Administración de Proyectos

TALLER DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS PARA CERTIFICACION PMP

Definiciones Proyecto Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

A Necesidad

Inicio

B Producto o Servicio

Fin

El logro implica un cambio y por ende la posibilidad de conflicto.

2

Administración de Proyectos La aplicación de Conocimientos, Habilidades, Herramientas y Técnicas

a las actividades del Proyecto para cumplir con los requisitos del mismo

3

Administración Integral PORTAFOLIO Es una colección de proyectos, programas y otro trabajo, que se agrupan para facilitar la administración efectiva del trabajo requerido para alcanzar los objetivos de negocio estratégicos. Los proyectos o programas del portafolio, no están necesariamente relacionados o son dependientes entre sí

PROGRAMAS Grupo de proyectos relacionados y administrados en forma coordinada para lograr beneficios y control, que si se manejaran en forma individual no se obtendrían PROYECTOS Aplicación de conocimiento, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto, para satisfacer sus necesidades ENTREGABLES Son las partes en que se divide un proyecto para poderlo administrar mejor

4

Etapas de un Proyecto

PLANIFICACIÓN

EJECUCIÓN SEGUIMIENTO Y CONTROL

Los grupos de procesos NO son fases del proyecto.

5

Áreas de Conocimiento Integración 4.1 Desarrollar el Acta Constitutiva 4.2. Desarrollar el Plan de Administración del Proyecto 4.3. Dirigir y Administrar la Ejecución del Proyecto 4.4. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.5. Realizar el Control Integrado de Cambios 4.6. Cerrar el Proyecto o Fase

Alcance 5.1. Recolectar Requerimientos\ 5.2. Definir el Alcance 5.3. Crear EDT 5.4. Verificar el Alcance 5.5. Controlar el Alcance

Tiempo 6.1. Definir Actividades 6.2. Establecer la Secuencia de las Actividades 5.3. Estimar los Recursos de las Actividades 6.4. Estimar la Duración de las Actividades 6.5. Desarrollar el Cronograma 6.6. Controlar el Cronograma

Costo 7.1. Estimar Costos 7.2. Determinar Presupuesto 7.3. Controlar Costos

Calidad 8.1. Planear la Calidad 8.2. Realizar Aseguramiento de Calidad 8.3. Realizar Control de Calidad

Recursos Humanos 9.1. Desarrollar el Plan de Recursos Humanos 9.2. Adquirir el Equipo del Proyecto 9.3. Desarrollar el Equipo del Proyecto 9.4. Administrar el Equipo del Proyecto

Comunicación 10.1. Identificar Stakeholders 10.2. Planear las Comunicaciones 10.3. Distribuir la Información 10.4. Administrar las Expectativas de los Stakeholders 10.5. Reportar el Desempeño

Riesgo 11.1. Planear la Administración de Riesgos 11.2. Identificar Riesgos 11.3. Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos 11.4. Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos 11.5. Planear Respuesta a los Riesgos 11.6. Monitorear y Controlar Riesgos

Adquisiciones 12.1. Planear Adquisiciones 12.2. Conducir Adquisiciones 12.3. Administrar Adquisiciones 12.4. Cerrar Adquisiciones

6

Interesados Identificar a los Interesados (Stakeholders) Personas u Organizaciones activamente involucrados en el Proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución del proyecto.

El PMBOK® 4ta. Edición lo reconoce como algo indispensable

7

Identificación de Interesados Proveedor

Cliente Patrocinador

Que influencia tienen ? Como les Afecta/Beneficia ? Como debo gestionarlos ?

Proyecto Equipo del proyecto

Usuario

Finanzas

Gobierno

Participa en el proyecto No Participa en el proyecto

8

Registro de Interesados Para el registro de los interesados debe de contemplar: •

Acta de constitución del proyecto

•

Contratos (documentos de adquisiciones)

•

Factores ambientales de la empresa (EEFs)

•

Activos de los procesos de la organización (OPAs)

T&H: Juicio de expertos, Análisis de los interesados

9

Registro de Interesados Una técnica para el análisis de los interesados es: • Identificación de todos los interesados potenciales

• Identificar el potencial de impacto • Clasificación de los interesados (externo, postura, etc.)

