Actividad 3 - BPM

 

 

MAPA DE PROCESOS Y DIAGRAMAS

Luis Jesús Reyes Orduz Mayo 2021 

Corporación Universitaria Iberoamerica Iberoamericana na Ingeniería Industrial Industrial Business Process Management

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1.  Planificación global de procesos

La planificación global también se conoce como planificación agregada, planificación agregada de la producción o programación agregada. Por lo general, abarca una estrategia operativa de corto a mediano plazo, es decir la organización de las actividades para un plazo de 3 a 18 meses. Su objetivo principal minimizar los costos de producción y cubrir la demanda de forma satisfactoria en el periodo programado. Un plan global abarca, como elemento principal, todo lo concerniente a las unidades de producción. Es decir, las metas de producción de fabricación de algún producto, las horas trabajadas, las unidades logradas durante un período y cualquier otro elemento que permita determinar los pasos necesarios para finalizar un proyecto de forma eficiente. Características de la planificación global en los negocios

Dependiendo del tipo de negocio o empresa, la planificación global puede tener diferentes elementos y métodos de control y evaluación. Sin embargo, para que el  programa cumpla con su objetivo debe contar con las siguientes 4 características: Un método de análisis, control y evaluación del proceso de la producción y ventas, utilizando una unidad general lógica. En este punto, es importante considerar las estrategias financieras de la empresa. Debe incluir un método de pronóstico de la demanda. De esta forma se podrán establecer con mayor exactitud los periodos a planificar y el alcance de los objetivos, tomando en cuentas las variaciones del mercado y otros factores. Una forma de determinar los costes de producción, este elemento permitirá conocer los requerimientos de producción aplicados a la maquinaria o a las horas de trabajo por empleado de acuerdo a la demanda. Un modelo que permita enlazar la demanda y los costos, esto ayudará diseñar un  programa o un calendario con las actividades que deben realizarse en el tiempo  planificado. Pasos para realizar la planificación estratégica

Para elaborar un plan global o plan agregado, se toman en consideración todos los factores que integran el funcionamiento del negocio. Y dependiendo del tipo de negocio algunos elementos pueden más o menos diferentes, pero en general los pasos son los siguientes:

 

 

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Establecer el pronóstico de venta para cada producto o servicio, indicando cantidades o unidades por semana o mes.

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Sumar el total global de las demandas, utilizando una unidad general para par a todos los productos si es posible.

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Transformar la demanda global en los requerimientos necesarios para cubrirla, sean estos trabajadores, horas de trabajo, materiales, inventario, maquinaria, entre otros.

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Seleccionar una estrategia de producción que se adapte mejor y permita cubrir la demanda, esta estrategia debe cumplir con los objetivos de la empresa de forma eficiente. Es decir, utilizando de forma efectiva los recursos y estableciendo claramente los costos y los presupuestos. De esta manera el plan  permitirá maximizar las ganancias y mejorar el servicio a los clientes.

2.  Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una herramienta de gestión que sirve para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto. Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas. Las entrede sí quedan vinculadas su posición enverá el cronograma. cronogr ama. Elcon inicio una tareaacciones que depende la conclusión de unapor acción previa se representado un de enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma  paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costes y personal requeridos. Pasos básicos para elaborar un Diagrama de Gantt ✓ 

El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por hacer una lista de todas las actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una lista demasiado larga. Sin embargo, a partir de esto definiremos tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden de consecución. Además, agruparemos las actividades por partidas específicas para simplificar al máximo la gráfica.

 

 

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El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible. Debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas implicadas en el proceso deben quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso.

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Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para la persona que ejecuta el proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorización clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución. De este modo, ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones.

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Finalmente, cabe decir que, por su sencillez, facilidad de uso y bajo coste se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas empresas.

