administracion del efectivo.doc

INTRODUCCIÓN La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio. En pocas palabras, un negocio es negocio sólo cuando genera una cantidad relativamente suficiente de dinero. Las empresas necesitan contar con efectivo suficiente para mantener la solvencia, pero no tanto como para que permanezca “ocioso” en el banco, ganando poco. Una forma atractiva para guardar el efectivo ocioso es la inversión en valores negociables. Sus funciones son detectar a la brevedad posible, el origen de todo el dinero que ingresa a la empresa y programar todo lo que se debe pagar, no le corresponde hacer juicios de las compras, pero si estar conscientes de que conviene pagar primero y que pagar más tarde. Hablábamos de la visión periférica de esta área y eso se refiere a dos cosas: a)

Primero, que mientras mejor se conozca cuánto dinero va a ingresar, desde los presupuestos, después los pronósticos de ventas, las ventas realizadas, la cobranza

b)

por realizar y finalmente la cobranza realizada. Enseguida, mientras mejor conozca lo que se va a gastar: primero los gastos fijos; después a partir de los presupuestos de ventas, cuánto va a costar teóricamente la producción de esos productos; después el monto de los pedidos que ya se han fincado; más adelante los insumos que ya ingresaron a la empresa; después la

facturación del proveedor. Cada uno de estos pasos va dando al tesorero una visión más concreta cada vez, de los compromisos de pago, le permite manejar mejor sus inversiones y programar sus pagos. El buen desarrollo de esta área dará confianza a proveedores y clientes y, si siempre se cumple lo que se promete, seguramente los créditos estarán abiertos y se podrán conseguir mejores descuentos, en fin respuestas a la confianza.

ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad. El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administración es responsable del control interno del efectivo y protección de todos los activos de la empresa. El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal. Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: -

Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

-

Promover la contabilización adecuada de los datos.

-

Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.

-

Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

La administración del efectivo es una de las áreas mas importantes de la administración del capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así los riesgos de una

"crisis de solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos. La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques. El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc. Las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones fundamentales: 

Transacciones.



Compensación a los bancos por el suministro de préstamos y servicios.



Precaución



Especulación

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO La administración del efectivo es de gran importancia en las empresas para mantener un nivel de liquidez adecuado y cumplir con sus obligaciones de pago. La generación de efectivo dependerá de las actividades que desarrolle la empresa, estas pueden ser, convirtiendo su efectivo en activos circulantes, como inversiones temporales, compras de inventarios para la venta y la generación de cuentas por cobrar, de esto dependerá cómo afrontará los retos financieros que desarrolle en los procesos productivos, debido a que se debe considerar la recuperación del efectivo más el margen

de ganancia en un tiempo corto para cubrir sus deudas, mantener sus operaciones y generar dividendos. La mala administración del efectivo puede generar efectos negativos que requieran la contratación de créditos para suplir las necesidades de capital de trabajo, imposibilidad de aprovechar oportunidades de negocios, no aprovechar los descuentos que otorgan los proveedores por pronto pago afectando el costo de los productos y servicios que adquiere la empresa, por lo que afectará negativamente las utilidades, incrementando la probabilidad que la empresa tenga un riesgo de negocio en marcha. NO SE PUEDE ADMINISTRAR LO QUE NO SE CONOCE El efectivo y los valores negociables constituyen los activos más líquidos de la empresa. EFECTIVO: Dinero al contado al que se pueden reducir todos los activos líquidos. Es el dinero de curso legal con que dispone la empresa en caja o en los saldos de las cuentas corrientes en los bancos; es decir que el dinero o la inversión en el efectivo no produce ninguna rentabilidad a la Empresa. VALORES NEGOCIABLES: Instrumentos del mercado de dinero a corto plazo, que ganan intereses y que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre fondos ociosos temporalmente. Juntos, el efectivo y los valores negociables sirven como una reserva de fondos, que se utiliza para pagar cuentas conforme éstas se van venciendo y además para cubrir cualquier desembolso inesperado. Se debe controlar o influir en todas las formas del dinero de la empresa, ya sea en las cuentas por cobrar, como en las inversiones y cuentas por pagar, además debe procurar la mayor visión hacia el futuro de por cobrar y pagar, de manera que pueda vislumbrar la posibilidad de problemas de liquidez o de tendencias de posibles pérdidas, por reducción del margen de utilidad. Y para esto último debe ser participante activo en la definición de políticas de precios.

Las operaciones que el área de control de efectivo maneja son en general, las siguientes: Area funcional Control de efectivo

Operaciones que realizan Recibe: Depósitos en bancos Vencimiento de inversiones Depósitos en caja (facturas cobradas) Facturas por cobrar Facturas por pagar Gastos por efectuar Pagos realizados (facturas pagadas) Entregas de préstamos Cobro de préstamos Entrega: Pagos a proveedores Pagos de nómina Pagos de prestaciones Pagos de Gastos generales Inversiones realizadas Depósitos en bancos

Las funciones que el área de control de efectivo realiza son en términos generales las siguientes:

Funciones generales de Control de Efectivo - Verificación de depósitos en bancos - Autorización de los pagos a realizar. - Negociación de pagos pendientes. - Inversión de excedentes. - Control de vencimiento de inversiones y reinversiones. - Concilia cobrado contra depósitos - Concilia pagos contra montos de cheques  Participa en los comités de precios. Concilia cuentas de bancos

- Concilia presupuestos de gastos - Concilia presupuestos de ventas.

