9. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

 

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Organizar: Llam Llamam amos os orga organi niza zarr - cuan cuando do de even evento toss se trat trata a - al

proc proced edim imie ient nto o inte intele lect ctua ual, l, cuyo cuyo obje objeti tivo vo es cont contes esta tarr las las sigu siguie ient ntes es preguntas: •

¿Qué hay que hacer? ¿Cuál es la tarea?

•

¿Qué medios necesito para realizar esa tarea?

•

¿En ¿En qué qué luga lugarr se debe debe real realiizar zar esa esa tarea?

En muchas ocasiones el directivo o gerente de una empresa necesitará organizar un evento en su empresa: •

•

•

Para dar a conocer una noticia Para dar a conocer un producto Para comunicar algo, etc.

El delegará muchas actividades a diferentes personas, entre ellas a la SECRETARIA, de ahí que es imprescindible que ésta conozca sobre organización de eventos, ya que gran parte del éxito del mismo caerá en la reputación de ella.

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La organización de un evento es una potente y eficaz herramienta de las más delicadas que existen y, esto es porque, en un evento absolutamente todo comunica: 

Estamos expuestos



Nuestro público nos ve



Nos escucha y está presente físicamente.

Por este motivo, hemos de cuidar la imagen que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí, nos ganaremos una u otra otra repu reputa taci ción ón aunq aunque ue,, aún aún hay hay much muchas as empr empres esas as que que pone ponen n en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing, dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de éste. La organización de un evento nos permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de nuestra empresa. Muchas empresas creen que los eventos corporativos son “un día de descanso” para el personal. Eso se debe a que no saben saben como como aprov aprovech echar ar su poten potencia ciall para para logra lograrr otros objetivos. La organización de eventos exitosa, es aquella en que los asistentes quedan impresionados y disfrutan no solo del contenido sino también de la organización, deben ser planeados más como un espectáculo que como una conferencia.

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En toda organización de un evento hay que ser original! En realidad no importa si su evento trata de finanzas, servicio al cliente o una charla moti motiva vaci cion onal al,, uste usted d pued puede e IMPRESIONAR a su audiencia con su extraordinaria extraordinaria organización de eventos. Y como organizador, organizador, ese debe ser su objetivo... Exist xisten en tan tantos tipos pos de eve evento ntos com como empres presas as y perso rsonas, nas, y su organización de eventos debe adaptarse según corresponda. Así que inicie la organización de su evento escribiendo un "guión" de lo que desea ofrecer. Piense en un tema general, calcule cuánto tiempo necesitará para dar la bienvenida a sus invitados, calentar a la audiencia, ofrecer las lecciones claves de cada sesión y ofrecer a los participantes suficiente tiempo para compartir e intercambiar las ideas generadas por su mensaje.

Utilic Utilicemo emoss la creati creativid vidad ad en nuestr nuestros os evento eventos, s, puede puede decor decorar, ar, utiliz utilizar ar pancartas, publicidad y materiales para la audiencia. Entregue materiales Conti ntinua nuará rán n vend vendie iendo ndo por por usted usted que val valga la pena ena gua guarda rdar! Co durante mucho tiempo!

Sin importar cual sea la composición de su audiencia (personal de un dep departa rtamento nto o un gru grupo alea leatorio rio de asis sisten tentes) tes),, incl incluy uya a en su acercamie miento, nto, rompe rompe hielos, hielos, organ organiza izació ción n alguna algunass activi actividad dades es de acerca ejercicios de trabajo en equipo y otros.

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Se sorprenderá de ver cuántas personas disfrutan de estas actividades y la rapidez con la que un grupo de extraños empieza a compartir sus ideas. Al igual que en los primeros cinco minutos uno puede saber si una película es de horror o de romance, su audiencia en un evento también puede saber en cinco minutos si su evento será un recuerdo duradero y placentero o solo uno más del montón... ¡y ciertamente se los darán a conocer como corresponde! Aunque a primera vista pueda parecer que todos los eventos corporativos son parecidos, en realidad hay dos categorías muy diferenciadas:

LOS

LOS

MOTIVACIONALES

PROMOCIONALES

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  Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II Los motivacionales, están dirigidos al personal de la propia empresa, y

los promocionales, son los que la empresa realiza hacia afuera (clientes). Estos universos también son diferentes, pero tienen en común la posibilidad de servirse del evento como una herramienta más, para lograr diferentes objetivos empresariales. Qué objetivos puede desear alcanzar una empresa?

