AD. Module 3. Rédact. Admin

 

Bien former, pour mieux servir

A D MINISTRATION Module 3 REDACTION ADMINISTRATIVE Edition 2013

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Avec la partcipaton financière de l’Union Européenne

 

Ouvrage réalisé dans le cadre de l’appui du PDDC à la SNRC-AD

 

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La constitution de 1991 consacre la décentralisation à la fois comme la forme d’organisation administrative et territoriale du Burkina Faso, et comme un des piliers fondamentaux du processus de développement à la base. L’adoption par l’assemblée nationale en 2004 de la loi portant Code général des collectivités territoriales (CGCT) a permis au processus de passer à la communalisation intégrale. Cette extension territoriale a soulevé la question des capacités des acteurs locaux à assumer leurs nouvelles responsabilités avec les compétences transférés. En référence à cette disposition, la Stratégie nationale de renforcement des capacités des acteurs de la décentralisation (SNRC-AD) adoptée en conseil des ministres le 04 juillet 2012, consacre la formation comme un des axes stratégiques d’intervention pour le renforcement des capacités des acteurs de la décentralisation. En effet par le passé, pour permettre aux élus locaux de mener à bien leurs missions, diverses mesures de formation, d’information et de sensibilisation ont été entreprises sans coordination, ni harmonisation des contenus, ce qui n’a pas permis d’atteindre les objectifs souhaités. En positionnant l’ENAM au centre de la coordination des réflexions sur la formation des acteurs de la décentralisation, l’opérationnalisation de la SNRC-AD se présente comme un défi à relever. La création du Département collectivités territoriales (DCT) répond à cette préoccupation, en particulier par le développement et la mise à disposition de modules de formation standardisés pour la formation des acteurs des collectivités territoriales.  Avec l’appui institutionnel de partenaires technique et financier  Avec financier,, notamment le Programme Décentralisation / Développement Communal (PDDC-GIZ) à travers un cofinancement avec l’Union Européenne dans le cadre du Programme d’appui aux investissements communaux (PADIC) et le Fonds d’Investissement pour les Collectivités décentralisées (FICOD), l’ENAM a élaboré une série de modules.

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Le présent module est le fruit d’un processus piloté par le DCT avec la contribution d’experts du domaine venant d’horizons divers (ministères techniques, collectivités territoriales et leurs structures faîtières, personnes ressources ayant une expérience pratique avérée dans le domaine, etc.). Ce module en lien avec les thématiques de la décentralisation et du développement local est élaboré pour servir de support de formation à tous les intervenants dans le domaine. 

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Le DCT dans son rôle définit par la SNRC-AD veillera à la diffusion et au respect des normes pédagogiques exigées pour tous les outils de formation élaborés pour renforcer les capacités des acteurs de la décentralisation, ainsi a insi que la relecture et la mise à jour des outils lorsque cela sera nécessaire. L’ENAM tient à remercier le Ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ), l’Union européenne, ainsi que la communauté des partenaires techniques et financiers pour leurs appuis qui ont permis au DCT de se doter d’outils pédagogiques de qualité pour la formation initiale et continue dans le cadre de la décentralisation au Burkina.

Le Directeur Général de l’Ecole Nationale d’Administration et de Magistrature

Benoît G. KAMBOU./. Officier de l’Ordre National

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SIGLES ET ABREVIATIONS FICHE DESCRIPTIVE INTRODUCTION SOUS MODULE 1 : LES REMARQUE REMARQUES S PRELIMINAIRE PRELIMINAIRES S A LA REDAC REDACTION TION  ADMINISTRATIVE  ADMINISTRA TIVE SOUS MODULE 2 : LES PRINCIPALES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DE LA REDACTION  ADMINISTRATIVE  ADMINISTRA TIVE SOUS MODULE 3 : LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF ADMINISTRATIF SOUS MODULE 4 : LA LETT LETTRE RE ADMINI ADMINISTRA STRATIVE TIVE SOUS MODULE 5 : LES DOCUMENTS ET ACTES ADMINISTRATIFS ADMINISTRATIFS UTILISES COURAMMENT PAR PAR LES COLLECTIVITES TERRITORIALES » CONCLUSION  AN  A NNEXES BIBLIOGRAPHIE

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29 34 42

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CGCT

Code Général des Collectivités Territoriales

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Ministère de l'Aménagement du Territoire et de la Décentralisation M E N A Min Minist istère ère de l'E l'Educ ducati ation on Nati Nationa onale le et de l'A l'Alph lphabé abétisa tisatio tion n MRA Ministère Mini stère des Resso Ressources urces Anim Animales ales M A S S N Min Ministè istère re de l'Acti l'Action on Social Socialee et de la Solida Solidarit ritéé Nationa Nationale le E N A M Ecole Natio Nationale nale d'Admi d'Administra nistration tion et de Magis Magistratur traturee C A R F O Caiss Caissee Auton Autonome ome de Retraite Retraite des Fonct Fonctionna ionnaires ires PJ Piècess Join Pièce Jointes tes

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              MODULE 4 Intervenants Coordination  Voo l u m e h o r a i r e  V

Champ de la formation

REDACTION ADMINISTRATIVE Formateurs Territorialesdu Département Collectivités ENAM/ DCT (Département Collectivités Territoriales) 60 heures heures pour les les cycles A et B 40 heures pour le cycle C La formation porte sur la rédaction administrative, les remarques préliminaires, les caractéristiques de la rédaction administrative, le vocabulaire administratif, les documents et actes administratifs utilisés par les collectivités territoriales. Objectif général : le renforcement des capacités et des comcompétences des apprenants en matière de rédaction admirative en général et celles de leur cont co ntex exte te pro profes fessio sionne nnell en parti particul culier ier

Objectifs pédagogiques

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Objectifs spécifiques : cerner les principes et les caractéristiques de base de la rédaction administrative maitriser les techniques de rédaction des différents documents administratifs (rapports, notes administratives, correspondances dances, délibérations, procès-verbaux, arrêtés, décisions etc.…) traiter des cas pratiques relatifs aux dits documents découvrir les techniques de base à utiliser pour garantir la production et la compréhension des documents administratifs exempts de fautes et e t de tournures tournu res ma mala ladr droi oite tess opérations de contrôle de tutelle 

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Elèves fonctionnaires  Agents des collectivités territoriales terr itoriales Cadre des services déconcentrés Membres de la société civile

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Public cible

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Programme indicatif  de la formation

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Séquences formation

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Les remarques préliminaires de la rédaction administrative Les caractéristiques de la rédaction administrative Le vocabulaire administratif  Les documents et actes administratifs utilisés par les collectivités territoriales Les principales caractéristiques de la rédaction administrative sont cernées Les techniques de rédaction des rapports, notes administratives, des correspon dances, etc.…, clairs, concis et pertinents sont maitrisées Des cas pratiques relatifs aux documents administratifs sont traités Les techniques de base à utiliser pour garantir la production et la compréhension des documents administratifs exempts de fautes et de tournures maladroites sont découvertes

La formation est : organisée autour des séquences suivantes andragogie méthodes participatives exercices pratiques t ravaux de groupes suivis d'exposés Cours magistraux Brainstorming Travaux de groupes Forum de discussions et débats Exercices sur des cas pratiques Devoirs individuels Etudes de cas pratiques et exposés    

Méthodes/ Techniques pédagogiques

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Modalités d'évaluation

Modalités d'évaluation

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Cinq clauses à respecter : 1. tout participant à droit à la parole pour poser des questions et exprimer ses opinions ; 2. tout participant a le devoir d'écouter les autres ; 3. nous avons tous le devoir de respecter les opinions des autres 4. chaque acteur (formateur et apprenants) s'efforcera de respecter les horaires prévus ; 5. par souci de respect mutuel, les téléphones téléphones cellulaires doivent être impérativement

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éteints ou mis sous silencieux.  

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     L'Administration se définit comme l'ensemble des services et des agents chargés d'assurer la marche des services publics ; la caractéristique du service public, c'est la satisfaction de l'intérêt général. Pour satisfaire cet intérêt général, l'administration est amenée à prendre des décisions, édicter des règles, instruire des dossiers, dossie rs, donner des avis avis etc…C'est etc…C'est dire qu’ à l'intérieur l'intérieur de ses services que dans ses relations avec l'extérieur, elle privilégie la relation écrite car celle-ci laisse des traces. Le langage de l'Administration obéit à des principes ainsi qu'à des règles de fond et de forme que ses agents chargés de la rédaction des différents documents administratifs se doivent de connaitre . Le présent module qui s'adresse principalement aux agents des collectivités territoriales vise le renforcement de leurs capacités et de leurs spécifiquement, leurdepermettra de cerner lescompétences principes et .Plus les caractéristiques de ilbase la rédaction administrative et de maitriser les techniques de rédaction des différents documents administratifs.

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          La rédaction d'une correspondance administrative, d'un document administratif suppose au préalable pour le rédacteur la connaissance de certains principes, le respect d'un ensemble de règles de formes et de fonds. Cela contribue à la bonne compréhension du message véhiculé, à la bonne lisibilité du texte écrit.

Les objectifs pédagogiques  Aux termes de ce sous-module, l'apprenant doit être capable de : - connaitre les grands principes de la rédaction administrative ; - maitriser les règles de forme et de fond de la rédaction administrative.

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celui de parler comme tout le monde et d'être trop familier ; et celui d'employer un langage d'apparence technique et d'être obscur et incompris de l'usager du service public.

Il est admis généralement de nos  jours qu'il n'y a pas un langage spécifique à l'Administration ; seul le style peut être différent. Le langage administratif c'est :   

le français le plus simple ; le plus clair ; le plus accessibles à tous.

Toutefois, pour bien rédiger, il y a certaines règles à respecter. Le respect de ces règles permettra à l'administration d'être lue et comprise dans le message que véhicule     la correspondance administrative. Il était admis que, dans la communiL'Administration privilégie les rela- cation, les choses se passaient un tions écrites. Administrer c'est : peu selon le schéma simpliste : prendre des décisions ; l'émetteur produit un message qui donner des avis ; est reçu par un récepteur. édicter des règles ; répondre à des demandes ; De nos jours, ce schéma est remis en informer ; cause, car le message existe en luiinstruire des dossiers. même mê me,, le des desti tina nata tair iree ne « re r e ç o it » pas une information mais doit la Certains de ces actes se font orale- décrypter. En effet, « c ' e s t l e   ment. Cependant, le mode de rela- lecteur qui fait le texte  ».  ». tion le plus usité reste l'écrit. Le rédacteur des actes administratifs Paul Valéry1 disait : « il n'y a pas de  est constamment soumis à deux vrai sens d'un texte. Il n'y a pas  dangers opposés : 

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d'autorité de l'auteur. Quoi qu'il ait        voulu dire, il a écrit ce qu'il a écrit. écrit. Une fois écrit, un texte est comme   Au - delà de la notion de puissance un appareil photo dont chacun peut  publique, l'administration se distingue se servir à sa guise. Il n'est pas sûr  des autres activités par le fait que le constructeur en use mieux  qu'elle est un service public, c'est - à - dire au service de la collectivité qu'un autre  ».

 Autrement dit, pour qu'il atteigne son but, il ne suffit pas seulement qu'un texte soit bien écrit, il faut aussi qu'il soit lisible par l'usager du service public. Cela suppose que soient remplies certaines conditions qui seront exposées dans les grands principes de la rédaction administrative et de la préparation de la rédaction.

nationalegénéral. et qu'elleL'administration vise à satisfaire l'intérêt doit aussi savoir faire preuve de rapidité dans ses actions. De ces deux notions découlent les principes généraux de la rédaction administrative.

avoir particulier le style et les règlesde de la correspondance administrative, il faut connaître l'l'es espri pritt qui préside à la définition définition de l'Administration.

aussi de droit.ouvre En général, l'absence de réaction des droits au recours. Il est donc préférable, chaque fois que c'est possible, de répondre dans un délai raisonnable.

   

Toute correspondance administrative mérite réponse dans un délai correct. Pour comprendre ce que peuvent C'est une question de politesse mais

L'Administration est l'ensemble des         services et des agents chargés d'assurer    la marche des services publics avec       les deux volets de ce terme : le volet     puissance publique et le volet service public. 1.2.1. La préparation       de la rédaction

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L'Etat et ses démembrements, dans leurs activités, détiennent la puissance publique, et, de ce fait, l'autorité. Les actes de l'administration sont souvent des décisions (accords, tutelle, agréments, instructions, ordres, informations….) ; d'où une certaine impersonnalité, une certaine solennité de ses actes, mais aussi la prudence de

Il est fortement conseillé dans toute rédaction de procéder au préalable pr éalable à une préparation.

ses formules.

toujours être le cas. En effet, de

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Dans toute rédaction, la première étape est sans conteste d'avoir quelque chose à dire. Cela semble de toute évidence. Mais dans nos administrations, cela ne semble pas

 

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nombreux agents de la fonction publique commencent une lettre, un rapport, un compte rendu sans avoir une idée exacte du contenu à y mettre. Une bonne rédaction suppose po se la connaissance du dossier dossier et sa compréhension.

document administratif comporte une introduction, un exposé et une conclusion. 1.2.2.1. L'introduction

Elle a pour but essentiel de prévenir le lecteur de ce que l'on va lui dire. Elle est généralement courte, claire       et précise. Elle consiste en une La rédaction porte toujours sur un présentation ou un rappel du probdomaine de l'action administrative. lème ou de l'affaire traitée. Dans ces conditions, il est indispensable de faire des recherches sur la ques- Elle permet : de comprendre dès le départ le tion afin de se procurer les éléments problème (dans le cadre de la lettre essentiels permettant de faire une par exemple elle doit toujours se bonne rédaction. suffire à elle-même en l'absence de la lettre à laquelle elle apporte Une fois tous les matériaux rassemune réponse); blés, l'on détermine détermine l'utilisation l'utilisation que que d'analyser le problème posé et de 

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l'on veuton enva faire, la direction dans laquelle orienter la rédaction, la solution éventuelle à laquelle on souhaite aboutir. Ce n'est donc qu'après cette phase que l'on passe à l'élaboration du plan.

