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AC010 Procesos empresariales en Gestión financiera mySAP Financials

Fecha Centro de formación Instructores Página Web de formación

Manual del instructor Versión del curso: 2° trimestre 2005 Duración del curso: 5 día(s) Número de material: 50072554 Responsable: Jürgen Schuy (D035803)

An SAP Compass course - use it to learn, reference it for work

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Marcas registradas •

Microsoft®, WINDOWS®, NT®, EXCEL®, Word®, PowerPoint® y SQL Server® son marcas registradas certificadas de Microsoft Corporation.

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IBM®, DB2®, OS/2®, DB2/6000®, Parallel Sysplex®, MVS/ESA®, RS/6000®, AIX®, S/390®, AS/400®, OS/390® y OS/400® son marcas registradas certificadas de IBM Corporation.

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INFORMIX®-OnLine para SAP y INFORMIX® Dynamic ServerTM son marcas registradas certificadas de Informix Software Incorporated.

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SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mySAP.com Logo y mySAP.com son marcas registradas o marcas registradas certificadas de SAP AG en Alemania y en otros países en todo el mundo. Todos los otros productos mencionados son marcas registradas o marcas registradas certificadas de sus respectivas empresas.

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Sobre este manual La función de este manual es complementar la presentación del instructor de este curso y servir como fuente de referencia. Este manual no está pensado para el estudio autodidacta.

Convenciones tipográficas En esta guía se utilizan las siguientes convenciones tipográficas. Estilo de tipo

Descripción

Texto de ejemplo

Palabras o carácteres que aparecen en la pantalla. Aquí se incluyen nombres de campos, títulos de pantallas, pulsadores así como nombres de menús, vías de acceso y opciones. También se usan como referencia a otra documentación tanto interna (en esta documentación) como externa (en otros lugares, como SAPNet).

Texto de ejemplo

Palabras o frases acentuadas en textos principales, títulos de gráficos y tablas

TEXTO DE EJEMPLO Nombres de elementos en el sistema. Aquí se incluyen nombres de informes, nombres de programas, códigos de transacciones, nombres de tablas y algunas palabras claves de un lenguaje de programación cuando se encuentran en el texto principal, por ejemplo SELECT e INCLUDE. Texto de ejemplo Salida en pantalla. Aquí se incluyen nombres de archivos y directorios y sus vías de acceso, mensajes, nombres de variables y parámetros y párrafos del texto fuente de un programa.

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Texto de ejemplo

Entrada exacta de usuario. Son palabras y carácteres que se introducen en en el sistema exactamente como aparecen en la documentación.



Entrada variable de usuario. Las entradas entre corchetes indican que se deben sustituir estas palabras y carácteres con entradas apropiadas.

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Sobre este manual

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Iconos en el texto principal En este manual se utilizan los siguientes iconos. Icono

Significado Para más información, sugerencias o detalles Nota o más explicaciones sobre el punto anterior Excepción o precaución Procedimientos

Indica que el objeto está visualizado en la presentación del instructor.

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Contenido Resumen del curso ...................................................... vii Metas del curso ........................................................vii Objetivos del curso..................................................... ix

Capítulo 1: Navegación................................................... 1 Navegación ..............................................................2

Capítulo 2: Contabilidad principal ................................... 33 Estructuras organizativas para informes financieros ............. 35 Registros maestros de cuenta de mayor .......................... 46 Operaciones contables – Tratamiento en el libro mayor......... 72

Capítulo 3: Acreedores ................................................ 101 Registros maestros de acreedores en FI .........................103 Operaciones contables diarias en Acreedores................... 114 Integración de procesos empresariales con la gestión de materiales .........................................................150 Operaciones de cierre en Acreedores ............................167

Capítulo 4: Contabilidad de deudores ............................. 193 Registros maestros de deudores en FI ...........................195 Operaciones contables diarias en Deudores.....................208 Proceso empresarial: Integración con gestión de pedidos.....246 Gestión de créditos ..................................................265 Operaciones de cierre en Deudores ..............................282

Capítulo 5: Contabilidad de activos fijos.......................... 307 Registros maestros en la contabilidad de activos fijos..........309 Operaciones contables estándar en la contabilidad de activos fijos .................................................................329 Procedimientos de cierre en la contabilidad de activos fijos ...350

Capítulo 6: Contabilidad bancaria .................................. 369 Registros maestros en la contabilidad bancaria .................371 Operaciones contables en la contabilidad bancaria.............382

Capítulo 7: Preparar balances contables ......................... 421 Cierre financiero en el libro mayor.................................423 Método de costes de ventas........................................449

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Contenido

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Nueva contabilidad principal........................................459

Apéndice 1: Consejos sobre Finanzas

.......................... 473

Glosario ................................................................... 485 Índice....................................................................... 505

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Resumen del curso Este curso trata la estructura y los procedimientos básicos de la gestión financiera en el sistema SAP. Tras completar este curso, podrá realizar funciones esenciales de Gestión financiera. Los conocimientos adquiridos en este curso también le ayudarán a convertirse en un miembro más productivo de su equipo de implementación del proyecto.

Grupo destino Este curso está dirigido a los siguientes grupos destino: •

Miembros del equipo de proyecto FI y usuarios de mySAP ERP Financials

Prerrequisitos para el curso Conocimientos necesarios •

Knowledge of basic accounting principles

Conocimientos recomendados •

SAP01

Detalles de la duración del curso Capítulo 1: Navegación Navegación Ejercicio 1: Entrar a sistemas SAP Ejercicio 2: Menús de navegación Ejercicio 3: Crear favoritos mediante la barra de menús Ejercicio 4: Crear enlaces a sitios Web en la lista de favoritos Capítulo 2: Contabilidad principal Estructuras organizativas para informes financieros Ejercicio 5: Estructuras organizativas para informes financieros Registros maestros de cuenta de mayor Ejercicio 6: Datos maestros de cuenta de mayor Operaciones contables – Tratamiento en el libro mayor Ejercicio 7: Operaciones contables en el libro mayor

1 Horas Minutos Minutos Minutos Minutos 1 Horas Minutos 2 Horas Minutos 2.5 Horas Minutos

Capítulo 3: Acreedores

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Resumen del curso

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Registros maestros de acreedores en FI Ejercicio 8: Datos maestros de acreedor Operaciones contables diarias en Acreedores Ejercicio 9: Operaciones contables dentro de un período en la contabilidad de acreedores Integración de procesos empresariales con la gestión de materiales Ejercicio 10: Integración de procesos empresariales con la gestión de materiales Operaciones de cierre en Acreedores Ejercicio 11: Procedimientos de cierre en la contabilidad de acreedores Capítulo 4: Contabilidad de deudores Registros maestros de deudores en FI Ejercicio 12: Datos maestros de deudor Operaciones contables diarias en Deudores Ejercicio 13: Operaciones contables dentro de un período en Deudores Proceso empresarial: Integración con gestión de pedidos Ejercicio 14: Proceso empresarial: Integración con gestión de pedidos Gestión de créditos Ejercicio 15: Gestión de créditos Operaciones de cierre en Deudores Ejercicio 16: Procedimientos de cierre en la contabilidad de deudores Capítulo 5: Contabilidad de activos fijos Registros maestros en la contabilidad de activos fijos Ejercicio 17: Datos maestros de activos fijos Operaciones contables estándar en la contabilidad de activos fijos Ejercicio 18: Operaciones contables dentro de un período en la contabilidad de activos fijos Procedimientos de cierre en la contabilidad de activos fijos Ejercicio 19: Procedimientos de cierre en la contabilidad de activos fijos Capítulo 6: Contabilidad bancaria Registros maestros en la contabilidad bancaria Ejercicio 20: Datos maestros bancarios Operaciones contables en la contabilidad bancaria Ejercicio 21: Operaciones contables en la contabilidad bancaria

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1 Horas Minutos 2.5 Horas Minutos 1.5 Horas Minutos 1 Horas Minutos 1 Horas Minutos 2 Horas Minutos 1.5 Horas Minutos 1 Horas Minutos 1 Horas Minutos

1 Horas Minutos 1.5 Horas Minutos 30 Minutos Minutos 1 Horas Minutos 2 Horas Minutos

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Resumen del curso

Capítulo 7: Preparar balances contables Cierre financiero en el libro mayor Ejercicio 22: Procedimientos de cierre en el libro mayor Método de costes de ventas Ejercicio 23: Método de costes de ventas Nueva contabilidad principal

2.5 Horas Minutos 1 Horas Minutos 30 Minutos

Metas del curso Este curso le permitirá: • • •

Comprender la estructura y los conocimientos más básicos de la gestión financiera dentro del sistema SAP Realizar funciones esenciales en gestión financiera Dar soporte a los equipos de proyecto con decisiones importantes

Objetivos del curso Al finalizar este curso podrá: • • •

Explicar las funciones de las diferentes aplicaciones de gestión financiera Explicar la relación entre los componentes de gestión financiera Realizar las operaciones típicas de los componentes de gestión financiera

Información de los componentes de software de SAP La información de este curso se refiere a los siguientes componentes de software de SAP: Online Help Recommended as Preparation Online Documentation for mySAP ERP 2004 Hints on Preparing This Course You can present the course using the presentation tool . You can launch the presentation by double-clicking the AC010 icon on the desktop. To move through the presentation, use the forward arrow at the top of the screen. You should also find the instructor’s PDF file in the same AC010 folder for your reference. Read the slides through and do the exercises. Some of the exercises are new and some menu paths are different in ECC 5.0. Practice the demonstrations, especially the integration demonstrations. Refer to the online help topics above. Run the Zsenqoff program so that students can put their new G/L account into financial statement INT without being blocked by other students.

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Remove the Workflow Variant from the Global Parameters Table (OBY6) in case someone wants you to demo parking a document. If you don’t remove this workflow variant, you will not be able to post a parked document. Change the language setting of Company Code 1000 into English (or your preferred language), in order to print out a check in this language. Change the language setting back if you execute the program for automatic payment. Change the language in the master record of Vendor 1000 to the language of your country to print out a balance confirmation in your language. Caution: Sometimes you must change the language in the Vendor 1000 master record twice for it to take effect. Test running the balance confirmation exercise in the A/P closing lesson to see if it comes out in your language. Change the language of Customer## to print out an account statement in the language of your country. Finally, change the language of vendors Agency## to the language of your country to have the single check print out in the appropriate language. Change the maintenance language of the financial statement version INT from German to the language of your country in the IMG. Create a sales order ahead of time as the program for this must be re-generated. Remove the “check double invoice“ flag from the payments transactions screen of the company code data of vendor 1921 since all students will be posting to this same vendor using the same amount in the accrual exercise in the Preparing Financial Statements unit. Remove this indicator also for Agency00 of the borrower. The participants use this as a reference when creating own creditors.” ” Main changes The travel management is no longer part of mySAP ERP Financials in accordance with the Solution Map ERP 2004. This unit is therefore no longer contained in the course AC010. The unit “Prepare balance-sheer and P&L” has been extended by the lesson “The new general ledger”. CHANGES IN THE INDIVIDUAL UNITS Navigation Unit The slide on the navigation tree and roll-based menus was summarized in a new slide “Favorites and roll-based user menu”. GL Unit No changes. However, in your demos, note the changed menus structure the SAP Easy Access Menu for the maintenance of G/L master records. AP Unit In the lesson “Integration with materials management”, a slide on “Procurement cycle” has been inserted, which shows the entire procurement process,

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In the lesson “Closing procedures in accounts payable”, in exercise 11, task 2 the account assignment information on the offsetting item from task 1 has been shifted to task 3, as it was not otherwise possible to change the exchange rate in the document header. AR Unit In the lesson “Integration with sales order management”, a slide “Sales process overview” has been inserted, which shows the entire sales process, Asset Accounting Unit No changes Bank Accounting Unit In the lesson “Business transactions in Bank Accounting”, the processing of statements of account incl. an optional exercise have been included. Preparing Financial Statements Unit The new lesson “New G/L” has been inserted after the lesson “Cost of Sales Accounting”. This lesson should provide an outlook or overview of the new functions in the General Ledger. Travel Management Unit No longer part of the course. Training System mySAP ERP 2004, Release 5.0 Tricky Exercises Throughout the guide, I have bolded hints on the more difficult exercises. Make sure to read my tips on the procurement process demo in AP and the check deposit list in the Bank unit. Tax Codes Tax codes default into the Enjoy screens. This is set up in the configuration: FI → AR & AP/Bsn Trans → Incoming Invoices → Credit Memos-Enjoy → Define Tax Code per Transaction. The tax codes with check marks are the ones that default in. Data Required All data required for this course are provided via AC010 CATT. The IT department takes care of this before the course begins on Monday morning. Sometimes the CATT is run on Sunday. The specific data will be referenced in the exercises and in the solutions. User ID and Passwords for Course Participants

