Administracion de Compras

Nombre del estudiante: Iván Hernández Mejía

Nombre del Profesor: Francisco Ríos.

Nombre del trabajo: Global de Administración de compras

Fecha de entrega: 13 de Febrero del 2014

Campus: Juriquilla, Querétaro

Carrera: LAE

1. Antecedentes y generalidades de la función compras. 1.1 Definiciones. 1.2 Importancia de la función. 1.3 Objetivos de la función. 1.4 Clasificación y tipos de compras. 1.5 Principios básicos de las compras. 1.6 Relación directas con otras áreas: Producción- Almacén- Contabilidad.

2. Organización del departamento de compras. 2.1 Generalidades. 2.2 Tipos de sistemas de compras. 2.3 Organización de la función. 2.4 Manual de políticas y procedimientos.

3.Gestión Logística estratégica. 3.1 Planificación estratégica de logística y abastecimiento. 3.2 El sistema logístico y la salida de los flujos de materiales y productos. 3.3 Creación y gestión del sistema logístico. 3.4 Organización del sistema logístico y abastecimiento. 3.5 Investigación operativa logística y abastecimiento. 3.6· Plan del abastecimiento estratégico y su relación con la logística electrónica. 3.7 Aplicación Procesos del Supply Chain .Management.

4. Gestión de compras, reaprovisionamientos, contratos y análisis financiero. 4.1 Planificación de las adquisiciones y su financiamiento. 4.2 Pronósticos y volúmenes de compras. 4.3 Políticas, programas y presupuestos de aprovisionamientos. 4.4 Estrategias de los aprovisionamientos en logística. 4.5 Procedimientos y métodos de adquisiciones. 4.6 Outsourcing. 4.7 “Just in Time” 4.8 Calidad, cantidad, plazo de entrega y precio. 4.9 Técnicas de negociación. 4.10 Análisis financiero de las compras.

5. Compras del sector público. 5.1 Conceptos generales. 5.2 Tipos y niveles de sector público. 5.3 Ley de Adquisiciones, arrendamientos, almacenes y servicios. 5.4 Fuente de autoridad. 5.5 Características y limitaciones del presupuesto. 5.6 Especificaciones. 5.7 Licitaciones y/o concursos. 5.8 Fianzas. 5.9 Penalizaciones. 5.10 Código de ética.

6. Compras nacionales e internacionales. 6.1 Importancia de las compras nacionales. 6.2 Investigación del mercado nacional. 6.3 Evaluación de proveedores. 6.4 Archivo de proveedores seleccionados. 6.5 Importancia de compras al extranjero. 6.6 Procedimientos y requisitos. 6.7 El papel del gobierno y la regulación. 6.8 Tarifas arancelarias y agencias aduanales. 6.9 Investigación del mercado internacional. 6.10 Evaluación de proveedores. 6.11 Archivo de proveedores seleccionados. 6.10 Documentos que origina una compra internacional.

7. Comercio electrónico (e-commerce) 7.1 La seguridad en el entorno del comercio electrónico. 7.2 La economía del comercio electrónico. 7.3 La reducción del inventario. 7.4 E-logistics. B2B. Subastas on-line. 7.5 Entregas Just In Time para el comercio electrónico.

1. Antecedentes y generalidades de la función compras. Las compras comenzaron cuando el hombre dio en trueque o en cambio alguna de sus propiedades por la posesión de una pertenencia ajena. La compra ha sido siempre básica para el progreso y la riqueza del hombre, trátese de su progreso o riqueza personal o como parte de sus funciones ya organizadas en grupo. Es indiscutible que toda empresa dedicada a la producción de satisfactores, tiene para su correcto funcionamiento necesariamente que proveerse en forma continua de materias primas, así como de otros materiales, para enfrentarse a las necesidades y cumplir con los objetivos de la misma. Tal fin, dichas materias primas y demás materiales deben cumplir con los requisitos más elementales de una buena compra: a) b) c) d) e)

Precio. Calidad. Cantidad. Condiciones de entrega. Condiciones de pago.

Ya que de no cumplirse con ellos, tal deficiencia repercutiría invariablemente en la producción de sus bienes, y con ello se proyectará una mala imagen, ocurrirá pérdida de mercado y se correrá el riesgo de salir definitivamente del mismo.

1.1 Definiciones. Tradicionalmente se dice que comprar es la función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento determinado. Así mismo, las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad. Nosotros consideramos que comprar, es adquirir materias primas o cualquier otro artículo por la características mínimas necesarias requeridas por una empresa, es decir precios, calidad, condiciones de entrega y condiciones de pago.

1.2 Importancia de la función. Se dice que las compras, en la actualidad, deben considerarse como una función vital para el éxito de cualquier empresa. Para tal fin toda empresa que se precie de ser moderna, tiene un departamento de compras sobre el que recaen precisamente estas funciones y cuyo objetivo es el de adquirir las materias primas y los vehículos indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica. Cabe mencionar, que estos materiales son guardados en el almacén y posteriormente se surten al departamento de producción en las cantidades que este requiera.

Por otra parte, el departamento de compras puede hacer una aportación muy señalada a la productividad por medio de las prácticas que observe en cualquier ahorro en el costo de los servicios y mercancías adquiridas, mejorará la posición competitiva de la empresa, como por ejemplo, adquisiciones a bajos precios y buena calidad, redundarán indudablemente en costos más bajos y consecuentemente se obtendrán mayores ganancias para la empresa.

1.3 Objetivos de la función. En principio, se dice que las compras tienen esencialmente dos objetivos:  

Controlar el flujo de dinero, ya que las compras representan una inversión. Servir eficazmente en la consecución de materias primas y artículos indispensables para la fabricación, a fin de mantener la empresa competitivamente en cooperación.

Sin embargo, también tiene otros fines: a. Mantener la continuidad del abastecimiento de las materias primas, para el departamento de producción. b. Realizar las compras con la inversión mínima en existencia de materiales, compatible con la seguridad y el provecho económico. c. Evitar desperdicios de las materias primas. d. Procurar las materias primas a los precios más bajos posibles, y de acuerdo con la calidad requerida. e. Mantener en posición competitiva a su empresa en lo que a costos de materiales se refiere.

1.4 Clasificación y tipos de compras. Recientemente se acostumbra clasificar las compras en dos grandes grupos: I. Bienes. a. Materias primas materiales. Son aquellos de procedencia agrícola, minera, o de otras industrias, por medio de las cuales tendrán su primer grado de transformación. b. Mercancías. Son aquellos productos terminados, que se destina a la venta de quienes los necesitan. c. Suministros. Son los artículos de oficina que utilizar una empresa para realizar adecuadamente sus labores.

II. Servicios. a. Personales o Profesionales.

b. Financieros. c. Transportes.

Tipos de Compras. Compra al acervo. significa cosas como granos, legumbres, etc. En este caso cuando se trate de cosas que suelen contarse pesarse o medirse el comprador no podrá pedir la rescisión del contrato alegando no haber encontrado en el acervo la cantidad peso comida que calculada. Compra sobre muestras. Es generalmente sujeto a término cuando no se tiene la cosa misma a la vista, en este caso cuando los artículos sean perfectamente conocidos y también determinados se puede hacer la compra sobre muestra.

Esperanza. Tiene por objeto la adquisición de los frutos que una cosa produzca en el tiempo fijado, tomando al comprador el riesgo para sí de que no llegue a existir.

1.5 Principios básicos de las compras. El funcionario ejecutivo bien preparado que tiene a su cargo la labor de compras, buscará utilizar los fondos disponibles con el mayor provecho para la empresa, y para ello deberá observar con toda atención los siguientes principios.

1. Fijar claramente lo que se necesita. 2. Localizaron los proveedores que tienen las mercancías que necesitamos. 3. Realizar con los proveedores las negociaciones en cuanto precio, calidad, condiciones de entrega y condiciones de pago.

1.6 Relación directas con otras áreas: Producción- Almacén- Contabilidad. Producción. Si se ha mencionado que este departamento debe mantenerse en continuidad productiva, es de considerable importancia que compras logren las materias primas requeridas, en el tiempo adecuado, al precio más bajo posible, pero sin menoscabo de la calidad requerida, Para que producción pueda transformarlas en artículos que coloquen competitivamente a su empresa, con otras de su misma especie. Por esto la coordinación necesaria con el departamento de compras. Con almacén. Esta relación existe en razón a que es precisamente este departamento el que mantiene en constante información a compras, sobre las existencias reales de materias primas, a través de los controles minuciosos,

además de ser el área donde se originan la requisiciones y pone en movimiento a compras para su debido resurtimiento, y de esa manera estar en posibilidades de proveer oportunamente a producción y mantener a este último en continuidad productiva. Con contabilidad. Si entendemos que este departamento manejar informes o datos exactos y registra en forma sistemática las operaciones comerciales que realiza una empresa, entonces comprenderemos que si se realizan compras de materias primas, éstas deben registrarse oportunamente por contabilidad para evitar retrasos en el pago a proveedores y aprovechar al máximo todos los descuentos que estos ofrezcan a la empresa. En conclusión, encontramos que para que una empresa funcione correctamente, debe vigilar sus compras de materias primas, la resguarden las cantidades necesarias y le suministra producción, de acuerdo a los requerimientos que manifieste de dichas materias primas y por último contabilizar todas estas operaciones.

Preguntas para análisis y debate. Capitulo 1 1. ¿Cuál es el efecto de apalancamiento sobre las utilidades que produce el suministro? ¿es lo mismo en todas las organizaciones? Es el ahorro en compras por disminución de gastos en las mismas, y no seria lo mismo para todas las empresas ya que si han estado enfocado en la parte de suministro seria prácticamente imposible lograrlo, al contrario de una empresa que tiene el área de suministros descuidada y puede aprovechar esta oportunidad. 2. El suministro no tiene por objetivo obtener utilidades; en lugar de ello, toma una parte de las utilidades dado que implica un gasto de recursos organizacionales. ¿Está usted de acuerdo? Si por que su función principal es suministrar a la organización aprovechando las oportunidades que se presenten y no por que a fin de cuentas debe de buscar las mejores ofertas para incrementar las utilidades y ventas de la empresa. 3. ¿Qué tipo de decisiones toma el típico administrador del departamento de suministros? Enterarse de las necesidades de la empresa, buscar y seleccionar un proveedor, negociar precios y términos y dar seguimiento para asegurar el pago a proveedor. 4. En el largo plazo, el éxito de cualquier organización depende de su capacidad para crear y conservar un cliente. ¿Está usted de acuerdo? ¿Que tiene que ver este párrafo con la administración de las compras y del suministro?

Si, tiene que ver mucho ya que la empresa al conservar un cliente va conociendo sus necesidades lo cual hace mas fácil la predicción de los productos que compras necesitara para satisfacer sus necesidades y aprovechar esto para buscar ofertas y descuentos.

5. ¿Es el área de compras una profesión? en caso de no ser así ¿A qué se debe? en caso de afirmativo ¿Cómo cambiará la siguiente década? No se ha considerado una profesión como tal ya que se le ha dado mas importancia y auge a las ventas pero es de gran importancia conocer acerca de las compras para beneficio de la empresa en la que se desempeñe para generar beneficios en los costos de suministro lo cual es parte esencial en el éxito de una empresa. 6. Establezca la diferencia entre compras, adquisiciones, administración de materiales, logística, administración de suministro y administración de la cadena de suministro. Las compras se refieren al hecho de obtener material a cambio dinero, las adquisición es el hecho de adquirir el material requerido, la administración de materiales es el almacenamiento y correcta administración de los materiales comprados, la logística es el tener coordinado el proceso desde que se solicita el producto hasta su recepción y por ultimo la administración de la cadena de suministros es el proceso de planificación, ejecución y control de las operaciones de la cadena de suministros con el propósito de satisfacer una necesidad del cliente. 7. ¿En qué formas podría el comercio electrónico influir en el papel de los administradores del suministro en sus propias organizaciones? ¿Y al administrar las cadenas o redes de suministro? Ayudaría bastante ya que tendría una gama mas grande de proveedores donde pudiese escoger el que mejor precio y condiciones ofrezca provocando mas ganancias a la empresa y en la cadena de suministros utilizar la información para mejorar los productos o servicio ofrecidos comparando con la competencia. 8. En la industria del petróleo y de los productos de carbón, la razón total de compra/ventas es de 80%, mientras que en la industria de alimentos es de aproximadamente 60%. Explique lo que significan estos números ¿Que significado tiene para el administrador del departamento de suministros en una compañía de cada una de las industrias? Estos porcentajes indican el porcentaje de ganancia que ocupa los suministros en una empresa y nos dice que en una empresa de petróleo o carbón las gastos de compras son mucho mayores que en la industria de alimentos ya que las necesidades de adquisiciones son diferente para cada empresa.

9. ¿Cómo afecta la administración del suministro al rendimiento sobre los activos RSA? ¿En qué formas específicas podría usted mejorar el RSA a través de la administración de suministro? Afecta de manera positiva ya que si se logra un ahorro en la administración de los suministros del 10% se el producto final obtiene un 20.6% de incremento de ganancia lo que da un 100% de rendimiento sobre los activos. 10. ¿En qué aspectos difieren las expectativas del suministro entre las organizaciones privadas y las públicas? ¿Y entre las organizaciones de servicio y las manufactureras? Las publicas se basan mas en el apoyo a personas necesitadas, mantenimiento de oficinas, gasto publico, transporte, etc. y las privadas en estrategias, capacidad financiera, reputación, etc.

