Access

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Lucinéia Gomes

Desvendando os Recursos do Access

Turbine sua carreira

TABELAS

Access Desvendando os Recursos do

MACROS ETIQUETAS PESQUISAS FORMULÁRIOS BANCO DE DADOS RELACIONAMENTOS GERENCIAMENTO DE DADOS

Aprender a criar e manipular um banco de dados é extremamente importante na C

medida em que armazenar informações potencializa o valor e as funcionalidades

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que podem ser integradas a todo sistema ou mesmo em um site na Internet.

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Esse potencial fornecido pelo Access, aliado à facilidade de implantação, fez

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com que o programa se tornasse o banco de dados mais utilizado por pequenas

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e médias empresas, o que gerou a necessidade que profissionais não só da área

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de Informática, mas também de carreiras relacionadas à área de Administração

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necessitassem conhecer os recursos e dominar o uso da ferramenta. A proposta deste livro é a de explicar os conceitos necessários ao aprendizado do Access ao mesmo tempo em que ensina a utilizar os recursos da ferramenta. Para isso, a autora aliou teoria e prática em todos os Capítulos do livro. Assim, itens como tabelas, consultas, formulários e relatórios, por exemplo, são explicados conceitualmente à medida que o leitor vai verificando “na prática” sua utilização. Isto aumenta em muito a retenção dos conceitos emitidos e certamente permitirá que em pouco tempo você se torne apto a utilizar os principais recursos do Access, o que aumentará suas possibilidades profissionais.

Exercícios de Fixação Criação e Edição de Macros Como gerar Relatórios e Etiquetas Criação de Tabelas e Relacionamentos ISBN 978 - 85 - 60480 - 60 - 9

Consultas e Modos de Seleção de Dados Tudo sobre Criação e Manipulação de Formulários Gerenciamento de Banco de Dados com o Access 2007 E muito mais...

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GRÁTIS CD com material didático sobre Access

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© 2007 by Digerati Books Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei 9.610 de 19/02/1998. Nenhuma parte deste livro, sem autorização prévia por escrito da editora, poderá ser reproduzida ou transmitida sejam quais forem os meios empregados: eletrônicos, mecânicos, fotográficos, gravação ou quaisquer outros.

Diretor Editorial Luis Matos

Revisão Cárita Ferrari Negromonte

Assistência Editorial Carolina Evangelista

Diagramação Daniele Fátima e Fabiana Pedrozo

Projeto Gráfico Daniele Fátima

Capa Laboratório do livro

Preparação dos originais Ricardo Dino Freitas Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)

S586c

Silva, Lucinéia Gomes da.

Desvendando os recursos do Access / Lucinéia Gomes da Silva. – São Paulo: Digerati Books, 2007. 112 p. ISBN 978-85-60480-60-9 1. Access (Programa de computador). 2. Bancos de dados. I. Título. CDD 005.3

Universo dos Livros Editora Ltda. Rua Tito, 1.609 CEP 05051-001 • São Paulo/SP Telefone: (11) 3648-9090 • Fax: (11) 3648-9083 www.universodoslivros.com.br e-mail: [email protected] Conselho Administrativo: Alessandro Gerardi, Alessio Fon Melozo, Luis Afonso G. Neira, Luis Matos e William Nakamura.

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Sumário

Capítulo 1 – Introdução ao Access 2007 ..................... 5 Alguns conceitos básicos .................................................................. 6 Índices de uma entidade ................................................................... 7 Gerenciamentos de banco de dados ................................................ 7 O que é um SGBD (Sistema de .......................................................... 8 Gerenciamento de Banco de Dados) ................................................. 8

Capítulo 2 – Passos para a criação de um banco de dados ............................................. 11 Iniciando o Access 2007 .................................................................. 12

Capítulo 3 – Tabela .................................................... 17 Criando sua primeira tabela ............................................................ 18 Criando uma tabela utilizando o Modelo de tabela ....................... 23

Capítulo 4 – Relacionamento .................................... 25 Criando um relacionamento ............................................................ 27 Integridade referencial .................................................................... 30

Capítulo 5 – Exercício de fixação .............................. 33 Capítulo 6 – Formulários ........................................... 41 Criando um formulário utilizando o Assistente ............................. 42 Como personalizar um formulário .................................................. 45 Como modificar as legendas de campo diretamente no formulário .................................................. 47 Ferramentas de design de formulário ............................................ 49 Como inserir um Rótulo no formulário .......................................... 51 Propriedades .................................................................................... 52 Como colocar ou remover imagens de segundo plano ................ 55 Inserindo uma caixa de combinação .............................................. 56 Formulário com subformulário ....................................................... 61

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Capítulo 7 – Consultas............................................... 67 Tipos de consulta ............................................................................. 68 Como criar uma consulta seleção .................................................. 70 Falando um pouco sobre os operadores ....................................... 75 Criando uma consulta utilizando o assistente de consulta ........... 78

Capítulo 8 – Relatórios e etiquetas ........................... 81 Criação de relatório ......................................................................... 82 Criando etiquetas ............................................................................. 86 Personalizando um relatório ........................................................... 89 Imprimindo um relatório ................................................................. 91

Capítulo 9 – Macro .................................................... 93 Criando uma macro ......................................................................... 94 Acrescentando ações à macro ....................................................... 96 A macro AutoExec ........................................................................... 97 Como editar e modificar a macro ................................................... 98

Capítulo 10 – Botões de comando .......................... 101 Capítulo 11 – Desenvolvendo um sistema .............. 105

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Capítulo 1 Introdução ao Access 2007

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No início do nosso curso você vai conhecer alguns conceitos sobre banco de dados. O Access 2007 nada mais é que um banco de dados. É uma coleção de informações relacionadas a determinado assunto.

Alguns conceitos básicos • Dado: elemento ou base para a formação de um juízo, o dado quanto à disponibilidade deve ser conservado e gerenciado de forma que ele esteja sempre disponível quando solicitado; • Informação: ato ou efeito de informar ou informar-se, elemento básico para a tomada de decisões. Não possui valor se não for capaz de ser encontrada e preparada a tempo. É um conjunto de conhecimentos sobre alguém ou alguma coisa. Estes dados necessitam ser agrupados para que tenham sentido. Estes agrupamentos são chamados registros e os conjuntos de registros chamamos arquivos de dados ou tabelas. Esses arquivos devem ser armazenados em seu HD. • Atributo (campo/coluna): são as informações que você guarda sobre uma tabela (entidade) ou relacionamento. Sua função é identificar, caracterizar, classificar e qualificar uma tabela; • Domínio: é o conjunto desenvolvido pelos valores válidos que um atributo (campo/coluna) pode assumir. Os atributos podem adquirir domínios de duas maneiras que são: • Contínuos: adquirem qualquer valor dentro de certa variação. Um exemplo disso são os valores entre 1 e 15, ou seja, 1 Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007, como mostra a Figura 2.2 a seguir:

Figura 2.2: Menu iniciar > Access 2007.

2. Surgirá para você a tela inicial do Access 2007, veja a seguir (Figura 2.3):

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Figura 2.3: Tela inicial do Access 2007.

3. Escolha a opção Banco de Dados em Branco. Ao clicá-la, aparecerá no canto inferior direito a opção para escolher o local onde será criado. Pode-se deixar onde está ou escolher um local no seu computador. Feito isto, clique no botão Criar. Veja a seguir na Figura 2.4 estes passos:

Figura 2.4: Banco de Dados em branco.

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4. Após criar um Banco de Dados em branco você será direcionado para a tela principal do Access 2007, na qual é criado o seu próprio banco (tabelas, formulários, consultas, relatórios e macros). Veja a seguir na Figura 2.5:

Figura 2.5: Tela principal do Access.

Vamos conhecer detalhadamente a janela Banco de Dados mostrada na Figura 2.5. Nela encontraremos as seguintes guias: • Tabela: utilizada para armazenar seus dados, é o principal elemento do Access 2007. É um conjunto de dados sobre determinado assunto, como clientes ou fornecedores, por exemplo. Utilizar uma tabela separada para cada assunto possibilita que você as armazene apenas uma vez, o que torna seu banco de dados mais eficaz e diminui erros de entrada de dados; • Formulário: servem para visualizar, introduzir e modificar com facilidade os dados diretamente em uma tabela. É o elemento de comunicação entre o banco de dados e o usuário; • Consulta: são usadas para encontrar e recuperar apenas os dados que atendem as condições especificadas pelo usuário. É usada para visualizar, modificar e analisar dados de diferentes formas; • Relatório: é uma forma eficiente de mostrar seus dados em um formato impresso. Pode-se imprimir um relatório que agrupe dados, por exemplo; • Macros: é um conjunto de uma ou várias ações na qual cada uma executa uma operação diferente, como fechar um formulário ou abrir uma tabela, por exemplo. As macros deixam seu Banco de Dados automatizado; • Módulo: é o elemento de controle mais aprimorado do Access 2007. Eles guardam códigos em Visual Basic.

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No decorrer dos próximos Capítulos vamos conhecer detalhadamente as janelas tabelas, consultas, relatórios, formulários, entre outras. Você poderá no decorrer dos módulos realizar exercícios para melhor assimilar os conceitos e ferramentas mostradas aqui. Assim você terá mais facilidade para assimilar os conceitos de Access 2007. Dica: como planejar seu banco de dados? Você deverá focalizálo, ou seja, detalhes, entrada de dados, distribuição, manutenção e saídas têm de ter um propósito. Escolha quais tabelas deverá criar (cada tabela possui um único assunto ), que campos utilizará, determine quais serão as chaves primárias (campos mais característicos e exclusivos da Tabela), e revise sua estrutura, caso necessite.