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Reference User ID: Training. Copy this to create users AC010-00 to AC010-20. Nota: You must change the default user (which is a Basis user) to Training before creating your users. Otherwise, you will be blocked from doing FI transactions! Also, change the defaults for Training to suit your country as far as date, decimal format and time zone. Although the user AC010-00 is created, there is no data for 00. Also, change the defaults for Training to those of your country before copying from Training to create the AC010-## users. The standard format for User IDs is the Course ID followed by the group number. The initial password is INIT. Use transaction ZUSR to copy these User IDs from the reference User ID, Training. To enter Windows, check with the site where you are teaching to find out the logon ID and password for Windows. Preparation in the System CATT AC010 must be run. The IT group in Walldorf has CATT on their regular list. Therefore, there should not be any issues regarding the CATT during preparation or delivery of the course. Technical Hints You can change the font size by clicking on the Resolution icon at the bottom of the desktop and moving the slide bar for the font size to the right. This will give you a larger font size. Suggested Course Schedule These are just guidelines. Some classes may move more quickly or slowly, depending on the group. Have the students complete the exercises at the end of each lesson, not at the end of each unit. For some long lessons, such as transactions in A/P and A/R you might want to break up the exercises into sections. Have the students do the assessments. This should result in a much shorter review (approximately 30–45 minutes) each morning of the previous day’s activities than if the assessments are not completed. I suggest using the unit summary list as an outline for a review each morning of the unit(s) covered the previous day.

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Resumen del curso

Day

Units/Lessons

Activities

Course Overview

Instructor lecture

Unit 1: Navigation

Instructor lecture; Student exercises and assessment on navigation

Day 1 morning

Unit 2: General Ledger Accounting

Lesson: Organizational Student Exercise Structures for Financial and assessment on Reporting Organizational Structures

Day 1 afternoon

Lesson: G/L Master Records

Instructor lecture/demos; Student exercises and assessment on G/L master records

Lesson: Accounting Transactions – Processing in the General Ledger

Instructor lecture/demos; Student exercises and assessment on G/L transactions

Day 2 morning Unit 3: Accounts Payable

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Lesson: Accounts Payable Master Records in FI

Lesson: Daily Accounting Transactions in Accounts Payable-Invoice and Recurring Entry concepts

Instructor lecture/demos; Student exercises and assessment on AP master data Instructor lecture/demos; Student exercises on invoices and recurring documents

Day 2 afternoon Lesson: Daily Accounting Transactions in Accounts Payable-Payments

Instructor lecture/demos; Student exercises on payments and assessment on A/P accounting transactions

Lesson: Integration with Materials Management

Instructor lecture/demos; Student exercises and assessment on the purchasing process

Lesson: Closing Instructor Lecture/demos; Procedures in Accounts Student Exercises on A/P Payable Closing Operations

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Resumen del curso

Day 3 morning Unit 4: Accounts Receivable Accounting

Lesson: AR Master Records in FI

Instructor lecture/demos; Student exercises and assessment on AR master data

Lesson: Daily Accounting Transactions in Accounts Receivable-invoices and processing incoming payments

Instructor lecture/demos; Student exercises on invoices and processing an incoming payment

Lesson: Daily Accounting Transactions in Accounts Receivable-dunning, correspondence, AR info system, and account analysis

Instructor lecture/demos on remainder of AR transactions lesson; Student exercises on dunning, correspondence, AR info system, and invoices plus assessment on AR accounting transactions

Lesson: Integration with Sales Order Management

Instructor lecture / demos on Sales Order Management Integration; participant exercises and test on AR integration

Day 3 afternoon

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Lesson: Credit Management

Instructor lecture/demos; Student exercises and assessment on credit management

Day 4 morning Lesson: Closing Instructor lecture/demos; Procedures in Accounts Student exercises and Receivable assessment on closing operations in accounts receivable

Unit 5: Bank Accounting

Instructor lecture/demos; Student exercises and assessment on master data in bank accounting

Lesson: Master Records in FI-BL

Instructor lecture/demo of the cash journal; Student exercises and assessment on the cash journal

Lesson: Business Transactions in Bank Accounting

Instructor lecture/demo of the check deposit list and bank statement processing;

Day 4 afternoon Unit 7: Asset Accounting

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Resumen del curso

Day 5 morning

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Lesson: Master Records in Asset Accounting

Instructor lecture/demos; Student exercises and assessment on asset master data

Lesson: Standard Accounting Transactions in Asset Accounting

Instructor lecture/demos; Student exercises and assessment on asset accounting transactions

Lesson: Closing Procedures in Asset Accounting

Instructor lecture/demos; Student exercises and assessment on asset closing procedures

Unit 6: Preparing Financial Statements Lesson: Financial Closing in the General Ledger

Student exercises on the check deposit list and assessment on business transactions in bank accounting

Lesson: Cost-of-salesAccounting

Instructor lecture/demos; Student exercise and assessment on financial closing in the general ledger

Lesson: New G/L

Instructor lecture

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Resumen del curso

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Capítulo 1 Navegación

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This unit consists of only one lesson. Details of the unit are described in the lesson level.

Resumen del capítulo En esta unidad aprenderá a navegar en los sistemas SAP. Asimismo, obtendrá información sobre opciones de personalización y ayuda, las cuales se incluyen en los sistemas SAP para facilitarle el trabajo.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • •

Entrar a cualquier sistema SAP Navegar por una vía de acceso básica y personalizar un sistema SAP Buscar información y obtener ayuda mediante los diferentes métodos de ayuda del sistema SAP

Contenido del capítulo Lección: Navegación ..............................................................2 Demostración: Logging on to the SAP System............................3 Demostración: Navigation— Accessing Transactions ....................5 Demostración: Creating Favorites ..........................................6 Demostración: Role-Based User Menus ...................................7 Demostración: Creating a New Session....................................9 Demostración: System-Level Help Options.............................. 12 Demostración: Field-Level Help Options ................................. 14 Ejercicio 1: Entrar a sistemas SAP........................................ 15 Ejercicio 2: Menús de navegación ........................................ 19 Ejercicio 3: Crear favoritos mediante la barra de menús............... 23 Ejercicio 4: Crear enlaces a sitios Web en la lista de favoritos ....... 25

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Capítulo 1: Navegación

Lección: 2

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Navegación Duración de la lección: 1 Horas

Resumen de la lección En esta lección se explica y muestra cómo entrar en el sistema SAP. Los participantes del curso se familiarizan con la disposición y la navegación en el sistema. Asimismo, trataremos algunas de las opciones disponibles para personalizar el sistema basadas en las necesidades y/o preferencias de los usuarios. Por último, presentaremos los diversos tipos de ayuda online disponibles en SAP y desarrollaremos un método para aprender a buscar información.

Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • • •

Entrar a cualquier sistema SAP Navegar por una vía de acceso básica y personalizar un sistema SAP Buscar información y obtener ayuda mediante los diferentes métodos de ayuda del sistema SAP

The Navigation unit will be the first exposure to an SAP system for many, if not all, of the participants. Therefore, the main focus of this lesson is to explain how to log on and navigate within the system. Ensure that participants are comfortable with the overall layout and navigation before moving on. You should also discuss how to limit the complete range of services provided by SAP to those specifically required by the user.

Ejemplo empresarial Para utilizar de forma eficaz el sistema SAP, los usuarios nuevos deben familiarizarse con las pantallas y la navegación del sistema SAP y definir configuraciones personales basadas en sus necesidades empresariales individuales.

Proceso de entrada al sistema This section explains the logon process and prepares participants to log on to the system. Nota: Users can have up to six sessions open at a time. However, caution the participants about leaving documents open and blocking out other users’ access.

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Lección: Navegación

Antes de entrar al sistema por primera vez, su responsable del sistema le facilitará una clave de acceso inicial. Durante el proceso de entrada al sistema, deberá crear una nueva clave de acceso que sólo conozca usted. Utilice su nueva clave de acceso siempre que entre al sistema. Estos procedimientos pueden variar en algún aspecto en su empresa. Para más información, póngase en contacto con su responsable del sistema.

Gráfico 1: Entrar a un sistema SAP

El icono de entrada al sistema de SAP aparece ahora en la barra de tareas (junto con el número de release SAP) y en la bandeja del sistema (es decir, el ángulo inferior derecho del desktop). Cuando se pulsa la tecla Tab después de haber introducido datos en un campo, el cursor se desplaza al principio del siguiente campo. No obstante, si introduce el número máximo de caracteres posible en un campo, no hace falta que pulse Tab. Ejemplo: El número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo Mandante es tres. Si se introduce 001 en el campo Mandante, el cursor se desplaza automáticamente al principio del siguiente campo. Si existen mensajes para todo el sistema, aparece la ventana de diálogo Mensajes de sistema. Después de leer los mensajes, seleccione Continuar (o Intro) para cerrar la ventana de diálogo.

Demostración: Logging on to the SAP System Objetivo Demonstrate and guide the participants through logging on to an SAP system.

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Capítulo 1: Navegación

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Datos del sistema Sistema: MySAP ERP training system required Mandante: 400–404 ID de usuario: training Clave de acceso: monthly instructor password Parametrizaciones del sistema: This demo will run on any standard mySAP ERP training system. 1. Demo the Exercise Logging on to SAP Systems. 2.

Refer to the Solution Logging on to SAP Systems for the required steps and data.

Presentación, navegación y personalización In this section, you will familiarize the participants with navigating the SAP system and the options available for personalizing the system to the users’ requirements and/or preferences. Explain that the SAP Easy Access screen is the system default screen after logging on. This standard can be changed in any start transaction. Choose Extras → Set start transaction. Explain navigation in SAP using the SAP standard menu, the menu bar and the command field (transaction codes). Point out that transaction codes can be found by selecting System → Status. Los menús le permiten buscar una transacción determinada cuando no conoce el código de transacción. El menú se organiza de acuerdo con la tarea que se esté realizando en el sistema SAP. Los menús son desplegables, por lo que cuando se selecciona un menú, aparecen más opciones. A veces, no todos los menús disponibles caben en una línea dentro de la barra de menús. En tal caso, continúan en la línea siguiente. El principio de menú desplegable sigue siendo el mismo.

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Lección: Navegación

Gráfico 2: Formato de imagen general

Demostración: Navigation— Accessing Transactions Objetivo Demonstrate how to navigate the SAP standard menu and explain the principles of the screen structure. Assume the role of an customers accountant and display a Customer master record using the SAP standard menu.

Datos del sistema Sistema: MySAP ERP training system required Mandante: 400–404 ID de usuario: training Clave de acceso: monthly instructor password Parametrizaciones del sistema: This demo will run on any standard mySAP ERP training system. 1. Access a customer master record. Choose Accounting → Financial Accounting → Customers → Master records → Display.

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2.

Enter Customer: 1000

3.

Enter Company Code: 1000

4.

Select

Continue / Enter.

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Capítulo 1: Navegación

5.

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Explain the layout of the screen structure.

Lista de favoritos y menú de usuario basado en roles Discuss the option of creating and maintaining personal favorites (frequently used transactions, files, and Web addresses) using the Favorites menu.

En SAP Easy Access, se puede crear una lista de favoritos que contenga lo siguiente: • • •

Transacciones Ficheros Direcciones en Internet

Gráfico 3: Árbol de navegación

Demostración: Creating Favorites Objetivo Demonstrate to the participants how to create a Favorites menu.