En cualquiera de los casos, el organizador debe saber que no es solo el hecho de contratar un salón o un show, sino que lo importante es para qué se organiza la actividad. Es decir; no se trata sólo de brindar un espectáculo personal de un artista, sino de seleccionar un show que forme parte de un todo, y que apunte a lograr un objetivo específico y claramente formulado.

Para qué debe servir la realización de un evento?

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Muchas veces la organización de un evento recae en la secretaria ejecutiva, la agencia de publicidad o la consultora de Recursos Humanos, pero es importante que a cargo de la organización haya un profesional: alguien que, apoyado en una mirada global, administre los recursos necesarios para alcanzar los objetivos planteados en todas las áreas. Porque detrás de un evento, las responsabilidades y los recursos involucrados son infinitos, por lo que la mirada global no sólo es importante sino que es una condición para que el evento tenga éxito. Cuando una empresa decide organizar un evento está asumiendo muchos riesgos, y todo debe salir bien. Pero además - y fundamentalmente- , se le presenta una oportunidad que no se debe desaprovechar: la de reunir a su personal en un solo lugar y al mismo tiempo, transmitirles claramente un mensaje corporativo. Cuantas veces hemos escuchado que hay madres de familia que deben organizar un evento para celebrar el primer año de su hijito, fiestas de quinceañeras, asistentes del departamento de recursos humanos y ejecutivos de empresas preocupados por “X” tema o lanzar un producto?

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 Y, cuántas veces estas fiestas no se echan a andar sin ningún plan? Es ahí  donde surgen conversaciones y personas tensas. Hacen su fiesta y de repente los invitados del evento empiezan a llegar y comienza la angustia y la preocupación:

-

Dónde está el Hielo? ¿A qué hora va llegar el entretenimiento?, "Ve de prisa al súper a comprar gaseosas ", etc.

Y se dan cuenta en ese momento, en ese preciso momento que su jefe lo está viendo todo con cara de a quién echarle la culpa porque el sonido no sirve y su cliente y accionistas se empezaron a incomodar. La organización de un - Salones para eventos, quintas, responsabilidades clubes y hoteles. tiene que dejar al - Decoración. - Iluminación. - Invitaciones. - Recuerdos. - Grupos Musicales. - Estilistas profesionales - maquilladores - asesores de vestuario - Karaoke.

evento

materiales: mesas,seria sillas, con es- Alquiler una delabor muy toldos, tarimas, vehículos, etc. altas y no se - Contratación de profesionales y azar. artistas: modelos, mariachis, coros, seguridad, comediantes, grupos teatrales, magos, payasos. -Alquiler de disco-móviles especializadas en todo tipo de música. - Tarimas, graderías, torres de

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! sonido, pantallas gigantes.

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Empresariales:

.

* Fiestas de fin de año * Seminarios * Inauguraciones * Presentación de productos * Conferencias *Aniversarios de una empresa * Decoración de oficinas para festividades durante el año * capacitaciones * Cenas de premiación…

Sociales:

- Graduaciones - Despedidas de solteras(os) - Fiestas de Quince años - Primeras Comuniones - Baby Shower - Aniversarios - Cumpleaños - Recepciones - Cenas - Bodas…

Empresariales: Únete al club…. Al Club de CDPAC!!

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Los eventos empresariales son de carácter corporativo, organizados por una o varias empresas y su fin es conmemorar acontecimientos institucionales y/o presentar nuevas tendencias comerciales. Estos eventos se dividen en los siguientes tipos: •

Externos: Son aquellos que no están íntimamente ligados con los

objetivos de la empresa. Cada uno es individual y tienen diferentes necesidades. La asistencia es voluntaria y proporcional a la importancia del contenido y el costo de matrícula. Se financian con publicidad, patrocinio, etc. Y en la mayoría de los casos se realizan una vez al año.

•



Ferias: cuyo fin es la venta/compra de artículos.



Exposición: promoción, información y no hay venta directa.



