Administracion Por Excepcion

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO FACULTAD DE ESRUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN LICENCIATURA EN ADMINISTRACION

MATERIA: GESTION ADMINITRATIVA TEMA 4: ADMINISTRACION POR EXCEPCION  Y TEORIA DE LA CONTINGENCIA CONTINGENCIA MAESTRO: ALVARO GONZALEZ MENDOZA INTEGRANTES DE EQUIPO: MICHELLE LAGUNA ENRIQUE MEDINA IVEHT MELENDEZ SHEILA VAZQUEZ

1 “Introducción a la Teoría general de la Administració Administraci ón”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Indice Indice........................................................................ ................................................................................................. ............................................... ...................... 2 4. Administración Administración Por Excepción Excepción .............................. ....................................................... ............................................... ...................... 3 4.1Importanci 4.1Importancia. a................................................. .......................................................................... .................................................... .............................. .... 4 4.2 concepto de Administración por Excepción………………………………………..4 4.3Caracter 4.3Características ísticas de la Administración Administración por Excepción Excepción........................................... ........................................... 5 4.4 Análisis de la Administració Administración n por Excepción Excepción ................................................. ...................................................... ..... 6  Administración  Administración en Tiempo Real Real................................................. ........................................................................... .............................. .... 9 Teoría de la Contingencia Contingencia ............................................................. ..................................................................................... ........................ 10 Orígenes Orígenes de la Teoría de la Contingencia Contingencia .................................................. ............................................................. ........... 11 Características Características de los Sistemas Cerrado y Abiertos ............................................. 17 17  Ambiente ................................................. ........................................................................... .................................................... .................................... .......... 18 Tipología Tipología Del Ambiente ....................................... ................................................................. .................................................. ........................ 22 Investigación de Lawrence Y Lorsch sobre la Organización y el Ambiente. ......... 24 Tecnología................. Tecnología........................................... ................................................... .................................................. ......................................... ................ 27 Tipología Tipología de Thompson................................................ ......................................................................... ......................................... ................ 29 Impacto de la Tecnología Tecnología .................................................. ........................................................................... .................................... ........... 32 Investigación Investigación de Joan Woodward.................................................. .......................................................................... ........................ 33 Las organizaciones organizaciones y sus niveles .................................................. .......................................................................... ........................ 34 Cuestionario Cuestionario ................................................ .......................................................................... .................................................... ................................ ...... 36 Conclusión................. Conclusión........................................... ................................................... .................................................. ......................................... ................ 41

2 “Introducción a la Teoría general de la Administració Administraci ón”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Concepto De Administración Por Excepción Después de conocer comenzar a conocer el tema y haber visualizado y comprendido el principio de administración por excepción podemos darnos nombrar lo que es el concepto. La administración por excepción es un concepto que le permite, a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de información y de recursos es permanente, trabajar de una manera más eficiente. Básicamente la idea propone que el supervisor se concentre en lo que está mal o que tiene tendencia hacia ello y no en revisar la totalidad constantemente. La administración por excepción se basa en dedicar recursos de la organización para la detención oportuna de transacciones que se encuentran fuera de los parámetros establecidos. Solo se debe checar lo que está fuera de control, si se checa todo habrá una pérdida de tiempo. ¿Cómo se hace la administración por excepción? Implica identificar los procesos de negocio y sus indicadores Revisar los rangos de tolerancia para cada uno de los indicadores o variables en cada proceso. Definir tiempos y prioridad para leer indicadores. Definir qué acción debe ser tomada. Utilizar herramientas tecnológicas de forma automática.  

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 Administración  Administración en tiempo real Se basa en el uso de tecnologías para detectar transacciones del negocio, realiza inspecciones periódicas sobre indicadores del proceso. Si hay alguna desviación en estos indicadores, los sistemas de información toman de manera inmediata una acción, es decir se revisan datos y se busca optimizar la velocidad de respuesta.

3 “Introducción a la Teoría general de la Administració Administraci ón”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Importancia. Es una política de gestión que dedica su tiempo a investigar sólo las situaciones en que los resultados reales difieran significativamente de los resultados previstos. La idea es que la administración debe dedicar su valioso tiempo para concentrarse en los temas más importantes (como la conformación de la empresa el futuro rumbo estratégico). Se presta atención sólo a las desviaciones de material que requieren investigación. Principio de excepción Para evitar que los gerentes se vean abrumados con demasiada información, las comunicaciones de control se basan en el principio de la administración y excepción: al gerente se le debe informar sobre el avance de una operación sólo si existe una desviación importante respecto al plan. Evaluar la información y tomar medidas correctivas se requiere comparar los predictores con los patrones o criterios, decidir que se hará y luego hacerlo. Este principio es la verificación de las excepciones o desvíos de los estándares normales. En otras palabras, lo que ocurre dentro de los estándares normales no debe ocupar demasiado la atención del administrador; este debe verificar con prioridad los hechos u ocurrencias que estén fuera de los estándares, las excepciones, para corregirlas de manera adecuada. De allí se deriva el principio de excepción, según el cual las decisiones más frecuentes deben convertirse en rutina y delegarse a los subordinados, en tanto que los problemas más graves e importantes se dejen a los mandos superiores.

4 “Introducción a la Teoría general de la Administració Administraci ón”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Características de la Administración por Excepción    

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Se ahorra tiempo de gestión de personal Mejora el rendimiento a través del sistema adecuado Ayuda a identificar a la persona responsable Se presta atención sólo a las desviaciones de material que requieren investigación. Los directivos tienen más tiempo para poder realizar las actividades más importantes de la empresa cediéndole las actividades más rutinarias a los subordinados.

5 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Análisis de la Administración por Excepción 

Principio de excepción

Para evitar que los gerentes se vean abrumados con demasiada información, las comunicaciones de control se basan en el principio de la administración y excepción: al gerente se le debe informar sobre el avance de una operación sólo si existe una desviación importante respecto al plan. Debe evaluar la información y tomar medidas correctivas se requiere comparar con los patrones o criterios, decidir que se hará y luego hacerlo. 

Tipo de mediciones

Se basan en “patrones establecidos”  que pueden ser estándares históricos como las ventas, estándares externos que provienen de otras empresas con el mismo propósito (aquí se deben utilizar normas predeterminadas) y de ingeniería: la capacidad de las máquinas. 

Número de mediciones

Debemos tomar un determinado lapso y el tipo de mediciones es que tan controlado queremos que sea el proceso. 

Autoridad para establecer medidas y estándares

Para que los estándares se cumplan, pero se debe tomar en cuenta la capacidad de los empleados. 

Flexibilidad de los estándares

Deben ser uniformes y similares en los departamentos que son parecidos. A menudo deben tomarse en cuenta las diversas circunstancias especiales que deben encarar en cada unidad organizacional o cada miembro de ellas. Por ejemplo; cuando los territorios de ventas no son comparables, podría juzgarse el desempeño de un vendedor por la historia pasada de ventas de su territorio particular.

6 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

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Frecuencia de la medición

Va a depender de la tarea que estemos controlando. Depende de la naturaleza que se esté controlando. 