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porter attention à ses divers de situer le problème pouraspects. le destinataire. Elle commence souvent par une des formules suivantes : Par lettre du…….. , En réponse à votre lettre du…., Mon attention a été appelée sur, (Mais éviter le « comme suite »)   

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Dans toute rédaction, l'élaboration d'un plan est une phase capitale. La valeur de la rédaction tant dans la forme que dans le fond en dépend en grande partie. Le plan en général comporte trois parties, à savoir : - l'introduction ; - le corps du texte ; - la conclusion. 1.2.2 La présentation du document administratif  Quel que soit le document administratif, un plan est absolument nécessaire. Cela n'est pas une question d'exercice, de style, mais de clarté et de solidité de l'édifice. Le

Il est a droit de profiter de l'introduction pour annoncer le plan. Exemple : Par lettre du……………… vous m'aviez demandé de vous adresser toutes les informations sur les conditions relatives aux différentes inscriptions des agents du Secrétariat Général du Ministère de la Promotion de la Femme pour leur formation en gestion axée sur les résultats. C'est bien volontiers que  je vous fais connaître, en réponse, les conditions d'inscription aux différents instituts de formation.

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1.2.2.2. L'exposé

une instruction ; une proposition ; un avis ; une requête ; une question : Il varie en fonction du problème. Le destinataire destinataire ne doit avoir aucun aucun Cependant, quelques règles peuvent doute sur l'interprétation de la décision être observées : ainsi notifiée. le respect de l'équilibre entre les parties : les éléments identiques Elle est généralement introduite doivent être traités de façon identique ; par Aussi, une des formules suivantes : je ………………….  Aussi ai-je………………….. la loi de l'intérêt croissant qui C'est pourquoi… ……. veut qu'on mette l'accent d'abord En conséquence… …………. sur les faits les moins importants Par conséquent…………… pour finir par ceux qui doivent Il y a lieu donc……… …….. emporter décision. Je vous invite donc………… 1.2.2.3. L'argumentation La conclusion comporte en terme Elle va varier en fonction de la non équivoque, l'objet de la lettre ou nature du document administratif  du document administratif. et de la stratégie retenue. Souvent 

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après avoir rappelé l'objet de la 1.2.2.5 La rédaction requête : proprement dite on résumera les faits de l'espèce ; on rappellera le droit ; on terminera par une conclusion      très nette. Une fois le plan établi, il faut déterEn général, il est préférable d'ex- miner le ton qu'il convient d'employer poser les arguments dans un ordre en fonction du sujet, des personnes croissant en gardant le plus impor- à qui l'on s'adresse et des circonstant pour la fin. Le lecteur y trouve tances dans lesquelles la rédaction un intérêt croissant et le dernier est faite. argument doit emporter son adhésion. En fonction de ce qui précède, l'on détermine le temps dans lequel on 1.2.2.4. La conclusion souhaite faire sa rédaction. Ce sera La conclusion doit être brève tout en soit le présent de narration, soit le tirant les conséquences de ce qui a passé composé. Par ailleurs, il faut été dit. Elle doit être soignée tant choisir entre le style direct ou indidans la forme que dans le fond. Par rect. Mais les deux formes peuvent ailleurs c'est la partie la plus impor- être utilisées. tante de la correspondance.   

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Tout document administratif, sauf  s'il s'agit d'un texte de pure infor- Cette phase est indispensable pour mation, doit déboucher sur des éviter toutes les erreurs possibles. conclusions précises : une décision ; Comme indiqué plus haut, la       

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communication et le langage de l'administration doivent être communs à tous les citoyens. L'Administration représentant l'Etat doit s'exprimer correctement. L'expression correcte de l'administration suppose les points suivants :

slogans courts et percutants. Pour s'en rendre compte, il suffit d'observer les phrases portées sur les affiches. La force du message est inversement proportionnelle à sa longueur. La phrase la plus simple est celle qui comporte : un sujet, un

-- la uneprécision grammaire ; danscorrecte l'expression ; - la clarté de l'expression ; - la courtoisie et le respect.

verbe et un complément. Il faut déplorer l'usage abusif de la longue phrase autant que les phrases courtes du style télégraphique. La 1.2.3 Le choix des mots phrase la plus longue et la plus difficile est celle qui présente des 1. Supprimez les mots inutiles « enchâ sse ment s », c' c'est-à-dire qui ne sont pas t oujours des groupes de mots qui sont interporteurs de sens, alourdissent calés entre deux mots : entre sujet la phrase et compromettent et verbe par exemple : s a com compré préhen hensio sion. n. « L'admission à une prestation Exemples : (en date) du Par lettre Un délai (d'une durée) de Une somme (d'un montant) La présente circulaire a pour objet de définir : cette circulaire définit Je m'interroge sur le point de savoir si : je me demande si    

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2. Recherchez les mots les plus courts, les plus simples, les plus connus du grand public.

d'aide sociale estd'attribution prononcée au vu des conditions telles qu'elles résultent des dispositions légales et règlementaires et pour les prestations légales relevant de la compétence du ministère de l'action sociale ou pour les prestations que le département crée de sa propre initiative,au vu des conditions d'attribution telles qu'elles résultent des dispositions du règlement ministériel d'aide sociale mentionné à l'article 34 de la loi n0 45 - 2007 du 23 juillet 2007 complétant la loi n° 43 du 25 mars 2006 relative à la répartition des compétences entre l'Etat et les collectivités locales »

Exemple Remplacer les locutions par un mot : « sau sauff » à la la pla place ce de « à l'l'ex exce cept ptio ion n» « pou pourr » à la la pla place ce de «en v ue » « si » à la place de Nous avons là une phrase d'une « dans l'hypothèse l'hypoth èse » ce nt ai ne de mo mots ts à re rebo bond ndis isse se-1.2.4 La construction des phrases ments successifs et à fioritures inutiles, dont la portée est difficile à La phrase courte favorise la lisibilité. saisir. Le lecteur comprend ce qu'il retient immédiatement. Les publicistes Il eut été plus clair et le texte aurait eu plus de force si elle avait été l'ont bien compris et trouvent des formulée de la manière suivante :  

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«Des dispositions législatives  ou règlementaires fixent les  conditions d'admission aux   prr e s t a t i o n s d ' a i d e s o c i a l e . E n  p outre un règlement départe-  mental d'aide sociale précise  les conditions d'attribution

facilitent la lecture et la compréhension. Cependant, pour être retenu, un texte doit comporter un minimum de référence à la personne, un minimum d'intérêt humain.

Le style administratif en général méconnaît cet impératif. Par la tournure à la troisième personne du singulier et le recours à une Soit deux phrases, la première en désignation en termes de catégorie, demandeur,, ..). treize (13) mots, la seconde en vingt « bénéficiaire, assujetti, demandeur huit (28) mots. mots. Le contenu du message Le style administratif dépersonnalise, déshumanise. Ainsi s'exest le même. plique l'impuissance du public à se En résumé : souvenir de l'information administrative. S'agissant des phrases, voici les condes prestations relevant de la compétence du département ou de celles qu'il crée de sa propre  initiative » 

seils à retenir : 1. Adapter la longueur de la phrase au niveau culturel du public visé : Pour le grand public : jamais plus de quinze mots ; Pour tout autre public : jamais plus de vingt cinq mots 

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2. Adopter la construction la plus élémentaire : sujet - verbe - complément : ne jamais intercaler un groupe de mots supérieur à douze mots entre deux mots complémentaires. Chassez les enchâssements (groupe de mots intercalés)

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3. Développer une seule idée par phrase. Plutôt qu'une phrase longue, préférez une suite de phrases courtes toutes complètes sur le plan syntaxique. N'essayez pas de tout dire en même temps.

 Ainsi au lieu d'écrire « si la propriété du demandeur n'est pas effectivement imposée à l'une de ces deux taxes, le renseignement peut être obtenu du parlieu lui auprès du service des impôts d'imposition » Ecrire « Si votre propriété n'est   p a s i m p o s é e à l ' u n e d e c e s   pa deux taxes, demandez le ren-  seignement au service des  impôts dont elle dépend » 

    

En résumé, s'agissant du style, les conseils ci-après peuvent être appliqués :

Les conseils ci- dessus relatifs à l'usage des mots et des phrases

1. personnaliser, humaniser les phrases - di re « je » lo lors rsqu qu'i'ill s' s'ag agit it du

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Ce stylepour impersonnel se juridiques justifie peut: - être les textes lois, décrets, arrêtés, mais non pour l'imprimé porteur du message, ni à fortiori pour une lettre. La correction à ce défaut est simple : il suffit de substituer le style direct au style indirect.

 

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service émetteur, dire « vous » lorsqu'il s'agit s'agit du destinataire. « J e rapp ra ppell ellee » au lie ieu u de « il est rap rappelé pelé que»

L'adverbe « bien vouloir » constitue l'auxiliaire habituel de tous les verbes par lesquels l'administration traduit son action.

2. que toutes les phrases soient au Exe Exempl mplee : Vous Vous ave avezz bien bien voul voulu u style direct, adressées au m'informer ; lecteur s'il se trouvait en Je vous prie de bien vouloir me face de comme soi, employer l'impératif  de préférence préférence à l'indica l'indicatif tif « n' n ' o u- rendre compte de la situation qui bliez pas » et non « ne pas prévaut dans votre service. o m ettre e ttre »         3. autant que possible, utiliser des  termes qui sécurisent. Présenter l'information sous forme de ques- 1.4.1. L'emploi des majuscules tion - réponse. Ne pas avoir peur des éléments affectifs « j'ai le Les majuscules s'emploient norplaisir, plais ir, j'ai j'a i le regret regret » malement : - en tête d'une phrase ; Les mots ne sont sociter nt pas neutr neutres. es. A2 cet - en tête d'un nom propre ou égard, on peut Paul Eluard :« considéré comme tel ; il est des mots qui font vivre. Le mot - après une citation. amour et le mot liberté » 1.4.2. La ponctuation S'il n'y a pas de vocabulaire spécial, ni syntaxe particulière dans la La ponctuation remplit trois foncrédaction administrative, il faut tions importantes : cependant noter qu'il existe un cerelle facilite et parfois conditionne la compréhension d'un texte (un tain nombre de mots et de formules déplacement d'une virgule peut couramment employés dans la changer le sens d'une phrase) ; rédaction administrative. Dans le vocabulaire administratif, deux elle indique les pauses, ce qui est locutions verbales sont d'un usage essentiel pour la lecture orale, courant et suffissent parfois à caracmais aussi pour la compréhension ; tériser les documents administratifs. elle permet d'économiser des Il s'agit des expressions suivantes : mots explicatifs.  Avv o i r l ' h o n n e u r ;  A Il n'y a pas de règle spéciale et  Voo u l o i r b i e n .  V intangible à la ponctuation dans la administrative. Exemple : J'ai l'honneur de vous rédaction prier de bien vouloir m'autoriser à Cependant, il y a lieu de souligner assister à la conférence sur la ges- les points qui sont sources d'erreurs. tion axée sur les résultats qui se tiendra à……………le……………….. Le point C'est le signe le plus important. Il marque la fin d'une phrase c'est-à

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dire d'une unité complète de sens. Il      a un rôle rôle majeur majeur en matière matière de  lisibilité ; on ne l'utilise pas assez ; il faut y recourir deux à trois fois     plus. Il se met après les abréviations : (M., MM., p.) 1.5.1. Tout document administratif doit être signé  Att tdans  A e n t iles o nsigles : il n e s e SONABEL, met pas¨ (MEF,  ANPE) ; en effet l'emploi du point n'y est pas évident ; dans les unités de mesure (cm, km/h, F) lorsque l'abréviation se termine par la dernière lettre du mot d'origine (Mlle, n°, Mmes) 

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La signature est un élément essentiel du document. Elle constitue même la condition de validité des documents et actes administratifs. C'est pour cela que la date du document est la date de la signature et non celle de la saisie, de l'envoi ou de la publication au journal officiel.