Matriz de análisis: poder/interés, poder/influencia, influencia/impacto

10

Matriz de Interesados MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS Nombre del Interesado

Tipo

Postura

Influencia

Patrocinador

Interno

Apoya

Alta

Cliente

Externo

Apoya

Alta

Finanzas

Interno

Neutro

Alta

Competencia

Externo

Bloquea

Baja

Gobierno

Externo

Neutro

Baja

Expectativas

Estrategia a seguir

Matriz de análisis: poder/interés, poder/influencia, influencia/impacto

11

Interesados Relevancia de la Identificación de Interesados • Conocer a detalle sus intereses y expectativas • Preveer problemas y oportunidades asociadas • Definir las estrategias para gestionar las expectativas de cada interesado

12

Acta de constitución del proyecto Alcance

Interesados Acta de constituación

Objetivos

Lider del proyecto

Metricas

Supuestos y restricciones

13

13

Constitución del Proyecto 4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto (Project Charter) Para su elaboración deben de tomarse como entradas:

• • • • •

Enunciado del trabajo Caso de negocio (evaluación de proyectos) Contrato (cuando el proyecto es externo) Factores ambientales de la empresa (normas, organización, mercado) Activos de los procesos de la Organización (politicas, formatos, información histórica y bases de conocimientos)

T&H: Juicio de expertos

14

Otros elementos

– El “Sponsor” del Proyecto selecciona al Gerente de Proyecto. – El Gerente de Proyecto participa en el documento. – El “Sponsor” del Proyecto firma el documento.

15

15

Acta de constitución del proyecto

16

16

Acta de constitución del proyecto – – – – – – – – – – –

Título/Nombre Propósito o Justificación del proyecto ( ¿para qué ? ) Objetivos del proyecto (medibles/criterios de éxito) Lista de alto nivel de los requisitos Descripción general del proyecto Lista general de los riesgos asociados Calendarización resumida de los eventos relevantes del proyecto (diagrama de hitos) Resumen del Presupuesto Requisitos de aprobación Responsabilidades y nivel de autoridad del director del proyecto Patrocinador (nivel de autoridad y quienes más autorizan)

Documento que oficializa y compromete los recursos para el proyecto

17

17

Acta de constitución del proyecto Características mas importantes del Project Charter – Marca el final de la fase conceptual reconociendo la existencia formal del proyecto.

– Da legitimidad al gerente de proyecto. – Asegura el apoyo de otros gerentes. – Incluye los requerimientos del negocio y la Declaración Preliminar del Proyecto.

18

18

Planificación Trazar la ruta a seguir …

19

Gestión Integral

Grupo de Proceso de Planeación

21

Alcance del Proyecto 5.1 Recopilar Requisitos Para su elaboración deben de tomarse como entradas: • •

Acta de constitutución del proyecto Registro de interesados

Definir y documentar las necesidades de los interesados

22

22

Ejercicio

23

23

“ Visión es el arte de ver las cosas invisibles.” Jonathan Swift (1667-1745)

Requisitos

Solicitud del usuario

Lo que se diseño

Lo que entendió el líder del proyecto

La opinión del equipo del proyecto

La recomendación del Consultor

La documentación del Proyecto

La forma en que se implementó

El presupuesto del proyecto

La solución que dio mantenimiento

Lo que realmente se necesitaba 62

Una idea clara de lo que hay que hacer es esencial para el éxito

26

Requisitos Relación entre necesidades y expectativas 

Lo que el cliente cree que requiere



Lo que el cliente no sabe que requiere



Lo que el cliente realmente requiere



Lo que el cliente no quiere pero sí necesita

Satisfacción = Percepción de la realidad - Expectativas

27

Requisitos No hay que perder de vista: • • • • • • • •

Grupos de interés con diferentes necesidades Relación entre el qué y el para qué Relación entre especificaciones, tiempo y costo Relación entre calidad y especificación Relación entre características y beneficios Quiénes son los indicados para definir el requerimiento Cuál es la mejor forma de definir un requerimiento Cómo validar que el requerimiento se ha resuelto

28

Requisitos Técnicas y Herramientas 

 

 

  

Entrevistas Grupos de Opinión Talleres facilitados Técnicas Grupales de Creatividad Técnicas Grupales de toma de Decisiones Cuestionarios y Encuestas Observaciones Prototipos

29

Requisitos Técnicas Grupales de Creatividad 









Tormenta de Ideas – crear una lista de ocurrencias relacionadas al proyecto (sin sesgos). Técnicas de Grupo Nominal – jerarquiza/prioriza x votación una tormenta de ideas Técnica Delphi – retroalimentación anónima que busca convergencia Mapa Mental – agrupamientos para reflejar puntos en común y diferencias de entendimiento. Diagrama de Afinidad – clasificar en grupos de ideas para revisión y análisis.