Dirección de retroalimentación

Un control bien diseñado va a tener una buena retroalimentación. Los individuos cuyas acciones están bajo vigilancia están, por lo general, en la mejor posición para tomar cualquier medida correctiva que sea necesaria, ya que son los más próximos a la actividad que se pretende controlar. Características del sistema eficaz del control

  Exactitud:

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La información sobre el desempeño debe ser exacta. Los datos Inexactos de un sistema de control podrían causar que la organización tomara una medida inapropiada para corregir el problema, o bien, crear un problema donde no existía antes. La evaluación de la exactitud de la información que reciben es una de las tareas de control más importantes de los gerentes.   Oportunidad:

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La información debe ser corregida, transmitida y evaluada rápidamente si ha de actuarse oportunamente para producir las mejoras deseadas. 

Objetividad y claridad

La información de un sistema de control debe ser comprensible y ha de considerarse objetiva por las personas que se valen de ella. Mientras menos subjetivo o ambiguo sea el sistema de control, mayor probabilidad habrá de que las personas obren de manera inteligente y eficaz sobre la información recibida. Un sistema de control difícil de entender causará innecesarios errores y confusiones y desconciertos entre los empleados.

7 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

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Concentración en puntos estratégicos de control

El sistema de control debe concretase a las zonas en que haya mayor probabilidad de desviaciones de la norma, o en las que las desviaciones causen el mayor prejuicio. Debe concentrarse el sistema en los puntos en que la acción correctiva sea más eficaz. 

Economía y realidad

El costo de ejecutar un sistema de control debe ser inferior o cuando mucho igual, a los beneficios que de él se derivan. La mejor forma de minimizar el desperdicio o los gastos innecesarios en un sistema de control es hacer lo mínimo necesario para ver que la actividad que se está vigilando llegue a la meta deseada.

  Flexibilidad

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Son muy pocas las organizaciones que hoy se encuentren en un ambiente tal de estabilidad que no tengan que preocuparse por la posibilidad del cambio. Para casi todas las organizaciones, los controles deben estar provistos de flexibilidad de manera que las organizaciones puedan reaccionar con la mayor oportunidad a las situaciones adversas o aprovechar las favorables que ofrecen una nueva oportunidad. 

Calidad prescriptiva y operacional

El sistema eficaz de control debe indicar, al descubrirse cualquier desviación de la norma, la medida correctiva que ha de tomarse. La información debe estar en forma aprovechable al llegar a la persona que tiene la responsabilidad de tomar la medida necesaria. 

Aceptación por los miembros de la organización

El ideal sería que el sistema de control condujera al alto desempeño por los integrantes de la organización, al estimular su sentimiento de autonomía, responsabilidad y crecimiento. Los controles excesivos o demasiado rígidos causarán la declinación de la satisfacción (y generalmente de la motivación) de los empleados. Debe tomarse en cuenta tal efecto negativo al evaluar la eficacia de un sistema de control. 8 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Administración en Tiempo Real La administración por excepción puede ser implementada a nivel de mecanismos de control y alerta en todos los procesos del negocio. Todo proceso que maneje información, la cual debe ser sujeta a control y validación puede ser optimizado a través de mecanismos de administración por excepción. Desde el punto de vista de implementación de una estrategia de esta naturaleza, es necesario contar con las herramientas tecnológicas que habiliten el uso de mecanismos de alerta y notificación. Durante los pasados 5 años se ha venido desarrollando un concepto que en los países desarrollados se ha llamado ´´Real Time Enterprise``, el cual hemos traducido como Administración en Tiempo Real. Es un concepto muy similar a la Administración por Excepción, pero se basa en el uso de tecnología para poder detectar a tiempo las desviaciones en las transacciones del negocio. El concepto de RTE es aplicar el concepto de automatización a los procesos del negocio para controlar las variables que intervienen en el proceso. A través del uso de tecnologías de la información se realiza una inspección periódica (desde segundos hasta días o meses, esto depende de cada proceso de negocio) sobre cada uno de los indicadores del proceso. Si hay alguna desviación en estos indicadores, ´´los sistemas de información``toman de manera inmediata una acción. Esta acción puede ser avisar a alguien o tomar una acción previamente programada.

9 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Teoría de la Contingencia La teoría de la contingencia enfatiza que no hay nada de absoluto en las organizaciones o en la teoría administrativa. Todo es relativo. Todo depende. El enfoque contingente explica que existe una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para el alcance eficaz de los objetos de la organización. Las variables ambientales son variables independientes, mientras que las técnicas administrativas son las variables dependientes dentro de una relación funcional. En realidad, no existe una casualidad directa entre esas variables independientes y dependientes, pues el ambiente no causa la ocurrencia de técnicas administrativas. En lugar de una relación de causa y efecto entre las variables independientes del ambiente y las variables administrativas dependientes, existe una relación funcional entre ellas. Esa relación funcional es del tipo “si-entonces” y puede llevar a un alcance eficaz de los objetos de la organización. La relación funcional entre las variables independientes y dependientes no implica que haya una relación de causa y efecto, pues la administración es activa y no pasivamente dependiente de la práctica de la administración de contingencia, que busca aquellas relaciones funcionales entre el ambiente independiente y las técnicas administrativas dependientes que mejoren la eficacia de la práctica de la administración contingencial. Hay un aspecto proactivo y no meramente reactivo en el enfoque contingente: en este sentido, la administración de contingencia puede ser llamada el enfoque de “si -entonces”. El reconocimiento, diagnóstico y adaptación a la situación son ciertamente importantes para el enfoque contingente. Sin embargo, no son suficientes. Las relaciones funcionales entre las condiciones ambientales y las prácticas administrativas deben ser constantemente identificadas y especificadas.

Acciones administrativas

Características situacionales

Resultados organizacionales

10 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Orígenes de la Teoría de la Contingencia La teoría de la contingencia nació a partir de una serie de investigaciones hechas para verificar cuáles son los modelos de estructuras organizacionales más eficaces en determinados tipos de industrias. Los investigadores, cada cual aisladamente, buscaron confirmar si las organizaciones eficaces de determinados tipos de industria seguían los supuestos de la teoría clásica, como la división del trabajo, la amplitud del control, la jerarquía de autoridad, etc. Los resultados sorprendentemente, condujeron a una nueva concepción de organización: la estructura de una organización y su funcionamiento son dependientes de la interface con el ambiente externo. En otros términos, no hay una única y mejor forma (the best way) de organizar. Esas investigaciones y estudios fueron contingentes, en el sentido en que buscaron comprender y explicar el modo como funcionaban las empresas en diferentes condiciones. Esas condiciones varían de acuerdo con el ambiente o contexto que la empresa escogió como su dominio de operación. En otras palabras, esas condiciones son dictadas “fuera” de la empresa, esto es, de su ambiente. Esas contingencias externas pueden ser consideradas como oportunidades o como restricciones que influyen sobre la estructura y los procesos internos de la organización.

