Actividad de Aplicacion Plan de Prevision de TH

 

  CTIVID D DE PLIC CIÓN PL N DE PREVISIÓN DE T LENTO HUM NO, C SO SO P R N LIZ R

Objetivo de la ctividad 1. Pres Presentar entar cconcep onceptos tos y ffundam undamentos entos ddee la prev previsión isión ddee recur recursos sos hu humanos manos 2. Ident Identific ificar ar las eta etapas pas par paraa la elabor elaboració aciónn de los plan planes es de prev previsió isiónn de recurs recursos os huma humanos nos Metodología -

Realización de la actividad de aplicación en la que se pondrán en práctica los conceptos y metodologías para el desarrollo de las etapas de elaboración de un plan de previsión de recursos humanos: 1. Diagn Diagnósti óstico co de neces necesidade idadess de personal personal.. Desarr Desarrolle olle los form formatos atos 1 y 2 consid considerando erando la inf informac ormación ión suministrada. 2. Anál Análisis isis de dis disponib ponibilida ilidadd de personal. personal. Realic Realicee un estudio sob sobre re la dispon disponibili ibilidad dad intern internaa de recurso recursoss humanos, de acuerdo con las categorías propuestas para caracterizar al personal. Reflexione: a) ¿Es posi posible ble determ determinar inar el estado act actual ual de los recurso recursoss humanos de una entidad sin cont contar ar con datos actualizados y organizados sobre las diferentes categorías de personal?. b) ¿Qu ¿Quéé dif dificu iculta ltades des como jefe de tal talent entoo hum humano ano se pue pueden den pres present entar ar si no se cue cuenta nta con un registro de información del personal que labora para la entidad? c) ¿Có ¿Cómo mo pod podría ría,, sin incu incurri rrirr en cos costos tos y apr aprove ovecha chando ndo la infrae infraestr struct uctura ura dispon disponibl ible, e, ten tener  er  organizada la información al respecto? d) ¿Qu ¿Quéé otr otras as cat catego egoría ríass o var variab iables les podrí podrían an con consid sidera erarse rse al mom moment entoo de rea realiz lizar ar una mirad miradaa interna a la oferta de personal de una entidad? 3. Real Realic icee un form format atoo pa para ra ap aplilica carr al pers person onal al de la en entitida dadd y de dete term rmin inar ar el estado estado ac actu tual al de la capacidad humana instalada.

1.3: Programación de medidas de cobertura. Desarrolle el formato 3 de acuerdo al plan de previsión de talento humano que considere pertinente. -

Se presenta una información general que será la base para el análisis del caso. La actividdad ad se realiza en grupo. Una vez finalizada la actividad se realiza una plenaria en la que cada grupo, de manera sintética, comenta sus conclusiones. El capacitador orienta la plenaria y, de manera sintética, realiza una retroalimentación general.

Información General

 

Se le pide al Jefe de Talento Humano de la empresa XYZ elaborar el respectivo plan de previsión de TTHH. La situación en materia de personal de la entidad es la siguiente: 

La planta de personal está integrada por 60 cargos, así: 1

PL NTEntidad DE PERSON L XYZ  Total DENOMIN C CIIÓN DEL EMPLEO CÓDIGO GR D DO O DESP CHO DE DELL GERENTE 1 GERENTE GENERAL 034 10 2 ASESOR 105 04 2 ASESOR 105 03 2 SECRETARIO EJECUTIVO 525 08 2 CONDUCTOR MECANICO 601 06 DESP CHO DEL SECRET RIO GENER L 1 SECRETARIO GENERAL 054 08 PL NT GLOB L 1 SUBDIRECTOR TECNICO 088 07 1 SUBDIRECTOR TECNICO 088 07 2 JEFE DE OFICINA ASESORA 115 06 6 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 335 09 4 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 335 08 4 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 335 07 4 PROFESIONAL UNIVERSITARIO 340 06 5 PROFESIONAL UNIVERSITARIO 340 05 4 PROFESIONAL UNIVERSITARIO 340 04 2 PROFESIONAL UNIVERSITARIO 340 03 1 TECNICO 401 09 1 TECNICO 401 08 1 TECNICO 401 07 1 TECNICO 401 06 5 TECNICO 401 05 21 5



1

TTEEC CN NIIC CO O SECRETARIO EJECUTIVO

440011 525

La situación de los empleos de la planta es la siguiente:

 Está Planta esta definida de acuerdo con las disposiciones del Decreto Ley 1569 de 1998.