Capitulo 2 11. ¿Qué papel puede y debe desempeñar el área de suministros en la determinación de la estrategia de una empresa desde el punto de vista de los problemas y las tendencias sociales? Debe de tomar un papel principal haciendo estrategias que permitan a la empresa lograr metas mediante un abastecimiento correcto y oportuno. 12. ¿Cómo puede el administrador del área de suministros determinar cuáles son las estrategias de reducción de costos que debe aplicar? Haciendo una investigación de compras donde se pueda tener conocimiento de las preferencias del mercado actual y futuro para así mismo preveer las compras futuras. 13. ¿Es posible implementar una estrategia de suministro en las adquisiciones públicas? Si es posible revalorando los productos adquirido así como su calidad y buscando proveedores que permitan mejores condiciones y manejen mejores precios. 14. ¿Porque debería considerar un administrador de suministros la contratación o la obtención interna de un empleado sin ninguna experiencia en el área? Por que un personal sin experiencia en el área pudiera aportar ideas nuevas vistas desde un punto de vista externo y además podría adquirir las habilidades exactas y necesarias para cumplir con las necesidades del departamento de suministros. 15. ¿Que puede hacer el área suministro para ayudar a minimizar el riesgo de una empresa en la producción de demandas de responsabilidad civil?

Asegurarse de la procedencia de los materiales comprados sean fidedignos así como dar el correcto seguimiento a las compras hasta el punto de que los proveedores reciban sus pagos en tiempo y forma. 16. ¿Qué factores han causado el interés actual en las compras estratégicas y en la planeación de suministro? El descubrir que el departamento de suministros puede aportar grandes beneficios a una empresa si se es bien manejado por un administrador. 17. ¿Que tipos de datos necesita aportar el área de suministros para lograr el crecimiento estratégico de una organización? Estrategias planeadas así como los precios, periodos de entrega, periodos de pago que recibe el departamento de suministros para lograr un crecimiento estratégico. 18. ¿Cómo puede el área de suministro venderse así misma de una manera más efectiva a nivel interno? La acción apropiada cuando una empresa opta por fabricar de manera interna sus propios materiales ya que de esta manera el departamento de suministros se volvería innecesario. 19. ¿Cuáles considera usted que sean los obstáculos más difíciles para conseguir que la función de suministro adquiera carácter estratégico? Es la diferencia de objetivos de suministros a gerencia ya que no siempre son los mismos objetivos el uno del otro 20. ¿Porque debe el área de suministros en interesarse en el balance general? Por que se debe te obtener toda la información de cuanto material se encuentra en la empresa y cuanto mas se ha solicitado para que el balance sea lo mas acertado posible.

Caso de estudio 1-1 Qmont Mining Al saber que tenía una reunión con el señor Harry Davison sabía que tenía buscar información sobre una soluciona este problema pero lo más destacado era que el departamento de contabilidad estaba pagando todas las facturas que le llegan con el afán de que sus proveedores no dejaran de surtir las llamadas de emergencia que tenía con los suministro en localidades remotas sin embargo al no verificar que estas fueran surtidas exitosamente y estar pagándolas había una fuga muy grande de dinero y en base a esto la llevo a ver el segundo problema más grande que era cuando una maquinaria tenía una avería y necesitaba una pieza no se pedía un solo proveedor sino que este pedido se hacía a varios para tener la esperanza de

que alguno de ellos pudiera dar la una solución más rápida al problema trayendo la pieza lo mas posible pero se dio cuenta que en varias ocasiones repetidamente se pagan varias veces este producto y pero aun en algunas el envió era 10 veces mayor al coste del mismo producto que estaban llevando por lo cual la primera acción seria que en el departamento de contabilidad hicieran un filtro con las facturas que llegan solo para corroborar que estén siendo abastecidas esta facturas correctamente y en tiempo, en segundo crear una política de no más de 2 proveedores por pieza y antes de pedirla llamar a los proveedores para saber si la tienen en existencia y hacer un pedido por región ya que algunas de estas plantas estaba muy cerca y si se podía por día recoger pedidos de estas para poder abaratar costos de envíos individuales por planta y por supuesto crear un sistema de pedido y reparto por día y hora del pedido y distribución del producto por distancias es decir que se hiciera un pedido en algún sitio que se pudiera adoptar y que el departamento de compras los distribuyeran por zonas para hacer el pedido y a continuación al tener este filtro se pudiera evitar duplicados en órdenes y en este punto se hiciera una corroboración con las plantas y a continuación de hacer el pedio abaratar el costo de envió al pedir por cantidad y no por unidad y al llegar a la base se pudiera repartir del más lejano al más cercano haciendo solo un viaje y dependiendo de la urgencia a considerar del departamento o gerente de planta , en donde se tendría que tomar en cuenta que se tendría que hacer una evaluación de medidas de urgencia y al tener esto estandarizado se podría medir la urgencia del periodo y considerar si es necesario pagar ese extra al desviar las entregas. Otro problema que se puede resolver al tener el departamento de compras con un almacén es que al ver que en varias ocasiones se había mandado la misma pieza al mismo sitio y el mismo día y al estar ya pagadas se pueden almacenar y traspasar a otra planta en dando caso que se necesite ya que el tener a la cuadrilla parada es muy costoso, pues necesariamente esto no debe de ser así si solo traspasemos los excedentes a otra planta y 12 casos de entregas múltiples de un mismo artículo por un mismo proveedor en un lapso de pocos días al tener esto podamos comprobar que tener un almacén podría quitar este gasto innecesario de duplicidad d de pedidos, También se encontraron 14 casos donde la factura del flete aéreo era mínimo 10 veces más alta que el valor del artículo que se transportó. Por lo cual la mejor solución que se puede dar es: 1.- filtros se contabilidad y compras 2.- verificaron: con las planas y compras 3.-cras un sistema de compras por áreas 4.- ruta de envíos 5.- almacén de emergencias.

Estos 5 pasos harán que se pueda manejar mejor la fugas que tiene la empresa y también ayudara al rendimiento de esta, solo queda saber la opinión del señor Davison.

2. Organización del departamento de compras. 2.1 Generalidades. Organizar significa establecer un sistema que tenga las características de funcionalidad y orden, además de que permita proyectar, coordinar y controlar las funciones de una empresa de la mejor manera posible, asegurando el rendimiento de todos los recursos con que cuenta, llámense materiales, humanos o intangibles, todo ello con el objeto de alcanzar eficientemente sus metas. Cabe mencionar, que en principio para lograr una adecuada organización del departamento de compras, se deben tomar en consideración los siguientes aspectos: Fijar objetivos. Tratar de que sea lo más claro posible. Que sea funcional. Es decir, que se trabaje coordinadamente, para lograr los objetivos propuestos. Establecer el tipo de organización. Es decir, enmarcar, controlar y definir los niveles de autoridad.

2.2 Tipos de sistemas de compras. Para abastecer a la empresa de materiales, bienes, y/o servicios, es necesario realizar las compras que mas convenga, reconociéndose los siguientes tipos de ellas: A. Compra de bienes, mercancías y materiales. B. Compra de servicios. C. Compras anticipadas. Se les llama así, aquellas que pueden ser planeadas y llevarse acabo de antemano, mediante un programa, surgiendo de una necesidad normal o consuetudinarias y no de la adquisición de productos para elaborar proyectos especiales. D. Compras de emergencia. Surgen cuando el factor tiempo, priva de utilizar la compra normal, por lo que es preciso implantar ciertos controles como: E.

Límite de compras urgentes, según políticas administrativas. Revisar con calma el pedido, así como definir responsables. Autorización de la persona encargada de aprobar el pedido. Compra especulativa. Se considera a esta, una pariente de la compra anticipada, combinada con la fluctuación de precios a la alza y relacionada con la ética del comercio.

F. Compras recíprocas. Son usadas por el proveedor como una medida de presión, realizándose entre un comprador y un proveedor, en la cual éste tiene más poder, pues pone condiciones en su conveniencia, dicha compra se observa en época de depresión, donde se hace todo lo posible para obtener pedidos, o cuando hay escasez de lo que se quiere comprar. G. Compras personales. Se refieren a realizar compras para la gente de la entidad, por medio del departamento de compras, para beneficio de ellas, ya que obtienen precios de mayoristas, descuentos especiales, atención esmerada, tiempo de entrega y de pago, etc. H. Compras de salvamento. Ocurre cuando un artículo es excedente en algún departamento, transfiriéndose el mismo. I. Compras de excedentes. Se lleva acabo para cubrir necesidades normales y quizá futuras, para aspectos ocasionales, para casos de emergencia, o para previsiones. J. Compras en el mercado abierto. Son en poco volumen, en mercado cambiante, cuando conviene, o cuando se puede conseguir fácilmente. K. Compras de artículos relacionados. Se hace en pequeño, con actividades diferentes a la fabricación. L. Compras especiales. Cuando no son de rutina. M. Compras de elementos especiales. Es cuando se escoge de un gran número de proveedores, consiguiendo descuentos. N. Compras de elementos de bajo costo. Sólo cuando conviene su costo, calidad, y necesidades para cubrirse. O. Compras corporativas. Se desarrollan por los grandes grupos, transnacionales, corporaciones, para sus subsidiarias. P. Compras consolidadas. Las hacen los grandes grupos empresariales para sus sucursales o filiales. 2.3 Organización de la función. Las compras en una empresa moderna, presupone como mínimo de un departamento de compra responsable de esta actividad y con el personal y adecuado para cumplir en forma adecuada con los objetivos de la compañía. El cómo estructurar organizar este, dependerá de la magnitud de la empresa y de lo com plejo que resu lte la tare a de com pras .

2.4 Manual de políticas y procedimientos. Para el buen funcionamiento del departamento de compras, este debe establecer sus políticas respecto al sistema de compras que empleará la empresa, sea centralizado o descentralizado, ya que el mismo afectará a toda una serie de políticas internas, relativa a las líneas de autoridad, procedimientos y relaciones interdepartamentales y definirá en el alcance y responsabilidad del departamento de compras. Cabe mencionar, que también las relaciones con proveedores se hallan sujetas a políticas establecidas por la empresa. Características de las políticas I. Reflejan los objetivos y planes del departamento. II. Deben ser flexibles. III. Deben elaborarse por escrito. IV. Deben ser discretas. V. Deben ser sencillas y claras. Objetivos. I. Establecer criterios para tomar decisiones. II. Son una herramienta administrativa. III. Delimitar la responsabilidad de compras. IV. Deben darse a conocer a todo el personal de compras. V. Deben revisarse y actualizarse periódicamente.

Procedimiento para las compras. I. La requisición. II. Los registros de proveedores. III. La solicitud de cotización. IV. El cuadro comparativo. V. La negociación. VI. La orden de compra o pedido. VII. El seguimiento de órdenes de compra.

VIII. La recepción de materiales. IX. El pago a proveedores.

Preguntas para análisis y debate. Capitulo 3 1. Relacione los objetivos del área de suministros de: una compañía productora de automóviles, una cadena grande de restaurantes de alimentos rápidos y una institución financiera. En cualquiera de las tres empresas el objetivo del área de suministros será la de mejorar la posición competitiva de la institución ya que todos buscan que sus productos o servicios sean mas rentables. 2. ¿Cuáles son los desafíos a los que se tienen que enfrentar un administrador del área de suministros que trabaja en una estructura altamente centralizada? ¿Y una estructura muy descentralizada? La estructura centralizada tiende a crear silos organizacionales, personal corporativo excesivo, falta de concertación en los negocios, etc. En la estructura descentralizada hay complejos procesos de comunicación entre áreas, falta de influencia, limita los conocimientos sobre las necesidades, falta de estandarización, motiva a los usuarios a no hacer planes futuros, etc. 3. ¿Como difiere la especialización del área suministros entre organizaciones pequeñas y grandes? La especialización entre organizaciones pequeñas es minima y se integra por una o dos personas por lo general esta actividad es secundaria, a diferencia de una organización grande donde se cuenta con una área especialmente dedicada a los suministros donde se tiene el personal adecuado para los suministros. 4. ¿Cuáles son las razones para proporcionarle el director de compras un título una línea de autoridad al mismo nivel que el de las funciones de marketing ingeniería en otras áreas clave del negocio? Cuando se encuentra una estructura de suministros combinada donde se hay diferentes divisiones de negocios o se venden distintos productos. 5. ¿Cuáles son los indicadores de que el área de suministros participa de manera significativa?

Cuando la empresa esta teniendo ahorros o reducción de costos en los productos obtenidos y cuando el área de suministros comienza a especializarse. 6. ¿Cuáles son los desafíos para ampliar el papel del director de compras? El tamaño de la organización, la necesidad de especialización del suministro y coordinarse con la estructura y estrategias de la empresa. 7. ¿Qué factores de implementación se deben considerar cuando se necesita cambiar la organización del área de suministro de una estructura centralizada a una combinada? ¿Qué factores se deben considerar cuando se lleva acabo la transición de una estructura centralizada a una descentralizada? Establecer políticas, procedimientos, controles y sistemas, reclutamiento y capacitación de personal, desarrollo de estrategias, etc.

8. ¿Cómo afectarán las compras en equipo a la función de compras/suministro durante la siguiente década? Afectara de manera en como se constituye el área de suministros requiriendo cada vez personal mas y mejor capacitado para esta función donde habrán que combinar esfuerzos con diferentes departamentos y/o empresas.

