7 Formulas Do Excel Que Podem Salvar Sua Vida
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7 Fó rmulas do Excel que Podem Salvar s ua Vida
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7 Fórmulas do Excel que Podem Salvar sua Vida 2
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Escrito Escrito por:
Reinaldo Domingos Domingos Coral Excel do Seu Jeito – www.exceldoseujeito.com.br
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Sumário Capítulo 1 ........................................... ................................................................... .............................................. ............................................... ...................................5 ..........5
Uso da função SE .................................................... ............................................................................ ................................................. ..................................6 .........6 Capítulo 2 ........................................... ................................................................... .............................................. ............................................... ................................. ........ 13
Uso da função SOMASE................................................................................................... 14 Entendendo a função SOMA ........................................................................................ 14 Soma Condicional – SOMASE SOMASE ............................................ ..................................................................... ........................................... ..................16 Capítulo 3 ........................................... ................................................................... .............................................. ............................................... ................................. ........ 20
Uso da função SOMASES ................................................................................................. 21 Capítulo 4 ........................................... ................................................................... .............................................. ............................................... ................................. ........ 25
SOMA e SE (Combinadas – Fórmula Matricial) .................................................................. 26 Capítulo 5 ........................................... ................................................................... .............................................. ............................................... ................................. ........ 32
Uso da função PROCV ..................................................................................................... 33 Capítulo 6 ........................................... ................................................................... .............................................. ............................................... ................................. ........ 40
Uso das funções ÍNDICE e CORRESP ................................................................................. 41 Entendendo a função CORRESP.................................................................................... 41 Entendendo a função ÍNDICE ....................................................................................... 43 Unindo as duas duas funções funções ÍNDICE ÍNDICE e CORRESP ................ ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .......... .. 44 ................................................................... .............................................. ............................................... ................................. ........ 46 Capítulo 7 ........................................... Uso da função DESLOC .................................................................................................... 47 r b . m o c . o t i e j u e s o d l e c x e . w w w
Anexo I ............................................. ...................................................................... ............................................... ............................................... ................................. ........ 51
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Capítulo 1
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Muitas vezes precisamos obter resultados que atendam determinados critérios e abstraia os demais que não sejam necessários. Em diversas situações esses critérios são múltiplos, ou seja, um conjunto de condições agrupadas para retornar apenas um resultado único com base em todos os parâmetros solicitados. Veja alguns exemplos: 1) Critério condicional simples (Apenas uma comparação): a) Retornar “REPROVADO” se a nota for MENOR do que 7, senão retorne “APROVADO”; b) Aplicar desconto de 10% se produto custar mais que R$1.000,00; c) Adicionar cobrança de Frete ao valor da venda caso o local de entrega não seja no RJ;
2) Vários critérios condicionais a) Retornar “REPROVADO” se a nota for MENOR do que 7, senão retorne “APROVADO” caso não possua o número de faltas maior que 5; b) Aplicar desconto de 15% se produto custar mais que R$2.000,00, 10% de desconto se custar mais de R$1.000,00, 5% mais de R$500,00; c) Adicionar cobrança de Frete ao valor da venda caso o local de entrega não seja no RJ e o valor da venda seja menor que R$1.000,00; Como elaborar fórmulas para exibir os resultados dessas sentenças? Primeiramente, vamos entender como uma fórmula manipula uma expressão condicional. Para nosso exemplo inicial, o uso da fórmula SE irá nos atender com precisão. A fórmula SE trabalha assim: SE(Condição; Caso a condição seja verdadeira, execute isto aqui!; Caso contrário, execute o que está aqui!)