0043 06

 

Empleos de Libre Nombramiento y Remoción Empleos de carrera administrativa

14 46

De los cuales: EEmpleos mpleos ddee ccarrera arrera aadministrativa dministrativa ccon on tivacancia tular definitiva (no cuentan con titular de carrera pero actualmente están provistos mediante nombramiento provisional o encargo) Empleos de carrera administrativa con vacancia temporal (cuentan con titular de carrera temporalme tempo ralmente nte separ separado ado de esto estoss cargo cargos, s, pero actu actualmen almente te está estánn provi provistos stos mediante nombramiento provisional o encargo)

27 19 13

La situación de los empleados actualmente vinculados es la siguiente: Empleados de carrera administrativa que actualmente ocupan el empleo del cual son titulares Empleados de carrera administrativa encargados en otros empleos Empleados de carrera con comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción

11

Empleados con nombramiento Provisional que ocupan vacantes definitivas Empleados con nombramiento Pr Provisional que ocupan vacantes temporales Empleados próximos a pensionarse

13 9 5



La estructura de la entidad está representada por el siguiente organigrama: E n t id a d

J u n ta

X X X

D ir e c t iv a

G e r e n c ia

O f i c in in a

d e P l a n e a c ió n

O f i c in in a

S e c r e ta r ía

S u b d i r e c c ió n

T é c n ic a

1

d e C o n tr o l In te rn o

G e n e ra l

S u b d i r e c c ió n

T é c n ic a

2

14 2

 



La distribución de los empleos por dependencia de acuerdo con el estudio de cargas de trabajo, es la siguiente:

Dependencia Gerencia Oficina de Planeación O Seficcrineatadríea CGoennteroral lInterno Grupo Administrativo y Financiero Grupo Jurídico Grupo Gestión de Personal Subdirección Técnica 1 Subdirección Técnica 2 Total 











Direc. 1 1

1 1 4

sesor Profesional Técnico 2 1 1 4 21

6

dminist. Operativo 1 1

Total 5 6

1

4

1

4 3

2

1 1

7 4

1 12 7 29

2

1 1 1 7

4 14 9 60

12

1

2

56

Existen 3 servidores que ya se van a pensionar, 2 de los cuales pertenecen al área de recursos humanos son los responsables de liiquidar quidar la nómina y realizar las autoliquidaciones. No existe en la entidad otro servidor que conozca del tema o maneje los procedimientos correspondientes. Otro de los servidores próximos a pensionarse tiene 25 años de experiencia y cuenta con uno de los mayores conocimientos en el quehacer institucional. La entidad no cuenta con disponibilidad presupuestal para financiar cargos permanentes adicionales a los actualmente aprobados; sin embargo sí existe una pequeña disponibilidad presupuestal para cubrir  gastos de personal para cinco empleos temporales durante la presente vigencia (de acuerdo con lo previsto en el artículo 21 de la Ley 909 de 2004). En el pasado, la entidad enfrentó un gran número demandas de excontratistas que, pese a haber sido vinculados mediante órdenes de prestación de servicios, lograron demostrar un vínculo laboral con la entidad, lo cual representó una erogación millonaria al perder todas las demandas. Ha llegado una Circular del DAFP solicitando información sobre el cumplimiento de la ley 581 de 2000 que establece que mínimo el 30% de los cargos del nivel directivo debe ser desempeñado por mujeres. El tema es nuevo para quien desempeña el cargo de jefe de personal en la entidad y al hacer los cálculos respectivos, el porcentaje es inferior al mínimo establecido. Recientemente, se expidió la Ley YYY de 2005 que le asigna nuevas responsabilidades a la entidad, sin embargo, los 60 cargos de la planta de personal son apenas suficientes para cubrir las cargas de trabajo que tenía la entidad antes de la aprobación de la mencionada Ley y de los servidores actualmente vinculados, muy pocos cuentan con los conocimientos requeridos para el efecto. Los resultados obtenidos en la evaluación de gestión de las áreas del año inmediatamente anterior, realizada por las oficinas de Planeación y Control Interno fue deficiente y como resultado del análisis de esta evaluación, se detecto que una de las causas de la deficiencia en la gestión se debió a que los servidores no están adecuadamente distribuidos en la planta, a la inadecuada distribución de las cargas de trabajo y a que los servidores no cuentan con los conocimientos y habilidades necesarios para el desempeño de sus cargos.

