Actividad Evaluativa Eje 4

 

Actividad evaluativa Eje 4 Desarrollo Empresa

Leidy Yulieth Flórez Elkin Javier Acosta Bohórquez

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA PROCESO ADMINISTRATIVO 202160B -059  Nivia Hernández Mora Octubre 16 de 2021

 

Contenido

1.  Enumere los objetivos de cada área funcional  ...................................................................................... 3 2.  Defina las estrategias a utilizar en cada una de dichas áreas ............................................................ 3 3.  Enumere y explique tres técnicas de planeación que va a utilizar en la empresa ............................. 4 a.  Para selección de proveedores  ...................................................................................................... 4  b.  Para desarrollo anual de la operación o administración ................................................................ 4 4.  Diseñe el organigrama funcional de su grupo social  ........................................................................ 4 5.  Desarrolle las actividades principales que va a desarrollar en cada área funcional. ......................... 5 6.  Cree un cuadro de distribución de actividades por cada área. .......................................................... 7 7.  Diseñe el diagrama de proceso de su producto o servicio principal. ................................................ 8 8.  Elabore la plantilla de personal requerida para toda la empresa acogiéndose de la información recopilada hasta el momento. .................................................................................................................... 9 9.  En cuanto a la ejecución es importante que haga un listado de las técnicas de dirección que va a utilizar para poder llevar a cabo todo lo planeado y organizado. ............................................... 9 10. 

Enumere los programas de motivación que va a llevar a cabo en su grupo social.  .................... 10

11. 

Determine las características en cuanto a liderazgo, que va a requerir de su talento

humano.  ................................................................................................................................................... 10 12. 

En este ejercicio académico, el proyecto se planteará lo más cercano posible a la realidad, por

ello, se requiere hacer estimaciones que permitan ejercitar lo que se requiere en cuanto al control: ..... 11

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1.  Enumere los objetivos de cada área funcional Gerencia General

1.  Gestionar la planificación estratégica la organización 2.  Planificar las acciones para alcanzar las metas propuestas por la organización. organización. 3.  Mantener relaciones comerciales, para fortalecer los servicios prestados mediante la retroalimentación del cliente final 4.  Desarrollar anualmente un plan de trabajo que permita un crecimiento continuo de acuerdo con la protección de la organización.

Gerencia Financiera

1.  Manejo eficiente periódico de los recursos tangibles y no tangibles de la organización 2.  Mantener de una manera organizada y de forma anual el presupuesto para la ejecución de todas las actividades planteadas por la gerencia., 3.  Controlar de manera eficiente los costos para el desarrollo de las labores que se generen de la actividad económica. 4.  Realizar seguimiento y control a los gastos generados por costos operativos, de personal, obligaciones fiscales y bancarias.

Recursos humanos

1.  Escoger personal capacitado e idóneo para cargo que se necesite en la organización. 2.  Propender por la buena calidad ambiente laboral entre compañeros de trabajo. 3.  Desarrollar planes de capacitación, integración y mejoras continuas para mantener run ambiente laboral adecuado, a fin de lograr los objetivos propuestos por la organización.

Coordinador de Procesos

1.  Identificar en cada puesto de trabajo su determinar necesidades administrativas y operativas bajo un estudio de puesto de trabajo. 2.  Capacitar al personal que ingrese por primera vez a la organización en sus procesos según el área en la que desarrollara sus funciones. 3.   Actualizar constantemente con stantemente según los lineamientos de las gerencias los procesos que se generan para el desarrollo de cada una de las actividades de cada área.

2.  Defina las estrategias a utilizar en cada una de dichas áreas. a.  Gerencia General: Cuadro de mando integral. Que será lo que medirá el cumplimiento de los objetivos de la la organización, evalúa el desempeño de la organización medi mediante ante indicadores controlados.  b.  Gerencia Financiera: Planteamiento de análisis del portafolio de la organización, con l fin de poder tomar decisiones de inversión y realización de algún negocio o negociación. c.  Recursos Humanos: Establecer metas en conjunto, para crear un ambiente laborar adecuado, y mejorar las condiciones laborales fortaleciendo un ambiente adecuado con un personal calificado.

