Actividades Semana 2 Taller Programa y Plan de Auditoría - AA2

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001 Taller Programa y Plan de auditoría - AA2 EMPRESA: PROSOL SERVICIOS C.A. Prosol Servicios es una empresa de outsourcing, encargada de contratar, subcontratar, tercerizar o externalizar recurso humano. El Outsourcing, llamado en español subcontratación, tercerización o externalización, es un proceso económico en el que una empresa toma fondos destinados a la ejecución de determinadas tareas y se los entrega a una empresa externa especializada que es quién se encarga de ejecutar estas tareas por medio de un contrato. Hay dos tipos fundamentales: 

En los que se puede subcontratar sólo el personal, aportando la empresa



los recursos que ocupe ese personal Contratar tanto el personal como los recursos.

Usualmente se ha usado el término de outsourcing junto con el de offshore, en este caso se refiere a cuando esta subcontratación se da en sitios fuera del país de origen de la empresa. No debe confundirse la subcontratación con la contratación de servicios de una empresa externa. En el primer caso, se da un intercambio de información, confianza y coordinación, inclusive hasta una pequeña parte de cesión de responsabilidades corporativas, mientras en el segundo caso, la empresa contratante sólo indica cual es el trabajo que se desea contratar y la segunda lo ejecuta en un tiempo determinado. METAS DEL OUTSOURCING Las metas principales son     

Centralización en las actividades propias de la empresa Entregar las tareas colaterales a empresas externas Reducción de costos. Reducción de riesgos Reducción de manejo de activos

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001 

Reducción de personal directo

a. Objetivos y alcance de la auditoría. Objetivos  Cumplir con requisitos externos, esto es cumplimiento de los requisitos para la certificación ISO 9001.  Comprender la importancia del proceso de la actividad de Auditoria Interna y como a partir de este entendimiento genera valor el equipo de control interno y/o auditoria.  Entender las principales etapas del Proceso Auditor con el fin de enfocar la Auditoria a los Objetivos de la entidad y la administración de riesgos.  Aplicar en la práctica una metodología de auditoria basada en riesgos que apoye el cumplimiento de los objetivos de la entidad.  Verificar conformidad con requisitos contractuales  Evaluar la compatibilidad y alineación de los objetivos del sistema de gestión con la Política del sistema de gestión y los objetivos generales de la organización.  Determinar la efectividad del sistema de gestión. Alcance Realización de las auditorías a sistemas de gestión, así como servir de directriz sobre la evaluación de competencia de los individuos involucrados en el proceso de auditoría, incluyendo el personal que maneja el programa de auditoría, los auditores y los equipos de auditoría. Esta es aplicable a toda la organización que requieren llevar a cabo auditorias internas o externas a sistemas de gestión o manejar un programa de auditoría. Se llevarán a cabo auditoría por departamento, el equipo de auditoría determinará la fecha, hora de la auditoría y comunicará al departamento asignado la fecha de la realización de la auditoría. b. Procesos a ser auditados. 1. Sistema de Gestión de Calidad.

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001 2. Reclutamiento y selección de personal. 3. Entrenamiento y Competencia del Personal. 4. Nómina y Servicios al Personal. 5. Contabilidad. 6. Cuentas por pagar. 7. Compra y proveedores. 8. Ventas y Facturación. 9. Mercadotecnia. 10. Mantenimiento de infraestructura y transporte (Servicios Generales) 11. Credito y Cobranza. 12. Control de Calidad. 13. Mejora Continua y Costos de Calidad. 14. Servicio a Clientes. 15. Salud Integral y Seguridad Laboral. c. Criterios de auditoría y documentación de referencia. El criterio de auditoría seleccionado es la auditoría vertical, donde el auditor evalúa todos los elementos, pero en solo uno o varios departamentos. Esta actividad se realiza con el objeto de verificar si están bien redactados, si son complejos y si cubren las actividades que deben cubrir; durante esta etapa se preparan listas de verificación, que le servirá de guía al auditor en la visita al terreno. Los documentos principales son: - Una lista de verificación (Check list). - Formulario para informar lo observado. - Formulario para documentar la evidencia que respalda las conclusiones del auditor. d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001 N o 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Requisitos/Preoceso/Actividad

