Download Adım Adım MS Access 2007 Eğitimi...
Adım Adım ® Adım Adım Microsoft Office ® Microsoft Office Access™ 2007 PowerPoint 2007
Steve Lambert, M. Dow Lambert III ve Joan Preppernau Joyce Cox ve Joan Preppernau Çeviri: Mete Savaşer Çeviri: Selim Göksu
arkadaþ YAYINEVÝ Mithatpaþa Cad. 28/C Ankara Tel: +90 312 434 46 24 (4 hat) Faks: +90 312 435 60 57 e-posta:
[email protected] www.arkadas.com.tr Orijinal Ýngilizce Baský: Microsoft® Office AccessTM 2007 Step by Step, Steve Lambert M. Dow Lambert III, Joan Preppernau
© Copyright 2007, Steve Lambert, M. Dow Lambert III ve Joan Preppernau ORÝJÝNAL YAYINCI Microsoft Press A Division of Microsoft Corporation One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 ile yapýlan anlaþma sonucu tüm haklarýyla yayýmlanmýþtýr.
© Türkçe yayým haklarý arkadaþ yayýnevinindir. Yayýncýnýn yazýlý izni olmadan, hiçbir biçimde ve hiçbir yolla, bu kitabýn içeriðinin bir kýsmý ya da tümü yeniden üretilemez, çoðaltýlamaz ve daðýtýlamaz.
ISBN 978-975-509-564-6 ANKARA, 2008
Çeviri Proje Editörü Yayına Hazırlık Sayfa Düzeni Baský
: Mete Savaşer : Selen Y. Kölay : Zeynep Kopuzlu : Özlem Çiçek Öksüz : Sözkesen Matbaacılık
Microsoft, Excel, Microsoft Press, Internet Explorer, Visual Basic, Visual Studio, Outlook, SharePoint, SQL Server, Windows, Windows Vista Amerika Birleþik Devletleri ve/veya diðer ülkelerde Microsoft Corporation’ýn kayýtlý ticari markalarý ya da ticari markalarýdýr. Kitapta geçen diðer ürün ve þirket adlarý sahiplerinin ticari markalarý olabilir. Kitapta geçen örnek þirketler, kuruluþlar, ürünler, etki alaný adlarý, e-posta adresleri, logolar, kiþiler, yerler ve olaylar tümüyle gerçekdýþýdýr. Herhangi bir gerçek þirket, kuruluþ, ürün, etki alaný adý, e-posta adresi, logo, kiþi, yer ve olayla bir iliþki kurulmamýþtýr ya da bu biçimde anlaþýlmamalýdýr.
İçindekiler Yazarlar Hakkında . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix Access 2007’ye Giriş . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi Yeni Özellikler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi Artık Başlayabiliriz! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiv Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv Uygulama Dosyalarını Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv Başlat Menüsü’nü Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvi İletişim Kutularında Gezinmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii Microsoft İş Sertifikası Programı . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix Bir Sertifika Yolunun Seçilmesi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xx Microsoft Sertifikalı Microsoft Office Access 2007 Uygulama Uzmanı Olmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xx Microsoft İş Sertifikası Sınavına Giriş . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi Daha Fazla Bilgi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxii Kitabın Özellikleri ve Standartları . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii Kitabın CD’sini Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv CD’de Neler Var? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv Minimum Sistem Gereksinimleri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxviii Uygulama Dosyalarını Yüklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxix Uygulama Dosyası Klasörünü Güvenilen Konumlar Listesine Eklemek . . . . . . . . . . xxx Uygulama Dosyalarını Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxi Uygulama Dosyalarını Kaldırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxii
iii
iv İçindekiler
Yardım Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxiii Bu Kitap ve Uygulama CD’si Hakkında Yardım Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxiii Access 2007 Hakkında Yardım Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxiii Daha Fazla Bilgi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxvii Hızlı Başvuru . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxix
1
Access 2007’yi Keşfetmek
1
Access 2007’de Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Veritabanı Kavramlarına Giriş . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Var Olan Bir Veritabanını Açmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Açıklama Kutusu: Makroları ve Diğer Veritabanı İçeriğini Etkinleştirmek . . . . 12 Tablolarla Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Sorgularla Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Formlarla Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Raporlarla Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Diğer Access Nesneleri ile Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Access Nesnelerine Önizleme Yapmak ve Nesneleri Yazdırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
2
Bir Veritabanı Oluşturmak Bir Şablondan Veritabanı Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tablo Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bir Şablondan Tablo Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tablo Sütunlarını ve Satırlarını Düzenlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3
Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
37 38 41 46 48 51
53
Başka Bir Access Veritabanından Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Açıklama Kutusu: Bir Veritabanını Access’in Önceki Sürümlerinden Dönüştürmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Bir Excel Çalışma Sayfasından Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Açıklama Kutusu: Bilgilere Bağlanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Bir SharePoint Listesi Almak veya Bir SharePoint Listesine Bağlanmak . . . . . . . . . . . 60 Verileri E-Posta Yoluyla Toplamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
İçindekiler v
Bir Metin Dosyasından Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Açıklama Kutusu: Diğer Kaynaklardan Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bir XML Dosyasından Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bir HTML Dosyasından Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bir Outlook Klasöründen Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bir dBASE Dosyasından Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4
Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
65 68 68 71 74 76 77
79
Başka Bir Access Veritabanına Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Excel’e Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 SharePoint Listesine Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Word’e Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Açıklama Kutusu: PDF ve XPS Dosyalarına Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Metin Dosyasına Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 XML Dosyasına Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 HTML Dosyasına Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Diğer Office Programlarına Bilgi Kopyalamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
5
Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
103
Form Aracını Kullanarak Form Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Açıklama Kutusu: İlişkiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Form Özelliklerini Düzenlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formun Düzenini Değiştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Forma Denetimler Eklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . VBA Kullanarak Forma Veri Girmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Otomatik Form Kullanarak Form Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Açıklama Kutusu: Formları ve Alt Formları Birlikte Oluşturmak . . . . . . . . . . . Forma Alt Form Eklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
104 107 108 114 119 124 129 132 133 140
vi İçindekiler
6
Belirli Bilgileri Bulmak
143
Bir Tablodaki Bilgileri Sıralamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Açıklama Kutusu: Access Nasıl Sıralar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Bir Tablodaki Bilgilere Filtre Uygulamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Açıklama Kutusu: Jokerler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Açıklama Kutusu: İfadeler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Form Kullanarak Bilgilere Filtre Uygulamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Birden Çok Ölçütle Eşleşen Bilgileri Bulmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 Sorgu Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Açıklama Kutusu: Filtre ve Sıralama ile Sorgu Arasındaki Fark . . . . . . . . . . . . 162 Açıklama Kutusu: İfade Oluşturucusu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 Sihirbaz Kullanarak Sorgu Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 Sorgu Kullanarak Hesaplama Yapmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
7
Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
179
Bir Alandaki Veri Türünü Sınırlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bir Alandaki Verilerin Boyutunu Sınırlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bir Alandaki Verinin Biçimini Belirlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Geçerlilik Kurallarını Kullanarak Verileri Sınırlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Basit Bir Arama Listesi Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Birden Çok Sütunlu Arama Listesi Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bir Tablodaki Bilgileri Güncelleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bir Tablodan Bilgileri Silmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Veritabanı Sorunlarını Çözmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8
Raporlarla Çalışmak
180 184 186 191 194 198 202 206 210 217
219
Açıklama Kutusu: Formlar ve Raporlar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sihirbaz Kullanarak Rapor Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rapor Tasarımını Değiştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sihirbaz Kullanmadan Rapor Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Raporun İçeriğini Değiştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bir Rapora Alt Rapor Eklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bir Raporun Önizlemesini Yapmak ve Raporu Yazdırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
220 221 227 233 237 239 247 249
İçindekiler vii
9
Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek
251
Bir Geçiş Panosu Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Özel Kategoriler Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Veritabanı Kullanıcılarının Kullanabileceği Özellikleri Denetlemek . . . . . . . . . . . . . Sık Kullanılan Access Komutlarını Kolay Ulaşılabilir Yapmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10
Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı
252 259 262 267 271
273
Veritabanına Parola Atamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Açıklama Kutusu: Güvenli Bir Parolanın Oluşturulması . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Açıklama Kutusu: Veritabanı Şifrelemesi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Veritabanı Kodlarının Değiştirilmesini Engellemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dağıtım İçin Veritabanının Güvenliğini Sağlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Açıklama Kutusu: SharePoint Aracılığıyla İşbirliği Yapmak . . . . . . . . . . . . . . . . Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
274 274 275 277 281 283 284
Sözlük . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 Dizin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
viii İçindekiler
Yazarlar Hakkında Steve Lambert Steve çoğunluğu Microsoft uygulamalarıyla ilgili 18 kitap yazmıştır. Online Publishing and Programming Solutions Inc. (OP2S) başkanı olarak eğitim gereçlerinin yaratılması ve izlenmesi için birçok aracın geliştirilmesinde başarı sağlamıştır. Olympic Peninsula’da kırk dönümlük bir at çiftliği evinden çalışmak için İnternet ve bilgisayar teknolojisinin avantajını kullanmıştır. Teknoloji ürünleriyle ilgili çalışmadığında, zamanını eşi Gale ile birlikte evle uğraşarak, at eğiterek, ata binerek ve at dışkısı toplayarak geçirmektedir.
M. Dow Lambert III Dow akademi dünyasındaki 20 yılı boyunca sosyal bilimler alanında 19 araştırma yayınının yazarlığını ve ortak yazarlığını yapmış, sosyal hizmetler alanında çalışan profesyoneller için eğitim müfredatları ve programları geliştirmiş, insan davranışları hakkında uzun süreli çalışmalar yapmıştır. 1955’te seyahat endüstrisi için rezervasyon sistemleri geliştiren ve bunların bakımını yapan küçük bir şirkette çalışmak üzere akademi dünyasından ayrılıp özel sektöre geçmiştir. Burada bilim dergileri için araştırma raporları yazmakla programcılar için teknik özellikler yazmak ve çalıştığı şirketin ürettiği yazılımı gerçekten anlamak ve kullanılmak isteyen insanlar için kullanıcı kılavuzları yazmak arasındaki farkı öğrenmiştir. Boş zamanlarında Dow ve eşi Marlene, kuş gözlemciliği ve kuş fotoğraflarıyla uğraşmaktadır.
Joan Lambert Preppernau Joan, Adım Adım Microsoft Windows XP dahil Windows ve Office hakkında on ikiden fazla kitabın yazarıdır. Office 2007 sistemiyle Windows Vista için Microsoft sertifikasyon sınavlarının geliştirilmesine katkıda bulunmuştur. Bilgisayarları kelimenin tam anlamıyla babasının dizleri üzerindeyken öğrenen Joan’ın bilgisayar endüstrisinin çeşitli yönleriyle ilgili olan engin deneyimleri, ilginç, yararlı ve okuyucu dostu olan eğitim gereçlerini üretmesindeki gayretine büyük katkıda bulunmuştur. Joan Online Training Solutions,Inc. (OTS) başkanı ve hırslı bir ev ofisi çalışanıdır. İnternetin gücü ve teknolojiye olan tutkusu Joan’ın son on beş yılda Yeni Zelanda, İsveç, Danimarka, ve ABD’nin çeşitli yerlerinde yaşamasına ve çalışmasına olanak tanımıştır. Güneş ışığının günlük dozunun keyfini keşfeden Joan, eşi Barry ve kızı Trinity ile birlikte San Diego, Kaliforniya’ya yerleşmiştir. ix
x Yazarlar Hakkında
Ekip OTSI yayın ekibinin çalışkan üyelerinin desteği olmadan bu kitap olmazdı. Susie Bayers ve Marlene Lambert yazı işleriyle ilgili süreci, Robert (RJ) Cadranell üretim sürecini yönetti. Lisa Van Every Adobe InDesign kullanarak kitabın sayfa düzenini, Jeanne Craver de grafikleri hazırlandı. Jaime Odell kitabın redaksiyonunu yaptı, Jan Bednarczuk dizini oluşturdu. Ekibimizin bir başka önemli üyesi olan Microsoft Press Seri Editörü Sandra Hayes yazma ve üretim süreci boyunca sonsuz desteğini bizden esirgemedi.
Online Training Solutions, Inc. (OTSI) OTSI, bilişim çalışanları ve ev bilgisayarı kullanıcıları için Office ve Windows eğitim ürünlerinin tasarımı, oluşturulması ve üretiminde uzmanlaşmıştır. OTSI hakkında daha fazla bilgi edinmek için www.otsi.com sitesini ziyaret edebilirsiniz.
Access 2007’ye Giriş Microsoft Office Access 2007 veritabanı geliştirmede yeni olsanız bile bilgileri hızlı bir şekilde izlemenize, paylaşmanıza ve raporlamanıza olanak tanıyan yüzlerce aracın sağlandığı güçlü bir ilişkisel veritabanıdır. Kullanıcılar profesyonelce tasarlanmış uygulama şablonlarından; tablo, form, sorgu ve rapor oluşturma işlemini kolaylaştıran sihirbazlardan; geniş yerel ve çevrimiçi yardım kaynaklarından oluşmuş büyük bir kitaplığa erişebilir. Access, Microsoft Office 2007 sistemi, Microsoft SQL Server, Microsoft SharePoint Services’taki programlar ve XML, HTML, XPS ve PDF biçimlerindeki belgeler gibi diğer kaynaklarla veri paylaşımını desteklemektedir. Gelişmiş özellikler sayesinde veritabanı tasarımı ve geliştirmesi hakkında hiçbir şey bilmeseniz bile verileri bir araya getirmek ve izlemek üzere kullanmak için gelişmiş ve karmaşık veritabanı uygulamaları oluşturmanızı sağlar. Bu kitapta, Access’i kullanarak veritabanı oluşturmak için yapmanız gerekenler kolay ve anlaşılır bir şekilde anlatılmıştır. Access, dolayısıyla da veritabanı hakkında hiçbir şey bilmeseniz de bu kitabı tamamladığınızda başkaları tarafından kullanılmak üzere karmaşık veritabanları oluşturabileceğiniz bir uzmanlık düzeyi kazanacaksınız.
Yeni Özellikler Microsoft Office Access’in bu sürümü kapsamlı değişiklikler yapılarak geliştirilmiştir. Gerek duyduğunuz özellikleri gerektiğinde kolayca bulabilmeniz için tasarlanmış yeni kullanıcı arabirimi bunun açık bir göstergesidir. Ancak görüntüsünün ve gezinti yapısının yanı sıra Access 2007’yi kendinden önce gelen programlardan gerçekten daha üstün yapan birçok yeni ve geliştirilmiş özellik vardır. Bu sürümde birçok değişiklik olduğundan yeni özellikleri bu kitabın önceki sürümlerinde olduğu gibi sayfa kenarlarında özel bir simgeyle göstermiyor, burada listeliyoruz. Bu kitapta Access 2007’de yeni olan özellikler, özelliğin yararları, nasıl kullanıldığı ve karşılaşacağınız olası sorunlarla ilgili tüm bilgileri bulacaksınız.
xi
xii Access 2007’ye Giriş
Access 2007’ye önceki sürümlerden geçiyorsanız Access’in temel işlevlerini eski ve yeni sürümleri arasındaki farkları ve bunların sizi nasıl etkileyeceğini merak ediyorsunuzdur. Alışık olduğunuz Access sürümünde yapılan değişikliklerin tamamını aktarmak üzere Access 2007 ile birlikte Access 2002 ve Access 2003’te yapılan değişiklikleri de veriyoruz.
Access 2003’ten Yükseltiyorsanız Access 2007’de bilgilerin izlenmesi, paylaşılması ve denetlenmesi için veritabanını oluşturmayı hiç bu kadar kolay hale getirmemiş olan yeni ve geliştirilmiş özelliklerin uzun bir listesi vardır. Belirli bir özelliği bulmak için bu kitabın arkasındaki dizine bakın: l Şerit. Yeni kullanıcı arabirimi herhangi bir veritabanı nesnesi için en çok kullanılan
komutları düzenler ve böylece geçerli nesne için uygun komutlara hemen erişilebilir. l Hızlı Erişim Araç Çubuğu. Veritabanı penceresinde o an hangi sekme veya
nesnenin etkin olursa olsun komutları gerek genel olarak gerekse belirli bir veritabanı içinde kullanmak için bu araç çubuğunu özelleştirebilirsiniz. l Gezinti Bölmesi. Özelleştirilebilen Gezinti Bölmesi Access 2003’teki Veritabanı
penceresinin yerini almıştır. Tabloların, sorguların, formların, raporların, makroların ve modüllerin hepsini gösterebilir veya gizleyebilir, yalnızca o an kullanacağınız nesneleri gösteren özel bir grup oluşturabilirsiniz. Veritabanı nesnesine ekranda daha fazla yer açmak için Gezinti Bölmesini de gizleyebilirsiniz. l Görünüm araç çubuğu. İçeriğe duyarlı olan bu araç çubuğu geçerli veritabanı
nesnelerinin desteklenen görünümleri arasında tek tıklamayla geçiş sağlar. Veri Sayfası görünümü, Tasarım görünümü, Özet Tablo görünümü, Özet Grafik görünümü, Form görünümü, Düzen görünümü, Rapor görünümü ve geçerli nesne için uygun olan görünümler arasında çabucak geçiş yapabilirsiniz. l Sekmeli belgeler. Birden fazla veritabanı nesnesini açabilir ve veritabanı
penceresinin üst kısmındaki sekmeleri tıklayarak bu nesneler arasında geçiş yapabilirsiniz. l Şablon kitaplığı. Sık kullanılan veritabanı nesneleri için profesyonelce tasarlanmış
şablonları bulup indirebilirsiniz. l Geliştirilmiş sıralama ve süzme. Bir tablodaki bütün kayıtları bir veya birden fazla
alana göre kolayca sıralayabilir, bir tabloyu veya formu birden fazla ölçüte uyan kayıtları görüntülemek veya göstermemek üzere süzebilirsiniz. l Düzen görünümü. Bir form veya raporu yeniden tasarlayabilirsiniz. l Yığın veya Sekme düzeni. Bir form veya rapor düzeninde grup denetimi sayesinde
grubun tamamıyla bir birimmiş gibi kolayca çalışabilirsiniz.
Access 2007’ye Giriş xiii
l Otomatik takvim. Tarih/saat türü verilerde isteğe bağlı bir takvim denetimi vardır.
Takvimi tıklayıp istediğiniz tarihi seçebilirsiniz. l Zengin metin. Not ve açıklama alanları yazı tipi, renk ve karakter biçimlendirme
gibi en çok kullanılan biçimlendirme seçeneklerini desteklemektedir. l Oluştur sekmesi. Yeni bir tabloyu, formu, sorguyu, raporu, makroyu, SharePoint
listesini ve diğer Access nesnelerini kolayca oluşturabilirsiniz. l Toplamlar işlevi. Bir sorguya toplamlar sütunu ekleyebilir, formlar ve raporlar
için otomatik olarak toplam değerler hesaplamak üzere formül listesinden seçim yapabilirsiniz. l Alan Listesi bölmesi. Bir veya birden fazla tablodan etkin olan tablonuza alanlar
sürükleyip bırakabilirsiniz. l Ek veri türü. Bir veritabanı kaydına fotoğraflar ve başka dosyalar ekleyebilirsiniz. l Katıştırılmış makrolar. Bir form veya rapordaki katıştırılmış makrolar veritabanı
uygulamalarında yüksek düzeyde güvenlik sağlar. l Microsoft Access Yardımı. Access içinde son kullanıcı ve geliştirici yardımı içeriğini
kolayca araştırabilirsiniz. l Bilgi paylaşımı. Access ve diğer Microsoft Office uygulamaları veya XML, HTML,
PDF ve dBase dosyaları arasında veri alışverişi yapabilir; Microsoft Office Outlook’ta e-posta anketleriyle bilgi toplayabilir ve veritabanınızı yanıtlarla güncelleştirebilir; bir SharePoint listesiyle veritabanı oluşturup bağlantı kurabilir; veritabanınızı bir SharePoint kitaplığında yayımlayarak kullanıcıların bilgileri güncellemesine ve almasına izin verebilirsiniz. l Geliştirilmiş rapor tasarımı. Logo, üstbilgi ve altbilgisiyle profesyonel görünüşlü
tam bir raporu hemen oluşturabilir; raporda yalnızca seçili kayıtlara göz atmak için Rapor görünümünü süzgeçlerle birlikte kullanabilirsiniz. l Gruplama, Sıralama ve Toplam bölmesi. Bu özellik sayesinde raporlardaki veriler
daha kolay gruplandırıp sıralanabilir ve bir açılan kutu listesinden alınan toplamlar kolayca eklenebilir. l Artırılmış güvenlik. Bir veritabanına parola koruması ekleyerek Access’in
veritabanını kapatıldığında şifrelenmesini, açıldığında şifresini çözülmesini sağlayabilirsiniz.
Access 2002’den Yükseltiyorsanız Access 2002’den (Microsoft Office XP program paketinden) yükseltme yapıyorsanız önceki bölümde listelenen özelliklere ek olarak aşağıdakileri bulacaksınız: l Akıllı Etiketler. Çeşitli şekillerde kullanılabilen tarih, ad ve adres gibi veri türlerinin
izini sürebilirsiniz.
xiv Access 2007’ye Giriş
l Dönüştürme. Komut dosyalarını dışarıdan alırken veya dışarıya verirken veriye
dönüştürebilirsiniz. l Windows Teması İçin Destek. Görüntü temasını değiştirebilirsiniz. l Özellik Güncelleştirme Seçenekleri. Giriş maskesi seçeneklerini hemen
güncelleştirebilirsiniz. l Otomatik Hata Denetimi. Formlardaki veya raporlardaki hataları belirler ve
düzeltebilirsiniz. l Veritabanı Yedekleme. Veritabanını bir düğmeyi tıklayarak hemen
yedekleyebilirsiniz.
Access 2000’den Yükseltiyorsanız l Konuşma tanıma. Komutlar verip metni yazdırabilirsiniz. l Veri Erişim Sayfa Tasarımcısı. Veri erişim sayfalarını etkili şekilde tasarlayabilirsiniz. l Veri erişim sayfası olarak kaydetme. Var olan formları ve raporları Web üzerinde
görüntülenebilen sayfalar halinde kaydedebilirsiniz. l Dönüşüm hatası günlüğü. Access 95, Access 97 ve Access 2000’yi Access 2002
biçimine dönüştürürken hataları günlüğe ekleyebilirsiniz. l Birden fazla geri alma ve yineleme. En son eylem yerine birkaç eylemi geri alıp
yineleyebilirsiniz. l Özet Tablolar veya Özet Grafikler. Verilerin dinamik görünümlerini oluşturarak
verileri analiz edebilirsiniz. l XML giriş ve çıkış. Dışarıdan XML verileri alabilir ve Access verilerini, XML biçiminde
dışarıya vererek Web’e yayımlayabilirsiniz. l Saklı Yordam Tasarımcısı. SQL Server’da depolanan basit yordamlar
oluşturabilirsiniz. l Toplu Komut güncelleştirme. Yerel bir bilgisayardaki güncelleştirmeleri kaydedip
bunları sunucuya tek seferde gönderebilirsiniz. l Komut dosyası dili desteği. Karmaşık komut dosyası dilleri için okuma yönü gibi
tercihleri belirleyebilirsiniz.
Artık Başlayabiliriz! Özellik bakımından zaten zengin olan bu programa o kadar çok yeni ve geliştirilmiş özellik eklenmiştir ki en ileri düzeyde olan kullanıcılar bile programda mutlaka ilginç şeyler keşfedeceklerdir. Access’te yeniyseniz verinizi izlemek ve paylaşmak için veritabanları oluşturmanıza, sorgu, form ve profesyonel görünüşlü raporlar eklemenize olanak tanıyan birçok otomatikleştirilmiş özellik bulacaksınız. Sizi Microsoft Access 2007 ile tanıştırmak için sabırsızlanıyoruz.
Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler Bu kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri yönergeler Windows Vista içindir ama kitabı okumak ve alıştırmaları uygulamak için Windows Vista yerine Microsoft Windows XP yüklü bir bilgisayar da kullanabilirsiniz. Alıştırmaları Windows XP yüklü bir bilgisayarda yaparken karşılaşacağınız farkların çoğu işlevsellikten çok görünüşle ilgili olacaktır. Örneğin Windows Vista Başlat düğmesi dikdörtgen değil yuvarlaktır ve üzerinde Başlat yazmaz, pencere çerçeveleri ve pencere yönetimi farklıdır. Sisteminiz Windows Aero’yu destekliyorsa pencere çerçeveleri şeffaf olabilir. Bu bölümde, Windows XP’de kitaptaki alıştırmalarda verilenlerden farklı olan menü ve iletişim kutularındaki işlemler için gereken adımlar anlatılmıştır. Farklar alıştırmaları tamamlarken hiçbir güçlük çekmeyeceğiniz kadar azdır.
Uygulama Dosyalarını Kullanmak “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümünde verilen yönergeler Windows Vista içindir. Kitabın ekindeki CD’de yer alan uygulama dosyalarını yüklerken, kullanırken, kaldırırken ve silerken Windows XP’de yalnızca varsayılan yükleme konumu ve kaldırma işlemi farklıdır. Windows Vista yüklü bir bilgisayarda uygulama dosyasının varsayılan yükleme konumu Belgeler\MSP\AA_Access2007’dir. Bilgisayarınızda Windows XP yüklüyse ve bir alıştırmada Belgeler klasörüne gitmeniz istendiğinde Belgelerim klasörüne gitmeniz gerekir. Windows XP yüklü bir bilgisayardan uygulama dosyalarını kaldırmak için:
1. Windows görev çubuğunda Başlat düğmesini sonra da Denetim Masası’nı tıklayın. 2. Denetim Masası’nda Program Ekle veya Kaldır’ı tıklayın (Klasik görünümde çift tıklayın).
xv
xvi Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler
3. Program Ekle veya Kaldır penceresinde Adım Adım Microsoft Office Access
4. Silmeyi onaylayıp onaylamadığınızı soran Program Ekle veya Kaldır ileti kutusunda
2007’yi sonra da Kaldır’ı tıklayın. Evet’i tıklayın.
Önemli Uygulama dosyalarını yüklemede veya kaldırmada yardıma ihtiyacınız olursa bu kitapta daha ilerde yer alan “Yardım Almak” bölümüne bakın. Microsoft Ürün Destek Hizmetleri bu kitap ve CD’si için destek vermemektedir.
Başlat Menüsü’nü Kullanmak Windows XP yüklü bir bilgisayarda Access 2007’yi başlatmak için: Ü Başlat düğmesini tıklayın, Tüm Programlar’ı işaret edin ve Microsoft Office’i, sonra
da Microsoft Office Access 2007’yi tıklayın. Windows Vista Başlat menüsündeki klasörler dikey, Windows XP Başlat menüsündeki klasörler yatay olarak genişler. Bu farkı kitaptaki ekran görüntüleriyle Başlat menünüzü karşılaştırdığınızda göreceksiniz.
Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler xvii
İletişim Kutularında Gezinmek Windows XP yüklü bir bilgisayarda, bazı alıştırmalarda kullanacağınız iletişim kutuları bu kitapta gösterilenlerden hem görsel hem de işlevsel olarak farklıdır. Bu iletişim kutuları, belirli bir konuma gitmek için kullandığınız iletişim kutuları gibi, Access ve işletim sistemi arasında arabirim olarak çalışan iletişim kutularıdır. Örneğin aşağıda Windows Vista ve Windows XP’de çalışan Access 2007’deki Aç iletişim kutuları gösterilmiştir. Windows XP sürümü
Windows Vista sürümü
Windows Vista’da Bölüm01 klasörüne gitmek için: Ü Sık Kullanılan Bağlantılar bölmesinde Belgeler’i tıklayın. Sağdaki klasör içeriği
bölmesinde sırayla MSP, AA_Access2007 ve Bölüm01’i çift tıklayın. Windows Vista’da AA_Access2007 klasörüne geri dönmek için: Geri
Ü İletişim kutusunun sol üst köşesindeki Geri düğmesini tıklayın.
Windows XP’de Bölüm01 klasörüne gitmek için: Ü Yerler çubuğunda Belgelerim’i tıklayın. Sağdaki klasör içeriği bölmesinde sırasıyla
MSP, AA_Access2007 ve Bölüm01’i çift tıklayın. Windows XP’de AA_Access2007 klasörüne geri dönmek için: Bir Düzey Yurakı
Ü Araç çubuğunda Bir Düzey Yukarı düğmesini tıklayın.
Microsoft İş Sertifikası Programı Günümüz iş dünyasında masaüstü bilgisayar kullanımında yeterli olabilmek gittikçe önemli hale gelmektedir. Bunun sonucu olarak personeli sınarken, işe alırken ve eğitirken iş güçlerindeki rekabeti sağlamaları açısından teknoloji sertifikalarının tarafsızlığına ve tutarlılığına güvenen işveren sayısı artmaktadır. Personel veya iş arayan birisi olarak teknoloji sertifikasını başarılı olmanız için gereken becerilere zaten sahip olduğunuzu kanıtlamak için kullanabilir, şimdiki ve gelecekteki işverenlerinizi sizi eğitecek yükten ve masraftan kurtarmış olursunuz. Microsoft İş Sertifikası programı personelin Windows Vista ve Microsoft Office 2007 becerilerinin doğrulanmasına yardım etmek üzere tasarlanmıştır. Sertifika almak için iki yol vardır: l Bir Microsoft Certified Application Specialist (MCAS) (Microsoft Sertifikalı
Uygulama Uzmanı) Windows Vista veya Microsoft Office 2007 paketiyle ilgili becerileri Windows Vista veya Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft PowerPoint 2007, Microsoft Office Outlook 2007 ve Microsoft Access 2007’yi de içine alacak şekilde bir veya birden fazla Microsoft Office 2007 programında sertifika sınavı vererek uluslararası standartta göstermiş olan kişidir. l Bir Microsoft Certified Application Professional (MCAP) (Microsoft Sertifikalı
Uygulama Profesyoneli) Microsoft Office 2007 ve Microsoft SharePoint ürünleri ve teknolojileri bilgisini bir sonraki düzeye çıkarmış, Bütçe Analizi ve Öngörüsü veya İçerik Yönetimi ve İşbirliği gibi işle ilgili işlevlerin yerine getirilmesinde Office paketinin katılımcı gücünü kullanabildiğini bir sertifika sınavıyla göstermiş kişidir. Sertifikaya hak kazandıktan sonra kartvizitinizde ve diğer kişisel tanıtım belgelerinizde MCAS veya MCAP logosunu uygun sertifika ismiyle birlikte kullanabilirsiniz. Bu logo sertifika almak için gerekli olan uygulama ve çapraz uygulama becerilerine sahip olduğunuzu gösterir.
xix
xx Microsoft İş Sertifikası Programı
Bir Sertifika Yolunun Seçilmesi İzlemek istediğiniz bir Microsoft İş Sertifikası yolunu seçerken aşağıdakileri değerlendirmeniz gerekmektedir: l Aşina olduğunuz program ve program sürümü veya sürümleri l Program için harcadığınız zaman l Söz konusu programın kullanımında resmi veya resmi olmayan eğitim alıp
almadığınız MCAS düzeyi sertifika almak isteyen adaylardan bir belgenin veya elektronik tablonun biçimlendirilmesi gibi geniş kapsamlı standart iş görevlerini başarıyla tamamlaması beklenmektedir. Başarılı olan adaylar Windows Vista veya belirli Office programında resmi olan, okutman rehberliğinde alınan eğitim veya MCAP onaylı gereçler kullanarak kendi kendine yapılan çalışma dahil genelde altı ayla bir veya bir yıldan fazla deneyim sahibi olurlar.
Microsoft Sertifikalı Microsoft Office Access 2007 Uygulama Uzmanı Olmak Her bir MCAS ve MCAP sertifika sınavı Windows Vista ve Office 2007 programlarının işyerinde nasıl kullanıldığı üzerine yapılan çalışmalardan türetilen bir sınav beceri standardı kümesi kullanılarak geliştirilmiştir. Bu beceri standartları her bir sınavın kapsamını belirlediğinden size sertifika için yapacağınız hazırlıklar hakkında önemli bilgiler verir. Microsoft Access 2007 Microsoft Sertifikalı Uzmanı olmak için aşağıdaki altı alanda yeterlilik göstermeniz gerekmektedir: l Veritabanının yapılandırılması. Bir veritabanı için uygun olan tablo, alan ve veri
türlerini tanımlayabilmeli; tablo ilişkilerini oluşturabilmeli, değiştirebilmeli ve yazdırabilmeli; birincil anahtarları kaldırabilmeli ve bir veritabanını bölebilmelisiniz. l Veritabanı öğelerinin oluşturulması ve biçimlendirilmesi. Sıfırdan ve bir
şablondan veritabanı oluşturma becerisini gösterebilmeli; tabloları oluşturabilmeli; değiştirebilmeli, yeniden adlandırabilmeli, özetleyebilmeli ve çeşitli, form ve raporları oluşturabilmeli ve değiştirebilmelisiniz.
Microsoft İş Sertifikası Programı xxi
l Verilerin girilmesi ve değiştirilmesi. Kayıtları girme, düzenleme, silme ve kayıtlar
arasında geçiş yapma; verileri bulma ve değiştirme; kayıtlara belge iliştirme; dışarıdan veri alma veya dış verilerle bağlantı kurma becerisini göstermelisiniz. l Sorguların oluşturulması ve değiştirilmesi. Bir veya birden çok tabloya dayanan
çeşitli sorgular oluşturma; sorgulara tablo ekleme veya sorgulardan tablo kaldırma; ölçüt, birleşim, hesaplanmış alanlar, diğer adlar ekleme; toplam, ortalama, en az, en fazla ve sayma sorgusu oluşturma becerisini göstermelisiniz. l Verilerin sunulması ve paylaşılması. Tablo, sorgu, rapor ve formlardaki verileri
sıralama ve süzme; grafik oluşturma ve değiştirme; tablo ve sorgulardan veri alma; veritabanı nesnelerini başka dosya türü olarak kaydetme ve veritabanı nesnelerini yazdırma becerisini göstermelisiniz. l Veritabanı yönetimi ve bakımı. Bir veritabanını yedekleme, sıkıştırma ve onarma,
parola kullanarak şifreleme; veritabanı seçeneklerini ve özelliklerini ayarlama; nesne bağımlılığını tanımlama; veritabanı bilgilerini yazdırma ve tablo bağlantılarını sıfırlama veya yenileme becerilerini göstermelisiniz.
Microsoft İş Sertifikası Sınavına Giriş Windows Vista ve Office 2007 programları için MCAS ve MCAP sertifika sınavları performansa dayalı sınavlardır ve Windows Vista işletim sistemi veya Office sistem paketi içindeki bir veya birden fazla programa ait etkileşimli simülasyon (sayısal bir model) kullanarak işle ilgili görevleri tamamlamanızı gerektirmektedir.
Testle İlgili İpuçları l Her soruda verilen yönergeleri tamamıyla ve doğru olarak izleyin. l İstenen bilgileri yönergelerde gösterildiği şekilde ama aksi özellikle belirtilmediği
sürece biçimlendirmeyi yapmadan girin. Örneğin, girmeniz istenen metin ve değerler yönergelerde koyu ve altı çizili (örneğin metin) gösterilebilir ama sizin bilgileri bu biçimleri uygulamadan girmeniz gerekmektedir. l Aksi belirtilmediği sürece, bir sonraki sınav sorusuna geçmeden önce bütün iletişim
kutularını kapatın. l Aksi belirtilmediği sürece bir sonraki soruya geçmeden önce görev bölmelerini
kapatmayın. l Bir belgeyi, elektronik tabloyu, grafiği, raporu veya slaytı yazdırmanız istenirse
görevi yerine getirin ama gerçekte hiçbir şeyin yazdırılmayacağını bilin.
xxii Microsoft İş Sertifikası Programı
l Fazladan tuş vuruşları ve fare tıklamaları için endişe etmeyin. İşiniz sonuçlarına göre
puanlanacaktır, o sonuca ulaşmak için kullandığınız yönteme (yönergelerde belirli bir yöntem belirtilmediği sürece) ve soruyu tamamlama sürenize göre değil. l Sınav sırasında bilgisayarınızda bir sorun olursa (örneğin sınav yanıt vermezse ve
fare işlevini görmezse) veya bir elektrik kesintisi olursa hemen bir test merkezi yöneticisine başvurun. Yönetici bilgisayarı yeniden başlatacak ve sınavı kesintinin olduğu yere puanınıza dokunmadan geri döndürecektir.
Sertifika Sınav sonunda test merkezi yöneticisi aracılığıyla yazdırabileceğiniz bir sonuç raporu alacaksınız. Puanınız geçme notuyla (gereken en az puan) aynıysa veya bu notun üzerindeyse size yaklaşık 14 gün içerisinde bir sertifika postalanacaktır.
Daha Fazla Bilgi Microsoft Sertifikalı Uygulama Uzmanı sınavları ve eğitim yazılımı hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki adresi ziyaret edin: www.microsoft.com/learning/mcp/mcas/ Microsoft Sertifikalı Uygulama Profesyoneli sınavları ve eğitim yazılımı hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki adresi ziyaret edin: www.microsoft.com/learning/mcp/mcap/
Kitabın Özellikleri ve Standartları Bu kitap Microsoft Office 2007’de yapmak isteyeceğiniz görevleri size adım adım aktaracak şekilde tasarlanmıştır. En baştan başlayıp bütün alıştırmaları çözdüğünüzde karmaşık veritabanlarını Access’le yönetecek beceriye sahip olacaksınız. Bununla birlikte her bölüm kendi içinde bütündür ve diğerlerinden bağımsızdır. Access’in önceki bir sürümüyle çalıştıysanız veya bütün alıştırmaları tamamladıktan sonra belli bir konumla ilgili bazı noktaları gözden geçirmeniz gerekirse, kitabın aşağıdaki özellikleri aradığınızı bulmanıza yardımcı olacaktır: l Ayrıntılı içindekiler tablosu. Her bölümdeki başlıkların ve altbaşlıkların listesini
içerir. l Bölüm sekmeleri. İstediğiniz bölümü kolayca bulmanızı sağlar. l Konu etiketli sayfa üstbilgileri. Bölüm içindeki konu başlıkları, tek numaralı
sayfaların üstbilgilerinde yer alır ve istediğiniz konuyu hızla bulmanızı sağlar. l Hızlı Başvuru. Kitabın içinde ayrıntılı olarak anlatılan her konuyla ilgili genel
yönergeler özetlenmiştir. Kendi belgelerinizle çalışırken hızlı bir tekrar yapmanızı ve hafızanızı tazelemenizi sağlar. l Ayrıntılı dizin. Belirli işlemleri, özellikleri ve genel kavramları bulabilirsiniz. l Uygulama CD’si. Adım adım alıştırmaları yaparken kullanacağınız uygulama
dosyalarının yanı sıra çeşitli İngilizce kaynaklar içerir. Ek olarak, kitabın sonunda bazı terimlerin ve kavramların tanımlarını içeren küçük bir sözlük bulunmaktadır. Bu kitabı kullanırken özel yönergelerin, basılacak tuşların, tıklanacak düğmelerin ve benzerlerinin Adım Adım dizisinde nasıl gösterildiğini bilmek size zaman kazandıracaktır.
xxiii
xxiv Kitabın Özellikleri ve Standartları
Standart
Anlamı Bu simge uygulama CD’sindeki dosyaları kullanacağınızı belirtir.
KULLANIN
Adım adım alıştırmalardan önce gelir ve kullanacağınız uygulama dosyalarını belirtir.
YAPIN
Bir alıştırmadan önce ya da sonra gelir ve alıştırmaya başlamadan önce ya da alıştırmayı tamamladıktan sonra yapmanız gerekenleri belirtir.
AÇIN
Adım adım alıştırmalardan önce gelir ve alıştırmaya başlamadan önce açmanız gereken dosyaları belirtir.
KAPATIN
Adım adım alıştırmalardan sonra gelir ve başka bir konuya geçmeden önce kapatmanız gereken dosya ya da programları belirtir.
1 2
Mavi numaralı adımlar alıştırmalarda ve Hızlı Başvuru yönergelerinde kullanılır.
1 2
Siyah numaralı adımlar açıklama metinlerindeki yönergelerde kullanılır.
➜
Ok işareti alıştırmanın tek adımlı olduğunu belirtir.
Ayrıca Bakınız
Belirtilen konuyla ilgili daha çok bilgi için sizi bu kitaptaki başka bir sayfaya ya da başka bir kaynağa yönlendirir.
Sorun Giderme
Sık karşılaşılan bir sorunu nasıl çözebileceğinizi açıklar.
İpucu
Bir işlemi kolaylaşıran yararlı ipuçları, kısayollar ya da diğer seçenekler hakkında bilgi verir.
Önemli
Bir işlemi tamamlamak için bilmeniz gerekenleri açıklar.
Kaydet
Alıştırmada bir düğmeyi ilk defa tıklamanız istendiğinde, sol kenar boşluğunda düğmenin resmi gösterilir. Düğme adı düğmenin üzerinde yazmıyorsa, resmin altında gösterilir. Adım adım alıştırmalarda basmanız gereken tuşlar klavyede göründüğü gibi gösterilir.
+
İki tuş adı arasındaki artı işareti (+) iki tuşa aynı anda basılması gerektiğini gösterir. Örneğin, “ tuşlarına basın”, “ tuşunu + basılı tutarken tuşuna basın” demektir.
Program Arabirim Alıştırmalarda düğmeler, komutlar, iletişim kutuları gibi program Öğeleri öğeleri siyah ve kalın yazı tipiyle gösterilir. Kullanıcı Girdisi
Yazmanız gereken metinler mavi ve kalın yazı tipiyle gösterilir.
Sözlük Terimleri
Kitabın sonundaki sözlükte açıklanan terimler mavi ve italik yazı tipiyle gösterilir.
Kitabın CD’sini Kullanmak Bu kitapla birlikte verilen CD’de kitaptaki alıştırmaları yaparken kullanacağınız uygulama dosyalarıyla birlikte Microsoft Access 2007 ile ilgili çeşitli İngilizce kaynaklar yer almaktadır.
CD’de Neler Var? Aşağıdaki tabloda CD’deki uygulama dosyaları listelenmiştir. Bölüm
Dosyalar
Bölüm 1: Access 2007’yi Keşfedin
01_Çalışmak.accdb 03_Açılış.accdb 04_Tablolar.accdb 05_Sorgular.accdb 06_Formlar.accdb 07_Raporlar.accdb 09_Yazdır.accdb
Bölüm 2: Bir Veritabanı Oluşturmak
03_TabloŞablonu.accdb 04_Düzenle.accdb
Bölüm 3: Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
01_AccessAl.accdb 01_Ürünler.accdb 02_Müşteriler.xlsx 02_ExcelAl.accdb 05_Çalışanlar.txt 05_MetinAl.accdb 06_XMLAl.accdb 06_SiparişAyrıntıları.xml 06_SiparişAyrıntıları.xsd 06_Siparişler.xml 07_HTMLAl.accdb 07_YeniMüşteri.html 09_VeritabanıAl.accdb 09_Sevk.dbf
xxv
xxvi Kitabın CD’sini Kullanmak
Bölüm
Dosyalar
Bölüm 4: Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
01_AccessVer.accdb 01_Verilen.accdb 02_ExcelVer.accdb 04_WordVer.accdb 05_MetinVer.accdb 06_XMLVer.accdb 07_HTMLVer.accdb 08_OfficeKopyala.accdb
Bölüm 5: Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
01_FormAracıOluştur.accdb 02_ÖzellikleriDüzenle.accdb 03_Düzeniİyileştir.accdb 04_DenetimlerEkle.accdb 04_MüşterilerFormuLogosu.jpg 05_VBA.accdb 05_GüncellemeSonrası.txt 06_SihirbazOluştur.accdb 07_AltformuEkle.accdb
Bölüm 6: Belirli Bilgileri Bulmak
01_TabloSırala.accdb 02_TabloyaFiltreUygula.accdb 03_FormaFiltreUygula.accdb 04_BirdenÇokÖlçüt.accdb 05_SorguTasarımı.accdb 06_SorguSihirbazı.accdb 07_Hesapla.accdb
Bölüm 7: Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
01_AlanSınama.accdb 02_Boyut.accdb 03_Doğru.accdb 04_Geçerlilik.accdb 05_BasitArama.accdb 06_ÇokSütunluArama.accdb 07_Güncelleştir.accdb 08_Sil.accdb 09_Önle.accdb
Kitabın CD’sini Kullanmak xxvii
Bölüm
Dosyalar
Bölüm 8: Raporlarla Çalışmak
01_Sihirbaz.accdb 02_TasarımıDeğiştir.accdb 03_AnaRapor.accdb 04_İçeriğiDeğiştir.accdb 05_AltRaporEkle.accdb 06_Yazdırma.accdb
Bölüm 9: Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek
01_GeçişPanosu.accdb 02_ÖzelKategori.accdb 03_Özellikler.accdb
Bölüm 10: Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı
01_Parola.accdb 02_Önle.accdb 03_Dağıt.accdb
CD’de uygulama dosyalarına ek olarak kitabın elektronik sürümü ve çeşitli İngilizce kaynaklar da vardır. l Adım Adım Microsoft Office Access 2007 eKitap l Microsoft Computer Dictionary, 5th. ed. eKitap l First Look 2007 Microsoft Office System (Katherine Murray, 2006) l Look Both Ways: Help Protect Your Family on the Internet (Linda Criddle, 2007)
kitabından örnek bir bölüm ve poster. Önemli Bu kitabın CD’si Access 2007 yazılımını içermez. Bu kitabı kullanmadan önce programı satın alıp yüklemeniz gerekmektedir.
xxviii Kitabın CD’sini Kullanmak
Minimum Sistem Gereksinimleri Microsoft Office 2007 Microsoft Office 2007 sisteminde aşağıdaki programlar vardır: l Microsoft Office Access 2007 l Microsoft Office Communicator 2007 l Microsoft Office Excel 2007 l Microsoft Office Groove 2007 l Microsoft InfoPath 2007 l Microsoft Office OneNote 2007 l Microsoft Office Outlook 2007 l Microsoft Office Outlook 2007 Business Contact Manager ile birlikte l Microsoft Office PowerPoint 2007 l Microsoft Office Publisher 2007 l Microsoft Office Word 2007
Office 2007 sisteminin hiçbir sürümünde yukarıdaki programların hepsini birden yüklenemez. Microsoft Office Project 2007, Microsoft Office SharePoint Designer 2007 programları Office 2007 paketinden ayrı satın alınabilir. Bu programları yüklemek ve çalıştırmak için bilgisayarınızın aşağıdaki sistem gereksinimlerini karşılaması gerekmektedir: l 500 megahertz (MHz) işlemci l 256 megabayt (MB) RAM l CD veya DVD sürücüsü l 2 gigabaytlık (GB) boş sabit disk alanı; yükleme dosyalarını silme seçeneğini
seçerseniz bu disk alanının bir bölümü boşalacaktır. İpucu Sabit disk gereksinimleri yapılandırmaya bağlı olarak değişmektedir; özel yükleme seçenekleri için daha fazla veya daha az disk alanı gerekebilir. l 800x600 ekran çözünürlüğünde monitör; 1024x768 veya daha fazlası
önerilmektedir l Klavye ve fare veya uyumlu bir işaretleme aygıtı
Kitabın CD’sini Kullanmak xxix
l İnternet bağlantısı. Ürünlerin indirilmesi ve etkinleştirilmesi, Microsoft Office Online
ve çevrimiçi Yardım konularına ve İnternet‘e bağımlı diğer işlemlere erişmek için saniyede 128 kilobit (Kbps) hız. l Windows Vista veya ileri bir sürüm, Microsoft Windows XP Service Pack 2 (SP2) veya
Microsoft Windows Windows Server 2003 veya ileri bir sürüm l Microsoft Internet Explorer 7 veya servis paketli Microsoft Internet Explorer 6
Bu gereksinimler Office Basic 2007, Office Home & Student 2007, Office Standart 2007, Office Small Business 2007, Office Professional 2007, Office Ultimate 2007, Office Professional Plus 2007, Office Ultimate 2007 ve Office Enterprise 2007 de dahil olmak üzere Microsoft Office 2007 paketlerinin hepsi için aynıdır.
Adım Adım Alıştırmalar Bu kitaptaki alıştırmaları başarıyla tamamlamanız için Microsoft Office 2007 sistemini çalıştırmak için gereken donanım, yazılım ve bağlantılara ek olarak aşağıdakilere gerek duyacaksınız: l Access 2007, Excel 2007 ve Outlook 2007 l Bir yazıcıya erişim l Uygulama dosyaları için 52 MB boş sabit disk alanı
Uygulama Dosyalarını Yüklemek Alıştırmalarda kullanmadan önce uygulama dosyalarını sabit diskiniz üzerinde doğru konuma yüklemeniz gerekmektedir. Aşağıdaki adımları izleyin:
1. CD’yi bilgisayarınızın CD sürücüsüne takın. Son kullanıcı lisans sözleşmesi görünür. Ekrandaki yönergeleri izleyin. Uygulama dosyalarını kullanmanız için lisans sözleşmesinin şartlarını kabul etmeniz gerekmektedir. Lisans sözleşmesini kabul ettikten sonra bir menü ekranı görünür. Önemli Menü ekranı görünmezse Başlat düğmesini sonra da Bilgisayar’ı tıklayın. Gezinti bölmesindeki Klasörler listesinde, CD sürücünüzün simgesini tıklayın, sonra da sağ bölmedeki StartCD çalıştırılabilir dosyasını çift tıklayın.
2. Uygulama Dosyalarını Yükleyin’i tıklayın.
xxx Kitabın CD’sini Kullanmak
3. İlk ekranda İleri’yi tıklayın, sonra da ekrandaki lisans sözleşmesinin şartlarını kabul
4. Uygulama dosyalarını varsayılan klasör (Belgeler\MSP\AA_Access2007) dışında
etmek için İleri’yi tıklayın.
bir konuma yüklemek için Değiştir düğmesini tıklayın, yeni sürücü ve yolu seçip Tamam’ı tıklayın. Önemli Uygulama dosyalarını varsayılandan başka bir konuma yüklerseniz, alıştırmalarda o yolu kullanmanız gerekir.
5. Hedef Konumu Seçin ekranında İleri’yi tıklayın ve seçilen uygulama dosyalarını
6. Uygulama dosyaları yüklendikten sonra Son’u tıklayın. 7. Adım Adım Uygulama CD’si penceresini kapatın ve CD’yi CD sürücüsünden çıkarın.
yüklemek için Programı Yüklemeye Hazır ekranında Yükle’yi tıklayın.
Uygulama Dosyası Klasörünü Güvenilen Konumlar Listesine Eklemek Bu kitap için uygulama dosyaları olarak sağlanan veritabanları makrolar içermektedir. Bütün uygulama veritabanları içindeki makroları uygulama dosyalarını Access 2007 için Güvenilir Konumlar listesine ekleyerek etkinleştirebilirsiniz. Aşağıdaki adımları izleyin:
1. Microsoft Office Düğmesi’ni sonra da Access Seçenekleri’ni tıklayın. 2. Access Seçenekleri iletişim kutusundaki Güven Merkezi sayfasında Güven Merkezi
3. Güvenilen Konumlar sayfasında Yeni konum ekle’yi tıklayın. 4. Microsoft Office Güvenilen Konumu iletişim kutusunda Gözat’ı tıklayın. 5. Gözat iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007 klasörünü seçin ve
6. Microsoft Office Güvenilen Konumu iletişim kutusunda Bu konumdaki alt
Ayarları’nı tıklayın.
