Actividad 3 Cristian Perez
September 4, 2022 | Author: Anonymous | Category: N/A
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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE # 3 PROINSUMOS
CRISTIAN MAURICIO PEREZ CARDENAS
GRUPO FU3-CH11
DOCENTE DAVID ALBERTO CASTAÑO ALDANA FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
ESPECIALIZACION EN SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL CICLO 1
UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA 2021
DEFINICION DEL PROBLEMA
Es necesario tener una descripción exacta de cómo están operando los fujos de inormación en cada proceso de la compañía, para poder determinar en dónde está el problema.
A • Listado de Insumos
No. de Insum o
Área Nombre del Descripción de insumo responsable Insumo
Funcionario Responsable
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Informe de utilidades
proporcionan informes que reflejan la situación por la que atraviesa la empresa en un período contable.
Gerencia
Jairo Camacho
Balance General
proporcionan informes financieros contables que reflejan la situación económica y financiera de la empresa
Gerencia
Jairo Camacho
Estrategias de ventas y Rendimiento
son un conjunto de acciones que dan paso al crecimiento de la empresa para lograr la rentabilidad esperada
Gerencia
Jairo Camacho
Informe de los proyectos
en este informe se plantean los beneficios que trae a la comunidad los proyectos que implementa la empresa
Gerencia
Jairo Camacho
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Está al tanto y controla la obtención de
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Gestionar
6 Administrar
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Controlar
recursos,y su uso adecuado a su vez gestiona la estructura física de la empresa
Director Víctor Ocampo administrativo
gestionar, administrar y Director controlar los recursos en Víctor Ocampo administrativo todas las áreas de Proinsumos S.A Estar al tanto del correcto uso y distribución de los recursos
Director Víctor Ocampo administrativo
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Comunicació n
se encarga de velar por que las relaciones Director Víctor Ocampo laborales en la empresa administrativo se mantenga de la mejor forma posible Velar por que las relaciones
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Sonia Pérez
Manual de funciones
En este libro contiene las funciones específicas de cada departamento y ayuda a comprender mejor el funcionamiento de la empresa
Director de Talento Humano
Sonia Pérez
Políticas de T.H
Regulaciones que serán implementadas normativamente en la empresa con el fin de mejorar constantemente siguiendo las pautas de la empresa
Director de Talento Humano
Sonia Pérez
Director de Talento Humano
Sonia Pérez
Director de Talento Humano
Sonia Pérez
Director Financiero
Darío Thompson
Plan de capacitación
Plan de estímulo y bienestar
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interpersonales de cada área en la empresa sean las adecuadas, para que el resultado de las labores sea el acorde a lo planeado
Director de Talento Humano
Relaciones Laborales
Plan de inversión
Este insumo brinda al trabajador el conocimiento necesario para desempeñar su cargo de la mejor manera posible aumenta la motivación, incentivando al trabajador a desempeñarse de la mejor manera, velando siempre por el bienestar de todos los integrantes de la compañía, y estimulándolos mediante actividades recreativas físicas e intelectuales. Análisis detallado de las acciones y los plazos de inversiones para
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garantizar la rentabilidad y minimizar el riesgo Este insumo refleja la diferencia entre la Flujos de entrada y salida de efectivo efectivo durante un tiempo determinado Este insumo es un proyección anticipada Presupuestos de los gastos e ingresos previstos para un tiempo determinado
Estados financieros
Estos insumos contienen informes que reflejan la situación económica y financiera de la empresa
Director Financiero
Darío Thompson
Director Financiero
Darío Thompson
Director Financiero
Darío Thompson
Análisis de la información
La empresa PROINSUMOS debe profundizar de una manera más específica toda la información de cada una de las áreas de la organización, para determinar cuál es el proceso que se está realizando r ealizando mal con el fin de optimizar los procesos, una empresa que trabaja en línea con cada departamento de la organización tiende a desenvolverse de una manera más rápida en el mercado, todas las áreas están conectadas como sistemas que contienen todos los datos necesarios para llevar a cabo el proceso productivo, después de conocer todas las áreas y los datos que proporcionan cada uno para que otro sistema la utilice y desarrolle otro proceso, por lo general cuando se presenta un fallo en el proceso productivo, suele suceder por un fallo en el momento de trasmitir la información, es por esto que