Access 2000

Faithe Wempen

Faithe Wempen

Sams Teach Yourself Microsoft® Access 2000 in 10 Minutes

Authorized translation from the English language edition published by Sams Publishing. Copyright © 1999 All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying or by any informaton storage retrieval system, without permission in writing from the Publisher. Croatian language edition published by Strijelac d.o.o. Copyright © 1999 Preveo s engleskoga: Berislav Jedna~ak Izdava~: „Strijelac“ Zagreb Urednik: Goran Jedna~ak Lektura: Mladen Jedna~ak Korektura: Rada Fedor Priprema za tisak: Grafi~ki studio „MI[“ Tisak: Tiskara “Kasani}” CIP – Katalogizacija u publikaciji Nacionalna i sveu~ili{na knji`nica, Zagreb UDK 004.42 Access 2000 (035) WEMPEN, Faithe Vodi~ kroz Microsoft Access 2000 / Faithe Wempen; [preveo s engleskoga Berislav Jedna~ak].– Zagreb: Strijelac, 2000. – 242 str.: ilustr.; 21 cm. – (10 minuta do uspjeha) Prijevod djela: Sams Teach Yourself Microsoft® Access 2000 in 10 Minutes. – Kazalo. ISBN 953-210-006-7 400117050 Copyright © za hrvatsko izdanje STRIJELAC, Zagreb, 1999. Sva prava pridr`ana. Niti jedan dio knjige nije dozvoljeno upotrebljavati ili reproducirati u bilo kojem obliku ili na bilo koji na~in, niti pohranjivati u bazu podataka bilo kojeg oblika ili namjene bez prethodne pismene dozvole izdava~a, osim u slu~ajevima kratkih navoda u stru~nim ~lancima. Izrada kopija bilo kojeg dijela knjige u bilo kojem obliku predstavlja povredu Zakona. Izdava~ i autor ulo`ili su najve}i mogu}i napor u kvalitetnom pripremanju ove knjige. Izdava~ i autor objavom ove knjige ne pru`aju nikakve garancije, izravne ili posredne, za bilo koji dio sadr`aja knjige, proceduru, postupak, radnju ili navod koje se nalaze u ovoj knjizi. Izdava~ i autor ne snose nikakve posljedice koje bi mogle nastati uporabom ove knjige, niti se smatraju odgovornim za bilo kakvu {tetu ili gubitak uzrokovan izravno ili posredno ovom knjigom.

SADR@AJ UVOD

1

[to je Microsoft Access 2000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 [to je serija knjiga “10 minuta do uspjeha?”. . . . . . . . . . 2 Pravila koja smo upotrijebili u ovoj knjizi. . . . . . . . . . . . 2

^EMU

SLU@E BAZE PODATAKA?

4

Kako Access sprema podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Kako objediniti sve dijelove baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . 5 Izvje{taji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Upiti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 kako dijelovi odgovaraju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Accessov ~arobnjak olak{ava stvaranje baze podataka. . . . . . . . 8

PLANIRANJE

BAZE PODATAKA

10

Planiranje je va`no! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Izbor tablica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Koju formu upotrijebiti?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Kakve izvje{taje `elite stvoriti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

POKRETANJE

I NAPU[TANJE

ACCESSA

18

Pokretanje Accessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Dijelovi prozora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Napu{tanje Accessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

UPOTREBA

POMO]I U

ACCESSU

23

Vrste pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Pomo} putem Office Assistanta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Upotreba prozora Microsoft Access Help . . . . . . . . . . . . . . . . 28 ^itanje tema pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Pronala`enje i popravljanje gre{aka u programu . . . . . . . . . . 32 Ostala obilje`ja pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

STVARANJE

NOVE BAZE PODATAKA

34

Odabiranje dobrog na~ina za stvaranje baze podataka . . . . . . 34 Stvaranje prazne baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Stavaranje baze podataka pomo}u ~arobnjaka . . . . . . . . . . . . 37

iv

10 MINUTA

SPREMANJE,

DO USPJEHA!

VODI^

KROZ

ACCESS 2000

ZATVARANJE I OTVARANJE

BAZE PODATAKA

41

Spremanje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Zatvaranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Otvaranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Promjena pogona ili mape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Pronala`enje datoteke baze podataka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

STVARANJE

TABLICE UZ POMO}

TABLE WIZARDA

50

Za{to stvoriti tablicu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Stvaranje tablice uz pomo} Table Wizarda . . . . . . . . . . . . . . . 51 [to sada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

STVARANJE

TABLICE BEZ POMO}I

~AROBNJAKA

56

Za{to ne upotrijebiti ~arobnjaka? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Stvaranje tablice u prikazu Table Design . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Shva}anje vrsta podataka i formata. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Pode{enje primarnog klju~a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Prijelaz iz prikaza Design u prikaz Datasheet . . . . . . . . . . . . . 62 Stvaranje tablice uno{enjem podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

UNO{ENJE

PROMJENA U TABLICU

65

Ure|ivanje polja i njihova svojstva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Dodavanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Brisanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Skrivanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Brisanje tablice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

STVARANJE

ODNOSA IZME|U TABLICA

71

Za{to stvarati odnose izme|u tablica?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Stvaranje odnosa izme|u tablica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 [to je referencijalni integritet? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Ure|ivanje odnosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Uklanjanje odnosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 [to sada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

UNO{ENJE

PODATKA U TABLICU

78

Uno{enje sloga. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Neke mogu}nosti unosa podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

SADR@AJ

Pomicanje po tablici. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Ispisivanje tablice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Zatvaranje tablice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

URE\IVANJE

PODATKA U TABLICI

83

Promjena sadr`aja u }eliji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Odabiranje slogova . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Umetanje novog sloga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Brisanje slogova . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Pomicanje i kopiranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

FORMATIRANJE

TABLICE

89

Za{to formatirati tablicu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Mijenjanje {irine stupca i visine retka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Promjena pisma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

STVARANJE

JEDNOSTAVNE FORME

94

Za{to stvarati forme? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Stvaranje forme uz pomo} AutoForme . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Stvaranje forme uz pomo} Form Wizarda . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Stvaranje forme od samog po~etka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Uno{enje podataka u formu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

UNO{ENJE

PROMJENA U FORMU

104

Uljep{avanje forme: Pregled . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Pomicanje kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Neovisno pomicanje kontrola i njihovih oznaka . . . . . . . . . . 106 Promjena veli~ine kontrola. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Prikazivanje zaglavlja i podno`ja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Dodavanje oznaka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Formatiranje kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Promjena reda pomicanja pomo}u tipke Tab . . . . . . . . . . . . 113

STVARANJE

POSEBNIH POLJA ZA UNOS

PODATAKA U FORMI

116

Za{to upotrijebiti posebne kontrole za unos podataka? . . . . 116 Koje vrste kontrola upotrijebiti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Stvaranje okvira za popis ili kombiniranog okvira. . . . . . . . . 118

v

vi

10 MINUTA

DO USPJEHA!

VODI^

KROZ

ACCESS 2000

Stvaranje grupe opcija . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Dodavanje gumba za naredbu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Umetanje ActiveX kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

DODAVANJE

SLIKA U FORMU

127

Za{to dodavati slike u formu?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Umetanje Clip Arta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Umetanje slike . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Promjena veli~ine slike. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Stvaranje nove slike . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

PRONALA`ENJE

PODATAKA

134

Upotreba opcije Find . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Upotreba opcije Replace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Ostali na~ini za pronala`enje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . 139

SORTIRANJE,

INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA141

Pronala`enje i organiziranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Sortiranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Filtriranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Stvaranje indeksa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

STVARANJE

JEDNOSTAVNOG UPITA

148

[to zapravo upit radi?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Stvaranje upita pomo}u Simple Query Wizarda . . . . . . . . . . 149 Ispis rezultata upita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Ostali Query Wizardi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

DIZAJNIRANJE

VLASTITOG UPITA

155

Rad u prikazu Query Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Dodavanje polja upitu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Brisanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 Dodavanje uvjeta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Prikazivanje rezultata upita. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

PRILAGO\AVANJE

UPITA

162

Sortiranje polja u upitu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Prikazivanje ili skrivanje polja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Dodavanje prora~unskog polja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

SADR@AJ

STVARANJE

JEDNOSTAVNOG IZVJE{TAJA

168

Za{to stvarati izvje{taje? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Upotreba AutoReporta za stvaranje izvje{taja . . . . . . . . . . . . 168 Stvaranje izvje{taja pomo}u Report Wizarda. . . . . . . . . . . . . 170 Prikazivaje i ispisivanje izvje{taja u prozoru Print Preview . . 174

PRILAGO\AVANJE

IZVJE{TAJA

175

Promjena postoje}ih izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Rad s kontrolama u izvje{taju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

RAD

S POVEZANIM TABLICAMA

181

Za{to povezivati tablice? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Prikazivanje povezanih podataka u prikazu Datasheet . . . . . 183 Stvaranje vi{etabli~nog upita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 Stvaranje vi{etabli~nih formi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 Stvaranje vi{etabli~nih izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

STVARANJE

DIJAGRAMA

189

Prednosti dijagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 Stvaranje dijagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 Upotreba prozora Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 Spremanje izvje{taja s dijagramom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

UPOTREBA ACCESSA

NA INTERNETU

195

Osnove Interneta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Spremanje kao Web stranice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Umetanje hiperveze u Accessove objekte . . . . . . . . . . . . . . . 197 Data Access Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

DIJELJENJE

BAZE PODATAKA S DRUGIM

KORISNICIMA

204

Za{to dijeliti podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Otvaranje baze podataka u ekskluzivnom na~inu rada . . . . . 204 Pridjeljivanje lozinke datotekama baze podataka . . . . . . . . . 205 Sigurnost na razini korisnika (samo za mre`e) . . . . . . . . . . . 206 Suradnja s drugim korisnicima na bazi podataka . . . . . . . . . 207 Stvaranje mde datoteke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208 [ifriranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Za{tita podataka u formi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

vii

viii

10 MINUTA

UVOZ

DO USPJEHA!

VODI^

KROZ

I IZVOZ PODATAKA

ACCESS 2000

213

Za{to uvoziti i izvoziti podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213 Uvoz podataka iz drugih programa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213 Izvoz podataka u druge programe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

SIGURNOSNA

POHRANA PODATAKA

221

Stvaranje sigurnosne kopije datoteke baze podataka . . . . . . 221 Popravljanje o{te}enih datoteka baze podataka . . . . . . . . . . 222

KAZALO

225

O AUTORU Faithe Wempen je autorica vi{e od 30 knjiga o ra~unalima, uklju~uju}i i odli~no prihva}enu “Microsoft Office 97 Professional 6-in-1”. Vlasnica je tvrtke “Your Computer Friend” u Indianapolisu koja se specijalizirala za obu~avanje i pomo} korisnicima za rad na PC-u.

POSVETA Knjigu posve}ujem Margaret.

ZAHVALE Ve}ina ljudi ne zna da je knjiga manje od 50% autorskog rada. Ostatak pripada urednicima, stru~nom osoblju, upravi i ljudima zadu`enima za prodaju, koji zajedno uobli~uju knjigu kako bi se ona {to bolje prodavala. Moje zahvale idu urednicima, marketingu i prodajnom timu tvrtke “Macmillan Publishing” za jo{ jedan dobro obavljen posao.

UVOD ^estitamo na odabiru knjige 10 minuta do uspjeha – Vodi~ kroz Microsoft Access 2000! Access je jedan od najsna`nijih i najprilagodljivijih programa za stvaranje baza podataka, a ujedno je i najpopularniji. Bilo da je potreban jedan slog za ku}ni inventar ili potpun upraviteljski informacijski sustav va{e tvrtke, Access }e obaviti posao. Iako se Access instalira s mnogobrojnim opcijama pomo}i za po~etnike, on nije jednostavan program. Vjerojatno se bez pomo}i ne}ete mo}i upustiti u rad s Accessom. No, da biste se sna{li, svakako ne}ete `eljeti pro~itati neku debelu knjigu, ve} biste htjeli: l l

l

Jednostavan uvod razumljivim jezikom. Brzo stvorenu upotrebljivu i profesionalno dizajniranu bazu podataka. Izbje}i dugotrajno studiranje teorije baza podataka.

Potrebna vam je knjiga “10 minuta do uspjeha – Vodi~ kroz Microsoft Access 2000”!

[TO

JE

MICROSOFT ACCESS 2000?

Microsoft Access je sustav za upravljanje bazama podataka. Ova knjiga obja{njava Microsoft Access 2000 – verziju koja je dizajnirana za rad s Windowsima 95/98/NT. Ova verzija ne}e raditi na 16-bitnim verzijama Windowsa (Windows 3.x). Access omogu}ava skupljanje, spremanje i organiziranje informacija kao i stvaranje izvje{taja koji vode do poslovnih odluka. Evo nekoliko stvari koje mo`ete uraditi s Accessom: l

l l

Utipkati podatke izravno u bazu podataka ili podatke uvoziti iz drugih programa. Sortirati, indeksirati i organizirati podatke na na~in koji `elite. Brzo stvoriti izvje{taje i pripremiti ispis naslovnih naljepnica za pisma upotrebom svih ili samo dijela podataka.

2

10 MINUTA

l

l

DO USPJEHA!

VODI^

KROZ

ACCESS 2000

Prilagoditi forme kako bi manje stru~ni korisnici mogli unositi nove informacije u bazu podataka. Stvoriti upite koji }e pro~istiti va{e podatke ovisno o uvjetima koje postavljate.

Instaliranje Accessa Ako je Access dio instalacije Microsoft Officea 2000, tada ste vjerojatno s Officeom instalirali i Access. No, ako na taj na~in niste instalirali Access, umetnite instalacijski CD u ra~unalo i slijedite upute na zaslonu.

[TO “10

JE SERIJA KNJIGA MINUTA DO USPJEHA”?

Serija ovih knjiga na novi na~in poma`e pri u~enju ra~unalnih programa. Umjesto obja{njavanja cijelog programa, knjige poma`u pri u~enju osnovnih opcija programa. Ovaj prekrasan, logi~an i sna`an program mo`ete nau~iti u kratkom vremenu. Bez obzira na va{e profesionalne zahtjeve, 10 minuta do uspjeha! Vodi~ kroz Microsoft Access 2000 pomo}i }e vam u savladavanju osnovnih znanja potrebnih za rad s programom. Nau~it }ete raditi s ovim izuzetnim programom mnogo br`e nego {to biste to ina~e u~inili.

PRAVILA

KOJA SMO UPOTRIJEBILI U

KNJIZI

Svaka vje`ba u ovoj knjizi uklju~uje instrukcije “korak-po-korak” za odre|eni zadatak. Sljede}i okviri pomagat }e vam cijelim putem:

Savjeti koji {tede vrijeme Pro~itajte ove savjete jer se u njima nalaze zamisli kojima izbjegavate zbrku.

UVOD

Jednostavnim jezikom Novi ili nepoznati izrazi su opisani (to ste shvatili) jednostavnim jezikom.

Gumb za uzbunu Ova ikona ozna~ava podru~ja u kojima novi korisnici nailaze na probleme, a savjeti su obi~no prakti~na rje{enja tih problema.

Posebna pravila u knjizi olak{avaju u~enje Microsoft Accessa: l

Ono {to trebate odabrati napisano je slovima u boji.

l

Ono {to trebate utipkati napisano je masnim slovima u boji.

l

Imena izbornika, polja i tipki po~inju velikim prvim slovom.

3

1. Vje`ba

[TO

JE BAZA PODATAKA?

U ovoj }ete vje`bi nau~iti neke osnovne koncepte baze podataka i vidjeti kako Microsoft Access rje{ava zadane probleme.

^EMU

SLU@E BAZE PODATAKA?

@elimo li izravno odgovoriti na pitanje {to je baza podataka, mo`emo re}i da je to skup informacija. Na primjer, va{a telefonska knji`ica je baza podataka, kao i datoteka Rolodex te katalog kartica korisnika u knji`nici. S pomo}u baze podataka izra|ene na ra~unalu s Microsoft Accessom mo`ete spremiti informacije te uraditi jedan od tri primjera obra|ena u ovoj vje`bi. Me|utim, imajte na umu da mo`ete uraditi i mnogo vi{e. Na primjer, ~uvate li popis svih va{ih kupaca u Accessovoj bazi podataka, mo`ete uraditi jedno od sljede}eg: l

l

l

Ispisati sve kupce koji nisu obavili kupovinu u proteklih 60 dana, s pripadaju}im telefonskim brojevima, kako biste mogli nazvati jedan od ispisanih brojeva. Sortirati kupce prema pozivnom broju grada i ispisati njihove podatke za kuverte. (Poneki po{tanski servisi zahtijevaju da presortirate pozivne brojeve kako biste platili ni`u cijenu.) Stvoriti jednostavanu formu niza unosa na zaslonu kako bi va{a tehni~ka podr{ka mogla jednostavno upotrijebiti bazu podataka.

Ovi primjeri su samo jedan mali dio onoga {to mo`ete uraditi s Accessom, teoretski gledano mo`ete uraditi gotovo sve {to za`elite.

[TO

KAKO ACCESS

JE BAZA PODATAKA?

SPREMA PODATKE?

U Accessu je najprije potrebno stvoriti datoteku baze podataka. Tako stvorena datoteka ~uva sve {to }ete uraditi za tu bazu podataka – ne samo sve podatke ve} i forme, izvje{taje i indekse. Ako radite vi{e poslova istovremeno, mo`ete uraditi odvojene baze podataka za svaki posao.

TABLICE Srce svake baze podataka je tablica. Tablica je vrlo sli~na radnoj stranici u Excelu. Slika 1.1 prikazuje tablicu baze podataka (ili kra}e tablicu). Svaki redak je slog

Svaki stupac je polje

Dio retka ili stupca je }elija

SLIKA 1.1

Accessova tipi~na tablica.

Access sprema svaki unos baze podataka (na primjer, svaki radnik ili element inventara) u zasebni redak koji nazivamo slog. Svaki slog je skup informacija o jednoj stvari – u ovom slu~aju zaposlenik. Na primjer, sve informacije o Nancy Davolio, uklju~uju}i titulu, datum ro|enja i datum zaposlenja tvore jedan slog (slika 1.1). Svaki detaljniji opis je sadr`an u svom stupcu koji nazivamo polje. Na primjer, zaposlenikov identifikacijski broj je jedno polje, a njegovo prezime drugo. Sva prezimena u cijeloj tablici smje{tena su u polje Last Name.

5

6

1. VJE@BA

U dijelu polja ili retka nalazi se jedinstveni podatak za odre|eni slog, a to podru~je nazivamo }elija. Na primjer, u }eliji gdje se preklapaju stupac Birth Date i slog Nancy Davoilo prona}i }ete datum ro|enja Nancy, 8.12.1948. Kako stvoriti tablicu nau~it }ete u 7. i 8. vje`bi. Svaka datoteka baze podataka sadr`i mnogo tablica. Na primjer, mo`ete stvoriti tablicu popisa svih kupaca, dok sljede}a tablica koju stvorite mo`e sadr`avati podatke o proizvodu koji prodajete. Tre}a tablica koju stvorite mo`e sadr`avati informacije o zaposlenicima i njihovim karakteristikama.

FORME Svi podaci koje unesete u bazu podataka zavr{avaju u tablici i spremni su za spremanje. Pomalo je zamorno i dosadno unositi podatke izravno u tablicu, pa stoga ve}ina ljudi stvara posebnu formu na zaslonu kako bi lak{e unosili podatke. Forma omogu}ava stvaranje stranice “popuni praznine” kako biste kasnije unosili `eljene podatke na najjednostavniji na~in. Kako stvoriti formu nau~it }ete u 15. vje`bi. Access povezuje formu i tablicu te informacije koje ste unijeli u formu neposredno sprema u tablicu. Na primjer, slika 1.2 prikazuje podatak u formi koji }e Access spremiti u tablicu kao {to je prikazano na slici 1.1. Forma koja je prikazana na slici 1.2 sadr`i dvije kartice. @elite li prikazati i raditi na sljede}oj kartici, jednostavno je kliknite.

Vi{e tabli~ne forme Formu mo`ete upotrijebiti da biste jedan podatak unijeli u vi{e tablica, {to }ete nau~iti kasnije u vje`bama.

IZVJE{TAJI Dok su forme stvorene za upotrebu na zaslonu, izvje{taji se stvaraju za ispisivanje. Izvje{taji su posebno formatirani skupovi podataka koji su organizirani ovisno o va{oj specifikaciji. Na primjer, mo`da }ete `eljeti stvoriti izvje{taj o svim karakteristikama zaposlenih u va{em poduze}u (slika 1.3).

[TO

SLIKA 1.2 nijim.

JE BAZA PODATAKA?

Forme ~ine unos podatka mnogo lak{im i pregled-

SLIKA 1.3 Ovako stvoren izvje{taj mo`ete ispisati i podijeliti svojim zaposlenicima.

7

8

1. VJE@BA

Print Preview Za vrijeme stvaranja izvje{taja koji `elite ispisati, mo`ete ga prikazati na zaslonu pomo}u opcije Print Preview, prikaz na slici 1.3. Vi{e o prikazu i ispisu u 24. vje`bi.

UPITI Upit je na~in skrivanja informacija koje ne `elite vidjeti, a da biste informacije koje `elite prikazati vidjeli {to jasnije. O tome mo`ete razmi{ljati kao o spilji u koju }e pasti va{i podaci. Podaci koji vas ne zanimaju propast }e u spilju, a ostaju samo podaci koji vas zanimaju. Mnogi ljudi se boje upita jer ih sam naziv podsje}a na ne{to poput: vrijednost, uvjet ili maska. No nemojte brinuti, u 21. vje`bi }ete nau~iti kako stvarati jednostavan upit.

KAKO

OBJEDINITI SVE DIJELOVE BAZE PODATAKA

Dok stvarate tablice, izvje{taje, forme i upite, morate imati na umu da su svi povezani. Ranije smo ve} napomenuli da su tablice osnova svih aktivnosti – svi ostali objekti rade ili u ili s podatkom u tablici. Izvje{taji organiziraju i sumiraju podatke, forme olak{avaju unos podataka, a upiti poma`u pri pronala`enju informacija koje `elite upotrijebiti u tablici. U sljede}im vje`bama vidjet }ete odnos svakog dijela prema cijeloj bazi podataka.

ACCESSOV

^AROBNJAK OLAK[AVA STVARANJE BAZE PODATAKA

Kroz cijelu knjigu upotrebljavat }ete Accessovog ~arobnjaka. ^arobnjak je mali program koji postavlja pitanja o izgledu baze podataka. Nakon toga uz pomo} va{ih odgovora stvara tablicu, izvje{taj, upit ili ne{to drugo prema va{im `eljama. Slika 1.4 prikazuje ~arobnjaka na zaslonu.

[TO

JE BAZA PODATAKA?

SLIKA 1.4 ^arobnjak olak{ava stvaranje bilo kojeg objekta baze podataka. Svaki put kada stvarate novi objekt, kao {to je tablica ili forma, imate dvije mogu}nosti. Prva je stvaranje od samog po~etka u prikazu Design, a druga je pomo}u ~arobnjaka. Preporu~am da svaki po~etnik upotrebljava ~arobnjaka koliko je to mogu}e. Ja ih upotrebljavam jer je rad br`i i kra}i. Ostavite te`e stvari, kao {to je rad u prikazu Design, ljudima koji imaju puno slobodnog vremena. U ovoj ste vje`bi nau~ili neke osnove o bazama podataka u Accessu. U 2. vje`bi nau~it }ete kako planirati bazu podataka. Ne preska~ite 2. vje`bu, jer malo vremena koje }ete potro{iti za ~itanje mo`e kasnije u{tedjeti sate rada.

9

2. Vje`ba

PLANIRANJE

BAZE PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~it osnovne principe dobrog izgleda baze podataka koji }e vam kasnije pomo}i u planiranju rada.

PLANIRANJE

JE VA@NO!

Koliko ste se puta za vrijeme rada uhvatili u razmi{ljanju da ne znate {to zapravo radite. Va{ prvi poku{aj je vjerojatno bio jadan, bilo da je va{e znanje slabo ili ra~unalo lo{e. No, za vrijeme rada ste vjerojatno bilje`ili {to }ete sljede}i puta uraditi druk~ije, pa ste stoga sljede}i puta bili br`i i u~inkovitiji. S ne~im {to je va`no poput baze podataka ne mo`ete si priu{titi eksperimente i gre{ke u radu. U ovoj vje`bi poku{at }emo vam pribli`iti principe planiranja koje mnogi ljudi u~e na te`i na~in. Prije nego zapo~nete sa stvaranjem baze podataka postavite si nekoliko pitanja: l

l

l

Koje podatke `elim spremiti i kako ih je najbolje organizirati? Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor tablica koje trebate. Koje akcije unosa podatka `elim ovisno o mom poslu ili hobiju? Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor formi koje trebate. Koje informacije `elim znati o statusu posla ili hobija? Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor izvje{taja i upita.

PLANIRANJE

IZBOR

BAZE PODATAKA

TABLICA

Tehni~ki, za stvaranje baze podataka trebate stvoriti jednu tablicu. No, najve}a gre{ka je u tome {to mnogi ljudi u jednu tablicu unesu mnogo razli~itih informacija. Access je program koji ~uva odnose u bazi podataka, {to zna~i da jednostavno ~uva mnogo tablica i stvara vezu izme|u njih. Na primjer, ako `elite stvoriti bazu podataka koja ~uva informacije o narud`bama kupaca, slijedite naredne tablice: Kupci

Vrsta kupca

Narud`be

Na~in otpreme

Uvjeti pla}anja

Proizvod

Prodava~

Planirajte tablicu Planirajte tablicu prije stvaranja baze podataka jer su promjene u strukturi tablice nakon popunjavanja vrlo te{ko izvedive (ali ne i nemogu}e).

Sljede}a velika gre{ka je poku{aj da tablica izgleda poput izvje{taja. Na primjer, mo`da }ete ponavljati ime kupca i njegovu adresu u svih osam tablica kako bi vam te informacije bile uvijek dostupne. To je vrlo glupo i lo{e ura|eno. Jednostavnije je stvoriti izvje{taj ili formu koja uklju~uje te informacije kad god su potrebne, a prikazane su u samo jednoj tablici.

NORMALIZACIJA

BAZE PODATAKA

Kada je baza podataka lo{e organizirana, znalci ka`u da nije normalizirana. Odre|ena pravila govore kako tablice moraju biti spremljene u bazu podataka. Ta pravila nazivamo pravila normalizacije podataka.

11

12

2. VJE@BA

Normalizacija podataka Stvorite tablice tako da budu {to preglednije i kompaktnije kako biste izbacili mogu}nost gre{ke i nerazumijevanja.

Postoji pet pravila normalizacije, no posljednje tri su toliko slo`ene da ih upotrebljavaju samo stru~njaci pri izradi baza podataka. U ovoj vje`bi objasnit }emo prva dva pravila normalizacije koja bi trebao savladati svaki po~etnik da bi shvatio kako izbje}i osnovne pogre{ke.

^arobnjaci za normalizaciju Na svu sre}u, ako stvarate baze podataka pomo}u Access Database ~arobnjaka (5. vje`ba), sve tablice bit }e normalizirane.

1. IZBJEGAVANJE

PONOVLJENOG UNOSA INFORMACIJA

Pretpostavimo da `elite sa~uvati informacije o kupcu zajedno sa slogovima svih transakcija. Ako }ete te informacije smjestiti u jednu tablicu, vjerojatno }ete morati ponavljati ime kupca, njegovu adresu i telefonski broj svaki puta kada unesete novu transakciju. Sve to postaje jo{ ve}a no}na mora ako se promijeni adresa kupca, jer morate promijeniti adresu u svakom slogu transakcije za kupca.

Jednostavniji na~in je pridjeljivanje identifikacijskog broja (ID). Uklju~ite ID broj u tablicu koja sadr`ava imena i adrese i tada upotrijebite isti ID broj kao vezu s odvojenom tablicom koja sadr`ava transakcije.

PLANIRANJE

BAZE PODATAKA

Tablica kupaca

Tablica narud`bi

2. IZBJEGAVANJE

UNOSA SUVI[NIH PODATAKA

Pretpostavimo da `elite pratiti koji zaposlenici poha|aju odre|ena predavanja. Ima mnogo zaposlenika i mnogo raznih predavanja. Jedan na~in pra}enja je stvaranje tablice Personnel, koja izgleda ovako:

Ali, {to }e se dogoditi ako jedan zaposlenik poha|a vi{e od jednog predavanja? Morat }ete dodavati jo{ jedan redak u tablicu i tada }ete imati isti problem opisan u prethodnom odlomku – vi{e slogova s istim unosima u poljima. [to ako jedan zaposlenik koji je poha|ao predavanja napusti tvrtku? Kada izbri{ete slog tog zaposlenika, izbrisat }ete i informacije o cijeni sata predavanja. Jednostavniji je na~in stvaranje odvojenih tablica za zaposlenike, predavanja i vrijeme predavanja, koje izgledaju poput:

13

14

2. VJE@BA

Tablica zaposlenika

Tablica predavanja

Tablica vremena predavanja

ZAKLJU^NO: DIZAJNIRAJTE

TABLICU

Ne optere}ujte se svim ovim informacijama o normalizaciji baze podataka. Dobro organizirana tablica sadr`i nekoliko osnovnih principa: l

l

l

Svaka tablica mora imati temu – na primjer, Employee Contact Information ili Customer Transaction. Nemojte se truditi imati vi{e od jedne teme za tablicu. Ako znate da }ete tijekom rada morati ponavljati podatke, kao {to je spremanje telefonskog broja u svakoj transakciji, planirajte tako da podijelite informacije u vlastite tablice. Ako `elite sa~uvati popis referentnih informacija (imena ili cijena predavanja), takve informacije spremite u vlastite tablice.

PLANIRANJE

l

l

BAZE PODATAKA

[to ~e{}e upotrijebite ID broj koji }e vam pomo}i pri povezivanju tablica i izbjegavanju gre{aka pri utipkavanju duga~kog teksta (imena). Ako za odre|ene unose ve} imate uniformirane brojeve, na primjer, brojeve socijalnog osiguranja, upotrijebite ih, no u slu~aju da to nije tako upotrijebite AutoNumber polje kako biste automatski generirali uniformirani broj za svaki slog.

KOJU

FORMU UPOTRIJEBITI?

Kao {to smo opisali u 1. vje`bi, forma je alatka pri unosu podataka. Polja iz nekoliko tablica mo`ete slo`iti u formu i na taj na~in olak{ati unos podataka u ta polja na zaslonu. Na primjer, forma narud`bi kupaca mo`e uklju~ivati informacije iz tablice narud`bi i tablice proizvoda (slika 2.1). Iz tablice narud`bi

Iz tablice proizvoda

SLIKA 2.1

Forma mo`e biti veza izme|u tablica.

Kada razmi{ljate koja vam je forma potrebna, pitanje je {to `elite uraditi. Sljede}i popis opisuje neke aktivnosti koje bi mogle zahtijevati formu: l

Zapo{ljavanje djelatnika (i uno{enje informacija o njima u bazu podataka).

15

16

2. VJE@BA

l

Prodaja roba i usluga.

l

Izdavanje narud`bi.

l

l

Skupljanje informacija o imenima i osobama za kontakt volontera. Pra}enje poslovanja.

Ne mogu predvidjeti koje forme trebam? Svakako je va`no imati stvorene efektne forme, no mo`ete uraditi promjene u formama u bilo koje vrijeme i vrlo lako (suprotno tablicama). Stoga ne morate znati, prije po~etka rada, koje forme trebate. Vi{e }ete o stvaranju forme nau~iti u 15. vje`bi.

KAKVE

IZVJE[TAJE @ELITE STVORITI?

Izvje{taj zadovoljava va{e potrebe za informacije o podacima. Naj~e{}e }ete ih ispisati (za razliku od tablica i formi koje se upotrebljavaju na zaslonu). Na primjer, mo`da }ete `eljeti stvoriti izvje{taj o svim ljudima koji nisu platili ~lanarinu ili svima onima koji su du`ni vi{e od 1000 USD. (Ove podatke mo`ete prona}i i pomo}u upita, a vi{e o toj temi u 21. vje`bi.) Izvje{taji su naj~e{}e namijenjeni osobama koje ne sjede s vama za va{im ra~unalom. Na primjer, mogli biste ispisati izvje{taj za nadzorni odbor koji }e vam pomo}i da zadr`ite mjesto direktora. Izvje{taj mo`e istovremeno povla~iti podatke iz mnogih tablica, izvoditi prora~une nad podacima (zbrajanje ili prosje~na vrijednost) i prikazati ih na lijep na~in. Evo nekoliko primjera koje mo`ete uraditi pomo}u izvje{taja: l

Ispisati, za potrebe osiguranja, popis va{ih stvari ~ija vrijednost prelazi 50 USD.

l

Prikazati popis svih ~lanova kluba koji nisu podmirili ~lanarinu.

l

Izra~unati i prikazati trenutnu vrijednost opreme.

PLANIRANJE

l

BAZE PODATAKA

Ispisati popis provizija za svakog od 50 najboljih prodava~a u posljednjem kvartalu u usporedbi s prosjekom prodaje cijele tvrtke.

Novi izvje{taj mo`ete stvoriti u bilo koje vrijeme i ne morate ga planirati prije izrade baze podataka. Naravno, ako znate kakav }ete izvje{taj trebati, mo`ete dizajnirati svoju tablicu u formatu koji }e biti efektniji pa }e tako i izvje{taj bolje izgledati. U ovoj ste vje`bi nau~ili planirati tablice baze podataka, forme i izvje{taje. Sljede}om vje`bom }ete nau~iti kako pokrenuti te kako napustiti Access.

