administrasi 1

Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmat-Nyalah sehingga Tugas Makalah Administrasi dan Manajemen ini dapat terwujud. Tak lupa saya selaku penyusun makalah ini mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat di kemudian hari. Saya pun menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, maka saya harap saran dan kritik dari semua pihak sehingga dapat menjadi bahan acuan bagi saya untuk kedepannya. Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.

Penyusun,

Mahasiswa

1

Daftar Isi

Kata Pengantar……………………………………………………………………………………………………………. Pengantar ……………………………………………………………………………………………………………. 1 Daftar isi…………………………………………………………………………………………………………………….... 2 Pembahasan : A. Rasional…………………………………………………………………………………………………………… 3 B. Pengertian Pengerti an administrasi………………………………………………………………………………….. administra si………………………………………………………………………………….. 4 C. Tujuan atau Motif Administrasi………………………………………………………………………. Administra si………………………………………………………………………. 7 D. Inti Administrasi………………………………………………………………………………………………. 8

2

PENDAHULUAN Kemampuan memahami eksistensi dan berbagai pengertian, tujuan atau motif, serta imti dari ilmu administrasi

A. Rasional Setiap orang di dalam hidupnya pasti mempunyai kebutuhan atau tujuan. Tempat tinggal, makan, pakaian, dan lain-lain adalah kebutuhan primer atau kebutuhan pokok. Kalau kebutuhan ini tidak terpenuhi, maka manusia tidak dapat bertahan hidup. Selain itu, ada juga kebutuhan untuk memperlancar usahanya dalam memperoleh kebutuhan pokoknya di namakan Kebutuhan Sekunder. Kebutuhan sekunder meliputi : sepeda, motor, mobil, radio, televisi, dan lain-lain. Kebutuhan sekunder adalah kebutuhan yang tidak berlaku mutlak untuk dipenuhi. Untuk dapat memenuhi kebutuhan primer atau sekunder, orang harus mengusahakan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata seperti bekerja seorang diri maupun bekerjasama dengan orang lain. Kebutuhan yang di rasakan seseorang disebut kebutuhan ideal. Maslow ahli psikologi humanistik dalam bukunya “Motivation and Personality”  menggolongkan kebutuhan berdasarkan vkekuatan potensi sebagai berikut : a) Physical needs: kebutuhan fisik sehari-hari (sandang, (sandang, pangan, tempat berlindung) b) Safety needs: kebutuhan keamanan (keamanan jiwa, harta, baik dalam organisasi organisasi maupun di luar organisasi) c)

Social

needs:

kebutuhan

disukai

dan

menyukai,

kebutuhan

bermasyarakat

atau

berkelompok d) Esteem needs: kebutuhan untuk memperoleh penghormatan atau penghargaan. e) self actualization needs: kebutuhan untuk mengembangkan kapasitas dan mental para bawahan dengan maksimal. Dalam

memenuhi

kebutuhannya,

manusia

sangat

terbatas.

Manusia

harus

melaksanakan suatu proses usaha kerja sama untruk mencapai tujuannya. Proses itu di namakan “administrasi”.

3

B. Pengertian Administrasi 1. Istilah Administrasi  Belum ada kata sepakat dari para ahli mengenai apa sebenarnya administrasi itu. Dalam berbagai buku, terdapat banyak rumusan-rumusan yang berbeda tentang administrasi, ada yang mengartikan dalam arti yang luas, juga ada yang mengartikan dalam arti sempit. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mncapai tujuan bersama. Administrasi dalam arti luas mencakup pembahasan mengenai organisasi dan manajemen, sehingga organisasi dan manajemen merupakan bagian atau unsur dari administrasi. Administrasi lebih luas dari manajemen, sedangakn manajemen merupakan inti dari administrasi. Administrasi dalam arti sempit (The Liang Gie, 1972:20) yaitu bersumber dari istilah Belanda “administratie” yang berarti setiap penyusunan keterangan-keterangan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannyas secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. 2. Definisi Administrasi dari Beberapa Ahli  Berikut ini adalah beberapa definisi administrasi menurut beberapa ahli, yaitu : a.

phiffner (1953:3) “Administrasi dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian dan penjurusan dari sumber-sumber manusia dan bahan untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan.”

b. White (1955:1) “Administrasi adalah suatu proses yang biadanya terdapat pada semua usaha kelompok, baik usaha pemerintah, maupun swasta, sipil atau militer baik secara besar-besaran maupun kecil-kecilan.” kecil-kecilan.” c.