Datos del sistema Sistema: Mandante:

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MySAP ERP training system required 400–404

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Lección: Navegación

ID de usuario: training Clave de acceso: monthly instructor password Parametrizaciones del sistema: This demo will run on any standard mySAP ERP training system. 1. Demo the exercises Create Favorites Using the Menu Bar and Create Web site Links in the Favorites List. Refer to the exercises/solutions, Create Favorites Using the Menu Bar and Create Web site Links in the Favorites List for the required steps and data.

Explain that role-based menus allow users to limit the wide range of functionality provided by SAP to the user’s own requirements. Point out that when a user is assigned a role, they are assigned not only the menu, but also the authorizations they require to access the information. Users can be assigned to multiple roles. Nota: Favorites can still be maintained with role-based menus. Nota: Mention that SAP currently delivers over 1200 predefined roles. Los menús basados en roles de usuario son colecciones de actividades utilizadas en escenarios empresariales. Los usuarios acceden a transacciones, informes o aplicaciones basadas en Internet mediante menús de usuario. Los usuarios pueden modificar aspectos de los roles asignados, por ejemplo, creando su propia lista de favoritos. Cuando se asigna un rol a un usuario, los usuarios no sólo se asignan al menú sino también a las autorizaciones que necesitan para acceder a la información. De este modo, el sistema garantiza que los datos empresariales siempre estarán seguros. Los perfiles de autorización se generan según las actividades contenidas en el rol. De este modo, las autorizaciones de cada usuario en el sistema SAP se restringen sólo a dichas actividades. En mySAP Enterprise Portal, el usuario utiliza un browser de navegación en Web para ver y ejecutar las tareas y actividades necesarias. Aquí también se pueden asignar roles. El responsable del sistema puede adaptar el menú de usuario a las necesidades personales de cada usuario añadiendo o borrando opciones de menú.

Demostración: Role-Based User Menus Objetivo Demonstrate how to access and use the role-based user menus.

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Capítulo 1: Navegación

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Datos del sistema Sistema: MySAP ERP training system required Mandante: 400–404 ID de usuario: training Clave de acceso: monthly instructor password Parametrizaciones del sistema: This demo will run on any standard mySAP ERP training system. 1. From the SAP Easy Access menu, select Other menu. 2.

Use the Find function and search for Activity group name: Customer.

3.

Select the Customers Accountant activity group.

4.

Display the customer master record again using the role-based menu: Process master data → Display customer master record → Display customer. Emphasize the simpler navigation and quicker access of the role-based menu.

5.

Demonstrate how the users can return to the SAP standard menu. To do SAP menu. this, select

Modos Se puede abrir un modo cuando se desee. Al hacerlo, no se pierden datos de los modos abiertos. Se pueden crear hasta seis modos. Cada modo es independiente de los demás. Por ejemplo, si se cierra el primer modo, ello no provoca que se cierren los demás modos. Demasiados modos abiertos pueden dar como consecuencia un rendimiento más lento del sistema. Por este motivo, el responsable del sistema puede limitar el número de modos que se pueden crear a menos de seis. Puede moverse entre modos sin perder ningún dato siempre y cuando permanezca en una sesión del sistema SAP. Cambiar de modo es similar a tener a una persona en la otra línea cuando se habla por teléfono. Se puede continuar la conversación cuando se desee.

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Lección: Navegación

Gráfico 4: Sesiones

Nota: Users can have up to six sessions open at a time. However, as the sessions use system resources, the system administrator can limit further the permissible number of sessions per user. Also, caution the participants about leaving documents open and blocking out other users’ access. Para moverse entre modos, haga clic en cualquier parte de la ventana que contiene el modo que desea utilizar (o pulse Alt + Tab). La ventana que seleccione se convertirá en la ventana activa colocándose delante de las demás ventanas de la pantalla. Si tiene varios modos abiertos, puede minimizar los modos que no está utilizando. Cuando necesite utilizar uno de estos modos más tarde, puede restablecerlo seleccionando el símbolo apropiado de la barra de status. Cuando haya terminado de utilizar un modo, se recomienda finalizarlo. Cada sesión utiliza los recursos del sistema. Esto influye en el tiempo que el sistema SAP necesita para realizar los comandos. Antes de finalizar un modo, grabe todos los datos que desee mantener.

Demostración: Creating a New Session Objetivo Demonstrate how to create multiple sessions once the user has initially logged on.

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Capítulo 1: Navegación

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Datos del sistema Sistema: MySAP ERP training system required Mandante: 400–404 ID de usuario: training Clave de acceso: monthly instructor password Parametrizaciones del sistema: This demo will run on any standard mySAP ERP training system. 1. Create several sessions using the standard toolbar. Click Create new session. 2.

Create multiple sessions using the menu path System → Create Session.

3.

Create multiple sessions using the transaction box and typing /o.

Barra de status La barra de status facilita información general en el sistema SAP y en la transacción o tarea en la que esté trabajando. A la izquierda de la barra de status, se visualizan los mensajes de sistema. En la parte derecha de la barra de status hay tres campos. Uno con información del servidor y dos con información de status.

Gráfico 5: Barra de status

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Lección: Navegación

Discuss and demonstrate the location of the different types of information available on the status bar. Explain the difference between the following types of system messages: informational, warning and error. •

En el extremo izquierdo de la barra de status: – –

• •

Identifica mensajes de error Identifica otros mensajes de sistema

Para ocultar (o visualizar) los campos de status, seleccione el icono de la izquierda (o la derecha). Para visualizar la siguiente información del sistema, seleccione en el primer campo de status: – – – – – –

Sistema Mandante Usuario Programa Transacción Tiempo de respuesta

El segundo campo del status muestra el servidor al que se encuentra conectado. El tercer campo del status especifica el modo de entrada de datos que utiliza. Si selecciona este campo, puede cambiar entre los modos insertar (INS) y sobreescribir (OVR).

Características de ayuda This section introduces the participants to the various types of online help available in SAP. You will distinguish between system-level help (Application Help, SAP Library, Glossary) and field level help (F1, F4). Point out that the Help menu is available on the menu bar of every screen. El sistema SAP proporciona ayuda online exhaustiva. Se puede visualizar la ayuda desde cualquier pantalla del sistema. Siempre se puede solicitar ayuda mediante el menú de Ayuda o mediante el icono correspondiente. El menú de Ayuda contiene las siguientes opciones: Ayuda para aplicación Muestra ayuda exhaustiva para la aplicación actual. Si se selecciona esta opción de menú de la pantalla inicial, se visualiza la ayuda para la introducción a mySAP ERP.

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Capítulo 1: Navegación

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Biblioteca SAP En ella se puede encontrar toda la documentación en modo interactivo Glosario Permite la búsqueda de definiciones de conceptos Infos de release Muestra notas que describen modificaciones funcionales que se producen entre los diferentes release de mySAP ERP. SAPNet Le permite entrar en SAPNet. Feedback Le permite enviar un mensaje al front end SAPNet, el sistema de servicio de SAP. Opciones Le permite seleccionar opciones de ayuda

Gráfico 6: Sistema de ayuda

Demostración: System-Level Help Options Objetivo Demonstrate the various system-level help options.

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Lección: Navegación

Datos del sistema Sistema: MySAP ERP training system required Mandante: 400–404 ID de usuario: training Clave de acceso: monthly instructor password Parametrizaciones del sistema: This demo will run on any standard mySAP ERP training system. 1. Access the Help menu and demonstrate each of the various types of help available. Utilice F1 para la ayuda en campos, menús, funciones y mensajes. La ayuda F1 también facilita información técnica sobre el campo correspondiente, incluida, por ejemplo, la identificación de parámetro, que se puede utilizar para asignar valores al campo. Utilice F4 para obtener información sobre los valores que se pueden introducir. También puede acceder a la ayuda F4 para un campo seleccionado mediante el pulsador situado inmediatamente a la derecha de dicho campo. Si los campos de entrada están marcados con un icono pequeño de marca de verificación, sólo podrá continuar en esa aplicación si introduce un valor permitido.

Gráfico 7: Ayuda para campos: F1 y F4

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Capítulo 1: Navegación

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Demostración: Field-Level Help Options Objetivo Demonstrate the field-level help options available (F1 and F4).

Datos del sistema Sistema: MySAP ERP training system required Mandante: 400–404 ID de usuario: training Clave de acceso: monthly instructor password Parametrizaciones del sistema: This demo will run on any standard mySAP ERP training system. 1. call up the transaction to display the customer master records. Choose Accounting → Financial Accounting → Customers → Master records → Display. 2.

Place the cursor on the Customer field and select F1. Nota: F1 provides information about the field.

3.

Choose Technical info. Note the technical information available for that particular field.

4.

Place the cursor on the Company code field, choose F4, and choose Start search. Demonstrate the use of the F4 help option. Nota: F4 provides a list of field values or an option to search for the information in the case of an extensive list.

5.

Place the cursor on the Customer field and select F4. Select the tab Customers (by company code). Enter Company code: 1000 and Name: Becker 20. Choose Start search. Demonstrate the use of the search functionality.

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Lección: Navegación

Ejercicio 1: Entrar a sistemas SAP Duración del ejercicio: Minutos

Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Comprender los aspectos básicos de crear una entrada de acceso al sistema • Entrar a un sistema SAP

Ejemplo empresarial Como empleado de una empresa que gestiona su actividad empresarial con SAP, debe adquirir acceso a un sistema SAP para realizar sus operaciones empresariales diarias.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso:

For Future Use. For Future Use. For Future Use. For Future Use.

Do not modify this line. Do not modify this line. Do not modify this line. Do not modify this line.

CATT: Parametrizaciones del sistema: 1.

Tarea: En este ejercicio, primero creará una entrada de acceso al sistema para identificar el sistema al que desee tener acceso. A continuación, accederá a ese sistema con el mandante, la identificación de usuario y la clave de acceso apropiados. 1.

Cree una entrada en la pantalla de entrada a SAP GUI. Para ello, utilice la información que le ha proporcionado el instructor. Campo

Valor

Descripción

Clase AC010

Mandante Servidor de aplicación SAP Router String Número del sistema

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Capítulo 1: Navegación

2.

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Ya ha creado una entrada de acceso al sistema. Utilizará esta entrada para acceder al sistema SAP que ha identificado con la información facilitada. Campo

Valor

Usuario

AC010–##

Clave de acceso

FI-AP, FI-AR y FI-AA).

Gráfico 128: Resumen: Ventajas de la nueva contabilidad principal

En las diapositivas siguientes se describen detalladamente cada una de las ventajas. En pocas palabras, la nueva contabilidad principal incluye funciones que combinan la contabilidad principal clásica con el componente Ledger especial. Atención: A pesar de todas las innovaciones mencionadas hasta ahora, las “interfases de usuario” para la introducción de datos o contabilizaciones son prácticamente idénticas a las del release anterior desde el punto de vista del usuario.

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Lección: Nueva contabilidad principal

Gráfico 129: Presentación detallada de las ventajas: Estructura ampliada de los datos

El campo Área funcional también se almacena en la contabilidad principal. Esto significa que ya no es necesario activar el ledger de costes de volumen de negocios 0F para crear una cuenta de pérdidas y ganancias para el método de costes de ventas. El campo Centro de beneficio (al igual que el campo Centro de beneficio interlocutor) también se gestiona en la contabilidad principal. De este modo se puede utilizar la contabilidad principal para llevar a cabo análisis de gestión. Con el Componente central de mySAP ERP también se puede utilizar la contabilidad principal para representar una versión simplificada de la contabilidad de gestión (=> “CO light”). Los centros de coste y las clases de coste (principales) se encuentran disponibles en forma de objetos. Una entidad nueva (característica / categoría) que se encuentra disponible ahora es el campo Segmento. Con la adición de esta nueva entidad ya se pueden realizar informes de segmentos. En la nueva contabilidad principal, la estructura de las tablas se puede ampliar de forma flexible con la adición de campos personalizados y los totales relacionados para dichos campos. Se pueden utilizar informes estándar para todas las operaciones descritas anteriormente.