Le point d'interrogation et le Cela découle du principe de la point d'exclamation Ils se rencontrent rarement dans le responsabilité de l'administration langage administratif mais ne sont  Aussi qui s'engage par un document. : pas proscrits. Pas de point de suspension le «n «n o u s » collecti collectiff est à proscrire proscrire après etc. dans les écrits de l’Administration alors que cela est admis dans le La virgule commerce et l'industrie dont l'orLa virgule est le signe le plus délicat ganisation repose le plus souvent sur des sociétés anonymes gérées qui donne lieu au plus grand nompar des organismes collectifs bre d'erreurs. Pour cette raison (conseil d'administration) nous devons quand nous rédigeons y le pronom pronom imperso impersonnel nnel « o n » est veiller particulièrement. à bannir ; Le tiret j'ai décidé, je vous informe, Il est souvent utilisé, notamment Ecrire Ne jamais signer l'équipe de dans les énumérations. Il s'emploie  Anonymement le service de ceci aussi à la place de la parenthèse La commission d'agrément de cela pour séparer une remarque incidente que l'on veut mettre en 1.5.2. La compétence valeur. Le signataire du document adminis1.4.3 Les pléonasmes tratif est la personne qui détient également l'autorité (Maire, Le pléonasme est la répétition de Président du conseil régional, Chef  mots dont le sens est identique. de département, Directeur général, Exempl Exe mples es : allu allumer mer la lum lumièr ière, e, directeur central, chef de service applaudir des deux mains, écho d'office, chef de service…). En effet sonore, etc. 

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sa signature engage l'administration (sauf le cas de faute professionnelle détachable du service). En matière de compétence, on distingue :

1.5.3 : La délégation

La signature engage l'administration (Etat, région, commune, département, ville, établissement public…). On ne peut apposer sa la compétence ratione materiae : signature au bas d'un document c'est-à-dire par rapport à l'objet de la décision (le Ministère de administratif si on a délégation (de pouvoir ouque de signature) pour ce l'Administration Territoriale Territoriale et faire. Pour être valable la délégade la Décentralisation ne peut tion doit respecter deux conditions : pas accorder un permis de construire, ni accorder une assistance une condition de légalité : il faut maternelle); qu'un texte législatif ou réglemenExemples : taire le prévoie; ainsi, le Code - Le maire ne peut pas reconnaitre général des collectivités territoriune association ; ales al es prévoi prévoitt : - Le président de conseil régional - une délégation de pouvoir des n'est pas compétent en matière présidents des conseils aux d'état civil. vice-présidents et aux adjoints 

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La compétence ratione personae : par rapport à la personne : le signataire doit être légalement investi du pouvoir de décision ou avoir délégation ; La c ompétence ratione tem tempor poris is : par rapport au temps : le signataire doit être compétent à la date de signature (d'où l'importance de la datation) ; les tribunaux ont par exemple annulé des décisions signées par des ministres appartenant à des gouvernements démissionnaires.

- aux une secrétaires délégation de signature généraux de mairies et des conseils régionaux. 

une condition de publicité : la délégation doit être soumise à une publication régulière au jour nall offici na officiel el du Faso.

On distingue traditionnellement la délégation de signature et la délégation de pouvoir.

La délé gat ion de pouv oir vise le titulaire d'un poste ou d'une fonction anonymement : par exemple le Il pourrait en être de même d'une décision prise par un ministre chargé de la promotion de directeur après la démission de la Femme, le préfet, le gouverneur, ses fonctions. le Secrétaire général d'un département ministériel. Si le titulaire La compétence ratione loci : change, la délégation est mainpar rapport au territoire : le tenue. Elle est permanente et Gouverneur du centre ne peut anonyme. Par ailleurs, la délégation pas approuver une décision de de pouvoir dessaisit l'autorité déléson collègue des Hauts - Bassins. gante (cf. Décret N° 2008738/PRES/PM/MFPRE/MEF/MATD

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portant modalités de compétence dans les administrations publiques au Burkina Faso). La délégation de signature au contraire est personnelle et provisoire. Elle est caduque si le déléguant le délégataire change. Elle ne faitoupas perdre au délégant son pouvoir qui peut le reprendre à tout moment : le signataire signe en son nom. La signatur e par ordre Pour les actes mineurs, un agent peut être autorisé à signer à la place de son chef direct momentanément absent, sans délégation écrite, en vertu d'une autorisation le plus souvent verbale. On dit qu'il signe par ordre : il fait donc précéder son nom de la mention P.O Exemplee : P Exempl Pour our le dir direct ecteur eur de ….empêché et par ordre le chef de service de.

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          L'Administration dans ses rapports permanence cette règle dans la tant avec ses propres services rédaction administrative ; qu'avec les usagers doit s'exprimer - comment juger de la dignité d'un correctement et se faire comprendre style de rédaction ? sans ambiguïté. Pour ce faire, le document administratif comporte            un certain nombre de caractéristiques qui seront traités dans ce Il est important de noter que la dignité sous-module. se traduit par le choix des expressions de politesse. Il est admisempreintes qu'en rédaction administra Aux termes de ce sous-module, l'ap- tive on ne doit jamais se départir du respect et de la considération réels prenant doit être capable de : le (les) destinataire(s) - cerner les principales caractéris- envers quelles que soient les circonstances. tiques de la rédaction administrative ;       - connaitre les qualités d'un docu      ment administratif.    

Les objectifs pédagogiques

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     

La dignité dans le langage administratif est un attribut de la puissance

En matière de rédaction trative, l'auteur d'un écrit adminisquel que soit son niveau dans la hiérarchie de son organisation, doit savoirfaire preuve dans ses écrits du souci de dignité. Mais dans la pratique que recouvre cette notion ?  A ce niveau trois aspects essentiels seront retenus à savoir :

publique dont est dépositaire. Ellel'administration révèle la noblesse, la solennité et la majesté de la prérogative du service public. Elle s'impose en tout temps et en tout lieu : Que l'administration s'adresse à un riche ou à un pauvre, à un groupe social défavorisé ou à un leader d'opinion.

       - la signification de la dignité en     matière de rédaction administrative ;

- de la nécessité d'observer en       

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Pourlajuger dans dans un écrit principe de dignité ladurédaction

 

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administrative, il y a tout d'abord le critère du langage correct, aussi bien du point de vue de la grammaire, de la syntaxe que de l'orthographe. Ce critère implique que des expressions triviales, vulgaires, grivoises, familières ou grammaticalement douteuses ne soient pas utilisées dans les écrits administratifs.

Ensuite, on appréciera le niveau de dignité de la correspondance administrative à travers l'utilisation courante et fréquente des formules de considération vis - à - vis des usagers ou des agents de l'administration.

Exemples : Expressions à éviter dans un écrit Face à votre comportement et à vos agissements, le Directeur Général vous montrera de quel bois il se chauffe Cette manifestement roulersociété l'Agentveut Comptable

Expressions recommandées Le DG ne saurait tolérer indéfiniment de tels agissements de votre part. Il m'apparaît que les références de la société YT en notre possession ne permettront pas à l'Agence Comptable de rentrer dans son droit.

Ce fournisseur veut manifestement rouler la Direction de l'Administration et des Finances

Il m'apparaît que les références de ce fournisseur sont non conformes au dossier d'appel d'offres.

J'ai reçu votre lettre N° 2012-020/ MPF/SG/DGD du 09 janvier 2012 dont les termes m'ont beaucoup choqué

J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre N° 2012 -005/ MPF/SG/DGD du 09 09 janvier 2012 portant sur…….. Je suis cependant au regret de ne pas partager votre point de vue.

3       C'est l'Etat ou la collectivité qui a un pouvoir. Aussi, tout le système administratif repose-t-il sur le principe hiérarchique. Les pouvoirs de chaque agent proviennent d'une délégation. En cela, et en aucune façon il ne peut les outrepasser et doit rendre compte.

Le vocabulaire choisi rappelle en permanence ce principe :       

Les écrits du subalterne se distinguent de ceux du supérieur, le respect de la hiérarchie dans toute organisation crée une discipline       

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indispensable dans son fonctionnement. Sans cette discipline, il règnerait une anarchie, dans nos divers services administratifs, un désordre inquiétant et fort préjudiciable au bon fonctionnement de l'administration.

de l'efficacité administrative aussi bien au niveau de l'administration centrale, déconcentrée que décentralisée.

L'autorité hiérarchique s'exerce du haut vers le bas, tandis que la subordination hiérarchique s'observe du bas vers le haut. Ce respect détermine très souvent les formules et les termes employés à l'égard du correspondant. La chaîne hiérarchique est le principal soubassement de l'organisation et

Dans la rédaction administrative, les formules employées délimitent clairement les niveaux d'autorité. Les exemples ci- après donnent à titre indicatif, un aperçu des distinctions dans l'expression administrative, elles sont fonction et fondées sur les liens hiérarchiques.

         

b1. Pour faire connaître un fait ou une idée 

Le supérieur - Fait connaître - Informe - Porte à la connaissance - Fait observer - Attire l'attention - Engage - Prescrit

L’égal - Fait connaître - Informe - Porte à la connaissance de - Attire l'attention de - Fait remarquer

Le subordonné - Fait connaître - Informe - Porte à la connaissance de - Attire l'attention de - Fait remarquer

b2. Pour envoyer un document ou le renvoyer à son expéditeur 

Le supérieur - Adresse - Envoie - Joint - Fait retour

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L’égal - Adresse - Envoie - Joint - Fait retour

Le subordonné - Adresse - Joint - Fait parvenir - Soumet

b 3. Pour donner un ordre 

Le supérieur - Prie de - Invite à - Convie à - Engage à - Enjoint de

L’égal - pas d'ordre à donner

- Ordonne de……que       

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Le subordonné - pas d'ordre à donner

 

   

b 4. Pour transmettre une requête ou adresser une demande 

Le supérieur

L’égal

Le subordonné - Demande - Demande de bien vouloir - Sollicite - Soumet

N B : Le subordon subordonné né demande demande de bien bien vouloi vouloirr et non de de vouloir vouloir bien bien b5. Pour soumettre une proposition

Le supérieur

L’égal

Le subordonné

- Suggère de commun accord - Propose - Convient de - Présente à l'agrément de - Soumet à l'approbation de - Soumet à l'appréciation - Soumet à la signature de

N.B. Lorsque le le subordonné subordonné écrit au supérieur supérieur,, il est inconvenant inconvenant pour le premier de souligner des mots ou des phrases de son document pour les mettre en évidence. Ceci est un manque de respect. b6. Pour transmettre un renseignement

Le supérieur -Informe

L’égal - Fait connaître

Le subordonné - Rendre compte - Expose

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      

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des intérêts particuliers. Elle se doit en conséquence d'être impartiale, Le fonctionnaire s'engage person- sans passion et de ne pas exprimer nellement. Aussi, en matière de des sentiments personnels qui ne rédaction administrative : le « o n » et et le le « n ou s » col colle lect ctif if sont pas forcement éprouvés par le signataire. sont à exclure ; il fa faut éc écri rire re « j e » ; l'anonymat est exclu ; Il est souvent conseillé d'éviter des tout acte administratif doit être expressions trop personnelles, arbisigné ; (le nom du signataire est traires ou sentimentales. En effet, le signataire de la correspondance toujours indiqué) n'écrit pas en son nom personnel, les lettres sont toujours mais au nom des fonctions qu'il adressées à un responsable et exerce au sein de la structure non à un service. administrative. Un écrit doit pouIl faut par ailleurs noter que le fonc- voir être accepté par n'importe quel tionnaire s'engage personnellement agent investi de la même fonction, de par le principe de la responsabilité. au nom de la continuité du service En revanche, il n'est pas d'usage de public. mettre directement en cause des

     

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personnes étrangères à l'adminis- Cette notion d'objectivité renferme tration. des valeurs de pérennité, d'unité et de continuité de l'administration. D'où les expressions : Ces valeurs sont cristallisées dans « mon attention a été attirée » ; la rédaction administrative à tra« mon attention a été appelée sur » ; vers un style impersonnel froid et « il m'a été signalé » ; un argumentaire fondé sur des faits « il me revient que», au lieu de réels ou des idées éprouvées. nommer l'intervenant.    

  L'Administration évite tout ce qui a un émotionnel ou de subjectif. caractère D'où l'emploi fréquent l'expres pr essi sion on " j' ai l' ho nn eu r" En matière de rédaction administrative, il faut se refuser l'utilisation d'images ou d'expressions trop personnelles, encore que de nos jours les expressions telles que « j'ai le pl ai a i s ir i r » ou « j 'a ' a i l e re regg ret re t » soient admises.

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L'Administration est au service de tous. Elle est le garant de l'intérêt général et ne doit pas représenter       

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 A E V I T E R - Je vous annonce - J'ai l'agréable devoir de - Je suis très ému par - Mon prédécesseur vous a accordé - Tout le monde est unanime à - Mon constat se fonde sur des faits têtus.

RECOMMANDE - J'ai l'honneur de vous informer - J'ai l'honneur de porter à votre connaissance - Je vous suis gré de - Par lettre N°..du ….vous avez été bénéficiaire de ……… - Il me semble que……..pourrait recueillir - En l'état actuel des évènements,  je crois pouvoir p ouvoir dire abondamment le conditionnel ou des formules de réserve.