PRINCIPALES ACTIVOS CIRCULANTE Los activos Circulantes se pueden definir como el dinero efectivo y otros activos o recursos, que se espera convertir en dinero, o consumir, durante el ciclo económico del negocio. Y entre los más importantes tenemos: Efectivo a Caja: Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a ningún tipo de restricción. De acuerdo a lo anterior, se acepta como efectivo lo siguiente: a) Efectivo en Caja: 

Monedas y billetes emitidos por el Banco Central. Monedas y billetes de otras naciones (divisas).



Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar.



Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.



Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales, facturas de tarjetas de crédito por depositar, etc.

b) Efectivo en bancos: Se considera como efectivo en bancos los siguientes: 

Cuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos nacionales.



Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que impidan su libre convertibilidad. De ser considerada esta partida como efectivo, deberá ser previamente traducida a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento



exista. Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún banco pero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus beneficiarios.

Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del saldo del banco en los libros, podemos en cualquier momento, disponer de ese dinero para otros fines, mientras se mantengan en poder de la empresa los cheques que habían sido emitidos. En todo caso, lo más que podría suceder sería la aparición de un sobregiro bancario en libros. PARTIDAS QUE NO FORMAN PARTE DEL EFECTIVO Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen características de efectivo, no cumplen con el requisito básico de la disponibilidad para la liberación de deudas u obligaciones por parte de la empresa. En términos generales, no deberá ser tratado como efectivo lo siguiente: No será Efectivo en Caja: Los vales de caja: Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados más bien como cuentas por cobrar. Cheques Post-fechados: se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado, los casos más corrientes provienen de los siguientes hechos: 

Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero, como para ese momento no tiene fondos, lo emite con fecha posterior, pidiéndole al cajero que se

lo cambie por efectivo. Por supuesto, tal cheque permanece en la caja hasta tanto llegue la fecha que permita cobrarlo o depositarlo en un banco. 

Un cliente paga una deuda con un cheque post-fechado. Este es un caso similar al anterior. El cajero deberá mantener en su poder el cheque, hasta la fecha en que pueda ser cobrado o depositado.

En ambos casos, esas partidas deben segregarse del efectivo y, como se dijo anteriormente, ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas. Cheques devueltos: En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos después de haber sido depositados en un banco. Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con respecto a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo de la causa por la que el cheque fue devuelto. 

Cheques devueltos por falta de fondos: En este caso, el cheque devuelto no debe ser considerado como efectivo, ya que la no disponibilidad de fondos en el banco así lo exige.



Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos: En oportunidades, un cheque es devuelto por causas diferentes a la de no disponer de fondos. Tales serían los devueltos por endoso defectuoso, firmas defectuosas, disparidad de cantidades, etc. En estos casos, los cheques devueltos podrían ser considerados como efectivo y presentados como tal, siempre que la causa por la que el cheque fue devuelto pueda ser subsanada en corto tiempo.

No será Efectivo en Bancos: 

Depósitos bancarios a plazo fijo: Es obvio que cuando una empresa hace cualquier depósito de dinero en una institución financiera a plazo fijo, significa que no podrá disponer de esos recursos hasta tanto venza el plazo convenido. Por supuesto, si el

plazo fijo es menos de un año, el monto de esos depósitos deberá mostrarse en el activo circulante, pero en un rubro diferente a efectivo. En caso de que el plazo sea mayor de un año, será presentado fuera del activo circulante, en el grupo de 

inversiones permanentes o a largo plazo. Depósitos bancarios congelados: Se trata de los casos en que una empresa mantienen depósitos de dinero en instituciones financieras que se hayan declarado en suspensión de operaciones, o hayan sido intervenidas por las autoridades competentes. Casos representativos de este tipo de depósitos son aquellos que



cualquier empresa mantenga. Depósitos bancarios para fondos especiales: En oportunidades, la empresas crean fondos especiales a través de depósitos en bancos, con el objetivo de hacer frente a cualquier obligación futura tal como adquisición de activos fijos, amortización o reembolso de bonos u obligaciones, pago de pensiones y jubilaciones o para cubrir los costos de un juicio que está pendiente de sentencia, en caso de que se pierda. Estos depósitos especiales deberán ser presentados en el grupo de otros activos del balance general, a menos que esos fondos vayan a ser utilizados antes de un año en los fines previstos. En este caso, serán mostrados dentro del activo circulante, pero



siempre segregados del efectivo. Depósitos en bancos extranjeros restringidos: Cuando se tiene depósitos en bancos de otros países y por diferentes razones está restringida la disponibilidad de esos fondos, deberá también segregarse del efectivo el monto que corresponda, y ser presentado más bien como otros activos.

Caja(numeración) Es la cuenta a través de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra en poder de la empresa, dentro de las instalaciones de la misma. Cualquier movimiento de efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en esta cuenta. Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta caja debe ser presentada en el balance general encabezado el grupo de activo circulante.

Ascendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta caja puede ser: Caja chica y Caja principal(el concepto de caja principal). Caja Chica: una medida sana de control interno consiste en que todo pago se haga por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentre en caja. Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco monto cada una de ellas, que haría poco práctico y en algunos casos imposible, pagarlas con cheque. Nos estamos refiriendo a desembolsos por concepto, por ejemplo, de compra de periódicos, café, taxis, gasolina para los vehículos, etc. En todo caso, los directivos de la empresa, después de estimar las erogaciones que se harán por medio de esta caja durante un periódico determinado, establecerán el monto del fondo fijo con el que operará dicha caja, así como la cantidad máxima que se podrá erogar en cada caso. Valores Negociables: Son activos intitulados, compromisos por escrito de pago de un importe definidos en una fecha futura especificada pertenecientes a una persona u organización y que pueden ser vendidos o transferidos a otra sin ningún tipo de restricción, según la conveniencia que esta transacción tenga para la organización. Tipos de valores Negociables: 

Pagarés: Son papeles de obligación por una cantidad que ha de pagarse a tiempo determinado. El que es transferible por endoso, sin nuevo consentimiento del deudor. Los balances generales de numerosas empresas con frecuencia incluyen un activo intitulado documentos por cobrar (pagarés), que son compromisos por escrito de pago de un importe definido en una fecha futura especifica. Estos documentos se emplean para conceder créditos a los clientes y alargar el período de pago de las cuentas por cobrar pendientes. Dichos documentos son frecuentes en algunas



industrias y poco usuales en otras. Cheques: Son documentos expedidos en forma de mandato mediante los cuales una persona puede retirar, a la orden propia o de un tercero, fondos que tiene en poder de otra. La persona que tiene cantidades de dinero disponible en un instituto de

crédito, o en poder de un comerciante, tiene derecho a disponer de ellas a favor de sí mismo, o de un tercero, o por medio de cheques. 

Cartas de Crédito: Son documentos que tienen por objeto realizar un contrato de cambio condicional celebrado entre el dador u el tomador, cuya perfección pende de que éste haga uso del crédito que aquél le abre. En la carta de crédito se designará el tiempo dentro del cual el tomador debe hacer uso de ella. También deberá contener la cantidad por la cual se abre el crédito, y si no se expresare será considerada como de simple introducción. El tomador de una carta de crédito deberá poner en la misma el modelo de su firma.

MOTIVOS PARA MANTENER SALDOS DE EFECTIVO Y CUASI-EFECTIVO (VALORES NEGOCIABLES) ( es lo mismo de abajo) MOTIVO DE TRANSACCIÓN: Consiste en efectuar los pagos planeados de las partidas como materias primas y sueldos. MOTIVO DE SEGURIDAD: Los saldos que se mantienen para satisfacer este motivo, se invierten en valores negociables muy líquidos que se pueden convertir inmediatamente en efectivo. Dichos valores protegen a la empresa de la incapacidad de satisfacer las demandas inesperadas de efectivo. MOTIVO ESPECULATIVO: Una vez satisfechos los motivos de seguridad, las empresas invierten en ocasiones los fondos excedentes en valores negociables, así como en instrumentos a largo plazo. Una empresa realiza esta inversión porque en ese momento no usa ciertos fondos o porque desea aprovechar rápidamente las oportunidades inesperadas que pudieran surgir. Este motivo es generalmente el más común. NECESIDADES DE MANTENIMIENTO DE EFECTIVO Pero si el efectivo no produce ninguna rentabilidad ¿porqué la empresa lo mantiene?. Mas aun ahora, que con una tasa de inflación tan alta, el poder adquisitivo del efectivo

se va perdiendo. ¿Porqué las Empresas se empeñan en mantenerlos? Su principal razón es su mayor liquidez, es decir que se pueden obtener bienes y servicios y tiene una aceptación general de una forma inmediata logrando a través de él satisfacer las necesidades y deseos siguientes: 

Las Necesidades de Transacción, el cual se basa en que la empresa mantiene el efectivo para satisfacer sus necesidades de rutina, es decir, cancelación de compras, cuentas por pagar, pago de nomina, obligaciones legales, etc.



Su deseo de precaución; es decir tener efectivo para afrontar necesidades o situaciones imprevistas u ocasionales, los cuales pueden provenir de la situación económica del país, de la situación de la industria, algún problema en sus proveedores de materia prima, etc, y también depende de su capacidad para la obtención de crédito. Esto se da ya que no es fácil sincronizar las entradas y salidas de efectivos, y que existe, mucha incertidumbre en las entradas de efectivo. De aquí va a depender el monto del colcho de seguridad que la Empresa desea obtener.



Sus deseos de oportunistas o de especulación, es decir tener efectivo para aprovechar la oportunidad de una baja de ciertos valores, aprovechar descuentos en materia prima, etc. CÁLCULO DE LOS SALDOS DE EFECTIVO DESEABLES.

El objetivo de la gerencia debe ser mantener saldos de efectivo para transacciones e inversiones en valores negociables que contribuyan a mejorar el valor de la empresa. Si los niveles de efectivo o de valores negociables son demasiado altos, la rentabilidad de la empresa será menor que si se mantienen en niveles óptimos. Las empresas pueden establecer cálculos cuantitativos o procedimientos subjetivos con el fin de determinar los saldos adecuados de efectivo para transacciones. Ej. Un modelo subjetivo podría ser mantener un saldo transaccional equivalente a un 10% de las ventas pronosticadas para el mes siguiente, si la cantidad pronosticada de ventas es de S/. 500,000.00 la empresa mantendría un saldo de efectivo de 500,000.00 (0.10)= S/. 50,000.00

HERRAMIENTAS PARA EL SALDO DE EFECTIVO ¿qué necesitamos saber para determinar nuestras necesidades de efectivo?, es decir que factores vamos a tomar en cuenta para saber el saldo de efectivo que debe mantener la Empresa. Estos factores son los siguientes: 

La sincronización de las entradas y salidas de efectivos, las cuales las primeras van a depender de las ventas al contado, las cuentas por cobrar, ingresos por intereses, ventas de activos, algún préstamo que se tenga, entre otros, las salidas van a depender de las cuentas por pagar, compras al contado, pago de personal, impuestos, dividendos e intereses, así como cualquier inversión en activo que se tenga prevista. Todo esto va a servir de base, para elaborar el Presupuesto de Efectivo, y es el instrumento que nos va a permitir determinar cuales y cuanto son nuestras necesidades de efectivo y en que momento van a tener su ocurrencia, para luego tomar la decisión de con que se va a financiar esa necesidad. El Presupuesto de Efectivo nos va a permitir determinar también los momentos en que se tenga efectivo ociosos para invertir estos en Valores Negociables



Costos de los Saldos Insuficientes, aquí se consideran todos aquellos gastos que sean necesarios para la consecución del efectivo, es decir, los costos de transacción de Valores a efectivos, las cuentas perdidas por no contar con el efectivo, los gastos en la consecución de un préstamo, el costo relacionado a nuestra imagen entre los proveedores, dejando a veces de suministrar la mercancía.