Presentación: de producto o de colecciones.

Internos: Son los que están íntimamente ligados con los objetivos

de la empresa y la organización. No debe tener conflictos (imprevistos). La asistencia es obligatoria y total. Es financiado con recursos de la empresa que se tienen en cuenta en el presupuesto anual. En el transcurso del año se celebran varios eventos y también a diferentes niveles en algunos casos. El objetivo: Capacitar al personal operativo.  

Lanzamientos de productos Convenciones de empresas Únete al club…. Al Club de CDPAC!!

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



•

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Fiestas. Por género. (cóctel, almuerzos o desayunos) o por motivo ( fecha especial, personal, empresa, vino de honor). Capacitaciones: actualización.

Mixtos: Podemos decir que estos eventos tienen una asistencia

voluntaria, son de costo muy bajo o por invitación dando posibilidades de asistencia, otorgando alta asistencia pero baja calidad. Es financiado por una empresa como si se tratara de un evento interno y en el año suelen celebrarse varios de estos eventos pero de diferente género.( cursos, jornadas, conferencias). Sociales:

Los eventos sociales son aquellos con los cuales nos encontramos asiduamente. Hay que tener en cuenta siempre las preguntas a formular: Si el evento es religioso es fundamental conocer a qué tipo de religión se refiere para no pasar papelones. En cambio si no interviene la iglesia y es netamente social, lo importante a tener en cuenta es el agasajado, porque debemos lograr que a la fecha programada para el evento, no ocurran imprevistos y que el agasajado concurra a su fiesta lo más distinguido posible y hacerlo brillar.

PASOS A SEGUIR AL REALIZAR UN EVENTO:

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1.

  Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha

un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Un evento sólo tiene sentido si está justificado. Debe ser realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un evento.

2.

Definir los objetivos que deseamos alcanzar al organizar un evento, cuál es nuestra meta, qué deseamos lograr. Debemos hacerlo

de manera clara para asegurarnos que el evento sea útil. Cuanto más sepa usted acerca de qué quiere obtener con su evento, más sencillo será lograrlo. ¿Está buscando educar a sus asistentes, establecer una red de contactos, intercambiar información o venderles un producto?

3.

Luego, habrá que evaluar qué tipo de evento podrá satisfacer esa necesidad.

4.

Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, queremos transmitir de nuestra compañía. Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmita los valores que queremos asociar a nuestra marca. Si alguno de éstos gestos no está en línea, no comunicaremos con

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claridad y perjudicaremos nuestro posicionamiento en la mente de nuestros clientes actuales y potenciales.

5.

Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo

en un evento depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los recursos. Debemos orientar nuestro trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros clientes compatibilizándolo con los objetivos de la compañía.

6.

Considerar al público como

el elemento más valioso del

evento. Se supone que elegimos cuidadosamente a nuestros invitados

porque, en este caso concreto, son nuestro público más valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá tenido sentido. Si aunque asiste, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en contra de nuestros intereses. Como el anfitrión es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los invitados. Son clientes actuales o en potencia, ante todo personas.

Qué detalles considera usted que pueden parecer  insignificantes pero que pueden convertirse en fundamentales ya que pueden conseguir que los invitados se queden o que provoquen que se

 ________________________________________________________________________   ________________________________________________________________________  Únete al club…. Al Club de CDPAC!!

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 ________________________________________________________________________   _____________________  Un espacio en común. Hay que elegir el lugar dónde encontrarnos

7.

con nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al concepto elegido. Tiene que permitirnos una perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura.

 Y, sobre todo, tiene que disponer de soluciones para todo lo que pueda salir mal. Hay que planear cómo se usará el espacio. La naturaleza del evento y el número de participantes determinara cómo organizar el salón. Hay que tener en cuenta aspectos como número de expositores, metodología del evento. Se debe determinar qué aspectos son importantes a la hora de elegir el sitio donde se realizará el evento:

•

8.

Localización, número de asistentes, costo, comodidad o aspectos técnico. Se deben visitar personalmente los sitios antes de tomar la decisión.

Determinar nuestro público objetivo, hacia quién estará orientado

nuestro evento.

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  9.