Criterios

Sistema de Gestión de Calidad Reclutamiento y Selección de Personal Entrenamiento y Competencia del Personal Nómina y Servicios al Personal Contabilidad Cuentas por pagar Compra y proveedores Ventas y Facturación Mercadotecnia Mantenimiento de infraestructura y transporte (Servicios Generales) Credito y Cobranza Control de Calidad Mejora Continua y Costos de Calidad Servicio a Clientes Salud Integral y Seguridad Laboral

ISO 9001:2015 ISO 9001:2015

Equipo auditor Equipo A Equipo B

ISO 9001:2015

Equipo C

ISO 9001:2015 ISO 9001:2015 ISO 9001:2015 ISO 9001:2015 ISO 9001:2015 ISO 9001:2015 ISO 9001:2015

Equipo D Equipo E Equipo A Equipo B Equipo C Equipo D Equipo E

ISO 9001:2015 ISO 9001:2015 ISO 9001:2015 ISO 9001:2015 ISO 9001:2015

Equipo A Equipo B Equipo C Equipo D Equipo E

1

2

3

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5

6

Mes 7

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e. Métodos de auditoría a utilizar. Método de Evaluación Revisón de registros

Verificar auditor

Objetivos los antecendentes

del

Retroalimentación

Proporcionar información sobre cómo se percibe el desempeño del auditor

Entrevista

Evaluar los atributos personales y las habilidades de comunicación, para verificar la información y examinar los conocimientos y para obtener la información adicional Evaluar los atributos personales y las habilidades de comunicación, para verificar la información y examinar los conocimientos, y para obtener información adicional Evaluar los atributos personales y la aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades

Observación

Exámen

Ejemplos Análisis de registros de educación, entrenamiento, empleo, credenciales profesionales y experiencia en auditoría Encuestas, cuestionarios, referencias personales, recomendaciones, quejas, evaluación del desempeño, evaluación entre pares Entrevistas personales

Actuación, testificación de auditorías, desempeño en el trabajo

Exámenes orales y escritos, exámenes psicotécnicos

11

12

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001 Revisión después de la auditoría

Proveer información sobre el desempeño del auditor durante las actividades de auditoría, identificar fortalezas y debilidades

Revisión del reporte de auditoría, entrevistas con el líder del equipo auditor, con el equipo auditor y, si es adecuado, retoalimentación del auditado

Los procedimientos a aplicar podrán ser los siguientes: a) Indagación: Consiste en la averiguación mediante entrevistas directas con el personal de la entidad auditada o con terceros que tengan relación con las operaciones de ésta (evidencias testimoniales). b) Encuestas y cuestionarios: aplicación de preguntas relacionadas con las operaciones, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones. Deben

estar

debidamente

intervenidas

por

los

involucrados

(evidencias

documentales, testimoniales). c) Observación: verificación ocular de operaciones y procedimientos durante la ejecución de las actividades de la unidad. Se lo considera complemento del relevamiento (evidencias físicas). d) Comparación: análisis entre las operaciones realizadas y las definidas para determinar sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas (evidencias analíticas). e) Revisión selectiva: examen de las características importantes que debe cumplir una actividad, informe o documento, seleccionándose así parte de las operaciones que serán evaluadas o verificadas en la ejecución de la auditoría (evidencias analíticas). f) Relevamiento: conjunto de actividades que permiten documentar la forma en la que se ejecuta un procedimiento (evidencias documentales, testimoniales). g) Rastreo: seguimiento de una operación, a través de la documentación respectiva, a fin de conocer y evaluar su ejecución (evidencias analíticas).