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Los costos por mantener saldos de efectivos excesivos, que va a estar representado por el no-aprovechamiento de invertir el efectivo ocioso, aunque sea temporalmente a una tasa de interés determinada.



Los costos de manejo y de Administración, los cuales van a estar relacionado con los gastos de personal y de operaciones propia de la Administración del Efectivo.



La incertidumbre en la determinación de los flujos de efectivos, así como sus salidas. De aquí va a depender el saldo precautorio o colchón de seguridad que desea tener la Empresa.

Una vez determinado los factores a considerar en la determinación de necesidades de efectivo; ¿Cómo se pueden calcular o prever las necesidades de Efectivo? y ¿Cuál va a ser el saldo en efectivo que debe mantener la Empresa?. Existe varias técnicas que permiten desarrollar una buena Administración del Efectivo, dentro de las cuales se puede mencionar las siguientes: El Presupuesto de Efectivo Uno de los instrumentos de que nos vamos a valer es el Presupuesto de efectivo, como se expuso anteriormente en lo referente a la Planificación de la Empresa, mediante la estimación de las entradas y salidas de efectivo, tomando en consideración todo lo expuesto en los factores a tomar en cuenta para determinar el saldo de efectivo, vamos a visualizar en que momento es necesario acudir a un financiamiento externo, o si hay necesidad de vender valores negociables, así como también si existe efectivo ocioso que hay que invertir en Valores Negociables para que sea rentable. El Presupuesto de Efectivo nos va a indicar en que período determinado va a ser necesario efectivo. Estados Financieros Proyectados Otros instrumentos que nos va a permitir, determinar las necesidades de fondo, van a ser los Estados Financieros Proyectados así como el Estado de Fuente y Uso de Fondos Proyectados que nos va a indicar los recursos necesarios. Este método es utilizado mas que todo para la planificación financiera a corto plazo. Saldo Mínimo Requerido En el Presupuesto de Efectivo existe una partida que es denominada Saldo Mínimo Requerido, que no es más que la consideración del saldo óptimo de efectivo que la Empresa desea mantener. Pero ¿Cómo se determina este saldo óptimo de efectivo? y ¿ Qué hace la Empresa para administrar su efectivo de una forma eficiente? y ¿de qué se cuenta para disminuir los costos que acarrean la Administración de Efectivo?. Hay que recordar que el cálculo del saldo de efectivo óptimo va a estar influenciado por el saldo mínimo exigido por el banco.

En resumen la meta debe ser operar de manera que se requiera un mínimo de dinero en efectivo. Debe planearse la cantidad de dinero que permita a la Empresa cumplir con los pagos programados de sus cuentas en el momento de vencimiento, así como proporcionar un margen de seguridad para realizar pagos no previstos, o bien, pagos programados cuando se disponga de las entradas de efectivo esperadas. Saldo Óptimo de Efectivo Existen diferentes formas de determinar el Saldo Optimo de Efectivo, de los cuales vamos a considerar solo unos cuantos: El Saldo de Efectivo Optimo puede ser determinado en forma Gráfica. El Saldo de Efectivo Optimo va a ser aquel donde se minimiza el costo de mantener efectivo; en donde se van a considerar tres tipos de costos; estos son: -

Costo de Saldo Excesivo

-

Costo de Saldo Insuficiente

-

Costo de Administración y Manejo

Los costos de saldo excesivo van a aumentar a medida que aumenta los saldos de efectivo; los costos de saldo insuficiente disminuyen a medida que se aumenta los saldos en efectivo y los costos de Administración y manejo van a ser fijos. Entonces el objetivo es minimizar estos costos, es decir determinar la cantidad de efectivo en donde la suma de estos tres (3) costos sea mínima, ya que los costos de saldo insuficiente y excesivos son inversamente proporcional. Saldo de Efectivo Precautorio Ahora bien, en este método no hemos considerado el Saldo de Efectivo Precautorio, que no es mas que aquel dinero que posee la Empresa, que bien puede estar en efectivo o invertido en Valores, para cubrir aquellas necesidades imprevistas. Porcentajes de las Ventas Otro método consiste en establecer el nivel mínimo de caja, como porcentaje de las ventas. Ejemplo: una empresa desea mantener un saldo de efectivo igual al 10% de las

ventas anuales. Si las ventas para el próximo año se estiman en S/.. 8.000.000 entonces el Saldo Mínimo de Efectivo sería: EMO = 8.000.000 *10% ⇒ EMO = 800.000 NIVEL DE INVERSIÓN EN VALORES NEGOCIABLES. El primer requisito para poder administrar el efectivo, es conocer tanto la forma en que éste se genera, como la manera en que se aplica o el destino que se le da. Esta información la proporciona el estado de flujo de efectivo. Este estado informa, por una parte, cuáles han sido las principales fuentes de dinero de la empresa (en donde ha conseguido el dinero) durante un período determinado de tiempo y por otra parte, que ha hecho con él (en qué lo ha aplicado). El dinero generado básicamente por cobros a clientes derivados de la venta de inventarios o de la prestación de servicios, menos los pagos a proveedores y las erogaciones para cubrir los costos necesarios para poder vender, comprar y producir los artículos vendidos durante el período cubierto por la información, es el efectivo neto generado por la operación. La capacidad para generar efectivo por medio de la operación, permite determinar, entre otras cosas, el crecimiento potencial de la empresa y su salud financiera. Además de esta fuente, como ya sabemos, existen otras: -

Pasivos Aportaciones de los socios (aumentos de capital) Venta de inversiones.