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Capítulo 3 Tabela

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Como foi mostrado no capítulo anterior, as tabelas servem para armazenar seus dados. Suponha que uma tabela denominada clientes possua apenas dados sobre clientes, e a tabela produtos apenas dados sobre os produtos. Usando uma tabela separada para cada tipo, você nunca insere dados duplicados, tornando o armazenamento de dados mais hábil e eliminando um pouco de erros de entrada de dados. Antes de você criar outros elementos para o seu banco de dados, como formulários, por exemplo, é obrigatório criar suas tabelas, pois é justamente por meio delas que você consegue criar outros elementos (formulários, consultas, macros etc).

Criando sua primeira tabela Quando é criado um novo banco de dados, você é direcionado para tela inicial do Access 2007, como mostrou a Figura 2.5 do Capítulo 2 anterior. Nessa tela você já pode criar sua primeira tabela. Elas podem ser visualizadas de duas formas, no Modo Design ou no Modo Folhas de Dados, como mostra a Figura 3.1 a seguir:

Figura 3.1: Visualização de tabelas.

• Modo Design: usada para criar a tabela; • Modo Folha de dados: usada para inserir dados na tabela. Vamos criar agora nossa primeira tabela. Para isso, siga os próximos procedimentos: 1. Dê um clique na opção Modo de Exibição e selecione Modo Design (Figura 3.2).

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Figura 3.2: Modo Design.

2. Surgirá a caixa de diálogo Salvar como. Nela você definirá um nome para sua tabela (no nosso caso será Clientes) e depois clicará em OK para continuar (Figura 3.3):

Figura 3.3: Salvar como.

3. Sua tabela Clientes foi criada, agora você criará os campos, que neste caso podem ser nome, endereço, telefone, bairro, cidade e o código do cliente. O código será a chave primária, ou seja, neste campo não é aceita repetição de dados e o tipo de dados será a numeração automática, o restante (nome, endereço, bairro, CEP) será dados do tipo texto. Preencha a sua tabela conforme mostra a Figura 3.4 a seguir:

Figura 3.4: Tabela Clientes.

Tabela

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As tabelas podem ter dados de diversos tipos, como os mostrados na Figura 3.5 a seguir:

Figura 3.5: Tipos de dados.

Veja a seguir as características dos dados inseridos na tabela Clientes: • Memorando: caracteres alfanuméricos longos que possuem até 64.000 caracteres; • Número: valores numéricos; • Texto: caracteres alfanuméricos que possuem até 255 caracteres; • Moeda: valor monetário; • Data / hora: datas e horas; • Auto Numeração: valor numérico que é incrementado automaticamente; • Sim / Não: valor booleano; • Objeto OLE: gráficos ou figuras. Na parte inferior da tela pode-se visualizar uma lista de propriedades referentes aos campos descritos anteriormente (Figura 3.6):

Figura 3.6: Lista de propriedades dos campos.

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Agora vamos conhecer os detalhes sobre a descrição de cada um dos campos: • Tamanho do campo: os campos de texto nas tabelas do banco de dados do Access 2007 não poderão ter mais de 255 caracteres. Exemplo: no campo Nome defina seu tamanho de campo como 60. Quer dizer que o nome terá no máximo 60 caracteres; • Formato: mostra os dados e números em determinado formato de exibição, como, data completa ou moeda; • Máscara de entrada: mostra caracteres de formação em determinado campo para que eles não tenham de ser colocados e garante que os dados inseridos se ajustam à máscara; • Legenda: mostra uma etiqueta que não é a etiqueta padrão, por exemplo, nome do campo, para novos formulários e relatórios Valor Padrão. • Regra de validação e Texto de validação: limita os dados colocados em um campo a valores que atendam a determinada exigência; • Requerido: requer que os dados sejam colocados em um campo; • Permitir comprimento zero: aceita que uma seqüência de caracteres de comprimento zero seja guardada em um campo texto ou memorando; • Indexado: acelera buscas em campos freqüentemente procurados. Quando uma tabela é aberta no modo Design você apenas visualiza e modifica as propriedades de um campo de cada vez. O Access 2007 mostra as definições de propriedades do campo atual na parte inferior como foi mostrado na Figura 3.6. 1. Vamos agora salvar a tabela Clientes. No nome Clientes clique com o botão direito e na lista suspensa clique em Salvar (Figura 3.7):

Figura 3.7: Opção Salvar.

Tabela

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2. Vamos criar mais uma tabela que se chamará Pedidos. Na aba Criar clique em Tabelas como mostra a Figura 3.8 a seguir:

Figura 3.8: Criar Tabelas.

3. Escolha Modo Design (Figura 3.9):

Figura 3.9: Modo Design.

4. Nomeie sua tabela como mostra a Figura 3.10 a seguir:

Figura 3.10: Nome da tabela.

5. Agora insira os dados como mostra a Figura 3.11 a seguir:

Figura 3.11: Tabela Pedidos.

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6. Agora salve sua tabela exatamente com feita com a tabela Cliente.

Criando uma tabela utilizando o Modelo de tabela Para facilitar a criação de tabelas, o Access 2007 possui o Modelo de tabelas. É uma ferramenta do Access com uma lista de diversos modelos de tabelas que auxilia na sua escolha no momento da criação de novas tabelas. Para utilizar o Modelo de tabelas siga os próximos procedimentos: 1. Acesse a aba Criar > Modelos de Tabela, escolha o modelo que desejar. No nosso caso vamos utilizar a opção Tarefas (Figura 3.12):

Figura 3.12: Modelos de tabelas prontas.

2. Clique em Modo Design e dê o nome para a nova tabela (no nosso caso será teste). Observe que a tabela já é criada (Figura 3.13) conforme o modelo que você havia escolhido (tarefas). Esta é uma opção a mais que o Access 2007 oferece para você, caso deseje utilizar um modelo de tabela e depois fazer alguma alteração basta seguir estes passos. O ideal é você definir todas as tabelas do seu banco de dados e começar a criá-las do zero.

Tabela

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Figura 3.13: Tabela criada a partir de um modelo.

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Capítulo 4 Relacionamento

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Relacionamentos são as agregações inseridas entre os campos comuns (colunas) entre duas tabelas. Um relacionamento pode ser do tipo: • um – para – um; • um – para – muitos; • muitos – para – muitos. Relacionamento um para um: cada registro da tabela primária só pode estar associado a apenas um registro da tabela relacionada. Em diversos casos, os campos correspondentes em ambos os lados do relacionamento são uma chave primária ou possuem um índice exclusivo (Figura 4.1);

Figura 4.1: Um para Um.

Relacionamento um para muitos: cada registro da tabela primária pode ser associado a diversos registros da tabela relacionada, cada valor da chave primária pode aparecer diversas vezes na tabela relacionada. Suponha que cada registro de um cliente pode estar associado a diversos registros de pedido. Veja um exemplo na Figura 4.2 a seguir:

Figura 4.2: Um para muitos.

Relacionamento muitos para muitos: é o tipo de relacionamento em que nos dois lados do relacionamento os valores poderiam se repetir. Veja o exemplo a seguir (Figura 4.3):

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Figura 4.3: Muitos para Muitos.

Os relacionamentos são essenciais dentro de um banco de dados uma vez que eles mostram que campo se relaciona com que campo e em que tabelas. Eles agilizam e facilitam a realização de pesquisas e consultas que adicionam mais de uma tabela. Para criar os relacionamentos associamos os campos de chave primária de uma tabela com seus correspondentes em outra tabela.

Criando um relacionamento É preciso que o tipo e tamanho dos campos sejam os mesmos, menos para campos do tipo Numeração Automática que podem ser relacionados com campos do tipo Número Inteiro, caso necessite. Para começar estes procedimentos, você deve estar com o seu banco de dados aberto. (No nosso caso será o banco Exercício). Para iniciar a criação de um relacionamento, siga os passos a seguir: 1. Clique na aba Ferramentas de Banco de Dados (1) e em seguida clique em relações (2), como mostra a Figura 4.4:

Figura 4.4: Criando relacionamento.

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2. Surgirá a opção de relações, dentro desta opção clique com o botão direito em Mostrar tabela. Serão mostradas todas as tabelas que existem em seu banco de dados. Veja a Figura 4.5 seguir:

Figura 4.5: Opção relações.

3. Surgirá a caixa de diálogo Mostrar tabela (Figura 4.6):

Figura 4.6: Caixa de diálogo Mostrar tabelas.

4. Escolha as tabelas que você deseja fazer o relacionamento e clique em Adicionar e, logo em seguida, em Fechar. Sua tela ficará parecida como a mostrada na Figura 4.7 a seguir:

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Figura 4.7: Tabelas a serem relacionadas.

Esse relacionamento já foi mostrado anteriormente, apenas explicando os tipos de relacionamentos existentes (um para um, um para vários e muitos para muitos), agora você aprenderá a criar estes relacionamentos. Vamos relacionar a tabela Clientes, Detalhes do pedido e Pedidos. Os campos relacionáveis são Código do Cliente e Número do Pedido. Faça o seguinte: 1. Clique sobre o campo Código do Cliente da tabela Clientes e arraste-o até o campo Código do Cliente da tabela Detalhes do Pedido. 2. Na caixa de diálogo Editar Relações confira os dados e marque a opção Impor integridade referencial e clique no botão Criar (Figura 4.8):

Figura 4.8: Editar Relações.