9. ¿Porque y como procedería usted para establecer un consorcio para la compra de combustibles, mobiliarios, cartones corrugados o equipos de oficina? Cuando la empresa propia encuentre favorable la relación con cualquiera de estas productos por ejemplo una empresa de transportes le seria de utilidad un consorcio con una empresa que venda combustible y estableciendo costos, políticas, igualdad, compartiendo riesgos, etc. Preguntas para análisis y debate. Capitulo 4 10. ¿En qué parte del proceso de suministro existe la mayor oportunidad para añadir valor y porque? En la parte de identificación y análisis de las posibles fuentes de suministros ya que pueden pasar desapercibidos provocando costos innecesarios, ciclos extensos, etc. 11. ¿Cuáles son los pasos del proceso sólido de administración de suministro?

-

Reconocimiento de la necesidad. Descripción de la necesidad. Identificación y análisis de las posibles fuentes de suministros. Selección del proveedor y determinación de los términos. Preparación y colocación de la orden de compra. Seguimiento rápido de la orden. Autorización y pago de la factura. Mantenimiento de registros y de las relaciones. 12. ¿Que aportaciones a la eficiencia del suministro se podían efectuar a través del uso de: A)un sistema de adquisiciones electrónicas. B) catálogos en línea. C) subastas inversas en línea? A) simplificación de los procesos de recepción, facturación y pago. B) Tener un mercado mas extenso a nivel mundial. C) Tener ofertas mas competitivas de otras fuentes. 13. ¿Que enfoques aparte de procedimientos estándar de suministros se podían usar para minimizar el problema de las ordenes pequeñas?

Tener un suministro anticipado y participación anticipada del proveedor. 14. ¿Cuando se deberán emitir un RFQ en lugar de un RFP? y porque Cuando hay una descripción clara y bien definida de una necesidad ya que en el RFP se planea negociar precio y términos y esto toma tiempo del que no se dispone.

15. ¿Que registros se necesitan cubrir para realizar una operación eficiente de la función de suministro? ¿Como puede la recolección de datos a través de todo el proceso ayudar o perjudicar la relaciones entre compradores y proveedores? -

Fecha.

-

Numero. Departamento de origen. Cuanta a la que deberá cargarse. Descripción del material o servicio deseado y cantidad. Fecha en la que se necesita el pedido. Instrucciones especiales de entrega o embarque. Firma de la persona autorizada.

Cualquier dato erróneo podría para la producción o ayudar a la misma, ocasionando problemas en la relación de comprador y vendedor. 16. ¿Cuáles son los costos y los beneficios del seguimiento y del despacho urgente? ¿Existen oportunidades para reducir el costo total en esta etapa del proceso? Es el generar seguimiento y que los despachos urgentes sean atendidos de inmediato pero en este punto no se puede negociar precio ya que la ventaja la tiene el proveedor y la necesidad del producto lo antes posible el cliente. 17. ¿Cómo puede un sistema de adquisiciones electrónicas reducir el problema de las ordenes pequeñas y de las órdenes de emergencia? Que en el sistema de adquisiciones electrónicas se reducen tiempos desde la requisición ya que la orden llega directa al proveedor y son atendidas rápidamente evitando procesos largos de pedidos. 18. ¿Que debería considerarse antes de cambiar de un sistema de intercambio electrónico de datos a un sistema basado en la Web? Hay varios puntos a considerar pero un punto seria que en el sistema basado en la Web es mas fácil llenar la información y mas rápida su entrega mientras que en un sistema de intercambio electrónico son programas que por lo general requiere ser operado por personal que tenga conocimiento de cómo usar el programa. 19. ¿Que argumentos daría usted para convencer a un proveedor de que participara en la subasta inversa? Que podría abarcar un mercado mucho mas extenso y podría competir con proveedores de todo el mundo y poder posicionarse como un buen proveedor logrando atraer mas clientes. 20. ¿Cómo cambia el uso de un sistema de adquisiciones electrónicas la naturaleza de las habilidades y el conocimientos que se requiere en el personal administrativo del área de suministro? Hace que el personal se enfoque en buscar mejores proveedores, logra que las jornadas sean menos pesadas, en cuidar las relaciones con proveedores, etc. ya que el sistema de adquisiciones electrónico les ahorra procesos en el suministro y seguimiento 21. ¿Que mejoras posibles en el área suministros podría ofrecer Internet en un futuro? No hay un futuro exacto en el área de suministros en cuanto a tecnología pero a medida que la tecnología avance el área de suministros ira aprovechando las nuevas herramientas para facilitar los procesos de suministros así como la

comunicación entre proveedor y cliente para reducir costos y obtener mas ganancias.

Caso de estudio 2-2 Sabor Inc. Al mediados de abril , la preocupación de Ray Soles vicepresidente de administración de la cadena de suministro de Sabor Inc. Se incrementaba cada vez mas debido a los posibles faltantes en el suministro del material conocido como marconil una nueva materia prima de alta tecnología para filtrar aire. Durante las tres semana anteriores, los tres proveedores de sabor iNC, había aconsejado que firmara contratos a alargo plazo y el trataba de evaluara la conveniencia de tales compromisos sabiendo que el año pasado la empresa de calefactores y aires acondicionados tanto industrial como domestica. Tuvo una venta de 800 millones de dólares. Por lo cual durante varias décadas la empresa vendía el 7% de la ventas corporativas totales a vendido principalmente como accesorio de un nuevo sistema de enfriamiento calefacción. Sin embargo, con la irrupción del marconil, empezó a aumentar de manera significativa como porcentaje de las ventas totales. El marconil, un nuevo producto de alta tecnología desarrollado como parte del esfuerzo espacial de Estados Unidos, tenía una gama de propiedades únicas de alto interés para diversas industrias. En el caso de la filtración del aire, cuando se realiza a través de un proceso desarrollado y patentado por Sabor Inc., el marconil se podía transformar en una mezcla delgada, muy ligera y extremadamente fina como material esponjoso capaz de filtrar partículas muy pequeñas filtros de Sabor se popularizaron, no sólo como parte de instalaciones nuevas sino también como reconstrucciones de sistemas más antiguos de calefacción y de aire acondicionado. Además, en comparación con los limpiadores electrónicos cuya instalación cuesta cerca del triple y además requieren limpieza mensual, los filtros de marconil tienen que reemplazarse cada seis meses, lo cual garantiza un volumen continuo de ventas durante los próximos años. Cuando se combina con una unidad de luz ultravioleta, que elimina las bacterias que transporta el aire, el nuevo sistema a base de marconil constituye un gran avance en el tratamiento del aire.

El costo de manufactura de un filtro de marconil representa cerca de 28% de su precio de venta

Bilt Chemical propuso un contrato a cinco años con compromisos de acuerdos firmes de compra de 25 000 libras el año actual y aumentos anuales de 20% del volumen en cada uno de los años siguientes. Los precios estaban sujetos al incremento que se observara cada trimestre en cuanto a energía, materias primas y mano de obra con base en el precio actual de 50 dólares por libra.

Warton Inc., propuso un contrato a dos años de 10 000 libras anuales con cláusulas de precios similares a las de Bilt Chemical. G. K. Specialties sugirió un acuerdo para cubrir 12.5% de las necesidades anuales de Sabor, el cual podía ser rescindido en cualquier momento por cualquiera de las partes.

Proponía un precio de 56.00 dólares en el año actual, sujeto a ajustes semes-rales, a partir de ese momento, con base en la inflación, energía, mano de obra y materiales. Debido a que Ray había logrado satisfacer casi todas las necesidades de Sabor con base en contratos trimestrales, semestrales o anuales, no tenía mucho interés en abandonar esa práctica. Había escuchado algunos rumores de que en algunos años se podría desarrollar un sustituto del marconil con un costo más bajo. Por tanto, sospechaba que sus proveedores actuales estaban desesperados por comprometer a Sabor en un acuerdo a largo plazo.

Siendo 15 de abril y sabiendo que tiene una reunión con el representante de ventas en 7 días debe de preparar las estrategias que usara sabiendo que el 1 de agosto y no se puede garantizar el suministros no se firma algun compromiso.

Pero con quien será mejor hacer el contrato deberíamos de tomar en cuenta la tabla de arriba donde nos explica por años y por empresas como será la evolución sobre como el precio de las compras se vas a comportan y ya con esta información deberíamos dicultir si debemos de ver que por años y cuanto tiempo tendremos el

contrato, sabiendo que en unos años habra un sustituto para el marconil y de ser asi y tenemos un contratote mas años estaremos teniendo una perdida en cuanto a tecnología y en vanguardia de nuestro producto a ofrece por lo que la opción mas viable es la que nos ofrecen 2 años que es la de Warton Inc. Ya que si tiende a ser mas caro pero el tiempo es muchísimo menor y si la promesa del futuro es dejar de usar el marconil para poder sostener la empresa y viendo que 5 años son demasiados en los avances de tecnología por lo que pensar que no es la mayor cantidad de libras no es la mayor cantidad y ni tampoco es la mas baja Asi que es la de mediano riesgo en libras y menor en tiempo. Por lo cual al hacer la entrevista pude sugerir que la opción mas factible por las razones que se explicaron es Warton a quien tomaremos como primera opción y como segunda opción seria G.K. por la cantidad en libras por ser la menor aunque en años no sea la mas correcta sin embargo no deberíamos tomara en cuenta al primero aunque el engañoso precio de 39 sea tentador ya que hablaremos de un contrato de 5 años en donde se perderá mucho tiempo en los avances. 3.Gestión Logística estratégica. 3.1 Planificación estratégica de logística y abastecimiento. El desarrollo de la logística está más orientado al servicio, debido a la necesidad de ofrecer cada vez un mejor servicio a los clientes. Entonces la logística puede mejorar sus servicios de valor agregado y contribuir al proceso de planeación corporativa y de dirección estratégica. Como parte fundamental de la planeación de logística se debe tener en cuenta todo lo relacionado con el manejo de la información, por ello, el tener un sistema de información extenso e integrado atrae la atención de la alta gerencia. Contando con información de alta calidad y a tiempo acerca de inventarios y pedidos, la función de logística contribuye con un significativo valor agregado al éxito de la empresa. Por supuesto, una parte importante del manejo de la información de logística es la medición, la cual es considerada el principio y el final de cualquier estrategia. A través de los indicadores de desempeño podemos ver cómo evoluciona nuestra estrategia, qué impacto tienen las iniciativas que estamos introduciendo y cómo ello se refleja en cada uno de los resultados buscados.

3.2 El sistema logístico y la salida de los flujos de materiales y productos. La logística se ciñe a la gestión del flujo y de las interrupciones en él, de materiales (materias primas, componentes, subconjuntos, productos acabados y suministros) y personas asociadas al proceso de distribución o logístico de una empresa. Desde otra aportación, la logística congregaría los ejercicios de planificación, organización y control del conjunto de actividades de movimiento y almacenamiento que facilitan el flujo de materiales y productos desde la fuente al consumo, para satisfacer la demanda al menor coste, incluidos los flujos de información y control Las principales áreas implicadas en esta temática son: -

Almacén. Recepción de suministros. Aprovisionamiento y compras. Transporte externo. Transporte interno. Transporte Inter-empresa.

-

Distribución. Tratamiento y atención de los pedidos. Reciclaje de residuos y de los productos desechados por el cliente. Planificación de la producción. Control de producción. Información y comunicaciones. Control de calidad. Mantenimiento. Ventas.

Desde este punto de vista pudiera parecer que el sistema logístico se responsabiliza de la gestión de todas las actividades anteriores, no obstante, su labor central es la de realizar la coordinación de las variables que son inherentes a cada una de ellas con el fin de garantizar esquemas de funcionamiento y soluciones integrales para la ejecución de un flujo racional que asegure un alto nivel de servicio al cliente con un coste mínimo asociado. La planificación se debe basar en información, situaciones y hechos lo más precisos posible. Planificar es una labor intelectual, por lo que hay que adelantarse a los hechos, anticipando variantes que pudieran producirse, así como la forma de encarar los imprevistos; en consecuencia, hay que estipular un esquema de actividades y sus secuencias. Algunas de las características principales que se deben tomar en cuenta al hacer una planificación son las siguientes: -

Aclarar, ampliar y determinar los objetivos organizativos. Definir las previsiones. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las desarrollarse las actividades.

-

Seleccionar e indicar las tareas para el logro de los objetivos. Establecer un plan de hitos.

-

Fijar las políticas. Planear estándares y métodos para cumplirlos. Anticipar los problemas futuros.

cuales deben

Actualmente, la función logística se enfrenta a retos importantes respecto a la política de almacenes, cuestión que también es clave en el dinamismo de la distribución, lo que conlleva el despliegue de una tecnología que permita flexibilizar el comportamiento de los agentes que se dedican a esta tarea. En esta línea, los últimos desarrollos tecnológicos han facilitado que las diferentes áreas de la empresa estén comunicadas entre sí, para lograr la máxima eficiencia en el sistema.