1ª.Parte
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2ª.Parte
3ª.Parte
1ª. Parte: Onde é descrita a condição a ser analisada. Nesta parte, será retornado um valor booleano, verdadeiro ou falso, para que a fórmula o interprete e escolha o que fazer. Se a expressão condicional for verdadeira, será executada a 2ª parte, caso seja falsa, a 3ª parte será processada. 2ª. Parte: Expressão que será executada se a condição interpretada na 1ª parte for verdadeira. 3ª. Parte: Expressão que será exe cutada se a condição interpretada na 1ª parte for falsa. Veja alguns exemplos:
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A. Retornar “REPROVADO” se a nota for MENOR do que 7, senão retorne “APROVADO”;
Separando a expressão acima em partes: Se nota for menor que 7, o aluno está Reprovado, caso contrário, ele está Aprovado . 1ª.Parte
2ª.Parte
3ª.Parte
A condição seria: Se nota for menor que 7, ou seja, nota < 7 Transformando tudo isto em fórmula, e supondo que a Nota esteja na célula A2, teremos: =SE(A21000;A2-(A2*10%);A2)
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C. Adicionar cobrança de Frete ao valor da venda caso o local de entrega não seja no RJ Separando a expressão acima em partes: 1ª.Parte
2ª.Parte
3ª.Parte
Se o local de entrega for no RJ, não deverá cobrar frete, caso contrário, adicionar valor do frete ao total da venda. (No nosso exemplo, o valor do frete é fixo de R$ 30,00) A condição seria: Se o local de entrega for no RJ, ou seja, uf da entrega = “RJ” . Transformando tudo isto em fórmula, e supondo que a UF do Local de Entrega esteja na célula B2 e o Valor da Venda na célula A2, teremos: =SE(B2="RJ";A2;A2+30)
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D. Retornar “REPROVADO” se a nota for MENOR do que 7, senão retorne “APROVADO” caso não possua o número de faltas maior que 5
Separando a expressão acima em partes: 1ª.Parte
2ª.Parte
3ª.Parte
Se a nota do aluno for menor do que 7, ele estará REPROVADO, caso contrário, estará APROVADO mas somente se não possuir mais de 5 faltas. Perceba que na 3ª parte ainda temos uma condição que precisa ser verificada: o total de faltas do aluno. Pois, somente se este número for menor ou igual a 5 ele poderá ser APROVADO, senão, ficará REPROVADO. Então, ainda podemos subdividir a 3ª parte em mais uma expressão de avaliação condicional. Veja: 1ª.Parte
2ª.Parte
3ª.Parte
Se o número de faltas do aluno for maior que 5 , ele estará REPROVADO, caso contrário, estará APROVADO. Transformando tudo isto em fórmula, teremos: =SE(A25;"REPROVADO";"APROVADO"))
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E. Aplicar desconto de 15% se o produto custar mais que R$2.000,00; 10% de desconto se custar mais de R$1.000,00; e, 5% mais de R$500,00. Já de partida, percebemos que há mais de um critério de avaliação nesta expressão. Podemos contar 3 avaliações. Separando a expressão acima em partes: 1ª.Parte
2ª.Parte
Se o produto custar mais que R$ 2.000,00, será aplicado um desconto de 15% sobre o valor desse produto, caso contrário, se o produto custar mais que R$ 1.000,00, aplique um desconto de 10%, mas se custar apenas mais que R$ 500,00 desconte 5% . Menos que isso, inclusive, não dê desconto algum. 3ª.Parte
Neste caso, a 3ª parte ainda pode ser subdividida em mais 2 expressões de avaliação. Para descobrir se o valor do produto é maior do que R$ 1.000,00, ou se é apenas maior do R$ 500,00, e ainda, por último, se menor ou igual a R$ 500,00. Transformando tudo isto em fórmula, e supondo que o Valor do Produto esteja na célula A2, teremos: =SE(A2>2000;A2-(A2*15%);SE(A2>1000;A2-(A2*10%);SE(A2>500;A2-(A2*5%);A2)))
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F. Adicionar cobrança de Frete ao valor da venda caso o local de entrega não seja no RJ e o valor da venda seja menor que R$1.000,00 Separando a expressão acima em partes: 1ª.Parte
2ª.Parte
3ª.Parte
Se o local de entrega for no RJ, não deverá cobrar frete, caso contrário, adicionar valor do frete ao total da venda, mas apenas se o valor da venda for inferior a R$ 1.000,00. Vemos que na 3ª parte ainda temos uma condição que precisa ser verificada: o valor da venda que deverá ser menor do que R$ 1.000,00 para que seja cobrada a tarifa de frete. Então, ainda podemos subdividir a 3ª parte em mais uma expressão de avaliação condicional. Veja: 1ª.Parte
2ª.Parte
3ª.Parte
Se o valor da venda for menor do que R$ 1.000,00, cobrar frete, caso contrário, não cobrar frete. Transformando tudo isto em fórmula, teremos: =SE(B2="RJ";A2;SE(A2 1000 e Vendedor = ‘Nome do Vendedor’. Veremos como fazer isso no próximo capítulo.