30

Requisitos Técnicas grupales para toma de decisiones • Unanimidad.- todos están de acuerdo en seguir una sola línea de acción • Mayoría.-se cuenta con el apoyo del más del 50% del grupo • Pluralidad.-El bloque mas grande toma la decisión aun cuando no alcance la mayoría. • Dictadura.- Una persona toma la decisión en nombre del grupo

31

Requisitos Resultado de Recopilar Requisitos 





Documentación de Requisitos – compromiso con las necesidades comerciales del proyecto Plan de Gestión de Requisitos - describe la mecánica para su análisis, documentación y gestión. Matriz de rastreabilidad de requisitos – registro para seguimiento y control, vinculado al origen.

Conocer lo que se debe hacer y lo que no se incluye

32

Requisitos Plan de Gestión de Requisitos Que contiene el documento: Modelo

de planificación de actividades de los requisitos

Control

de cambios (análisis seguimiento, comunicación, etc.)

Mecánica Métricas Modelo

de priorización de requisitos

y fundamento de uso

de la matriz de rastreabilidad

33

Requisitos Matriz de Rastreabilidad • Ayuda a monitorear requisitos agregados, eliminados y cambiados sin aprobación

• Ayuda a la identificación desde su origen Matriz de Rastreabilidad de Requisitos Id. Requisito

Requisito

Prioridad

Categoría

Estado

Objetivo

relacionado

Otros atributos de la matriz: Interesado, Fuente, Entregable del WBS 34

Ejercicio

35

35 35

Alcance del Proyecto 5.2 Definir el Alcance

Para su elaboración deben de tomarse como entradas: • Acta de constitución del proyecto • Documentación de Requisitos • Activos de los procesos de la organización

Definir y documentar las necesidades de los interesados

36

36

Alcance Documenta las características del producto o servicio al que se compromete el proyecto, así como los beneficios que generará

– Justificación del Proyecto ¿Por qué? – Producto del proyecto ¿Qué? – Principales Entregables – Principales Objetivos

37

Alcance del Proyecto El alcance del producto del proyecto describe las características y funciones del producto o servicio que se entregará.

El alcance del proyecto describe el trabajo requerido para entregar el producto

38

Alcance del Proyecto 5.3 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Para su elaboración deben de tomarse como entradas: • • •

Enunciado del Alcance del proyecto Documentación de Requisitos Activos de los procesos de la organización

Definir y documentar las necesidades de los interesados

39

39

Crear EDT Estructura de Desglose del Trabajo

WBS

Agrupación de los elementos del proyecto orientada hacia los entregables, que organiza y define todo el alcance del proyecto. •

CONDICIONES

– Deben descomponerse hasta el mayor grado de detalle posible, cada elemento debe cumplir la condición  Orientación a entregables  Asignable  Medible

 Referencia: Practice Standard for Work Breakdown Structures

40

Crear EDT Agrupación de los elementos del proyecto orientada hacia los entregables, que organiza y define todo el alcance del proyecto. Proyecto

1 Fase A

1.1 Paq. Trab.

2 Fase B

2.1 Paq. Trab.

•Planear •Presupuestar •Calendarizar •Controlar

3 Paq. Trab.

2.2 Entregable

4 Grupo de Interés A

4.1 Paq. Trab.

n Subproyecto

4.n Entregable

2.2.1 Paq. Trab.

4.n.1 Paq. Trab.

2.2.2 Paq. Trab.

4.n.n Paq. Trab.

n.1 Paq. Trab.