Conocer

el

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II presupuesto del que disponemos para

su

realización, Se debe contar al menos con 3 presupuestos para poder

comparar.

Qué hay que tomar en cuenta?  ___________________________________________________________________________   ___________________________________________________________________________   ___________________________________________________________________________   ____________  Lo importante de un presupuesto no es tener en cuenta todos los detalles sino apegarse a él. Si espera que el evento se pague a sí mismo o produzca un beneficio. Estudie cifras de eventos similares y haga una proyección realista.

10.

Estudiar las debilidades y las fortalezas del evento. Debemos

procurar reducir las debilidades y aumentar las fortalezas.

11.

12.

Conocer los recursos internos en la empresa y las personas que componen nuestro grupo de trabajo. Hay que ser creativos. El evento debe ser original,

pero sobre todo crear un entorno y una experiencia coherentes y que consigan los objetivos de comunicación. Imaginar, innovar y aprender de la Únete al club…. Al Club de CDPAC!!

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experiencia de otros, potenciar lo que nos gustó de otros eventos adaptándolo a nuestra empresa y su sector.

13.

Planificar y definir el programa del evento , el cómo darle ritmo y

asegurar que fluya. Organicemos la agenda del evento de forma clara y atractiva.

14.

Seleccionar proveedores. Qué tipos de proveedores buscamos, sus

características, los riesgos y oportunidades que representa cada tipo y coordinarlos para una máxima calidad de trabajo para evitar riesgos. (Estilistas, maquilladores, asesores de vestuario…)

15.

Publicitar el evento nos ayuda a construir marca. La publicidad

debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda. Debemos valernos de todos los medios que podamos.

CUÁLES MEDIOS POR EJEMPLO?  ________________________________________________________________________   ________________________________________________________________________   ________________________________________________________________________   ____________________ 

16.

Planificar y determinar la jerarquía del evento . Debe haber un

solo responsable a quien dirigirse en caso de consultas. Únete al club…. Al Club de CDPAC!!

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17.

  Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II Coordinar actividades. El gran día, tenemos una gran cantidad de

actividades a coordinar y de riesgos potenciales. Debemos estar preparados con el plan a la mano para no olvidarnos de los detalles de las actividades y comprobaciones que debemos realizar, la coordinación del equipo, etc. y así asegurarnos que todo el evento se celebre con éxito.

18.

Fije la fecha. Dependiendo del propósito

del evento, existen numerosos factores a considerar, (época mas conveniente para los asistentes, disponibilidad de los oradores, tarifas hoteleras, temporadas, clima) ser flexible con la fecha del acontecimiento puede ayudar a reducir tarifas del sitio y otros costos.

19.

Considere ayudas audiovisuales. Si tiene oradores invitados,

conozca sus requerimientos en cuanto a ayudas audiovisuales, si tiene varias sesiones al tiempo, necesita un técnico rotando por cada dos o tres salones, y adicionalmente uno asignado para el evento principal. Es una ventaja contar con equipos de respaldo.

20.

Seleccione la comida y las bebidas teniendo en cuenta las necesidades de los participantes. Este siempre es un punto crítico

en la organización de un evento, compare las ventajas económicas y logísticas, entre un buffet o un servicio regular.

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Normalmente contratar el servicio de alimentos con alguien diferente al del lugar del evento, es más económico, pero también más riesgoso. Si va a incluir alimentación asegúrese de que la comida sea buena y servida en cantidades adecuadas. Usted no querrá que sus invitados pasen hambre durante su evento o anden por todo el lugar buscando refrigerios para compensar las escasas comidas.

Sin embargo, tampoco deberá saciar mucho a sus asistentes, porque se arriesgará a que se queden dormidos durante el desarrollo del evento!

Básicamente debe recurrir a su sentido común. Visite los posibles lugares con anticipación y piense... me gustaría pasar varias horas en este lugar? Estaría dispuesto a pagar x cantidad de dinero por estar aquí? Confíe en sus instintos y si algo le dice que el lugar no es el correcto, tómese el tiempo y siga buscando.

21.

Facilite el registro de su evento. Diseñe un registro ágil y sencillo,

así sus asistentes no se perderán el inicio del evento. Disponga una persona como referencia, para que ubique a las personas en la línea correcta y responda las preguntas frecuentes. Trate de tener varios puntos de atención.

