Actividad # 4 Seccion 001 Control Interno Verano 2021

 

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA Cátedra; Auditoria I Sección 001 Prof.: Esp. Indira Mykoo ACTIVIDAD # 2 : Valor de 4 Puntos

 ACTIVIDAD 2: CASO PRACTICO PRACTICO CONTROL INTERNO Tema: Ciclo de INVENTARIO  Caso: VERANO 2021, C.A Metodología de desarrollo: Actividad para realizar en casa tomando como apoyo el material dictado en clases guiado por el docente. Objetivos Adquirir las habilidades para el examen de la evaluación del Control Interno del ciclo de nómina y personal. Dínamo S.A. es una empresa dedicada a la compra y venta de partes para automotores que cierra su ejercicio el 31 de agosto de cada año.  A efectos de la preparación y desarrollo del recuento físico anual la Gerencia de  Administración y Control ha elaborado el siguiente memorando de instrucciones. • Fe Fech cha, a, ho hora ra y luga lugarr de re real aliz izac ació ión n de dell con conte teo o:3 31 1 de de a ago gost sto oap par artitirr de las las 8 horas. Se recontarán los depósitos situados en: a) Oroño 1254: inicio 8 horas y  b) Pellegrini 150: luego de la finalización del anterior. Se estima 15 horas para el reconteo, en caso de no concluir en el mismo día, se continuará al día siguiente. • Re Resp spon onsa sabl ble: e: E Enc ncar arga gado do g gen ener era al de de depó pósi sito toss (t (tie ien ne su of ofic icin ina a en el d de e Oroño 1254 y de él dependen jerárquicamente ambos depósitos). • No Notitififica caci ción ón a llos os a aud udititor ores es e ext xter erno nos: s: S Ser erá á re resp spon onsa sabi bililida dad d de dell enca encarg rgad ado o del recuento informar con antelación no menor a quince días. • Alca Alcanc nce e de dell ccon onte teo o La tota totalilida dad d de las las ex exis iste tenc ncia iass en todo todoss los los d dep epós ósititos os d de e la empresa.

 

• Gr Grup upos os d de e pe pers rson onal al d de e in inve vent ntar ario io:: Se co cons nsttitui ituirá rán n do doss gr grup upos os d de e pe pers rson onal al conformados por dos personas cada uno, de cada grupo una persona pertenecerá al área de depósito y la otra al sector contable de la empresa. • Mé Méttod odo o de co cont nteo eo:: Se p pra ract ctic icar arán án d dob oble less re recu cue entos ntos,, uno uno po porr ca cad da gr gru upo po.. Estos serán simultáneos a efectos de determinar posibles diferencias entre ambos grupos y generar, en su caso, un tercer conteo final. • Se Sect ctor oriz izac ació ión n de los los d dep epós ósititos os:: S Sie iend ndo o qu que e ttod oda a lla a me merc rcad ader ería ía se col coloc ocan an en estanterías de cuatro cuerpos de altura y cuatro de fondos, se establece que cada sector corresponderá a una estantería. Cada sector será señalado con un número correlativo a partir del 1. • Da Dato toss a rel relev evar ar dura durant nte e el cont conteo eo:: C Cód ódig igo o de pr prod oduc ucto to,, d des escr crip ipci ción ón b bre reve ve y cantidad de cajas y cantidad de ítems por caja. • Co Cort rte e de do docu cum men enttac aciión ón:: Es Esta tará rá a ca carg rgo o de dell re resp spo ons nsab able le y se e effec ecttuará uará antes del inicio del conteo en cada conteo. • Mo Movi vimi mien enttos de En Enttra rada da / sal saliida dura durant nte e e ell con contteo eo:: N No o sse e a adm dmit itir irán án.. E En n caso de urgencias se retirarán productos del depósito que no se esté recontando. • Fina Finaliliza zaci ción ón d del el ccon onte teo: o: L La a au auto tori rida dad d de dell re recu cuen ento to,, lue luego go d de e un una a re reco corr rrid ida a general y previo control de integridad (para asegurar que todos los sectores hayan sido recontados) dará por finalizado el conteo si no existen diferencias entre los datos relevados por ambos grupos. • Co Cort rte e de da dato tos: s: E Ell Pers Person onal al d del el d de epó pósi sitto se será rá e ell en enca carg rgad ado o de co cons nso olida lidar  r  los datos relevados en el recuento en una planilla resumen. Basándose en la información anterior, Se solicita lo siguiente:

1. Analice las instrucciones instrucciones emi emitidas tidas por Gerenc Gerencia ia de Administ Administración ración y Control y señale las deficiencias que pueda detectar. 2. Indique cómo obraría si la Compañía no modifica las instrucciones referidas al conteo simultáneo de un sector por ambos grupos de inventariadores. 3. Indique cómo procedería en el caso de que en la visita preliminar al depósito observara que los sectores no están adecuadamente delimitados ni los elementos ordenados lo cual afectaría el recuento físico.

Módulo III Determinación de los Niveles de Riesgos de Auditoria  A c ontinuación continuación se presenta un Tex Texto to sobre el Planteamiento de un Problema que presenta la Empresa Droguería La Mano de Dios, C.A.

