Access 2010 Basico

Consuelo Fernández Lisón

Gestión de un Videoclub

TEMA 1: TABLAS ............................................. ................................................................... ............................................ ............................................ ........................................... ..................... 4 1.1. Base de datos en Access .......................................................................................................................................... 4 1.2. El proceso de diseño ................................................................................................................................................ 4 1.3. Crear una base de datos. ......................................................................................................................................... 4 1.4. Diseñar una tabla ..................................................................................................................................................... 5 1.5. Procedimiento para crear una tabla .......................................................... ............................................................. 6 1.5.1. alidación de campo ................................................................................................... ........................................ 6 1.6. Vista diseño de una tabla. ..................................................... ................................................................. .................. 7 1.7. Formato de las celdas .............................................................................................................................................. 7 1.7.1. Formato de Texto y Memo ............................................................................................................................... 7 1.8. Máscaras de entrada ............................................................................................................................................... 8 1.8.1. Caracteres válidos de máscaras de entrada ..................................................................................................... 8 1.9. Crear un campo calculado ....................................................................................................................................... 9 1.9.1. Crear una tabla en la ventana diseño ............................................................................................................. 10 1.10. Introducir datos ................................................................................................................................................... 11 1.11. Desplazar el cursor por la tabla. .......................................................................................................................... 13 1.12. Deshacer un error ................................................................................................................................................ 13 1.13. Eliminar un registro o campo ......................................................... ................................................................. ..... 13 1.14. Crear tabla utilizando el Asistente para búsquedas ............................................................................................ 13 1.14.1. Introducir datos en una tabla seleccionándolos de otra .............................................................................. 14 1.15. Modificar el a ncho de la columna ............................................................. ........................................................... 15 1.16. Formato/Alto de la fila. ....................................................... ................................................................. ................ 15 1.17. Cambiar el aspecto de las celdas. ........................................................................................................................ 15 1.18. Ordenar los registros de una tabla. ..................................................................................................................... 15 1.19. Ocultar el contenido de un campo ...................................................................................................................... 16 1.20. Volver a visualizar v isualizar los campos ocultos. ............................................................... ................................................. 16 1.21. Mover un campo a otro lugar. ............................................................................................................................. 16 1.22. Filtros ................................................................................................................................................................... 16 1.22.1. Buscar un dato .............................................................................................................................................. 16 1.22.2. Filtros ............................................................................................................................................................ 16 1.22.2.1 Un filtro por selección selecció n................................................................. ............................................................ 16 1.23. Relaciones entre tablas ........................................................................................................................................ 17 1.23.1. Introducción ...................................................... ................................................................. ........................... 17 1.23.2. Consideraciones sobre la relación de las tablas ........................................................................................... 17 1.23.3. Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones ...................................................................... 17 1.23.4. Tipos de relaciones de tablas ta blas ............................................................. ........................................................... 18 1.23.5. Descripción de la integridad referencial ....................................................................................................... 18 1.23.6. Actualizar en cascado los campos relacionados ........................................................................................... 19 1.23.7. Eliminar en cascada con los campos relacionados ....................................................................................... 19 1.23.8. Modificar una relación .................................................................................................................................. 19 1.23.9. Eliminar una relación de tabla ...................................................................................................................... 19 1.23.10. Configurar el tipo de combinación ............................................................................................................. 20

TEMA 2: CONSULTAS CONSULTAS........................................... ................................................................. ............................................ ............................................ ..................................... ............... 21 2.1.1. Crear una consulta de selección mediante el asistente.................................................................................. 21 2.1.2. Crear una consulta en la ventana diseño ....................................................... ................................................. 22 2.1.2.1 Incluir los ca mpos en una consulta .......................................................... ................................................. 22 2.1.2.2 Utilizar los operadores de comparación ............................................................ ...................................... 22 2.1.2.3 Utilizar los comodines ............................................................................................................................... 23 2.2. Crear una consulta multitabla................................................................................................................................ 23 2