•Administrar

A los niveles más bajos de la EDT se les llama Paquetes de Trabajo

41

Crear EDT Ejemplo de la EDT PROYECTO Ampliación zona de carga

2.- EJECUCION AMPLIACION

1.- PLANEACION AMPLIACION

1.1. Control de Ingeniería

1.2.- Desarrollo de Ingeniería

2.1.- Modificación zona de carga

2.2.- Control de Efectividad

1.1.1.- Diseño de Planos actuales 1.1.2.- Permisos Federales 1.1.3.- Permisos Medio Ambiente 1.1.4.- Diseño de planos propuestos 1.1.5.- Reunión con contratistas

42

Ejercicio

43

43

Crear EDT

Ejemplo de la EDT (WBS)

1. Plan del proyecto 2. Configuración de Tablas en BD a. BD Test configurada. 3. Catálogos cargados en BD a. BD Test con catálogos cargados 4. Componentes modificados/construidos a. Diseño Funcional de modificaciones b. Diseño Técnico de modificaciones c. BD Test con componentes modificados/construidos 5. Interfaces a. Diseño funcional de interfases b. Diseño técnico de interfases c. BD Test con interfaces construidas 6. Workflow a. Diseño Funcional de Workflow b. Diseño Técnico de Workflow c. BD Test con Workflow construidos 7. Reportes a. Diseño Funcional de reporte b. Diseño Técnico de reporte c. BD Test con reportes construidos 8. Seguridad a. Diseño de seguridad (Matriz de seguridad) b. Diseño técnico de seguridad (Listas de permisos) c. BD Test con acceso al sistema por roles 9. Pruebas de aceptación a. Diseño de pruebas ( Especificación de requisitos) b. Script de pruebas (Entradas y salidas) c. Documento de aceptación 10. Capacitación a. Programa de capacitación b. Manual de usuario c. Curso 11. Producto en operación a. Aplicación integrada a la BD Prod b. Documentación Técnica del Conjunto de objetos contenidos en el la base de datos de Peoplesoft. c. Documento de configuración final (Parametrización final)

44

Crear EDT Código de Cuenta Desarrollo de Software

1 Administración del Proyecto

2 Requerimientos de Producto

3 Diseño

4 Desarrollo

5 Implementación y Pruebas

1.1 Declaración Trabajo

1.2 Acta Constitutiva

2.1 Software

3.1 Software

4.1 Software

5.1Software

1.3 Plan del Proyecto

1.4 Cambios

2.2 Hardware

3.2 Hardware

4.2 Hardware

5.2 Hardware

1.5 Reportes de desempeño

1.6 Cierre

2.3 Documentación Usuario

3.3 Documentación

4.3 Documentación

5.3 Documentación

45

Crear EDT

Diccionario El diccionario describe con detalle los paquetes de trabajo ya que normalmente el EDT solo contiene de forma abreviada el entregable o utiliza terminología técnica del proyecto en particular

46

Definir Actividades – Que actividades se requieren para generar el entregable – El EDT no contempla actividades solo entregables pero resulta muy practico desglosar del EDT un nivel las actividades – Así mismo recomendamos que se utilicen sustantivos a nivel de entregables (diseño, codificación) y verbos a nivel de actividades (diseñar X, codificar Y)

47

Plan de Dirección del Proyecto Integración •Control de cambios •Lecciones aprendidas

Adquisiciones •Contratos •Matriz de adquisiciones

Riesgos •Registro de riesgos •Respuesta a los riesgos

Calidad •Realizar Aseguramiento •Realizar Control

Plan de Dirección del Proyecto

Alcance •Acta de constitución •Declaración del alcance •EDT

Recursos Humanos •Matriz de roles y funciones •Desarrollar al equipo

Comunicación •Matriz de comunicación •Estatus semanal •Reporte mensual

Tiempo •Cronograma de proyecto •Ruta crítica Costo •Estimación de costos •Presupuesto base (Baseline)

48

Recursos de la Actividad Identificación y Cuantificación de los Recursos: – Humanos

– Materiales – Servicios – Tecnológicos – Financieros

49

Secuencia de Actividades Tipos de relaciones entre actividades Finalizar para Comenzar F

S

Finish to Start Cavar un agujero antes de plantar un árbol 50

Secuencia de Actividades Tipos de relaciones entre actividades Comenzar para Comenzar S