Componentes del diagrama de Gantt

Las fechas de inicio y fin del proyecto Este elemento es esencial para que tengas una idea más certera del tiempo que necesitas  para acometer un determinado proyecto. Las tareas En este diagrama puedes incluir, en la planificación general, tanto las macrotareas como las microtareas que debes ejecutar. Se facilitan, por tanto, las acciones de revisión y control de las actividades, para garantizar que estas se desarrollen en tiempo y forma. Los periodos de tiempo previstos En el diagrama queda reflejado el tiempo de duración de las tareas, así como el momento  preciso en el que deb debes es inicializar su ejecución o finalizar la misma. Así As í se garantiza que el proyecto se termine en el tiempo planificado. Las tareas interdependientes Algunas de las tareas no dependen de la terminación de otras para su inicio, de modo que  pueden ser programadas en cu cualquier alquier etapa del d el pr proyecto. oyecto. Sin embargo, embarg o, existen otras que tienen una alta correlación e interdependencia. Esta correspondencia puedes indicarla en el diagrama de Gantt. El progreso El diagrama te muestra una vista general del grado de completitud del proyecto. Establece las tareas que se han finalizado, así como las que están en ejecución y las que están  programadas para el futuro.

 

 

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De esta forma, puedes saber ágilmente la cantidad de tareas que deben ser finalizadas para completar el proyecto, si se ha respetado la planificación realizada y si se podrá terminar en el tiempo previsto. Ventajas de usar diagramas de Gantt

Proporciona una mayor claridad organizativa Tienes acceso a una vista general del proyecto, en la que están contenidas todas las tareas, subtareas y el tiempo de desarrollo. Asimismo, tienes la opción de saber quiénes son los responsables de su ejecución. Esto facilita la visualización de las actividades y del personal involucrado en el proyecto. Favorece la comunicación entre los miembros del equipo Que en todo momento podrán acceder a la vista general del proyecto, donde se muestra su  progreso. El uso del diagrama de Gantt te sirve para actualizar de forma rápida y sencilla el estado de las tareas y del proyecto. Igualmente, te permite el reemplazo de algunas reuniones. Ayuda a potenciar la colaboración y la motivación de los miembros del proyecto Tener acceso al estado real del proyecto hace que los implicados en el desarrollo sean más conscientes de las tareas que tienen asignadas y de su dependencia con el resto; esto contribuye al aumento del rendimiento y a la adaptación a las necesidades del proyecto, minimizando la cantidad de retrasos registrados. Permite realizar una gestión de tiempo optimizada En este diagrama puedes indicar periodos de tiempo reales, por lo que esta herramienta de  planificación contribuye a aprovechar eficientemente los recursos disponibles en la institución, sin perjudicar o solapar el tiempo de realización de los proyectos. Permite hacer cambios o modificaciones de modo flexible Te brinda para la posibilidad de realizar las tareas en y deel los recursos asignados su ejecución; en casoundeajuste existiradecuado cambiosdeinesperados alcance del  proyecto o en los tiempos de entrega. En suma, un diagrama de Gantt resulta de gran utilidad para planificar y controlar la ejecución de las tareas de un proyecto dado. Con este instrumento tendrás una vista ampliada de las mismas, así como de los recursos que intervienen en su ejecución. Esta herramienta ayuda a mejorar la comunicación entre los integrantes del equipo de desarrollo y favorece el perfeccionamiento del rendimiento de los trabajadores.

 

 

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Diagrama de Flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Se trata de representar los pasos que sigue un proceso desde que se inicia hasta que q ue se termina y para ello se utiliza una serie de elementos visuales que te ayuden a dibujar cada paso que sigue un proceso. Características de un diagrama de flujo

Los diagramas de flujo son una herramienta muy utilizada para representar y estudiar los  procesos de cualquier organización debido d ebido a una serie de características tales como: ✓ 

es una herramienta sencilla de usar con un mínimo de formación/capacitación para dibujarlos e interpretarlos.

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representa visualmente una forma esquemática de todos los pasos por los que atraviesa un proceso.

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se utiliza una simbología en cada uno de los pasos que sigue un proceso. ✓  se puede utilizar para dibujar un proceso complejo o dividir éste en subprocesos y dibujar un diagrama de flujo por cada uno de ellos. ✓ 

muestra el valor que se aporta en cada uno de los pasos para conseguir el objetivo final del proceso (cada paso del proceso aporta algo para conseguir el objetivo final).

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conforman una de las herramientas para conseguir la mejora continua en las organizaciones al estudiar y plantearte el cómo se desarrollan los procesos en las organizaciones.