Gestión de un Videoclub

TEMA 1: TABLAS ............................................. ................................................................... ............................................ ............................................ ........................................... ..................... 4 1.1. Base de datos en Access .......................................................................................................................................... 4 1.2. El proceso de diseño ................................................................................................................................................ 4 1.3. Crear una base de datos. ......................................................................................................................................... 4 1.4. Diseñar una tabla ..................................................................................................................................................... 5 1.5. Procedimiento para crear una tabla .......................................................... ............................................................. 6 1.5.1. alidación de campo ................................................................................................... ........................................ 6 1.6. Vista diseño de una tabla. ..................................................... ................................................................. .................. 7 1.7. Formato de las celdas .............................................................................................................................................. 7 1.7.1. Formato de Texto y Memo ............................................................................................................................... 7 1.8. Máscaras de entrada ............................................................................................................................................... 8 1.8.1. Caracteres válidos de máscaras de entrada ..................................................................................................... 8 1.9. Crear un campo calculado ....................................................................................................................................... 9 1.9.1. Crear una tabla en la ventana diseño ............................................................................................................. 10 1.10. Introducir datos ................................................................................................................................................... 11 1.11. Desplazar el cursor por la tabla. .......................................................................................................................... 13 1.12. Deshacer un error ................................................................................................................................................ 13 1.13. Eliminar un registro o campo ......................................................... ................................................................. ..... 13 1.14. Crear tabla utilizando el Asistente para búsquedas ............................................................................................ 13 1.14.1. Introducir datos en una tabla seleccionándolos de otra .............................................................................. 14 1.15. Modificar el a ncho de la columna ............................................................. ........................................................... 15 1.16. Formato/Alto de la fila. ....................................................... ................................................................. ................ 15 1.17. Cambiar el aspecto de las celdas. ........................................................................................................................ 15 1.18. Ordenar los registros de una tabla. ..................................................................................................................... 15 1.19. Ocultar el contenido de un campo ...................................................................................................................... 16 1.20. Volver a visualizar v isualizar los campos ocultos. ............................................................... ................................................. 16 1.21. Mover un campo a otro lugar. ............................................................................................................................. 16 1.22. Filtros ................................................................................................................................................................... 16 1.22.1. Buscar un dato .............................................................................................................................................. 16 1.22.2. Filtros ............................................................................................................................................................ 16 1.22.2.1 Un filtro por selección selecció n................................................................. ............................................................ 16 1.23. Relaciones entre tablas ........................................................................................................................................ 17 1.23.1. Introducción ...................................................... ................................................................. ........................... 17 1.23.2. Consideraciones sobre la relación de las tablas ........................................................................................... 17 1.23.3. Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones ...................................................................... 17 1.23.4. Tipos de relaciones de tablas ta blas ............................................................. ........................................................... 18 1.23.5. Descripción de la integridad referencial ....................................................................................................... 18 1.23.6. Actualizar en cascado los campos relacionados ........................................................................................... 19 1.23.7. Eliminar en cascada con los campos relacionados ....................................................................................... 19 1.23.8. Modificar una relación .................................................................................................................................. 19 1.23.9. Eliminar una relación de tabla ...................................................................................................................... 19 1.23.10. Configurar el tipo de combinación ............................................................................................................. 20

TEMA 2: CONSULTAS CONSULTAS........................................... ................................................................. ............................................ ............................................ ..................................... ............... 21 2.1.1. Crear una consulta de selección mediante el asistente.................................................................................. 21 2.1.2. Crear una consulta en la ventana diseño ....................................................... ................................................. 22 2.1.2.1 Incluir los ca mpos en una consulta .......................................................... ................................................. 22 2.1.2.2 Utilizar los operadores de comparación ............................................................ ...................................... 22 2.1.2.3 Utilizar los comodines ............................................................................................................................... 23 2.2. Crear una consulta multitabla................................................................................................................................ 23 2