En adición a la operación, el efectivo se puede aplicar a: -

Pagar deudas Repartir dividendos Reembolsar capital a los accionistas Invertir

¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE ADMINISTRAR EL FLUJO DE EFECTIVO? La mayoría de las actividades de la empresa van encaminadas a afectar, directa e indirectamente, el flujo de la empresa. Consecuentemente, su administración es tarea en la cual están involucradas todas las personas que trabajan en la empresa. Lo que cada individuo haga (o deje de hacer) va a afectar de una manera u otra el efectivo de la empresa. Por ejemplo: -

El fijar el precio de venta para los inventarios afectará el flujo de efectivo, ya que el precio influye sobre el tiempo en que se venda y consecuentemente, sobre el monto

-

de efectivo que se generará. Al definir y decidir a quién se le venderá a crédito y en qué términos y bajo qué condiciones, determina el tiempo en que el dinero derivado de las ventas a crédito

-

durará "almacenado" en cartera y su monto. La negociación con los proveedores definirá tanto los montos de los pagos como la

-

frecuencia o rapidez de los mismos. El riesgo que se esté dispuesto a correr ante la posible eventualidad de no contar con la materia prima requerida por producción, o los artículos necesarios para cubrir los pedidos de los clientes, así como el tiempo que toma la conversión de la materia prima en un artículo terminado, define el nivel de inventarios y los inventarios son dinero almacenado en materia prima y en artículos terminados. ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL EFECTIVO.

Los saldos de efectivo y las reservas de efectivo dependen en forma significativa de la producción y las técnicas de venta de la empresa y de los procedimientos que la misma efectúa para los cobros de ingresos por ventas y pagar las compras. Estas influencias se comprenden mejor por medio del análisis del ciclo operativo y del ciclo de conversión del efectivo de la empresa. Por medio de la administración eficiente de estos ciclos, el

gerente de finanzas mantiene un nivel bajo de inversión en efectivo y así ayuda a maximizar el valor de las acciones. CICLO OPERATIVO (CO): El ciclo operativo de una empresa se define como el tiempo que transcurre desde el momento en que la empresa introduce la materia prima y la mano de obra en el proceso de producción (es decir comienza a crear el inventario), hasta el momento en que cobra el efectivo por la venta del producto terminado que contiene estos insumos de producción. La empresa “X” compra normalmente toda su materia prima sobre la base de crédito y vende toda su mercancía a crédito. La empresa efectúa el pago 30 días después de realizada la compra, y los clientes le pagan 60 días después de la venta. El periodo promedio de pago es de 35 días y el periodo medio de cobranza es de 70 días. Transcurre un promedio de 85 días para el inventario. El ciclo de caja se ilustra en la siguiente gráfica:

CC = EPI + PCP - PPP = 85 +70 - 35 = 120 dias EPI = Edad promedio de inventario

PCP = Periodo de cobranza promedio PPP = Periodo de pago promedio CICLO DE CONVERSION DEL EFECTIVO: Por lo general una empresa tiene la posibilidad de comprar muchos de sus insumos de producción (por ejemplo, materias primas y mano de obra) a crédito. El tiempo que requiere la empresa para pagar estos insumos se denomina periodo promedio de pago (PPP); por tanto, estos insumos de producción generan fuentes de financiamiento espontánea a corto plazo. La capacidad de las empresas de adquirir insumos al crédito, compensa en parte o totalmente el tiempo que los recursos permanecen inmovilizados en el ciclo operativo. CONTROL DEL CICLO DE CONVERSIÓN DEL EFECTIVO: Un ciclo de conversión del efectivo positivo, significa que la empresa debe usar formas negociadas de financiamiento, como los préstamos a corto plazo sin garantía o sin fuentes garantizadas de financiamiento, para apoyar el ciclo de conversión del efectivo. Para una empresa sería ideal tener ciclos de conversión del efectivo negativos, ya que esto significaría que el periodo promedio de pago supera al ciclo operativo. Las empresas de manufactura no tendrán ciclos de conversión del efectivo negativos a menos que prolonguen sus periodos promedios de pagos por periodos muy largos o por un tiempo bastante considerable. En el caso más frecuente de un ciclo de conversión del efectivo positivo, la empresa necesita aplicar estrategias que minimicen el ciclo de conversión del efectivo sin perder ventas o perjudicar la valuación de créditos. La Administración de Efectivo es óptima según Gitman L.(1996); de acuerdo a tres Estrategias Básicas que son: 1.

Recuperar las cuentas por Cobrar tan pronto como sea posible, sin perder ventas futuras a causa de técnicas de cobro que ejerzan una presión excesiva. Los descuentos por pronto pago, si se justifican económicamente, se usan para lograr este objetivo. Esto se podrá realizar a través del control de las condiciones de Créditos, política de créditos y política de cobranzas.

2.