3.3 Creación y gestión del sistema logístico. A pesar de que la logística siempre es una parte esencial en cualquier actividad económica, ha sido ignorada por parte de la dirección empresarial, sin embargo, en las últimas dos décadas se ha sentido un vivo interés por el desarrollo de la misma, al punto de que un número creciente de empresas la están adoptando como herramienta gerencial en vista de los resultados positivos que arroja la aplicación. Los orígenes de la logística cuyo término proviene del campo militar, relacionado con la adquisición y suministro de materiales requeridos para cumplir una misión aplicada a la actividad empresarial, se remontan a la década de los cincuenta. Una vez concluida la segunda guerra mundial, la demanda creció en los países industrializados y la capacidad de distribución era inferior a la de venta y producción. Con la proliferación de productos, en los departamentos de mercadeo, optaron por vender cualquier artículo en cualquier lugar posible, y los canales de distribución comenzaron a ser obsoletos. Por tanto la alta gerencia, consiente de que la distribución física tenía que ser eficiente y representar rentabilidad en lugar de gastos, comenzó a probar modificaciones sustanciales en los sistemas de distribución y esta comenzó a tener identidad propia dentro de la estructura de la organización. Así se dan los orígenes de la logística en los que el departamento de distribución controlaba el almacenamiento, el transporte y en parte el manejo de pedidos. A mediados de los sesenta, los empresarios comenzaron a comprender que la reducción de inventarios y cuentas por cobrar aumentaba el flujo de caja y vieron que la rentabilidad podía mejorar si se planeaban correctamente las operaciones de distribución. A finales de esta misma década, aparece el concepto de gestión de materiales, desarrollado a partir de una situación de escasez y discontinuidad de los suministros, pero cuyo fin era el mismo: proporcionar un determinado nivel de servicio con un costo social mínimo. Este período que va hasta 1979 se conoce como el de la "madurez" de la logística. A partir de 1980, se consolida la logística como consecuencia de la incertidumbre generada por la recesión económica característica de la década. Se hace indispensable una gerencia de todo el proceso de distribución. A pesar de todo, hoy día existen todavía organizaciones que no se han concientizado de la imperiosa necesidad de contar con la gerencia logística y el departamento de distribución. Para otras, continua siendo un multi-enredo sin orientador (Director Logístico), que coordine todas las actividades desde la compra de materia prima hasta el consumidor final.

La Logística se define como el proceso de planificar, implementar y controlar el flujo y almacenamiento de materias primas, productos semielaborados o terminados y de manejar la información relacionada con ese proceso, desde el lugar de origen hasta el lugar de consumo, con el propósito de satisfacer en forma adecuada los requerimientos de los clientes. (Council of Logistics Management). Debido a que los mercados se han vuelto más exigentes, la integración y la globalización son un hecho, las empresas nacionales tienen que competir con empresas de todo el mundo y deben atender de la mejor manera a todos y cada uno de los clientes, además, la aparición de nuevas tecnologías de información han traído como consecuencia menores tiempos y costos de transacción. Esto ha obligado a las empresas a tomar más en serio el concepto de Gestión Logística si es que quieren seguir siendo competitivos. 3.4 Organización del sistema logístico y abastecimiento. ▪ Transporte (aprovisionamiento y distribución). ▪ Almacenamiento (materias primas, productos procesados, productos terminados). ▪ Compras (nacional, internacional). ▪ Manejo de inventarios (materias primas, productos procesados productos terminados). ▪ Planeación de la producción. ▪ Despacho y distribución de producto terminado. ▪ Servicio al cliente.

3.5 Investigación operativa logística y abastecimiento. El uso de herramientas y técnicas de la Investigación de Operaciones, permiten desarrollar planes adecuados que conlleven a responder de la mejor manera posible, cuando se presentan grandes dificultades dentro de una organización. La logística y la investigación de operaciones buscan obtener el mejor provecho posible de los sistemas, ya sean de producción, planeación, administración, distribución y todo cuyo funcionamiento este relacionado con la organización y se pueda describir de forma matemática. Permite formular los modelos matemáticos de árboles de decisión, y flujos en redes de las actividades del programa de estudio aplicables a la logística. Proporciona los resultados para tomar decisiones económicas diferentes analíticas matriciales sensibles a las variaciones sociales económicas dentro del entorno de organizaciones dedicadas a la logística.

3.6· Plan del abastecimiento estratégico y su relación con la logística electrónica. -

-

Disminución de precios y tiempo negociación con los proveedores. educción del costo de ordenar simplificación y desburocratización. Disminución de errores, por la disminución del componente manual. Disminución del tiempo del ciclo de compra, facilitando la comparación de productos en un cat logo homog neo, la verificación del precio y la disponibilidad. educción de inventarios mayor coordinación con los proveedores.

-

iberación de tiempo del encargado de Compras; puede dedicarse a tareas de valor estrat gico negociar con proveedores.

-

ayor transparencia en el proceso descentralización y mayor información disponible.

-

ayor control de proveedores y empleados transacciones nicamente con proveedores autorizados, reduciendo así las compras fuera de contrato.

3.7 Aplicación Procesos del Supply Chain Management. Estudia, analiza y evalúa La Gestión Logística Integral Aplicada conocida también como Supply Chain Management, que se encarga del Gerenciamiento de las Cadenas de Suministro o Abastecimiento. La dinámica actual de los negocios, cambios de entornos y condiciones y la evolución de los recursos y tecnologías disponibles hacen necesaria la actualización permanente de los procesos y procedimientos desarrollados por las distintas áreas funcionales y operativas de dichas Cadenas, en completo alineamiento con los objetivos y estrategias de la Organización. Objetivos - Brindar las herramientas y conocimientos que permitan la inserción eficaz de los conceptos y criterios logísticos dentro de la Cadena de Abastecimiento. - La estructura del programa está orientada al planteo y utilización eficaz de las actuales herramientas de gestión y operación, sincronizando e integrando desarrollos y aplicaciones que permitan mejorar el desempeño logístico integral del sistema, siendo abarcativo su contenido y alcance a empresas manufactureras, comerciales y de servicio.

- Se brindan conocimientos que permitirán definir y ejecutar políticas y estrategias diseñando, evaluando, seleccionando y dirigiendo las operaciones, asegurando la solución más confiable, económica y viable. Para resolver la situación de una empresa hay que tener en cuenta los elementos caracterizadores en la implementación de SCM en la misma. Para ello hay que considerar que la definición de SCM no precisa la cuestión acerca de cuáles son las “señales” que es de esperar encontrar en una empresa que tenga implantada SC .

Las dimensiones caracterizadoras de una estrategia de SCM: -

El diseño, en su mayoría, de productos específicamente para cada cliente

-

La utilización en el proceso productivo de un sistema de producción flexible La existencia de acuerdos de colaboración tecnológica con clientes y La existencia de acuerdos de colaboración tecnológica con proveedores.

Preguntas para análisis y debate. Capitulo 5 1. ¿Porque deberá cambiar una organización de la fabricación a la compra de algún producto? Es recomendable hacer este cambio cuando no es líder en la fabricación del producto y es mas rentable comprarlo de manera externa. 2. ¿Que es el abastecimiento externo? ¿Como se puede tomar la decisión de emplear o no una actividad? Es cuando una empresa decide comprar algo que antes fabricaba de forma interna para recortar personal, tener el tamaño perfecto de la empresa y concentrar la atención en actividades con valor añadido. 3. ¿Porque se considera estratégica la decisión de fabricar o comprar?

Por que cualquiera de estas acciones puede ayudar a la empresa a crecer o estar en números rojos al hacer recorte de personal y evitar así perdida de presupuesto y obligaciones laborales con los empleados. 4. ¿Que es la zona gris en las decisiones de fabricar o comprar? Es un punto intermedio donde la empresa puede probar entre comprar o fabricar sin asumir un compromiso absoluto. 5. ¿Porque podría una organización decidir abastecerse en forma interna? ¿Puede usted proporcionar un ejemplo? Cuando una fuente de suministro desaparece o se elimina una línea de productos o servicios y no se dispone de otro proveedor. Por ejemplo el caso de Alicia Wong donde se da la oportunidad de producir mostaza en vez de comprarla debido a que la mostaza se usa en muchos productos. 6. ¿Qué es la subcontratación? Es una orden de compra escrita con términos y condiciones mas explícitos que puede requerir de talentos o habilidades únicas y el pago se puede manejar de modo distinto y se puede negociar junto con precios y términos. 7. ¿Porque podría una organización abastecerse de manera externa su logística, su ingeniería y su marketing? Por que estos servicios suponen una fuerte inversión además de la necesidad de gran personal especializado que requiere de sueldos altos y obligaciones laborales los cuales se pueden evitar utilizando la subcontratación. 8. ¿En el sector público, con qué nombre se designa con frecuencia el abastecimiento externo? ¿Cuáles son algunos de los mayores impedimentos para proceder a la subcontratación en el sector público? Gasto de la organización y sus mayores impedimentos es que requieren un porcentaje especifico para proveedores minoritarios 9. ¿Qué papel se espera del área de suministro una vez que se haya tomado una decisión de abastecimiento interno? Sigue existiendo para proveer materia prima y equipo para la nueva funcion de suministro interno. 10. ¿Si usted fuera el único propietario de su compañía favorecería la alternativa de fabricar o la de comprar en una decisión entre ambos aspectos? y ¿Por qué? La de comprar ya que se ahorraría en nomina destinando esos gastos en areas remunerables y evitar obligaciones laborales así como mano de obra mas barata.

Caso de estudio 3-1 Iowa Elevators Es difícil decir cuánto dinero se puede ahorrar en los próximos cinco años, sobre todo con la cantidad limitada de datos dados. A los efectos de tener objetivos numéricos para la presentación de Scott, creemos que sería razonable esperar que el siguiente en la reducción de costes respecto al año anterior (Ahorro total de 0 años están entre paréntesis): 1 - $ 0; 2 - $ 3 millones ($ 3 millones); 3 - $ 5 millones ($ 8 millones), 4 - $ 10 millones ($ 18 millones); 5 - $ 15 millones ($ 33 millones). Aunque estas cifras pueden parecer modestas al principio para Walter y el resto de la junta directiva, De Scott debe señalar el poder del efecto beneficioapalancamiento. El año pasado, la compañía experimentó una pérdida de $ 11 millones, y se espera que, al igual de ahorros a través de la mejora de la gestión del suministro, en cinco años, la empresa puede obtener beneficios una vez de nuevo. Observe que los ahorros crecen de año en año. Se trata de reconocer que en un principio, un la inversión tendrá que ser hecha en la mejora de la organización de suministro (cambio organizacional estructura, el cambio de base de suministros, etc), pero después de unos años, los cambios comenzarán a afectar el estado de resultados. Las tasas de rotación Los productos fitosanitarios: 1.9 Equipo y suministros, 0.6 Fertilizante: 6.2 Semilla: 4.0 La organización debe gestionar la compra de un nuevo inventario suministros agrícolas muy cuidadosamente. Esto es especialmente importante para los equipos y suministros categoría, que es mucho peor que las otras tres categorías. Adquisición de nuevo inventario en cada categoría respectiva debe ser más acorde con las ventas. Una posible solución para esto sería centralizar suministro la gestión de la división de suministros agrícolas. En la actualidad, un grupo de cuatro gerentes de producto, seleccione la proveedores y mezclas de productos de esta división, pero tienen otras funciones como el marketing y branding. Asimismo, los gerentes de ascensores locales son capaces de elegir la cantidad y variedad de estos granja los suministros a sus clientes locales. Puede ser que sea una mejor idea de contratar a los empleados que se especializan en la compra de centrarse específicamente sobre la gestión de la oferta y el inventario de esta división. El trabajo de las compras recaería sobre las personas cuyo único trabajo es hacer las compras más estratégicas, en lugar de

personas cuya atención está dividida entre las diversas tareas. Estas personas pueden mirar para encontrar proveedores que tienen mejores márgenes de beneficio en sus productos, sin sacrificar la calidad, en los últimos años, si bien la cuota de mercado de esta división ha crecido, los márgenes operativos no tienen, lo que implica que algo se está mal manejado. También pueden mirar para aumentar la rotación de inventarios de equipos y suministros. Iowa Ascensores es una empresa grande, y por lo tanto se tiene la capacidad de poner en práctica muchas diferentes tipos de estructuras organizativas. Creemos que la estructura de suministro de organización debe ser más centralizada de lo que ha sido en el pasado, aunque no totalmente centralizada. Este híbrido estructura crearía dos divisiones más bajo de Scott; un departamento de compras suministros agrícolas que incluiría un gerente, un supervisor, un analista, dos compradores, un empleado de la aceleración, y un secretario de la factura, y un departamento de la compra de las operaciones de ascensores, con sólo un administrador, un empleado, y un analista. El departamento de suministros agrícolas más grandes de compra manejaría totalmente la compra de suministros agrícolas, teniendo el poder a los administradores locales y los jefes de producto. Ellos tendría una visión más amplia de la organización y podría tomar ventaja de eso. Por ejemplo, se podría consolidar los envíos de suministros para ahorrar costes de transporte. Es extremadamente importante, sin embargo, que el departamento se comunica efectivamente con los gerentes locales para asegurarse de que tener una idea exacta de las situaciones individuales. Las operaciones de ascensores más pequeños de compras departamento supervisaría las decisiones tomadas por los gestores locales, pero no lo haría cualquier compra real. Los administradores locales aún tendrían la poder hablar con los proveedores locales y comprar de ellos - que simplemente tiene que conseguir estas decisiones aprobado por el departamento de primera. Dado que la actividad principal de Iowa Ascensores es operar los ascensores en las granjas, teniendo este, presencia personal local es importante, y la compra local ayuda a esto. La ascensores sería costoso para el envío a través de largas distancias, así. El trabajo de la compra departamento sería la de asegurarse de que cumplen con las compras de la estrategia organizacional (por ejemplo, el presupuesto, la reputación), y coordinar las estrategias locales de los diferentes lugares. El principal riesgo se presenta en la transición de la estructura organizativa en la que se propone. El poder se les quitará a los gestores locales y gerentes de producto, lo que significa que la resistencia podría ocurrir. El talento de alimentación también puede no estar disponible; personas calificadas para trabajar la recién creada puestos de trabajo no estén en la casa, pero la contratación fuera rápidamente podrían dar lugar a la contratación de candidatos no calificados. También hay un tiempo de entrenamiento y la transición a los nuevos empleados a aprender cómo funciona el negocio fluidez. Por último, para una comunicación efectiva que se produzca entre

las operaciones locales y el gobierno central operación, podría necesitar un nuevo sistema de información a implementar, que requiere tiempo y entrenamiento. Scott no ha propuesto un plan de reducción de costos en el pasado, porque anteriormente sólo trabajó con un pequeño equipo involucrado en la compra de suministros de oficina, folletos, publicidad y otros compras involucrados con la oficina central y algunas oficinas administrativas regionales de ventas y. La compañía no ver previamente adquisitivo como una alta importancia y, por tanto, no se veía a compra muy a menudo de ahorro de costes. Ahora que el enfoque estratégico de la compañía ha cambiado, se están centrando más en la compra de un ahorro de costes potenciales y competitiva ventajas - afortunado, porque conseguir la gestión de reconocer el potencial de reducción de costes en gestión de la oferta es a menudo la parte más difícil.