17

3. Vje`ba

POKRETANJE

I

NAPU[TANJE ACCESSA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako pokrenuti te kako napustiti Microsoft Access.

POKRETANJE ACCESSA Access mo`ete pokrenuti na nekoliko na~ina ovisno o tome kako ste program instalirali. Jedan je na~in upotreba gumba u izborniku Start. Slijedite naredne korake:

1. Kliknite na gumb Start. Prikazuje se izbornik. 2. Ozna~ite mi{em Programs. Prikazuje se popis programa s odvojenim popisom aplikacija Microsofta.

3. U popisu prona|ite i kliknite na Microsoft Access. Pokre}e se Access.

Pomicanje programa u izborniku Start Ako `elite Access smjestiti u neku drugu grupu programa, otvorite izbornik Start i povucite element Accessa na `eljeno mjesto.

OSTALI

NA^INI POKRETANJA

ACCESSA

Ostali na~ini pokretanja Accessa zahtijevaju ve}e znanje u radu s Windowsima i Microsoft Officceom. Ako vas zbunjuju, upotrijebite osnovnu metodu obja{njenu u prethodnom odjeljku.

POKRETANJE

l

l

l

I NAPU[TANJE

ACCESSA

U mogu}nosti ste stvoriti ikonu pre~ice za Access koju }ete smjestiti na radnu povr{inu. Tada dvostrukim klikom na ikonu pokre}ete Access. Da biste stvorili ikonu pre~ice, povucite element Accessa iz izbornika Start na radnu povr{inu. Kada pregledavate datoteke u Windows Exploreru, dvostruko kliknite bilo koju Accessovu datoteku kako biste pokrenuli Access i otvorili ozna~enu datoteku. Accessove datoteke imaju .mdb ekstenziju i malu ikonu pored imena koja odgovara ikoni Microsoft Accessa u izborniku Programs. Ako ne mo`ete prona}i Access, mo`ete ga potra`iti. Kliknite gumb Start i odaberite Find, odaberite Files or Folders i u okvir za tekst Named utipkajte msaccess.exe. Otvorite popis Look In i odaberite My Computer. Tada kliknite opciju Find Now. Kada se datoteka prika`e u popisu na dnu prozora Find, dvostruko je kliknite kako biste pokrenuli Access ili je ozna~ite desnim klikom mi{a i povucite na desktop kako biste stvorili pre~icu za Access.

Kada pokrenete Access, prvo {to }ete vidjeti je okvir za dijalog koji o~ekuje da se izjasnite `elite li stvoriti novu bazu podataka ili otvoriti ve} stvorenu (slika 3.1). Za sada kliknite Cancel. (U ovoj vje`bi ne}emo raditi s bazama podataka.)

SLIKA 3.1 Okvir za dijalog Microsoft Access prikazuje se svaki put kad pokrenete Access.

19

20

3. VJE@BA

DIJELOVI

PROZORA

Access kao i ve}ina ostalih Windowsovih programa, sadr`i izbornike, alatne trake, statusnu traku i ostalo. Slika 3.2 prikazuje dijelove Accessovog prozora. Primijetit }ete na slici 3.2 da je ve}ina gumba alatne trake u sivoj boji ({to zna~i da ih trenutno ne mo`ete upotrijebiti). Tako|er, vidite da se ni{ta ne nalazi ni u radnom podru~ju, no to je stoga {to niti jedna datoteka baze podataka nije otvorena. Accessov prozor postaje mnogo zaposlenije mjesto u sljede}im vje`bama kada budete zapo~eli rad s bazom podataka. Tada i gumbi postaju dostupni, a va{a baza podataka prikazuje se u radnom podru~ju. Alatna traka

Traka izbornika

Statusna traka

Radno podru~je

SLIKA 3.2 Access sadr`i iste elemente kao i ostali Windows programi.

POKRETANJE

ACCESSOVE

I NAPU[TANJE

ACCESSA

ALATNE TRAKE

Ako ste ve} radili s Windowsovim programima, vjerojatno ste upoznali alatne trake i gumbe na njima koji predstavljaju uobi~ajene naredbe za upotrebu. Gumbi na alatnim trakama su pre~ice naredbama u izbornicima. Alatne trake Accessa se mijenjaju ovisno s kojim objektom baze podataka radite (tablica, forma itd.), te {to `elite s objektom. Ponekad se prikazuju i neke druge alatne trake ako radite posebne aktivnosti, na primjer crtanje. @elite li saznati {to odre|eni gumb ~ini, postavite pokaziva~ mi{a iznad gumba i prikazat }e se ime gumba uz pokaziva~ (slika 3.3). Ovu mogu}nost nazivamo ToolTip (ili ScreenTip) i mo`ete je upotrijebiti i kada gumbi nisu dostupni (oza~eni sivom bojom). Ime gumba

Gumb Close

SLIKA 3.3 Da biste saznali {to gumb ~ini, postavite pokaziva~ mi{a na njega. Prilago|avanje alatnih traka U bilo koje vrijeme mo`ete odabrati koje alatne trake `elite vidjeti, te mo`ete dodavati i skrivati gumbe na alatnoj traci. Ako na alatnu traku kliknete desnom tipkom mi{a, prikazat }ete izbornik pre~ica. Iz popisa mo`ete odabrati koje alatne trake `elite prikazati ili mo`ete kliknuti opciju Customize kako biste otvorili okvir za dijalog gdje mo`ete prilagoditi bilo koju alatnu traku.

NAPU[TANJE ACCESSA Kada zavr{ite s radom u Accessu, mo`ete napustiti program kako biste oslobodili memoriju za naredne zadatke. Access mo`ete napustiti na nekoliko na~ina:

21

22

3. VJE@BA

l

Pritisnite tipke Alt+F4

l

Odaberite File, Exit.

l

Kliknite na gumb Close (X) prozora Accessa (slika 3.3).

Alt+F4? File, Exit? U ovoj knjizi upotrijebit }emo odre|ene pre~ice kako bismo vam rekli koje tipke pritisnuti ili koje naredbe u izborniku odabrati. Kada ugledate Alt+F4, zna~i da trebate pritisnuti i dr`ati pritisnutu tipku Alt i pritisnuti tipku F4. Kada odaberete File, Exit, zna~i da trebate kliknuti na rije~ File na traci izbornika i kada se izbornik prika`e odabrati i kliknuti na naredbu Exit. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako pokrenuti te kako napustiti Access, zatim glavne dijelove Accessovog prozora uklju~uju}i gumbe na alatnim trakama. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako upotrijebiti pomo} u Accessu.

4. Vje`ba

UPOTREBA POMO]I U ACCESSU

U ovoj }ete vje`bi nau~iti vi{e o razli~itim vrstama pomo}i dostupnim u Accessu.

VRSTE

POMO]I

Svaka osoba je druga~ija pa stoga i Access nudi nekoliko vrsta pomo}i. Mo`ete: l l

l l

Postaviti pitanje Office Assistantu. Uz pomo} alatke What’s this? dobiti potrebnu pomo} o elementu koji je prikazan na zaslonu. Izabrati iz serije tema pomo}i onu koja vas zanima. Spojiti se na Internet i pomo}u obilje`ja Microsoft on the Web prikazati stranice Weba koje se odnose na pomo}.

POMO]

PUTEM

OFFICE ASSISTANTA

Vjerojatno ste se ve} susreli s Office Assistantom – njegovom sli~icom, koja iska~e i nudi savjete. Nemojte misliti da se netko {ali s vama jer se iza te sli~ice nalazi vrlo sna`an sustav pomo}i.

24

4. VJE@BA

PRIKAZIVANJE

ILI SKRIVANJE

OFFICE ASSISTANTA

Prema osnovnim postavkama Office Assistant je uklju~en i nalazi se nad svim otvorenim prozorima. Da biste isklju~ili opciju, kliknite desnom tipkom mi{a i odaberite Hide (slika 4.1). Ako vam Office Assistant smeta, jednostavno ga mi{em povucite na neko drugo mjesto zaslona. Office Assistant

SLIKA 4.1 Accessa.

Office Assistant je smje{ten na vrh prozora

@elite li ponovno prikazati Offce Assistant, odaberite Help, Show the Office Assistant ili kliknite na gumb Microsoft Access Help koji se nalazi na alatnoj traci.

Odaberite drugog Assistanta Primijetite da u izborniku pre~ica (slika 4.1) odabirom naredbe Choose Assistant mo`ete odabrati druk~ijeg Assistanta (ako vam se, primjerice, ne svi|a uredski pribor koji govori).

UPOTREBA

VRSTE

POMO]I KOJE NUDI

POMO]I U

ACCESSU

OFFICE ASSISTANT

Kada kliknete na Office Assistanta, prikazuje se balon~i} koji postavlja pitanje o vrsti pomo}i (slika 4.2). U mogu}nosti ste uraditi jedno od sljede}eg: l

l

l

U okvir za tekst utipkati pitanje i na taj na~in re}i Office Assistantu koju vrstu pomo}i trebate i tada kliknuti Search. (Vi{e o ovoj opciji malo kasnije.) Kliknuti gumb Options kako biste prilagodili na~in rada Office Assistanta. (Kasnije u vje`bi vi{e }emo se pozabaviti ovom mogu}no{}u.) Kliknuti izvan balon~i}a i na taj na~in zatvoriti balon~i} (no i dalje se Office Assistant nalazi na zaslonu).

SLIKA 4.2 Office Assistant kao va{ servis postavlja pitanja o pomo}i koju trebate. Ako zatvorite balon~i} pomo}i, mo`ete ga ponovno prikazati u bilo koje vrijeme klikom na gumb Help koji se nalazi na alatnoj traci Standard, ili pritiskom na tipku F1, ili odabirom Help, Microsoft Access Help, ili klikom na Office Assistant.

25

26

4. VJE@BA

Poseban znak Ponekad }ete iznad glave Office Assistanta vidjeti svijetle}i znak. To zna~i da Office Assistant ve} ima spremnu sugestiju za zadatak koji se spremate uraditi. Da biste vidjeli sugestiju, jednostavno je kliknite.

POSTAVLJANJE

PITANJA

OFFICE ASSISTANTU

Ako vam je potrebna pomo} o odre|enoj temi, jednostavno u okvir za tekst utipkajte pitanje kao {to je prikazano na slici 4.2. Slijedite naredne korake:

1. Ako se balon~i} Office Assistanta ne prika`e, kliknite Office Assistant ili pritisnite tipku F1.

2. U okvir za tekst utipkajte pitanje. Na primjer, utipkajte How do I print, a table? kako biste dobili pomo} o ispisivanju podataka.

3. Pritisnite tipku Enter ili kliknite gumb Search. Office Assistant

nudi neke teme koje odgovaraju onome {to tra`ite. Na primjer, slika 4.3 prikazuje odgovore Office Assistanta na va{e pitanje: “How do I print, a table?”

SLIKA 4.3 Office Assistant postavlja pitanje {to to~no `elite saznati kako bi vam ponudio najbolju mogu}u pomo}.

UPOTREBA

POMO]I U

ACCESSU

4. Kliknite opciju koja opisuje {to `elite uraditi. Na primjer, odabrat }u opciju Print the datasheet of a table, query, or form, prikazanu na slici 4.3. Prikazuje se prozor Help s uputama o odre|enom zadatku. Ako niti jedna opcija ne opisuje ono {to `elite, kliknite na strelicu See more kako biste prikazali jo{ opcija ili utipkajte novo pitanje u okvir za tekst.

5. Ako se prika`e sljede}i popis tema, kliknite na pomo} koju tra`ite.

6. Pro~itajte instrukcije koje su prikazane. Tada zatvorite prozor

Microsoft Access Help (gumb X) ili kliknite ponovno na Office Assistanta kako biste potra`ili sljede}u pomo}.

Ako `elite saznati vi{e o ovoj temi, pro~itajte odjeljak “Upotreba prozora Microsoft Access Help” kasnije u vje`bi.

ISKLJU^IVANJE

OPCIJE

OFFICE ASSISTANTA

Svaki put kada potra`ite pomo}, u Accessu mo`ete upotrijebiti Office Assistant. Neki ljudi jednostavno ne mogu razgovarati s nacrtanim znakovima ili `ele sna`niju i prilagodljiviju upotrebu pomo}i. Ako ste se prepoznali, mo`ete isklju~iti Office Assistant upotrebom sljede}ih koraka:

1. Kliknite desnom tipkom mi{a na Office Assistanta i odaberite opciju Options.

2. Prikazuje se okvir za dijalog Office Assistant i u njemu isklju~ite opciju Use the Office Assistant.

3. Kliknite OK. Kada isklju~ite Office Assistanta, umjesto njega sve normalne aktivnosti (tipka F1, naredba Help, Microsoft Access Help itd.) odnose se na opcije prozora Microsoft Access Help.

27

28

4. VJE@BA

UPOTREBA PROZORA MICROSOFT ACCESS HELP Dok je prozor Microsoft Access Help prikazan (uz pomo} Office Assistanta), mo`ete pretra`ivati sustav pomo}i prema va{im `eljama. Ako ste ranije upotrebljavali prija{nje verzije Microsoft Officea, vjerojatno ste upoznati s mehanizmima Contentsa, Indexa i Finda. Ovi mehanizmi su dostupni i u programima Officea 2000 kao {to je Access, no u pone{to izmijenjenoj formi. Ako upotrebljavate Office Assistant, jedini na~in da u|ete u glavni sustav pomo}i je postavljanjem pitanja, kao {to smo ranije objasnili. No ako isklju~ite Office Assistanta da biste izravno u{li u sustav pomo}i, morate odabrati Help, Microsoft Access Help. Ako pomo} upotrebljavate pomo}u upita Office Assistantu, kliknite na gumb Show (posljednji gumb s lijeve strane) koji se nalazi na alatnoj traci prozora Help kako biste mogli upotrijebiti kontrole koje }e vam kasnije trebati. Ovaj gumb postaje gumb Hide kada su prikazane kontrole pomo}i, stoga }emo ga u daljnjem tekstu nazivati gumb Show/Hide.

CONTENTS Stranica Contents je serija mapa koje mo`ete otvoriti, a izgleda vrlo sli~no panou mapa u Widows Exploreru. Svaka mapa sadr`i jednu ili vi{e tema pomo}i. Slika 4.4 prikazuje stranicu Contents. Da biste odabrali temu pomo}i iz prozora Contents, slijedite naredne korake:

1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica prikazane na slici 4.4, kliknite gumb Show koji se nalazi na alatnoj traci.

2. Kliknite na karticu Contents. 3. Prona|ite mapu koja opisuje koja vam je pomo} potrebna. 4. Dvostruko kliknite na mapu ili kliknite na znak plus (+). Popis pomo}i prikazuje se ispod mape (slika 4.4).

UPOTREBA

POMO]I U

ACCESSU

5. Kliknite na ~lanak pomo}i kako biste ga prikazali u panou s desne strane.

6. Nakon {to ste pro~itali pomo}, prika`ite i pro~itajte sljede}u temu ili zatvorite sustav pomo}i klikom na gumb Close (X).

Gumb Show/Hide

Ovdje se prikazuje ~lanak pomo}i da biste ga mogli pro~itati

Da biste otvorili mapu, dvostruko je kliknite ili kliknite na gumb plus (+)

Kliknite ~lanak kako biste ga prikazali.

SLIKA 4.4 Prozor Contents je skup mapa koje sadr`e informacije pomo}i.

INDEX Index je abecedni popis svih dostupnih tema pomo}i. Potpuno je isti kao i kazalo u knjizi. Da biste upotrijebili Index, slijedite naredne korake:

1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica, kliknite gumb Show na alatnoj traci.

2. Otvorite karticu Index.

29

30

4. VJE@BA

3. Utipkajte prvih nekoliko slova teme koju `elite prona}i. Popis indeksa sko~it }e na `eljenu temu.

4. Kliknite gumb Search ili pritisnite Enter. Prikazuje se popis tema koje uklju~uju odabranu rije~ (slika 4.5).

Utipkajte rije~

SLIKA 4.5 redom.

Popis odlazi na mjesto ({to je mogu}e bli`e) utipkane rije~i

Prona|ene teme

Uz pomo} Indexa pretra`ujte teme abecednim

5. Kliknite temu kako biste je prikazali. 6. Nakon {to ste prou~ili temu, prika`ite sljede}u ili zatvorite sustav pomo}i klikom na gumb Close (X).

ANSWER WIZARD Answer Wizard je potpuno jednak Office Assistantu osim {to nema nacrtani znak, te mu stoga jednostavno mo`ete postavljati pitanja.

UPOTREBA

POMO]I U

ACCESSU

Da biste radili s Answer Wizardom, slijedite naredne korake:

1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica, kliknite gumb Show koji se nalazi na alatnoj traci.

2. Kliknite karticu Answer Wizard. 3. U okvir za tekst What would you like to do? utipkajte pitanje i kliknite Search ili pritisnite tipku Enter.

4. Pretra`ujte teme koje su prikazane u donjem okviru i odaberite onu koja vas zanima (slika 4.6).

5. Nakon {to ste prou~ili temu, prika`ite sljede}u ili zatvorite sustav pomo}i klikom na gumb Close (X).

^ITANJE

TEMA POMO]I

Bez obzira na koji na~in ste odabrali temu pomo}i (Office Assistant, Contents, Index ili Answer Wizard), mo`ete je pro~itati, jednako kao temu u desnom panou slike 4.6. Ovdje mo`ete pro~itati informacije prikazane na zaslonu ili uraditi jedno od sljede}eg: l

l

l

l

l

l

Kliknuti na rije~ ozna~enu plavom bojom kako biste vidjeli njezino obja{njenje. Kliknuti na gumb >> ili podcrtanu rije~ i tako prije}i u sljede}i prozor pomo}i. Ispisati kopije informacija pomo}i klikom na gumb Print koji se nalazi na alatnoj traci. Kopirati tekst u Clipboard (za uljepljivanje u Word ili Notepad), tako {to }ete ozna~iti tekst i pritisnuti tipke Ctrl+C. Vratiti se na prethodnu temu klikom na gumb Back. (Ako niste pregledali ostale teme pomo}i gumb Back nije dostupan.) Zatvoriti prozor Help klikom na gumb Close (X).

31

32

4. VJE@BA

Utipkajte pitanje

Gumb Print

Gumb Options

SLIKA 4.6 Upotrijebite opciju Answer Wizard kako biste locirali sve teme pomo}i za odre|eni subjekt.

PRONALA@ENJE

I POPRAVLJANJE GRE[AKA U PROGRAMU

Novi alat u Officeu 2000 je Detect i Repair kojim se identificiraju problemi samog Accessa kao {to su o{te}ene programske datoteke ili pogonski programi, te kojim se problem otklanja upotrebom originalnih instalacijskih diskova. Postupak popravka mo`e zahtijevati dulje vrijeme (30 pa i vi{e minuta), pa ga nemojte pokretati ako doista nemate problema. Ako se Access po~ne pona{ati ~udno, najbolje je zatvoriti program i ponovno pokrenuti Windowse. Ako i dalje imate problema, slijedite naredne korake:

1. Odaberite Help, Detect and Repair. 2. Prikazuje se okvir s obja{njenjem. Kliknite Start.

UPOTREBA

POMO]I U

ACCESSU

3. Sa~ekajte da se sve Accessove datoteke usporede s originalnim

datotekama na CD-u kako bi se prona{le eventualne gre{ke. Budite strpljivi jer treba mnogo vremena za provjeru.

4. Kada se prika`e poruka da restartate sustav, kliknite Yes.

OSTALA

OBILJE@JA POMO]I

Zavr{imo ovu vje`bu pregledom nekih opcija pomo}i koje ne}ete upotrebljavati ~esto, ali mogu biti korisne.

POMO]

ZA ELEMENTE PROZORA

Ako se pitate za {to je namijenjen odre|eni gumb ili alatka na zaslonu, jednostavno slijedite naredne korake:

1. Odaberite Help, What’s This? ili pritisnite Shift+F1. Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u pokaziava~ sa znakom pitanja.

2. Kliknite na element za koji `elite dobiti pomo}. Prikazuje se obja{njenje elementa.

POMO]

PUTEM

WEBA

Kada upotrijebite Office Assistanta, jedna od mogu}nosti na drugoj stranici rezultata (prikazana tek kad kliknete na SeeMore) je None of the above, look for more help on the Web. Ako odaberete ovu opciju, morate biti spojeni na Internet i Internet Explorer }e oti}i na Web lokaciju gdje mo`ete prona}i vi{e informacija koje trebate. Da biste oti{li na Web lokaciju, bez odre|enog pitanja odaberite Help, Microsoft on the Web. U ovoj ste vje`bi nau~ili na koje sve na~ine Access nudi pomo}. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti razli~ite prikaze koje nudi Access za stvaranje baze podataka.

33

5. Vje`ba

STVARANJE

NOVE BAZE PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti praznu bazu podataka, te kako pomo}u ~arobnjaka stvoriti bazu podataka s ve} stvorenim tablicama, izvje{tajima i formama.

ODABIRANJE

DOBROG NA^INA ZA STVARANJE BAZE PODATAKA

Prije stvaranja baze podataka donesite va`nu odluku. @elite li stvarati bazu podataka od samog po~etka i ru~no stvarati sve tablice, izvje{taje i forme koje trebate, ili }ete upotrijebiti ~arobnjaka koji sadr`i sve te elemente.

^arobnjak za stvaranje baze podataka Access se instalira s nekoliko ~arobnjaka. To su zapravo mali programi koji vas intervjuiraju i na taj na~in prikupljaju odgovore potrebne za stvaranje baze podataka. (Podatke }ete kasnije sami unositi.)

Odgovor ovisi o tome koliko ~arobnjaci zadovoljavaju va{e potrebe. Ako ~arobnjak zadovoljava va{e osnovne potrebe, br`e je upotrijebiti ga za stvaranje baze podataka, a onda promijeniti odre|ene dijelove. (Naravno, ne znate koji su ~arobnjaci dostupni dok ne otvorite popis ~arobnjaka, {to }emo objasniti kasnije u vje`bi.) Ako ste u `urbi, upotreba ~arobnjaka u{tedjet }e vam mnogo vremena. No, ako `elite posebnu namjenu baze podataka koja nije sli~na niti jednom ~arobnjaku ili jednostavno `elite provjeriti svoje znanje, mo`ete stvoriti praznu bazu podataka.

STVARANJE

STVARANJE

NOVE BAZE PODATAKA

PRAZNE BAZE PODATAKA

Stvaranje baze podataka je vrlo jednostavno jer u prvom koraku stvarate samo vanjsku ljusku, bez tablica, formi ili ne~eg drugog. Ako ste tek pokrenuli Access i okvir za dijalog Microsoft Access je jo{ uvijek prikazan (slika 5.1), slijedite naredne korake:

1. Kliknite opciju Blank Access database. 2. Kliknite OK. Otvara se okvir za dijalog File New Database. 3. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove datoteke i tada kliknite Create. Access stvara novu bazu podataka.

SLIKA 5.1 Kada pokrenete Access, u okviru za dijalog Microsoft Access mo`ete brzo pokrenuti novu bazu podataka. Kada zatvorite inicijalni dijalog, ne mo`ete ga vratiti sve dok ne napustite i ponovno ne pokrenete Access. Me|utim, ne trebate ga za stvaranje nove baze podataka jer u bilo koje vrijeme mo`ete upotrijebiti sljede}e korake:

1. Odaberite File, New ili kliknite na gumb New na alatnoj traci. Prikazuje se okvir za dijalog New (slika 5.2).

2. Odaberite karticu General. Dvostruko kliknite ikonu Database i prikazuje se okvir za dijalog File New Database.

3. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove baze podataka

(ne{to opisno). Utipkajte Kennel Records. Tada kliknite Create. Access stvara novu bazu podataka i sprema je prema pode{enju u mapu My Documents.

35

36

5. VJE@BA

SLIKA 5.2 Razli~ite kartice u okviru za dijalog nude opcije stvaranja razli~itih vrsta baza podataka. U ovom trenutku va{a baza podataka je potpuno prazna i vidite je u prozoru baze podataka te je otvorena prema sekciji Tables (slika 5.3).

SLIKA 5.3

Prozor nove baze podataka.

Svaki element popisan u podru~ju Objects slike 5.3 predstavlja razli~itu vrstu objekta koji mo`ete stvoriti u bazi podataka. Kasnije }ete nau~iti kako stvoriti tablice (7. i 8. vje`ba), forme (14. vje`ba), upite (20. vje`ba) i izvje{taje (23. vje`ba).

STVARANJE

NOVE BAZE PODATAKA

Pre~ice Objects Pre~ice za objekte (kao {to je Create table u prikazu Design) nisu neophodne – da biste jednostavno stvorili objekt baze podataka kliknite na gumb New. Ako ste umorni od pre~ica i `elite ostaviti prostora za vlastito stvaranje objekata u bazi podataka, isklju~ite pre~ice odabirom Options iz izbornika Tools i isklju~ite opciju New object shortcuts.

STAVARANJE

BAZE PODATAKA POMO]U ^AROBNJAKA Uz pomo} ~arobnjaka mo`ete automatski stvarati gotovo sve tablice, forme i izvje{taje koje }ete `eljeti u bazi podataka, jedino trebate odabrati ~arobnjaka koji }e zadovoljiti va{e potrebe. Slijedite naredne korake:

1. Ako ste tek pokrenuli Access i na zaslonu je prikazan okvir za

dijalog Microsoft Access, kliknite opciju Access database wizards, pages and projects i tada kliknite OK. No, ako ste zatvorili okvir za dijalog, odaberite File, New. U oba slu~aja prikazuje se okvir za dijalog New.

2. Kliknite na karticu Databases kako biste prikazali popis ~arobnjaka.

3. Kliknite jednog od ponu|enih ~arobnjaka (ikona s ~arobnim {tapi}em). U ovom }emo primjeru odabrati Contact Management.

4. Kada odaberete ~arobnjaka kojeg `elite, kliknite OK. Prikazuje se okvir za dijalog File New Database.

5. Utipkajte ime za bazu podataka i tada kliknite Create kako biste nastavili s radom. Pokre}e se ~arobnjak i neke informacije se prikazuju obja{njavaju}i {to ~arobnjak radi.

6. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Prikazuje se popis tablica koje mo`ete stvoriti (slika 5.4). Tablice su prikazane s lijeve strane, a odabrana polja tablice s desne.

37

38

5. VJE@BA

Polja u ozna~enoj tablici. Polja Optional (nako{eno pismo).

SLIKA 5.4

^arobnjak automatski stvara tablice i polja.

7. Kliknite tablicu i pregledajte popis polja. Polja Optional napisana

su nako{enim pismom. Da biste uklju~ili i polje Optional, postavite oznaku (kva~ica) u okvir za potvrdu. Kliknite Next kako biste nastavili s radom.

Ne `elim ove tablice i ova polja Ne ljutite se, to je cijena koju morate platiti ako `elite raditi s ve} stvorenim ~arobnjakom. Sva polja mo`ete isklju~iti osim polja Optional, ali mo`ete izbrisati tablice i polja koja vam ne}e trebati. Pro~itajte 9. vje`bu kako biste nau~ili brisati polja ili cijele tablice. Ako su tablice i polja potpuno neprihvatljive, vjerojatno ste upotrijebili krivog ~arobnjaka. Kliknite Cancel i poku{ajte ponovno. 8. ^arobnjak postavlja pitanje koji stil prikaza `elite. U popisu kliknite stil prikaza i pregledajte prethodni pregled prikaza koji se prikazuje. Nakon odabira stila prikaza kliknite ga i tada kliknite Next.

9. ^arobnjak sada postavlja pitanje o stilu ispisa izvje{taja. Kliknite

na stil izvje{taja i pogledajte njegov prethodni pregled. Kada odaberete stil, kliknite ga i tada kliknite Next.

STVARANJE

NOVE BAZE PODATAKA

Pozadina izvje{taja Pozadina u boji upotrijebljena za neke izvje{taje izgleda sjajno, ali na crno-bijelom pisa~u nikako. Stoga planirajte pozadinu ovisno o va{em pisa~u.

10. ^arobnjak sada postavlja pitanje o naslovu baze podataka.

Naslov }e se prikazati i na izvje{tajima i mo`e biti razili~it od imena datoteke. Unesite naslov (slika 5.5). Kliknite kako biste uklju~ili sliku.

Klikom na ovaj gumb mo`ete pregledati izbor slika.

Slika 5.5 Unesite naslov za bazu podataka i ako je potrebno odaberite sliku za logotip tvrtke. 11. (Mogu}nost) Da biste uklju~ili sliku u forme i izvje{taje (na primjer, logotip tvrtke) potvrdite opciju Yes, I’d like to include, a picture. Tada kliknite gumb Picture, odaberite datoteku slike (ako je potrebno promijenite pogon ili mapu) i kliknite OK kako biste se vratili natrag u ~arobnjaka.

12. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Kada stignete u prozor Finish, kliknite Finish da biste otvorili novu bazu podataka. ^arobnjak stvara bazu podataka. (Mo`e potrajati nekoliko minuta.)

Kada je baza podataka zavr{ena, prikazuje se prozor Main Switchboard (slika 5.6). Kada otorite bazu podataka, automatski se otvara i Switchboard.

39

40

5. VJE@BA

SLIKA 5.6

Prozor Switchboard je bonus koji nudi ~arobnjak.

Sve baze podataka stvorene s ~arobnjakom uklju~uju opciju Main Switchboard koja nije ni{ta drugo nego lijepa forma s ugra|enim programima. Ona omogu}ava da uradite uobi~ajene zadatke s bazom podataka klikom na gumb. Mi u ovoj knjizi ne}emo raditi s Main Switcboardom pa stoga kliknite gumb Close (X) kako biste zatvorili prozor Main Switchboard.

Mrzim Switchboard @elite li sprije~iti otvaranje Switchboarda svaki put kad otorite bazu podataka, odaberite Tools, Startup. Zatim otvorite padaju}i popis Display Form i odaberite [None]. Kliknite OK. Nakon {to ste zatvorili prozor Switchboard na zaslonu vidite prozor va{e baze podataka. Ako je trenutno na najmanjoj mogu}oj veli~ini (u donjem lijevom kutu prozora), dvostruko kliknite na traku naslova. Kliknite Tables kako biste vidjeli nekoliko tablica koje su stvorene. Klikom na ostale objekte vidjet }ete kako su ostali objekti stvoreni. Sada kada imate stvorene sve tablice, forme i izvje{taje koje ste `eljeli, mo`da }ete htjeti pro}i kroz vje`be u ovoj knjizi kako biste nau~ili vi{e o stvaranju i promjenama objekata. Me|utim, ako ste u `urbi da unesete podatke, prije|ite na 11. vje`bu gdje }ete nau~iti kako podatke unijeti u tablice ili na 14. vje`bu gdje govorimo vi{e o formama. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti bazu podataka od samog po~etka, te kako je stvoriti pomo}u ~arobnjaka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako spremati, zatvarati i otvarati bazu podataka.

6. Vje`ba

SPREMANJE,

ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako spremiti bazu podataka, kako je zatvoriti, te kako je ponovno otvoriti. Nau~it }ete i kako prona}i zagubljenu datoteku baze podataka.

SPREMANJE

BAZE PODATAKA

Nakon {to isklju~ite ra~unalo ili napustite Access morate spremiti va{ rad kako ne biste izgubili informacije koje ste utipkali. Bazu podataka spremate tako da joj pridijelite ime (5. vje`ba). Access automatski sprema va{ rad kada unosite svaki pojedini slog. (Vi{e o unosu slogova u 11. vje`bi.) Stoga nije potrebno spremati rad sve dok ne odlu~ite zatvoriti bazu podataka. Kada promijenite strukturu tablice, forme ili nekog drugog objekta, Access ne}e dopustiti zatvaranje objekta ili cijele baze podataka bez potvrde da li `elite spremiti ura|ene promjene. Vidjet }ete okvir za dijalog poput onog na slici 6.1. Ako ura|ene promjene `elite spremiti, kliknite Yes. (Ako radite s uklju~enim Office Assistantom ista pitanja se prikazuju u balon~i}u iznad njegove glave.)

SLIKA 6.1 Kada promijenite strukturu objekta, Access }e postaviti pitanje da li `elite spremiti promjene.

42

6. VJE@BA

Primijetite da naredbe Save i Save As u izborniku File naj~e{}e nisu dostupne, ozna~ene su sivom bojom. Tek kad odre|ene objekte ozna~ite u prozoru baze podataka, kao {to je tablica, naredbe Save As i Export postaju dostupne. Naredbu Save As mo`ete upotrijebiti da biste tablicu spremili u nekom drugom formatu (kao {to je spremanje tablice kao izvje{taja). Naredba Export omogu}ava spremanje objekata u sli~nom formatu datoteke koje mo`e pro~itati neki drugi program (na primjer, Excel).

Upotreba tablica u ostalim programima @elite li kopirati tablice u drugu aplikaciju ili drugu bazu podataka mo`ete to uraditi pomo}u naredbi Copy i Paste. Ozna~ite tablicu u prozoru Database i odaberite Edit, Copy. Tada otvorite `eljenu bazu podataka ili aplikaciju i odaberite Edit, Paste. Prikazuje se okvir za dijalog koji nudi opcije uljepljivanja samo strukture tablice ili strukture s podacima. Tako|er, mo`ete odabrati i append podatke u postoje}u tablicu, naravno ako odgovaraju polja.

ZATVARANJE

BAZE PODATAKA

Kada zavr{ite rad s bazom podataka, zatvorite je. Kada zavr{ite s upotrebom Accessa, napustite program (3. vje`ba) i baza podataka }e se zatvoriti zajedno s programom. Ako pak `elite zatvoriti bazu podataka i tada otvoriti sljede}u, uradite jedno od sljede}eg (slika 6.2): l Dvostruko kliknite na ikonu izbornika Control (u gornjem lijevom kutu) baze podataka. l Kliknite gumb Close (X) (u gornjem lijevom kutu) prozora baze podataka. l Odaberite File, Close. l Pritisnite tipke Ctrl+F4. l Pritisnite tipke Ctrl+W (ako je prozor baze podataka aktivan). l Kliknite gumb Open prozora baze podataka kako biste zatvorili trenutnu bazu podataka i otvorili novu.