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Capítulo 7: Preparar balances contables

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Gráfico 130: Presentación detallada de las ventajas: División de documento (División online) I

El aspecto de la interfase y el modo en que los usuarios introducen documentos financieros es exactamente igual que en releases anteriores. Como norma se utiliza un 16% de tipo de IVA soportado. Actualmente, SAP da soporte a la derivación del segmento del centro de beneficio. Sin embargo, el centro de beneficio en sí se puede obtener a partir de un centro de coste, una orden CO o un proyecto, por ejemplo.

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Lección: Nueva contabilidad principal

Gráfico 131: Presentación detallada de las ventajas: División de documento (División online) II

Es necesario activar la división de documentos para garantizar que la característica Segmento (o cualquier otra entidad) se divida de forma coherente. La segmentación uniforme implica que se obtiene un “saldo cero” para cada documento de la entidad relevante. La pantalla muestra claramente no sólo el modo en que la entidad Segmento se divide, sino también el modo en que se hereda en las partidas individuales de acreedor y las partidas individuales fiscales del documento. Con la división online (y la herencia), las actividades de cierre de período “Regularización de balance” (=> SAPF180) y “Cargo retroactivo en cuenta PyG” (=> SAPF181) ya no son necesarias. Atención: La división de documentos también se puede aplicar a “procesos posteriores”, como los pagos. Los ingresos o gastos por descuentos se distribuyen entre las entidades en función de la cantidad de contabilizaciones originales en la cuenta de gastos (en el caso de una factura de acreedor original). Las facturas de deudor en las que los ingresos se distribuyen entre diferentes entidades se tratan del mismo modo que las facturas de acreedor a las que se ha hecho referencia en la nota anterior.

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Capítulo 7: Preparar balances contables

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Gráfico 132: Presentación detallada de las ventajas: Integración CO->FI en tiempo real

En esta diapositiva se muestra la integración en tiempo real de CO y FI mediante la característica/criterio Área funcional en forma de ejemplo. Sin embargo, también se puede definir la integración en tiempo real para los criterios Sociedad, División, Centro de beneficio, Segmento, Fondo y Deudor. La selección no es una decisión “crucial”, también se puede activar la integración en tiempo real para todas las características a la vez. Características especiales del documento de gestión financiera (FI) (=> 2b.): •

•

•

Las contabilizaciones se realizan en tiempo real (por documento). Ya no es necesario llevar a cabo reconciliaciones (=> [sólo] agregadas para cada cuenta de gastos/clase de coste) con el ledger de reconciliación en la contabilidad de clase de coste (transacción KALC). El documento FI no requiere cuentas de compensación. Sin embargo, las cuentas de compensación siguen siendo necesarias en mySAP ERP para operaciones multisociedades. Los usuarios pueden acceder al documento FI generado en tiempo real desde el documento de contabilidad de gestión (=> 2./2a.) y viceversa; por consiguiente, se garantiza la transparencia de los documentos contables.

Los documentos de la integración CO -> FI en tiempo real se pueden introducir en el sistema mediante un seguimiento para análisis posteriores.

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Lección: Nueva contabilidad principal

Gráfico 133: Presentación detallada de las ventajas: Presentación de cuentas paralela

Uno de los ledgers de la nueva contabilidad principal se ha diseñado como “ledger principal”. El ledger principal suele utilizarse para representar el estado de cuentas del grupo. Otros ledgers también se pueden utilizar para la presentación de cuentas paralela en la nueva contabilidad principal. •

Éste el enfoque del ledger en la nueva contabilidad principal que se proporciona con mySAP ERP.

• Atención: Estos no son los mismos ledgers que los del componente Ledger especial de Release R/3 Enterprise. No obstante, es posible representar la presentación de cuentas paralela mediante cuentas adicionales (=> enfoque de cuenta). Con el enfoque de cuenta, sólo se utiliza un ledger en la contabilidad principal y dicho ledger se utiliza como ledger principal. Por lo que se refiere a mySAP ERP, el enfoque de ledger (en la nueva contabilidad principal) y el enfoque de cuenta suelen tener la misma importancia. Para más información, véase Nota SAP 779251. Puede seguir utilizando las opciones de visualización de releases anteriores, como el enfoque de ledger especial o el enfoque de sociedad, siempre que dichos enfoques se hayan definido antes de utilizar mySAP ERP. Sin embargo, las ampliaciones de dichos enfoques no se incluyen en mySAP ERP.

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Capítulo 7: Preparar balances contables

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Discusión con moderador

Preguntas para la discusión Utilice las siguientes preguntas para que los participantes del curso tomen parte en la discusión. También puede utilizar sus propias preguntas.

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Lección: Nueva contabilidad principal

Resumen de la lección Ahora podrá: • Enumerar las ventajas principales ofrecidas por la nueva contabilidad principal

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Resumen del capítulo

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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Realizar periodificaciones • Analizar la cuenta de compensación EM/RF • Ejecutar balances contables • Explicar cómo está configurado el método de costes de ventas • Explicar la necesidad y la función del área funcional • Iniciar el programa que crea una cuenta de pérdidas y ganancias basada en el método de costes de ventas • Enumerar las ventajas principales ofrecidas por la nueva contabilidad principal

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Examine sus conocimientos

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Examine sus conocimientos 1.

La herramienta que le permite organizar las actividades de cierre se encuentra . en el Rellene los espacios en blanco para completar las frases.

2.

Si existe un saldo Haber en la cuenta de EM/RF cuando se van a cerrar los libros, el programa de reclasificación de EM/RF desplaza dicho saldo a una cuenta llamada . Rellene los espacios en blanco para completar las frases.

3.

En la mayoría de casos, el área funcional se deriva del centro de coste registrado en una operación. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas.

□ □ 4.

Correcto Falso

En el el precio de coste se resta de los ingresos para calcular los beneficios brutos de explotación. Rellene los espacios en blanco para completar las frases.

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Examine sus conocimientos

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Respuestas 1.

La herramienta que le permite organizar las actividades de cierre se encuentra en el Schedule Manager. Respuesta: Schedule Manager

2.

Si existe un saldo Haber en la cuenta de EM/RF cuando se van a cerrar los libros, el programa de reclasificación de EM/RF desplaza dicho saldo a una cuenta llamada Mercancías recibidas pero no facturadas. Respuesta: Mercancías recibidas pero no facturadas

3.

En la mayoría de casos, el área funcional se deriva del centro de coste registrado en una operación. Respuesta: Correcto Pese a que hay otras opciones para registrar un área funcional, la sustitución basada en el centro de coste sigue siendo el método más utilizado.

4.

En el método costes de ventas el precio de coste se resta de los ingresos para calcular los beneficios brutos de explotación. Respuesta: método costes de ventas

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Resumen del curso

Resumen del curso Ahora podrá: • • •

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Explicar las funciones de las diferentes aplicaciones de gestión financiera Explicar la relación entre los componentes de gestión financiera Realizar las operaciones típicas de los componentes de gestión financiera

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Resumen del curso

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Apéndice 1 Consejos sobre Finanzas

Gráfico 134: Simplificación de contabilizaciones

•

• •

Los documentos de referencia, los documentos tipo, y la función retener/fijar datos ayudan a reducir el número de entradas necesarias en un documento nuevo. Los documentos de referencia son documentos ya contabilizados que pueden utilizarse como modelo. Los documentos tipo son documentos modelo que también se pueden copiar en una contabilización nueva.

La función retener/fijar datos permite la entrada automática de algunos datos cuando se repite una contabilización.

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Apéndice 1: Consejos sobre Finanzas

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Gráfico 135: Contabilización utilizando documentos de referencia

Cuando se contabiliza un documento, a veces resulta más fácil utilizar una imputación previa (o de uso frecuente). Esto se realiza mediante documentos de referencia. Es este ejemplo, el usuario copia un documento que ya existe para contabilizar uno nuevo. Esta operación se lleva a cabo sólo con indicar el documento de referencia en el momento de la contabilización.

Gráfico 136: Entrada rápida de mayor de partidas individuales de mayor

Existe una pantalla aparte para entradas rápidas de las partidas de cuentas de mayor.

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Apéndice 1: Consejos sobre Finanzas

En la contabilización normal de partidas, cada partida requiere una nueva pantalla. La entrada rápida de cuentas de mayor utiliza máscaras de partida que sólo presentan los campos predefinidos. La selección limitada normalmente tiene una longitud de una o dos columnas. Así pueden aparecer partidas individuales múltiples en la misma pantalla; de este modo, se simplifica la entrada de varias posiciones de documento. En el Customizing, es posible configurar varias variantes de entrada para satisfacer los diferentes requisitos del usuario final.

Gráfico 137: Modelo de imputación

• • •

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El modelo de imputación incluye las partidas individuales que aparecerán como valores de propuesta en el documento. El modelo de imputación puede contener una cantidad indefinida de partidas individuales e incluir el importe contabilizado y el documento contabilizado. La contabilización del modelo de imputación no necesita ser completa. Por ejemplo, la cuenta podría incluirse en el modelo mientras que los campos de centro de coste e importe se dejan en blanco para completarse en la contabilización final cuando se utilice el modelo.

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Apéndice 1: Consejos sobre Finanzas

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Gráfico 138: ID de parámetro

Los ID de parámetros se utilizan para determinar los valores por defecto de un campo en el registro maestro del usuario. Este procedimiento tiene la ventaja para el usuario que ya no debe entrar expresamente un valor de campo en la pantalla. Ejemplo: Si el usuario sólo tiene autorización para la sociedad 1000, el sistema inserta automáticamente el valor 1000 en los campos que contiene la sociedad.

Gráfico 139: Entrada preliminar de documentos

Un documento incompleto se puede registrar de forma preliminar y contabilizar en una fecha posterior. Esto lo puede realizar el mismo usuario u otro diferente. La entrada preliminar de documentos tiene la ventaja de crear datos de documento que se pueden utilizar para las evaluaciones online. Sin embargo, no tiene por qué actualizarse hasta que el documento(s) se haya registrado y contabilizado completamente. Por ejemplo, puede utilizar importes de documentos registrados de forma preliminar para la declaración del IVA. Las sustituciones y validaciones no se encuentran disponibles en la entrada preliminar de documentos. Sin embargo, se pueden utilizar cuando se contabilice el documento.

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Apéndice 1: Consejos sobre Finanzas

Gráfico 140: Contabilización de un documento preliminar

Se pueden contabilizar documentos preliminares de forma individual o bien mediante una lista. Si se contabilizan varios documentos preliminares mediante una lista, cuando termine, el sistema emite una lista que especifica qué documentos se han podido contabilizar. A partir de esta lista se puede realizar cualquier procesamiento posterior que sea necesario con cualquier documento registrado de forma preliminar que no se haya podido contabilizar debido a la omisión de información básica, como por ejemplo, la omisión de una imputación. También se puede crear un juego de datos batch-input para contabilizar los documentos preliminares.

Gráfico 141: Validación

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Apéndice 1: Consejos sobre Finanzas

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Gráfico 142: Sustitución

Variantes del informe • • • •

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Una variante de informe proporciona un método de almacenar los criterios de selección predefinidos para el informe. Se pueden definir varias variantes de informe para un solo informe. Sin embargo, se puede usar sólo una variante individual para un informe. Las variantes se necesitan para ejecutar informes en proceso de fondo. Las variantes de informe permiten una configuración estandarizada de informes para proporcionar una salida consistente de informes. También son útiles cuando se ejecutan informes que requieren criterios de selección de datos complejos.

