Actividad Semana 2

San Vicente de Chucuri (Santander) 17 Junio 2014

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Curso ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL No. 766097 Tutor Correo electrónico [email protected] Oficina Regional Antioquia Complejo Tecnológico Minero Agro empresarial. Ciudad Oficina Calle 50 Barrio La Malena Puerto Berrio

ACTIVIDAD SEMANA 2

Desarrollo:

Dato,Información y Documento;así como su naturaleza, extensión y clasificación. DATO:Es considerado una unidad pequeña y elemental y de gran importancia, con cada dato, podemos obtener mayor fluidez, claridad, solidez y precisión de la información. Por el contrario sin los datosno tendríamos información y tendríamos dificultad para la claridad y fluidez, solidez y precisión de la información. Además, un dato puede ser representado a través de un símbolo, letra o número para así identificar una cualidad o una cantidad es decir que son una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica), etc. de un atributo o variable cuantitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades y existen tres etapas evaluadas de la siguiente manera. RECOLECCION DE DATOS:es el uso de las técnicas utilizadas por un analista para poder utilizarlas en los sistemas de información, dichas técnicas pueden ser como encuestas, cuestionarios y observación de diagramas. PROCESAMIENTO DE DATOS:tiene que ver con el manejo de los datos de manera útil incluyendo operaciones por medio de una maquina u ordenador o también de forma manual (cálculos numéricos) transmisión de datos de un lugar a otro.

TRANSFORMACION DE LOS DATOS:es la capacidad para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones, estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente.

CLASES DE DATOS Los datos se clasifican de la siguiente manera según su funcionalidad.  Los numéricos:Son aquellos que nos permiten estimar una calificación, una medida, un porcentaje o una operación que lleva implícita una función de tipo matemático o estadístico.  La Cadena:denominado de manera general porque están incluidos en un texto y permiten que éste tenga una secuencia lógica dentro del contenido. Se distinguen porque están representados con un símbolo en representación de una función, o encerrados entre comillas, en signos de admiración, con apostrofes, entre otros.  Lógicos:Estos permiten emitir un juicio en razón ya que puede estar el contenido en uno o varios criterios, como por ejemplo cuando en una encuesta se pide determinar una sola respuesta (SI o No, 20/45/ 65, etc.).

ETAPAS DE UN DATO:Para que un dato tenga efectividad en su contenido requiere pasar por los siguientes pasos: Recolección De Datos, Procesamiento De Los Datos, Transformación de Los Datos. En este proceso se recolectan y procede a realizar un procesamiento de los datos obtenidos y se conviertan los datos en información a través de la obtención de conjuntos de datos, debidamente organizados, que apoyan el objetivo de la comunicación en una actividad, investigación o estableciendo de manera comparativa o situación o un fenómeno. La Información: Puedo identificar que es un conjunto de datos, debidamente organizados, que apoyan el objetivo de la comunicación en una actividad, una investigación o estableciendo de manera comparativa una situación o un fenómeno y cumple con el objetivo de trasmitir un mensaje, que va a permitir tomar una decisión, tanto a nivel personal como empresarial que conllevará a un punto de dificultad, pero a su vez a una solución. De acuerdo a lo anterior, se puede entender que la información es un cuerpo que se concreta y se compacta como se observa en la siguiente gráfica.

TIPOS DE INFORMACION

Los Tipos De Informaciónson: 1) PERSONAL. 2) INSTITUCIONAL. 3) DOCUMENTAL. Al igual que los datos, la Información cuenta con una caracterización diferente, dependiendo de la naturaleza de su contenido que nos da a conocer ciertos rasgos de un personaje o personajes específicos, cualidades, sentimientos y actuaciones. Institucionalreúne en sus contenidos aportes acerca de las acciones de tipo administrativo, operativo y funcional de una entidad. Documental permite y facilita información acerca de uno o varios documentos.

