Administracion Etapas CGP

 

MSc. Ing. Ismael H. Jerez González Preparación y Evaluación de Proyectos 2

La Administración de las etapas del CGP

Los proyectos nacen de problemas u oportunidades que surgen de necesidades insatisfechas (cierto nivel de frustración). En el caso de las oportunidades, estas surgen cuando alguien observa que hay una necesidad insatisfecha e idea la forma de solucionarla. Para lo cual genera una “empresa”. En el caso de las necesidades se da cuando un grupo de personas

manifiestan tener algunadenecesidad en común y requieren que se solucione el problema que se deriva esta (la necesidad). El proyecto surge cuando se dan tres tr es circunstancias: -  Se toma la decisión de darle solución a un problema. -  Se asignan recursos para poder llevarlo a cabo. -  Se nombra a alguien para llevarlo a cabo (el administrador del proyecto).

Pero, para que Se dé el proyecto debe de cumplir un requisito indispensable: Debe existir una NECESIDAD NECESIDAD INSATISFECHA, que que sea REAL y EFECTIVA y que justifique una DEMANDA La dinámica del proyecto se puede definir en tres aspectos: La formulación del Proyecto en sí. Que comprende desde la definición de la

necesidad, la determinación de la propuesta de solución a la cual se le hará el diseño del proyecto, hasta llegar a la elaboración del documento de factibilidad. El documento de factibilidad es importante, dado que de él depende la determinación de los parámetros de factibilidad y sostenibilidad del proyecto, a través de técnicas específicas y la metodología de proyectos. pr oyectos. La Negociación de los recursos, que es cuando se hace la PRESENTACIÓN

del DOCUMENTO DE FACTIBILIDAD del proyecto (resumen Ejecutivo o Gerencial) a quien (o quienes) puede (n) dar los recursos que se necesitan para realizar el proyecto. En la presentación del Resumen Ejecutivo, se debe de presentar, exponer y defender toda la información que se considera importante para lograr el objetivo de conseguir los recursos necesarios para realizar el proyecto. Para esto se debe de plantear una ESTRATEGIA ESTRATEGIA o hacer un Plan Estratégico Estratégico,, como resultado de una planificación y una preparación altamente profesional La exposición del proyecto es importante, dado que del resultado de ella se realizara la negociación de los recursos que se obtendrán para la realización del proyecto. Aquí entra en juego la capacidad del proyectista para comunicar su mensaje, cuya cuya finalidad es lo lograr grar el objetiv objetivo o que es log lograr rar la viabilidad del proyecto. El logro de los tres parámetros o criterios superiores de proyectos (factibilidad, sostenibilidad y viabilidad) permiten materializar el proyecto.

 

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La Administración del Proyecto, que contempla desde la implementación del

documento de factibilidad hasta la consecución del producto del proyecto, por medio del bien o el serv servicio, icio, el cual se medirá en función de ssii al final el producto soluciono el problema y por ende elimino la necesidad insatisfecha. La administración de proyectos es importante dado que a través de ella se llegara a la consecución del biende o factibilidad. servicio de acuerdo a lo que se formulo específicamente en el documento Para determinar la importancia de esta acción podemos dar los siguientes ejemplos: El 75% de los sistemas grandes tienen fallas de operación o no funcionan como se esperaba o no se usan. El 50% de los proyectos de desarrollo de software sobrepasan su calendario en más de la mitad del tiempo. Software´s Chronic Crisis; W. Wayt Gibbs; Scientific American, Sept. 94.

Las compañías y las agencias de gobierno de Estados Unidos gastan $81 mil millones en proyectos de software cancelados. 52.7% su costo estimado en189%. 31.1% de de los los proyectos proyectos sobrepasan son cancelados antesinicial de que sean terminados. Creating CHAOS; Jim Jonson; American Programmer, July ´95