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2.3. Seleccionar registros utilizando varios criterios .................................................................................................... 24 2.4. Seleccionar registros que cumplan, cumpla n, a la vez, varios criterios en un mismo ca mpo. .............................................. 24 2.5. Seleccionar registros que cumplan uno de varios criterios en un mismo campo.................................................. campo .................................................. 25 2.6. Introducir varios criterios que afecten a distintos campos.................................................................................... 25 2.7. Crear campos con operaciones .............................................................................................................................. 25 2.7.1. Campos calculados.......................................................................................................................................... 25 2.7.2. Calcular parám etros estadísticos ......................................................... ........................................................... 26 2.7.3. Crear consultas de selección interactivas. ...................................................................................................... 26 2.8. Consultas complejas .............................................................................................................................................. 27 2.8.1. Ejemplo consulta referencias cruzadas .......................................................................................................... 27 2.9. Consultas de acción ............................................................................................................................................... 28 2.9.1. Crear consultas para eliminar registros .......................................................................................................... 28 2.9.2. Crear consultas para actualizar datos ............................................................ ................................................. 29

TEMA 3: FORMULARIO FORMULARIO ........................................... .................................................................. ............................................. ............................................ ................................. ........... 30 3.1. Formulario ............................................................................................................................................................. 30 3.2. Vista del formulario ............................................................................................................................................... 30 3.2.1. Vista Presentación .......................................................................................................................................... 30 3.2.2. Vista Diseño .................................................................................................................................................... 30 3.3. Crear un formulario for mulario mediante la herramienta herra mienta Formulario ......................................................... ........................... 31 3.4. Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido ........................................................ 31 3.5. Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos .......................... 31 3.6. Crear un formulario for mulario mediante el Asistente para formularios ................................................................ ................ 32 3.7. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco ................................................................... 33 3.8. Control ................................................................................................................................................................... 33 3.8.1. Seleccionar un control .................................................................................................................................... 34 3.8.2. Mover un control ........................................................................................... ................................................. 34 3.8.3. Modificar el aspecto de d e los controles ............................................................ ................................................. 34 3.8.4. Eliminar o a ñadir controles ................................................................. ............................................................ 34 3.8.5. Modificar las propiedades propiedad es de un control ....................................................... ................................................. 34 3.8.6. Formato condicional de un control................................................................................................................. 35 3.9. Modificar un formulario......................................................................................................................................... 35 3.9.1. Tamaño y orden de los controles ................................................................................................................... 36 3.9.2. Secciones del formulario ................................................................................................................................ 38 3.9.3. Perfeccionamiento formularios ...................................................................................................................... 38

TEMA 4: INFORMES INFORMES............................................. ................................................................... ............................................ ............................................ ..................................... ............... 41 4.1. Tipos de informes .................................................................................................................................................. 41 4.1.1. Generar un autoinforme ........................................................... ................................................................. ..... 41 4.2. Crear un informe mediante el asistente. ............................................................................................................... 42 4.3. Crear un informe con datos de varias tablas. ........................................................................................................ 43 4.4. Crear un informe en blanco ................................................................................................................................... 43

TEMA 5: PANEL PANEL DE CONTROL CONTROL.......................................... ................................................................ ............................................ ............................................. .......................... ... 45 5.1. Introducción ............................................................... ................................................................. ........................... 45 5.2. Inserción de controles en el panel de control........................................................................................................ 45 5.3. Crear un u n cuadro de diálogo .............................................................. ................................................................. ..... 46

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Gestión de un Videoclub

Una base de datos un conjunto de todas las herramientas u objetos necesarios para poder gestionar datos. Los objetos que se puede crear en una base de datos so n: Tablas. Tablas. Las tablas permiten almacenar los datos de forma organizada gracias a su estructura constituida por filas y columnas. Dicha organización es imprescindible para poder realizar con eficacia todas las operaciones con los datos. Consultas. Consultas. Las consultas permiten dar respuesta a las preguntas que se planteen a los datos almacenados en las tablas. Además permiten obtener nuevos datos calculados a partir de los almacenados. Formularios. Formularios. Permiten visualizar los datos en pantalla con el formato deseado, resultando más agradable y eficaz. Pero no solo permiten visualizar datos, sino también introducir otros nuevos o modificar los existentes. Informes. Informes. Los informes son los objetos que le permitirán imprimir los datos almacenados con el aspecto que previamente haya diseñado. Macros. Macros. Son una especie de miniprogramas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en un solo paso. Módulos. Módulos. Son un conjunto de instrucciones y procedimientos, escr5ito en leguaje de programación Visual Basic. Páginas Web. Son documentos HTML en los que se ha publicado información de la base de datos.