  

Le langage administratif ne cite que des faits établis,      incontestables, vérifiables et clairement démontrés. Le Tout fait, toute lettre, tout document est rapporté avec principe de la recommande prudence dans ces conditions au précision. En aucun cas, le rédacteur l'utilisation du con- langage administratif ne doit accepter des approximations, ditionnel. d'où le le rappel du timbre, de la « Il m'a été signalé que des date, de l'objet, du n°, de la incidents se seraient produits à » référence et des pièces jointes le cas échéant. « À mon avis » « Pour ma part » Exemple : « Il serait souhaitable », « votre lettre n° 2012 - 015/MEF « Il serait indiqué », /SG/DDG/DLR du 06 janvier 2012 « Il conviendrait » relative à……… » Enfin, il est parfoisl'avenir nécessaire pas trop engager et de ne se ménager la possibilité de revoir les décisions en fonction de données nouvelles. Dans la pratique rédactionnelle, il faut éviter :

  

Le rédacteur doit être objectif. Il agit dans le cadre des lois et règlements, sans passion personnelle.  Aussi,  Auss i, en mat matièr ièree de réd rédact action ion - de révéler ou de tenir compte des administrative les mots comme : « stupide » ; faits dont la véracité n'est pas « idiot » prouvée de façon incontestable ; « insensé » etc. - d'énoncer des jugements pérempdoivent être évités. toires, absolus et universels. C'est pourquoi la rédaction  Aussi, tout mot vexant, humiliant, administrative utilise assez vulgaire, familier ou les expressions

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      

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triviales et grivoises ne trouvent pas leur place dans un écrit administratif. Mais on dira : « il me semble opportun » « j'ai l'honneur de vous faire connaître »  



clarté et de précision qui oblige parfois l'administration à recourir à des textes interprétatifs ou à des corrections. L'usage des mots simples avec      des sens précis et non approximatifs Quand on rédige une correspon- sera la règle d'or de tout bon rédacdance administrative, c'est pour teur. Les références intactes ou peu être compris. Partant de cette sûres sont à éviter au maximum. hypothèse, la correspondance En conclusion, les caractéristiques administrative doit être : « simple » étudiées constituent une ébauche « claire » des principes directeurs devant « compréhensible » « lisible » éclairer les praticiens. 

« vous avez bien mon attention » voulu appeler « il ne m'a pas été possible »

En tout état de cause, les décisions de l'administration doivent être comprises de tous. En cela, elles doivent être précises et concises pour éviter tout flottement dans l'interprétation. Dans la plupart des administrations, c'est le manque de

   

Il faut supprimer tous les détours pompeux et lourds, en croyant donner à la phrase une certaine noblesse. Dans un souci de clarté on peut citer les textes auxquels on fait référence ; par exemple " en appliapplication de l'article X de la Loi de Finances, gestion 2010"   L'homogénéité résulte de l'observation par tous les rédacteurs des règles ci - dessus exprimées sans tenir compte du service d'appartenance du rédacteur, ni de son lieu d'affectation.

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La rédaction administrative aboutit le plus souvent à l'action : préparer et prendre des décisions. Pour être efficace, l'action doit toujours s'exprimer avec netteté et simplicité afin d'être comprise de tous.       

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      L'administration emploie couramment des mots et des formules qui sont déterminés par le respect de la hiérarchie ; celui-ci constitue comme il a été mentionné plus haut, une des principales caractéristiques de la rédaction administrative.

Les objectifs pédagogiques  Aux termes de ce sous-module, l'apprenant est en mesure de : - se familiariser avec le vocabulaire administratif ; - maitriser les différentes formules qui président à la rédaction de tout document administratif.     * Se référa nt à un événem ent précéd ent Par lettre du ............................................................ Par communication téléphonique........................... suite à ...................................................................... Pour faire suite à .................................................... Me référant à .......................................................... * Avec ou sans référence - J'ai l'honneur : * de vous faire connaître, faire savoir s avoir,, signaler, informer..... informer..... * de vous rendre compte, exposer............................... * de soumettre à votre appréciation........................... * de porter à votre connaissance................................. * de vous envoyer......................................................... * de vous transmettre, vous faire parvenir................ * d'appeler, d'attirer votre attention sur................... * d'accuser réception de votre lettre du .................... - Il m'a été signalé, donné de constater ......................... - Mon attention a été attirée sur le fait que ................. - Il m'est revenu que ....................................................... - Je suis saisi de .............par ..........................................

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entretenu................................................... de ............................................ -- Vous Nous m'avez étions convenus   

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* Lettre d'un supérieur à un subordonné ou lettre entre égaux - J'ai l'honneur de vous signaler... - J'ai l'honneur de vous informer... - J'ai l'honneur de vous faire connaître... - J'ai l'honneur de vous faire savoir... * Lettre de subordonné à supérieur - J'ai l'honneur de vous rendre compte... - J'ai l'honneur de vous soumettre... - J'ai l'honneur de porter à votre connaissance... - J'ai l'honneur de vous transmettre... - J'ai l'honneur de vous faire parvenir...        * Les plus courantes Je note, j'observe, je constate, je précise, j'ajoute, je souligne,  je confirme, je rappelle........ * Avec atténuation et courtoisie Je me permet de .................................................... Je crois devoir ........................................................ Je ne peux que ....................................................... Je ne perds pas de vue .......................................... Je ne sous-estime pas ..... , mais ........................... Je ne peux pas prendre en considération ............. * D'une manière plus autoritaire Il m'appartient, il vous appartiendra ................... Je prends acte, je prends bonne note ...................  Vous  V ous voudrez bien me donner acte, ...................... .... .................. Je serais conduit, appelé, amené à ....................... Je prendrai position ........................................ Il n'est pas exclu quesur .............................................

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        Il n'est pas question que ....... ou ..... de ................ Je n'ignore pas ....................................................... Je ne suis pas sans savoir, sans méconnaître..... Bien que certains éléments puissent ....................     En premier lieu, en deuxième lieu ........................ D'une part ............... d'autre part ......................... D'abord ........... ; ensuite .......... ; enfin ..................   



 

    

... .... à titre subsidiaire, ou accessoire, ou secondaire...  A titre principal ....... Considérant que ......................................... Etant donné que ......................................... Compte tenu de ......................................... En revanche (plus élégant que "par contre").... Par ailleurs...         3.5.1. Le rôle de la locution verbale 1. " Re c e v e z " ne s'emplo s'emploie ie que que lorsqu'o lorsqu'on n s'adresse s'adresse à une person personne ne de qualité peu élevée ou dans une lettre contenant des réserves, même si la courtoisie est légèrement accentuée par "je vous prie de recevoir". 2. " Ag A g r é e z ", employ employéé seul, seul, s'uti s'utilis lisee entre entre égaux égaux.. 3. " Cr o y e z " est un terme terme amical amical exclu de la corres corresponda pondance nce administrative. 4. " Veu Ve u i ll e z c r o ir e.. e....." ..." app appell ellee un comp complém lément ent tel tel que que "...e "...en n ma respectueuse considération......." ou "...en mon entier dévouement...". 5. " Veui Ve ui l l ez ag r ée r " s'emp s'emploi loiee enver enverss une une perso personne nne à laque laquelle lle on veut veut marquer une grande déférence. 6. " Je vo us pr ie de cr oi re " s'e s'emp mplo loie ie en enve vers rs un unee per perso sonn nnee à la laqu quel elle le on veut marquer une plus grande déférence (par exemple, une haute personnalité). 7. " Daig Da ig ne z ag r ée r, Ma da me,.. me,..." ." est est emp emplo loyé yé po pour ur ma marq rque uerr une une grande courtoisie envers une femme. 3.5.2. Le rôle du complément de la locution Groupe de compléments utilisés de préférence à l'égard de personnes étrangères à l'administration : - l'assurance de ma considération distinguée. - l'assurance de ma considération très distinguée. - l'assurance de ma parfaite considération. - l'assurance de ma considération la plus distinguée.

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Groupe de compléments utilisés à l'égard de supérieurs hiérarchiques : Les quatre groupes de compléments précédents sont utilisés, mais on rajoutera : - l'expression de mon profond respect et de mon entier dévouement, - l'expression de mon entier et respectueux dévouement. Groupe de compléments réservés aux très hautes personnalités   



 

    

entre elles : - l'assurance (ou l'expression) de ma haute considération - l'assurance (ou l'expression) de ma très haute considération - les assurances de ma très haute considération.      - En conséquence... En conclusion... En définitive.... En résumé.... En bref.................................................................................................. - Je vous prie ......................................................................................... - Je vous serais reconnaissant de bien vouloir.................................... - Je vous serais obligé........................................................................... - Je vous saurais gré.............................................................................. - Vous voudrez bien prendre toutes dispositions pour ....................... - Vous voudrez bien veiller à ................................................................ - Il ne vous échappera pas qu'il serait hautement désirable ............. - J'attacherai du prix, le plus grand intérêt, le plus grand prix ..... - Je ne puis que vous laisser le soin de ............................................... - Vous voudrez bien soumettre à mon approbation ............................ - Il vous revient d'assurer l'exécution de ces instructions et de m'en rendre compte .... Je vous invite à tenir la main.....ou à prendre attache avec....... - Je vous saurais gré des dispositions utiles et diligentes que vous voudrez bien prendre pour …. - Il convient de ... ; Il importe de ... ; Il y a lieu de ... ; Il paraît indispensable de ..., nécessaire de ..., préférable de ..., souhaitable de 3.7 D'autres expressions utilisées dans le langage administratif * Pour exposer un problème - J'évoque, je souligne, - Je rappelle, - Je considère, note, - Je signale, - J'observe, - Je précise, ...

3

* Pour expri exprimer mer un u n choix cho ix - Il paraît souhaitable... - Il importe de (que)... - Il y a lieu de ... - Il convient de ... * Pour souligner une idée - D'une En toutmanière état de générale.... cause ... Dans tous les cas ....   

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    

l'espèce... èce...... ... En l'occu l'occurrence rrence.... .... A ce sujet. sujet...... ..... A cet égard ........ .......... - En l'esp - Sous cette réserve ........ En particulier ........Pour autant autant que .......... - Dans la mesure où.... * Pour souli souligner gner une une cause cau se - Situation due à ............ Imputable à .......... En raison de .......... - Conformément........... * Pour souligner une conséquence - Il ressort que que .......... Il en en résulte que ... - Cela ( et non ceci ) conduit à penser que ... * Pour préciser un but Ce texte vise.... Cette mesure tend à .... En vue de ..... Afin de ... * Pour exprimer son point de vue - mar marqu quer er so son n acc accor ordd - éme émett ttre re de dess rés réser erve vess - approuver une proposition - suggérer suggérer,, souligner souligner,, constater constater... ... Remarque : On écrit : 1) croire à l'expression de… 2) croire en l'assurance de ... 3) Dans la correspondance administrative, le terme de "sentiments" n'est pas utilisé.        1) - Madame Madame ou Mademoi Mademoiselle selle ? En cas de doute, écrire "Madame". 2) - Formules envers une femme que l'on veut considérer : - Veuillez Veuillez agréer, agréer, Madame, l'expression de ma respectueuse considération, - Veuillez Veuillez agréer, Madame, l'expression de mon grand respect, - Veuillez Veuillez agréer, Madame, l'expression de mes respectueux hommages. - Veuillez agréer, Madame, l'expression de mes hommages les plus respectueux. - Daignez agréer, agréer, Madame, l'expression de ma respectueuse considération. considération. - Croyez, Madame, à l'assurance de ma respectueuse considération.

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  

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    

     

L'administration ressent le besoin de communiquer tous les jours soit à l'intérieur de ses services soit à l'extérieur. Pour ce faire, elle rédige beaucoup de correspondances administratives au titre desquelles la lettre occupe une place de choix ; on distingue ainsi la lettre entre services ou lettre à forme administrative de la lettre privée ou lettre à forme personnelle.

Les objectifs pédagogiques  Aux termes de ce sous-module, l'apprenant doit être capable de : - faire la différence entre une lettre à forme adminis administrativ trativee et une lettre à forme personnelle ; - connaitre leur principe ; - maitriser leur présentation.