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001 h) Revisión de cálculos matemáticos: verificación de la exactitud aritmética de las

operaciones

contenidas

en

documentos

(evidencias

analíticas

y

documentales). i) Confrontación: cotejo de información contenida en registros contra el soporte documental para confirmar la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de las operaciones realizadas (evidencias analíticas y documentales). j) Métodos estadísticos: selección sistemática o casual o combinación de ambas. Estos métodos aseguran que todas las operaciones tengan la misma posibilidad de ser seleccionadas y que la selección represente significativamente la población o universo (evidencias analíticas). k) Confirmación: corroboración de la verdad, certeza o probabilidad de los hechos, situaciones, sucesos u operaciones mediante datos o información, obtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios que participan o ejecutan las tareas sujetas a verificación (evidencias documentales). l) Comprobación: confirmación de la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de las operaciones realizadas por la organización auditada, mediante el examen de los documentos que las justifican (evidencias documentales). m) Conciliaciones: examen de la información emanada de diferentes fuentes con respecto a una misma operación o actividad, a efectos de hacerla concordante (evidencias analíticas). n) Tabulación: agrupación de resultados importantes obtenidos en áreas, segmentos o elementos analizados, para arribar o sustentar conclusiones (evidencias analíticas). o) Comunicación: obtención de información directa y por escrito de un sujeto externo a la entidad auditada (evidencias testimoniales). p) Análisis: separación de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden normativo y técnico (evidencias analíticas).

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001 q) Análisis de tendencias y comparación con los indicadores: permite medir la eficiencia y economía en el manejo de los recursos, la eficacia y efectividad de los bienes producidos o de los servicios prestados o el grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o beneficiarios (evidencias analíticas). r) Análisis de soportes informáticos: evaluación de los elementos lógicos, programas y aplicaciones utilizados por el auditado (evidencias informáticas). s) Inspección: examen físico y ocular de activos tangibles o de hechos, situaciones, operaciones, transacciones y actividades aplicando la indagación, observación,

comparación,

rastreo,

análisis,

tabulación

y

comprobación

(evidencias físicas). Adicionalmente podrán utilizarse métodos auxiliares que complementen los procedimientos ya citados, tales como: 01) Pruebas selectivas a criterio del auditor: se seleccionará una muestra representativa del universo a analizar con el objeto de simplificar las labores de medición, verificación o examen. La cantidad y características de las unidades elegidas estarán vinculadas con el conocimiento que pueda tener el auditor del control interno vigente. 02) Pruebas selectivas por muestreo estadístico: se aplicarán métodos matemáticos para determinar el tamaño mínimo de la muestra que permita cuantificar el grado de riesgo que resulta de examinar sólo una parte del universo. El criterio profesional del auditor y su experiencia determinarán la combinación de prácticas y procedimientos, según los riesgos y otras circunstancias, con vistas a obtener la evidencia necesaria y la suficiente certeza para sustentar sus conclusiones y opiniones de manera objetiva. f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor Se conformarán Cinco (05) equipos de Auditorías de tres (03) personas, cada uno con un Lider Auditor, un Asesor o expector técnico y un observador. Roles

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001 Lider Auditor: Persona calificada para manejar y realizar auditorías de calidad. -

Identifica y evalua los riesgos del programa de auditoría; Establece responsabilidades de auditoría; Establece procedimientos para programas de auditoría; Determina los recursos necesarios; Asegura la implementación del programa de auditoría, incluyendo el establecimiento de objetivos, alcance y criterios de auditoría de las auditorías

individuales,

determinando

los

métodos

de

auditoría

y

-

seleccionando el equipo auditor y evaluando los auditores; Asegura el manejo y mantenimiento adecuado de los registros del

-

programa de auditoría; Monitorea, revisa y mejora el programa de auditoría. Debe asegurar que los resultados de la auditoría de no conformidad, sean documentados de forma clara, concisa y que estén respaldados por la

-

evidencia de la auditoría. Debe considerar las limitaciones asociadas con la evidencia de la auditoría constatada durante ésta y el reconocimiento de la fiabilidad en los resultados y cualquier conclusión de la auditoría, se deben tomar estos factores en cuenta al planear y ejecutar la auditoría.

Asesor o expector técnico: Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica al equipo auditor, pero que no participa como un auditor. Observador Persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita, no influencia o interfiere con la realización de la auditoría. Conclusiones La auditoría es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica específica, con el propósito de determinar e informar sobre el

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001 grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos. Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidad de los funcionarios. Debido a todos los problemas administrativos sé han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administración de un organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración. Tomando en consideración todo lo anteriormente realizado podemos concluir que la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aún en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

Realizado por: Franz Martínez