La administración del Proyecto, se realiza a partir de las etapas del ciclo genérico de proyectos. (Conceptualización, Pre inversión, Inversión y Post inversión) De acuerdo a la jerga de los proyectistas, cada una de las etapas descritas se puede conocer con otros nombres como por ejemplo: Las etapas de conceptualización y pre inversión, representan la planificación del ciclo del proyecto. Estas a su vez se pueden dividir de acuerdo al criterio de algunos proyectistas de la siguiente manera: La etapa de conceptualización, por algunos también también llamada formulación formulación puede re representar, presentar, la PREVISION o PREPARACION del Ciclo Genérico del Proyecto y la etapa de Pre Inversión por sus características puede ser considerada como la PLANIFICACION del proyecto. (Es importante recordar que para algunos administradores es importante separar la fase de previsión y planeación, mientras que para otros ot ros la fase de previsión la incluyen como parte de la fase de planificación). La etapa de Inversión se conoce como la ejecución / implantación / IMPLEMENTACION / desarrollo del proyecto. Conforme se avanza en la etapa de Inversión, el proyecto deja de ser proyecto y pasa a ser una empresa, es decir, lo que estaba en la dimensión intangible (en papel o la mente del visionario) pasa a la dimensión tangible (una obra física o real) La representa OPERACION delempresa, proyecto.por Al llegar a estaetapa etapadeyaPost no Inversión se tiene un proyecto la sino se tiene una esto se

 

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dice que la resultante de un proyecto es una unidad económica denominada empresa. Si tomamos el CGP como un TODO, o analizamos independientemente cada una de sus etapas, la administración se realizara por medio de las siguientes fases: a. Fase de Definición. b. c. Fase Fase de de Planificación. Puesta en Marcha del PLAN. d. Fase de Terminación. Estas fases se pueden describir por medio del comportamiento de la campana de Gauss. (Administracion de Proyectos. Desde la idea hastala implantacion / Marion E. Haynes / Grupo Editorial Iberoamerica / 1998.)

La fase de DEFINICION, implica el desarrollo de una lluvia de ideas para ver

como se puede resolver el problema o la necesidad existente, es dar la respuesta a la pregunta ¿Qué hacer? Lo más importante es: -  Entendimiento del del problema (definir la NECESIDAD, interpreta interpretarr el PROBLEMA y formular los OBJETIVOS. Esta es la base del Sistema de Planificación del Proyecto). - 

Definir la idea para buscar la solución Optima e Inteligente, a través de una lluvia de ideas.

 

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Diseñar un PERFIL, en la antigua administración se hablaba de una etapa de PRE VISION (ver anticipadamente que se tienen los recursos necesarios para el logro de la visión).

(Decido lo que tengo que hacer)

En esta fase trato de buscar respuesta a las interrogantes más comunes como por ejemplo: ¿Qué? Hacer (Defino que es lo que voy a hacer). ¿Quién? Lo hará. (Integración del equipo: Quien será el Administrador del proyecto, Estimación del personal que se requiere en cuanto a cantidad y perfil). ¿Cómo? Lo hará (La forma en que se hará el proyecto, a través de personal interno, una consultaría, externa, asesoría para capacitar al personal interno), ¿Cuándo? En qué tiempo lo hará (tiempo de inicio y fin) ¿Dónde? Lo hará. (Lugar de reuniones, espacio físico del equipo de proyectistas). ¿Con que? Estimación de los recursos que se necesitan (equipo / mobiliario / infraestructura de soporte / apoyo informático /. ¿Para qué? Lo hará.(definición de visión, metas, objetivos, valores: Los proyectos deben de ser ETICOS). ¿Por qué? Lo hará. (Entender la justificación del porque es necesario el proyecto, etc.  Además hay que definir los “insumos / parámetros /” que se necesitan,

aspectos como: -  Las instituciones, dependencias, unidades que se requiere participen en el proyecto. -  El tamaño del proyecto (o la cobertura que tendrá) -  La categoría de los insumos “calidad”   -  Aproximación del tiempo que se podría llevar -  La existencia de una partida presupuestaria para hacer el proyecto -  Si el mercado local local puede puede cubrir nuestra demanda demanda de insumos o se necesitaría de importar alguno. Los parámetros que deben de definirse en el proyecto son: -  - 

-  -  -  - 

Alcance: Las áreas / instituciones instituciones / dependencias dependencias / unidades unidades / personas personas / involucradas en la ejecución del proyecto. Magnitud: El tamaño del proyecto. proyecto. Es decir, es todo el trabajo que se tiene que realizar con el fin de que el cliente quede satisfecho o que por lo menos se cumplan con los requisitos o los criterios de aceptación acordados al inicio del proyecto. Recursos: Humanos / tecnológicos (materiales) / financieros Calidad: lo cual se define en función de ESPECIFICACIONES. Costo: Lo cual se mide por medio de un PRESUPUESTO. Tiempo: Lo cual se mide por medio de un PLAN.