SPREMANJE,

ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA

Odaberite Close u izborniku File.

Kliknite.

SLIKA 6.2 Postoji nekoliko na~ina da zatvorite bazu podataka. Mogu li otvoriti vi{e od jedne baze podataka? Naravno da mo`ete. Zapravo, mo`ete otvoriti nekoliko baza podataka i premje{tati podatke iz jedne u drugu. Ako je va{e ra~unalo kratko s memorijom (manje od 16MB), primijetit }ete da Access radi mnogo br`e kada zatvorite sve nepotrebne datoteke.

OTVARANJE

BAZE PODATAKA

Kada pokrenete Access da biste upotrijebili bazu podataka, ne}ete `eljeti stvarati novu (5. vje`ba) ve} }ete `eljeti otvoriti onu koju ste ve} stvorili.

43

44

6. VJE@BA

Najbr`i na~in otvaranja baze podataka koju ste nedavno upotrijebili je odabir njezinog imena u izborniku File. Slijedite naredne korake:

1. Otvorite izbornik File. Na dnu izbornika prikazuju se imena devet baza podataka koje ste posljednje upotrijebili.

2. Kliknite bazu podataka koju `elite prikazati. @elim vidjeti vi{e datoteka? Da biste pove}ali broj datoteka koje }e se prikazati u popisu, odaberite broj do 9 u padaju}em popisu Recently Used Files na kartici General okvira za dialog Options (Tools, Options).

Ako baza podataka koju `elite otvoriti nije u popisu, slijedite naredne korake:

1. Odaberite File, Open ili kliknite na gumb Open koji se nalazi na alatnoj traci. Prikazuje se okvir za dijalog Open (slika 6.3).

SLIKA 6.3 U ovom okviru za dijalog otvorite datoteku baze podataka. 2. Ako se datoteka ne nalazi u trenutno prikazanoj mapi, promijenite pogon i mapu. Vi{e o tome govorit }emo u odjeljku “Promjena pogona ili mapa”.

3. Dvostruko kliknite datoteku kako biste je otvorili.

SPREMANJE,

ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA

Novi alat U okviru za dijalog Open, Accessa 2000, prona}i }ete gumb Open koji nudi odabir (uz standardne mogu}nosti) opcija Read-Only, Open Exclusive ili Open Exclusive Read Only. Opcija Open Read-Only ~uva promjene koje su spremljene u bazu podataka. Opcija Open Exclusive onemogu}ava rad drugog korisnika u bazi podataka dok je vi dr`ite otvorenu, a opcija Open Exclusive Read Only radi oboje. Svaka od ovih opcija poma`e ~uvanju od ne`eljenih promjena u bazi podataka.

PROMJENA

POGONA ILI MAPE

Okviri za dijalog za otvaranje (i spremanje) datoteka u programima Officea 2000 su razli~iti od onih u Windowsima 95/98. Okviri za dijalog Open i Save As zahtijevaju malo privikavanja. Da biste promijenili pogon, morate otvoriti padaju}i popis Look In ili Save In. (Ime se mijenja ovisno o tome spremate li ili otvarate datoteku.) Slika 6.4 prikazuje padaju}i popis u okviru za dijalog Open. Ovdje ste u mogu}nosti odabrati pogon koji sadr`i datoteku koju `elite otvoriti.

SLIKA 6.4 pogon.

Upotrijebite padaju}i popis kako biste odabrali

45

46

6. VJE@BA

Nakon toga morate odabrati mapu u koju `elite spremiti datoteku (ili iz te mape otvoriti postoje}u). Kada odaberete pogon, prikazuje se popis mapa u tom pogonu. Dvostruko kliknite mapu koju `elite odabrati. Tablica 6.1 obja{njava gumbe i ostale kontrole, koji se nalaze u okvirima za dijalog Save As i Open.

TABLICA 6.1 GUMBI ZA DIJALOG WINDOWSA 95 KONTROLA

PROMJENU POGONA I MAPA U OKVIRIMA ZA

NAMJENA

Vra}a vas na prethodnu pregledanu mapu, ako takva postoji. Ina~e je gumb nedostupan. Vra}a vas na mapu iznad one koja je prikazana u okviru Save In (mapa u kojoj je trenutna baza podataka spremljena). Otvara Internet Explorer kako biste datoteku mogli potra`iti na Webu. Bri{e odabranu datoteku. Stvara novu mapu. Otvara popis opcija prikaza za popis datoteke (List, Details, Properties i Preview) kao i podizbornik Arrange Icons gdje mo`ete slo`iti ikone prema imenima, vrsti, veli~ini ili datumu. Otvara izbornik naredbi koje mo`ete upotrijebiti za odabranu datoteku (Find, Delete, Rename itd.).

Uz gumbe koji se nalaze na vrhu okvira za dijalog Save As i Open, s lijeve strane se nalaze i ikone pre~ica. Neki korisnici }e u te mape spremiti datoteke ili pre~ice datotekama: l

Mapa History Sadr`i pre~ice za sve datoteke koje ste nedavno upotrijebili. Vrlo je sli~na popisu Recently Used Documents koji se nalazi u izborniku Windows Start.

SPREMANJE,

l

l

l

l

ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA

Mapa My Documents Osnovna mapa za spremanje Accessovih baza podataka. Upotrijebite ovaj gumb kako biste se vratili iz mapa koje ste mo`da pretra`ivali. Mapa Desktop Sadr`i sve pre~ice koje se nalaze na radnoj povr{ini Windowsa. (Ovdje je bolje ne spremati datoteke.) Mapa Favorites Sadr`i pre~ice svih datoteka koje `elite ovdje spremiti. Otvorite li izbornik Tools u okviru za dijalog Save As ili Open i odaberete Add to Favorites dodat }ete pre~icu u mapu Favorites. Mapa Web Folders Sadr`i pre~ice va{ih mapa na Webu.

PRONALA@ENJE

DATOTEKE BAZE

PODATAKA

Ako imate problema u pronala`enju datoteke, Access }e vam pomo}i. Slijedite naredne korake kako biste prona{li datoteku:

1. Odaberite File, Open ako ve} nije prikazan okvir za dijalog Open.

2. (Mogu}nost) Ako znate dio imena upotrijebite opciju Wild Cards.

Opcija Wild Cards Ovu opciju mo`ete upotrijebiti kada ne znate cijelo ime datoteke. Zvjezdica (*) zamjenjuje bilo koji znak ili skup znakova, a oznaka pitanja (?) jedan odre|eni znak. Na primjer, ako znate da datoteka po~inje slovom P, mo`ete utipkati P*.mdb kako bi Access prona{ao sve datoteke koje po~inju tim slovom.

3. (Mogu}nost) Ako `elite prona}i odre|enu vrstu datoteke, iz padaju}eg popisa Files of type odaberite vrstu datoteke.

4. Kliknite gumb Tools kako biste otvorili njegov izbornik i

odaberite Find. Prikazuje se okvir za dijalog Find (slika 6.5).

47

48

6. VJE@BA

SLIKA 6.5 Upotrijebite okvir za dijalog Find kako biste odabrali mapu ili pogon gdje `elite tra`iti. 5. U podru~ju Look In, na dnu okvira za dijalog Find, suzite podru~je tra`enja {to je vi{e mogu}e upotrebom ovih tehnika: l

l

l

Ako ste sigurni da se datoteka nalazi u odre|enoj mapi, u okvir Look in utipkajte stazu (kao {to je primjerice C:\WINDOWS). Ako ste sigurni da se datoteka nalazi na odre|enom pogonu, u padaju}em popisu Look in odaberite taj pogon. Ako ne znate u kojem pogonu se nalazi tra`ena datoteka, u padaju}em popisu Look in odaberite My Computer.

6. Provjerite je li potvr|ena opcija Search subfolders. Ako nije, potvrdite je.

7. Ako `elite odrediti neka druga svojstva, uradite sljede}e: a. Otvorite padaju}i popis Property i odaberite svojstvo, kao {to je File name ili Creation date. b. Otvorite padaju}i popis Condition i odaberite uvjet. Va{ odabir ovisit }e o svojstvu koje ste odabrali. c. U okvir za tekst utipkajte odgovaraju}u vrijednost. Vrijednost mora biti u odnosu na odabrano svojstvo. Na primjer, ako `elite prona}i datoteku koja sadr`i ime John Smith, utipkajte John Smith.

SPREMANJE,

ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA

d. Kliknite gumb Add to List. Niz koji ste upravo stvorili pojavljuje se na vrhu popisa u okviru Find Files that match this criteria.

8. Kliknite gumb Find Now. Ponovno se prikazuje okvir za dijalog File Open i prikazuje datoteke koje odgovaraju uvjetima tra`enja, ako neka postoji.

9. Da biste otvorili `eljenu datoteku, dvostruko je kliknite. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako spremiti, zatvoriti i otvoriti bazu podataka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu upotrebom ~arobnjaka (Table Wizard).

49

7. Vje`ba

STVARANJE

TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu upotrebom Table Wizarda (~arobnjak za stvaranje tablica). U 8. }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu od samog po~etka.

ZA[TO

STVORITI TABLICU?

Tablica je osnova cijele baze podataka i ~uva va{e podatke, dok je sve ostalo samo uljep{avanje. Ako ste u 5. vje`bi stvorili praznu bazu podataka, sada je vrijeme da stvorite tablicu koja }e slijediti plan obja{njen u 2. vje`bi. Ako ste me|utim upotrijebili ~arobnjaka, mo`ete stvoriti nove tablice kako biste prethodno stvorene zanemarili, ili oti}i na 9. vje`bu da biste nau~ili kako mijenjati i prilagoditi tablice. Tablicu mo`ete stvoriti od samog po~etka ili upotrebom Table Wizarda. U ovoj }emo vje`bi govoriti o stvaranju pomo}u Table Wizarda, dok 8. vje`ba pokriva manje automatiziranu metodu. Table Wizard vam mo`e u{tedjeti mnogo vremena pri stvaranju i formatiranju polja koja su vam potrebna. Access je instaliran na va{e ra~unalo s mnogobrojnim ve} stvorenim poslovnim i osobnim tablicama iz kojih mo`ete odabrati onu koja zadovoljava va{e potrebe. Odabrati i uzeti mo`ete sva polja u svim ve} stvorenim tablicama kako biste stvorili tablicu koja odgovara va{im `eljama i potrebama. ^ak i ako ne prona|ete sva polja koja trebate, upotrijebite Table Wizarda kako biste u{tedjeli vrijeme stvaranja i kasnije dodajte polja koja vam nedostaju (9. vje`ba).

STVARANJE

TABLICE UZ POMO]

TABLE WIZARDA

Kako znam koja polja sadr`i tablica? Naravno da ne znate koja polja Access nudi u ve} stvorenim tablicama dok ne pokrenete Table Wizarda i ne pregledate popis polja. Ako tada shvatite da tablica ne odgovara va{im potrebama, kliknite gumb Cancel i zapo~nite stvaranje vlastite tablice (8. vje`ba).

STVARANJE TABLICE TABLE WIZARDA

UZ POMO]

Ako su polja koja `elite stvoriti ista kao polja u Accessovim ve} stvorenim tablicama, Table Wizard }e vam u{tedjeti mnogo muke i vremena.Uz pomo} Table Wizarda mo`ete kopirati polja iz bilo koje ve} stvorene tablice. Slijedite naredne korake kako biste stvorili tablicu uz pomo} Table Wizarda:

1. U prozoru baze podataka kliknite objekt Tables i tada dvostruko kliknite opciju Create table by using wizard.

Ostale metode Umjesto prvog koraka mo`ete kliknuti gumb New ili odabrati Insert, Table kako biste otvorili okvir za dijalog New Table. Tada u okviru za dijalog New Table mo`ete odabrati Table Wizard i kliknuti OK.

2. U prvom okviru za dijalog Table Wizarda (slika 7.1) kliknite opci-

ju Business ili Personal. Na taj }ete na~in odabrati popis preglednih tablica koje }e se prikazati.

3. Iz popisa Sample Tables odaberite tablicu, a njezina polja prikazuju se u popisu Sample Fields.

4. Pregledajte popis Sample Fields. Ako ugledate polje koje `elite uklju~iti u tablicu, odaberite ga i kliknite gumb > kako biste

51

52

7. VJE@BA

polje pomaknuli u popis Fields in my new table. Ako `elite pomaknuti cijeli sadr`aj pregledne tablice u svoj popis, kliknite gumb >>.

SLIKA 7.1 Iz ve} stvorenih tablica odaberite polja koja `elite uklju~iti u svoju tablicu. Promjena imena polju Ako vidite polje koje odgovara va{im `eljama, ali vam se ne svi|a ime polja, najprije ga dodajte u popis (3. i 4. korak). Tada kliknite ime polja kako biste ga odabrali i nakon toga kliknite gumb Rename Field, utipkajte ime i kliknite OK. Na taj na~in polje mijenja ime samo u va{em popisu, a u originalu ostaje pod starim imenom.

5. Ponavljajte korake 3 i 4 da biste odabrali polja iz vi{e preglednih tablica i na taj na~in kompletirali svoju tablicu. @elite li ukloniti polje iz tablice, kliknite gumb . Ako pak pogrije{ite, kliknite gumb < kako biste ne`eljeno polje iz popisa Selected Fields vratili u popis Available Fields.

6. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Bit }ete upitani da

odaberete izgled: Columnar, Tabular, Datasheet ili Justified. Kliknite svaki gumb kako biste vidjeli pethodni pregled odre|ene vrste (opcija Columnar je naj~e{}a). Tada kliknite onu koju `elite i kliknite Next.

7. Sada }e vas upitati da odaberete stil. Kliknite svaki stil iz popisa

kako biste vidjeli prethodni pregled stila i kada odaberete `eljeni stil, kliknite Next da biste nastavili s radom.

8. Fali prijevod 8 koraka. 9. Kliknite gumb Finish. Prikazuje se forma koja je spremna za unos podataka (slika 14.3).

SLIKA 14.3 Form Wizard }e stvoriti ovu grubu, ali upotrebljivu formu. U formi se prikazuje prvi slog iz tablice.

97

98

14. VJE@BA

Ako su odrezna polja oznake u formi, kao ona na slici 14.3, uredite formu tako da polja imaju vi{e mjesta. Vi{e o pomicanju polja pro~itajte u 15. vje`bi.

STVARANJE

FORME OD SAMOG PO^ETKA

U prikazu Form Design mo`ete stvoriti formu od samog po~etka. Ovo je najsna`niji, ali i najte`i na~in stvaranja forme. U ovom }ete prikazu sami odre|ivati to~no mjesto svakog polja i njegov format.

Ne upotrebljavajte pre~ice Ako u ovom trenutku dvostruko kliknete na pre~icu Create form in Design view koja se nalazi u popisu Forms, ne}ete imati mogu}nost odabira tablice. Kasnije }ete mo}i odabrati tablice iz svojstva forme RecordSource, no ako ste po~etnik dr`ite se na{ih koraka.

Sljede}i koraci upoznat }e vas s prikazom Form Design, a vi{e o prikazu pro~itat }ete u 15. vje`bi.

1. U prozoru Database kliknite podru~je Forms. 2. Kliknite gumb New. Prikazuje se okvir za dijalog New Form (slika 14.1).

3. Kliknite opciju Design View. 4. Iz padaju}eg popisa koji se nalazi na dnu okvira za dijalog

odaberite tablicu ili upit. (Kasnije }ete mo}i promijeniti tablicu u svojstvu RecordSource u svojstvima stranice forme.)

5. Kliknite OK. Prikazuje se prozor Form Design (slika 14.4). Spremni ste za stvaranje forme.

STVARANJE

U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvarati ostala podru~ja osim Detail.

Povucite rub radnog podru~ja da biste podru~je pove}ali.

JEDNOSTAVNE FORME

Field List

Toolbox

SLIKA 14.4 Prikaz Form Design prikazuje praznu povr{inu na kojoj mo`ete dizajnirati formu. Dodavanje sljede}e tablice formi Ako kasnije trebate dodavati neku drugu tablicu kao izvor podataka za formu, kliknite gumb Build (...) desno od svojstva RecordSource kako biste otvorili Query Designer. U Query Designeru mo`ete dodati novu tablicu u gornji pano i ako je potrebno podesiti odnos s osnovnom tablicom. Nakon zatvaranja Query Designera vidjet }ete polja iz obje tablice u popisu polja.

99

100

14. VJE@BA

Toolbox i Field List @eljet }ete upotrijebiti alatni okvir Design i Field List koji su prikazani na slici 14.4. Ako ih ne vidite na zaslonu, kliknite na gumb Toolbox ili gumb List na alatnoj traci.

DODAVANJE

KONTROLA FORMI

Kontrole i polja Kada radite s tablicom, radite izravno s poljima podataka. U slu~aju formi i izvje{taja radite s kontrolama, {to nije ni{ta drugo nego prikaz forme podatka u polju, informativni tekst (kao {to su naslovi i oznake) ili ~ista dekoracija (kao {to su crte i pravokutnici).

Osnovna namjena prozora Form Design je jednostavna. Jednak je osvijetljenoj tablici ili plo~i za uljepljivanje gdje }ete smjestiti elemente forme. Polja koja }ete dodavati formi prikazat }e se kao kontrole u podru~ju forme Detail. Na po~etku rada jedino vidljivo podru~je je Detail, a u kasnijim vje`bama nau~it }ete kako dodavati ostala podru~ja. Slijedite naredne korake kako biste dodavali kontrole prikaza polja u formi:

1. Ako nije prikazan, prika`ite Field List. Kliknite gumb Field List ili odaberite opciju Field List u izborniku View.

2. Povucite polje iz opcije Field List u podru~je Detail (slika 14.5) i ono }e se prikazati kao okvir za tekst.

3. Ponavljajte 2. korak kako biste dodali sva polja koja `elite u formi.

STVARANJE

JEDNOSTAVNE FORME

Ne brinite se o preklapaju}im oznakama, ovaj problem }ete rije{iti ako pro~itate sljede}u vje`bu.

Pokaziva~ mi{a mijenja izgled kako bi vam pokazao polje koje ste smjestili.

SLIKA 14.5

Iz Field Lista povucite polja u mre`u.

Kada iz Field Lista povu~ete polja u formu, ona postaju kontrole koje prikazuju podatak iz tog polja. Vi{e od jednog polja mo`ete istovremeno povu}i u formu. U 2. koraku umjesto da povu~ete jedno polje, uradite jedno od sljede}eg prije povla~enja: l

l

l

Kliknite polje koje `elite i tada pritisnite i dr`ite tipku Shift dok odabirete posljednje polje grupe. Na taj }ete na~in odabrati grupu polja. @elite li odabrati vi{e polja koja ne tvore grupu, pritisnite i dr`ite tipku Ctrl dok klikate svako pojedino polje koje `elite. @elite li odabrati sva polja u popisu, dvostruko kliknite na naslovnu traku Field Lista.

Objekte mo`ete pomicati po formi nakon {to ste ih smjestili. Vi{e o pomicanju polja pro~itajte u sljede}oj vje`bi. Ne brinite ako trenutno va{a forma ne izgleda lijepo, u sljede}ih nekoliko vje`bi pro~itat }ete i nau~iti kako unijeti promjene i pobolj{ati izgled forme.

101

102

14. VJE@BA

Upotreba opcije Snap to Grid Ako otkrijete da je te{ko poravnati polja, mo`ete odabrati opciju Snap to Grid iz izbornika Format kako biste pored naredbe smjestili oznaku. Ako ipak `elite sami poravnati polja, odaberite opciju ponovno kako biste je isklju~ili.

Ako ste zadovoljni izgledom forme, krenite naprijed i zatvorite formu. Kliknite gumb Close (X). Kada ste upitani `elite li spremiti promjene kliknite Yes. U sljede}i okvir za tekst koji se prikazuje utipkajte ime za formu i tada kliknite OK. Ako pak `elite unijeti jo{ neke promjene, ostavite formu otvorenom i prije|ite na 15. vje`bu.

UNO[ENJE

PODATAKA U FORMU

Smisao stvaranja forme je lak{i unos podataka u tablicu. Forma radi kao atraktivna “maska” koja vas {titi od obi~ne tablice. Kada stvorite formu slijedite naredne korake kako biste unijeli podatke:

1. Otvorite formu: l

l

Ako se va{a forma prika`e u prikazu Form Design, odaberite View, Form View kako biste pre{li u prikaz Form ili odaberite Form View pomo}u gumba View. Ako se forma uop}e ne prika`e, kliknite karticu Form u prozoru Database i tada dvostruko kliknite ime forme ili kliknite gumb Open.

2. Kliknite u polje gdje `elite zapo~eti rad i utipkajte podatak. 3. Pritisnite tipku Tab kako biste se pomaknuli u sljede}e polje. Ako je potrebno vratiti se u prethodno polje, pritisnite tipke Shift+Tab. Kada stignete u posljednje polje pritiskanjem tipke Tab, oti}i }ete u prvo polje novog praznog sloga.

STVARANJE

JEDNOSTAVNE FORME

Da biste se pomaknuli u sljede}i slog prije nego {to stignete u posljednje polje ili u prethodni slog, kliknite gumb sa strelicom okrenutom lijevo ili desno koji se nalazi na lijevom kraju trake za navigaciju na dnu prozora.

4. Ponovite 2. i 3. korak da unesete sve slogove koje `elite. Oni }e se automatski spremiti ~im ih unesete.

Pre~ice za unos podataka Pro~itajte odjeljak “Trikovi unosa podataka” u 11. vje`bi kako biste nau~ili neke trikove pri unosu podataka. Ove pre~ice rade jednako dobro u formama i tablicama.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti jednostavnu formu te kako unijeti podatke u nju. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako uraditi promjene u formi da bi ona odgovarala va{im potrebama.

103

15. Vje`ba

UNO[ENJE

PROMJENA U FORMU

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako unijeti promjene u formu bez obzira na koji ste na~in stvorili formu (14. vje`ba).

ULJEP[AVANJE

FORME:

PREGLED

Forma koja se nalazi na zaslonu vjerojatno je funkcionalna, ali ne izgleda privla~no. U ovoj vje`bi }ete nau~iti kako pobolj{ati izgled forme. Evo pregleda {to trebate uraditi da va{a forma bude {to privla~nija:

1. Pomaknuti kontrole kako bi izme|u njih bilo vi{e prostora, odlomak “Pomicanje kontrola”.

2. Pridjeljivanje razmaka izme|u kontrola i njihovih oznaka, odlomak “Neovisno pomicanje kontrola i njihovih oznaka”.

3. Promjena veli~ina kontrola i oznaka, odlomak “Promjena veli~ine kontrola”.

4. Dodavanje teksta za obja{njenje, odlomak “Dodavanje teksta”. 5. Dodavanje zaglavlja i podno`ja, odlomak “Prikazivanje zaglavlja i podno`ja”.

6. Formatiranje teksta u formi (primjerice, masni znakovi ili

razli~ita pisama za oznake ili ve}i tekst za zaglavlje), odlomak “Formatiranje kontrola”.

UNO[ENJE

POMICANJE

PROMJENA U FORMU

KONTROLA

Naj~e{}a je promjena u formi pomicanje kontrola po njoj. Nekoliko kontrola }ete mo`da `eljeti spustiti kako biste ostavili vi{e prostora za umetanje nove kontrole ili }ete jednostavno `eljeti ponovno poslo`iti prikazane kontrole drugim redom.

Vi{e prostora Ako `elite stvoriti vi{e prostora na dnu kontrola kako biste imali vi{e mjesta za pomicanje, povucite panel Form Footer prema dolje da bi podru~je Detail bilo ve}e. Ako pak `elite vi{e prostora u gornjem dijelu forme, ozna~ite sve kontrole i povucite ih prema dolje kao grupu.

Slijedite naredne korake:

1. Ako niste u prikazu Form Design, otvorite prikaz kao {to ste nau~ili u 14. vje`bi.

2. Kliknite ime kontrole kako biste je odabrali. Oko kontrole prikazuju se hvataljke odabira.

3. Postavite pokaziva~ mi{a na mjesto gdje }e promijeniti izgled u

ruku (slika 15.1). Ako pomi~ete vi{e kontrola istovremeno pokaziva~ mi{a mo`ete postaviti na bilo koju odabranu kontrolu. Hvataljke odabira

Pokaziva~ mi{a

SLIKA 15.1 Da biste pomaknuli kontrolu, najprije je odaberite i tada je povucite kada pokaziva~ mi{a promijeni izgled u ruku. 4. Kliknite i dr`ite pritisnutu lijevu tipku mi{a dok kontrolu povla~ite na `eljeno mjesto.

5. Otpustite tipku mi{a kada je kontrola na `eljenom mjestu.

Kontrolu mo`ete povu}i okomito ili horizontalno s bilo koje strane ili dijagonalno iz bilo kojeg kuta.

105

106

15. VJE@BA

Tekst oznake se pomi~e bez pridijeljenog okvira za tekst Budite oprezni kada postavljate pokaziva~ mi{a iznad kontrole da biste je pomaknuli. Uvjerite se da je pokaziva~ promijenio izgled u ruku (slika 15.1). Ako vidite da je pokaziva~ promijenio izgled u ruku s podignutim prstom, kontrolu mo`ete povu}i bilo gdje.

Vi{e kontrola mo`ete povla~iti istovremeno zadr`avaju}i odnos izme|u njih tako {to }ete odabrati sve kontrole i onda ih povu}i. Da biste odabrali vi{e kontrola, kliknite na jednu i zatim pritisnite i dr`ite tipku Ctrl dok odabirete ostale.

NEOVISNO

POMICANJE KONTROLA I NJIHOVIH OZNAKA

Ponekad }e biti potrebno pomicati kontrolu okvira za tekst ili oznaku polja neovisno jedno o drugom. Na primjer, mo`da }ete `eljeti produljiti okvir za oznaku polja kako bi ime polja bilo prikazano u cijelosti. (Sljede}i odlomak obja{njava kako promijeniti du`inu kontrole.) Da biste to uradili, morate najprije pomaknuti kontolu okvira za tekst u desno i na taj na~in stvoriti prostor za pove}anje oznake. Da biste pomaknuli okvir za tekst ili njegovu oznaku neovisno, slijedite naredne korake:

1. Kliknite na kontrolu koju `elite pomaknuti. 2. Postavite pokaziva~ mi{a na gornji lijevi kut iznad hvataljke

odabira kako bi pokaziva~ promijenio izgled u ruku s podignutim prstom (slika 15.2).

Okviri za tekst, naj~e{}e upotrebljavane kontrole Okviri za tekst i njihove oznake su obja{njeni u ovoj knjizi, no iste metode rada mo`ete upotrijebiti radite li s kombiniranim okvirima ili slikama.

UNO[ENJE

PROMJENA U FORMU

3. Povucite kontrolu na novo mjesto.

SLIKA 15.2 Uz pomo} pokaziva~a mi{a povucite kontrolu ili oznaku neovisno jedno od drugog. Brisanje razina Ako odre|ena kontrola obja{njava sama sebe (primjerice, slika), vjerojatno }ete `eljeti izbrisati njezinu oznaku. Odaberite oznaku i pritisnite tipku Delete.

PROMJENA

VELI^INE KONTROLA

Nakon {to ste pridijelili razmak izme|u svakog okvira za tekst i njegove oznake (prethodni odlomak), slijedite naredne korake kako biste promijenili du`inu kontrole:

1. Kliknite kontrolu kako biste je odabrali. Oko nje se prikazuju hvataljke odabira.

2. Postavite pokaziva~ mi{a na desni rub kako bi pokaziva~ promijenio izgled u dvoglavu strelicu (slika 15.3).

3. Povucite rub kontrole na `eljenu du`inu i tada otpustite tipku mi{a.

Pokaziva~ mi{a

Hvataljke odabira

SLIKA 15.3 Povla~enjem mo`ete promijeniti veli~inu podru~ja za unos.

107

108

15. VJE@BA

Oznake u vi{e redaka Ako je tekst koji je prikazan u okviru za tekst ili kontroli oznake preduga~ak da bi stao u pridijeljenu du`inu, pove}ajte kontrolu povla~enjem donjih hvataljki odabira. Tako }e se tekst mo}i prelomiti i prije}i u novi redak, pa stoga nije potreban duga~ak okvir za prikaz cijelog teksta.

PRIKAZIVANJE

ZAGLAVLJA I PODNO@JA

Za sada radite u podru~ju Detail, ali mo`ete upotrijebiti i ostala podru~ja: l

l

Podru~je Form Header and Form Footer. Mjesto za tekst koji }e se ponavljati na vrhu ili dnu forme, kao {to je naslov forme na vrhu ili ime osobe koja je izradila formu na dnu. Podru~je Page Header and Page Footer (rijetko upotrebljavano). Mjesto za tekst koji }e se ponavljati na vrhu ili dnu svake stranice forme kada je `elite ispisati. Ovo podru~je nije prikazano po izvornim postavkama pa stoga, ako `elite prikazati podru~je, odaberite View, Page Header/Footer.

Kada stvarate formu pomo}u Form Wizarda, podru~ja Form Header i Form Footer se prikazuju u prikazu Design, ali su prazna. Podru~je Form Header se nalazi ispod podru~ja Detail pa stoga podru~je nema odre|enu visinu. Da biste stvorili mjesta za rad u podru~ju Form Header (slika 15.4), kliknite njezinu traku kako biste podru~je odabrali. Zatim postavite pokaziva~ mi{a izme|u traka (pokaziva~ mijenja izgled u dvoglavu strelicu) i povucite prema dolje.

UNO[ENJE

Podru~je Detail sadr`i kontole ~iji se podaci mijenjaju za svaki slog.

PROMJENA U FORMU

Podru~je Form Header sadr`i tekst koji `elite ponavljati na svakom prikazu forme.

SLIKA 15.4 Povucite traku Detail dolje kako biste stvorili prostor za dodavanje teksta zaglavlju. Nako {to ste prikazali zaglavlje i podno`je mo`ete dodavati kontrole u ta podru~ja.

DODAVANJE

OZNAKA

Sljede}a stvar koju ve}ina korisnika `eli je dodavanje teksta u formu, u formu kontrola oznaka za prikazivanje naslova, podnaslova, teksta za obja{njenje itd. Naslove i stale osnovne informacije dodajte u zaglavlja i podno`ja, odre|ene informacije u zasebne kontrole podru~ja Detail. Slijedite naredne korake:

1. Ako Toolbox nije prikazan, odaberite opciju Toolbox iz izbornika View ili kliknite gumb Toolbox na alatnoj traci.

109

110

15. VJE@BA

2. Kliknite alatku Label u Toolboxu (ona s nako{enim slovima Aa). Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u veliko slovo, a s oznakom plusa pored slova (slika 15.5). Pokaziva~ mi{a

SLIKA 15.5

Alatka Label

Odaberite alatku Label u Toolboxu.

3. Kliknite na mjesto u formi gdje `elite stvoriti novi tekst. Prikazuje se tanki okvir. (Okvir raste kako bi mogao ~uvati tekst koji }ete utipkati.)

4. Utipkajte tekst. Morate utipkati tekst Ako ne utipkate tekst prije nego {to prije|ete na 5. korak, okvir }e nestati ~im kliknete izvan njega. 5. Kliknite bilo gdje u podru~je kontrola ili pritisnite tipku Enter kako biste zavr{ili s radom.

UNO[ENJE

PROMJENA U FORMU

Povla~enje oznake Ne brinite se o mjestu oznake za vrijeme stvaranja. Oznaku kasnije mo`ete pomicati kao i ostale kontrole. Kliknite je, postavite pokaziva~ mi{a tako da njegov izgled bude poput ruke i povucite na `eljeno mjesto.

FORMATIRANJE

KONTROLA

Nakon {to ste u formu smjestili sve informacije (to su kontrole koje `elite uklju~iti i oznake kako biste prikazali naslove i tekst obja{njenja) sljede}i korak je pobolj{anje izgleda va{e forme. Sve alatke za formatiranje nalaze se na alatnoj traci Formatting (druga alatna traka od vrha u prikazu Form Design). Tablica 15.1 prikazuje alatke. Da biste formatirali kontrolu, kliknite je kako biste je odabrali i tada kliknite `eljenu alatku formatiranja kako biste kontroli pridijelili `eljeni format.

Svojstva kontrole Desnim klikom mi{a na bilo koju kontrolu prikazat }ete izbornik pre~ica iz kojeg odaberite Properties. Prikazuje se okvir Properties koji sadr`i polja koja kontroliraju sve opcije formatiranja i ostala pode{enja za kontrolu.

TABLICA 15.1 ALATKE ALATKA

NA ALATNOJ TRACI

FORMATTING

NAMJENA

Popis dostupnih pisama Popis dostupnih veli~ina odabranog pisma Masni znakovi, uklju~eno/isklju~eno nastavlja se

111

112

15. VJE@BA

TABLICA 15.1 NASTAVAK ALATKA

NAMJENA

Nako{eni znakovi, uklju~eno/isklju~eno Podcrtani znakovi, uklju~eno/isklju~eno Lijevo poravnavanje teksta Centriranje teksta Desno poravnavanje teksta Popunjavanje odabranog okvira odabranom bojom Boje za tekst u odabranom okviru Boje strukturu odabranog okvira Dodavanje rubova odabranom okviru Dodavanje specijalnih efekata odabranom okviru

Neke alatke, kao {to su pisma i veli~ine, su padaju}i popisi. Kliknite strelicu pored alatke i tada iz popisa odaberite `eljenu opciju. Neke druge alatke su gumbi, uklju~ivanje/isklju~ivanje masnih ili nako{enih znakova, dok neke sadr`e spoj gumba i padaju}eg popisa, kao {to je alatka za boje ili rubove. Ako kliknete na gumb, pridijelit }ete trenutnu vrijednost, a ako kliknete strelicu padaju}eg popisa, mo`ete promijeniti vrijednost.