Elementos de un diagrama de flujo

Líneas de flecha Las líneas de flecha dibujadas en una dirección, de preferencia de arriba hacia abajo, mantienen la claridad de un diagrama de flujo. Evita líneas de flecha que se ciclen debido a que esto puede indicar redundancia en el proceso proc eso de negocios. Si los ciclos son necesarios extiende las líneas de flecha hacia arriba y a la izquierda para mayor claridad. Terminador Un subproceso está representado por un rectángulo con líneas dobles en cada lado. Un subproceso es un proceso importante que puede descomponerse en procesos más simples que pueden desarrollarse en otro diagrama de flujo. Decisión

 

 

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Una decisión está representada por un diamante. Un proceso que puede responder a una decisión de «sí» o «no» requiere un cuadro de decisión. Conector Un conector está representado por un pequeño círculo o un cuadro conector y se etiqueta usando letras. Un diagrama de flujo escrito en una sola página es más claro que un diagrama en varias páginas. Un conector asegura que los procesos estén conectados de forma lógica y correcta en varias páginas. Punto de enlace Esta parte se identifica a través de un cuadro azul de pequeño tamaño y se muestra en los laterales y vértices de los operadores y de los comandos. Los mismos llegan a representar un cambio por el cual el flujo llega, o por donde estos pueden continuar. Ficha de proceso

La ficha Ayuda de proceso es un documento donde seque recogen componentes  proceso. a catalogar todos los procesos p rocesos operanlos en principales la organización org anización aclarandodel su  papel, otorga la importancia adecuada a los elementos elem entos que lo componen evitando posibles omisiones. La comparación entre procesos a partir de las fichas puede permitir descubrir conflictos y áreas de mejora. Elementos de una ficha de proceso ✓ 

Misión del Proceso: Establecer el objetivo del proceso.

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Actividades que forman el proceso: Describir cada una de las actividades que se realizan dentro del proceso.

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Responsables Proceso: qué cargos son losenresponsables de cumplir las actividades deldel proceso tal yIndicar como quedan definidas la ficha.

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Elementos de Entrada: Las entradas han de quedar perfectamente definidos para  poder determinar criterios de aceptación claros. claro s.

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Elementos de Salida: Al igual que las entradas, las salidas han de quedar bien definidas.

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Procesos Relacionados: Otros procesos del sistema con estrecha relación con este. Usualmente, son los que generan las entradas y los que reciben las salidas del  proceso.

 

 

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Recursos: Medios y requisitos necesarios para desarrollar el proceso siempre bien y a la primera. Se incluyen aquí los formatos de registros, instrucciones técnicas, equipos, etc.

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Registros y Archivos Asociados: Toda aquella información que debe ser guardada, mantenida y revisada, bien para comprobar la eficacia del proceso o bien para evidenciar el cumplimiento de los requisitos del mismo.

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Indicadores: Características a medir para verificar que el proceso se desarrolla de forma eficaz. Se recomienda determinar al menos algún indicador de eficacia de cada proceso siempre que sea posible.

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Documentos Aplicables: Documentos del sistema de gestión de calidad que afecten al proceso y puedan ser útiles para el desarrollo del mismo.

Diagrama SIPOC

Un diagrama SIPOC sirve para documentar los Proveedores (Suppliers), Entradas (Inputs), Procesos (Process), Salidas (Outputs) y Clientes (Customers) en una operación. Una lista de estos elementos ayuda a marcar los límites de un proceso a un alto nivel. El diagrama se usa para proveer a quienes toman las decisiones con información crucial sobre todo el  proceso, pero sin entrar en mayores may ores detalles. El diagrama SIPOC fue inventado por el movimiento de la Gestión de la Calidad Total en los años 80 y ha sido incorporado por los profesionales de la gestión Lean y Seis Sigma. Suele aplicarse como parte de la fase de “medir” de un ejercicio de DMAIC.  Dada la multitud de factores de los que depende el éxito del negocio, se debe aprovechar cualquier paraEl garantizar un funcionamiento másentre fluido y le una mayor satisfacciónoportunidad de los clientes. SIPOC mostrará la relación directa lo que piden los clientes, lo que obtiene de los proveedores y la forma de casar ambas cosas en su proceso. Le ayudará a encontrar respuestas a preguntas como: ✓ 

¿Se traducen correctamente las peticiones de sus clientes en bienes y servicios?

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¿Suministran sus proveedores exactamente lo que usted necesita?

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¿Conoce realmente a su cliente?

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¿Su equipo está tomando la ruta más sencilla en la creación del producto?