Los parámetros se dan dentro DIMENSIONAMIENTO del proyecto.

de

lo

que

se

conoce

como

 

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La fase de PLANIFICACION, implica que una vez definido la mejor idea para

solucionar el problema o la solución determinamos la factibilidad de la misma, es decir, si es posible hacerla, trata de dar respuesta a la pregunta ¿Cómo hacer la idea de la mejor manera? manera? Es hacer un PLAN en blanco y negro. Esta es parte importante del Sistema de Planificación de Proyectos, para lo cual el proyectista puede apoyarse en herramientas de planificación / programación, como por ejemplo el MS Project. Lo más importante es: -  Hacer el plan (que permitirá implementar la idea). -  Determinar la herramientas a utilizar (la metodología y técnicas e instrumentos para obtener la información necesaria). -  Determinar lo referente a los recursos y su financiamiento. -  Designación del responsable de cada actividad. (Hoy en día se cuenta con un software, como lo es el MSPROJECT, que integra toda la información necesaria para hacer un plan). (Ya que decidí lo que tengo que hacer, entonces defino como lo voy a hacer, a través de un PLAN).

Después de planear el trabajo hay que trabajar en hacer el plan para lograr el objetivo del proyecto. Este proceso proceso de planeación puede incluir los siguientes siguientes pasos: 1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. Esta debe ser aceptada por el cliente y la persona u organización que realizará el proyecto.  2. Dividir y subdividir subdividir el alcance del proyecto en piezas importantes o paquetes de trabajo o en una estructura de división división de trabajo, que que es un árbol  jerárquico de elementos o partidas de trabajo, logradas o producidas por el equipo del proyecto durante el proyecto, que identifica a la organización o a la persona que tiene la responsabilidad r esponsabilidad de cada paquete de trabajo. 3. Definir las actividades específicas que son necesarias necesarias de realizar realizar para cada trabajo con el de lograr elbajo objetivo del proyecto. 4. paquete Presentardegráficamente lasfinactividades bajo la forma de un diagrama de red. Este diagrama muestra el orden necesario y las interdependencias de las actividades para lograr el objetivo del proyecto. 5. Hacer un estimado de tiempo de la duración duración que tendrá que completar cada cada actividad, así como qué tipos de recursos y cuánto de cada uno se necesita para terminar cada actividad. 6. Hacer un estimado de costos para cada actividad. actividad. 7. Calcular el programa y el el presupuesto de un un proyecto, para determinar determinar si el mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados, con las especificaciones definidas y con los recursos disponibles. La planeación determina qué se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se necesitará y cuánto costará. costará. El resultado resultado de este esfuerzo esfuerzo es un

 

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plan de línea base. Una vez que se inicia el proyecto es necesario supervisar el avance, para asegurar que todo vaya de acuerdo al plan. La planeación determina lo que se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se necesitará y cuánto costará EN FORMA DETALLADA, PRECISA Y EXACTA. El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base. El dedicar tiempo a desarrollar un plan bien pensado es crítico para el logro exitoso de cualquier Es importante que las personas que participarán en La la realizaciónproyecto. del proyecto también colaboren en la planeación del trabajo. participación crea compromiso. La fase de PUESTA EN MARCHA, MARCHA , implica el poner “manos a la obra” el plan

elaborado, es la realización del plan. Lo más importante es: -  Seguir el curso del plan trazado. -  Mantenerse dentro de los límites del presupuesto. -  Mantenerse en el tiempo planificado. -  Lograr los Parámetros de “calidad”, establecidos en el contrato.  -  Tomar las decisiones que permitan obtener la infraestructura que se requiere para obtener el producto con las mínimas variaciones posibles. -  Hacer un a análisis nálisis de la lass diferencias entre lo planificado y lo obten obtenido. ido. -  Llevar una “bitácora” de el monitoreo del plan.  (Ya que decidí lo que tengo que hacer, y estructuré el PLAN para saber cómo lo voy a hacer, entonces lo HAGO de acuerdo al PLAN).