Simon (1961:3) “Administrasi dapat didefinisikan sebagai se bagai kegiatan kelompok orang-orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama.”

d. Waldo (1971:20) “Admnistrasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif  yang mempunyai tingkat rasionaliteit yang tinggi.” e.

The Liang Gie (1965:9) “administrasi “administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.” Definisi ini adalah definisi yang sempurna setelah mengalami perubahan.

f.

Siagian (1985:3) “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama adntara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.”

g.

Atmosudirdjo (1975:51) “Administrasi adalah pengendalian pengenda lian dan penggerakkasn dari suatu orgasnisasi sedemikian rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju ke

4

tercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator, yaitu kepala organisasi.” Suatu usaha kerjasama dapat dikatakan administrasdi jika memiliki tiga faktor, yaitu : 1.

usaha tersebut dilakukan oleh sekelompok orang secara rasional (dua orang atau lebih)

2.

usaha tersebut dilakukan agar tercapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan,

3.

dalam usaha tersebut diperlukan usaha kerjasama para anggotanya.

3. Ide Pokok dalam Administrasi  Dalam kegiatan administratif ada lima ide pokok yang tercakup di dalamnya. Kelima ide poko tersebut selalu terdapat dalam kegiatan administrasi, mulai dari bentuk yang sederhasna, sampai bentuk yang lebih kompleks. lima ide pokok tersebut adalah : 1. Terarah, Terarah, yaitu bahwa proses penyelenggaraan kerjasama harus punya arah sasaran dan tujuan yang ingin dicapai, tidak secara tiba-tiba melainkan terencana dan terstruktur, dan merupakan pedoman dalam proses kegiatan kerja. 2. Terselenggara, Terselenggara, yaitu tidak ada kegiatan yang terbengkalai atau tidak dapat dilaksanakan sehingga betul-betul tercipta suatu proses penyelenggaraan secara efektif. 3. Terlibat , yaitu di dalam proses penyelenggaraan dituntut adanya keterlibatan orang-orang dalam bekerjasama. 4.

Tertentu, Tertentu, yaitu semua pelaksanaan kegiatan harus tertentu fungdi dan peruntukannya

sehingga mekanisme kerja yang ada di dalamnya sapat berlangsung secara fungsionalisasi. 5. Terbagi-bagi , yaitu di dalam proses penyelenggaraan perlu ada pembagian tugas secara menyeluruh. 4. Faktor Lingkungan Administrasi  Walaupun faktor lingkungan tidak termasuk dalam adminisrtasi, tetapi sangat berpengaruh di dalam menentukan keberhasilan administrasi dalam rangka mencapai tujuannya. The liang Gie  – Sutarto (1977:24) menyebutkan faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi berlangsungnya rangkaian kegiatan penataan antara lain : a.

kebudayaan

f. kependudukan

b. teknologi

g. sumber fisik

c.

h. sosial

pendidikan

d. politik

i. ekonomi

e. hukum

5

5. Tahapan Pengertian Administrasi  Administrasi di bagi atas tiga tahapan pengertian, yaitu : 

 Administrasi sebagai proses Administrasi sebagai proses adalah kegiatan yang diketahui permulaannya, tetapi tidak diketahui kapan akan berakhir. proses tersebut dikerjakan dalam suatu wadah yang disebut organisasi. Sugandha (1989:12) mengemukakan bahwa ada tiga proses administrasi, a.

Proses yang bersifat pemikiran yang me netukan strategi dan kebijaksanaan, yang dapat  juga dikatakan sebagai operasi adminstrasi, atau yang oleh Stoner disebut proses manajemen.

b. proses yang bersifat pelaksanaan tugas pokok organisasi atau proses teknis operasional. c.

Proses yang bersifat pembantuan (auxiliary) atau pelaksanaan tugas staf guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan pengendalian.