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Apéndice 1: Consejos sobre Finanzas

Gráfico 143: Ledgers especiales definidos por el usuario

Gráfico 144: Ledgers especiales y gestión de informes

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Apéndice 1: Consejos sobre Finanzas

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Gráfico 145: La estructura de los Ledgers especiales (FI-SL)

Gráfico 146: Ampliar bloque de imputación

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Apéndice 1: Consejos sobre Finanzas

Gráfico 147: Report Painter / Report Writer

Gráfico 148: Report Painter

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Apéndice 1: Consejos sobre Finanzas

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Gráfico 149: Estructura básica de informe

La consolidación empresarial (EC-CS) consolida empresa, división y centro de beneficio en las unidades organizativas. Si las aplicaciones de gestión y el sistema de consolidación se encuentran en un sistema y un mandante, los datos se pueden enviar online al sistema de consolidación Además, los datos se pueden obtener de otros sistemas SAP por extracto periódico o rollup. Extracto periódico En el sistema emisor, se extraen los datos del informe con el programa de balances contables. En el sistema receptor, un programa lee el extracto de datos y contabiliza la información. actualización directa El rollup es una herramienta estándar del sistema SAP para transferir registros de datos desde una tabla emisora a una receptora. Se utiliza para el traslado de datos de contabilidad de centros de beneficio (EC-PCA) a EC-CS. También se puede implementar si se quieren transferir datos desde varios sistemas SAP o mandantes a EC-CS y se desea configurar la cuenta de pérdidas y ganancias basada en el método de costes de ventas. Para la transferencia de datos desde sistemas externos, se pueden enviar datos offline con los formularios de creación EC-CS, Microsoft Access o Microsoft Excel. Con EC-CS, se pueden realizar consolidaciones empresariales y de gestión. Las bases para esto son la empresa, la división y el centro de beneficio. Se crea una vista para cada clase de consolidación. La estructura de grupo con una vista se puede representar en varias jerarquías. IDES utiliza una jerarquía para la representación jurídica y otra para la regional. EC-CS forma la estructura interna de la empresa utilizando unidades y ámbitos de consolidación. Los ámbitos de consolidación se definen por jerarquía. Representan los niveles en los que se realiza la consolidación. Se pueden utilizar

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Apéndice 1: Consejos sobre Finanzas

los ámbitos de consolidación siguientes: subgrupos (consolidación empresarial), divisiones (consolidación de divisiones), centros de beneficio o nodos de jerarquía (consolidación de centros de beneficio). Los objetos que se encuentran por debajo de los ámbitos de consolidación y que deben consolidarse son las unidades de consolidación. En función de la clase de consolidación, existen empresas, combinaciones de empresas y divisiones, o combinaciones de empresas y centros de beneficio. La consolidación se realiza con la ayuda de dos monitores. Éstos contienen todos los procedimientos que hay que realizar. Monitor de datos Antes de la consolidación, deben prepararse los datos a consolidar en el nivel de las unidades de consolidación. El monitor de datos contiene todos los procedimientos de preparación y su status actual. Los procedimientos en el monitor de datos pueden ser los siguientes: creación de datos de financieros y datos financieros adicionales (adicionalmente, para la consolidación de datos relevantes), validación de datos financieros, contabilizaciones de corrección manuales, conversión de moneda, regulación por cuotas o validación de datos financieros corregidos. Monitor de consolidación En el nivel del ámbito de consolidación, los datos preparados de las unidades de consolidación finalmente se consolidan. Los procedimientos en el monitor de consolidación pueden ser los siguientes: consolidación de acreedores, ventas, costes y gastos, beneficios de participaciones y capital o la validación de valores consolidados. Si las parametrizaciones del sistema son correctas y se han creado los datos financieros correctamente, el sistema lleva a cabo las etapas de consolidación haciendo clic en un pulsador. Las contabilizaciones que se han creado automáticamente se visualizan en el log. Los hitos se utilizan para detener la actualización automática de la consolidación en los procedimientos marcados para ello. El procedimiento siguiente se inicia independientemente. La manera en que se transfieren los datos a la consolidación depende del método de transferencia de datos. Actualización directa/rollup Las posiciones de valor con los mismos nombres que las cuentas del plan de cuentas de grupo deben estar en el plan de cuentas de consolidación para EC-CS. La cuenta del grupo del sistema emisor se crea en los datos maestros del plan de cuentas operativo.

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Apéndice 1: Consejos sobre Finanzas

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Extracto periódico Las cuentas operativas se asignan a una estructura de balance/ PyG de grupo en el sistema emisor. Las partidas del plan de cuentas de consolidación en el sistema receptor corresponden a las partidas individuales de esta estructura de balance/PyG. En el sistema emisor FI, se extraen los datos financieros con el programa de balances contables. En el sistema receptor EC-CS, un programa lee el extracto de datos y contabiliza la información. El plan de cuentas de consolidación EC-CS consta de posiciones de valor, en las que se gestionan los valores y las posiciones totales, que contienen los totales de las posiciones de valor que se encuentran por debajo de éstas en la estructura. Se pueden utilizar planes de cuentas de consolidación múltiples para cumplir con diferentes requisitos. • • • • •

• • •

Los planes de posiciones para la gestión financiera (balance contable de grupo basado en US-GAAP, por ejemplo) Plan de cuentas agregado Planes de cuentas con ratios El sistema de consolidación contiene todas las funciones de consolidación. La consolidación se realiza utilizando el sistema de consolidación. Los datos consolidados se pueden actualizar en el sistema OLTP (Online Transactional Processing), (EC-CS) o en SAP BW (SEM-BCS). Las estructuras de datos se basan en las tablas y el usuario las puede definir parcialmente. El Business Information Warehouse de SAP (SAP BW) contiene datos empresariales, incluidos los datos consolidados. Estos datos se almacenan en el cubo de datos multidimensional.

Las empresas de grupo complejas deben gestionarse de forma eficaz. Dado que el éxito de los altos directivos no depende únicamente de que la estrategia de la empresa sea correcta, sino también de que se implemente rápidamente, SAP ha desarrollado el nuevo componente de dimensión Strategic Enterprise Management (SEM) para perfeccionar la gestión de la empresa. SEM-BCS es el componente con el que se puede llevar a cabo una consolidación legal y de gestión.

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Glosario ABAP Advanced Business Application Programming (ABAP): SAP’s fourth generation programming language, which is specifically designed for integrated standards software applications. ABAP also supports all of the steps involved in improving the client/server solution, from prototyping through implementation and testing, to final optimization. The latest extension of ABAP is ABAP Objects. ABAP/4 Advanced Business Application Programming Language ABAP/4 Query ABAP/4 Queries provide users with basic lists, sorted and totalled by various criteria. Statistics and ranked lists are also available. AcceleratedSAP (ASAP) Standard methodology for efficiently implementing and continually optimizing your SAP software. ASAP supports the implementation of the SAP and can also be used for upgrade projects. It provides a wide range of tools that helps you in all stages of your implementation project – from project planning to the continual improvement of your SAP system. The two key tools in ASAP are the Implementation Assistant, which contains the ASAP Roadmap, and provides a structured framework for your implementation, optimization or upgrade project, and the Question & Answer database (Q&A), which allows you to set your project scope and generate your Business Blueprint using the SAP Reference Structure as a basis. account assignment Specification of which accounts to post to from a business transaction. See also Additional account assignment. account assignment model Template used for document creation in which default values are provided for the posting of a business transaction. An account assignment model may contain any number of G/L line items and can be changed or enhanced as needed. Unlike sample documents, account assignment models may contain incomplete G/L line items. account determination Automatic system function that determines the accounts for posting amounts in Financial Accounting.

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account group Attributes that determine the creation of master records. The account group determines: the data that is relevant for the master record and a number range from which numbers are selected for the master records. An account group must be assigned to each master record. account types Key that specifies the accounting area to which an account belongs. Examples of account types are asset accounts, customer accounts, vendor accounts, and G/L accounts. The account type is required in addition to the account number in order to identify an account, since the same account number can be used for each account type. accrual entries Accrual & Deferral Entries are adjustment postings which are necessary at the end of a posting period. They are typically reversed in the following period. The SAP accrual program books the accrual to the G/L, then specifies the date upon which the reversal should be effective. A reversal program is executed to select and reverse the applicable accrual documents. activity types Activity types describe the activity produced by a cost center and are measured in units of time or quantity. Example: machine hours, labor hours. additional account assignment All entries in a line item that are made in addition to account number, amount, and posting key. Example: payment terms, payment method, and cost center. allocation field The allocation field is an additional reference field for line items. It is contained on every posted line item. Line items can be sorted in the line item directory by the content of this field. The allocation field is either filled automatically (sort key in the master record) or manually (entry in a line item). application help Context-sensitive help available in the menu Help. This function allows users to display documentation about the current transaction, program, or screen. The documentation to be displayed must be predefined explicitly in the Knowledge Warehouse. If no specific documentation has been defined, the SAP Library is displayed. From there, users can navigate to the relevant documentation. asset class The main criterion for classifying fixed assets according to legal and management requirements. For each asset class, control parameters and default values can be defined for depreciation calculation and other master data. Each asset master record must be assigned to one asset class. Special asset classes are, for example: assets under construction, low-value assets, leased assets, financial assets, and technical assets.

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Asset Explorer Tool for displaying asset values. It displays: both planned and posted asset balance sheet values and depreciation, all transactions on the asset, and developments in a business area over several fiscal years. assets Sum of a company’s assets and prepaid/deferred items. These are displayed on the left hand side of the balance sheet. automatic account assignment Automatic function (in financial accounting) during posting transactions, whereby the system assigns the items to their appropriate accounts, without the user having to make any entries. balance audit trail Record of all transactions posted to an account within a certain period. The balance audit trail shows the balance at the start of a given period and the way in which the balance of the account changed by the end of the period. balance carried forward At the end of the fiscal year, the balances of all balance sheet items are carried forward from the prior year into the new year as the opening balance. Statistical items can be carried forward if required. The carryforward of income statement items is controlled by selected items. This is particularly important for the carryforward of retained earnings, if the appropriation of retained earnings is shown at the end of the income statement. Consolidation transaction types are carried forward to their assigned carryforward transaction type. balance confirmation Method of correspondence listing individual amounts you want your customer or vendor to confirm. You request your customer or vendor to confirm these amounts no matter whether or not they correspond to the amounts kept in their accounting system. Balance Sheet Account Valuation The program SAPF100 valuates General Ledger accounts managed in a foreign currency at a key date specified in the selection parameters. Balance Sheet Readjustment Program Program SAPF180 ensures zero balances per business area necessary for creating business area balance sheets. If profit center accounting is activated, readjustments are made for profit centers as well. It distributes Receivables & Payables, tax postings, cash discount postings and valuated exchange rate differences. bank master data The information on a bank required to carry out business transaction with the bank. This information is stored centrally in the SAP system and includes the name and address of the bank and any country-specific information as appropriate.

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baseline date In project management a date that is included in the baseline plan of a project. Used to compare with current planned dates to determine any delays. In the Project System baseline dates are one of four date types for events. bill of exchange Promise to pay in the form of an abstract payment paper detached from the original legal transaction. branch account account that is used to represent the head office/branch relationship of a customer or vendor in the SAP system. Purchase orders, deliveries or invoices entered for branch accounts are posted to the head office account. Each branch account must be linked to a head office account. business area Organizational unit of financial accounting that represents a separate area of operations or responsibilities within a company. Value changes recorded in Financial Accounting can be assigned to this business area. You can create financial statements for business areas, and you can use these statement for various internal reporting purposes. cash journal A double-entry compact journal managed in account form that records the postings for cash transactions. By setting the cash balance at the beginning of the day, the cash journal shows the cash balance at any time by adding the cash receipts and deducting the cash expenses. The cash journal also serves as a basis for entries in the general ledger and thereby represents the Cash G/L account. chart of accounts A classification scheme consisting of a group of general ledger (G/L) accounts. A chart of accounts provides a framework for the recording of values, in order to ensure an orderly rendering of accounting data. The G/L accounts they contain are used by one or more company codes. For each G/L account, the chart of accounts contains the account number, the account name and other, technical information. A chart of accounts must be assigned to each company code. This chart of accounts is the operative chart of accounts and is used in both financial accounting and cost accounting. Other charts of accounts include the following charts of accounts. country-specific charts of accounts. These are structured in accordance with legal requirements of the country in question, group chart of accounts This is structured in accordance with requirements pertaining to Consolidation. clearing Procedure by which the open items belonging to one or more account are indicated as cleared (paid). Open items can be cleared if the credit amount used to clear the item equals the debit amount of the item to be cleared. Example: An invoice of 45 dollars may be cleared by a payment amount of 45 dollars.