Una vez que se ha desarrollado el plan de línea base se puede proceder al trabajo del proyecto. El equipo, dirigido por el gerente del proyecto, proyecto, pondrá en práctica el plan y realizará las actividades o elementos de trabajo de acuerdo con él. El ritmo de la actividad aumentará aumentará según según se vayan incluyendo más y diversos recursos al desarrollo de las tareas del proyecto. Mientras se está realizando el proyecto, es necesario supervisar el avance para asegurar que todocon acuerdo al acuerdo plan. Esto incluye real incluye medir progreso progreso real y compararlo cvaya on el de planeado. Para medir el avance eselimportante mantener un seguimiento de cuáles actividades ya se han iniciado y/o terminado, cuándo lo hicieron y cuánto dinero se ha gastado o comprometido. Si en cualquier momento del proyecto la comparación del avance real con el programado muestra que se está retrasado de acuerdo al plan, que está excediendo al presupuesto, o que no cumple con las especificaciones técnicas, se tienen que llevar a cabo acciones correctivas para hacer que el proyecto esté de nuevo de acuerdo a lo planeado. (Control del Proyecto) La clave para el control del proyecto efectivo es medir el progreso real y compararlo con el planeado sobre una base periódica y oportuna y llevar a cabo la acción correctiva de inmediato si es necesaria. El confiar que un problema desaparecerá sin una intervención correctiva es ingenuo. Mientras más temprano se identifique y corrija la dificultad es mejor.

 

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El proceso de control del proyecto incluye recopilar información periódicamente sobre el desempeño del proyecto, y comparar el avance real con el planeado para llevar a cabo acciones correctivas si el desempeño real es inferior al planeado. Este proceso proceso tiene que que ocurrir con con periodicidad. periodicidad. Se debe establecer un período de presentación de informes sistemático, para comparar el avance real real con el planeado. En el lenguaje de los proyectistas proyectistas se habla de “ENTREGABLES”. “ ENTREGABLES”. 

Durante cada período de presentación de informes es necesario recopilar dos clases de datos o información: 1. Datos sobre el desempeño real. Esto incluye el tiempo real en que se iniciaron y/o terminaron las actividades y los costos reales gastados y comprometidos. 2. Información sobre cualquier cambio en el alcance, el programa y el presupuesto del proyecto. Si durante el curso del proyecto se dieran cambios, es responsabilidad del administrador del proyecto velar porque el cliente interno  –  externo este de acuerdo con dichos cambios, para lo cual debe de tener un documento firmado por el cliente en el cual se autoriza o se aceptan los cambios. Se debe observar que, una vez que se incluyen los cambios y son aceptados por el cliente se tiene que elaborar un nuevo plan de línea base, ya que el alcance, el programa y el presupuesto quizás sean diferentes a los del plan de línea base original. En general, mientras más corto sea el período de presentación de informes, son mejores las posibilidades de detectar problemas por anticipado y llevar a cabo acciones correctivas adecuadas. La fase de TERMINACION, TERMINACION , implica “la liquidación” del proyecto , es la entrega

del producto de este y la verificación del cumplimiento de los términos de cumplimiento de la relación contractual del proyecto. La última es terminarlo. iniciaacciones después para de que se haidóneamente completado el el trabajo delfase proyecto e incluye Se varias cerrar proyecto. El propósito de terminar apropiadamente un proyecto es aprender de la experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeño en el futuro. Por lo tanto, las actividades relacionadas con la terminación terminación del proyecto se deben identificar e incluir en el plan de línea base. Una actividad importante durante la fase de terminación es realizar reuniones de evaluación evaluación posteriores a la conclusión del proyecto. proyecto. Estas reuniones se deben hacer internamente, dentro de la organización que realizó el proyecto y con el cliente. El propósito propósito de estas reuniones reuniones es evaluar el desempeño desempeño del proyecto, determinar si se lograron en realidad los beneficios previstos e identificar lo que se puede hacer para mejorar el desempeño en futuros proyectos.

 

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Después de la reunión de evaluación, el gerente del proyecto debe emitir por escrito un breve informe a la administración con un resumen del desempeño del proyecto y las recomendaciones r ecomendaciones.. Lo más importante es: -   Analizar in puts, proceso y out puts. puts. Analizar  Analizar resultados de proceso y de proyecto. informe ejecutivo (Síntesis del Elaborar del proyecto, conclusiones, hallazgos y recomendaciones). -  Obtener el finiquito del proyecto. Es decir, decir, un documento donde queda legalizado que se entrego el producto de acuerdo a lo exigido en el contrato. - 

(Aquí analizo los resultados de lo que obtuve al hacer lo que decidí hacer en la forma en que definí hacerlo). La base de este documento ha sido elaborada ttomando omando como referencia, la siguiente bibliografía: -  - 

Administración Exitosa de Proyectos / Jack Jack Gido, Gido, Ja James mes P P.. Clements Clements / Internati International onal Thomson Thomson Editores. Editores. Administración de Proye Proyectos. ctos. Desde la idea hasta la implantación / Marion E. Haynes / Grupo Editorial Iberoamérica / 1998.