 



La situación en materia de información de personal es la siguiente:

CATEGORÍAS VARIABLES 1. Dat Datos os por ser servid vidor or No se cue cuenta nta con inf inform ormaci ación ón con consol solidada idada sob sobre re nivel nivel de edu educac cación ión formal formal,, capacitaciones relacionada con las actividades propias de la organización, tiempo de servicio en la entidad y en otras entidades, conocimientos y habilidades de los 2. Perfil de los empleos 3. Esta Estadí díst stic icos os

4. Proyecciones sobre futuros movimientos 5. Análisis de procesos 6. Com Compa para ratitivo voss



servidores. directamente a las hojas de vida de cada uno. Para acceder a ella, se debe acudir directamente La identificación de cada empleo se encuentra en el manual específico de funciones y requisitos, pero no se han definido los conocimientos, habilidades y competencias requeridas para su desempeño. La en entitida dadd cu cuen enta ta co conn la si sigu guie ient ntee in info form rmac ació ión: n: - Distribución de cargos por dependencias - Número de empleos por niveles jerárquicos y por su naturaleza - Distribución de cargas de trabajo por dependencia - Vacantes temporales - Mov Movili ilidad dad del per person sonal al (en (encar cargos gos,, com comisi isione oness de servic servicio, io, de estudi estudio, o, reubicaciones y estado actual de situaciones administrativas) - Empleados próximos a pensionarse La entidad no cuenta con la siguiente información: - Distribución de cargos por planes y proyectos de la entidad - Composición de la planta de personal por rangos de edad, género y formación académica - Rotación de personal (relación entre ingresos y retiros) - Ausentismo (enfermedad, licencias, permisos, etc.) La entidad no ha identificado a aquellos servidores que dados sus conocimientos y experi exp erienc encia ia potenc potencial ialmen mente te pue puedan dan ser reu reubic bicado adoss en otras otras dep depend endenc encias ias,, encargarse en otro empleo o que se les pueda comisionar para desempeñar cargos de libre nombramiento y remoción La entid entidad ad no ha reali realizado zado estudio estudioss sobre el comp comportam ortamiento iento de la evaluació evaluaciónn del desempeño ni sobre los impactos de los programas de selección, capacitación y bienestar  La en entitida dadd no ha re real aliz izad adoo est estud udio ioss so sobr bree el pr pres esup upue uest stoo en ma mate teririaa de per perso sona nall ni sobre la cantidad real de empleados frente a la presupuestada

El plan de gestión de tres dependencias de la entidad, se entrega como apoyo para la realización del ejercicio.

(VER ANEXO PLAN DE GESTION)

 

Entidad XXX Plan de Gestión 2005 Nº

DEPENDENCIA / PROYECTO

M iiss iona l

Apo Apoy o

Metas

Fecha de cumplimiento de metas

SECRETARÍA GENERAL 1

1. Optimización de los procesos financieros

X

E nntt rreen aam m ie ie nntt o de 8 servi rvi ddoo re res de l a e nntt iidda d e n l ooss proc roceso s  Abr-05 financieros El Elab abor orac ació iónn y difu difussió iónn ddee la la gguí uíaa ddee ppro roce cessos fi fina nanc ncie iero ross AgoAgo-05 05 Difusi Difusión ón ddee mens mensaje ajess in inst stitu itucio cional nales es en en mater materia ia ddis iscip ciplin linari ariaa

2

3

2. Prevención de la ocurrencia de faltas disciplinarias

3. Mejoramiento de la cultura organizacional

X

X

El Elab abor orar ar y difu difund ndir ir un unaa Ca Cart rtililla la Di Didá dáct ctic icaa qu quee de a co cono noce cerr los los comportamientos comportami entos y accioones nes que generan generan investigac investigación ión disc disciplin iplinaria aria Noviembre 30 de 2005 y las sanciones que acarrea Mayo 15/04 (Definido) Definir y divulgar los Valores Corporativos Mayo a Diciembre (Divulgado) Carteleras: permanente; Boletín: Desarrollar los canales de comunicación en la entidad. cada 15 días la gestión de cada dependencia. Im ppllem eennt aarr Eq Equipos de Me Mejoramiento a la G Geestión

4

5. Ate Atenci nción ón e informa informació ciónn unific unificad adaa en lostemas de compe competen tencia ciass de la entidad

X

5

6. Organización de los archivos central y de gestión

X

6

7. Optimización del proceso contractual

X

7

2. Fortalecimiento de las herramientas de información y comunicación interna y externa de la entidad a través del ambiente

X

Me Mens nsual ual a pa parti rtirr de abri abrill

Ca ppaa ccii ttaar a l os os se rv rv iidd oore ress de l a ent iiddad en l a p re rev en en ccii óónn de Julio/2005 a Septiembre Septiembre de 2005 conductas y normas del CUD (Ley 734/02)