UNO[ENJE

PROMJENA U FORMU

Promjena boje pozadine Promijeniti mo`ete i boju pozadine forme. Kliknite zaglavlje podru~ja gdje `elite uraditi promjenu (na primjer, Detail) kako biste odabrali cijelo podru~je. Tada kliknite desnom tipkom mi{a i odaberite opciju Fill/Back kako biste promijenili boju pozadine.

AutoFormat Evo pre~ice za formatiranje forme. Odaberite Format, AutoFormat. Bit }ete upitani da odaberete iz nekoliko ve} obojanih i formatiranih shema. Ako vam se nakon pridjeljivanja forma ne svi|a, kliknite Ctrl+Z kako biste se vratili na prethodno stanje.

PROMJENA

REDA POMICANJA POMO]U TIPKE TAB Nakon {to unesete podatak u formu, pritisnite Tab kako biste se pomaknuli iz kontrole u kontrolu redom kojim su prikazane. Kretanje izme|u kontrola nazivamo redoslijed kojim se pomi~ete pritiskaju}i tipku Tab. Kada stvorite formu, redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab zapo~inje od vrha prema dnu. Kada pomaknete ili ponovno slo`ite kontrole, redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab se ne mijenja automatski. Na primjer, ako imate deset kontrola slo`enih u stupac i tada ih ponovno slo`ite, ali tako da deseta kontrola postane prva, redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab }e ponovno, sada prvu kontrolu prihvatiti kao desetu, bez obzira {to se ona sada nalazi na prvom mjestu. Ovo ote`ava popunjavanje forme, pa naravno `elite pridijeliti redoslijed koji se odnosi na novu strukturu forme.

113

114

15. VJE@BA

Mogu}nosti redoslijeda pomicanja pomo}u tipke Tab Ponekad }ete `eljeti promijeniti redoslijed pomicanja pomo}u tipke Tab iz strukture gore-dolje, u neku drugu radi lak{eg unosa podataka. Na primjer, ako 90 posto va{ih slogova trebate unijeti u samo nekoliko kontrola, mo`da }ete `eljeti smjestiti te kontrole na kraj redka kako biste jednostavno sko~ili u njih.

Slijedite naredne korake kako biste pridijelili redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab:

1. Odaberite View, Tab Order ili desnim klikom mi{a kliknite kva-

drati} u gornjem lijevom kutu forme i odaberite Tab Order iz izbornika pre~ica. Prikazuje se okvir za dijalog Tab Order (slika 15.6).

SLIKA 15.6 Upotrijebite okvir za dijalog Tab Order kako biste odredili redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab koji `elite upotrijebiti u formi. 2. Odaberite podru~je u kojem `elite podesiti redoslijed. Izvorna postavka je podru~je Detail.

3. Prikazuju se kontrole i njihov trenutni red. Da biste promijenili

redoslijed kliknite kontrolu i povucite je gore ili dolje u popisu.

UNO[ENJE

PROMJENA U FORMU

4. Da biste brzo podesili redoslijed tipke Tab zasnovane na trenutnoj poziciji kontrola u formi (od gore prema dolje), kliknite gumb Auto Order.

5. Kliknite OK. Brisanje kontrole iz redoslijeda pomicanja pomo}u tipke Tab Ako `elite izbrisati kontrolu iz redoslijeda pomo}u tipke Tab, ne mo`ete je izbrisati u okviru za dijalog Tab Order ve} pomo}u opcije Tab Order u svojstvima stranice kontrole. Odaberite kontrolu, kliknite na karticu Order u svojstvima stranice i odaberite No za njezino svojstvo mjesta na koje }ete do}i pritiskaju}i tipku Tab. Kontrola je i dalje prikazana u okviru Tab Order, ali nije dostupna pomo}u tipke Tab.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako pobolj{ati izgled forme pomicanjem kontrola, dodavanjem teksta, formatiranjem i pridjeljivanjem redoslijeda pomicanja pomo}u tipke Tab. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti o nekim zgodnijim kontrolama koje mo`ete dodavati formi.

115

16. Vje`ba

STVARANJE

POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI U ovoj }ete vje`bi nau~iti o nekim posebnim kontrolama koje mo`ete uklju~iti u formu.

ZA[TO

UPOTRIJEBITI POSEBNE KONTROLE ZA UNOS PODATAKA? Kao {to }ete vidjeti u ovoj vje`bi, malo vremena treba odvojiti kako bi se podesila jedna od posebnih kontrola za unos podataka u formi. Evo nekih obja{njenja za{to to uraditi: l

Izgled va{e forme bit }e profesionalniji.

l

Smanjenje du`ine utipkavanja za uno{enje slogova.

l

Smanjenje mogu}ih gre{aka pri utipkavanju za pouzdane podatke.

Slika 16.1 prikazuje formu s kojom }ete raditi u ovoj vje`bi s ve} stvorenim okvirima za popis, grupom opcija i gumbima za neredbe. Ve} sada mo`ete vidjeti kako ove kontrole ~ine formu mnogo privla~nijom i lak{om za upotrebu.

STVARANJE

Grupa opcija

SLIKA 16.1

KOJE

POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI

Okvir za popis

Gumbi za naredbe

Posebne kontrole za unos podataka.

VRSTE KONTROLA UPOTRIJEBITI?

Upotrijebiti mo`ete nekoliko vrsta kontrola: l l

l

l

l

List box. Predstavlja popis iz kojeg mo`ete odabrati element. Combo group. Kao i okvir za popis, no mo`ete utipkati i druge unose osim onih u popisu. Option group. Mogu}nost odabira iz razli~itih opcija (mo`ete odabrati samo jednu opciju). Upotrijebiti mo`ete gumbe za opcije, uklju~i/isklju~i gumbe ili okvire za potvrde. Command button. Kada kliknete gumb, uradit }ete neku aktivnost, kao {to je zapo~injanje novog programa, ispisivanje izvje{taja, spremanje sloga ili ne{to drugo. Ostale kontrole. U Accessu 2000 mo`ete smjestiti ActiveX kontrole kao i sve ostale. Na primjer, mo`ete za svaki slog uklju~iti video-isje~ak.

117

118

16. VJE@BA

Access }ete instalirati s ~arobnjacima za ve}inu ovih vrsta kontrola {to }e olak{ati upotrebu kontrola. Access ove kontrole mo`e stvarati sa ili bez ~arobnjaka. Da biste Accessu rekli da `elite upotrijebiti ~arobnjaka, kliknite gumb Control Wizard u Toolboxu (slika 16.2). Stvaranje korisni~kih kontrola bez upotrebe ~arobnjaka je malo te`e, pa }emo se u ovoj vje`bi pozabaviti ~arobnjacima. Okvir za popis Control Wizard Kombinirani okvir

Grupa opcija Gumb za naredbu Vi{e kontrola

SLIKA 16.2 Odaberite gumb Control Wizard kako biste mogli upotrijebiti ~arobnjake.

STVARANJE

OKVIRA ZA POPIS ILI KOMBINIRANOG OKVIRA Okvir za popis ili kombinirani okvir mogu biti korisni ako shvatite da odre|ene vrijednosti ~esto utipkavate u polje. Na primjer, ako trebate unijeti jednu od va{ih dvanaest grana ureda svaki put kad upotrijebite formu, mo`da }ete zaklju~iti da je lak{e stvoriti okvir za popis, koji sadr`i imena grana ureda, i iz popisa odabrati `eljeno ime. S okvirom za popis osoba koja unosi podatke je ograni~ena na odabir iz ve} utipkanih podataka koji se prikazuju. Kombinirani okvir je koristan kada je okvir za popis odgovaraju}i, ali je mogu}e da }e biti potrebni i neki drugi unosi. Na primjer, ako ve}ina va{ih kupaca dolazi iz jedne od {est dr`ava, a mogu}e je da se pojavi kupac iz neke druge dr`ave, mo`ete upotrijebiti kombinirani okvir. Za vrijeme unosa podataka mo`ete odabrati dr`avu iz popisa ili utipkati novu dr`avu ako je u popisu nema.

STVARANJE

POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI

Slijedite naredne korake kako biste stvorili okvir za popis ili kombinirani okvir u prikazu Form Design:

1. Provjerite da li je odabrana opcija Control Wizard u okviru za alat.

2. Kliknite na gumb List Box ili Combo Box u okviru za alat (slika 16.2). Pokaziva~ mi{a mijenja izgled kako bi vam pokazao koju vrstu okvira ste odabrali.

3. Na mjestu u mre`i gdje `elite novu kontrolu povucite mi{a kako biste nacrtali okvir. Kada otpustite tipku mi{a, ~arobnjak zapo~inje s radom.

4. U prvom okviru za dijalog ~arobnjaka kliknite gumb I will type in the values that I want. Tada kliknite Next.

Drugi na~in unosa vrijednosti Ako `elite mo`ete stvoriti odvojenu tablicu koja sadr`i vrijednosti koje `elite upotrijebiti u polju, tada odaberite opciju I want the list box to look up the values in a table or query. Odaberite tablicu ili upit umjesto utipkavanja vrijednosti.

5. Bit }ete upitani da utipkate vrijednosti koje `elite prikazati u

popisu. Utipkajte vrijednosti (slika 16.3) i nakon svake pritisnite tipku Tab. Tada kliknite Next.

6. Odaberite opciju Store that value in this field i odaberite koje

polje }e prihvatiti podatak. Na primjer, unijet }ete razli~ite naslove koje pas mo`e dobiti na izlo`bi, pa stoga odaberite polje Title i kliknite Next.

7. Utipkajte naslov koji `elite prikazati kao kontrolu (to je tekst pridijeljene oznake).

8. Kliknite Finish. Prikazuje se va{ novi okvir za popis koji odgovara polju koje ste izabrali u 6. koraku.

9. (Mogu}nost) Ako okvir za popis sam sebe obja{njava i nije potrebno prikazati njegovu oznaku, odaberite oznaku i pritisnite tipku Delete kako biste oznaku izbrisali.

119

120

16. VJE@BA

Naj~e{}e se upotrebljava jedan stupac.

Povucite kako biste promijenili {irinu stupca.

SLIKA 16.3 Utipkajte vrijednosti iz kojih `elite odabirati u okviru za popis ili kombiniranom okviru. Gdje su vrijednosti? Ne uzbu|ujte se ako se va{e vrijednosti ne prika`u u okviru. Vrijednosti }ete vidjeti u prikazu Form kada otvorite padaju}i popis. Sada mo`ete prije}i u prikaz Form kako biste se uvjerili da je sve u redu, no vratite se ponovno u prikaz Form Design.

Odabrali ste krivu vrstu? Vrlo je jednostavno prije}i iz okvira za popis u kombinirani okvir. U prikazu Form Design desnom tipkom mi{a kliknite na kontrolu, odaberite opciju Change to i odaberite novu vrstu kontrole.

STVARANJE

GRUPE OPCIJA

Ova je opcija korisna kada }ete iz nekoliko mogu}nosti uvijek odabirati unos polja. Na primjer, ako unosite rezultate kviza, a odgovor na 5. pitanje je uvijek A, B, C ili D – nikada ni{ta drugo, ova opcija je vrlo korisna.

STVARANJE

POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI

[to ako je odgovor u kvizu “ostalo”? Ako imate pitanja na koja natjecatelj mora odabrati A, B, C ili D no mo`e upisati i “ostalo”, upotrijebite kombinirani okvir jer on dopu{ta novi unos.

Grupa opcija mo`e uklju~ivati gumbe uklju~i/isklju~i, gumbe opcija ili okvire za potvrdu. Ovo su razli~iti stilovi, ali rezultat je isti. U grupi opcija mo`ete odabrati samo jednu opciju, a kada odaberete drugu, prva se automatski isklju~uje.

La`na vi{eodabiru}a grupa opcija Ako `elite prikazati grupu opcija u kojoj mo`ete istovremeno odabrati nekoliko opcija, morate stvoriti nekoliko obi~nih okvira za potvrdu i obuhvatiti ih pravokutnikom.

Ovo nije uobi~ajeni rad okvira za potvrdu To~no. U ve}ini Windowsovih programa okviri za potvrdu nisu isklju~ivi. Mo`ete odabrati nekoliko njih istovremeno. No u ovom slu~aju oni su samo stil gumba opcije.

Slijedite naredne korake kako biste stvorili grupu opcija:

1. Provjerite da li je odabrana opcija Control Wizard u okviru za alat.

2. Kliknite gumb Option Group u okviru za alat (slika 16.2). Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u ikonu Option Group.

121

122

16. VJE@BA

3. Povucite pokaziva~ mi{a u formu kako biste nacrtali okvir gdje `elite prikazati grupu opcija. Kada otpustite tipku mi{a, ~arobnjak zapo~inje s radom.

4. Bit }ete upitani da unesete vrijednosti za svaki gumb (slika 16.4). Unesite vrijednosti i nakon svakog unosa pritisnite tipku Tab, tada kliknite Next.

SLIKA 16.4

Ovdje unesite oznake za svaku opciju.

5. Kada ste upitani `elite li izvorni odabir, odaberite Yes ili No. Ako

odaberete Yes, izvorni odabir odaberite iz padaju}eg popisa (ovaj odabir prikazuje se automatski kada upotrijebite formu). Tada kliknite Next.

6. Kada ste upitani da odaberete vrijednost koju `elite pridijeliti

svakoj opciji, kliknite Next da biste nastavili s radom. Nije potrebno mijenjati pridijeljene izvorne vrijednosti.

7. Kliknite opciju Store the value in this field i odaberite koje polje

}e primiti podatke iz padaju}eg popisa. Na primjer, unijeli ste razli~ite boje za {etlandskog psa pa stoga odaberite polje Coloring i kliknite Next.

8. Kliknite kako biste odabrali vrstu kontrole (gumb opcije, okvir za potvrdu ili gumb uklju~i/isklju~i) i stil za kontrolu, tada kliknite Next.

9. Unesite naslov za grupu opcija (na primjer, Coloring). Kliknite Finish i stvorili ste grupu opcija.

STVARANJE

POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI

Sve opcije su potvr|ene Kada ste u prikazu Form Design, svaka opcija je potvr|ena kako bi vidjeli da grupa opcija radi. Kada prije|ete u prikaz Form i upotrijebite formu, mo}i }ete potvrditi samo jednu od ponu|enih opcija. Ako u 5. koraku niste odabrali izvornu opciju, sve }e biti prikazane u sivoj boji (niti odabrana niti ne odabrana) za slog, sve dok ne odaberete jednu od ponu|enih.

DODAVANJE

GUMBA ZA NAREDBU

Ve} ste se vjerojatno susretali s gumbima za naredbe. To su zapravo gumbi koji omogu}avaju izvr{enje odre|ene akcije kada ih kliknete. Na primjer, na slici 16.1 forma ima gumbe kojima pokre}ete naredbe Save, Print ili Delete za trenutni slog. Access nudi razli~ite varijante funkcija koje mo`ete uraditi s gumbima za naredbu: l

l

l

l

l

l

Record navigation. Gumbe mo`ete dodavati kako bi se korisnik mogao pomaknuti na sljede}i, prethodni, prvi ili posljednji slog. Record operations. Gumbe mo`ete postaviti kako biste slog mogli izbrisati, udvostru~iti, ispisati, spremiti ili poni{titi prethodnu naredbu. Form operations. Gumbi mogu slu`iti za ispis forme, otvaranje stranice (u formi s vi{e stranica), zatvaranje forme itd. Report operations. Gumbi mogu slu`iti za ispis izvje{taja, slanje izvje{taja u datoteku, slanje izvje{taja putem e-po{te ili prethodnog pregleda izvje{taja. Application. Gumbi mogu slu`iti za napu{tanje Accessa ili pokretanje nekog drugog programa. Miscellaneous. Gumbi mogu slu`iti za ispis tablice, pokretanje makroa, pokretanje upita ili upotrebu AutoDialera.

123

124

16. VJE@BA

Slijedite naredne korake kako biste u formu smjestili gumb za naredbu:

1. Provjerite da li je odabrana opcija Control Wizard u okviru za alat.

2. Kliknite gumb Command Button u okviru za alat (slika 16.2). Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u ikonu Command Button.

3. Kliknite u formu na mjesto gdje `elite prikazati gumb. Otvara se ~arobnjak Command Button.

4. Odaberite kategoriju akcije i tada samu akciju (slika 16.5). Tada kliknite Next.

SLIKA 16.5 naredbu.

Odaberite akciju koju `elite pridijeliti gumbu za

5. Ovisno o vrsti akcije mogu se prikazati novi prozori opcija. Ako je potrebno, popunite dodatne informacije i kliknite Next.

6. Za izgled gumba odaberite ili opciju Text ili opciju Picture. Ako

odaberete opciju Text, unesite tekst koji `elite. Odabirom opcije Picture iz popisa odaberite sliku. Tada kliknite Next.

7. Utipkajte ime gumba. 8. Kliknite Finish. U formi se prikazuje gumb i mo`ete ga pomicati kao i sve ostale kontrole.

STVARANJE

POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI

UMETANJE ACTIVEX

KONTROLA

ActiveX kontrole su nova vrsta kontrola OLE koja se upotrebljavaju za dijeljenje informacija izme|u Officeovih programa te za dodavanje funkcionalnosti formi. Ve}ina po~etnika ne}e upotrebljavati ovu opciju, ali se ipak upoznajte s njom kako biste je jednog dana ipak upotrijebili. Ako imate Office 2000 Developera, on uklju~uje nekoliko kontrola ActiveX koje mo`ete upotrijebiti u svim Officeovim programima. Slijedite naredne korake kako biste kontrolu ActiveX smjestili u formu:

1. U izborniku Insert odaberite opciju ActiveX Control. Otvara se okvir za dijalog Insert ActiveX Control.

2. Odaberite vrstu kontrole. 3. Kliknite OK. U formi se prikazuje kontrola. 4. Povucite je na `eljeno mjesto. Kliknite desnom tipkom mi{a na kontrolu i odaberite Properties kako biste podesili svojstva kontrole. Ako se kontrola koju `elite ne prika`e u prethodnom popisu, probajte u popisu More Controls. Kliknite gumb More Controls u Toolboxu kako biste vidjeli cijeli popis kontrola koje mo`ete uklju~iti u formu, uklju~uju}i gotovo sve dostupne vrste ActiveX kontrola. Uradite odabir i kliknite u formu kako biste kontrolu smjestili.

Za{to kontrole ActiveX ne rade? To {to su ActiveX kontrole prikazane u popisu ne zna~i da ih mo`ete upotrijebiti u Accessu, samo mali dio kontrola radi u Accessu. Ako ste umetnuli onu koja ne radi u Accessu, ispisat }e se poruka Registry not loaded kada prije|ete u prikaz Form.

125

126

16. VJE@BA

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti okvir za popis, kombinirani okvir, grupu opcija, gumbe za naredbu i ostale kontrole za formu. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako pobolj{ati izgled forme dodavanjem slika.

17. Vje`ba

DODAVANJE

SLIKA U FORMU

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako pobolj{ati izgled forme dodavanjem slika.

ZA[TO

DODAVATI SLIKE U FORMU?

Nije samo fraza da slika vrijedi tisu}u rije~i. Izgled va{e forme bit }e puno profesionalniji i ljep{i ako upotrijebite Clip Art (crte`ni isje~ak) ili ostale slike. Nekoliko vrsta slika mo`ete uklju~iti u formu. Umetnuti mo`ete dio Clip Arta koji je instaliran s Microsoft Officeom i slike iz ostalih programa (u varijantama formata). Ili, ako `elite, mo`ete upotrijebiti program Windows Paint kako biste sami nacrtali `eljenu sliku.

Clip Art Ve} nacrtane slike koje mo`ete upotrijebiti u bazama podataka, dokumentima, prora~unskim tablicama itd. One nisu za{ti}ene pa stoga ne morate pla}ati prava kako biste ih mogli upotrijebiti.

UMETANJE CLIP ARTA Ako ste radili s nekim drugim Microsoft Officeovim programima, kao {to su Word ili PowerPoint, bit }ete vjerojatno razo~arani kada saznate da Access izravno ne upotrebljava program Clip Gallery kao ostali pro-

128

17. VJE@BA

grami. No ako je program Clip Gallery instaliran s ostalim programima Officea, mo`ete ga upotrijebiti i u Accessu. Slijedite naredne korake:

1. U prikazu Design odaberite podru~je u formi gdje `elite smjestiti sliku (Form Header, Detail, Form Footer).

2. Odaberite Insert, Object ili kliknite alatku Unbound Object u Toolboxu kako biste umetnuli nevezanu kontrolu u formu. Otvara se okvir za dijalog Insert Object.

3. Iz popisa vrsta objekata odaberite Microsoft Clip Gallery. 4. Kliknite OK. Prikazuje se prozor Clip Gallery. 5. Kliknite na kategoriju Clip Art koju `elite (na primjer, Animals ili Business). Prikazuju se dostupni isje~ci.

6. Kliknite na video-isje~ak koji `elite umetnuti i tada kliknite gumb Insert Clip (slika 17.1).

Gumb Insert Clip

SLIKA 17.1

Odaberite Clip Art iz Clip Gallery.

7. Kliknite OK kako biste zatvorili Clip Gallery. 8. Ako je potrebno, mi{em pomi~ite isje~ak na `eljeno mjesto u formi.

Ako je potrebno promijeniti veli~inu slike, pro~itajte odlomak “Promjena veli~ine slike” kasnije u vje`bi.

DODAVANJE

UMETANJE

SLIKA U FORMU

SLIKE

Bilo koju sliku, ne samo Clip Art, mo`ete umetnuti u formu. Slijedite naredne korake kako biste u formu umetnuli sliku iz datoteke:

1. Prika`ite formu u prikazu Form Design. 2. Kliknite u podru~je gdje `elite smjestiti sliku (Form Header ili Detail).

3. Odaberite Insert, Picture ili kliknite alatku Image u Toolboxu

kako biste u formu umetnuli kontrolu Image. Prikazuje se okvir za dijalog Insert Picture (slika 17.2).

SLIKA 17.2 U ovom okviru za dijalog odaberite sliku koju `elite umetnuti. 4. Ako u popisu `elite vidjeti samo odre|enu vrstu datoteke, otvo-

rite padaju}i popis Files of type na dnu okvira za dijalog i odaberite vrstu datoteke koju `elite. Prema izvornoj postavci prikazuje se Graphics Files koja u popisu uklju~uje sve vrste datoteka slika, uklju~uju}i Clip Art, datoteke rasterske slike (stvorene programom Windows Paint) itd.

5. Ako je potrebno, promijenite pogon ili mapu kako biste prona{li `eljenu datoteku slike. (Ako vam je potrebna pomo} pri mijenjanju pogona ili mapa, ponovno pro~itajte 6. vje`bu).

129

130

17. VJE@BA

6. (Mogu}nost) Ako niste sigurni koju datoteku `elite, kliknite

gumb Views u okviru za dijalog dok se ne prika`e pano Preview. Prikaz se mijenja kako bi prikazao trenutno odabranu datoteku (slika 17.3). Kliknite razli~ite datoteke kako biste vidjeli njihov prethodni prikaz i tako odaberite `eljenu. Gumb Views

SLIKA 17.3

Pano Preview

Prije umetanja slike mo`ete pregledati.

7. Kada prona|ete `eljenu sliku kliknite OK. Slika se prikazuje u formi.

8. Povucite mi{em sliku na `eljeno mjesto.

PROMJENA

VELI^INE SLIKE

Da biste promijenili veli~inu slike, povucite jednu od hvataljki. Ako ne `elite da slika promijeni oblik za vrijeme povla~enja, pritisnite i dr`ite tipku Shift dok povla~ite da biste sa~uvali osnovne omjere (odnos visine i {irine). Ako ne pritisnete tipku Shift, Access dozvoljava da sliku suzite ili pro{irite dok joj mijenjate veli~inu.

DODAVANJE

SLIKA U FORMU

Ako se slika svojom veli~inom ne prilago|ava promjeni veli~ine okvira, slijedite naredne korake kako biste promijenili svojstva:

1. Kliknite desnom tipkom mi{a na sliku i odaberite Properties. Prikazuje se stranica svojstva objekta.

2. U stranici Format kliknite svojstvo polja Size Mode. Najvjerojatnije je pode{eno na Clip.

3. U padaju}em popisu Size Mode odaberite opciju Stretch (slika 17.4).

4. Kliknite gumb Close (X) u kutu stranice svojstva.

SLIKA 17.4 Ako ne mo`ete promijeniti veli~inu slike, promijenite opciju Size Mode u opciju Stretch.

STVARANJE

NOVE SLIKE

Drugi na~in smje{tanja slike u formu je crtanje. Upotrijebiti mo`ete program Windows Paint kako biste stvorili crte` bez napu{tanja Accessa.

Paint Jednostavan program za crtanje koji se instalira s Windowsima 95/98 ili Windowsima NT verzije 3.51 i mla|im. Uz pomo} Painta mo`ete stvoriti jednostavnu sliku no ovaj program nije namijenjen stvaranju profesionalnih crte`a. Ako je potrebno stvoriti “umjetni~ko djelo”, probajate s CorelDRAW ili Freehand programima.

131

132

17. VJE@BA

Slijedite naredne korake kako biste radili s Paintom:

1. Otvorite formu u prikazu Form Design. 2. Odaberite Insert, Object. Prikazuje se okvir za dijalog Insert

Object s alatnim okvirom Paint s lijeve strane i paletom boja na dnu.

3. U popisu Object Type odaberite Bitmap Image. 4. Kliknite OK. Prazan prozor Painta prikazuje se u va{oj formi, slika 17.5. Alatke Painta

SLIKA 17.5 sliku.

Podru~je za crtanje

Upotrijebite program Paint kako biste stvorili

5. Upotrijebite alatke Painta (obja{njene u dokumentaciji Windowsa) kako biste stvorili crte`.

6. Kliknite u formu, izvan podru~ja Painta. Zatvara se prozor Paint i va{a forma vra}a se u normalan izgled.

DODAVANJE

SLIKA U FORMU

7. Ako ponovno `elite urediti sliku, dvostruko je kliknite kako biste ponovno pokrenuli program Paint.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako umetnuti slike u Accessovu formu, te kako upotrijebiti program Paint u Accessu da biste sami nacrtali sliku. Vidjet }ete da ista pravila vrijede i za izvje{taje, no vi{e o tome u 23. vje`bi “Stvaranje jednostavnog izvje{taja”. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako prona}i podatak u Accessovoj bazi podataka.

133

18. Vje`ba

PRONALA@ENJE PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti osnovne na~ine pronala`enja podataka u bazi podataka upotrebom okvira za dijalog Find and Replace.

UPOTREBA

OPCIJE

FIND

Opcija Find je korisna za pronala`enje odre|enog sloga koji ste prethodno unijeli. Na primjer, ako radite s bazom podataka kupaca, mo`da }ete `eljeti brzo prona}i slog kupca, kada je spreman naru~iti robu, kako biste provjerili njegovu adresu. Ili, nastavite li raditi s bazom podataka pasa, mo`ete brzo prona}i slog za psa ~ije ime je Sheldon kako biste provjerili njegov datum ro|enja.

Pronala`enje vi{e slogova Ako je potrebno prona}i vi{e slogova istovremeno, opcija Find nije najbolje rje{enje. Bolja alatka za pronala`enje vi{e slogova je filtriranje podataka, no vi{e o tome u 19. vje`bi “Sortiranje, indeksiranje i filtriranje podataka”. Slijedite naredne korake kako biste prona{li odre|eni slog:

1. Potra`ite u tablici, u prikazu Datasheet, ili pregledajte njezin

sadr`aj upotrebom forme. Oba prikaza podr`avaju opciju Find.

2. Ako znate, kliknite polje koje sadr`i podatak koji `elite prona}i. 3. Kliknite alatku Find na alatnoj traci, odaberite Edit, Find ili pritisnite tipke Ctrl+F. Bez obzira koja od ova tri na~ina upotrijebite, prikazuje se okvir za dijalog Find and Replace (slika 18.1) sa stranicom Find prikazanom na zaslonu.

PRONALA@ENJE

PODATAKA

SLIKA 18.1 Upotrijebite okvir za dijalog Find and Replace kako biste prona{li podatak u slogu. 4. U okvir za tekst Find What utipkajte tekst ili brojeve koje `elite prona}i.

5. U okviru Look In nalazi se polje koje ste odabrali u 2. koraku.

Ako `elite tra`iti u cijeloj tablici, otvorite padaju}i popis Look In i iz popisa odaberite ime tablice.

6. U padaju}em popisu Match odaberite jednu od sljede}ih opcija: l

l

l

Whole Field. Ova opcija pronalazi polja gdje je odre|eni tekst jedino {to se nalazi u polju. Na primjer, tra`ite li “Smith” ne}ete prona}i “Smithsonian”. Start of Field. Ova opcija pronalazi polja koja po~inju s odre|enim tekstom. Na primjer, tra`ite li “Smith” prona}i }ete “Smith” i “Smithsonian”, ali ne i “Joe Smith”. Any Part of Field. Ova opcija pronalazi polja koja sadr`e odre|eni tekst bilo gdje u polju. Tra`ite li “Smith”, prona}i }ete “Smith”, “Smithsonian”, ali i “Joe Smith”.

7. Ako `elite odrediti smjer tra`enja, tra`enje po odre|enom slovu ili odgovaraju}em formatiranju, kliknite gumb More kako biste odredili dodatne kontrole (slika 18.2). Ako vam to nije `elja, prije|ite na 11. korak.

8. Ako `elite potra`iti podatak od trenutnog sloga prema naprijed,

otvorite padaju}i popis Search i odaberite Down. Ako pak `elite potra`iti unazad, odaberite Up. Izvorna postavka je All prema kojoj }e se pronala`enje izvr{iti u svim slogovima.

135

136

18. VJE@BA

SLIKA 18.2 Kada kliknete gumb More, prikazuju se dodatne kontrole. Kliknete li gumb Less ponovno }ete ih sakriti. 9. Potvrdite opciju Match Case ako `elite pronalaziti unose s istim

slovima (velika ili mala). Nakon potvr|ene ove opcije, ako `elite prona}i “Smith”, ne}ete prona}i “SMITH” ili “smith”.

10. Ako potvrdite opciju Search Fields As Formatted, prona}i }ete

samo polja s istim brojem i datumom formatiranja za uneseni tekst. @elite li prona}i “12/12/95”, ne}ete prona}i “12-12-95”, bez obzira {to se radi o istom datumu, no formatiranje je razli~ito.

Ne usporavajte rad Ne upotrebljavajte opciju Search Fields As Formatted ako je ne trebate jer }ete pronala`enje samo usporiti.

11. Kliknite Find Next kako biste zapo~eli pronala`enje. 12. Ako je potrebno, pomaknite okvir za dijalog Find and Replace,

povla~enjem mi{em za naslovnu traku, kako biste vidjeli prona|eni slog. Access }e ozna~iti unos polja koji sadr`i tra`eni tekst (slika 18.3).

PRONALA@ENJE

PODATAKA

SLIKA 18.3 Access pronalazi slogove koji sadr`e odabrani tekst, jedan po jedan. 13. Da biste nastavili s pronala`enjem, kliknite Find Next. Ako

Access ne prona|e vi{e niti jedan unos, re}i }e vam da tra`eni element nije prona|en. Kliknite OK kako biste zatvorili poruku.

14. Kada zavr{ite s pronala`enjem podataka, kliknite Cancel kako biste zatvorili okvir za dijalog Find and Replace.

UPOTREBA

OPCIJE

REPLACE

Ova je opcija vrlo sli~na pronala`enju, ali uz mogu}nost pronala`enja mo`ete i zamijeniti prona|eni tekst. Na primjer, ako prona|ete lo{e napisano ime brand va{eg inventara, rije~ mo`ete zamijeniti s ispravno napisanom. Ili, u primjeru pasa, mo`ete prona}i psa pod imenom Sheldon i zamijeniti ime u Sherman. Slijedite naredne korake kako biste prona{li i zamijenili podatak:

1. Odaberite Edit, Replace ili pritisnite tipke Ctrl+H. Prikazuje se

okvir za dijalog Find and Replace s prikazanom karticom Replace (slika 18.4).

137

138

18. VJE@BA

SLIKA 18.4 novim.

Odre|eni tekst mo`ete prona}i i zamijeniti ga

Prona|ite kako biste zamijenili Ako je na zaslonu prikazan okvir za dijalog Find and Replace (iz prethodnih koraka), mo`ete prije}i u kontrolu Replace klikom na jaha~a kartice Replace.

2. U okvir za tekst Find What utipkajte tekst koji `elite prona}i. 3. U okvir za tekst Replace With utipkajte tekst za zamjenu. 4. Odaberite bilo koju opciju koju ste nau~ili u prethodnom odlomku.

5. Kliknite Find Next. Access pronalazi prvi tra`eni tekst. 6. Ako je potrebno, povucite mi{em naslovnu traku okvira za dijalog Replace kako biste vidjeli prona|eni tekst.

7. Kliknite gumb Replace kako biste zamijenili tekst. 8. Kliknite Find Next kako biste nastavili pronala`enje i tekst zamjenjujte klikom na gumb Replace.

PRONALA@ENJE

PODATAKA

Replace All Ako ste sigurni da `elite zamijeniti tekst cijele tablice kliknite gumb Replace All. Ovo je sigurno br`i na~in nego upotreba gumba Find Next i Replace. Budite oprezni, mo`da ne}ete zamijeniti sve rije~i koje `elite. Na primjer, ne}ete `eljeti zamijeniti “will” u “would” ve} samo “willfully” u “wouldfully”. Ovdje nemate mogu}nost opcije “Whole Word”.