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3. Na tabela Pedidos clique sobre Número do Pedido, arraste-o até a tabela Detalhes do Pedido e solte-o sobre o Número do Pedido. Aparecerá novamente a caixa de diálogo Editar relações, marque a opção Impor integridade referencial e clique em Criar. Sua tela ficará de acordo como mostra a Figura 4.9 a seguir:

Figura 4.9: Relacionamento criado.

Integridade referencial A integridade referencial é um sistema de normas que o Access 2007 usa para garantir que os relacionamentos entre registros de tabelas relacionadas sejam verdadeiros e que não elimine ou modifique, acidentalmente, dados relacionados. Pode-se determinar integridade referencial quando todas as condições a seguir forem satisfatórias: • quando a ligação entre os campos da tabela primária é uma chave primária ou possui um índice exclusivo; • quando os campos que se relacionam entre si possuem o mesmo tipo de dados. Esta regra possui duas exceções: • quando um campo (Numeração Automática) pode ser relacionado a um campo (Número) com uma determinação da propriedade Tamanho do Campo de Inteiro Longo; • quando um campo (Numeração Automática) com uma determinação da propriedade Tamanho do Campo de Código de Replicação pode ser relacionado com um campo (Número)

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com uma determinação da propriedade Tamanho do Campo de Código de Replicação. • as tabelas em questões pertencem ao mesmo banco de dados do Access 2007. Se forem tabelas vinculadas, elas necessitarão ser tabelas no formato do Access 2007 e terão de serem abertas no banco de dados no qual estão guardadas para determinar a integridade referencial. Você não pode marcar a opção de Impor integridade referencial para tabelas vinculadas de bancos de dados de outros formatos; • Quando a opção Impor integridade referencial é marcada, você necessita analisar as regras a seguir: • não se pode colocar um valor no campo da chave estrangeira da tabela relacionada que não exista na chave primária da tabela primária. No entanto, pode-se colocar um valor nulo na chave estrangeira, citando que os registros não estão relacionados. Suponha que você não possa ter um pedido que esteja imposto a um cliente que não existe, mas possa ter um pedido imposto a ninguém colocando um valor nulo no campo Código do Cliente; • pode-se retirar um registro de uma tabela primária se houver registros que coincidam em uma tabela relacionada. Suponha que você não possa retirar o registro de um Cliente da tabela Clientes se existir pedidos impostos ao cliente na tabela Pedidos; • não se pode modificar o valor de uma chave primária na tabela primária se esse registro apresentar registros relacionados. Suponha que você não possa modificar o código de um Cliente na tabela Clientes se existirem pedidos impostos a esse Cliente na tabela Pedidos. Caso queira que o Access 2007 estabeleça essas regras para um relacionamento, escolha a opção Impor integridade referencial quando o relacionamento for criado. Se a integridade referencial estiver imposta e caso você não siga as regras com tabelas relacionadas, o Access 2007 mostrará uma mensagem e não aceitará a modificação. Você pode ignorar as restrições contra eliminação ou modificação de registros relacionados e ainda manter a integridade referencial determinando as caixas de seleção Propagar Atualização dos Campos Relacionados e Propagar Exclusão dos Registros Relacio-

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nados. Quando você marca a opção Propagar Atualização dos Campos Relacionados, a modificação de um valor de chave primária na tabela primária é atualizada automaticamente e o valor coincidente em todos os registros relacionados. Quando você marcar a opção Propagar Exclusão dos Registros Relacionados, a exclusão de um registro na tabela primária excluirá qualquer registro relacionado na tabela relacionada.

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Capítulo 5 Exercício de fixação

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Crie um novo banco de dados com o nome Exercício de Fixação e salve-o na sua máquina. Precisaremos deste exercício futuramente. No seu banco de dados crie duas tabelas e crie também um relacionamento entre elas, (esse relacionamento será do tipo um para muitos e a integridade referencial será imposta). Dados da tabela: Nome do Campo Código do Fornecedor Nome da Companhia Nome do Contato Cargo do contato Endereço Cidade

Tipos de Dados Numeração Automática Texto Texto Texto Texto Texto

Tabela 5.1: Tabela Fornecedores. Nome do Campo Código do Produto Código do Fornecedor Código da Categoria Nome do Produto Quantidade

Tipos de Dados Numeração Automática Número Número Texto Texto

Tabela 5.2: Tabela Produtos.

Siga os passos a seguir para a resolução desse pequeno exemplo: 1. Inicialmente vamos criar o banco de dados. Para isso abra o Access 2007. Acesse o menu Iniciar > Programas > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007, como mostra a Figura 5.1 a seguir:

Figura 5.1: Inicializando o Access 2007.

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2. Com o Access 2007 aberto, insira o nome para o novo banco de dados (Figura 5.2):

Figura 5.2: Tela inicial do Access 2007.

3. Agora vamos criar as nossas duas tabelas. Clique sobre a Tabela 1, que aparece assim que você cria o banco de dados, com o botão direito do mouse, e na lista suspensa clique na opção Modo Design, assim como mostra a Figura 5.3 a seguir:

Figura 5.3: Criação no Modo Design.

4. Na caixa de diálogo Salvar como, insira um nome para a nova tabela e em seguida clique em OK (Figura 5.4).

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Figura 5.4: Nome da tabela.

5. A tabela será criada no Modo Design. Crie os dados que foram descritos no início deste Capítulo como mostra a Figura 5.5 a seguir:

Figura 5.5: Tabela Fornecedor.

6. Agora feche a tabela. Surgirá uma caixa de diálogo perguntando se você deseja salvar as alterações feitas. Clique em Sim (Figura 5.6):

Figura 5.6: Caixa de diálogo Salvar.

7. Execute o mesmo procedimento para a tabela Produtos. Acesse a aba Criar > Tabela (Figura 5.7):

Figura 5.7: Criando a tabela Produtos.

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8. Siga os mesmo passos dos tópicos 4, 5 e 6, não esquecendo que o nome da tabela agora é Produtos. 9. Insira os dados que foram descritos no início deste capítulo, como mostrados na Figura 5.8 a seguir:

Figura 5.8: Tabela Produtos.

10. Pronto, agora feche a tabela e salve-a da mesma forma da anterior. 11. Vamos analisar agora como está nosso banco de dados (Figura 5.9):

Figura 5.9: Nosso banco com as tabelas criadas.

12. Agora vamos criar nosso relacionamento. Acesse a aba Ferramentas de Banco de Dados e clique na opção Relações (Figura 5.10):

Figura 5.10: Relacionamento.

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13. Surgirá a caixa de diálogo Mostrar tabela (Figura 5.11):

Figura 5.11: Caixa de diálogo Mostrar tabela.

14. Insira as duas tabelas e clique em Fechar (Figura 5.12):

Figura 5.12: Tabelas.

15. Clique sobre o campo Código do Fornecedor da tabela Fornecedores e arraste-a e solte-a sobre o campo Código do Fornecedor da tabela Produtos. Observação: código do Fornecedor é uma chave primária, ou seja não aceita repetição de dados. 16. Surgirá para você a caixa de diálogo Editar Relações. Nesta caixa é definida a integridade referencial. Para que ocorra esta integridade marque a opção Impor integridade Referencial, e em seguida clique em Criar para continuar (Figura 5.13):

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Figura 5.13: Caixa de diálogo Editar Relações.

17. Observe a seguir (Figura 5.14) o relacionamento que acabamos de criar:

Figura 5.14: Relacionamento finalizado.

18. Agora feche o relacionamento. Aparecerá uma caixa de diálogo questionando-o se deseja salvar as alterações feitas. Clique em Sim (Figura 5.15):

Figura 5.15: Caixa com a opção Salvar.

19. Existe uma outra opção para salvar as alterações feitas. Assim que você terminar o relacionamento, clique com o botão direito

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do mouse na palavra Relações no canto superior esquerdo. Em seguida é só clicar em Salvar (Figura 5.16):

Figura 5.16: Alternativa para salvar as alterações.

20. Finalizamos aqui nosso pequeno exercício de fixação. Lembre-se que futuramente necessitaremos dele para dar continuidade ao nosso aprendizado.

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Capítulo 6 Formulários

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Os formulários são utilizados para muitos propósitos. Pode-se criar um formulário para a entrada de dados de alguma tabela, criar uma caixa de diálogo personalizada para receber a entrada do usuário e em seguida executar uma ação de acordo com esta entrada, ou criar um formulário menu de controle para abrir outros formulários ou relatórios. Todos os dados em um formulário são contidos em controles, tais controles são objetos gráficos que, distribuídos no formulário, mostram informações, executam ações ou a ilustram, tornando mais fácil sua leitura. Pode-se criar um formulário por meio do assistente de formulário. O Assistente acelera o processo de desenvolvimento, pois acaba fazendo todo o trabalho básico.

Criando um formulário utilizando o Assistente Os procedimentos a seguir o ajudarão a criar um formulário utilizando o Assistente do Access 2007. 1. Vamos utilizar o nosso banco de dados criado no Capítulo de Exercício de Fixação. Abra-o e clique na aba Criar > Mais Formulários > Assistente de formulário, como mostra a Figura 6.1 a seguir:

Figura 6.1: Formulário utilizando o Assistente de criação.