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes: Determinar la finalidad de la base de datos Buscar y organizar la información necesaria Dividir la información en tablas Convertir los elementos de información en columnas Especificar claves principales Definir relaciones entre las tablas Ajustar el diseño Aplicar las reglas de normalización

Se va a crear una base de datos que permitirá gestionar un videoclub. Para la creación de una base de datos, los pasos son: 1/\ Seleccionar Archivo/Nuevo... o hacer clic en el botón herramientas de acceso rápido.

de la barra de

2/\ Seleccionar Base de datos en Blanco de la sección Plantillas disponibles. 3/\ Access, por defecto, propone un nombre para la nueva base de datos “Database1.accdb”. 4/\ Activar

el

recuadro

de

la

opción

Nombre de Archivo y

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Gestión de un Videoclub

escribir Gestión del videoclub como nombre de la base de datos. Access le asignará automáticamente la extensión .accdb

Una tabla está formada por una serie de filas y columnas. Cada columna va a almacenar datos de la misma naturaleza (TítuloPelícula, director, intérpretes, género, etc.) y cada fila estará constituida por los diferentes datos referentes a un mismo elemento (película); cada fila de una tabla se denomina Registro, mientras que cada columna se denomina Campo. El cruce de cada columna con cada fila genera una celda; en ella estará almacenado un Dato. Antes de comenzar a crear la estructura de una tabla es conveniente que, previamente, se piense en la finalidad de la base de datos, así como en las preguntas y cuestiones a plantear respecto a los datos almacenados en ella. A la hora de diseñar una tabla conviene tener en cuenta los siguientes puntos: Los datos a almacenar. Si se va a necesitar, por ejemplo, los directores de las películas, se deberá almacenar el director de cada película en un campo. El modo en que se va a gestionar los datos. Por ejemplo si se va a necesitar los clientes ordenados alfabéticamente por su primer apellido, deberá introducir su nombre completo como Apellidos, Nombre o bien almacenar los apellidos y el nombre en campos separados. Las operaciones que va a realizar con los datos. Si se van a efectuar operaciones matemáticas, estos deberán estar declarados como valores numéricos. Si se va almacenar muchos datos de un mismo elemento (persona, película, etc), debe pensar en la conveniencia de crear varias tablas distintas, de menor tamaño, frente a una única tabla de grandes dimensiones.

TIPO DE CAMPO

DATOS QUE ALMACENARÁ

Texto

Datos que pueden estar constituidos por letras, números y espacios en blanco. Como máximo podrán introducir 255 caracteres

Número

Datos numéricos, por lo que se podrán realizar operaciones matemáticas con ellos.

Moneda

Datos numéricos de tipo monetario; el programa mostrará sus datos con el símbolo monetario.

Fecha/Hora

Datos correspondientes a fechas y horas

Si/No

Sólo admiten como contenido los valores Si o No.

Búsqueda y relación

Muestra una lista de valores recuperada de una tabla o una consulta, o un conjunto de valores especificado en el momento en que se creó el campo. Se inicia el Asistente para búsquedas y se puede crear un campo Búsqueda. El tipo de datos de un campo Búsqueda es Texto o Número, según las opciones seleccionadas en el asistente.

Texto enriquecido

Texto o combinación de texto y números a los que se puede aplicar formato mediante controles de color y de fuente.

Memorando

Datos análogos a los declarados como texto, aunque admite un texto más extenso (hasta 65535 caracteres)

Datos adjuntos

Imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos adjuntos a los registros de la base de datos, de forma similar a adjuntar archivos a los mensajes de correo electrónico.

Hipervínculo

Los campos así declarado almacenarán hipervínculos.

Campo calculado

Resultado de un cálculo. El cálculo debe hacer referencia a otros campos de la misma tabla. Para crear el cálculo se usa el Generador de expresiones.

