Administración de Proyectos - Ejemplo

 

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS LINF. ABEL ALBERTO PINTOR ESTRADA UNIDAD 1, INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

 

Plan del Proyecto 



Documento formalmente aprobado que define cómo se ejecuta, supervisa y formalmente controla un proyecto. Para fines prácticos el documento está constituido por los documentos Para siguientes de la línea base (aquellos documentos aprobados antes de la ejecución del proyect proyecto): o):

 

Plan del Proyecto 1. 2.

Enunciado del trabajo a realizar. Acta (o carta) constitutiva del proyecto.

3.

Estrategia Estrat egia metodológica.

4.

Enunciado del alcance.

5.

Estructura de desglose del trabajo (EDT) del proyecto.

6.

Cronograma

 

Plan del Proyecto 1. 2.

Presupuesto y flujo de efectivo (o flujo de caja). Presupuesto Recurso humano requerido y su costo.

3.

Plan de riesgos.

4.

Planes subsidiarios: de calidad, comunicaciones, contrataciones contrataciones y adquisiciones.

 

Interesados en el Proyecto 

Personas y organizaciones, como clientes, patrocinadores, organización Personas ejecutante y el público, involucrados activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa.

 

Otros conceptos útiles 







Metodología Metodología. . Sistema de prácticas, procedimientos y normas utilizado por quines trabajan en unatécnicas, disciplina. Método. Forma de trabajo que implica un arreglo ordenado de manera Método. lógica, generalmente con pasos a seguir. Técnica. Procedimiento Técnica. Procedimiento sistemático definido y utilizado por una persona para realizar realizar una actividad con el fin de generar un producto o un resultado. Tecnologías. Conjunto de métodos, Tecnologías. m étodos, procedimientos, herramientas, herramientas, maquinaria o equipo y saberes prácticos que se usan en la fabricación o mejora de un producto o servicio.

 

Otros conceptos útiles (paquete tecnológico) 







Tpresent ecnología deque producto. Normas, y requisitos de calidad y presentación ación debe cumplir unespecificaciones bien o un servicio. Tecnología de Proceso. Proceso. Condiciones, procedimientos a seguir y formas de organización organiz ación necesarios para producir un bien o un servicio. Tecnología de Maquinaria y Equipo Equipo.. Incluye las características que deben cumplir los bienes de capital para producir un bien o un servicio. Tecnología de Operaciones. Operaciones. Normas y procedimientos necesarios para asegurar la calidad, confiabilidad, seguridad, inocuidad y durabilidad de la planta productiva y de sus productos.

 

Ejercicio 1 -1 

En el entendido de que un proyecto es “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”, mencione dos

proyectos, uno relacionado con su vida personal y otro con su vida estudiantil o profesional, y llene para cada uno la siguiente tabla: PROYECTO (TITULO Y OBJETIVO)

¿CÓMO INICIO?

¿QUIÉNES ESTUVIERON INVOLUCRADOS?

¿C ¿CÓM ÓMO O SE SE CER CERR RÓ?

RESUL SULTADO DOSS (SAL (SALID IDA AS)

 

Ejercicio 1 -2 A.

¿Las salidas fueron congruentes con los objetivos?

B.

Mencione tres lecciones aprendidas de estos proyectos que le ayudarían a realizar de mejor manera proyectos similares.

 

Ejercicio 2 -1 2.

Regularmente realizamos el mismo proceso desde que nos levant Regularmente levantamos amos hasta que salimos de casa para realizar nuestras actividades. Suponiendo que los pasos de este son los enunciados más adelante, complete el siguiente formato con la especificación del proceso:

 

NOMBRE DEL PROCESO. PREPARACIÓN PREPARACIÓN P PARA ARA SALIR A ESTUDIAR O TRABAJAR Entradas

Métodos o técnicas empleados

Salidas

1. Ingredientes Ingredien tes para para el desayuno

1. Procedimiento Procedimiento cAsoc. epillado Bolsa o portafolios port afolios con todo tod recomendado porde la cepillado Nal. 1. lo requerido para trabajar o o de Odontólogos. estudiar.

2.

2.

2.

3.

3.

3.

4.

4. 1. Tomar una ducha

4.

2. Vestirse y peinarse 3. Preparar el desayuno Pasos Pas os del proc proceso: eso:

4. Desayunar 5. Cepillarse los dientes 6. Colocar en la bolsa o el portafolios portaf olios lo requerido requerido para trabajar o estudiar

Herramientas

7. Abordar el transporte Involucrados

Indicadores

 

Ejercicio 2 -3 a)

¿Por qué lo anterior no es un proyect proyecto? o?

b)

¿Qué valor añade cada paso al proceso?

 

Ejercicio 3 -1 3.

A continuación se describe un proceso de análisis de requisitos para el desarrollo de un producto. Identifique:

a)

Entradas

b)

Técnicas

c)

Herramientas

d)

Personas que ejecutan el proceso y otros agentes involucrados Personas involucrados o interesados.