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d.  Coordinador de procesos: Realizar programas estratégicos, para el desarrollo de las funciones generales y especificas especificas mediante un control y constante seguimiento de mejoras continuas en todos los puestos de trabajo.

3.  Enumere y explique tres técnicas de planeación que va a utilizar en la empresa. La empresa está diseñada para prestar servicios de administración, por lo que no tiene una línea de producción definida, pero si tiene una estrategia para el desarrollo de su actividad y cada proceso está definido así: a.  Para selección de proveedores: Diagrama de flujo: Está diseñado para representar gráficamente el proceso que establece la organización, para dar a entender gráficamente la secuencia del paso a paso de una decisión final ante en cliente, a quien este a cargo de este proceso, sea el administrador  principal y el auxiliar  b.  Para desarrollo anual de la operación o administración: Diagrama de Gantt: Se establece con el fin de tener un control especifico con fechas establecidas para programar y ejecutar ordenadamente y de manera anual, todas las tareas de mantenimiento de planta y equipos, fechas de reuniones con el cliente y entrega de informes mensuales, revisión de estados financieros y entrega de documentos para firmas, entre otras actividades adicionales que se presenten y requieran una planeación con fecha exactas.

4.  Diseñe el organigrama funcional de su grupo social.

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Gerencia General

Gerente Financiera

Recursos Humano

Revisoria Fiscal

Coordinador de mantenimiento

Vigia de SST

Contabilidad

Coordiador procesos

Administradores

Tesoreria

Auxiliares

Axuliar contable

Recepcionista

Auxiliar de mantenimiento

5.  Desarrolle las actividades principales que va a desarrollar en cada área funcional.

Gerencia General

 Asegurar y planear estrategias para mantener relaciones comerciales con el cliente potencial Generar recomendacion recomendaciones es a la Junta Directiva sobre las dificultades que puedan presentarse para cumplir las metas organizacionales establecidas

Gerencia Financiera

Implementar y elaborar presupuestos que permitan asegurar un punto de equilibrio para el desarrollo de las operaciones manteniendo siempre la generación de utilidades. Cuidar que el patrimonio de la organización, a través de decisiones financieras saludables en las cuales el flujo de efectivo sea mayor que el utilizado para la presentación de propuestas de servicio

Recursos humanos

Mantener un proceso de selección adecuado y acorde al perfil que el cliente estime para la prestación adecuada del servicio

Coordinador de Procesos

Establecer procesos adecuados para el desarrollo de las actividades, actualizar y capacitar constantemente al personal en general de la organización

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Administrador

▪

Auxiliar Administrativo

▪

Asegurar el cumplimiento a cabalidad del presupuesto. Administrando y manteniendo los equipos y las instalaciones que tenga la copropiedad, de forma rentable y bajo un mismo estándar. Coordinar la implementación de Planes de Calidad y Trabajo en el proyecto a desarrollar.

   Apoyo a todas las tareas del administrador, realizar la coordinación y supervisión a las operaciones y servicios ofrecidos al cliente, asegurando la satisfacción del cliente y la minimizando tiempos y costos.

 

Contador

▪

Auxiliar Contable

▪

Digitación de Información hasta llegar a los Estados Financieros  – Balance General y Estado de Resultados – de cada proyecto de la organización.

   Apoyo a todas tod as las tareas tare as del contador, co ntador, rea realizar lizar la coordinación c oordinación y supervisión a las operaciones y servicios ofrecidos al cliente, asegurando la satisfacción del cliente y la minimizando tiempos y costos.

Recepcionista

   Atención a clientes y usuarios de la propiedad, proporcionando proporciona ndo la información

▪

necesaria para satisfacer sus necesidades.