se debe analizar cada proceso para llegar a cumplir con los objetivos de la organización, Mediante la visita a la empresa PROINSUMOS encontramos que hay muchos datos sueltos que se perdían en el camino, con información muy importante para que los demás departamentos se desempeñen de una manera más óptima y que además no se le dio una mayor importancia a estos procesos, sabiendo que son esenciales para que la empresa pueda funcionar, este es el caso de las ventas, producción y compras a raíz de este problema se está presentado que la organización está trabajando sin tener una visión clara de los objetivos a cumplir. En el área de ventas no se tiene un enfoque muy claro de los objetivos de la empresa ni de cómo hacer para cumplir con las políticas de la misma, además de solo preocuparse por tener ventas tiene que tener más información en cuanto inventarios de la mercancía que se tiene dentro de la empresa para ser
más acertado al momento de hacer una venta, pues si no contamos con algún material, la venta se retrasaría más de lo que se había programado y como todo es una cadena dependen del área de producción, ya que ellos son los que mantienen actualizado el inventario para su utilización y aprovechamiento, si esta área no tiene una forma de enviar esa información precisa al departamento de ventas, no se tendrá una visión de lo que tienen, lo que ya se vendió y lo que se va a vender, dejando desorientada a la empresa en cuanto a la oferta. Aun así, es necesario que el departamento de producción cuente con la información necesaria y las materias primas requeridas a tiempo ti empo donde el área de compras deberá estimar los inventarios necesarios, tener determinados los costos y por ende garantizar un inventario adecuado. de igual forma las compras y Produccion proporcionan muy poca información, ocasionando un problema para las demás áreas, porque no están orientadas hacia ninguna meta en específico, no se ve una relación de lo que se está haciendo con las metas propuestas, para conocer un poco más de la información necesaria para ejercer un plan de acción se diseñó la siguiente entrevista para conocer tomar conciencia y conocer más a la empresa y los objetivos que esta tiene
2. Dise Diseño ño d de e entr entrev evis ista tass
Nombre del entrevistador
Cristian Pérez
Nombre del entrevistado Área
Jairo Camacho
Objetivo de la entrevista
Estructura de la entrevista
Gerente general Conocer los Objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo de la compañía y la Política administrativa para poder tener un acercamiento de la misma
Preguntas de la entrevista
Preguntas Abiertas Estructura Embudo ¿En que se fundamentan los planes estratégicos de la empresa? Detálleme cada uno ¿los tiene estipulados en un formato de plan estratégico? ¿Cómo describiría la Política administrativa operativa de la empresa? cree usted que la política
administrativa operativa ha ayudado a la mejora ¿porque? ¿Cuáles son los objetivos más importantes para usted? ¿los de corto plazo? ¿los de mediano plazo o los de largo plazo? ¿Por qué los otros objetivos son menos importantes? ¿podría explicarme la visión de la empresa?
Nombre del entrevistador
Cristian Pérez
Nombre del entrevistado
Víctor Ocampo
Área
Dirección administrativa
Objetivo de la entrevista
tener una información más acertada y resumida de los informes de ejecución presupuestal y de proyección de la empresa.
Estructura de la entrevista Preguntas de la entrevista
Preguntas abiertas Estructura Embudo ¿Cree usted que los informes de ejecución presupuestal están acordes con la situación de la empresa? ¿podría ejemplificarme los diferentes tipos de presupuestos comparándolos con los de la empresa? Basándose en la proyección de la empresa podría decirme en orden del más corto al más largo plazo los objetivos de la empresa
Nombre del entrevistador Nombre del entrevistado Área
Objetivo de la entrevista
Estructura de la entrevista
¿Cuáles cree usted que son sus requisitos y limitaciones al momento de realizar el control presupuestario? ¿Cómo interpreta usted las desviaciones que se presentan?
Cristian Pérez Roberto Anaya Director de producción Identificar cual es el control que se le está dando a los insumos partiendo del informe de administración de recursos, también saber cuáles son los pasos a seguir o como es el control que se lleva a cabo en la producción
Preguntas de la entrevista
preguntas abiertas
¿qué pasaría si un área cambia su forma de trabajar? ¿Cómo afectaría al proceso productivo? ¿Está bien o mal? ¿cree usted que es importante incentivar a los trabajadores? ¿Por qué? ¿Cómo se califica usted al momento de identificar las posibilidades y dificultades en el proceso productivo? ¿Cómo calcula el costo de producción?
Nombre del entrevistador Nombre del entrevistado
Cristian Pérez Angélica Pérez
Área
Coordinador área de contabilidad
Objetivo de la entrevista
Determinar cómo se manejan los activos y pasivos de la empresa.