2. Surgirá a caixa de diálogo Assistente de formulário, escolha a tabela para a criação dele, (em nosso exemplo será a tabela Fornecedores). Escolha os campos que farão parte do seu formulário (no nosso exemplo serão todos) e clique em Avançar (Figura 6.2):

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Figura 6.2: Criando formulário.

3. Na tela que surge escolha o layout para o seu formulário. No nosso exemplo será utilizado a opção Coluna. Clique em Avançar (Figura 6.3):

Figura 6.3: Definindo do layout do formulário.

4. Escolha agora o estilo para o seu formulário assim como desejar (no nosso exemplo utilizaremos Access 2007). Clique em Avançar para continuar (Figura 6.4):

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Figura 6.4: Definindo o estilo do formulário.

5. Nessa opção definiremos um nome para o nosso formulário, como a tabela em questão é a de Fornecedores usaremos o mesmo nome em nosso formulário. Existe a opção de abrir o formulário já com dados ou de modificar o design do formulário. Marque a opção Abrir o formulário para visualizar ou inserir informações e clique em Concluir (Figura 6.5):

Figura 6.5: Finalizando a criação do formulário.

6. Seu formulário foi criado com sucesso por meio do Assistente de criação. Veja o resultado na Figura 6.6 a seguir:

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Figura 6.6: Formulário criado.

7. Veja na Figura 6.7 os detalhes do formulário:

Figura 6.7: Detalhes do formulário.

Como personalizar um formulário Nos procedimentos anteriores foi criado um formulário usando o Assistente de Formulário e o recurso AutoFormulário. Esse recurso é a maneira mais rápida para o desenvolvimento de um formulário.

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Entretanto, ele segue um padrão básico que várias vezes não atende às necessidades do usuário. Neste caso, o usuário pode escolher por desenvolver um formulário a partir do zero ou, então, usar o autoformulário e editá-lo para atender suas necessidades. Neste tópico veremos como editar a estrutura desse formulário recém-criado. 1. Abra o banco de dados Exercício de Fixação e o formulário Fornecedores. No nome Fornecedor, que fica no canto superior esquerdo, com o botão direito do mouse abra o menu suspenso e escolha a opção Modo Design, como mostra a Figura 6.8 a seguir:

Figura 6.8: Modo Design.

2. A tela de edição de formulário surgirá e acima aparecerá a aba Design, e por meio dela você mudará seu formulário. O fundo da tela de desenho mostra linhas de grade e nas laterais esquerda e superior da janela de edição as réguas (Figura 6.9):

Figura 6.9: Formulário no Modo Design.

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3. Todos esses elementos podem ser retirados ou ativados por meio da aba Organizar (Figura 6.10):

Figura 6.10: Aba Organizar.

4. Na próxima tela (Figura 6.11) você verá o formulário sem as linhas de grade e sem as réguas. Basta marcar ou desmarcar o item desejado para que ele seja exibido ou removido:

Figura 6.11: Réguas e grades desativadas.

Como modificar as legendas de campo diretamente no formulário Não sei se você já observou que várias legendas (etiquetas) de campos não contêm nome apropriado ou necessitam ser modificadas para outros nomes. Existem várias maneiras para modificar um texto descritivo. A forma mais simples é selecionar o texto que será modificado. Faça o seguinte:

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1. Clique na caixa do texto para surgir os gerenciadores de tamanho. Em seguida clique no texto. Uma caixa é aberta mostrando o texto e aceitando sua edição. Execute essa etapa para o campo código do Fornecedor. 2. Dê dois cliques sobre o código fornecedor, surgirá a caixa de Propriedade para que você possa editar o texto. Ou então basta selecionar o texto apagar e escrever o que necessita. Veja Figura 6.12 a seguir:

Figura 6.12: Modificando o texto.

3. Agora escreva o novo nome para o texto da legenda, que nesse caso é Cod Fornecedor. Clique fora da caixa de edição para finalizar a tarefa (Figura 6.13):

Figura 6.13: Texto modificado.

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4. Salve o formulário. Para isso basta clicar com o botão direito do mouse sobre seu nome no canto superior esquerdo, e na lista suspensa clicar em Salvar (Figura 6.14):

Figura 6.14: Opção Salvar.

Ferramentas de design de formulário Você aprenderá um pouco das funções das ferramentas design, ela possui os principais recursos para a edição dos elementos e controles nos formulários. É também a principal fonte de recursos para controles e elementos a serem eliminados em um formulário ou relatório. Até esse exato momento, trabalhamos com os elementos criados pelo Autoformulário, ou seja, modificamos algumas caixas de texto de lugar e o tamanho de outras. Utilizando as ferramentas de design, pode-se colocar também controles e elementos em um formulário. Veja a seguir a descrição das opções de design de formulário (Figura 6.15):

Figura 6.15: Ferramentas de Design de formulário.

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A seguir vamos conhecer em detalhes a finalidade de todas as ferramentas de design: • Selecionar objetos: é o controle padrão. Ele conserva ativo um cursor para a seleção de elementos; • Rótulo: mostra um texto descritivo, com um título, uma legenda ou instruções, em um formulário ou relatório; • Grupo de opção: mostra uma moldura de grupo na qual pode-se colocar caixas de seleção, botões de opção ou botões Alternar, os quais apresentam escolhas em um formulário ou relatório. Suponha que, pode-se usar um grupo de opções para identificar se um pedido deverá ser pago em dinheiro, cheque ou cartão; • Botão de Opção: sugere se uma situação é verdadeira ou falsa, por exemplo, um boleto está com seu pagamento em atraso. Quando se clica no botão de opção, um ponto preto aparecerá no seu centro para mostrar que a situação é verdadeira, caso contrário, a situação será falsa. Esse botão é conhecido também como botão de rádio; • Caixa de combinação: combina as funções da caixa de texto e caixa de listagem. Use uma caixa de combinação quando você quiser que a opção seja digitada ou selecionada de uma lista de valores predeterminados; • Botão de Comando: esse botão executa uma macro ou um procedimento de evento. A macro ou o procedimento de evento executará a ação ou uma série de ações. Por exemplo, você pode utilizar um botão de comando para abrir um formulário de dentro de um outro formulário; • Moldura de Objeto Não Acoplado: mostra uma imagem, um gráfico ou qualquer objeto OLE não armazenado em uma tabela de um banco de dados do Access 2007. Suponha que você possa usar uma moldura de objeto não vinculado para mostrar uma imagem BMP criada no Paint ou em outro programa gráfico. Esse controle aceita que você crie ou edite o objeto de dentro do formulário ou relatório, utilizando a aplicação na qual o objeto foi originalmente criado; • Inserir ou remover quebra de Página: marca o início de uma nova tela ou página impressa em um formulário ou relatório; • Linha: mostra uma linha horizontal, vertical ou diagonal em um formulário ou relatório;

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Assistente de Controle: ao clicar nessa ferramenta você liga ou desliga o Assistente de Controle antes de colocar um controle em um formulário ou relatório. Como padrão, essa ferramenta está ativa. Quando está desativada, pode-se criar um controle sem um assistente. A ferramenta Assistente de Controle não tem efeito em controles que não possam ser criados com o uso de assistentes; Caixa de Texto: mostra dados constituídos de texto, números e símbolos de um formulário ou relatório; Botão Alternar: pode-se selecionar para mostrar que uma situação é verdadeira, como, por exemplo, se uma conta foi paga. Quando não está selecionado, ele mostra que a situação é falsa; Caixa de Listagem: mostra uma lista de valores a partir dos quais pode-se escolher um valor. Utilize uma caixa de listagem quando você desejar limitar o valor de um controle aos valores da lista; Caixa de Seleção: muito semelhante ao botão de opção, esse controle aceita que mais de um controle seja marcado de maneira não exclusiva; Quadro de Objeto Acoplado: mostra uma imagem, um gráfico ou qualquer objeto OLE armazenado em uma tabela de um banco de dados do Access 2007. Suponha que você guarde fotografias de seus colaboradores em uma tabela do Access; poderá usar um quadro de Objeto relacionado para mostrá-las em um formulário ou relatório; Retângulo: mostra um retângulo em um formulário ou relatório.

Como inserir um Rótulo no formulário Como exemplo, vamos adicionar um texto explicativo no formulário. Na aba Design clique na ferramenta Rótulo. Posicione o cursor ao lado do campo Observação e insira no seu formulário, coloque a seguinte frase: Após o cadastro do fornecedor, não esqueça de confirmar todos os dados. Assim que finalizar a digitação do texto, clique fora da área do texto para fechar a caixa de digitação (Figura 6.16):

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Figura 6.16: Inserção de rótulos.

Propriedades Todos os elementos ou controles de um formulário, como o fundo da janela, os textos, os controles de campo, contém características próprias que são determinadas como propriedades. Para consultar ou modificar tais propriedades de um elemento, escolha o elemento e com o botão direito do mouse e na lista suspensa clique em Propriedades, como mostra a Figura 6.17 a seguir:

Figura 6.17: Propriedades.

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Feito isso, aparecerá a caixa de propriedades do elemento que você selecionou (Figura 6.18) (no nosso exemplo foi selecionado o cód Fornecedor).