Abr il a Diciembre

Ela Elabor borar ar un docum document entoo qu quee con conten tenga ga los tem temas as más rec recurr urrent entes es de  Abril 30 de 2005 2005 consulta en la entidad A partir de mayo 31 de 2005 y Ela Elabor borar ar un doc docume umentode ntode orient orientac aciónpara iónpara da darr res respu pues esta ta op oport ortun unaa y hasta el 31 de diciembre de 2005 efectiva. (por temas mensuales)  Actualizar las tablas de rete retención nción de la entidad entidad (14)

De Abril a Julio 30 30 de 2005

 Adecuar 14 archivos archivos de gestión gestión (colaboración (colaboración con las áreas) De julio a agosto agosto de 2005 Tra Transf eeri rirr l os os arch rch iv iv os os de gest iióó n al aarc rchh iivv o ce nntt ra ra ll.. Di ccii eem m bbre re de 2005 Elaborar la Progr aam maci óónn año 2005 y 2005 de l ooss pr oc ocesos Marzo 31 de 2005 contractuales Implementar el Manual de Contratación De Mayo a Junio 30 de 2005. Estandar Estandarizar izar lo loss términos nos de de referencia referencia y minuta minutass contract contractuale uales. s. Jun Junio io a Octubre Octubre de 2005 2005 Intranet Agosto 1, 2005 Internet Agosto 1, 2005

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Implementar 5 manuales de procedimientos y servicios

8

1. Documentación de los procesos misionales y de apoyo de la entidad

X

Marzo: Manual de inducción y Reinducción. 2ª semana de abril: Manual de contratación,, final de abril. contratación Mayo 14: Documentación áreas misionales. Junio 30 Documentación total áreas de apoyo. Abri Abrill 115/ 5/04 04

Elab Elabor orar ar y ddivu ivulg lgar ar el Port Portaf afol olio io de Servi Servici cios os de la en entid tidad ad Imple Impleme ment ntar ar 3 in inic icia iati tivas vas en me mejo jore ress prác prácti tica cass en lo loss pr prod oduc ucto toss y De Septiembre a Noviembre/04 servicios. Elaborar, Elaborar, ddivulga ivulgarr e Impleme Implementar ntar el Plan Plan de Gestió Gestiónn de la entidad entidad

9

10

2. Im Impl plem emen enta taci ción ón de un si sisstema tema de pl plan anea eaci ción ón y se segu guim imie ient ntoo a la gestión

3. Gestión de oferta y demanda de cooperación internaciona internacionall

Marzo Marzo - abril 15

X

Elab Elabor orar ar e Implem Implemen enta tarr 1 In Info form rmee de se segu guim imie ient ntoo y ev eval alua uaci ción ón de Desde abril 14 cada trimestre proyectos

X

Elab Elabor orar ar y di divu vulg lgar ar en la en entid tidad ad,, un unaa me meto todo dolo logí gíaa pa para ra fo form rmula ular  r   Abril 30/04 proyectos de Cooperación Internacional 1 convenio: Mayo/04 2 convenio: Julio/04 Suscribir 3 convenios o acuerdos 3 convenio: Sept/04 El Elab abor orar ar y difu difund ndir ir un bo bole letí tínn para ara da darr a co cono noce cerr la lass ge gessti tion ones es y Mensual desde finales de abril/04 oportunidades en CI

OFICINA DE CONTROL INTERNO

11

1 . Di se se ññoo e i m mppl em em en ent ac aci óónn de m ec eca nnii sm sm ooss corr rreect iivv os os a l os os componentes del Sistema de Control Interno

X

Ret Retroa roalime limenta ntarr a tra través vés de 6 charla charlas, s, e inf inform ormar ar a losfunciona losfuncionario rioss el esta ddoo ac tu tu aall del Si sstt eem m a d e Cont ro rol I nntte rn rn oo,, d e l a en ttii ddaad , 2ª Quincena de Abril. contemplando sus debilidades y fortalezas. Ela Elabor borar ar y divu divulga lgarr un doc docume umento nto de aná anális lisis is so sobre bre los ava avanc nces es de las las medi medida dass que que vi vieene nenn co cont ntri ribbuy uyen endo do al me mejo jora rami mien ento to de lo loss Mayo componentes con menor calificación. Ela Elabor borar ar y divu divulga lgarr un do docu cumen mento to con las obs observa ervacio ciones nes rea realiz lizada adass por por la OCI OCI a las las ac acci cion ones es de me mejo jora rami mien ento to rec recom omen enda dada dass a la lass 15 de Agosto, 15 de Noviembre. áreas comprometidas con los componentes de mas baja calificación.