Estructura de la entrevista
Preguntas de la entrevista
Preguntas cerradas y abiertas Estructura de pirámide ¿cree que el margen de beneficios está en una posición correcta? ¿a qué cree que se debe su respuesta? ¿La empresa tiene un patrimonio significativo comparando los activos con los pasivos? ¿Cuál es el control que se tiene de la información financiera de la empresa? ¿Cree que la empresa tiene una alta capacidad de endeudamiento? ¿porque? (En caso de que ¿cómo solucionaría esteno) problema)
Nombre del entrevistador Nombre del entrevistado Área
Cristian Pérez Iván Montoya Director de ventas
Objetivo de la entrevista
conocer las estrategias de ventas que se manejan en la empresa
Estructura de la entrevista
Preguntas de la entrevista
Preguntas cerradas y abiertas Estructura de pirámide ¿Cuáles son las proyecciones de ventas de corto, mediano y largo plazo? ¿cuenta con algún modelo de ventas? ¿Capacita al personal para que se acople al modelo de venta en el caso de que si cuente con alguno? ¿Cuáles han sido los retos más grandes en los últimos dos años y como los ha enfrentado?
Nombre del entrevistador Nombre del entrevistado
Cristian Pérez William Arrazola
Área
Coordinador área de distribución
Objetivo de la entrevista
Profundizar en cuanto al proceso de distribución de los productos y planeación de entregas
Estructura de la entrevista
Preguntas de la entrevista
Diagrama de flujo de datos.
Preguntas cerradas y abiertas Estructura de pirámide ¿Las personas encargadas de la distribución están capacitadas para proporcionar el apoyo necesario al momento de la entrega? ¿el proceso de distribución está en constante comunicación con las ventas? ¿cuál es el canal de distribución utilizado? ¿está en línea con los pedidos? ¿Considera usted que el área de ventas mediante su gestión ha incrementado las ventas en los últimos dos años? ¿tiene conocimiento del plan de marketing de la empresa?
1. Defi Defini nició ción n de de prob proble lema ma AREA
DEFINICION DEL PROBLEMA
PROBLEMA GENERAL IDENTIFICADO S.A EN PROINSUMOS
GERENCIA GENERAL
Se logró idencar mediante la recopilación de datos como problema general que no se cuenta con la inormación necesaria para el desarrollo de las dierentes acvidades que son parte del producto y de la empresa además es evidente que no existe una comunicación entre los dierentes departamentos de la organización, dicultando el crecimiento de la organización, cuando se desconocen los procesos antes de ser entregados al cliente se está incurriendo en un grave problema que traerá muchas consecuencias, ningún trabajador está cumpliendo con las polícas de la empresa pues ninguno las conoce a cierto modo, un departamento depende del otro para su correcto uncionamiento, si un departamento actúa mal, daña a los demás departamentos
Falta de retroalimentación con los colaboradores lo que no permite el oportuno suministro de inormación, y por lo tanto no se detectan las allas a empo para así garanzar el desarrollo ópmo de las acvidades en las dierentes áreas de la organización.
para este departamento hay un problema muy grave, el cual es la alta de comunicación con los demás departamentos, provocando un estancamiento pues los demás departamentos no trabajan bajo ningún horizonte, esto además aecta la producvidad y eecvidad de cada una de las áreas ÁREA ADMINISTRATIVA
esta área no cuenta con la inormación necesaria para poder realizar una venta que de sasacción al cliente, pues no conoce lo que está disponible en inventarios y los empos de entrega de un producto depende mucho de este actor, aecta además a la logísca de distribución, dejando al cliente insasecho ÁREA DE VENTAS
Esta área que es la que controla la mercancía que se ene en la empresa para después comercializarla, no cuenta con un sistema de inventarios, haciendo que la empresa esté uncionando con inormación uera de la realidad, aectando al departamento de ventas al momento de realizar una cozación ÁREA DE PRODUCCIÓN
ÁREA DE DISTRIBUCIÓN
Esta área no cuenta con la inormación necesaria para poder organizarse y entregar un producto en los empos requeridos por el cliente, generando inconormismo a la hora de entregar un producto
ÁREA DE TALENTO HUMANO
ÁREA FINANCIERA
Para esta área notamos que no se cuenta con un plan de capacitación que oriente a todos los trabajadores de la organización a direccionar sus esuerzos para un mismo objevo, además hay no se cuenta con un seguimiento del plan de desarrollo del personal, aectando al trabajo de equipo y a la comunicación entre áreas, pues notamos que la comunicación entre áreas es muy poca no enen un control para los planes de inversión, está imposibilitando a la empresa a proyectarse más a uturo, dejando a la organización en un riesgo de desaparecer más adelante.
Actividad 3: Determinación de requerimientos DIAGRAMA DE CONTEXTO
CONCLUSIONES La empresa empresa PROINS PROINSUMO UMOS S debe debe relacio relacionar nar más la inform informaci ación ón de los difere diferente ntess departamentos para operar con un solo objetivo, además debe profundizarse más en temas de marketing de ventas y así mismo capacitar a todos los trabajadores para que se mantengan en un solo horizonte, es importante que cada integrante de la organización conozca las políticas y proyecciones de la empresa para que sea un trabajo en conjunto y se puedan cumplir con los objetivos planteados por la administración general
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