Coordinador de mantenimiento

 

▪

Control general sobre las acciones operacionales del Centro Comercial, es decir todo lo que se requiera par que el centro comercial opere en óptimas condiciones, bien sea en instalaciones, maquinaria, personal y presupuesto

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6.  Cree un cuadro de distribución de actividades por cada área.

General Gerente Gerenal Dirigir, organi Dirigir, organizar, zar, coordin coordinar ar y supervisar las actividades administrativas.   Dirigir, organizar, coordinar y supervisar las actividades operacionales de la empresa.  Dirigir la elaboración de los pl plan anes es estr estrat atég égico icoss de la organización Revisar Revis ar y aproba aprobarr los planes operativos anuales,  Aprob Aprobar ar los presup presupuestos uestos,, in inve vers rsion iones es y los los esta estado doss financieros de la empresa. Repr Repres esen enttació ación n le leg gal, conf confor orme me a los los pode podere ress definidos en las Asambleas Extraordinarias de Accionistas.

•

Gerente Financiera Dirigir, organi Dirigir, organizar, zar, coordin coordinar ar y supervisar las actividades Apoyar a la Gerencia Genera en la coord coordin inac ació ión n de las ases asesor oría íass exte extern rnas as dela dela organcización.  Supervisión y control de la información contable. Anál Anális isis is de in info form rmac ació ión n financiera de la administración delegada. Supe Superv rvis isió ión n del del área área de recursos humanos y remuneraciones. Contro Con trolar lar de los sserv ervici icios os admi admini nist stra rati tivo voss y bien bienes es generales de la organización.

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Administrador

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Ser el contac contacto to direct directo o con el represent repr esentante ante que desig designe ne el cliente. Vel Velar ar por el cum cumpli plimie miento nto de metass y objetivos meta objetivos establecidos establecidos con el cliente Prog Progrramar mar y desa desarrrolla ollarr reun reunio ione ness de tr trab abaj ajo o con con el cliente para la presentación de informes, metas y objetivos del proyecto Dirigi Dirigirr y orient orientar ar las meta metass y objetivos del equipo interno de trab trabaj ajo o pa para ra el adec adecua uado do desempeño en cada una de las áre áreas as de acc acción ión del proyec proyecto to contratado Elaborar y pres en entar el presup presupues uesto to de gas gastos tos que la op oper erac ació ión n co conl nlle leve ve - Ve Vela larr porque los inmuebles administrados se encuentren en condiciones adecuadas.

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Recibir y atend Recibir atender er las llamadas del cliente. Ate Atende nderr quejas quejas,, rec reclam lamos os en inquietudes del cliente. Mantener buenas relaciones con proveedores y contratistas. Mantener actualizada la base de datos. Orga Organi niza zarr y admi admini nist stra rarr el archivo maestro. Manejo de caja menor. El Elab abor orac ació ión n e im impr pres esió ión n de act actas as de con consej sejo o y asambl asamblea ea general. Brin Brinda darr segu seguim imie ient nto o a las las actividades. Coor Coordi dina narr y auto autori riza zarr lo loss permisos de retiro de mercancía de los locales de acuerdo con los manuales de Funciones.

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Contador

Auxiliar A dministrati dministrativo vo •

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Elaboracioón de planes de capacitaciones adminitrativos y operativos Supervisar Super visar que se cump cumplan lan en los púe púesto stoss de tra trabaj bajo o los procedimientos operativos y administrativos establecidos.  Visi Visita tass peri period odic icas as para para revisión de planes detrabajo y ejec ejecuc ución ión con con el cl clie ient nte e final. Capaci Cap acitac tacion ion de per person sonal al nuev nuevo o que ing ingre resse a la org organ aniz izaci ación ón fre frent nte e a los procesos generales ssegún egún el poerfil contratado.