4. Gestión de compras, reaprovisionamientos, contratos y análisis financiero. 4.1 Planificación de las adquisiciones y su financiamiento. Para un buen proceso de abastecimiento, se debe desarrollar un plan o visión estratégico de las adquisiciones: 1-Un análisis de los bienes o servicios "esenciales" de la organización 2-Una estimación de la demanda proyectada 3-Una evaluación de cómo se realizará la adquisición y desempeño de proveedores La planificación de las adquisiciones ayudará a conseguir los objetivos estratégicos de la institución, conseguir precios más competitivos, menores costos de inventario y administrativos, efectuar compras oportunas y aumentar la productividad de la organización además, para guiar, controlar y transparentar los gastos ,permite la generación de contratos de suministro en la medida que se van requiriendo productos o servicios, resolver situaciones de crisis, disminución del numero de licitaciones desiertas y de compras urgentes La planificación define que necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado. La planificación n de compras sólo es posible si se dispone de información n sobre las necesidades futuras y de los recursos que se tendrá n disponibles para enfrentarlas. Rol de directivos: promover una cultura de planificación y control de resultados, lo que en la práctica significa comenzar por marcar objetivos, priorizarlos, difundirlos y

controlarlos , deben facilitar la coordinación entre los diversos actores que participan en el proceso de abastecimiento, generando o apoyado las instancias de contacto entre usuarios y proveedor internos. 4.2 Pronósticos y volúmenes de compras. Se refiere a como preparar un Plan de Compras en una empresa industrial. El Presupuesto de Ventas es el punto de partida para planificar las operaciones en toda empresa, el plan de compras es el programa de compras a realizar en un período determinado, ya sea de materias primas y materiales, productos terminados y otros. Todo esto se inicia estableciendo volúmenes o cantidades de productos a comprar, a los cuales se les aplica el precio estimado que los proveedores van a cobrar. Este plan valorizado se convierte en el Presupuesto de Compras, el cual se integra al Presupuesto General de la empresa. Toda esta información está contemplada por cuotas mensuales, por cada uno de los ítems que se van a necesitar que estén en la compañía para proceder, ya sea a producir bienes para la venta o para vender y atender el mercado. Una forma de establecer lo que se va a comprar en el año, en una empresa industrial, es la siguiente: LA EXPLOSIÓN DE MATERIALES En una empresa industrial, una copia del Presupuesto de Ventas llega al Depto. de Compras donde el personal correspondiente lo utiliza para establecer las cantidades a comprar en el año. a operación se llama Explosión de ateriales y consiste en “desmenuzar”, en base a las fórmulas de producción, las cantidades de producto terminado que se va a vender. Las empresas que tienen sistema computarizado, tienen esas fórmulas registradas en el computador y esta labor de explosión se le facilita al departamento, pues se logra obtener el dato en cuestión de minutos. El resultado es que se tienen cantidades (volúmenes) de materias primas, material de empaque, ingredientes y otros que serán utilizadas en la producción de la mercadería. Al combinar inventarios iniciales, consumos en producción y el inventario final (que podría ser el inventario de seguridad), resultan las cantidades a comprar en el año. Combinando los datos mensuales, se llega a tener el programa de compras por mes. 4.3 Políticas, programas y presupuestos de aprovisionamientos. El aprovisionamiento es la introducción de materiales en los almacenes de la empresa, para transformación y empleo adecuado. Se define como a un conjunto de operaciones que pone a disposición de la empresa, en las mejores condiciones posibles de cantidad, calidad, precio y tiempo, todos los materiales y productos del exterior necesarios para el funcionamiento de la misma y de acuerdo con los objetivos que la Dirección de la Empresa ha definido.

Aprovisionar una empresa, es prever sus necesidades, planificarlas, expresarlas, satisfacerlas por medio de las compras, asegurarse de que se recibe exactamente lo que se ha pedido, pagar lo que se recibe y enviarlo a los servicios que han de utilizar los materiales comprados. De la definición de aprovisionar, se deduce que en el campo de la compra, se distinguen: a) Operaciones previas: − Previsión de necesidades. − Determinación de las compras a realizar.

b

reparación

− nvestigación de mercado mercado “producto” y mercado

c)“proveedores”. − re-selección de proveedores.

a realización de la compra − Comparación de ofertas: −

n lisis de precio.

−

n lisis de plazo.

−

n lisis de calidad.

−

egociación con los proveedores.

− Elección de los proveedores. − Pedido.

c) Operaciones posteriores a la compra: − Seguimiento y reclamación del pedido. −

ecepción de materiales

− cuantitativa

− Cualitativa. − Confirmación de las facturas. − Devolución a los proveedores.

d) Operaciones derivadas: − Gestión de los stocks de productos y materiales −

ecuperación y enajenación de

− desperdicios − sobrantes − Materiales en desuso.

a Función de la Compra, empieza partir del momento en que un artículo debe ser buscado en el exterior de la empresa. a Función de la Compra, continua − y en tanto hasta que el material haya dejado al solicitante −

ue alg n derecho u obligación queden pendientes de realizarse.

a Función de la Compra, termina − Cuando el proveedor ha recibido el pago de su servicio, seg n las condiciones fijadas previamente. − Cuando cesan los derechos y obligaciones establecidos. POLITICA A Dado que la política de la empresa es la continuidad, trabaja con proveedores que ofrecen colaboración y continuidad más que el beneficio puntual se refiere una situación próspera a largo plazo. Consecuencias. compras esta razonablemente satisfecho de la gestión de aprovisionamiento actual. Los cambios de proveedor sin que medie con cambio de material son muy raros. POLITICA B

Dado que el objetivo de la empresa es el mayor beneficio, compras procura siempre minimizar el coste integral del aprovisionamiento. Si se encuentra una situación de aprovisionamiento más barata íntegramente, debe modificarse el aprovisionamiento a esta nueva situación. Consecuencias. Compras está cuestionándose constantemente la gestión de aprovisionamiento actual. Los cambios de proveedor, sin que medie cambio de material, son frecuentes. 4.4 Estrategias de los aprovisionamientos en logística. Abastecimiento o aprovisionamiento, como se le conoce es la función logística, mediante el cual se realiza el proceso para proveer a una empresa, de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro.Incluye las actividades siguientes: a) Cálculo de necesidades, es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento, involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto. b)Compra o Adquisición, tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar en el momento oportuno y al precio total más conveniente. Los principales objetivos específicos de esta actividad son: 1. Mantener la continuidad del abastecimiento. 2. Pagar precios justos pero razonablemente bajos por los productos de calidad adecuada. 3. Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa. 4. Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.; buscando calidad adecuada. 5. Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales. 6. Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación. 7. Estudiar e investigar nuevos procedimientos. 8. Preocuparse por la permanente capacitación del personal. 9. Mantener informado al gerente de logística o gerente general, sobre la marcha del departamento.

c) Obtención, esta actividad se inicia con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.
 d) Almacenamiento, implica la ubicación o disposición así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se produce o recibe hasta que se necesita o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son: 1. Control de la exactitud de sus existencias.
 2. Mantenimiento de la seguridad.
 3. Conservación de los materiales.
 4. Reposición oportuna. e) Despacho o distribución, consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.
 f) Control de Stocks, como objetivo asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación de abastecimiento. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento.
 g) Utilización de desperdicios u obsoletos, para tomar las medidas más ventajosas para la empresa.

Objetivo e importancia de la logística La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio deben ser buscados fuera de la empresa.
 Dentro de los objetivos del aprovisionamiento tenemos los siguientes:

1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales suministros y servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.
 2.Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo. 3. Mantener unas normas de calidad adecuadas.


4. Buscar y mantener proveedores competentes.
 5. Normalizar los elementos que se adquieren.
 6. Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
 7. Mantener la posición competitiva de la organización. 8. Conseguir unas relaciones de trabajo productivas y armoniosas con otros departamentos de la organización. 9. Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.

4.5 Procedimientos y métodos de adquisiciones. El procedimiento de adquisición deberá indicar que funciones deben cortarse cuándo y quiénes son los responsables de ello. La cabeza de un sistema de adquisiciones es el departamento de compras que viabiliza el procedimiento operativo. Otros órganos del sistema son los departamentos usuarios, almacenes, tráfico, finanzas y contabilidad. Se produce luego a la revisión de las especificaciones técnicas y principales características de la mercancía. El almacén se verifican los altos de existencias y si no hubiere solicitar cotizaciones a diferentes proveedores. Al pedir las cotizaciones de precios se debe tomar en cuenta la calidad del producto y el tiempo de entrega. Partiendo de los datos reunidos y analizados, el comprador elige al proveedor y procede a emitir la orden de compra. La orden de compra se entregará al proveedor con copias al departamento que originó el pedido a Almacén y a contabilidad para prever el pago. Recepción registrará el ingreso de los materiales solicitados y notificará al hacen su recepción y estado. Asimismo entregará el material en el punto adecuado de la fábrica para su almacenamiento o empleo. -

Las compras pueden clasificarse según sus cantidades: En grandes cantidades para especulación o reserva. En cantidades estrechamente proporcionada a los planes de producción. En pequeñas cantidades para consumo.

-

De suministro continuo.

4.6 Outsourcing. El Outsourcing es una tendencia actual que ha formado parte importante en las decisiones administrativas de los últimos años en todas las empresas a nivel mundial. Outsourcing ha sido definido de varias maneras. Se pueden mencionar: Es cuando una organización transfiere la propiedad de un proceso de negocio a un

suplidor. La clave de esta definición es el aspecto de la transferencia de control. Es el uso de recursos exteriores a la empresa para realizar actividades tradicionalmente ejecutadas por personal y recursos internos. Es una estrategia de administración por medio de la cual una empresa delega la ejecución de ciertas actividades a empresas altamente especializadas. Es contratar y delegar a largo plazo uno o más procesos no críticos para un negocio, a un proveedor más especializado para conseguir una mayor efectividad que permita orientar los mejores esfuerzos de una compañía a las necesidades neurálgicas para el cumplimiento de una misión. En un contexto de globalización de mercados, las empresas deben dedicarse a innovar y a concentrar sus recursos en el negocio principal. Por ello el Outsourcing ofrece una solución óptima. Básicamente se trata de una modalidad, según la cual determinadas organizaciones, grupos o personas ajenas a la compañía son contratadas para hacerse cargo de "parte del negocio" o de un servicio puntual dentro de ella. La compañía delega la gerencia y la operación de uno de sus procesos o servicios a un prestador externo (Outsoucer), con el fin de agilizarlo, optimizar su calidad y/o reducir sus costos. Transfiere así los riesgos a un tercero que pueda dar garantías de experiencia y seriedad en el área. En cierto sentido este prestador pasa a ser parte de la empresa, pero sin incorporarse formalmente. 4.7 “Just in Time” El JIT es un sistema de gestión de inventarios que se desarrolló en Japón en los años 1980 con el fabricante de automóviles, Toyota, como la estrella de este proceso productivo. No tardó mucho verlo extendido en Japón y, como en esos tiempos las grandes empresas tenían mucha competencia y muchos gastos y la necesidad de reducir estos, estas prácticas se extendieron rápidamente más lejos. El JIT es una política de mantenimiento de inventarios al mínimo nivel posible donde los suministradores entregan justo lo necesario en el momento necesario para completar el proceso productivo. Ventajas del justa-in-time. El JIT trae muchas ventajas, que incluyen los siguientes: -

Reduce los niveles de inventarios necesarios en todos los pasos de la línea productiva y, como consecuencia, los costos de mantener inventarios más altos, costos de compras, de financiación de las compras y de almacenaje.

-

Minimiza pérdidas por causa de suministros obsoletos. Permite (exige) el desarrollo de una relación más cercana con los suministradores.

-

Esta mejor relación facilita acordar compras aseguradas a lo largo del año, que permitirán a los suministradores planearse mejor y ofrecer mejores precios.

-

El sistema es más flexible y permite cambios más rápidos.

Desventajas del just-in-time. Por otra parte, el JIT no es sólo ventajas, también trae sus inconvenientes, que incluyen los siguientes: -

El peligro de problemas, retrasos y de suspensiones por falta de suministros, que pueden causar retrasos y suspensiones de la línea productiva e impactar los gastos negativamente.

-

Limita la posibilidad de reducción de precios de compra si las compras son de bajas cantidades aunque, dependiendo de la relación con el suministrador, esta desventaja se puede mitigar.

-

Aumenta el switching cost, el coste de cambiar de suministrador.