 Administrasi dalam arti fungsional  fungsional  Administrasi berarti bahwa dalam rangkaian kegiatan untuk tercapainya tujuan yang telah ditentukan itu, terdapat berbagai fungsi atau tugas yang harus dilakukan, yaitu : ada tugas perencanaan, tugas pengorganisasian, tugas penggerakan, tugaspengawasan atau penelitian segala kegiatan sehingga tujuan itu tercapai dengan tidak terjadi penyimpangan. Hutabarat (1984:30) mengemukakakan adanya dua tingkatan tugas dalam administrasi, yaitu: a.

tugas yang dijalankan oleh administrator

b. tugas yang dijalankan oleh manajer-manajemen c. 

Tugas yang dijalankan oleh unit staf pembantu.

 Administrasi dalam arti kepranataan kepranataan Dalam suatu lembaga, terdapat empat macam orang yang mengemban tugas kepranataan, yaitu : 1. “administrator” atau “top manajer”, “kepala administrasi” adalah orang atau orangorang yang menetapkan dan mempertahankan tujuan 2. “manajer”, “laksanawan”, “laksanawan” , atau “pemimpin kerja” adalah orang atau orang-orang yang mengendalikan dan memimpin usaha agar supaya tujuannya dapat tercapai 3. “staf ahli” atau “pembantu ahli” adalah orang atau orang-orang yang kerjanya membantu manajer dengan pikiran-pikiran yang sangat berguna bagi pengendalian usaha kerja sama 4. “worker”, “worker”, “pekerja”, “pekerja”, “karyawan” atau “pegawai” adalah orang langsung terjun dalam bidang kerja yang telah ditentukan. 6

C. Tujuan atau motif Administrasi Tujuan dan motif dari administrasi ialah terlaksananya efisiensi kerja tanpa memandang administrasi itu berlangsung dalam lingkungan suasana kenegaraan atau lingkungan suasana perusahaan dan ataupun yang berlangsung dalam organisasi yang sederhana atau besar. menurut Thoha (dalam Aneka Sari Ilmu Administrasi, 1980:A28) bahwa “dimana pun administrasi itu dijalankan maka efisiensi kerja haruslah merupakan dasar pertimbanganuntuk melakukan segala kegiatan dalam rangka mencapai tujuan organisasinya”. Ada juga pendapat dari Gullick (dalam Aneka Sari Ilmu Administrasi, 1980:a.32) mengatakan ilmu administrasi baik yang ada pada pemerintah atau swasta swasta berpendapat bahwa: “Dalam ilmu administrasi, baik administrasi negara atau swasta, dasar utama yang menjadi “tujuannya” ialah pencapaian efisiensi. Tujuan pokok dari ilmu administrasi adalh tercapainya suatu pekerjaan dengan mempertimbangkan pengeluaran tenega dan pembekalan yang sedikit-dikitnya.” sedikit-dikitnya.” Oleh karena itu, administrasi dalam hal ini mempunyai tujuan dan motif tiada lain hanyalah untuk tercapainya tujuan secara efisien. The Liang Gie (1976:30) mengartikan efisiensi sebagai “perbandingan terbaik antara sesuatu usaha dan hasilnya”. Perbandingan ini di bagi dari dua segi, yaitu segi “hasil” dan “usaha”. 1. Dilihat dari segi hasil hasil,, suatu usaha dapat dikatakan efisien kalau usaha itu memberikan hasil yang terbaik, baik dari segi mutu maupun jumlah dari hasil yang dikehendaki. 2. Dilihat dari segi usaha, usaha, suatu usaha dapat dikatakan efisien kalau hasil yang dikehendaki dapat tercapai dengan usaha yang ringan. Ada lima faktor usaha yaitu :pemakaian, pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda termasuk uang yang dipergunakan untuk melakukan usaha itu. Apabila efisiensi dihubungkan dengan pemakaian lima unsur usaha tersebut, maka cara bekerja yang efisien adalash cara yang dapat mencapai hasil kerja yang diharapkan, dengan mengeluarkan sedikitnya lima sumber kerja itu. Cara bekerja yang efisien adalah sebagai berikut : 1.

Cara yang paling gampang (cara yang tidak sulit). Kesulitan itu terjadi karena memakai banyak pikiran,

2.

Cara yang paling ringan (cara yang tidak berat). Berat sebagai akibat menggunakan banyak tenaga jasmani karyawan,

3.

Cara yang paling tepat (tidak banyak memakan waktu),

4.

Cara yang paling pendek jaraknya (tidak boros dengan perjalanan mondar-mandir yang  jauh dan menghamburkan luas lantai lantai pada ruang kerja),

5.