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Una base de datos nueva se inicia con la subficha Campos de la ficha Herramientas de tabla, acción lógica ya que el objeto inicial e imprescindible para confeccionar una base de datos, es la tabla. En la zona de trabajo aparece la primera ficha que aparece, por defecto, con el nombre Tabla 1 . A través de un ejemplo se va a explicar el procedimiento de crear una tabla: 1/\ Aparece ya definido el campo Id. Access colabora para que no se olvide la inserción de un campo clave, es un campo que tiene unas características específicas: no pueden existir dos registros con el mismo contenido en este campo. Situando el puntero en la zona del botón Id y activando el menú emergente, se selecciona la opción Cambiar nombre del campo, que permite cambiar el nombre de Id a IdCliente. 2/\ Para agregar el siguiente campo, abrir el desplegable de Haga clic para agregar, elegir Texto, cambiar el nombre a Apellidos. Repetir pasos para los siguientes campos: NombreCliente, Dirección, Cod_postal, localidad, Provincia, Teléfono 1 y Teléfono 2. 3/\ Para modificar propiedades del campo NombreCliente y TítuloPelícula, clic sobre subficha Campos de la ficha Herramientas de tabla:

de la

Situar el puntero en el campo IdCliente, y en el cuadro Descripción escribir Clave de identificación del cliente. En el campo Cod_postal titular como Código postal. 4/\ Clic sobre campos:

de la subficha Campos de la ficha Herramientas de tabla en los

NombreCliente: cambiar a 120. Cod_postal: cambiar a 5. Provincia: cambiar a 100 5/\ En el campo Provincia clic sobre de tabla en los campos:

de la subficha Campos de la ficha Herramientas

=Murcia No se deben utilizar como nombres de campo los siguientes: Nombre y Título, ya que en determinadas funciones dan errores porque Access las confunde con el nombre del informe o con el Título de un control.

Permite asignar un determinado comportamiento al campo, Requerido. Obliga a introducir un dato en ese campo para pasar al siguiente registro: Único: Impide la duplicidad de datos, los campos clave. En la clave principal de una tabla se activa automáticamente, ya que estos campos no permiten duplicidad. Indizada. Es posible crear un índice basado en un único campo o en varios. Considere indizar aquellos campos que se buscan con frecuencia, que se ordenan y que se combinan con campos de otras tablas en

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Gestión de un Videoclub

consultas. Los índices pueden ayudar a acelerar las búsquedas y a seleccionar las consultas, aunque también pueden ralentizar el rendimiento cuando se agregan o actualizan datos. La clave principal de una tabla se indiza automáticamente Clientes DNI/NIE

Apellidos

Nombr eClient e

Dirección

Cod_pos tal

Localidad

Provinci a

Teléfono1

Cod_Cli ente

Teléfono2

11333455K

Ros Zapata

Rocío

C/ Sto. Tomás de Aquino, 195

30720

Santiago de la Ribera Murcia 968334040

609888444

RR5K

22999666B

Patiño Paredes

Javier

C/ Margaritas, 12

30730

San Javier

Murcia 647888999

654555444

JP6B

33777444N

Pons Blas

Elena

Avda. Sevilla, 5

30740

San Pedro del Pinatar Murcia 968575757

607111444

EP4N

55333444K

Abril Palacios

Julio

C/ Ronda Norte, 39

30720

Santiago de la Ribera Murcia 968191944

628111333

JA4K

55444333G

Egea Fernández

David

C/ Velázquez, 12

30730

San Javier

Murcia 968252525

601222333

DE3G

70111222E

Chiclano Fernández

Carlos

C/ Dalí, 74

30720

Santiago de la Ribera Murcia 968222111

633111444

CC2E

77888999M

Egea Beltran

Judit

C/ Goya, 23

30740

San Pedro del Pinatar Murcia 645555777

612333777

JE9M

77999888B

Hermida Sáez

Blanca C/ Picasso, 21

30720

Santiago de la Ribera Murcia 968191919

622111444

BH8B

La ventana de diseño presenta dos paneles bien diferenciados. El  panel superior  está estructurado en filas y columnas; cada fila permite definir un campo con las características que se indiquen en cada una de las columnas. La primera columna de este panel muestra los nombres de los campos, la segunda el tipo de datos que almacenará cada campo y en la tercera podrá incluir, de forma optativa, una descripción para el campo. El  panel de la parte inferior  mostrará otras propiedades del campo activo, que podrán modificarse según interese. Para pasar de un panel a otro, además del puntero o teclado se puede usar la tecla F6

Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes símbolos. Símbolo

Descripción

@

Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio).