Oprez Za razliku od Worda u Accessovom okviru za dijalog Find and Replace nemate mogu}nost opcije “Whole Word”.

9. Kada zamijenite tekst, kliknite Cancel.

OSTALI

NA^INI ZA PRONALA@ENJE PODATAKA

Opcija Find and Replace radi odli~no s individualnim slogovima, ali postoji i nekoliko sofisticiranijih na~ina za pronala`enje podataka u bazi podataka {to }ete nau~iti u sljede}im vje`bama. To su: l

l

l

Sortiranje. Ponovno slaganje podataka na zaslonu kako biste lak{e pregledali popis i prona{li `eljeni podatak. Pro~itajte 19. vje`bu “Sortiranje, indeksiranje i filtriranje podataka”. Filtriranje. Kanaliziranje popisa kako biste izbacili podatke koje ne `elite vidjeti. Pro~itajte 19. vje`bu. Indeksiranje. Odre|ivanje polja, osim polja primarnog klju~a, u kojima }e Acccess pronalaziti podatke. Indeksiranje }e pronala`enje i sortiranje ubrzati u velikim bazama podataka. Pro~itajte 19. vje`bu.

139

140

18. VJE@BA

l

l

Upiti. Stvaranje filtera za pronala`enje sa slo`enim uvjetima koje mo`ete spremiti i ponavljati. Pro~itajte vje`be 20. – 22. Izvje{taji. Stvaranje izvje{taja za ispis koji sadr`e samo slogove koji vas zanimaju. Pro~itajte 23. i 24. vje`bu.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako prona}i i zamijeniti podatke u bazi podataka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti ostale na~ine pronala`enja podataka, sortiranje, filtriranje i indeksiranje.

19. Vje`ba

SORTIRANJE,

INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako prona}i podatke uz pomo} sortiranja i filtriranja te kako ubrzati pronala`enje putem indeksiranja.

PRONALA@ENJE

I ORGANIZIRANJE

PODATAKA

Access sadr`i mnogo na~ina za pronala`enje i organiziranje podataka, a svaki je dobar za odre|enu situaciju. Kao {to ste nau~ili u 17. vje`bi opcija Find and Replace je odli~na ako radite s individualnim slogovima – primjerice kada je potrebno brzo prona}i slog Mr. Smith. Ova vje`ba obja{njava ostale na~ine pronala`enja onoga {to trebate.

SORTIRANJE

PODATAKA

Slogove ste u bazu podataka unijeli nekim logi~nim slijedom, ali je ponekad potrebno slo`iti ih nekim drugim redom. Na primjer, ako ste pse unijeli redom njihovih registracijskih brojeva, mo`da }ete kasnije `eljeti pregledati popis prema datumima ro|enja od najstarijeg prema najmla|em. Naredba Sort je najbolje rje{enje ovog problema. Uz pomo} naredbe Sort slogove mo`ete slo`iti redom kojim `elite. Sortirati podatke mo`ete uzlazno (A do Z, 1-10) ili silazno (Z do A, 10-1).

Koji prikaz? Sortiranje mo`ete uraditi u prikazu Form ili Datasheet, no prikaz Datasheet je ne{to bolji jer prikazuje vi{e slogova u isto vrijeme.

142

19. VJE@BA

Slijedite naredne korake kako biste sortirali slogove:

1. Kliknite bilo gdje u polje gdje `elite sortirati. 2. Kliknite gumb Sort Ascending ili Sort Descending na alatnoj tra-

ci. Ili, ako vam je lak{e, odaberite Records, Sort i tada odaberite Ascending ili Descending. Slika 19.1 prikazuje tablicu pasa sortiranu pomo}u opcije Ascending prema datumima ro|enja.

3. Da biste se vratili na ve} odre|eni red, odaberite Records, Remove Filter/Sort.

SLIKA 19.1 Access je sortirao ovu tablicu Ascending redom u stupcu Birthdate. [to je ve} odre|eni red? Ako odredite polje primarnog klju~a pri stvaranju baze podataka (7. vje`ba), slogovi su sortirani uzlazno u odnosu na to polje. U taj red }ete se vratiti kada poni{tite sortiranje (3. korak). Ako spremite stranicu podataka bez poni{tenja sortiranja, red sortiranja postaje dio objekta.

SORTIRANJE,

FILTRIRANJE

INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA

PODATAKA

Uz pomo} ove opcije mo`ete sakriti podatke koje ne trebate kako biste vidjeli samo neke s kojima `elite raditi. Filtriranje trenutno skriva odre|eni broj slogova ovisno o uvjetu koji odaberete.

Filtriranje nasuprot upitima Upiti tako|er skrivaju slogove, {to }ete nau~iti u 20. vje`bi, ali je filtriranje br`e i jednostavnije. No zapamtite da filtriranje nije mogu}e spremiti kao odvojeni objekt za kasniju upotrebu. (Kasnije u vje`bi }ete nau~iti da je mogu}e filtriranje spremiti kao upit.)

Filtriranje mo`ete pridijeliti na tri na~ina: Filter by Selection (ili Filter Excluding Selection), Filter by Form ili Advanced Filter/Sort. Prve dvije opcije su naj~e{}e upotrebljavane, pa }emo se stoga njima i pozabaviti u ovoj knjizi. Tre}a opcija je za naprednije korisnike Accessa.

Sortiranje i filtriranje Niti jedna opcija koju }ete nau~iti u ovoj vje`bi ne dozvoljava istovremeno sortiranje i filtriranje podataka. Vrlo je lako sortirati filtrirane podatke sa znanjem iz prethodnog odlomka.

OPCIJA FILTER

BY

SELECTION

Ova opcija je najlak{a metoda filtriranja, no prije njezine upotrebe potrebno je odrediti vrijednost prema kojoj }e se slogovi filtrirati. Na primjer, ako `elite prona}i sve pse koji su zaradili naziv CD (Companion Dog), najprije morate prona}i slogove koji sadr`e `eljeni uvjet. Tada }ete filtriranje zasnovati na tom slogu.

143

144

19. VJE@BA

Slijedite naredne korake kako biste slogove filtrirali prema odabiru:

1. U polju prona|ite odre|enu vrijednost koju `elite da sadr`e svi filtrirani slogovi.

2. Odaberite vrijednost: l

l

l

Odaberite cijeli unos polja ako `elite prona}i sve slogove kojima je vrijednost polja identi~na odabranoj vrijednosti. Odaberite dio unosa polja koja zapo~inju prvim znakom ako `elite prona}i sve slogove ~ija polja zapo~inju odre|enom vrijednosti. Odaberite dio unosa polja koja zapo~inju nakon prvog znaka ako `elite prona}i polja koja sadr`e odabranu vrijednost bilo gdje u polju.

3. Kliknite gumb Filter by Selection na alatnoj traci ili odaberite Records, Filter, Filter by Selection. Prikazuju se slogovi koji odgovaraju postavljenom uvjetu.

Slika 19.2 prikazuje filtriranu tablicu Dogs koja prikazuje samo pse s nazivom CD. Access filtrira tablicu prema ovom stupcu.

SLIKA 19.2 Samo slogovi koji odgovaraju uvjetu prikazani su na zaslonu. Filtriranje uz vi{e uvjeta S opcijom Filter by Selection mo`ete filtrirati slogove samo s jednim uvjetom, no nakon uspje{nog rada i filtriranja preostale slogove ponovno mo`ete filtrirati po nekom drugom uvjetu.

SORTIRANJE,

INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA

Filtrirati slogove mo`ete i po poljima koja ne sadr`e odre|enu vrijednost. Slijedite iste korake, no u 3. koraku odberite Records, Filter, Filter Excluding Selection. Filtriranje mo`ete otkazati klikom na gumb Toggle Filter ili odabirom Records, Remove Filter/Sort.

OPCIJA FILTER

BY

FORM

Ova je opcija mnogo sna`nija od prethodne. Uz pomo} ove opcije mo`ete filtrirati slogove prema vi{e uvjeta istovremeno. Tako|er mo`ete podesiti filtriranje “or” kako biste prona{li slogove koji odgovaraju jednom od odre|enih uvjeta. Unijeti mo`ete i logi~no obja{njenje (kao {to je “vi{e od odre|ene vrijednosti”). Slijedite naredne korake kako biste filtrirali slogove po formi:

1. U prikazu Datasheet ili Form kliknite gumb Filter by Form na

alatnoj traci ili odaberite Records, Filterr, Filter by Form. Prikazuje se prazna forma koja sadr`i praznu stranicu podataka i jedan redak sloga.

2. Kliknite u polje gdje `elite podesiti uvjet. Prikazuje se strelica za padaju}i popis. Kliknite strelicu kako biste prikazali popis i odaberite vrijednost iz popisa. Ili, ako `elite, utipkajte vrijednost izravno u polje.

3. Unesite koliko `elite uvjeta u razli~ita polja. Slika 19.3 prikazuje dva uvjeta, uklju~uju}i upotrebu oznake “manje od”, matemati~ki operator (obja{njenje u 20. vje`bi). Kliknite kako biste stvorili uvjet “or”.

SLIKA 19.3 Ovaj upit pronalazi sve pse ro|ene prije 1/1/93 i imaju naziv CD (Companion Dog).

145

146

19. VJE@BA

4. Ako `elite podesiti uvjet “or”, kliknite na jaha~a kartice Or na

dnu prozora i unesite alternativni uvjet. (Primijetite da se sljede}a kartica Or prikazuje kada prvu popunite kako biste mogli unijeti vi{e uvjeta “or”.)

5. Nakon {to ste unijeli `eljene uvjete kliknite gumb Apply Filter na alatnoj traci. Prikazuju se va{i filtrirani podaci.

Kao i kod opcije Filter by Selection i ovdje mo`ete ukloniti filtriranje klikom na gumb Remove Filter ili odabirom Records, Remove Filter/Sort.

SPREMANJE

FILTRIRANIH PODATAKA KAO UPITA

Filtriranje je prikladna alternativa za stvaranje jednostavnog upita od samog po~etka. Filtriranje mo`ete spremiti kao upit i kasnije kada je potrebno upotrijebiti ga kao upit. Ovako spremljeno filtriranje uvijek je prikazano u popisu Queries u prozoru Database. (Vi{e o upitima nau~it }ete u 20. vje`bi.) Slijedite naredne korake kako biste filtriranje spremili kao upit:

1. Prika`ite filtriranje u prikazu Filter by Form. 2. Odaberite File, Save As Query ili kliknite gumb Save as Query na alatnoj traci. Access postavlja pitanje o imenu upita.

3. Utipkajte ime i kliknite OK. Access sprema filtriranje.

STVARANJE

INDEKSA

Indeksiranje ubrzava pronala`enje stvaranjem kataloga sadr`aja odre|enog polja. Polje primarnog klju~a je automatski indeksirano. Ako ~esto pronalazite, sortirate ilil filtrirate prema nekom drugom polju, mo`da }ete `eljeti stvoriti indeks za to polje.

Samo odre|ene vrste polja Nije mogu}e indeksirati polja ~ija vrsta podataka je Memo, Hyperlink ili OLE Object.

SORTIRANJE,

INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA

Slijedite naredne korake kako biste indeksirali polje:

1. Otvorite tablicu u prikazu Design. 2. Odaberite polje koje `elite indeksirati. 3. U kartici General kliknite polje Indexed. 4. Iz padaju}eg popisa polja Indexed odaberite opciju Yes

(Duplicates OK) ili opciju Yes (No Duplicates). Koju }ete opciju potvrditi ovisi o tome je li sadr`aj tog polja jedinstven za svaki slog ili nije (slika 19.4).

SLIKA 19.4 Da biste indeksirali polje, podesite njegovu vrijednost Indexed u jednu od ponu|enih opcija. 5. Zatvorite prikaz Design. 6. Kada ste upitani `elite li spremiti promjene, kliknite Yes. S indeksom ne mo`ete uraditi ni{ta posebno. Indeks zapravo nije objekt poput tablice, baze podataka ili upita. Indeksiranje radi iza scene kako bi ubrzao pronala`enje, no neovisnih funkcija nema. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako sortirati, filtrirati i indeksirati bazu podataka. U sljede}oj }ete vje`bi zapo~eti u~enje o upitima koji su sofisticiraniji na~in izoliranja i organiziranja informacija.

147

20. Vje`ba

STVARANJE

JEDNOSTAVNOG UPITA

U ovoj }ete vje`bi stvoriti jednostavan upit.

[TO

ZAPRAVO UPIT RADI?

Kao {to ste nau~ili u prethodnoj vje`bi Access nudi nekoliko na~ina kanaliziranja informacija koje tra`ite, uklju~uju}i sortiranje i filtriranje. Upit je zapravo formalniji na~in sortiranja i filtriranja informacija. Upit omogu}ava odre|ivanje: l

Polja koje `elite vidjeti

l

Niza kojim }e se polja prikazivati

l

Postavljanje uvjeta filtriranja za svako polje (19. vje`ba)

l

Niza kojim `elite sortirati pojedina polja (19. vje`ba)

Spremanje filtriranja Kada je osnovna namjera upita filtriranje informacija, mo`da vam je lak{e stvoriti filtriranje i spremiti ga kao upit. Pro~itajte 19. vje`bu.

Namjera ove vje`be je prikazati kako stvoriti jednostavan upit. U sljede}oj vje`bi nau~it }ete kako unijeti promjene u upit i na taj na~in ga u~initi sna`nijim.

STVARANJE

JEDNOSTAVNOG UPITA

STVARANJE UPITA POMO]U SIMPLE QUERY WIZARDA Najlak{i na~in stvaranja upita je pomo}u Simple Query Wizarda, koji }e vam omogu}iti odabir polja koja `elite prikazati. Ne}ete morati pode{avati uvjete za uklju~ivanje pojedinih slogova ili odre|ivati niz sortiranja. (Pro~itajte 21. vje`bu.) Ova vrsta upita je korisna kada `elite weed out extraneous polja, ali i dalje `elite vidjeti svaki slog.

Odabiranje upita Upit koji }ete stvoriti uz pomo} Simple Query Wizarda je osnovna verzija Select queryja odnosno naj~e{}e upotrebljavana vrsta upita. Odaberite slogove, sortirajte ih, filtrirajte i uradite jednostavne izra~une na rezultatima (kao {to je zbrajanje i prosje~na vrijednost). Query Wizard ^arobnjak za stvaranje upita postavlja pitanja i tada stvara upit zasnovan na va{im odgovorima. Access sadr`i nekoliko dostupnih ~arobnjaka – vi{e o njima u nastavku vje`be. Slijedite naredne korake kako biste stvorili lagani Select query uz pomo} Simple Query Wizarda:

1. Otvorite bazu podataka na kojoj `elite raditi i kliknite karticu Queries.

2. Dvostruko kliknite opciju Create Query by Using Wizard.

Prikazuje se prvi okvir za dijalog Simple Query Wizarda (slika 20.1). Ovaj okvir za dijalog vam je poznat – isti je kao i prvi prozor Form Wizarda o kojem ste u~ili u 14. vje`bi.

3. Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite tablicu iz koje

`elite odabirati polja. Na primjer, odabrat }emo tablicu Dogs.

4. U popisu Available Fields kliknite ime polja. Zatim kliknite gumb > kako biste odabrano polje pomaknuli u popis Selected Fields. Ponavljajte prethodnu radnju kako biste pomaknuli sva `eljena polja ili, ako `elite, kliknite gumb >> kako biste pomaknuli sva polja u isto vrijeme.

149

150

20. VJE@BA

SLIKA 20.1 Simple Query Wizard najprije postavlja pitanje koja polja `elite uklju~iti. 5. (Mogu}nost) Ako `elite, iz popisa Tables/Queries odaberite neku drugu tablicu ili upit kako biste dodavali i njihova polja u popis Selected Fields. Kada zavr{ite s dodavanjem polja, kliknite Next.

Odbijen odnos Ako biste upotrebljavali dvije ili vi{e tablica, izme|u njih mora biti postavljen odnos. Pro~itajte 10. vje`bu da biste nau~ili kako stvoriti odnos izme|u tablica.

6. U okvir za tekst What title do you want for your query? unesite ime za upit. U ovom primjeru utipkajte Dog Names.

7. Kliknite Finish kako biste vidjeli rezultate upita. Slika 20.2 prikazuje rezultate na{eg primjera.

No, ovaj upit je jednostavan i ne prikazuje niti jednu sna`nu mogu}nost opcije upita. Isti rezultat mo`ete prikazati skrivanjem odre|enih stupaca u prikazu Datasheet. Na svu sre}u, kasnije }ete u vje`bama nau~iti vi{e o slo`enijim upitima i sna`nijim rezultatima. No, prije toga pro~itajte neke osnovne postavke koje su pridijeljene svakom upitu.

STVARANJE

SLIKA 20.2

JEDNOSTAVNOG UPITA

Rezultati upita iz primjera.

SPREMANJE

UPITA

Kada spremite upit, Access }e ga automatski spremiti. Nije potrebno uraditi ni{ta osim zatvoriti prozor upita i pogledati na karticu Queries u prikazu Database. Va{ upit prikazat }e se u popisu.

Zatvaranje upita Da biste zatvorili prozor upita kliknite gumb Close (X u desnom gornjem kutu) kao i kod bilo kojeg drugog prozora.

PONOVNO

POKRETANJE UPITA

U bilo koje vrijeme mo`ete ponovno pokrenuti upit. Ako ste promijenili podatke nakon posljednjeg pokretanja upita, promjene }e prikazati u sljede}em pokretanju upita. Slijedite naredne korake kako biste ponovno pokrenuli upit:

1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i upit. 2. U prozoru Database kliknite karticu Queries. 3. Dvostruko kliknite upit koji `elite ponovno pokrenuti, ili

kliknite njegovo ime i tada kliknite gumb Open (slika 20.3).

151

152

20. VJE@BA

Dvostruko kliknite upit Dog Names kako biste ga pokrenuli.

SLIKA 20.3 Iz kartice Queries ponovno prika`ite bilo koji upit.

RAD

S REZULTATIMA UPITA

Rezultati upita prikazuju se u prikazu Datasheet (slika 20.2). Ovdje mo`ete uraditi sve kao i u normalnom prikazu Datasheet (12. vje`ba), uklju~uju}i kopiranje i brisanje slogova te uno{enje promjena u unose polja. Recimo da `elite a`urirati bazu podataka prodaje kako biste promijenili polje Last Contacted (datum) u dana{nji datum za svaki slog. Ili, mo`da `elite izbrisati sve slogove za kupce koji nisu naru~ili robu u posljednje dvije godine. U prozoru rezultata upita mo`ete izbrisati slogove i oni }e nestati i iz tablice. Naravno, bilo bi jednostavnije sortirati slogove prema polju pitanja, no Simple Query Wizard ne}e vam omogu}iti sortiranje. U 21. vje`bi }ete nau~iti ja~e Query Wizarde koji omogu}avaju odabir vi{e opcija.

ISPIS

REZULTATA UPITA

Prozor rezultata upita nije samo pogodan za ure|ivanje ve} i za ispisivanje upita. Slijedite naredne korake kako biste ispisali upit:

1. Budite sigurni da je prozor rezultata upita aktivan.

STVARANJE

JEDNOSTAVNOG UPITA

2. Odaberite File, Print ili pritisnite Ctrl+P. Prikazuje se okvir za dijalog Print.

3. Odaberite opcije ispisa koje `elite (11. vje`ba) i kliknite OK. Ako ne `elite pode{avati opcije ispisa, kliknite gumb Print na alatnoj traci kako biste ispisali rezultate ispisa i presko~ili okvir za dijalog Print.

OSTALI QUERY WIZARDI Accessova opcija upita je sna`na i pomo}u nje mo`ete uraditi slo`ene izra~une i komparacije izme|u mnogo tablica istovremeno. Stvoriti mo`ete upite s vlastitim okvirima za dijaloge za unos posebnih uvjeta, vezanje upita na vanjske baze podataka (baze podataka u drugim programima) i jo{ mnogo toga. Na `alost, stvaranje takvih upita je vrlo slo`en postupak. Stoga }emo se u ovoj knjizi dr`ati osnovne vrste upita Select, koja zadovoljava svakog prosje~nog korisnika. U Accessu su dostupna jo{ tri ~arobnjaka za stvaranje upita. Slijedite naredne korake kako biste pokrenuli jedan od njih:

1. U prozoru Database kliknite karticu Queries kako biste prikazali popis Queries.

2. Kliknite gumb New kako biste otvorili okvir za dijalog New Query (slika 20.4).

SLIKA 20.4 U okviru za dijalog New Query mo`ete odabrati nekog drugog ~arobnjaka za stvaranje upita.

153

154

20. VJE@BA

3. Kliknite na ~arobnjaka koji `elite upotrijebiti. 4. Kliknite OK. 5. Slijedite Wizardova pitanja. Evo pregleda ostalih vrsta upita: l

l

l

Crosstab Query Wizard prikazuje izra~unate vrijednosti, kao {to su zbrojevi, prebrojavanja ili prosjeci jednog polja. Vrijednosti se grupiraju jednim njihovim skupom uz lijevu stranu (zaglavlja redaka) i drugim skupom iznad prikaza (zaglavlja stupaca). Find Duplicates Query Wizard, suprotan opciji Find Unmatched, uspore|uje dvije tablice i pronalazi sve slogove koji se nalaze u obje tablice. Find Unmatched Query Wizard uspore|uje dvije tablice i pronalazi sve slogove koji su razli~iti u obje tablice (zasnovano na uspore|ivanju odre|enih polja).

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti jednostavan upit, kako ga spremiti, ure|ivati te kako ispisati rezultate upita. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako unijeti promjene u upit koji ste stvorili.

21. Vje`ba

DIZAJNIRANJE

VLASTITOG UPITA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako upit otvoriti u prikazu Design, kako odabrati polja koja `elite uklju~iti te kako odrediti uvjete za filtriranje slogova.

RAD

U PRIKAZU

QUERY DESIGN

U 20. vje`bi stvorili ste jednostavan upit pomo}u Simple Query Wizarda koji odabire i prikazuje polja iz tablice. Mnogo vi{e od toga mo`ete uraditi s upitom ako ga unesete u prikaz Query Design. Query Design je vrlo sli~an prikazima Table Design i Form Design, o kojima smo govorili ranije u knjizi. U prikazu Query Design mo`ete promijeniti pravila koja odre|uju rezultate upita.

OTVARANJE

UPITA U PRIKAZU

QUERY DESIGN

Slijedite naredne korake kako biste otvorili postoje}i upit u prikazu Query Design:

1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i upit koji `elite ure|ivati. 2. Kliknite podru~je Queries na traci Object. 3. Kliknite na upit koji `elite ure|ivati i tada kliknite gumb Design. Slika 21.1 prikazuje upit stvoren u prethodnoj vje`bi u prikazu Query Design. U ovoj vje`bi nau~it }ete kako ga ure|ivati.

156

21. VJE@BA

Ovaj upit upotrebljava samo jednu tablicu.

Svako polje u upitu ima vlastiti stupac.

SLIKA 21.1 U prikazu Query Design mo`ete ure|ivati stvoreni upit.

POKRETANJE NOVOG UPITA U PRIKAZU QUERY DESIGN Umjesto upotrebe Simple Query Wizarda za stvaranje upita (20.vje`ba), upit mo`ete stvoriti od samog po~etka u prikazu Query Design. Kada se upoznate s Accessovim upitima, mo`da }e vam ova metoda biti br`a i lak{a od upotrebe ~arobnjaka. Slijedite naredne korake kako biste stvorili novi upit u prikazu Query Design:

1. Otvorite bazu podataka u kojoj `elite upit. 2. U prozoru Database kliknite podru~je Queries. 3. Dvostruko kliknite opciju Create query in Design View. Prikazuje se okvir za dijalog Show Table ispisuju}i sve tablice u bazi podataka (slika 21.2).

4. Kliknite tablicu s kojom `elite raditi i tada kliknite gumb Add.

Ponavljajte za svaku tablicu koju `elite dodati. Prije dodavanja tablica bolje je stvoriti odnos izme|u tablica upotrebom prozora Relationships (10. vje`ba).

5. Kada zavr{ite s dodavanjem tablica, kliknite gumb Close. Otvara

se prozor prikaza Query Design, kao na slici 21.1, jedino {to jo{ nije odabrano niti jedno polje.

DIZAJNIRANJE

SLIKA 21.2

VLASTITOG UPITA

Odaberite koju tablicu `elite uklju~iti u upit.

DODAVANJE

POLJA UPITU

Ako ste upit stvorili od samog po~etka (prethodni koraci), prvo {to trebate uraditi je dodati polja s kojima `elite raditi. Tako|er, mo`ete uz iste korake dodati polja i ve} stvorenom upitu.

Dodavanje vi{e tablica Tablice mo`ete dodavati u upit u bilo koje vrijeme. Kliknite gumb Show Table na alatnoj traci ili odaberite Query, Show Table. Tada odaberite tablicu (tablice) i kliknite gumb Add. Kliknite Close kako biste se vratili u prikaz upita.

Tri su na~ina kako dodavati polja u upit. Metode su jedostavne pa probajte svaku kako biste se odlu~ili za najprihvatljiviju. Evo prve metode:

1. Kliknite u redak tablice u prvom praznom stupcu. Prikazuje se

gumb padaju}eg popisa, indiciraju}i da je padaju}i popis dostupan.

2. Otvorite padaju}i popis i odaberite tablicu. Tablice dostupne u

popisu su identi~ne prozorima tablice koje se prikazuju na vrhu prozora dizajniranja upita.

157

158

21. VJE@BA

Samo jedna tablica? Ako upotrebljavate samo jednu tablicu, presko~ite prva dva koraka.

3. Kliknite izravno u redak Field iznad imena odabrane tablice. Pri-

kazuje se gumb padaju}eg popisa, indiciraju}i da je padaju}i popis dostupan.

4. Otvorite padaju}i popis i odaberite polje. Ova polja su ispisana

iz tablice koju ste odabrali za upit. Ime polja prikazuje se u retku Field, u stupcu koji ste odabrali.

Evo druge metode za dodavanje polja:

1. Kli`ite kroz popis polja `eljenog prozora tablice na vrhu okvira Query Design dok ne prona|ete polje koje `elite dodati.

2. Kliknite ime polja i povucite ga mi{em u redak Field prvog praz-

nog stupca. Ime polja prikazuje se na mjestu gdje ste ga povukli.

Tre}a metoda je jednostvano dvostruko kliknuti ime polja u popisu polja. Na taj se na~in polje smje{ta u prvi dostupan slog u mre`i upita.

BRISANJE

POLJA

Dva su na~ina brisanja polja iz upita: l l

Kliknite bilo gdje u stupac i odaberite Edit, Delete Columns. Postavite mi{a iznad stupca kako bi pokaziva~ promijenio izgled u crnu strelicu okrenutu prema dolje. Tada kliknite kako biste odabrali cijeli stupac i pritisnite tipku Delete ili kliknite gumb Cut na alatnoj traci.

DIZAJNIRANJE

VLASTITOG UPITA

Naredba Cut nasuprot Delete Ako stupac uklonite umjesto da ga izbri{ete kasnije }ete ga mo}i ulijepiti u upit. Odaberite stupac gdje `elite ulijepiti i kliknite gumb Paste ili odaberite Edit, Paste. Budite pa`ljivi jer }e se stupac ulijepiti preko postoje}eg stupca. Stoga odaberite prazan stupac ako ne `elite zamijeniti postoje}i.

DODAVANJE

UVJETA

Uvjeti su vrlo sli~ni obja{njenju u 19. vje`bi gdje smo govorili o filtriranju. Uvjeti omogu}avaju odabir slogova koje `elite prikazati u rezultatima upita. Na primjer, mo`ete limitirati popis pasa na prikaz samo onih koji su ro|eni prije 1/1/94.

Filtriranje nasuprot upitima Ako je osnovni cilj stvaranja upita filtriranje, mo`da }ete prvo `eljeti stvoriti filtrirane informacije, upotrebom neke od metoda obja{njene u 19. vje`bi, te tako filtrirane informacije spremiti kao upit. Kasnije mo`ete otvoriti upit u Query Designu i uraditi dodatne promjene.

Slijedite naredne korake kako biste podesili uvjete za polje koje ste dodali upitu:

1. U prikazu Query Design kliknite redak Criteria u `eljenom stupcu polja.

2. Utipkajte uvjet koji `elite upotrijebiti (slika 21.3). Tablica 21.1

nudi neke primjere koje mo`ete unijeti u sliku 21.3 i dobivene rezultate.

159

160

21. VJE@BA

Redak “or”

Access automatski dodaje simbol #

SLIKA 21.3 Unesite uvjet u redak Criteria odgovaraju}eg stupca polja. Na slici 21.3 Access je dodao simbol # jer smo unijeli datum. Za ostale vrste uvjeta Access }e dodavati ostale simbole, kao {to su navodnici oko teksta ili broj~ani niz.

TABLICA 21.1 UNESITE…

NEKI

UVJETI ZA UPITE

DA

BISTE DOBILI SLOGOVE KOJI ODGOVARAJU…

1/1/93

Tom datumu

1/1/93

Poslije tog datuma

>=1/1/93

Na taj dan ili nakon

(prije i poslije) su pridjeljivi i tekstu. Na primjer, 12/1/93 And

kako biste polje pomaknuli u popis Selected Fields. Ponavljajte radnju kako biste pomaknuli sva `eljena polja ili kliknite gumb >> kako biste sva polja odbrane tablice pomaknuli u popis Selected Fields.

STVARANJE

JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA

6. Ako `elite, odaberite neku drugu tablicu ili upit u popisu

Tables/Queries i ponovite prethodni korak. Tablice koje ste odabrali moraju biti u me|usobnom odnosu kako bi podaci koje }ete prikazati u izvje{taju bili odgovaraju}i. Kada zavr{ite s odabiranjem polja, kliknite Next. Prikazuje se sljede}i okvir za dijalog (slika 23.3).

SLIKA 23.3

Podesite grupiranje podataka u izvje{taju.

7. Ako `elite grupirati slogove prema bilo kojem odabranom polju,

kliknite polje i tada kliknite gumb >. Odabrati mo`ete nekoliko razina grupiranja redom koji `elite. Tada kliknite Next kako biste nastavili s radom.

Grupiranje Prema izvornim postavkama ne postoje grupe podataka. Da biste grupirali podatke, morate odabrati polje i kliknuti gumb >. U izvje{taju mo`ete podesiti grupiranje bilo koje grupe. Ako upotrijebite polje prema kojem }ete grupirati podatke, gumb Grouping Options postaje aktivan i omogu}ava pode{enje opcije grupiranja. 8. Sada }ete biti upitani o na~inu sortiranja podataka (slika 23.4). @elite li sortirati slogove, otvorite padaju}i popis i odaberite polje prema koje `elite uraditi sortiranje. Iz padaju}eg popisa odaberite do ~etiri vrste sortiranja i tada kliknite Next.

171

172

23. VJE@BA

SLIKA 23.4

Podesite na~in sortiranja.

Uzlazno ili silazno Prema izvornim postavkama sortiranje je pode{eno uzlazno, zna~i od A do Z. Kliknite gumb AZ kako biste na~in sortiranja promijenili u silazni, od Z do A.

9. U sljede}em okviru za dijalog (slika 23.5) odaberite opcije izgleda u podru~ju Layout. Kada kliknete gumb opcije, prethodni prikaz se mijenja kako bi vam prikazao va{ odabir.

SLIKA 23.5

Odaberite izgled izvje{taja.

STVARANJE

JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA

Gdje su svi ti izgledi? Ako ne odaberete niti jednu opciju grupiranja podataka u izvje{taju, bit }ete ograni~eni {to se ti~e izgleda na tri opcije: Columnar, Tabular i Justified. Prikaz na slici 23.5 je jedinstven za izvje{taje s grupiranim podacima.

10. Odaberite orijentaciju ispisa izvje{taja, Portrait (ispis kra}om

stranicom papira) ili Landscape (ispis du`om stranicom papira). Kliknite Next kako biste nastavili s radom.

11. U sljede}em okviru za dijalog ~arobnjaka upitani ste za stil

izvje{taja. Nekoliko ih je popisano i kliknete li na jedan vidjet }ete njegov prethodni pregled. Kada ste zadovoljni s odabirom, kliknite Next.

12. Upitani ste za pridjeljivanje naslova izvje{taju. U okvir za tekst

Report utipkajte naslov i kliknite Finish kako biste vidjeli izvje{taj u prozoru Print Preview (slika 23.6).

173

174

23. VJE@BA

Kliknite kako biste pre{li u prikaz dizajniranja.

Kliknite kako biste ispisali izvje{taj.

SLIKA 23.6

Pove}anje/smanjenje prikaza izvje{taja.

Pregled izvje{taja na jednoj, dvije ili ~etiri stranice.

Odaberite Napustiti postotak po- prozor Print ve}anja/sma- Preview. njenja.

Jednostavan izvje{taj bez grupiranja podataka.

PRIKAZIVANJE I ISPISIVANJE IZVJE[TAJA U PROZORU PRINT PREVIEW Bez obzira stvarate li izvje{taj pomo}u Report Wizarda ili AutoReporta, izvje{taj se prikazuje u prozoru Print Preview (slika 23.6). Iz ovog prozora mo`ete ispisati izvje{taj, ako ste zadovoljni izgledom, ili mo`ete prije}i u prikaz Report Design kako biste unijeli `eljene promjene. (Vi{e o promjenama u 24. vje`bi.) Ako `elite ispisati izvje{taj i podesiti opcije ispisa (primjerice broj kopija), odaberite File, Print. Ako `elite brzi ispis, kliknite gumb Print koji se nalazi na alatnoj traci. @elite li prije}i u prikaz Report Design, odaberite View, Design View. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti i ispisati jednostavan izvje{taj. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako raditi u prikazu Report Design da biste prilagodili svoj izvje{taj.