Cara yang paling murah (tidak boros pemakaian material). Pemborosan yang menyebabkan biayanya menjadi mahal. Administrasi yang efisien adalah administrasi yang memungkinkan tercapainya

perbandingan terbaik antara usaha dan hasil yang diperoleh. Ada tiga syarat yang harus dimiliki dalam diri seorang karyawan untuk memungkinkannya bekerja efisien, yaitu : 1. keinginan bekerja, berkaitan dengan motivasi seseorang, 2. kemampuan bekerja menyangkut masalah gizi dan kesehatan yang diperolehnya,

7

3. kemahiran bekerja ini tergantung dari pendidikan, pengetahuan, dan pengalaman kerjanya. Untuk mengukur apakah suatu pekerkaan efisien atau tidak, banyak cara dan pedoman yang dapat dipakai. Rusel Akoff (Nadjijullah, t.t.:45) mengemukakan ada enam cara pengukuran efisien. 1. Berpegang pada faktor “waktu” yang konstan, kemudian mengukur % hasil pekerjaan yang diselesaikan. 2. Berpegang pada faktor “biaya” yang konstan, kemudian mengukur % hasil pekerjaan yang diselesaikan. 3. Bepegang pada faktor “tenaga” yang tetap, kemudian mengukur % hasil pekerjaan yang diselesaikan. 4. Menetapkan hasil pekerjaan yang harus diselesaikan, kemudian mengukur tenaga yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Agar tercapai tingkat efisiensi suatu administrasi, The Liang Gie (1976:57) dan Hutabarat (1984:100) mengemukakan lima asas terpenting, yaitu : 1. asas perncanaan 2. asas penghapusa 3. asas penyederhanaan 4. asas penghematan 5. asas penggabungan

D. Inti Administrasi Inti administrasi adalah isi yang paling pokok dalam administrasi atau hal terpenting peranannya dalam krgiatan adminstrasi. Siagian (1985:5) mengemukakan bahwa manajemen merupakan inti dari adminstrasi karena memang manajemen merupakan alat pelaksana administrasi. Lubis (1985:20) mengatakan bahwa otak dan jantung pada manusia sama dengan “manajemen” pada administrasi administrasi yang menggerakkan dan mengarahkan segenap aktivitasaktivitas administrasi. Jadi, inti administrasi adalah bagian terpenting dari administrasi, yaitu “manajemen”. Sudah dikemukakan sebelumnya bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu, segenap rangkaian kegiatan penataan usaha kerja sama sekelompok orang (administrasi) akan dapat berjalan dengan lancar apabila manajemen berfungsi untuk melakukan semua kegiatan yang perlu dilakukan untuk tercapainya tujuan yang telah ditentukan. Jadi, administrasi berjalan dengan baik apabila manajemen berfungsi dengan baik pula. Jika manajemen merupakan inti dari administrasi, lalu apakah inti dari manajemen ?. Berikut ini pendapat para ahli yang bisa menjawab pertanyaan tersebut. 1. Dimock (1960) “Kepemimpinan adalah inti dari manajemen.”

8

2. Siagian mengatakan bahwa “kepemimpinan merupakan init dari manajemen karena kepemimpinan motor penggerak dari semua sumber-sumber dan alat-alat (resources0 yang tersedia bagi suatu organisasi. 3. Moekijat (1974:195) inti dari manajemen adalah menggerakkan (actuating) dan inti dari menggerakkan adalah memimpin (leading). Siapa yang dapat menggerakkan orang-orang yang ada di bawah kekuasaanya, berarti ia dapat menjalankan manajemen. Siapa yang dapat memimpin orang-orang yang ada di bawah kekuasaannya, berarti ia dapat menggerakkan orang-orang itu. 4. Lubis (1985:15) bahwa melihat manajemen itu, maka yang pertama-tama terlihat adalah kulit luarnya. “administrasi” baru intinya, inti dari administrasi, yaitu “manajemen”. Kemudian bertemu dengan inti dari manajemen dari init administrasi, disebut “Leadership” (kepemimpinan). 5. K. Sukarno (1985:8) yang mengisahkan sebuah buah-buahan yaitu kulitnya diumpamakan dengan administrasi, dagingnya diumpamakan dengan manajemen, danbijinya adalah kepemimpinan.

9