Cubrir las Cuentas por pagar lo más tarde posible sin dañar la posición crediticia; una disminución razonable en el pago de la cuentas trae consigo una disminución del ciclo de caja y un aumento en la Rotación de efectivo. “Esto haría que el efectivo mínimo para operaciones disminuyese; entonces se reduciría el monto de recursos comprometidos y por lo tanto reduciría el costo de oportunidad del dinero. Esto haría que la empresa, liberaría recursos para destinarlos a inversiones productivas en el corto plazo” Paredes G., F (1995; 109).

3.

Acelerar la rotación de inventarios lo más posible, evitando el agotamiento de las mercancías, el cual pudiera ocasionar una pérdida de ventas. Ej. acelerar la rotación de materia primas el cual se logra mediante el empleo de técnicas especializadas de control de inventario, Disminución del Ciclo de producción; utilizando técnicas de control de producción. lo que hará que aumente la rotación de inventario, Aumentar la rotación de productos terminados, lo cual se logra a través de una mejor predicción de las ventas y adecuar la producción a esta. LOS CUATRO PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO

Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos ( entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo provecho. Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erogaciones de dinero. PRIMER PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo" Ejemplo:

-

Incrementar el volumen de ventas. Incrementar el precio de ventas. Mejorar la mezcla de ventas ( impulsando las de mayor margen de contribución). Eliminar descuentos.

SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo" Ejemplo: -

Incrementar las ventas al contado Pedir anticipos a clientes Reducir plazos de crédito.

TERCER PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero" Ejemplo: -

Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores) Reduri desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa. Hacer bien las cosas desde la primera vez ( Disminuir los costos de no Tener Calidad)

CUATRO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero" Ejemplo: -

Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles. Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar

Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta. Como

se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo principio con el primero. En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo de la aplicación de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo del efectivo. TECNICAS DE ADMINISTRACION DEL EFECTIVO El objetivo que persiguen estas técnicas es el de disminuir o minimizar las necesidades de financiamiento negociado de la empresa, aprovechando ciertos defectos de los sistemas de cobro y pago. (Estoy de acuerdo q no vaya esto)FLOTACION: Fondos enviados por un pagador, pero que aún están en una forma en que el beneficiario pueda gastar. Es decir cuando una empresa emite un cheque y lo envía por correo a la empresa beneficiaria. 1.

FLOTACION DE COBRO: El retraso entre el momento en que un pagador deduce un pago de su libro mayor de cuentas de cheques y el momento en que el beneficiario realmente recibe estos fondos en una forma que pueda gastar.

2.

FLOTACION DE DESEMBOLSO: El lapso de tiempo que existe entre el momento que un pagador deduce un pago de su libro mayor de cuentas de cheques (Lo desembolsa) y el momento en que los fondos realmente se retiran de las cuentas. Tanto la flotación de cobro como la flotación por desembolso poseen estos tres componentes:  FLOTACION POSTAL: El retraso entre el momento en que el pagador envía el pago por correo y el momento en que el beneficiario lo recibe.

 FLOTACION DE PROCESAMIENTO: El retraso entre la recepción de un cheque por la empresa beneficiaria y el depósito de un cheque en su propia cuenta.  FLOTACION DE COMPENSACION: El retraso entre el depósito de un cheque y la disponibilidad real de fondos. Este componente de flotación se atribuye al tiempo que el sistema bancario se tarda en transferir un cheque. Es importante hacer notar que el uso de tecnología hace que este tiempo se vea reducido en una gran manera. ACELERACION DE COBROS La empresa no sólo desea impulsar a sus clientes a pagar pronto, sino también a poder convertirlo lo más pronto posible en dinero para poder gastar e invertir, en otras palabras minimizar la flotación de cobro.

Se vieron diferentes métodos para el cálculo de Saldo Optimo, y de las necesidades de Efectivo, pero, existen técnicas que se pueden aplicar en ciertos casos particulares, que nos van a permitir recudir las necesidades de efectivo. Es de recordar que el efectivo o la Administración del Efectivo va a depender directamente de las Entradas y de las salidas, por consiguiente las técnicas de reducción de necesidades de efectivo van a estar dirigidas a ellas. Técnicas dirigidas a las entradas de Efectivos Sabemos que las entradas de efectivo van a depender de las ventas al contado y de las cuentas por cobrar, entonces la atención del Director Financiero de centrará en ellos con el fin de acelerar las entradas de efectivo 

Existen Empresas que demoran mucho en el proceso de la facturación, ya que sus controles internos muchas veces son muy estrictos, por consiguiente trae un atraso en el proceso de facturación; si es posible reducir este tiempo, las entradas de efectivo pudieran agilizarse.



Los cobros también puede agilizarse estableciendo oficinas de cobros en diferentes zonas, o contratando los servicios bancarios de un Banco de la Región; en donde se crea necesario agilizar la cobranza. En este caso habría que analizar los costos de establecer una Oficina o del costo de los servicios del Banco, con los beneficios que se van a obtener, es decir, con una mayor rotación en las cuentas por cobrar.



Disminuyendo la flotación de los cheques, o cheques en tránsito, nos va a permitir contar con el dinero mas rápido. Se define flotación de los cheques, el momento que transcurre desde que el cheque ha sido depositado en el banco, hasta el día en que se ha hecho efectivo el cobro del mismo, o el momento en que la Empresa puede disponer del dinero. Esto también se puede lograr, estableciendo un sistema de Banca concentrada, en donde se estableen Bancos regionales, donde son recibidos los cobros, los cuales los transfieren a un Banco Principal, que es manejado por la matriz



Estableciendo un Sistema de Caja Cerrada, en donde el cliente envía sus pagos a un apartado postal y el Banco se encarga de abrir por lo menos 2 veces diariamente el apartado y deposita los pagos directamente a la cuenta para luego informar de los pagos recibidos.