S

Start to Start

Iniciar el diseño esperar dos semana e iniciar la codificación 51

Secuencia de Actividades Tipos de relaciones entre actividades Finalizar para Finalizar F

F

Finish to Finsh

Terminar las pruebas antes de terminar la documentación 52

Secuencia de Actividades Adelantos y Tiempo de Espera Lead / Lag Tiempo de Espera (Lag) F

S

Finish to Start

53

Secuencia de Actividades Diagrama de Nodos ( Activity-on-Node AON) O Red de Precedencias (Precedence Network) A

B

C

INICIO

D

H

E

F

G

I K

FIN

J L

54

Estimación de la Duración de las Actividades

¿Qué debo tomar en cuenta para determinar la duración de una actividad?

55

Calendario de Recursos Se debe identificar los días laborables y no laborables dentro de nuestro proyecto para identificar si un recurso tiene tiempos libres. El calendario de recursos identifica la cantidad de recursos disponibles dentro de los periodos activos.

56

Cronograma Propósito: Analizar y evaluar el proyecto para poder comprometerse con las fechas límite impuestas (deadlines)

57

Cronogramas – Hitos (Milestones).

– GANTT. – Ruta Crítica (CPM Critical Path Method).

58

Milestone schedule

59

Gráfica de Gantt

60

Ruta Crítica

61

Ruta Crítica (Critical Path) – Es la serie de actividades con mayor duración de un Proyecto

– Determina la fecha más temprana en la cual puede terminarse el Proyecto

Satélite

Lomas

Polanco

Condesa

Ejemplo: Ruta Crítica A 24 minutos

12 minutos Holgura

24 minutos Holgura

B 72 minutos

C 36 minutos

D 96 minutos

0

20

40

60

80

100

120

140

Tiempo (minutos)

Ruta Crítica (Holgura) – Holgura Libre o Parcial (Free Float), es la que tiene una actividad para no afectar la fecha de inicio programada para la actividad sucesora.

– Holgura Total (Total Float ), es la que tiene una actividad para no afectar la duración total del Proyecto

Para cumplir con fechas límites (Deadlines)

Métodos: – Fast-tracking – Compresión de Redes (Crashing)

65

Fast - Tracking Diagrama de Flechas de una Tubería Excavar Trinchera

Colocar Tubería

Relleno

Modifica la relación lógica de las actividades, adelantando su inicio; es decir, traslapándolas:

Excavar Trinchera

Fast Traking incrementa el Riesgo

Colocar Tubería

Relleno

66

Compresión de Redes – Se elige a las actividades que estén en la Ruta Crítica – Reduce las actividades de Ruta Crítica que inician Primero

– Se inicia la compresión de las actividades con menor pendiente de costo – Se continúa hasta llegar al límite de tiempo requerido

67

Compresión de Redes Se debe revisar en cada compresión, la posibilidad de que surja otra ruta crítica

68

Nivelación de Recursos

Personas

La nivelación de Recursos es una técnica para hacer uso eficiente de los recursos.

50 30 10

15

35

12

43 30

25 5

Semanas

69

Ejercicio

70 70

A

Planeación del proyecto ITLearning Cambios al plan del proyecto ITLearning Elaboración de controles (lista, bitacora, minutas)

Diseño de materiales Curso Presencial Diseño de materiales Curso Virtual Cierre de proyecto

A

Revisores Tecnicos

Patrocinador Administrativo

Lider Funcional

Rocio Cassaign e Oscar Karina

Planeación del proyecto CemiTT

Edgar J. Páez M.

ENTREGABLES

Equipo de proyecto

Lider de Proyecto

José A. Pineda M. Dulce M. Heredia G. Carlos A. Díaz C.

R= Responsable A= Autoriza/Firma S= Soporta/Participa I= Informado/Se le notifica

Nombre/ Rol asignado Grupo

Responsabilidades

Equipo de proyecto

Patrocinador Financiero CCyTEM

Matriz de Responsabilidades

R

A

A

S

R ,A

S

I

S

R, A

S

I

S

I

S

R, A

S

S

A

S

S

R

S

A

S

R

S

S

A

S

S

R

A

I

71

Matriz de Responsabilidades (RASI Chart)

R A S I

= = = =

Responsable Autoriza Soporta Se le informa

72

Matriz de Responsabilidades ( RASI Chart)

– Debe haber una y sólo una R. – Se pueden repetir letras en la misma

celda. – R y A implican que ya son Informados. – Limitar número de A’s. – Pueden quedar celdas vacías.