Tamam’ı tıklayın.
klasörler de güvenilir onay kutusunu seçin ve açık olan iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.
Kitabın CD’sini Kullanmak xxxi
Bunu yapmak istemezseniz içerik bölmesinin üst kısmında görünen Güvenlik Uyarısı alanında Seçenekler’i tıklayarak her veritabanındaki makroları tek tek etkinleştirebilirsiniz. Microsoft Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda Bu İçeriği Etkinleştir’i seçin ve Tamam’ı tıklayın. Ayrıca Bakınız Access 2007 Güven Merkezi makro ayarları hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 1 “Access 2007’yi Keşfetmek”te “ Makroları ve Diğer Veritabanı İçeriğini Etkinleştirmek” açıklama kutusuna bakın.
Uygulama Dosyalarını Kullanmak Uygulama dosyalarını kitabın arkasındaki CD’den yüklediğinizde dosyalar sabit diskinizde Belgeler\MSP\AA_Access2007 altında bölüme özgü alt klasörlerde depolanır. Her alıştırmadan önce alıştırma için gereken dosyaları listeleyen bir paragrafta alıştırmaya başlamadan önce yapmanız gereken hazırlıklar açıklanmıştır. Örneğin: KULLANIN 03_Açılış veritabanını kullanın Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm01 alt klasöründedir. YAPIN Bilgisayarınızı açın ama bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açmayın. Aşağıdaki adımları izleyerek Windows Gezgini’nden uygulama dosyalarına ulaşabilirsiniz:
Başlat
1. Windows görev çubuğunda Başlat düğmesini sonra da Belgeler’i tıklayın. 2. Belgeler klasöründe MSP’yi, AA_Access2007’yi ve bir bölüm klasörünü çift tıklayın. Aşağıdaki adımları izleyerek bir Access 2007 iletişim kutusundan uygulama dosyalarına ulaşabilirsiniz:
1. İletişim kutusundaki Sık Kullanılan Bağlantılar bölmesinde Belgelerim’i tıklayın. 2. Belgeler klasöründe MSP’yi, AA_Access2007’yi ve bir bölüm klasörünü çift tıklayın.
xxxii Kitabın CD’sini Kullanmak
Uygulama Dosyalarını Kaldırmak Bu kitabı tamamladıktan sonra CD’den yüklediğiniz uygulama dosyalarını ve alıştırmaları yaparken oluşturduğunuz diğer dosyaları kaldırabilirsiniz. Bunun için aşağıdaki adımları izleyin:
Başlat
1. Windows görev çubuğunda Başlat düğmesini tıklayın, Denetim Masası’nı tıklayın. 2. Denetim Masası’nda Programlar’ın altında Programı Kaldır görevini tıklayın. 3. Programlar ve Özellikler penceresinde Adım Adım Microsoft Office Access 2007’yi tıklayın. Pencerenin üst kısmındaki araç çubuğunda Kaldır düğmesini tıklayın.
4. Silmeyi onaylayıp onaylamadığınız soran Programlar ve Özellikler ileti kutusunda Evet’i tıklayın.
Ayrıca Bakınız Uygulama dosyalarını silmekle ilgli ayrıntılı bilgi için “Yardım Almak” bölümüne bakın.
Önemli Microsoft Ürün Destek Hizmetleri bu kitap ve CD’si için destek vermemektedir.
Yardım Almak Bu kitabın ve uygulama CD’sinin içeriğinin doğruluğunu sağlamak için elden gelen her türlü çaba harcanmıştır. Soru ve önerileriniz için aşağıdaki kaynaklara başvurabilirsiniz.
Bu Kitap ve Uygulama CD’si Hakkında Yardım Almak Kitabın ve CD’sinin İngilizce orjinaliyle ilgili olası değişikliklere ve düzeltmelere çevrimiçi yardım sunan Microsoft Press Knowledge Base’de aşağıdaki adresten ulaşabilirsiniz: www.microsoft.com/mspress/support/search.asp Bu kitap ve CD’si ile ilgili yorum ve sorularınızı bize iletebilirsiniz:
[email protected]
Access 2007 Hakkında Yardım Almak Sorunuz Microsoft Office Access 2007 ile ilgili olduğunda ilk kaynağınız Access Yardım sistemi olacaktır. Bu sistem Microsoft Office 2007 ile birlikte bilgisayarınıza yüklenir ve bilgisayarınız İnternet’e bağlandığında Microsoft Office Online’dan bilgi edinmeniz de mümkün olur. Genel veya belirli bir konuda yardım almak için çeşitli yollar vardır: l Ekrandaki bir öğe hakkında bilgi edinmek için Ekran İpucu’nu görüntüleyebilirsiniz.
Örneğin bir düğme için Ekran İpucu’nu görüntülemek istiyorsanız düğmeyi tıklamadan işaretçiyi düğmenin üzerine getirin. Ekran İpucu düğmenin adını, varsa klavye kısayolunu ve aksini belirtmediğiniz sürece düğmeyi tıkladığınızda düğmenin ne yapacağının açıklamasını görüntüler. l Access program penceresinde, Şerit’in en sağındaki Microsoft Office Access Yardımı
düğmesini (mavi daire içindeki soru işareti) tıklayabilirsiniz.
xxxiii
xxxiv Yardım Almak
l Bir iletişim kutusu açtıktan sonra iletişim kutusunda zaten tanımlanmış olan
işlevlerle ilgili konuların bulunduğu Access Yardımı penceresini görüntülemek için iletişim kutusunun sağ üst köşesindeki Yardım düğmesini (bir soru işareti) tıklayabilirsiniz. Yardım almakla ilgili aşağıdaki alıştırmayı yapın. YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın.
Microsoft Office Access Yardımı
1. Şerit’in en sağındaki Microsoft Office Access Yardımı düğmesini tıklayın. Access Yardımı penceresi açılır.
2. Access Yardımı penceresindeki konu listesinde Access’i Etkinleştirme’yi tıklayın. Access Yadımı Microsoft Office sistemi programlarının etkinleştirilmesiyle ilgili konuların listesini görüntüler. Herhangi bir konuya karşılık gelen bilgiyi görüntülemek için ilgili başlığı tıklayabilirsiniz.
Yardım Almak xxxv
3. Araç çubuğunda İçindekiler Tablosunu Göster’i tıklayın.
İçindekiler Tablosunu Göster
İçindekiler Tablosu bir kitaptaki içindekiler tablosu gibi kategoriler halinde düzenlenmiş olarak sol bölmede gösterilir. Herhangi bir kategorinin (kitap simgesiyle gösterilir) tıklanmasıyla o kategorinin konuları (yardım simgesiyle görüntülenir). Kategori Konu
İnternet’e bağlıysanız Access bilgisayarınıza yüklenmiş olan yardım konularının yanı sıra, Office Online Web sitesindeki kategorileri, konuları ve eğitim belgelerini görüntüler.
4. İçindekiler Tablosu’nda birkaç kategoriyi ve konuyu tıklayın, sonra da Geri
İleri
görüntülediğiniz konular arasında gezinmek için Geri ve İleri düğmelerini tıklayın.
xxxvi Yardım Almak
Kapat
5. İçindekiler Tablosu başlık çubuğunun sağ köşesindeki Kapat düğmesini tıklayın. 6. Access Yardımı penceresinin üst kısmında Aranacak sözcükleri yazın kutusunu tıklayın, yardım penceresi yazın ve
tuşuna basın.
Access Yardımı penceresi yazdığınız sözcüklerle ilgili konuları görüntüler.
7. Sonuçlar listesinde Yardım konusunu yazdırma başlığını tıklayın. Seçilen konu Access Yardımı penceresinde görünür ve size herhangi bir konuyu yazdırmak için araç çubuğundaki Yazdır düğmesini tıklayabileceğinizi bildirir.
8. Konunun üst kısmında başlığın altında Tümünü Göster’i tıklayın. Access konuyla ilgili diğer bilgileri görüntüler ve Tümünü Göster düğmesini Tümünü Gizle’ye çevirir. Bunu tıklayarak öğelerin her birini gösterebilir veya gizleyebilirsiniz. Yazdır düğmesini tıkladığınızda Access görüntülenen bütün bilgileri yazdırır. KAPATIN Access Yardımı penceresini kapatın.
Yardım Almak xxxvii
Daha Fazla Bilgi Microsoft ürünleri, hizmetleri ve etkinlikleriyle ilgili ayrıntılı bilgilere aşağıdaki adresten ulaşabilirsiniz: www.microsoft.com/turkiye
Hızlı Başvuru
1
Access 2007’yi Keşfetmek Bir tabloyu açmak, sayfa 5 Ü Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar kategorisini genişletin ve açmak istediğiniz tabloyu çift
tıklayın. Ek veri sayfası biçimlendirme seçeneklerine erişmek, sayfa 6 Ü Veri Sayfası görünümünde, Giriş sekmesinde, Yazı Tipi İletişim Kutusu Başlatıcısı’nı
tıklayın. Şerit’i gizlemek, sayfa 7 Ü Etkin sekmeyi çift tıklayın.
Gizlenen Şerit’i görüntülemek, sayfa 8 Ü Herhangi bir sekmeyi tıklayın.
Şerit’i görüntülemek, sayfa 8 Ü Etkin sekmeyi çift tıklayın.
Geçerli veritabanında makroları etkinleştirmek için, sayfa 12
1. Güvenlik Uyarısı alanında, Seçenekler’i tıklayın. 2. Microsoft Office Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda, Bu içeriği etkinleştir seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.
Dijital olarak imzalanmış bir veritabanının yayımcısını Güvenilen Yayımcılar listesine eklemek, sayfa 12
1. Güvenlik Uyarısı alanında, Seçenekler’i tıklayın. 2. Microsoft Office Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda, Bu yayımcının tüm belgelerine güven seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.
Bu veritabanının konumunu Güvenilen Konumlar listesine eklemek, sayfa 12
1. Microsoft Office Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda, Güven Merkezini Aç’ı
2. Güven Merkezi’nin sol bölmesindeki sayfa listesinde, Güvenilen Konumlar’ı tıklayın. 3. Güvenilen Konumlar sayfasında, Yeni konum ekle’yi tıklayın. 4. Microsoft Office Güvenilen Konumu iletişim kutusunda, Gözat’ı tıklayın. 5. Gözat iletişim kutusunda, geçerli veritabanının bulunduğu klasöre gidin ve Tamam’ı
tıklayın.
tıklayın.
xxxix
xl Hızlı Başvuru
6. Microsoft Office Güvenilen Konumu iletişim kutusunda, isterseniz Bu konumdaki alt klasörler de güvenilir onay kutusunu seçin ve açık olan her iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın. Access’in tüm veritabanlarında makroları işleyiş biçimini değiştirmek, sayfa 13
1. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, sonra da Access Seçenekleri’ni tıklayın.
2. Access Seçenekleri iletişim kutusunun Güven Merkezi sayfasında, Güven Merkezi
3. Güven Merkezi’nin Makro Ayarları sayfasında, Access’in makroları işlemesini istediğiniz
Ayarları’nı tıklayın. biçimi seçin:
l Bildirimde bulunmadan tüm makroları devre dışı bırak. Bir veritabanında makro
varsa, Access size bunları etkinleştirme seçeneğini vermeden güvenlik uyarısını göstermeden devre dışı bırakır. l Bildirimde bulunarak tüm makroları devre dışı bırak. Access tüm makroları devre dışı
bırakır ve güvenlik uyarısı gösterir. l Dijital olarak imzalanmış makrolar dışında tüm makroları devre dışı bırak. Access
dijital olarak imzalanmış tüm makroları otomatik olarak etkinleştirir. l Tüm makroları etkinleştir. Access tüm makroları etkinleştirir.
4. Güven Merkezi’nde ve Access Seçenekleri iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın. Var olan bir veritabanını açmak, sayfa 13
1. Başlat menüsünde, Tüm Programlar’ı işaret edin, Microsoft Office’i tıklayın, sonra da Microsoft Office Access 2007’yi tıklayın.
2. En Son Veritabanını Aç listesinde, Tümü’nü tıklayın, veritabanını depolandığı klasöre gidin ve veritabanını çift tıklayın.
Bir veritabanını kapatmak, sayfa 14 Ü Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, sonra da Veritabanını Kapat’ı tıklayın.
Bir tablo alt veri sayfasındaki kayıtları görüntülemek, sayfa 17 Ü Kaydın sol ucundaki Genişlet düğmesini tıklayın.
Bir alt veri sayfasındaki kayıtları gizlemek, sayfa 17 Ü Kaydın sol ucundaki Daralt düğmesini tıklayın.
Bir belge penceresini kapatmak, sayfa 17 Ü Belge sekmesinin sağ üst köşesindeki Pencereyi Kapat düğmesini tıklayın.
Bir tabloda kayıtlara tek tek gitmek, sayfa 18 Ü Kayıt Gezinti bölmesinde, Sonraki Kayıt düğmesini tıklayın.
Hızlı Başvuru xli
Bir tablo alt veri sayfasındaki belirli kayda gitmek, sayfa 18 Ü Kayıt gezinti çubuğunda, geçerli kayıt numarasını seçin, istediğiniz kayıt numarasını
yazın sonra da
tuşuna basın.
Veri Sayfası Görünümü’nden Tasarım Görünümü’ne geçmek, sayfa 19 Ü Görünüm araç çubuğunda, Tasarım Görünümü düğmesini tıklayın.
Bir sorgunun özelliklerini görüntülemek, sayfa 19 Ü Gezinti Bölmesi’nde, sorguyu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Nesne
Özellikleri’ni tıklayın. Bir sorguyu işlemek (veya çalıştırmak), sayfa 21 Ü Gezinti Bölmesi’nde sorgu adını farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Aç’ı tıklayın.
Bir formda kayıtlar arasında gezinmek, sayfa 25 Ü İleri gitmek için kayıt gezinti çubuğunda Sonraki Kayıt’ı, geri gitmek için Önceki Kayıt’ı
tıklayın. Form görünümündeyken, Tasarım görünümüne geçmek, sayfa 26 Ü Giriş sekmesinde, Görünüm grubunda, Görünüm düğmesini tıklayın.
Bir raporun önizlemesini yapmak, sayfa 27
1. Gezinti Bölmesi’nde, raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Baskı
2. Yakınlaştırmak için raporu tıklayın.
Önizleme’yi tıklayın.
Bir tabloyu Baskı Önizleme’de görüntülemek, sayfa 31 Ü Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Yazdır’ı işaret edin ve Baskı Önizleme’yi tıklayın.
Yazdırmadan önce bir tablonun sayfa yönünü değiştirmek, sayfa 32 Ü Baskı Önizleme sekmesinde, Sayfa Düzeni grubunda, Dikey veya Yatay düğmesini
tıklayın. Baskı Önizleme’yi kapatmak, sayfa 33
Ü Baskı Önizleme sekmesinde, Baskı Önizlemeyi Kapat düğmesini tıklayın.
2
Bir Veritabanı Oluşturmak Bir şablonu açmak ve yeni bir veritabanı olarak kaydetmek, sayfa 38
1. Microsoft Office Access ile Başlarken sayfasında, Şablon Kategorileri listesinde, bir
2. Açmak istediğiniz şablonun simgesini tıklayın. 3. Dosya Adı kutusuna veritabanı için yeni bir ad yazın ve varsayılan yolu not edin. 4. Oluştur düğmesini tıklayın.
kategori tıklayın.
xlii Hızlı Başvuru
Yeni bir boş veritabanı açmak, sayfa 42
1. Access’i açın.
2. Microsoft Office Access ile Başlarken sayfasında, Boş Veritabanı’nı tıklayın.
3. Dosya Adı kutusuna veritabanının adını yazın.
4. Veritabanını kaydedeceğiniz klasöre gidin, Tamam’ı tıklayın, sonra da Oluştur’u tıklayın. Bir veritabanına bilgiler girmek, sayfa 43 Ü Boş bir hücreyi tıklayın, metninizi yazın ve sonraki hücreye geçmek için
tuşuna basın.
Bir alanın adını değiştirmek, sayfa 44 Ü Alan adını çift tıklayın ve yeni adı yazın.
Bir alanın veri türünü değiştirmek, sayfa 46 Ü Tasarım görünümünde, değiştirmek istediğiniz veri türü hücresini tıklayın, görünen oku
tıklayın, sonra da kullanmak istediğiniz veri türünü tıklayın. Bir alanın boyutunu değiştirmek, sayfa 46
1. Tasarım görünümünde, alan adını tıklayın.
2. Alan Özellikleri alanında, geçerli alanın boyutunu seçin ve yeni alan boyutunu girin. Bir tabloyu kapatmak ve kaydetmek, sayfa 46 Ü Tabloyu kapatmak için Kapat düğmesini tıklayın, sonra da değişiklikleri kaydetmek için
Evet’i tıklayın. Bir şablon kullanarak bir tablo oluşturmak, sayfa 46 Ü Oluştur sekmesinde, Tablolar grubunda, Tablo Şablonları düğmesini tıklayın, sonra da
oluşturmak istediğiniz şablonu tıklayın. Bir tabloya yeni bir alan adı eklemek ve alana bir veri türü atamak, sayfa 46
1. Var olan alan adlarının altındaki ilk boş Alan Adı hücresini tıklayın, alan adını yazın ve
2. Yeni alan için Veri Türü okunu tıklayın, sonra da alana atanmasını istediğiniz veri türünü
tuşuna basın.
tıklayın.
Tasarım görünümündeyken bir tablo sütununu silmek, sayfa 47 Ü Silmek istediğiniz sütunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın sonra da Sütun Sil’i tıklayın.
Bir alan adını düzenlemek, sayfa 47 Ü Düzenlemek istediğiniz alan adını seçin ve yeni bilgiyi yazın.
Hızlı Başvuru xliii
Bir tablo sütununun boyutunu değiştirmek, sayfa 48
1. Tablo Veri Sayfası Görünümü’ndeyken, bir sütun başlığının sağ kenarındaki dikey
2. Bir sütunu o alandaki tüm kayıtlarda metnin tamamını gösterecek en az genişliğe
çubuğu, sütun istediğiniz boyutta gelene kadar sola veya sağa sürükleyin.
ayarlamak için sütun başlığının sağındaki dikey çubuğu işaret edin ve işaretçi çift yönlü oka değiştiğinde, çift tıklayın.
Bir tablodaki tüm sütunların yüksekliğini değiştirmek, sayfa 49 Ü Tablo Veri Sayfası görünümündeyken, veri sayfasının sol tarafında, herhangi iki kayıt
seçici arasındaki yatay çubuğu sütunlar istediğiniz yükseklikte oluncaya kadar yukarı ve aşağı sürükleyin. Bir tablodaki tüm satırları standart yüksekliğe ayarlamak, sayfa 50
1. Tablo Veri Sayfası Görünümü’ndeyken, Giriş sekmesinde, Kayıtlar grubunda,
2. Satır Yüksekliği iletişim kutusunda, Standart Yükseklik onay kutusunu seçin veya
Diğer’i tıklayın, sonra da Satır Yüksekliği iletişim kutusunu görüntülemek için Satır Yüksekliği’ni tıklayın.
istediğiniz yüksekliği Satır Yüksekliği kutusuna yazın ve Tamam’ı tıklayın.
Sütunları görüntülemek ve gizlemek, sayfa 50
1. Gizlemek istediğiniz sütunda herhangi bir yeri tıklayın ve Kayıtlar grubunda, Diğer’i
2. Gizlenen sütunu görütülemek için tekrar Diğer’i tıklayın ve Sütunları Göster iletişim
3. Sütunları Göster iletişim kutusunda, görüntülemek istediğiniz sütunun onay kutusunu
tıklayın, Sütunları Gizle’yi tıklayın.
kutusunu görüntülemek için Sütunları Göster’i tıklayın. seçin ve Kapat’ı tıklayın.
Sütunları dondurmak ve çözmek, sayfa 51
1. Dondurmak istediğiniz sütun veya sütunları sütun başlığından seçin. 2. Sütunlar seçiliyken, Diğer’i tıklayın, sonra da Dondur’u tıklayın.
3. Sütunları normal durumlarına döndürmek için, Diğer’i tıklayın, sonra da Göster’i
tıklayın.
3
Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak Bir Access veritabanından diğerine tablolar almak, sayfa 55
1. Almak istediğiniz veritabanını açın. 2. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Dış Veri Al sihirbazını açmak için Access düğmesini
3. Dosya Aç iletişim kutusunda, kullanmak istediğiniz veritabanını bulup tıklayın, sonra da
tıklayın, sonra da Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat’ı tıklayın.
Aç’ı tıklayın.
xliv Hızlı Başvuru
4. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Tabloları, sorguları, formları,
5. Nesneleri Al iletişim kutusunda, Tablolar sekmesinde, tüm tabloları seçmek için
raporları, makroları ve modülleri geçerli veritabanına al seçeneği seçiliyken, Tamam’ı tıklayın. Tümünü Seç’i tıklayın veya yalnızca almak istediğiniz tabloları seçin, sonra da seçtiğiniz tabloları almak için Tamam’ı tıklayın.
Access’in eski sürümündeki bir veritabanını dönüştürmek, sayfa 57
1. Veritabanını açın, Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Farklı Kaydet okunu tıklayın,
2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, veritabanı için bir ad ve konum belirtin ve Kaydet’i
sonra da Access 2007 Dosya Biçimi’ni tıklayın. tıklayın.
Bir Excel çalışma sayfasından bir Access veritabanında var olan bir tabloya bilgi almak, sayfa 58
1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Excel düğmesini tıklayın.
2. Dış Veri Al sihirbazında, Veri kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat’ı tıklayın.
3. Dosya Aç iletişim kutusunda, kullanmak istediğiniz çalışma kitabına gidin ve Aç’ı
4. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Kayıtların bir kopyasını tabloya
5. Elektronik Tablo Alma sihirbazında, çalışma sayfası veya aralığının seçili olduğundan
6. İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusunu seçin, İleri’yi tıklayın, sonra da dosyayı
tıklayın.
ekle’yi tıklayın, oku tıklayın ve listeden kullanmak istediğiniz tabloyu seçin ve Tamam’ı tıklayın. emin olun ve İleri’yi tıklayın. almak için Son’u tıklayın.
Bir SharePoint listesi almak, sayfa 61
1. Almak istediğiniz listeyi içeren SharePoint sitesini bulun ve siteni adresini not edin.
2. SharePoint sitesinde, veritabanına kopyalamak istediğiniz listeleri belirleyin ve listenin
3. Kaynak liste veya görünümdeki sütunları gözden geçirin ve listeleri almak istediğiniz
4. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda SharePoint Listesi düğmesini tıklayın.
5. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, SharePoint sitesi belirt altında,
tamamını mı yoksa yalnızca belirli bir görünümü mü istediğinize karar verin. veritabanını belirleyin.
bağlanmak istediğiniz sitenin adresini tıklayın veya alttaki kutuya yazın.
Hızlı Başvuru xlv
6. Kaynak verileri al veya Veri kaynağına bağla seçeneğini seçin ve İleri’yi tıklayın. Eğer
7. Al sütununda, veritabanına almak istediğiniz her listenin onay kutusunu seçin.
8. Alınacak Öğeler sütununda, seçilen her liste için, veritabanına almak istediğiniz
9. Başka bir listede depolanan değerleri arayan alanların kimlikleri yerine görüntü
10. Alma parametrelerini yeniden kullanmak için kaydetmek isterseniz Alma adımlarını
istenirse, site kimlik bilgilerinizi girin.
görünümü seçin.
değerlerini al onay kutusu seçiliyken, Tamam’ı tıklayın.
Kaydet onay kutusunu seçin. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, tanımlama için bir ad ve açıklama yazın ve Al’ı Kaydet’i tıklayın.
Bir e-posta anket formu oluşturup göndermek, sayfa 64
1. Anketinize eklemek istediğiniz alanları içeren bir veritabanı tablosu oluşturun. Ekleme
2. Dış Veri sekmesinde, Veri Topla grubunda, E-posta Oluştur düğmesini tıklayın.
3. Formu oluşturmak, tablodaki alanları eklemek ve yeniden sıralamak, alan etiketlerini
4. Oluşturulacak e-posta iletisinin metnini özelleştirin, sonra da E-postayı oluşturun
noktasını ilk boş kayda konumlandırın.
değiştirmek, anket sonuçlarının verileceği Outlook klasörünü belirtmek, Outlook’un özgün Access veritabanı tablosuna otomatik olarak yanıtları eklemesini sağlamak için seçim yapmak ve anket alıcılarını belirlemek için E-Posta İletileri Aracılığıyla Veri Topla sihirbazındaki adımları izleyin. sayfasında, Oluştur’u tıklayın. İletide yapmak istediğiniz değişiklikleri yapın, adresleri ekleyin ve gönderin.
Virgülle ayrılmış bir metin dosyasından bilgi almak, sayfa 66
1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Metin Dosyası düğmesini tıklayın.
2. Dış Veri Alma sihirbazında, Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat
3. Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle seçeneğini seçin ve listede, kullanmak istediğiniz
4. Metin Alma sihirbazında, İleri’yi tıklayın.
5. İstediğiniz onay kutularını seçin veya temizleyin, İleri’yi tıklayın, sonra da metin
düğmesini tıklayın, metin dosyasını bulup tıklayın, sonra da Aç’ı tıklayın. metin dosyasını tıklayın, Tamam’ı tıklayın.
dosyasını tabloya almak için Son’u tıklayın. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.
xlvi Hızlı Başvuru
Bir XML dosyasından bilgi almak, sayfa 69
1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, XML Dosyası düğmesini tıklayın.
2. Dış Veri Alma sihirbazının Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat
3. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Tamam’ı tıklayın.
4. XML Al iletişim kutusunda, Yapı ve Veri seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın. Alma
düğmesini tıklayın ve Dosya Aç iletişim kutusunda istediğiniz dosyayı bulup tıklayın, sonra da Aç’ı tıklayın.
Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.
Var olan bir tabloya bir HTML dosyasından bilgi almak, sayfa 72
1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer düğmesini tıklayın, sonra da listede, HTML
2. Dış Veri Alma sihirbazının Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat
3. Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle seçeneğini seçin, istediğiniz dosyayı tıklayın.
4. HTML Alma sihirbazında, İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusunu seçin ve
5. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.
Belgesi’ni tıklayın.
düğmesini tıklayın, istediğiniz dosyayı bulup tıklayın, sonra da Aç’ı tıklayın. Tamam’ı tıklayın. Son’u tıklayın.
Bir Outlook dosyasından bir Access veritabanındaki yeni bir tabloya bilgi almak, sayfa 74
1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer düğmesini tıklayın, sonra da listede, Outlook
2. Dış Veri Alma sihirbazında, Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya al
3. Posta kutusu klasörünüzü genişletin, almak istediğiniz klasörü tıklayın, sonra da İleri’yi
4. Alan Seçenekleri listesinde, almak istemediğiniz alanları tıklayın, Alanı alma (Atla) onay
5. Birincil Anahtar sayfasında, anahtarı Access’in oluşturmasını, kendiniz oluşturmayı
6. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.
Klasörü’nü tıklayın.
seçeneği seçiliyken, Tamam’ı tıklayın. tıklayın.
kutusunu seçin ve İleri’yi tıklayın.
ya da hiç oluşturmamayı seçin ve İleri’yi tıklayın. Klasörün içeriğini almak için Son’u tıklayın.
Bir Access veritabanındaki bir tabloya bir dBASE dosyasından bilgi almak, sayfa 76
1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer listesinde, dBASE Dosyası’nı tıklayın.
Hızlı Başvuru xlvii
2. Dış Veri Alma sihirbazının Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat
3. Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya al seçeneği seçiliyken, Tamam’ı
4. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.
düğmesini tıklayın, istediğiniz dosyayı bulup tıklayın, sonra da Aç’ı tıklayın. tıklayın.
4
Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak Bir Access veritabanından diğerine tablo vermek, sayfa 81
1. Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar altında, vermek istediğiniz tabloyu seçin. 2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıklayın sonra da listede, Access
3. Ver-Access Veritabanı sihirbazında, Gözat düğmesini tıklayın. Dosya Kaydet iletişim
4. Ver-Access Veritabanı sihirbazında, Tamam’ı tıklayın. Ver iletişim kutusunda, istediğiniz
5. Ver iletişim kutusunda, verilen tablonun adı Verilecek: kutusunda gösterilirken ve
6. Verme Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.
Veritabanına Eriş’i tıklayın.
kutusunda, istediğiniz dosyayı bulup tıklayın, sonra da Kaydet’i tıklayın.
seçenekleri seçin sonra da Tamam’ı tıklayın.
Tanım ve Veriler altında Tablo Ver seçiliyken, Tamam’ı tıklayın.
Bir veritabanından bir Excel çalışma kitabına tablo vermek, sayfa 83
1. Tabloyu Veri Sayfası görünümünde açın. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Excel
2. Ver-Excel Elektronik Tablosu sihirbazında, Gözat düğmesini tıklayın. Dosya Kaydet
3. Ver-Excel Elektronik Tablosu sihirbazında, Verileri biçimlendirme ve düzen ile ver
4. Dosya biçimi listesinde Excel Çalışma Kitabı seçiliyken, Tamam’ı tıklayın. 5. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.
elektronik tablosuna ver düğmesini tıklayın.
iletişim kutusunda, tabloyu kaydetmek istediğiniz klasöre gidin ve Kaydet’i tıklayın.
onay kutusunu seçin. Sonra Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin.
Bir tablonun içindekileri bir SharePoint sitesine vermek, sayfa 85
1. Gezinti Bölmesi’nde, vermek istediğiniz nesneyi seçin (ama açmayın). 2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, SharePoint Listesi düğmesini tıklayın. 3. Ver-SharePoint sitesi sihirbazında, listeyi oluşturmak istediğiniz SharePoint sitesini
belirtin, liste adını değiştirin ve isterseniz bir açıklama yazın, sonra da Tamam’ı tıklayın. İstenirse SharePoint sitesi kimlik bilgilerinizi girin.
Bir formu bir veritabanından Word’deki bir RFT belgesine vermek, sayfa 87
1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, vermek istediğiniz formu çift tıklayın. 2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Word düğmesini tıklayın.
xlviii Hızlı Başvuru
3. Ver-RTF sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda, formu
4. Ver-RTF sihirbazında, Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay
kaydedeceğiniz klasöre gidin ve Kaydet’i tıklayın. kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.
Bir tabloyu bir metin dosyasına biçimlendirmeyle vermek, sayfa 90
1. Tabloyu Veri Sayfası görünümünde açın. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Metin
2. Ver-Metin Dosyası sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda,
3. Ver-Metin Dosyası sihirbazında, Verileri biçimlendirme ve düzen ile ver onay
4. Kodlama Biçimi iletişim kutusunda, istediğiniz seçenekleri seçin ve Tamam’ı tıklayın.
Dosyası düğmesini tıklayın.
dosyayı kaydedeceğiniz klasöre gidin ve Kaydet’i tıklayın. kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.
Bir tabloyu bir veritabanından bir XML dosyasına vermek, sayfa 93
1. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıklayın, sonra da listede, XML
2. Ver-XML Dosyası sihirbazında, Gözat’ı tıklayın ve Dosya Kaydet iletişim kutusunda,
3. Ver-XML Dosyası sihirbazında, Tamam’ı tıklayın.
4. Ver-XML iletişim kutusunda, Veri (XML) ve Verinin şeması (XDS) onay kutuları
Dosyası’nı tıklayın.
dosyayı kaydedeceğiniz klasöre gidin ve Kaydet’i tıklayın.
seçiliyken, Tamam’ı tıklayın. Ver-XML Dosyası sihirbazında Kapat’ı tıklayın.
Bir raporu bir veritabanından bir HTML dosyasına vermek, sayfa 95
1. Gezinti Bölmesi’nde, vermek istediğiniz raporu çift tıklayın.
2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıklayın, sonra da HTML
3. Ver-HTML Belgesi sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda,
4. Veri-HTML Belgesi sihirbazında, Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosya aç
5. HTML Çıktı Seçenekleri iletişim kutusunda, istediğiniz kodlama biçimini seçin ve
Belgesi’ni tıklayın.
raporu kaydedeceğiniz klasöre gidin ve Kaydet’i tıklayın.
onay kutusu seçiliyken, Tamam’ı tıklayın. dosyayı vermek için Tamam’ı tıklayın.
Hızlı Başvuru xlix
Bir Access veritabanı tablosu ve diğer Office programları arasında bilgi kopyalamak ve yapıştırmak, sayfa 98
1. Seçmek istediğiniz ilk kaydın satır seçicisini işaret edip, farenin sol düğmesini basılı
2. Giriş sekmesinde, Pano grubunda, Kopyala düğmesini tıklayın.
3. İstediğiniz Office programını başlatın ve yapıştırmak istediğiniz yeri tıklayın. Giriş
tutun ve seçmek istediğiniz son kayda kadar sürükleme yaparak istediğiniz kayıtları seçin.
sekmesinde, Pano grubunda, Yapıştır düğmesini tıklayın.
5
Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak Form aracını kullanarak bir tabloyu temel alan bir form oluşturmak, sayfa 105
1. Forma temel alacağınız tabloyu açın.
2. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Form düğmesini tıklayın. Bir formdaki etiketleri taşımak, sayfa 109 Ü İşaretçiyi üzerlerinde sürükleyerek taşınacak etiketleri seçin, bunları formun boş bir
bölümüne sürükleyin ve seçimi bırakın. Bir formdaki etiketin yazı tipi ve yazı tipi boyutunu değiştirmek, sayfa 109
1. Formu Tasarım Görünümü’nde açın ve değiştirmek istediğiniz etiketi tıklayın (metin
2. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Yazı Tipi grubunda, Yazı Tipi okunu tıklayın, sonra da
3. Etiket hâlâ seçiliyken, Yazı Tipi okunu tıklayın sonra da listede, istediğiniz boyutu
kutusunu değil).
listede, kullanmak istediğiniz yazı tipini tıklayın. tıklayın.
Özellik Sayfası bölmesini kullanarak form denetim özelliklerini düzenlemek, sayfa 109
1. Formu Tasarım görünümünde açın ve Özellik Sayfası bölmesi açık değilse,
2. Özellik Sayfası bölmesinde, değiştirmek istediğiniz özelliği tıklayın ve yeni değeri yazın
düzenleyeceğiniz denetimi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Özellikler’i tıklayın. veya istediğiniz değeri seçmek için aşağı oku tıklayın. Değiştirmek istediğiniz tüm özellikler için bu adımı tekrarlayın.
Birden çok denetimin özelliklerini aynı anda düzenlemek, sayfa 110
1. Formun Ayrıntı bölümünde herhangi bir yeri tıklayın ve tüm denetimleri işaretçiyi
2. Özellik Sayfası bölmesinde, değiştirmek istediğiniz özelliği tıklayın, görünen oku
üzerlerinde sürükleyerek seçin.
tıklayın, sonra da istediğiniz seçeneği tıklayın. Değiştirmek istediğiniz tüm özellikler için bu adımı tekrarlayın.
l Hızlı Başvuru
Bir formdaki tüm denetimlerin arka plan özelliklerini ayarlamak, sayfa 111
1. Formdaki tüm denetimleri seçin. Özellik Sayfası bölmesinin Biçim sekmesinde, Arka
2. Arka Plan Rengi’ni tıklayın, sonra da üç nokta düğmesini tıklayın. 3. Renk Oluşturucusu’nda, istediğiniz rengin karesini tıklayın. 4. Özel Efekt özelliğini istediğiniz seçeneği ve Kenarlık Rengi’ni istediğiniz renge
Plan Stili’ni tıklayın ve istediğiniz seçeneği ayarlayın.
ayarlayın.
Bir form denetiminin resim yazısını düzenlemek, sayfa 112 Ü Resim yazısını değiştirmek istediğiniz etiketi tıklayın. Özellik Sayfası bölmesinde, Resim
Yazısı özelliğini tıklayın, metni istediğiniz gibi değiştirin ve
tuşuna basın.
Bir formdaki denetimlerin yerleşimini değiştirmek, sayfa 112 Ü Formdaki tüm denetimleri seçin. Düzenle sekmesinde, Denetim Düzeni grubunda,
Kaldır düğmesini tıklayın. Bir form denetim etiketini silmek, sayfa 113 Ü Silmek istediğiniz etiketi tıklayın ve
tuşuna basın.
Bir formdaki belirli denetim etiketlerini seçmek, sayfa 113 Ü Her denetimi tıklarken
tuşunu basılı tutun veya işaretçiyi yalnızca seçmek istediğiniz etiketler üzerinde sürükleyin.
Form denetimlerini hizalamak, sayfa 113 Ü Etiketleri seçin (ama karşılık gelen metin kutularını seçmeyin) ve Özellik Sayfası
bölmesinde, Metin Hizala özelliğini istediğiniz hizaya ayarlayın. Form denetim etiketlerini içeriklerine uyacak şekilde boyutlandırmak, sayfa 113 Ü Boyutlandırılacak etiketleri seçin ve Düzenle bağlamsal sekmesinde, Boyut grubunda,
Boyuta Uydur düğmesini tıklayın. Form denetim etiketleriyle metin kutuları arasına boşluk eklemek, sayfa 114 Ü Tüm metin kutularını seçin (ama karşılık gelen etiketlerini seçmeyin). Özellik
Sayfası’nda, Sol özelliğini tıklayın ve ayarı istediğiniz boşluk miktarına göre değiştirin. Bir formun tasarımını kaydetmek, sayfa 114 Ü Hızlı Erişim Çubuğu’nda, Kaydet düğmesini tıklayın.
Bir formun Ayrıntı alanını genişletmek, sayfa 115 Ü Form Ayrıntı kılavuzunun sağ kenarını işaret edin ve işaretçi çift yönlü bir oka
dünüştüğünde, arka planın kenarını sağa sürükleyin.
Hızlı Başvuru li
Bir formdaki bir etiketi veya metin kutusunu taşımak, sayfa 116 Ü Bir etiketi veya metin kutusunu tıklayın, işaretçiyi kenarlığının üzerine götürün ve dört
yönlü oka değiştiğinde yeni bir konuma sürükleyin. Bir Otomatik Biçim form şablonu oluşturmak, sayfa 117
1. Düzenle bağlamsal sekmesinde, Otomatik Biçim grubunda, Otomatik Biçim düğmesini
2. Otomatik Biçim galerisinin altında, Otomatik Biçimlendirme Sihirbazı’nı tıklayın.
3. Otomatik Biçim iletişim kutusunda, Özelleştir düğmesini tıklayın.
4. Otomatik Biçim Özelleştir iletişim kutusunda, Form temelli yeni Otomatik Biçim
5. Yeni Stil Adı iletişim kutusunda, stilin adını yazın ve Tamam’ı tıklayın.
6. Otomatik Biçim iletişim kutusunu kapatmak için Tamam’ı tıklayın. Kaydet’i tıklayın ve
tıklayın.
oluştur seçeneğini tıklayın, sonra da Tamam’ı tıklayın.
formu kapatın.
Bir form denetimine grafik eklemek, sayfa 120
1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, kullanmak istediğiniz formu farenin sağ
2. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Resim düğmesini tıklayın, sonra
3. Resim Ekle iletişim kutusunda, istediğiniz grafiği bulup çift tıklayın.
düğmesiyle tıklayın, sonra da Tasarım Görünümü’nü tıklayın.
da resmi koyacağınız alanı tıklayın ve işaretçiyi sürükleyerek bir dikdörtgen çizip farenin düğmesini bırakın.
Bir resmin altına resim yazısı eklemek, sayfa 121
1. Denetimler grubunda, Etiket düğmesini tıklayın, sonra da etiketin görünmesini
2. Etkin etiket denetiminde, resim yazısı metnini yazın sonra da Enter’e basın.
istediğiniz yerde bir dikdörtgen çizin.
Bir etiket denetimini metne uyacak şekilde boyutlandırmak, sayfa 121 Ü Etiket denetimini tıklayın, sonra da Düzenle sekmesinde, Boyut grubunda, En Uyguna
düğmesini tıklayın. Bir sihirbaz kullanmadan bir birleşik kutu eklemek, sayfa 122
1. Tasarım sekmesinde, Denetimler grubunda, Denetim Sihirbazları Kullan düğmesine
2. Denetimler grubunda, Birleşik Kutu düğmesini tıklayın, sonra da formda birleşik
bakın. Düğme etkinse (turuncu), devre dışı bırakmak için tıklayın.
kutunun görünmesini istediğiniz yerde bir dikdörtgen çizin.
lii Hızlı Başvuru
Bir denetimin biçimlendirmesini diğerine kopyalamak, sayfa 122 Ü Biçimlendirmesini kopyalamak istediğiniz kutuyu tıklayın ve Yazı Tipi grubunda, Biçim
Boyacısı düğmesini tıklayın. Sonra biçimlendirmeyi uygulamak istediğiniz kutuyu tıklayın. Bir formdan kayıt seçiciyi ve kaydırma çubuğunu kaldırmak, sayfa 124
1. Tasarım görünümünde, Form seçiciyi (yatay ve dikey cetvellerin kesişimindeki kutu)
2. Biçim sekmesinde, Kayıt Seçiciler’i Hayır ve Kaydırma Çubukları’nı Hiçbiri olarak
tıklayın, sonra da formun tamamı için olan Özellik Sayfası’nı görüntülemek için tıklayın.
’ü
değiştirin.
Form sihirbazını kullanarak bir tablodaki alanları temel alan bir form oluşturmak, sayfa 129
1. Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar altında, içinde Otomatik Biçim’i oluşturacağınız tabloyu
2. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Tüm Formlar düğmesini tıklayın, sonra da
3. Açılan tablo Tablolar/Sorgular listesinde seçiliyken, tüm tablo alanlarını Seçili Alanlar
4. Sihirbazın ikinci sayfasında, yeni formdaki alanların yerleşimini seçin. Üçüncü sayfada,
5. Dördüncü sayfada, Görüntülenecek formu aç veya bilgileri gir seçeneği seçiliyken,
tıklayın.
listede, Form Sihirbazı’nı tıklayın.
listesine taşımak için Tümünü Taşı düğmesini tıklayın, sonra da İleri’yi tıklayın. bir stil seçeneği seçin. Son’u tıklayın.
Bir formu ve alt formu aynı anda oluşturmak, sayfa 132
1. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Tüm Formlar düğmesini tıklayın, sonra da
2. Form sihirbazının ilk sayfasında, Tablolar/Sorgular listesinde, forma temel alacağınız
3. Alt formu oluşturmak için, Tablolar/Sorgular listesinde alt forma temel alacağınız
4. Kullanılabilir Alanlar listesinden, alt forma eklemek istediğiniz alanları Seçili Alanlar
5. Birincil tablonuz ve Alt formları olan form seçiliyken, İleri’yi tıklayın.
6. Veri Sayfası seçiliyken, İleri’yi tıklayın.
7. Sihirbazın son sayfasında, bir stil seçin, sonra da Son’u tıklayın.
Form Sihirbazı’nı tıklayın.
tabloyu tıklayın. Sonra yeni forma tüm tabloları eklemek için Tümünü Taşı düğmesini tıklayın. tabloyu tıklayın.
listesine taşımak üzere çift tıklayın, sonra da İleri’yi tıklayın.
Hızlı Başvuru liii
Bir forma alt form eklemek, sayfa 134
1. Formu tasarım görünümünde açın. Tasarım sekmesinde, Denetimler grubunda,
2. Denetimler grubunda, Alt Form/Alt Rapor düğmesini tıklayın, sonra da alt formu
3. Alt Form sihirbazının ilk sayfasında, Var olan Tablolar’ı veya Sorgular’ı Kullan seçeneği
4. Tablolar/Sorgular listesinde, istediğiniz öğe türünü seçin ve İleri’yi tıklayın, istediğiniz
5. Her alanı çift tıklayarak Seçili Alanlar listesine alanlar ekleyin. Sonra İleri’yi tıklayın,
Denetim Sihirbazları Kullan düğmesinin etkin (turuncu) olduğundan emin olun. koyacağınız yere bir dikdörtgen çizin. seçiliyken, İleri’yi tıklayın.
seçenekleri seçin, sonra da Son’u tıklayın.
istediğiniz seçenekleri seçin, sonra da Son’u tıklayın.
6
Belirli Bilgileri Bulmak Bir sütundaki bilgileri sıralamak, sayfa 146 l Sıralamak istediğiniz sütun için sütun başlığının sağ tarafındaki oku tıklayın, sonra da
bilgileri sıralamak istediğiniz yönü tıklayın. l Sıralamak istediğiniz sütunun başlığını tıklayın, sonra da Giriş sekmesinde, Sırala ve
Filtre Uygula grubunda, Artan veya Azalan düğmelerini tıklayın. Birden çok sütundaki bilgileri sıralamak, sayfa 147 Ü Sıralamak istediğiniz bitişik sütunları seçin, seçiminizin sütun başlığı alanını farenin sağ
düğmesiyle tıklayın, sonra da sütunları sıralamak istediğiniz düzeni tıklayın. Bir alanı taşımak, sayfa 147 Ü Taşımak istediğiniz sütun başlığını tıklayın, sonra da istediğiniz konuma sürükleyin.
Kayıtlara tek bir ölçüte göre filtre uygulamak, sayfa 149
1. Alanda, filtre ölçütü olarak kullanmak istediğiniz kaydın herhangi bir örneğini tıklayın. 2. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Seçim düğmesini tıklayın, sonra da listede, Şuna Eşit’i “[filtre ölçütü olarak kullanmak istediğiniz terim]” tıklayın.
Bir filtreyi kaldırmak, sayfa 149 Ü Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın.
Metin filtreli kayıtlara filtre uygulamak, sayfa 149
1. Sütun başlığı okunu tıklayın, Metin Filtreleri’ni tıklayın, sonra da filtre ölçütü olarak
2. Özel Filtre iletişim kutusunda, Başlayan kutusunda, filtre ölçütü olarak kullanmak
kullanmak istediğiniz ölçütü tıklayın.
istediğiniz metnin ilk birkaç harfini yazın ve Tamam’ı tıklayın.
liv Hızlı Başvuru
“Eşit değil” filtreli kayıtlara filtre uygulamak, sayfa 151 Ü Sütunda, filtre uygulamak istediğiniz ölçütün herhangi bir örneğini farenin sağ
düğmesiyle tıklayın, sonra da Eşit Değil’i “[filtre ölçütü olarak kullanmak istediğiniz öğe]” tıklayın. Forma Göre Filtre Uygula komutunu kullanmak, sayfa 154
1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar grubunda, istediğiniz formu çift tıklayın.
2. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Gelişmiş düğmesini tıklayın, sonra
3. Arama yapmak istediğiniz kutuyu tıklayın, arama ölçütünü tıklayın ve
4. Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın.
da listede, Form Filtresi’ni tıklayın.
tuşuna basın.
Tabloları sıralamak için Gelişmiş Filtre/Sıralama komutunu kullanmak, sayfa 157
1. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Gelişmiş düğmesini tıklayın, sonra
2. Alan listesinden, tasarım kılavuzunun ilk sütunundaki ilk hücreye kopyalamak için bir
3. Az önce kopyaladığınız alanın altındaki Ölçüt hücresinde, arama ölçütünü yazın, sonra
4. Filtre ölçütü olarak kullanmak istediğiniz diğer alanlar için Adım 2 ve 3’ü tekrarlayın.
5. Sırala ve Filtre Uygula grubunda, ölçüte uyan kayıtları görüntülemek için Filtre Uygula
da listede, Gelişmiş Filtre/Sıralama’yı tıklayın.
alanı çift tıklayın. da
tuşuna basın.
düğmesini tıklayın.
Bir sorguyu Tasarım görünümünde oluşturmak, sayfa 162
1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Tasarımı düğmesini tıklayın.
2. Tabloyu Göster iletişim kutusunda, Tablolar sekmesinde, sorgu penceresine eklemek
3. Sorguda kullanılacak olan alanları alan listelerinden tasarım kılavuzundaki sütunlara
4. Sorguyu çalıştırmak için Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sonuçlar grubunda, Çalıştır
istediğiniz tabloları çift tıklayın ve iletişim kutusunu kapatın. sırayla sürükleyin.
düğmesini tıklayıp sonuçları Veri Sayfası görünümünde gösterin.
7
Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak Bir alan için veri türünü ayarlamak, sayfa 181
1. Tablo tasarım görünümündeyken, istediğiniz alanın yanındaki Veri Türü hücresini
2. Veri Türü okunu tıklayın ve listede, istediğiniz veri türünü tıklayın.
tıklayın.
Hızlı Başvuru lv
Bir alanın özelliklerini görüntülemek, sayfa 182 Ü Tablo Tasarım görünümündeyken, alanın özelliklerini Alan Özellikleri alanında
görüntülemek için alan adını tıklayın. Metin, sayı ve otomatik sayı alanları için Alan Boyutu özelliğini ayarlamak, sayfa 185 Ü Tablo Tasarım görünümündeyken, bir alandaki herhangi hücreyi tıklayın, sonra da Alan
Özellikleri alanında, Alan Boyutu özelliğini istediğiniz gibi ayarlayın. Giriş Maskesi sihirbazını kullanmak, sayfa 188
1. Tablo Tasarım görünümündeyken, bir alan seçin ve Alan Özellikleri alanında Giriş
2. Giriş Maskesi sihirbazını başlatmak için hücrenin sağındaki üç nokta düğmesini tıklayın.
3. Giriş Maskesi listesinde kullanılabilir bir maske seçin, sonra da İleri’yi tıklayın.
4. Giriş Maskesi ve Yer Tutucu karakteri kutularında, istediğiniz değişiklikleri yapın ve
5. Verileri simgelerle depolayıp depolamayacağınız seçin ve Son’u tıklayın.
6. Maskeyi kabul etmek için
Maskesi’ni tıklayın.
(Access bu özelliği yükleyip yüklemeyeceğinizi sorarsa Evet’i tıklayın.)
İleri’yi tıklayın.
tuşuna basın ve değişiklikleriniz kaydedin.
Bir alan geçerlilik kuralı ayarlamak, sayfa 192
1. Tablo Tasarım görünümündeyken bir alan seçin ve Alan Özellikleri alanında Geçerlilik
2. Geçerlilik Kuralı kutusuna bir ifade yazın veya İfade Oluşturucusu’nu kullanmak için üç
3.
Kuralı kutusunu tıklayın.
nokta düğmesini tıklayın.
tuşuna basın ve tabloyu kaydedin.
Bir tablodaki geçerlilik kurallarını sınamak, sayfa 193 Ü Tabloyu Tasarım görünümünde açın, başlık çubuğunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın
ve Geçerlilik Kurallarını Sına’yı tıklayın. Bir alanın tamamını seçmek, sayfa 193 Ü İşaretçiyi bir alanın sol kenarına getirin ve kalın bir artı işaretine dönüşünce alanı
tıklayın. Bir tablo geçerlilik kuralı ayarlamak, sayfa 193
1. Tablo penceresini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Özellikleri tıklayın.
2. Geçerlilik Kuralı kutusunu tıklayın, kural için bilgileri yazın, kaydedin.
tuşuna basın ve tabloyu
lvi Hızlı Başvuru
Arama Sihirbazı ile bir arama listesi oluşturmak, sayfa 195
1. Bir alanın veri türünü Arama Sihirbazı olarak ayarlayın.
2. İstediğiniz seçenekleri seçin ve İleri’yi tıklayın.