- de services relevant d'une même administration Exemple Exem ple : le Gouvern Gouverneur eur de la la région de… au Haut-commissaire de la province de …(cf.modèle 2) - entre services centraux et services déconcentrés Exemple Exemp le : le Ministre Ministre de …. au Directeur régional de … (cf.modèle 3). b) Quand à l'intérieur d'une même administration le subordonné s'adresse à son supérieur hiérarchique dans le cadre de l'exercice de ses fonctions  Exemple : le Directeur général des collectivités territoriales à Monsieur le Ministre de l’Aménagement du territoire et de la décentralisation . (cf.modèle 4)

       4.1.1. Le principe    La lettre entre services est utilisée Il y a un principe de base en matière de rédaction de la lettre à forme dans les cas suivants : administrative : elle ne comporte ni a) Quand la lettre est adressée par formule d'appel ni formule de politesse entre administration et un service administratif à un autre service administratif ; ces autorités administratives hiérarchisées. services peuvent relever : - de départements ministériels Les exceptions à ce principe sont au différents nombre de trois (03) : Exemple Exem ple : le MA MATD au au MENA MENA ; (cf.modèle 1) - aux les correspondances adressées présidents d'institutions

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  



 

   

(Président du Faso, Président de l'Assemblée Nationale, Président du Conseil économique et social etc.). - les correspondances adressées aux présidents des conseils des collectivités territoriales (maires,

sigle du n° indique le service ou la structure au niveau de laquelle la lettre a été expédiée ;

Présidents des conseils régionaux). - les correspondances adressées entre autorités non hiérarchisées. Exemple Exem ple : Le Directeur Directeur général général de l'ENAM au Directeur général de la CARFO.

d. la devise Elle est située en dessous du nom du pays et disposée par rapport à ce dernier pour tenir compte de l'esthétique (centrage avec le nom du pays) ;

Il faut souligner que le signataire d'une lettre à forme administrative s'exprime toujours à la première pers pe rson onne ne du si sing ngul ulie ierr « J e » et et

e. la suscription C'est la fonction de l'expéditeur. Elle est située en dessous de la devise et positionnée par rapport au timbre et par rapport à la date si

c. le nom du pays Il est situé en haut et à droite de la page ;

s'adresse au destinataire ièmee perso ièm personne nne du pluri pluriel el «à vlao udeuxs ». celle-ci est portée en entête ; f. la souscription 4.1.2. La présentation de la lettre C'est le nom ou la fonction ainsi que l'adresse du destinataire ; à forme administrative g. l'objet L'objet est toujours porté dans la lettre. Il est situé sur le bord gauche de la page et de préférence à 2 interlignes avant le début du texte de la lettre ; l'objet doit être synthé Au titre des mentions permanentes, tique. il y a lieu de noter : h. lieu et date Ils les peuvent être portés en entête a. le timbre entre la devise et la suscription ou Nom et adresse de l'administration alors en bas après la dernière ligne d'origine, situé en haut à gauche de du texte de la lettre sur la partie la page ; droite de la page à partir de la ligne médiane. S'il se trouve que la b. le numéro (n°) suscription est reportée à ce niveau, C'est le n° d'ordre de la lettre dans celle-ci se placera en dessous de la l'année ou la période considérée. Il date, au dessus de la signature ; est formé des chiffres de l'année et est suivi par le n° d'ordre de la i. la signature lettre et les sigles des structures La signature est une inscription de désignées dans le timbre. Le dernier façon particulière et permanente, la En matière de présentation de la lettre à forme administrative, on distingue les mentions permanentes des mentions circonstancielles. Les mentions permanentes 

3

  



 

    

plupart du temps illisible, du nom d'une personne dans le but d'exprimer sa responsabilité ou d'authentifier l'acte signé ;  j . n o m e t p r é n o m s p l u s  j. d'autres signes distinctifs (profession, décoration) Les mentions circonstancielles Elles viennent s'ajouter aux men tions permanentes si les circonstances dans lesquelles la lettre est écrite le nécessitent. 

a) les références La référence évoque un évènement ou un document antérieur qui sont joints à la lettre à envoyer et qui entrent dans les motifs  justific  just ificatif atifss de la lett lettre. re. Cett Cettee mention est située en dessous de la mention du n°. b) les pièces jointes Cette mention désigne les documents qui sont joints à la lettre à envoyer et ils doivent avoir une relation avec le sujet traité dans la lettre. Elle peut être placée en entête avant le texte de la lettre : c'est le cas quand la liste des documents à joindre n'est pas longue. Si la liste est longue, la mention sera portée en bas après le texte, sur le bord gauche de la page et en dessous des mentions ampliation et copie si elles existent c'est-à-dire mettre les mentions ampliations et copies et après on met PJ.

3

c) ampliation Cette mention est portée chaque fois que la communication d'un exemplaire de la lettre à une autorité autre que son destinataire parait obligatoire. Elle est portée après le texte de la lettre, sur le bord gauche de la page.   

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   

SCHEMA DE LA LETTRE A FORME ADMINISTRATIVE

Initiales rédact. et dactylo

Dénomination ETAT Devise

Timbre du service Lieu / Date

N° d'enregistrement Souscription Objet

Fonction expéditeur à Fonction destinataire

Références

Pièces jointes

Corps duou document texte

 Ampliation

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Signature

  



 

    

monsieur, madame) et de politesse (veuillez agréer, agréer, je vous prie de bien La lettre à forme personnelle est vouloir agréer …. l'assurance ou utilisée dans les cas suivants : l'expression de ….) sont de rigueur.

     

a. Quand l'administration s'adresse à un particulier ; ce particulier peut être une personne morale (une association, une société) ou une personne physique (un administré quelconque). Exemple : - Lettre du maire de ……….. à un habitant du secteur …….. - Lettre du président du conseil régional de …….. à l'association X ; (cf. mo dè le 5). b. Quand ce particulier s'adresse à l'administration Exemple : lettre de monsieur x … au maire de …. (cf.modèle 6). c. Quand au sein d'une administration, un agent écrit en son nom personnel et non en tant que titulaire d'une fonction à son supérieur hiérarchique Exemple Exemp le : lettre de monsieur monsieur Y,  Adjoint  Adj oint administ admi nistrat ratif if au Président du Conseil régional de …. pour solliciter un congé administratif (cf.modèle 7). d. quand à un del'Administration ses agents d'unes'adresse manière personnelle (cf. modèle 8).

3

e. Quand la lettre a un contenu protocolaire, Exemple Exemp le : lettre entre deux présidents d'institutions (cf.modèle 9). 4.2.1. Le principe Dans la lettre à forme personnelle, l'usage des formules d'appel (Monsieur le président le du maire, conseilmonsieur régional,   



4.2.2 La présentation Les mentions permanentes et les mentions circonstancielles dans la présentation de laévoquées lettre à forme administrative se retrouvent dans celle de la lettre à forme personnelle.

 

   

SCHEMA DE LA LETTRE A FORME PERSONNELLE

Initiales rédact. et dactylo

Dénomination ETAT Devise Si autorité administrative envoie

Timbre

Lieu / Date

N° d'enregistrement Souscription

expéditeur à destinataire

Objet Références

Pièces jointes Formule d’appel

Corps de la lettre

3 Formule de coutoisie  Ampliation

Signature

  

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    

              En plus de la lettre, les collectivités territoriales, pour communiquer, ont recours à un certain nombre de documents et d'actes administratifs.

rendu est de donner une information et/ou de conserver des traces écrites d'un évènement ; par ailleurs, disposant de traces écrites d'un évènement, l'autorité destiLes objectifs pédagogiqu pédagogiques es nataire du compte rendu peut  Aux termes de ce sous-module, l'ap- exploiter ce dernier en vue de donner une justification à ses décisions. prenant doit être capable de : - connaitre les principaux documents et actes administratifs utilisés couramment par les collectivités territoriales ; - rédiger lesdits documents et actes; - proposer un modèle de chacun d'eux.     5.1.1. Le compte rendu

c. caractéristiques du compte rendu La caractéristique essentielle du compte rendu est la fidélité. Le rédacteur ne doit pas omettre les faits observés. Il ne doit pas non plus minimiser leur importance.  Ainsi la relation est faite dans le compte rendu comme si tous les faits avaient la même importance. Le plus souvent, le compte rendu est fait sous forme synthétique, c'est - à - dire que la relation est un résumé fidèle dans l'ordre choisi par le rédacteur, de ce qui a été observé ou entendu.

a. définition Le compte rendu est un document descriptif qui relate les faits que le rédacteur a constaté ou les informations qu'il a enregistrées. Rédigé à la suite d'une mission ou à l'initiative du rédacteur, le compte rendu d. classification des comptes rendus est adressé au supérieur hiérarchique. Il y a deux types de comptes rendus : le compte rendu hiérarchique ; b. but du compte le compte rendu de réunion. L'objectif immédiatrendu du compte

3

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          

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    

Le compte rendu hiérarchique Il est rédigé à l'intention du supérieur hiérarchique. Il peut avoir été rédigé à la suite d'une mission reçue ou sur l'initiative propre du rédacteur. La catégorie des comptes rendus hiérarchiques comprend : le compte rendu de mission; le compte rendu d'activité ; le compte rendu d'inspection ; le compte rendu d'incidents ou d'accidents. Le compte rendu de réunion Le compte rendu de réunion est une relation qui rapporte le déroulement de la réunion, date et heure du début de la réunion, l'organisation de la réunion, les débats, les propo

   

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organisation; parfois les partici pants peuvent être énumérés à ce niveau. Mais le plus souvent, l'introduction comporte un renvoi à une liste de présence. développement

La partie développement du compte rendu correspond à la relation des faits. Elle peut être intégrale ou synthétique. conclusion La conclusion d'un compte rendu de réunion est une explication synthèse suggestions, recommandations ou propositions de mesures décidées en cours des débats. 

Présentation du compte rendu de réunion

sitions date et heurededemesures la fin de àlaprendre, réunion et la Le prologue est la phrase liminaire liste des participants à la réunion. rappelant l'objet, le lieu, l'heure et (cf.modèle 10). la date de la réunion, le nom et la Le caractère de la rédaction per- qualité des membres présents et met de distinguer un compte rendu absents. analytique d'un compte rendu intégral. Dans le compte rendu analytique, la relation est faite sous forme d'un résumé. Pour le compte rendu intégral, la relation répète notamment dans la partie débat, intégralement ce qui a été dit. 

e. structure du compte rendu de réunion Le groupe de compte rendu de réunion compre com prend nd trois trois (3) parti parties es communes à tous les genres littéraires (introduction, développement et conclusion).

3

introduction Elle comporte toutes les indications permettant de savoir de quelle réunion il s'agit : nature de la réunion, circonstance 

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de la réunion ; Lieu, date et heure ;           

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    

Minist istère ère de la Pro Promot motion ion de la Fem Femme me Min --------Secrétariat Général --------Direction des Etudes et de la Planification ---------

B ur k i n a Fa s o Unité - Progrès - Justice

N° 201 20111 _______/MPF/SG/DEP Ouagadougou, le Compte rendu de la réunion du conseil de Direction du 1er avril 2011 Le conseil de direction de la direction des études et de la planification s'est tenu le Mercredi 1er avril 2011 2011 à partir de 8 heures dans la salle de conférence de ladite direction sous la présidence de monsieur …...........en vue de......ou autour de l'ordre du jour suivant : 123 4- : divers - Assistaient à la réunion/rencontre.......................... - Etaient présents - Etai (en) t absent (s) excusé (s) - Etai (en) t absent (s) Ou bien : la liste des participants est jointe en annexe La relation des débats Les débats doivent être relatés de la manière aussi succincte que possible. On ne mentionne, avec le nom de l'intervenant, que les interventions d'un certain intérêt. Les discussions longues et confuses seront évoquées par une formule générale. Exemple : Un échange de vues, vues, auquel ont participé MM…. A eu lieu sur le problème de …….

3

La relation des décisions prises Si des décisions sont prises au cours de la réunion, il s'agit de déterminer les conditions dans lesquelles le vote a été éventuellement acquis : majorité simple, majorité qualifiée (des 2/3) par exemple, unanimité, vote à main levée, à bulletin secret, par consensus.

          

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   

La levée de la séance La levée de la séance doit être indiquée brièvement. Exemple : L'ordre L'ordre du jour étant épuisé, la séance séance est levée à ………. (Heure et minutes). Le compte rendu de séance est signé par le (la) secrétaire de séance et le (la) président (e). Il est dressé une copie à chacun des membres présents ou excusés. Il en est également envoyé une à l'autorité administrative chargée de prendre la décision définitive, lorsque les membres ayant participé à la réunion n'ont pas un pouvoir de décision.

Exercice d'intégration Dans le cadre des réunions de concertation mensuelles que vous avez avec votre personnel et les différents chefs de service, il est prévu au titre du mois de mai la cinquième réunion.  A l'ordre du jour sont inscrits les points suivants : 1. le fonctionnement des services ; 2. utilisation abusive du téléphone ; 3. absentéisme ; 4. divers. Se mettre en groupe de ….. pour faire la réunion et choisir un président et un rapporteur.

3

          

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    

5.1.2. Le rapport

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d'absence de passivité : il s'implique et fait des propositions;  Absence de servilité: il n'a pas à faire plaisir à qui que ce soit.

a - définition



Le rapport est un document de communication interne préparé à l'attention du supérieur hiérarchique éléments constitutifs du en vue de lui permettre de prendre c. une décision ou de lui permettre rapport d'étude portant sur d'avoir connaissance aussi complète une question administrative que possible d'une situation. Document de réflexion comme la - l'élaboration du rapport commence par le diagnostic à partir des note, le rapport se distingue de cette informations relatives à la quesdernière par l'importance des tion à traiter ; développements sur la question. - la deuxième étape est l'analyse des éléments révélés par le b - but du rapport diagnostic; Le rapport est une démonstration à - la troisième étape est la déducpartir de l'analyse des faits réels. A tion faite de l'analyse et des

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la différence du compte rendu,sur il mesures à prendre ; porte des jugements de valeur un problème. Il constitue un outil de  A la suite de l'analyse d'une situatravail permettant à un supérieur tion, plusieurs hypothèses de d'être complètement informé d'une mesures peuvent être retenues. affaire et de prendre une décision. En général, le rapport est formulé - la quatrième étape est la description des mesures tion mesures possibles. possibles. cette comme une lettre à forme adminisdescription dit en quoi consistent trative d'un subordonné à un les mesures à prendre et présente pr ésente supérieur hiérarchique. les avantages et les inconvénients de chacune d'entre elle. Exemple : Rapport Rapport à Monsi Monsieur eur le Maire sur l'établissement - la cinquième étape est l'établisdes actes d'état civil sement d'un ordre de préférence des mesures décrites. Cet ordre Le rapport doit d'abord exposer des de préférence est celui du rédacfaits précis, vérifiés avec indication teur du rapport. Il doit présenter de sources d'information. ces raisons d'être. Le rapport se termine par une proposition de décision à prendre - la sixième étape est la justification de l'ordre de préférence des par l'autorité responsable. Le rédacmesures proposées. teur doit y faire preuve : 

d'absence de parti pris: il fait le tour des problèmes et relate les faits et témoignages de façon objective;

d - caractéristiques du rapport Le rapport présente deux caractéristiques essentielles :

          

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   

- la première est que le rapport est exhaustif (très détaillé); - la deuxième caractéristique est que le rapport est personnalisé. C'est un document dans lequel le rédacteur a toute la latitude pour exprimer ses points de vue et formuler ses propositions. e - classification des rapports

le cin quiè me typ e de ra rapppo porrt, est le rapport de présentation en Conseil des Ministres. 