&

No se necesita un carácter de texto.

<

Convertir todos los caracteres a minúsculas.

>

Convertir todos los caracteres a mayúsculas.

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Valor

Datos

Muestra

@@@-@@-@@@@

465043799

465-04-3799

@@@@@@@@@

465-04-3799 465043799

465-04-3799 465043799

>

davolio DAVOLIO Davolio

DAVOLIO DAVOLIO DAVOLIO

<

davolio DAVOLIO Davolio

davolio davolio davolio

@;"Desconocido"

Valor Null

Desconocido

Cadena de longitud cero

Desconocido

Cualquier texto

El mismo texto introducido

Una máscara de entrada se utiliza en campos (en tablas y consultas) y en cuadros de texto y cuadros combinados (en formularios) para dar formato a los datos y para proporcionar algún control sobre qué valores pueden introducirse. Una máscara de entrada está formada por caracteres literales (como espacios, puntos, guiones y paréntesis) que separan los espacios en blanco para rellenar. La configuración de la propiedad Máscara de entrada (InputMask) está formada por caracteres literales junto con caracteres especiales que determinan el tipo de valor que puede introducirse en un espacio en blanco en esa posición. Las máscaras de entrada se utilizan principalmente en campos de Texto y de Fecha/Hora, pero también pueden utilizarse en campos Numéricos o de Moneda.

Microsoft Access interpreta los caracteres de la primera sección de la definición de la propiedad Máscara de entrada (InputMask) tal como se muestra en la tabla siguiente. Para definir un carácter literal deberá introducirse cualquier otro carácter no incluido en la tabla, incluidos espacios y símbolos. Para definir uno de los siguientes caracteres como un carácter literal, deberá anteponer a dicho carácter una barra diagonal inversa (\). Carácter

Descripción

0

Dígito (0 a 9, entrada obligatoria; signos más [+] y menos [-] no permitidos).

9

Dígito o espacio (entrada no obligatoria; signos más y menos no permitidos).

#

Dígito o espacio (entrada no obligatoria; las posiciones en blanco se convierten en espacios; se permiten los signos más y menos).

L

Letra (A-Z, entrada obligatoria).

?

Letra (A-Z, entrada opcional).

A

Letra o dígito (entrada obligatoria).

a

Letra o dígito (entrada opcional).

&

Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).

C

Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).

.,:;-/

Marcador de posición decimal y separadores de millares, fecha y hora.

<

Convierte a minúsculas todos los caracteres que siguen.

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Carácter

Descripción

>

Convierte a mayúsculas todos los caracteres que siguen.

!

Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de hacerlo de izquierda a derecha..

\

Hace que el carácter que viene a continuación se muestre como carácter literal.

Contraseña

Al establecer la propiedad Máscara de entrada (InputMask) a la palabra Contraseña, se crea un cuadro de texto de entrada de contraseña. Cualquier carácter escrito en este cuadro de texto se almacena como tal, pero se muestra como un asterisco (*).

Ejemplos de máscaras de entrada La tabla siguiente muestra algunas definiciones de máscara de entrada útiles y ejemplos de valores que pueden introducirse en ellos. Para obtener información sobre los códigos utilizados para crear definiciones de máscaras de entrada, consultar la tabla incluida al final de este tema. Definición de máscara de entrada

Ejemplos de valores

(000) 000-0000

(206) 555-0248

(999) 999-9999!

(206) 555-0248 ( ) 555-0248

(000) AAA-AAAA

(206) 555-TELE

#999

-20 2000

>L????L?000L0

GREENGR339M3 MAY R 452B7

>L0L 0L0

T2F 8M4

00000-9999

9811598115-3007

>L