3. Her sayfayla işiniz bittikten sonra İleri’yi tıklayarak istediğiniz seçenekleri seçmeye
4. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda, Kaydet düğmesini tıklayın.
devam edin. Sihirbazı doldurarak işinizi bitirdiğinizde, Son’u tıklayın.
Arama listesine girilecekleri sınırlamak, sayfa 198
1. Tasarım görünümünde, Alan Özellikleri alanında, Arama sekmesini tıklayın.
2. Listeyle Sınırla’yı Evet olarak değiştirin.
3. Değer Listesi Düzenlemelerine İzin Ver’i Hayır olarak değiştirin.
4. İleri’yi tıklayın, sonra da Son’u tıklayın. Çok sütunlu bir arama listesinde sütunlardan birinin görüntülenmesini engellemek, sayfa 201 Ü Tasarım görünümünde, Arama sekmesinde, gösterilmesini istemediğiniz sütun için
Sütun Genişliği kutusuna, 0 yazın ve değişikliklerinizi kaydedin. Çok sütunlu bir arama listesindeki seçimlere filtre uygulamak, sayfa 201
1. Filtre uygulamak istediğiniz herhangi bir hücreyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Metin
2. Özel Filtre kutusunda, filtre uygulamak için kullanmak istediğiniz ölçütü yazın ve
Filtreleri’ni işaret edin, sonra da istediğiniz filtre seçeneğini tıklayın. tuşuna basın.
Bir seçme sorgusu oluşturmak, sayfa 203
1. Önce seçme sorgusunu oluşturmalısınız. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu
2. Yeni Sorgu iletişim kutusunda, Basit Sorgu Sihirbazı seçiliyken, Tamam’ı tıklayın.
3. Tablolar/Sorgular listesinde, istediğiniz seçeneği tıklayın. Kullanılabilir Alanlar
4. Basit Sorgu Sihirbazı iletişim kutusunda, seçme sorgusunu oluşturmak için Son’u
Sihirbazı düğmesini tıklayın.
listesinden, Seçili Alanlar listesine taşımak istediğiniz alanları çift tıklayın. tıklayın.
Hızlı Başvuru lvii
Bir güncelleştirme sorgusu oluşturmak, sayfa 203
1. Önce, güncelleştirmek istediğiniz kayıtları seçen bir seçme sorgusu oluşturun. 2. Seçme sorgusunu Tasarım görünümünde açın. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sorgu
3. Tasarım kılavuzunda, güncelleştirme ifadenizi yazın.
Türü grubunda, Güncelleştir düğmesini tıklayın.
Bir eylem sorgusu oluşturmak, sayfa 204
1. Önce, işlemek istediğiniz kayıtları seçen bir seçme sorgusu oluşturun. 2. Seçme sorgusunu Tasarım görünümünde açın. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sorgu
3. Belirtilen sorgu türü için istenen bilgileri sağlayın.
Türü grubunda, Tablo Yap, Ekle, Güncelleştir veya Sil düğmesini tıklayın.
Bir silme sorgusu oluşturmak, sayfa 206
1. Önce, silmek istediğiniz kayıtları seçen bir seçme sorgusu oluşturun. 2. Seçme sorgusunu Tasarım görünümünde açın. Bu sorguyu bir silme sorgusuna
3. Tasarım kılavuzunda, silme ölçütünü belirleyin.
dönüştürmek için Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sorgu Türü grubunda, Sil düğmesini tıklayın.
Bir veritabanını yedeklemek, sayfa 212
1. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Yönet’i işaret edin ve Veritabanını Yedekle’yi
2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, yedeği depolamak istediğiniz klasöre gidin ve
tıklayın.
Kaydet’i tıklayın.
Bir veritabanını sıkıştırmak, sayfa 212 Ü Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Yönet’i işaret edin ve Veritabanını Sıkıştır ve
Onar’ı tıklayın. Eğer sorulursa, güvenlik uyarısını onaylayın. Bir veritabanının performansını çözümlemek, sayfa 213
1. Veritabanı Araçları sekmesinde, Çözümle grubunda, Başarımı Çözümle düğmesini
2. Performans Çözümleyicisi iletişim kutusunda, Tüm Nesne Türleri sekmesinde, Tümünü
3. Çözümleme Sonuçları kutusundaki her bir sonucu, Çözümleme Notları alanında o
tıklayın.
Seç’i tıklayın, sonra da Tamam’ı tıklayın.
sonuç hakkında daha fazla bilgi görüntülemek için tıklayın.
Bir veritabanını belgelemek, sayfa 214
1. Veritabanı Araçları sekmesinde, Çözümle grubunda, Veritabanı Belgeleyicisi düğmesini tıklayın.
lviii Hızlı Başvuru
2. Belgeleyici iletişim kutusunda, her sekmede istediğiniz seçenekleri seçin ve belgeleme işlemini başlatmak için Tamam’ı tıklayın.
8
Raporlarla Çalışmak Rapor Sihirbazı’nı kullanarak bir rapor oluşturmak, sayfa 222
1. Oluştur sekmesinde, Raporlar grubunda, Rapor Sihirbazı düğmesini tıklayın. 2. Alan seçimi sayfasında, Tablolar/Sorgular okunu tıklayın, sonra da listede, raporunuza
3. Kullanılabilir Alanlar listesinden, Seçili Alanlar listesine taşımak istediğiniz alanları çift
4. Ek tablolar ve sorgulardaki alanları seçmek için, Adım 2 ve 3’ü tıklayın. 5. Alan seçim sayfasında, İleri’yi tıklayın. 6. Gruplama sayfasında, verilerinizi nasıl görüntülemek istediğinizi seçin ve İleri’yi tıklayın. 7. Gruplama düzeyleri sayfasında, önizleme bölmesinin üstüne taşımak üzere alan adlarını
8. Gruplandırma Aralıkları iletişim kutusunda, her gruplandırma düzeyinin yanındaki oku
9. Sıralama düzeni sayfasında, ilk kutunun sağındaki oku tıklayın ve sıralama yapmak
temel alacağınız tablo veya sorguyu tıklayın. tıklayın.
çift tıklayarak dört gruplandırma düzeyi ekleyin. Gruplandırma Seçenekleri düğmesini tıklayın. tıklayın ve bir aralığı seçin, Tamam’ı ve İleri’yi tıklayın.
için bir alan seçin; sıralama yapmak istediğiniz her alan için bunu tekrarlayın ve İleri’yi tıklayın.
10. Yerleşim sayfasında, istediğiniz seçenekleri seçin ve İleri’yi tıklayın. 11. Stil seçimi sayfasında, istediğiniz stili seçin ve İleri’yi tıklayın. 12. Başlık kutusunda, rapor için bir başlık yazın ve Raporu önizle seçeneği seçiliyken, Son’u tıklayın.
Bir raporun önizlemesini yapmak, sayfa 227 Ü Gezinti Bölmesi’nde, raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Baskı
Önizleme’yi tıklayın. Bir rapor bölümünün yüksekliğini ayarlamak, sayfa 229
1. Gezinti Bölmesi’nde, raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Tasarım
2. Bir bölüm seçicisinin üst köşesini işaret edin. 3. İşaretçiyi iki başlı bir dikey oka dönüşünce istediğiniz yöne sürükleyin.
Görünümü’nü tıklayın.
Geçerli tarihi bir rapora eklemek, sayfa 229
1. Tasarım görünümünde, Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Tarih ve Saat düğmesini tıklayın.
Hızlı Başvuru lix
2. Tarih ve Saat iletişim kutusunda, bir tarih biçimi seçin ve yalnızca tarihi eklemek istiyorsanız Saat İçer onay kutusunu temizleyin ve Tamam’ı tıklayın.
Bir raporda bir metin kutusunu yeniden konumlandırmak, sayfa 230 Ü Tasarım görünümünde, metin kutusunu seçin ve istediğiniz konuma sürükleyin.
Bir rapordan bir metin kutusunu silmek, sayfa 230 Ü Tasarım görünümünde, seçmek için metin kutusunu tıklayın ve
tuşuna basın.
Denetimleri bir grup olarak taşımak, sayfa 230
1. Tasarım görünümünde, taşımak istediğiniz tüm etiketleri ve metin kutularını seçin.
2. Seçili denetimleri, olmalarını istediğiniz yere sürükleyin. Bir raporun sayfa genişliğini değiştirmek, sayfa 230
1. Tasarım görünümünde, Rapor Seçici’yi tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesini
2. Biçim sekmesinde, Genişlik ayarlarını değiştirin.
görüntülemek için
tuşuna basın.
Bir rapordaki verileri gruplandırmak ve sıralamak, sayfa 231
1. Tasarım görünümüne geçin.
2. Tasarım sekmesinde, Gruplar ve Toplamlar grubunda, Gruplandır ve Sırala düğmesini
3. Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesinde, Grupla çubuğunda, ek seçenekleri
4. Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesini kapatmak için Gruplandır ve Sırala
tıklayın.
görmek için Tümü’nü tıklayın ve istediklerinizi seçin. düğmesini tıklayın.
Bir rapora yatay çizgi eklemek, sayfa 232
1. Tasarım görünümünde, Denetimler grubunda, Çizgi düğmesini tıklayın.
2. Yatay çizginin görünmesini istediğiniz yeri tıklayın.
3. Özellik Sayfası bölmesini görüntülemek için
tuşuna basın. Sonra Sol, Genişlik ve
Kenarlık Rengi özelliklerini ayarlayın.
Bir raporun sütunlarını hizalamak, sayfa 232
1. Tasarım görünümünde, hizalamak istediğiniz sütunun etiket ve metin kutusunu seçin.
2. Özellik Sayfası bölmesini görüntülemek için
tuşuna basın ve sayfadaki sütunu tam olarak hizalamak için Sol ve Genişlik özelliklerini ayarlayın.
lx Hızlı Başvuru
3. Hizalamak istediğiniz her sütun için Adım 2’yi tekrarlayın. Bir rapor için tasarım görünümü kılavuzunu değiştirmek, sayfa 235
1. Tasarım görünümünde, Rapor Seçici’yi tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesini açmak için
2. Biçim sekmesinde, X Kılavuzu ve Y Kılavuzu özelliklerini kılavuzda görüntülemek
tuşuna basın.
istediğiniz cm başına nokta sayısı olarak değiştirin.
Bir rapordaki bir bölmenin yüksekliğini ayarlamak, sayfa 235 Ü Bölümü tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesindeki Biçim sekmesinde, Yükseklik özelliğini
istediğiniz ölçülere ayarlayın. Yeni bir raporu kaydetmek, sayfa 236
1. Hızlı Erişim Çubuğu’nda, Kaydet düğmesini tıklayın.
2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, Rapor Adı kutusuna yeni rapor içi bir ad yazın ve Tamam’ı tıklayın.
Bir rapora başlık eklemek, sayfa 237 Ü Raporu Tasarım görünümünde açın ve Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler
grubunda, Başlık düğmesini tıklayın. Bir rapora sayfa numarası eklemek, sayfa 238
1. Raporu Tasarım görünümünde açın ve Denetimler grubunda, Sayfa Numarası Ekle
2. Sayfa Numaraları iletişim kutusunda, biçim, konum ve hizalama seçeneklerini seçin ve
düğmesini tıklayın. Tamam’ı tıklayın.
Bir rapora alt rapor eklemek, sayfa 240
1. Ana raporu Tasarım görünümünde açın ve Özelik Sayfası bölmesini açın, Rapor
2. Veri sekmesinde, Kayıt Kaynağı okunu tıklayın ve alt rapor için temel alınacak tablo
3. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Alt Form/Alt Rapor düğmesini
4. Alt Rapor sihirbazında, Varolan Tablolar’ı ve Sorgular’ı kullan seçeneği seçiliyken,
5. Tablolar/Sorgular listesinde kullanmak istediğiniz sorguyu tıklayın.
6. Kullanılabilir Alanlar listesinden, Seçili Alanlar listesine taşımak için kullanmak
7. Alt forma eklemek istediğiniz alanları tanımlamak için uygun seçenekleri seçin.
Seçici’yi tıklayın.
veya sorguyu seçin.
tıklayın, sonra da ana raporu tıklayın. İleri’yi tıklayın.
istediğiniz alanları çift tıklayın, sonra da İleri’yi tıklayın.
Hızlı Başvuru lxi
8. İleri’yi tıklayın, sonra da Son’u tıklayın. Bir raporu Baskı Önizleme modunda görüntülemek, sayfa 247 l Rapor açık değilse, Gezinti Bölmesi’nde raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra
da Baskı Önizleme’yi tıklayın. l Rapor açıksa, Giriş sekmesinde, Görünümler grubunda, Görünüm okunu tıklayın ve
Baskı Önizleme’yi tıklayın veya Görünüm araç çubuğundaki Baskı Önizleme düğmesini tıklayın. Bir raporu Düzen Görünümü modunda görüntülemek, sayfa 248 l Rapor açık değilse, Gezinti Bölmesi’nde raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın sonra
da Düzen Görünümü’nü tıklayın. l Rapor açıksa, Giriş sekmesinde, Görünümler grubunda, Görünüm okunu tıklayın ve
Düzen Görünümü’nü tıklayın veya Görünüm araç çubuğundaki Düzen Görünümü düğmesini tıklayın. Bir raporu yazdırmak, sayfa 248
1. Raporu açın veya Gezinti Bölmesi’nde seçin. 2. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, sonra da Yazdır’ı tıklayın. 3. Yazdır iletişim kutusunda, istediğiniz özellikleri ayarlayın ve Tamam’ı tıklayın.
9
Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek Bir geçiş panosu oluşturmak, sayfa 253
1. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, Geçiş Panosu Yöneticisi
2. Geçiş Panosu Sayfaları listesinde Ana Geçiş Panosu (Varsayılan) seçiliyken, Düzenle’yi
3. Geçiş Panosu Adı kutusunda, Ana Geçiş Panosu adını yeni bir adla değiştirin ve Kapat’ı
düğmesini tıklayın ve Access bir geçiş panosu oluşturmak isteyip istemediğiniz sorarsa Evet’i tıklayın. tıklayın. tıklayın.
Bir geçiş panosuna yeni bir sayfa eklemek, sayfa 254
1. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, Geçiş Panosu Yöneticisi
2. Geçiş Panosu Yöneticisi penceresinde, istediğiniz geçiş panosu türünü seçin ve Yeni’yi
3. Yeni geçiş panosunun adını istediğiniz adla değiştirin ve Tamam’ı tıklayın.
düğmesini tıklayın. tıklayın.
Bir geçiş panosunda düğme oluşturmak, sayfa 255
1. Veritabanı Araçları sekmesinde Veritabanı Araçları grubunda, Geçiş Panosu Yöneticisi
2. Geçiş panosu, Geçiş Panosu Sayfaları listesinde seçiliyken, Düzenle’yi tıklayın.
düğmesini tıklayın.
lxii Hızlı Başvuru
3. Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle penceresinde, Yeni’yi tıklayın.
4. Geçiş Panosu Öğesini Düzenle iletişim kutusunda, Metin kutusuna, düğme etiketi için
5. Düğmeye atanan komutu değiştirmek için, Komut okunu tıklayın ve listeden seçim
6. Komut kutusunun altında bir kutu varsa, yanındaki oku tıklayın ve listeden uygun
7. Geçiş Panosu Öğesini Düzenle iletişim kutusunda, Tamam’ı tıklayın.
bir ad yazın. yapın.
seçeneği seçin ve Tamam’ı tıklayın.
Bir özel kategori oluşturmak, sayfa 260
1. Gezinti Bölmesi’nin üstündeki kategori başlığını farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra
2. Gezinti Seçenekleri iletişim kutusunun Gruplandırma Seçenekleri alanında, Öğe Ekle
3. Varsayılan kategori adını istediğiniz adla değiştirin ve
4. Grup Ekle düğmesini tıklayın ve Gruplar listesinde, Özel Grup 1’i yeni grup adıyla
5. Gezinti Seçenekleri iletişim kutusunda, Tamam’ı tıklayın.
da Gezinti Seçenekleri’ni tıklayın. düğmesini tıklayın.
tuşuna basın.
değiştirin.
Bir kategoriye kısayollar eklemek, sayfa 261
1. Gezinti Bölmesi’nin üstündeki kategori başlığını tıklayın, sonra da kısayollar eklemek
2. Atanmamış Nesneler grubunda, özel gruba eklemek istediğiniz nesneyi tıklayın ve
istediğiniz özel kategoriyi tıklayın.
nesnenin kısayolunu eklemek için istediğiniz grup başlığına sürükleyin.
Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na bir komut eklemek, sayfa 268
1. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun sağ köşesinde, Hızlı Erişim Araç Çubuğunu Özelleştir
2. Hızlı Erişim Araç Çubuğunu Özelleştir menüsünün altında Diğer Komutlar’ı tıklayın.
3. Access Seçenekleri penceresinde, Komutları seçin okunu tıklayın ve listeden komut
4. Kullanılabilir alanlar listesinde, Hızlı Erişim Çubuğu’na eklemek istediğiniz komutu
5. Özelleştir sayfasının altında, Tamam’ı tıklayın.
düğmesini tıklayın.
eklemek istediğiniz alanı seçin.
bulun ve tıklayın. Sonra iki komut listesi arasındaki, Ekle düğmesini tıklayın.
Hızlı Başvuru lxiii
Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndaki komutları yeniden konumlandırmak, sayfa 270
1. Access Seçenekleri penceresinin Özelleştir sayfasında, taşımak istediğiniz komutu
2. Özelleştir sayfasının altında, Tamam’ı tıklayın.
tıklayın, sonra da komut istediğiniz yere gidene kadar Yukarı Taşı ve Aşağı Taşı düğmelerini tıklayın.
Şerit’teki bir komutu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na eklemek, sayfa 271 Ü Şerit’teki komutu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na
Ekle’yi tıklayın. Bir komutu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndan kaldırmak, sayfa 271
1. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun sağ köşesinde, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir
2. Hızlı Erişim Araç Çubuğu menüsünün altında, Diğer Komutlar’ı tıklayın.
3. Araç çubuğu komut listesinde, kaldırmak istediğiniz komutu tıklayın. Sonra iki komut
4. Özelleştir sayfasının altında, Tamam’ı tıklayın.
düğmesini tıklayın.
listesi arasındaki, Kaldır düğmesini tıklayın.
10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı Bir veritabanına parola atamak, sayfa 276
1. Access’i başlatın.
2. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın ve menüde, Aç’ı tıklayın.
3. Aç iletişim kutusunda, veritabanının depolandığı klasöre gidin ve seçmek için
4. Veritabanı Araçları sekmesinde Veritabanı Araçları grubunda, Parola ile Şifrele
5. Veritabanı Parolasını Belirle iletişim kutusunun Parola kutusunda, parolayı yazın ve
6. Doğrula kutusuna, Parola kutusuna yazdığınız parolanın aynısını yazın ve Tamam’ı
veritabanını tıklayın. Aç okunu tıklayın ve listede, Özel Kullanımda Aç’ı tıklayın. düğmesini tıklayın. tuşuna basın.
tıklayın.
Bir veritabanı parolasını sınamak, sayfa 277
1. Veritabanını açın.
2. Parola Gerekli iletişim kutusunun Veritabanı parolasını girin kutusuna, yanlış bir parola yazın Tamam’ı tıklayın.
lxiv Hızlı Başvuru
3. Girdiğiniz parolanın yanlış olduğunu bildiren Microsoft Office Access ileti kutusunda,
4. Parola Gerekli iletişim kutusuna, doğru parolayı yazın ve Tamam’ı tıklayın.
Tamam’ı tıklayın.
Bir parolayı bir veritabanından kaldırmak, sayfa 277
1. Access’i başlatın.
2. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın ve menüde, Aç’ı tıklayın.
3. Aç iletişim kutusunda, veritabanının depolandığı klasöre gidin ve seçmek için
4. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, Veritabanı Şifresini Çöz
5. Veritabanı Parolasını Geri Al iletişim kutusunun Parola kutusuna, geçerli parolayı yazın
veritabanını tıklayın. Aç okunu tıklayın ve listede, Özel Kullanımda Aç’ı tıklayın. düğmesini tıklayın.
ve Tamam’ı tıklayın.
Bir parola kullanarak bir veritabanındaki VBA kodunun güvenliğini sağlamak, sayfa 278
1. Veritabanını açın ve Veritabanı Araçları sekmesinde, Makro grubunda, Visual Basic
2. Visual Basic Editor’ün Tools menüsünde, Base Properties’i tıklayın.
3. Project Properties iletişim kutusunun Protection sekmesinde, Lock Project for viewing
4. Password kutusuna, bir parola yazın ve
5. Confirm Password kutusuna, Password kutusuna girdiğiniz parolanın aynısını yazın,
6. Visual Basic Editor’ü kapatın, sonra da veritabanını kapatın.
düğmesini tıklayın.
onay kutusunu seçin.
tuşuna basın.
Tamam’ı tıklayın.
VBA güvenliğini sağlayan bir parolayı sınamak, sayfa 279
1. Veritabanını açın.
2. Veritabanı Araçları sekmesinde, Makro grubunda, Visual Basic düğmesini tıklayın (veya
+
F11
tuşlarına basın).
3. Veritabanı projesinin solundaki Genişlet düğmesini tıklayın.
4. Password iletişim kutusuna, veritabanı için parolayı yazın ve Tamam’ı tıklayın.
Hızlı Başvuru lxv
VBA güvenliğini bir veritabanından kaldırmak, sayfa 280
1. Visual Basic Editor Tools menüsünde, Base Properties’i tıklayın.
2. Protection sekmesinde, Lock Project for viewing onay kutusunu temizleyin ve iki parola kutusundaki yıldız işaretlerini silin. Tamam’ı tıklayın.
ACCDE dosyası olarak kaydederek bir veritabanının güvenliğini sağlamak, sayfa 282
1. Veritabanını açın ve Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda,
2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, dosyayı kaydetmek istediğiniz klasöre gidin ve
ACCDE Yap düğmesini tıklayın.
Kaydet’i tıklayın.
Bir Bakışta Bölüm Access 2007’de çalışmak, sayfa 2
Tablolarla çalışmak, sayfa 14
Formlarla çalışmak, sayfa 23
1 Access 2007’yi Keşfetmek Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Access 2007’de çalışmak
4 Veritabanı kavramlarına giriş
4 Var olan bir veritabanını açmak
4 Tablolar, sorgular, raporlar ve diğer Access nesneleriyle çalışmak
4 Access nesnelerine önizleme yapmak ve nesneleri yazdırmak
Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office 2007 sisteminin bir parçası olduğu için Office menüsü, Hızlı Erişim Araç Çubuğu, Şerit ve iletişim kutuları gibi temel arabirim nesneleri diğer Office 2007 ürünlerindekilere benzemektedir. Ancak bu ürün ve programlardan daha ileri boyutları olması dolayısıyla Access, ona alışıncaya kadar size karmaşık gelebilir. Access’in önceki bir sürümünden yükseltiyorsanız eski sürümlerle Access 2007 arasındaki farkları öğrenmek için bu kitabın başındaki “Access 2007’ye Giriş” bölümüne bakın. Bu bölümde Access program penceresinde çalışmayı öğrenecek, veritabanı türleri, Access nesneleri ve nesneler arasındaki ilişkiler de dahil olmak üzere Access’te veri depolama yapısı ve kavramları hakkında bilgi sahibi olacaksınız. İlerleyen bölümlerde Access’in işlevleri kadar özellikleri hakkında da bilgi sahibi olarak tam bir veritabanıyla deneyim kazanmış olacaksınız. Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.
1
2 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.
Access 2007’de Çalışmak Bir veritabanını oluşturduğunuzda veya açtığınızda bu veritabanı bir veritabanı penceresinde açılır. Yeni Access veritabanı penceresi arabirimi kullanıcıların genel olarak bir veritabanıyla veya veritabanı nesnesiyle çalışma şeklini yansıtacak şekilde tasarlanmıştır.
Gezinti bölmesi
Belge penceresi
Arabirimde aşağıdaki öğeler yer almaktadır: l Veritabanlarının yönetimiyle ilgili komutları (oluşturma, kaydetme, yazdırma,
yedekleme ve yayımlama gibi) program penceresinin sol üst köşesindeki Microsoft Office Düğmesi’ni tıkladığınızda görünen menüde bulabilirsiniz. Bu kitap boyunca Office menüsü diyeceğimiz bu menü Access’in önceki sürümlerindeki görünen Dosya menüsünün yerini almıştır. l Bazı komutlar Microsoft Office Düğmesi’nin sağındaki Hızlı Erişim Araç Çubuğu
üzerindeki düğmelerle gösterilmiştir. Hızlı Erişim Araç Çubuğu varsayılan ayar olarak Kaydet, Geri Al ve Yinele düğmelerini görüntüler. Hızlı Erişim Araç
Access 2007’de Çalışmak 3
Çubuğu’na veritabanı penceresinde o an hangi sekme veya nesne etkin olursa olsun görüntülenecek komutlar ekleyebilirsiniz. Ayrıca Bakınız Hızlı Erişim Araç Çubuğu komutlarının özelleştirilmesi hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 9 “Veritabanını Daha Kolay Kullanılır Hale Getirmek”teki “Sık Kullanılan Access Komutlarını Kolay Ulaşabilir Yapmak” başlığına bakın. l Başlık çubuğu etkin olan veritabanı nesnesinin (ekranı kaplarsa) adını görüntüler.
Başlık çubuğunun en sağında Windows programlarının hepsinde aynı işlevi gören üç tanıdık düğme vardır. Access penceresini Simge Durumuna düğmesini tıklayarak geçici olarak saklayabilir, Aşağı Geri Getir düğmesini tıklayarak pencerenin boyutunu ayarlayabilir ve Kapat düğmesini tıklayarak etkin olan pencereyi kapatabilir veya Access’ten çıkabilirsiniz. l Başlık çubuğunun altında Microsoft Office programlarının çoğunda bulunan ve
yeni bir özellik olan Şerit vardır. Komutlar en etkili şekilde çalışabilmeniz için klasik menüler veya araç çubukları yerine pencere içinde Şerit üzerinde sunulmaktadır. Şerit göreve özel sekmelere ve bu sekmeler de özelliğe ve göreve özel komut gruplarına ayrılmıştır. l Her gruptaki düğmeler program penceresinin genişliğine göre boyut
değiştirmektedir. Bunlar büyük, küçük veya geniş olabilir ve düğme adı simgesi veya her ikisiyle birlikte etiketlenirler. Herhangi bir düğmeyi işaret ederek düğmenin adını bir Ekran İpucu ile görüntüleyebilirsiniz. Ekran İpucu düğmenin işlevini de açıklayabilir.
Bazı düğmelerde ok işaretleri vardır ama ok işaretlerinin hepsi aynı şekilde çalışmaz.
Ok işareti düğmenin içinde yerleştirilmiş olan bir düğmeyi tıkladığınızda bir seçenekler listesi görünür. Ok işareti düğmenin gövdesinden ayrıysa ok işaretini tıkladığınızda seçenekler listesi, düğmeyi tıkladığınızda o an seçili olan eylem gerçekleşir. İletişim Kutusu Başlatıcı
l Gruptakilerle ilişkili olan ama daha az kullanılan komutlar grupta düğme olarak
gösterilmez. Bunun yerine grup başlık çubuğunun sağ köşesindeki İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıklayarak görüntüleyebileceğiniz bir iletişim kutusunda yer alırlar. l Microsoft Office Access Yardımı düğmesi Şerit’in en sağında yer alır. l Gezinti Bölmesi veritabanı nesnelerinin süzülmüş listelerini görüntüler. Listede yer
alan nesneleri liste başlığını sonra da görüntülemek istediğiniz nesne kategorisini veya grubunu tıklayarak değiştirebilirsiniz. Yeniden tasarlanmış olan arabirimin amacı bir öğe penceresinde daha sezgisel çalışmayı sağlamaktır. Görevleriniz için gereken komutlar artık menülerde ve iletişim kutularında gizli değildir ve daha önce keşfetmemiş olabileceğiniz özellikleri artık açıkça görebilirsiniz.
4 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
Varsayılan ayar olarak Access 2007’de veritabanı nesneleri belge penceresinde sekmeli belgeler şeklinde gösterilir. Her nesneyi ayrı sekme yerine ayrı bir pencerede görüntülemek isterseniz bunu Office menüsünde Access Seçenekleri’ni tıkladıktan sonra Geçerli Veritabanı sayfasında Örtüşen Pencereler seçeneğini seçerek yapabilirsiniz. Sekmeli Belgeleri görüntülerken etkin olan veritabanı nesnesi için belge sekmelerinin sağında bir Kapat düğmesi görünür. Örtüşen Pencereleri ekranı kaplayan bir veritabanı penceresinde görüntülerken nesne penceresine ait Simge Durumuna Küçült, Ekranı Kapla/Aşağı Geri Getir ve Kapat düğmeleri Şerit’in en sağında, Access simgesi Giriş sekmesinin solunda görünür. Access simgesini tıkladığınızda etkin olan nesne penceresinin yönetimiyle ilgili Geri Getir, Taşı, Boyut, Simge Durumuna Küçült, Ekranı Kapla ve Kapat komut listesini gösteren denetim menüsü görünür. Ekranı kaplamadığı zaman nesne penceresi başlık çubuğunun en solundaki nesne simgesini tıkladığınızda denetim menüsü görünür. Bu alıştırmada bir Access 2007 veritabanı penceresinde komut yapısını inceleyeceğiz. KULLANIN 01_Çalışmak veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm01 alt klasöründedir.
1. Başlat menüsünde Belgeler’i tıklayın. Belgeler klasöründe MSP\AA_Access2007\ Bölüm01 alt klasörüne gidin ve 01_Çalışmak veritabanını çift tıklayın.
Veritabanı Gezinti Bölmesi Tüm Access Nesnelerini gösterecek şekilde açılır. Veritabanı penceresindeki Şerit’te dört sekme vardır:
l Giriş
l Oluştur
l Dış Veri
l Veritabanı Araçları
İpucu Bilgisayarınıza yüklenmiş olan programlara bağlı olarak burada açıklananların dışındaki sekmeler ve gruplar da Şerit’te görünebilir.
Access 2007’de Çalışmak 5
Giriş sekmesi varsayılan ayar olarak etkindir. Şu anda hiçbir veritabanı nesnesi açık olmadığından Giriş sekmesindeki yalnızca birkaç düğme kullanılabilir durumdadır.
Microsoft Office Düğmesi
2. Veritabanı penceresinin sol üst köşesindeki Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın. Office menüsü açılır.
Bu menüden veritabanı oluşturabilir ancak veritabanı nesnesi oluşturamazsınız. Office menüsündeki komutlardan sonraki bölümlerde bahsedeceğiz.
3. Office menüsünü kapatmak Office menüsünün dışında bir yeri tıklayın. 4. Gezinti bölmesinde Tablolar altındaki Kategoriler’i çift tıklayın. Kategoriler tablosu açılır, bununla ilişkilendirilmiş içeriğe bağlı (bağlamsal) Tablo Araçları sekmesi olan Veri Sayfası görünür ve Giriş sekmesinin daha fazla bir kısmı etkin hale gelir.
6 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
Access Şerit sekmeleri
Bağlamsal sekme
Gruplar
Veritabanı içeriğiyle çalışmaya ilişkin komutlar için düğmeler bu sekmede yedi grupta düzenlenmiştir:
l Görünümler
l Pano
l Yazı Tipi
l Zengin Metin
l Kayıtlar
l Sırala ve Filtre Uygula
l Bul
Yalnızca o anda seçili olan veritabanı nesnelerine uygulanabilecek komutlara ait düğmeler etkin olur. Önemli Ekran çözünürlüğünüze ve veritabanı pencerenize bağlı olarak her grupta daha fazla veya daha az düğme görebilirsiniz, gördüğünüz düğmeler burada gösterilenlerden daha büyük veya daha küçük simgelerle görüntülenebilir veya grup komutlarını görüntülemek için bir düğmeyi tıklamanız gerekebilir. Sekmelerin görünümü üzerindeki etkisini anlamak için veritabanı penceresinin boyutuyla denemeler yapın.
Access 2007’de Çalışmak 7
5. Giriş sekmesinde Yazı Tipi İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıklayın. İletişim Kutusu Başlatıcı
Veri Sayfası Biçimlendirmesi iletişim kutusu açılır.
Bu iletişim kutusunda Yazı Tipi grubunda olmayan, Hücre Görünümü, Kenarlık ve Çizgi Stilleri gibi belirli ayarlara erişebilirsiniz.
6. Veri Sayfası Biçimlendirmesi iletişim kutusunda İptal’i tıklayın. 7. Oluştur sekmesini tıklayın.
Veritabanı nesneleri oluşturmaya ilişkin komutlar için düğmeler bu sekmede dört gruba ayrılmıştır:
l Tablolar
l Formlar
l Raporlar
l Diğer
8. Oluştur sekmesini çift tıklayın. Etkin olan sekmeyi çift tıkladığınızda Şerit gizlenir ve etkin olan veritabanı nesnesi için daha çok yer açılır.
8 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
9. Dış Veri sekmesini tıklayın. Dış Veri sekmesi etkinken Şerit yeniden görünür.
Bilgileri bir veritabanı ve diğer kaynaklar arasında taşımaya ilişkin komutlar için düğmeler bu sekmede dört gruba ayrılmıştır:
l Al
l Ver
l Veri Topla
l SharePoint Listeleri
10. Açık olan tabloda herhangi bir yeri tıklayın. Şerit tekrar gizlenir. Şerit’i gizlediğinizde, bir sekmeyi tıkladığınızda etkin oluncaya kadar gizli kalır.
11. Şerit’i yeniden görüntülemek için Veritabanı Araçları sekmesini çift tıklayın.
Veritabanı Kavramlarına Giriş 9
Bilgilerin yönetimi, analizi ve korunmasına ilişkin komutlar için düğmeler bu sekmede beş gruba ayrılmıştır:
l Makro
l Göster/Gizle
l Çözümle
l Verileri Taşı
l Veritabanı Araçları
KAPATIN 01_Çalışmak veritabanını kapatın.
Veritabanı Kavramlarına Giriş Microsoft Works’ün veritabanı bileşeni gibi basit veritabanı programları bilgileri yalnızca bir tabloda depolayabilmektedir. Bu basit veritabanlarına düz dosya veritabanları veya düz veritabanları denmektedir. Access gibi daha karmaşık veritabanı programları bilgileri birbiriyle ilişkili birden fazla tabloda depolayarak ilişkisel veritabanı olarak bilinen veritabanları oluşturur. Bilgiler doğru düzenlenmişse, bir ilişkisel veritabanındaki birden fazla tabloyu tek bir depolama alanı gibi kullanarak bilgileri gereksinimlerinizi karşılayan herhangi bir düzende elektronik olarak süzebilirsiniz. Tablo, Access içinde kullanabileceğiniz nesnelerden yalnızca biridir. Diğer nesne türlerinin arasında sorgular, formlar, raporlar, sayfalar, makrolar ve modüller yer almaktadır. Tablo bu nesne türleri arasında bilgilerin depolandığı tek nesnedir. Diğerleriyse tabloda depolanan bilgilerin yönetilmesi, işlenmesi, çözümlenmesi, alınması, gösterilmesi için kullanılır, yani başka deyişle bilgileri erişilebilir ve dolayısıyla mümkün olduğunca kullanılabilir hale getirir. İpucu Access 2007 .accdb uzantısı olan yeni bir dosya depolama biçimi kullanır. Eski Access veritabanlarınızı (.mdb uzantılı) Access 2007’de açabilir ve yeni biçimde kaydedebilirsiniz ama bunlar dönüştürüldükten sonra eski bir Access sürümünde açılamaz. Yeni biçim birçok yeni özelliği desteklemektedir. Bu biçim hakkında daha fazla bilgi için Access Yardımı’nda accdb’yi arayın.
Microsoft yıllar boyunca Access’i yalnızca en güçlü veritabanlarından biri haline getirmek için değil aynı zamanda öğrenilmesi ve kullanılması en kolay veritabanlarından biri yapmak için de çok çaba harcamıştır. Access, Microsoft Office sisteminin bir
10 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
parçası olduğundan Access’te Microsoft Office Word ve Microsoft Office Excel gibi diğer Office programlarından bildiğiniz tekniklerin çoğunu kullanabilirsiniz. Örneğin Access tablolarındaki bilgileri düzenlemek için benzer komutları, düğmeleri ve klavye kısayollarını kullanabilirsiniz. Access, Office’in diğer öğeleriyle tümleşik olduğundan Access ile Word, Excel ve diğer programlar arasında kolayca bilgi paylaşabilirsiniz. Veritabanı en temel şekliyle bilgilerin düzenlenmiş bir listesinin elektronik eşdeğeridir. Dolaysıyla bu bilgilerin aşağıda gösterilen personel listesi gibi ortak bir konusu veya amacı olur: No
Soyadı
Adı
Unvanı
İşe Alınma Tarihi
1
Andaç
Nalan
Satış Temsilcisi
01. 05. 2003
2
Candan
Cem
Satış Müdürü
14. 08. 2001
3
Ender
Mert
Satış Temsilcisi
01. 04. 1999
4
Tekin
Fulya
Alıcı
03. 05. 2004
Liste sütunlar ve satırlar halinde bir tablo olarak düzenlenmiştir. Her sütun bir personel hakkındaki soyad, ad, işe alınma tarihi gibi belirli bir bilgi türü olan alanı, her satır belirli personel hakkındaki bütün bilgiler olan kaydı temsil etmektedir. Veritabanı tabloda bilgileri depolamaktan başka hiçbir şey yapamıyorsa kağıt üzerindeki bir listeden farksız olur. Veritabanı bilgileri elektronik olarak depoladığından veritabanının kullanım alanını genişletmek için bilgileri etkili yollarla işleyebilirsiniz. Örneğin şehrinizde bir kişiyi veya bir iş kolunu bulmak için istiyorsanız bunu yapabilirsiniz çünkü telefon rehberindeki bilgiler anlaşılabilir bir biçimde düzenlenmiştir. Daha uzakta olan biriyle görüşmek isterseniz bir kütüphaneye gidip her büyük kent için telefon rehberi bulunma olasılığı olan telefon rehberi koleksiyonlarına bakarsınız. Ancak aradığınız bir soyadından olan herkesin telefon numaralarını veya büyükannenizin komşusunun telefon numarasını bulmak isterseniz bu telefon rehberleri yetersiz kalacaktır çünkü bilgilerin bu kadar kapsamlı bulunması için düzenlenmemişlerdir. Telefon rehberinde kayıtlı bilgiler bir veritabanında depoladığında daha az yer kaplar, çoğaltılması ve dağıtılması daha az masraflı olur ve veritabanı doğru tasarlanmışsa bilgiler birçok yolla süzebilir. Bir veritabanının gerçek gücü veritabanının yalnızca bilgileri depolama becerisinde değil, istediğiniz bilgileri veritabanından hızlı bir şekilde tam olarak alma becerinizde yatmaktadır. Bir Access 2007 veritabanındaki bilgileri kolayca işlemek için standart Web programlama kodları kullanabileceğinizden veritabanınızdaki bilgilere dayanan Web siteleri oluşturabilir veya bu bilgileri sitenizi ziyaret edenlerle paylaşabilirsiniz.
Var Olan Bir Veritabanını Açmak 11
Var Olan Bir Veritabanını Açmak Bu kitap boyunca hayali bir şirketin çalışanları, ürünleri, sağlayıcıları ve müşterileri hakkında bilgiler içeren bir veritabanıyla çalışacaksınız. Bu kitaptaki alıştırmaları tamamladıkça bilgileri birçok yolla girmek, düzenlemek ve işlemek için kullanılan sorgular, formlar, raporlar, veri erişim sayfaları, makrolar ve modüller oluşturup geliştireceksiniz. Access’i bir veritabanını açmadan başlatırsanız Microsoft Office Access ile Başlarken penceresini görürsünüz. Bu pencereye Microsoft Office Access Düğmesi’ni ve Yeni’yi tıklayarak her zaman dönebilirsiniz.
Bu pencereden boş bir veritabanı açabilir, Access ile sağlanan çeşitli şablonlardan birinden, Microsoft Office Online Web sitesinden indirdiğiniz bir şablondan, bilgisayarınızda veya bir ağ paylaşımında kaydedilmiş özel bir şablondan yeni bir veritabanı oluşturabilirsiniz. Daha önce çalıştığınız bir veritabanını açabilir veya bilgisayarınızdaki herhangi bir veritabanını açabilirsiniz. Microsoft Office Access ile Başlarken penceresinin altındaki bölümden Office hakkındaki bütün konularda bilgiler bulabileceğiniz ve yararlı araçlar indirebileceğiniz, Microsoft Office Online Web sitesine bağlantı kurabilirsiniz.
12 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
Makroları ve Diğer Veritabanı İçeriğini Etkinleştirmek Bu kitabın CD’sindeki uygulama veritabanları gibi bazı veritabanları bilgisayarınızda kodlar çalıştıran Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) makroları içerir. Aslında bu kodlar, veritabanıyla ilişkili bir görevin yerine getirilmesi içindir ancak bilgisayar korsanları da bilgisayarınıza virüs yaymak için makroları kullanabilir. Bir veya birden fazla makro içeren bir veritabanını açarsanız ve veritabanı bir Güvenilen Konumda depolanmamışsa veya Güvenilen Yayımcılar tarafından imzalanmamışsa Access, Şerit’in hemen altında bir güvenlik uyarısı görüntüler.
Güvenlik uyarısı varken veritabanındaki makrolar devre dışı bırakılır. Makroları üç yolla etkinleştirebilirsiniz: l Veritabanındaki makroları geçerli veritabanı oturumunda kullanmak üzere etkinleştirerek. l Veritabanı yayımcısını Güvenilen Yayımcılar listesine ekleyerek. Access bu
yayımcı tarafından imzalanan herhangi bir veritabanındaki makro içeriğini otomatik olarak etkinleştirir.
l Veritabanını Güvenilen Konuma koyarak. Access bu konumda kaydedilen
herhangi bir veritabanındaki makro içeriğini otomatik olarak etkinleştirir. Access içinde belirttiğiniz Güvenilen Konumlar diğer Office programları için geçerli değildir. Makroları yalnızca geçerli olan veritabanı oturumunda etkinleştirmek için: 1. Güvenlik Uyarısı alanında Seçenekler’i tıklayın. 2. Microsoft Office Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda Bu içeriği etkinleştir seçeneğini seçin, sonra da Tamam’ı tıklayın. Dijital olarak imzalanan bir veritabanının yayımcısını Güvenilen Yayımcılar listesine eklemek için: 1. Güvenlik Uyarısı alanında Seçenekler’i tıklayın. 2. Microsoft Office Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda Bu yayımcının tüm belgelerine güven seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın. Veritabanının konumunu Güvenilen Konumlar listesine eklemek için: 1. Microsoft Office Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda Güven Merkezini Aç’ı tıklayın. 2. Güven Merkezi’nin sol bölmesindeki sayfa listesinde Güvenilen Konumlar’ı tıklayın. 3. Güvenilen Konumlar sayfasında Yeni konum ekle’yi tıklayın.
Var Olan Bir Veritabanını Açmak 13
4. Microsoft Office Güvenilen Konumu iletişim kutusunda Gözat’ı tıklayın. 5. Gözat iletişim kutusunda geçerli veritabanını içeren klasöre gidin ve Tamam’ı tıklayın. 6. Microsoft Office Güvenilen Konumu iletişim kutusunda isterseniz Bu konumdaki alt klasörler de güvenilir onay kutusunu seçin ve açık olan her iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın. İsterseniz Access’in bütün veritabanlarında makroları işleyiş biçimini değiştirebilirsiniz: 1. Microsoft Office Düğmesi’ni sonra da Access Seçenekleri’ni tıklayın. 2. Access Seçenekleri iletişim kutusundaki Güven Merkezi sayfasında Güven Merkezi Ayarları’nı tıklayın. 3. Güven Merkezi’nin Makro Ayarları sayfasında Access’in makroları nasıl işlemesini istiyorsanız o yolu gösteren seçeneği seçin:
l Bildirimde bulunmadan tüm makroları devre dışı bırak. Bir
veritabanında makro varsa, Access size bunları etkinleştirme seçeneği vermeden ve güvenlik uyarısı göstermeden devre dışı bırakır.
l Bildirimde bulunarak tüm makroları devre dışı bırak. Access tüm
makroları devre dışı bırakır ve güvenlik uyarısı görüntüler.
l Dijital olarak imzalanmış makrolar dışında tüm makroları devre
dışı bırak. Access dijital olarak imzalanmış makroları otomatik olarak etkinleştirir.
l Tüm makroları etkinleştir. Access tüm makroları etkinleştirir.
4. Güven Merkezi sayfasında ve Access Seçenekleri iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın. Bu alıştırmada bir veritabanı açacak, içerdiği bazı nesneleri inceleyecek, sonra da veritabanını kapatacaksınız. KULLANIN 03_Açılış veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm01 alt klasöründedir.
YAPIN Bilgisayarınızı açın ama bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açmayın.
1. Başlat mesnüsünde Tüm Programlar’ı işaret edin, Microsoft Office’i tıklayın, sonra da Microsoft Office Access 2007’yi tıklayın.
Microsoft Office Access İle Başlarken penceresi açılır.
2. En Son Veritabanını Aç listesinde, Tümü’nü tıklayın.
14 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
3. Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm01 alt klasörüne gidin ve 03_Açılış veritabanını çift tıklayın. Veritabanı penceresi açılır. Sorun Giderme Bu Access’i ilk çalıştırmanız ise Şerit’in altında bir güvenlik uyarısı görebilirsiniz. Şimdilik bu uyarıyı atlayın ve Access güvenlik seçenekleri hakkında bilgi için bu bölümdeki “Makroları ve Diğer Veritabanı İçeriğini Etkinleştirmek” açıklama kutusuna bakın. Program penceresinin sol tarafındaki Gezinti Bölmesi’nde Access veritabanı nesneleri listelenir. Gezinti Bölmesi’ni bu nesneleri çeşitli yollarla gruplamak ve süzmek için kullanabilirsiniz. Liste başlık çubuğunu sonra da görüntülemek istediğiniz kategori veya nesne grubunu tıklayarak yalnızca bir türde nesne (örneğin tüm tablolar) görüntüleyebilirsiniz.
Bölme Çubuğunu Aç/Kapat
Gezinti Bölmesi yolunuzu kapatırsa Gezinti Bölmesi’nin sağ üst köşesindeki Bölme Çubuğunu Aç/Kapat düğmesini tıklayarak veya F11’e basarak simge durumuna küçültebilirsiniz. İpucu Gezinti Bölmesi hakkında daha fazla bilgi için Access Yardımı’nda gezinti bölmesini arayın.
4. Microsoft Office Düğmesi’ni sonra da Veritabanını Kapat’ı tıklayın. Veritabanını bu yolla kapatırsanız Microsoft Office Access İle Başlarken penceresine geri dönersiniz. İpucu Access’i pencerenin sağ üst köşesindeki Kapat düğmesini veya Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayıp Access’ten Çık’ı tıklayarak tamamen kapatabilirsiniz.
Tablolarla Çalışmak Tablolar temel veritabanı nesnesidir. Tabloların amacı bilgileri depolamaktır. Diğer bütün veritabanı nesnelerinin amacı bir veya birden fazla tabloyla bir şekilde etkileşimde bulunmaktır. Bir Access veritabanı binlerce tablo içerebilir ve her tablonun içerdiği kayıtların sayısı öncelikle sabit diskinizdeki boş alanla sınırlıdır. İpucu Bir veritabanının en büyük boyutu veya bir tablodaki en fazla kayıt sayısı gibi Access özellikleri hakkında ayrıntılı bilgi için Access Yardımı’nda Access 2007 özellikleri’ni arayın.
Tablolarla Çalışmak 15
Her Access nesnesinin bir veya birden fazla görünümü vardır. Tablolarda en çok kullanılan iki görünüm; tablo verilerini görebildiğiniz ve değiştirebildiğiniz Veri Sayfası görünümü ile tablonun yapısını görebildiğiniz ve değiştirebildiğiniz Tasarım görünümüdür. Veri Sayfası görünümünde bir tablo açmak için Gezinti Bölmesi’nde tablonun adını çift tıklayın veya tablonun adını farenin sağ düğmesiyle tıklayıp Aç’ı tıklayın. Tasarım görünümünde bir tablo açmak için tablonun adını farenin sağ düğmesiyle tıklayıp Tasarım Görünümü’nü tıklayın. Bir nesne açıldıktan sonra görünümler arasında program penceresinin sağ alt köşesindeki Görünüm simgelerini veya Giriş sekmesindeki Görünümler grubundaki Görünüm okunu tıklayarak geçiş yapabilirsiniz. Ok yerine Görünüm düğmesini tıklarsanız Access görünümler arasında mantıksal bir şekilde geçiş yapar. Geçerli olan görünüm Tasarım görünümü değilse Tasarım görünümüne geçer. Görünüm düğmesini tekrar tıklarsanız Veri Sayfası görünümüne geçer. Diğer veritabanı nesneleri etkinken Görünüm düğmesini tıkladığınızda görünümler arasındaki geçiş benzer şekilde olur. Bir tabloyu Veri Sayfası görünümünde görüntülediğinizde tablo verilerini sütunlarda (alanlar) ve satırlarda (kayıtlar) görürsünüz. Sütun
Satır
İki tabloda bir veya birden fazla ortak alanlar varsa, veri sayfasını bir tablodan ötekine katıştırabilirsiniz. Alt veri sayfası adı verilen katıştırılmış veri sayfası kullanarak bilgileri birden fazla tabloda aynı anda görebilirsiniz. Örneğin bir Siparişler veri sayfasını Müşteriler tablosuna katıştırabilir ve böylece her müşterinin verdiği siparişi görebilirsiniz. Bu alıştırmada var olan veritabanı tablolarını açacak ve farklı görünümlerde tablo yapılarını inceleyeceksiniz.
16 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
KULLANIN 04_Tablolar veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm01 alt klasöründedir. YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i ve Microsoft Office Access İle Başlarken penceresini açın.
İpucu Bu veritabanında Gezinti Bölmesi süzgeci tüm Access nesnelerini görüntülemek üzere ayarlanmıştır ama Sorgu, Form ve Rapor nesne grupları daraltılmıştır. Grupları yalnızca istediğiniz grupları gösterecek şekilde daraltabilir, genişletebilir veya liste başlığını tıkladıktan sonra Gruba Göre Süz altında istediğiniz seçeneği tıklayarak veritabanı nesnelerini süzebilirsiniz.
1. Microsoft Office Düğmesi’ni, sonra da Aç’ı tıklayın. 2. Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm01 klasörüne gidin ve 04_Tablolar veritabanını tıklayın.
Veritabanı açılır. 3. Gezinti Bölmesi’nde Kategoriler’i çift tıklayın. Kategoriler tablosu Veri Sayfası görünümünde açılır.
Bu tabloda ürün kategorileri, Kategori No, Kategori Adı ve Tanım alanlar yer almaktadır.
Tablolarla Çalışmak 17
İpucu Herhangi bir veritabanı nesnesini Gezinti Bölmesi’nde farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra istediğiniz görünümü tıklayarak açabilirsiniz. Aç’ı tıkladığınızda nesne varsayılan ayar olan Veri Sayfası görünümünde açılır. İpucu Bir tablo sütununu başlık kısmında sağ tarafındaki dikey sütun çubuğunu sürükleyerek yeniden boyutlandırabilirsiniz. Dikey çubuğu çift tıklayarak sütunun genişliğini sütundaki en geniş girdinin genişliğine göre ayarlayabilirsiniz.