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Diri Dirig gir y super upervi visa sarr los los proc proces esos os de selec elecci ción ón,, contratación e inducción del persona. Planific ficar, org organizar, coordinar, coordin ar, dirigi dirigir, r, ejecut ejecutar, ar, cont contro rola lar, r, y eval evalua uarr las las actividades y procesos de la contrataición de personal. Desa Desarr rrol olla lar, r, prop propon oner er y supervisar la im impl plem emen enttació ación n de los los programas progr amas motiv motivaciona acionales les orienta orie ntados dos a la me mejora jora del clima laboral e integ integración ración del personal. Implementa Imple mentarr y supe supervisar rvisar la ejec ejecuc ució ión n del del sist sistem ema a de seg segurid urida ad y salu salud d en el trabajo de conformidad con la normatividad vigente.

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Coordinador de procesos

Recursos HUmanos

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Elabor Elaborar ar cue cuenta ntass de Cob Cobro ro y fac factur turaci ación ón Men Mensua suall de cad cada a proyecto y de la compañía. Elaboración de cheques y pago a proveedores. Elaboraci Elabo ración ón de Presupuest Presupuestos os y se segu guiimie mient nto o a eje jeccuc uciión presupuestal de cada proyecto. Elabor Elaboraci ación ón de Imp Impues uestos tos de cada proyecto y la compañía. Elaboraci Elabo ración ón y pres presentac entación ión de informes a Consejos y Asambleas en cada Proyecto y de la compañía. Digitaci Digitación ón de Infor Informaci mación ón para la prep prepar arac ació ión n de Esta Estado doss Financieros. Balanc Balance e Gen Genera erall y Est Estado ado de Resultados de cada proyecto de la compañía. Apoyo Financiero a proyectos.

Auxiliar Contable

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Coordinar todas las actividades relacionadas con facturación y pago de proveedores en general y de servicios públicos. Entrega, custodia y confirmación de cheques. Elaboración y coordinación de entrega envío de las respectivas facturas de cuotas de administración a los diferentes propietarios y/o usuarios mensuales. Organizar el cobro de cuotas de administración, coordinar asuntos relacionados con dichos cobros y cálculo de intereses moratorios. Seguimiento a cartera Generar todos los documentos requeridos por el área.

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Coordinador de mantenimiento

Recepcionista Atención al cliente dando la orientación requerida. Recepción de correspondencia.

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Recepción de llamadas. Manejo de conmutador. Arch Archiv ivo o de orde ordene ness de ingreso y salida de elementos. Verific Ver ificaci ación ón sistem sistema a de cámaras del edificio. Llamadas Llama das a prove proveedor edores es info inforrmá mánd ndol oles es fech fecha a reclamar cheque

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Supervisión directa. Programación de actividades diari arias, as, semanal sem anales es y mensua mensuales les

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(cronograma). Control presupuestal Control de ejecución  Cumplimiento de consignas. Revisión Revis ión de docum documentos entos de cada área. Reportes diarios de trab trabaj ajos os ej ejec ecut utad ados os y para programar.

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7.  Diseñe el diagrama de proceso de su producto o servicio principal.

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8.  Elabore la plantilla de personal requerida para toda la empresa acogiéndose de la información recopilada hasta el momento.

Gerente General

$ 4.200.00

Administrador

$ 2.400.000

Gerente Financiera

$ 3.800.000

Auxiliar administrativo

$ 1.250.000

Gere Ge rent nte e Re Recu curs rsos os Hu Huma mano noss

$ 3. 3.15 150. 0.00 000 0

Recepcionista

$ 1.000.000

Coor Co ordi dina nado dorr de pr proc oces esos os

$ 2. 2.80 800. 0.00 000 0

Coordinado Coord inadorr de mante mantenimie nimiento nto

$ 2.800. 2.800.000 000

Contador

$ 2.800.000

Auxi Au xili liar ar de ma mant nten enim imie ient nto o

$ 1. 1.450 450.0 .000 00

Tesorero

$ 2.500.000

Vigia de SG-SST

$ 1.100.000

Revisor Fiscal

$ 2.800.000

Auxiliar Contable

9.  En cuanto a la ejecución es importante que haga un listado de las técnicas de dirección que va a utilizar para poder llevar a cabo todo lo planeado y organizado.   Técnica de escuchar: Expresarlo externamente con gestos, tolerancia, no tener miedo al hablar,