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22.

  Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II Haga que sus patrocinadores y oradores se sientan cómodos y

bien atendidos. Recíbalos como se merecen, ubíquelos y pregúnteles

lo que necesitan para estar cómodos. Ubique un lugar especial para los oradores donde se puedan preparar, tomar café o interactuar con otros oradores.

23.

Análisis post-evento. El trabajo no termia con el evento, ahora nos

toca medir los resultados. Si los resultados han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa. Identifiquemos cuántos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos a palabra, etc.), medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a nuestro evento, calcular el número de asistentes, etc. Guardemos estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder PAUTAS: establecer mejoras y evoluciones, sobre LOS todo si el evento es repetitivo.

TIEMPOS

Dependiendo de la magnitud del evento en esta etapa nos referimos a determinar con la debida anticipación toda la organización del evento, decir, actividades ANTES, DURANTE y POSTERIORES al evento. ANTES DEL EVENTO Pre-evento: 1 a 2 años antes: Únete al club…. Al Club de CDPAC!!

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Lugar: primer plano, gestión de permisos, personal de seguridad. Estacionamientos, seguros, limpieza. Organización de transporte, hospedajes y de prensa. Gastronomía, concurso de proveedores. Elementos promocionales, presentes.Vestimenta, por sector y función. Papelería e impresos.

Capacitación de personal, asignación de tareas. Lista de potenciales invitados.

3 a 6 meses, antes: •

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•

contratación de audio e imagen. Reconfirmación de potenciales invitados. Reconfirmación de gastronomía. Ajuste de información de transporte y hospedaje si fuera necesario. Cierre de permisos. Definición de fecha y hora. Capacitación definitiva del personal interviniente.

1 mes antes: •

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Revisión general del evento Últimos ajustes. Definición y confirmación de invitados.

48-24 horas antes: Únete al club…. Al Club de CDPAC!!

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Armado de estructura fijas (mesas, tarimas etc.) Pruebas de sonido e imagen. Revisión de planos. Chequeo de servicios Recepción de mercadería. Lista definitiva de invitados.

Ciclo. II

12 horas antes. •

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Chequeo general de actividades en tiempo y forma. Comienzo del evento y análisis de primeros movimientos. Activación y solución de posibles inconvenientes.

DURANTE EL EVENTO En esta etapa la reunión ya está en pleno funcionamiento sólo se chequeará lo programado y que cada función se esté cumpliendo como se planificó. •

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Se recorrerá cada mesa, fila o stand. Se chequeará iluminación, audio y su nivel de llegada. Mercadería en estado y tiempo. Seguridad, limpieza, asistencia y movimiento de presentes. Cierre del evento, despedida de participantes. Únete al club…. Al Club de CDPAC!!

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Entrega de presentes o recuerdos. Desarmado de distintos ámbitos. Sumario de actividades y resultados.

Ciclo. II

POSTERIOR AL EVENTO Es importante tener una base de datos con los siguientes puntos: •

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•

Evaluación del evento. Aceptación operativa, críticas, quejas y sugerencias. Análisis y correcciones del evento. Seguimiento del evento, base de datos de participantes. Programa anual de contactos., análisis y contactos con potenciales mercados.

EL ANFITRION EN UN EVENTO… Como se ha aprendido en el módulo de Imagen Personal y Protocolo; contamos con todos los medios para organizar una reunión, pero también es importante comportarse como un buen anfitrión, ya sea que nosotros organicemos o que contratemos a alguien para hacerlo, que en este caso podremos supervisar.Basémonos en reglas simples de cortesía a la hora de recibir, presentar, abrir una conversación e incluso ofrecer una bebida. En reuniones Únete al club…. Al Club de CDPAC!!

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pequeñas es normal que los anfitriones se encarguen de multitud de detalles, desde recoger los abrigos hasta servir una copa. El anfitrión es aquella persona que tiene invitados a su cargo, el que recibe y se encarga de atender a los mismos. Saber atenderlos es la clave de éxito en cualquier ámbito de nuestra vida social, laboral e incluso familiar. ¿Qué tan pronto se deben empezar a enviar las invitaciones para un evento?

