Actividad Unidad 3

ACTIVIDAD CURSO WORD 2010 UNIDAD No. 3 “Aplicar y crear combinación de correspondencia correspondencia y plantillas” plantill as”

Actividad: Envío de correspondencia. La empresa de aseo está en proceso de crecimiento, por este motivo se debe automatizar automatiza r ciertas funciones para agilizar algunos procesos como el manejo de de correspondencia. Ahora su misión será el envío de correspondencia a los clientes. Utilizar Microsoft Word 2010 para elaborar un modelo de carta que sirva para enviar a 5 clientes diferentes de la empresa.

Proceso a seguir: 1. Revisar los 4 documentos de la unidad 3 sobre combinación de correspondencia. Iniciar La Combinación De Correspondencia: 1. Abrimos la carta de presentación presentació n utilizada en el desarrollo de la unidad, guárdela con otro nombre en este caso le dejamos CARTA INICIAL.

2. Esta carta le adecuamos el texto, de acuerdo a la necesidad, ya que va dirigida con información para nuestros clientes.

3. vamos a crear una lista de clientes a las cuales se las vamos a enviar. Sólo se reemplazara los datos del destinatario, los demás datos (el texto de la carta) serán iguales (no cambiaran) Lo guardamos con el nombre “CARTA INICIAL”. Se recomienda crear una carpeta donde se almacenara todos los documentos que se generan en este proceso. Una vez guardado el documento, sin cerrarlo, se inicia el procedimiento para realizar la Combinación de correspondencia: 4. Dar clic en la opción Correspondencia del menú. 5. Seleccionar la herramienta Iniciar combinación de correspondencia. 6. Del panel de opciones, dar clic sobre Cartas.

Ahora es necesario crear el listado de los clientes donde vamos a enviar la carta 7. Dar clic en la herramienta Seleccionar destinatarios de la barra menú.

8. Dar clic en la opción Escribir Nueva lista…

9. El cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones aparece en pantalla, se debe digitar la información de los destinatarios, lo que se desea que aparezca en las cartas principalmente (tratamiento o Titulo, nombres, apellidos, cargo, empresa, ciudad). 10. En el cuadro de diálogo Personalizar columnas, se puede agregar campos necesarios o remover los innecesarios, en este caso solo vamos a dejar (Tratamiento, nombres, apellidos, Nombre de la organización, ciudad). Los demás los elimínanos. Así:

11. Para eliminarlos los debe realizar uno por uno. Queda así.

12. Como nos falta el cargo de la persona, lo agregamos así:

13. Damos clic en aceptar

14. Ahora ingresamos la información de los destinatarios en todos los campos. Estos datos los debe ingresar de acuerdo a las normas vistas en la unidad 1. Por ejemplo:  

El titulo puede ser Señor, Señora, Doctor etc. Los nombres, las primeras letras en mayúsculas etc.

15. Ingresamos el primer registro y para pasar al segundo, damos clic en nueva entrada. Así hasta finalizar los 5 registrso

16. Una vez terminado los 5 registros nos queda así:

17. Damos clic en aceptar y guardamos la lista de destinatarios, en este caso le damos el nombre lista destinatarios. Se recomienda guardar en el mismo lugar o carpeta donde quedo la carta inicial. Insertar Los Campos En El Documento “Macros De Word” Una vez creada la lista de destinatarios, es necesario ubicar dentro de la carta Inicial, los campos que se combinarán con el listado. Se inicia insertando una macro que actualice la fecha automáticamente: 1. Borramos la fecha de la carta, solo dejamos la ciudad así:

.

2. Ir al menú Vista, seleccionar la herramienta Macros.

3. Del panel, seleccionar Ver macros.

4. En el cuadro de dialogo que aparece en pantalla, seleccionar comandos de Word.

5. Digitar el nombre de la macro Insertarcampo (debe ser todo pegado).

6. De las opciones en el listado, seleccionar InsertarCampoFecha y dar clic en el botón Ejecutar.

7. La fecha se insertará automáticamente en la carta, y cada día que se la abra se actualizara automáticamente.

8. El formato actual de la fecha no es conveniente para la carta, por eso se debe cambiar el formato: 

 

Dar clic sobre la fecha, un cuadro enmarca la fecha, pulsar botón derecho sobre este campo. Del panel, seleccionar la opción Editar campo. En pantalla aparece el cuadro de dialogo Campo, del listado propiedades de campo, en formatos de fecha, seleccionar una opción.



Dar clic en Aceptar.

Insertar Campos Combinados Los campos combinados son la información que se importará del listado de destinatarios a la carta creada.

Para incluir los campos combinados dentro del documento, hacer lo siguiente:

1. Borrar todos los datos del destinatario de la carta

2. Ir a la opción Correspondencia y Seleccionar la herramienta Insertar campo combinado.

Nota:  Si al dar clic en Correspondencia no está activa la opción insertar campo combinado, de clic en “Seleccionar destinatarios ”, escoger la opción “usar lista existente ”, buscar en la carpeta la lista de destinatarios que acabamos de crear, seleccionar y dar clic en abrir. 3. Escogemos los campos en orden como deseamos que aparezcan 

Primero necesitamos el tratamiento

Inmediatamente pasa a la carta





A continuación bajamos con enter el cursos al otro renglón e insertamos en Nombre

Para el apellido presionamos la tecla blakspace que es la que utilizamos para separar una palabra de otra e inmediatamente insertamos el apellidos. (Si no separa la palabra al combinar saldrá el nombre y apellidos sin espacios)





Ahora bajamos el cursor al siguiente renglón e insertamos el cargo.

Pasamos el cursor al siguiente renglón e insertamos el nombre de la organización.



Bajamos el cursor al siguiente renglón e insertamos la ciudad.

4. Es necesario ubicar el tratamiento y el apellido en la línea dl saludo. 

Borramos en el saludo el título y el apellido



Insertamos el tratamiento dejamos un espacio en insertamos el apellido.

5. Revisar los espacios de la carta (es decir que no se haya des configurado de acuerdo a las normas establecidas en la unidad 1). 6. Verifique que no tenga abierta al final de la carta una hoja en blanco (Si es así, ubique el cursor al final del documento y presione la tecla supr hasta eliminarla). 7. Guarde cambios sin salir de la carta

FINALIZACIÓN DEL PROCESO DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA 1. Ubicados en la carta, desde el menú correspondencia escojamos Finalizar y combinar .

2. Seleccionar la opción Editar documentos individuales…

5. Un pequeño cuadro de dialogo aparece para especificar cuales registros serán combinados en un nuevo documento. Seleccionar la opción Todos.

6. Dar clic en A ceptar.

Observamos que en un nuevo documento quedan las 5 cartas combinadas con todos los datos de la lista de destinatarios.

Guardamos las cartas con el nombre “CARTA COMBINADA”, En la misma carpeta donde guardo la carta inicial y la lista de destinatarios. Criterios de evaluación Debe enviar los 3 documentos (Carta inicial, lista de destinatarios y carta combinada)

Para enviar la actividad. Desde el menú actividades/unidad 3 Dar clic en el tirulo Actividad 3 Envío de correspondencia En el botón examinar debe adjuntar los 3 archivos (uno por uno) Clic en enviar.