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client In commercial, organizational and technical terms, a self-contained unit in an SAP system with separate master records and its own set of tables. company code The smallest organizational unit for which a complete self-contained set of accounts can be drawn up for purposes of external reporting. This includes recording all relevant transactions and generating all supporting documents required for financial statements. company code currency/local currency This is the currency of the company code in which the document is attached. The SAP system always saves the company code currency. CONS A group chart of accounts consolidation group A user-defined group of multiple consolidation units for purposes of consolidation and reporting. consolidation unit Smallest element of the corporate group structure that is used as the basis for performing a complete consolidation. controlling area Organizational unit within a company, used to represent a closed system for cost accounting purposes. A controlling area may include single or multiple company codes that may use different currencies. These company codes must use the same operative chart of accounts. All internal allocations refer exclusively to objects in the same controlling area. correspondence The printed correspondence of a company. It includes: order confirmations, dunning notices, and payment notification. cost center Organizational unit within a controlling area that represents a defined location of cost incurrence. You can make organizational divisions based on the following aspects: functional requirements, allocation criteria, physical location, or responsibility for costs. cost element A cost element classifies the organization’s valuated consumption of production factors within a controlling area. A cost element corresponds to a cost-relevant item in the chart of accounts. cost of sales The cost of goods manufactured for the products sold. The cost of goods sold can be compared against the sales revenues. The cost of goods sold does not contain costs for finished or semifinished products still in the inventory. The cost of goods sold is usually calculated at the point of goods issue. In contrast

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to the period accounting method, the posting is made to an account Cost of goods sold and not to Change in stock. This can be defined in Customizing for goods issues. country chart of accounts The chart of accounts provides an alternative account number structure to meet localized reporting requirements. It is sometimes referred to as the Alternative Chart of Accounts. credit control area Organizational unit that represents an area responsible for granting and monitoring credit. This organizational unit is either a single company code or, if credit control is performed across several company codes, multiple company codes. Credit information can be made available per customer within a credit control area. cross company posting Posting transaction involving several company codes. The system creates a document for each company code involved. Cross company code posting are used to process centralized purchasing or payments. data monitor The data monitor manages the transfer of individual financial statement data into the Consolidation system. The data monitor has the following basic functions: to display the import procedure of companies, to display the import statuses of companies, and to perform data import for one company or jointly for several companies. data transfer Movement of reported financial data into the consolidation system, and the transmission of consolidation data to other systems. A data transfer method is specified for each company before data is imported into the Consolidation system. For example, consolidation data can be transferred to the SAP Executive Infomation System (EIS) or to other consolidation systems during step consolidation. depreciation area An area showing the valuation of a fixed asset for a particular purpose (for example, for individual financial statements, balance sheets for tax purposes, management accounting values, and so on). Along with real depreciation areas, it is possible to define derived depreciation areas. The values for these derived areas are calculated from those of two or more real areas. division An organizational unit based on responsibility for sales or profits from saleable materials or services. document change rules Documents can be changed using the original document number based on document change rules. They determine which fields and under what circumstances fields can be changed.

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document flow Representation in the system of the sequence of documents for a particular business transaction. A document flow could, for example, consist of a quotation, a sales order, a delivery, and an invoice. document principle Principle according to which postings are always stored in document form (no posting without document). The document remains as a complete unit and can be displayed at any time until it is archived. document type Key that distinguishes the business transactions to be posted. The document type determines where the document is stored as well as the account types to be posted. drilldown reporting Tool for evaluating the data of an application according to its characteristics and key figures. Drilldown reporting allows you to generate simple data-driven lists (ad-hoc reports) as well as complex formatted reports (using forms). Using hierarchies, variables, formulas, cells and key figures, you can generate reports that satisfy all user requests. Available functions include database navigation and interactive list processing (sorting, ranked lists, ABC analyses, exceptions, and so on). Drilldown reporting is also linked to SAP Graphics, SAP Mail and the Excel List Viewer. dunning The process of notifying vendors to ensure the resubmission of vendor declarations that are about to reach their expiration dates. If a vendor declaration expires, it is no longer valid proof of a product’s origin. dunning procedure Pre-defined procedure specifying how customers or vendors are dunned. The following are defined as part of the dunning procedure: number of dunning levels, dunning frequency, amount limits, and texts for the dunning notices EnjoySAP With the EnjoySAP initiative, SAP has developed a holistic approach to designing user interfaces that are visual, interactive and personalized. The three key facets that simplify software are: the visual aesthetics of software that make its use obvious at first glance, the understanding of how people interact with the software for high-speed usability, and the personalization of software designed for each individual’s needs. These features and functions of SAP are accessible through Web browsers or traditional client/server connections to ensure maximum openness and flexibility. ERS (Evaluated Receipt Settlement) Evaluated Receipt Settlement. Evaluated receipt settlement involves an agreement between the vendor and the buying company that the former does not issue invoices for purchasing transactions. Instead, the invoice document is posted automatically in the buying company’s system based on data from the PO and goods receipts. Using this procedure precludes invoice variances (for example, the charging of too high a price by the vendor).

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exchange rate tables Exchange rate tables are user maintainable. They contain dates with applicable translation rates for foreign currency transactions. The system will default to the rates entered in this table if no rate is specifically entered on a transaction. exchange rate type Key representing a type of exchange rate in the system. For example, you can define a buying rate, bank selling rate, or average rate as a particular exchange rate type. This is then used when translating or converting currency amounts in the system. field status The goal of the SAP system is to ensure accurate and efficient data entry. The use of field status functionality allows the appropriate combination of fields to be presented at data entry time. In this way, errors of inclusion and exclusion are prevented. Individual fields can be defined as required, suppressed or optional. This depends on the user-defined configuration of the SAP system. financial management area The financial management area is found in the treasury component of SAP. It subdivides an enterprise into units that can carry out independent cash budget management and independent funds management. financial statement version Hierarchical positioning of G/L accounts. This positioning can be based on specific legal requirements for creating financial statements. It can however be a self-defined order. foreign currency valuation Procedure for determining at a key date the value of the current assets and liabilities posted in foreign currency. Assets and liabilities are valuated using the unit account method of valuation which means that the individual open items are valued. If this is not possible (because the account is not managed on an open item basis), the balance of the account is valuated instead. functional area Organizational unit in Accounting that classifies the expenses of an organization by functions, such as: administration, sales and distribution, marketing, production, and R&D. Classification takes place to meet the needs of cost of sales accounting. G/L fast entry In regular line item posting, each line item requires a new screen with the possible fields available presented to the user. G/L fast entry uses line item templates that have only the predefined fields available. The limited selection usually has a length of 1 or 2 rows. This allows multiple line items to appear on the same screen. This simplifies the entry of multiple document line items in standardized entries .

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general ledger A ledger designed to present the values used in creating financial statements. It records values at company code level. general ledger account master record Data record containing information that controls the entering of data to a G/L account and the management of the account. This includes for example the currency in which an account is managed. General Ledger Information System The general ledger information system, which is based on the R/3 System’s Executive Information System (EIS) functionality, is a dialog-oriented information system that is capable of evaluating a dataset according to all characteristics contained in the data description. Both G/L account transaction figures as well as balance sheet and P&L structures serve as the primary database for the general ledger information system. Balance sheet key figure reports and financial statement versions are available as report types. glossary Terminological dictionary containing the terminology of a specific subject field or of related subject fields and based on terminology work. goods issue Term used in inventory management to describe a reduction in warehouse stock due, for instance, to a withdrawal of stock or the delivery of goods to a customer. goods receipt Term from the field of inventory management denoting a physical inward movement of goods or materials. In the SAP system, a difference is made between the following kinds of goods receipt: goods receipt with reference to a purchase order, goods receipt with reference to a production order, and other goods receipts (without reference). Goods Received/Invoice Received Reclass This program, (RFWERE00), analyzes goods receipts and invoices received clearing accounts and generates adjustment posting to classify business transactions correctly for balance sheet presentation. GR/IR account This general ledger account that includes postings for goods received but not yet invoiced, and also postings for goods invoiced but not yet received. group company A group company is the legal unit of consolidation to which company codes are assigned. GUI Graphical User Interface (GUI) refers to the display of software on a screen using graphics, symbols and icons rather than text alone. An example of a GUI is the Microsoft windows format. Within the EnjoySAP initiative, SAP has developed a holistic approach to designing user interfaces that are visual, interactive and personal. This initiative includes a user-friendly GUI. Web

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browsers have now emerged as the standard GUI throughout the Internet. Browsers are a key enabler of mySAP.com, and SAP will make all SAP business functionality available in browser applications. header Row of text that appears at the top of each page of a report. Holdback/Retainage Holdback/ Retainage are payment terms which consist of proportional installment payments. Each installment payment can carry its own payment term definition. house bank A business partner that represents a bank via which you can process your own internal transactions. IDES International Demonstration and Education System; IDES contains several sample companies that typify relevant business processes of the SAP system.. It has simple user guidance and varied master and transaction data, so extensive scenarios can be enacted. IDES is the basis system for internal and external training. Implementation Guide (IMG) Tool for configuring the SAP system to meet customer requirements. The Implementation Guide (IMG) explains all the steps in the implementation process, tells you the SAP standard (factory) Customizing settings and describes the system configuration activities. The hierarchical structure of the IMG is based on the application component hierarchy and lists all the documentation which is relevant for implementing the SAP system. The main component of the Implementation Guide is the IMG activities which go to Customizing. The relevant system settings are made there. You can also document projects in the IMG. The SAP Reference IMG contains all IMG activities, sorted by application component and into General settings and Enterprise structure. The Enterprise IMG is a subset of the SAP Reference IMG containing only the IMG activities required for the application component to be implemented. (Note: The Enterprise IMG no longer exists after SAP R/3 Release 4.6A.) The project IMG is an excerpt of the company IMG (up to release 4.5B) or of the SAP reference IMG (from release 4.6A). It contains the relevant IMG activities for the application components, which are to be implemented in a certain Customizing project. Project views can be based on a Project IMG and specified attributes, for use in Release Customizing (Delta Customizing or Upgrade Customizing). input tax Tax that is charged by the vendor. A claim for refund of the deductible portion of input tax can be submitted to the tax authorities. internal order Instrument used to monitor costs and, in some instances, the revenues of an organization. Internal orders can be used for the following purposes: monitoring the costs of short-term jobs, monitoring the costs and revenues

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of a specific service, and ongoing cost control. Internal orders are divided into the following categories: overhead orders can be used for short-term monitoring of the indirect costs arising from jobs. They can also be used for continuous monitoring of subareas of indirect costs. Overhead orders can collect plan and actual costs independently of a company’s cost center structures and business processes. In this way, they enable the continuous cost control in the company. Investment orders monitor investment costs that can be capitalized and settled to fixed assets. Accrual orders monitor period-based accrual between expenses posted in Financial Accounting and accrual costs in Controlling. Orders with revenues monitor the costs and revenues arising from activities for partners outside the organization, or from activities not belonging to the core business of the organization. invoice Message to the buyer of goods or services that contains, among other things, the following information: name of the goods or services, quantity sent, and remuneration due. invoice receipt Term from Invoice Verification describing the receipt of an invoice issued by a vendor (creditor). In the SAP system, a difference is made between the following cases: Invoice receipt referencing a purchase order, invoice receipt referencing a goods receipt, and invoice receipt without reference. invoice verification Term for the entry and checking of incoming (vendor) invoices (also known as invoice matching, invoice validation, and invoice clearance). In invoice verification, vendor invoices are compared with the purchase order and the goods receipt, and are checked in three ways: content, price and quantity. local currency Currency of a company code (country currency) in which the local ledgers are managed. Opposite: Foreign currency. lockbox Procedure for rapid deposit of checks (used mainly in the USA). Checks that are sent by the business partner to the bank or the lockbox provider (service company that processes checks) are credited to the payee’s account. The information entered is forward to the payee per file transfer. lockbox processing Payment transactions in the USA are largely made in the form of checks. In order to process these payments quickly, banks offer lockbox services where customers can send their payments directly to a lockbox at a bank. The bank deposits the checks and sends check deposit information to the payee via file transfer.