4.8 Calidad, cantidad, plazo de entrega y precio. Las compras deben ser moduladas, por ciertos fundamentos o reglas, que permiten tomar decisiones respecto a su elección. Existen cuatro aspectos básicos, correctos y tradicionales, que consideran en la compra y por ende en los abastecimientos, los cuales son los siguientes: Calidad. Este elemento no solamente trata de decir, si un artículo posee buena o mala calidad, es algo más profundo ya que se deben tomar en cuenta todas las características existentes en un material para poder decidir si cumple con las exigencias que desean. Cantidad. Ya determinar la calidad de los artículos se necesita precisar la cantidad correcta. Al igual que al principio de conseguir la calidad adecuada, y la cantidad necesaria a alcanzar lo cual esto último es una obligación del el encargado de compras y de su personal destinada a satisfacer las necesidades planeadas para tener un balance con la operación. Plazo de entrega. En muchas ocasiones, este elemento es determinante en la decisión de la compra, pues un proveedor serio, cumplido, atento, responsable, sin costo adicional por la entrega a tiempo y en el domicilio del adquiriente, es influyente en la terminación final.

Precio. Es un elemento de mucha importancia en la operación de la compra, la administración de la compañía confía que el departamento de compras, el encargado, adquieran mercancías a precios favorables que puedan dar una buena calificación al departamento o el encargado basándose en los precios y calidad que se pagan.

4.9 Técnicas de negociación. Negociar es un proceso muy parecido a vender, aunque con algunas diferencias. Puede ser un intercambio social que implique una relación de fuerza, una lucha sutil por el dominio. Esa fuerza se va desplazando de un lado a otro durante las diversas etapas, no es conveniente en una negociación que una de las partes se beneficie de una relación de fuerza desequilibrada que imponga sus condiciones a la otra parte. Es mejor que exista un cierto equilibrio de fuerzas y que se intercambien las presiones, finalmente las partes llegarán a un acuerdo cuando las fuerzas estén igualadas. Esto es así porque, si frecuentemente una parte gana a costa de que la otra pierda, se acaba produciendo la rotura de las relaciones comerciales. En la negociación, al igual que en la venta, deben beneficiarse ambas partes. Generalmente, en la negociación no resulta afectada la relación total entre los participantes, se difiere en una parte, no en el todo. Las fases de la negociación son muy parecidas a las de la venta; del conocimiento y dominio de estas fases va a depender en gran medida el éxito o fracaso en la negociación. 6.1. La preparación En la fase de preparación hay que definir lo que se pretende conseguir y cómo conseguirlo, estableciendo los objetivos propios, qué tipos de descuentos pueden ofrecerse en caso de necesidad y hasta dónde es posible ceder; es muy importante tratar de descubrir los objetivos del contrario. 6.2. La discusión Como se ha dicho, las personas negocian porque tienen o creen tener un conflicto de derechos o intereses. En esta fase que normalmente se llama de conversación, intercambio o presentación, tratando de quitar agresividad al vocablo discusión, se exploran los temas que separan a las partes para conocer sus actitudes e intereses. Es muy parecida a la etapa de determinación de necesidades que se practica en la venta. 6.3. Las señales Como se ha dicho, en la negociación las posiciones van moviéndose, unas veces acercándose y otras, por el contrario, distanciándose. La señal es un medio que utilizan los negociadores para indicar su disposición a negociar sobre algo, es un mensaje que ha de ser interpretado por el que lo recibe; frecuentemente las afirmaciones que se hacen en las primeras fases de la negociación son de naturaleza absoluta, del tipo de: «no concederemos nunca el descuento que nos pide», «es absolutamente imposible aceptar esa forma de pago», «no podemos considerar esa propuesta». 6.4. Las propuestas Las propuestas son aquello sobre lo que se negocia, no se negocian las discusiones, aunque las propuestas puedan ser objeto de discusión. Se sale de la discusión por una señal que conduce a una propuesta, es decir, a una oferta o petición diferente de la posición inicial; deben evitarse en las primeras propuestas las ofertas arriesgadas, debiendo ser éstas cautelosas y exploratorias pues, en todo caso, se desarrollarán más adelante y es probable que sean aceptadas.

6.5. El intercambio Esta fase es la más intensa de todo el proceso de negociación y exige una gran atención por ambas partes, ya que en ella se trata de obtener algo a cambio de renunciar a otra cosa. Cualquier propuesta o concesión debe ser condicional, es decir, por todo lo que se concede debe obtenerse algo a cambio. 6.6. El cierre y el acuerdo Como es lógico, la finalidad del cierre es llegar a un acuerdo. Al igual que cuando hablábamos del cierre en la venta, también en la negociación debe hacerse en forma segura y con firmeza, y para que sea aceptado debe satisfacer un número suficiente de las necesidades de la otra parte. En cualquier caso y al igual que en la venta, existen dos tipos de cierre: Cierre por concesión. Es la forma más frecuente en las negociaciones; equivale a terminar la fase de intercambio ofreciendo una concesión para conseguir un acuerdo. Cierre con resumen. Después del cierre con concesión, es el tipo de cierre de negociación más utilizado. Al terminar la fase de intercambio se hace un resumen de todos los acuerdos alcanzados hasta el momento, destacando las concesiones que hemos hecho por nuestra parte y subrayando lo ventajoso de llegar a un acuerdo sobre los puntos pendientes.

4.10 Análisis financiero de las compras. El análisis financiero es el estudio que se hace de la información contable, mediante la utilización de indicadores y razones financieras. La contabilidad representa y refleja la realidad económica y financiera de la empresa, de modo que es necesario interpretar y analizar esa información para poder entender a profundidad el origen y comportamiento de los recursos de la empresa. La información contable o financiera de poco nos sirve si no la interpretamos, si no la comprendemos, y allí es donde surge la necesidad del análisis financiero. Cada componente de un estado financiero tiene un significado y en efecto dentro de la estructura contable y financiera de la empresa, efecto que se debe identificar y de ser posible, cuantificar. Conocer el porqué la empresa está en la situación que se encuentra, sea buena o mala, es importante para así mismo poder proyectar soluciones o alternativas para enfrentar los problemas surgidos, o para idear estrategias encaminadas a aprovechar los aspectos positivos. Sin el análisis financiero no es posible haces un diagnóstico del actual de la empresa, y sin ello no habrá pautar para señalar un derrotero a seguir en el futuro. Muchos de los problemas de la empresa se pueden anticipar interpretando la información contable, pues esta refleja cada síntoma negativo o positivo que vaya presentando la empresa en la medida en que se van sucediendo los hechos económicos. Existe un gran número de indicadores y razones financieras que permiten realizar un completo y exhaustivo análisis de una empresa. Muchos de estos indicadores no son de mayor utilidad aplicados de forma individual

o aislada, por lo que es preciso recurrir a varios de ellos con el fin de hacer un estudio completo que cubra todos los aspectos y elementos que conforman la realidad financiera de toda empresa. El análisis financiero es el que permite que la contabilidad sea útil a la hora de tomar las decisiones, puesto que la contabilidad si no es leía simplemente no dice nada y menos para un directivo que poco conoce de contabilidad, luego el análisis financiero es imprescindible para que la contabilidad cumpla con el objetivo más importante para la que fue ideada que cual fue el de servir de base para la toma de decisiones.

5. Compras del sector público. 5.1 Conceptos generales. Por lo general, el Gobierno hace sus compras a través de licitaciones públicas, aunque en casos excepcionales puede recurrir a otros procedimientos. El Gobierno Federal sigue procedimientos estandarizados en todas sus dependencias y entidades para la contratación de bienes, servicios y obra pública. La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas, con sus respectivos reglamentos, establecen los procedimientos que el sector público federal debe seguir para realizar sus compras. En general, las dependencias del sector público federal pueden hacer sus adquisiciones a través de uno de los tres procedimientos siguientes: -

Licitación pública nacional o internacional. Invitación a cuando menos tres personas. Adjudicación directa

5.2 Tipos y niveles de sector público. Se distinguen tres tipos fundamentales de administración: Administración pública, privada y mixta de los cuales mencionaremos uno de ellos: El Sector Público En este sector todas las unidades se pueden colocar en diferentes niveles de acuerdo con la naturaleza de la institución de la cual forman parte. En el Ámbito Central Las instituciones que integran este nivel son las secretarias de estado o dependencias del ejecutivo federal.

Como órganos asesores aparecen 3 opciones de adscripción: -

Del secretario del ramo directamente De un subsecretario. Del oficial mayor

Se excluyen 2 ubicaciones como órganos de línea -

Como una dirección general de la oficialía mayor o de una subsecretaria Como una dirección de línea dependiente de esas mismas unidades

A nivel del gobierno estatal: Las representaciones que se encuentran en este nivel son llamadas entidades federativas o de gobierno de los estados. En su carácter de órgano asesor se le puede situar en dos instancias -

Adscritas a la oficina del gobernador Subordinada a un secretario estatal

Con mando lineal se le puede colocar en dos áreas -

Como soporte del gobernador al nivel de la secretaria estatal Como dirección bajo las ordenes de un secretario estatal.

Al Nivel Paraestatal Las instituciones que forman parte de este nivel son las que se agrupan en torno a un sector administrativo. En calidad de órganos asesores se muestran 3 niveles de adscripción -

Como la unidad staff del titular de la institución Como unidad de apoyo de una subdirección divisional o su equivalente Como una unidad asesora de una dirección o gerencia de área.

Con autoridad de línea se les puede encontrar en tres puntos: -

Como dirección o gerencia del área Como subdirección divisional o su equivalencia

5.3 Ley de Adquisiciones, arrendamientos, almacenes y servicios. rtículo .- a presente ey es de orden p blico e inter s general y tiene por objeto regular las operaciones que realicen las Dependencias, Organismos Auxiliares y

Fideicomisos blicos de la dministración blica Estatal el Poder Judicial y los Ayuntamientos Municipales, relativas a:

oder egislativo el

I. dquisición de mercancías, materias primas y bienes muebles e inmuebles II. Enajenación de bienes muebles e inmuebles III. Arrendamiento de bienes muebles y de bienes inmuebles IV. Contratación de servicios relacionados con bienes muebles e inmuebles V. Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles; y VI. Almacenes.

5.4 Fuente de autoridad. El concepto de autoridad esta relacionado con el concepto de jerarquía y corresponde al poder de mandar sobre los demás, incluyéndose una determinada forma de actuar; constituir la base para la responsabilidad. Tipos de autoridad: -

autoridad jurídica. autoridad moral.

Fuentes de autoridad Tanto los supervisores como los empleados traen cierto grado de poder al trabajo. Los supervisores con más autoridad podrán ejercer más influencia sobre sus subordinados. Pero ¿de dónde previene esta autoridad? La autoridad de un supervisor esta afectada por la percepción del valor de diversos factores, contribuciones o aportes tales como las siguientes características: -

Posición de liderazgo Posición social Educación Antigüedad

-

Destreza, habilidad y conocimiento Cordialidad y habilidad para comunicarse Carisma Sexo Raza Nacionalidad

5.5 Características y limitaciones del presupuesto. las características del presupuesto de pueden analizar desde diferentes tipos de vista dependiendo de: A) SU FORMULACION. Desde su formulación encontramos las siguientes características: Adaptabilidad a la entidad y planeación, coordinación y control de funciones 1.- Adaptabilidad a la Entidad: El presupuesto debe de ser entablado buscando la función directa de acuerdo a las características de la empresa, por lo tanto deben ajustarse a sus necesidades para la organización que se están formulando. 2.- Planeación, coordinación, y control de funciones: Las compañías deben planear perfectamente todas sus actividades, para poder coordinar sus presupuestos y determinar el control de sus funciones, entonces es necesario realizarlos para lograr los objetivos financieros planteados. B) DE PRESENTACION. Es la manera en que se exhibe el presupuesto, es importante conocer la forma en que debe presentarse el presupuesto. Dentro de estas características encontramos. 1.- De acuerdo a las normas contables y económicas: Deben de contar con los requisitos mínimos de las normas contables y económicas como por ejemplo el periodo o el ciclo económico entre otros. Corresponde también la observación de la estructuración contable, para efectos de la comparación. C) DE APLICACIÓN. Se elaboran dependiendo de su aplicación en la realidad, dentro de este se encuentra 1.- Elasticidad y criterio: Que depende de la realidad del mercado, de la presión de las organizaciones de la competencia, lo que obliga a los dirigentes a efectuar cambios en sus planes, por lo tanto los presupuestos deben de ser aplicados con elasticidad y criterio. Limitaciones del presupuesto En este aspecto se puede mencionar lo siguiente: 1. Los datos incluidos en los presupuestos están basados en estimaciones o pronósticos, es decir, se debe considerar la posibilidad de error en las estimaciones como un factor adicional, al analizar las diferencias entre los datos reales y los presupuestados. 2. Un sistema presupuestario no puede implantarse de improvisto, para su uso en condiciones satisfactorias son necesarios ciertos requisitos básicos, dentro de los cuales el factor tiempo y experiencia acumulada tiene un papel preponderante. 3. La limitación más importante se deriva de la circunstancia de que el control presupuestario, es una herramienta de la dirección de la empresa. Es decir, no debe pensarse que la suplanta de alguna manera sino que es su mejor auxiliar. 4. Toma tiempo y costo su preparación. 5. No se debe esperar resultados demasiado pronto.

6. Su ejecución no es automática, es necesario que el personal de la empresa comprenda la utilidad de esta herramienta. 7. Una de las principales limitaciones que enfrenta la elaboración del presupuesto, es la falta de información contable en forma adecuada y oportuna. 8. En muchos casos la administración empírica de la empresa, hace que el presupuesto sea solo un documento de simple estimación y no de aplicación y control.