 

Ejercicio 3 -2 



e) Salidas

f) Indicadores

 

Ejercicio 3 -3 Descripción De Proceso De Análisis De Requisi Requisitos tos 

El proceso se ejecuta para descubrir, descubrir, analizar y describir funciones y capacidades del producto a desarrollar desarrollar,, respet respetando ando los objetivos del negocio y las restricciones organizacionales, de usuarios, legales, de seguridad , ergonómicas, de procesos y operaciones, de mantenimiento, mantenimiento, de diseño y de calidad.

 

Ejercicio 3 -4 





Se debe tener en cuenta un estudio de mercado reciente para el producto, así como el plan estratégico estratégico y los planes de mercadotecnia y financieros No pueden ser obviados los estándares y normas nacionales (no es un producto de exportación que requiera normas o certificaciones

internacionales) La especificación de requerimien requerimientos tos deberá documentarse según una plantilla ya aprobada, que es un activo organizacional.

 

Ejercicio 3 -5 





Cada requerimiento requerimiento debe identificarse según el esquema de clasificación aprobado por la compañía. La especificación de requisitos deberá someterse someterse a control de versiones y control de cambios. Esta especificación es elaborada por el analista an alista y debe ser revisada por los departamentos departament os de Mercadotecnia M ercadotecnia y de Procesos Industriales, y aprobada por el administrador del proyect proyecto. o.

 

Ejercicio 3 -6 1.

“solicitud de propuesta” propuesta” del Depto. Depto. de Mercadotecnia Mercadotecnia se A partir de la “solicitud debe elaborar la “propuesta de solución”, incluyendo en su sección

técnica la visión y alcance del proyecto. Si las expectativas expectativas del mercado no aparecen en el documento doc umento de solución de propuesta, se debe definir en el documento de solución. 2.

Si se aprueba la propuesta de solución, será necesario seleccionar los métodos, técnicas y herramientas para el Análisis de requisitos.

 

Ejercicio 3 -7 Se sugiere uno o más de los siguientes :  Revisión documental (estudios de mercados, planes, etc.) 

Entrevistas



Observación o grupo de enfoque.

3.

Definir las métricas que serán utilizadas. Se sugieren:



Cantidad de requisitos por categoría (seguridad, ergonomía, materiales, fabricación, mercado, funcionales, legales, mantenimiento, calidad u otro que demande el proyecto)

 

Ejercicio 3 -8 



Esfuerzo total dedicado al proceso horas-hombre. Costo total del proceso.

4.

Identificar a clases de usuarios, caracterizarlos y seleccionar a representantes y posteriores pruebas del producto.

5.

Identificar a quienes toman las decisiones de requisitos y sus procesos de toma de decisiones (mercadotecnia, producción, comercialización, gerencia u otro).

6.

Planear la búsqueda y recole recolección. cción. El plan de búsqueda de recolección deberá contener como mínimo las siguientes especificaciones:

 

Ejercicio 3 -9 







Definir las restricciones externas que impacten en las soluciones de diseño o de implementación (por ejemplo, leyes y estándares internacionales). Definir los escenarios de operación del producto y sus ambientes de utilización (interacciones esperadas con el entorno, tareas humanas, interconexiones físicas con otros productos, etc) Definir métricas de efectividad (que reflejen expectativas y satisfacción del usuario relacionadas con requerimientos de desempeño, seguridad, facilidad de uso y mantenimiento, tiempo, costo, carga de trabajo, desempeño humano, etc.) Redactar requerimientos

 

Ejercicio 3 -10 7.

Recolectar requisitos según las tareas colocadas en el Plan de búsqueda y recolección,, y aplicando los métodos, las técnicas y herramientas recolección seleccionadas en el paso 2 y que fueron especificados en dicho plan.

8.

Definir criterios de éxito para cada requisito.

9.

Llenar la plantilla de Especificación de requisitos.

10.

Realizar las inspecciones informales y revisar documentos de requisitos que se hayan producido.

11.

Elaborar el modelo o prototipo (opcional; si el proyecto lo demanda).

 

Ejercicio 3 -11 12.

Priorizar requisitos.

13.

Revisar la Especificación de requisitos según los criterios de calidad.

14.

Establecer Requisitos de línea base en una junta con los involucrados y firmar la aprobación aprobación..

15.

Pasar los Requisitos de línea base al proceso de Administración de la configuración, cambios y versiones.

Todos los documentos, modelos y prototipos deben quedar documentados física y electrónicamente.

 

Ejercicio 3 -12 En el caso de los documentos electrónicos, podrán consistir en fotografías, video, audio, texto texto o combinaciones de los anterior anteriores. es. La Especificación de requisitos es el documento resultante más importante, y debe incluir: 



Información de especificación genérica (fecha, estado, alcance, conte contexto, xto, glosario, etc.) Identificación del producto y vista general.

 

Ejercicio 3 -13 







 Requisitos par para a las funciones y Requisitos de operaciones y desempeño del producto. mantenimiento.

Requisitos del negocio, de la organización org anización y del usuario. Requisitos de seguridad y/o protección. Requisitos de ingeniería de factores factor es humanos (ergonomía)



Requisitos ambientales del producto.