Figura 6.18: Propriedades do Cód Fornecedor.

Para este elemento, queremos executar duas modificações. A primeira é mudar a cor do texto e a segunda, o seu alinhamento. Para isso siga os próximos procedimentos: 1. Clique no valor da propriedade Cor do fundo. Se essa propriedade não estiver ativada para você, utilize a barra de rolagem para acessar as demais propriedades. Um pequeno botão surgirá do lado esquerdo do campo. Clique nele e uma caixa de diálogo com as cores disponíveis será mostrada (Figura 6.19).

Figura 6.19: Cor do fundo.

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2. Escolha a cor Laranja e clique no botão OK. Veja o resultado da alteração na Figura 6.20 a seguir:

Figura 6.20: Exemplo de alteração de cor de fundo do formulário.

Observação: este é um pequeno exemplo, e como você viu anteriormente mudamos a cor do fundo. Porém, podemos também mudar a cor do texto entre outras coisas. Dependerá do que você desejar. 3. Mudando o alinhamento do texto. Escolha o mesmo texto Cód. do Fornecedor e na caixa de propriedade clique na opção Alinhamento do texto e escolha a opção Centralizado. Agora feche a janela de propriedades e o texto já será configurado com o novo formato (Figura 6.21):

Figura 6.21: Alinhamento do texto.

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Como colocar ou remover imagens de segundo plano Para colocar uma imagem de segundo plano em um formulário siga os passos a seguir: 1. Abra o formulário em Modo Design. Vamos utilizar o mesmo formulário de Fornecedores. 2. Clique duas vezes dentro dele para abrir a caixa de propriedades ou clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Propriedades. 3. Na caixa da Propriedades na opção Imagem, entre com o caminho do arquivo. A imagem tem de estar em formato BMP, ICO, DIB, WMF ou EMF. Se você tiver instalado filtros de gráficos para outros aplicativos, poderá usar qualquer arquivo que seja compatível com esses filtros. Para buscar esse arquivo clique no botão ao lado (Figura 6.22) e localize a imagem na sua máquina:

Figura 6.22: Inserção de imagem de fundo.

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4. Na caixa de Propriedades em Tipo de Imagem, mostre se você quer que a imagem seja incorporada ou vinculada. Quando a imagem é incorporada, ela é guardada no arquivo do banco de dados. Caso você incorpore a mesma imagem em um outro formulário ou relatório, a mesma será colocada novamente ao arquivo do banco de dados. Ao vincular uma imagem, você não guarda no arquivo do banco de dados, mas deve armazenar uma cópia em seu HD. Caso deseje usar o espaço de seu HD, mencione a definição Vinculada (Figura 6.23):

Figura 6.23: Tipo de imagem.

5. Após colocar a imagem ao formulário, pode-se dimensioná-la ou recortá-la clicando em uma das definições da caixa da propriedade Modo do Tamanho da Imagem. Como mostra a Figura 6.24 a seguir:

Figura 6.24: Opção caixa de Propriedade.

Inserindo uma caixa de combinação Um controle muito usado para ser utilizado em formulários é a caixa de Combinação. Com ela pode-se diminuir significativamente os erros de cadastramento, limitando as opções de digitação e for-

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necendo uma lista dos valores aceitáveis. Vamos criar uma caixa de combinação para substituir a caixa de texto atual: 1. Escolha o rótulo Cidades e pressione a tecla Delete para eliminá-la, em seguida escolha e exclua a caixa de texto Cidades (Figura 6.25):

Figura 6.25: Exclusão do Rótulo e texto cidade.

Apesar de utilizar a Caixa de Ferramentas Design, teremos o apoio dos assistentes para a criação desse controle. 2. Clique na caixa de Combinação e observe se o botão Assistente de Controle está pressionado. Caso não esteja, pressione-o. O cursor mudará de formato mostrando que está ativa. Posicione-o abaixo da caixa de texto Endereço e arraste-o para marcar uma pequena área da janela, como mostra a Figura 6.26 a seguir:

Figura 6.26: Marcando uma área.

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3. Quando o botão do mouse for liberado, o assistente entrará em ação. Na primeira caixa de diálogo mostrada, ele perguntará se os dados mostrados na caixa de combinação serão obtidos por intermediário de uma tabela ou se serão criados agora pelo usuário. Escolha a segunda opção como mostra a Figura 6.27 a seguir:

Figura 6.27: Assistente de caixa de combinação.

4. Clique no botão Avançar para continuar. A caixa de combinação pode permitir mais de uma coluna com valores. Nesse caso, apenas o conteúdo de uma das duas colunas é imposto ao campo. Em nosso exemplo, apenas uma coluna será necessária. Pode-se agora digitar os valores que você deseja no campo Col1. Em nosso exemplo, entre com o nome Cidades. Para avançar para a próxima linha, pressione a tecla tab (Figura 6.28):

Figura 6.28: Assistente de caixa de combinação.

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5. Clique no botão Avançar. A próxima etapa perguntará se você deseja que os valores informados sejam armazenados em uma coluna de uma tabela de banco de dados ou fiquem no formulário, por meio da opção Lembrar o valor para Uso posterior. Vamos escolher armazenar o valor em um campo e depois o campo Cidades na lista, que é aberta ao pressionar a seta do campo (Figura 6.29):

Figura 6.29: Assistente de caixa de combinação.

6. Clique no botão Avançar e informe como conteúdo do rótulo a palavra Cidades (Figura 6.30):

Figura 6.30: Assistente de caixa de combinação.

7. Clique no botão Concluir e em poucos segundos o novo controle estará incluído, como mostra a Figura 6.34 a seguir:

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Figura 6.31: Inserção concluída.

8. Agora salve seu formulário e ative o comando Modo Formulário. Para isso acesse a opção Fornecedores e com o botão direito do mouse na lista suspensa clique em Modo de Formulário (Figura 6.32):

Figura 6.32: Modo Formulário.

9. Observe que o campo Cidades já aparece como uma caixa de combinação, mostrando os valores que foram cadastrados anteriormente. Clique na seta do campo e veja as opções que foram incluídas (Figura 6.33):

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Figura 6.33: Caixa de combinação concluída.

Seu formulário já está com uma melhor aparência, para que sejam inseridos outros controle o procedimento básico é o mesmo. Deve-se selecionar a ferramenta, marcar a área onde será colocado o controle e responder as perguntas do assistente, ou então modificar as propriedades do objeto.

Formulário com subformulário Um recurso muito usado em sistemas que utilizam mais de uma tabela é a criação de formulários e relatórios que mostram dados de mais de uma tabela ao mesmo tempo. Um exemplo disso seria no caso de uma nota fiscal que pode mostrar na sua parte superior os dados da tabela de clientes e na sua parte inferior, a descrição dos materiais vendidos encontrados na tabela de produtos. Um subformulário é um formulário dentro de outro. O formulário primário é chamado formulário principal e o formulário dentro do formulário é denominado subformulário. Uma combinação formulário/formulário mestre/detalhe ou um formulário pai/filho. Os subformulários são muito bons, principalmente quando se deseja mostrar dados de tabelas ou consultas com um relacionamento um-para-muitos.

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Quando se usa um formulário com um subformulário para incluir novos registros, o Access 2007 salva o registro atual no formulário principal quando o subformulário é acessado. Isso assegura que os registros na tabela muitos terão um registro na tabela um para se relacionar. Isso também salva automaticamente cada registro da maneira que são incluídos ao subformulário.

Criando um subformulário A forma como um subformulário é criado dependendo do que se deseja dele. Se você quer criar um formulário principal e um subformulário ao mesmo tempo ou um subformulário e colocá-lo a um formulário existente ou ainda se deseja colocar um formulário existente a outro formulário existente para criar um formulário com um subformulário. Para criar o subformulários siga os procedimentos a seguir: 1. Abra o banco de dados Exercício de Fixação, lembre-se de que já temos um formulário que é o de fornecedores, e nesse banco temos apenas duas tabelas. Em uma delas já criamos o formulário a outra tabela, a de Produtos. Então criaremos um formulário por meio do Assistente de Formulário, o formulário Produtos. Siga os passos descritos no início deste capítulo no tópico Criando um formulário utilizando o Assistente: 2. Na primeira caixa de diálogo do assistente, selecione a tabela Produtos (Figura 6.34):

Figura 6.34: Assistente de formulário.

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3. Escolhas os campos que farão parte do seu formulário. Em nosso exemplo, selecionamos os campos Código do Produto, Nome do Produto e Quantidade (Figura 6.35): 4. Na mesma caixa de diálogo do assistente selecione a outra tabela Fornecedores (Figura 6.35):

Figura 6.35: Assistente de formulário.

5. Escolha os campos que você deseja na tabela Fornecedores. Nesse caso, selecione todos os campos, com exceção ao Código do Fornecedor (Figura 6.36):

Figura 6.36: Assistente de formulário.

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6. Clique no botão Avançar, e o programa perguntará com qual tipo de visualização você deseja que sejam exibidos os dados. Selecione por Fornecedores. Ainda na mesma caixa de diálogo do assistente, marque a opção Formulário com subformulário(s) como mostra a Figura 6.37 a seguir:

Figura 6.37: Assistente de formulário.

7. Clique em Avançar para continuar. A próxima etapa solicita que seja selecionado o tipo de layout para o formulário. Escolha a opção Folha de Dados, e clique em Avançar (Figura 6.38):

Figura 6.38: Assistente de formulário.