24. Vje`ba

PRILAGO\AVA-

NJE IZVJE[TAJA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako raditi u prikazu Report Design kako biste svoj izvje{taj u~inili {to privla~nijim.

PROMJENA

POSTOJE]IH IZVJE[TAJA

Kada zavr{ite pregled upravo stvorenog izvje{taja, zatvorite prozor Print Preview kako biste zatvorili i izvje{taj ili prije|ite u Design View iz izbornika View. Ako se kasnije `elite ponovno vratiti u prikaz Report Design, slijedite naredne korake u prozoru Database:

1. U prozoru baze podataka kliknite podru~je Reports. 2. Kliknite izvje{taj koji `elite mijenjati. 3. Kliknite gumb Design. Izvje{taj se prikazuje u prikazu Design, kao {to je prikazano na slici 24.1.

Kao {to vidite na slici 24.1 podru~je Report Header prikazuje naslov izvje{taja dok Page Header prikazuje oznake stupaca u izvje{taju. Podru~je Detail popisuje polja koja ste odabrali za ispis, a podru~je Page Footer sadr`i formulu za ispis trenutnog datuma i vremena. Prikaz Report Design vam se vjerojatno ~ini poznatim, vrlo je sli~an prikazu Form Design. Gotovo sve {to ste nau~ili o ure|ivanju formi u 15. i 17. vje`bi mo`ete primijeniti i na ure|ivanje izvje{taja. Kao i prikaz Form Design tako i Report Design sadr`i okvir za alate s naj~e{}im alatkama za ure|ivanje u koji mo`ete dodavati sve specijalne elemente koje ste nau~ili u 16. vje`bi.

176

24. VJE@BA

SLIKA 24.1 Prikaz izvje{taja stvorenog u prethodnoj vje`bi u prikazu Report Design. Gumbi za naredbe u izvje{taju Access omogu}ava postavljanje bilo koje vrste kontrole u izvje{taj, ~ak i one koje izgledaju silly, primjerice gumbi za naredbu ili kombinirani okviri. Najbolje je da se dr`ite okvira za tekst, oznaka i grafika u izvje{taju.

RAD

S KONTROLAMA U IZVJE[TAJU

Rad s kontrolama u izvje{taju u prikazu Report Design potpuno je jednak radu s kontrolama u prikazu Form Design. @elite li obnoviti znanje, vratite se na 15. vje`bu ili slijedite kratki pregled: l

Odabiranje kontrola. Kao i u prikazu Form Design kliknite na kontrolu u izvje{taju kako biste je odabrali. Hvataljke odabira (kvadrati}i u kutevima) prikazuju se oko kontrole. O vi{e detalja pro~itajte 15. vje`bu.

PRILAGO\AVANJE

l

IZVJE[TAJA

Pomicanje objekata. Da biste pomicali kontrolu, najprije je odaberite i zatim postavite pokaziva~ mi{a na rub kako bi pokaziva~ promijenio izgled u otvorenu crnu ruku. Tada kliknite i povucite kontrolu na novo mjesto.

Pomicanje kontrola izme|u podru~ja Bilo koji objekt mo`ete povu}u u drugo podru~je, no isto tako mo`ete kontrolu izrezati i ulijepiti je. Odaberite objekt i pritisnite Ctrl+X kako biste objekt izrezali, zatim kliknite naslov podru~ja gdje `elite objekt pomaknuti i pritisnite Ctrl+V kako biste ulijepili objekt u novo podru~je. Promjena veli~ine kontrola. Odaberite kontrolu i postavite pokaziva~ mi{a iznad hvataljki za odabir i povucite mi{em kako biste pove}ali/smanjili kontrolu. l Formatiranje okvira za tekst. Da biste odabrali pisma, upotrijebite padaju}e popise Font i Font Size na alatnoj traci. @elite li podesiti posebne efekte, upotrijebite gumbe Bold, Italic i Underline. Izvje{taju mo`ete dodavati slike i crte`e kao {to ste ih dodavali i formama. Vi{e o dodavanju slika i crte`a govorili smo u 17. vje`bi. l

Access na Webu Formama i izvje{tajima mo`ete pridjeljivati hiperveze za objekte {to }ete nau~iti u 27. vje`bi. Hiperveze nisu korisne pri ispisu, no ako spremate izvje{taj u Wordovom formatu hiperveza mo`e biti aktivna kada otvorite dokument u Wordu.

DODAVANJE

I UKLANJANJE KONTROLA

U bilo koje vrijeme mo`ete u izvje{taj dodavati vi{e kontrola. Slijedite naredne korake:

1. Ako ne vidite popis polja, odaberite View, Field List ili kliknite gumb Field List na alatnoj traci. Prikazuje se plutaju}i okvir popisuju}i sva polja u tablici ili upitu koje upotrebljavate.

177

178

24. VJE@BA

2. Povucite polje iz popisa u izvje{taj gdje ono postaje kontrola, naj~e{}e kao okvir za tekst. Smjestite kontrolu bilo gdje u podru~je Detail.

Ne brinite se ako kontrola nije na `eljenom mjestu ili preklapa drugu kontrolu, kasnije }ete u vje`bi nau~iti kako rije{iti ovaj problem. Da biste kontrolu izbrisali, odaberite je i pritisnite tipku Delete. Brisanje kontrole iz izvje{taja ne zna~i i brisanje polja iz tablice.

RAD

S NOVIM KONTROLAMA

Kada dodajete kontrolu u izvje{taj, naj~e{}e dodajete dvije stvari – oznaku i okvir za tekst. Ova dva elementa su povezana – oznaka opisuje okvir za tekt, a okvir za tekst predstavlja polje koje ste trenutno upotrijebili (slika 24.2). Tekst oznake mo`ete promijeniti bez obzira na okvir za tekst. Na primjer, mo`ete promijeniti oznaku polja Coloring u Dog Color a da ne mijenjate sadr`aj okvira za tekst. Da biste promijenili oznaku, jednostavno je kliknite i utipkajte `eljeni tekst. Postavite pokaziva~ mi{a na najve}u hvataljku kako biste objekt pomaknuli odvojeno

Okvir za tekst

SLIKA 24.2

Oznaka

Okvir za tekst i njegova oznaka.

Prema izvornoj postavci kada pomi~ete okvir za tekst pomi~ete i njegovu oznaku. Postavite li pokaziva~ mi{a na rub okvira za tekst, on mijenja izgled u otvorenu ruku i to je znak da }e oznaka slijediti pomicanje okvira za tekst. Dakako, mo`ete pomicati okvir za tekst odvojeno od njegove oznake. Primijetite da je kvadrati} u gornjem desnom kutu najve}i. Kada pokaziva~ mi{a postavite iznad tog kvadrati}a on mijenja izgled u ruku s podignutim prstom. Ovo je znak da okvir za tekst mo`ete povu}i odvojeno od oznake. Odvojeno pomicanje oznake mo`e biti korisno ako ne `elite prikazati

PRILAGO\AVANJE

IZVJE[TAJA

oznaku na uobi~ajenom mjestu – desno od okvira za tekst. Na primjer, mo`ete oznaku smjestiti iznad okvira za tekst.

DODAVANJE

OZNAKA

U prethodnom odlomku govorili smo o dodavanju para kontrola – okvira za tekst i pridijeljene oznake. No, oznaku mo`ete dodavati i zasebno uz neki ekstra tekst koji nije nu`no povezan s odre|enim poljem. Na primjer, op}eniti tekst o izvje{taju. Kliknite gumb Label u okviru za alatke. Tada kliknite bilo gdje u izvje{taj i po~nite s utipkavanjem. Kada zavr{ite, kliknite bilo gdje izvan oznake.

DODAVANJE

PRORA^UNSKIH OKVIRA ZA TEKST

Okviri za tekst naj~e{}e prikazuju podatke iz polja, no mogu imati i drugu namjenu – mogu prikazivati prora~un zasnovan na vrijednostima iz razli~itih polja. Stvaranje prora~unskog okvira za tekst je ne{to slo`enije. Najprije morate stvoriti nevezani okvir za tekst (onaj koji nije vezan za odre|eno polje) i tada unijeti kalkulaciju u okvir za tekst. Slijedite naredne korake:

1. Kliknite alatku Text Box u okviru za alate i kliknite i povucite u izvje{taj da biste stvorili okvir za tekst.

2. Promijenite oznaku kako bi odra`avala sadr`aj okvira za tekst. Na primjer, ako se radi o izra~unatom porezu promijenite i oznaku u Porez. Nakon toga smjestite oznaku na `eljeno mjesto.

3. Kliknite u okvir za tekst i unesite formulu koju `elite izra~unati. (Vodi~ vam je sljede}i odlomak.)

4. Kada zavr{ite kliknite bilo gdje izvan okvira za tekst. Formule koje unosite u prora~unske okvire za tekst upotrebljavaju standardne matemati~ke kontrole: +

Zbrajanje

–

Oduzimanje

*

Mno`enje

/

Dijeljenje

179

180

24. VJE@BA

Sve formule po~inju znakom jednakosti (=), a sva polja moraju biti u uglatim zagradama ([ ]). Evo nekoliko primjera: l

l

l

Da biste izra~unali ukupnu cijenu mno`enjem vrijednosti polja Quantity s vrijednosti polja Price, unesite =[Quantity]*[Price]. Da biste izra~unali popust od 25% na vrijednost u polju Cost, unesite =[Cost]*.075. Da biste dodali zbroj vrijednosti u tri polja, unesite =[Field1]+[Field2]+[Field3].

Vi{e prostora Ako vam ponestane mjesta u okviru za tekst pri unosu formule, pritisnite Shift+F2 kako biste otvorili okvir Zoom gdje ima vi{e mjesta.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako prilagoditi izvje{taj dodavanjem i uklanjanjem objekata, pomicanjem istih po izvje{taju i stvaranjem izra~una. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti dijagram zasnovan na tablici ili upitu va{e baze podataka.

25. Vje`ba

RAD

S POVEZANIM TABLICAMA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako upotrijebiti povezane tablice u formama, upitima i izvje{tajima.

ZA{TO

POVEZIVATI TABLICE?

Kada ste na po~etku knjige zapo~eli stvaranje baze podataka, predlo`ili smo vam da stvorite odnose izme|u tablica. (U 10. vje`bi ste stvarali odnose izme|u tablica.) Vjerojatno ste se tada pitali koji je razlog stvaranja odnosa – ~emu je to uop}e potrebno. U ovoj vje`bi }ete pro~itati kako tako povezane tablice mogu pomo}i u organiziranju podataka. Odnos izme|u tablica povezuje dvije tablice spajanjem odgovaraju}ih polja. Na taj na~in mogu}e je izbaciti unos ponavljanih i perifernih informacija u novoj tablici, dok i dalje upotrebljavate te informacije u glavnoj tablici. Na primjer, na slici 25.1, tablice Titles i Dog Coloring podr`avaju glavnu tablicu (Dogs) nude}i popise valid vrijednosti za odre|ena polja. Tablica Titles sadr`i popis svih mogu}ih imena pasa, a tablica Dog Coloring sadr`i popis svih dozvoljenih boja dlake psa.

182

25. VJE@BA

SLIKA 25.1 Da biste vidjeli trenutne odnose izme|u tablica, otvorite prozor Relationships (Tools, Relationships). U slo`enijim bazama podataka mo`ete imati vi{e odnosa izme|u tablica. Pogledajte sliku 25.2 i probajte pratiti i shvatiti sve odnose u bazi podataka Sales.

SLIKA 25.2 Posao s kupcima, dobavlja~ima, inventarom i zaposlenicima mo`e imati slo`eni sustav odnosa.

RAD

S POVEZANIM TABLICAMA

PRIKAZIVANJE POVEZANIH PRIKAZU DATASHEET

PODATAKA U

Kada pregledavate tablicu u prikazu Datasheet, mo`ete brzo prikazati informacije iz povezanih tablica. (Ovo je jedna od sjajnih novih mogu}nosti Accessa 2000.) Pretpostavimo da pregledavate tablicu Titles (slika 25.1) u prikazu Datasheet. S lijeve strane svakog sloga primijetit }ete oznaku plusa (+). Kliknete li na oznaku plusa, prikazuje se mala tablica koja ispisuje sve slogove iz povezane tablice s istim vrijednostima (slika 25.3). Ovi slogovi iz tablice Dogs sadr`e vrijednost 0 u polju Title.

SLIKA 25.3 Prika`ite povezane slogove u vezanoj tablici klikom na oznaku plusa uz slog. Kada su prikazani povezani slogovi, oznaka plusa mijenja se u oznaku minusa. Kliknete li oznaku minusa, ponovno }ete sakriti povezane slogove.

STVARANJE

VI[ETABLI^NOG UPITA

Vi{etabli~ni upiti se upotrebljavaju za povla~enje informacija iz vi{e tablica u isto vrijeme. Tako povu~ene informacije mo`ete upotrijebiti u izvje{tajima, formama, drugim upitima ili ih pregledati u prozoru rezultata upita.

183

184

25. VJE@BA

Da biste stvorili vi{etabli~ni upit, prvo stvorite novi upit pomo}u prikaza Design (21. vje`ba). U okviru za dijalog Show Table, prije nego kliknete Close, odaberite vi{e od jedne tablice. Na taj na~in imate vi{e tablica iz kojih mo`ete povu}i informacije. Ako za sada tablice nisu povezane, stvorite privremenu vezu izme|u njih povla~enjem polja iz jedne tablice na odgovaraju}e polje druge tablice, kao {to ste nau~ili u 10. vje`bi. Tada normalnom procedurom zavr{ite upit (21. vje`ba).

Upiti nad vi{e povezanih tablica Kada ste povezali dvije tablice, kao {to su Titles i Dogs iz slike 25.1, naj~e{}e ih povezujete po broju polja. Na slici 25.1, polje Title ID u tablici Title je povezano s poljem Title u tablici Dogs. To zna~i da se broj, a ne opisno ime, prikazuje u tablici Dogs za svako ime psa. S obzirom da nismo zapamtili sve ID brojeve imena pasa, te{ko je re}i kako se zove svaki pas. No, mo`ete stvoriti upit koji uklju~uje sva polja tablice Dogs, osim polja Titles, i polje Title iz tablice Titles (polje sadr`i opisni tekst). Tada mo`ete upotrijebiti rezultate upita, umjesto tablice Dogs, da biste stvorili forme i izvje{taje.

STVARANJE

VI[ETABLI^NIH FORMI

U prethodnom odlomku nau~ili ste kako stvoriti upit koji uklju~uje polja iz vi{e tablica, a to je ujedno i najlak{i na~in stvaranja vi{etabli~ne forme. Stvorite upit i jednostavno stvorite formu koja je zasnovana na upitu.

Podforma Podforma je jo{ jedan objekt baze podataka. To je zapravo forma koju }ete kao objekt umetnuti u drugu formu. Da biste formu prikazali kao podformu, povucite je u neku drugu formu koja je otvorena u prikazu Design.

RAD

S POVEZANIM TABLICAMA

Drugi na~in je stvaranje forme s umetnutom podformom. Podforma mo`e sadr`avati podatke iz bilo koje povezane tablice. Primjerice, u formi Customers mo`ete uklju~iti podformu koja }e ispisati sve narud`be kupca. Slijedite naredne korake kako biste stvorili formu s umetnutom podformom:

1. Zapo~nite stvaranje nove forme pomo}u Form Wizarda. Da biste to uradili, u prozoru Database, kliknite jaha~a kartice Forms i tada dvostruko kliknite opciju Create form by using wizard.

2. U prvom okviru za dijalog Form Wizarda odaberite tablicu ili upit, a zatim i `eljena polja ({to ste nau~ili u 14. vje`bi).

3. Umjesto da nastavite s radom, odaberite drugu tablicu ili upit iz

padaju}eg popisa Tables/Queries i iz njih tako|er odaberite `eljena polja (slika 25.4).

SLIKA 25.4 Prije nego {to kliknete Next, a nakon odabira polja iz jedne tablice, odaberite drugu tablicu i iz nje tako|er odaberite polja. Tablice moraju biti povezane Ako odaberete dvije tablice koje nisu povezane, Form Wizard }e u ovom trenutku ispisati upozoravaju}u poruku. Tada napustite Wizard i podesite vezu izme|u tablica koje `elite upotrijebiti.

185

186

25. VJE@BA

4. Nastavite odabirati tablice/upite i iz njih odabirite polja koja su vam potrebna. Kada ste uklju~ili sva polja, kliknite Next.

5. ^arobnjak }e vas upitati kako `elite prikazati podatke. Iz popisa odaberite jednu tablicu koja }e biti osnovni izvor podataka za formu, dok }e druga biti izvor podataka za podformu.

Povezivanje formi Ovi koraci pokazuju kako stvoriti formu s podformom, no vi }ete mo`da `eljeti stvoriti dvije odvojene forme koje ~uvaju podatke iz dvije tablice ili upita. Ako je to ono {to `elite, kliknite gumb Linked Forms u okviru za dijalog ~arobnjaka (slika 25.5). Tada zavr{ite rad s ~arobnjakom kao {to ste nau~ili u 14. vje`bi.

SLIKA 25.5

Odaberite na~in prikaza podataka iz tablice.

6. Kliknite Next. 7. ^arobnjak postavlja pitanje o formatu podforme. Odaberite opciju Tabular (jednaka tablici u Wordu) ili Datasheet (jednaka prora~unskoj stranici u Excelu) i kliknite Next.

8. Odaberite stil forme i kliknite Next. 9. Unesite naslov forme i podforme. (Forma i podforma se spremaju kao odvojene forme u bazu podataka.) Kliknite Finish. Prikazuje se forma (slika 25.6).

RAD

Osnovna forma

S POVEZANIM TABLICAMA

Podforma

SLIKA 25.6 Ova forma sadr`i polja iz jedne tablice u osnovnoj formi i drugu tablicu u podformi.

STVARANJE

VI[ETABLI^NIH IZVJE[TAJA

Kao i forme tako mo`ete stvoriti i izvje{taje koji upotrebljavaju vi{e tablica ili upita. Stvaranje je gotovo jednako stvaranju izvje{taja zasnovanog na jednoj tablici, {to ste nau~ili u 23. vje`bi. Evo brzog pregleda:

1. Stvorite odnos izme|u tablica (10. vje`ba). 2. Zapo~nite stvaranje novog izvje{taja pomo}u Report Wizarda. (U prozoru Database kliknite jaha~a kartice Reports i tada dvostruko kliknite opciju Create report by using wizard.)

3. Odaberite polja iz prve tablice koju `elite upotrijebiti. 4. Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite drugu tablicu ili

upit. Tada i iz njih odaberite polja. Ove radnje su iste kao i kod formi (slika 25.4).

5. Kada zavr{ite, kliknite Next. 6. Kada ste upitani kako `elite prikazati podatke, odaberite jednu

tablicu. Ova radnja je potpuno jednaka i kod formi (slika 25.5). Kliknite Next.

187

188

25. VJE@BA

7. Nastavite raditi s ~arobnjakom; dodajte grupiranje, sortiranje itd. Ako je potrebno, ponovno pro~itajte 23. vje`bu.

8. Kada do|ete na kraj, kliknite Finish da biste stvorili svoj izvje{taj. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti upite, forme i izvje{taje zasnovane na vi{e tablica me|usobno povezanih. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti dijagram iz va{ih podataka.

26. Vje`ba

STVARANJE

DIJAGRAMA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti dijagram zasnovan na podacima iz va{e baze podataka.

PREDNOSTI

DIJAGRAMA

Jeste li primijetili kako ljudi ne vole brojke? Pomo}u dijagrama }ete informacije prikazati na puno jednostavniji na~in. Jedan pogled na dijagram mo`e zamijeniti stotine stranica podataka. Recimo da `elimo saznati koje su boje naj~e{}e kod na{ih pasa. Ispisati mo`ete popis svih pasa i njihovih mogu}ih boja, a zatim prebrojati koliko je boja i tada broj boja podijeliti s brojem pasa. Tako }ete dobiti postotak za svaku boju. Mnogo je lak{e stvoriti dijagram koji prikazuje postotak svake boje. Dijagrami su tako|er dobri za pra}enje informacija. Primjerice, u organizaciji prodaje mo`ete stvoriti dijagram vrijednosti prodaje za svakog kupca u mjesecu ili dijagram koliko ste pojedinih proizvoda prodali u mjesecu (ili tjednu ili godini).

STVARANJE

DIJAGRAMA

Dijagram mo`ete umetnuti u formu ili izvje{taj. U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti izvje{taj s dijagramom. Jednostavno slijedite ~arobnjaka. Chart Wizard radi potpuno jednako za svaki dijagram, no okviri za dijalog su pone{to razli~iti. Najprije }emo stvarati jednostavan kru`ni dijagram zasnovan na upitu, a tada stup~asti dijagram.

190

26. VJE@BA

STVARANJE

JEDNOSTAVNOG KRU@NOG DIJAGRAMA

Kru`ni dijagram je dobar kada treba sve dijelove prikazati kao cjelinu. Slijedite naredne korake da biste stvorili kru`ni dijagram:

1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i tablicu ili upit iz kojih `elite stvoriti dijagram.

2. U prozoru baze podataka kliknite jaha~a kartice Reports i tada kliknite gumb New. Prikazuje se okvir za dijalog New Report.

3. Odaberite opciju Chart Wizard. 4. Na dnu okvira za dijalog otvorite padaju}i popis i odaberite ta-

blicu ili upit koji sadr`i `eljene podatke za dijagram (dobar odabir je upit Employee Sales by Country iz Northwinda). Kliknite OK i pokre}e se Chart Wizard (slika 26.1).

Kliknite kako biste pomaknuli odabrano polje u popis Fields for Chart.

SLIKA 26.1

Odaberite polja koja `elite uklju~iti u dijagram.

Ne odabirite previ{e polja! Odaberite to~no dva polja za kru`ni dijagram (jedno za oznaku, a jedno za podatak) ili dva i vi{e za ostale vrste dijagrama. Ina~e, sva polja ne}e biti vidjiva u dijagramu ili }e dijagram biti nepregledan.

STVARANJE

DIJAGRAMA

5. U popisu Available Fields i kliknite gumb > kako biste polje pomaknuli u popis Fields for Chart. Za sada stvaramo kru`ni dijagram pa odaberite samo dva polja i to polje Coloring Country i Sale Amount. Da biste natavili s radom, kliknite Next.

6. Odaberite vrstu dijagrama (slika 26.2). Kliknite jednu od sli~ica

kru`nih dijagrama i pro~itajte obja{njenje koje se prikazuje. Zapamtite da svaka vrsta dijagrama ima trodimenzionalni ili dvodimenzionalni prikaz. Kada ste zadovoljni s izborom, kliknite Next.

SLIKA 26.2

Odaberite vrstu dijagrama.

7. Vidjet }ete okvir za dijalog koji je va`an za slo`enije dijagrame, a kako stvarate kru`ni dijagram u kojem ne mo`ete puno uraditi kliknite Next da biste nastavili s radom.

8. Unesite naslov dijagrama. 9. Kliknite opciju Yes, Display A Legend ili opciju No, Don’t Display A Legend. (Preporu~amo Yes ako ne znate koju izabrati.) Kliknite Finish. Dijagram se prikazuje u prozoru Print Preview (slika 26.3).

191

192

26. VJE@BA

Legend

SLIKA 26.3

Zavr{eni kru`ni dijagram.

Linijski i stup~asti dijagrami prikazuju podatke proteklog vremena. Primjerice, mo`ete prikazati prodaju proteklih godina. Da biste to uradili, slijedite korake:

1. Slijedite prva tri koraka stvaranja kru`nog dijagrama (obja{njenje ranije u vje`bi) sve dok nije prikazan okvir za dijalog u kojem }ete odabrati Chart Wizarda.

2. Iz padaju}eg popisa odaberite tablicu ili upit s kojima `elite raditi. Iz baze podataka Northwind Traders odaberite Employee Sales By Country. Kliknite OK i prikazuje se prvi okvir za dijalog Chart Wizarda.

3. U popis Fields for Chart dodajte polja s kojima `elite raditi, isto kao i kod kru`nog dijagrama. Odabrati morate barem dva polja jer stup~asti dijagram ima dvije osi (primjerice, polje Country i Sale Amount). Kliknite Next.

4. Odaberite vrstu dijagrama (slika 26.2). Kliknite jednu od ponu|enih mogu}nosti stup~astih dijagrama i kliknite Next. Vidjet }ete sljede}i okvir za dijalog.

STVARANJE

DIJAGRAMA

5. Ako polja nisu dobra, povucite ih iz dijagrama u desni dio okvira za dijalog kako biste ih uklonili i zatim povucite ispravna polja natrag u dijagram. Kada je sve ispravno, kliknite Next.

6. U sljede}em okviru za dijalog unesite naslov i odaberite `elite li upotrijebiti legendu i tada kliknite Finish.

7. Ovisno o tablici ili upitu koje ste upotrijebili mo`da }ete morati unijeti dodatne informacije. Primjerice, u na{em primjeru potrebno je unijeti po~etak i kraj prodaje. Unesimo stoga 1/1/97 kao po~etak i 1/1/99 kao kraj.

Nakon {to ste odgovorili na sva pitanja prikazuje se va{ dijagram (slika 26.4).

SLIKA 26.4 Prikaz stup~astog dijagrama u Accessu stvorenog iz baze podataka Northwind Traders.

193

194

26. VJE@BA

UPOTREBA

PROZORA

PRINT PREVIEW

Rad s izvje{tajem s dijagramom u prozoru Print Preview je jednak radu koji ste nau~ili u 23. vje`bi. Izvje{taj mo`ete ispisati klikom na gumb Print ili mo`ete zatvoriti prozor klikom na gumb Close.

SPREMANJE

IZVJE[TAJA S DIJAGRAMOM

Da biste spremili izvje{taj s dijagramom, zatvorite prozor Print Preview klikom na gumb Close. Vidjet }ete pitanje da li `elite spremiti promjene koje ste uradili u izvje{taju. Kliknite Yes i bit }ete upitani za ime izvje{taja. Utipkajte ime koje `elite da se prika`e na kartici Reports u prozoru Database i tada kliknite OK. Access }e prije}i u prikaz Design gdje mo`ete unijeti promjene u izvje{taj. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti, ispisati i spremiti izvje{taj s dijagramom. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako upotrijebiti Access na Internetu.

27. Vje`ba

UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako iskoristiti mogu}nosti Accessa 2000 da biste svoj rad povezali s Internetom.

OSNOVE INTERNETA Internet je brojna kolekcija spojenih mre`a ra~unala, a njezin najpopularniji dio je World Wide Web. Ve}ina Web datoteka je spremljena u formatu HTML – Hypertext Markup Language. Access nudi dva na~ina interakcije s Internetom: dolazne i odlazne. Drugim rije~ima, mo`ete ponuditi Accessove informacije ljudima koji koriste Internet ili Internet informacije ljudima koji koriste va{u bazu podataka. Da biste ponudili informacije dolaznim korisnicima (posjetitelji na Web stranici), morate dijelove baze podataka u~initi dostupnim, tako {to }ete spremiti tablice u HTML formatu i kopirati ih na poslu`itelj na Internetu (ra~unalo koje je direktno spojeno na Internet). Ako se va{a tvrtka povezuje s Internetom preko lokalne mre`e (LAN), tada vjerojatno ima i ra~unalo na koje izravno mo`ete spremiti HTML datoteke. Ako upotrebljavate modem za spajanje s Internetom, va{ doma}in mo`e ponuditi prostor na poslu`itelju za va{e HTML datoteke. Tako|er mo`ete podesiti hiperveze s ostalim URLsovima s bazom podataka tako {to }e korisnici imati izlazni pristup Web stranicama. Kada korisnici kliknu hipervezu za vrijeme rada na bazi podataka, njihov Web pretra`iva~ }e se otvoriti, u odvojenom prozoru, i prikazati odre|eni URL.

196

27. VJE@BA

Uniform Resource Locator (URL) URL je Web adresa. URL je jednak broju telefona za spajanje na Internet. Ve}ina ih zapo~inje s http:// i nakon toga slijedi ime stranice – primjerice, http://www.mcp.com. Neki URLsovi sadr`e odre|eni direktorij i imena datoteka: http://www.mcp.com/Pub/index.htm. U ovom primjeru Pub/ je direktorij, a index.htm je ime datoteke. Hiperveza Hiperveza je dio teksta ili sli~ica koju mo`ete kliknuti i tako brzo pristupiti odre|enom URLsu. Kada kliknete na hipervezu, va{ Web pretra`iva~ se otvara (ako je pode{en) i odre|eni podaci URLsa se prikazuju.

SPREMANJE

KAO

WEB

STRANICE

U HTML format mo`ete spremiti razne objekte Accessove baze podataka. Naj~e{}e }ete u HTML format spremati va{e tablice. Tablice sadr`e podatke, a njih korisnici Weba naj~e{}e i pregledavaju. Access 2000 se prema HTML odnosi kao i prema drugim formatima podataka pa je stoga lagano spremiti rad u HTML format. Slijedite naredne korake:

1. U prozoru Database odaberite objekt koji `elite izvoziti. 2. Odaberite File, Export. Prikazuje se okvir za dijalog Export. (Ime okvira za dijalog je razli~ito ovisno o objektu; za tablicu, ono je Export Table “Ime tablice” To.)

3. Unesite ime za izvoznu datoteku. Ponu|eno ime je ime objekta. 4. Iz padaju}eg popisa Save as Type odaberite opciju HTML Documents (slika 27.1).

5. (Mogu}nost) Ako `elite upotrijebiti predlo`ak formatiranja

HTML (drugim rije~ima, izvozni format zasnovati na postoje}oj datoteci HTML-a), potvrdite opciju Save Formatted.

6. Kliknite Save.

UPOTREBA ACCESSA

NA INTERNETU

SLIKA 27.1 Za vrstu datoteke odaberite opciju HTML Documents. 7. Ako ste potvrdili opciju Save Formatted, prikazuje se okvir za

dijalog HTML Output Options (slika 27.2). Unesite ili potra`ite ime postoje}e HTML datoteke na kojoj }ete zasnovati novo formatiranje (ako `elite) i kliknite OK.

SLIKA 27.2 Ako potvrdite opciju Save Formatted, mo`ete odrediti HTML datoteku na kojoj }ete zasnovati formatiranje. Nakon spremanja u format HTML-a mo`da }ete `eljeti otvoriti spremljenu stranicu na Web pretra`iva~u kako biste vidjeli svoj rad.

UMETANJE HIPERVEZE ACCESSOVE OBJEKTE

U

Postoje dva na~ina dodavanja hiperveze Accessovoj bazi podataka. Prvi je stvaranje polja u tablici i pode{enje vrste podataka kao Hyperlink. Tada bilo koji tekst koji unesete u polje postaje hiperveza, a klikom na

197

198

27. VJE@BA

nju otvarate odre|enu Web stranicu. Primjerce, na slici 27.3 podesili smo polje Breeders Home Page u tabici Dogs da ~uva URLs za po~etnu stranicu uzgajiva~a od kojih ste kupili psa. Kao {to vidite na slici 27.4, unijeli smo URLs u to polje i ono automatski postaje polje podcrtanih hiperveza.

SLIKA 27.3 Pode{enjem vrste podataka kao Hyperlinka, Access bilo koji podatak unesen u to polje shva}a kao URL.

SLIKA 27.4 Bilo koji uneseni podatak u polje vrste podataka Hyperlink postaje hiperveza.

UPOTREBA ACCESSA

NA INTERNETU

Ne samo za upotrebu na Webu Ako `elite, mo`ete hipervezu postaviti za dokument na tvrdom disku ili va{em LANU umjesto s Web adresom. Primjerice, imate li dokument koji podr`ava slog (ugovor u Wordu), mo`ete unijeti stazu za dokument u polje hiperveze (primjerice, c:\mydocuments\contract1.doc).

Drugi na~in je postavljanje hiperveze u formu ili izvje{taj. Ovaj na~in nije pridijeljen bilo kojem slogu ve} cijeloj formi ili tablici. Da biste postavili hipervezu, slijedite naredne korake:

1. Otvorite formu ili izvje{taj u prikazu Design. 2 Kliknite gumb Insert Hyperlink na alatnoj traci. Prikazuje se okvir za dijalog Insert Hyperlink (slika 27.5).

SLIKA 27.5 U okviru za dijalog Insert Hyperlink odredite URL za hipervezu. 3. U okvir za tekst Type the File or Web Page Name unesite ime datoteke ili URL-a za hipervezu.

199

200

27. VJE@BA

Pronala`enje Web stranice Ako ne znate adresu Web stranice, kliknite gumb Web Page kako biste pokrenuli Web pretra`iva~ i prona|ite stranicu. Kada prona|ete `eljenu stranicu, vratite se u Access pomo}u trake sa zadacima i adresa stranice je automatski unesena. @elite li prona}i datoteku koja nije na Webu (datoteka na va{em tvrdom disku), kliknite gumb File.

4. Kliknite OK. Access ume}e hipervezu u aktivno podru~je. Kao i sve druge objekte tako i hipervezu mo`ete pomicati na `eljeno mjesto u formi (15. vje`ba).