 

Se Pide: 1.)) Re 1. Real aliz izar ar Un an anál ális isis is FO FODA DA a la em empr presa esa,, con la fina finalilida dad d de ap aport ortar  ar  sugerencias para el mejoramiento del proceso del área de despacho y facturación de la misma. 2.) Reali Realice ce el análisis corre correspondi spondiente ente al anális análisis is FODA 3.) Ident Identifiq ifique ue los Riesgos de Auditoria Int Interno erno y Externos que pudieran estar  presentes en el caso presentado.  La empresa Droguería La Mano de Dios, C.A, tiene como actividad primordial la distribución de productos para el cuidado de la salud, incluyendo así los productos farm farmac acéu éutitico coss en gene genera rall (é (étitico cos, s, y psic psicot otró rópi pico cos) s) y todo todoss los los pr prod oduc ucto toss enmarcados bajo la categoría de Consumo Masivo (cuidado personal, cosméticos, y varios), consolidándose como el distribuidor más importante del Occidente del país. Debido al reconocimiento de dicha organización, se puede evidenciar que sus bases administrativas están bien fundamentadas, sin embargo, se han notado al algu guna nass de debi bililida dades des de dent ntro ro de la ap aplilicac cació ión n de lo loss co cont ntro role less in inte tern rnos os de la organización, siendo más específicos en el área de despacho y facturación. En este orden de ideas ante lo expuesto, el proceso de cobranza en la droguería es el siguiente; siguiente; a los client clientes es una (1) vez a la semana se les genera un (1) recibo de cobro el cual debería incluir facturas ya despachadas de una semana (con vencimientos distintos distintos ya sean catorce (14) días, seis (6) días y hasta un (1) día de vencim vencimie ient nto o por factu factura ra,, est esto o

de depe pende nderá rá de la cant cantid idad ad de días días que el

laboratorio que suministre la mercancía le otorgue a droguería , para el pago de las antes dichas facturas, serán estos los mismo días que la droguería le otorgara a la farmacia para el pago de las mismas).   La pr prob oble lemá mátitica ca es está tá aloj alojada ada en el mo mome ment nto o de la en entr trega ega de fa fact ctura urass y mercancía a los clientes, es decir, en el despacho de la mercancía a los clientes y por ende en la cobranza a los mismos. Trayendo como consecuencia un desvarío a la hora en que a la farmacia le corresponda pagar su recibo de cobro semanal y tenga facturas que no le hayan llegado, trayendo esto como consecuencia, un atraso en la cobranza, permitiendo esto la suspensión de futuros despacho de mercancía a los clientes.

 

Como raíz del problema se podría mencionar que a finales de mes se genera un gran volumen de facturación a los clientes, cosa que genera el atraso en la entrega de la mercancía en todo el mes. Según lo antes ya expuesto se acarrea un trabajo administrativo adicional para el  Analista de Crédito y Cobranza a la hora de hacer el cobro de algún recibo, y para el Supervisor de Tráfico en el momento en el cual se devuelve una ruta. En el primer caso se encuentra un sistema el cual genera automáticamente una nota de débito al cliente cliente por atraso en el pago de algún recibo. Y para el segund segundo o caso el list listad ado o diar diario io qu que e de debe be elab elabor orar ar el Su Supe perv rvis isor or de tr tráf áfic ico o info inform rman ando do al departamento de Crédito y Cobranza las rutas que cuentan con atraso y en el caso de que exista un atraso extremo con “x” número de farmacias, detallar con nombre, facturas facturas y fecha fechass de factu facturas ras que aún se encuentra encuentran n en la droguería por  causas ajenas a su voluntad. En los sigui siguientes entes puntos se detallará un el trabaj trabajo o adicional que se debe elaborar  por parte del departamento de Crédito y Cobranza: en primer lugar, comunicarle a la farmacia cuales serían los pasos a seguir, en el caso del atraso en la entrega de mercancía, notificarle que debe cancelar la mercancía que tiene en su farmacia al vencimiento del recibo de cobro (el cual cuenta con dos (2) días para que los clientes lo cancelen) y esperar a que les llegue la mercancía pendiente luego de que le llegue lo pendiente tendrían dos (2) días adicionales para el pago de esta mercancía que llego con atraso. En se segun gundo do lu lugar gar,, llllam amar ar al de depar parta tame ment nto o de tr tráf áfic ico o par para a qu que e su sumi mini nist stre ren n información sobre cuando posiblemente sea entregada esta mercancía pendiente a la farmacia y hacerle llegar esta información al encargado de la farmacia. El siguiente paso es llenar un formato por atraso en entrega de mercancía, apuntado una serie de información sobre el cliente, y monto de la mercancía que está en atraso y enviarlo en un correo a la persona encargada en Casa Matriz el cual es el encargado de generar las Notas de Débito en el sistema para que excluya a estas farmacias ya que no está en sus manos este atraso ocasionado por el despacho de la mercancía.

 

 A partir de este momento el analista debe estar atento para conocer el día en que le llega la mercancía al cliente y luego velar porque el cliente no se exceda de estos dos (2) días adicionales que se le está otorgando a la mercancía que llego con co n atra atraso so.. Tr Traye ayendo ndo to todo do es esto to co como mo con conse secu cuenc encia ia un tr traba abajo jo en engor gorro roso so y desgaste administrativo tanto para la organización como para los Analistas, del mismo modo que a las farmacias. Un eficiente control interno aplicado en la empresa Droguería La Mano de Dios, C.A, permitiría que los mecanismos de control se implementen, y así todos los departamentos de la empresa apliquen los procesos ya establecidos de manera eficiente y eficaz con el objetivo de reducir los Niveles de Riesgos que se puedan prese pr esent ntar ar,, co como mo conse consecu cuenc encia ia se re redu duci cirá rá la lass err errón ónea eass ap aplilica caci cion ones es que comúnmente los empleados cometen por la falta de un control interno y salvar de las irregularidades que se pueden ocasionar.