 

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Los diagramas SIPOC también son útiles cuando se introduce a los nuevos miembros del equipo en un proceso, y cuando se planifican nuevos conceptos empresariales.

Pasos para crear un diagrama SIPOC ✓ 

Dividir en 5 partes ya sea en un pizarrón o en un rotafolio rot afolio deforma que cada división lleve las lateras S I P O C, en ambos casos se puede utilizar post-its para ir incluyéndolos en el diagrama.

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Comenzar con el proceso de llenado de las áreas.

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Identificar las salidas de este proceso.

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Identificar los clientes que van a recibir los resultados de este proceso.

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Identificar los insumos necesarios para que el proceso funcione correctamente.

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Identificar los proveedores de los insumos que son requeridos por el proceso.

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Opcional: Identificar los requisitos preliminares de los clientes.

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Verificar con todos los miembros del equipo para validar el diagrama y crear una versión final.

Diagrama IDEFO

Metodología para representar de manera estructurada y jerárquica las actividades que conforman un sistema o empresa y los objetos o datos que soportan la interacción de esas actividades. La traducción literal de las siglas IDEF es Integration Definition for Function Modeling (Definición de la integración para la modelización de las funciones). IDEF consiste en una serie de normas que definen la metodología para la representación de funciones modelizadas. Estos modelos consisten en una serie de diagramas jerárquicos junto con unos textos y referencias cruzadas entre ambos que se representan mediante unos rectángulo o cajas y una serie de flechas. Uno de los aspectos de IDEF0 más importantes es que como concepto de modelización va introduciendo gradualmente más y más niveles de detalle a través de la estructura del modelo. modelo. De esta manera, la comunicación se produce dando a lector un tema bien definido con una cantidad de información detallada disponible para profundizar en el modelo.

 

 

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Beneficios ✓ 

Medio para comunicar reglas y procesos de negocios

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Obtener una vista estratégica de un proceso

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Facilitar el análisis para identificar puntos de mejora

Elementos de un diagrama IDEF0 ✓ 

Diagrama A-0: Diagrama de contexto de IDEF0 de una sola caja, que contiene la función de alto nivel (Top-Level) que va a ser modelizada, junto con sus inputs, outputs, controles y mecanismos.

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Flecha: Línea directa compuesta por uno o varios segmentos que modeliza un canal abierto o conducto u objetos desde fuente a un uso. Existenycuatro tipos de flechas: Flechasdatos de input, Flechas de una output, Flechas de control Flechas de mecanismo.

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Etiqueta de flecha: nombre que especifica el significado de una flecha.

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Segmento de flecha: Segmento de línea que empieza o termina en una caja, una rama o una línea sin final conectado.

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Flecha de límite: Flecha con un extremo no conectado a ninguna caja o diagrama.

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Caja: Rectángulo que contiene un nombre y un número usado para representar una función.

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 Nombre de caja: Verbo o frase verbal ubicada en el interior de una caja IDEF0  para describir la función modelizada.

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 Número de caja: El número que va desde 0 a 6 que se sitúa dentro de la esquina inferior derecha de una caja IDEF0 para identificar dicha caja en un diagrama.

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Rama: Flecha ramificada en dos o más partes que describe el mismo objeto o dato.

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 Número C: Número creado cronológicamente que se usa para identificar inequívocamente un diagrama y para trazar su historia. Puede ser usado como expresión de referencia de detalle para especificar una versión concreta del diagrama.

 

 

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Flecha de llamada: Tipo de flecha de mecanismo que permite compartir detalles entre modelos o dentro de un modelo uniéndolos.

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Caja hijo (filial): Caja de un diagrama hijo (filial).

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Diagrama child: Diagrama que detalla una diagrama padre (parental).

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Diagrama contexto: Diagrama que presenta el contexto de u modelo cuyo número de nodo es A-n (n mayor o igual a cero). El diagrama de una caja A-0 es un diagrama de contexto requerido; los diagramas con número de nodos A1, A-2,... son diagramas de contexto opcionales.

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Flecha de control: Tipo de flecha que expresa control de IDEF0, es decir, aquellas condiciones requeridas para producir un output correcto. Los datos u objetos modelizados como controles pueden ser transformados por la función creando así un output. Las flechas de control se suelen asociar con al parte superior de una caja IDEF0. desde el punto de vista del gestor del sistema: políticas, manuales de Ejemplos calidad, presupuestos y procedimientos.