Prethodna metoda ume}e jednostavni tekst hiperveze koji ispisuje URL. @elite li ne{to zgodnije, mo`ete stvoriti sliku i njoj pridijeliti funkciju hiperveze. Slijedite naredne korake kako biste stvorili sliku koja }e imati funkciju hiperveze:

1. Umetnite sliku ili gumb za naredbu u izvje{taj ili formu kao {to ste nau~ili u 17. vje`bi.

2. Kliknite desnom tipkom mi{a na sliku ili gumb i iz izbornika pre~ica koji se prikazuje odaberite opciju Properties.

3. Na stranici svojstava kliknite jaha~a kartice Format. 4. U okvir za tekst Hyperlink Address utipkajte URL (slika 27.6) ili kliknite gumb Build kako biste otvorili okvir za dijalog Insert Hyperlink i odabrali URL.

5. Zatvorite stranicu svojstava. Kliknete li sliku ili gumb, pokre}ete hipervezu.

UPOTREBA ACCESSA

NA INTERNETU

SLIKA 27.6 U okviru za tekst Hyperlink Address odredite URL i slika postaje hiperveza.

DATA ACCESS PAGES Ako ste koristili ranije verzije Accessa, sada ste mo`da primijetili novu karticu ili gumb u prozoru baze podataka koja se zove Pages. Ova kartica se koristi za stvaranje data access pages. Data access pages su posebno dizajnirane Web stranice koje povla~e podatke iz baze podataka i nude ih na Internetu.

Data Access Pages su posebno dizajnirane Web stranice koje povla~e podatke iz baze podataka i nude ih na Internetu.

Data access page mo`ete stvoriti na ~etiri na~ina: l

l

l l

Pomo}u opcije AutoPage. Odaberite izvor sloga i opcija AutoPage }e stvoriti stranicu koja koristi sva polja iz odabranog izvora. Pomo}u ~arobnjaka. ^arobnjak postavlja pitanja o izvorima, poljima, izgledu i formatiranju i stvara stranicu na osnovi va{ih odgovora. Postoje}u Web stranicu upotrijebite kao data access page. Stvoriti vlastitu data access page (nije preporu~ljivo za po~etnike).

201

202

27. VJE@BA

Najbolja je metoda za po~etnike stvaranje data access page pomo}u opcije AutoPage kako biste vidjeli o ~emu se zapravo radi. Slijedite naredne korake kako biste upotrijebili opciju AutoPage.

1. U prozoru baze podataka kliknite Pages. 2. Kliknite gumb New. Prikazuje se okvir za dijalog New. 3. Kliknite opciju AutoPage: Columnar. 4. Iz padaju}eg popisa odaberite tablicu ili upit koji `elite upotrijebiti.

5. Kliknite OK. Prikazuje se stranica, prikaz na slici 27.7. 6. Zatvorite prozor stranice. Prikazuje se okvir s pitanjem `elite li spremiti promjene.

7. Odaberite Yes. Prikazuje se okvir za dijalog Save As Data Access

Page. (Na ovaj je na~in mo`ete spremiti kao odvojenu datoteku od baze podataka za objavljivanje na Internetu.)

8. U okvir za tekst File name utipkajte ime i odaberite Save.

SLIKA 27.7 Accessu.

Jednostavna data access forma stvorena u

Kada Access sprema data access page, tako|er sprema i mapu koja sadr`i podatke. Kada prebacujete datoteku HTML na Web poslu`itelj, uvjerite se da prebacujete i pridijeljenu mapu. Tada Internet korisnici mogu pretra`ivati va{e podatke pomo}u vlastitih Web pretra`iva~a (slika 27.8).

UPOTREBA ACCESSA

NA INTERNETU

SLIKA 27.8 Va{i podaci se pretra`uju obi~nim Web pretra`iva~em. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako podatke iz Accessa povezati s World Wide Webom. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako sigurno podijeliti podatke s ostalim ljudima.

203

28. Vje`ba

DIJELJENJE

BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako podijeliti podatke s drugim korisnicima, a ujedno sa~uvati sigurnost va{ih podataka.

ZA[TO

DIJELITI PODATKE?

Vjerojatno niste stvorili bazu podataka za osobnu upotrebu, ve} ste je vjerojatno namijenili kao alatku cijelom timu stru~njaka ili ~ak i cijeloj tvrtki. Mnogi }e ljudi imati pristup va{im podacima. No svakako ne `elite podatke izlo`iti drugim korisnicima bez odre|ene za{tite. Ako ne za{titite svoje podatke, mo`e se desiti da odre|eni korisnici namjerno ili slu~ajno uni{te va{ kompletan rad. Sljede}a vje`ba }e vas nau~iti kako podijeliti podatke s drugi korisnicima, ali uz odre|enu za{titu.

OTVARANJE

BAZE PODATAKA U EKSKLUZIVNOM NA^INU RADA Za va{u bazu podataka mo`ete podesiti lozinku (pro~itajte sljede}i odlomak) ako je ona otvorena u dijeljenom na~inu rada. Ovaj na~in rada omogu}ava istovremeni rad vi{e korisnika u mre`i na istoj bazi podataka. Prema izvornoj postavci baze podataka se otvaraju u dijeljenom na~inu rada, ali ako `elite bazu podataka mo`ete otvoriti i u ekskluzivnom na~inu rada – odabirom opcije Exclusive u okviru za dijalog Open pri otvaranju datoteke.

DIJELJENJE

BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA

Slijedite naredne korake kako biste podesili da se sve baze podataka otvaraju izravno u ekskluzivnom na~inu rada:

1. Odaberite Tools, Options. Prikazuje se okvir za dijalog Options. 2. Kliknite jaha~a kartice Advanced. 3. U podru~ju Default Open Mode kliknite opciju Exclusive. 4. Kliknite OK. Za{to nije ekskluzivan na~in rada? Ako nakon pode{enja u opciju Exclusive ponovno `elite otvoriti bazu podataka, svakako upotrijebite naredbu File, Open. Ne odabirite bazu podataka iz donjeg dijela izbornika File. Za{to? Kada bazu podataka otvarate putem njenog imena u izborniku File, ona se otvara prema ranijim pode{enjima. Prije nije bila pode{ena na ekskluzivni na~in rada pa ne}e biti ni sada.

PRIDJELJIVANJE

LOZINKE DATOTEKAMA

BAZE PODATAKA Najlak{i na~in u spre~avanju drugih ljudi, koji `ele unijeti promjene u bazu podataka, je pridjeljivanje lozinke bazi podataka. Oni koji ne znaju lozinku bit }e sprije~eni u otvaranju datoteke. Bazu podataka morate otvoriti u ekskluzivnom na~inu rada (pro~itajte prethodni odlomak) da biste bili u mogu}nosti pridijeliti lozinku.

PODE[ENJE

LOZINKE

Slijedite naredne korake kako biste podesili lozinku za bazu podataka:

1. Otvorite bazu podataka koju `elite za{tititi. 2. Odaberite Tools, Security, Set Database Password. Prikazuje se okvir za dijalog Set Database Password.

3. U okvir za tekst Password unesite lozinku koju `elite upotrijebiti i tada istu lozinku unesite i u okvir za tekst Verify (slika 28.1). Kliknite OK.

205

206

28. VJE@BA

Znakovi koje utipkavate prikazuju se kao zvjezdice.

SLIKA 28.1 Lozinke su osjetljive na velika i mala slova – utipkajte je dva puta kako biste bili sigurni da je ispravna. Sljede}i puta kada budete `eljeli otvoriti bazu podataka, prikazat }e se okvir za dijalog u koji }ete morati unijeti lozinku. Utipkajte lozinku i kliknite OK.

UKLANJANJE

ILI PROMJENA LOZINKE

Promjena lozinke je proces u dvije faze. Najprije morate ukloniti staru, a nakon toga podesiti novu lozinku. Slijedite naredne korake kako biste staru lozinku uklonili, a zatim upotrijebite prethodne korake kako biste podesili novu:

1. Otvorite bazu podataka u ekskluzivnom na~inu rada. 2. Odaberite Tools, Security, Unset Database Password. Prikazuje se okvir za dijalog s pitanjem o trenutnoj lozinki.

3. Unesite trenutnu lozinku i kliknite OK. Na taj na~in ste lozinku uklonili iz baze podataka.

SIGURNOST NA RAZINI (SAMO ZA MRE@E)

KORISNIKA

Access je stvoren za rad vi{e korisnika pa stoga ima i jake opcije koje kontroliraju pristup bazama podataka. Te opcije nisu namijenjene za jedno ra~unalo ve} za ra~unala u mre`i. Upotrijebite Tools, Security, User and Group Accounts da biste stvorili profil korisnika ili grupa, a zatim Tools, Security, User and Group Permissions kako biste dali dozvolu za pristup svakom objektu u otvorenoj bazi podataka. Ako je potrebno, kontaktirajte svog mre`nog stru~njaka.

DIJELJENJE

BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA

Tako|er mo`ete upotrijebiti i opciju User-Level Security Wizard, koja osigurava bazu podataka, zapravo je udvostru~uje i poma`e u pode{enju dozvole za radnu grupu. Da biste upotrijebili ovu opciju, odaberite Tools, Security, User-Level Security Wizard i slijedite upute na zaslonu. Slika 28.2 prikazuje jedan okvir za dijalog tog ~arobnjaka.

SLIKA 28.2 Opcija User-Level Security Wizard omogu}ava lagani na~in pode{enja kontrole pristupa.

SURADNJA

S DRUGIM KORISNICIMA NA BAZI PODATAKA Nekoliko je na~ina za suradnju na bazi podataka: l

l

l

U mre`i mo`ete dijeliti datoteke baze podataka spremaju}i ih na glavni svima dostupni pogon i mapu. Svaki korisnik ima pristup i mo`e unijeti promjene. Objekte baze podataka, kao {to je tablica, mo`ete poslati putem e-po{te i pridijeljenog dijela. Da biste to uradili, odaberite tablicu ili neki drugi objekt i tada odaberite File, Send To, Mail Recipient (as Attachment). Upotrijebiti mo`ete i opciju NetMeeting za odr`avanje online sastanaka.

207

208

28. VJE@BA

Promjena formata datoteke Kada putem e-po{te {aljete objekte baze podataka, oni mijenjaju format (u TXT ili RTF), pa korisnici mo`da ne}e primiti ispravne datoteke koje ste poslali. Prije slanja otvorite izvezenu datoteku kako biste vidjeli odgovara li ona originalu i isplati li se poslati je drugom korisniku.

Access 2000 omogu}ava upotrebu opcije Microsoft NetMeeting, alata za vo|enje sastanaka na mre`i. U ovim sastancima ostalim sudionicima mo`ete prikazati Accessove datoteke te u odvojenim prozorima porazgovarati o datotekama. Da biste zapo~eli sastanak pomo}u opcije NetMeeting, morate biti sigurni da je ova opcija instalirana na va{e ra~unalo, ali i na ra~unala ostalih sudionika sastanka. Tako|er svi istovremeno moraju imati pokrenutu ovu opciju. Tada odaberite Tools, Online Collaboration, Meet Now. Nakon toga upotrijebite okvir za dijalog Call kako biste odre|ene suradnike pozvali na sastanak.

STVARANJE

MDE DATOTEKE

Mde datoteka je baza podataka bez kôda i nije dozvoljen pristup prikazu Design. Korisnici mogu otvoriti, mijenjati pa ~ak i brisati podatke, ali ne mogu promijeniti dizajn baze podataka ili njezinih objekata. Kada krajnji korisnici unose podatke u datoteku baze podataka, pregledavaju informacije pomo}u upita koji ste stvorili ili ispisuju izvje{taj, ne trebaju pristup alatima za promjenu stvorenih objekata. Sve {to im treba je pristup podacima prikazanim u kontrolama. U stvari bolje je da krajnji korisnici nemaju pristup prikazu Design kako ne bi mogli promijeniti izgled baze podataka.

Mde datoteka je baza podataka bez kôda i nije dozvoljen pristup prikazu Design. Korisnici mogu otvoriti, mijenjati pa ~ak i brisati podatke, ali ne mogu promijeniti dizajn baze podataka ili njezinih objekata.

DIJELJENJE

BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA

Kada stvarate mde datoteku iz datoteke baze podataka, zapravo stvarate reduciranu verziju baze podataka. Ova verzija izgleda potpuno isto kao original, ali ne postoji pristup kontrolama za dizajn. Korisnici ovih datoteka mogu upotrijebiti sve forme, tablice, itd. ali ih ne mogu prikazati i mijenjati u prikazu Design. Tako|er ne mogu stvarati nove forme ili izvje{taje. Na ovaj na~in ne posti`ete samo sigurnosti ve} se s bazom podataka lak{e radi.

Nema povratka Budite sigurni da struktura objekata baze podataka izgleda to~no kako ste `eljeli prije stvaranja mde datoteke. Ako `elite promijeniti izgled formi, izvje{taja ili tablica spremljenih kao mde datoteke, prvo morate otvoriti originalnu bazu podataka, uraditi promjene i ponovno ih spremiti kao mde datoteke. Bilo koji unos podataka u mde datoteci mora biti ponovno spremljen u novu mde datoteku.

Slijedite naredne korake kako biste datoteku baze podataka spremili kao mde datoteku:

1. Otvorite bazu podataka koju `elite spremiti u mde datoteku. 2. Odaberite Tools, Database Utilities, Make MDE File. Prikazuje se okvir za dijalog Save MDE As. (Isti kao i obi~ni Save As okvir za dijalog.)

3. U okvir za tekst File Name unesite ime za mde datoteku i kliknite Make MDE File.

Da biste otvorili i upotrijebili mde datoteku, slijedite istu proceduru koju ste nau~ili u 6. vje`bi (File, Open), jedino {to u padaju}em popisu Files of Type odaberite MDE Files (*.mde).

209

210

28. VJE@BA

[IFRIRANJE

BAZE PODATAKA

[ifriranje “promije{a” sadr`aj baze podataka tako da je ona potpuno ne~itljiva, ~ak i za uslu`ne programe kojima bi neki stru~njak poku{ao ~itati bazu podataka izvan Accessa. Ako mislite da za{tita pomo}u lozinke nije dovoljna, mo`ete {ifrirati bazu podataka kako biste je dodatno za{titili. Prije sljede}e upotrebe bazu podataka }ete morati de{ifrirati.

Oprez [ifriranje spre~ava samo ljude koji koriste druge programe. Korisnici Accessa }e i dalje mo}i otvarati i mijenjati objekte baze podataka (ako nije za{ti}ena).

Samo vlasnik Ako radite s dijeljenim datotekama, kao {to je slu~aj u mre`i, mo`da }ete imati pristup datotekama koje niste stvorili. Zapamtite, samo osoba koja je stvorila datoteku baze podataka mo`e je {ifrirati.

Slijedite naredne korake kako biste {ifrirali bazu podataka:

1. Zatvorite sve baze podataka (ali ostavite otvorenim Access). Ovo je vrlo va`no, ne mo`ete {ifrirati otvorenu bazu podataka.

2. Odaberite Tools, Security, Encrypt/Database. 3. U okviru za dijalog Encrypt/Decrypt Database odaberite datoteku baze podataka koju `elite {ifrirati. (Ovaj okvir za dijalog jednak je okviru za dijalog Open.) Kliknite OK.

4. U okviru za dijalog Encrypt As utipkajte novo ime za {ifriranu

datoteku. Original ostaje netaknut. (Ovaj okvir za dijalog jednak je okviru za dijalog Save As.) Kliknite Save.

[ifriranje stvara novu kopiju baze podataka, a stara (originalna) ostaje i dalje dostupna. Nakon {ifriranja morat }ete upotrijebiti Windows Explorer kako biste prona{li i izbrisali originalnu datoteku baze podataka na kojoj je zasnovana {ifrirana kopija.

DIJELJENJE

BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA

Da biste de{ifrirali bazu podataka, ponovite korake, a u 2. koraku odaberite Tools, Security, Decrypt. U 4. koraku okvir za dijalog se naziva Decrypt As, ali je procedura ista.

ZA[TITA

PODATAKA U FORMI

Ako `elite, mo`ete za{tititi pojedine kontrole u formi. Primjerice, mo`ete za{tititi polje AKC Registration # u bazi podataka pasa, kako ne bi do{lo do ne`eljenih promjena, odnosno pretipkavanja va`nih brojeva. Slijedite naredne korake kako biste za{titili polje prikazano u kontroli forme:

1. Otvorite formu u prikazu Form Design. 2. Kliknite desnom tipkom mi{a na kontrolu i odaberite opciju Properties.

3. Kliknite jaha~a kartice Data. 4. Promijenite svojstvo Locked u Yes (slika 28.3). 5. Zatvorite stranicu svojstava.

SLIKA 28.3

Za{itite pojedinu kontrolu u formi.

Za{tititi mo`ete i cijelu formu od promjena i u~initi je samo za ~itanje i pregledavanje. Primjerice, slijedite naredne korake kako biste formu za{titili od nezadovoljnih zaposlenika koji mogu imati pristup va{oj formi:

1. Otvorite formu u prikazu Form Design. 2. Kliknite kvadrati} u sjeci{tu dvaju ravnala (gornji lijevi kut) kako biste odabrali cijelu formu.

211

212

28. VJE@BA

3. Odaberite View, Properties. 4. Odaberite karticu Data. Da biste sprije~ili promjene u trenutnim slogovima, podesite opciju Allow Edits u No (slika 28.4).

5. Da biste sprije~ili brisanje trenutnih slogova, podesite opciju Allow Deletions u No.

6. Da biste sprije~ili dodavanje slogova, podesite opciju Allow Additions u No.

7. Zatvorite stranicu svojstava. Kliknite kako biste odabrali cijelu formu.

SLIKA 28.4

Podesite opciju Allow Edits u No.

Kontrole ure|ivanja za cijelu formu.

U ovoj ste vje`bi nau~ili nekoliko na~ina za dijeljenje baze podataka s drugim korisnicima. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako uvoziti i izvoziti podatke.

29. Vje`ba

UVOZ

I IZVOZ PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti nekoliko na~ina da podatke koristite u drugim programima.

ZA{TO

UVOZITI I IZVOZITI PODATKE?

Access je odli~an program, ali }ete ponekad `eljeti ili }e vam biti potrebno upotrijebiti podatke spremljene u Accessu u nekom drugom programu. Primjerice, mo`da }e va{ poslodavac `eljeti kopirati popis kako bi ga sam pregledao, a ujedno je zaljubljenik u Excel i ne `eli u~iti Access. Naravno, predat }ete mu tablicu u Excelu i kada zavr{i s radom ponovno }ete tablicu vratiti u Access. Pretpostavimo da ste upotrijebili razli~ite programe za izradu baze podataka, kao {to je dBASE ili FoxPro, i sada }ete `eljeti takve baze podataka prebaciti u Access. Tada mo`ete podatke uvesti i spremiti ih u formatu Accessa.

UVOZ

PODATAKA IZ DRUGIH PROGRAMA

Access prihva}a podatke iz mnogo drugih programa baza podataka, podaci lagano prelaze u Access bez gubitka produktivnosti. Slijedite naredne korake kako biste uvezli podatke iz drugih programa:

1. Otvorite Accessovu bazu podataka u koju `elite uvesti podatke ili stvorite novu, praznu bazu podataka posebno za te podatke (5. vje`ba).

214

29. VJE@BA

2. Odaberite File, Get External Data, Import. Otvara se okvir za dijalog Import (slika 29.1).

SLIKA 29.1

Iz razli~itih izvora mo`ete uvesti podatke.

3. Otvorite padaju}i popis Files of Type i odaberite vrstu datoteke

iz koje podaci dolaze. Ako vrsta koju trebate nije ispisana, ponovno pokrenite instalacijski program Microsoft Office i instalirajte `eljene filtere uvoza/izvoza.

4. Pomaknite se u pogon ili mapu gdje je datoteka spremljena. U okviru za popis, na sredini okvira za dijalog, prikazuje se ime datoteke.

Nema imena! Ako se ne prika`e ime datoteke, ili ste u krivoj mapi ili pogonu, ili ste odabrali neodgovaraju}u vrstu datoteke.

5. Dvostruko kliknite ime datoteke ili kliknite jednom, a zatim kliknite Import.

Ovisno o vrsti datoteke iz koje uvozite podatke mnoge se stvari sada mogu dogoditi. Pro~itajte sljede}i odjeljak.

UVOZ

UVOZ

I IZVOZ PODATAKA

PODATAKA IZ PROGRAMA BAZE PODATAKA

Access podr`ava uvoz podataka iz svih programa baza podataka (Paradox i dBASE), a oni sadr`e formate datoteka koji pribli`no odgovaraju Accessovim pa nema problema. Nakon {to kliknete Import (5. korak u prethodnom odjeljku) Access radi pauzu i nakon toga prikazuje poruku Successfully imported file name. Uvezena tablica prikazuje se na kartici Tables va{e baze podataka.

UVOZ

PODATAKA IZ PRORA^UNSKE STRANICE

Nakon {to kliknete na Import otvara se Import Spreadsheet Wizard (slika 29.2). Slijedite naredne korake kako biste zavr{ili uvoz:

1. U prvom okviru za dijalog Import Spreadsheet Wizarda kliknite

radnu stranicu koju `elite uvesti, ako ih vi{e i postoji. (Na slici 29.3 vidite tri stranice.) U okviru za dijalog prikazuje se prethodni pregled stranice. Kliknite Next. Kliknite radnu stranicu koju `elite uvesti kao tablicu.

SLIKA 29.2 Import Spreadsheet Wizard }e vas provesti kroz korake kako biste uvezli podatke iz radne stranice.

215

216

29. VJE@BA

Slo`ene radne stranice Ako radna stranica sadr`i bilo {to drugo osim stupaca podataka (kao {to je elaborirani naslov ili slika), uvoz mo`da ne}e biti ispravan.

2. Ako prvi redak sadr`i imena polja, potvrdite opciju First Row Contains Column Headings. Kliknite Next.

3. Odaberite gdje `elite spremiti podatke, opcije In a New Table ili In an Existing Table. Ako odaberete opciju In an Existing Table, iz padaju}eg popisa odaberite tablicu. Kliknite Next.

4. Odaberite imena za polja koja uvozite (slika 29.3). Ako `elite, u okvir za tekst Field Name utipkajte razli~ito ime za prvo ime polja i iz padaju}eg popisa Indexed odaberite ili opciju Yes ili No. Odaberite opciju Do Not Import Field (Skip) ako uop}e ne `elite polje u uvezenoj tablici.

SLIKA 29.3

Ako `elite mo`ete promijeniti imena polja.

5. Upotrijebite vodoravnu kliznu traku na dnu okvira za dijalog

kako biste se pomaknuli i vidjeli sljede}a polja i tada ih kliknite. Ponovite prethodni korak. Kada pregledate i odaberete sva polja, kliknite Next.

UVOZ

I IZVOZ PODATAKA

6. Bit }ete upitani da podesite polje primarnog klju~a. Ako prora-

~unska stranica ima jedinstveni stupac koji `elite upotrijebiti kao primarni klju~, odaberite opciju Choose my own Primary Key i iz padaju}eg popisa odaberite `eljeno polje. Ako vam je svejedno, odaberite ili opciju Let Access Add Primary Key ili opciju No Primary Key. Kliknite Next nakon odabira opcije.

7. Bit }ete upitani za ime tablice. Unesite ga i kliknite Finish. Access }e uvesti prora~unsku stranicu u bazu podataka kao tablicu.

1. Kliknite OK. Sada vidite uvezenu tablicu na kartici Tables prozora Database.

UVOZ

PODATAKA IZ TEKSTUALNE DATOTEKE

Uvesti mo`ete podatke iz tekstualne datoteke ~ija su polja na neki na~in odvojena. Drugim rije~ima, postoje neki znakovi koji se upotrebljavaju kako bi pokazali gdje jedno polje zavr{ava, a drugo po~inje i gdje jedan slog zavr{ava, a drugi po~inje. Tako|er mo`ete uvesti podatke iz datoteka s fiksnom {irinom polja, ako tekstualna datoteka sadr`i podatke u stupcima. U ve}ini takvih tekstualnih datoteka za ozna~avanje kraja retka koristi se pritisak na tipku Enter. Tada je svaki slog u vlastitom retku. Polja pojedinih slogova su naj~e{}e odvojena ili tabulatorima ili zarezima.

Odvajanja Polja odvojena tabulatorom nazivaju se Tab-Delimited, a polja odvojena zarezom nazivaju se Comma-Delimited.

Ako uvozite podatke iz tekstualne datoteke, slijedite korake s po~etka vje`be, ispod podnaslova “Uvoz podataka iz drugih programa”. Kada se otvori Import Text Wizard, slijedite naredne korake:

1. U prvom prozoru Import Text Wizarda odaberite opciju

Delimited ako tekstualna datoteka ima odvajatelje, kao {to su zarezi ili tabulatori, koji odvajaju polja. Ako nema, morate se osloniti na razmake pa odaberite opciju Fixed Width. Kliknite Next.

217

218

29. VJE@BA

Opcija Fixed Width Ova je opcija za tekstualne datoteke gdje su polja pode{ena u stupce pritiskom na razmaknicu. Primjerice, ako je svako polje {irine 20 razmaka, a odre|eni unos sloga zauzima 10 znakova, zna~i da do sljede}eg unosa ima 10 razmaka.

2. Ako ste odabrali opciju Delimited, bit }ete upitani da odaberete znak odvajanja. Va{ izbor mo`e biti Tab, Semicolon, Comma, Space ili Other (slika 29.4). U okvir za tekst Other mo`ete utipkati bilo koji znak.

SLIKA 29.4 Odaberite znak odvajanja i pogledajte da li je Access ispravno slo`io tekst u odgovaraju}e stupce. 3. Ako prvi redak sadr`i imena polja, potvrdite opciju First Row Contains Field Names.

4. Kliknite Next. 5. Bit }ete upitani `elite li informaciju spremiti u novu ili postoje}u tablicu. Kliknite gumb In A New Table ako informaciju `elite spremiti u novu tablicu ili gumb In An Existing Table i iz padaju}eg popisa odaberite ve} postoje}u tablicu. Kliknite Next.

6. Ako `elite, u okviru Field Options mo`ete promijeniti imena polja za svako polje. Unesite promjene i kliknite Next.

UVOZ

I IZVOZ PODATAKA

7. @elite li da Access stvori novo polje primarnog klju~a, kliknite

opciju Let Access add Primary Key ili podesite jedno od postoje}ih polja kao polje primarnog klju~a ili odaberite opciju No Primary Key. Kliknite Next.

8. Unesite ime pod kojim `elite spremiti tablicu i kliknite Finish. Tablica se prikazuje na kartici Tables.

IZVOZ

PODATAKA U DRUGE PROGRAME

Cijelu Accessovu bazu podataka ne mo`ete izvoziti u druge programe. To je stoga {to Accessove baze podataka nisu jedna datoteka – mdb datoteka uklju~uje razli~ite objekte baze podataka (kao {to su tablice, forme, upiti, izvje{taji i makroi) koje nije jednostavno prebaciti u drugi program. Osim toga, `elite li izvoziti podatke, zapravo `elite izvoziti tablicu. Tablica u Accessu sadr`i sve va{e podatke. Slijedite naredne korake kako biste izvozili tablicu:

1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i `eljenu tablicu. 2. Kliknite karticu Tables i ozna~ite bazu podataka koju `elite uvoziti.

3. Odaberite File, Export. Prikazuje se okvir za dijalog Export Table. 4. Ako `elite, odaberite neki drugi pogon ili mapu. 5. Otvorite padaju}i popis Save As Type i odaberite vrstu datoteke (slika 29.5).

6. U okvir za tekst File Name utipkajte ime kako biste stvorili novu datoteku u koju }ete spremati.

7. Kliknite gumb Save. Access sprema tablicu u odre|enom formatu.

219

220

29. VJE@BA

SLIKA 29.5

Izvezite tablicu spremaju}i je u razli~iti format.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako uvoziti i izvoziti podatke. U sljede}oj i posljednjoj vje`bi nau~it }ete kako pohraniti sigurnosnu kopiju va{e datoteke podataka kako ne biste ostali bez nje ako do|e do problema s ra~unalom.

30. Vje`ba

SIGURNOSNA

POHRANA PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti sigurnosnu kopiju va{ih podataka iz Accessa i kako popraviti o{te}ene datoteke.

STVARANJE

SIGURNOSNE KOPIJE DATOTEKE BAZE PODATAKA

Da biste originalne datoteke baze podataka sa~uvali od nepredvidljivih problema va{eg ra~unala, morate periodi~no stvarati sigurnosne kopije datoteka. Stvorite li sigurnosnu kopiju, va{i }e podaci biti dostupni ~ak i u slu~aju da va{ ured zahvati po`ar ili ra~unalo napadne odre|eni virus. Postoji nekoliko na~ina da biste pohranili sigurnosnu kopiju va{ih podataka na drugi disk. Mogli biste: l

l

l

Upotrijebiti Windows Explorer i kopirati datoteke baze podataka (mdb datoteke) na diskete. Datoteku s informacijama o radnoj grupi, System.mdw, tako|er mo`ete pohraniti kao sigurnosnu kopiju. Stvoriti kopiju baze podataka spremaju}i je pod drugim imenom datoteke. Upotrijebite naredbu File, Save As. Upotrijebiti Backup program, koji se instalira s Windowsima 98. Ovaj je program smje{ten u mapu Programs/Accessories/System Tools u izborniku Start. Ako ne prona|ete ovaj program, upotrijebite mapu Control Panel i opciju Add/Remove Programs kako biste `eljeni program instalirali. (Bit }e vam potreban i originalni CD Windowsa 98.) Barem jednom tjedno upotrijebite ovaj program kako biste pohranili sigurnosne kopije va{ih podataka.

222

30. VJE@BA

LDB datoteke Ove datoteke nisu potrebne. One se stvaraju svaki puta kada otvorite bazu podataka.

Jedna tablica Ako `elite pohraniti sigurnosnu kopiju samo jedne tablice (ili nekog drugog objekta), izvezite je u novu, praznu bazu podataka i tada pohranite kopiju samo nove baze podataka.

POPRAVLJANJE

O[TE]ENIH DATOTEKA BAZE PODATAKA

Baze podataka se mogu o{tetiti na nekoliko na~ina, a naj~e{}i je na~in gre{ka na va{em disku. Program ScanDisk Windowsa 98 pronalazi i ispravlja neke gre{ke. Pokrenite ovaj program kako biste sustav datoteka odr`avali u dobrom stanju. Bazu podataka mo`ete urediti (u~initi kompaktnom) i popraviti odabirom Tools, Database Utilites, Compact and Repair Database. Ako je va{a baza podataka ozbiljno o{te}ena, vjerojatno je ne}ete mo}i otvoriti. U ve}ini slu~ajeva, kada zapo~nete rad s o{te}enom datotekom, Access }e prona}i kvar i ponuditi popravak baze podataka. No, ako je baza podataka o{te}ena, a Access ne prona|e kvar, slijedite naredne korake kako biste otklonili kvar:

1. Zatvorite sve baze podataka. 2. Odaberite Tools, Database Utilities, Compact and Repair Database.

SIGURNOSNA

POHRANA PODATAKA

Ure|ivanje Kada je baza podataka ure|ena, ona zauzima mnogo manje mjesta na tvrdom disku. Access uklanja prazan prostor koji izbrisani slogovi, tablice i drugi objekti zauzimaju i ponovno organizira ostale objekte baze podataka. U Accessu 2000 ure|ivanje i popravljanje baze podataka je istovremeno, dok su u ranijim verzijama to bile odvojene operacije.

3. U okviru za dijalog Database to Compact From odaberite bazu podataka koju `elite popraviti i tada kliknite Compact (slika 30.1).

SLIKA 30.1

Odaberite bazu podataka za ure|enje i popravak.

4. Unesite ime za novu datoteku u koju }ete spremiti popravljenu i ure|enu verziju i kliknite Save.

Ako se baza podataka ure|uje i popravlja sama, na statusnoj traci }ete mo}i vidjeti napredak u radu. Kada se ispi{e Ready, postupak je zavr{en. Tada mo`ete otvoriti bazu podataka upotrebom naredbe File, Open. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako pohraniti sigurnosnu kopiju i popraviti bazu podataka. ^estitamo! Pro~itali ste i posljednju vje`bu u knjizi i sada ste spremni za upotrebu Accessa 2000.