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Investigación de Chandler

En 1962, Chandler realizó una de las más serias investigaciones históricas sobre los cambios estructurales de las grandes organizaciones relacionándolos con la estrategia de negocios. El autor estudió pormenorizadamente la experiencia de cuatro grandes empresas norteamericanas  –la DuPont, la General Motors, la Standar Oil Co. (New Jersey) y la Sears Roebuck and Co.- y examinó comparativamente las mayores corporaciones americanas, demostrando como la estructura de aquellas empresas fue continuamente adaptada y ajustada a su estrategia. La conclusión de Chandler es, que en la historia industrial de los últimos cien años, las estructura organizacional de las grandes empresas fue siendo gradualmente determinada por su estrategia de mercadeo. La estructura organizacional corresponde al diseño organizacional, esto es, la forma organizacional que asumió para integrar sus recursos, mientras que la estrategia 11 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

corresponde al plan global de ubicación de sus recursos para atender a una demanda del ambiente. La conclusión del autor es que las grandes organizaciones pasaron por un proceso histórico, que involucra cuatro fases distintas: 

Acumulación de recurso:

Iniciada luego de la Guerra de Secesión americana (1865), con la expansión de la red ferroviaria que genero el fortalecimiento del mercado para el hierro y el acero y el moderno mercado de capitales. Con la migración rural e inicio de la inmigración europea, la característica fundamental del periodo es el rápido crecimiento urbano, facilitado por las vías ferroviarias. En esta fase, las empresas preferían ampliar sus instalaciones de producción a organizar una red de distribución. La preocupación por las materia primas favoreció el crecimiento de los órganos de compra y la adquisición de empresas proveedoras que detentaban el mercado de materia primas. De ahí el control por integración vertical que permitió la aparición de la economía en escala. Racionalización del uso de los recursos: 

Iniciada en pleno periodo de la integración vertical. Las nuevas empresas verticalmente integradas se volvieron grandes y necesitaban ser organizadas, pues acumularon más recursos (instalaciones y personal) del que era necesario. Los costos necesitaban ser contenidos a través de la creación de una estructura funcional, con clara definición de líneas de autoridad y de comunicación. Las utilidades dependerían de la racionalización de la empresa y su estructura debería ser adecuada a las oscilaciones del mercado. Para reducir los riesgos de las fluctuaciones del mercado, las empresas se preocuparon con el planeamiento (planeamiento y control de la producción, determinación de plazos de entrega), organización (creación de departamentos funcionales) y coordinación (relación entre fabricación e ingeniería, diseño de producto y comercialización compras y fabricación) Continuación del crecimiento: 

La reorganización general de las empresas en la segunda fase posibilitó un aumento de eficiencia en las ventas, compras, producción y distribución, haciendo que las diferencias de costo entre las diversas empresas disminuyera. En consecuencia, las utilidades bajaron, el mercado se fue saturando, y se disminuyeron las oportunidades de reducir aun más los costos. De allí la decisión 12 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

de diversificar y la búsqueda de nuevos productos y nuevos mercados. Como la vieja estructura funcional creada en la fase anterior no estaba ajustada a esa diversificación, la nueva estrategia de diversificar provocó el surgimiento de departamentos de investigación y desarrollo, ingeniería de producto y diseño industrial. 

Racionalización del uso de los recursos de expansión:

En énfasis reside en la estrategia de mercado para abarcar nuevas líneas de productos y nuevos mercados. Los canales de autoridad y de comunicación de la estructura funcional, inadecuados para responder a la complejidad creciente de productos y operaciones, llevaron a una nueva estructura divisional departamentalizada. La General Motors y la DuPont fueron las pioneras en la estructura multidepartamentalizada: cada línea principal de productos pasó a ser administrada por una división autónoma e integrada que involucraba todas las funciones de staff necesarias. De allí la necesidad de racionalizar la aplicación de los recursos en expansión, la preocupación creciente por el planeamiento a largo plazo, la administración orientada hacia objetos y la evaluación del desempeño de cada división. Por un lado la descentralización de las operaciones, y por otro, la centralización de controles administrativos.

Las diferentes especies de estructuras organizacionales fueron necesarias para hacer frente eficientemente a las estrategias y ambientes. La alteración ambiental es el factor principal en la escogencia de la estructura adecuada: “durante todo el tiempo en que una empresa pertenece a una industria cuyos mercados, fuentes de materia prima y procesos productivos permanecen relativamente invariables, son pocas las decisiones empresariales que deben ser tomadas… pero cuando la tecnología, los mercados y las fuentes de provisión cambian rápidamente, los defectos de esa estructura se hacen más evidentes”. En resumen, diferentes ambientes llevan a las empresas a adoptar nuevas estrategias y las nuevas estrategias exigen diferentes estructuras organizacionales para poder ser implementadas con eficiencia y eficacia.

13 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

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Investigación de Burns y Stalker

Tom Burns y G.M. Stalker, dos sociólogos industriales, investigaron veinte industrias inglesas, para verificar la relación existente entre las practicas administrativas y el ambiente externo de esas industrias. Quedaron impresionados con los métodos y procedimientos administrativos nítidamente diferentes encontrados en esas industrias. Clasificaron las industrias investigadas en dos tipos: organizaciones “mecanicistas” y “orgánicas”. Las organizaciones principales:     

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mecanicistas

presentan

las

siguientes

características

la estructura burocrática asentada en una minuciosa división del trabajo; cargos ocupados por especialistas con atribuciones perfectamente definidas; altamente centralizadas, las decisiones son generalmente tomadas en los niveles superiores de la empresa; jerarquía rígida; sistema simple de control: la información ascendente sube a través de una sucesión de filtros y las decisiones descienden a través de una sucesión de amplificadores; predominio de la interacción vertical entre superiores-subordinados; amplitud de control de supervisor más estrecha; mayor confianza en las reglas y procedimientos formales; énfasis en los principios de la teoría clásica.

Las organizaciones orgánicas presentan las siguientes características principales:  

estructuras flexibles que no siempre sufren división del trabajo y fragmentación bien definida;   cargos continuamente redefinidos por interacción con otros individuos participantes en la tarea;   relativamente descentralizadas, con decisiones delegadas a los niveles inferiores;  las tareas son ejecutadas a la luz del conocimiento que los individuos tienen de las tareas de la empresa como un todo;  predominio de la interacción lateral sobre la vertical;  amplitud de control del supervisor, mas amplia; 14 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

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mayor confianza en las comunicaciones; énfasis en los principios de la teoría de las relaciones humanas.

Destacan los autores que pareciera existir dos sistemas divergentes de práctica administrativa… un sistema, denominado “mecanicista”, parecía ser apropiado para una empresa que opera en condiciones ambientales relativamente estables. Otro, “orgánico”, parecía estar exigido por las condiciones ambientales en transformación. En términos de “tipos ideales”, sus princip ales características son, en resumen, las siguientes: En los sistemas mecanicistas, los problemas y las tareas con que el conjunto se enfrenta con divididos por especialistas. Cada individuo se empeña en su tarea como si esta fuera distinta de las tareas reales de la empresa, en cuanto totalidades, como si la tarea fuera objeto de un subcontrato. Alguien en la cúpula tiene la responsabilidad de cuidar de la importancia de ella. Los métodos, obligaciones y poderes técnicos atribuidos a cada función están definidos muy precisamente. La interacción dentro de la administración tiende a volverse vertical, esto es, a pasarse entre el superior y el subordinado. Las operaciones y el comportamiento de trabajo son gobernados por instrucciones y decisiones emitidas por los superiores. Esta jerarquía de comando es mantenida implícitamente por la suposición de que todo el conocimiento relativo a la situación de la firma y sus tareas solo debería encontrarse en el vértice de la firma. La administración, frecuentemente visualizada como la jerarquía completa bien conocida en los organigramas, opera un sistema de control simple, en el cual la información fluye hacia arriba a través de una sucesión de filtros y las decisiones e instrucciones corren hacia abajo a través de una sucesión de amplificadores. Los sistemas orgánicos son adaptados a condiciones inestables, cuando surgen problemas y exigencias de acción que no pueden ser fragmentados y distribuidos entre especialistas en una jerarquía claramente definida. Los individuos tienen que realizar sus tareas especiales a la lux del conocimiento que posean de las tareas de la firma en su totalidad. Los trabajos pierden mucho de su definición formal en términos de métodos, obligaciones y poderes, pues estos tienes que ser continuamente redefinidos por interacción, con otros individuos participantes de una tarea. La interacción se efectúa tanto lateral como verticalmente. La comunicación entre personas de categorías diferentes se asemeja más a la consulta lateral que al comando vertical. No se puede atribuir eminencia al jefe máximo de la empresa.