DOCUMENTO

Un documento:El documento recopila la información necesaria para lograr transmitir una información en la gestión empresarial. Objeto o instrumento que contiene y ofrece información necesaria para realizar la transmisión del conocimiento humano, y que de manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia o situación facilitando el acceso a temas específicos."como un escrito que sirve de prueba o información de un evento" "todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba etc.

¿CUÁL SERÍA LA CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS MENCIONADOS SEGÚN EL SOPORTE?

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SEGÚN SU DIFUSIÓN EN EL TIEMPO. Es importante tener en cuenta que no todos los documentos tienen una vigencia indefinida, sino que por el contrario, algunos han sido diseñados exclusivamente para cumplir una función que tiene un principio y un final en el tiempo, como se observa a continuación: Vitales: Se constituyen como documentos que constantemente son fuente de consulta, información y soporte de una acción actual, como por ejemplo las escrituras, las nóminas y diseños. Importantes: Son aquellos, cuya información a pesar del paso de los años siguen constituyendo una reserva de gran valor. Se pueden llegar a conservar de 5 a 6

años.

Un

caso

de

ellos

son

los

soportes

contables.

Útiles: Son aquellos que por lo general tienen vigencia y apoyan la gestión de los procesos diarios que ocurren dentro y fuera de la organización. En este aspecto juega un papel fundamental la unidad de correspondencia. No esenciales: Son aquellos que pasado un término superior a los seis meses pierden su valor, por ejemplo las circulares, cartas y boletines que en un momento dado fueron informativos, pero que su vigencia y aplicabilidad prescribió pasado este tiempo.

CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO La descripción de lo que puede concebirse como documento de archivo, se deben tener en cuenta una serie de características, necesarias y fundamentales que hacen parte esencial de la naturaleza de los documentos de archivo. Estas características se pueden agrupar de la siguiente manera: CARACTERÍSTICAS  Entidad Productora:  Orígenes Funcionales:  Fecha y Lugar de Producción:  Contenido sustantivo o substancial: TEXTUALES  Notas  Borradores  Apuntes rápidos NO TEXTUALES  Cintas

        

Magnéticas Mapas Dibujos Planos Fotografías Cuadros Videos Discos Duros, etc.

Externas (su aspecto formal):  Materia rescriptoria o soporte.  Formato  Signos especiales y visibles.  Forma Internas (definitorias del contenido)  Origen funcional  Lengua empleada  Autor y destinatario  Formulario y cláusula  Fecha y lugar  Contenido y mensaje" De esta manera he clasificado los documentos según su soporte en textuales y no textuales, estos documentos contienen información la cual podemos tanto leer, oír y también la podemos manipular para obtener un conocimiento.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Un Documento De Archivo permite recopilar, conservar y archivar un registro de las actividades realizadas en un área. Se define como un soporte u objeto de conservación que registra evidencias de diferentes índoles propias de una organización, que giran en torno a la función administrativa, y son producto de una gestión de orden cultural, jurídico, histórico, entre otros. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Según su Productor o Autor: Hace referencia a la empresa o persona que elabore el documento y la función a la cual se destine y se clasifican en: Públicos: Se entiende por documento público a aquel instrumento que se tramita ante un funcionario público, que cumple una función que atañe directamente al Estado y tiene carácter representativo. Estos pueden ser registrales, judiciales y notariales. Privados: Son aquellos que se realizan sin la intervención de un funcionario estatal, por lo general con un formato libre y propio de las partes que intervienen para su realización, así como con el asunto o actividad que estimen conveniente.

ESCRIBA LAS CUATRO TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES QUE SE PRESENTAN EN EL CONTENIDO Y EXPONGA LA IMPORTANCIA DE CADA UNA DE ELLAS EN EL PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.