Genişlet
4. Ekranı kaplamıyorsa tablo penceresini ekranı kaplayacak boyuta getirin. Veri
sayfasında Soğanlı Çiçekler kategorisi kaydının solundaki Genişlet düğmesini tıklayın. Soğanlı Çiçekler kategorisi katıştırılmış alt veri sayfasını görüntüleyecek şekilde genişler. Access, Kategoriler tablosundaki kategori kayıtlarını ve Ürünler tablosundaki ürün kayıtlarını aynı anda görüntüler.
Daralt
5. Alt veri sayfasını gizlemek için Soğanlı Çiçekler kategorisinin solundaki Daralt düğmesini tıklayın.
6. Kategoriler tablosunu kapatmak için tablonun sağ üst köşesinde, Kategoriler
7. Siparişler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açmak için Gezinti Bölmesi’nde çift
sekmesinin sağındaki Kapat düğmesini (program penceresinin sağ üst köşesindeki Kapat düğmesi değil) tıklayın. Access tablo yerleşimini kaydetmek isteyip istemediğinizi sorarsa Evet’i tıklayın. tıklayın.
18 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
Kayıt gezignti çubuğu
Görünüm araç çubuğu
Pencerenin altındaki kayıt gezinti çubuğu bu tablodaki 87 kayıt içinde 1 numaralı kaydın etkin olduğunu gösterir.
8. Sonraki Kayıt düğmesini tıklayarak tablodaki kayıtlara sırayla gidebilirsiniz. Sonraki Kayıt
Seçim de Sipariş No alanında ilerler çünkü ekleme noktası bu alandadır. İpucu Seçimi bir defada bir kayıt kaydırmak için Yukarı Ok veya Aşağı Ok tuşuna, bir defada bir sayfa kaydırmak için Page Up veya Page Down tuşuna, tablodaki ilk veya son alana kaydırmak için Ctrl+Home veya Ctrl+End tuşlarına basabilirsiniz.
9. Doğrudan 40 numaralı kayda gitmek için kayıt gezinti çubuğunda geçerli olan kayıt numarasını seçip 40 yazın ve
tuşuna basın.
10. Ürünler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açmak için Gezinti Bölmesi’nde çift tıklayın.
Tabloda 189 kayıt olduğuna dikkat edin.
Tablolarla Çalışmak 19
11. Görünüm araç çubuğunda Tasarım Görünümü düğmesini tıklayın. Tasarım Görünümü
Veri sayfası görünümü tabloda depolanan verileri gösterirken, Tasarım görünümü tablo yapısını göstermektedir. KAPATIN Ürünler ve Siparişler tablolarını değişikliklerinizi kaydetmeden kapattıktan sonra, Başlarken penceresine dönmek için 04_Tablolar veritabanını kapatın.
20 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
Sorgularla Çalışmak Bulmak istediğiniz bilgilerin parametrelerini belirtip bir sorgu oluşturarak birden fazla tabloda depolanan belirli bilgileri bulabilirsiniz. Örneğin son üç ayda sipariş veren bütün müşterilerinizi bulabilirsiniz. Bu bilgileri tablo verilerini sıralayarak, süzerek ve tablo verilerine çapraz başvuruda bulunarak bulabilirsiniz ancak bu zor ve zaman alıcı bir iştir. Müşteriler ve siparişler tablolarındaki tüm kayıtları sipariş tarihlerine göre görüntüleyen bir sorgu oluşturmak çok daha kolaydır. Bunun karmaşık bir işlem olduğunu düşünebilirsiniz ama sorguyu oluşturmak oldukça kolaydır. Bir sorgu çalıştırıldığında (veritabanı sorgulandığında) ölçütlerinize uyan kayıtları içeren bir veri sayfası görüntülenir. Sorgunun sonuçlarını daha sonraki çözümlemeler için temel olarak kullanabilir, sonuçlardan başka Access nesneleri (raporlar gibi) oluşturabilir veya sonuçları bir Excel elektronik tablosu, bir Microsoft SharePoint listesi gibi başka bir biçime dönüştürebilirsiniz. Arama ölçütlerine uyan kayıtları gelecekte herhangi bir zaman bulmak isterseniz sorguyu kaydedebilir ve Gezinti Bölmesi’ndeki Sorgular bölümünden yeniden çalıştırabilirsiniz. Access bir sorguyu her çalıştırmanızda belirtilen tablodaki (veya tablolardaki) kayıtları değerlendirir ve tanımlamış olduğunuz ölçütlere uyan kayıtların güncel olan bir alt kümesini görüntüler. İlk başta biraz karmaşık görünse de meraklanmayın. Sorguların mantığını anladıkça daha anlamlı hale gelecektir. Sorgunun yapılandırılması için size yardımcı olan Sorgu Sihirbazı’nı kullanarak sorguları kolayca oluşturabilir ve bir defadan fazla çalıştırmanız söz konusu olan bir sorgu oluşturduğunuzda onu kaydedebilirsiniz. Oluşturduğunuz sorgu veritabanının bir parçası haline gelir ve Gezinti Bölmesi’nde Sorgular’ın altında görüntülenir. Ayrıca Bakınız Sorgular hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 6 “Belirli Bilgileri Bulmak”a bakın.
Bu alıştırmada var olan iki sorguyu inceleyeceksiniz. KULLANIN 05_Sorgular veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altında Bölüm01 alt klasöründedir.
AÇIN 05_Sorgular veritabanını açın.
1. Gezinti Bölmesi’nde Sorgular’ı açın. Veritabanı penceresinde bu veritabanının bir parçası olarak kaydedilmiş tüm sorgular gösterilir.
Sorgularla Çalışmak 21
2. Geçerli Ürün Listesi’ni farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Nesne Özellikleri’ni tıklayın. Access, Geçerli Ürün listesi sorgusunun özelliklerini açıklamasıyla birlikte görüntüler. Genel sekmesinde gösterilen simge Gezinti bölmesinde bu sorgu için gösterilen simgeyle eşleşmekte ve sorgu türünün bir göstergesi olmaktadır. Sorgu türü aynı zamanda Özellikler iletişim kutusunda belirtilmiştir: Bu bir Seçme Sorgusu’dur.
3. Özellikler iletişim kutusunda İptal’i tıklayın. 4. Kategoriye Göre Ürünler sorgusunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Aç’ı tıklayın. Access sorguyu çalıştırır ve sonuçları gösteren bir veri sayfası üretir.
22 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
Kayıt gezinti çubuğu 171 kaydın gösterildiğini belirtir; aslında veritabanında 189 kayıt vardır. 18 kaydın neden eksik olduğunu bulmak için bu sorguya Tasarım görünümünde bakmanız gerekir.
5. Görünüm araç çubuğunda Tasarım Görünümü’nü tıklayın. Tasarım Görünümü
Access sorguyu Tasarım görünümünde gösterir.
Sorgu penceresinin üst bölümündeki iki kutu bu sorgunun çalışması için kullanılan tablolardaki alanları listeler. Sorgu, sorgu penceresinin altındaki tasarım kılavuzunda oluşturulur. Kılavuz sütunlarının her biri yukarıdaki tabloların birindeki bir alana başvurabilir. Dikkat ederseniz Sonlandı alanı için Ölçüt satırına Evet (Evet’e eşit değil) girilmiştir. Bu sorgu bu alanda Evet değerine sahip olmayan (başka bir deyişle sonlanmayan) tüm kayıtları bulur.
6. Bir deneme yapmak için Sonlandı alanının Ölçüt satırında yerine = yazın ve
içeriğe bağlı Tasarım sekmesinde Sonuçlar grubunda Çalıştır düğmesini tıklayın. İpucu Bir sorguyu Veri Sayfası görünümüne geçerek de çalıştırabilirsiniz. Bu defa sorgu seri sonu olan bütün kayıtları bulur.
Formlarla Çalışmak 23
18 seri sonu ürün, Ürünler tablosundaki kayıt sayısıyla önceki sorguda gösterilen kayıt sayısı arasındaki farkı açıklamaktadır.
KAPATIN Kategoriye Göre Ürünler sorgusunu değişiklikleri kaydetmeden kapattıktan sonra 05_Sorgular veritabanını kapatın.
Formlarla Çalışmak Access tabloları işlenmemiş bilgilerle dolu listelerdir. Kendiniz için oluşturacağınız veritabanındaki tablolarla doğrudan çalışmak sizin için çok kolay olacaktır ama veritabanları hakkında bilgisi olmayan kişiler için çok zor olur. Bilgileri girmek, göstermek ve yazdırmak için kullanıcıların veritabanınızla etkileşime girebileceği formlar tasarlayabilirsiniz. Form aslında bilgileri görüntüleyen veya girilen bilgileri kabul eden denetimlerin olduğu bir penceredir. Access etiketler, metin kutuları, seçenek düğmeleri ve onay düğmeleri gibi standart Windows denetimleri sağlar. Biraz da yaratıcılıkla tüm Windows uygulamalarındaki iletişim kutuları gibi görünen ve çalışan formlar oluşturabilirsiniz.
24 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
Form bir tablo için kullanışlı bir arabirim olarak çalışır. Bir formla bağlantılı olduğu tablonun kayıtlarını görüntüleyebilir, düzenleyebilir veya yeni kayıtlar oluşturabilirsiniz. Tablo ve sorgularda olduğu gibi formları da birkaç görünümde açabilirsiniz. En çok kullanılan üç görünüm: l Verileri girdiğiniz Form görünümü l Bir tablo gibi görünen Veri Sayfası görünümü l Görünüşünü ve çalışma şeklini iyileştirmek için formun öğeleriyle çalıştığınız
Tasarım görünümü Formların çoğu tek bir tabloya bağlantılıdır ama bir formdan birden fazla tabloya bağlantı oluşturmak için ana forma alt formlar katıştırabilirsiniz. Tasarım görünümünde formların Form görünümünde görünen metinleri içeren etiket denetimleri ve bağlantılı tablodan veriler içeren metin kutusu denetimleri yer alır. Tasarım görünümünü bir formu sıfırdan oluşturmak için de kullanabilirsiniz ama genellikle sihirbazla oluşturduğunuz formları düzenlemek için kullanırsınız. Bu alıştırmada formları, alt formları ve form denetimlerini inceleyeceksiniz. KULLANIN 06_Formlar veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm01 alt klasöründedir. AÇIN 06_Formlar veritabanını açın.
1. Gezinti Bölmesi’nde Formlar altında Siparişler’i çift tıklayın. Siparişler formu açılır. Bu form bir ana form ve bir alt formdan oluşmaktadır. Ana form Siparişler tablosundaki bilgileri gösterir. Ana formun ortasında veri sayfası gibi görünen alt form geçerli olan kayıt için Siparişler tablosundan bilgiler gösterir.
Formlarla Çalışmak 25
2. Sonraki birkaç kaydı görüntülemek için form penceresinde, kayıt gezinti çubuğunda Sonraki Kayıt
Sonraki kayıt düğmesini birkaç kez tıklayın.
Alt formun her tıklamada siparişle ilgili bilgileri göstermek için değiştiğine dikkat edin.
3. Sipariş veren müşterilerin listesini görüntülemek için Faturalanacak okunu tıklayın.
Bu liste kutusu denetimine bir örnektir.
4. Gezinti Bölmesi’nde Formlar altında Ürünler’i çift tıklayın. Ürünler formu Form görünümünde açılır.
26 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
Bu formun amacı ürün kayıtlarını düzenlemek ve oluşturmaktır.
5. Giriş sekmesinde Görünümler grubunda Görünüm okunu tıklayın ve listeden Tasarım Görünümü’nü seçin.
Bu bir forma denetimler ekleyebileceğiniz görünümdür.
6. Tasarım görünümüne geçtiğinizde içeriğe bağlı Form Tasarım Araçları sekmesinde Tasarım ve Düzenle’nin Şerit’e eklendiğine dikkat edin. Bu değişikliği görmek için Form görünümüne geçin ve Tasarım görünümüne geri dönün. İçeriğe bağlı sekmeler, bu sekmelerdeki araçları kullanabileceğiniz bir nesneyle çalışırken görünür.
7. İçeriğe bağlı Tasarım sekmesinde bir Ekran İpucu ile denetimin adını görüntülemek için Denetimler grubunda düğmeleri tek tek işaret edin.
Bu denetimleri veritabanınızda özel formlar oluşturmak için kullanabilirsiniz. KAPATIN Siparişler ve Ürünler formlarını değişiklikleri kaydetmeden kapattıktan sonra 06_Formlar veritabanını kapatın.
Raporlarla Çalışmak 27
İpucu Ekran İpuçlarındaki ayrıntı düzeyini değiştirmek için Office menüsünde Access Seçenekleri’ni tıklayın. Popüler sayfasının üstündeki Ekran İpucu Stili listesi ayrıntı seçeneklerini gösterir: Ekran İpuçlarında özellik açıklamalarını göster, Ekran İpuçlarında özellik açıklamalarını gösterme ve Ekran İpuçlarını gösterme.
Raporlarla Çalışmak Tablolar kaydedilen bilgileri bilgisayar ekranınızda veya kağıt üzerinde, güzelce biçimlendirilmiş, kolay erişilebilir raporlar olarak görüntüleyebilirsiniz. Rapor birden fazla tablo veya sorgudan seçilen öğeler, veritabanındaki verilerden hesaplanan değerler ve üstbilgi, altbilgi, başlık gibi biçimlendirme elemanları içerebilir. Raporlara dört görünümde bakabilirsiniz: l Formlarda olduğu gibi bir raporun tasarımını yapabileceğiniz Tasarım Görünümü. l Yazdırılırken eklenen sayfa sonu kesmeleri olmadan raporda bilgileri
inceleyebileceğiniz Rapor Görünümü. l Raporunuzun yazdırıldığında tam olarak nasıl görüneceğini gösteren Baskı
Önizleme Görünümü. l Rapordaki verileri gösteren (Baskı Önizleme gibi) ve sayfayı düzenlemenize olanak
veren Sayfa Düzeni Görünümü. Bu alıştırmada yazdırıldığında görüneceği gibi olan bir raporu inceleyeceksiniz. KULLANIN 07_Raporlar veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm01 alt klasöründedir.
AÇIN 07_Raporlar veritabanını açın.
1. Gezinti Bölmesi’nde Raporlar altında Müşteri Etiketleri’ni farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Baskı Önizleme’yi tıklayın. Müşteri Etiketleri raporu açılır.
2. Raporu daha büyük görmek için önizleme belgesinde bir yeri tıklayın.
28 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
İpucu Rapor Baskı Önizleme’de okunamayacak kadar küçükse yakınlaştırma
düzeyini, Yakınlaştır düğmesini tıklayarak veya Baskı Önizleme penceresinin sağ alt köşesinde görünen Yakınlaştırma kaydırıcısını sürükleyerek de ayarlayabilirsiniz.
Bu rapor müşteri adlarını ve adreslerini mektup etiketi biçiminde yazdırır ve diğer Office programlarındaki Baskı Önizleme gibi görüntülenir. İpucu Access mektup etiketi raporu hazırlamanıza yardımcı olacak bir sihirbaz sağlar. Bunun gibi etiketleri Word 2007 adres-mektup birleştirme aracında kaynak belge olarak Müşteriler tablosunu kullanarak da oluşturabilirsiniz.
3. Gezinti Bölmesi’nde Kategoriye Göre Satışlar raporunu farenin sağ düğmesiyle
4. Pencerenin altındaki gezinti düğmelerini tıklayarak çok sayfalı raporun sayfalarına
tıkladıktan sonra Baskı Önizleme’yi tıklayın. bakın.
Raporlarla Çalışmak 29
5. Görünüm araç çubuğunda Tasarım Görünümü düğmesini tıklayın. Tasarım Görünümü
Access, raporu Tasarım görünümde görüntüler. Formları oluşturmak için kullandığınız teknikleri rapor için de kullanabilirsiniz. KAPATIN Müşteri Etiketleri ve Kategoriye Göre Satışlar raporlarını değişiklikleri kaydetmeden kapattıktan sonra 07_Raporlar veritabanını kapatın.
30 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
Diğer Access Nesneleri ile Çalışmak Tablolar, sorgular, formlar ve raporlar Access’te en sık kullanacağınız nesnelerdir. Bunları güçlü ve kullanışlı veritabanları oluşturmak için kullanabilirsiniz. Bunlara ek olarak, Access’in olanaklarını önemli ölçüde artırmak için makroları ve modülleri de kullanabilirsiniz. İpucu Önceki Access sürümlerinde Veri Erişim Sayfaları vardı. Access 2007’de bu nesneler yoktur. Veri Erişim Sayfalarını biliyorsanız ve bunun gibi bir şeye gerek duyuyorsanız, veritabanınızı Microsoft SharePoint ürünleriyle oluşturulmuş bir ortak çalışma sitesine aktarıp ve burada sağlanan araçları kullanabilirsiniz.
Makrolar Makro çok sayıda eylemi gerçekleştiren basit bir programdır. Makroyla Access’in bir düğmenin tıklanması, bir formun açılması veya bir kaydın güncelleştirilmesi gibi bir olaya yanıt vermesini sağlayabilirsiniz. Makrolar özellikle sizden daha az deneyimli kişilerin veritabanınızla çalışması söz konusu olduğunda kullanışlı olabilir. Örneğin formları açmak, kapatmak, raporları yazdırmak gibi standart veritabanı işlemleri için geçiş panolarına komut düğmeleri ekleyebilirsiniz. İşlem için gerekli menü komutlarını bir araya getirip kullanıcıların bir düğmeyi tıklayarak çalıştırmasını sağlayarak herkesin işleri aynı şekilde yapmasını sağlayabilirsiniz.
Modüller Makrolardan daha etkili olan modüller Microsoft Visual Basic for Application (VBA) programlarıdır. VBA Windows programları oluşturmak amacıyla Microsoft için geliştirilmiş bir üst düzey programlama dilidir. Ortak olan bir VBA komut kümesi Microsoft Office sistemindeki tüm programlarla kullanılabilir ve her programın kendi kümesi de vardır. Makrolar dört, beş düzine eylemi otomatik hale getirirken, VBA yüzlerce komut içerir ve diğer firmaların eklentileriyle genişletilebilir. Bir Excel elektronik tablosunun açılması ve belirli bilgilerin alınması gibi makrolarla yapılması çok zor olan görevleri yerine getirmek için VBA kullanabilirsiniz. İpucu Microsoft Office sistem yükleme CD’si ve çevrimiçi kaynaklarda bir veritabanının oluşturulması ve kullanılması ilkelerinin çoğunu gösteren çeşitli örnek veritabanları vardır. Bunları Access özellikleri hakkında daha fazla bilgi edinmek veya kendi veritabanlarınız için şablon olarak kullanabilirsiniz. Bunlardan biri olan Northwind 2007 veritabanı Access Yardım sistemindeki birçok konuda örnek olarak kullanılmıştır ve incelemeniz için iyi bir veritabanıdır. Başlarken penceresindeki örnek kategorisinde bu veritabanına bir bağlantı bulacaksınız.
Access Nesnelerine Önizleme Yapmak ve Nesneleri Yazdırmak 31
Access Nesnelerine Önizleme Yapmak ve Nesneleri Yazdırmak Access bir Windows uygulaması olduğundan yazıcınızla standart Windows iletişim kutuları ve sürücüleri aracılığıyla etkileşime girer. Bu diğer programlarla kullandığınız yazıcının Access’le kullanabileceği anlamına gelmektedir ve yazıcının renkli yazdırma veya iki yönlü yazdırma gibi yazıcıya özgü özellikler Access’te de kullanılabilir. Bu bölümde gördüğünüz gibi veritabanınızda depolanan bilgileri görüntülemek için tablo, form, rapor, gibi Access nesnelerini kullanabilirsiniz. Her nesne için birkaç görünüm vardır: Tasarım görünümü, Veri Sayfası görünümü, vb. İstediğiniz görünümü Giriş sekmesindeki Görünüm grubundan seçerek (kullanılabilir görünümler etkin olan nesneye göre değişir) veya pencerenin altındaki durum çubuğundaki düğmeleri tıklayarak seçebilirsiniz. Yazdırmayla ilgili komutlara uygun nesne ve görünüm olduğunda Microsoft Office Düğmesi’nden ya da Şerit’ten ulaşabilirsiniz. Bu alıştırmada bir tablo ve bir forma önizleme yapacak, sonra da bu nesneleri yazdıracaksınız. KULLANIN 09_Yazdır veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm01 alt klasöründedir.
AÇIN 09_Yazdır veritabanını açın.
1. Gezinti Bölmesi’nde Tablolar listesinde Çalışanlar tablosunu Veri Sayfası görümünde açmak için çift tıklayın.
Bu tablo dokuz çalışan hakkında bilgiler içerir. Gördüğünüz gibi ekrana sığmayan başka alanlar vardır.
32 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
2. Veri sayfası çıktısının ilk sayfasını görüntülemek için Microsoft Office Düğmesi’ni
Microsoft Office Düğmesi
3. Yakınlaştırmak için önizleme belgesini bir kez tıklayın, böylece tablo içeriği
4. Baskı Önizleme penceresinin altında Sonraki Sayfa düğmesini tıklayın.
tıklayın, Yazdır’ı işaret edin ve Baskı Önizleme’yi tıklayın.
Sonraki Sayfa
okunabilir durumuna gelir.
Bu veritabanını geçerli ayarlarla yazdırırsanız veritabanı üç kısa sayfa şeklinde çıkar. İkinci ve üçüncü sayfalardaki bilgilerin ilk sayfada başlayan tablonun devamı olduğuna dikkat edin.
5. Baskı Önizleme sekmesinde Sayfa Düzeni grubunda Yatay düğmesini tıklayın. Veri sayfası yatay yönlendirmede iki sayfaya sığmaktadır.
Access Nesnelerine Önizleme Yapmak ve Nesneleri Yazdırmak 33
İpucu Alıştırma adımlarında tıklamanız gereken komut ve düğmelerin hangi sekmede ve hangi grupta olduğu belirtilmiştir. Ancak bazı durumlarda aynı sekmedeki komut ve düğmeler için sekme adının gereksiz tekrarından kaçınılmıştır.
6. Yazdır grubunda Yazdır düğmesini tıklayın. Yazdır iletişim kutusu açılır. Bu iletişim kutusunda, yazıcıyı ve yazdırma seçeneklerini seçebilirsiniz. İpucu Veri sayfasını başka ayarlama yapmadan varsayılan yazıcınıza göndermek istiyorsanız, Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Yazdır’ı işaret edin ve Hızlı Yazdır’ı tıklayın.
7. Yazdır iletişim kutusunu kapatın ve Önizlemeyi Kapat grubunda Baskı Önizlemeyi
8. Gezinti Bölmesi’nde Formlar altında Müşteriler’i çift tıklayın.
Kapat düğmesini tıklayın.
Müşteriler formu Form görünümünde açılır.
Müşteri bilgilerinin bulunduğu 110 kayıt vardır.
9. Sonraki Kayıt düğmesini tıklayarak kayıtlar arasında gezinin.
34 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
10. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Yazdır’ı işaret edin ve önizleme yapmak için Baskı Önizleme’yi tıklayın.
Önizleme, müşteri bilgilerini içeren kayıtları alt alta görüntüler.
Form Görünümü
11. Form görünümüne dönmek için Görünüm araç çubuğunda Form Görünümü düğmesini tıklayın.
Ayrıca Bakınız Farklı Access nesnelerinde gösterilen bilgileri yazdırmak için aslında aynı yöntemleri kullanırsınız. Daha fazla bilgi için Bölüm 8 “Raporlarla Çalışmak“ta “Bir Raporun Önizlemesini Yapmak ve Raporu Yazdırmak” başlığına bakın.
KAPATIN Çalışanlar tablosunu ve Müşteriler formunu değişiklikleri kaydetmeden kapattıktan sonra, 09_Yazdır veritabanını kapatın.
Önemli Noktalar 35
Önemli Noktalar l Access, Microsoft Office sisteminin bir parçasıdır ve menü, araç çubuğu,
iletişim kutusu gibi temel arabirim nesneleri diğer Office ürünleri ve Windows uygulamalarındaki gibi açılır. l Veritabanı düzenlenmiş bilgiler listesinin bilgisayardaki karşılığıdır. Bir veritabanının
gücü, veritabanından kesin ve doğru bilgileri alma ve bu bilgileri işleme, paylaşma, dağıtma veya çeşitli yollarla kullanma becerisi sunmasında yatar. Access’te veriler alan ve kayıt adı verilen sütun ve satırlardan oluşan tablolarda düzenlenir. Access ilişkisel bir veritabanıdır, dolayısıyla bir veritabanındaki birden fazla tabloyu tek bir depolama alanı olarak görebilir ve bilgileri farklı tablolardan size uygun gelen düzen ve biçimde süzebilirsiniz. l Access’le birlikte çalışabileceğiniz nesne türleri tablolar, sorgular, formlar, raporlar,
makrolar ve modüllerdir. Tablolar temel veritabanı nesneleridir ve diğer nesnelerin amacı bir veya birden fazla tabloyla etkileşime girmektir. l Her Access nesnesinin bir veya birden fazla görünümü vardır. Örneğin bir tabloda
verileri Veri Sayfası görünümünde görüntüler, verilerin nasıl görüntüleneceğini Tasarım görünümünde tanımlarsınız. l Access veritabanındaki bilgileri bulmanın bir yolu da sorgu oluşturmak ve
çalıştırmaktır. Sorguları bilgileri bulmak için kullanırsınız ve böylece bilgileri çeşitli yollarla görüntüleyebilir, değiştirebilir ve çözümleyebilirsiniz. Sorguları, Veri Sayfası görünümü ve Tasarım görünümünde görüntüleyebilirsiniz. Bir sorgunun sonuçlarını form veya rapor gibi diğer Access nesneleri için temel oluşturacak şekilde kullanabilirsiniz. l Formlar tablolarda depolanan bilgilerin girilmesini, alınmasını, görüntülenmesini
ve yazdırılmasını kullanıcılar için kolay hale getirir. Form aslında kullanıcılara bilgiler veren ve onların girdiği bilgileri kabul eden denetimlerin olduğu bir penceredir. Formları, Form görünümü, Veri Sayfası görünümü ve Tasarım görünümünde görüntüleyebilirsiniz. l Raporlar tablolardaki bilgileri bilgisayar ekranınızda veya kağıt üzerinde güzelce
biçimlendirilmiş ve kolay erişilebilecek bir şekilde gösterir. Raporlarda çok sayıda tablo ve sorgudan gelen bilgiler, veritabanındaki bilgilerden hesaplanan değerler, üstbilgi, altbilgi başlık gibi biçimlendirme öğeleri bulunur. Raporları, Rapor, Tasarım, Baskı Önizleme ve Düzen görünümlerinde görüntüleyebilirsiniz. l Makrolar ve modüller Access’in olanaklarını önemli ölçüde artırır. Makrolar, standart
veritabanı işlemlerinin daha az deneyimli kullanıcıların veritabanında çalışmasına yardım edecek komut düğmeleri şeklinde olmalarını sağlamak için kullanılabilir. Modüller, VBA programlardır. Makrolar birçok işlemi otomatik hale getirseler bile VBA makroların yerine getirmeyeceği kadar zor görevleri yapar.
Bir Bakışta Bölüm Bir şablondan veritabanı oluşturmak, sayfa 38
Bir tabloyu elle ya da şablondan oluşturmak, sayfa 41 ve 46
Tablo sütunlarını ve satırlarını düzenlemek, sayfa 48
2 Bir Veritabanı Oluşturmak Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Bir şablondan veritabanı oluşturmak
4 Bir tabloyu elle veya bir şablondan oluşturmak
4 Tablo sütunlarını ve satırlarını düzenlemek
Veritabanı için bir yapı oluşturmak kolaydır. Ancak boş bir veritabanı boş bir belge veya çalışma sayfasından farksızdır. Bir veritabanı ancak tablolar halinde verilerle doldurulduğunda işe yarar. Sorgular, formlar ve raporlar eklendikçe kullanımı daha kolay hale gelir. Bir geçiş panosu veya özel kategoriler ve gruplarla özelleştirirseniz ona bir veritabanı uygulaması olma özelliği kazandırmış olursunuz. Her veritabanının uygulama olarak sınıflandırılacak kadar geliştirilmesi gerekmez. Yalnızca kendinizin veya bazı deneyimli veritabanı kullanıcılarının kullanacağı veritabanlarını ana hatlarıyla bırakabilirsiniz. Ancak bir yönetici yardımcısının veri girmesini veya üst düzey yöneticilerinizin kendi raporlarını almasını bekliyorsanız sağlam bir veritabanı uygulamasını oluşturmak için başlangıçta biraz zaman harcamanız ilerideki iş yükünü azaltacaktır. Yoksa ileride sürekli olarak hasarlı dosyaları onarmak veya kullanıcılara kolay görünen görevleri anlatmak durumunda kalırsınız. Microsoft Access 2007 kendi bilgilerinizle değiştirdiğiniz ve doldurduğunuz şablon biçiminde veritabanı uygulamaları sağlayarak veritabanı oluşturmada ve özelleştirmede pek çok zor ve sıkıcı işi ortadan kaldırmaktadır. Access 2007 yaygın tablo türleri için şablonlarla birlikte, tabloları kolayca oluşturmak ve doldurmak için öteki uygulamalardan gelişmiş içerik alma yöntemleri de sağlamaktadır. İstediğiniz sonuca ulaşmak için bu yöntemlerden birini kullanmak aynı sonuca ulaşmak için sıfırdan yapmanızdan çok daha kolaydır. Bu şablonlardan veya alma yöntemlerinden hiçbiri gereksinimlerinize uymuyorsa tabloları kendiniz oluşturabilirsiniz. Bu yöntem de Access’in bu sürümünde daha da geliştirilmiştir.
37
38 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak
Bu bölümde şablondan bir veritabanı, elle bir tablo ve şablondan bir tablo oluşturacaksınız. Daha sonra bir veri tablosunun görünüşünü gereksinimlerinize uyacak şekilde ayarlayacaksınız. Bu bölümün sonunda üç tablodan oluşan ve bu kitaptaki birçok alıştırmaya temel olacak bir veritabanınız olacak. Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.
Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler
Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.
Bir Şablondan Veritabanı Oluşturmak Bundan birkaç yıl önce (bilgisayar tarihi için uzak bir geçmiş) bir veritabanı yapısı oluşturma işi önce gereksinimlerinizi çözümlemeyi sonra da veritabanı tasarımını kağıt üzerine yerleştirmeyi kapsıyordu. Hangi bilgileri izleyeceğinize ve bunları veritabanında nasıl depolayacağınıza karar vermek durumundaydınız. Veritabanı yapısını oluşturmak için çok şeyle uğraşmak gerekiyor, veritabanı yapısını oluşturduktan ve verileri girdikten sonra değişiklik yapmak zor olabiliyordu. Şablonlar bu süreci değiştirmiş oldu. Bir veritabanı yapısı oluşturmak artık eskisi gibi büyük bir karar değil. Hazır şablonları kullanarak bir düzine veritabanı uygulamasını bir zamanlar bu veritabanı uygulamalarından yalnızca birini kağıt üzerinde tasarlamak için gereken süreden çok daha kısa sürede oluşturabilirsiniz. Access şablonlarıyla istediğiniz veritabanı uygulaması tüm ayrıntılarıyla oluşturulamayabilir ama gereksinimlerinize uyacak şekilde ayarlayabileceğiniz bir veritabanını hızlıca oluşturabilirsiniz. Bu alıştırmada Kişiler şablonuna göre oluşturulmuş bir veritabanı uygulamasını açacak ve inceleyeceksiniz. Bu şablon genellikle Microsoft Access 2007 ile sağlananlardan biri olup güzel görünmekle beraber diğer Office uygulamaları ve Windows komutlarıyla bağlantı kurmak için komut düğmelerinin ve katıştırılmış makroların eklenmesi gibi bir veritabanında yapabileceğiniz birçok işlemi görüntülemektedir. Başlangıçta şablonlar karmaşık geleceğinden Tasarım görünümünde daha basit tablolarla ve formlarla deneyim kazanmadan şablonlarda değişiklik yapmamanız iyi olur. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.
Bir Şablondan Veritabanı Oluşturmak 39
YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın.
1. Şablon Kategorileri listesinde Yerel Şablonlar’ı tıklayın. İpucu İnternet’e bağlandığınızda Microsoft Office Access İle Başlarken ekranının Office Online alanında ek şablonlar ve başka kaynaklar bulabilirsiniz. Access varsayılan şablon konumundaki (C:\Program Files\Microsoft Office\ Templates\1033\Access) şablonların listesini görüntüler. İpucu Bir şablon simgesini seçtiğinizde Access Ekran İpucu adı verilen bir açılır pencerede veritabanının açıklamasını görüntüler. Bu şablonlar hakkında daha fazla bilgi için Access Yardımı’nda Access 2007 Şablonları’nı arayın.
2. Kişiler şablon simgesini tıklayın. Şablonun açıklaması program penceresinin sağ tarafında, veritabanına ad verebileceğiniz bir kutu ve veritabanını depolamak istediğiniz yere gidebileceğiniz bir klasör düğmesiyle birlikte görüntülenir.
40 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak
3. Dosya Adı kutusuna Kişiler Şablonu yazın ve varsayılan yolu not edin. İpucu Microsoft Windows dosyalarındaki adlandırma kuralları Access veritabanında da geçerlidir. Bir dosya adı dosya yolu ve boşluklar dahil 260 karakter içerebilir ama bu kadar uzun bir dosya adı oluşturmanız tavsiye edilmez. Dosya adları \ / : * ? ”< > | karakterlerini içeremez. Bir Access 2007 veritabanında önceki sürümler için kullanılan .mdb uzantısı yerine .accdb uzantısı kullanılır. İki biçim arasındaki fark hakkında daha fazla bilgi için Access Yardım’ında .accdb’yi arayın.
4. Oluştur düğmesini tıklayın. Access bir ilerleme çubuğu görüntüler, sonra da yeni veritabanınız açılır.
5. Gezinti Bölmesi kapalıysa açmak için
F11
tuşuna basın.
Gezinti Bölmesi Kişiler adı altında özel bir kategoriyi ve Destekleyen Nesneler adı altında özel bir grubu görüntüler. Sütun başlıkları üzerindeki komutlara dikkat edin. Bu komutlar veritabanını bir uygulamaya dönüştüren katıştırılmış makrolara örnektir. İpucu Access, makroları tüm veritabanı nesneleri için ortak olarak değil, makroların eklendiği nesnenin bir özelliği olarak katıştırır. Katıştırılmış bir makroda yapacağınız değişiklikler geçerli nesneye özel olacaktır. Makroyu katıştırarak etki alanını kısıtlamanız, Access’in bu makronun yaptığı işlemleri “güvenli” kabul etmesini ve makroyu engellememesini sağlar.
Tablo Oluşturmak 41
6. İlk kayda kişi bilgileri girin. 7. Kişiler Şablonu veritabanını inceleyin. KAPATIN Kişiler Şablonu veritabanını kapatın. YAPIN Kişiler Şablonu veritabanını daha sonra kullanmak istemiyorsanız varsayılan depolama konumundan silin.
İpucu Access yeni veritabanlarını Belgeler klasöründe oluşturur. Her veritabanını
oluştururken bu konumu veya varsayılan kaydetme konumunu değiştirebilirsiniz. Bunu yapmak için sırasıyla Microsoft Office Düğmesi’ni, Access Seçenekleri’ni, Veritabanı Oluşturma altında Gözat düğmesini tıklayın. Varsayılan Veritabanı Yolu iletişim kutusunda varsayılan veritabanı depolama klasörü olarak seçmek istediğiniz klasöre gidin. Sonra iletişim kutularının her birinde Tamam’ı tıklayın.
Tablo Oluşturmak Önceki alıştırmada Access 2007 şablonuna dayanarak bir kişi yönetim veritabanı uygulaması oluşturdunuz. Veritabanında kişiler hakkında temel bilgileri almak, depolamak ve kullanmak için gereken tüm tablolar, formlar, raporlar ve kodlar vardır. Ancak farklı kişiler için farklı bilgileri depolamanız gerekebilir. Örneğin çalışanlar, müşteriler ve sağlayıcılar hakkında farklı türde bilgiler tutmak isteyebilirsiniz. Ad, adres ve telefon numarası gibi standart bilgilere ek olarak aşağıdaki bilgileri izlemek isteyebilirsiniz: l Çalışanın Soysal Sigorta numarası, işe alınma tarihi, medeni durumu, kesintiler ve
primler l Müşteri siparişleri ve hesap durumu l Sağlayıcı kişiler, geçerli sipariş durumu ve indirimler
Şablonla başlayabilir, kişiler tablosuna ek alanlar ekleyebilir, sonra da her bir kişi türü için yalnızca istediğiniz alanı doldurabilirsiniz ama tüm bu bilgileri bir tabloya tıka basa doldurmanız bir süre sonra büyük karışıklığa yol açacaktır. Bu durumda en iyisi her kişi türü için bir tablonun olduğu bir veritabanı oluşturmaktır.
42 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak
Önemli Birçok bilgisayar programında, bilgisayarınızın kilitlenmesi veya elektrik
kesilmesi durumunda bilgileri kaybetmemek için çalışmanızı sık sık kaydetmeniz önemlidir. Access’te verilerinizi kaydetmeniz önemli değil, verilerinizi elle kaydetmeniz de mümkün değildir. Bilgileri girdikten ve düzenlendikten sonra ekleme noktasını bir kaydın dışına çıkardığınızda Access o kaydı kaydeder. Bu, değişikliklerinizi kaybetme endişesine gerek olmadığı anlamına gelir ancak yaptığınız veri değişikliklerinin kalıcı olduğunu ve geri almak için kaydı yeniden düzenlemeniz gerektiğini unutmayın. Özellik ve düzen değişiklikleri otomatik olarak kaydedilmez. Yeni bir tablo, form veya rapor oluşturursanız veya var olan birinin özelliklerini ve düzenini değiştirirseniz nesneyi veya veritabanını kapatmadan önce değişiklikleri kaydedip kaydetmeyeceğiniz sorulur.
Ayrıca Bakınız Tablo içeriğinin denetlenmesinin yolları hakkında bilgi için Bölüm 7 “Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak”a bakın.
Bu alıştırmada boş bir veritabanı açacak, bir tablo oluşturacak, kayıt ekleyecek ve bazı kayıtları Access dışından alacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur. YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın.
1. Microsoft Access ile Başlarken sayfasında, Yeni Boş Veritabanı altında Boş Veritabanı’nı tıklayın.
Access program penceresinin sağ tarafında seçilen şablon hakkında bilgiler gösterilir.
2. Dosya Adı kutusuna 02_Deneme yazın, Gözat düğmesini tıklayın ve Belgeler/MSP/ Gözat
AA_Access2007/Bölüm02 klasörüne gidin ve Tamam’ı tıklayın.
Önemli Boş bir veritabanını kaydetmezseniz onu oluşturamazsınız. Dosya Adı kutusunda bir yol ve dosya adı belirtmezseniz Access dosyayı varsayılan bir konuma, sırayla numaralandırılmış varsayılan bir adla kaydeder. Genellikle Belgeler klasöründe ve adı da Veritabanı1.accdb biçimindedir.
3. Boş veritabanını belirtilen konumda oluşturmak için Oluştur’u tıklayın. Veritabanı, Tablo1 grubu altında Tablo1 adlı yeni bir tabloyu görütüleyerek açılır.
Tablo Oluşturmak 43
İpucu İlk sütunun başlığı Kimlik, ikinci sütununki de Yeni Alan Ekleyin’dir. Access Kimlik alanını otomatik olarak oluşturur, eğer istemezseniz bu alanı silebilirsiniz. İlk satıra verileri yazarak tabloya alan ekleyebilme yeteneği Access 2007’de yenidir. Siz bilgileri hücrelere girdikçe Access tabloya alanlar ekler, veri türü ve diğer özellikler hakkında tahminde bulunur.
Sorun Giderme Kitabın yayına hazırlandığı sırada ilk kaydın tabloya eklenmesi
işleminde bir hata vardı. Bu hata nedeniyle ilk alanı ekledikten sonra, ikinci alanı eklemeden önce ilk kaydı kaydetmezseniz, Access ilk kayda eklediğiniz her alan için kayıt kimlik değerini bir artırıyordu. Örneğin, 7 alan eklediğinizde Access ilk kaydın Kimlik alanına “7” değeri atıyordu. Bu hatadan kaçınmak için tablodaki ilk kaydın ilk alanına bir değer girdikten sonra kayıt seçiciyi tıklatmanız yeterli olacaktır. Bu şekilde kayıt kaydedilecek ve Kimlik alanına Access tarafından bir “1” değeri atanacaktır. Daha sonra diğer alanları eklemeye devam edin.
4. Yeni alan ekleyin’in altındaki boş hücreyi tıklayın, sun yazın ve sonraki hücreye geçmek için
tuşuna basın.
Access, Kimlik alanına otomatik olarak “1” değerini, ilk sütuna “Alan1” adını atar ve Yeni Alan Ekleyin başlığını üçüncü sütuna taşır. Kaydın solundaki kayıt seçici kutusunda Kaydedilmemiş Kayıt simgesi (iki nokta ve bir kalem) bu kaydın henüz kaydedilmediğini belirtir.
44 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak
5. Kaydın solundaki kayıt seçiciyi tıklayın ve her girdiden sonra
tuşuna basarak
Aşağıdaki bilgileri sonraki altı hücreye girin:
John Woods 345 S. Ventura CA 83003 555-0154
Ekleme noktası hücreden çıktıktan sonra sütun adı Alan 1, Alan 2 şeklinde birer artarak değişir.
6. Kimlik sütun adını çift tıklayın ve Taşıyıcı No yazarak yeniden adlandırın. 7. Diğer sütunların adlarını aşağıdakilerle değiştirmek için 6. adımı tekrarlayın:
Alan1 Alan2 Alan3 Alan4
Şirket Kişi Cadde Şehir
Alan5 Alan6 Alan7
Eyalet Posta Kodu Telefon
8. Tasarım görünümüne geçmek için Program penceresinin sağ alt köşesindeki Tasarım Görünümü
Görünüm araç çubuğunda Tasarım Görünümü düğmesini tıklayın.
İpucu Görünüm araç çubuğundaki düğmeler etkin olan nesnenin türüne göre değişir. İşaretçi pencerenin alt kısmına yakın olduğunda bu düğmeler görünümler arası geçiş için kullanışlıdır. Bu kitapta görünümler arası geçiş için verilen yönergelerin çoğunda Giriş sekmesinde Görünümler grubundaki düğmeler kullanılmıştır.
Tablo Oluşturmak 45
Tabloyu henüz kaydetmediyseniz, Access bir ad vermenizi isteyecektir çünkü Tasarım görünümüne geçmeden önce tabloyu kaydetmeniz gerekir.
9. Farklı Kaydet iletişim kutusuna Taşıyıcılar yazın ve Tamam’ı tıklayın.
Tasarım görümünde, pencerenin üst bölümü tablo alanlarının listesini içerir. Alan Adı sütunu tabloyu oluştururken belirlediğiniz adları içerir. Veri Türü sütunu alanın içerebileceği veri türünü belirtir. Tanım sütunu alanın açıklamasını içerebilir. İpucu Alan adlarında boşluk kullanabilirsiniz ama bu sorguların ve modüllerin yazılma şeklini etkileyebileceğinden, kullanmamak en iyisidir. Taşıyıcı No alanının solundaki Birincil Anahtar simgesine (bir anahtar ve sağı gösteren bir ok) dikkat edin. Birincil anahtardaki değer her bir kaydı benzersiz (unique) olarak tanımlamak için kullanılır; yani aynı birincil anahtar değerine sahip iki kayıt olamaz. Bu değeri siz kendiniz girebilir veya Access’ten yardım alabilirsiniz. Bir alanın veri türü burada olduğu gibi Otomatik Sayı’ya ayarlandığında Access her yeni kayıtta bu alanı bir sonraki sayıyla doldurur. İpucu Tablonun birincil anahtarı olmasını istemiyorsanız pencerenin üst bölümünde birincil anahtar olarak atanmış alanı seçin ve Tasarım sekmesinde Birincil Anahtar’ı tıklayın. Farklı bir alanı birincil anahtar olarak atamak isterseniz o alanı seçin ve birincil anahtar yapmak için Tasarım sekmesinde Birincil Anahtar’ı tıklayın.
46 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak
10. Posta Kodu alanının Veri Türü’nü tıklayın, görünen oku tıklayın ve listeden Metin’i seçin.
İpucu Yalnızca rakamlardan oluşan posta kodları için sayısal veri türü uygundur. Ama kullanıcıların alfabetik kodları da girebilmeleri açısından veri türünü Metin’e ayarlamak iyi bir fikirdir.
11. Her alan adını sırasıyla tıklayın ve Alan Özellikleri bölmesinde Alan Boyutu’nu aşağıdakilerle değiştirin:
Şirket Kişi Cadde Şehir Eyalet Posta Kodu Telefon
40 50 50 50 2 10 24
Sorun Giderme Bazı verilerin kaybolmasına neden olabilecek alan özelliklerinden birini değiştirirseniz (örneğin alanın boyutunu küçültmek gibi) tabloyu kaydetmek istediğinizde Access sizi bu konuda uyarır.
KAPATIN Değişiklikleri kaydederek tabloyu kapattıktan sonra veritabanı kapatın.
Bir Şablondan Tablo Oluşturmak Bir tabloyu elle oluşturmak kolaydır ama var olan tablo şablonlarından biri istediğinize yakınsa onu kullanarak daha az zaman ve emek harcarsınız. Bu alıştırmada var olan veritabanına Çalışanlar adlı bir tablo eklemek için bir tablo şablonu kullanacaksınız. KULLANIN 03_TabloŞablonu veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm02 alt klasöründedir
AÇIN 03_TabloŞablonu veritabanını açın.
1. Var olan şablonların listesini görmek için Oluştur sekmesinde Tablolar grubunda Tablo Şablonları düğmesini, sonra da Kişiler’i tıklayın.
Yeni bir tablo açılır. Bu tablo çeşitli kişi bilgisi türlerine uygun alanlar içerir ama sizin başka alanlara da ihtiyacınız olacak.
Bir Şablondan Tablo Oluşturmak 47
2. İçeriğe bağlı Veri Sayfası sekmesinde, Görünümler grubunda Görünüm
3. Şirket satırında herhangi bir yeri farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Satır Sil’i tıklayın. 4. Önceki adımı E-posta Adresi, İş Telefonu, Cep Telefonu, Faks Numarası, Ülke ve Web
düğmesinin üst yarısını tıklayın. Açılan Farklı Kaydet iletişim kutusuna Çalışanlar yazın ve Tamam’ı tıklayın.
Sayfası satırlarını silmek için tekrarlayın.
İpucu Bitişik olan kayıtları birlikte silmek için kayıtları Shift tuşunu basılı tutarak seçebilirsiniz. Bitişik olmayan kayıtları aynı anda seçemezsiniz.
5. İş Unvanı alan adında İş sözcüğünü seçin ve
6. Kimlik alanı adını Çalışan No olarak değiştirin.
tuşuna basın, böylece alan adı
yalnızca Unvanı olur.
Kimlik alanının adını değiştirmek bu tablonun Kimlik alanını diğer tabloların Kimlik alanlarından ayırt etmede kolaylık sağlar.
7. Ekler alan adını Fotoğraf olarak değiştirin. İpucu Veritabanında eklerin depolanması ve görüntülenmesi Access 2007’deki yeni bir özelliktir.
48 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak
8. İlk boş Alan Adı hücresini tıklayın ve Doğum Tarihi yazın. Tarih/Saat’e kaydırmak için t yazın ve
tuşuna basın, listeyi
tuşuna iki kez basın.
9. İşe AlmaTarihi adlı alanı eklemek için önceki adımı tekrar edin. 10. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda Kaydet düğmesini tıklayın. Kaydet
Gezinti bölmesinde artık Taşıyıcılar ve Çalışanlar adlarında iki tablo vardır. KAPATIN 03_TabloŞablonu veritabanını kapatın.
Tablo Sütunlarını ve Satırlarını Düzenlemek Bir tablonun yapısını alanlar ekleyerek ve alan özelliklerini değiştirerek geliştirdiğinizde tabloda depolanan verileri etkilersiniz. Ama bazen de verilerin daha iyi görünmesi için tablonun kendisini yeniden düzenlemek isteyeceksiniz. Örneğin bir telefon numarasına bakmak istediğinizde adlar ve telefon numaraları birbirinden uzaktaysa istediğiniz bilgileri görmek için tablo penceresini kaydırmak zorunda kalırsınız. İlgilendiğiniz alanları bir arada görmek için sütunları yeniden düzenlemek veya birkaçını gizlemek isteyebilirsiniz. Bir Access tablosunun sütun ve satırlarını, verileri hiç etkilemeden düzenleyebilirsiniz. Satırların ve sütunların boyutlarını değiştirebilir, sütunları gizleyebilir, taşıyabilir ve dondurabilirsiniz. Tabloyu daha sonra yeniden açtığınızda yine aynı görünecek şekilde tablo biçimlendirmesini kaydedebilir veya değişikliklerinizi kaydetmeden iptal edebilirsiniz. Bu alıştırmada bir tabloyu açacak, sütunlarını ve satırlarını düzenleyeceksiniz. KULLANIN 04_Düzenle veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm02 alt klasöründedir. AÇIN 04_Düzenle veritabanını açın.
1. Müşteriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açmak için Gezinti Bölmesi’nde
2. Adres sütun başlığının sağ kenarındaki dikey çubuğu sütunda metnin tamamı
çift tıklayın.
görünene kadar sürükleyin.
Sütunun genişliği adresin tamamını görüntüleyemeyecek kadar dardır.
Tablo Sütunlarını ve Satırlarını Düzenlemek 49
3. Adres ve Şehir sütun başlıklarının arasındaki dikey çubuğu işaret edin ve işaretçi iki yönlü bir oka dönüştüğünde dikey çubuğu çift tıklayın.
Access dikey çubuğun solundaki sütunun boyutlarını o alandaki tüm kayıtlarda yer alan metinlerin tamamının görüneceği en dar genişliğe getirir. Bu yöntem özellikle en uzun girdinin ne kadar olduğunu göremediğiniz büyük bir tabloda yararlı olur.
4. Tablodaki tüm satırların yüksekliğini artırmak için veri sayfasının sol tarafında herhangi iki kayıt seçici arasındaki yatay çubuğu aşağı doğru sürükleyin.
50 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak
5. Giriş sekmesinde, Kayıtlar grubunda Diğer düğmesini, sonra da Satır Yüksekliği’ni
6. Satır Yüksekliği iletişim kutusunda Standart Yükseklik onay kutusunu seçin ve
tıklayın.
Tamam’ı tıklayın.
Access tüm satırların yüksekliğini varsayılan ayara getirecektir. (Bu iletişim kutusunda satırların yüksekliğini istediğiniz gibi ayarlayabilirsiniz.)
7. Adı sütununda herhangi bir yeri tıklayın. Kayıtlar grubunda Diğer düğmesini, sonra da Sütunları Gizle’yi tıklayın.
Adı sütunu gizlenir ve sağındaki sütunlar sola kayar. İpucu Sütunları Gizle’yi tıklamadan önce birkaç sütun seçerseniz bunların hepsi gizlenir. Birbirine bitişik olan sütunları Shift tuşunu basılı tutarken birinin başlığını tıkladıktan sonra ötekinin başlığını tıklayarak seçebilirsiniz.