223

224

30. VJE@BA

KAZALO

A Access Internet, 195 napu{tanje, 21 pokretanje, 18-19 Accessove datoteke baze podataka, 19 ActiveX Control naredba (Insert izbornik), 125 ActiveX kontrole, 125 Add gumb, 72, 156 Add to List gumb (Find okvir za dijalog), 49 Alatke Formatting Toolbar, 111-112 Image, 129 Text Box, 179 Unbound Object, 128 Alatne trake, 20-21 Formatting, 111-112 Microsoft Access Help gumb, 24 pre~ice naredbi, 21 Answer Wizard, 30-31 Aplikacije gumbi za naredbe (kontrole unosa podataka), 123 Windows Paint, 131-133 AutoForms, 94-95 AutoNumber polje, 60 AutoPage, data access pages, 202

AutoReport izvje{taji u stupcima, 169 stvaranje, 168-170 u recima, 169 Available Fields popis, 96

B Baze podataka, 4 de{ifriranje, 211 dijeljeni na~in rada, 204 dijeljenje, 204, 207 ekskluzivni na~in rada, 204 pode{enja, 205 hiperveze, umetanje, 198-200 izbor tablica, 11 lozinke pode{enje, 205-206 promjena, 206 uklanjanje, 206 normaliziranje, 11-13 objekti, slanje e-po{tom, 207 odabiranje, 34 o{te}enja, popravak, 222-223 planiranje dizajna, 10 pohrana sigurnosne kopije, 221 na disketu, 221 pronala`enje, 47-49 spremanje, 41 HTML datoteke, 196

226

10MINUTA

DO USPJEHA

VODI^

stvaranje pomo}u ~arobnjaka, 37-40 suradnja, 207 {ifriranje, 210 unosi, 5 zatvaranje, 42 Blank Access baza podataka, 35 Brisanje forme, 95 polja, 67-68 iz upita, 158 slogovi, 87 tablice, 70 Build gumb, 99, 165, 200 Ugra|ene funkcije, prora~unska polja, 165

C Call okvir za dijalog, 208 Cascade Delete Related Fields okvir za potvrdu, 76 Cascade Update Related Fields okvir za potvrdu, 76 Chart Wizard, 189 Clip Art, 127-128 Close gumb, 29 Close naredba (File izbornik), 42 Color padaju}i popis, 92 Column Width naredba (Format izbornik), 91 Column Width okvir za dijalog, 90 Combo Box gumb, 119 Command Button gumb, 124 Command Button Wizard, 124 Compact and Repair Database naredba (File izbornik), 222 Condition padaju}i popis (Find okvir za dijalog), 48 Contact Menagement ~arobnjak baze podataka, 37 Contents (pomo}), 28 Contents kartica, 28 Control Wizards gumb, 118

KROZ

ACCESS 2000

Control-izbornik ikona, 42 Copy gumb, 87 Copy naredba (Edit izbornik), 87 Crosstab Query Wizard, 154 Crtanje slika, 131-133 Currency polje, 60 Cut gumb, 87, 158 Cut naredba (Edit izbornik), 87 ^arobnjaci baze podataka, 37-40 Contact Menagement, 37 opcijska polja, uklju~ivanje, 38 prikaz stila na zaslonu, 38 stilovi izvje{taja, 38 Switchboard prozor, 40 uklju~uju}i slike, 39 ^arobnjaci upita, 153 ^arobnjaci, 8 Answer, 30 baze podataka, 38 prikaz stila na zaslonu, 38 slike, 39 stilovi izvje{taja, 38 stvaranje, 37-40 Switchboard prozor, 40 Chart, 189 Command Button, 124 Crosstab Query, 154 Find Duplicates Query, 154 Find Unmatched Query, 154 Import Spreadsheet, 215 Importing Text, 217 Lookup, 60 Report, 170-171 Simple Query, 149-150 Table, 50-54 upiti, 153 User Level Security Wizard, 207 ^itanje Help tema, 31 ]elije, 6 odabiranje, 83 sadr`aj promjena, 83

KAZALO

ure|ivanje, 84 zamjena, 83 tipke za pomicanje, 85

D Data access pages spremanje, 202 stvaranje, 201 AutoPage, 202 Data Type padaju}i popis, 57 Data Type stupac, 57 Database to Compact From okvir za dijalog, 223 Databases kartica, 37 Datasheet prikaz prijelaz iz Design prikaza, 62 stvaranje tablica, 63 povezane tablice, pregled, 183 uklanjanje polja, 68 Date/Time polje, 59 Datoteke Access podatak, 19 baze podataka, 5 pohrana sigurnosne kopije, 221 popravak, 222-223 mdb, 19 mde, 209 msaccess. sxe, 19 pronala`enje, 47 tekst, uvoz podataka, 217-219 Decimal Place opcija formatiranja, 60 Default Value opcija formatiranja, 61 Delete naredba (Edit izbornik), 87 Delete Record naredba (Edit izbornik), 87 Delete Records gumb, 87 Delete Rows gumb, 68 Design gumb, 65, 155 Design View naredba (View

izbornik), 65 Design View, 98 izvje{taji, uno{enje, 175 prijelaz iz Datasheet prikaza, 62 Desktop mapa ikona, 47 De{ifriranje baze podataka, 211 Detect nad Repair naredba (Help izbornik), 32 Dijagrami, 189 Print Preview, 194 spremanje, 194 stvaranje, 189 kru`ni, 190-191 linijski, 193 stup~asti, 192-193 Dijeljeni na~in rada (baze podataka), 204 Dijeljenje baze podataka, 204-207 Disketa, pohrana sigurnosne kopije datoteke baze podataka, 221 Dizajniranje tablica, 14-15 Dodavanje kontrola forme, 100-102 izvje{taji, 177 oznaka, 109 izvje{taji, 179 polja, 67 prora~unska, 164-167 Table Design prikaz, 67 upiti, 157-158 uvjeti, 159-160 prora~unskih okvira za tekst u izvje{taje, 179 prora~unskih polja, ugra|ene funkcije, 165 tablica forme, 99 Relationship prozor, 72 upiti, 157 Dozvole za rad, korisnici i grupe, 206

227

228

10MINUTA

DO USPJEHA

VODI^

E Edit izbornik Copy naredba, 87 Cut naredba, 87 Delete naredba, 87 Delete Record naredba, 87 Find naredba, 134 Paste naredba, 88 Replace naredba, 137 Edit Relationships okvir za dijalog, 74 Ekskluzivan na~in rada (baze podataka), 204-205 Encrypt As okvir za dijalog, 210 Encrypt/Decrypt Database okvir za dijalog, 210 Exit naredba (File izbornik), 21 Export naredba (File izbornik), 196, 219 Export okvir za dijalog, 196 Export Table okvir za dijalog, 219 Expression Builder, ugra|ene funkcije, 165

F Favorites mapa, 47 Field List gumb, 177 Field List naredba (View izbornik), 100 Field List naslovna traka, 101 Field Options okvir, 218 Field Properties panel, 66 Field Size opcija formatiranja, 60 File izbornik Close naredba, 42 Compact and Repair Database naredba, 222 Exit naredba, 21 Export naredba, 196, 219 Import naredba, 214 Open naredba, 44 Print naredba, 174

KROZ

ACCESS 2000

Save As naredba, 221 Save As Query naredba, 146 Save As/Export, 42 Send To Mail Recipient naredba, 207 File New Database okvir za dijalog, 35-37 Files of type padaju}i popis, 129 Filter by Form gumb, 145 Filter by Form naredba (Records izbornik), 145 Filter by Selection gumb, 144 Filter gumb, 146 Filtriranje Advanced Filter/Sort, 143 forme, 145-146 podaci, 143 slogovi, 143-145 Find and Replace okvir za dijalog, 134-136 Find Duplicates Query Wizard, 154 Find naredba (Edit izbornik), 134 Find Now gumb (Find okvir za dijalog), 49 Find obilje`je, 134-137 Find okvir za dijalog, 47 Find Unmatched Query Wizard, 154 Find What okvir za tekst, 135-138 Finish gumb, 97 Font naredba (Format izbornik), 92 Font okvir za dijalog, 92 Font style okvir za popis, 92 Form Design prikaz, 98-99 Form Footer, 108 Form kartica, 102 Form Wizard, 94 Form Wizard, stvaranje forme, 9698 Form zaglavlje, 108 Forma samo za pregled, stvaranje, 211-212 Format izbornik Column Width naredba, 91

KAZALO

Font naredba, 92 Hide Columns naredba, 69 Rename Column, 64 Row Height naredba, 92 Format opcija formatiranja, 60 Formatiranje kontrole forme, 111 izvje{taji, 177 tablice, 89 Formatting alatna traka, 111-112 Forme stranica podataka, 95, 97 Forme, 6 brisanje, 95 filtriranje, 145-146 izbor, 15 kontrole dodavanje, 100-102 formatiranje, 111 odabiranje, 105 pomicanje, 105-107 promjena veli~ine, 107 otvaranje iz Form Design prikaza, 102 podaci, uno{enje, 102-103 podforme, uklju~ivanje, 185186 poravnavanje, 97 promjene, 104 samo za pregled, 211-212 slike, umetanje, 129-130 stranica podataka, 95-97 u stupcima, 95-97 stvaranje, 94-98 AutoForm, 95 Form Wizard, 96-98 od po~etka, 98 tablice, dodavanje, 99 u recima, 95-97 sli~ica, umetanje, 128 vi{etabli~ne, stvaranje, 185186 za{tita, 211

Forms vrste objekta (Database prozor), 98 Funkcije, ugra|ene, 165

G-H General kartica, 35 Design prikaz, 147 Grupe opcija, kontrole unosa podataka, stvaranje, 120-121 Gumb oznake minusa, 166 Gumb za dijeljenje (/), 166 Gumbi za kretanje kroz slog (kontrole unosa podataka), 123 Gumbi naredbe, kontrole unosa podataka aplikacija, 123 kretanje kroz slog, 123 razno, 123 operacije za formu, 123 operacije za izvje{taj, 123 operacije za slog, 123 stvaranje, 123-124 operacije izvje{taja (kontrole unosa podataka), 123 operacije sloga (kontrole unosa podataka), 123 Add to List (Find okvir za dijalog), 49 Add, 72 156 alatne trake, 21 Build, 99, 165, 200 Close, 29 Combo Box, 119 Command Button, 124 Control Wizards, 118 Copy, 87 Cut, 87, 158 Delete Records, 87 Delete Rows, 68 Design, 65, 155 dijeljeno (/), 166

229

230

10MINUTA

DO USPJEHA

VODI^

Field List, 177 Filter by Form, 145 Filter by Selection, 144 Filter, 146 Find Now (Find okvir za dijalog), 49 Finish, 97 Help, 25 Insert Hyperlink, 199 Insert Rows, 67 Insert, 67 List okvir, 119 Microsoft Access Help, 24 More, 135 naredbe, posebne kontrole unosa podataka, 117 nedostupni, 20 New, 153 okviri za dijalog, Save As i Open, 46 Open, 102, 151 Options, 25 oznaka minusa, 166 Paste, 88, 165 Print, 31, 81, 153, 174, 194 Replace, 138 Run, 161 Save as Query, 146 Search, 26 Show Table, 72 Show, 28 Sort Ascending, 142 Sort Descending, 142 Sort, 162 Start, 18 Toggle Filter, 145 Toolbox, 109 Tools, 47 View Help Contents prozor, 29 Help gumb, 25 Help izbornik, naredbe Detect and Repair, 32 Microsoft Access Help, 28

KROZ

ACCESS 2000

Show the Office Assistant, 24 Help, 23-33 Answer Wizard, 30 artikli, 29 Contents, 28 Detect and Repair naredba, 32 Index, 29-30 Internet, 23-33 mape, 28 Microsoft Web stranica, 33 Office Assistant, 23-27 postavljanje pitanja, 26-27 pronala`enje Help, 25 teme ~itanje, 31 ispis, 31 odabiranje, 28 What’s This? alatka, 23-33 zatvaranje, 29 Hide Columns naredba (Format izbornik), 69 Hiperveze, umetanje baze podataka, 198-200 slike, 200 History mapa, 46 HTML (Hypertext Markup Language), 195 datoteke, spremanje, 196 HTML Output Options okvir za dijalog, 197 Hyperlink Address okvir za tekst, 201 Hyperlink polje, 60

I Ikone Control-izbornik, 42 pre~ice, 19 Image alatka, 129 Import naredba (File izbornik), 214 Import okvir za dijalog, 214 Import Spreadsheet Wizard, 215 Importing Text Wizard, 217

KAZALO

Indeksiranje pomo}, 29-30 stvaranje, 146-147 Index kartica, 29 Insert gumb, 67 Insert Hyperlink gumb, 199 Insert Hyperlink okvir za dijalog, 199 Insert izbornik, ActiveX Control naredba, 125 Insert Object okvir za dijalog, 128132 Insert Picture okvir za dijalog, 129 Insert Rows gumb, 67 Internet, 195 Help, 23-33 Ispisivanje Help tema, 31 izvje{taji, 174 rezultata upita, 152 tablice, 81 Izbor forme, 15 izvje{taji, 16-17 tablice, 11 Izbornici, 20 Izborni~ka traka, 20 Izvje{taji, 6 AutoReport, 168-170 Design View, 175 ispisivanje, 174 izbor, 16-17 kontrole, 176 dodavanje, 177 formatiranje, 177 odabiranje, 176 pomicanje, 177 promjena veli~ine, 177 slaganje, 178-179 uklanjanje, 177 oznake, 179 pregled u Print Previewu, 174 prora~unski okviri za tekst, 179

Report Wizard, 170-171 stilovi, 38 u stupcima, 169 stvaranje, 168-170, 187-188 u recima, 169 Izvoz podataka, 219-220

J-L Kartice Answer Wizard, 31 Contents, 28 Databases, 37 Form, 102 General (Design prikaz), 147 General, 35 Index, 29 Or, 146 Queries, 149 Tables, 54 Kombinirane grupe, kontrole unosa podataka, 117 Kontrole unosa podataka, 116 grupe opcija, 120-121 gumbi naredbe, 117 aplikacija, 123 kretanje kroz slog, 123 razno, 123 operacije u formi, 123 operacije za izvje{taj, 123 operacije za slog, 123 stvaranje, 123-124 kombinirana grupa, 117 kombinirani okviri, stvaranje, 118 okvir za opcije, 117 okviri za popis, 117-118 ActiveX, umetanje, 125 dodavanje u forme, 100-102 forme, formatiranje, 111 izvje{taji, 176 dodavanje, 177 formatiranje, 177

231

232

10MINUTA

DO USPJEHA

VODI^

odabiranje, 176 pomicanje, 177 promjena veli~ine, 177 slaganje, 178-179 uklanjanje, 177 odabiranje, 105 pomicanje, 105-106 grupe, 160 neovisno o oznaci, 106 promjena veli~ine, 107 kombinirana grupa, 117 okvir opcija, 117 okvir za popis, 117 Kopiranje podatka, 87 Landscape orijentacija (izvje{taj), 173 Linijski dijagram, stvaranje, 192-193 List Box gumb, 119 Look In padaju}i popis, 45 Look In popis, 135 Lookup Wizard polje, 60 Lozinke, baze podataka pode{enje, 205-206 promjena, 206 uklanjanje, 206

M Main Switchboard prozor, 39 Mape Desktop, 47 Favorites, 47 Help, 28 History, 46 My Documents, 47 promjena, 46 Web Folders, 47 Match Case okvir za potvrdu, 136 Match padaju}i popis, 135 Mdb datoteke, 19 spremanje, 209 stvaranje, 209 Memo polje, 59 Microsoft

KROZ

ACCESS 2000

Access Help gumb, 24 Access Help naredba (Help izbornik), 28 Access Help prozor, 28 Clip Gallery, 128 NetMeeting, 207 Web Site (Help), 33 Razni gumbi naredbi (kontrole unosa podataka), 123 More gumb, 15 Msaccess.exe datoteka, 19 My Documents ikona, 47

N Napu{tanje, Access, 21 Naredbe Edit izbornik Copy, 87 Cut naredba, 87 Delete Record, 87 Delete, 87 Find, 134 Paste, 88 Replace, 137 File izbornik Close, 42 Compact and Repair Database, 222 Exit, 21 Export, 196, 219 Import, 214 Open, 44 Print, 174 Save As Query, 146 Save As, 221 Save As/Export, 42 Send To Mail Recipient, 207 Format izbornik Column Width, 91 Font, 92 Hide Columns, 69 Rename Column, 64

KAZALO

Row Height, 92 Help izbornik Detect and Repair, 32 Microsoft Access Help, 28 Show the Office Assistant Insert izbornik, ActiveX kontrola, 125 pre~ice, alatne trake, 21 Query izbornik, Run, 161 Records izbornik Filter by Form, 145 Filter Sort, 145 Remove Filter/Sort, 142 Sort, 142 Table izbornik, Sort, 141 Tools izbornik Online Collaboration, 208 Relationships, 182 View izbornik Design View, 65 Field List, 100 Tab Order, 114 Toolbox, 109 Naslovne trake, Field List, 101 Nedostupni gumbi, 20 NetMeeting, 207-208 New Form okvir za dijalog, 95, 98 New gumb, 153 New okvir za dijalog, 36, 202 New okvir za dijalog, General kartica, 35 New Query okvir za dijalog, 153 New Report okvir za dijalog, 169, 190 Normalizacija baze podataka, 11-13 pravila uno{enje ponovljenih informacija, 12 uno{enje suvi{nih podataka, 13 Number polje, 59

O Object List popis, 132 Objekti, pre~ice, 37 Odabiranje baze podataka, 34 }elije, 83 Help teme, 28 kontrole, 105 izvje{taji, 176 polja grupe, 101 ne grupirani, 101 slogovi, 85 Odnosi stvaranje, 71-74 tablice, 181 uklanjanje, 77 ure|ivanje, 76 Office Assistant okvir za dijalog, 27 balon~i} pomo}i, 25 pomicanje, 24 postavljanje pitanja, 26-27 prikazivanje, 24 skrivanje, 24 tra`enje pomo}i, 25 zatvaranje, 27 Okvir opcija, kontrole unosa podataka, 117 Okviri za dijalog Call, 208 Column Width, 90 Database to Compact Form, 223 Edit Relationships, 74 Encrypt As, 210 Encrypt/Decrypt Database, 210 Export Table, 219 Export, 196 File New Database, 35-37 Find and Replace, 134-136 Find, 47

233

234

10MINUTA

DO USPJEHA

VODI^

Font, 92 HTML Output Options, 197 Import, 214 Insert Hyperlink, 199 Insert Objects, 128 Insert Picture, 129 Microsoft Access, 19, 35 New Form, 95-98 New Query, 153 New Report, 169, 190 New, 36, 202 Office Assistant, 27 Open, 44 Open, gumbi, 46 Options, 205 Print, 153 Replace, 138 Report Wizard, 170 Row Height, 92 Save As Data Access Page, 202 Save As, 46 Save MDE As, 209 Save, 41 Set Database Password, 205 Show Table, 72, 156, 184 Simple Query Wizard, 149 Tab Order, 114 Table Wizard, 51 Unhide Columns, 69 Okviri za popis Font Style, 92 Font, 92 kontrole unosa podataka, 117 Size, 92 Okviri za potvrdu Cascade Delete Related Fields, 76 Cascade Update Related Fields, 76 Match Case, 136 Standard Width, 91 Underline, 93

KROZ

ACCESS 2000

Okviri za tekst Column Width, 91 Find What, 135, 138 Hyperlink Address, 201 prora~unski, stvaranje, 179 Replace Width, 138 OLE (object linking elements) kontrole, umetanje, 125 Object polje, 60 Online Collaboration naredba (Tools izbornik), 208 Opcije formatiranja (polja), 60 Decimal Places, 60 Default Value, 61 Field Size, 60 Format, 60 Required, 61 Opcije, referencijalni integritet, 74 Open gumb, 102, 151 Open naredba (File izbornik), 44 Open okvir za dijalog, 44 gumbi, 46 pre~ice Desktop ikona, 47 Favorites ikona, 47 History ikona, 46 My Documents ikona, 47 Web Folders ikona, 47 Operacije forme, gumbi za naredbu (kontrole unosa podataka), 123 Options gumb, 25 Options okvir za dijalog, 205 Or kartica, 146 Organiziranje kontrola u izvje{taju, 178-179 Organiziranje podataka, 141 Otvaranje baze podataka, 43 Relationships prozor, 182 upiti, Query Design prikaz, 155 forme, Form Design prikaz, 102 Oznake polja, pomicanje, 106

KAZALO

Oznake, 10 izvje{taji, 179

P Padaju}i popisi Color, 92 Files of Type, 129 Match, 135 Search, 135 Size Mode, 131 Tables/Queries, 149, 170 Page Footer, 108 Page Header, 108 Paste gumb, 88, 165 Paste naredba (Edit izbornik), 88 Pisma, promjena, 92 Planiranje dizajna baze podataka, 10 Podatak filtriranje, 143 spremanje kao upita, 146 izvoz u ostale programe, 219220 kopiranje, 87 organiziranje, 141 pomicanje, 87 pronala`enje, 141 sortiranje, 141 uno{enje, forme, 102-10 uvoz, 213-219 iz programa baze podataka, 215 iz prora~unskih stranica, 215-217 iz tekstualnih datoteka, 217-219 Pode{enje, baze podataka, ekskluzivan na~in rada, 205 Pode{enje baze podataka lozinke, 205-206 primarni klju~evi, 53-54, 61 referencijalni integritet, 76

Podforme, umetanje, 185-186 Podno`ja forma, 108 prikazivanje, 108-109 stranica, 108 Pogoni, promjena, 45 Pohrana sigrnosne kopije datoteke baze podataka, 221 Pokretanje Access, 18-19 NetMeeting, 208 Table Design prikaz, 56 upita u Query Design prikazu, 156 Polja, 5 brisanje, 67-68 dodavanje, 67 prora~unsko, 164-167 upiti, 157-158 uvjeti, 159-160 indeksiranje, 146-147 odabiranje, 52 grupa, 101 polja koja nisu u grupi, 101 opcije formatiranja, 60 Decimal Places, 60 Default Value, 61 Field Size, 60 Format, 60 Required, 61 opcijska, uklju~ivanje, 38 ponovno prikazivanje, 69 povezivanje, 73 primarni klju~evi, pode{enje, 53-61 skrivanje, 69 svojstva, 58-66 uklanjanje, 67-68 Datasheet prikaz, 68 Table Design prikaz, 68 uklju~ivanje u formu, 96 upiti brisanje, 158

235

236

10MINUTA

DO USPJEHA

VODI^

prikazivanje, 164 skrivanje, 164 sortiranje, 162-163 ure|ivanje, 65-66 vrste, 59-60 AutoNumber, 60 broj~ana, 59 datum/vrijeme, 59 Hyperlinks, 60 Lookup Wizard, 60 Memo, 59 OLE objekti, 60 tekst, 59 valuta, 60 Yes/No, 60

za{tita, 211

Ponovno pokretanje upita, 151 Ponovno prikazivanje polja, 69 Popisi Available Fields, 96 Look In, 135 Object Type, 132 Selected Fields, 96 Popravljanje o{te}ene datoteke baze podataka, 222-223 Poravnavanje forme, 97 Okomita orijentacija (izvje{taji), 173 Povezane tablice, 181 pregled u Datasheet prikazu, 183 Povezivanje polja, 73 Pravila, normalizacija, 12 unos ponovljenih informacija, 12 unos suvi{nih podataka, 13 Pre~ice Design View, 65 Desktop ikona, 47 Favorites ikona, 47 History ikona, 46 ikone, 19, 46 My Documents ikona, 47 Objects, 37

KROZ

ACCESS 2000

uno{enje podataka, 80 Web Folder ikona, 47 Prijelaz iz Design u Datasheet prikaz, 62 Prikazi Datasheet stvaranje tablice, 63 uklanjanje polja, 68 Design, 98-99 Form Design, 98 prijelazi, 62 Query Design, 155 Table Datasheet, 54 Table Design, 54, 56 uklanjanje polja, 68 uno{enje, 65 Prikazivanje Office Assistanta, 24 polja u upitu, 164 izvje{taji, Print Preview, 174 podno`ja, 108-109 povezane tablice u Datasheet prikazu, 183 rezultati upita, 161 zaglavlja, 108-109 Primarni klju~, pode{enje, 53-54, 61 Print gumb, 31, 81, 153, 174, 194 Print naredba (File izbornik), 174 Print okvir za dijalog, 153 Print Preview dijagrami, 194 izvje{taji, pregled, 174 Promjena veli~ine, kontrole, 107 izvje{taji, 177 slike, 130-131 forme, 104 lozinke, 206 mape, 46 pisma, 92 pogoni, 45 redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab, 113-114

KAZALO

sadr`aj, }elije, 83 {irina stupca, 90-91 tablice, 65 visina retka, 91 Pronala`enje Helpa Index, 30 Office Assistant, 25 datoteke baze podataka, 47-49 podaci, 141 slogovi, 134-137

tekst, 134-137

Property padaju}i popis (Find okvir za dijalog), 48 Prora~unska polja ugra|ene funkcije, dodavanje, 165 dodavanje, 164-167 Prora~unska stranica, uvoz podataka, 215-217 Prora~unski okviri za tekst, 179 Prozor baze podataka, 36-40 Prozori baze podataka, 36-40 Help Contents, 29 Main Switchboard prozor, 39 Microsoft Access Help, 28 Relationships dodavanje tablica, 72 otvaranje, 182

Q Queries kartica, 149 Query Design prikaz, 155 Query izbornik, Run naredba, 161

R Radno podru~je, 20 Records izbornik Filter by Form naredba, 145 Remove Filter/Sort naredba, 142-145

Sort naredba, 142, 162 Redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab, promjena, 113-114 Referencijalni integritet, 75 opcije, 74 pode{enje, 76 Relationships naredba (Tools izbornik), 182 Relationships prozor, 72, 182 Remove Filter/Sort naredba (Records izbornik), 145 Rename Column naredba (Format izbornik), 64 Replace gumb, 138 Replace naredba (Edit izbornik), 137 Replace okvir za dijalog, 138 Replace Width okvir za tekst, 138 Report Wizard, 170-171 Required opcija formatiranja, 61 Rezultati upita, 152 ispis, 152 pregled, 150, 161 Row Height naredba (Format izbornik), 92 Row Height okvir za dijalog, 92 Run gumb, 161 Run naredba (Query izbornik), 161

S Sample Fields popis (Table Wizard), 52 Sample Tables popis (Table Wizard), 51 Save As Data Access Page okvir za dijalog, 202 Save As naredba (File izbornik), 221 Save As okvir za dijalog gumbi, 46 pre~ice, 46 Desktop ikona, 47 Favorites ikona, 47

237

238

10MINUTA

DO USPJEHA

VODI^

History ikona, 46 My Documents ikona, 47 Web Folder ikona, 47 Save As Query gumb, 146 Save As Query naredba (File izbornik), 146 Save As/Export naredba (File izbornik), 42 Save In padaju}i popis, 45 Save MDE As okvir za dijalog, 209 Save okvir za dijalog, 41 ScreenTips, 21 Search gumb, 26 Search padaju}i popis, 135 Selected Fields popis, 96 Send To Mail Recipient naredba (File izbornik), 207 Set Database Password okvir za dijalog, 205 Show gumb, 28 Show Table gumb, 72 Show Table okvir za dijalog, 72, 156, 184 Show the Office Assistant naredba (Help izbornik), 24 Sigurnost, korisnici i grupe, 206 Simple Query Wizard, 149-150 Size Mode padaju}i popis, 131 Size okvir za popis, 92 Skrivanje Office Assistant, 24 polja, 69 u upitima, 164 Slanje e-po{tom objekata baze podataka, 207 Slike, 127 crtanje, 131-133 ~arobnjaci baze podataka, 39 forme, umetanje, 129-130 grafike, 127 hiperveze, umetanje, 200 promjena veli~ine, 130-131 Slogovi, 5 brisanje, 87

KROZ

ACCESS 2000

filtriranje, 143-145 odabiranje, 85 pronala`enje, 134-137 sortiranje, 141-142 umetanje, 86 uno{enje, 78-79 zamjena, 137-138 znakovi odabira, 86 Sort Ascending gumb, 142 Sort Descending gumb, 142 Sort gumb, 162 Sort naredba Records izbornik, 162 Table izbornik, 141 Sortiranje podaci, 141 polja u upitima, 162-163 slogovi, 141-142 Spremanje baze podataka, 41 HTML datoteke, 196 data access pages, 202 datoteke, mde, 209 dijagrami, 194 podaci, filtriranje, 146 upiti, 151 Standard Width okvir za potvrdu, 91 Start gumb, 18 Statusna traka, 20 Stupci, promjena, 90-91 Stupci u formi, 95-97 Stup~asti dijagram, stvaranje, 192193 Stupci u izvje{taju, 169 Stvaranje baze podataka od po~etka, 35 pomo}u ~arobnjaka, 37-40 data access pages, 201 AutoPage, 202 dijagrami, 189 kru`ni, 190-191 linijski, 192-193

KAZALO

stup~asti, 192-193 forme, 94 AutoForm, 95 Form Wizard, 96-98 od po~etka, 98 samo za pregled, 211-212 vi{etabli~ne, 185-186 indeksi, 146-147 izvje{taji, 168 AutoReport, 168, 170 Report Wizard, 170-171 vi{etabli~ni, 187-188 kontola posebnih unosa podataka, kombinirani okviri, 118 kontrole unosa podataka grupe opcija, 120-121 gumbi naredbe, 123-124 okviri za popis, 118 mde datoteke, 209 odnos izme|u tablica, 71-74 prora~unski okviri za tekst, 179 slike, 131-133 tablica, 50-56 Table Wizard, 51-54 u Datasheet prikazu, 63 u Design prikazu, 56-58 uno{enjem podataka, 63 upiti, 148 Simple Query Wizard, 149150 vi{etabli~ni, 184 Suradnja na bazi podataka, 207 Svojstva, polja, 58-66 [ifriranje baze podataka, 210

T Tab Order naredba (View izbornik), 114 Table Datasheet prikaz, 54 Table Design prikaz, 54-56 dodavanje polja, 67

pokretanje, 56 uklanjanje polja, 68 uno{enje, 65 Table izbornik, Sort naredba, 141 Table Wizard, 50-54 Tables kartica, 54 Tables/Queries padaju}i popis, 96, 149, 170 Tablice, 5 brisanje, 70 }elije, 6 promjena sadr`aja, 83 zamjena sadr`aja, 83 dizajniranje, 14-15 dodavanje u Relationships prozoru, 72 formatiranje, 89 forme, 99 ispisivanje, 81 izbor, 11 kretanje kroz, 80 odnosi stvaranje, 71-74 uklanjanje, 77 ure|ivanje, 76 polja, 5 brisanje, 67-68 dodavanje, 67 odabiranje, 52 opcije formatiranja, 60-61 ponovno prikazivanje, 69 skrivanje, 69 svojstva, 58-66 ure|ivanje, 65-66 vrste, 59-60 povezivanje, 181-183 pre~ice, uno{enje podataka, 80 primarni klju~evi, pode{enje, 53-54, 61 promjena, 65 slogovi, 5 uno{enje, 78-79 stvaranje, 50-63

239

240

10MINUTA

DO USPJEHA

VODI^

Datasheet prikaz, 63 Design prikaz, 56-58 Table Wizard, 51-54 teme, 14 tipke za kretanje Control/End, 80 Control/Home, 80 Control/strelica prema dolje, 80 Control/strelica prema gore, 80 End, 80 Home, 80 Shift/Tab, 80 strelica prema dolje, 80 strelica prema gore, 80 Tab, 80 upiti, 157 zatvaranje, 81 Tabli~ne forme, 95, 97 Tabli~ni izvje{taji, 169 AutoReport, 169 Tekst pronala`enje, 134-137 zamjena, 137-138 Teme, tablice, 14 Text Box alatka, 179 Text polje, 59 Tipke za pomicanje }elije Control/End, 85 Control/Home, 85 Control/strelica prema desno, 85 Control/strelica prema lijevo, 85 End, 85 Home, 85 strelica prema desno, 85 strelica prema lijevo, 85 pomicanje, izvje{taji, 177 kontrole, 105-106 grupe, 106

KROZ

ACCESS 2000

neovisno o poljima, 106 Office Assistant, 24 oznake polja, 106 podatak, 87 tablice, 80 Control/End, 80 Control/Home, 80 Control/strelica prema dolje, 80 Control/strelica prema gore, 80 End, 80 Home, 80 Shift/Tab, 80 strelica prema dolje, 80 strelica prema gore, 80 Tab, 80 Toggle Filter gumb, 145 Toolbox naredba (View izbornik), 109 Toolbox gumb, 109 Tools gumb, 47 Tools izbornik Online Collaboration naredba, 208 Relationships naredba, 182 ToolTips, 21 Kru`ni dijagram, stvaranje, 190-191 Uklanjanje kontrole, 177 lozinke, 206 odnosi, 77 polja, 67-68 Datasheet prikaz, 68 Table Design prikaz, 68 Uklju~ivanje opcijskog polja, 38 Umetanje podforme u formu, 185-186 ActiveX kontrole, 125 hiperveze bazama podataka, 198-200 slikama, 200 slogovi, 86

KAZALO

Unbound Object alatka, 128 Underline okvir za potvrdu, 93 Unhide Columns okvir za dijalog, 69 Uno{enje izvje{taji u Design prikazu, 175 podatak forme, 102-103 pre~ice, 80 tablice, 63 slogovi u tablice, 78-79 Table Design prikaz, 65 Upiti, polja, prikazivanje, 164 Upiti, 8 filtriranje podataka, spremanje, 146 odabir, 149 polja brisanje, 158 dodavanje, 157-158, 184-187 skrivanje, 164 sortiranje, 162-163 ponovno pokretanje, 151 Query Design prikaz otvaranje, 155 pokretanje, 156 rezultati, 152 ispis, 152 pregled, 150, 161 spremanje, 151 stvaranje, 148 Simple Query Wizard, 149-150 tablice, dodavanje, 157 uvjeti, 159-160 vi{etabli~ni, stvaranje, 184 Ure|ivanje odnosi, 76 polja, 65-66 sadr`aj }elija, 84 URL (Uniform Resource Locator), 196

hiperveze, umetanje u baze podataka, 198-200 User-Level Security Wizard, 207

U-V Uvjet

polja, dodavanje, 159-160 upiti, 159-160 Uvoz podaci, 213-214 programi baza podataka, 215 prora~unske stranice, 215-217 tekstualne datoteke, 217-219 slika u forme, 129-130 Veli~ina reci, 91 stupci, 90-91 Video-isje~ak, 127-128 View gumb, 102 View izbornik Design View naredba, 65 Field List naredba, 100 Tab Order naredba, 114 ToolBox naredba, 109 Vi{etabli~no forme, 185-186 izvje{taji, 187-188 upiti, 184 Web Folders ikona, 47 What’s This? alatka, 23-33 Windows Paint program, 131-133

W-Z Yes/No polje, 60 Zaglavlja forma, 108 prikazivanje, 108-109 stranica, 108 Zamjena

241

242

10MINUTA

DO USPJEHA

sadr`aj, }elije, 83 slogovi, 137-138 tekst, 137-138 Za{tita forme, 211 Za{tita, korisni~ke i grupne dozvole, 206 Zatvaranje

VODI^

KROZ

ACCESS 2000

baza podataka, 42 Help, 29 Office Assistant, 27 Table Wizard, 54 tablica, 81 Znakovi odabira, slogovi, 86