Técnicas dirigidas a las Salidas de Efectivo ¿Pero cómo podemos retrasar los desembolsos, a sabiendas que esto nos puede deteriorar la imagen?. Existen diferentes formas, todas dentro del marco legal, que nos va a ayudar a retrasar el desembolso de efectivo, estos son: 

Demorar los pagos hasta el plazo dado, si se ha decidido no aprovechar el descuento; pero no hay que sobrepasarse de este limite, ya que puede traer molestia en los proveedores y éstos tomar represalias contra la empresa



Cancelar con cheques de otra plaza, aprovechando así la flotación de cheques. En este procedimiento es necesario llevar un buen control, ya que se está creando dinero, pero puede llegar un momento en que sea presentado el cheque antes de lo estipulado y la empresa quede mal ante el proveedor.



Concentrar los pagos de sueldos, dividendos y otros a una sola vez en un período, es decir, disminuir su periodicidad.



Mediante la utilización de los pasivos acumulados, especialmente: S.S.O. Caja de Ahorro, Sueldos, Impuestos, INCE y otros, la empresa puede generar efectivo, ya que se esta retrasando su cancelación.

Otra forma de obtener efectivo sería a través de los sobregiros bancarios y/o aperturando una Línea de Crédito; utilizando así el dinero en otras inversiones que pueden generar un Ingreso Marginal. TECNICAS DE ACELERACION DE COBROS. ( esto creo q redunda en las técnicas de entrada de efectivo ) BANCA DE CONCENTRACION. Las empresas que cuentan con muchos establecimientos en todo el país a menudo designan ciertas oficinas como centros de cobro para determinadas áreas geográficas. Los clientes remiten sus cheques a estas oficinas que a su vez depositan los pagos en los bancos locales. En momentos específicos o cuando es necesario, los fondos se transfieren por cable de

los bancos regionales al banco de concentración, o de

desembolso, que envía los pagos de cuentas. Reduce la flotación de cobro, al reducir componentes de flotación postal y de compensación. ENVIOS DIRECTOS. Cheque con Autorización Anticipada. Cheque emitido por el beneficiario contra la cuenta de cheques de un cliente, por una cantidad previamente acordada. El cheque no requiere la firma del cliente debido a la autorización legal previa. La cantidad está previamente acordada por la empresa beneficiaria. Cheque para Transferencia de Depósitos. Un cheque girado a una de las cuentas bancarias de la empresa y depositado en una cuenta que ésta tiene mantiene en otro banco, lo que acelera la transferencia de fondos.

DEMORA EN LOS DESEMBOLSOS En relación con las cuentas por Pagar, la empresa no sólo desea pagar sus cuentas tan tarde como sea posible, sino que también demorar la disponibilidad de fondos para los proveedores y empleados, una vez se ha expedido el pago, en otras palabras, Maximizar la flotación de desembolso. TECNICAS DE DESEMBOLSO DESEMBOLSO CONTROLADO El uso estratégico de oficinas de correo y cuentas bancarias para aumentar la flotación postal y la flotación de compensación respectivamente. MANEJO DE LA FLOTACIÓN Es un método que consiste en pronosticar en forma consciente, la flotación resultante(o demora), relacionada con el proceso de pago, y usarla para mantener sus fondos en una forma que gane intereses tanto tiempo como sea posible. Con frecuencia las empresas manejan la flotación al extender cheques con fondos que aún no se encuentran en sus cuentas de cheques. FINANCIAMIENTO ESCALONADO Una forma de manejar la flotación consiste en depositar cierta proporción de una nómina, o pago, en la cuenta de cheques de la empresa durante varios días sucesivos después de la emisión real de un conjunto de cheques.

CASO PRACTICO

EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO El presupuesto de efectivo, también conocido como flujo de caja proyectado, es un presupuesto que muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de efectivo (dinero en efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo determinado. La importancia del presupuesto de efectivo es que nos permite prever la futura disponibilidad del efectivo (saber si vamos a tener un déficit o un excedente de efectivo) y, en base a ello, poder tomar decisiones, por ejemplo: Si prevemos que vamos a tener un déficit o va a ser necesario contar con un mayor efectivo, podemos, por ejemplo: 

Solicitar oportunamente un financiamiento.



Solicitar el refinanciamiento de una deuda.



Solicitar un crédito comercial (pagar las compras al crédito en vez de al contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crédito.



Cobrar al contado y ya no al crédito o, en todo caso, otorgar uno menor crédito.

Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo: 

Invertirlo en la adquisición de nueva maquinaria o nuevos equipos.



Invertirlo en la adquisición de mayor mercadería.



Invertirlo en la expansión del negocio.



Usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en acciones.