Importancia de cada una de las Tipologías Documentales son:

1 La Correspondencia Comercial nos sirve para dejar constancia en los archivos de la empresa de las comunicaciones que hemos tenido con nuestros clientes y así como de los procesos de ventas que puede llevar a cabo una empresa. 2 La Documentación Contable son tipos de documentos con los cuales la empresa puede en un momento dado justificar en que se invierte en dinero y si se está haciendo un uso adecuado del mismo, por este motivo es de vital importancia este tipo de documentación. 3 Por sus condiciones especiales podemos decir que los Documentos Especiales son importantes por el hecho que nos brindan la posibilidad de guardad información de muchos tipos en poco espacio. 4 La importancia de los Documentos Legales radica en que estos documentos contienen la información que prueba la existencia de hechos que generan actos legales y que son muy importantes tanto para las administraciones como para los ciudadanos en general.

DESCRIPCIÓN: de estudio, reflexión acerca de aspectos claves de la temática planteada acerca de la importancia y funciones de los siguientes elementos en un proceso archivístico: EL DATO, LA INFORMACIÓN Y EL DOCUMENTO. La Diferencia y Característica de: Dato, Información, Documento: Es la representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc.) de un atributo o variable cuantitativa. Los Datos unidad de manera elemental y de gran importancia describen y determinar a gran escala hechos empíricos, sucesos y entidades. La información: está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento. Documentos: Es una pieza clave para poder dar el curso adecuado a la gestión de los Documento y archivos que ofrece información de "todo escrito que sirve de prueba o información de un evento" "todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO El documento electrónico almacena la información, producto de la función administrativa en dispositivos electrónicos es aquel que está constituido por la información que se genera, recopila, analiza e incluso se envía a través de dispositivos de carácter digital o electrónico, previamente seleccionado y seriado, acorde con los datos contenidos en él. Además se origina de una fuente de su misma naturaleza, como por ejemplo el internet, los correos, el télex, telefax, chips de memorias, entre otros.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son importantes porque recopilan, conservan, y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que realizan.

CUÁLES PODRÍAN SER LAS POSIBLES FALLAS QUE EXISTEN EN EL PROCESO GENERAL DEL DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO.

A B C D Epara después evitarnos dolores de cabeza

Por esta razón es necesario hacer esto. A B C D E G Hetc.

CONDICIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD

Ubicado en un lugar donde no exista ninguno de los peligros identificados en la norma para los documentos a causa de la ubicación, el entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, el terrorismo. Rentable y con poco coste energético, valorado para toda su vida planificada (mínima de 20 años) y, preferentemente, con espacio para ampliaciones más allá de la duración planificada. Que no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta tecnología para mantener un entorno estable y donde los equipos funcionen siempre correctamente. Donde exista una estrategia global de protección contra incendios, preferentemente con un sistema de extinción automático mediante rociadores de agua o un gas homologado. Con la zona de almacenamiento tan definida y controlada que queden minimizados todos los riesgos de incendios e inundaciones, especialmente los derivados de las salas de máquinas de los sistemas de climatización. Donde cada tipo de material se almacene en el entorno más apropiado (requisitos específicos para los materiales fotográficos, sobre todo respecto a su aclimatación antes de una consulta).

EJERCICIO INTERACTIVO DENOMINADO

MIS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS Aquí podemos observar el proceso que se lleva a cabo cuando queremos transformar los datos en información útil que nos pueda llevar al conocimiento, l7os DATOS por si solos no dicen nada, por eso en el primer lugar es el de la RECOLECCIÓN,aquí podemos ver que los DATOS están en desorden tienen sentido, en el segundo paso podemos observar que los DATOS ya tienen cierto orden, se puede decir que hemos ordenado, clasificado, en fin llevo a cabo un PROCESAMIENTO,y por ultimo podemos observar la TRANSFORMACION de los datos ordenados en INFORMACION que nos puede servir para tomar decisiones o llevar a cabo alguna actividad. Gracias Sena ¡Gracias Dios Los Bendiga Siempre! Cordialmente;

Aprendiz: Moises Poveda Malaver