En cuanto sea posible empiece a enviar las invitaciones para su evento. En general, la organización de eventos debe considerar al menos dos meses para empezar a enviar la primera comunicación formal si su audiencia es local, y hasta seis meses o más si la organización de su evento pretende reunir un grupo internacional.

Para romper el hielo empiece a contarle a todos sobre su evento tan pronto como sea posible; incluso si lo hace informalmente -- para que pueda empezar a captar el interés de la gente y lograr que deseen recibir más información. No tener la fecha definitiva no es excusa para aprovechar las redes sociales. Prepare algunos materiales atractivos y genere expectativa.

Como poralejemplo tipo de Únete club…. qué Al Club de materiales? CDPAC!!

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 ___________________________________________________________________________   ___________________________________________________________________________   ___________________________________________________________________________   ___________________________________________________________________________   ____________________________  Cuando la organización de su evento involucre viajes internacionales, usted debe definitivamente pensar en enviar sus invitaciones con mucha anticipación. Es poco probable que la gente deje todo de lado para viajar alrededor del mundo con apenas unas pocas semanas de aviso. Para eventos internacionales usted debe avisar con al menos 4 meses de anticipación para que la audiencia se decida y se prepare. Seis meses o más no debería considerarse como demasiado tiempo.   También cuando su evento requiera la inversión económica de los participantes, usted debe brindarles suficiente tiempo para asignar los fondos o para

solicitarlos a diferentes personas o departamentos en sus organizaciones. Así que 4 a seis meses también se considera una buena pauta. Otro aspecto importante a considerar es cuánto tiempo espera que la audiencia dedique a su evento. Será más fácil que la gente encuentre el tiempo para asistir a una conferencia o taller de 5-8pm, que para registrarse en un campamento de entrenamiento de una semana.

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Así que, nuevamente, permita al menos 4 meses para que la gente acomode su agenda.

Eventos en casa… DÒNDE RECIBIR A LOS INVITADOS?

Al aire libre

Es común que las viviendas sean pequeñas y se cuente con un espacio en el exterior para tener en cuenta, de esa manera se puede organizar un asado, merienda, e incluso una cena a la luz de la luna. Eso sí, es importante tomar en cuenta a los vecinos para evitar inconvenientes. Debemos poner el jardín muy cómodo, aunque contemos sólo con algunas especies de flores en macetas. El cuidado que se debe tener es que hay que retirar cualquier objeto que pudiera molestar (bicicletas, juguetes, cortadora de grama) Si no son muchos los invitados, podemos organizar la mesa con todos los detalles como si el encuentro fuera en el interior. En cambio si son Únete al club…. Al Club de CDPAC!!

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muchos, la mejor opción es organizar la comida tipo buffet, es decir colocar todo sobre la mesa y cada quien se sirve.

Tener en cuenta: •

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Aunque están permitidos elementos descartables, se sugiere la vajilla y cristalería, causan mejor efecto entre los invitados. No hace falta que sea de calidad, sino que podemos utilizar esa vajilla de diario, que puede ser con dibujos o motivos coloristas que es estupenda para este tipo de reuniones. Si la reunión es de día y muy soleado, podemos optar por algún tipo de sombrilla o toldos para que nos evite los rayos directos del sol.

Cómo puedo motivar a la gente para que asistan a un evento?

La publicidad es definitivamente, la mejor manera de atraer prospectos, ya sea a nivel interno o entre el público en general. Por este motivo, en su organización de eventos debe brindar suficiente anticipación para aumentar las probabilidades de llenar los cupos disponibles. Durante su organización de eventos hay cosas que puede combinar con su publicidad para motivar a los prospectos a comprometerse con su Únete al club…. Al Club de CDPAC!!

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Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II evento. Por ejemplo, puede establecer una fecha límite para el

registro, y puede ofrecer un descuento para los registros recibidos en o

antes de cierta fecha.  También puede ofrecer regalos a quienes se registren temprano, como bonificaciones, certificados de regalo, descuentos de empresas asociadas, libros, etc.