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8. Em seguida selecione a opção Fluxo e clique em Avançar para continuar (Figura 6.39):

Figura 6.39: Assistente de formulário.

9. Agora informe um título para os dois formulários, como mostra a Figura 6.40, e clique no botão Concluir para finalizar:

Figura 6.40: Assistente de formulário.

10. Ao manter a opção Abrir o Formulário para visualizar ou Inserir dados selecionados, você poderá verificar o formulário e os subformulário criados (Figura 6.41):

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Figura 6.41: Formulário e subformulário criados.

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Capítulo 7 Consultas

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A consulta é um dos recursos mais importantes do Access 2007. Com elas, o usuário pode filtrar, ordenar e agrupar duas ou mais tabelas, podendo assim criar tabelas virtuais e subconjuntos de registros, que atendem a determinada necessidade dos seus sistemas. Uma consulta é uma pergunta feita ao Access 2007 a respeito dos dados de suas tabelas. Pode-se perguntar dentro de uma tabela de salário, por exemplo, se o usuário deseja ter os dados de quem ganha mais. O tipo de consulta mais usado é o de seleção. Uma consulta de seleção recupera informações de uma ou mais tabelas usando métodos especificados pelo usuário, e em seguida os dados são mostrados na ordem em que você deseja. Suponha que você queira visualizar alguns produtos de determinada marca no seu banco de dados. Para isso é preciso recuperar os dados da tabela produtos. Em vez de buscar em toda a tabela, pode-se estruturar uma consulta que mostre apenas os dados que você deseja.

Tipos de consulta O Access 2007 possui diversos tipos de consulta. São elas: • Consulta Seleção: como comentamos anteriormente este tipo de consulta é o mais usado, ele seleciona campos e registros a partir de uma ou mais tabelas. Recupera dados nos quais se podem atualizar os registros com pequenas restrições. Pode-se também usá-lo para agrupar registros e calcular somas, contagens, médias e outros tipos de totais; • Consulta de Tabela de Referência Cruzada: agrupa informações em categorias e mostra os dados no formato de uma planilha resumidamente. Uma consulta de tabela de referência cruzada mostra valores resumidos como: somas, contagens e médias de um campo em uma tabela. Esta consulta agrupa os dados em um conjunto de fatos relacionados de cima para baixo, ao longo da lateral esquerda da folha de dados e um outro conjunto de fatos relacionados de um lado a outro na parte superior da folha de dados; • Consulta Parâmetro: aceita que uma consulta seja executada para determinar diferentes conjuntos de informações, em função de um ou mais parâmetros que são fornecidos antes da sua execução. Esta consulta, quando executada, mostra sua própria caixa de diálogo e solicita dados como critérios para re-

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cuperação de registros ou um valor que você deseje inserir em um campo. Pode-se estruturar a consulta para solicitar mais de um elemento de informação. Suponha que, se possa estruturála para lhe solicitar duas datas. O Access 2007 pode recuperar todos os registros estabelecidos entre essas duas datas. A consulta parâmetro também é favorável quando usada como base para formulários mensais com base em uma Consulta Parâmetro. Quando você imprimir o relatório, o Access 2007 mostrará uma caixa de diálogo perguntando o mês em que você quer que o relógio aborde: defina um mês e o Access 2007 imprimirá o relatório adequado; Consulta Ação: aceita que os dados sejam arrastados ou modificados. As consultas desse tipo subdividem-se em quatro tipos: exclusão, atualização, acréscimo e criar tabela; Consulta Exclusão: remove um grupo de registro de uma ou mais tabelas. Suponha que se possa usar uma Consulta Exclusão para remover produtos que estão em uso ou para os quais não há pedidos. Neste tipo de consulta, sempre serão removidos registros inteiros, e não apenas os campos selecionados dentro dos registros; Consulta Atualização: ela cria modificações globais em um grupo de registros em uma ou mais tabelas. Suponha que se possa aumentar os preços em 20% de todos os produtos de uma categoria ou dar um desconto de 10% para todos os produtos de um banco de dados de estoque. Neste tipo de consulta os dados em tabelas que já existem podem ser modificados; Consulta Acréscimo: insere um grupo de registros de uma ou mais tabelas no final de uma ou mais tabelas. Suponha que você tenha uma tabela de cadastro de possíveis fornecedores. Quando eles se tornarem fornecedores, você deverá cadastrálos na tabela de Fornecedor. Para evitar uma digitação de todos esses dados novamente, poderá desenvolver uma Consulta Acréscimo e acrescentá-las em sua tabela Fornecedor; Consulta Criação de Tabela: aceita a criação de uma tabela, a partir de outras tabelas ou consultas. Não esqueça que uma consulta apenas reúne os dados de outras tabelas. Ela não é uma tabela propriamente dita. A consulta Criação de Tabela é útil para: • criar uma tabela para exportar dados para outros bancos de dados do Access 2007;

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• criar relatórios que mostrem dados a partir de determinada data; • criar uma cópia de backup de uma tabela; • criar uma tabela de histórico que possua registros antigos. Suponha que você poderia criar uma tabela que guardasse todos os seus pedidos antigos, antes de removê-los de sua tabela Pedidos atual.

Como criar uma consulta seleção Para criar uma consulta faça o seguinte: 1. Abra seu banco de dados denominado Exercício de Fixação, na aba Criar clique em Design de Consulta. Observe que no nosso banco existem apenas duas tabelas (Fornecedores e Produtos) e elas são mostradas na caixa de diálogo Mostrar Tabela – esta opção serve para incluir tabelas ou realizar consultas na sua consulta (Figura 7.1):

Figura 7.1: Tela inicial da consulta.

2. Agora vamos adicionar as tabelas, esta tarefa pode ser realizada com um clique duplo nos nomes da tabela ou consulta ou ainda

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selecionando-a e clicando no botão adicionar. Escolha a tabela Fornecedores e clique em adicionar e em seguida Fechar (Figura 7.2).

Figura 7.2: Tabela adicionada.

3. Consulta é uma ferramenta gráfica que aceita usar o mouse para escolher e manipular elementos na janela. Para inserir o campo Código do Fornecedor, na consulta, busque na opção Campo na seta. Veja como na Figura 7.3 a seguir:

Figura 7.3: Adição do Código do Fornecedor.

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4. Agora que você apreendeu a colocar o campo na consulta, preencha o restante conforme mostra a Figura 7.4 a seguir:

Figura 7.4: Adição dos campos.

5. Acabamos de criar uma consulta que lista o Nome do Contato e o Endereço. Esta faltando apenas especificar um critério para a seleção. Suponha um critério para mostrar determinado endereço, por exemplo. Para isso continue com os procedimentos a seguir: 6. Entre com o seguinte dado na linha critério da coluna Endereço: Av: Getúlio Vargas (Figura 7.5):

Figura 7.5: Critérios.

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7. Salve a consulta com o nome Consulta Fornecedores. Para isso clique, com o botão direito do mouse, em Salvar, na lista suspensa (Figura 7.6):

Figura 7.6: Opção Salvar.

8. Surgirá a caixa de diálogo Salvar como. Entre com o nome da consulta e clique em OK (Figura 7.7):

Figura 7.7: Caixa de diálogo Salvar como.

9. Agora alterne para o Modo de Exibição de Folha de Dados. Para isso acesse novamente o nome da consulta e clique com o botão direito do mouse, e na lista suspensa selecione Modo de Exibição de Folha de Dados, como mostra a Figura 7.8 a seguir. A Figura 7.9 logo depois dá o relatório neste modo de exibição:

Figura 7.8: Modo de exibição.

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Figura 7.9: Exibição no Modo de Exibição de Folha de Dados.

10. Uma vez determinado o critério dos registros que você deseja consultar, pode-se ordenar à exibição deles para facilitar a consulta. Para isso basta fazer a classificação, em que se determina como crescente (0-9 ou A-Z) ou decrescente (9-0 ou Z-A). Assim posicione o mouse sobre o campo em que se deseja, (no nosso exemplo vamos clicar sobre o Nome do Contato, ele mostrará uma seta ao lado) , clique sobre a seta e aparecerá uma caixa de diálogo (Figura 7.10), escolha a classificação que deseja (no nosso exemplo será decrescente) e clique em OK.

Figura 7.10: Classificação Decrescente.

11. Observe como ficou na Figura 7.11 a seguir:

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Figura 7.11: Classificação da consulta.

Uma outra forma de fazer a classificação é no Modo Design na linha Classificação (Figura 7.12):

Figura 7.12: Classificação no Modo Design.

Falando um pouco sobre os operadores Podem ser incluídos vários critérios dentro de uma célula ou em diferentes células de uma consulta. Quando você necessitar criar mais de um critério na mesma célula, será preciso utilizar os operadores. O Access 2007 inclui seis categorias de operadores que são: aritméticos, comparação, concatenação, lógicos, comparação de

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padrões e diversos. A seguir apresentaremos todos os operadores do Access 2007, apesar de vários deles não se aplicarem às expressões criadas na célula Critério: 1. Operadores aritméticos

Figura 7.13: Operadores aritméticos.

2. Operadores de comparação.

Figura 7.14: Operadores de comparação.

3. Operador de concatenação.

Figura 7.15: Operador de concatenação.

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4. Operadores lógicos.

Figura 7.16: Operadores lógicos.