15 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

La conclusión de Burns y Stalker es que la forma mecanicista de organización es más apropiada bajo condiciones ambientales relativamente estables, mientras que la forma orgánica es más apropiada bajo condiciones ambientales de cambio e innovación. En resumen, existe un imperativo ambiental: es el ambiente el que determina la estructura y el funcionamiento de las organizaciones.  AUTOR James D. Thomson Fremont E. Kast & James E. Rosenzweig

Tom Burns & G. M. Stalker Lawrence & Lorsch John J. Morse

CARACTERISTICAS DE LOS SITEMAS ORGANIZACIONALES Cerrado/Estable/Mecanicista Abierto/Adaptativo/Orgánico Sistema cerrado. Sistema abierto. Cierto, determinístico, racional. Incierto, Indeterminado, natural. Principios de sistemas cerrados. Conceptos de sistema abierto. Concentración sobre el Concentración sobre la subsistema individual. interdependencia e integración de subsistemas. Mecanicista. Orgánico Cierto, homogéneo. Incierto, heterogéneo. Cierto, predecible, rutinario, Incierto, impredecible, no-rutinario, inmutable, estructurado. mutable, no-estructurado.

16 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Características de los Sistemas Cerrado y Abiertos La teoría de la contingencia destaca que las características de las organizaciones son variables dependientes del ambiente y de la tecnología. De allí la enorme importancia del estudio sobre el ambiente y la tecnología.

Ambiente

Tecnología

Organización

Estrtructura

comportamiento

organizacional

organizacional

En resumen, la teoría de la contingencia busca explicar q no han nada absoluto en los principios de organización. Los aspectos universales y normativos deben ser sustituidos por el criterio de ajuste entre organización y ambiente y tecnología. 

Importancia

Es una "política de gestión que dedica su tiempo a investigar sólo las situaciones en que los resultados reales difieran significativamente de los resultados previstos. La idea es que la administración debe dedicar su valioso tiempo para concentrarse en los temas más importantes (como la conformación de la empresa el futuro rumbo estratégico). Se presta atención sólo a las desviaciones de material que requieren investigación.

17 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Ambiente  Ambiente es todo aquello que envuelve externamente una organización (o un sistema). Es el contexto dentro del cual una organización está inserta. Como la organización es un sistema abierto, mantiene transacciones e intercambio con su ambiente. Esto hace que todo lo que ocurre externamente en el ambiente tenga influencia interna sobre lo que ocurre en la organización. El análisis de las organizaciones dentro de un enfoque múltiple incluyendo la interacción entre organización y ambiente fue iniciado por los estructuralistas. A medida que ese análisis organizacional comenzó a ser fuertemente influenciado por los enfoques de sistema abierto, se aumentó el énfasis en el estudio del medio ambiente como base para la comprensión de la legitimidad y eficacia de las organizaciones. Sin embargo, ese énfasis en el análisis ambiental todavía no ha producido una adecuada sistematización y operacionalizacion de los conocimientos acerca del medio ambiente. Como el ambiente es visto y complejo, pues incluye “todo lo demás” además de la organización, Hall prefiere analizarlo en dos segmentos: el ambiente general y el ambiente de tarea. 

Ambiente general

Es el macrobiente, o sea el ambiente genérico y común a todas las organizaciones. Todo lo que ocurre en el ambiente general afecta directa o indirectamente a todas las organizaciones. El ambiente general está construido por un conjunto de condiciones semejantes para todas las organizaciones. Las principales condiciones son las siguientes: 

Condiciones tecnológicas

El desarrollo tecnológico que ocurre en las organizaciones provoca profundas influencias en las organizaciones, principalmente cuando se trata de tecnología sujeta a innovaciones, o sea, tecnología dinámica y de futuro imprevisible. Las organizaciones necesitan adaptarse e incorporar la tecnología que proviene del ambiente general para no perder su competitividad. 

Condiciones legales

Las constituye la legislación vigente que afecta directa o indirectamente a las organizaciones, auxiliándolas o imponiéndoles restricciones a sus operaciones. 18 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Son leyes de carácter comercial, laborales, fiscales, civiles, etc. Que constituyen elementos normativos para la vida de las organizaciones.  

Condiciones políticas

Son las decisiones y definiciones políticas tomadas a nivel nacional, departamental o municipal, que influyen sobre las organizaciones y que orientan las propias condiciones económicas. 

Condiciones económicas

Constituyen que determina el desarrollo económico, por un lado, o la recesión económica, por el otro lado, y que condicionan fuertemente a las organizaciones. La inflación y la balanza de pagos del país, la distribución de l a renta interna, etc… constituyen problemas económicos que no pasan desapercibidos para las organizaciones. 

Condiciones demográficas

Tales como la tasa de crecimiento, población, raza, religión, distribución geográfica, distribución por sexo y edad, son aspectos demográficos que determinan las características del mercado actual y futuro de las organizaciones. 

Condiciones ecológicas

Son las condiciones relacionadas con el cuadro demográfico que en vuelven la organización. El ecosistema se refiere al sistema de intercambio entre los seres vivos y su medio ambiente. En el caso de las organizaciones, existe la llamada ecológica social: las organizaciones influencian y son influenciadas por aspectos como polución, clima, transportes, comunicaciones, etc. 

Condiciones culturales

La propia cultura de un pueblo penetra en las organizaciones a través de las expectativas de sus participantes y de sus consumidores. En cuanto al ambiente general es genérico y común para todas las organizaciones, cada una de ellas tiene su ambiente particular: el ambiente de tarea.

19 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

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Ambiente de tarea

Es el ambiente más próximo e inmediato de cada organización. Es el segmento del ambiente general del cual una determinada organización extrae sus entradas y en el que deposita sus salidas. Es al ambiente de operaciones de cada organización. El ambiente de tarea está constituido por: 

Proveedores de entrada

Esto es, proveedores de todos los tipos de recursos que una organización necesita para trabajar: recursos materiales (proveedores de materias primas, que forman el mercado de proveedores), recursos financieros (proveedores de capital que forman el mercado de capitales), recursos humanos (proveedores de personas que forman el mercado de recursos humanos), etc. 

Cliente o usuarios

Esto es, los consumidores de las salidas de la organización.  

Competidores

Cada organización no está sola, no existe en el vacío, sino que disputa con otras organizaciones los mismos recursos (entradas) y los mismos clientes de sus salidas. De allí los competidores en cuanto a recursos y los competidores en cuanto a consumidores. 