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expresar con gestos, entre otros   Técnicas provocativas: Pausas silenciosas, obligar a reflexionar, permitir preguntas y hacer  preguntas.   Identificación de Roles y comportamientos que puedan generar conflictos en el grupo

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•

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10. Enumere los programas de motivación que va a llevar a cabo en su grupo social.

Empleado del mes

Semana de la Salud (estilos de vida sauildable)

Activiades recreativas

Actividades Recreativas

(Rumba de zumba)

(Celebración trimestral de cumpleaños)

Salida ecologica (Caminata ecologica)

Capacitaciones (Manejo del stres)

Capacitaciones

Capacitaciones

(Primeros Auxilios primer responidente)

(procesos internos de la organización)

Capacitaciones (Fundamentos trabajo en equipo)

Capacitaciones (Liderazgo)

Programa (Por desempeño anual y cumplimento de metas incremento salarial

11. Determine las características en cuanto a liderazgo, que va a requerir de su talento humano.

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Liderar y desarrollar

Atraer y comprometer

Se hará Liderazgo democrático ya que para nosotros es muy importante los recursos humanos. Somos líderes que tenemos en cuenta las opiniones de nuestros empleados, los escuchamos y esto tiene un un impacto muy positivo ya que los empleados se motivan a hacer sus deberes. Sabemos que como todo tiene consecuencias, pero esto genera un clima laboral muy positivo, participativo y colaborativo. Lo que buscamos es que nuestros empleados se sientan a gusto haciendo su trabajo, porque cuando una persona hace algo que le gusta lo hacen muy bien. Sabemos que algunos empleados no se van a sentir a  justo haciendo su trabajo por por eso tendremos espacios espacios de destreza como (mesa de ping pong, mesa de ajedrez, zona gamers donde solo hay consolas y zona de películas). Se pueden utilizar los espacios anteriores en las horas libres o en el almuerzo que tengan los empleados. También se brindará un horario flexible, no se trabajará domingos y festivos. Se harán eventos, se darán a los mejores del mes y del año, sepremios darán incentivos a lasempleados personas que mejor hagan su labor. La empresa brindará unas buenas prestaciones como (pagar salud y pensión, auxilio de transporte, reparto de utilidades, vacaciones, seguro de gastos médicos mayores, fondos de ahorro, bonos de productividad, apoyo parental).

Transformar y reinventar

Vamos a manejar plataformas como (Facebook, Instagram y pagina web) para dar a conocer nuestra empresa y también los servicios que prestamos con el fin de llegar a muchas personas a nivel nacional e internacional. También nos concentramos en que el cliente se le brinde un buen servicio y una buena experiencia con nosotros la fidelización delde cliente y además ayudaraesto a unhará crecimiento orgánico boca en boca por clientes satisfechos.

12. En este ejercicio académico, el proyecto se planteará lo más cercano posible a la realidad,  por ello, se requiere hacer estimaciones que permitan per mitan ejercitar lo que se requiere en cuanto al control: a.  Utilice la gráfica de Gantt para determinar cuáles fueron los resultados de acuerdo con lo planeado.