73

Planificación de los Recursos Humanos: Roles y Responsabilidades Roles

Responsabilidades/ Autoridad •Responsable

Administrador de Proyecto

del proyecto •Usa los recursos de la compañía para alcanzar los objetivos del proyecto •Comunicación con el cliente

•Dueño

Sponsor

Equipo del Proyecto

del proyecto •Responsable de los fondos financieros del proyecto •Aceptación formal del alcance •Cualquiera

asignado a trabajar en el proyecto •Participar en la creación del plan de proyecto

74

Planeación de las Comunicaciones

¿Qué es Planeación de las Comunicaciones?

Determinar las necesidades de información y comunicaciones de los interesados en el proyecto. Un buen administrador de proyecto utiliza alrededor del 90% de su tiempo comunicándose

75

Planeación de las Comunicaciones

Modelo de Comunicación Medio Codificar Ruido Decodificar

Emisor

Decodificar

Mensaje

Ruido Codificar

Receptor

76

Planeación de las Comunicaciones

Análisis y Requisitos de Comunicaciones

•Sólo comunicar información que contribuya al éxito del proyecto, o que si falta lleve a su fracaso.

•Evitar abrumar a los interesados.

77

Planificación de las Comunicaciones: Herramientas y Técnicas

Métodos de Comunicación Método

Ejemplo

Utilización

Informal escrita

Correo electrónico, memorandums

Utilizada frecuentemente en el proyecto para llevar y comunicar información.

Formal escrita

Contratos, notificaciones legales, documentos del proyecto, comunicados importantes del proyecto

Poco frecuente pero esencial para la documentación que forma parte de los registros del proyecto. El plan de proyecto es un documento formal escrito.

Informal verbal

Juntas, discusiones, llamadas telefónicas, conversaciones

Utilizada para comunicar información de manera rápida y eficiente.

Formal verbal

Discursos, comunicados masivos, presentaciones

Utilizada para relaciones públicas, eventos especiales, anuncios a nivel compañía, ventas.

78

Planeación de las Comunicaciones – – – – – – –

¿Qué información? Objetivo del mensaje ¿Quién debe informar? ¿A quién Informar? ¿Cada cuándo? ¿En qué formato? ¿Por qué medio?

79

CemiTT/CCyTEM

CemiTT/CCyTEM

ITLearning/CemiTT /CCyTEM

Entrega de Minutas y bitácora actual

Equipo de Trabajo

Líder de proyecto

Documento Arranque de proyecto Informe de cumplimiento Aviso de entrega de productos

Bitacora de reuniones y minuta Reporte de Avance de actividades Solicitud de Cambios al plan del proyecto

Plazo y Frecuencia

Medio de distribucón

Metodo o Tecnología

Formato

Responsabl eGen/Aut

(Audiencia)

Tipo de Mensaje

Grupo de Interés

Objetivo del Mensaje

Matriz de Comunicación

Documento impreso

Documento impreso

1ª. Reunión de trabajo

Bitácora, Reporte y lista asist. Acta de entregable

Documento impreso

DMHG

Formato de bitácora y texto libre

Documentos electronicos vía e-mail

JAPM

Gantt de seguimiento

EJPM, DMHG, CADC

Formulario control de cambios

Proyección y documento electrónico Documento electrónico

14-May-10 14-Jun-10 20-Jul-10 Entrega 26-Abr-10 personal 14-May-10 para recabar 10-Jun-10 firma 14-Jun-10 20-Jul-10 No mas de Para Cada 24 hrs de reunión Sesión de trabajo Proyección Cada sesión en sesión de agendada trabajo e-mail con Cuando sea documento necesario electrónico

Oficializar inicio

EJPM

Mantener informado

DMHG

Obtener aceptación del entregable

EJPM

Mantener informado al equipo Identificar desviaciones vs plan

Formato impreso

5-abr-10

Matriz de Comunicación Ejercicio

81

Administración de Calidad de Proyectos La Administración de Calidad de Proyectos incluye los procesos requeridos para asegurar que los proyectos satisfarán las necesidades para las que fueron concebidos.