ALGUNOS METODOS FACILES PARA PROMOVER SU EVENTO

La clave en la organización de eventos, es convencer a otros de que le hagan publicidad. Si usted logra que otros hablen sobre su evento, definitivamente economizará dinero en mercadeo y esto redundará en beneficio de su organización de eventos Así que, adelante y busque personas que ya estén relacionados con su lista de invitados. Solicíteles su patrocinio en su evento a cambio de publicidad, mercancía, un porcentaje de la inscripción, un descuento para Únete al club…. Al Club de CDPAC!!

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sus clientes o tal vez solo la excusa de mantenerse en contacto con su lista de correos. Ofrezca a los asistentes un formulario de retroalimentación para devolver al final del evento. De esta manera no solo puede conocer lo que ha sido bueno o malo en su evento, sino que también puede pedir comentarios o incluso recomendaciones.

Qué tan frecuentemente debe contactar a los invitados?

¡Tan frecuentemente como lo permita su presupuesto! Afortunadamente, hoy en día hay muchas maneras rentables de anunciar cualquier cosa. Internet es definitivamente una excelente herramienta para informar a otros sobre su evento.

Primero que nada, necesitará una lista de correos... ¡y una buena! Comprar una lista de correos es una gran decisión que debe enfrentar con cautela. Muchas empresas tratarán de convencerle de que tienen la lista de correos que usted necesita, cuando en realidad lo único que tienen es una lista al azar de e-mails sin ninguna idea del perfil de los destinatarios. Cómo puedo asegurarme de que todos asistan?

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Usted puede estar casi seguro que algunas de las personas que se inscriben en su evento, o incluso personas que han pagado, faltarán el día del evento (no crea que esto es un error en su organización de eventos). ¿Por qué? Bueno, a usted se le ocurren probablemente cien razones, y puede haber más. Enfermedad, un viaje de último momento, problemas personales, un carro que no arranca, un niño o cónyuge enfermo, etc. Muchos de estos motivos están fuera de nuestro control durante la organización del evento, sin embargo, hay unos cuantos motivos que usted puede ayudar a prevenir con un poco de organización adicional.  Tal es el caso de los participantes que simplemente olvidan asistir a su evento, se sienten cansados o desmotivados en el último momento o se complican con tareas de última hora en el hogar o la oficina. ¿Cómo puede usted asegurarse de que este grupo de participantes llegue a su evento? Bueno, es muy fácil... siga recordándoles.

No tema convertirse en una molestia con sus recordatorios. Pero utilice un poco de imaginación y creatividad para evitar ser repetitivo o aburrido. Sus recordatorios deben ofrecer algo interesante que motive a los invitados a leer sus mensajes. Tal vez puede ir revelando poco a poco Únete al club…. Al Club de CDPAC!!

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información clave o secretos que serán tratados durante el evento. Esto puede servirle no solo como recordatorio para quienes pudieran olvidar el evento, sino también a mantener a todos motivados y esperando con ansias.

CONCLUSION ¿Cómo organizar un evento exitoso?

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Contamos con herramientas que integran el tablero de comando para la toma de decisiones, permitiendo incrementar la certidumbre y de esta manera flexibilizar y corregir la organización de una reunión. Si se practican de manera habitual y permanente, se convertirán en un beneficio, con satisfacción en lo personal o de una rentabilidad adicional si se realiza en el campo empresarial. En síntesis, si se desea un evento exitoso, donde se podrá transmitir la idea a que originó esta reunión, hay que tener los elementos planteados anteriormente y llevarlos a la práctica cuantas veces sea necesario hasta lograr un mecanismo de respuesta inmediata. Recordemos: •

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Planeamiento: proceso técnico administrativo donde se determina el futuro deseado. Programación: la base es un cronograma de tiempo y tarea por ejecutar. Presupuestar: antecedentes sobre la comparación de precios y las alternativas de acuerdo al planeamiento establecido. Anteproyecto. documento donde se materializan inicialmente las ideas sobre la reunión por realizarse. Proyecto: documento formal, autorizado por autoridades competentes donde se establecen las acciones el objetivo primordial de la reunión.  Tiempo de preparación: período que transcurre entre la decisión de realizar una reunión hasta el inicio.  Tiempo de ejecución: es aquél que transcurre durante el propio acto según el plan aprobado. Únete al club…. Al Club de CDPAC!!

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