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La empresa es muy nueva, no se ha generado ningún servicio por lo tanto aún no hay resultados  b.  Determine si se lograron lograro n las metas propuestas en cuanto a ventas v entas (área comercial). Estamos en proceso de implementación, no se ha generado ningún servicio por lo tanto aún no se han cumplido las metas establecidas. c.  En caso de no haber logrado lo planeado determine las causas.  No se ha generado ningún servicio por lo tanto aún no se puede realizar análisis d.  Elabore el punto de equilibrio de su empresa. Costa de 3 Variables: Costos fijos: Son aquellos que no varían en cuanto a la producción de la empresa

como por ejemplo la nómina de los empleados, pago de servicios públicos de la empresa y el pago del arriendo de la inmobiliaria. Costo variable: Son aquellos que tienen que ver con el nivel de prestación de

servicios de la empresa y debe calcularse como servicio prestado, si la demanda aumenta para prestar el servicio así mismo los costos variables también. Aquí incluye  publicidad, la materia prima, la mano de obra y los incentivos para los empleados. emp leados. Costos totales: Es la suma de los costos fijos y variables. Sabiendo cuales son los costos totales se deduce el punto de equilibrio ya que es cuando los ingresos son iguales a los costos totales. e.  Elabore un modelo integral de ggestión estión aplicado a su empresa empres a y teniendo en cuenta lo sugerido en el desarrollo temático. Tome como ejemplo las

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 perspectivas (agregando o eliminando lo que se ajuste a su empresa) y agregue las características que va a tener en cuenta.

f.  Cree los indicadores por medio de los cuales controlará su empresa.

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NOMBRE 

CARACTERÍSTICAS  Impacto

PERSPECTIVA DEL ENTORNO 

INDICADORES 

ecológico:

Este involucra la compañía de una forma nueva de ver el ambiente y esta conduce a la producción y evaluación con esos nuevos

Estrategia de innovación/100%

la

empresa*impacto

de

puntos de vista

Promover la mejora continua del servicio:  medir cual satisfecho PERSPECTIVA DE LA COMPETENCIA 

PERSPECTIVA FINANCIERA 

está el consumidor con la empresa. Sus resultados ayudan a identificar puntos de mejora que conducen a la entrega de mejores experiencias los clientes y en consecuencia a su fidelización Ingresos: incrementar el volumen de operaciones basados en ofrecer nuestros servicios orientar a fidelizar nuestros clientes en búsqueda de beneficios para la propiedad

# de clientes satisfechos ---------------------------------------- x100% # total de clientes encuestados

Utilidad neta/ventas netas

Inversión: Establecer sistema de inversión  y de inspección del Inversión actual +nueva inversión en publicidad proceso de trabajos en curso para los nuevos proyectos 

Disminución

de

gastos: 

determinar el porcentaje de disminución de gastos, para así tener un control del manejo de los recursos y que se vea una utilidad reflejada 

Costo unitario*unidad física producida*100%

Nuevas propuestas: se pretende PERSPECTIVA DEL MERCADO 

innovaron diferentes tipos de destrezas, como codificando productos, normas y procedimientos

Numero de ideas propuestas/*personas que se proponen ideas/100

Cuadro de personal a vincular: 

PERSPECTIVA INTERNA

seleccionar y contratar personal idóneo a las necesidades de la organización de los clientes, asegurando su inducción, entrenamiento, formación

Vacantes cubiertas del mes ---------------------------------------- x100%

continua, en adecuado ambiente de trabajo; con el fin de promover

Vacantes solicitadas del mes +vacantes pendientes del mes anterior   14 | P

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el desarrollo y bienestar del colaborador y potencializar su desempeño 

Capacitaciones PERSPECTIVA INTELECTUAL

virtuales:  # capacitaciones virtuales realizadas

determinar de ----------------------------------------# de capacitaciones convocadas x100% acogida de ellas porcentaje capacitaciones virtuales después de la pandemia. 

Tiempos de primera respuesta: PERSPECTIVA SOCIAL

este indicador no hace referencia al tiempo que se tarda en solucionar la petición del cliente, Tiempo promedio de 1 respuesta = sino a lo que se tarda en atender, Total, de todos los tiempos de respuesta la solicitud. para calcular el tiempo ----------------------------------------------- x100% # de solicitudes abiertas de la primera respuesta. 

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