El enfoque del PMI es proactivo y está basado en las principales teorías de calidad.

82

Administración de Calidad de Proyectos ¿Qué es Planeación de la Calidad? Proceso para identificar qué normas o criterios de calidad son relevantes para el proyecto y determinar cómo satisfacerlas. La calidad se planifica, se diseña e incorpora, no se incluye mediante inspección (prevención sobre inspección) La Administración de calidad abarca tanto el proyecto como el producto

83

Administración de Calidad de Proyectos – Plan de Aseguramiento de Calidad •

Se enfoca a actividades que aseguren que todo se está haciendo correctamente

– Plan de Control de Calidad •

Se enfoca a verificar que una vez hechas, efectivamente se cumpla con las especificaciones.

84

Administración de Calidad de Proyectos

Asegura miento

Aseguramiento (revisa la ejecución)

•¿Qué se revisará? ¿qué parámetros tiene?

Control

Calidad

Control (revisa los resultados)

•¿Qué se revisará? ¿qué parámetros tiene?

¿Quién lo revisará?

¿Quién lo revisará?

¿Cómo lo revisará?

¿Cómo lo revisará?

¿Cada cuándo lo revisará?

Listado de Actividades

¿Cada cuándo lo revisará? Listado de Actividades

85

MATRIZ DE CALIDAD

ASEGURAMIENTO y CONTROL

Qué revisará

Quién revisara

Con qué tiene que cumplir

Las actividades, los procesos y los procedimientos del proyecto y de la organización. Para identificar buenas y mejores prácticas empleadas, diferencias y las anomalías y corregir cualquier deficiencia.

A menudo, el control de calidad es realizado por un departamento de control de calidad o una unidad de la organización con una denominación similar.

Los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto definidos para por la organización ejecutante.

Cómo lo revisara

Las herramientas y Técnicas para realizar el control de la Calidad, ejemplo: Métricas de calidad, Mediciones de control de Calidad, Información del desempeño.

Cuándo o cada cuando lo revisará

El aseguramiento de la calidad debe realizarse en forma paralela a los demás procesos de planificación del proyecto. El control de la calidad debe realizarse en forma paralela a la ejecución del proyecto.

86

Planeación de Adquisiciones ¿Por qué planificar las compras y adquisiciones?

Adquirir bienes y servicios del exterior de la organización que está desarrollando el proyecto.

87

Planeación de Adquisiciones ¿Cuántas veces no hemos dicho? – "El proyecto está retrasado porque no me ha llegado esto, o aquello”…. – ¿O cuántas otras, no hemos echado la culpa a compras de que nuestros problemas se deben a ellos o a los proveedores?....

88

Planeación de Adquisiciones Si el insumo....... – no está a tiempo

– no cuesta lo que debe costar

– no satisface la calidad que el proyecto requiere, estaremos en problemas.

89

Matriz de Adquisiciones

CADC/Reporte de evaluación de plataforma LMS

1

Por Cotización

15 días

Dora Emilia /Asesoríaa Técnica Didáctica

1

Por cotización

15 días

Antonio Marban/ Asesoria de Imagen

1

Por Directo

15 dias

Fecha Solicitud

10 días

Fecha Requerida

Por Cotización

30-abr

5-abr

26-abr

13-abr

1 sesión 4 horas

Antes 30-abr

16-abr

1 sesión 4 horas

Antes 30-abr

16-abr

Tiempo Entrega

Duración Proceso

1

Costo

DyCTech/Presentación ppt Curso presencial

Proveedor/Concepto

Cantidad

Tipo de Proceso

Bienes y Servicios

4 semanas

90

¿Qué es un riesgo?

Incertidumbre

RIESGO

• Riesgo es que sucedan cosas diferentes a lo planeado. Tanto aspectos negativos como positivos, en cuyo caso las llamaremos oportunidades.

¿Se puede Administrar algo desconocido?  ¿Se puede prever todo lo que va a pasar en un proyecto?



Es totalmente FACTIBLE tener un PLAN que nos permita estar preparados para enfrentar los posibles imprevistos y perseguir las oportunidades.