Entidades reguladoras

Cada organización está sujeta a una porción de otras organizaciones que buscan regular o fiscalizar sus actividades. Es el caso de los sindicatos, asociaciones de clase, órganos reglamentadores del gobierno, órganos protectores del consumidor, etc. Cuando una organización escoge su producto o servicios (o una línea de productos o servicios) y cuando escoge el mercado donde pretende colocarlos, está definiendo su ambiente de tarea. Es el ambiente de tarea donde una organización establece su dominio, o por lo menos busca establecerlo. El dominio depende de las relaciones de poder o dependencia de una organización en cuanto a sus entradas o salidas. Una organización tiene poder sobre su ambiente de 20 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

tarea cuando sus decisiones afectan las decisiones de los proveedores de entradas o los consumidores de salidas. Por otro lado, una organización tiene dependencia en relación con su ambiente de tarea cuando sus decisiones dependen de las decisiones tomadas por sus proveedores de entradas o consumidores de salidas. Las organizaciones buscan aumentar su poder y reducir su dependencia en cuanto a su ambiente de tarea y establecer su dominio. El reconocimiento del ambiente de tarea corresponde a la respuesta a la pregunta: ¿Son los elementos del ambiente que son o pueden ser oportunidades o amenazas para la organización? Esto permite verificar: 1. 2. 3. 4.

¿Cuáles ¿Cuáles ¿Cuáles ¿Cuáles

son los clientes? (reales y potenciales) de la organización? son los proveedores (reales y potenciales)? son los competidores (para las entradas y salidas? son los elementos reguladores (reales y potenciales)?

Cada uno de esos elementos puede ser una organización, grupo, instituciones o individuo. Por otro lado, las características de ser una amenaza u oportunidad para la organización será una consecuencia del papel que cada elemento desempeña en el ambiente. La identificación de cada elemento del ambiente de tarea (sea amenaza u oportunidad) consecuente de un dominio establecido por la organización es fundamental para la acción organizacional, pues localiza los agentes que producen las coacciones y contingencias que la organización necesita atender: la interacción de la organización con esos elementos puede entonces producir la incertidumbre. El simple hecho de reconocer los elementos ambientales relevantes, ya disminuye la incertidumbre de una organización que inicialmente ni siquiera esa información poseía y puede aún favorecer la disminución progresiva de esa incertidumbre en la medida en que la organización consiga obtener control sobre esos elementos. La incertidumbre que se produce en la organización acerca de su ambiente y la incertidumbre de saber cuáles son las oportunidades y amenazas de ese ambiente y como utilizarlas o evitarlas. El gran problema con que se enfrentan las organizaciones es la incertidumbre.  Además, la incertidumbre es el gran desafío actual de la administración. Con todo, la incertidumbre no está en el ambiente. La incertidumbre está en la percepción y en la interpretación de las organizaciones y no en la realidad ambiental percibida. Parece más adecuado hablar de incertidumbre en la organización, pues el mismo ambiente puede ser percibido d maneras diferentes por dos organizaciones. 21 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Tipología Del Ambiente  Aunque el ambiente sea uno solo, cada organización está expuesta solamente a una parte de él y esa parte puede presentar ciertas características que difieren de las demás. Para facilitar el estudio y el análisis ambiental, existen ciertas tipologías de ambientes. Ciertamente, la referencia se hace a las características del ambiente de tarea. Los ambientes pueden ser clasificados en: 

Ambientes homogéneas

Cuando están compuestos por proveedores o clientes semejantes y que imponen problemas semejantes a lo organización. En otros términos, cuando hay poca segmentación de los mercados. 

Ambientes heterogéneos

Cuando se presenta mucha diferenciación de proveedores y de clientes, provocando una diversidad de problemas diferentes a la organización. En otros términos, cuando hay mucha segmentación en los mercados. 

Ambiente estables

Cuando se presentan pocos cambios o cuando los cambios se caracterizan por un desarrollo lento y previsible. 

Ambientes inestables o dinámicos

Cuando se presentan muchos cambios o cuando los cambios se caracterizan por su imprevisibilidad y turbulencia. Esa tipología puede ser reducida a dos continuos: homogeneidad-heterogeneidad y estabilidad- inestabilidad. El grafico que se presenta a continuación permite una mejor ilustración. Cuanto más homogénea es un ambiente de tarea menor diferenciación será exigida a la organización, pues las limitadas coacciones impuestas a esta podrán será tratadas a través de una estructura organizacional simple y con poca departamentalización. Sin embargo, cuanto más heterogéneo es el ambiente de tarea, mayores y diferentes serán las coacciones impuestas a la organización, exigiendo mayor diferenciación a través de mayor departamentalización. 22 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Cuando más establece es el ambiente de tarea, menores son las contingencias impuestas a la organización, permitiéndole adoptar una estructura burocráticas y conservadora, ya que el ambiente se caracteriza por pocos cambios e innovadores. Cuanto más dinámico es el ambiente de tarea, mayores son las contingencias impuestas a la organización, exigiéndole que esta absorba la incertidumbre a tevés de una estructura organizacional mutable o innovadora.

23 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Investigación de Lawrence Y Lorsch sobre la Organización y el Ambiente. La investigación de Lawrence y Lorsch sobre el enfrentamiento organización y ambiente, marca la aparición de la teoría de la contingencia. El propio nombre teoría de la contingencia se derivó de esa investigación. Preocupados por las características que deben tener las empresas para enfrentar con eficiencia las diferentes condiciones externas, tecnológicas y de mercado, hicieron una investigación comparando diez empresas en tres diferentes medios industriales  –  plásticos, alimentos empacados y recipientes (containers). Los autores concluyeron que los problemas organizacionales básicos son la diferenciación y la integración. 

Concepto de diferenciación

Las organizaciones presentan características de diferenciación; es la división de la organización en subsistemas o de departamentos, en los que cada cual desempeña una tarea especializada en un contexto ambiental también especializado. En cada subsistema o departamento tiende a reaccionar únicamente aquella parte del ambiente que es relevante para su propia tarea especializada. Silos ambientes específicos difieren en cuanto a las demandas que se le hacen, aparecen diferenciaciones en la estructura y en los enfoques empleados por los departamentos. Del ambiente general emergen así ambientes específicos, que corresponden a un subsistema o departamento de la organización. 