8. Gizli olan alanı görüntülemek için Kayıtlar grubunda Diğer düğmesini ve Sütunları Göster’i tıklayın.
Sütunları Göster iletişim kutusu açılır.
9. Sütunları Göster iletişim kutusunda Adı onay kutusunu seçin ve Kapat’ı tıklayın. Access Ad sütununu yeniden görüntüler.
Önemli Noktalar 51
10. Veritabanı penceresinin sağ üst köşesindeki Aşağı Geri Getir düğmesini tıklayın ve
11. Müşteri No sütun başlığını işaret edin, farenin düğmesini basılı tutarak Ad ve
12. Pencereyi sağ alt köşesindeki oku tıklayarak sağa kaydırın.
pencereyi tablodaki tüm alanlar görünmeyecek şekilde küçültmek için sağ kenarını sola sürükleyin. Soyadı sütun başlığı üzerinde sürükleyin. Her üç sütun da seçili durumdayken Kayıtlar grubunda Diğer düğmesini, sonra da Dondur’u tıklayın. İlk üç sütun görüntüde kalır.
13. Sütunları normal durumlarına döndürmek için Kayıtlar grubunda Diğer’i sonra da Çöz’ü tıklayın.
İpucu Sütunları gizlemek, görüntülemek dondurmak veya çözmek için gereken
komutları bir sütunun başlığın farenin sağ düğmesiyle tıkladığınızda görüntülenen kısayol menüsünde de bulabilirsiniz.
KAPATIN Tabloyu değişiklikleri kaydetmeden kapattıktan sonra, 04_ Düzenle veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın.
Önemli Noktalar l Access 2007 veritabanlarını ve tabloları hızlı ve kolay oluşturmanıza yardım edecek
şablonlar içerir. l Tasarım görünümde, elle veya bir şablondan oluşturduğunuz herhangi bir nesneyi
değiştirebilirsiniz. l Tüm bilgileri bir tabloda toplamak yerine çalışanlar, müşteriler ve sağlayıcı kişi
bilgileri veya kitap, video ve CD katalog bilgileri gibi bilgilerin her biri için farklı tablolar oluşturabilirsiniz. l Özellikler bir alana hangi verilerin girilebileceğini ve verilerin ekranda nasıl
görüneceğini belirler. Tasarım görünümünde, bazı özellikleri tabloda depolanan verileri etkilemeden değiştirebilirsiniz ama bazılarını değiştirmek verileri etkileyebilir; bu yüzden özellikleri değiştirirken dikkatli olmasınız. l Bir tablonun yapısını tabloda depolanan verileri etkilemeden sütunları ve satırları
değiştirerek veya gizleyerek ayarlayabilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm
Başka bir Access veritabanından bilgi almak, sayfa 54
Bir metin dosyasından bilgi almak, sayfa 65
Bir SharePoint listesi almak veya bir Share Point listesine bağlanmak, sayfa 60
3 Bir Veritabanını
Bilgilerle Doldurmak Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Başka bir Access veritabanından bilgiler almak
4 Bir Excel çalışma sayfasından bilgiler almak
4 Bir SharePoint listesini almak veya bir SharePoint listesine bağlanmak
4 Verileri e-posta yoluyla toplamak
4 Bilgileri bir metin, XML, HTML veya dBase dosyasından almak
4 Bilgileri bir Outlook klasöründen almak
Birçok kişi bilgileri bir veritabanı tablosuna yazmaktan hoşlanmaz, o yüzden ilişkisel bir veritabanını tasarlarken tabloları kullanıcının aynı bilgileri bir defadan fazla yazması gerekmeyecek şekilde yapılandırmak önemli bir hedeftir. Örneğin müşteri siparişlerini izlemek için bir veritabanı tasarlıyorsanız, satış personelinin her siparişte müşterilerin adlarını yazmak zorunda kalmalarını istemezsiniz. Her müşteri hakkında konuyla ilgili tüm bilgileri tutacak bir müşteri tablosu oluşturursunuz, böylece yalnızca sipariş formundaki müşteri numarasına başvurmanız yeterli olur. Bir müşteri hakkındaki bilgi değişirse bu bilgi yalnızca bir yerde güncellenir: Müşteri tablosunda. Bu yolla sipariş kayıtlarındaki müşteri bilgilerinin değişmez parçası (müşteri numarası) doğru kalır. Bu sistemin başka bir yararı yazım hatalarından ve aynı bilgilerin veritabanı boyunca farklı biçimlerde görüntülenmesinden kaynaklanan karışıklığı azaltmasıdır. İyi bir veritabanı tasarımı sayesinde yeni bilgiler girilirken ve veritabanının sürekliliği sağlanırken tuş vuruşlarından tasarruf yapılır. Zaman ve emeğinizden fazlasıyla tasarruf edebileceğiniz başka yollar da vardır. Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office sistemindeki diğer programlarla kolayca bilgi paylaşabilir. Başka biçimlerdeki dosyalardan bilgi alma yoluyla bir veritabanını kolayca doldurabilirsiniz. Bir Access veritabanında depolamak istediğiniz bilgiler herhangi bir başka elektronik belgede zaten varsa, bu bilgileri Access’e taşıyarak yeniden yazma zahmetinden kurtulursunuz. 53
54 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
Başka bir programda kayıtlı olan ve etkin bir şekilde kullanılan bilgileri çözümlemek için Access’e getirmek, raporlar oluşturmak veya başka bir biçime vermek istiyorsanız, bilgileri Access’e almak yerine veritabanını var olan bilgilere orijinal programında bağlayabilirsiniz. Bir başka programdaki verileri bağladığınızda her iki programda da görüntüleme, düzenleme yapabilirsiniz ve Access’te gördüğünüz bilgiler her zaman güncel olur. Bu bölümde, Microsoft SharePoint sitesi, Microsoft Office Outlook, metin belgesi, XML ve HTML dosyası, başka bir veritabanı gibi farklı kaynaklardan bilgileri bir Access veritabanına almanın farklı yollarını deneyeceksiniz. Verilerin e-posta yoluyla nasıl toplandığını ve verilere nasıl bağlanıldığını öğreneceksiniz. Ayrıca Access 2007’ye önceki sürümlerde oluşturulmuş bir veritabanının nasıl dönüştürüldüğünü göreceksiniz. Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.
Başka Bir Access Veritabanından Bilgi Almak Diyelim ki, hazır olarak birinde ürünler ve siparişler hakkında bilgilerin ötekinde de kişi bilgilerinin olduğu tabloları içeren bir Access veritabanınız var ama düzenli olarak kullandığınız bilgilerin tümünü içeren yalnızca bir veritabanınızın olmasını istiyorsunuz. Ürün ve sipariş bilgilerini yeniden oluşturmak yerine onları kişiler veritabanına (veya tersi) alarak zaman kazanabilirsiniz. Standart Access nesnelerinin herhangi birini, tabloları, sorguları, formları, raporları, sayfaları, makroları ve modülleri kolayca alabilirsiniz. Bir tabloyu alırken yalnızca tablo tanımını (Tasarım görünümünde gördüğünüz yapı) veya hem verileri hem de tanımı alma seçeneğiniz vardır. Bir Access nesnesini alırken, nesnenin tamamı etkin veritabanına aynı ada sahip bir nesne olarak alınır. Seçili alanları veya kayıtları alma seçeneğiniz yoktur. Etkin olan veritabanında aynı adda bir nesne varsa, Access yeni nesneyi adının sonuna bir sayı ekleyerek alır.
Başka Bir Access Veritabanından Bilgi Almak 55
İpucu Başka bir veritabanındaki bir tablodaki alanların veya kayıtların yalnızca bir bölümü gerekiyorsa yalnızca gerek duyduğunuz bilgileri seçmek üzere bir sorgu hazırlayabilir sonra da sorgunun sonuçlarını bir tablo olarak alabilirsiniz. Alternatif olarak tabloyu alıp Tasarım görünümünde düzenleyebilir veya sorgular kullanarak temizleyebilirsiniz. Bu alıştırmada bir Access veritabanından diğerine tablolar alacaksınız. KULLANIN 01_AccessAl ve 01_Ürünler veritabanlarını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm03 klasöründedir.
AÇIN 01_AccessAl veritabanını açın.
1. Dış Veri sekmesinde Al grubundaki Access düğmesini tıklayın. Dış Veri Al sihirbazı açılır. Sihirbazın sayfaları seçtiğiniz alma işlemine özeldir, yani bu durumda başlık çubuğunda Access Veritabanı görünür.
2. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat’ı tıklayın. 3. Dosya Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne gidin, 01_Ürünler veritabanını tıkladıkdan sonra Aç’ı tıklayın.
56 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
4. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Tabloları, sorguları, formları,
raporları, makroları ve modülleri geçerli veritabanına al seçeneği seçili olarak Tamam’ı tıklayın. Nesneleri Al iletişim kutusu açılır.
5. Listedeki her iki tabloyu da (Kategoriler ve Ürünler) da seçmek için Tümünü Seç’i tıklayın. Tabloları almak için Tamam’ı tıklayın.
Access alma adımlarını kaydetme seçeneği sunar. Bu alıştırma için gerek yoktur ama bu işlemi sık tekrarlarsanız bunu yapmak size zaman kazandırır.
6. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın. 7. Kayıtların veritabanına alındığını onaylamak için Tablolar listesinde Kategoriler ve Ürünler tablolarını açın.
KAPATIN 01_AccessAl veritabanını kapatın.
Bir Excel Çalışma Sayfasından Bilgi Almak 57
Bir Veritabanını Access’in Önceki Sürümlerinden Dönüştürmek Access 2007’de veriler önceki sürümlerinden farklı bir biçimde depolanır. Access önceki sürümlerde oluşturulan veritabanlarını açabilir ve bilgileri önceki sürümlere kaydedebilir ama Access’in önceki sürümleri 2007 biçiminde kaydedilen veritabanlarını açamaz. İleride Access’in önceki sürümünü kullanarak bir veritabanı üzerinde çalışmanız gerekecekse veritabanını olduğu biçimde bırakabilirsiniz çünkü Access 2007 onu aynı biçimde açıp otomatik olarak kaydedecektir. Ancak Access 2007’de yeni olan bazı özellikler veritabanını yeni biçime güncelleştirmediğiniz sürece kullanılamayacaktır. Bir veritabanını Access’in önceki sürümlerinden dönüştürmek için aşağıdaki adımları izleyin: 1. Veritabanını açın. Microsoft Office Düğmesi
2. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Farklı Kaydet’i işaret edin, Access 2007 Dosya Biçimi’ni tıklayın. 3. Veritabanını Dönüştür iletişim kutusunda veritabanı için bir ad ve konum belirleyin, Kaydet’i tıklayın. Veritabanınızın Access 2007 biçiminde kaydedildiğini ve önceki Access sürümleriyle açılamayacağını bildiren bir ileti kutusu görünür.
Bir Excel Çalışma Sayfasından Bilgi Almak Access Microsoft Office Excel ile birlikte iyi çalışır. Çalışma sayfalarının tamamını veya bir adlandırılmış aralığı çalışma sayfasından yeni bir tabloya (alma işlemi sırasında oluşturulacak) veya var olan bir tabloya alabilirsiniz. Bir çalışma sayfasından ya da aralıktan belirli alanları da alabilirsiniz. Excel, doğrudan Access’e alınacak şekilde ayarlanmamış olan bilgilerin alınmasında kullanılacak iyi bir ara biçimdir. Örneğin alanları eklemek veya kaldırmak, birleştirmek veya bölmek veya veriyi Access’e almadan önce işlemek için matematiksel işlevler kullanmak istiyorsanız Excel bunları yapmanın tam yeridir.
58 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
Bu alıştırmada Access veritabanındaki bir tabloya bir Excel çalışma sayfasından müşteri bilgilerini alacaksınız. KULLANIN 02_ExcelAl veritabanını ve 02_Müşteriler çalışma kitabını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm03 alt klasöründedir.
AÇIN 02_ExcelAl veritabanını açın.
1. Dış Veri sekmesinde Al grubundaki Excel düğmesini tıklayın. Dış Veri Al sihirbazı açılır.
2. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat’ı tıklayın. 3. Dosya Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne
4. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Kayıtların bir kopyasını tabloya
gidin, 02_Müşteriler çalışma kitabını tıkladıktan sonra Aç’ı tıklayın.
ekle seçeneğini seçin, listede Müşteriler’i tıkladıktan sonra Tamam’ı tıklayın.
Elektronik Tablo Alma Sihirbazı açılır.
Bir Excel Çalışma Sayfasından Bilgi Almak 59
Önemli Var olan bir tabloya bilgi alınırken tüm alan adları ve veri türleri tam olarak uyuşmalıdır; yoksa Access dosyayı alamaz ve bir hata görüntüler. Yapı uyuşmakla birlikte bir alandaki veri çok büyük olursa veya o veride bazı başka küçük sorunlar varsa Access bu alanı içeren kaydı istenen tablo yerine bir AlmaHatası tablosuna alabilir. Sorunu AlmaHatası tablosunda giderebilir sonra da kaydı kopyalayıp doğru tablonun içine yapıştırabilirsiniz. Sihirbazın ilk sayfasında çalışma sayfasının veya seçili çalışma sayfasının adlandırılmış aralığının içeriğine göz atabilirsiniz. Seçili çalışma sayfasındaki veya adlandırılmış aralıktaki örnek veriler sayfanın altında görünür.
5. Çalışma Sayfalarını Göster listesinde Müşteriler seçiliyken İleri’yi tıklayın.
6. İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusu seçili değilse bu kutuyu seçin. 7. İleri’yi tıkladıktan sonra Son’u tıklayın. Access çalışma sayfasını Müşteriler tablosuna alır.
8. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın. 9. Access’in müşteriler listesini aldığını onaylamak için Müşteriler tablosunu açın. KAPATIN 02_ExcelAl veritabanını kapatın.
60 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
Bilgilere Bağlanmak Veriyi başka bir programdan Access veritabanına almak yerine, programa bağlanabilirsiniz. Kendi veritabanınızda depolanan veriyle çalışmak daha hızlı, güvenli ve esnek olsa da bazen bağlanmayı tercih edebilirsiniz. Başka bir Access veritabanındaki veya farklı bir programdaki veriye bağlanmanın en yaygın nedeni verinin size ait olmamasıdır. Kuruluşunuzdaki başka bir bölüm veriyi bir SQL veritabanında tutuyor olabilir ve size tabloları ve sorguları okuyabileceğiniz ama değiştiremeyeceğiniz şekilde izin verebilir. Diğer nedenler arasında güvenlik ve veri dağıtımını kolaylaştırmak yer alır. Bir uygulamadaki bilgileri alabileceğiniz halde, bağlanmayı tercih edebilirsiniz. İşlemdeki tek fark Dış Veri Al sihirbazındaki Verilerin Kaynağını Ve Hedefini Seçin sayfasında seçtiğiniz seçenektir. Al ya da Ekle seçeneği yerine Bağlı Tablo Oluşturarak Veri Kaynağına Bağla seçeneğini seçin. Yerel ağdaki (LAN) bir dosyaya bağlanırsanız ağ sürücüsüne bağlanmak yerine evrensel adlandırma kuralı (UNC) yolunu kullanın. Bir UNC yolu bilgisayar adıyla birlikte sürücü harfini ve klasör adlarını içerir, bu yüzden değişebilmesi daha zordur. Access bağlantılı tablonun simgesinin solunda bir ok görüntüler.
Bir SharePoint Listesi Almak veya Bir SharePoint Listesine Bağlanmak Kuruluşunuzda Microsoft SharePoint ürünleriyle ve teknolojileriyle yapılandırılmış bir işbirliği sitesi kullanılıyorsa Access’te SharePoint listelerinin içeriğiyle tıpkı diğer içeriklerle çalışabildiğiniz gibi çalışabilirsiniz. Bir listeyi Access’e iki yoldan biriyle getirebilirsiniz: Bir SharePoint listesini alarak veya bir SharePoint listesine bağlanarak. Bir SharePoint listesinin alınmasıyla hedef Access veritabanında listenin bir kopyası oluşturulur. Alma işlemi sırasında kopyalamak istediğiniz listeleri belirleyebilir ve seçili her liste için listenin tamamını mı yoksa yalnızca belirli bir görünümü mü almak istediğinizi belirtebilirsiniz. Alma işlemi Access’te bir tablo oluşturur sonra da kaynak listeden (veya görünümden) sütunları veya öğeleri bu tabloya alanlar ve kayıtlar olarak kopyalar. Access’te veya SharePoint’te alınan verilere yapılan değişiklikler çoğaltılmayacaktır.
Bir SharePoint Listesi Almak veya Bir SharePoint Listesine Bağlanmak 61
Örneğin Access’te depolanan verileri güncelleştirmek için listeyi tekrar alma olasılığınız varsa alma parametrelerini kaydedebilirsiniz. Kaydedilen alma işlemini tekrarlamak için Dış Veriler sekmesinde, Al grubunda, Kaydedilen Almalar düğmesini tıklayın, istediğiniz alma tanımlamasını seçin ve Çalıştır’ı tıklayın. Access’te bir SharePoint listesinin verileriyle çalışmak ama bilgileri her iki konumda da geçerli tutmak isterseniz bir bağlantılı tablo oluşturun. Her iki işlem de aynı şekilde gerçekleştirilir. Bağlantılı tablolar, Access Gezinti Bölmesin’de sarı bir tabloyu gösteren mavi bir okla belirtilir. Görünümü yenilediğinizde Access’te güncelleştirdiğiniz bilgiler SharePoint listesin yansıtılır veya bunun tersi olur.
Alınan Listeler
Bağlantılı Listeler
Bu alıştırmada bir işbirliği sitesinden bir SharePoint listesini alma işlemini göstereceğiz. 1. Almak istediğiniz listeleri içeren SharePoint sitesini bulun ve site adresini not edin. Geçerli bir site adresi http:// ile başlar, ardından sunucunun adı ve belirli bir sitenin sunucudaki yolu gelir. Örneğin http://örnek veya http://örnek/satışlar/dönemsel/. 2. SharePoint sitesinde veritabanına kopyalamak istediğiniz listeleri belirleyin sonra da listenin tamamını mı, yalnızca belirli bir görünümü mü istediğinize karar verin. Tek bir alma işleminde birden çok listeyi alabilirsiniz ama her listenin yalnızca bir görünümünü alabilirsiniz. Standart görünümlerden biri gereksinimlerinize
62 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
uymazsa devam etmeden önce yalnızca istediğiniz alanları ve listeleri içeren özel bir görünüm oluşturun. 3. Kaynak listedeki veya görünümündeki sütunları gözden geçirin ve listeyi almak istediğiniz veritabanını belirleyin. Bir SharePoint listesini aldığınızda Access kaynak listeyle aynı adda bir tablo oluşturur. Bu ad zaten kullanılıyorsa Access yeni tablo adına bir sayı ekler; örneğin Kişiler1. (Kişiler1 de kullanılıyorsa Access Kişiler2’yi oluşturur ve bu şekilde devam eder.) İpucu Access hiçbir zaman hedef veritabanındaki bir tablonun üzerine yazmaz veya bir liste veya görünümün içeriğini var olan bir tabloya eklemez. 4. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, SharePoint Listesi düğmesini tıklayın. Dış Veri Al sihirbazı bilinen sitelerin listesini göstererek açılır. Bu listeyle sınırlı değilsinizdir. 5. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, SharePoint sitesi belirt altında, bağlanmak istediğiniz sitenin adresini tıklayın veya alttaki kutuya yazın. 6. Kaynak verileri al veya Veri kaynağına bağla seçeneğini seçin ve İleri’yi tıklayın. Sonra, sorulduğunda site kimlik bilgilerinizi girin. Verileri Listeden Alın sayfasında, seçilen SharePoint sitesindeki tüm listeler gösterilir. Sorun Giderme Bu yazılımın deneme sürümünde, Alınacak Öğeler listesi Adım 8’e
kadar her SharePoint listesi için bir liste kutusu içerecek şekilde güncellenmiyordu. Bu durum yazılımın son sürümünde düzeltilmiş olabilir.
7. Al sütununda, veritabanınıza almak istediğiniz her listenin onay kutusunu seçin. 8. Alınacak Öğeler sütununda, seçilen her liste için, veritabanına almak istediğiniz görünümü (verilerin düzeni) seçin. Sorun Giderme Alınacak Öğeler listesi almak istediğiniz SharePoint listesi için bir liste kutusu içermiyorsa, liste kutusunun olması gereken sütunu tıklayın, liste kutusu görünecektir. Bu durum yazılımın son sürümünde düzeltilmiş olabilir. 9. Başka bir listede depolanan değerleri arayan alanların kimlikleri yerine görüntü değerlerini al onay kutusu seçili olarak Tamam’ı tıklayın.
Bir SharePoint Listesi Almak veya Bir SharePoint Listesine Bağlanmak 63
Bu seçenek seçili listelerdeki arama sütunları için hangi verilerin alınacağını belirler.
Access listeleri alırken ilerleme çubuğu görünmez ve bu işlem biraz zaman alabilir. Tamam düğmesini bir defadan fazla tıklamamaya çalışın. Alma işlemi tamamlanınca sihirbazın son sayfası görünür. 10. Alma parametrelerini yeniden kullanmak isterseniz Alma adımlarını kaydet onay kutusunu seçin. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında tanımlama için bir ad ve açıklama girin ve Al’ı Kaydet’i tıklayın. İpucu Microsoft Office Outlook 2007 kullanıyorsanız Outlook Görevi Oluştur onay kutusunu seçerek kaydedilen alma tanımlamasına karşılık gelen bir görevi takviminize işaretleyebilirsiniz. Bir listeyi aldıktan veya bir listeye bağlandıktan sonra, oluşan tabloyu Veri Sayfası görünümünde açın. Alanların ve kayıtların tümünün alındığından ve bir hata olmadığından emin olun. Veri türünü ve diğer alan özelliklerini Tasarım görünümüne geçerek gözden geçirebilirsiniz.
64 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
Verileri E-Posta Yoluyla Toplamak Microsoft Office Outlook 2007 kullanıyorsanız başkalarına e-posta olarak gönderebileceğiniz formlar oluşturabilir, sonra da yanıtları bir veritabanı tablosuna otomatik olarak ekleyebilirsiniz. Bunu e-posta yoluyla anketleri, durum raporlarını, siparişleri veya arızaları işlemek için kullanabilirsiniz. Biraz hayal gücüyle bu özelliğin kullanımları neredeyse sınırsız olur. Bu işlemin yapılması için anket alıcılarının HTML olarak biçimlendirilmiş e-postayı destekleyen bir e-posta istemcilerinin olması gerekmektedir; çoğu e-posta istemcisi bunu desteklemektedir. Ayrıca Bakınız E-posta anketlerine koyabileceğiniz ek seçenekler ve düzeltmeler hakkında bilgi için Access Yardımı’na bakın.
Verileri E-posta İletileriyle Topla sihirbazı sizi bir e-posta anket formu oluşturma işlemine yönlendirir. Bilgisayarınıza yüklenen uygulamalara bağlı olarak farklı türlerde anketler oluşturabilirsiniz. 1. Anketinize eklemek istediğiniz alanları içeren bir tablo oluşturun. Ekleme noktasını ilk boş kayda konumlandırın. 2. Dış Veri sekmesinde, Veri Topla grubunda, E-posta Oluştur düğmesini tıklayın. 3. Formu oluşturmak, tablodaki alanları eklemek ve yeniden sıralamak, alan etiketlerini değiştirmek, anket sonuçlarının verileceği Outlook klasörünü belirlemek, Outlook’un özgün Access veritabanı tablosuna otomatik olarak yanıtları eklemesini sağlamak için seçim yapmak ve anket alıcılarını belirlemek için sihirbazdaki adımları izleyin. Outlook’un anket yanıtlarını veritabanına eklemesini sağlamazsanız, bu durumda tek tek anket yanıtlarının her birini Outlook’ta farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra, Veriyi Microsoft Office Access‘e Ver’i tıklayarak elle ekleyebilirsiniz. 4. Oluşturulacak e-posta iletisinin metnini özelleştirin, sonra da E-posta iletisini oluşturun sayfasında Oluştur’u tıklayın. Sorun Giderme Veritabanının özel kullanım kilidi durumunda açılmış olduğunu belirten bir uyarı görebilirsiniz. Bunun için endişelenmeyin. E-postayı gönderdikten sonra veritabanını kapatabilir, sonra da onu yeniden kilitsiz açabilirsiniz. Outlook açılır (açık değilse) ve seçili tabloyu temel alan bir formla birlikte genel bir ileti gösterilir. 5. İletide istediğiniz değişikliği yapın, anket alıcılarının adreslerini ekleyin ve gönderin.
Verileri E-Posta Yoluyla Toplamak 65
Bir veri toplama e-posta iletisini birden çok kişiye gönderirken Kime kutusuna kendi e-posta adresinizi ve Gizli kutusuna diğer kişilerin adreslerini yazmak iyi bir e-posta geleneğidir. Bu yolla bir ileti alıcısı Tümünü Yanıtla’yı tıklayarak yanıtı tüm alıcıların yerine yalnızca size göndermiş olur. İleti alıcıları iletinizi yanıtlayarak ankete yanıt verirler. Outlook anket yanıtlarını Access Veri Toplama Yanıtları klasörüne (gerek duyduğunuz ilk anda oluşturduğu) verir. Bu klasörde tek tek anket yanıtlarını, her biri için veri toplama işleminin durumunu ve ilk tablodaki anket verilerini görüntüleyebilirsiniz. Access’in ileti yanıtlarını işleme yolunu değiştirmek ve iletileri yeniden göndermek veya silmek için tabloyu görüntüleyin sonra da Veri Topla grubunda, Yanıtları Yönet düğmesini tıklayın.
Bir Metin Dosyasından Bilgi Almak Metin dosyaları tüm belge türlerinin ortak paydasıdır. Sözcük ve sayılarla çalışan hemen her program bir çeşit metin dosyası üretir. Access sınırlı ve sabit genişlikteki metin dosyalarından sütunlu veriler (tablolar ve listeler) alabilir. Bir sınırlı metin dosyasında her kayıt satır sonunda biter ve her alan sonraki alandan sınırlayıcı adı verilen bir virgül veya özel karakterle ayrılır. Bir alan bu özel karakterlerden birini içeriyorsa alanın tamamını tırnak içine almanız gerekir. (Bazı kişiler özel durumları arayıp bulmak zorunda kalmamak için tüm alanları tırnak içine alır.) Bir sabit genişlikli metin dosyasında her kayıttaki aynı alan, aynı sayıda karakter içerir. Gerçek veri bir alanı doldurmazsa, alan sonraki alanın başlama noktasına kadar her kayıtta aynı sayıda karakter olacak şekilde boşluklarla doldurulur. Örneğin, ilk alan 12 karakter içeriyorsa, ilk alandaki gerçek veri 4 karakter olsa bile, ikinci alan her zaman kaydın başlangıcından itibaren 13 karakter sonra başlar. Eskiden sabit genişlikli metin dosyalarını veritabanlarına almak zordu çünkü her alandaki karakter sayısını dikkatlice saymanız, sonra da veritabanındaki veya alma programındaki alanın boyutunu belirlemeniz gerekiyordu. Herhangi bir alanın uzunluğu bir karakter bile eksik olsa o noktadan sonraki tüm kayıtlar karışırdı. Access’le bu artık bir sorun olmaktan çıkmıştır çünkü Metin Al sihirbazı sabit genişlikli metnin alınmasını kolaylaştırmıştır. Birçok eski programın verilerini Access’e almanın tek yolu, verileri sabit genişlikli metin dosyasına vermek sonra da bu dosyayı Access’e almaktır. Bu alıştırmada virgülle sınırlandırılmış bir metin dosyasından Access veritabanındaki bir tabloya bilgiler alacaksınız.
66 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
KULLANIN 05_MetinAl veritabanını ve 05_Çalışanlar metin dosyasını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm03 alt klasöründedir.
AÇIN 05_MetinAl veritabanını açın.
1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Metin Dosyası düğmesini tıklayın. İpucu Metin dosyalarının genelde bir .txt uzantısı olur. Ancak bazı programlar sınırlandırılmış metin dosyalarını .cvs veya .tab uzantısıyla kaydederler. Ara sıra .asc (ASCII için) uzantılı metin dosyaları da görürsünüz. Sabit genişlikli metin dosyaları bazen .prn (printer için) uzantısıyla kaydedilmektedir ama Access bu uzantıyı tanımaz, bu yüzden bu uzantıyı Access’in tanıdığı bir uzantıyla yeniden adlandırmanız gerekmektedir. Access kabul edilebilir uzantılı tüm dosyaları aynı şekilde işler.
2. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat’ı tıklayın. 3. Dosya Aç iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne
4. Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle seçeneğini seçin ve listede Çalışanlar’ı tıklayın.
gidin, 05_Çalışanlar metin dosyasını tıkladıktan sonra Aç’ı tıklayın. Tamam’ı tıklayın.
Metin Alma sihirbazı seçili metin dosyasının içeriğini göstererek açılır.
Her bilgi alanı tırnak işaretleri içine alınmıştır ve alanlar noktalı virgülle ayrılmıştır.
Bir Metin Dosyasından Bilgi Almak 67
5. Gelişmiş düğmesini tıklayın. 05_Çalışanlar Alma Belirtimi iletişim kutusu açılır. Varsayılan ayarları değiştirebilirsiniz. İpucu Varsayılan ayarlardan farklı ayarlarla birkaç dosyayı almak isterseniz yeni ayarları belirleyip kaydedebilirsiniz. Sonra diğer dosyaların her birini açarken bu iletişim kutusunu görüntüleyip kaydedilen belirtimleri seçmek ve yüklemek için Belirtimler düğmesini tıklayabilirsiniz.
6. Alma Belirtimi iletişim kutusunda İptal’i seçin. Metin Al sihirbazında İleri’yi tıklayın. Sihirbaz öğelerin noktalı virgülle ayrıldığı varsayımına dayanarak dosyayı alanlara ayırır. Burada gördüğünüz düzenli sütunlardan bu varsayımın doğru olduğu açıktır. Sütunlar karışmış olsaydı, bu sayfanın üstündeki seçeneklerden farklı bir sınırlayıcı seçebilirdiniz.
7. İlk Satır Alan Adlarını İçerir onay kutusunu seçin, İleri’yi tıklayın. Son’u tıklayın. Access metin dosyasını Çalışanlar tablosuna alır.
8. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın. 9. Access’in metin dosyasından yedi kayıt aldığını onaylamak için Çalışanlar tablosunu açın.
KAPATIN 05_MetinAl veritabanını kapatın.
68 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
Diğer Kaynaklardan Bilgi Almak Access 2007 Dış Veri sekmesinin Al grubundaki Diğer listesinde az kullanılan alınabilecek dosya türleri yer alır. Bunlar aşağıdaki dosya türleridir:
l ODBC Veritabanı (Access ve Microsoft SQL Server gibi çeşitli dosya türlerini
içerir)
l HTML Belgesi
l Outlook Klasörü
l dBASE Dosyası
l Paradox Dosyası
l Lotus 1-2-3 Dosyası
Bu dosya türlerinin herhangi birinden veri alma işlemi için aynı genel yöntem kullanılır. Dış Veri Al sihirbazı sizi yönlendirir. Sonraki üç alıştırmada bu dosya türlerinin birkaçından veri alarak bunu denemiş olacaksınız.
Bir XML Dosyasından Bilgi Almak Genişletilebilir İşaretleme Dili (XML-Extensible Markup Language) dosyaları programlar arasında bilgi alışverişi yapmak için hem Web’de hem de Web dışında sıkça kullanılmaktadır. XML dosyaları HTML dosyalarına iki açıdan benzemektedir: Her ikisi de etiketler içinde biçimlendirmenin belirtildiği düz metin dosyalarıdır ve her ikisinde de başlangıç ve bitiş etiketi kullanılır. Ancak HTML etiketleri öğelerin nasıl görünmesi gerektiğini tanımlarken, XML etiketleri bir belgedeki öğelerin yapısını belirler. Ayrıca XML etiketi adı üzerinde, genişletilebilirdir; kendi etiketinizi eklemenin yolları vardır. Aşağıda basit bir XML dosyasına örnek verilmiştir: Müge Atak Saksı Toprağı 8,65 YTL 1 paket
Bu basit dosya, Müge Atak (müşteri) 8,65 YTL’ye (fiyat) bir paket (miktar) Saksı Toprağı (öğe) için verdiği siparişi tanımlamaktadır. Gördüğünüz gibi verinin görünümü yerine yapısı etiketlendiğinde veriyi bir veritabanı tablosuna kolayca alabilirsiniz. Bu amaçla
Bir XML Dosyasından Bilgi Almak 69
oluşturulan gerçek dosyada ile arasındaki blok her bir sipariş için tekrarlanır. Bir Access tablosundaki bilgiler veriler ve yapıdan oluşmaktadır. Tablo XML’e verildiğinde veriler ve yapı şema denilen ayrı dosyalara verilebilir, bu durumda veriler bir .xml dosyasına, yapı bir .xsd dosyasına konur. (Yapı .xml dosyasına da katıştırılabilmektedir.) Sonraki alıştırmada Siparişler dosyası hem verileri hem de yapıyı içermekte, Sipariş Ayrıntıları dosyasıysa verileri bir dosyada, yapıyı başka bir dosyada depolamaktadır. Yapının bir .xsd dosyasında depolanması durumunda bu dosyanın kendisiyle eşleşen .xml dosyasıyla aynı klasörde olduğundan emin olun, yoksa Access verileri alır ve tüm alanlara varsayılan özellikleri atar. Bu alıştırmada XML belgelerini bir Access veritabanına alacaksınız. KULLANIN 06_XMLAl veritabanını, 06_Siparişler ve 06_SiparişAyrıntıları XML ve
şema dosyalarını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm03 alt klasöründedir.
AÇIN 06_XMLAl veritabanını açın.
1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, XML Dosyası düğmesini tıklayın. Dış Veri Alma sihirbazı açılır.
2. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat’ı tıklayın. 3. Dosya Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne gidin.
70 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
4. 06_Siparişler XML veri dosyasını tıkladıktan sonra Aç’ı tıklayın. Bilgisayarınız bilinen dosya türleri için uzantıları gizlemeye ayarlandıysa uzantıları göremezsiniz ama her dosya adını işaret ederek ekran ipucunda görütüleyebilirsiniz.
5. Veri kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Tamam’ı tıklayın. XML Al iletişim kutusu açılır.
İpucu Siz XML verisini alırken veya verirken Access 2007, XML verisine bir dönüşüm komut dosyası uygulayabilir. Dönüşümler XML verisini diğer biçimlere dönüştüren bir şablon türüdür. Alma sırasında bir dönüşüm uygulanırsa veri tabloya girmeden önce dönüştürülür böylece bir XML dosyasını farklı bir tablo yapısına uyarlayabilirsiniz. Dönüşümlerin kullanılması hakkında daha fazla bilgi için Access Yardım dosyasına başvurun.
6. Yapı ve Veri alma seçeneği seçiliyken Tamam’ı tıklayın. Access 06_Siparişler dosyasını alır ve alınan verilerle Siparişler tablosunu oluşturur.
7. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın. 8. 06_SiparişAyrıntıları XML veri dosyasını (.xml uzantılı dosya, .xsd uzantılı değil)
9. Access’in veri ve yapıyı aldığını onaylamak için Siparişler ve Sipariş Ayrıntıları
almak için 1’den 7’ye kadar olan adımları tekrarlayın. tablolarını açın.
Bir HTML Dosyasından Bilgi Almak 71
KAPATIN 06_XMLAl veritabanını kapatın.
Bir HTML Dosyasından Bilgi Almak Web sayfalarını oluşturmak için kullanılan Köprü Metni İşaretleme Dilini (HTML –Hypertext Markup Language) duymuşsunuzdur. HTML bir Web tarayıcısında görüntülenecek metnin görünüşünü ve hizalamasını denetlemek için etiketler kullanır. Bir Web sayfasında tablo görüntülemek için tablonun öğeleri yani satırları ve hücreleri uygun HTML etiketleri içine alınır. Örneğin basit bir HTML tablosu aşağıdaki gibidir: . . . SoyadıAdı ArdıçNilgün . . .
Tabii ki tablonun üstünde ve altında daha başka metin ve etiketler de olabilir ve çok az tablo bu kadar basittir ama bu örnek genel bir fikir vermek içindir. Bir HTML belgesinde verilerin Web tarayıcısında görüntülendiğinde tablo gibi görünmesini sağlayan , (table row) ve (table data) etiketleridir.
72 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
Office 2007 programlarının tümü bir belgeyi HTML biçiminde kaydedebilmekte, belli bir ölçüde, başka bir program tarafından HTML biçiminde kaydedilmiş bir belgeyi okuyabilmekte ve alabilmektedir. Bir HTML belgesini Access’e almayı denediğinizde Access belgeyi çözümleyecek ve yapılandırılmış veri gibi görünen her şeyi belirleyecektir. Daha sonra Access’in bulduklarına bakabilir ve alıp almamaya karar verebilirsiniz. Önemli Var olan bir tabloya veri almak istiyorsanız ama verinin yapısı tablonun yapısıyla aynı değilse, veriyi Excel’e alıp gerekli düzenlemelerden sonra Access’e almanız en kolay yoldur. Bu alıştırmada bir HTML belgesinden Access veritabanındaki bir tabloya bilgiler alacaksınız. KULLANIN 07_HTMLAl veritabanını ve 07_YeniMüşteri HTML dosyasını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm03 alt klasöründedir.
AÇIN 07_HTMLAl veritabanını açın.
1. Müşteriler tablosunu açın ve 107 kayıt içerdiğine dikkat edin ve tabloyu kapatın. 2. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede HTML Belgesi’ni tıklayın.
Dış Veri Alma sihirbazı açılır.
3. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat düğmesini tıklayın. 4. Dosya Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne
5. Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle seçeneğini seçin, listede Müşteriler’i
gidin, 07_YeniMüşteri HTML dosyasını tıkladıktan sonra Aç’ı tıklayın. tıkladıktan sonra Tamam’ı tıklayın. HTML Alma sihirbazı açılır.
Sihirbaz satırlara ve sütunlara bölünmüş olan 07_YeniMüşteri’nin içeriğini görüntüler. Bir dosya birden çok tablo ve liste içeriyorsa sihirbaz bunları burada görüntüler ve siz de almak istediğinizi seçebilirsiniz.
Bir HTML Dosyasından Bilgi Almak 73
6. İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusunu seçin ve Son’u tıklayın. Ondalık
ayırıcı ile metin sınırlayıcısının eşleştiğini bildiren bir uyarı alırsanız, HTML Alma Sihirbazı’nda Gelişmiş düğmesini tıklayarak Ondalık Simge kutusundaki virgülü nokta ile değiştirin. Access, bilgileri Müşteriler tablosuna alır. İpucu Bir sihirbazdaki Son düğmesini etkin olduğu herhangi bir anda tıklayarak sihirbazın sonraki adımlarında varsayılan ayarları kabul etmiş olursunuz.
7. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın. 8. Müşteriler tablosunu 110 kayıt içerdiğini onaylamak için açın. (Tablodaki 107 kayda HTML dosyasından alınan 3 kayıt eklenmiştir.)
KAPATIN 07_HTMLAl veritabanını kapatın.
74 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
Bir Outlook Klasöründen Bilgi Almak Bir Access veritabanına Microsoft Office Outlook’tan adres rehberleri ve klasörleri alabilirsiniz. Örneğin Outlook’ta üyesi olduğunuz bir kulübün tüm üyelerinin bilgileri varsa ve bunları bir veritabanına almak istiyorsanız bu özellik yararlı olabilir. Bu alıştırmada bir Outlook klasöründen Access veritabanındaki yeni bir tabloya veriler alacaksınız. KULLANIN Bu alıştırma için Outlook Kişiler klasörünü kullanın. Kişiler klasörünüz boşsa bazı kişi kayıtları oluşturun veya alıştırmada başka bir klasör kullanın.
YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u yükleyin ve yapılandırın. AÇIN Boş bir veritabanı açın.
1. Boş veritabanını Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne OutlookAl
2. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer listesinde, Outlook Klasörü’nü tıklayın.
adıyla kaydedin.
Dış Veri Alma sihirbazı açılır.
3. Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya al seçeneği seçiliyken Tamam’ı tıklayın.
Exchange/Outlook Alma sihirbazı açılır.
Sihirbazda Outlook sürümünüzdeki tüm adres rehberlerinin ve klasörlerinin listesi gösterilir. Gerekirse istediğiniz klasörü bulmak için bir klasörün yanındaki Genişlet (+) ya da Daralt (-) düğmesini tıklayın.
Bir Outlook Klasöründen Bilgi Almak 75
4. Posta kutusu klasörünü genişletin, Kişiler klasörünü tıkladıktan sonra İleri’yi tıklayın. Sihirbazda Kişiler dosyasındaki tüm olası alanlar gösterilir. Bir alan hakkındaki bilgileri alanı tıklayarak görebilirsiniz. O anda seçili olan alanın alan adını ve veri türünü düzenleyebilir ve alanın dizinini oluşturmayı ya da alanı almayı belirleyebilirsiniz.
5. Alan Seçenekleri sayfasında boş bir alan tıklayın ve Access’e o alanı atlamasını bildirmek için Alanı alma (Atla) onay kutusunu seçin. İleri’yi tıklayın.
Sihirbaz birincil anahtar seçeneklerini sunar. Anahtarı Access’in oluşturmasını, kendiniz oluşturmayı ya da hiç oluşturmamayı seçebilirsiniz.
6. Birincil Anahtar sayfasında Access birincil anahtarı eklesin seçeneği seçiliyken
7. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın. 8. Almak istemediğinizi belirttiğiniz alanın dışındaki tüm alanların alındığını
İleri’yi tıklayın. Klasörün içeriğini almak için Son’u tıklayın.
onaylamak için Kişiler tablosunu açın.
KAPATIN OutlookAl veritabanını kapatın.
76 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
Bir dBASE Dosyasından Bilgi Almak Access dışındaki programlarda oluşturulan veritabanlarından bilgi almak genellikle ya hep ya hiç durumundadır ve çoğu zaman aldığınız şey size tam gereken biçimde olmaz. Örneğin işlem kayıtlarının her kayıtta ürün veya alıcı adı gibi gereksiz bilgiler içerdiğini görebilirsiniz. Kişiler hakkında bilgiler içeren bir veritabanında tam ad ve adres tek bir alanda olabilir ama siz ad, soyad, cadde, vb. için ayrı alanların olmasını tercih edebilirsiniz. Bilgileri olduğu gibi aldıktan sonra Access’te işleyebilir veya bilgileri Excel veya Microsoft Office Word gibi başka programlara taşıyabilir ve Access’e almadan önce orada işleyebilirsiniz. Access aşağıdaki dBASE, Paradox ve Lotus 1-2-3 sürümlerinden veriler alabilir.
Program dBASE Paradox Lotus 1-2-3
Sürümler III, IV, 5 ve 7 3, 4, 5, 8 WKS, WK1, WK3, WK4
Bu alıştırmada Access veritabanındaki bir tabloya bir dBASE dosyasından bilgiler alacaksınız. Diğer dosya türlerini alma işlemleri temelde aynıdır. KULLANIN 09_VeritabanıAl veritabanını ve 09_Sevk dBASE dosyasını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm03 klasöründedir. AÇIN 09_VeritabanıAl veritabanını açın.
1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer listesinde, DBASE Dosyası’nı tıklayın. Dış Veri Alma sihirbazı açılır.
2. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat düğmesini tıklayın. 3. Dosya Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne
4. Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya al seçeneğini seçin ve
5. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın. 6. Beş kaydın düzgün biçimde alındığını onaylamak için 09_Sevk tablosunu açın.
gidin, 09_Sevk dosyasını tıkladıktan sonra Aç’ı tıklayın. Tamam’ı tıklayın.
KAPATIN 09_VeritabanıAl veritabanını kapatın.
Önemli Noktalar 77
Önemli Noktalar l Access’e çok sayıda başka programdan kolayca bilgi alabilirsiniz. Başka bir
programdaki bilgileri orada tutmaya devam edip çalışmak için Access’e almak istiyorsanız, Access veritabanınızı o veri dosyasına bağlayabilirsiniz. l Excel çalışma sayfalarının tamamını veya bir çalışma sayfasının adlandırılmış aralığını
yeni bir tabloya veya var olan bir tabloya alabilirsiniz. Ayrıca bir çalışma sayfasından veya aralığından belirli alanları alabilirsiniz. l Bir Access veritabanına bir veya daha çok SharePoint listesi alabilir ve alınan verileri
SharePoint listesinin belirli bir görünümüyle sınırlayabilirsiniz. l Outlook e-postasıyla göndermek için formlar oluşturabilir ve bir Access veritabanını
yanıtlarla otomatik olarak güncelleştirebilirsiniz. l Sınırlandırılmış ve sabit genişlikli metin dosyalarını Access veritabanınıza almak için
Dış Veri Alma sihirbazını kullanabilirsiniz. l Tablo, sorgu, form, rapor, sayfa, makro ve modül gibi standart Access nesnelerinin
bir veya birden fazlasını kolayca alabilirsiniz. l Access’e belirli dBASE, Lotus 1-2-3 ve Paradox sürümlerinden veriler alabilirsiniz.
Bilgileri olduğu gibi almayı seçebilir ve Access’te işleyebilir veya bilgileri Excel veya Microsoft Office Word gibi başka programlara taşıyabilir ve Access’e almadan önce orada işleyebilirsiniz. l Başka bir programla HTML biçiminde kaydedilen bir belgeyi Access’e alabilirsiniz.
Bir HTML belgesini Access’e almayı denerseniz Access belgeyi çözümler ve yapılandırılmış veriye benzeyen her şeyi belirler. Daha sonra Access’in bulduklarına bakabilir ve alıp almayacağınıza karar verebilirsiniz. l XML dosyalarını Access’e alabilirsiniz. XML verilerden ve verilerin yapısını tanımlayan
bir şemadan oluşur. XML’e veri veren programlar verileri ve şemayı bir dosyada birleştirebilir veya iki dosya oluşturabilir. Program iki ayrı dosya verirse hem verileri hem de yapıyı Access’e almak için size her iki dosya da gerekecektir. l Başka programlardaki verileri gerçekten almadan veritabanınıza bağlayabilirsiniz.
Bu seçenek başkalarının tuttuğu verilerle çalışmak ve güncel bilgilere ulaşmak istiyorsanız yararlı olabilir.
Bir Bakışta Bölüm Metin dosyasına bilgi vermek, sayfa 90
HTML dosyasına bilgi vermek, sayfa 94
Excel’e bilgi vermek, sayfa 82
4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Başka bir Access veritabanına bilgi vermek
4 Excel’e bilgi vermek
4 Bir SharePoint listesine bilgi vermek
4 Word’e bilgi vermek
4 Bir metin, XML veya HTML dosyasına bilgi vermek
4 Diğer Office programlarına bilgi kopyalamak
Microsoft Office Access veritabanı nesnelerini çeşitli biçimlerde verebilirsiniz. Access 2007’den veritabanı nesnelerini veri alabileceğiniz bütün dosya biçimlerine verebilirsiniz. Bir eklenti yükleyerek Taşınabilir Belge Biçimi (PDF) VE XML Kağıt Belirlemesi (XPS) dosyalarına da bilgi verebilirsiniz. Kullanılabilen belirli biçimler vermek istediğiniz nesneye göre değişir. Örneğin tablolar alındığı biçimlere çok benzer biçimde verilir. Makrolarsa yalnızca başka bir Access veritabanına verilebilirler. Kullanılabilen verme biçimleri aşağıdakilerdir: Veritabanı nesnesi
Geçerli verme biçimleri
Tablo
ACCDB, XLS, XLSB, XLSX, SharePoint Listesi, PDF, XPS, RTF, TXT, XML, ODBC, HTML, dBASE, Paradox, Lotus 1-2-3, Word
Sorgu
ACCDB, XLS, XLSB, XLSX, SharePoint Listesi, PDF, XPS, RTF, TXT, XML, ODBC, HTML, dBASE, Paradox, Lotus 1-2-3, Word
Form
ACCDB, XLS, XLSB, XLSX, PDF, XPS, RTF, TXT, XML, HTML
Rapor
ACCDB, PDF, XPS, RTF, TXT, XML, Snapshot, HTML
Makro
ACCDB
Modül
ACCDB, TXT
79
80 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
İpucu Belirli bir Access nesnesi için geçerli dosya verme biçimini görmek için Gezinti bölmesinde nesneyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Ver’i işaret edin. Bir Access veritabanına bilgi aldığınızda alınan verilerin genellikle belirli kalıplarla uyuşması gerekmektedir, yoksa alma işlemi başarısız olur. Bu tür sınırlamalar bir Access veritabanından verileri verirken olmaz ve işlem nadiren başarısız olur. Ancak verilen bazı veritabanı nesneleri belirli biçimlerde pek kullanışlı değildir. Bu bölümde bir Access veritabanından PDF, XPS, XML, HTML ve metin dosya biçimlerinin yanı sıra diğer Microsoft Office 2007 sistem uygulamalarına da çeşitli nesneler vereceksiniz. Ayrıca verileri bir Access veritabanından bir Microsoft Office Word belgesine ve bir Microsoft Office Excel elektronik sayfasına da doğrudan kopyalayacak ve yapıştıracaksınız. Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti çin Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.
Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.
Başka Bir Access Veritabanına Bilgi Vermek Herhangi bir nesneyi bir Access 2007 veritabanından diğer bir Access 2007 veritabanına veya bir Access 2003 veritabanına vermek çok kolaydır. Ancak aynı anda birden çok nesneyi veremezsiniz. İpucu Ekler ve Zengin Metin gibi Access 2007’de yeni olan veri türleri Access 2003’e düzgün verilmeyecektir. Zengin metin etiketlendirilmiş HTML, ekler de ekin dosya adı olarak verilir.
Başka Bir Access Veritabanına Bilgi Vermek 81
Bu bölümde bir Access veritabanından diğerine bir tablo vereceksiniz. KULLANIN 01_AccessVer ve 01_Verilen veritabanlarını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir.
YAPIN Alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın. AÇIN 01_AccessVer veritabanını açın.
1. Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar altında, Sağlayıcılar’ı tıklayın. Tablonun tamamını alacağınız için tabloyu açmanıza gerek yoktur. Gezinti Bölmesi’nde seçmeniz yeterlidir.
2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede
3. Ver – Access Veritabanı sihirbazında Gözat düğmesini tıklayın. 4. Dosya Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04
5. Ver – Access Veritabanı sihirbazında Tamam’ı tıklayın.
Veritabanına Eriş’i tıklayın.
klasörüne gidin ve 01_Verilen veritabanını tıkladıktan sonra Kaydet’i tıklayın.
Ver iletişim kutusu açılır.
82 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
6. Ver iletişim kutusunda, öğesine Sağlayıcılar nesnesini ver kutusunda Sağlayıcılar
7. Verme Adımlarını Kaydet iletişim kutusunda Kapat’ı tıklayın.
gösterilirken ve Tablo Ver altında Tanım ve Veriler seçiliyken Tamam’ı tıklayın.