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master record Data record containing master data, that is, data which remains unchanged over a reasonably long period of time. A vendor master record contains the vendor’s name, address and bank details, for example. A user master record in the SAP system includes the person’s system authorizations, standard printer, start transactions, and so on. net procedure Procedure where cost or inventory postings are reduced automatically by the expected cash discount when an invoice is posted. As a result, it is possible to post exact acquisition values less the cash discount. note item Special item that does not affect the account balance. When you post a noted item, a document is generated; the item can be displayed via a line item display. Certain noted items are processed by the payment program or dunning program. Example: Down payment request. number ranges Range of numbers that you can assign to business objects – or their sub-objects – of the same type. Examples of such objects are business partners, G/L accounts, orders, posting documents and materials. Each number range has one or more number range intervals and a number assignment type. There are two types of number assignment: Internal: When storing a data record, the SAP system automatically assigns a sequential number, which lies in the relevant number range interval. External: In this case, the number is assigned by the user or by an external system. You must make sure that the number lies in the relevant number range interval. Example: Domestic business partners: Number range 01, number range interval 100,000 – 199,999, internal assignment. Foreign business partners: Number range 02, number range interval 200,000 – 299,999, external assignment. one-time account Account on which the transaction figures for a group of customers/vendors with whom you only conduct business once or rarely are recorded. One-time accounts require a special master record. Certain customer/vendor data such as address and bank details, is not entered in the master record but in the document itself. open FI interface The standard financial accounting functions are not always sufficient to meet the specific demands of certain customers or industries. It is not always practical to extend the standard system. At the same time modifications to the standard system should be avoided or at least kept to a minimum. The Open FI Interface enables enhancement of standard functions without having to modify the standard system.

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open item management Stipulation that the items in an account must be used to clear other line items in the same account. Items must balance out to zero before they can be cleared. The account balance is therefore always equal to the sum of the open items. open item valuation Stipulation that the items in an account must be used to clear other line items in the same account. Items must balance out to zero before they can be cleared. The account balance is therefore always equal to the sum of the open items. operating chart of accounts Each company code in the SAP system uses the G/L accounts from only one chart of accounts for account validation at journal entry time. This is called the operating chart. operating concern Represents a part of an organization for which the sales market is structured in a uniform manner. By setting off the costs against the revenues, you can calculate an operating profit for the individual market segments, which are defined by a combination of classifying characteristics (such as product group, customer group, country, or distribution channel). The market segments are called profitability segments. You can assign multiple controlling areas to one operating concern. organizational elements A company’s enterprise structure is mapped to the SAP applications using organizational elements. outbound delivery Process of picking goods, reducing the storage quantity and shipping the goods. The outbound delivery process begins with goods picking and ends when the goods are delivered to the recipient. In the SAP system, this operation is represented by the outbound delivery document. This is generated during the following activities: goods shipment based on a sales order, stock transfer order, and goods. output tax Tax levied on customers at all levels of production and trade. Output tax represents a tax liability. parallel currency The SAP system always stores the transaction currency and the local currency of a transaction. It is possible to configure the SAP system to capture two additional or parallel currencies. The user can display the transaction in any of the currencies being stored. Postings to exchange rate difference accounts are made automatically.

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parameter IDs (PIDs) Parameter IDs are used to determine the default value for a field in the user master record. The advantage of this procedure for the user is that he or she no loner has to specifically enter a field value on the screen. parked document An incomplete document may be temporarily stored within SAP system and then posted at a later date; this may be done by the same or a different user. partial payment Payment in partial settlement of an outstanding invoice amount. payment program Program for making the payments specified in payment requests. The payment program generates documents, which are used by the programs for generating payment media to create payment forms and lists result in postings to the payment processing accounts in Financial Accounting. payment terms Payment terms are defined as 4 character alphanumeric keys. The SAP system is delivered with typical payment term keys; however, new payment terms can be defined in configuration. Each term consists of up to three possible combinations of due date and discount availability. period accounting Type of presentation that shows all the costs of a period. Whereas cost-of-sales accounting includes only the costs incurred for the revenue received (an increase in the finished goods inventory cannot be reported as revenue), period accounting includes all the costs of the period regardless of whether the corresponding revenue was earned in that period. personnel area Organizational unit representing an area within an enterprise delimited according to personnel administration, time management, and payroll accounting criteria. picking The process of issuing and grouping certain partial quantities (materials) from the warehouse on the basis of goods requirements from the Sales or the Production department. Picking can take place using transfer orders or picking lists. We distinguish between picking from fixed storage bins and random picking. plant A plant can manufacture products, distribute products or render services. A plant is the central organizational unit in Production Planning. posting key Two-digit numeric key that determines the way line items are posted. This key determines several factors including the: account type, type of posting (debit or credit), and layout of entry screens.

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posting period Period within a fiscal year for which transaction figures are updated. Every transaction that is posted is assigned to a particular posting period. The transaction figures are then updated for this period. posting period variant Company codes are attached to a posting period variant. This variant controls the opening and closing of fiscal periods within SAP system. primary cost Primary elements are cost or revenue items in the chart of accounts with corresponding general ledger (G/L) accounts in Financial Accounting. When creating a primary cost element or revenue element, it must be listed first as a G/L account in the Financial Chart of Accounts. profit center Organizational unit in Accounting that reflects a management-oriented structure of the organization for the purpose of internal control. Operating results for profit centers can be analyzed using either the cost-of-sales approach or the period accounting approach. By analyzing the fixed capital as well, you can expand your profit centers for use as investment centers. profitability segment Object within Profitability Analysis to which costs and revenues are assigned. A profitability segment corresponds to a market segment. You can calculate the profitability of a profitability segment by comparing its sales revenues against its costs. A profitability segment in an operating concern is defined by a combination of characteristic values. Characteristics can be concepts that already exist in the system (customer, product, sales organization, and so on), or you can define your own concepts (such as order size class). Example: Profitability segment 1: Product Prod-1132/ Customer 100267 and Profitability segment 2: Industry Chemicals/ Country USA/ Product group ’laboratory instruments’. purchasing organization Organizational unit within Logistics, subdividing an enterprise according to the requirements of Purchasing. A purchasing organization procures materials and services, negotiates conditions of purchase with vendors, and bears responsibility for such transactions. The form of procurement is specified through the assignment of purchasing organizations to company codes and plants. There are the following forms of purchasing: enterprise-wide: one purchasing organization procures for all the company codes of a certain client (that is, for all the individual companies of a certain corporate group), company-specific: one purchasing organization procures for just one company code, plant-specific: one purchasing organization procures for one plant, mixed forms: these are replicated in the system with the aid of reference purchasing organizations. A purchasing organization may access and use the more favorable conditions and centrally agreed contracts of the reference purchasing organization assigned to it.

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real-time In a data query, this is a timely process without any noticeable time delay between the callup and display of the data. reconciliation account G/L account, to which transactions in the subsidiary ledgers, (such as in the customer, vendor or assets areas), are automatically updated. It is generally the case that several subledger accounts post to a common reconciliation account. This ensures that the developments in the subledger accounts are accurately reflected in the general ledger (that is, in line with balance sheet conventions). Example: a reconciliation account for all overseas customers. Reconciliation Program Financial Accounting - Management Accounting The RKAKALFI report is used when a business has one or more companies tied to the same controlling area and cross-company CO allocations and cross-business area postings take place. This report will then compare total postings in FI and CO per company and create adjusting entries. recurring entry A periodically recurring posting made by the recurring entry program on the basis of recurring entry original documents. The procedure is comparable with a standing order by which banks are authorized to debit rent payments, payment contributions or loan repayments. recurring journal entries Recurring Journal Entries are business transactions that are repeated regularly. Therefore recurring reference documents can be created within SAP to speed up periodic processing. These reference documents are then selected and processed at periodic intervals. The actual update to the G/L uses batch entry processing. reference document Document that is used as a reference to post an accounting document. Accounting documents and sample documents can be used as reference documents. release notes Display notes that describe functional changes between SAP releases. report painter Tool for creating reports that meet specific business and reporting requirements. The Report Painter allows the user to report on data from various applications. It uses a graphical report structure which forms the basis for the report definition. When defining the report, the user works with a structure that corresponds to the final structure of the report when the report data are output. The SAP system provides several row and column models. These models can be used as building blocks to help the user create reports quickly and simply.

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report tree Hierarchical structure that can contain standard SAP reports and/or user-defined reports. In every SAP system, there can be any number of report trees, and the nodes of each report tree can offer any number of reports and pregenerated lists. SAP delivers a standard hierarchy of report trees containing reports across a range of applications. However, you can modify the structure to create solutions that gives users access to just the information they require. Some users may need to start many reports, while others may only want to run one or two reports. report variant Set of criteria that determine the content of a report. A report variant lets you determine which rows, texts and columns the system displays when you call up a report. residual item Item representing any difference that occurs when an open item is cleared. The residual item is carried forward to the account the open items of which gave rise to the residual item. sales area A sales area is a specific combination of sales organization, distribution channel and division. sales organization Organizational unit within Logistics which structures the company according to its sales requirements. A sales organization is responsible for selling materials and services. SAP The largest software company in Europe from Walldorf, Germany. market leader in enterprise-software and important player in Internet applications. SAP Library Enables user to select settings from help. SAP SEM SAP Strategic Enterprise Management is a suite of tools and processes that managers and and executives can use to introduce enterprise-wide, value-chain-orientated management practices. SAP SEM provides an integrated, realtime overview of the performance of a company - over and beyond its orgaizational structures. This enables managers to gauge – and even increase – the value of their company. SAPNet SAPNet is the intranet portal of SAP that provides a role-based and personal interface, and uses a Web browser as GUI . SAPNet is also available for partners and customers of SAP. These receive a role-based view of SAPNet. Employees can personalize SAPNet to their individual needs and can use SAPNet as personal inbox and central access point to Employee Self Service and procurement.

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SAPscript SAP text management and form printing tool. SAPscript consists of five components: an editor for entering and editing text, styles and forms for designing the print layout, a composer which is the central module for output formatting, a programming interface for integrating SAPscript components in your own application programs and programming the output via forms, and various database tables for storing texts, styles and forms. schedule manager Uses extensive automation to enable, or simplify the definition, scheduling, execution and control of periodically recurring tasks, such as, period-end closing. secondary cost element Cost element that is used to allocate costs for internal activities. Secondary cost elements do not correspond to any G/L account in Financial Accounting. They are only used in Controlling and consequently cannot be defined in FI as an account. settings Enables user to select settings from help. special G/L indicator Indicator that identifies a special G/L transaction. Special G/L transactions include down payments and bills of exchange. special period Special posting period that divides up the last normal posting period for closing operations. special purpose ledger Application used for customer-defined ledgers, which contain information for reporting purposes. The customer-defined ledger can be used as the general ledger or as a subledger and may contain the account assignments desired. The account assigments can be either SAP dimensions from various applications or customer-defined dimensions. Example: SAP Dimension: account, business area, and profit center. Customer-defined dimension: State. standard heirarchy Tree structure containing all the cost centers in a controlling area from the Management Accounting standpoint. You assign a cost center to an end node of the standard hierarchy in the master data maintenance of the cost center, or in the enterprise organization. This ensures that the standard hierarchy contains all the cost centers in that controlling area. When you define the controlling area, you specify the name of the top node of the standard hierarchy in that controlling area.

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statistical key figures Statistical values describing: cost centers, orders, business processes, and profit centers. There are two types of statistical key figures: fixed value and total value. Fixed values are carried forward from the current posting period to all subsequent periods. Totals values are posted in the current posting period only. status bar The SAP system uses one of the output fields of the status bar to display messages issued by the primary window. Other fields in the status bar provide information on the system status. The status bar extends along the entire width of the lower edge of the primary window. subledger accounting Accounting at the subsidiary ledger level, such as customer, vendor, asset. Subledgers give more details on the postings made to the reconciliation accounts in the general ledger. substitution Process of replacing values as they are being entered in the SAP system. Entered values are checked against a user-defined Boolean statement (prerequisite). If the statement is true, the system replaces the specified values. Substitution occurs before data is written to the database. SWIFT code Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication. Within the context of international payment transactions, the SWIFT code (standard throughout the world) enables banks to be identified without the need to specify an address or bank number. SWIFT codes are used mainly for automatic payment transactions. tax code Two-digit code that represents the specifications used for calculating and displaying tax. Examples of the specifications defined under the tax code are: tax rate, type of tax (input tax or output tax), and calculation method ( % included or % separate). transaction currency Currency in which a business transaction is processed and booked. The business transaction can be posted in the transaction currency as well as in the local currency. This usually occurs when the trading partners use different local currencies. transaction figures Sum of all postings to an account, broken down by posting period and debit and credit.