5.6 Especificaciones. Es necesario que el departamento de compras haga las especificaciones necesarias en los requerimientos que se entregan al proveedor ya que mientras más específico es el requerimiento en cuanto a las características del material solicitado, mayor la probabilidad de obtener el material con las características deseadas y necesarias. Por todo lo anterior es de mucha importancia que el departamento de compras realice una selección de proveedores adecuada, ya que según la relación con los proveedores es como se obtendrá el material específico, en el tiempo adecuado y con el precio adecuado. Como conclusión la especificidad con que se realice la obtención de materiales en una empresa es de mucha importancia, ya que, la calidad de sus materias primas determina la calidad de su producto final.

5.7 Licitaciones y/o concursos. Las licitaciones son la regla general para las adquisiciones, de arrendamientos y servicios, son convocadas mediante una convocatoria publica para que se presenten propuestas libremente, en sobre cerrado mismo que es abierto públicamente para que sean aseguradas al Estado las mejores condiciones en cuanto a calidad, precio, financiamiento, oportunidad, crecimiento económico, generación de empleo, eficiencia energética, uso responsable del agua, optimización y uso sustentable de los recursos, así como la protección del medio ambiente. Los tres procedimientos que pueden utilizar las dependencias para adquirir productos son: -

Licitación Publica.
 Invitación a cuando menos tres personas
 . Adjudicación directa.

Las Licitaciones dependiendo del presupuesto se clasifican en Federales, Estatales o Municipales, esta clasificación se lleva a cabo de la siguiente manera.

Licitaciones Federales Son todas las licitaciones que llevan a cabo las dependencias Federales y los Estados y Municipios con cargo total o parcial a fondos Federales. Licitaciones Estatales En las Licitaciones Estatales existen dos opciones: -

Licitación Estatal con presupuesto propio (Presupuesto Estatal) Licitación Estatal con presupuesto Federal.

Licitaciones Municipales En las licitaciones municipales aplican los mismos mecanismos que en las estatales, sólo que en un ámbito de menor alcance. En el momento de participar en alguna licitación Federal, Estatal o Municipal, en el inicio de las bases, se encontrará el origen de los fondos o recursos a utilizar en ese determinado concurso o licitación, por lo que el licitante podrá darse cuenta de la legislación que aplica y preveer una posible defensa en caso de controversia. 5.8 Fianzas. Se llama fianza a aquella garantía que principalmente busca asegurar el cumplimiento efectivo de una obligación, en tanto, el término es empleado, mayormente, con dos sentidos, como garantía real o como garantía personal. Como garantía personal, la fianza lo que garantizará es el cumplimiento de una deuda o de una obligación a través de la existencia de la figura del fiador, quien es una tercera persona ajena a la deuda, es decir, que no se encuentra involucrada ni con la parte que prestó el dinero, ni con aquella que lo recibió. El fiador lo que hace es garantizar el cumplimiento efectivo de la fianza, incluso, comprometiéndose y asumiendo él mismo aquello que el deudor no asume o no pueda cumplir por si mismo.

5.9 Penalizaciones. Imposición de una pena, sanción o castigo por el incumplimiento de algún contrato o responsabilidad. En compras se aplica cuando el cliente no cumple con la fecha acordada de pago y se hace acreedor a una multa o penalización que puede ser económica como la desintegración de la relación comercial hasta poblemos legales.

5.10 Código de ética. 1. Tenga en cuenta primero los objetivos y las políticas de la empresa. 2. Apunte a obtener el máximo valor por cada peso invertido. Rechace con cortesía gratificaciones o regalos inapropiados, que estén destinados directa o indirectamente a influir en transacciones comerciales. 3. Preste a todos los proveedores competitivos la misma atención hasta donde

lo permitan la legislación estatal o federal y las políticas institucionales. 4. Realice negocios con proveedores actuales y potenciales de buena fe y sin tergiversar datos en forma intencional. 5. Exija honestidad e integridad en la actividad de ventas, ya sea ofrecida en forma verbal o escrita, mediante un anuncio o una muestra del producto. 6. Obtenga el consentimiento de ideas y diseños originales o patentados antes de utilizarlos con fines de compra competitiva. 7. Haga todo esfuerzo razonable por llegar a un acuerdo mutuo y equitativo para resolver controversias con proveedores y esté dispuesto a someter controversias importantes a arbitraje o revisión de terceros, en la medida en que lo permitan las políticas establecidas de la institución. 8. Conceda una pronta y cortés recepción, en tanto las condiciones lo permitan, a quienes se presenten en misiones comerciales legítimas. 9. Coopere con asociaciones comerciales, industriales y profesionales, y con organismos gubernamentales y privados a fin de promover y desarrollar métodos de negocios sólidos. 10. Aliente prácticas comerciales justas, éticas y legales. 6. Compras nacionales e internacionales. 6.1 Importancia de las compras nacionales. as compras nacionales son aquellas que se efect an dentro de las fronteras de un país, apegadas a las leyes del mismo. Suceden cuando el encargado del departamento de compras adquiere bienes, materiales o servicios dentro del país. stas tambi n se les conoce como compras dom sticas. El procedimiento de las compras nacionales se menciona a continuación -

Establecer e informar los compromisos, el tipo de relación y los intercambios que se manejar n entre el departamento de compras y el proveedor.

-

or política ser responsabilidad del comprador solicitar los materiales con las mejores condiciones, la calidad apropiada, a buen costo y con los mejores tiempos de entrega existentes en el mercado.

-

or ltimo, elaborar una requisición u orden de compra, y en caso de que el comprador requiera un material de emergencia deber ser anotado en la misma orden de compra para que ambas partes lo consideren.

a relación comprador – proveedor gira en torno a un factor determinante que es la seguridad o certeza de que el producto o servicio ser entregado con una excelente calidad. Al hacer compras de productos nacionales contribuyes al fortalecimiento de la producción nacional, reactivas la economía, creas fuentes de empleo y a la empresa le da la oportunidad de un crecimiento que le redundará en la inversión de mejores equipos para una mejor calidad de sus productos, fomenta la producción, puede ofrecerle mejores condiciones contractuales para sus trabajadores y mayor progreso para el desarrollo tecnológico del país. Así como también, mejor capacitación y preparación del personal que labora en la Empresa.

6.2 Investigación del mercado nacional. El concepto de mercado se refiere a dos ideas relativas a las transacciones comerciales:
 1.- Se trata de un lugar físico especializado en las actividades de vender y comprar productos y en algunos casos servicios. En este lugar se instalan distintos tipos de vendedores para ofrecer diversos productos o servicios, y como es aquí donde concurren los compradores con el fin de adquirir dichos bienes o servicios el mercado es un lugar físico. 2.- El mercado también se refiere a las transacciones de un cierto tipo de bien o servicio, en cuanto a la relación existente entre la oferta y la demanda de dichos bienes o servicios. Es la evolución de un conjunto de movimientos a la alza y a la baja que se dan en torno a los intercambios de mercancías específicas o servicios y además en función del tiempo o lugar. Aparece así la delimitación de un mercado de productos, un mercado regional, o un mercado sectorial. Esta referencia es analizable, se puede cuantificar, delimitar e inclusive influir en ella. Y en función de la competencia, se dan los mercados de competencia perfecta y de competencia imperfecta. El primero es fundamentalmente teórico, y entre sus participantes regulan el libre juego de la oferta y la demanda hasta llegar a un equilibrio. En el segundo, se requiere la internevción del Estado para regular ciertas anomalías que, por sus propios intereses, podría distorsionar una de las partes. 6.3 Evaluación de proveedores. Una vez homologado el proveedor, es necesario asegurar que las expectativas apuntadas inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. De esta manera, deberá efectuarse una evaluación continuada para asegurarse de que el proveedor cumple los requisitos establecidos de forma permanente. El primer paso para realizar la evaluación de proveedores es definir los criterios que van a ser tenidos en cuenta. La evaluación debe incluir los siguientes criterios: 1. Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte del proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qué punto ha suministrado exactamente lo que se le había solicitado. Para evaluar la calidad de los suministros, se tienen en cuenta los resultados de los controles de recepción y las posibles incidencias que el producto suministrado haya podido generar en el proceso de producción. 2. Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento por parte del proveedor de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante en algunos casos, porque un retraso en una entrega de materia prima puede hacer parar el proceso productivo. 3. Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de reacción ante un pedido urgente que no estaba previsto.

4. Fiabilidad de la información. Aquí se valora la relación administrativa con el proveedor: la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos en la facturación. 5. Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relación entre el precio de los productos suministrados por el proveedor y su calidad, así como la comparación entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de valorar mejor al proveedor más barato, sino a aquel que tenga una mejor relación calidad-precio dentro del mercado. Una posible ponderación sería la siguiente: · · · · ·

Calidad suministros Fiabilidad suministros Flexibilidad proveedor Flexibilidad información Competitividad

50% 20% 20% 5% 5%

El siguiente paso es definir el sistema de evaluación a utilizar para cada uno de los criterios: puntuación de 0 a 10; puntuación de 0 a 5; valoración A, B, C, así como los casos en que se pone una puntuación u otra. En el caso de calidad de los suministros, si se ha elegido un sistema de puntuación de 0 a 5 habrá que definir en qué casos se pone un 5, un 4, etc. Una posible escala de valoración sería la siguiente: -

Puntuación 5. Cuando no se ha detectado ningún incumplimiento de especifica-ciones en el período evaluado.

-

Puntuación 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 1% y el 2% de las cantidades suministradas.

-

Puntuación 3. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 3% y el 5% de las cantidades suministradas.

-

Puntuación 2. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 6% y el 10% de las cantidades suministradas.

-

Puntuación 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 11% y el 20% de las cantidades suministradas.

-

Puntuación 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan el 20% de las cantidades suministradas.

6.4 Archivo de proveedores seleccionados. Con este tipo de actuaciones, la empresa consigue: 1. Seleccionar a los mejores proveedores, eliminando aquellos que ofrecen peor calidad.

2. Los proveedores seleccionados mejoran progresivamente la calidad de sus suministros, su fiabilidad, flexibilidad y precios. La evaluación realizada a cada proveedor debe quedar registrada en una ficha de evaluación, en la que figuren los resultados obtenidos para cada uno de los criterios. Es conveniente también que en esa ficha figure la evolución que ha tenido el proveedor en los últimos períodos de evaluación. A continuación se recoge un ejemplo de ficha de evaluación de proveedores.

6.5 Importancia de compras al extranjero. Las compras en el extranjero son importantes en el mercado, debido a que se vive la globalización económica, con esto aumenta el intercambio de productos entre países porque se eliminan las barreras arancelarias. Con las compras extranjeras los países tienen muchas ventajas como la cantidad y la variedad de productos extranjeros y esta ayuda las empresas al aumento de sus utilidades. Las situaciones que dan origen a las compras en el extranjero son las siguientes: -

Mercancías que no se produce en el país. Calidad. Precio Adquisición de mercancías para usarlas en otro país.

-

Convenios de libre comercio.

6.6 Procedimientos y requisitos. Procedimientos: -

El comerciante importador contactará directamente con el comprador extranjero.

-

Adquisición en el país importador. Entrega en el puerto de entrada del país, la factura de comprador, de acuerdo con el contrato. Requisitos: -

Limitaciones a cambios en otros. Reglamentación de importaciones.

-

Tarifas aduanales.

6.7 El papel del gobierno y la regulación. El gobierno de cada país, imponen ciertos controles a la importación de mercancías de origen extranjero, para que se cumplan las restricciones, respecto a cobrar derechos de importación, de artículos estén exentos, según las leyes aduanales y las ordenanzas. Además los gobiernos extranjeros piden a sus exportadores obtengan sus licencias de exportación, con el objeto de estimular a otros industriales a la producción de diferentes artículos o bienes, con diversos reglamentos que se aplican, según la naturaleza y la cuantía de las mercancías que se exporten. Estos derechos importación, ayudan otros países, para que se obtengan mayores beneficios de los cuales pueden ser: A. Ad Valorem. Un tanto por ciento del valor de las mercancías. B. Específicos. Son a través de una cantidad precisa, por unidades de peso, medida o mixto. C. Derechos completos a las tarifas especificadas o preferenciales. Grabando sólo un porcentaje de las mismas. D. Entradas libres de derechos de artículos exentos. Que son particulares de países que tienen tratados. E. Convenios comerciales recíprocos. Firmados entre dos países para reducir los derechos de importación entre las naciones que se aplican a otras.

6.8 Tarifas arancelarias y agencias aduanales. Un análisis de las restricciones y reglamentaciones, tanto los Estados Unidos como de los gobiernos de otros países, podrá considerarse una investigación ampliada,

en cuanto afecta las posibilidades de compra en el extranjero. Si se ha de efectuar un trabajo de análisis completo, requerirán los servicios del personal que posea tanto la experiencia técnica, como el tiempo necesario. Sería muy difícil encontrar un comprador o un administrador que reúna ambos requisitos53por tanto, tiende hacer una área de actividad muy importante para el investigador de compras que se cataloga como personal consultor.