5.1.3. La circulaire 5.1.3.1. Définition

La circulaire est un document administratif à destination collective de l'autorité titulaire du pouvoir hiérarchique, pour guider la Il y a cinq types de rapports : o le premier type est un rapport por- conduite de ses subordonnés. Elle est destinée à régir le fonctiontant étude d'un sujet ; nement interne de l'administration Exemples : et n'est pas opposable en principe - rapport sur le transport urbain, au ti tier ers. s. (cf (cf.m .m od èl e 11) rapport sur les effets de la Exem Ex empl ples es : dévaluation, - circulaire du Premier ministre - rapport sur la vie chère; relative à la des le deux iè me ty pe es estt le le ra rapp ppor ortt directeurs aunomination sein des établissed'activités. ments de l'Etat ; Il intervient généralement à l'occa- circulaire du maire de ... relative sion d'un bilan d'activités d'une à l'utilisation du téléphone dans institution. Dans un tel rapport, le les services municipaux. bilan des activités ou le compte rendu des activités constitue la par- 5.1.3.2. Objet tie du diagnostic. L'objet de la circulaire peut être : - l'interprétation des lois et règlele troi siè me typ e de rapport, ments ; c'est le rapport de mission ; - le rappel d'une règlementation Il est rédigé à l'issue d'une mission 

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confiée un agent ou à un groupe d'agentsà d'une administration. La partie diagnostic sera constituée ici par la relation de ce qui a été vu et entendu pendant le déroulement de la mission. le quat riè me typ e de rapport, est le rapport d'inspection Ici, la partie diagnostic sera constituée par la description de l'état dans lequel la mission d'inspection a trouvé l'administration à inspecter inspecter.. 

existante ; et le comportement - les relations au service ; - l'introduction d'une réglementation nouvelle et dans ce dernier cas, elle a une valeur juridique. Remarque : Il arrive que certains présidents de conseil de collectivité envoient une même circulaire aux conseillers, aux directeurs et chefs de services, aux autorités coutumières et religieuses ce qui est incorrect.

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5.1.3.3. Présentation Les indications suivantes sont mentionnées : - le numéro d'ordre et la date ; - l'origine ; - les destinataires ; - l'objet. 5.1.4. Le procès-verbal 5.1.4.1. Définition Le procès-verbal est une forme particulière de compte-rendu mais ayant force probante à la différence du compte rendu. Il constate, relate et authentifie des évènements, des situations soit internes à l'administration soit susceptibles d'être opposés à l'administration. Le procès-verbal doit être exact c'est-à-dire qu'il rapporte fidèlement les faits, les déclarations ; son rédacteur se doit d'être neutre et impartial et éviter de faire des interprétations ou des commentaires personnels. 5.1.4.2. Classification Il existe différents types de procèsverbaux : - procès-verbal judiciaire ; - procès-verbal administratif ;

3

Ici il sera question du procès-verbal administratif qui intéresse les collectivités territoriales notamment le procès-verbal de réunion et le procès-verbal de passation de service. 5.1.4.3 Le procès-verbal de réunion Le procès-verbal de réunion est nécessaire lorsqu'au cours d'une réunion, d'une rencontre des points importants sions prises.sont abordés et des déci          

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PRESENTATION DE LA CIRCULAIRE

MINISTERE DE ….

BURKINA FASO

D I R E C T I O N DE D E …… …… … .

Unité - Progrès - Justice Ouagadougou, le ……..

CIRCULAIRE  A N°……/PF/M…../SG/D Objet : …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………..  Attache

Signature (Prénoms, nom)

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PRESENTATIO PRESENTATION N D'UN PROCES-VERBAL DE REUNION 

formule d'introduction.

L'an deux mille deux et le ..........., à partir de .........heures, a eu lieu, dans les locaux de ............................la ................... .........la réunion ordinaire du conseil d'administration de ...  Autres éléments de l'introduction : - présidence et secrétariat de séance; - ordre du jour ; - participants (présents, absents excusés, absents non excusés) 

formule finale - fait à .................., les jours, mois et an que dessus - signature - le ou les auteurs - le président de séance et chaque participant, s'il s'agit d'une réunion.

Les travaux des sessions des collectivités, (conseil municipal, conseil de régional) sont sanctionnés par un procès verbal. Ledit procès-verbal doit être approuvé par les conseillers avant son adoption ; dans l'ordre du jour qui leur est envoyé pour la tenue de la prochaine session, figure comme premier point, l'adoption du procès-verbal de la dern de rniè ière re se sess ssio ion. n. (cf . mo dè le 12).

3

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PRESENTATION D'UN PROCES-VERBAL DE SESSION DU CONSEIL COMMUNE DE …..

BURKINA FASO Unité - Progrès -Justice

PROCES-VERBAL DE LA SESSION DU CONSEIL MUNICIPAL DE ………. L'an deux mille douze et le … à … heures, la réunion du Conseil municipal de ….. s'est tenue dans la salle des délibérations de la mairie sous la présidence du maire … Outre le maire, assistaient à la réunion les membres (présents, absents excusés ou non, procuration) les autres (représentants de l'Etat, secrétaire etc.) Qualité Observations N ° Nom et Prénoms 1 2 3 4 5 6 NB. : Pour remplir la liste de présence, présence, l'on inscrit d'abord les les présents, ensuite les absents ayant donné une procuration, les absents excusés et enfin les absents non excusés avant les autres participants non membres du conseil.  Abordant le 1er point de l'ordre du jour,  Abordant le 2e point de l'ordre du jour jour,,  Abordant le 3e point de l'ordre du jour jour,, L'ordre du jour étant épuisé, la séance a été levée à …. Le(s) Secrétaire de séance Le Président de séance Prénoms et Nom Prénoms et nom 5.1.4.4 Le procès-verbal de peut être engagée par le contenu de passation de service l'acte doivent le signer. Il fait ressortir certaines situations (politique, Le procès-verbal de passation de économique, administrative, finanservice est un procès-verbal un peu cière etc.) et permet par conséquent particulier dans la mesure où il est de situer clairement la responsabilcontradictoire entre deux agents qui ité de chacun des responsables qui doivent tous deux le signer. Toutes se succèdent à un poste donné. les personnes dont la responsabilité           

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La passation de service entre gouverneurs, hauts-commissaires, préfets, maires, présidents des conseils régionaux donne lieu à l'élaboration d'un procès-verbal de passation de service. Il s'articule autour de 3 axes principaux :

- la gestion des ressources humaines ; - la gestion des ressources financières ; - la gestion du patrimoine.

PRESENTATION D'UN PROCES-VERBA PROCES-VERBAL L DE PASSATION DE SERVICE PROVINCE …………. C O M M U N E DE D E …… …… … … . .

BURKINA FASO Unité - Progrès - Justice

PROCES-VERBAL PROCES-VERBA L DE PASSATION DE SERVICE L'an mil neuf cent quatre vingt et le …. Nous … (nom + qualité + grade + n° matricule) cessant nos fonctions de …les avons procédédeà la passation de service et àcelajour transmission de tous documents la dite (Préfecture, Mairie etc…) à … (nom + qualité + grade +n° matricule) nommé (Haut-commissaire, Préfet ou Maire) - référence du texte de nomination et qui prend ses nouvelles fonctions à comporter d'aujourd'hui. Le Monsieur ……… reconnait d'une part avoir reçu toutes les archives tant ordinaires que confidentielles (de la Préfectures ou Mairie) et d'autre part avoir examiné et signé avec nous tous les registres règlementaires tenus dans les diverses sections. I ……….. II……….. etc………….

3

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5.1.5. Le communiqué l'intérieur d'un service ; dans ce cas, elle prend l'appellation de Le communiqué est un document « note de service » ; par lequel une autorité administrative porte à la connaissance du pub- La note doit être brève et concise ; lic une information susceptible de elle s'adresse à un égal, à un l'intéresser. supérieur ou à un subordonné. Ex emtsplde es0 à: 5 ans, vaccin vac cinati ation on des de enfants enfan ans, ou ouvertu verture re d'un d'u ns concours administratif, recrutement des élèves dans les écoles primaires de la commune etc.

Remarque :

 A l ' i n t é r i e u r d ' u n e m ê m e structure administrative ( m i n i s t è r e , g o u v e r n o r a t, t, mairie, conseil régional) on échange généralement pas des lettres mais des notes.

Le contenu du communiqué est porté à la connaissance du public soit par affiche soit par les médias ou les deux à la fois. Le commu- Sa présentation change suivant la niqué n'est pas soumis à des règles situation hiérarchique de l'expédide présentation particulière, mais te teur ur et du destinat destinataire aire : doit être rédigé en des termes précis - s'il s'agit d'une note adressée à et concis. Il commence généraleun supérieur hiérarchique, ce ment par une formule qui indique sera une note à l'attention de …. son origine : - si elle est adressée à un égal, ce « le maire de la commune de sera une note pour … …. Communique » - si elle porte instruction générale « le président du conseil au sein d'un service ce sera une régional de …. Communique » note de service. Le communiqué est beaucoup utilisé par les présidents des conseils des collectivités territoriales pour toucher de larges couches de la population tant en zone urbaine que rurale (cf. modèle 13).

5.1.6.1. La note de service La note de service est un document administratif émanant de l'autorité hiérarchique et destinée à communiquer aux personnels ou aux struc-

tures qui relèvent de des informations oucette des autorité ordres La note est un document adminis- relatifs au fonctionnement du service. tratif utilisé à l'intérieur d'une La note de service est une mesure même administration pour traiter de nature purement administrative des affaires courantes du service. c'est-à-dire qu'elle n'a pas de valeur Elle a pour objet de :  juridique : elle est exclusivement à - fournir des informations, des usage interne et n'est opposable instructions ; qu'au personnel du service con- être une analyse d'un dossier cerné. Elle ne peut être évoquée à dont elle résume les éléments ; l'égard ou à l'encontre des usagers - accompagner un document pour du service service ou à l'égard l'égard des des tiers. (c f . l'expliquer ; modèle 14) - porter une instruction générale à 5.1.6. La note

          

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SCHEMA DE PRESENTATION D'UNE NOTE DE SERVICE Timbre (Nom et adresse du Service émetteur)

Nom du Pays La devise Lieu et date (ici ou en bas)

N° 2012______/Sigle NOTE DE SERVICE Objet : (ici ou bien au niveau du libellé du document) Diffusion (ampliation) *

Fonction du signataire Signature Prénom (s) et Nom

Profession ou tout élément d'identification supplémentaire  Ampliations : 5.1.6.2. la note à l'attention de ..

- porter une information ; - faire le point sur un dossier ; D'usag D'u sagee coura courant, nt, la not notee à l ' a t t e n- faire la synthèse d'un document tio n de …. est généralement (étude, texte législatif ou réglemenadressée par un subordonné à son taire). (cf. modèle 15) supérieur hiérarchique et a pour objet de : PRESENTATION D'UNE NOTE A L'ATTENTION DE … COMMUNE DE.......... MAIRIE

..., le........... 2007

NOTE à l'attention de Monsieur le Maire

3 Objet :

INTRODUCTION DEVELOPPEMENT CONCLUSION Le chef de service Signature Prénoms, nom           

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5.1.7 La convocation Le Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) prévoit dans ses articles 157 et 233 que les conseils régional et municipal se réunissent en session sur convocation respectivement du président du conseil régional et du maire. Le CGCT précise que des convocations doivent être adressées par écrit, par affiche et par communiqué aux membres du conseil et doivent comporter l'indication de l'ordre du  jour,, de la date, de l'heure et du lieu.  jour En outre, à toute convocation doivent être joints tous les documents nécessaires afférents à la tenue de la session. Il est recommandé la lettre de convocation quand on s'adresse à des autorités, à des personnalités d'un certain rang à des élus locaux ou en général à des personnes sur lesquelles on n'exerce aucune autorité hiérarchique. Dans le cas qui nous intéresse, à savoir la convocation aux sessions, le titre convocation est remplacé par « objet : convocation à …»

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PRESENTATION D'UNE CONVOCATION  A U N E S E S S I O N CB/YA COMMUNE DE........ N° 97_________/_____/ LE MAIRE

BURKINA FASO Unité - Progrès - Justice ............., le................ 1997  A Monsieur.............................. Conseiller Municipal Secteur...........

Objet : Convocation de la deuxième session ordinaire du Conseil Monsieur le conseiller, J'ai l'honneur l'honneur de vous convier à la deuxième session ordinaire du Conseil Conseil Municipal Municipal se tiendra le.................... 1997, à ...................... dans la Salle des Fêtes de la Mairie. L'ordre du jour est le suivant : 1°)............................... 2°)............................... 3°)............................... 4°) Questions diverses.  Vous trouverez ci-joints en annexe les documents ci-après  Vous c i-après : Je vous prie d'agréer.........................................................