Observação: operadores que estão entre parênteses representam operador na versão em inglês do Access 2007. 5. Operador de comparação de padrões.

Figura 7.17: Operador de comparação de padrões.

6. Operadores diversos.

Figura 7.18: Operadores diversos.

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Criando uma consulta utilizando o assistente de consulta Pode ser utilizado quando você necessitar utilizar alguma ferramenta para realizar tarefas com rapidez, é como um assistente que possa fazer esse trabalho por você. Se você necessitar fazer uma consulta, não terá necessariamente que criá-la por meio do modo Design. Você pode faze-la por meio do Assistente de Consulta; ele agiliza o desenvolvimento da consulta, pois realiza todo o trabalho básico. Quando se utiliza um Assistente de Consulta, é mostrado um aviso solicitando dados, e, assim, cria-se uma consulta baseada em suas respostas. Mesmo que se tenham desenvolvido diversas consultas, pode-se querer utilizar um assistente para, ligeiramente, estruturar a consulta. Siga os passos a seguir para criar uma consulta por meio do Assistente: 1. Clique sobre o Assistente de Consulta (Figura 7.19):

Figura 7.19: Assistente de Consulta.

2. Surgirá a caixa de diálogo Nova Consulta (Figura 7.20):

Figura 7.20: Caixa de diálogo Nova Consulta.

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3. Escolha o tipo de consulta (no nosso caso será uma consulta Simples). Clique em OK para continuar. 4. Surgirá a caixa de diálogo Assistente de Consulta. Nela você escolherá sua tabela e os campos que farão parte da sua consulta. No nosso exemplo será a tabela de Produtos do nosso banco de dados Exercício de Fixação. E os campos Código do produto, Nome do Produto e Quantidade, como mostra a Figura 7.21 a seguir:

Figura 7.21: Caixa de diálogo Assistente de Consulta Simples.

5. Clique em Avançar. Na caixa de diálogo que surge você definirá um nome para (ela em nosso exemplo será Produtos Consulta), deixe a opção Abrir consulta para visualizar informações e clique em Concluir. Sua consulta foi criada com sucesso (Figura 7.22):

Figura 7.22: Consulta criada.

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Capítulo 8 Relatórios e etiquetas

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Criar um Relatório é uma forma real de mostrar suas informações como um documento impresso. Apesar de formulários também poderem ser impressos, os relatórios oferecem para você maior controle sobre o que vai ser mostrado. Um relatório são os dados que foram organizados e formatados para uma melhor apresentação. Exemplos de relatório são etiquetas de endereçamento, faturas, listas de estoque, produtos e listas de fornecedores. A forma mais rápida de entender como um relatório funciona é observar um já impresso e analisar sua estrutura. Os dados de um relatório são derivados de tabelas, consultas e formulários. Para ajudá-lo a criar relatórios, o Access 2007 possui os Assistentes de Relatórios descritos a seguir e mostrados na Figura 8.1: • Assistente de Relatório: ele cria um relatório passo a passo; • Relatório: cria relatórios automaticamente; • Etiquetas: geram etiquetas padrão ou personalizadas.

Figura 8.1: Relatórios.

Existem três formas de visualizar um relatório. Estes são descritos a seguir e mostrados na Figura 8.2: • Modo Design: utilize para modificar o layout do relatório; • Modo de Exibição de Layout: utilize para ver o layout geral do relatório; • Modo de Visualização de Impressão: para verificar como vai ficar a impressão do relatório.

Figura 8.2: Modo de visualização.

Criação de relatório Para criar um relatório utilizando a tabela Fornecedores do banco de dados Exercício de Fixação, siga os próximos passos:

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1. Na janela do banco de dados Exercício de Fixação clique na Aba Criar e em seguida em Assistente de Relatório (Figura 8.3).

Figura 8.3: Assistente de relatório.

2. Surgirá a caixa de diálogo Assistente de relatório. Na caixa de listagem selecione a tabela Fornecedores; escolha também os campos que farão parte do seu relatório. No nosso exemplo será escolhido Código do Fornecedor, Nome do Contato, Cargo do contato e Endereço, como mostra a Figura 8.4 a seguir:

Figura 8.4: Assistente de relatório.

3. Clique no botão Avançar. A próxima caixa de diálogo pergunta se você quer criar algum tipo de Agrupamento. Clique apenas em Avançar (Figura 8.5):

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Figura 8.5: Assistente de relatório.

4. Na próxima tela escolha a classificação que deseja para os seus registros e em seguida clique em Avançar (Figura 8.6):

Figura 8.6: Assistente de relatório.

5. Escolha agora como deseja ordenar o seu relatório. No nosso exemplo, foi utilizado o layout como Tabela e a orientação como Retrato. Marque também a opção Ajustar a largura do campo para que todos os campos caibam em uma página. Feito isso clique no botão Avançar (Figura 8.7):

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Figura 8.7: Assistente de relatório.

6. Agora escolha (no estilo do seu relatório, no nosso exemplo será o estilo Access 2007), e clique novamente em Avançar (Figura 8.8):

Figura 8.8: Assistente de relatório.

7. Escolheremos agora seu nome. Coloque Fornecedores para o nosso exemplo, e marque a opção Visualizar os relatórios. Clique em Concluir para finalizar (Figura 8.9):

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Figura 8.9: Assistente de relatório.

8. Pronto, seu relatório foi concluído com sucesso (Figura 8.10):

Figura 8.10: Relatório concluído.

Criando etiquetas Um relatório muito usado em aplicações de banco de dados são as etiquetas de endereçamento, usadas na postagem de cartas e mala-direta. No mercado existe uma grande diversidade de etiquetas com diferentes tipos e tamanhos; muitas etiquetas são próprias para impressoras que utilizam formulário contínuo, outras para impressora a laser. O Assistente de Etiqueta inclui as opções necessárias para a seleção e impressão da maioria dos tipos de etiquetas disponíveis comercialmente.

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Para criar etiquetas de endereçamento, para a tabela Fornecedores utilizando o Assistente, siga as etapas a seguir: 1. Na janela banco de dados Exercício de Fixação clique na aba Criar e em seguida em Etiquetas. Surgirá para você a caixa de diálogo Assistente de Etiquetas. Escolha as especificações que deseja e clique em Avançar (Figura 8.11):

Figura 8.11: Assistente de Etiquetas.

2. Na próxima caixa de diálogo que surge escolha a fonte a ser utilizada e clique novamente em Avançar (Figura 8.12):

Figura 8.12: Assistente de Etiquetas.

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3. Agora escolha o campo que vai pertencer a sua etiqueta (no nosso exemplo apenas o Nome do Contato e Endereço). Clique em Avançar (Figura 8.13):

Figura 8.13: Assistente de Etiquetas.

4. Escolha como você deseja classificá-la e clique novamente em Avançar (Figura 8.14):

Figura 8.14: Assistente de Etiquetas.

5. Na etapa final você definirá o nome para a sua etiqueta (no nosso exemplo será Etiquetas Fornecedores). Clique em Concluir para finalizar (Figua 8.15):

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Figura 8.15: Assistente de Etiquetas.

6. Etiqueta concluída (Figura 8.16):

Figura 8.16: Etiqueta concluída.

Personalizando um relatório Uma das funções mais importantes de um banco de dados é, definitivamente, a produção de dados úteis aos seus usuários. Estes dados são o único aspecto do banco de dados visto por alguns membros da organização. Entretanto, é fundamental que o produto tenha uma aparência profissional também interessante.

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Assim como fazem outros assistentes, um Assistente de relatório faz uma série de perguntas para ajudá-lo a construir um relatório. Pode-se utilizar o relatório como ele está ou pode personalizá-lo. Na maior parte dos casos, você vai querer um relatório que mostre seus dados em um formato mais profissional e que seja fácil de ler. Para que você possa personalizar seu relatório primeiro você deve configurá-lo para o modo Design. Para isso siga as etapas a seguir: 1. Abra o relatório Fornecedores que acabamos de criar, e clique sobre ele com o botão direito do mouse, e na lista suspensa escolha Modo Design, como mostra a Figura 8.17 a seguir:

Figura 8.17: Modo Design.

2. Para fazer qualquer alteração basta selecionar o campo que deseja e fazer as modificações que achar necessárias (Figura 8.18):

Figura 8.18: Modo Design.

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Imprimindo um relatório Para visualizar os dados do relatório no papel, é preciso imprimilo. Pode-se imprimir um relatório enviando-o diretamente para uma impressora ou enviando-o para um arquivo, para ser impresso futuramente. Para imprimi-lo, faça o seguinte: 1. Abra o relatório que deseja imprimir. Vá até o menu Arquivo e clique em Imprimir (Figura 8.19):

Figura 8.19: Imprimindo um relatório.

2. O Access 2007 mostra a caixa de diálogo Imprimir (Figura 8.20):

Figura 8.20: Caixa de diálogo Imprimir.

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3. No item Intervalo de impressão escolha Tudo. Para mudar a quantidade de cópias a serem impressas digite o número desejado na caixa Cópias. 4. Clique no botão OK. Pronto, acabamos de imprimir um relatório.