Por otro lado, el presupuesto de efectivo nos permite conocer el futuro escenario de un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio será rentable (cuando los futuros ingresos son mayores que los futuros egresos), o saber si seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída. Información que podemos presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar la rentabilidad del futuro negocio (por ejemplo, ante potenciales inversionistas), o al querer

demostrar que seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída (por ejemplo, al solicitar un préstamo a alguna entidad financiera). Cómo elaborar un presupuesto de efectivo Para elaborar un presupuesto de efectivo es necesario contar con los demás presupuestos de la empresa; a continuación un ejemplo de cómo elaborar uno al contar con la siguiente información: Supongamos que debemos elaborar el presupuesto de efectivo de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos) para el periodo de los cuatro primeros meses del año; los datos que tenemos son los siguientes: se pronostica ventas de 300 unidades para el mes enero y un aumento del 10% a



partir de febrero. 

el precio de venta es de S/. 20.00



el cobro de las ventas se realiza el 60% al contado y el 40% al crédito a 30 días.



se pronostica compras de mercadería de 310 unidades para el mes de enero y un aumento del 10% a partir de febrero. el precio de compra es de S/. 15.00

 

los proveedores permiten pagar la mercadería el 50% al contado y el 50% restante a crédito a 30 días.



se estiman gastos por remuneraciones del personal administrativo, alquileres, seguros y servicios por S/.250.00 mensuales (gastos administrativos).



se estiman gastos por remuneraciones del personal de ventas, comisiones, promoción y publicidad por S/. 230 mensuales (gastos de ventas).



el negocio cuenta con mobiliario y equipo que se deprecia en S/. 50 al mes.



se obtiene un préstamo por S/. 2 100 el cual debe ser pagado a partir de febrero en amortizaciones constantes de S/. 700 e intereses de S/. 504 en febrero, S/. 336 en mazo, y S/. 168 en abril.



el pago por impuestos por concepto de renta es del 2% de la utilidad disponible.

Para este ejemplo, antes de elaborar el presupuesto de efectivo, es necesario elaborar los presupuestos de ventas y cobros, ya que las ventas no se cobran el mismo mes en que se realizan, sino que se cobran un 60% en el mes que se realizan y el 40% restante al mes siguiente, y el presupuesto de efectivo muestra el efectivo que realmente ingresa o sale de la empresa. Presupuesto de ventas enero

febrero

marzo

abril

Unidades

300

330

363

399

Precio de venta

20

20

20

20

TOTAL

6000

6600

7260

7986

Nota: las ventas empiezan en 300 unidades en enero y luego tiene un aumento constante del 10%. Presupuesto de cobros

Contado (60%)

enero

febrero

marzo

abril

3600

3960

4356

4791.60

2400

2640

2904

6360

6996

7695.60

Crédito a 30 días (40%) TOTAL

3600

Nota: de las ventas de S/. 6 000 hechas en enero, cobramos el 60% (S/. 3 600) al contado y el 40% (S/. 2 400) al crédito a 30 días; lo mismo para los demás meses. Una vez elaborados los presupuestos de ventas y cobros, debemos elaborar los presupuestos de compras y pagos, ya que, igualmente, las compras no se pagan el mismo mes en que se realizan, sino que se pagan un 50% en el mes que se realizan y el 50% restante al mes siguiente. Presupuesto de compras

enero

febrero

marzo

abril

Unidades

310

341

375

413

Precio de compra

15

15

15

15

TOTAL

4650

5115

5626.50

6189.15

Nota: las compras empiezan en 310 unidades en enero y luego tienen un aumento constante del 10%. Presupuesto de pagos

Contado (50%)

enero

febrero

marzo

abril

2325

2557.50

2813.25

3094.58

2325

2557.50

2813.25

4882.50

5370.75

5907.83

Crédito a 30 días (50%) TOTAL

2325

Nota: de las compras de S/. 4 650 hechas en enero, pagamos el 50% (S/. 2 325) al contado y el 50% restante (S/. 2 325) al crédito al crédito a 30 días; lo mismo para los demás meses. Una vez elaborados los presupuestos de compras y pagos, pasamos a elaborar el presupuesto operativo (estado de resultados proyectado), ya que es necesario determinar el monto que se debe pagar por concepto de impuestos. Presupuesto operativo enero

febrero

marzo

abril

Ventas

6000

6600

7260

7986

Costo de ventas

4650

5115

5626.50

6189.15

UTILIDAD BRUTA

1350

1485

1633.50

1796.85

Gastos administrativos

250

250

250

250

Gastos de ventas

230

230

230

230

Depreciación

50

50

50

50

UTILIDAD OPERATIVA

820

955

1103.50

1266.85

504

336

168

Intereses UTILIDAD ANTES DE IMP.

820

451

767.50

1098.85

Impuestos (2%)

16.40

9.02

15.35

21.98

UTILIDAD NETA

803.60

441.98

752.15

1076.87

Y, finalmente, asegurándonos de contar con toda la información necesaria, pasamos a elaborar el presupuesto de efectivo. Presupuesto de efectivo enero

febrero

marzo

abril

Cuentas por cobrar

3600

6360

6996

7695.60

Préstamos

2100

TOTAL INGRESOS

5700

6360

6996

7695.60

Cuentas por pagar

2325

4882.50

5370.75

5907.83

Gastos administrativos

250

250

250

250

Gastos de ventas

230

230

230

230

Pago de impuestos

16.40

9.02

15.35

21.98

TOTAL EGRESOS

2821.40

5371.52

5866.10

6409.80

INGRESOS

EGRESOS

FLUJO DE CAJA ECONÓMICO

988.48

1129.90

1285.80

Amortización

700

700

700

Intereses

504

336

168

-215.52

93.90

417.80

FLUJO DE CAJA FINANCIERO

2878.60

2878.60

ESTRATEGIAS DE ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO(esto creo q no va xq arriba tb lo menciona) A fin de utilizar mejor el efectivo en las empresas, se han ideados diferentes estrategias que a continuación se describen. a) Retraso en las Cuentas por Pagar; es decir pagar sus cuentas lo mas tarde posible, sin dañar su reputación crediticia b) Administración Eficiente del Inventario y la Producción. c) Aceleración de la Cobranza de Cuentas. d) El Efecto Combinado