6.9 Investigación del mercado internacional. La investigación de mercados es la reunión, registro y análisis de todos los hechos acerca de los problemas relacionados con las actividades de las personas, las empresas e instituciones en general. En el caso concreto de las empresas privadas, la investigación de mercados ayuda a la dirección a comprender su ambiente, identificar problemas y oportunidades y evaluar y desarrollar alternativas de acción de mercadotecnia. En el caso de las organizaciones públicas, la investigación de mercados contribuye a una mejor comprensión del entorno, a fin de tomar mejores decisiones de tipo económico, político y social. Por lo tanto, puede afirmarse que la investigación de mercados es una herramienta muy poderosa para la toma de decisiones, que ayuda a disminuir el riesgo al que están sujetas las instituciones en general.

6.10 Evaluación de proveedores. Una vez homologado el proveedor, es necesario asegurar que las expectativas apuntadas inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. De esta manera, deberá efectuarse una evaluación continuada para asegurarse de que el proveedor cumple los requisitos establecidos de forma permanente. El primer paso para realizar la evaluación de proveedores es definir los criterios que van a ser tenidos en cuenta. La evaluación debe incluir los siguientes criterios: 6. Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte del proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qué punto ha suministrado exactamente lo que se le había solicitado. Para evaluar la calidad de los suministros, se tienen en cuenta los resultados de los controles de recepción y las posibles incidencias que el producto suministrado haya podido generar en el proceso de producción. 7. Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento por parte del proveedor de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante en algunos casos, porque un retraso en una entrega de materia prima puede hacer parar el proceso productivo. 8. Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de reacción ante un pedido urgente que no estaba previsto.

9. Fiabilidad de la información. Aquí se valora la relación administrativa con el proveedor: la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos en la facturación. 10. Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relación entre el precio de los productos suministrados por el proveedor y su calidad, así como la comparación entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de valorar mejor al proveedor más barato, sino a aquel que tenga una mejor relación calidad-precio dentro del mercado. Una posible ponderación sería la siguiente: · · · · ·

Calidad suministros Fiabilidad suministros Flexibilidad proveedor Flexibilidad información Competitividad

50% 20% 20% 5% 5%

El siguiente paso es definir el sistema de evaluación a utilizar para cada uno de los criterios: puntuación de 0 a 10; puntuación de 0 a 5; valoración A, B, C, así como los casos en que se pone una puntuación u otra. En el caso de calidad de los suministros, si se ha elegido un sistema de puntuación de 0 a 5 habrá que definir en qué casos se pone un 5, un 4, etc. Una posible escala de valoración sería la siguiente: -

Puntuación 5. Cuando no se ha detectado ningún incumplimiento de especifica-ciones en el período evaluado.

-

Puntuación 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 1% y el 2% de las cantidades suministradas.

-

Puntuación 3. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 3% y el 5% de las cantidades suministradas.

-

Puntuación 2. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 6% y el 10% de las cantidades suministradas.

-

Puntuación 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 11% y el 20% de las cantidades suministradas.

-

Puntuación 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan el 20% de las cantidades suministradas.

6.11 Archivo de proveedores seleccionados. Con este tipo de actuaciones, la empresa consigue: I. Seleccionar a los mejores proveedores, eliminando aquellos que ofrecen peor calidad.

3. Los proveedores seleccionados mejoran progresivamente la calidad de sus suministros, su fiabilidad, flexibilidad y precios. La evaluación realizada a cada proveedor debe quedar registrada en una ficha de evaluación, en la que figuren los resultados obtenidos para cada uno de los criterios. Es conveniente también que en esa ficha figure la evolución que ha tenido el proveedor en los últimos períodos de evaluación. Estos últimos dos subtemas retoman las características de los temas anteriores pero en un contexto internacional.

6.10 Documentos que origina una compra internacional. Los documentos especiales en la compra de mercancías importación, son por lo general, antes de que se reciban los artículos, esto es para evitar sanciones por no tener los documentos adecuados para introducir compras del extranjero al país. Al enviar el pedido, es necesario especificar los documentos que se requieren, el número de copias, y adonde se deben enviar. Los que mas se usan son: 1. Conocimientos de embarques. Este documento debe ser, para enterarse de que será limpio de carga de abordo, emitido por la compañía de navegación, aceptado el embarque y detallada la cantidad, descripción y marcas de la mercancía que se va transportar. A. Certificado de origen. Es una declaración de entradas en las aduanas del país importador. Certificando el origen de las mercancías. B. Certificado de peso. Es para determinar el kilaje obtenido por un pesador de la oficina de gobierno o un particular se usa para precisar y dar fe de la cantidad embarcada. 2. Certificado de análisis. Es para artículos de análisis químico, o de otra naturaleza, o especificaciones de calidad lo determina un analista o ensayado oficial y es la base para la aceptación o el arreglo del contrato de compra. El certificado contiene: A. Certificado de inspección. Identifica el material exacto embarcado, para asegurarse de que las mercancías listas para ser recibida son exactamente igual a las especificadas. B. Póliza de seguro. Este documento es importante, para todos los requisitos del parque de importación se da de acuerdo al convenio entre comprador y el vendedor, para cubrir riesgos en la transacción y en otros términos de acostumbramiento normal. 3. Marcas en los bultos. Los compradores deben conocer y saber cuáles son las que les exige el gobierno, las autoridades portuarias y aduanales mismas que deben aparecer en las facturas. 4. Cartas de crédito. Es el método más común de financiar y arreglar pagos de importación, son emitidas por los bancos de que intervienen en el gobierno internacional, pudiendo ser revocarles e irrevocables. La carta de crédito

revocable la emite un banco y puede ser cancelada o reafirmada por el comprador, cuando quiera. En la carta de crédito irrevocable, el perjudicado es el comprador, porque tiene que pagar, aunque se encuentre en dificultades cuando quieras aceptar la mercancía. 5. Seguros. Son documentos que sirven para haz para recargar embarcos transatlánticos y embarques nacionales de cabotaje, de una a otra costa. 7. Comercio electrónico (e-commerce) E-commerce o Comercio Electrónico consiste en la distribución, venta, compra, marketing y suministro de información de productos o servicios a través de Internet. Conscientes de estar a la vanguardia, las PYMES no se han quedado atrás en este nuevo mercado, por lo que han hecho de los servicios de la red un lugar que permite acceder a sus productos y servicios durante las 24 horas del día. Tipos de comercio electrónico: -

B2C (Business-to-Consumer): Empresas que venden al público en general. B2B (Business-to-Business): Empresas haciendo negocios entre ellas. B2G (Business-to-Government): Empresas que venden a instituciones de gobierno.

-

C2C (Consumer-to-Consumer): Plataforma consumidores compran y venden entre ellos.

a

partir de

la

cual

los

Ventajas del comercio electrónico en las empresas -

Expandir la base de clientes al entrar a un mercado más amplio. Extender el horario de venta las 24 horas del día, los siete días de la semana, 365 días al año.

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Crear una ventaja competitiva. Reducir costos de producción, capital, administración, entre otros. Mejorar la comunicación con los clientes y efectividad de campañas publicitarias.

Todos estos factores, han permitido que el comercio electrónico haya crecido de manera significativa en los últimos años. Este crecimiento se explica, en gran medida, por la evolución que han mostrado diversos países en aspectos claves para transformar el Internet como un canal de ventas efectivo. 7.1 La seguridad en el entorno del comercio electrónico. La seguridad en un ambiente de comercio electrónico involucra las siguientes partes: -

Privacidad: que las transacciones no sean visualizadas por nadie.

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Integridad: que los datos o transacciones como números de tarjeta de créditos o pedidos no sean alterados.

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No Repudio: posibilita que el que generó la transacción se haga responsable de ella, y brinda la posibilidad de que este no la niegue.

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Autenticación: que los que intervienen en la transacción sean leales y válidas.

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Facilidad: que las partes que intervienen en la transacción no encuentren dificultad al hacer la transacción.

7.2 La economía del comercio electrónico. Las ventas del comercio electrónico en Mexico crecieron en el 2013 alrededor de un 42%, a 121,000 millones de pesos, según un estudio de la Asociación Mexicana de Internet (Amipci). A pesar del entorno económico, el e-commerce en el país ha crecido a niveles de doble dígito, con 17 millones de compradores activos, además de diversificarse a más productos y servicios, apuntó este lunes el vicepresidente del organismo, Renato Juárez. El comercio digital también puede traer para el país, pues ayuda a digitalizar la economía y a tener cada vez más información acerca del movimiento del dinero.

7.3 La reducción del inventario. Los inventarios están constituidos por los bienes de una entidad que se destinan a la venta o la producción para su posterior venta, tales como son la materia prima, la producción en proceso los artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancía o las refacciones para el mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones. Si se vende hay un ingreso. La opción de Cero Inventario o inventario mínimo se hace cada día más llamativa para el mundo empresarial, sin embargo existen algunas críticas y advertencias que a tener en cuenta antes de su implementación. No sólo el inventario obsoleto, sino también el inmovilizado, supone un importante coste de gestión, financiera y operativa, para una empresa o institución que realice gestión de logística. El concepto de cero inventario o stock mínimo busca reducir el nivel inventario con que se opera y por lo tanto el capital de trabajo inmovilizado, logrando que la rentabilidad sobre la inversión aumente en porcentaje y además quede capital libre para crecer. Producción flexible, Just in time, lean manufacture, son filosofías de producción que tienen el origen común de buscar la eliminación o reducción de aquello que no agregue valor.

Es fundamental conseguir una adecuada determinación del objetivo de acopio y los niveles de inventario mínimo, máximo y de seguridad, en función de los parámetros de periodo operativo, consumo y demora y teniendo en cuenta los factores de seguridad y garantía en caso de interrupción del suministro que se quieran aplicar. El mayor riesgo es la parada de la producción debido a la falta de insumos conllevando a la perdida de ventas.

7.4 E-logistics. B2B. Subastas on-line. E – logistics es como se le reconoce a la logística del e – commerce, es decir a la interrelación vendedor – comprador producto del comercio electrónico. Estos modelos de comercialización son utilizados para canalizar los flujos de información y transacciones de negocio. La aplicación de un modelo e – logistics requiere cambios en tecnología, mercadeo, procesos de negocio, transacciones y cultura organizacional, además de la consolidación de una cadena de valor virtual soportada en un proceso logístico que conjugue la parte virtual con la parte física y real. Las ventajas ofrecidas por este tipo de esquema comercial redundan en mejoras a la gestión de proveedores, clientes, vendedores y empleados. B2B Business to Business, lo que en español significaría “ egocio a egocio” Se trata de un ejemplo de plataforma de e-Commerce en la que la información transmitida es relativa a las transacciones de comercio entre Negocio y Negocio, estando en vigencia desde finales de los años ’70, donde originalmente se utilizaba para el envío de Facturas de Compra o el envío de Pedidos Comerciales Actualmente está relacionada a la utilización de Servidores Seguros (reconocidos por su navegación mediante el Protocolo HTTPS) que permiten la compra de todo tipo de Servicios a través de la red de redes, utilizando distintos servicios de Pago Electrónico que varían desde Tarjetas de Crédito hasta servicios de dinero que son conocidos como “ onedero Electrónico” Es bastante utilizado en lo que respecta a los Portales de Compradores que conglomeran a distintos grupos de usuarios, teniendo por ejemplo la realización de Subastas, Negocios de Precios, Cierre de Ventas y demás operaciones comerciales, que llevan inclusive a realizar sitios Web que permitan mayor comodidad para un grupo de clientes determinado (agrupándose por Género o por los tipos de productos a vender, por ejemplo) La subasta electrónica / subasta inversa es un proceso dinámico de negociación de precios on line entre proveedores preseleccionados para conseguir una parte del negocio. Es una manifestación del B2B (Business to Business). Se trata de un nuevo sistema de negociación en el que, en cierto modo, desaparece la relación personal con el cliente para convertirla en una negociación a través de Internet. Se denominan subastas inversas. La subasta electrónica también se conoce como negociación electrónica, bajasta, subasta inversa o puja por Internet. En contra del sistema tradicional, gana el lote el que menor precio oferte. Las subastas

electrónicas han tenido un crecimiento del 75% del año 2000 al año 2003 habiéndose implantado en numerosos sectores productivos: automoción, energía, aeroespacial, contratación publica, etc. 7.5 Entregas Just In Time para el comercio electrónico. La Web también permite a los clientes ordenar artículos específicos, y las organizaciones pueden construir a la orden, lo que reduce el inventario no deseado. De esta manera, el comercio electrónico hace (JIT) de fabricación just-in-time más fácil y reduce las piezas necesarias en el inventario con el tiempo. Esta configuración reduce el mantenimiento de inventario y los costes de almacenamiento. El coste por pedido de un cliente cae porque un ser humano no es necesario para cada pedido especial. La satisfacción del cliente enemigos porque los clientes están más seguros de que van a conseguir lo que quieren, y se puede ordenar en cualquier momento.

Bibliografías: Cruz-Bencinas, L. (2000) Principios Generales de Compras. México: Continental. Del Río, C. (2001) Adquisiciones y Abastecimientos. Thompson. Leenders, M., Fearon, H. & England, W. (1998) Administración de Compras y Materiales, México: CECSA. http://www.marketing-xxi.com/tecnicas-y-procesos-de-negociacion-102.htm http://www.gerencie.com/que-es-el-analisis-financiero.html http://www.licitacion-es.com.mx/tipos-de-licitaciones.html http://www.emersonclimatemexico.com/esLA/Brands/Vilter/Pages/PurchasingCodeofEthics.aspx http://www.maestrosdelweb.com/editorial/segecom/ http://www.redempresariosvisa.com/Ecommerce/Article/que-es-e-commerce-ocomercio-electronico http://www.einstituto.org/nuestras-iniciativas/observatorio-y-centro-de-estudios-dela-economia-digital/mexico/