İpucu Access’in tek bir örneğinde bir defada yalnızca bir veritabanı açabilirsiniz. Üzerinde çalıştığınız veritabanını kapatmadan ikinci bir veritabanı açarsanız Access size en son değişiklikleri kaydedip kaydetmeyeceğinizi sorar sonra da ikinci veritabanını açmadan önce birincisini kapatır. İki veritabanını aynı anda açmak için Başlat menüsünden Access’in ikinci bir örneğini başlatın sonra da Dosya menüsünden ikinci veritabanını açın veya Windows’ta veritabanı dosyasını çift tıklayarak açın.
8. Windows Gezgini’nde, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve 01_Verilen.accdb’yi çift tıklayın.
01_Verilen veritabanı Access 2007’nin ayrı bir örneğinde açılır.
9. Gezinti Bölmesi’nde Tablolar altında Sağlayıcılar’ı çift tıklayın ve tablonun verildiğini doğrulayın, sonra Access’in bu örneğini kapatın.
KAPATIN 01_AccessVer veritabanını kapatın.
Excel’e Bilgi Vermek Bir Access veritabanından bir Excel 2007 çalışma kitabına, Microsoft Excel’in 5.0/95’e kadar olan önceki sürümlerine tek bir tablo, form veya sorgu verebilirsiniz. Ancak makroları, modülleri veya raporları veremezsiniz. Bir alt form veya alt veri sayfası içeren bir tabloyu verirseniz, Access yalnızca ana formu veya veri sayfasını verir. Bir alt form veya bir alt veri sayfasını vermek için her nesnenin verme işlemini ayrı yapmalısınız. Çok sayıda Access nesnesini tek bir Excel çalışma kitabında birleştirmek için önce nesneleri farklı çalışma kitaplarına tek tek verin, sonra Excel içinde tüm çalışma kitaplarını birleştirin.
Excel’e Bilgi Vermek 83
Bu alıştırmada bir veritabanından bir Excel çalışma kitabına bir tablo vereceksiniz. KULLANIN 02_ExcelVer veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir.
AÇIN 02_ExcelVer veritabanını açtıktan sonra Sağlayıcılar tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.
1. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Excel elektronik tablosuna ver düğmesini
2. Ver – Excel Elektronik Tablosu sihirbazında, Gözat düğmesini tıklayın. Dosya
tıklayın.
Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MPS\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın.
Varsayılan ayar olarak, elektronik tablo temel aldığı tabloyla aynı ada sahiptir. Elektronik tablonun adını Dosya Kaydet iletişim kutusunda değiştirebilirsiniz.
3. Ver – Excel Elektronik Tablosu sihirbazında, Verileri biçimlendirme ve düzen ile
4. Dosya biçimi listesinde Excel Çalışma Kitabı seçiliyken Tamam’ı tıklayın.
ver onay kutusunu seçin. Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin.
Access tabloyu bir Excel çalışma kitabına verir. Excel başlar ve çalışma kitabı açılır.
84 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
KAPATIN Sağlayıcılar çalışma kitabını kapatın ve Excel’den çıkın. Ver_Excel Elektronik Tablosu sihirbazını ve 02_ExcelVer veritabanını kapatın.
SharePoint Listesine Bilgi Vermek Access 2007 bir tabloyu veya bir sorgunun sonuçlarını bir SharePoint sitesine doğrudan verebilir. Bir SharePoint sitesinde içerik oluşturma izniniz varsa verileri bir SharePoint listesine verebilirsiniz. Access seçilen tablonun veya sorgu veritabanı nesnesinin bir kopyasını oluşturur ve kopyayı bir liste olarak depolar. Liste içeriği statiktir ve verme işleminden sonra kaynak tablo veya sorguda yapılan değişiklikleri yansıtmayacaktır. Var olan bir listenin üzerine yazamazsınız veya veri ekleyemezsiniz.
SharePoint Listesine Bilgi Vermek 85
Bu alıştırmada bir tablonun içeriğini bir SharePoint sitesine vereceksiniz.
1. Gezinti Bölmesi’nde vermek istediğiniz nesneyi seçin (ama açmayın). İpucu Bir defada yalnızca bir nesneyi verebilirsiniz. Ancak bir tabloyu verirken Access tüm ilişkili tabloları da verir.
2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, SharePointListesi düğmesini tıklayın.
3. Ver – SharePoint Sitesi sihirbazında listeyi oluşturmak istediğiniz SharePoint sitesini belirtin, liste adını değiştirin ve isterseniz bir açıklama yazın ve Tamam’ı tıklayın. Eğer sorulursa SharePoint sitesi kimlik bilgilerinizi girin.
Access, SharePoint sitesindeki listeyi oluşturur ve açar. SharePoint sitesi vermekte olduğunuz listeyle aynı adı taşıyan bir liste zaten içeriyorsa, size yeni liste için farklı bir ad belirleyip belirlemeyeceğiniz sorulur.
86 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
Sorun Giderme SharePoint sitesine Görev Çubuğu düğmesini tıklayarak geçmeniz gerekebilir.
SharePoint listesinde her sütun için seçilen veri türü karşılık gelen kaynak alanı temel alır. Herhangi bir hata veya sınırlı işlevsellik hakkında açıklama listenin altında görünür.
4. Ver – SharePoint Sitesi sihirbazında verme işlemini ileride tekrarlamayı
5. İşlemi haftalık veya aylık gibi sabit aralıklarla gerçekleştirmek için size hatırlatma
planlıyorsanız Verme adımlarını kaydet onay kutusunu seçin.
yapılmasını isterseniz Outlook Görevi Oluştur onay kutusunu seçin. Gezinti Bölmesi’nde kaydedilen verme işlemleri görünür.
Word’e Bilgi Vermek 87
Word’e Bilgi Vermek Tüm Microsoft Office programları bilgileri çeşitli yollarla paylaşabilir. Bir tabloyu veya bir sorgunun sonucunu var olan bir Word belgesine taşımanız gerekirse, veri sayfasındaki kayıtları kopyalamak ve yapıştırmak çoğu zaman yeterli olacaktır. Ama Word’de Fatura raporunun içeriğiyle çalışmak isterseniz, o zaman Fatura raporunu vermeniz gerekir. Bilgileri Access 2007’den Word’e verdiğinizde Access, Word ve diğer uygulamalar tarafından açılabilen bir Zengin Metin Biçimi (RTF) belgesi oluşturur. Bu alıştırmada bir veritabanından bir RTF belgesine bir form vereceksiniz. KULLANIN 04_WordVer veritabanını açın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir.
AÇIN 04_WordVer veritabanını açın.
1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Müşteriler’i çift tıklayın. Müşteriler formu Form görünümünde açılır.
88 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Word düğmesini tıklayın.
3. Ver – RTF Dosyası sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda
4. Ver – RTF Dosyası sihirbazında, Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef
Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın. dosyayı aç onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.
Word’e Bilgi Vermek 89
Access tabloyu bir Word belgesine verir. Word başlatılır ve belge açılır. Dikkat ederseniz Word bilgileri bir defada yalnızca bir kaydın gösterildiği Access’ten daha farklı bir biçimde sunmaktadır. Word’de tüm alanları bir sayfada görmek için başlık satırını seçin, sonra seçimi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Otomatik Sığdır’ı işaret edin ve Pencereye Otomatik Sığdır’ı tıklayın. KAPATIN Müşteriler belgesini kapatın ve Word’den çıkın. Ver – RTF Dosyası sihirbazını ve 04_WordVer veritabanını kapatın.
PDF ve XPS Dosyalarına Bilgi Vermek Microsoft Office 2007 uygulamalarından Taşınabilir Belge Biçimi (PDF) ve XML Kağıt Belirlemei (XPS) dosyalarına bilgi vermenizi sağlayan bir eklentiyi Microsoft’un sitesinden indirebilirsiniz. Verme işlemi diğer biçimlere verme adımlarının aynısıdır. Adobe Systems tarafından geliştirilen uzun yıllardır kullanılan PDF biçimini biliyorsunuzdur. Bu biçime dönüştürülen bilgiler her bilgisayarda veya işletim sisteminde tamamen aynı görüntülenir. XPS biçimi benzer bir amaçla Microsoft tarafından geliştirilen ve PDF’e göre daha yeni olan bir biçimdir. Henüz PDF kadar yaygın olmasa da incelemeye değerdir. Her iki biçimin de birincil amacı içeriğin çeşitli sistemlerde değişmeden görüntülenmesini sağlamak olduğundan bu biçimler raporları yayımlamaya çok uygundur. İpucu XML Kağıt Belirtimi XPS Belgesi biçimini tanımlamaktadır. XPS Belge
biçiminde (XPS Belgesi) olan bir belge, XML tabanlı bir biçimde tanımlanan elektronik kağıtların sayfa numaralı bir sunumudur. XPS Belge biçimi müşterilerin sayfa numaralı belgeleri çaba harcamadan oluşturacağı, paylaşacağı, yazdıracağı ve arşivleyeceği açık bir çapraz platform belgesidir. Microsoft Office 2007 verileri dosyalar şeklinde düzenlemek, işletmelerin Microsoft Office 2007 ve XPS belgelerini aynı şekilde yönetmesine olanak sağlamak için Açık Paket Kuralları’nı kullanmaktadır.
www.microsoft.com/whdc/xps/ adresini ziyaret ederek XPS hakkında daha fazla bilgi edinebilir ve birkaç XPS görüntüleyici indirebilirsiniz. PDF belgelerini görüntülemek için www.adobe.com adresinden Adobe Reader’ı yükleyin.
90 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
Metin Dosyasına Bilgi Vermek Metin dosyaları dosya biçimlerinin ortak paydasıdır. Çoğu uygulama metin biçiminde olan bilgileri açabilir, görüntüleyebilir ve kaydedebilir. Metin dosyalarının olumsuz tarafı herhangi bir biçim bilgisi içermemeleri, bu nedenle tüm uygulamalarda tutarlı olarak düzgün görünmeleridir. Bir veritabanından ne tür içerik vermeye çalıştığınıza bağlı olarak biçimlendirme ve yerleşimi veriyle birlikte verme seçeneğiniz vardır. Bu seçeneği seçerseniz biçimlendirilmemiş metin, metin dosyasında Access nesnesindeki kadar iyi düzenlenir. Bu seçeneği seçmezseniz bilgiler, sınırlandırılmış ya da sabit genişlikli satırlar olarak kaydedilecektir. Bu alıştırmada bir tabloyu bir veritabanından önce biçimlendirilmiş, sonra da biçimlendirilmemiş bir metin dosyası olarak vereceksiniz. KULLANIN 05_MetinVer veritabanını açın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir. AÇIN 05_MetinVer veritabanını açtıktan sonra Taşıyıcılar tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.
1. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Metin Dosyası düğmesini tıklayın. 2. Ver – Metin Dosyası sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim
3. Verileri biçimlendirme ve düzen ile ver onay kutusunu seçin. Verme işlemi
kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin, varsayılan dosya adını Taşıyıcılar.txt’den Taşıyıcılar_Sınırlı.txt’ye değiştirin ve Kaydet’i tıklayın.
tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin.
Metin Dosyasına Bilgi Vermek 91
4. Ver – Metin Dosyası sihirbazında, Tamam’ı tıklayın. Kodlama Biçimi iletişim kutusu açılır. İstediğiniz kodlama biçimi seçeneğini seçebilirsiniz.
5. Windows seçeneği seçiliyken Tamam’ı tıklayın. Access tabloyu biçimlendirilmiş metin dosyası olarak verir. Varsayılan metin düzenleyicisi Taşıyıcılar_Sınırlı metin dosyasını görüntüler.
Tablodaki satır ve sütunları ayırmak için ASCII karakterlerinin kullanıldığına dikkat edin.
6. Metin dosyasını ve Ver – Metin Dosyası sihirbazını kapatın. 7. Tabloyu vermek için 1’den 4’e kadar olan adımları tekrarlayın ama bu kez adı
Taşıyıcı_Sabit.txt’ye değiştirin ve Verileri biçimlendirme ve düzen ile ver ve Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutularını seçmeyin. Tamam’ı tıklayın. Ver–Metin Dosyası sihirbazı verme işlemi için çeşitli seçenekler sunar. Sihirbazın herhangi bir sayfasında, kalan tüm seçenekler için varsayılan ayarları kabul etmek üzere Son’u tıklayabilirsiniz.
92 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
İpucu İleri ve Geri düğmelerini tıklayarak bu sihirbaz içinde hareket edebilirsiniz. Yedeklemeden ve başka bir seçenek denemeden önce farklı seçenekler deneyebilir ve son sayfaya kadar ilerleyebilirsiniz.
8. Sınırlandırılmış seçeneği seçiliyken İleri’yi tıklayın.
Bu sayfadaki seçenekler vereceğiniz dosyanın sınırlandırılmış ya da sabit genişlikli olmasına bağlı olarak değişir.
9. Noktalı virgül seçeneği seçiliyken Son’u tıklayın. Access tabloyu biçimlendirilmemiş metin dosyası olarak verir. Taşıyıcılar_Sabit metin dosyasını kaydettiğiniz yere gitmek ve bu dosyayı çift tıklayıp varsayılan metin düzenleyicisinde açmak için Windows Gezgini’ni kullanabilirsiniz. KAPATIN Taşıyıcılar metin dosyalarını, Ver – Metin sihirbazını ve 05_MetinVer veritabanını kapatın.
XML Dosyasına Bilgi Vermek 93
XML Dosyasına Bilgi Vermek Access www.w3.org/2001/XMLSchema/ adresinde açıklanan XML Schema 2001 kurallarıyla uyumludur. Uyumlu olan diğer uygulamalar tarafından da kullanılan XML biçimdeki verileri Access’ten verebilirsiniz. Bu Microsoft Visual Studio .NET programları tarafından kullanılabilen XML verilerinin çıktısını almanıza olanak sağlar. Access 2007, tablo, sorgu, form ve raporların XML biçimine verilmesini destekler. Veri (.xml dosyası) ve şema (.xsd dosyası) dosyalarını ayrı ayrı verebilir veya şemayı verilen XML veri belgesine katıştırabilirsiniz. HTML’de veya verilerin ASP sunumlarında kullanılmak üzere bir XLS Stil Sayfası da verebilirsiniz. Bu alıştırmada veritabanından bir tabloyu XML dosyasına vereceksiniz. KULLANIN 06_XMLVer veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir. AÇIN 06_XMLVer veritabanını açtıktan sonra Müşteriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.
1. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede, XML Dosyası’nı tıklayın.
2. Ver – XML Dosyası sihirbazında Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın.
94 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
3. Ver – XML Dosyası sihirbazında, Tamam’ı tıklayın. XML Ver iletişim kutusu açılır.
4. Veri (XML) ve Verinin şeması (XSD) onay kutuları seçiliyken Tamam’ı tıklayın. 5. Ver – XML Dosyası sihirbazında, Kapat’ı tıklayın. 6. Windows Gezgini’nde, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin. Dikkat ederseniz Access verilen Müşteriler tablosundan Müşteriler.xml adında bir veri dosyası ve Müşteriler.xsd adında bir şema dosyası oluşturmuştur. İpucu Ver XML iletişim kutusunda bir tabloyu birleşik veri/şema dosyası olarak vermek için Diğer Seçenekler düğmesini tıklayın. Şema sekmesinde, Verilen XML Veri Belgesine Şemayı Katıştır’ı seçin ve Tamam’ı tıklayın.
KAPATIN 06_XMLVer veritabanını kapatın.
HTML Dosyasına Bilgi Vermek Muhasebe, üretim, pazarlama, satış ve diğer bilgileri bilgisayarlarında depolayan birçok kuruluş, bu bilgileri şirket içinde intranet, dünyayla da İnternet yoluyla paylaşmanın avantajını keşfetmiştir. Access’te bu işlemi bir veritabanında depolanan bilgileri Köprü Metni İşaretleme Dili (HTML) sayfaları şeklinde vererek hızlandırabilirsiniz. Bir HTML dosyasına tablo, sorgu, form ve rapor verebilirsiniz. Bir tablo, sorgu veya formu verdiğinizde Access onu bir HTML tablosuna, bir raporu ise bir dizi bağlı HTML dosyasına (raporun her bir sayfası için bir dosya) dönüştürür.
HTML Dosyasına Bilgi Vermek 95
İpucu Bir HTML dosyasına verme işlemi yaparsanız tabloyu Internet Explorer gibi bir tarayıcıda görüntüleyebilirsiniz. Tablonun yapısını tanımlayan etiketleri görmek için ya tarayıcıdaki kaynağı görüntüleyin ya da dosyayı bir metin düzenleyicisinde açın. Bu alıştırmada veritabanındaki bir raporu HTML dosyasına vereceksiniz. KULLANIN 07_HTMLVer veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir.
AÇIN 07_HTMLVer veritabanını açın.
1. Gezinti Bölmesi’nde, Raporlar altında, Ürünlerin Alfabetik Listesi’ni çift tıklayın. Ürünlerin Alfabetik Listesi raporu Rapor görünümünde açılır.
2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede, HTML Belgesi’ni tıklayın.
96 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
3. Ver – HTML Belgesi sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda,
4. Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin ve
Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın. Tamam’ı tıklayın.
HTML Çıktı Seçenekleri iletişim kutusu açılır. Dosyayı kaydetmek için kullanacağınız kodlamayı seçebilirsiniz.
5. Varsayılan kodlama seçeneği seçiliyken Tamam’ı tıklayın. Access, raporun her sayfası için bir HTML dosyası ve her dosyanın altında gezinti bağlantıları oluşturur. Rapor varsayılan Web tarayıcısında açılır.
Diğer Office Programlarına Bilgi Kopyalamak 97
6. HTML dosyalarını Access’teki raporla kıyaslayarak inceleyin. KAPATIN Web tarayıcsını, Ver – HTML Belgesi sihirbazını ve 07_HTMLVer veritabanını
kapatın.
Diğer Office Programlarına Bilgi Kopyalamak Bu bölümde açıklanan tüm veri verme yöntemleri çok kullanışlıdır ama bunlar bilgileri diğer programlarla paylaşmanın tek yolu değildir. Bazen bilgileri bir veritabanına almanın veya veritabanından vermenin en hızlı ve kolay yolu bilgileri kopyalamak ve istediğiniz yere yapıştırmaktır. Verileri bir Access tablosundan alıp Word veya Excel’e vermede bu teknik oldukça iyi çalışmaktadır. Word belgesine yapıştırdığınız bilgiler, sütun başlıklarının alan adlarını içeren bir başlık satırından oluştuğu bir Word tablosu olur. Excel çalışma sayfasına yapıştırdığınız bilgiler normal satır ve sütun biçiminde görünür. Bu tekniği kullanarak verileri Access tablosuna vermek biraz daha karmaşıktır. Yapıştırdığınız veriler tüm elle girme ölçütlerine (giriş maskesi, geçerlilik kuralları, alan boyutu, vb.) uymalı ve Yapıştır komutunu kullandığınızda doğru hücreler seçilmiş olmalıdır.
98 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
Bir grup kaydı yapıştırmayı denediğinizde Access sorunla karşılaşırsa bir hata iletisi görüntüler ve sorun kayıtlarını Yapıştırma Hataları tablosuna kaydeder. Bu tablodaki sorunu daha sonra giderebilir, yanlış olan şeyi düzeltebilir, kopyalamayı ve yapıştırmayı tekrar deneyebilirsiniz. İpucu Bir tablonun tamamını bir Access veritabanından diğerine yapıştırmak için her iki veritabanını da açın, kaynak veritabanındaki tabloyu Pano’ya kopyalayın ve hedef veritabanına yapıştırın. Tablo verisini ve/veya tablo yapısını yeni bir tablo olarak yapıştırabilir veya verileri var olan bir tabloya ekleyebilirsiniz. Bu alıştırmada bir Access veritabanı tablosu, bir Excel çalışma sayfası ve bir Word belgesi arasında kayıtları kopyalayacak ve yapıştıracaksınız. KULLANIN 08_OfficeKopyala veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir.
AÇIN 08_OfficeKopyala veritabanını açtıktan sonra Müşteriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.
1. Seçmek istediğiniz ilk kaydın satır seçicisini işaret edip (işaretleçi sağ oka dönüşür), farenin sol düğmesini basılı tutun ve seçmek istediğiniz en son kayda kadar sürükleme yaparak altı tane kayıt seçin.
Diğer Office Programlarına Bilgi Kopyalamak 99
2. Giriş sekmesinde, Pano grubunda, Kopyala düğmesini tıklayın. 3. Excel’i başlatın, boş bir çalışma sayfası açın ve A1 hücresini tıklayın. 4. Giriş sekmesinde, Pano grubunda, Yapıştır düğmesini tıklayın. Excel kayıtları aynı satır başlıklarıyla birlikte çalışma sayfasına yapıştırır. (Verilerin tümünü görebilmek için sütunları genişletmeniz gerekecektir.)
5. Access’e dönmek için + tuşlarına basın. 6. Tablonun ortasındaki seçmek istediğiniz ilk hücrenin sol kenarını işaret edip (işaretçi
7. Excel’e dönmek için
kalın bir artı işaretine dönüşür) istediğiniz tüm hücreleri seçene kadar sürükleme yaparak bir hücre bloğunu seçin. Pano grubunda, Kopyala düğmesini tıklayın.
+ tuşlarına basın, Adım 4’te eklediğiniz kayıtların altındaki bir hücreyi tıkladıktan sonra Yapıştır düğmesini tıklayın. Excel yeni seçimi de sütun başlıklarıyla birlikte yapıştırır. Kopyalanan veriler Office Panosu’nda kalır.
100 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
8. Word’ü başlatın ve boş bir belge açın. 9. Giriş sekmesinde, Pano grubunda, Yapıştır düğmesini tıklayın. Word bu verilerin geldiği tablonun adı olan Müşteriler başlığını da ekleyerek seçimi düzgün biçimlendirilmiş bir tablo olarak yapıştırır.
10. Değişiklikleri kaydetmeden Word ve Excel’den çıkın. KAPATIN Müşteriler tablosunu ve 08_OfficeKopyala veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın.
Önemli Noktalar 101
Önemli Noktalar l Bir Access veritabanındaki bilgileri vermek istediğiniz nesneye bağlı olarak çeşitli
biçimlerde verebilirsiniz. l Herhangi bir tablo, sorgu, form veya raporu başka bir Access veritabanına
verebilirsiniz. Ayrıca bu nesnelerin bazılarını Excel, Word, PDF, XPS, XML, HTML ve metin dosyası biçimlerine verebilirsiniz. l Bir Access tablosundaki bilgileri bir Word posta birleştirme belgesiyle birleştirebilir,
tabloyu Word belgesine veya bir Excel çalışma sayfasına verebilirsiniz. l Veritabanınızdaki bilgileri diğer programlara kopyalayıp yapıştırabilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm Form oluşturmak, sayfa 104 ve 129
Form özelliklerini düzenlemek, sayfa 108
Forma denetimler eklemek, sayfa 119
Form düzenini değiştirmek, sayfa 114
Forma alt form eklemek, sayfa 133
5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Form aracını kullanarak form oluşturmak
4 Form özelliklerini düzenlemek
4 Formun düzenini değiştirmek
4 Forma denetimler eklemek
4 VBA kullanarak forma veri girmek
4 Otomatik Form kullanarak form oluşturmak
4 Forma alt form eklemek
Bir şirketin günlük kayıtlarını içeren bir veritabanı ancak güncel olduğu sürece ve içinde depolanan bilgiler kolayca bulunduğunda kullanışlıdır. Microsoft Office Access 2007’nin kullanımı her ne kadar kolay olsa da Veri Sayfası görünümünde bilgilerin girilmesi, düzenlenmesi ve alınması Access’i bilmeyen birine verebileceğiniz bir görev değildir. Bu görevler bıktırıcı ve verimsiz oldukları gibi, Veri Sayfası görünümünde çalışmak da özellikle karmaşık işlemlerin birkaç ilişkili tabloya girilmesi gerektiği durumlarda hataya çok açıktır. Bu sorunun çözümü ve veritabanının bilgileri verimli bir şekilde yönetebileceğiniz bir veritabanı uygulamasına dönüştürülmesindeki ilk adım form oluşturmak ve kullanmaktır. Bir form bir veya birden fazla tablo veya sorgudaki alanların bazılarının veya tümünün düzenlenmiş ve biçimlendirilmiş bir görünümüdür. Formlar, veritabanında tablolarla etkileşimli olarak çalışırlar. Formdaki denetimleri yeni bilgiler girmek, var olan bilgileri düzenlemek, silmek veya bulmak için kullanırsınız. Kağıt çıktı şeklindeki formlar gibi, Access formları da kullanıcıların bilgileri görüntüleyebildiği veya girebildiği metin kutusu denetimlerinin yanı sıra ne tür bilgiler girmelerinin gerektiğini belirten etiket denetimleri de içerebilir. Kağıt çıktı şeklindeki formlardan farklı olarak Access formları bir Microsoft 103
104 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
Windows iletişim kutusuna veya sihirbaz sayfasına benzer biçimde seçenek düğmeleri ve komut düğmeleri gibi başka denetim çeşitleri de içerebilir. İpucu Bir veritabanı uygulamasının özelliklerine ve işlevlerine göz atmak için de formlar
oluşturabilir ve veritabanının gerçek verileriyle bağlantı kurmayabilirsiniz. Geçiş panosu bu tür bir forma örnektir.
Diğer Access nesnelerinde olduğu gibi, formları kendiniz veya bir sihirbaz yardımıyla oluşturabilirsiniz. En iyisi geçiş panosu gibi düzenleme ve gezinti için olan formları Tasarım görünümünde oluşturmaktır. Ancak, tablolara dayalı formları her zaman bir sihirbaz kullanarak oluşturduktan sonra istediğiniz düzenlemeleri kendiniz yapın. Ayrıca Bakınız Geçiş panoları hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 9 “Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek”teki “Bir Geçiş Panosu Oluşturmak” başlığına bakın.
Bu bölümde gereksinimlerinize uyacak şekilde değiştirebileceğiniz formları Form aracı veya Form sihirbazı kullanarak oluşturmanın ne kadar kolay olduğunu, alt formlar kullanarak bir formda birden çok tablodaki bilgilerin nasıl sunulduğunu keşfedeceksiniz. Bir formun işlevini ve görünüşünü denetimler ekleyerek, formun ve denetimlerin özelliklerini değiştirerek yöneteceksiniz. Sonra, bir kullanıcı denetimde tıklama veya metin girme gibi bir işlem yaptığında Microsoft Visual Basic (VBA) kullanarak bir forma otomatik olarak nasıl veri girildiğini öğreneceksiniz. Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.
Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.
Form Aracını Kullanarak Form Oluşturmak Bir form oluşturmaya başlamadan önce onu hangi veritabanı sorgusuna veya tablosuna dayandıracağınızı bilmeniz ve formun nasıl kullanılacağı hakkında fikir sahibi olmanız gerekmektedir.
Form Aracını Kullanarak Form Oluşturmak 105
Bu kararları verdikten sonra bir formu birçok yolla oluşturabilirsiniz. Access’teki diğer nesneler gibi, formu oluşturduktan sonra, form gereksinimlerinize tamamen uymazsa onu Tasarım görünümünde özelleştirebileceğinizi unutmayın. En hızlı yol Gezinti Bölmesi’nde bir tablo veya sorgu seçmek sonra da Oluştur sekmesinde Formlar grubundaki Form düğmesini tıklatmaktır. Tablo veya sorgudaki tüm alanlar kullanılarak bir form oluşturulur ve Düzen görünümünde açılır. Veritabanında formun dayandığı tabloyla bir-çok ilişkisi olan başka bir tablo varsa, Form aracı ana formdaki geçerli kayda ait ilişkili tablodaki tüm kayıtları gösteren bir veri sayfası (alt form adı verilir) ekler. Bu alıştırmada bir tabloya dayalı bir form oluşturmak için Form aracını kullanacaksınız. KULLANIN 01_FormAracıOluştur veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_ Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir. YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın. AÇIN 01_FormAracıOluştur veritabanını açın.
1. Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar altında, Müşteriler’i çift tıklayın. Müşteriler tablosu Veri Sayfası görünümünde açılır.
106 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
2. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Form düğmesini tıklayın. Access etkin tabloya dayalı basit bir form oluşturur ve görüntüler. İpucu Bir tabloya dayanan form oluşturmak için tabloyu açmanız gerekmemektedir. Tabloyu Gezinti Bölmesindi tıklatarak kolayca seçebilir, sonra Form grubundaki Oluştur sekmesinde Form düğmesini tıklatabilirsiniz. Ama form içeriklerini tablo içeriklerine karşı doğrulamak için tabloyu formun arkasında açık bulundurmak bazen yararlı olur.
Form aracı otomatik olarak form başlığına logo için yertutucu ve bir başlık (Müşteriler) eklemiştir.
3. Formun altındaki gezinti denetimlerini kullanarak birkaç kaydı görüntüleyin. Görünümler arasında kolayca geçiş yapabilmek için veritabanı penceresindeki Müşteriler tablosu sekmesini ve Müşteriler form sekmesini dönüşümlü olarak tıklayarak formda gösterilen bilgileri tablonun veri sayfası görünümündekilerle karşılaştırabilirsiniz. KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden Müşteriler formunu ve 01_FormAracıOluştur veritabanını kapatın.
Form Aracını Kullanarak Form Oluşturmak 107
İlişkiler Access’te ilişki iki tablodaki ortak alanlar arasında yapılan ilişkilendirmedir. Bu ilişkiyi bir tablodaki bilgileri diğer bir tablodaki bilgilere bağlamak için kullanabilirsiniz. Örneğin, Kategori tablosu ve Ürün tablosu arasında KategoriNo alanına dayalı bir ilişki kurabilirsiniz. Her ürün yalnızca bir kategoridedir ama her kategori birçok ürün içerebilir, en yaygın olan bu ilişki türüne bir-çok ilişkisi adı verilir. Diğer ilişkiler şunlardır:
l Bir-bir ilişkisi bir tablodaki her bir kaydın diğer tabloda tek bir ilişkili kaydı
olabilir.
Bu tür ilişki yaygın olarak kullanılmaz çünkü tüm alanları bir tabloya koymak
daha kolaydır. Ancak bir tabloyu birçok alanla parçalara ayırmak yerine veya yalnızca ilk tablodaki bazı kayıtlardaki bilgileri izlemek için bir-bir ilişkisi olan iki tablo kullanabilirsiniz.
l Çok-çok ilişkisi birbirine üçüncü bir tabloyla bağlanmış, aralarında bir-çok
ilişkisi olan iki tablonun ilişkisidir. Bu ilişkiyi Ürünler, Siparişler ve Sipariş Ayrıntıları tablolarını içeren bir veritabanında görebilirsiniz. Ürünler tablosunun her ürün için bir kaydı ve her kaydın benzersiz bir SiparişNo’su vardır. Ancak Siparişler tablosu her siparişin hangi ürünleri içerdiğini belirtmez; bu bilgi diğer iki tabloyu birbirine bağlayan ortadaki Sipariş Ayrıntıları tablosundadır. Ürünler ve Siparişler tablolarının her birinin Sipariş Ayrıntıları tablosuyla bir-çok ilişkisi vardır. Bu nedenle Ürünler ve Siparişler tablolarının arasında çok-çok ilişkisi vardır. Yani, bu her ürünün birçok siparişte olabileceği ve her siparişin birçok ürünü içerebileceği anlamına gelmektedir. Bir veritabanında iki tablo arasında bir-çok ilişkisi olduğunu göstermenin en mükemmel yolu alt form içeren bir form kullanmaktır. Ana (birincil) form bir-çok ilişkisinin “bir” tarafındaki bir kaydı, alt form da ilişkinin “çok” tarafındaki tüm ilişkili kayıtları listeler.
108 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
Form Özelliklerini Düzenlemek Tablolarda olduğu gibi, formlarla da birden çok görünümde çalışabilirsiniz. En yaygın olan görünümler verileri girebildiğiniz Form görünümü ile forma denetimler ekleyebileceğiniz, formun özelliklerini ve yerleşimini değiştirebileceğiniz Tasarım görünümüdür. Form aracını veya Form sihirbazını kullanarak bir form oluşturduğunuzda formdaki her alan bir metin kutusu denetimi ve ilişkili etiket denetimiyle temsil edilir. Bu bölümün başında oluşturduğunuz forma benzer bir form temel aldığı tabloya bağlıdır. Formdaki her metin kutusu tabloda belirli bir alana bağlıdır. Tablo kayıt kaynağı, alan denetim kaynağıdır. Her denetimin yazı tipi, yazı tipi boyutu, hizalama, dolgu rengi ve kenarlık gibi belli özellikleri vardır. Formun görünüşünü geliştirmek için bu özelliklerin varsayılan değerlerini değiştirebilirsiniz. Bir form bazı özelliklerini dayandığı tablodan devralır. Örneğin formdaki metin kutusu adları kaynak tablodaki alan adlarıyla, metin kutusu etiketleri her bir alanın Resim Yazısı özelliğiyle eşleşir ve her metin kutusunun genişliği Alan Boyutu özelliğiyle belirlenir. Bir form oluşturduktan sonra alanların özelliklerini tabloda veya formda bağımsız olarak değiştirebilirsiniz. Bu alıştırmada bir formun özelliklerini düzenleyeceksiniz. KULLANIN 02_ÖzellikleriDüzenle veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir. AÇIN 02_ÖzellikleriDüzenle veritabanını açın.
1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Müşteriler’i farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Tasarım Görünümü’nü tıklayın.
Müşteriler formu Tasarım Görünümünde açılır. Formun düzeni yapabileceğiniz değişikliklerin sınırlı olduğu Yığın düzenidir.
Form Özelliklerini Düzenlemek 109
Etiket
Metin kutusu
2. Mavi Form Altbilgisi başlığının üst kenarlığını tıklayın ve Ayrıntı kılavuzunu
3. Formun Ayrıntı bölümünde Bölge etiketi üzerindeki boş bir yeri tıklayıp formun
4. Seçili denetimleri aşağı ve sola doğru sürükleyerek Şehir etiketinin hemen altına
5. Müşteriler formunda MüşteriNo etiketini tıklayın (metin kutusunu değil). 6. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Yazı Tipi grubunda, Yazı Tipi okunu tıklayın ve
7. Etiket hâlâ seçiliyken Yazı Tipi Boyutu okunu tıklayın ve listeden 8’i seçin.
genişletmek için Form Altbilgisi’ni yaklaşık üç cm aşağı sürükleyin.
sağ tarafındaki tüm denetimleri seçmek için işaretçiyi aşağı ve sağa sürükleyerek denetimlerin tümünü içine olacak bir dörtgen çizin.
konumlandırın, sonra seçimi bırakmak için kılavuzda boş bir yeri tıklayın.
listeden MS Sans Serif’i seçin.
Etiket metni biraz daha küçülür.
8. Özellik Sayfası bölmesi görünmüyorsa MüşteriNo metin kutusunu (etiketini değil) farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Özellikler’i tıklayın.
110 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
Yazı Tipi grubunda kullanılabilen tüm ayarlar (ve birkaç tane daha) her denetimin Özellik Sayfası’ndan da kullanılabilir. Bu bölmeden formun kendisi dahil formdaki herhangi bir nesnenin özelliklerini görebilirsiniz. Biçim, Veri, Olay ve Diğer sekmesini tıklayarak ilgili özelliklerin türlerini veya Tümü sekmesini tıklayarak tüm özellikleri görebilirsiniz.
9. Özellik Sayfası bölmesinde Biçim sekmesini tıklayın, Yazı Tipi Adı özelliğini MS Sans Serif olarak değiştirin. Yazı Tipi Boyutu özelliğini 8’e ayarlayın. Yazı Tipi Genişliği’ni Koyu’ya ayarlayın. Formdaki MüşteriNo metni değişikliklerinizi yansıtır. İpucu Bir görev bölmesinin genişliğini kenarlığını sürükleyerek değiştirebilir ve onu başlık çubuğundan sürükleyerek program penceresinde yüzecek şekilde ayarlayabilirsiniz.
Form Özelliklerini Düzenlemek 111
10. Özellik Sayfası bölmesinin üst kısmındaki oku tıklayın, formdaki Ad metin
11. Ad etiket kutusundaki metnin yazı tipini değiştirmek için Adım 9’u tekrarlayın.
kutusunun solundaki etiketi seçmek için özellik listesinde Etiket3’ü tıklayın. Bir denetimi seçmek ve özelliklerini değiştirmek için kullanabileceğiniz bu farklı yollar işinizi kolaylaştıracaktır ama onlarca denetimde değişiklik yapmanız gerektiğinde durum biraz değişir. Sonraki iki adımda daha hızlı bir yolu öğreneceksiniz.
12. Formun Ayrıntı bölümünün sol üst kısmında boş bir yeri tıklayın, sonra tüm
denetimleri seçmek için işaretçiyi aşağı ve sağa doğru bir dikdörtgen çizerek sürükleyin. İpucu Ctrl+A’ya basarak bir formdaki tüm denetimleri üstbilgi ve altbilgi bölümündekiler de dahil seçebilirsiniz. Seçili denetimlerin etrafında küçük tutamaçlar görünür. Özellik Sayfası bölmesinde Seçim türü Çoklu seçime dönüşür ve Nesneler kutusu boştur. Yalnızca seçili tüm denetimler için aynı olan Biçim ayarları gösterilir. Önceki adımlarda yaptığınız değişiklikler tüm seçili denetimler tarafından paylaşılmadığından Yazı Tipi Adı, Yazı Tipi Boyutu ve Yazı Tipi Genişliği ayarları boştur.
13. Tüm seçili denetimler için Yazı Tipi Adı, Yazı Tipi Boyutu ve Yazı Tipi Genişliği
14. Tüm denetimler hâlâ seçiliyken, Özellik Sayfası bölmesinin Biçim sekmesindeki
özelliklerini ayarlamak için Adım 9’u tekrarlayın. Arka Plan Stili özelliğini Normal’e ayarlayın.
Etiketlerin arka planları artık saydam görünmez.
Üç Nokta düğmesi
15. Arka Plan Rengi özelliğini tıkladıktan sonra üç nokta düğmesini tıklayın. 16. Açılan Renk Oluşturucu galerisinde sarı kareyi tıklayın ve tuşuna basın. Tüm denetimlerin arka plan rengi parlak sarıya dönüşür ve bu rengin on altılık karşılığı olan sayı (#FFF200) Arka Plan Rengi özellik kutusunda görünür. İpucu Renk Oluşturucu kullanmak istediğiniz rengi içermiyorsa galerinin altındaki Tüm Renkler’i tıklayın, Renkler iletişim kutusunun Standart veya Özel sekmesinde bir renk seçin ve rengi ayarlayıp galerinin altındaki Son Kullanılan Renkler’e eklemek için Tamam’ı tıklayın.
17. Arka Plan Rengi özellik kutusunda, #FFF200 değerini #FFFFCC ile değiştirin. Arka plan rengi uçuk sarı renge dönüşür.
112 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
18. Özel Efekt özelliğini Gölgeli’ye ve Kenarlık Rengi özelliğini yeşile ayarlayın. 19. Formda, seçimi serbest bırakmak için (başka deyişle denetimlerin seçimini
20. Ad etiketini tıklayın. Özellik Sayfası bölmesinde Resim Yazısı özelliğine gidin, Adı‘ı
21. Telefon Numarası’nı Telefon ile değiştirmek için Adım 20’yi tekrarlayın.
kaldırmak için) seçili denetimlerin dışında bir yeri tıklayın.
Ad Soyad olarak değiştirin
tuşuna basın.
İpucu Bir etiketin Resim Yazısı özelliğini veya bir metin kutusunun Denetim Kaynağı özelliğini değiştirmek için önce etiketi ya da kutuyu seçin, metnini tıklayın ve herhangi bir Windows programında yaptığınız gibi metni düzenleyin.
22. Formdaki tüm denetimleri işaretçiyi sürükleyerek seçin. Düzenle sekmesinde, Denetim Düzeni grubunda, Kaldır düğmesini tıklayın.
Yığın düzenini kaldırmak denetimleri düzenlemeniz için size daha çok seçenek verir.
23. Seçimi serbest bırakmak için seçili denetimlerin dışında bir yeri tıklayın.
Form Özelliklerini Düzenlemek 113
24. Soyad’ın solundaki etiketi tıklayın ve tuşuna basın. 25. Her etiketi tuşunu basılı tutarak tıklayarak veya işaretçiyi yalnızca etiketler
üzerinde sürükleyerek tüm etiketleri seçin ama onlara karşılık gelen metin kutularını seçmeyin. Özellik Sayfası bölmesinde, Metin Hizala özelliğin Sağ’a ayarlayın. Şimdi etiket kutularını büyüklüklerini ve ilgili metin kutularıyla hizalarını ayarlamak için boyutlandıralım.
26. Etiketler seçiliyken (ama metin kutularını seçmeyin) Genişlik özelliğini 3 cm olarak
27. Tüm etiketleri yeniden seçin. Düzenle bağlamsal sekmesinde, Boyut grubunda,
değiştirin.
En Uyguna
etiketleri içeriklerine uyacak şekilde yeniden boyutlandırmak için En Uyguna düğmesini tıklayın ve seçimi serbest bırakmak için formda denetimlerin dışında bir yeri tıklayın.
İpucu Az önce yapmış olduklarınıza benzer biçimlendirme değişikliklerinden beklediğiniz sonuçları alamazsanız Hızlı Erişim Çubuğu’ndaki Geri Al düğmesini tıklayarak veya Ctrl+Z tuşlarına basarak değişiklikleri iptal edebilirsiniz.
114 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
28. Tüm metin kutularını seçin (ama karşılık gelen etiketleri seçmeyin) ve metin
29. Yazı Tipi Genişliği özelliğini Normal’e değiştirin sonra da denetimlerin seçimini
30. Müşteriler formunun tasarımını kaydetmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda
kutularını aynı hizaya getirmek ve etiketlerle aralarına boşluk eklemek için Özellik Sayfası bölmesinde Sol ayarını 4 cm olarak değiştirin. kaldırmak için formda denetimlerin dışında bir yeri tıklayın.
Kaydet
Kaydet düğmesini tıklayın.
KAPAT 02_ÖzellikleriDüzenle veritabanını kapatın.
İpucu Özellik Sayfası bölmesi, siz kapatmadığınız sürece, tüm açık formları kapatıncaya kadar açık kalır.
Formun Düzenini Değiştirmek Hem otomatik olarak hem de bir sihirbazla oluşturulmuş formlar görsel değil işlevsel öğelerdir. Form düzenini gereksinimlerinize ve tercihlerinize uyacak şekilde özelleştirmek çok kolaydır. Etiketleri ekleyebilir ve çıkarabilir, form içinde etiketlerin ve metin kutularının yerlerini değiştirebilir, logo ve başka grafikler ekleyebilir, çekici ve kolay kullanılır hale getirmek için formun düzenini geliştirebilirsiniz. Bir formun düzeniyle çalışırken, seçili öğeyi nasıl değiştirebileceğinizi belirtecek şekilde değişen işaretçinin şekline dikkat etmeniz gerekir. Metin kutusu ve etiketi bazen tek bir birim olarak davrandığından bir değişiklik yapmadan önce işaretçinin şekline dikkat etmeniz gerekir. İşaretçinin şekli gerçekleştirilecek eylemi belirtir.
Dört yönlü ok. İşaretçi denetimin sol üst köşesindeki büyük bir karenin üzerindeyse her iki denetimi bir arada veya birbirinden bağımsız olarak taşımak için sürükleyin.
İşaret parmağı. Yalnızca denetimi taşımak için sürükleyin.
Dikey ok. Yüksekliği değiştirmek için üst ve alt kenarlığı sürükleyin.
Yatay ok. Genişliği değiştirmek için sağ veya sol kenarlığı sürükleyin.
Çapraz ok. Hem yüksekliği hem de genişliği değiştirmek için köşeyi sürükleyin.
Bu alıştırmada bir formdaki etiket ve metin kutusu denetimlerini yeniden düzenleyeceksiniz.
Formun Düzenini Değiştirmek 115
KULLANIN 03_Düzeniİyileştir veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir.
AÇIN 03_Düzeniİyileştir veritabanını açın.
1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Müşteriler’i farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Tasarım Görünümü’nü tıklayın.
Form üç bölüme ayrılmıştır: Form Üstbilgisi, Ayrıntı ve Form Altbilgisi. Şu anda yalnızca Ayrıntı bölümüyle ilgileniyoruz. Form Üstbilgisi bölümü
Ayrıntı bölümü
Form Altbilgisi bölümü
Sorun Giderme Form Altbilgisi’ni göremezseniz, görününceye kadar formu aşağı
kaydırmak için kaydırma çubuğunu kullanın. Ayrıca Şerit’te boş bir yeri farenin sağ düğmesiyle tıklayıp formunuza ekranda daha fazla yer açmak için Şeridi Simge Durumuna Küçült’ü tıklayabilirsiniz. Şerit’i önceki boyutuna getirmek için Şeridi Simge Durumuna Küçült’ü yeniden tıklayın.
2. Ayrıntı kılavuzunun sağ kenarını işaret edin ve işaretçi iki yönlü oka dönüştüğünde arka planın kenarını 3 cm sağa sürükleyin.
116 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
3. Soyad metin kutusunu tıklayın ve işaretçiyi kenarlıktaki tutamaçlar üzerinde (sekiz
tutamaç vardır) yavaşça hareket ettirerek işaretçinin nasıl şekil değiştirdiğine dikkat edin. Öğe Seçici
Bir etiket veya metin kutusu bağımsız olarak taşınabiliyorsa sol üst köşesinde daha büyük bir öğe seçicisi olacaktır.
4. Soyad metin kutusu üzerinde işaretçi dört yönlü oka dönüştüğünde kutuyu Ad metin kutusunun sağına sürükleyin.
İpucu Etiketi metin kutusundan bağımsız olarak taşıyamıyorsanız form Yığın düzeninde kalmış olabilir. Tüm denetimleri seçin ve Düzenle sekmesinde, Denetim Düzeni grubunda, Kaldır düğmesini tıklayın.
5. Denetimleri yeniden boyutlandırın ve aşağıdaki gibi mantıksal bir düzende gruplandırın.
Formun Düzenini Değiştirmek 117
İpucu Bir denetimin konumunu iyice ayarlamak için denetimi tıklayıp Yukarı, Aşağı, Sol veya Sağ Ok’a basarak denetimi hareket ettirin, azar azar ilerletmek için ok tuşuna basarken Ctrl tuşunu basılı tutun. Bir denetimin boyutuna ince ayar yapmak için ok tuşuna basarken Shift tuşunu basılı tutun.
6. Düzenle bağlamsal sekmesinde, Otomatik Biçim grubunda, Otomatik Biçim düğmesini tıklayın.
Otomatik Biçim galerisi açılır.
7. Otomatik Biçim galerisinde, Otomatik Biçimlendirme Sihirbazı’nı tıklayın. Otomatik Biçim sihirbazı açılır. Birçok sihirbazdan farklı olarak, bunun yalnızca bir sayfası vardır.
8. Otomatik Biçim iletişim kutusunda, Özelleştir düğmesini tıklayın. Otomatik Biçimi Özelleştir sihirbazı açılır. Birçok sihirbazdan farklı olarak, bunun yalnızca bir sayfası vardır.
118 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
9. Otomatik Biçimi Özelleştir iletişim kutusunda, Form ‘Müşteriler’ temelli yeni Otomatik Biçim oluşturulur seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.
İpucu Form denetimleri işletim sisteminde hangi tema ayarlanmışsa onu devralır. Temayı değiştirmek için Denetim Masası’nı açın, Görünüm ve Kişiselleştirme’yi tıklayın, Kişiselleştirme altında, Temayı Değiştir’i tıklayın. Tema Ayarları iletişim kutusunda, istediğiniz temayı seçin ve Tamam’ı tıklayın. Yeni Stil Adı iletişim kutusu açılır.
10. Stil Adı kutusuna Müşteriler yazın ve Tamam’ı tıklayın. Otomatik Biçim sihirbazında, yeni stil Form Otomatik Biçimler listesinde görünür. Bu stil artık bu bilgisayarda açtığınız her veritabanında kullanılabilecektir.
11. Otomatik Biçim sihirbazında Tamam’ı tıklayın. İpucu Access girdiğiniz verileri otomatik olarak kaydeder ama herhangi bir nesnede yaptığınız düzen değişikliklerini sizin kaydetmeniz gerekir.
KAPATIN Değişiklikleri kaydederek Müşteriler formunu ve 03_Düzeniİyileştir veritabanını
kapatın.
Forma Denetimler Eklemek 119
Forma Denetimler Eklemek Her formda üç ana bölüm vardır: Form Üstbilgisi, Ayrıntı ve Form Altbilgisi. Bir form oluşturmak için Form aracını veya sihirbazı kullandığınızda, Ayrıntı bölümüne temel alınan tablodan seçtiğiniz her alan için bir denetim kümesi eklenir. Form Üstbilgisine bir logo yer tutucusu ve/veya bir resim yazısı eklenir. Form Altbilgisi bölümü boş bırakılır. Access boş olduğu için Altbilgi bölümünü daraltır ama Altbilgi bölümünü seçicisini sürükleyerek yeniden boyutlandırabilirsiniz. Etiketler ve metin kutusu denetimleri formlarda bulunan en yaygın denetimlerdir ama formlarınızı birçok başka denetim türüyle geliştirebilirsiniz. Örneğin, kullanıcıların metin kutularına girdi yazması yerine onlara seçenekler sunmak için seçenek düğmesi, onay kutusu ve liste kutusu grupları ekleyebilirsiniz. Bir forma ekleyebileceğiniz denetimler Tasarım sekmesinde Denetimler grubundadır. Bu alıştırmada bir forma Form aracı tarafından otomatik olarak yerleştirilen logo ve resim yazısını değiştireceksiniz. Ayrıca Ayrıntı bölümündeki bir metin kutusunu açılır kutuyla değiştirecek ve program penceresinden kayıt seçici çubuğunu kaldıracaksınız. KULLANIN 04_DenetimlerEkle veritabanını ve 04_MüşterilerFormuLogosu grafiğini
kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir.
AÇIN 04_DenetimlerEkle veritabanını açtıktan sonra Müşteriler formunu Tasarım görünümünde açın.
1. Müşteriler formunda Form Üstbilgisi bölümü seçicisiyle Ayrıntı bölümü seçicisi
arasındaki yataş çizgiyi işaret edin ve işaretçi çift yönlü oka dönüştüğünde Ayrıntı bölümü seçicisini 2 cm aşağı sürükleyin. İpucu Formun üst ve sol tarafındaki cetvelleri kılavuz olarak kullanın.
120 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
Resim
2. Form Üstbilgisi’ndeki logo ile resim yazısını seçin ve tuşuna basın. 3. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Resim düğmesini tıklayın,
Form Üstbilgisi bölümünün sol köşesinde işaretçiyi sürükleyerek küçük bir dörtgen çizin. Bir denetimin adını görüntülemek için Denetim grubundaki düğmesini işaret edin. Birkaç saniye sonra bir Ekran İpucu görünür. İpucu Access 2007’de bir grafik adı girmenizi isteyip sonra da grafiği form üstbilgisine otomatik olarak ekleyen yeni bir Logo denetimi vardır.
4. Resim Ekle iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm05 klasörüne gidin ve 04_MüşterilerFormuLogosu resmini çift tıklayın.
Sorun Giderme Uygulama dosyası görünmüyorsa Dosya Türü ayarını Grafik Dosyaları’na değiştirin.
Logo resim denetiminin içinde görünür.