Concepto de integración

La integración se refiere al proceso opuesto, esto es, al proceso generado por presiones provenientes del ambiente global de la organización en el sentido de alcanzar unidad de esfuerzos y coordinación entre los diversos departamentos (o subsistema). Los autores verificaron que cuantos más complejos son los problemas de integración (ya sea por la diferenciación acentuada en una organización o por las fuertes presiones ambientales, más medios de integración serán utilizados. Cuanto más simple son los problemas de integración, mayor es la utilización de soluciones simples o medios como sistema formal y relaciones administrativas directas entre departamentos. 24 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

 Ambos estados -diferenciación e integración- son opuestos y antagónicos: cuanto más diferenciada es una organización, más difícil es la solución de puntos de vista conflictivos de los departamentos y la obtención de colaboración efectiva.  Al tratar con ambientes externos, las empresas se van segmentando en unidades, cada una con la tarea con una parte de las condiciones existentes fuera de la organización. Cada uno de esos segmentos con un segmento del universo exterior a la empresa, esa división del trabajo entre departamentos (subsistema) marca un estado de diferenciación. Pero esos mismos departamentos necesitan hacer un esfuerzo convergente y unificado para alcanzar los objetivos establecidos por la organización. En consecuencia, se presenta también un proceso de integración. Concepto de integración requerida y de diferenciación requerida: la diferenciación e integración “requerida” se refieren a las prediccio nes de exigencias del ambiente de la empresa. Sustentan que la empresa que más se aproxima a las características requeridas por el ambiente está más cerca del éxito que la empresa que se aparta mucho de ella. “A medida que los sistemas crecen en tamaño, se diferencian en partes y el funcionamiento de esas partes separadas tiene que ser integrado para que el sistema entero sea viable”. El desarrollo de la investigación: la investigación fue desarrollada de la siguiente manera: Los autores escogieron industriales de platicos, de alimentos empacados y de recipientes (containers) de alto y bajo desempeño (éxito en los negocios) Escogieron ambientes industriales de diferentes grados de certeza y de estabilidad, yendo desde ambientes de rápido cambio del mercado e innovación tecnológica (que exigen diferenciación e integración muy marcada frente a la incertidumbre e inestabilidad del momento) hasta ambientes estables (que exigen pequeña diferenciación e integración muy marcada frente a la incertidumbre inestabilidad y menores exigencias de integración). Consideran el ambiente general a tevés de tres sectores del mercado (ambientes específicos):

25 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

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El ambiente de mercado El ambiente técnico-económico; El ambiente científico relacionado con la industria.

Concluyeron que las industrias con elevado desempeño presentan las siguientes características: Mayor ajuste a las necesidades del ambiente a través de alta diferenciación, principalmente en los departamentos relacionados directamente con el problema ambiental; Integración interdepartamentales a través de una necesidad de trabajo conjunto e integrado. Teoría de la contingencia: a partir de esta investigación, los autores formularon la teoría de la continencia: no existe una única mejor manera de organizar; en lugar de esto, las organizaciones necesitan ser sistemáticamente ajustadas a las condiciones ambientales. Así, la teoría de la contingencia presenta los siguientes aspectos básicos: La organización es de naturaleza sistemática, esto es, ella es un sistema abierto; Las variables organizacionales presentan una compleja interrelación entre sí (como la certeza y la estabilidad del ambiente) y los estados internos de la organización (diferenciación e integración en los conflictos interdepartamentales e interpersonales.

26 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Tecnología La tecnología constituye la otra variable independiente que influye poderosamente sobre las características organizacionales.  Además del impacto Ambiental existe el impacto tecnológico en la organización para varios autores. La tecnología adoptada podrá ser tosca y rudimentaria, sin embargo, algo es evidente: todas las organizaciones dependen de un tipo de tecnología o de una matriz de tecnologías para poder funcionar y alcanzar sus objetivos. Desde un punto de vista puramente administrativo , se considera la tecnología como algo que se desarrolla predominantemente en las organizaciones, en general, y en las empresas, en particular, a través de conocimientos acumulados y desarrollados sobre el significado y ejecución de tareas (know how) y por sus manifestaciones físicas consecuentes- maquinas, equipos de instalaciones- que constituyen un enorme complejo de técnicas utilizadas en la transformación de los insumos recibidos por la empresa en resultados, esto es en productos o servicios. La tecnología puede estar o no incorporada a bienes físicos. La tecnología incorporada está contenida en bienes de capital, materias primas básicas, materias primas intermedias o componentes, etc. La tecnología no incorporada: se encuentra en las personas- como los técnicos, peritos, especialistas, ingenieros, investigadores- bajo formas de conocimientos intelectuales u operacionales, facilidad mental o manual para ejecutar las operaciones, o en documentos que la registran y observan con el fin de asegurar su conservación y transmisión como mapas, plantas, diseños, proyectos, patentes, informes. La tecnología puede ser considerada, al mismo tiempo, desde dos ángulos diferentes: como una variable ambiental y externas y como una variable organizacional e interna. 

Tecnología como variable ambiental

La tecnología es un componente del medio ambiente, en la medida en que las empresas adquieren, incorporan y absorben las tecnologías creadas y desarrolladas por las otras empresas de su ambiente de tarea en sus sistemas. 

Tecnología como variable organizacional

La tecnología es un componente organizacional en la medida en que hace parte del sistema interno de la organización, ya incorporada a él, influenciándolo poderosamente, y con esto, influenciando también su ambiente de tarea. 27 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

 Así, la tecnología puede ser comprendida como una variable ambiental influenciando la organizacional de afuera hacia adentro, como si fuera una fuerza externa y muchas veces extraña a la organización y sobre la cual la organización entiende muy poco y sobre todo tiene poco control y como una variable organizacional influyendo sobre la organización como si fuera un recurso propio e interno e influyendo sobre los demás recursos y en capacidad de proporcionar mejor desempeño en la acción y mayor capacidad para que la organización se enfrente con la fuerzas ambientales. Desde el punto de vista de su administración, la tecnología puede ser abordada y analizada desde varios ángulos y perspectivas, tal es su complejidad. Varios autores intentaron proponer clasificaciones o tipologías de tecnologías para facilitar el estudio de su administración.

28 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Tipología de Thompson Thompson señala que la tecnología es una variable importante para la comprensión de las acciones de las empresas. La acción de las empresas se fundamenta en los resultados deseados y en las convicciones sobre las relaciones de causa y efecto. Esas acciones son dictadas por olas convicciones del hombre para conducir a los resultados deseados y constituyen la tecnología o racionalidad técnica. La relacionalidad técnica puede ser evaluada según diversos criterios, entre los cuales están el criterio instrumental y el criterio económico. Thompson propone una tipología de tecnologías, en la cual identifica tres tipos, de acuerdo con su disposición dentro de la organización. 

Tecnología de anillos de secuencia

Está basada en la interdependencia seria de las tareas necesaria para completar un producto: el acto Z podrá ser ejecutado después de completar con éxito el acto Y, que a su vez, depende del acto X y así sucesivamente, dentro de una secuencia de anillos encadenados e interdependientes. 

Tecnología Mediadora

 Algunas organizaciones tienen por función básica unir clientes que son o desean ser interdependientes. El banco comercial une los depositantes con aquellos que tomas préstamos. La compañía de seguros une a aquellos que desean asociarse en riesgos comunes. La empresa de propaganda vende tiempo o espacio, uniendo sus canales a las demás organizaciones. La compañía telefónica una a aquellos que quieren llamar con los que quiere ser llamados. La complejidad de la tecnología mediadora reside en el hecho no de la necesidad de tener cada actividad engranda con las necesidades de la otra, como en la de las modalidades estandarizadas, y extensivamente, incluir clientes o compras dores múltiples distribuidos en el tiempo y en el espacio. La estandarización permite el funcionamiento de la tecnología mediadora y atreves del espacio, asegurar a cada segmento de la empresa otros segmentos está funcionando de manera compatible.

29 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

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Tecnología intensiva

Representa la centralización de una amplia variedad de habilidades y especializaciones sobre un único cliente. La organización emplea una variedad de técnicas para conseguir una modificación en algún objeto específico y la selección por el propio objeto. El hospital representa una especie de este tipo de organización, como también la industria de construcción y la investigación. Thompson clasifica la tecnología en dos tipos básicos: 

Tecnología Flexible

La flexibilidad de la tecnología se refiere a la extensión en que las maquinas, el conocimiento técnico y las materias primas pueden ser utilizadas para otros productos o servicios. 