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Capítulo 9 Macro

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Em alguns instantes é preciso realizar diversas tarefas comuns, repetidamente, o que torna todo o processo muito lento. Uma maneira de aumentar a velocidade de execução destas tarefas é automatizando sua execução utilizando uma Macro. No Access 2007, quando se utiliza um assistente para criar uma tabela, um formulário, um relatório ou uma consulta, muitos processos são realizados. Os assistentes automatizam esses processos. Pode-se fazer seus próprios processos automatizando-os de duas formas: • criando uma Macro ou; • escrevendo programas com o Visual Basic for Aplications (VBA), uma linguagem de programação poderosa. Alguns procedimentos comuns que as macros podem executar: • abrir automaticamente os formulários mais utilizados; • configurar e imprimir relatórios; • averiguar informações para certificar-se que são válidas; • criar acesso rápido a todos os objetos do banco de dados.

Criando uma macro Vamos criar uma macro que abra uma tabela do banco de dados do Exercício de Fixação: 1. Clique na aba Criar e clique em Macro como mostra a Figura 9.1 a seguir:

Figura 9.1: Criando uma Macro.

2. Na janela Macro escolha a ação Abrir Tabela. Determine o nome da tabela (no nosso caso será Fornecedores) – (Figura 9.2):

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Figura 9.2: Criando uma Macro.

3. Salve a macro com o nome Abre Tabela. Para isso no nome macro clique com o botão direito do mouse e na lista suspensa clique em Salvar (Figura 9.3):

Figura 9.3: Salvando uma Macro.

4. Surgirá a caixa de diálogo Salvar. Defina o nome da macro e clique em OK (Figura 9.4):

Figura 9.4: Salvando uma Macro.

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5. Feche a janela Macro. Para executá-la, selecione-a e clique duas vezes (Figura 9.5):

Figura 9.5: Executando uma Macro.

Acrescentando ações à macro Depois de criada a macro pode-se inserir novas ações que são tidas como necessárias à sua execução. Existem duas formas de inserir ações à macro. Pode-se selecionar uma nova ação na lista de ações da janela Macro, ou pode-se arrastar e soltar um objeto do banco de dados da janela Macro. Para que se possa incluir uma ação à macro, usando o recurso arrastar e soltar siga os passos a seguir: 1. Abra uma nova macro. 2. Clique e mantenha pressionado sobre a tabela em que se deseja criar a macro, solte-a apenas sobre uma das linhas da Macro. Automaticamente será criada uma ação Abrir Tabela (Figura 9.6):

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Figura 9.6: Acrescentando ações.

A Macro AutoExec Em diversas situações é desejável que, ao abrir um banco de dados, uma série de tarefas sejam executadas automaticamente, como abrir certas tabelas e formulários. A macro aceita sua autoexecução. Ao abrir, o banco de dados deve-se chamar AutoExec. Para criarmos uma macro AutoExec no Access 2007 siga as etapas a seguir: 1. Crie uma macro contendo as seguintes ações ao abrir o banco de dados. Exercício de fixação. 2. Como primeira ação escolha na lista a opção AbrirFormulário. 3. Na janela Argumentos de Ação, no item Nome do Formulário, selecione a opção Fornecedores.

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4. No item Exibir, escolha Formulário. 5. No item Modo janela, escolha Normal. 6. Como segunda ação selecione na lista a opção Maximizar. 7. Agora salve a macro com o nome AutoExec (Figura 9.7):

Figura 9.7: Formulário AutoExec.

8. Clique no botão Executar.

Como editar e modificar a macro Caso você mude de idéia em relação às ações que adicionou, você pode reorganizá-las ou excluí-las de sua macro. Pode-se mover ou excluir uma ação dependendo da necessidade. Suponha que você tenha criado uma macro que abre uma tabela e depois abre um formulário. Você poderá trocar as posições, fazendo com que a macro inicialmente abra o formulário e depois a tabela. Para mover a ação AbrirTabela, para depois da ação AbrirFormulário, siga os passos a seguir: 1. Crie uma macro tendo como a primeira ação AbrirTabela e a segunda AbrirFormulário e salve-a com o nome Macro01. 2. Selecione a ação AbrirTabela clicando no seletor de linha à esquerda do nome da ação.

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3. Dê um clique no seletor, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste-o para a nova posição. Para excluir uma ação, basta escolher uma linha clicando no seletor de linha e, em seguida, pressionar a tecla Del.

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Capítulo 10 Botões de comando

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Como estudamos anteriormente, as macros são poderosas e podem melhorar bastante o modo como você ou outros usuários interagem com seu banco de dados. Imagine que se podem abrir formulários, imprimir relatórios com um simples clique em um botão. Para tornar essa tarefa possível, pode-se criar um botão de comando a um formulário. Você usa um botão de comando em um formulário para iniciar uma ação ou um conjunto de ações. Para que um botão de comando tenha alguma ação vinculada, deve-se escrever uma macro ou um procedimento de evento e o anexar à propriedade Ao Clicar do botão. Siga os passos a seguir para inserir um botão de comando a um formulário de Cadastro de Fornecedores que imprima um registro: 1. Abra o formulário Fornecedores em Modo Design. Aumente a área de detalhe arrastando para baixo o rodapé do formulário (Figura 10.1):

Figura 10.1: Formulário em Modo Design.

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2. Crie um botão com a ferramenta Botão de comando. 3. Ao ser adicionado no formulário será aberta a caixa de diálogo Assistente de botão de comando. Escolha Operações de registro na caixa Categorias e Imprimir registro na caixa Ações. Clique no botão Avançar para continuar (Figura 10.2):

Figura 10.2: Assistente de botão de comando.

4. Na tela que surge perguntando se você deseja texto ou imagem no botão, marque a opção Texto e clique em Avançar (Figura 10.3):

Figura 10.3: Assistente de botão de comando.

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5. Nomeie como Imprimir registro para o botão e clique em Concluir. O botão foi criado com sucesso. Alterne para o modo Formulário e teste o botão de comando (Figura 10.4):

Figura 10.4: Botão criado com sucesso.

Por meio desse pequeno exemplo você poderá criar muitos outros botões. Pode-se criar um menu com os botões para chamar outros formulários, por exemplo; isto dependerá exclusivamente do que deseja e de sua criatividade.

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Capítulo 11 Desenvolvendo um sistema

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A maioria das pessoas que trabalham com dados de uma empresa, por exemplo, controle de estoques, não conhece uma linguagem de banco de dados. Entretanto, essas pessoas operam programas de computador, criados com base nestas linguagens com bastante desenvoltura. Isto é aceitável pela sistematização das rotinas necessárias à execução das tarefas nos chamados sistemas. No Access 2007, um sistema do banco de dados pode ser criado por diversos elementos que são: tabelas, consultas, formulários, relatórios e macros, todos relacionados e integrados entre si. Anteriormente, você aprendeu como criar passo a passo esses elementos. Agora vamos colocar estes conceitos em prática. Criaremos um sistema que se chamará LM Soluções (empresa que vende diversos produtos). Não esqueça que você estará construindo um sistema para que outras pessoas o utilizem, sendo assim não utilize cores fortes como pano de fundo dos formulários, isto evitará o cansaço visual do usuário. Seu sistema será constituído dos seguintes elementos: • Tabelas: Clientes, Produtos, Pedidos e Detalhes de Pedido; • Consultas: Clientes, Pedidos e Produtos; • Formulários: Cadastro de Clientes, Cadastro de Produtos, Clientes/Pedidos, Detalhes do Pedido e Menu Principal. • Relatórios: Clientes, Produtos e Pedidos. 1. Para que a empresa LM Soluções tenha sucesso, seu sistema deverá controlar a entrada de pedidos e as entregas efetuadas. 2. Vamos criar o banco de dados (Figura 11.1), o qual será denominado LM Soluções.

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Figura 11.1: Criação do banco de dados.

Nossas Tabelas terão as seguintes estruturas: 3. Tabela de clientes (Figura 11.2):

Figura 11.2: Tabela de clientes.

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4. Tabela de Produtos (Figura 11.3):

Figura 11.3: Tabela de Produtos.

5. Tabela de Pedidos (Figura 11.4):

Figura 11.4: Tabela de Pedidos.

6. Tabela de Detalhes do Pedido (Figura 11.5):

Figura 11.5: Tabela de Detalhes do Pedido.

7. Após criar as tabelas, vamos fazer os relacionamentos entre elas. Seu relacionamento deve ficar conforme mostra a Figura 11.6 a seguir:

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Figura 11.6: Relacionamentos.

8. Agora vamos criar as Consultas. A seguir (Figura 11.7), o exemplo de uma consulta (as demais você criará conforme o exercício).

Figura 11.7: Consulta Clientes.

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9. Crie os formulários necessários, eles darão um novo aspecto ao seu sistema. A seguir é mostrado o de Clientes (Figura 11.8), crie o restante conforme o exercício.

Figura 11.8: Formulário Clientes.

10. A empresa LM Soluções envia todo mês correspondência a seus clientes parabenizando-os por seu aniversário. Crie então um relatório por data de nascimento e também as etiquetas. 11. Agora daremos um toque profissional ao sistema. Crie um formulário principal que efetue a chamada dos demais formulários. Use os recursos de critérios, coloque botões para impressão e saída, dando ao usuário a opção de retornar ao formulário principal (Figura 11.9). Crie uma macro Autoexec para que seu formulário seja executado automaticamente ao iniciar o banco de dados:

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Figura 11.9: Formulário Principal.

Chegamos ao final deste livro. Espero que sua leitura tenha sido útil e que o conteúdo tenha cumprido sua missão de servir como um guia de introdução ao programa.

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