Forma Denetimler Eklemek 121
İpucu Bir resmin, resim denetimine nasıl sığacağı denetimin Boyutlandırma Modu özelliğiyle belirlenir. Özellik Kırp’a ayarlanmışsa ve denetim resmin tamamını gösterecek kadar büyük değilse resim kırpılır. Özellik Genişlet’e ayarlanmışsa resmin tamamını görüntülemek için denetimi genişletebilirsiniz. Özellik Yaklaş’a ayarlanmışsa resim denetime sığması için otomatik olarak yeniden boyutlandırılır.
5. Denetimler grubunda, Etiket düğmesini tıklayın ve üstbilgi bölümünde başka bir dörtgen çizin.
Access resim yazısı girmeniz için ekleme noktası içeren bir etiket denetimi ekler.
6. Etiket denetiminin içine Müşteriler yazın ve
tuşuna basın.
Müşteriler etiketi diğer etiketlerin biçimlendirmesini alır. Sorun Giderme Access denetimin yanında etiketin başka hiçbir denetimle
ilişkili olmadığını bildiren bir Akıllı Etiket görüntülerse, Hatayı Yoksay düğmesini tıklayabilirsiniz.
7. Özellik Sayfası bölmesi açık değilse açmak için
tuşuna basın.
İpucu F4 tuşuna basarak Özellik Sayfası bölmesini açıp kapatabilirsiniz.
8. Yazı Tipi Boyutu’nu 18’e, Metin Hizala’yı Orta’ya değiştirin ve Özellik Sayfası
9. Düzenle sekmesinde, Boyut grubunda, En Uyguna düğmesini tıklayın.
bölmesini kapatın.
En Uyguna
Etiket denetiminin boyutu metne uyacak şekilde değişir.
122 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
10. Resmin ve etiket denetimlerinin boyutunu ve konumunu yan yana olacak şekilde
11. Tasarım sekmesinde, Denetimler grubunda, Denetim Sihirbazları Kullan
ayarlayın.
Denetim Sihirbazları Kullan
düğmesine bakın. Düğme etkinse (turuncu renkteyse) devre dışı bırakmak için tıklayın. Denetim Sihirbazları özelliğini kapatmak bir denetimi sihirbaz sayfaları boyunca çalışmaya gerek kalmadan tüm varsayılan ayarlarıyla eklemenizi sağlar.
12. Denetimler grubunda, Birleşik Kutu düğmesini tıklayın. Ülke metin kutusunun Birleşik Kutu
hemen altına bir dörtgen çizin.
Farenin düğmesini bıraktığınızda Access ilişkisiz (Müşteriler tablosundaki bir alana bağlı olmayan) bir birleşik kutu (açılan kutu) denetimi görüntüler. Sorun Giderme Access, oluşturulan her denetime bir numara verir. Sizin eklediğiniz denetimin numarasıyla kitaptakinin farklı olmasının hiçbir önemi yoktur.
13. Ülke metin kutusunu tıklayın. Yazı Tipi grubunda, Biçim Boyacısı düğmesini BiçimBoyacısı
tıkladıktan sonra birleşik kutu denetimini tıklayın.
Access metin kutusunun biçimini birleşik kutu denetimine ve etiketine kopyalar.
14. Özellik Sayfası bölmesi açık değilse, birleşik kutuyu farenin sağ düğmesiyle
15. Özellik Sayfası bölmesinde, Veri sekmesinde, Denetim Kaynağı okunu tıklayın ve
16. Satır Kaynağı kutusuna aşağıdakini yazın:
tıkladıktan sonra Özellikler’i tıklayın. listeden Ülke’yi seçin.
SELECT DISTINCT Müşteriler.Ülke FROM Müşteriler;
Forma Denetimler Eklemek 123
Müşteriler ve Ülke arasında bir nokta var (ama boşluk yok) ve metnin sonunda bir noktalı virgül var. Bu kod satırı Müşteriler tablosunun Ülke alanındaki her ülkenin bir örneğini seçen bir sorgudur ve Ülke okunu tıkladığınızda sonuçları bir liste halinde görüntüler.
Sorgunun tamamını görüntülemek için Özellik Sayfası bölmesini genişletmeniz gerekebilir. İpucu Listede olmayan bir ülkeden bir müşteriyi eklemeniz gerekiyorsa ülkenin adını birleşik kutuya yazabilirsiniz. Kayıt veritabanına eklendikten sonra birleşik kutu listesi görüntülendiğinde o ülke de görünür.
17. Ayarlı değilse, Satır Kaynak Türü’nü Tablo/Sorgu’ya ayarlayın. 18. Birleşik kutu etiketini tıklayın. (Birleşik kutu etiketini göremezseniz Özellik Sayfası
19. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde, Resim Yazısı’nı Ülke olarak
20. Önceki Ülke metin kutusunu ve etiketini silip yeni birleşik kutuyu ve etiketini
bölmesini kenara çekin.)
değiştirin ve Özellik Sayfası bölmesini kapatın.
gerektiği şekilde yeniden boyutlandırarak yerine yerleştirin.
21. Form görünümüne geçmek için Giriş sekmesinde, Görünümler grubunda, Görünüm düğmesini tıklayın.
İpucu Bir form Düzen veya Tasarım görünümündeyken Görünüm düğmesini tıklayarak Form görünümüne geçebilirsiniz.
124 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
22. Birkaç kaydı görüntüledikten sonra ülke listesini görmek için birleşik kutu okunu
23. Bu alıştırma için formun sol kenarındaki gri çubuğa yani kayıt seçiciye gereksinim
24. Formun yeni tasarımını kaydedin ve son bir bakış için Form görünümüne geçin.
tıklayın.
duymayacaksınız. Tasarım görünümüne dönün ve Form seçiciyi tıklayın (yatay ve dikey cetvellerin kesişimindeki kutu) ve tuşuna basarak (açık değilse) Özellik Sayfası bölmesini açın. Biçim sekmesinde, Kayıt Seçiciler’i Hayır’a ve Kaydırma tuşuna Çubukları’nı Hiçbiri’ne ayarlayın. Özellik Sayfası bölmesini kapatmak için basın.
KAPATIN 04_DenetimlerEkle veritabanını kapatın.
VBA Kullanarak Forma Veri Girmek Şimdiye kadar gördüğünüz gibi, Access’te her şey, Access programının kendisi de dahil, bir nesnedir. Nesnelerin özelliklerinden biri, aslında eylemler olan olayları tanıyabilmesi ve onlara yanıt verebilmesidir. Farklı nesneler farklı olayları tanır. Hemen hemen tüm nesneler tarafından tanınan olaylar Tıklat, Çift Tıklat, Fare Tuşuna Bas, Fareyi Taşı ve Fare
VBA Kullanarak Forma Veri Girmek 125
Tuşunu Bırak. Bazı nesneler başka olayları da tanır. Örneğin bir metin denetimi 17, bir form 50’den fazla farklı olayı tanır. İpucu Bir nesne tarafından tanınan olaylar nesnenin Özellik Sayfası bölmesindeki Olay sekmesinde listelenir. Siz bir formu kullanırken nesneler sürekli olarak olaylar için sinyal gönderir yani olayları tetikler. Ancak bir olaya bir makro veya VBA yordamı eklemediğiniz sürece nesne yalnızca tetiklemekle kalır. Varsayılan ayar olarak, Access çoğu olayı tanıdığında gözle görülür bir şey yapmaz. Bu nedenle programın normal davranışını etkilemeden, bir olayı hangi eylemin olması gerektiğini belirtmek için kullanabilirsiniz. Hatta bir olayı bir makronun çalışmasını ya da bir VBA yordamının bir dizi eylem gerçekleştirmesini tetiklemek için kullanabilirsiniz. Karışık mı geldi? Aslına bakarsanız olaylar çoğu Access kullanıcısının merak ettiği şeyler değildir. Ama olayları kullanmanın form gibi nesnelerin verimliliğini nasıl büyük ölçüde artırdığı bilindiğine göre, onlarla ilgili tüm olup bitenler hakkında fikir sahibi olmak işe yarayacaktır. Örneğin alıştırma veritabanlarından birindeki müşteri kayıtlarına bakarken Müşteri No’ların müşterilerin soyadlarının ilk üç, adlarının da ilk iki harfinden oluştuğuna ve hepsinin büyük harf yazıldığına dikkat etmişsinizdir. Bu teknik yeni bir müşteri için benzersiz bir kimlik oluşturur. Zaten kullanımda olan bir numarayı girmeyi denerseniz, Access yeni girişi kabul etmez ve bir sayı eklemek veya numarayı benzersiz yapmak için değiştirmek zorunda kalırsınız. İki sözcüğün parçalarını birleştirmek sonra da sonuçları büyük harfe dönüştürmek gibi küçük görevleri yerine getirmek bilgisayarın uzmanlık alanındadır. Bu nedenle veritabanına eklenen her yeni müşteri kaydı için bir numara yazmak yerine bunu sizin için VBA’nın yapmasını sağlayabilirsiniz. Bu alıştırmada birkaç satır VBA kodu yazacak ve kodu bir formdaki olaya ekleyeceksiniz. Bu kesinlikle ayrıntılı bir VBA çalışması değildir ama bu alıştırma sizi VBA’nın gücüyle tanıştıracaktır. KULLANIN 05_VBA veritabanını ve 05_GüncellemeSonrası metin dosyalarını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir.
AÇIN 05_VBA veritabanını açtıktan sonra Müşteriler formunu Tasarım görünümünde açın.
1. Müşteriler formunda, Soyad metin kutusunu tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesi
2. Olay sekmesini tıklayın.
açık değilse açmak için
tuşuna basın.
Bu sekme Soyad metin kutusunun yanıt verebileceği olayları listeler.
126 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
3. Özellik Sayfası bölmesinde, Güncelleştirme Sonrasında özelliğinin sağındaki üç Üç Nokta düğmesi
nokta düğmesini tıklayın.
Oluşturucu Seç iletişim kutusu size bir ifade, makro veya VBA kodu oluşturma seçeneği sunarak açılır.
4. Kod Oluşturucusu’nu tıkladıktan sonra VBA Editor’u başlatmak için Tamam’ı tıklayın.
Project Explorer bölmesi
Kod penceresi
VBA Kullanarak Forma Veri Girmek 127
Project Explorer bölmesi veritabanında kod ekleyebileceğiniz nesneleri listeler, bu örnekte listede yalnızca Müşteriler formu (Form_Müşteriler) görünür. Yeni formlar ve raporlar burada otomatik olarak görünür. Kod penceresi Access’in Soyad metin kutusu denetimi için Güncelleştirme Sonrasında olayını işlemek için kullanacağı yordam için bir yer tutucu görüntüler. Bu yordam Private Sub LastName_AfterUpdate() olarak adlandırılır ve henüz yalnızca yordamın başını ve sonunu işaretleyen Sub ve End Sub ifadelerini içermektedir.
5. Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm05 klasörüne gidin, 05_GüncellemeSonrası
metin dosyasını varsayılan metin düzenleyicinizde açın ve aşağıda da gösterilen metni Pano’ya kopyalayın. ‘Ad, soyad ve müşteri no’sunu tutmak için değişkenler oluştur. ‘ and customer ID Dim Ad As String Dim Soyad As String Dim MNo As String ‘Soyad metin kutusundaki metni Soyad değişkenine atar. Soyad = Forms!müşteriler!LastName.Text ‘Bir metin kutusunun içeriğini okumak için önce ‘ odağı ona yerleştirmeniz gerekir. Forms!müşteriler!Ad.SetFocus Ad = Forms!müşteriler!Ad.Text ‘Müşteri no’sunu oluşturmak için ‘ adın ve soyadın bölümlerini birleştirir. MNo = UCase(Left(Soyad, 3) & Left(Ad, 2)) ‘No 5 karakter olmazsa oluşturma. ‘ (Bu her iki adın da onu doldurmadığını belirtir.) If Len(MNo) = 5 Then Forms!müşteriler!CustomerID.SetFocus ‘Zaten girilmişse No’yu değiştirme; belki de ‘ elle değiştirilmiştir. If Forms!müşteriler!CustomerID.Text = “” Then Forms!müşteriler!CustomerID = MNo End If End If ‘Odağı normal olarak gideceği yere ayarla. Forms!müşteriler!Address.SetFocus
128 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
Önemli Tek tırnak işaretiyle başlayan metin satırları altındaki kod satırının amacını anlatan açıklamalardır. VBA Editor’da açıklamalar yeşil renkte gösterilir.
6. Kod penceresine dönün ve kopyalanan metni Private Sub LastName_AfterUpdate()
7. Değişiklikleri kaydetmek için File menüsünde, Save 05_VBA’yı tıklayın. 8. Access penceresine dönmek için File menüsünde, Close and Return to Microsoft
9. Form görünümüne geçin. Gezinti çubuğunda Yeni Kayıt düğmesini tıklayın.
ve End Sub ifadelerinin arasına yapıştırın.
Access’i tıklayın. Özellik Sayfası bölmesini kapatın.
Yeni Kayıt
Boş bir Müşteriler formu görünür.
10. Yeni kayıtta, ekleme noktasını Ad kutusuna taşımak için yazın, Soyad kutusuna gitmek için basın.
tuşuna basın, Chris tuşuna basın, Sells yazın ve tekrar tuşuna
Yukarıdaki adımları doğru izlediyseniz MüşteriNo kutusunda SELCH görünür.
Otomatik Form Kullanarak Form Oluşturmak 129
11. İlk adı Dana ve soyadı Birkby ile değiştirin. Dikkat ederseniz MüşteriNo, türetildiği adlar değiştiği halde değişmemektedir.
12. Yazdıklarınızı iptal etmek için
tuşuna basın ve önce soyadı, ardından ilk adı
girmeye çalışın.
Access bir Müşteri No oluşturmaz. Kod yapmasını düşündüğünüzü değil, ne yapmasını yazdıysanız onu yapar. Yani adların girildiği sıradan bağımsız olarak No oluşturmaz. Bu sorunu çözmenin birkaç yolu vardır. Örneğin Ad metin kutusunda Güncelleştirme Sonrasında olayına benzer bir yordam yazabilir veya her iki olayı birlikte çalıştırmak için olaylardan biri gerçekleştiğinde diğerini atlayacak bir yordam yazabilirsiniz.
13. Girişlerinizi silmek için
tuşuna basın.
KAPATIN 05_VBA veritabanını kapatın.
Otomatik Form Kullanarak Form Oluşturmak Her formun, temel aldığı tablodaki tüm alanları içermesi gerekmez ama form yeni kayıtlar oluşturmak için kullanılacaksa içermesi gerekir. Bir tablodaki tüm alanları içeren bir form oluşturmanın en hızlı yolu bu bölümdeki ilk alıştırmada yaptığınız gibi Form düğmesini kullanmaktır. Formun oluşturulmasında daha fazla denetim sağlayan bir başka yol sihirbaz kullanmaktır. Her iki durumda da oluşturulan formları kolayca özelleştirebilirsiniz. Bu alıştırmada ürün kategorilerinin her biri hakkında bilgiler gösteren bir form oluşturmak için sihirbaz kullanacaksınız. KULLANIN 06_SihirbazOluştur veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir.
AÇIN 06_SihirbazOluştur veritabanını açtıktan sonra Kategoriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.
1. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Tüm Formlar düğmesini tıklayın sonra da listeden, Form Sihirbazı’nı seçin. Form Sihirbazı açılır.
130 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
2. Tablolar/Sorgular listesinde Kategoriler tablosu seçiliyken, tüm tablo alanlarını Tümünü Taşı
Seçili Alanlar listesine taşımak için Tümünü Taşı düğmesini tıkladıktan sonra İleri’yi tıklayın. Sihirbazın ikinci sayfasında, yeni formdaki alanların düzenini seçersiniz. Sayfanın sağ tarafındaki bir seçeneği seçtiğinizde, sol taraftaki önizleme alanı uygulanan o seçenekle form düzeninin nasıl görüneceğini görüntüler.
3. Sütunlu seçeneği seçiliyken, İleri’yi tıklayın. Sihirbazın üçüncü sayfasında, stilin forma uygulandığında nasıl görüneceğini görmek için bir stil seçeneği seçebilirsiniz.
4. Stil listesinde, Office’i tıkladıktan sonra İleri’yi tıklayın. Access temel olan tablo adını formun başlığı olarak önerir.
5. Görüntülenecek formu aç veya bilgileri gir seçeneği seçili olar Sor’u tıklayın. Yeni Kategoriler formu Kategoriler tablosundaki ilk kategori kaydını göstererek açılır.
Otomatik Form Kullanarak Form Oluşturmak 131
6. Formun altındaki gezinti denetimlerini kullanarak birkaç kaydı görüntüleyin. İpucu Bir formu oluşturduktan sonra formun stilini değiştirmek için Tasarım görünümüne geçin ve Düzenle sekmesinde, Otomatik Biçim grubunda, Otomatik Biçim’i tıklayın, listeden istediğiniz stili seçin.
7. Birkaç değişiklik daha yapabilmek için Tasarım görünümüne geçin. 8. Kategori Adı etiketinden Kategori sözcüğünü silin. 9. KategoriNo alanını kullanıcıların düzenlemesini istemiyorsunuz, çünkü o değerin asla değiştirilmemesi gerekiyor. KategoriNo metin kutusunu tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesi açık değilse, açmak için tuşuna basın.
10. Özellik Sayfası bölmesinde, Veri sekmesinde, Etkin’i Hayır’a değiştirin. Sonra Özellik Sayfası bölmesini kapatmak için
tuşuna basın.
KategoriNo metin kutusu devre dışı bırakıldığında KategoriNo metin kutusu ve etiket metni griye dönüşür.
11. Form görünümüne geçin, birkaç kaydı görüntüleyin. KategoriNo alanındaki girdiyi
12. Bu formda kaydırma çubuklarına ve kayıt seçiciye gerek olmayacak. Tasarım
13. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde, Kaydırma Çubukları’nı Hiçbiri’ne,
14. Değişikliklerinizin etkilerini görmek için Form görünümüne geçin.
düzenlemeyi deneyerek değiştiremediğinizi doğrulayın.
görünümüne dönün, Form seçici’yi (sol üst köşedeki kutu) tıkladıktan sonra tuşuna basarak formun Özellik Sayfası bölmesini açın. Kayıt Seçiciler’i Hayır’a değiştirin. Özellik Sayfası bölmesini kapatın.
KAPATIN Değişiklikleri kaydederek Kategoriler formunu kapatın ve 06_SihirbazOluştur veritabanını kapatın.
132 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
Formları ve Alt Formları Birlikte Oluşturmak Oluşturacağınız bir forma bir alt form eklemek istiyorsanız, ikisini birlikte Form sihirbazını kullanarak oluşturabilirsiniz. Bunu yapmak için: 1. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Tüm Formlar düğmesini tıklayın ve listeden, Form Sihirbazı’nı seçin. 2. Form Sihirbaz’ında, Tablolar/Sorgular listesinden forma temel olacak tabloyu seçin. Yeni forma tüm tablo alanlarını eklemek için Tümünü Taşı düğmesini tıklayın. 3. Tablolar/Sorgular listesinden, alt forma temel olacak tabloyu seçin.
4. Kullanılabilir Alanlar listesinden, alt forma eklemek istediğiniz alanları Seçili Alanlar’a taşımak için çift tıklayıp sonra da İleri’yi tıklayın.
Forma Alt Form Eklemek 133
5. Birincil tablonuz ve Alt formları olan form seçeneği seçiliyken, İleri’yi tıklayın.
6. Veri Sayfası seçiliyken, İleri’yi tıklayın. 7. Sihirbazın son sayfasında, bir stil seçin ve Son’u tıklayın. Sihirbaz formu ve alt formu oluşturur ve açar. Form sihirbazıyla oluşturulan formu gereksinimlerinize uyacak şekilde düzenleyebilirsiniz. Forma eklemek istediğiniz tablolar arasında İlişkiler penceresinde tanımlanmış yalnızca bir bir-çok ilişkisi varsa formu ve alt formunu oluşturmanın en hızlı yolu Form aracını kullanmaktır. Birincil tabloyu seçtikten sonra Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Formu tıklamanız yeterli olacaktır. Form aracı her biri kendi kaynak tablosundaki tüm alanları içeren bir form ve alt form oluşturup görüntüler. Sorun Giderme Seçili tablolar arasındaki ilişki tanımlanmamışsa, Access İlişkiler penceresine bağlantı içeren bir ileti görüntüler. Bu durumda, ilişkiyi tanımlamanız, sonra da sihirbazı yeniden başlatmanız gerekecektir.
Forma Alt Form Eklemek Bir form bir veya birden fazla tablodaki veya sorgudaki bilgileri (alanları) gösterebilir. Birkaç tablo veya sorgudaki alanları bir formda görüntülemek istiyorsanız, bu nesneler arasında var olması zorunlu olan ilişkileri düşünmeniz gerekir.
134 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
Bu alıştırmada var olan bir forma bir alt form ekleyeceksiniz. KULLANIN 07_AltFormEkle veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir.
AÇIN 07_AltFormEkle veritabanını açtıktan sonra Kategoriler formunu Tasarım görünümünde açın.
1. Formun Ayrıntı bölümünde çalışmak üzere kendinize yer açmak için Form Altbilgisi bölüm seçicisini yaklaşık 5 cm aşağı sürükleyin.
2. Tasarım sekmesinde, Denetimler grubunda, Denetim Sihirbazları Kullan Denetim Sihirbazları Kullan
düğmesinin etkin (turuncu) olduğundan emin olun.
3. Denetimler grubunda, Alt Form/Alt Rapor düğmesini tıklayın ve işaretçiyi
sürükleyerek Ayrıntılar bölümünün alt kısmındaki boşlukta bir dörtgen çizin.
Alt Form/Alt Rapor
Formda beyaz bir nesne görünür ve Alt Form Sihirbazı açılır.
İpucu Yüklemek isteyip istemediğiniz sorulursa, bu sihirbazı yüklemek için yönergeleri izleyin.
Forma Alt Form Eklemek 135
4. Varolan Tablolar’ı veya Sorgular’ı kullan seçeneği seçiliyken, İleri’yi tıklayın. 5. Tablolar/Sorgular listesinden Tablo: Ürünler’i seçin.
6. Kullanılabilir Alanlar listesinden, ÜrünAdı, KategoriNo, BirimdekiMiktar,
BirimFiyat ve StokSayısı alanlarını çift tıklayarak Seçili Alanlar listesine ekleyin ve İleri’yi tıklayın. Alt formdaki KategoriNo alanı ana formdaki KategoriNo alanıyla ilişkili olduğundan sihirbaz Gösterilecek: Ürünler Kayıt Kaynağı: Kategoriler Kullanılan: KategoriNo’yu Listeden Seçeceğini seçer.
136 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
İpucu Sihirbaz hangi alanların ilişkisi olduğunu bulamazsa, Kendim Tanımlayacağım seçeneğini seçer ve ilişkili olacak alanları belirleyebileceğiniz liste kutuları görüntüler.
7. Listeden seçeceğim seçeneği seçiliyken, Son’u tıklayın. Access katıştırılmış Ürünler alt formu olan Kategoriler formunu Tasarım görünümünde görüntüler. Alt formun boyutu ve konumunu formda oluşturduğunuz dörtgenin boyutu ve konumu belirler.
8. Formunuzdaki nesnelerin boyutunu ve konumunu alt formun tamamı görünecek şekilde ayarlayın.
Forma Alt Form Eklemek 137
Form Görünümü
9. Tasarım görünümünde alt formun düzenine dikkat edin ve Access program
penceresinin sağ alt köşesindeki Görünüm araç çubuğunda, Form Görünümü düğmesini tıklayın.
Alt formun biçimi tamamen değişmiştir. Tasarım görünümünde basit bir form gibi görünmektedir ama Form görünümünde veri sayfası gibi görünür.
10. Tasarım görünümüne dönün, gerekli boyut ayarlarını yapın ve açık değilse Özellik
11. Alt formun sol üst köşesindeki Form seçiciyi iki kez tıklayın.
Sayfası bölmesini açın.
İlk tıklama Ürünler alt formu denetimini, ikinci tıklama formu seçer. Seçicinin üzerinde küçük bir siyah kare görünür. İpucu Sütun başlıkları arasındaki iki yönlü oku çift tıklayarak sütunların genişliklerini verilerinin sığacağı şekilde hızlıca ayarlayabilirsiniz.
138 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak Ürünler alt formu Form seçicisi
12. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde, Kayıt Seçicileri ve Gezinti
13. Özellik Sayfası bölmesini kapatın, Form görünümüne dönün ve sütun bölücüleri
14. Gezinti düğmelerini kullanarak birkaç kaydı görüntüleyin.
Düğmeleri özelliklerini Hayır’a değiştirin.
sürükleyerek tüm alanları görecek şekilde sütunların genişliğini ayarlayın.
Forma Alt Form Eklemek 139
Her bir kategori formun üstünde görüntülendiğinde o kategorideki ürünler alt formdaki veri sayfasında listelenir.
15. İlk kategoriye (Soğanlar) dönmek için İlk Kayıt düğmesini tıklayın. Alt formda, ilk İlk Kayıt
ürünün (Dağ Lalesi) sağında KategoriNo sütunundaki oku tıklayın.
Kutunun sağ ucundaki ok bunun bir birleşik kutu olduğunu belirtir.
16. Oku tıkladığınızda görünen kategoriler listesinden Kaktüsler’i tıklayın. 17. Kaktüsler kategorisine gitmek için Sonraki Kayıt gezinti düğmesini tıklayın. Sonraki Kayıt
Dağ Lalesi artık bu kategoriye dahil edilmiştir.
18. Dağ Lalesi’nin sağındaki kategori listesini görüntüleyin, sonra da İlk Kayıt
19. Kullanıcıların bir ürünün kategorisini değiştirmesini önlemek için Tasarım
düğmesini tıklayarak Soğanlar kategorisine geçin.
görünümüne dönün, alt formdaki KategoriNo metin kutusunu tıklayın ve basın.
tuşuna
Önemli Sihirbaz bu alt formu oluştururken KategoriNo alanını eklediniz çünkü bu alan Kategori ve Ürünler tablolarıyla ilişkili olan alandır. Temel aldığı Ürünler tablosu kategorinin numarası yerine adını göstermek için bir birleşik kutu kullanır, bu yüzden birleşik kutu alt formda da görünür.
20. Formu kaydedin, Form görünümüne dönün sonra da alanları tamamen görünceye kadar alt form sütunlarının genişliğini ve Form penceresinin boyutunu ayarlayın.
KAPATIN 07_AltFormEkle veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın.
140 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
Önemli Noktalar l Form, bir veya birden fazla tablo veya sorgudaki alanların bazılarının ya
da tümünün düzenlenmiş ve biçimlendirilmiş bir görünümüdür. Formlar veritabanındaki tablolarla etkileşimli olarak çalışırlar. Formdaki denetimleri yeni bilgiler girmek, var olan bilgileri düzenlemek, silmek veya bulmak için kullanırsınız. l Bir tablodaki tüm alanları içeren bir formu oluşturmanın en hızlı yolu Form aracını
kullanmaktır. Formu daha sonra Tasarım görünümünde kolayca özelleştirebilirsiniz. l Form için hangi tabloyu temel alacağınızı biliyorsanız ve formun nasıl kullanılacağı
hakkında fikriniz varsa hızlıca bir form oluşturmak için Form sihirbazını kullanabilirsiniz. Tasarım görünümünde formda değişiklik yapabilirsiniz. l Bir formdaki her metin kutusu formun temel aldığı tablodaki belirli bir alanla
ilişkilidir. Tablo kayıt kaynağı, alan ise denetim kaynağıdır. Her denetimin yazı tipi stili, yazı tipi boyutu ve yazı tipi genişliği gibi formun görünümünü geliştirmede kullanabileceğiniz özellikleri vardır.
Önemli Noktalar 141
l Formun üç temel bölümünü yeniden boyutlandırabilirsiniz: Form Üstbilgisi, Ayrıntı
ve Form Altbilgisi. Formun düzeninin herhangi bir bölümünü etiketler ekleyerek, silerek, etiketleri ve metin denetimlerinin yerlerini değiştirerek, logolar ve başka grafikler ekleyerek özelleştirebilirsiniz. En çok kullanılan denetimler Tasarım sekmesindeki Denetimler grubunda yer almaktadır. l Formdaki nesneler, olay adı verilen çeşitli eylemleri tanıyabilir ve onlara yanıt
verebilir. Ama olaya bir makro veya VBA yordamı eklenmeden olay aslında hiçbir şey yapmaz. Olaylarla nasıl çalışılacağını bilmek formlar gibi nesnelerin verimini artırır. l Birkaç tablo veya sorguyu bir formda görüntülemek istiyorsanız, bu nesneler
arasında olması zorunlu olan ilişkileri düşünmeniz gerekmektedir. Access’te ilişki iki tablodaki ortak alanlar arasında yapılan ilişkilendirmedir yani, bir tablodaki bilgileri diğer bir tablodaki bilgilerle ilişkilendirebilirsiniz. Access’te üç tür ilişki vardır: bir-bir, bir-çok, çok-çok. l Tablolar arasında gerekli ilişkileri tanımladıktan sonra formlara alt formlar
ekleyebilirsiniz. Örneğin ana formda gösterilen her bir kategori için o kategorideki tüm ürünleri gösteren bir alt form oluşturabilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm Form kullanarak bilgilere filtre uygulamak, sayfa 153
Sorgu kullanarak hesaplama yapmak, sayfa 174
Sorgu oluşturmak, sayfa 160
Sihirbaz kullanarak sorgu oluşturmak, sayfa 170
6 Belirli Bilgileri Bulmak Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Bir tablodaki bilgileri sıralamak ve bilgilere filtre uygulamak
4 Form kullanarak bilgilere filtre uygulamak
4 Birden fazla ölçütle eşleşen bilgileri bulmak
4 Sihirbaz kullanarak ve kullanmadan sorgu oluşturmak
4 Sorgu kullanarak hesaplamalar yapmak
Veritabanı bilgiler için bir depodur. Bir veya birden çok tabloda yalnızca birkaç kayıt veya binlerce kayıt içerebilir. Bir veritabanı ne kadar bilgi içerirse içersin, yalnızca gerek duyduğunuzda ve yalnızca gereken bilgileri bulabilirseniz kullanışlı olur. Küçük bir veritabanında bilgileri bulmak için aradığınız şeyi buluncaya kadar bir tabloyu incelemeniz yeterli olacaktır. Ama veritabanın boyutu ve karmaşıklığı artarsa bilgileri bulmak ve çözümlemek daha zor hale gelir. Microsoft Office Access 2007 bir veritabanında depolanan bilgilerin görüntülenmesini düzenlemek ve belirli bilgileri bulmak için çeşitli araçlar sağlar. Bu araçları kullanarak bir tablodaki tüm kayıtları herhangi bir alana veya alanların birleşimine göre sıralayarak düzenleyebilir veya tabloyu bazı karakter birleşimlerini içeren bilgileri görüntüleyecek veya görüntüden çıkaracak şekilde süzebilirsiniz. Biraz daha fazla çaba sarf ederek bir veya birden fazla tablodaki belirli kayıtların belirli alanlarını görüntülemek için sorgular oluşturabilirsiniz. Sorguları kaydedebilir ve veriler değiştiğinde güncelleştirilmiş sonuçlar üretmek için kaydedilen sorguları çalıştırabilirsiniz. Bu bölümde bir tablodaki bilgileri sıralamayı ve süzmeyi, bir formda seçili bilgileri görüntülemeyi ve birden çok ölçüte uyan bilgileri bulmayı öğreneceksiniz. Sonra da bilgileri bulmak ve hesaplamalar yapmak için sorgular oluşturacaksınız.
143
144 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.
Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.
Bir Tablodaki Bilgileri Sıralamak Bir tabloda depolanan bilgileri bir veya birden fazla alandaki değerleri temel alarak artan veya azalan düzende sıralayabilirsiniz. Örneğin müşteri bilgilerini soyadı, sonra da ada göre alfabetik olarak sıralayabilirsiniz. Bu, telefon rehberlerinde bulunan düzenle sonuçlanacaktır. Soyadı
Ad
Atasoy
Deniz
Atasoy
Jale
Atasoy
Kaan
Tekin
Aslı
Tekin
Suat
Bir tabloyu sıralamak bir türe ait tüm girdileri bir araya getirerek gruplandırır. Örneğin müşterilerinize göndereceğiniz postaları şehirlere göre ayırmak için posta etiketlerini yazdırmadan önce müşteri kayıtlarını şehirlere göre gruplandırabilirsiniz.
Bir Tablodaki Bilgileri Sıralamak 145
Access Nasıl Sıralar? Sıralama kavramı sezgisel bir işlem gibi görünür ama bazen bilgisayarınızın bu tür bir kavrama yaklaşımı pek de sezgisel olmaz. Sayıların sıralanmasını ele alalım. Access’te sayılar metin veya sayı olarak işlem görür. Cadde adreslerinde, posta kodlarında ve telefon numaralarında kullanılan boşluklar, kısa çizgiler ve noktalamalar nedeniyle bu alandaki sayılar genellikle metin olarak işlem görür ve bunların sıralanması metnin tamamının sıralanmasına uygulanan mantığa göre olur. Diğer taraftan bir ücret veya miktar alanındaki sayılar da sayı olarak işlem görür. Access metni sıralarken her kayıtta seçilen alandaki karakterler bitinceye kadar önce ilk karaktere, sonra sonraki karaktere, sonra sonrakine, vb göre sıralama yapar. Access sayıları sıralarken her alanın içeriğine tek bir değer olarak işlem yapar ve kayıtları o değeri temel alarak sıralar. Bu yöntem tuhaf bir sıralama düzenine neden olabilir. Örneğin, aşağıdaki tablonun ilk sütunundaki listeyi metin olarak sıralamak ikinci sütundaki listeyi üretir. Aynı listeyi sayı olarak sıralamak üçüncü sütundaki listeyi üretir. Liste
Metin olarak sıralı
Sayı olarak sıralı
1
1
1
1234
11
3
23
12
4
3
1234
11
11
22
12
22
23
22
12
3
23
4
4
1234
Metin veri türünde sayı içeren bir alanda tüm girdilerin aynı uzunlukta olması için sayıların başına sıfır ekleyebilirsiniz. Örneğin, sayılar metin olarak tanımlansa bile 001, 011 ve 101 doğru sıralanır.
146 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
Bu alıştırmada kayıtları önce bir, sonra birden çok alana göre sıralayacaksınız. KULLANIN 01_TabloSırala veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir.
AÇIN 01_TabloSırala veritabanını açın.
1. Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar altında, Müşteriler’i çift tıklayın. Müşteriler tablosu Veri Sayfası görünümünde açılır.
2. Bölge sütun başlığının sağ kenarındaki oku tıkladıktan sonra A’dan Z’ye Sırala’yı tıklayın.
Access kayıtları bölgeye göre alfabetik sırada yeniden düzenler ve sıralama düzenini belirtmek için sütun başlığının sağ kenarında yukarıyı gösteren ince bir ok görüntüler.
3. Farklı bir yöntem kullanarak düzeni tersine çevirmek için Giriş sekmesinde, Sırala ve Azalan
Filtre Uygula grubunda, Azalan düğmesini tıklayın.
Sıralama düzeni tersine döner. Washington’da (WA) yaşayan müşterilerin kayıtları listenin üstüne gelir. Her iki sıralamada da bölge alfabetik olarak sıralanmış ama Şehir alanı karışık bir düzende bırakılmıştır.
Bir Tablodaki Bilgileri Sıralamak 147
Kayıtları her bölge içindeki şehre göre düzenlemek istediğinizi varsayın. Bunu önce Şehir sütununa göre, sonra da Bölge sütununa göre sıralayarak veya Bölge sütununu Şehir sütununun soluna taşıyıp, her ikisini de seçtikten sonra birlikte sıralayarak yapabilirsiniz. İpucu Access birden fazla alanda sıralama yapabilir ama soldan sağa doğru ardışık olarak sıralar. Bu nedenle sıralamak istediğiniz alanlar yan yana ve sizin onları sıralamak istediğiniz düzende olmalıdır.
4. Bölgeler içindeki şehirleri artan düzende sıralamak için Şehir sıralama düzeni okunu tıklayın sonra da A’dan Z’ye Sırala’yı tıklayın.
Access kayıtları şehre göre alfabetik olarak sıralar.
5. İşlemi bitirmek için Bölge sütununda herhangi bir yeri farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da A’dan Z’ye Sırala’yı tıklayın.
İki sütun artık her bölgedeki şehirler artan düzende listelenecek şekilde sıralanır.
6. Her iki sütunu aynı anda azalan düzende sıralamak için, Bölge alanını, başlığını
7. Bölge alanı seçiliyken, hem Bölge hem de Şehir sütunlarını seçmek için seçimi
8. Kayıtları bölgelere göre azalan düzende ve şehir adlarını da her bölge içinde azalan
9. Farklı sonuçlar görüntülemek için kayıtları sıralamanın çeşitli yollarını deneyin.
tıklayarak seçip Adres ve Şehir arasında koyu bir çizgi görününceye kadar sola sürükleyerek, Şehir alanının soluna taşıyın. Taşıma işlemini tamamlamak için farenin düğmesini bırakın. genişletmek üzere
tuşunu basılı tutun ve Şehir başlığını tıklayın.
düzende sıralamak için Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Azalan düğmesini tıklayın.
İpucu Kayıtları bir formda görüntülerken de sıralayabilirsiniz. Sıralamaya temel almak istediğiniz alanı tıklayın, sonra da istediğiniz Sırala komutunu tıklayın. Form görünümünde birden çok alanı aynı anda sıralayamazsınız ama aynı sonuçlara ulaşmak için bir alanda sonra da bir başkasında sıralama yapabilirsiniz.
KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden Müşteriler tablosunu ve 01_TabloSırala veritabanını
kapatın.
148 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
Bir Tablodaki Bilgilere Filtre Uygulamak Bir tablodaki bilgileri sıralamak onları mantıksal bir şekilde düzenler ama tüm tablonun üzerinde hâlâ uğraşmanız gereken şeyler vardır. Yalnızca belirli bilgileri içeren (veya içermeyen) kayıtları bulmak için filtre uygulamak sıralamaktan daha etkilidir. Örneğin, yalnızca Seattle’da yaşayan müşterileri, yalnızca 13 Ocak’ta satın alınan öğeleri veya yalnızca standart postayla sevk edilmeyen siparişleri bulmak için hızlıca bir filtre oluşturabilirsiniz. Bilgileri bir tabloda veya formda görüntülerken basit filtreler uygulayabilirsiniz. Bilgilere birden fazla ölçüte göre filtre uygulamak için birincisinin sonuçlarına ek filtreler uygulayabilirsiniz.
Jokerler Belirli bilgileri içeren kayıtları bulmak istiyorsanız ama karakterlerin tümünden emin değilseniz veya aramanızın bir temel karakter kümesinin birden çok değişimini vermesini istiyorsanız arama ölçütünde joker karakterler kullanabilirsiniz. En çok kullanılan jokerler şunlardır:
l * (yıldız) herhangi bir sayıdaki karakteri temsil eder. Örneğin: Soyadı=Ko* Konuk ve Korur gibi girdileri verir. l ? (soru işareti) herhangi bir tek alfabetik karakteri temsil eder. Örneğin: Ad= er?? Eren ve Eray gibi girdileri verir. l # (sayı işareti) herhangi bir tek sayısal karakteri temsil eder. Örneğin: No= 1## 100’den 199’a kadar herhangi bir sayı verir.
İpucu Access birkaç joker kümesini desteklemektedir. Bunlar hakkında daha fazla bilgi için Access Yardımı’nda jokerler araması yapın. Bir metin alanında bilgi ararken, sözcük veya karakter dizeleri içeren kayıtları bulmak için İçerir metin filtresini de kullanabilirsiniz.
Bir Tablodaki Bilgilere Filtre Uygulamak 149
Bu alıştırmada kayıtlara bir ölçüte, sonra da birden çok ölçüte göre filtre uygulayacaksınız. İpucu Bu alıştırmada kullanacağınız Filtre komutları Giriş sekmesindeki Sırala Ve Filtre Uygula grubunda, sütun başlığı okunu tıkladığınızda açılan menüde ve bir sütunu farenin sağ düğmesiyle tıkladığınızda görünen kısayol menüsünde bulunur. Ancak, bu yerlerin hepsinde tüm Filtre komutları bulunmaz.
KULLANIN 02_TabloyaFiltreUygula veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_ Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir.
AÇIN 02_TabloyaFiltreUygula veritabanını açtıktan sonra Müşteriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.
1. Şehir alanında Vancouver’ın herhangi bir örneğini tıklayın. 2. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Seçim düğmesini tıklayın, sonra da listede Şuna Eşit: “Vancouver”ı tıklayın.
Tabloda (ve tablonun altındaki durum çubuğunda) gösterilen müşteri sayısı 110’dan 6’ya değişir, çünkü yalnızca altı müşteri Vancouver’da yaşamaktadır. Access tabloya o alana göre filtre uygulandığını belirtmek için Şehir sütun başlığının sağ kenarında küçük bir filtre simgesi görüntüler. Sırala Ve Filtre Uygula grubundaki Filtreyi Değiştir düğmesi ve durum çubuğundaki Filtre durumu Filtre Uygulanmış’a değişir.
Önemli Bir tabloya filtre uyguladığınızda, Access filtreyle eşleşmeyen kayıtları silmez, sadece gizler.
150 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
3. Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın. Access filtreyi kaldırır ve tüm kayıtları görüntüler. Filtreyi Değiştir düğmesini tekrar tıklarsanız en son kullanılan filtre yeniden uygulanır. Posta kodları 880 ile başlayan tüm müşterilerin listesini isteğinizi varsayın.
4. Posta Kodu sütun başlığı okunu tıklayın, Metin Filtreleri’ni işaret edin, sonra da Başlangıcı’nı tıklayın.
İpucu Sütun başlığı okunu tıkladığınızda görünen sıralama ve filtre uygulama seçenekleri alan türüne göre belirlenir. Bu bir sayısal alansa alt menü Sayı Filtreleri olacak ve farklı seçenekler listelenecektir. Özel Filtre iletişim kutusu açılır.
5. PostaKodu ile başlayan kutusunda, 880 yazın. Tamam’ı tıklayın. Filtre uygulanan tablo posta kodu 880 ile başlayan 30 kayıt içerir.
Bir Tablodaki Bilgilere Filtre Uygulamak 151
6. Filtreyi kaldırmak ve tüm kayıtları görüntülemek için Sırala ve Filtre Uygula grubunda Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın.
Yalnızca ABD dışında yaşayan müşterileri görüntülemek istediğinizi varsayın.
7. Ülke sütununda, herhangi bir ABD örneğini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Şuna Eşit Değil: “ABD”yi tıklayın.
Access, ABD dışında tüm ülkelerdeki (bu örnekte yalnızca Kanada) müşterileri görüntüler.
8. Filtreyi kaldırın, Müşteriler tablosunu kaydedin ve kapatın, sonra da Siparişler
9. ÇalışanNo alanında, Emanuel, Michael’i farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da
tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.
Şuna Eşit: “Emanuel, Michael”ı tıklayın.
10. SiparişTarihi alanında, 1/2/2007’yi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Şu Tarihte veya Sonra: 1/2/2007’yi tıklayın.
İpucu Tarih filtreleri için kullanılabilen seçeneklerin listesini görmek için SiparişTarihi sütununda herhangi bir hücreyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın sonra da Tarih Filtreleri’ni işaret edin. Belirtilen tarihte veya bu tarihten sonra seçili çalışana verilen siparişlerin listesini oluşturdunuz. Listeyi bir başka alanda sıralama yaparak geliştirebilir veya sonuçları bir alana göre sıralayabilirsiniz. İpucu İstediğiniz bilgileri bulduktan sonra sonuçları bir form veya raporda görüntüleyebilirsiniz. Bunu yapmak için, Oluştur sekmesinde, oluşturmak istediğiniz nesneyi tıklayın.
KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden Siparişler tablosunu ve 02_TabloyaFiltreUygula veritabanını kapatın.
İpucu Kayıtları bir formda görüntülerken filtre uygulamak için tabloda kullandığınız komutları kullanarak filtre uygulayabilirsiniz.
152 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
İfadeler Access’te ifadeler terimi formülle eşanlamlıdır. İfade işleçler, sabitler, işlevler ve denetim özellikleri bileşiminin verdiği tek bir değerdir. Access a=b+c biçimini kullanarak formüller oluşturur, burada a sonuç, =b+c ise ifadedir. Bir ifadeyi tablolara ve formlara özellikler atamak, alanlardaki veya raporlardaki değerleri belirlemek için sorguların parçası olarak kullanabilirsiniz. Access’te kullandığınız ifadeler bir filtre veya sorgunun sonucunda bir kaydın görüntülenmesi için uyması gereken koşullar kümesini tanımlayan birden çok ölçütün birleşimidir. Birden çok ölçüt mantıksal, karşılaştırma ve aritmetik işleçler kullanılarak birleştirilir. Farklı türde ifadelerde farklı işleçler kullanılır. Sık kullanılan mantıksal işleçler şunlardır:
l And (Ve). Bu işleç belirtilen tüm ölçütlere uyan kayıtları seçer.
l Or (Veya). Bu işleç ölçütlerden en az birine uyan kayıtları seçer.
l Not (Değil). Bu işleç ölçüte uymayan kayıtları seçer.
Sık kullanılan karşılaştırma işleçleri şunlardır:
l < (küçüktür)
l > (büyüktür)
l = (eşittir)
Bu temel işleçleri şunları oluşturmak için birleştirebilirsiniz:
l = (büyüktür veya eşittir)
l (eşit değildir)
Like (Benzer) işleci bazen karşılaştırma işleçleriyle gruplandırılır ve metnin bir kalıba uyup uymadığını sınamak için kullanılır. Aritmetik işleçleri sayılarla kullanırsınız. Sık kullanılanlar şunlardır:
l + (topla)
l - (çıkar)
l * (çarp)
l / (böl)
& işleci (+ işaretinin metin biçimi) iki metin dizesini birbirine eklemek (birleştirmek) için kullanılır.
Form Kullanarak Bilgilere Filtre Uygulamak 153
Form Kullanarak Bilgilere Filtre Uygulamak Gelişmiş Filtre Seçenekleri listesinde bulunan Forma Göre Filtre Uygula komutu birkaç alandaki bilgileri temel alan bir tabloya filtre uygulamak için hızlı ve kolay bir yol sağlar. Bu komutu bir tablo içinde verdiğiniz zaman Access boş bir veri sayfası gibi görünen bir filtre uygulama formu içeren Ara sekmesini görüntüler. Ancak, boş hücrelerin her biri aslında o alandaki tüm girdilerin listesini içeren bir birleşik kutudur. Listeden bir filtre ölçütü seçebilir veya yeni birini girebilirsiniz.
Yukarıda gösterilen gibi yalnızca birkaç alanı olan bir tabloda Forma Göre Filtre Uygula’yı kullanmak kolaydır ama birkaç düzine alanı olan bir tabloda kullanmak biraz külfetli hale gelir. Forma Göre Filtre Uygula komutunu tablonun form sürümünde kullanarak bilgileri bulmak daha kolaydır. Bu komutu bir form içinde verdiğinizde Access bir tabloya nasıl filtre uyguluyorsa forma da aynı şekilde filtre uygular.
Filtre uygulanmış bir formda form penceresinin altındaki gezinti düğmelerini tıklayarak kayıtlar arasında gezinebilirsiniz. İpucu İster bir formda ister bir tabloda kullanın, Forma Göre Filtre Uygula aynı özellikleri ve
teknikleri sunar. Filtreyi tanımlamak bazen formda, sonuçları görüntülemek de bazen tabloda daha kolay olduğundan basit bir formu tabloyu temel alarak oluşturmayı, verilere form içinde filtre uygulamayı, sonra da sonuçları görmek için Veri Sayfası görünümüne geçmeyi düşünebilirsiniz.
154 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
Bu alıştırmada Forma Göre Filtre Uygula komutunu kullanarak bir kayıt bulacaksınız. KULLANIN 03_FormaFiltreUygula veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_ Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir.
AÇIN 03_FormaFiltreUygula veritabanını açın.
1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Müşteriler’i çift tıklayın. Müşteriler formu Form görünümünde açılır.
2. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Gelişmiş düğmesini tıklayın, sonra da listede, Form Filtresi’ni tıklayın.
Bir kayıttaki bilgileri gösteren Müşteriler formunun yerini her alan için boş bir kutusu ve altında Ara ile Veya sekmeleri olan Forma Göre Filtre Uygula sürümü alır.
3. Ad etiketinin sağındaki ikinci metin kutusunu (soyadı kutusu) tıklayın, s* yazın, sonra da
tuşuna basın.
Form Kullanarak Bilgilere Filtre Uygulamak 155
Access bu tür bir ifade için girişinizi Like “s*” sözdizimine dönüştürür.
4. Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın. Access soyadı S ile başlayan tüm kayıtları görüntüler.
5. Filtre formuna geri dönmek için Form Filtresi’ni tıklayın. Girdiğiniz filtre ölçütü görünür. Herhangi bir yöntem kullanarak girdiğiniz filtre ölçütü bir form özelliği olarak kaydedilir ve başka ölçütlerle değiştirilinceye kadar kullanılabilir.
6. Bölge’nin sağındaki kutuyu tıklayın, görünen oku tıklayın, sonra da listede, CA’yı
7. Yalnızca soyadları S ile başlayan ve Kaliforniya’da yaşayan müşterileri görmek için
tıklayın.
Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın.
Access filtre penceresini normal Müşteriler formuyla değiştirir ve formun altındaki durum çubuğu 4 kaydın olduğunu belirtir.
156 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
8. Filtre formuna dönmek için Form Filtresi’ni tekrar tıklayın. 9. Form penceresinin altında Veya sekmesini tıklayın. İpucu Ara sekmesine girdiğiniz ölçütler temel alınan tablodaki olası isabet sayısını azaltmak için Ve işleciyle birleştirilmiştir. Veya sekmesine girilen ölçütler isabet sayısını artırmayı amaçlamaktadır. Bu sekmede Ara sekmesindeki boş hücrelerin aynıları vardır. Ölçütlerinizin temizlenmemiş olduğunu görmek için iki sekme arasında geçiş yapabilirsiniz. İpucu Veya sekmesini görüntülediğinizde, isterseniz üçüncü ölçütü girebileceğiniz başka bir Veya sekmesi görünür.
10. Soyad kutusuna s* yazın, Bölge kutusuna WA yazın, sonra da Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın.
Bölge alanında WA içeren kayıtları görmek için filtre uygulanmış Müşteriler formunun kayıtları arasında gezinebilirsiniz. KAPATIN Müşteriler formunu ve 03_FormaFiltreUygula veritabanını kapatın.
Birden Çok Ölçütle Eşleşen Bilgileri Bulmak Buraya kadar kullandığımız filtre uygulama yöntemleri ve filtre ölçütleri görüntülenecek bilgilerin miktarını azaltmanın hızlı ve kolay yollarıdır. Ama iki taşıyıcıdan biri tarafından belirli tarihler arasında batı bölgesine sevk edilen tüm siparişler gibi daha karmaşık bir listeye gerek duyduğunuzu varsayın. Gelişmiş Filtre Seçenekleri listesinde bulunan Gelişmiş Filtre/Sıralama komutunu bir tabloda birden çok ölçüte uyan kayıtları aramanız gerektiğinde veya karmaşık ifadeleri temel alan ölçütlerle kullanabilirsiniz. Gelişmiş Filtre/Sıralama komutuyla tasarım kılavuzunda çalışırsınız.