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Descomposición: División de una función de modelización en las funciones que la componen.

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Expresión de referencia de detalle (DRE o ERD): Expresión escrita bajo la esquina inferior derecha de una caja IDEF0 para mostrar que está detallada y para indicar qué diagrama la detalla.

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Diagrama: Unidad de un modelo IDEF0 que presenta los detalles de una caja.

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 Número de nodo de diagrama: La parte del nodo de referencia del diagrama que el número de nodo de su su caja padre (parental).•Bifurcación: Cruce corresponde consegmento en el que una IDEF0 se divide en dos o más segmentos.

Procedimiento

Un procedimiento es un conjunto de acciones que tienen que realizarse todas igualmente,  para obtener los mismos resultados bajo las mismas circunstancias. circuns tancias. Partes de un procedimiento ✓ 

Portada: La primera página del procedimiento suele incluir el título, código, fecha de redacción, numero de versión (o revisión), índice de contenido, número total de

 

 

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 páginas, nombre y firmas de las personas que lo han preparado, revisado y aprobado (y de quien realiza el control de calidad, si aplica). ✓ 

Distribución: Aquí se nombran los departamentos o personas a las que se les debe distribuir el procedimiento una vez emitido.

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Objeto y alcance: En el objetivo se describe un resumen del propósito y contenido del procedimiento. Además, en el alcance se explican los puntos que incluye (y que no incluye) el mismo.

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Referencias: Se enumeran los documentos que han influido en la elaboración del  presente procedimiento. (por ejemplo la legislación aplicable, aplicable, el manual de gestión integrada u otros procedimientos relacionados con el procedimiento actual).

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Definiciones: Las definiciones de las palabras técnicas que se usen en el contenido del procedimiento.

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Responsabilidades: Una con losque responsables o departamentos) encargados de realizar laslista actividades se describen(personas en el procedimiento.

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Desarrollo (o Descripción): La parte donde se describe la actividad a realizar. Este apartado es el más importante del procedimiento, y el que más espacio esp acio suele ocupar. De hecho, se podría decir que todos los apartados anteriores an teriores sólo sirven para definir y acotar lo que se va a incluir en este apartado.

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Anexos: Se suele incluir como anexo todo lo que se considera importante pero que ocupa demasiado espacio como para incluirlo en el apartado de descripción. Se suelen poner aquí tablas, planos, esquemas, etc.

Referencias

¿Cuál es la definición y características de la planificación global en los negocios? (2021, 22 febrero). Mira Cómo Se Hace. https://miracomosehace.com/definicion-caracteristicas planificacion-global-negocios/ ¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve? (2021, 25 abril). https://www.obsbusiness.school/. https://www.obsbusiness.school/blog/que-es-undiagrama-de-gantt-y-para-que-sirve El Blog de IMF Business School. (2020, 22 junio). Diagramas de Gantt: qué son y por qué son tan importantes. MBA • IMF. https://blogs.imf-formacion.com/blog/mba/diagramasde-gantt-que-son-por-que-importantes/

 

 

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Pardo, Álvarez, J. M. (2017). Gestión por procesos y riesgo operacional. AENOR Asociación Española de Normalización y Certificación. Recuperado de la base de datos E-libro https://elibro.net/es/ereader/biblioibero/53618?page=1 Angel, Maldonado, J. (2012). Gestión de procesos (o gestión por procesos). B - EUMED. Recuperado de la base de datos E-libro. https://elibro.net/es/lc/biblioibero/titulos/51718 Cegarra, Navarro, J. G. y Martinez, Martinez, A. (2014). Gestión por procesos de negocio: organización horizontal. Ecobook - Editorial del Economista. Recuperado de la base de datos E-libro. https://elibro.net/es/lc/biblioibero/titulos/114309 Pérez, Fernández, Y. N. (2010). La actualidad de la gestión de procesos de negocio: Business Process Management (BPM). Revista Estudiantil Nacional de Ingeniería y Arquitectura (RENIA), (3). Recuperado de la base de datos Virtual Pro https://www-virtualproco.ibero.basesdedatosezproxy.com/biblioteca/la-actualidad-de-la-gestion-de-procesos-denegocio-business-process-management-bpm-