Tecnología fija

Es aquella que o permite la utilización en otros productos o servicios. Las influencias de la tecnología se flexible o fija son más perceptibles cuando están asociadas al tipo de producto de la organización . Otros autores clasifican con los productos en 2 tipos básicos: 1. Producto Concreto: Producto que puede ser descrito con gran precisión, identificado con gran especificidad, medido y evaluado. 2. Producto abstracto: No permite descripción precisa, ni identificación o especificación notables.  Ambas clasificaciones binarias pueden ser reunidas en una tipología de tecnología y productos que permite considerar sus consecuencias para la elaboración de la política administrativa de una organización. De ahí las cuatro combinaciones: 

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Tecnología fija y producto concreto: Típica de organizaciones, donde, las posibilidades de cambio tecnológico son muy pequeñas y por esto mismo difíciles. La gran preocupación reside en la posibilidad de que el mercado rechace o no utilice el producto ofrecido por la organización. La formulación estratégica global de la organización busca enfatizar la colocación o la distribución del producto,

30 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

con especial esfuerzo en el área de mercadeo. El ejemplo típico son las empresas del ramo automovilístico. 

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Tecnología fija y producto abstracto: La organización es capaz de cambiar aunque adentro de los límites impuestos por la tecnología fija e inflexible. La formulación de la estrategia global de la organización busca enfatizar la obtención del soporte ambiental necesario para el cambio. Así, las partes relevantes del ambiente de tarea necesitan ser influenciadas para que acepten nuevos productos que la organización dese ofrecer. El ejemplo típico son las instituciones educacionales basada en conocimientos altamente especializados y que ofrecen cursos variados. Tecnología flexible y producto concreto: La organización puede efectuar con relativa facilidad cambios para un producto nuevo o diferente a través de la adaptación de las máquinas y equipos, técnicas, conocimientos, personal etc. La estrategia global busca enfatizar la innovación a través de la investigación a través de la investigación y desarrollo, esto es, la creación constante de productos. El ejemplo típico son las empresas del ramo de plásticos, de equipos electrónicos, tremendamente sujetos a cambios e innovaciones tecnológicas haciendo que las tecnologías adoptadas sean constantemente reevaluadas, modificadas o adaptadas. Tecnología Flexible y producto abstracto: Encontrada en organizaciones con gran adaptabilidad al medio ambiente. La estrategia global enfatiza la obtención de consenso externo en relación con el producto o servicio a ser ofrecido al mercado y a los procesos de producción, ya que las posibilidades de cambio tecnológico son muchas y el problema mayor de la organización reside en la escogencia entre cual alternativa más adecuada entre ellas.

31 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Impacto de la Tecnología La influencia de la tecnología sobre la organización y sus participantes es muy grande. Podemos decir que: 

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La tecnología tiene la propiedad de determinar la naturaleza de la estructura organizacional y el comportamiento organizacional da las empresas. Algunos autores hablan del imperativo tecnológico para referirse al hecho de que es la tecnología la que determina la estructura organización y su comportamiento. A pesar de lo exagerado de la afirmación, no hay duda alguna de que existe un fuerte impacto de la tecnología sobre la vida, naturaleza y funcionamiento de las organizaciones. La tecnología, esto es, la racionalidad técnica, se volvió sinónimo de eficiencia. La eficiencia se volvió el criterio normativo por el cual los administradores y las organizaciones acostumbran ser evaluados.

La Tecnología, en nombre del progreso, crea incentivos en todos los tipos de empresas, para llevar a los administradores a mejorar cada vez más su eficiencia, pero siempre dentro de los límites del criterio normativo de producir eficiencia.

32 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Investigación de Joan Woodward o

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Joan Woodward , socióloga industrial, organizo una investigación para saber si los principios de administración propuestos por las diversas administrativas se correlacionaban. Producción unitaria o taller: La producción es hecha por unidades o por pequeñas cantidades; cada producto, a su tiempo, es modificado a medida que se elabora. Producción en masa o mecanizada: La producción es hecha en gran cantidad. Los operarios trabajan en línea de montaje u operando maquinas que pueden ejecutar una o más operaciones sobre el producto. Producción en proceso o automatizada: Producción en proceso continúo en la que uno o pocos operarios monitorean un proceso total o parcialmente automático de producción.

33 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Las organizaciones y sus niveles Para la teoría de la contingencia no existe una universalidad de los principios de administración ni una única mejor manera de organizar y estructurar las organizaciones. La estructura y el comportamiento organizacional son variables dependientes. Las variables independientes son el ambiente y la tecnología. 

Nivel institucional o nivel estratégico

Corresponde al nivel más elevado de la empresa compuesto por los directores, los propietarios o accionistas y los altos ejecutivos. Es el lugar donde se toman las decisiones y donde se establecen los objetivos de la organización, como también las estrategias para alcanzarlos. 

Nivel intermedio

También denominado nivel mediador o nivel gerencial, en el nivel colocado entre el nivel institucional y el nivel operacional y que cuida de la articulación interna entre estos dos niveles. Se trata de la línea de medio campo, cuida también de la escogencia y capacitación de los recursos necesarios, como también de la distribución y colocación de lo que fue producido por la empresa, en los diferentes segmentos del mercado. Es el nivel que trata con los problemas de adecuación de las decisiones tomadas a nivel institucional. Es generalmente compuesto de la administración media de la empresa, esto es las personas u órganos que transforman las estrategias elaboradas para alcanzar los objetivos empresariales. El nivel intermedio debe ser flexible, elástico, capaz de amortiguar y contener los impactos y presiones externas para no perjudicar las operaciones internas que realiza el nivel operador.

34 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

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Nivel operacional

También denominado nivel técnico o núcleo técnico, es el nivel localizado en las áreas inferiores de la organización. Está relacionado con los problemas derivados de la ejecución cotidiana y eficiente de las tareas y operaciones de la organización y así orientando casi exclusivamente hacia las exigencias impuestas por la naturaleza en la tarea técnica a hacer ejecutada. Este es el nivel donde las tareas son ejecutadas y las operaciones realizadas; conlleva el trabajo básico relacionado directamente con la producción de los productos o servicios de la organización. El nivel operacional está compuesto por las áreas encargadas de programar y ejecutar las tareas y operaciones básicas de la organización. Cuyo funcionamiento debe atender a determinadas rutinas y procedimientos programados dentro de una regularidad y continuidad que asegure la utilización plena de los recursos disponibles y la máxima eficiencia de las operaciones. Las organizaciones son, por un lado, sistemas abiertos, que se enfrentan con la incertidumbre que proviene de las coacciones y contingencias externas impuestas por el ambiente y que penetran en ellas a través del nivel institucional. Su eficiencia reside en la toma de decisiones capaces de permitir que la organización se anticipe alas oportunidades, se defienda de las coacciones y se ajuste a las contingencias del ambiente. Las organizaciones son sistemas cerrados, tomando en cuenta que el nivel operacional funciona en términos de certeza y de previsilidad.