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transaction type The object that classifies the business transaction (for example, acquisition, retirement, transfer and so on), and determines how the transaction is processed in the system. The transaction type is the basis for the assignment of the business transaction to a column in the asset history sheet. Every transaction type belongs to a specific transaction type group. transfer order Instruction to move materials from a source storage bin to a destination storage bin within a warehouse complex at a specified point in time. A transfer order consists of items that contain the quantity of the material to be moved and specifies the source and destination storage bins. A transfer order can be created based on a customer delivery, a transfer requirement or a posting change notice. Source and destination storage bins can be in different warehouses. validation Process of checking values and combinations of values as they are entered into the SAP system. Entered values are checked against a user-defined Boolean statement (prerequisite). If the statement is true, the system validates the data using a second Boolean statement (check). If the check statement is true, the system posts the data. If the check statement is false, the system issues a user-defined message. Depending on the message type, the posting may be blocked. Validation occurs before the data is posted so that only valid data is posted. valuation Balance sheet term: the calculation of the value of all fixed and current assets and of all payables at a certain time and in line with the appropriate legal requirements. vendor master data Collective term for all vendor master records. The vendor master contains the data of all vendors that a company conducts business with. vendor master record Data record containing all the information necessary for any contact with a certain vendor, in particular for carrying out business transactions. This information includes, for example, address data and bank data. worklist When displaying account balances or line items, you can use worklists to rapidly query a series of accounts at the same time. Work lists can be defined for the following objects: COCODE (company code), KUNNR (Customer), LIFNR (vendor) and SAKNR (G/L account).

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Índice A abono, 115 acreedores cierre, 168 cierre de ejercicio, 168 de acreedores, 172 activo fijo clase de activo fijo, 313 complejos de activos fijos, 318 división, 311 explorer de activos fijos, 334 movimiento, 331 sociedad, 311 subnúmero de activo fijo, 318 Activo fijo métodos de valoración, 315 activos fijos en curso (AFeC), 333 norma de liquidación, 334 Activos fijos en curso (AFeC) Gestión de gastos, 333 ajuste del valor clave, 287 programa de valoración, 285 árbol de navegación, 6 archivo programa de historial de cuenta, 430 área de información, 74 área de valoración, 315 Cuenta de mayor, 317 datos maestros de activos fijos, 316

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área de ventas, 248 área funcional, 452 entradas, 452 ayuda, 11 ayuda F1, 13 ayuda F4, 13 ayuda p.aplicación, 11 Biblioteca SAP, 12 feedback, 12 glosario, 12 infos de release, 12 opciones, 12 SAPNet, 12 ayuda F1, 13 ayuda F4, 13 ayuda p.aplicación, 11

B balances contables creación, 431 banco banco propio, 374 directorio bancario, 373 banco propio, 374 ID bancaria, 374 Banco propio Identificación de cuenta, 374 barra de status, 10 Biblioteca SAP, 12

C cadena de distribución, 247 área de ventas, 248 sector, 248 canal de distribución, 247 centro, 151 sociedad, 151 cierre

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de activos fijos, 351 Cierre de acreedores requisitos legales, 168 requisitos técnicos y organizativos, 168 cierre de activos fijos, 351 cuadro de activos fijos, 352, 355 ejecución de contabilización de amortizaciones, 352, 354 programa de cambio de ejercicio, 351 Cierre de activos fijos requisitos legales, 351 trabajo técnico y de organización, 351 cierre de deudores programa de valoración, 285 valoración de moneda extranjera, 284 Cierre de deudores confirmación de saldo, 284 ejecutar programa de arrastre de saldos, 283 proceso, 283 reclasificación, 284 cifra de movimientos debe, 52 división, 52 haber, 52 clase de activo fijo, 313 Clase de activos fijos clave de imputación, 317 clase de movimiento, 330 clave de contabilización, 79 estándar, 79 clave de contabilización estándar, 79 clave de imputación, 317 complejo de activo fijo datos maestros, 319 complejos de activos fijos, 318

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confirmación de saldo, 169, 284 contabilidad auxiliar de extracto de cuenta, 392 contabilización compleja, 75 clave de contabilización, 79 contabilización general, 75 proceso, 76 contabilización de activos fijos clase de movimiento, 330 contabilización de compensación, 430 contabilización de valoración, 171 contabilización general, 75 contabilización compleja, 75 proceso, 76 control de créditos proceso, 269 cuadro de activos fijos, 352, 355 agrupaciones, 355 cuenta asociada, 52 cuenta de acreedor, 104 área de información, 115 confirmación de saldo, 169 datos de compras, 153 ejecutar programa de arrastre de saldos, 169 grupo de cuentas, 105 nivel de mandante, 104 opciones específicas de sociedad, 104 partida individual, 115 valoración de moneda extranjera, 170 Cuenta de compensación EM/RF, 429 cuenta de deudor, 196 datos generales, 196 grupo de cuentas, 197

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opciones específicas de área de ventas, 249 registro maestro de gestión de créditos, 268 segmento sociedad, 196 Cuenta de mayor, 73 área de valoración, 317 cierre, 424 clase de coste, 117 libro de caja, 383 partida individual, 115 visualizar saldos, 80 Cuenta EM/RF contabilización de compensación, 430 cuentas de pérdidas y ganancias método costes de ventas, 449 método de costes totales, 449

CH cheque recibido, 387 lockbox, 388, 393

D Datos área área, 266 datos de compras, 153 de consolidación de cuentas, 55 debe, 79 transacción Enjoy, 79 deudores cierre, 283 de deudores, 172 directorio bancario, 372 automático, 372 manual, 372 división, 38 División activo fijo, 311 documento cabecera, 74, 78, 115 clase, 78 flujo, 252

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documento de entrega de salida, 252

E ejecución de contabilización de amortizaciones, 352, 354 ejecución de pago, 123 ejecución de propuesta, 122 ejecución de valoración, 285, 287 petición individual, 287 ejecutar programa de arrastre de saldos, 169, 283, 424 proceso, 169 entrada de mercancías, 156 estructura de balance/PyG, 53 explorer de activos fijos, 334

F factura de acreedor, 115 facturación, 252 favoritos, 6 feedback, 12

G gastos periodificaciones transitorias, 427 Gastos periodificaciones, 427 gestión de almacenes, 252 gestión de informes requisitos legales, 432 glosario, 12 grupo de cuentas, 50, 105, 197 rango de números, 106 segmento sociedad, 51 Grupo de cuentas Rango de números, 51, 198

H haber, 79 transacción Enjoy, 79

I ID de cuenta, 374

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infos de release, 12 ingresos periodificaciones, 427 Ingresos periodificaciones transitorias, 427

J juego de datos de contabilidad bancaria, 392

L ledger de método de costes de ventas, 453 ledger especial, 453 libro auxiliar acreedores, 52 activo fijo, 52 cuenta asociada, 52 Libro auxiliar deudores, 52 libro de caja, 383 operación contable, 384 transacción Enjoy, 384 libro mayor, 36 cuenta de libro de caja chica, 383 plan de cuentas, 47 lista de cheques presentados al cobro, 392 juego de datos de contabilidad bancaria, 392 Lista de cheques presentados al cobro contabilidad auxiliar de extracto de cuenta, 392 lista de inventario, 352 lockbox, 388, 393

M menús, 4 basados en roles, 7 método costes de ventas, 449 área funcional, 452 Método costes de ventas Área funcional, 451

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método de costes totales, 449 método de valoración, 171 modelos de trabajo, 74, 115 Modos, 8 movimiento de activos fijos, 331 mySAP Enterprise Portal roles, 7

N nivel de mandante, 104 norma de liquidación, 334

O objeto de Controlling (CO), 117 opciones específicas de área de ventas, 249 opciones específicas de sociedad, 49, 104 operación contable libro de caja, 384 operación de aprovisionamiento verificación en tres pasos, 156 Operación de libro de caja clases, 386 operación de pago, 119 automática, 119 manual, 119 operaciones de contabilización complejas, 75 generales, 75 proceso, 76 operaciones empresariales periódicas, 118 orden de picking, 252 orden de transporte, 252 organización de compras, 152 organización de ventas, 246 cadena de distribución, 247 canal de distribución, 247

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P pago parcial, 213 pago recibido, 212 pago parcial, 213 partida restante, 213 partida individual, 74 clave de contabilización, 79 partida individual de acreedor, 115 partida restante, 213 pedido, 156 pedido de cliente, 251 periodificaciones, 427 periodificaciones transitorias, 427 picking, 252 gestión de almacenes, 252 orden de picking, 252 orden de transporte, 252 plan de cuentas, 47 asignación, 48 específico de cada país, 47 plan de cuentas operativo, 48 plan de cuentas de grupo, 55 plan de cuentas operativo, 48 plan de tareas, 426 Plan de tareas tareas, 426 presentación de cheques proceso, 389 proceso de entrada al sistema, 3 programa de cambio de ejercicio, 351 programa de contabilización periódica, 117 programa de historial de cuenta, 430 programa de pago automático, 121 edición de propuesta de pago, 123 ejecución de pago, 123

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ejecución de propuesta, 122 impresión, 124 parámetros, 121 proceso, 121 programa de valoración, 285 Programa de valoración ejecución de valoración, 285

R rango de números, 106, 198 externo, 198 interno, 198 recepción de facturas, 156 reclamación, 214, 219 automática, 215 ejecución, 217 historial, 214 impresión, 219 parámetros, 216 procedimiento, 215 programa, 215 propuesta, 217 reclamación individual, 215 Reclamación mandante, 214 reclamación automática, 215 procedimiento, 215 reclasificación, 284 Reclasificación acreedores, 172 registro maestro de gestión de créditos, 268 datos del área de control de créditos, 269 datos generales, 269 resumen, 269 roles, 7 mySAP Enterprise Portal, 7

S salida de mercancías, 252 SAP Easy Access árbol de navegación, 6

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favoritos, 6 SAPNet, 12 feedback, 12 schedule manager, 426 plan de tareas, 426 sector área de ventas, 248 segmento sociedad, 196 semáforo, 74 Sistema de información de deudores, 221 sistema R/3 árbol de navegación, 6 ayuda, 11 ayuda online, 11 barra de status, 10 menús, 4 modos múltiples, 8 proceso de entrada al sistema, 3 roles, 7 sociedad, 35 centro, 151 libro mayor, 36 Sociedad activo fijo, 311 Área de control de créditos, 266 sociedad CO, 39 sociedad, 40 solicitud de correspondencia, 220 automática, 220 manual, 220 programa, 220 tabla, 220 subnúmero de activo fijo, 318

T tipo de cambio, 171 transacción Enjoy, 79 conversión de moneda extranjera, 210

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debe, 79 entrada de abonos, 209 entrada de facturas, 209 haber, 79 libro de caja, 384 Transacción Enjoy Área de información, 210 Datos de cabecera y deudor, 209 Transacciones Enjoy modelos de trabajo, 209 Partida, 209

V valoración clave de ajuste del valor, 287 proceso, 288 traslado, 288 valoración de moneda extranjera, 170, 284 contabilización de valoración, 171 método de valoración, 171 tipo de cambio, 171 variante de ejercicio, 40 ventas área, 248 documento de entrega de salida, 252 facturación, 252 flujo de documentos, 252 organización, 246 pedido de cliente, 251 picking, 252 proceso, 251 salida de mercancías, 252 verificación en tres pasos, 156 entrada de mercancías, 156 pedido, 156 recepción de facturas, 156 visualizar saldos, 80

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Feedback SAP AG ha tomado todas las medidas posibles en la preparación de este curso para asegurar la exactitud de los contenidos del mismo así como que esté completo. Si tiene algunas correcciones o sugerencias para mejorarlo, anótelas en los espacios previstos para este fin en la evaluación del curso.

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