atas dasar  program kerja LPPM, permintaan dari masyarakat, kerjasama dengan instansi lain atau atas dasar inisiatif sendiri. Pengajuan usulan kegiatan pengabdian kepada masyarakat disusun dalam  bentuk proposal sesuai dengan ketentuan.

3.2 Saran Makalah ini masih belum sempurna, untuk itu apabila pembaca masih  belum cukup bahasan-bahasan di dalam makalah ini di sarankan untuk mencari sumber referensi dari buku-buku atau sumber-sumber yang lainn ya.