35 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Cuestionario ¿Qué propone la administración por excepción? Que el supervisor o la persona a cargo se pueda concentrar en lo que está mal o que tiene tendencia hacia ello y no en revisar la totalidad constantemente. ¿Que explica el enfoque contingente? Que existe una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para el alcance eficaz de los objetivos de la organización. ¿Cómo nació la teoría de la contingencia?  A partir de una serie de investigaciones hechas para verificar cuales son los modelos de estructuras organizacionales más eficaces en determinados tipos de industrias. ¿Cómo pueden ser consideradas las contingencias externas? Como oportunidades o como restricciones que influyen sobre la estructura y los procesos internos de la organización. ¿Cuál fue la conclusión de Chandler al estudiar la experiencia de cuatro grandes empresas q son: DuPont, General Motors, Estándar Oil Co. y Sears Roebuck and Co.? Que en la historia industrial de los últimos cien años, la estructura organizacional de las grandes empresas fue siendo gradualmente determinada por su estrategia de mercado. ¿A que corresponde la estructura organizacional?  Al diseño organizacional, esto es, la forma organizacional que asumió para administrar sus recursos. ¿En qué condiciones son más apropiadas las organizaciones mecanicista y orgánica según Burns Y Stalker? Mecanicista: es más apropiada bajo condiciones ambientales relativamente estables. Orgánica: es más apropiada bajo condiciones ambientales de cambio e innovación. 36 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

¿Qué destaca la teoría de la contingencia? Que las características de las organizaciones son variables dependientes del ambiente y de la tecnología. ¿Por qué es importante la administración por excepción? Porque es una política de gestión que dedica su tiempo a investigar sólo las situaciones en que los resultados reales difieran significativamente de los resultados previstos. ¿Define lo que es ambiente dentro de una organización? Es todo aquello que envuelve externamente una organización. ¿Qué es el ambiente de tarea? Es el segmento del ambiente general del cual una determinada organización extrae sus entradas y en el que deposita sus salidas Menciona por quien está constituido el ambiente de tarea Proveedores de entrada, Cliente o usuarios, Competidores, Entidades reguladoras ¿Qué busca el dominio de tarea cuando ya encontramos nuestro mercado donde colocaremos nuestro producto o servicio? Busca establecerlo. Menciona la clasificación de los ambientes  Ambientes homogéneas,  Ambientes heterogéneos,  Ambiente estables,  Ambientes inestables o dinámicos ¿Que son los ambientes homogéneos? Cuando están compuestos por proveedores o clientes semejantes y que imponen problemas semejantes a lo organización. En otros términos, cuando hay poca segmentación de los mercados. ¿Cuál es la diferencia entre diferenciación e integración? Qué organización se refiere a la división de la organización en subsistemas o de departamentos, en los que cada cual desempeña una tarea especializada y la integración se refiere al proceso opuesto, esto es, al proceso generado por presiones provenientes del ambiente global de la organización en el sentido de 37 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

alcanzar unidad de esfuerzos y coordinación entre los diversos departamentos (o subsistema). ¿Cuáles son los grupos de tecnología de producción según Joan Woodward? Producción unitaria o taller, Producción en masa o mecanizada y producción en proceso o automatizada. Cuáles son los 2 tipos de tecnología que clasifica Thompson? Y explícalas. Tecnología fija: Es aquella que o permite la utilización en otros productos o servicios. Tecnología Flexible: se refiere a la extensión en que las maquinas, el conocimiento técnico y las materias primas pueden ser utilizados para otros productos o servicios. ¿Cuál es la tipología de Thompson? Tecnología de anillos de secuencia, tecnología mediadora y tecnología intensiva. ¿Qué es la Tecnología?  Algo que se desarrolla predominantemente en las organizaciones, en general, y en las empresas, en particular, a través de conocimientos acumulados y desarrollados sobre el significado y ejecución de tareas. ¿Cuál es la clasificación de los productos? Producto concreto y pro ducto abstracto ¿Cuáles son las variables de la tecnología? Tecnología como variable ambiental: L tecnología es un componente del medio ambiente, en la medida en que las empresas adquieren, incorporan y absorben las tecnologías creadas y desarrolladas por las otras empresas de su ambiente de tarea en sus sistemas. Tecnología como variable organizacional: La tecnología es un componente organizacional en la medida en que hace parte del sistema interno de la organización, ya incorporada a él, influenciándolo poderosamente, y con esto, influenciando también su ambiente de tarea. ¿Cuáles son las características de la administración por excepción? Exactitud, Oportunidad, Objetividad y claridad, Concentración en puntos estratégicos de control, Economía y realidad, Realidad Organizacional, 38 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

Coordinación con la corriente de trabajo, Flexibilidad y Aceptación por los miembros de la organización. ¿A qué se refiere el nivel institución o estratégico? Corresponde al nivel más elevado de la empresa compuesto por los directores, los propietarios o accionistas y los altos ejecutivos. Es el lugar donde se toman las decisiones y donde se establecen los objetivos de la organización, como también las estrategias para alcanzarlos. ¿A qué se refiere el nivel intermedio? También denominado nivel mediador o nivel gerencial, en el nivel colocado entre el nivel institucional y el nivel operacional y que cuida de la articulación interna entre estos dos niveles. Se trata de la línea de medio campo, cuida también de la escogencia y capacitación de los recursos necesarios, como también de la distribución y colocación de lo que fue producido por la empresa, en los diferentes segmentos del mercado. ¿A qué se refiere el nivel operacional? También denominado nivel técnico o núcleo técnico, es el nivel localizado en las áreas inferiores de la organización. Está relacionado con los problemas derivados de la ejecución cotidiana y eficiente de las tareas y operaciones de la organización y así orientando casi exclusivamente hacia las exigencias impuestas por la naturaleza en la tarea técnica a hacer ejecutada. Menciona las características de administración por excepción. Se ahorra tiempo de gestión de personal Mejora el rendimiento a través del sistema adecuado Ayuda a identificar a la persona responsable Se presta atención sólo a las desviaciones de material que requieren investigación. Los directivos tienen más tiempo para poder realizar las actividades más importantes de la empresa cediéndole las actividades más rutinarias a los subordinados.    

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¿Qué es el RTE? Es aplicar el concepto de automatización a los procesos del negocio para controlar las variables que intervienen en el proceso. A través del uso de tecnologías de la información se realiza una inspección periódica (desde segundos hasta días o 39 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.

meses, esto depende de cada proceso de negocio) sobre cada uno de los indicadores del proceso. ¿Qué es el principio de excepción? Este principio es la verificación de las excepciones o desvíos de los estándares normales. En otras palabras, lo que ocurre dentro de los estándares normales no debe ocupar demasiado la atención del administrador; este debe verificar con prioridad los hechos u ocurrencias que estén fuera de los estándares, las excepciones, para corregirlas de manera adecuada. Menciona la importancia de administración por excepción. Es una política de gestión que dedica su tiempo a investigar sólo las situaciones en que los resultados reales difieran significativamente de los resultados previstos. La idea es que la administración debe dedicar su valioso tiempo para concentrarse en los temas más importantes (como la conformación de la empresa el futuro rumbo estratégico). Se presta atención sólo a las desviaciones de material que requieren investigación.

40 “Introducción a la Teoría general de la Administración”, Idalberto Chiavenato, ED. Mc Graw Hill, 3ra. Edición, Pag. 616 -647. Navarro Carlos, Administración por excepción, significado y aplicaciones, Colombia, MIND, 1991. p.8.