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Signature Prénoms, nom

          

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5.1.8. La procuration Le petit Larousse définit la procuration comme le pouvoir qu'une personne donne à une autre d'agir en son nom. L'article 30 du décret 2006208/PRES/PM/MATD du 15 mai 2006 portant règlement intérieur type du conseil de collectivité territoriale dispose : « un conseiller de collectivité empêché d'assister à une séance peut, sous sa responsabilité

personnelle, donner par procuration écrite à un collègue de son choix, pouvoir de voter en son nom. Un même conseiller ne peut être porteur que d'une seule procuration. La procuration est toujours révocable. Elle n'est valable que pour une seule session ». Remarque: La procuration ne peut servir pour le décompte du quorum de la session, elle ne sert que pour le vote.

PRESENTATION DE LA PROCURATION COMMUNE DE………….

BURKINA FASO Unité - Progrès - Justice

PROCURATION  A la session du Conseil municipal de la commune de ….. Je soussigné …….. Membre du Conseil municipal ne pouvant assister pour cause cause de …. A la session session du Conseil Conseil municipal municipal du …. Donne Donne procuration à M./Mme …. Membre du conseil, pour effectuer en mes lieu et place toute opération de vote se rapportant à l'examen des points de l'ordre du jour de la session. En foi de quoi, je délivre la présente procuration pour servir et valoir ce que de droit. Fait à …………………, le …. Signature prénoms et Nom

          

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5.1.9. Le bordereau d'envoi ou à son subordonné avec ordre de bordereau de transmission faire le nécessaire pour traiter l'affaire. Il est utilisé pour la transmission des pièces entre services, chaque « Pour notification à l'intéressé » fois que la simplicité de cette trans- Le destinataire doit notifier à l'inmission ne nécessite pas de com- téressé (agent) la teneur de l'informentaires particuliers qui justifieraient une lettre d'accompagnement ou une note. Il est question de bordereau récapitulatif lorsque sont transmis plusieurs documents à la fois.

mation. « Pour suite à donner » Le destinataire doit traiter l'affaire, lui donner une suite.

Il doit comporter en outre les mentions suivantes : - un numéro d'enregistrement ; - une date ; - une signature ; - l'indication du service d'origine et du destinataire.

de sa compétence.

« A toutes fins utiles » L'expéditeur suppose que le document Les indications du bordereau d'en- peut intéresser le destinataire ; il le voi sont : lui transmet à titre définitif en - le sommaire (ou nomenclature ou espérant que ce dernier en fera bon désignation) qui précise la nature usage. et l'objet du document transmis ; - le nombre de pièces (par nature) ; « Pour attribution attributi on » - les observations (motif de la Le document est envoyé à titre transmission). définitif au destinataire car il relève « Pour éléments de réponse » L'expéditeur (supérieur hiérarchique) transmet au destinataire (subordonné) le document pour étude et attend une réponse de sa part.

Les mentions les plus fréquemment

3

employées »à sontlales suivantes colonne : « L'expéditeur « Pour décision » Observations (subordonné) transmet le document au destinataire « Pour avis » (supérieur hiérarchique) pour décision. L'avis technique du service destinataire est sollicité. « Pour signature signatu re » Le document est transmis pour être « Pour information informati on » C'est pour l'information du service signé. destinataire car le document envoyé peut présenter un intérêt pour ledit service. « Pour instruction instruction » Le supérieur transmet le document           

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PRESENTATION D'UN BORDEREAU D'ENVOI BURKINA FASO Unité - Progrès - Justice

COMMUNE DE ….. --------MAIRIE --------SECRETARIAT GENERAL

…………, le ………. Le Maire …………………  A …………………………………. …………………………………. …………………………………

N°____________// N°____________

BORDEREAU D'ENVOI SOMMAIRE

NOMBRE DE PIÈCE

OBSERVATIONS

Signature 5.1.10. L'attestation et le certificat L'attestation est définie comme étant un témoignage donné généralement par écrit ; on atteste un fait.

couramment utilisé : - certificat de vie ; - certificat d'hérédité ; - certificat de tutelle ; - certificat d'indigence ; - certificat de résidence ; - certificat d'origine ; - certificat de prise ou de reprise de service ; - certificat de cessation de service etc.

Le certificat se définit comme étant un écrit privé ou officiel faisant foi de quelque chose ; il est signé par une personne compétente. (cf.modèle 16). Le certificat ou l'attestation se termine toujours par la formule suivL'attestation tout comme le certificat ante : « En foi de quoi, le présent est utilisé aussi bien dans l'adminis- certificat (ou attestation) a été tration générale qu'en comptabilité. établi pour servir et valoir ce que de Dans lel'administration c'est certificat qui estgénérale, le plus droit ».           

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PRESENTATIO PRESENTATION N DU CERTIFICAT OU DE L'ATTESTAT L'ATTESTATION ION Timbre

Burkina Faso ------Unité - Progrès - Justice --------

N° ________/Sigle

CERTIFICAT DE  AT  A TTESTATION DE Je (ou le ) soussigné (Fonction du signataire), certifie (atteste) que ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ................................ En foi de que quoi (le/la présent (e) certificat (attestation) a été établi(e) pour servir et valoir ce que de droit Fait à ..........................le.......................... Signature Prénom (s) et Nom Tout autre élément distinctif supplémentaire

3

Dans le domaine de la comptabilité publique, on parle souvent de certification ; le terme est assimilable à la constatation du service fait. Quelques exemples : - certifié la fourniture faite et la mise en consommation immédiate - certifié les réparations faites ; - certifié le transport effectué ; - certifié le service fait - certifié l'occupation du bâtiment de M…………. suivies de la sig nature du bénéficiaire de la prestation avant le mandatement et le paiement.

(cas le plus fréquent) qu'à l'extérieur, un ordre de mission lui est établi. L'ordre de mission remplit plusieurs fonctions : - il donne un caractère officiel au déplacement du missionnaire ; - il sert de couverture au missionnaire lors de la survenue de certains évènements durant la mission (accident par exemple) ; - il donne droit au missionnaire de percevoir des indemnités pour couvrir certains frais au cours de la mission (hébergement, nourri ture, déplacement) ;

5.1.11. L'ordre de mission

Dans les collectivités territoriales, Quand une autorité ou un agent (région, commune) délégation de d'une collectivité territoriale est signature est donnée au secrétaire envoyé en mission tant à l'intérieur général (du le conseil régional, de la mairie) par président du conseil           

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(président du conseil régional, maire) pour signer les ordres de missions pour les missions s'effectuant à l'intérieur du pays. L'ordre de mission doit indiquer la date de départ et la date de retour.

N . B : pou pourr les les mi miss ssio ions ns à l'e l'exxtérieur, l'ordre de mission est signé par le ministre en charge de la décentralisation et le Secrétaire général du Gouvernement et du conseil des Ministres.

PRESENTATION D'UN ORDRE DE MISSION COMMUNE DE …………. -------------MAIRIE ------------SECRETARIAT GENERAL ------------

BURKINA FASO Unité - Progrès - Justice

N° 2012 _____/CT/SG ORDRE DE MISSION IMPUTATION - BUDGET DE L'ETAT Nom et Prénoms : ….. Titre III Section 09 Chapitre  Article - Paragraphe Paragra phe - Rubrique SITUATION DES CREDITS Crédits alloués : -/ Crédits dépensés : Présent engagement : Disponible (1) : - /  V I S A D U D . A . F  VI (Ou du Délégué du Directeur du Contrôle Financier)  A U T R E F I N A N C E M E N T  AU Organisme Moyen de transport : Conducteur : lui-même Frais de séjour :

Fonction :…………. Lieu : ……………….. Motif : ………………. Moyen de déplacement : … Chauffeur :……………. Départ : ………….. Retour : …………….. Réf. : ……………….. Fait à………., le ……… POUR LE MAIRE ET PAR DELEGATION LE SECRETAIRE GENERAL, Nom et prénoms Signature

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5.1.12 La décision Elle est normalement employée pour prendre des mesures d'exécution : réorganisation des services, mesures individuelles ou collectives concernant le personnel administratif, nomination, affectation, mutation, mise en stage, congés, licenciement etc.

Les visas se rapportent à ce qui peut être vu, donc en principe à des documents. Ils sont parfois suivis de « considérants » lorsque sont pris en considération non plus des éléments de droit mais des éléments de fait ou de circonstance. On dira par exemple : - considérant l'urgence ; - considérant les nécessités de service. Il est donc incorrect d'écrire « vu l'urgence ; vu les nécessité de service ».

Les autorités qui détiennent le pouvoir de décision sont les ministres et responsables de structures déconcentrées, les maires et présidents La formule décisoire est suivie du des conseils régionaux etc… dispositif, découpé en articles, chacun La présentation de la décision obéît portant sur un point différent des aux exigences des documents offi- mesures prises. Il convient de noter qu'il est indisciels (timbre) Elle comporte ensuite la formule décisoire constituée de la désignation de l'autorité signataire, des visas et considérants et du verbe correspondant à la qualification de l'acte.

pensable limiter le nombre des visas aux de textes strictement indispensables et directement en rapport avec les dispositions prises. (cf.modèle 17).

PRESENTATION DE LA DECISION Nom du Pays

Timbre N° et Objet de la décision

3

 Visa  Visa

Devise

L’intitulé exact et précis de l’autorité qui prend la décision La mention Le dispositif DECIDE

 Arr t i c l e 1  A  Arr t i c l e X  A           

Lieu et Date Signature Prénoms et Nom

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     5.2.1.2 La présentation de la délibération          Il s'agit essentiellement de la La délibération comporte des mentions obligatoires et des mentions délibération et de l'arrêté. occasionnelles. a) les mentions obligatoires 5.2.1 La délibération - le lieu, le jour et l'heure de la séance ; L'article 14 de la loi N° 055- la présidence de la séance ; 2004/AN du 21 décembre 2004, - la liste de présence en précisant ensemble ses modificatifs et textes les absents excusés et ceux non d'application dispose : excusés ce qui permettra d'ap« Les collectivités territoriales s'adprécier les conditions de vote et ministrent librement dans le respect de vérifier que le quorum a bien strict stri ct de l'in l'intégr tégrité ité terri territori toriale ale et de été atteint. l'unité nationale, de l'identité et de l'autonomie de chaque collectivité. occasionnelles Les collectivités territoriales sont b) Les mentions occasionnelles - les modalités du vote (scrutin dirigées par des conseils élus qui règlent les affaires par des des secret ou à main ; - l'énonciation des levée) suffrages délibérations » Enlocales fonction exprimés, les votes pour ou contre, sujets traités et des décisions qui en les abstentions. résultent, en fonction de la collectivité territoriale (région, commune urbaine, commune rurale, commune c) L'objet de la délibération à statut particulier) les délibérations Le problème posé doit être bien forprises sont plus ou moins nom- mulé ainsi que la décision qui a été prise. breuses. (cf.modèle 18) Il y a lieu de préciser que la 5.2.1.1 Le sens de la délibération doit être signée par le délibération président du conseil de collectivité La délibération revêt principale- doit et par le secrétaire séance. Elle être transmise de à l'autorité de ment deux (02) sens : tutelle pour être exécutoire. - c'est en tout premier lieu les débats du conseil de la collectivité territoriale (conseil municipal, conseil régional) sur un sujet donné. - c'est ensuite l'acte juridique faisant foi, de la tenue, dans des conditions réglementaires, de la réunion du conseil de collectivité territoriale, ainsi que des débats et des décisions qui en ont résulté.           

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COMMUNE DE …………..

BURKINA FASO Unité - Progrès - Justice

Délibération n°2012 ……………. Portant ………………………….. Conseillers en exercice : Conseillers présents : Conseillers absents : Quorum Le Conseil municipal de la commune de … régulièrement convoqué conformément aux dispositions de l'article … de la loi …. Portant code général des collectivités territoriales au Burkina Faso, s'est réuni en session (ordinaire ou extraordinaire) le … dans … sous la présence de Monsieur …. Maire de la commune de …. EXPOSÉ Le Conseil municipal  Vu ……………..  Vu  Vu  V u ………………  Vu  V u ……………….  Vu  V u ………………. DELIBERE  Article 1 : ………………….  Article 2 : La présente délibération prend effet pour compter de la date d'approbation d'approbation par l'autorité l'autorité de tutelle.

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 Ainsi fait et délibéré les jour, mois et … dessus Les secrétaires de séance

          

Le président de séance

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5.2.2. L'arrêté

fonctionnaires chargés de l'exécution ; - la date et la signature. (cf. modèle 19)

Les articles 212 et 303 du CGCT précisent que le président du conseil régional et le maire exercent leur Préoccupation majeure en matière pouvoir réglementaire par voie de rédaction d'un acte réglemend'arrêté. taire en général, particulièrement d'un arrêté.

5.2.2.1. Définition

La préoccupation majeure doit être de motiver la décision notamment lorsque celle-ci porte atteinte à un droit ou restreint une liberté. En effet, le défaut ou l'insuffisance de motivation peut amener le juge administratif à annuler l'acte administratif en question (arrêté, 5.2.2.2. Les conditions de validité décision, délibération). L'arrêté est un acte juridique, matérialisant une décision, créant des droits et des obligations et pouvant être opposable au tiers. Exempl Exe mplee : arrêté arrêté du maire maire acco accorrdant une parcelle à x ….

Pour être valable, l'arrêté doit être : - transcrit et signé sur un registre spécial ; - publié, lorsqu'il contient des dispositions d'ordre réglementaire - notifié s'il comporte des disposi tions individuelles ; - transmis, dans certains cas, pour contrôle de légalité au représentant de l'Etat.