Realizar análisis cuantitativo de los riesgos

Identificar Riesgos

Realizar análisis cualitativo de los riesgos

Gestión de Riesgos

Planificar Gestión de Riesgos

Planificar la respuesta a los riesgos

Monitorear y controlar los riesgos

Describe la manera en que se estructurará y realizará la gestión de riesgos en el proyecto •Metodología •Roles y responsabilidades •Presupuesto •Categorías del riesgo •Definición de probabilidad e impacto del riesgo •Matriz de probabilidad e impacto •Tolerancias revisadas de los interesados •Formatos de los informes •Seguimiento

Identificación de Riesgos En este proceso se determinan los riesgos que pueden afectar al proyecto y se documentan sus características. Proceso iterativo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Revisión de la documentación

Juicio de expertos Análisis de las listas de control

Análisis DAFO

Técnicas de diagramación: diagramas de causa y efecto, diagramas de flujo o sistemas, diagramas de influencias

Análisis de supuestos

Técnicas de recopilación de información: tormenta de ideas, técnica delphi, entrevistas, análisis causal

Categorización o fuente de riesgo Riesgo causado por: •

Cliente

•

Falta de esfuerzo o conocimiento en la Dirección de Proyectos

•

Resistencia al cambio

•

Diferencias culturales

Tipo de riesgo

Riesgo causado por su origen:

•

Externo

•

Cronograma

•

Interno

•

Costo

•

Técnico

•

Imprevisible

•

Calidad

•

Alcance

•

Recursos

•

Satisfacción del cliente

Registro de riesgos: • Lista de riesgos identificados • Lista de respuestas potenciales Lista de riesgos

Categorización o fuente

Lista de respuestas potenciales

Estrategia

Análisis Cualitativo de riesgos Matriz de probabilidad e impacto

Probabilidad

Amenazas

Oportunidades

0.8

0.08

0.16

0.4

0.64

0.64

0.4

0.16

0.08

0.4

0.04

0.08

0.2

0.32

0.32

0.2

0.08

0.04

0.2

0.02

0.04

0.1

0.16

0.16

0.1

0.04

0.02

0.1

0.01

0.02

0.05

0.08

0.08

0.05

0.02

0.01

0.1

0.2

0.5

0.8

0.8

0.5

0.2

0.1

Impacto =>

Clasificación de impactos

Planificar la respuesta de los riesgos Estrategias para: Riesgos negativos o amenazas    

Evitar Transferir Mitigar Aceptar 

Pasivamente 



Probabilidad

Amenazas

Oportunidades

sin acción preventiva (reactiva)

Activamente  

reserva (en costo/tiempo) Planes de Contingencia

Riesgos positivos u oportunidades    

Riesgos que necesitan MITIGACIÓN Planes de acción: CORRECTIVOS

Explotar Compartir Mejorar Aceptar

Estrategias de respuesta para contingencias

0.70

0.21

0.35

0.49

0.49

0.35

0.21

0.50

0.15

0.25

0.35

0.35

0.25

0.15

0.30

0.09

0.15

0.21

0.21

0.15

0.09

0.30

0.50

0.70

0.70

0.50

0.30

Riesgos que necesitan INVESTIGACIÓN Planes de actuación PREVENTIVOS Riesgos que necesitan MONITORIZACIÓN Planes de actuación DETECTIVOS

Planificar la Respuesta a Riesgos Es el proceso de desarrollar opciones y definir acciones para mejorar oportunidades y reducir amenazas, incluyendo los responsables Riesgos negativos o Amenazas

 Evitar – Acciones para cambiar y eliminar el riesgo o sus condiciones  Transferir – Pasarlo a un tercero mejor preparado para ello  Mitigar – Acciones tempranas para reducir ocurrencia/consecuencia

Riesgos positivos u Oportunidades

 Explotar – potenciar la probabilidad de que suceda  Compartir – Asociarse con terceros para beneficio mutuo  Mejorar – acciones para favorecer que acontezca/beneficie

Ambos

 Aceptar

 Pasivamente – espera sin acción preventiva (reactiva)  Activamente - reserva (en costo/tiempo) y Planes de Contingencia