Restricciones de diseño.



Características Característi cas de calidad.

 

Ejercicio 3 -14 

Requerimientos Requerimien tos físicos.



Requerimientos de personal y de entrenamiento, y logística.



Requerimientos Requerimien tos de empaque.



Prioridad de requisitos.



Razón de requisitos.

 

Ejercicio 4 -1 4.

En la siguiente lista, identifique con una P cuál es proyecto, y con una O cuál es proceso.

 

ID (P/O)

¿PROYECTO O PROCESO? Cruzar rápidos de un río en kayak Nadar un km al día como parte de un programa de entrenamiento. Ganar una carrera carrera de 400 mts mts planos en los próximos próximos juegos escolares. escolares. Diseñar una campaña de publicidad para un bronceador en el siguiente verano. teléfono de la recepció recepción n de la empresa “Golosinas Lo Lolita” lita” Atender el teléfono Obtener en tres años el grado de especialista en pediatría.

La manera manera en la que se extrae extrae el carbón de de la mina mina Construcción Constru cción en cuatro semanas de un edificio en el parque tecn tecnológico ológico de la Universidad (ITESO), con un costo de 3 millones de pesos, para alojar 12 empresas de electrónica y software. Escribir una guía para el aprendizaje aprendizaje de administración administración de proyect proyectos os en un año, y que sea publicada a nivel latinoamericano. Pasos requeridos requeridos para confeccionar confeccionar un traje sastre según el maestro Tijeras.

 

Caso de Estudio Antecedentes

 

Antecedentes -1 

La compañía plásticos decorativos no ha obtenido los resultados que se esperaban de las fuentes inversiones inversiones en equipo que qu e realizó realizó en planta en los últimos meses. A pesar de las fuertes inversiones inversiones en bienes de capital, descuidó las tecnologías de producto producto,, de proceso y de operaciones.



En el cortodeplazo la empresa necesita definir, y documentar sus procesos trabajo porque actualmente cadaintegrar departamento se comporta como un feudo, lo que da como resultado la segmentación y la disfuncionalidad consecuente de los flujos de trabajo, t rabajo, de materiales materiales y de información.

 

Antecedentes -2 Nos referimos en concreto a los procesos siguientes: 

Compras-recepción-inventario de materia prima-cuentas por pagar



Ventas-entrega-cuentas por cobrar



Producción-inventarios Producción-inv entarios de producto terminado



Mantenimiento



Contabilidad y bancos

 

Antecedentes -3 3.

Además, la compañía requier requieree un sistema de información integral integral que le proporcione datos datos confiables y oportunos para la toma de decisiones y para realizar las operaciones de la empresa en sus diferentes niveles.

4.

Líneas estratégicas estratégicas de la empresa. En el plan estra estratégico tégico y tecnológico de Plásticos decorativos decorativos se especifican líneas de trabajo en relación con los procesos administrativos, administrativos, comerciales y de producción, la rendición de cuentas, la cultura de la organización y la automatización de procesos. Lo anterior da pie a la definición de una cartera de los proyectos que se mencionan a continuación:

 

Antecedentes -4 



Mejorar los procesos de la empresa: administrativos, comerciales y de producción, en particular buscando su mejora m ejora e integración integración entre sí. Dotar a la compañía de un sistema de rendición de cuentas por medio de indicadores de medición de desempeño.



Automatizar Automatiz ar el proceso de producción.



Desarrollar la cultura organizacional de la compañía.

 

Caso 1 Mejora de Procesos Administrativos Administrativos

 

Paquete Tecnológico del Proyecto El proyecto trata sobre laindustrial integración los procesos detres Plásticos decorativos, empresa quede produce globosadministrativos para fiestas. Los procesos considerados son los siguientes: 1.

Compras-recepción-inventario de materia prima-cuentas por pagar

2.

Ventas-entrega-cuentas por cobrar

3.

Contabilidad y banco

La empresa ha contratado un despacho de consultores para que realice el trabajo en colaboración con su personal. Las tecnologías que se aplicarán durante el proyecto son principalmente las siguientes:

 

Tecnología de Producto 

Modelado de los procesos procesos por medio de técnicas técnicas IDEF (Integration (Integration definition forr ac fo acti tivi vity ty mod model elin ing). g).

 

Tecnología de Proceso 

Método de consultoría y de mejora de procesos



Método de administración de proyectos: PMI



Enfoque por procesos para modelar y entender la empresa.



Técnica de GQM1 (Goal-question-metrics) para determinar los indicadores de medición del desempeño de cada proceso.

1 Gladys M. Mercier, Mercier, Carnegie Mellon University University,, 2000  

Tecnología de Maquinaria y Equipo 



Computadora de escritorio.

Software aplicativo: para administrar el proyecto, MS Project, WBS Chart Pro,, Pert Chart Expert; para Pro para modelar los procesos, procesos, MS Visio, Visio, MS Word.

 

Tecnologí ecnologíaa de Operaciones 

Norma CONOCER de consultoría general.