Sur un plan plusdes général, la volonté de clarification rapports entre l'administration et les usagers de service public impose aux autorités locales d'avoir le souci permanent de justification, d'explication du contenu des actes administratifs.

5.2.2.3 Les mentions obligatoires : - qui l'indication de l'autorité le prendprécise ; - les visas : concernent les textes d'application, à partir desquels l'arrêté a été pris tout en respectant la hiérarchie des textes et leur chronologie ; - les considérants : se rapportent à des faits ou à des circonstances motivant la prise de l'arrêté ; - la mention « arrêté » ; - le dispositif qui généralement est subdivisé en articles ; - la désignation, si nécessaire, des           

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PRESENTATION DE L’ARRETE Nom du Pays

Timbre

Devise N° et Objet de l’Arrêté

 Visa  Visa

L’intitulé exact et précis de l’autorité qui prend l’Arrêté La mention Le dispositif  AR  A RRETE

 Arr t i c l e 1  A  Arr t i c l e X  A

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          

Lieu et Date Signature

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    Le message véhiculé par l'Administration doit être clair, précis et concis afin d'être compris de tous ; les agents chargés de la rédaction des documents et actes administratifs devront se pénétrer des principales caractéristiques de la rédaction administrative que sont notamment la dignité, le respect de la hiérarchie, la courtoisie, l'objectivité. La bonne gouvernance locale que les présidents des conseils de collectivités territoriales sont amenés à promouvoir sera fonction en partie de la compétence des agents qui animeront l'Administration décentralisée et de la qualité des documents et actes administratifs qu'ils élaboreront

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Pour faire connaître un fait ou une idée Le subordonné Le supérieur L'égal

- fait connaître - informe - porte à la connaissance - fait observer - attire attention - fait remarquer - engage - prescrit B)Pour adresser un Le supérieur -- Adresse - envoie - joint - fait retour (ou fait renvoi)

- fait connaître - informe - porte à la connaissance - attire l'attention - fait remarquer

- suggère - soumet à l'approbation - sollicite de - signale que - propose - rend compte - appelle l'attention - expose

document ou le renvoyer à son expéditeur Le subordonné L'égal -- adresse - adresse - envoie (adresse en retour) - joint - joint - fait retour - fait parvenir (ou adresse en retour) - transmet

C) Pour donner un ordre Le supérieur : - prie de.., invite à , convie à.., engage à…, enjoint à, ordonne de (que) …

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 Au  A utres formules utilisée par le supérieur : - Il importe de …………………. - Je vous demande demande de ………….. - J'ai décidé …. ………………….. - J'attache du prix (ou de l'intérêt), l'intérêt), un grand prix, ou le plus grand prix à ……… - Vous veillerez à ce que ………………… D) Pour adresser une demande 

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Le subordonné : - demande - demande de bien vouloir - sollicite (dans le cas de demande à caractère personnel seulement) E) Pour donner un renseignemen renseignementt - le supérieur informe, -- l'égal fait connaître, le subordonné rend compte et expose F) Pour soumettre une proposition à un supérieur Le subordonné : - propose …, si cette proposition est de son ressort ; présente à l'agrément de … Soumet à l'approbation …, à l'approbation …, à la signature. Suggère …, si l'objet de la proposition dépasse ses responsabilités propres. G) Pour indiquer l'importance de la décision du supérieur Le subordonné écrit : « J'appelle l'attention sur la gravité … ou … sur l'urgence … » H) Pour un particulier Le représentant de l'administration : «avise», « fait connaître », « porte à la connaissance ».              A)) L e s f o r m u l e s d ' i n t r o d u c t i o n  A * Par Se référant à un évènement précédent lettre du ……………………………………… Par communication téléphonique ……………………. Comme suite à …………………………………………… Pour faire suite à …………………………………………….. Me référent à ……………………………………………………

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* Avec ou sans référence J'ai l'honneur : - de vous faire connaître, faire savoir, signaler, informé …………… - de vous rendre compte, exposer …………………………….. - de soumettre à votre appréciation ……………………………. - de porter à votre connaissance …………………………… - de vous envoyer ……………………………………….. transmettre, vous faire parvenir ………………… 

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- d'appeler, d'attirer votre attention sur ……………. - d'accuser réception de votre lettre du ……………… - Il m'a été signalé, donné de constater ……………………….. - Mon attention a été attiré sur le fait que …………………. - Il m'est revenu que ………………………………. - Je suis saisi de ………… par ……………….. - Vous m'avez entretenu de ………………. - Nous étions convenus……………… * Lettre d'un supérieur à un subordonné ou lettre entre égaux - j'ai l'honneur de vous signaler….. - j'ai l'honneur de vous informer….. - j'ai l'honneur de vous faire connaître …… - j'ai l'honneur de vous faire savoir………… * Lettre de subordonner à supérieur - j'ai l'honneur de vous rendre compte…. - j'ai l'honneur de vous soumettre ………… - j'ai l'honneur de porter à votre connaissance ………. - j'ai l'honneur de vous transmettre ……………… - j'ai l'honneur de vous faire parvenir………………….. B) Les formules d'exposition ou de discussion Les plus courantes Je note, j'observe, je précise, j'ajoute, je souligne, je confirme,  je rappelle……… - Avec atténuation et courtoisie Je me permet de … Je crois devoir … Je ne peux que … Je ne perds pas de vue.. Je ne sous- estime pas …., mais … Je ne peux pas prendre en considération ….. - D'une manière plus autoritaire Il vous appartiendra …………………… Jem'appartient, prends acte, jeil prends bonne note ………………………..  Vous  V ous voudrez bien me donner acte, …………………………. Je serais conduit, appelé, amené à ……………………………… Je prendrai position sur ……………………………………………. Il n'est pas exclu que …………………………………………………

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C / Les formules tendan t à prévenir certains arg uments Il n'est pas question que ou ……. de ……………… Je n'ignore pas ………………………………………… Je ne suis pas sans savoir, sans méconnaître ………………. Bien que certains éléments puissent ………………………….. D) Les formules énumératives En premier lieu, en deuxième lieu ……………… D'une part ………… d'autre part ………………… 

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D'abord ………… ; ensuite ………….. ; enfin ……..  A titre principal …à titre subsidiaire, ou accessoire, ou secondaire ….. Considérant que ………………………… Etant donné que …………………………… Compte tenu de ……………………………. En revanche (plus élégant « par contre … Par ailleurs… E) Les formules de conclusion En conséquence…; en conclusion… ; en définitive…; en résumé….; en bref. - Je vous prie………. - Je vous serais reconnaissant de bien vouloir…. - Je vous serais obligé… - Je Je vous vous saurai gré…. - Vous voudrez bien prendre toutes dispositions pour …. - Vous voudrez bien veiller à……. - Il ne vous échappera pas qu'il serait hautement désirable…. - J'attacherai un prix, le plus grand intérêt, le plus grand prix… - Je ne puis que vous laisser le soin de ….. - Il Vous soumettre à mon vousvoudrez revient bien d'assurer l'exécution deapprobation…. ces instructions et de m'en rendre compte…. - Je vous invite à tenir la main… ou à prendre attache avec…… - Je vous saurai gré des dispositions utiles et diligentes que vous voudrez bien prendre pour…………………………………………………… - Il convient de ..; il importe de… ; il y a lieu de ; il paraît indispensable de … .nécessaire de … ; préférable de… ; souhaitable de…….. F) Les autres formules * Pour exposer un problème Evoquer, souligner, rappeler, considérer, noter, signaler, observer, préciser, … * Pour exprimer un choix Il paraît souhaitable.Il importe de (que…. Il y a lieu de …Il convient de …

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* Pour souligner une idée D'une manière générale …Dans tous les cas… En tout état de cause …. En l'espèce l'espèce …….En …….En l'occurrence l'occurrence …. …. A ce sujet ……… ……… A cet égard …… Sous cette réserve….. En particulier ……… Pour autant que …… dans la mesure où…. * Pour souligner une cause Situation due à … Imputable à …..En raison de ….. Conformément … * Pour souligner une conséquenc e Il ressort que … Il en résulte que ….Cela (et non ceci) conduit conduit à penser que 

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* Pour préciser le but Ce texte vise ….. Cette mesure tend à ……. EN vue de…. Afin de …….. * Pour exprimer son point de vue - marquer son accord - émettre des réserves - approuver une proposition - suggéré, souligner, constater …………………………………….. G) Les formules de politesse et de courtoisie Le rôle de la locution verbale « Recevez » : ne s'emploie que lorsque l'on s'adresse à une personne de qualité peu élevée élevée ou dans dans une lettre contenant contenant des réserves, réserves, même si la courtoisie est légèrement légèrement accentuée par « je vous vous prie de recevoir » ; « A g r é e z » emplo employé yé seul seul,, s'uti s'utilis lisee entre entre éga égaux ux ; « Cr o y e z » est un terme terme amical amical exclu de la corres corresponda pondance nce administrative ; « Veui Ve ui l l ez c r oi r e …… » appe appelle lle un com complé plémen mentt tel tel que que « … en ma respectueuse considération.. considération.. » ou « en mon entier dévouement dévouement … » ; 

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« Je voon us veut pr iemarquer de c ro irune e » plus s'em s' empl ploi oiee en enve vers rs un unee (par pers pe rson onne ne à une laquelle plu s grande déférence exemple haute personnalité) ; « Daig Da ig ne z ag ré er … » est est em empl ploy oyéé pou pourr mar marqu quer er un unee gra grand ndee courtoisie envers une femme

Quelques exemples précis de tournures et nuances exprimant le respect de la hiérarchie dans la correspondance. Tran ransmi smissi ssion on hiéra hiérarch rchiqu iquee : formule formule "S "S ou s C o u v er t" Choi Ch oixx des des mots mots et et expr expres essi sion onss : troi tr oi s hy po th ès es 1) Pa s de co nn ot otat at io ion n hi ér ar arch ch iq ue (r (rel elat atio ion n en entr tree ég égau auxx ou av avec ec le less tiers, ou bien désir du supérieur d'atténuer d'atténuer par courtoisie la la relation hiérarchique). Formulations utilisables :

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- Je vous serais très obligé de…… - j'ai l'honneur de vous informer, informer, faire connaître, c onnaître, adresser, adresser, faire parvenir p arvenir,, demander de bien vouloir….. - Entre, égaux ou à un tiers tiers : suggérer, suggérer, proposer proposer,, 2) De supérieur à subordonné, avec connotation hiérarchique : Exemples de tournures : - J'ai l'honneur de vous faire connaître (faire savoir), qu'une réunion aura lieuà le à laquelle vousfaire êtesobserver convié (je vous prieremarquer) d'assister). - Je tiens (je … crois devoir) vous (vous faire que… que … 

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- je vous demande de me donner votre avis (de régler cette affaire) dans les meilleurs délais. - Je vous envoie ci-joint pour étude… - Je vous engage à faire preuve de plus de circonspection à l'avenir. - Je vous prie de veiller à la parfaite exécution de cette tâche. - Je vous vous prie de bien vouloir vouloir me transmettre… - J'attache du prix (un grand prix, le plus grand prix) à la réalisation rapide de ce projet. - J'attache de l'intérêt (un grand intérêt, le plus grand intérêt) aux résultats de cette campagne. - Je vous ordonne d'être dorénavant présent à 7 h 30 à votre poste. 3) De subordonné à supérieur (subordination hiérarchique). Expressions : - J'ai l'honneur de vous rendre compte des résultats de ma mission, de vous exposer les motifs de …, de solliciter l'autorisation de…, de vous faire parvenir ci-joint ci-joint le rapport, de soumettre soumettre à votre (bienveillante (bienveillante attention)… - Je vous suis (serais) très obligé** de la bienveillante attention que vous voudrez bien porter à ma demande (à ma requête). - Je vous saurais***gré de bien vouloir* m'accorder l'autorisation de… il me semble qu'il conviendrait de… Remarques : *Vouloir bien et bien vouloir : Bien, placé avant, atténue att énue l'expression de la volonté (bienveillance, bonne volonté, bon vouloir). **Attention à l'orthographe de ces deux formules voisines :"savoir gré" et "être obligé de"

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     - Loi N° N°055 055 -2 004 /AN du 21 déc emb re 200 4 po port rtan antt co code de gé gén nér éral al de dess collectivités territoriales au Burkina Faso, ensemble ses modificatifs et textes d'application - Rédaction administrative Afrique Jacques GANDOUIN / Jean-Marie ROUSSIGNOL, 3ème édition mise à jour - Le Vade Mecum de l'élu local, MATDS - La rédaction administrative Burkina Faso Baloma Marcel SANDAOGO, édition 1995 - Cours : La rédaction administrative Gustave Nia MILLOGO - Cours : Techniques et outils de gestion administrative Gaoussou OUEDRAOGO - Ambroise Module de la rédaction administrative SOME

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Ouvrage réalisé dans le cadre de l’appui du PDDC à la SNRC-AD

 

Ministère de l’Aménagement du Territoire, et de la Décentralisaon (MATD) Programme Décentralisaon/Développement Décentralisaon/Développement Communal (PDDC) 01 BP 1485 Ouagadougou 01 Tel : + 226 50 36 99 86/87 Fax : + 226 50 36 98 95  

Bien former, pour mieux servir