Birden Çok Ölçütle Eşleşen Bilgileri Bulmak 157
Bu alıştırmada iki bölgede bulunan müşterileri görüntülemek için bir tabloya filtre uygulayacaksınız. Sonra filtre uygulama yeteneklerini daha iyi anlamak için tasarım kılavuzuyla denemeler yapacaksınız. KULLANIN 04_BirdenÇokÖlçüt veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir.
AÇIN 04_BirdenÇokÖlçüt veritabanını açtıktan sonra Müşteriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.
1. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Gelişmiş düğmesini tıklayın, sonra da listede, Gelişmiş Filtre/Sıralama’yı tıklayın.
MüşterilerFiltre1 sorgu penceresi üstte Müşteriler alan listesini, altta tasarım klavuzunu görüntüleyerek açılır.
Tasarım kılavuzu
2. Tasarım kılavuzunun ilk sütunundaki Alan hücresine kopyalamak için Müşteriler alan listesinde Soyad’ı çift tıklayın.
158 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
3. Soyad altındaki Ölçüt hücresine s* yazın, sonra da
tuşuna basın.
Access ölçütü Like “s*” ye değiştirir.
4. Tasarım kılavuzunda sonraki sütuna kopyalamak üzere Müşteriler alan listesinde,
5. Bölge altındaki Ölçüt hücresine ca or wa yazın, sonra da
Bölge’yi çift tıklayın.
tuşuna basın.
Girişiniz “ca” Or “wa” ya değişir. Sorgu tabloya artık yalnızca soyadları S ile başlayan ve Kaliforniya veya Washington’da yaşayan müşterileri görüntülemek için filtre uygulayacaktır.
6. Yalnızca ölçütlerle eşleşen kayıtları görüntülemek için Sırala ve Filtre Uygula grubunda Filtre Uygula düğmesini tıklayın.
Access, Müşteriler tablosuna geçer ve sorgu sonuçlarını görüntüler. Kaliforniya veya Washington’da yaşayan ve soyadları S ile başlayan altı müşteri vardır.
Birden Çok Ölçütle Eşleşen Bilgileri Bulmak 159
7. Filtre penceresine dönmek için MüşterilerFiltre1 sekmesini tıklayın. Soyad altındaki
8. Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Filtre Uygula düğmesini tıklayın.
veya hücresine b* yazın, sonra da
tuşuna basın.
Sonuç soyadları s veya b ile başlayan tüm müşterileri içerir ama b ile başlayanların bazıları Montana ve Oregon’da yaşamaktadır. Tasarım kılavuzuna tekrar bakarsanız filtrenin, Ölçüt satırındaki alanların And işleciyle birleştirilerek, “veya” satırındaki alanların And işleciyle birleştirilerek, sonra da iki sütunu birleştirmek için Or işleci kullanılarak oluşturulduğunu görebilirsiniz. Bu nedenle filtre soyadları s ile başlayan ve Kaliforniya veya Washington’da yaşayan müşterileri veya yaşadıkları yerden bağımsız olarak adı b ile başlayan müşterileri aramaktadır.
9. Filtre penceresine geçin, Bölge altındaki veya hücresine ca or wa yazın,
tuşuna basın, sonra da yalnızca Kaliforniya veya Washington’da bulunan ve soyadları s veya b ile başlayan müşterileri görüntülemek için filtreyi uygulayın.
KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden Müşteriler tablosunu ve 04_BirdenÇokÖlçüt veritabanını kapatın.
160 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
Sorgu Oluşturmak Bir sorgu bir tablodan kayıt listesini görüntülemekten fazlasını yapabilir. Toplam, ortalama, sayı ve diğer matematiksel değerleri üretmek için bir sorgudaki işlevleri bir tablodaki bilgilerle hesaplamalar yapmak üzere kullanabilirsiniz. Birden çok tabloyla çalışmak istediğinizde filtrelerin ötesine geçip sorguların dünyasına girmeniz gerekir. En sık kullanılan sorgular aşağıdakilerdir: l Seçme sorgusu bir veya birden çok tablodaki verileri alır ve sonuçları bir veri
sayfasında görüntüler. Seçme sorgusunu kayıtları gruplamak için toplam, sayım, ortalama gibi başka hesaplamalar için de kullanabilirsiniz. Bir veya daha fazla tablodaki ilişkili kayıtları aynı anda güncelleştirmek için bir seçme sorgusunun sonuçlarıyla Veri Sayfası’nda çalışabilirsiniz. Bu en yaygın olan sorgu türüdür. l Yinelenenleri bulma sorgusu belirttiğiniz bir veya daha fazla alanda aynı bilgilere
sahip kayıtları bulan bir seçme sorgusu biçimidir. Yinelenenleri Bulma Sorgusu sihirbazı sorguda kullanacağınız tabloyu ve alanları belirtme işleminde size yol gösterir. l Eşleşmeyenleri bulma sorgusu belirttiğiniz bir tablodaki başka bir tabloda ilişkili
kayıtları olmayan kayıtları bulan bir seçme sorgusu biçimidir. Örneğin, bunu müşteri tablosundaki sipariş tablosunda siparişi olmayan kişileri bulmak için kullanabilirsiniz. Eşleşmeyenleri Bulma Sorgusu sihirbazı sorguda kullanılacak olan tablo ve alanları belirtme işleminde size yol gösterir. l Parametre sorgusu sizden sorguda kullanılacak bilgileri, örneğin tarih aralığını,
ister. Bu tür sorgu düzenli aralıklarla çalıştırılan bir rapor için temel olarak kullanıldığında çok yaralı olur. l Çapraz sorgu verileri daha kolay çözümlemek için yeniden yapılandırır. Çapraz
sorguyu biri veri sayfasının sol sütununda, diğeri üst satırında iki bilgi türüyle gruplandırılmış veriler için toplam, ortalama, sayım veya başka hesaplamalar yapmak için kullanabilirsiniz. Her satırla sütunun birleşimindeki hücre sorgunun hesaplama sonuçlarını görüntüler.
Sorgu Oluşturmak 161
l Eylem sorgusu bir işlemle birden çok kaydı güncelleştirir. Seçme işleminin sonuçları
üzerinde işlem yapan bir seçme sorgusudur. Dört çeşit eylem vardır:
l Silme sorguları bir veya daha fazla tablodaki kayıtları siler.
l Güncelleştirme sorguları bir veya daha fazla tablodaki kayıtlarda değişiklik
yapar.
l Ekleme sorguları bir veya daha fazla tablodan bir veya daha fazla tablonun
sonuna kayıtlar ekler.
l Tablo yapma sorguları bir veya daha fazla tablodaki verilerin tümü veya bir
bölümüyle yeni tablo oluşturur. İpucu Bunlara ek olarak Yapılandırılmış Sorgu Dili (SQL–Structured Query Language) sorguları oluşturabilirsiniz. SQL sorguları bu kitabın kapsamı dışındadır. Access sık kullanılan sorguların oluşturulmasında size yol gösteren sihirbazlar içerir ama Tasarım görünümünde tasarım kılavuzunu kullanarak kendiniz de sorgular oluşturabilirsiniz.
Tasarım görünümünde karmaşık bir sorgu
162 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
Yukarıdaki örnekte alan listeleri (sorgu penceresinin üstündeki küçük pencereler) bu sorguda kullanılabilecek dört tablodaki alanları listeler. Tabloları birleştiren çizgiler onların ortak alanlar temel alınarak ilişkilendirildiğini belirtmektedir. Kılavuzun ilk satırı sorgudaki alanların adlarını içerir, ikinci satır ise her bir alanının hangi tabloya ait olduğunu görüntüler. Üçüncü satır (Toplam) alan değerleri üzerinde hesaplamalar gerçekleştirir ve dördüncü satır sorgu sonuçlarının bu alana göre sıralanıp sıralanmayacağını belirtir. Beşinci satırdaki seçili kutu (Göster) alanın sonuçlarının veritabanında görüntüleneceği anlamına gelmektedir. (Onay kutusu seçili değilse, alan sorgu sonuçlarını belirlemek için kullanılır ama gösterilemez.) Altıncı satır (Ölçüt) hangi kayıtların gösterileceğini belirleyen ölçütleri içerir ve yedinci satır (veya) alternatif ölçütler ayarlar. Bir sorguyu kendiniz veya bir sihirbaz kullanarak oluşturabilirsiniz. Sorguyu oluşturmak için hangi yöntemi kullanırsanız kullanın oluşturduğunuz şey bir veya daha fazla tabloda eşleşmesi gereken kayıtların uyması gereken koşulları tanımlayan bir ifadedir. Sorguyu çalıştırdığınızda eşleşen kayıtlar yeni bir veri sayfasında görünür.
Filtre ve Sıralama ile Sorgu Arasındaki Fark Bir tabloya filtre uygulamak, tabloyu sıralamak ve tabloyu sorgulamak arasındaki ana farklar şunlardır:
l Filtre Uygula ve Sırala komutları genellikle sorgulardan daha hızlı uygulanır.
l Filtre Uygula ve Sırala komutları kalıcı olarak kaydedilmez veya yalnızca geçici
olarak kaydedilir. Bir sorguyu kalıcı olarak kaydedebilir ve istediğiniz zaman tekrar çalıştırabilirsiniz.
l Filtre Uygula ve Sırala komutları yalnızca o an açık olan tablo veya formlara
uygulanır. Sorgu açık olması gerekmeyen birden çok tabloyu ve diğer sorguları temel alabilir. Bu alıştırmada iki tablodaki bilgileri bir veri sayfasında birleştiren ve bir öğenin birim fiyat, sipariş adedi ve indirime göre tutarını hesaplayan bir seçme sorgusunu temel alan bir form oluşturacaksınız.
Sorgu Oluşturmak 163
KULLANIN 05_SorguTasarımı veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedİr.
AÇIN 05_SorguTasarımı veritabanını açın.
1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Tasarımı düğmesini tıklayın. Bir sorgu penceresi Tasarım görünümünde açılır ve Tabloyu Göster iletişim kutusu görünür. İletişim kutusunda, geçerli sorguda hangi tabloların ve kaydedilmiş sorguların kullanılacağını belirtebilirsiniz.
2. Tabloyu Göster iletişim kutusunda, Tablolar sekmesinde, Sipariş Ayrıntıları’nı sonra da Ürünler’i çift tıklayarak sorgu penceresine ekleyin ve iletişim kutusunu kapatın. Seçilen tabloların her biri başlık çubuğunda tablonun adını (örnekte Sipariş Ayrıntıları ve Ürünler) taşıyan küçük bir alan listesi penceresiyle pencerenin üst bölümünde temsil edilir.
164 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
Her listenin üstündeki yıldız işareti listedeki tüm alanları temsil etmektedir. Her listedeki birincil anahtar alanı bir anahtar simgesiyle belirtilir. Sipariş Ayrıntıları tablosundaki ÜrünNo ile Ürünler tablosundaki ÜrünNo arasındaki çizgi bu iki alanın ilişkili olduğunu belirtmektedir. İpucu Bir sorguya daha çok tablo eklemek için, sorgu penceresinin üst bölümünde boş bir alanı farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra da Tablo Göster’i tıklayarak veya Tasarım bağlamsal sekmesindeki Sorgu Oluştur grubundaki Tablo Göster düğmesini tıklayarak Tabloyu Göster iletişim kutusunu yeniden açın. Sorgu penceresinin alt kısmında sorgunun ölçütlerini belirteceğiniz tasarım kılavuzu bulunur.
3. Aşağıdaki alanları, alan listelerinden tasarım kılavuzundaki sütunlara sırayla sürükleyin:
Bu tablodan
Şu alanı sürükleyin
Sipariş Ayrıntıları
SiparişNo
Ürünler
ÜrünAdı
Sipariş Ayrıntıları
BirimFiyat
Sipariş Ayrıntıları
Adet
Sipariş Ayrıntıları
İndirim
Sorgu yalnızca tasarım kılavuzunda olan alanları içerecektir. İpucu Bir alanı çift tıklayarak da tasarım kılavuzunda ilk boş sütuna hızlıca kopyalayabilirsiniz.
Tüm alanları kılavuza kopyalamak için, listenin tamamını seçmek üzere alan listesinin başlık çubuğunu çift tıklayın ve seçimi kılavuzun üzerine sürükleyin. Farenin düğmesini bıraktığınızda Access alanları sütunlara sırayla ekler. Sorguya tüm alanları eklemek için yıldız işaretini kılavuzdaki bir sütuna sürükleyebilirsiniz ama bu alanlarda sıralama yapmak veya bunlara koşullar eklemek isterseniz alanları kılavuza ayrıca tek tek sürüklemeniz gerekir.
Sorgu Oluşturmak 165
4. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sonuçlar grubunda, Çalıştır düğmesini tıklayın. Access sorguyu çalıştırır ve sonuçları Veri sayfası görünümünde görüntüler.
166 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
Sonuçlar sorgunun çalıştığını göstermektedir. Yapılacak iki şey kalmıştır: Sonuçları SiparişNo alanına göre sıralamak ve tutarı hesaplamak için bir alan eklemek. Burada tutar, birim fiyatla satılan adedin çarpımından varsa indirim çıkarılarak bulunur.
5. Tasarım görünümüne geçin. Tasarım kılavuzundaki üçüncü satır Sırala’dır. Sorgu alalarının herhangi biri için bu hücrede Artan, Azalan veya (sırasız)’ı seçebilirsiniz.
6. SiparişNo sütununda, Sırala okunu tıklayın, sonra da listede, Artan’ı tıklayın. Tabloların hiçbiri tutar alanı içermemektedir. Alanı bir tabloda oluşturmak yerine tutarı var olan bilgilerden hesaplayan bir ifadeyi tasarım kılavuzuna eklemek için İfade Oluşturucusu’nu kullanacaksınız.
7. Tasarım kılavuzundaki ilk boş sütunda (altıncı sütun) Alan hücresini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Oluştur’u tıklayın. İfade Oluşturucusu iletişim kutusu açılır.
Oluşturacağınız ifade şudur: CCur([Sipariş Ayrıntıları]![BirimFiyat]*[Sipariş Ayrıntıları]![Adet]*(1-[Sipariş Ayrıntıları]![İndirim]))
CCur işlevi kendi parantezi içindeki işlem sonuçlarını para birimine dönüştürür.
Sorgu Oluşturmak 167
İpucu Bu ifadeyi alana doğrudan yazmak durumundaysanız, onu biraz sadeleştirebilirsiniz: Tutar: CCur([Sipariş Ayrıntıları]![BirimFiyat]*[Adet]*(1-[İndirim])) [Sipariş Ayrıntıları]! bölümü yalnızca her iki tabloda da görünen alanlar için gereklidir. Sorguya hangi tabloyu kullanılacağını bildirir.
8. Öğeler alanının ilk sütununda, Fonksiyonlar klasörünü çift tıklayarak açın ve Yerleşik İşlevler’i tıklayın.
Yerleşik işlevler kategorileri ikinci sütunda görünür; her kategori içindeki işlevler üçüncü sütunda görünür.
9. İkinci sütunda, Dönüşüm’ü tıklayarak üçüncü sütunda yalnızca bu kategorideki işlevleri görüntüleyin ve üçüncü sütunda, CCur’u çift tıklayın.
Para birimi dönüştürme işlevini ifade kutusuna eklemiş oldunuz. Parantez içindeki Access’in para birimine dönüştürmesi gereken sayıyı hesaplayacak ifadeyi temsil etmektedir.
10. İfade kutusunda, gireceğiniz sonraki şeyin yerini alması için seçmek üzere ’i tıklayın.
İfadeye ekleyeceğiniz sonraki öğe Sipariş Ayrıntıları tablosundaki BirimFiyat alanıdır.
11. İlk sütunda, Tablolar klasörünü çift tıkladıktan sonra, Sipariş Ayrıntıları’nı tıklayın. İkinci sütunda, BirimFiyat’ı çift tıklayın.
168 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
BirimFiyat eklenir, sağında ekleme noktası vardır. Şimdi BirimFiyat alanındaki değerle Adet alanındaki değeri çarpacağız.
12. İfade kutusunun altındaki işleç düğmeleri satırında, Çarp düğmesini tıklayın. Çarp
Access çarpma işareti ile yer tutucusunu ekler.
13. İfade kutusunda, ’i tıklayarak seçin ve ikinci sütunda Adet’i çift tıklayın. Şu ana kadar girdikleriniz bir öğenin fiyatıyla sipariş edilen adedi çarparak toplamı hesaplar. Ancak, satış fiyatının çeşitli nedenlerle indirildiğini varsayın. Sipariş Ayrıntıları tablosunda depolanan indirim, düşülecek yüzde olarak ifade edilmektedir. Ama ödenecek yüzdeyi hesaplamak, indirimi hesaplayıp toplam maliyetten çıkarmaktan daha kolaydır.
14. İfade kutusuna *(1- yazın. İkinci sütunda, İndirim’i çift tıklayın ve ) işaretini girin.
İfadenin tamamı pencerede görünmüyorsa pencereyi kenarlığından sürükleyerek genişletin.
İndirim veri sayfasında yüzde olarak biçimlendirilse de, veritabanında aslında 0 ile 1 arasında bir ondalık sayı olarak depolanır. (Örneğin, %10 olarak gösterilen bir indirim 0,1 olarak depolanır). Bu nedenle indirim %10 ise *(1-İndirim)’in sonucu *,9’dur. Başka deyişle, formül birim fiyatı adetle çarpar, sonra da bu sonucu 0,9 ile çarpar.
Sorgu Oluşturmak 169
15. İfade Oluşturucusu iletişim kutusunda, Tamam’ı tıklayın. Access ifadeyi tasarım kılavuzuna girer.
16. Ekleme noktasını alandan çıkarmak için
tuşuna basın ve ifadenin girişini
tamamlayın.
Access ifadeyi İfade1 olarak etiketler. İpucu Tasarım kılavuzundaki bir sütunu, gri seçim çubuğundaki, sütunu sağındaki sütundan ayıran çizgiyi çift tıklayarak sütunun içeriği sığacak kadar hızlıca genişletebilirsiniz.
17. Tasarım kılavuzunda, İfade1’i çift tıklayın ve ifade için etiket olarak Tutar yazın. 18. Veri Sayfası görünümüne geçin.
Siparişler artık SiparişNo alanına göre sıralanır ve tutar son alanda hesaplanır.
19. İndirimli birkaç fiyatı görmek için sayfayı aşağı kaydırın. İşlemlerin sağlamasını yaparsanız sorgunun tutarı doğru hesapladığını görürsünüz.
20. Sorgu penceresini kapatın, sorguyu kaydedip etmeyeceğinizi soran Microsoft
Office Access iletişim kutusunda, Evet’i tıklayın. Farklı Kaydet iletişim kutusuna Sipariş Ayrıntıları Tutarı yazın ve Tamam’ı tıklayın.
KAPATIN 05_SorguTasarımı veritabanını kapatın.
170 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
İfade Oluşturucusu Bir filtre veya sorgu için oluşturacağınız ifadeyi yazabilir veya İfade Oluşturucusu’nu kullanabilirsiniz. İfade Oluşturucusu’nu bir kısayol menüsünde Oluştur’u tıklayarak, Sorgu Oluştur grubundaki Oluşturucu’yu tıklayarak veya ifadeyi gireceğiniz kutunun sağ ucundaki Oluştur düğmesini (üç nokta) tıklayarak açabilirsiniz. İfade Oluşturucusu bir sihirbaz değildir. İfadeyi oluştururken size yol göstermez. Ama bir ifadeye ekleyebileceğiniz en sık kullanılan öğelerin hiyerarşik bir listesini sağlar. İfade kutusuna kendiniz yazabilir veya kopyalayacağınız işlevleri, işleçleri ve diğer öğeleri seçebilirsiniz.
Sihirbaz Kullanarak Sorgu Oluşturmak Sorgu sihirbazını kullanarak basit bir seçme sorgusu oluşturma işlemi Form sihirbazını kullanarak bir form oluşturmakla hemen hemen aynı şeydir. Sorgu sihirbazıyla var olan tablolardaki veya sorgulardaki bir veya daha fazla alanı temel alan yeni bir sorgu oluşturabilirsiniz. Sihirbazla Çapraz Sorgu, Yinelenenleri Bulma ve Eşleşmeyenleri Bulma sorguları da oluşturabilirsiniz. Ayrıca Bakınız İlişkilerin oluşturulması hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 5 “Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak”taki “İlişkiler” açıklama kutusuna bakın.
Bu alıştırmada ortak alanlar yoluyla ilişkilendirilmiş iki tablodaki bilgileri birleştiren bir sorgu oluşturmak için Sorgu sihirbazını kullanacaksınız. KULLANIN 06_SorguSihirbazı veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altında Bölüm06 alt klasöründedir.
AÇIN 06_SorguSihirbazı veritabanını açın.
1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Sihirbazı düğmesini tıklayın. Yeni Sorgu iletişim kutusu açılır.
Sihirbaz Kullanarak Sorgu Oluşturmak 171
2. Listede Basit Sorgu Sihirbazı seçiliyken Tamam’ı tıklayın. Basit Sorgu sihirbazı açılır.
3. Tablolar/Sorgular listesinde, Tablo: Siparişler’i tıklayın. Tüm alanları Kullanılabilir Tümünü Taşı
Alanlar listesinden Seçili Alanlar listesine taşımak için Tümünü Taşı düğmesini tıklayın.
172 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
4. Tablolar/Sorgular listesinde, Tablo: Müşteriler’i tıklayın. 5. Kullanılabilir Alanlar listesinden, Adres, Şehir, Bölge, PostaKodu ve Ülke alanlarını Seçili Alanlar listesine taşımak için çift tıklayın, sonra da İleri’yi tıklayın.
İpucu İki tablo arasında ilişki kurulmamışsa ilişkiyi tanımladıktan sonra sihirbazı yeniden başlatmanız istenir.
6. Ayrıntılı seçeneği seçiliyken İleri’yi tıklayın.
7. Bilgileri görüntülemek için sorguyu aç seçeneği seçiliyken Son’u tıklayın. Access sorguyu çalıştırır ve sonuçları Veri Sayfası görünümünde görüntüler. Sonuçlar arasında gezinebilir ve bilgilerin tüm siparişler için gösterildiğini görebilirsiniz.
Sihirbaz Kullanarak Sorgu Oluşturmak 173
8. Tasarım görünümüne geçin.
Dikkat ederseniz Göster onay kutusu bu sorguda kullanılan alanların her biri için varsayılan ayar olarak seçilmiştir. Bir sorgudaki alanı, o alana göre sıralama yapmak, o alan için ölçüt oluşturmak veya o alanı bir hesaplamada kullanmak ama bu alanın sonuçlarını veri sayfasında göstermemek isterseniz, Göster kutusundaki seçimi kaldırın.
9. SiparişNo, MüşteriNo ve ÇalışanNo alanlarının Göster onay kutularındaki seçimi kaldırın ve Veri Sayfası görünümüne geçin.
174 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
Bu üç alan veri sayfasında görüntülenmez.
10. Tasarım görünümüne geçin. Bu sorgu Sipariş tablosundaki kayıtları verir. Şimdi sorgunun bir tarih aralığındaki kayıtları vermesini sağlamak için onu her çalıştırdığınızda tarih aralığını isteyen bir parametre sorgusuna dönüştüreceksiniz.
11. SiparişTarihi sütununda, aşağıdaki metni aynı şekilde Ölçüt hücresine yazın. Between [Başlangıç tarihini yazın:] And [Bitiş tarihini yazın:]
12. Sorguyu çalıştırmak için Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sonuçlar grubunda,
13. 01.01.07 başlangıç tarihini girin ve tuşuna basın. 14 31.01.07 bitiş tarihini girin ve tuşuna basın.
Çalıştır’ı tıklayın.
Access bu sefer yalnızca belirtilen tarihler arasındaki siparişleri listeleyerek veri sayfasını yeniden görüntüler. KAPATIN Değişiklikleri kaydederek veri sayfasını ve 06_SorguSihirbazı veritabanını
kapatın.
Sorgu Kullanarak Hesaplama Yapmak Bazı ölçütlerle eşleşen tüm kayıtları bulmak için genellikle bir sorgu kullanırsınız. Ama onları bir şekilde özetlediğinizden tüm kayıtların ayrıntılarıyla ilgilenmezsiniz. Örneğin bu yıl kaç siparişin verilmiş olduğunu veya tüm siparişlerin toplam tutarını öğrenmek isteyebilirsiniz. Bu bilgileri edinmenin en kısa yolu gerekli alanları gruplayan ve sizin için hesaplamaları yapan bir sorgu oluşturmaktır. Bunu yapmak için sorguda hesaplama işlevlerini kullanırsınız. Access aşağıdaki tabloda gösterilen işlevleri desteklemektedir:
Sorgu Kullanarak Hesaplama Yapmak 175
İşlev
Hesaplama
Topla
Bir alandaki değerlerin toplamı
Ortalama
Bir alandaki değerlerin ortalaması
Say
Bir alandaki değerlerin sayısı, Boş (Null) değerleri sayma
En Az
Bir alandaki en düşük değer
En Çok
Bir alandaki en yüksek değer
StSapma
Bir alandaki değerlerin standart sapması
Varyans
Bir alandaki değerlerin varyansı
Bu alıştırmada, bir envanterdeki toplam ürün sayısını, tüm ürünlerin ortalama fiyatını ve envanterin toplam değerini hesaplayan bir sorgu oluşturacaksınız. KULLANIN 07_Hesapla veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir.
AÇIN 07_Hesapla veritabanını açın.
1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Tasarımı düğmesini tıklayın. Access sorgu penceresini ve Tabloyu Göster iletişim kutusunu açar.
2. Tabloyu Göster iletişim kutusunda, Ürünler’i çift tıklayın, sonra da Kapat’ı tıklayın. Access Ürünler tablosunu sorgu penceresine ekler ve Tabloyu Göster iletişim kutusunu kapatır.
3. Ürünler alan listesinde önce ÜrünNo’yu, sonra da BirimFiyat’ı çift tıklayın. Access her iki alanı tasarım kılavuzuna kopyalar.
4. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Göster/Gizle grubunda, Toplamlar düğmesini tıklayın.
Access tasarım kılavuzuna Toplam adlı bir satır ekler.
5. ÜrünNo sütununda, Toplam okunu tıklayın ve listeden, Say’ı seçin. Access Toplam hücresine Say sözcüğünü girer. Sorguyu çalıştırdığınızda, bu işlev ÜrünNo alanında bir değer içeren kayıtların sayısını verecektir.
6. BirimFiyat sütununda, Toplam okunu tıklayın ve listeden Ortalama’yı seçin.
176 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
Sorguyu çalıştırdığınızda, bu işlev tüm BirimFiyat değerlerinin ortalamasını verecektir.
7. Sonuçlar grubunda, Çalıştır düğmesini tıklayın. Sorgu sayımı ve ortalama fiyatı içeren tek bir kayıt görüntüler.
8. Tasarım görünümüne geçin. 9. Üçüncü sütunda, Alan hücresine BirimFiyat*StokSayısı yazın, sonra da basın.
Access yazdığınız ifadeyi aşağıdaki gibi değiştirir: İfade1: [BirimFiyat]*[StokSayısı] Bu ifade her ürünün fiyatını stoktaki birimlerin sayısıyla çarpacaktır.
10. İfade1’i seçin ve yeniden adlandırmak için Envanter Değeri yazın. 11. Üçüncü sütunda, Toplam okunu tıklayın ve listeden Topla’yı seçin. Access ifadeyle hesaplanan tüm değerlerin toplamını verecektir.
tuşuna
Önemli Noktalar 177
12. Tasarım sekmesinde, Sonuçlar grubunda, Çalıştır düğmesini tıklayın.
KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden sorgu penceresini ve 07_Hesapla veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın.
Önemli Noktalar l Microsoft Office Access 2007 bir veritabanındaki bilgilerin görünümünü
düzenlemek ve belirli bilgi öğelerini bulmak için çeşitli araçlar sağlar. Bu araçlar veritabanınızın boyutu ve karmaşıklığı artsa bile veritabanınızda arama yapmanızı ve bilgileri bulmanızı kolaylaştırır. l Bir tabloyu herhangi bir alanı (veya alanları) temel alarak artan veya azalan düzende
sıralayabilirsiniz. Access’te sayılar metin veya sayı olarak işlem görürler. l Bir tabloya bazı karakter birleşimlerini içeren bilgileri göstermesi (veya
göstermemesi) için filtre uygulayabilirsiniz. Bir tablo ya da formda bilgileri görüntülerken basit filtreler uygulayabilirsiniz. Bu filtreler seçili alanların içeriğine uygulanır ve aramanızı geliştirmek için bir filtrenin sonuçlarına da başka filtreler uygulayabilirsiniz. l Forma Göre Filtre Uygula komutu bir tablo veya forma birden çok alanı temel
alarak filtre uygular. l Gelişmiş Filtre/Sıralama komutu tek bir tabloda birden çok ölçütle eşleşen veya
ölçüt olarak karmaşık ifadeler gerektiren kayıtları arar. l Bir veya daha fazla tablodan belirli kayıtların belirli alanlarını görüntüleyecek
sorgular oluşturabilirsiniz. Sorguların sizin yerinize hesaplamalar yapmasını da sağlayabilirsiniz. Sorguları daha sonra yeniden kullanmak üzere kaydedebilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm
Bir alandaki veri türünü sınırlamak, sayfa 180
Basit bir arama listesi oluşturmak, sayfa 194 ve 198 Veritabanı sorunlarını çözmek, sayfa 210
Geçerlilik kurallarını kullanarak verileri sınırlamak, sayfa 191
7 Bilgilerin
Doğruluğunu Sağlamak Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Bir alandaki verilerin boyutunu ve türünü sınırlamak
4 Bir alandaki verilerin biçimini belirlemek
4 Geçerlilik kuralları kullanarak verileri sınırlamak
4 Basit veya çok sütunlu bir arama listesi oluşturmak
4 Bir tablodaki bilgileri güncelleştirmek
4 Bir tablodaki bilgileri silmek
4 Veritabanı sorunlarını çözmek
Veritabanında ne kadar bilgi olduğuna ve ne kadar düzenli olduğunuza bağlı olarak, bir veritabanını içine daha sonra almak üzere fotoğraf, fatura, makbuz ve çeşitli kağıtları attığınız bir kutu ya da dolapla karşılaştırabilirsiniz. Ancak ne bir kutu ne de bir dolap içine koyacaklarınıza fiziksel büyüklüğü dışında bir sınırlama getirebilir. Orada ne depolayacağınıza sonra da gereksinim duyduğunuzda bulabilmek için nasıl düzenleyeceğinize karar vermek sizin elinizdedir. Microsoft Office Access 2007 kullanarak bir veritabanı oluşturduğunuzda, veritabanına girilecekleri sınırlayarak ve içerikleri kontrol ederek veritabanını düzenli ve kullanışlı tutmanıza yardımcı olan özellikleri ayarlayabilirsiniz. Örneğin, basit bir “evet” veya “hayır” yanıtıyla en iyi sonucu almak varken, çalışanların fiyat alanına metin veya bir alana uzun açıklamalar girmesini tercih etmezsiniz. Bir veritabanındaki bilgilerin doğruluğunu koruduğundan emin olmak için bir tablodaki bilgileri hızlıca güncelleştiren veya seçili kayıtları hızlıca silen eylem sorguları oluşturup çalıştırabilirsiniz. Örneğin, bir kategorideki tüm ürünlerin fiyatlarını belli bir yüzde oranında artırabilir veya belirli bir ürün kategorisinin tüm öğelerini silebilirsiniz. Bu tür 179
180 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
güncelleştirmeler eylem sorgularıyla kolayca yapılır. Sorgu kullanmak yalnızca zaman kazandırmaz, hatalardan kaçınılmasına da yardımcı olur. Bu bölümde bir alanda izin verilen veri türü, miktarı ve biçimini sınırlayacak ve veritabanı kullanıcılarının belirli bir seçeneği seçebileceği bir liste oluşturacaksınız. Sonra bir güncelleştirme sorgusu ve silme sorgusu oluşturacak ve çalıştıracaksınız. Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.
Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.
Bir Alandaki Veri Türünü Sınırlamak Veri Türü ayarı bir alandaki girdileri metin, sayı veya tarih gibi belirli veri türleriyle sınırlar. Örneğin, veri türü Sayı’ya ayarlıysa ve siz metin girmeyi denerseniz Access girişi reddeder ve bir uyarı görüntüler. Veri girişini denetlemek için ayarlayabileceğiniz alan özellikleri şunlardır: l Gerekli l Sıfır Uzunluk İzni l Alan Boyutu l Giriş Maskesi l Geçerlilik Kuralı
Gerekli ve Sıfır Uzunluk İzni özellikleri oldukça açıktır. Gerekli özelliği Evet’e ayarlıysa alan boş bırakılamaz. Ancak Access Null alan olarak tanıdığı boş bir alanla boş gibi görünen ama boş bir dize içeren bir alanı birbirinden ayırır. Sıfır Uzunluk İzni Evet’e ayarlıysa boş bir alan gibi görünen bir boş dize (arasında hiçbir şey olmayan iki tırnak işareti) girebilirsiniz ama bu alan Null değil, boş olarak sınıflandırılır. Bu ayrım tuhaf görünebilir ama bir Access veritabanıyla programlama kodu kullanırken bazı komutların Null alanlarla boş alanlar için farklı sonuçlar verdiğini göreceksiniz.
Bir Alandaki Veri Türünü Sınırlamak 181
Alan Boyutu, Giriş Maskesi ve Geçerlilik Kuralı özellikleri daha karmaşıktır, bu nedenle bu bölümdeki alıştırmalarda bunlara yoğunlaşacağız. İpucu Her alan özelliğinin birçok seçeneği vardır. Daha fazla bilgi için Access Yardımı’nda alan özelliği araması yapın. Bu alıştırmada bir tabloya en yaygın veri türlerini ekleyecek sonra da tabloya girilebilecek verileri sınırlamak için Veri Türü ayarını ve Alan Boyutu özelliğini kullanacaksınız. KULLANIN 01_AlanSınama veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir. AÇIN 01_AlanSınama veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Tasarım görünümünde açın.
1. İlk boş Alan Adı hücresini (otomatik olarak oluşturulan No alanının altındaki hücreyi) tıklayın, fMetin yazın ve Veri Türü hücresine gitmek için
tuşuna basın.
Veri Türü varsayılan ayar olarak Metin’e ayarlanır.
2. İkinci Alan Adı hücresine fSayı yazın ve tuşuna basın. 3. Veri Türü okunu tıklayın ve listeden Sayı’yı seçin. İpucu Listeyi hücreye ilk harfini yazarak istediğiniz veri türüne getirebilirsiniz.
4. Aşağıdaki alanları eklemek için Adım 2 ve 3’ü tekrarlayın: Alan
Veri türü
fTarih
Tarih/Saat
fParaBirimi
ParaBirimi
fBoolean
Evet/Hayır
İpucu Access’te Evet/Hayır veri türü Boolean olarak adlandırılır (Eski bir matematikçi ve mantıkçı olan George Boole anısına). Bu veri türü evet/hayır, 1/0, açık/kapalı veya doğru/yanlış olarak ifade edilen, birbirini geçersiz kılan iki değerden birini içerir.
182 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
5. Seçmek için fMetin alanını tıklayın. Access seçili alanın özelliklerini iletişim kutusunun alt bölümünde görüntüler.
6. Her alanın özelliklerini gözden geçirmek için Adım 5’i tekrarlayın ve Hızlı Erişim Kaydet
Araç Çubuğu’nda, Kaydet düğmesini tıklayın.
7. Görünüm araç çubuğunda, Veri Sayfası Görünümü düğmesini tıklayın.
Veri Sayfası Görünümü
8. fMetin hücresine Bu girdi 35 karakter uzunluğundadır yazın. 9. fSayı hücresine Beş yüz yazın.
Bir Alandaki Veri Türünü Sınırlamak 183
Bu alan için veri türü Sayı’dır. Access metin girişinizi kabul etmez ve size birkaç seçenek sunan bir uyarı görüntüler.
10. Microsoft Office Access iletişim kutusunda, Yeni değer girin’i tıklayın. Beş yüz’ü
11. fTarih hücresinde, tarih yazın ve
500 ile değiştirin.
tuşuna basın.
Access uygun olmayan veri biçimini kabul etmez.
12. Microsoft Office Access iletişim kutusunda, Yeni değer girin’i tıklayın, 1 Ocak yazın ve
tuşuna basın.
fTarih alanı tarih olarak tanınan her girdiyi kabul eder ve varsayılan tarih biçiminde görüntüler. Bilgisayarınızdaki varsayılan biçime bağlı olarak, 1 Ocak 1/1/2007, 1/1/07 veya başka bir biçimde gösterilebilir. İpucu Eğer ay ve gün girer ama yıl girmezseniz, Access tarihi içinde bulunulan yılda varsayar. Ay ve gün girerseniz ve 00’dan 30’a kadar iki basamaklı yıl girerseniz Access yılı 2000 ile 2030 arasında kabul eder. 30’dan büyük iki basamaklı bir sayı girerseniz Access 1931 ile 1999 arasında olduğunu varsayar.
13. fParaBirimi alanına para birimi yazın ve
tuşuna basın.
Access uygun olmayan veri biçimini kabul etmez.
14. Microsoft Office Access ileti kutusunda, Yeni değer girin’i tıklayın. -45,3456 yazın ve
tuşuna basın.
Access girdiğiniz sayıyı depolar ama negatif para birimi değerleri için varsayılan biçime göre -45,35 YTL ya da (45,35 YTL)’yi görüntüler. İpucu Access tarih, saat, para birimi ve diğer sayıların görünüşünü belirlemek için Windows Denetim Masası’ndaki bölgesel ayarları kullanır. Doğru para birimi simgesinin kullanılması için bu ayarları değiştireblirsiniz. Yoksa değerler değişir ama para birimi değişmez.
15. fBoolean alanına 123 yazmayı deneyin. Sonra onay kutusunu Hayır (onaylı değil) ve Evet (onaylı) arasında değiştirmek için alanda herhangi bir yeri tıklayın alanı onaylı bırakın.
184 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
Bu alan yazdığınız hiçbir şeyi kabul etmez; yalnızca önceden tanımlanmış iki değer arasında geçiş yapabilirsiniz.
İpucu Tasarım görünümünde, Özellikler iletişim kutusunu açabilir ve Arama sekmesinde, Boolean alanını onay kutusu, metin kutusu veya açılan kutu olarak göstermek üzere ayarlayabilirsiniz. Doğru/Yanlış, Açık/Kapalı veya Evet/Hayır’ı bu alanda gösterilen değerler olarak kullanmak için Genel sekmesindeki Biçim özelliğini ayarlayabilirsiniz (ama depolanan değerler her zaman -1 ve 0 olacaktır). KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden tabloyu ve 01_AlanSınama veritabanını kapatın.
Bir Alandaki Verilerin Boyutunu Sınırlamak Metin, Sayı ve OtomatikSayı veri türleri için geçerli olan Alan Boyutu özelliği bir metin alanında girilebilecek karakter sayısını (0’dan 255’e kadar) ve bir sayı veya OtomatikSayı alanında girilebilecek basamak sayısını sınırlar. Sayı alanlarını aşağıdaki değerlerden birine ayarlayabilirsiniz: Ayar
Tanım
Bayt
0’dan 255’e kadar olan tamsayıları depolar.
Tamsayı
-32.768’den 32.767’ye kadar olan tamsayıları depolar.
Uzun Tamsayı
(Varsayılan) -2.147.483.648’den 2.147.483.647’ye kadar olan tamsayıları depolar.
Tek
-3,402823E38’den -1,401298E-45’e kadar olan negatif sayıları ve 1,401298E-45’ten 3,402823E38’e kadar olan pozitif sayıları depolar.
Çift
-1,79769313486231E308’den -4,94065645841247E-324’e kadar olan negatif sayıları ve 1,79769313486231E308’den 4,94065645841247E-324’e kadar olan pozitif sayıları depolar.
Ondalık
-10^28 -1’den 10^28 -1’e kadar olan sayıları depolar.
OtomatikSayı alanları otomatik olarak Uzun Tamsayı’ya ayarlanır.
Bir Alandaki Verilerin Boyutunu Sınırlamak 185
Alan Boyutu özelliğini geçerli olan en büyük girdiye ayarlayarak kullanıcıların belirli türde geçersiz bilgileri girmesini önleyebilirsiniz. Alan Boyutu ayarı tarafından izin verilen karakter sayısından daha fazla karakter girmeye çalışırsanız sesli bir uyarı verilir ve Access girişi kabul etmez. Benzer şekilde, bir sayı alanının dışına çıkmaya çalıştığınızda Access, sınırların altındaki ve üstündeki herhangi bir değeri reddeder. Bu alıştırmada tabloda zaten olan ve yeni girdiğiniz veriler üzerindeki etkisini görmek üzere birkaç alanın Alan Boyutu özelliğini değiştireceksiniz. KULLANIN 02_Boyut veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir.
AÇIN 02_Boyut veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.
1. Kaydın içeriğini gözden geçirin.
2. Görünüm araç çubuğunda, Tasarım Görünümü düğmesini tıklayın. 3. fMetin satırında herhangi bir hücreyi tıklayın ve Alan Özellikleri alanında, Alan
Tasarım Görünümü
Boyutu özelliğini 255’ten 12’ye değiştirin.
4. fSayı satırında herhangi bir hücreyi tıklayın, Alan Boyutu okunu tıklayın ve listeden Bayt’ı seçin.
Access metin alanına girilebilecek karakterlerin sayısını 12 ve sayı alanına girilebilecek değerleri 0 ile 255 arasında (0 ve 255 dahil) olacak şekilde sınırlar.
5. Tabloyu kaydedip kaydetmeyeceğiniz sorulduğunda Evet’i tıklayarak Veri Sayfası görünümüne geçin.
Tablo bu yeni özellik ayarlarına uymayan veriler içerir, bu nedenle Access bazı verilerin kaybolacağına dair bir uyarı görüntüler.
186 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
6. Riskin alındığını onaylamak için Evet’i tıklayın, sonra da bir alanın içeriğinin silinmesini kabul etmek için yeniden Evet’i tıklayın.
fMetin alanı girmiş olduğunuz 35 karakter yerine artık yalnızca 12 karakter içermektedir. Diğer 20 karakter kalıcı olarak silinmiştir. fSayı alanı boştur çünkü 0 ile 255 arasındaki tamsayılarla sınırlanmıştır ve girdiğiniz 500 değeri silinmiştir.
7. fSayı alanına 2,5 yazın ve
tuşuna basın.
Access girilen değeri en yakın tamsayıya yuvarlar. KAPATIN Alan Özelliği Testi tablosunu ve 02_Boyut veritabanını kapatın.
Bir Alandaki Verinin Biçimini Belirlemek Tablo veya formlarda maske kullandığınızda, bilgileri giren kişiler girişleri yapmaları gereken biçimi ve bu girişlerin ne kadar uzun olması gerektiğini bir bakışta görürler. Verilerin metin, sayı, tarih/saat ve para birimi alanlarına nasıl girileceğini denetlemek için GirişMaskesi özelliğini kullanabilirsiniz. Bu özelliğin, noktalı virgüllerle ayrılmış olan üç bölümü aşağıdaki gibidir: !\(000”) “000\-0000;1;# İlk bölüm yazılacak olan bilgiler için yer tutucu olarak kullanılan parantez ve kısa çizgi gibi karakterler içerir. Bu karakterlerin tümü girdinin nasıl görüneceğini belirler. Aşağıdaki tabloda en çok kullanılan giriş maskesi karakterleri açıklanmıştır:
Bir Alandaki Verinin Biçimini Belirlemek 187
Karakter
Tanım
0
Gerekli rakam (0’dan 9’a kadar)
9
İsteğe bağlı rakam veya boşluk
#
İsteğe bağlı rakam veya boşluk; boş yerler boşluğa dönüştürülür; artı ve eksi işaretlerine izin verilir.
L
Gerekli harf (A’dan Z’ye kadar)
?
İsteğe bağlı harf (A’dan Z’ye kadar)
A
Gerekli harf veya rakam
a
İsteğe bağlı harf veya rakam
&
Gerekli karakter (herhangi bir türde) veya boşluk
C
İsteğe bağlı karakter (herhangi bir türde) veya boşluk
<
Bundan sonraki tüm karakterler küçük harfe dönüştürülür.
>
Bundan sonraki tüm karakterler büyük harfe dönüştürülür.
!
Maskeye yazılan karakterler maskeyi soldan sağa doğru doldurur. Ünlem işaretini giriş maskesinde herhangi bir yere koyabilirsiniz.
\
Bundan sonraki karakterler yazıldığı gibi gösterilir.
“herhangi bir Access çift tırnak işareti içindeki dizeyi yazıldığı gibi gösterir. metin” Parola
Bir parola giriş kutusu oluşturur. Kutuya yazılan karakterler karakter olarak depolanır ama yıldız işareti (*) ile gösterilir.
Bu listede olmayan karakterler yazıldığı gibi gösterilir. Bu listedeki özel karakterlerden birini yazıldığı gibi kullanmak istiyorsanız önüne \ (ters eğik çizgi) koyun. Giriş maskesinin ikinci ve üçüncü bölümleri isteğe bağlıdır. İkinci bölüme 1 yazmak veya boş bırakmak Access’e yalnızca girilen karakterleri depolamasını bildirir; 0 yazmak hem girilen karakterleri hem de maske karakterlerini depolamasını bildirir. Üçüncü bölüme bir karakter girmek Access’e o karakteri yazılacak karakterlerin her biri için bir yer tutucu olarak göstermesini bildirir; boş bırakıldığında yer tutucu olarak bir alt çizgi gösterilir. !\(000”) “000\-0000;1;# giriş maskesi bir tablo veya formdaki bir alanda aşağıdaki görüntüyü oluşturur: (###) ###-#### Bu örnekte girdiyi yalnızca on basamakla (ne fazlası ne de azı) sınırlıyorsunuz. Veritabanı kullanıcısı parantezi, boşluğu, tireyi girmez, Access de bu karakterleri depolamaz (ama doğru biçim özelliğini ayarladığınız takdirde bunları tabloda, formda veya raporda görüntüleyebilirsiniz). Access yalnızca on basamağı depolar.
188 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
Bu bölümde, bir metin alanına girilen sayıları (XXX) XXX-XXXX biçimine dönüştürecek önceden tanımlanmış bir telefon numarası giriş maskesini uygulamak için Giriş Maskesi sihirbazını kullanacaksınız. Sonra bir başka metin alanına girilen ilk harfi büyük harfe dönüştürecek özel bir maske oluşturacaksınız. KULLANIN 03_Doğru veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir. AÇIN 03_Doğru veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Tasarım görünümünde açın.
1. İlk boş Alan Adı hücresine fTelefon yazın ve veri türünü Metin’e ayarlı bırakın. 2. Satırı seçmek için satır seçicisini tıklayın ve seçilen alanı No alanının hemen altına
3. Tablo tasarımını kaydedin ve fTelefon hâlâ seçiliyken Alan Özellikleri alanında Giriş
taşımak için yukarı sürükleyin. Maskesi’ni tıklayın.
4. Giriş Maskesi sihirbazını başlatmak ve ilk sayfasını açmak için hücrenin sağındaki üç Üç Nokta düğmesi
nokta düğmesini tıklayın. (Bu özelliği yüklemeniz istenirse Evet’i tıklayın.)
5. Giriş Maskesi listesinde Telefon Numarası seçiliyken İleri’yi tıklayın. Sihirbazın ikinci sayfası giriş maskesini görüntüler ve size neyi yazacağınızı belirten yer tutucu karakterini değiştirme fırsatını verir. Parantezler Access’in belirtilen yelere ekleyeceği karakterlerdir. Dokuzlar isteğe bağlı basmakları, sıfırlar da gerekli olan
Bir Alandaki Verinin Biçimini Belirlemek 189
basamakları temsil eder. Bu giriş maskesi, bir telefon numarasını alan koduyla veya alan kodu olmadan girmenize izin verir. İpucu Access maskeyi soldan sağa doldurduğu için bir telefon numarasını alan kodu olmadan girmek üzere ekleme noktasını ilk üç yer tutucudan geçirmek için Sağ Ok tuşuna basmanız gerekecektir.
6. Alan kodunu gerekli yapmak için 999’u 000’a değiştirin, sonra da yer tutucu
7. İleri’yi tıklayın.
karakterini # olarak değiştirin.
Sihirbazın üçüncü sayfasında, simgeleri verilerle depolamak isteyip istemediğinizi belirtirsiniz. Simgeleri depolarsanız veriler her zaman tablolarda, formlarda ve raporlarda bu biçimde gösterilir. Ancak simgeler yer kaplayarak, veritabanı boyutunun büyümesine neden olur.
190 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
8. Son’u tıklayarak verileri simgesiz kaydetmek için varsayılan seçimi kabul edin. Access sihirbazı kapatır ve düzenlenen maskeyi Giriş Maskesi olarak görüntüler.
9. Maskeyi kabul etmek için
tuşuna basın.
Access maskenin biçimini !\(000”) “000\-0000;1;# olarak değiştirir. Maskeyi üç bölümüne ayıran iki noktalı virgüle dikkat edin. Access’e verileri simgesiz kaydetmesini bildirdiğiniz için maskenin ikinci bölümünde hiçbir şey yoktur. Kapatma parantezi ve onu izleyen boşluğun yazıldığı gibi görünmesi Access’in çift tırnak işareti eklemiş olduğuna dikkat edin. İpucu Enter’a bastığınızda Giriş Maskesi’nin önünde bir düğme görünür. Bu Özellik
Güncelleştirme Seçenekleri düğmesidir ve bunu tıkladığınızda bir seçenekler listesi görünür. Bu örnekte, yalnızca fTelefon’un kullanıldığı her yere giriş maskesi uygulama ve yardım sağlama seçenekleri vardır. Bu düğme bir başka özelliği düzenlemeye başladığınızda veya başka bir alana geçtiğinizde kaybolur.
10. Değişiklikleri kaydedin ve Veri Sayfası görünümüne geçin. 11. Yeni kayda geçmek için tuşuna basın, fTelefon alanına gitmek için
tuşuna
basın. Maskenin nasıl çalıştığını görmek için bir dizi rakam ve harf yazın.
Access yazdığız her harfi ve fazla rakamı yok sayarak girdiğiniz ilk on rakamı telefon numarası olarak biçimlendirir. On rakamdan az yazarsanız ve veya tuşuna basarsanız, Access girdinin giriş maskesine uygun olmadığı uyarısını verir. İpucu Bir giriş maskesi, girilecek veriler için yer tutuculardan daha fazlasını içerebilir. Örneğin, Giriş Maskesi özelliğinde telefon numarasının önüne “Numara şudur:” yazarsanız, alan için varsayılan giriş Numara şudur: (###) ###-## ## olur. Sonra ekleme noktasını alanın başlangıcına getirip yazdığınız rakamlar metnin değil # yer tutucularının yerini alır. Alan Boyutu ayarı maskedeki karakterlere uygulanmaz, yani ayar 15’se gösterilen karakterlerin sayısı (boşluklar dahil) 28 olsa bile giriş kesilmez.
Geçerlilik Kurallarını Kullanarak Verileri Sınırlamak 191
12. Tasarım görünümüne geçin. fBoolean altına yeni bir alan ekleyin ve Soyadı olarak
13. Yeni alanı seçin, Giriş Maskesi’ni tıklayın, >L
