Actividad 5

 Administración  Administración de Empresas Empresas

 Asignatura: Documentación y manejo de la Información

Presentado por: Ernesto Latorre Rivera

Docente: Sandra Janneth Medina

Bogotá D.C Colombia 20 Marzo 2017

 ACTIVIDAD 5 1.  A continuación, se presenta a modo de Plantilla un Índice detallado del Procedimiento. Asocie cada una de las letras anteriores, con la parte del índice correspondiente. Respuesta: CONTROL DE MODIFICACIONES INDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 4. GENERALIDADES 5. DESARROLLO 5.1 Elaboración 5.2 Revisión y aprobación 5.3 Control 5.4 Distribución 5.5 Modificación 5.6 Documentos externos 6. REGISTROS Y ANEXOS

LETRA E E E E E E D F B H H C E

2. Con base en el procedimiento anterior asigne la codificación a los siguientes Documentos: a. Formato de despacho de mercancía. RESPUESTA: PG-FT-H01 b. Procedimiento de empaque y embalaje cuyo control asignado es el 07, el Número es 02 y la versión 5. RESPUESTA: PG-7.02.5

c. Instrucciones técnicas de elaboración de partes pequeñas derivadas del Procedimiento 07.05 el número de orden es 01, versión 3. RESPUESTA: IT-PG-07.05.01.3 d. Procedimiento de evaluación de proveedores cuyo control asignado es el 07 y El número es 04, versión 2. RESPUESTA: PG-07.04.2 e. Procedimiento de selección y contratación, control asignado es 06 y número es 02, versión 4. RESPUESTA: PG-PR-06.02.4 f. Formato de empaque y embalaje, versión 5. RESPUESTA: FT-01.5 g. Formato de evaluación de proveedores, versión 4. RESPUESTA: FT-01.4 h. Formato de selección de proveedores, versión 5. RESPUESTA: FT-02.5 i. Formato de selección de candidatos, versión 6. RESPUESTA: FT-01-6 j. Formato de inducción del personal, versión 9. RESPUESTA FT-02-9 k. Formato de recepción de hojas de vida, versión 2. RESPUESTA: FT-03-2

3. (CE: Diligencia el listado maestro de documentos y registros de acuerdo con el procedimiento determinado por la organización)

RESPUESTA:

formato listado maestro documento

4. Una vez codificados los documentos debe actualizarse el listado maestro de documentos (Anexo 1 Listado Maestro de documentos)

RESPUESTA:

formato listado maestro documento

5. Mediante las consulta de diferentes fuentes construya un procedimiento de préstamos de documentos teniendo en cuenta las características establecidas en el procedimiento de control de documentos y registros. RESPUESTA: PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: a. La unidad administrativa de CANDELAZO que desee solicitar un préstamo de documentación al Archivo, debe hacer uso del formulario de solicitud de préstamo, imprimirlo, cumplimentarlo, y entregarlo al encargado del Archivo, firmado por el responsable de la unidad administrativa. Este formulario refleja el procedimiento de préstamo y ha de acompañar a la documentación en todas las fases del procedimiento. b. El formulario de solicitud de préstamo incluye los siguientes campos: • Nombre del solicitante • Unidad administrativa • Nombre del responsable que solicita • Correo electrónico y teléfono del solicitante • Fecha de la solicitud • Datos de la documentación:

- Descripción (título de la serie y del expediente que se requiere) - Años - Signatura de la documentación en el Archivo. - Observaciones que la unidad administrativa solicitante quiera añadir en relación a las características de la documentación que solicita, plazos especiales, motivo de la solicitud, etc. Datos de control interno del préstamo (los cumplimenta el Archivo): - Número de préstamo. - Fecha de devolución. - Fecha de devolución en caso de prórroga. Firmas, sellos y fechas del procedimiento administrativo del préstamo: - Firma (con fecha y sello) del responsable de la unidad administrativa solicitando el préstamo. - Firma (con fecha y sello) del responsable del Archivo dando curso al préstamo. - Firma (con fecha y sello) del responsable de la unidad administrativa devolviendo el préstamo.

Firma (con fecha y sello) del responsable del Archivo acusando recibo de la documentación devuelta. c. Una vez que el Archivo recibe el formulario, se prepara la documentación solicitada y se remite a la unidad administrativa peticionaria, acompañada por el formulario en donde el Archivo ha consignado los datos de número de préstamo, fecha de devolución y ha firmado y fechado el envío del préstamo. d. Dentro del plazo de préstamo establecido (un mes), la unidad administrativa devuelve la documentación al Archivo, junto con el formulario en donde ha fechado, firmado y sellado la devolución e. Si la unidad administrativa tiene razones para mantener el préstamo durante un plazo más amplio del establecido, es necesario que solicite una prórroga al Archivo. f. La documentación se devuelve al Archivo sin modificaciones. Si fuera necesario añadir al expediente algún documento, el responsable de la unidad administrativa lo hará constar en la portada de la carpeta correspondiente y advertirá de ello al Archivo g. En caso de pérdida o deterioro de la documentación, la responsabilidad recae en la persona de la unidad administrativa solicitante del préstamo. h. Una vez recibida la documentación prestada, el Archivo remite al prestatario el formulario con el acuse de recibo fechado, firmado y sellado.