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Capítulo 3
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Nos capítulos anteriores estudamos as aplicações das funções SOMA, SE e SOMASE. O emprego destas funções produz incontáveis possibilidades de resultados para nossas planilhas, mesmo assim, ainda podemos querer mais. Para alcançarmos resultados mais detalhados e específicos, precisamos, muitas vezes, efetuar uma infinidade de comparações e restrições em nossas tabelas de dados. Por exemplo, se quisermos obter a soma das vendas maiores que R$ 1.000,00 apenas do vendedor X. Ou, somar as vendas de determinado produto realizadas por um vendedor específico. Como vimos anteriormente, a SOMASE só aceita um critério de avaliação, portanto, não resolveria nestas novas situações mencionadas. A alternativa nestes casos seria o uso da função SOMASES, que seria como um agrupamento de funções SOMASE. Contudo, esta função só foi adicionada nas versões a partir do Excel 2007. No próximo capítulo, aprenderemos a formular uma solução que tenha compatibilidade e suporte para as versões anteriores do Excel. Como funciona o SOMASES? Vejamos. SOMASES(Intervalo que será s omado; Interval o a ser consultado 1; Condição1; [Intervalo a ser consulta do 1]; [Condição1])
1ª.Parte
2ª.Parte
3ª.Parte
4ª.Parte
1ª. Parte: Onde é informado o intervalo de células que será somado. 2ª. Parte: Nesta parte é informado o intervalo de células que será analisado pelo critério de restrição. Este é o intervalo 1, que será comparado pela condição 1. 3ª. Parte: Onde é descrita a condição a ser analisada. Nesta parte, será retornado um valor booleano, verdadeiro ou falso, para que a fórmula o interprete e escolha o que fazer. Se a expressão condicional for verdadeira, a referência a célula correspondente será incluída na soma. 4ª. Parte: Essa parte é opcional. É semelhante as 2ª e 3ª partes. A cada restrição que desejar fazer, será necessário informar mais um intervalo de critérios (2ª parte) e mais um critério de comparação (3ª parte). A seguir, temos alguns exemplos de seu uso.
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Sugerimos a tabela de dados abaixo:
A. Somar as vendas acima de R$ 1000 para cada vendedor.
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Neste exemplo, é criada uma lista de vendedores na vertical da tabela. Já nas colunas, criamos rótulos para os valores de venda que queremos comparar, maior que 1000 (> 1000), maior que 1500 (> 1500) e maior que 2000 (> 2000). A fórmula somará os resultados retornados dessa combinação cartesiana em cada célula.
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B. Somar as vendas de cada produto para cada vendedor.
Neste exemplo, mostramos quanto cada vendedor obteve em vendas para determinado produto. Primeiro, a fórmula, analisa as vendas de cada vendedor. Em seguida, verifica as vendas de cada produto que atendam ao primeiro critério.
C. Somar as vendas maiores que determinado valor, para cada produto e para cada vendedor.
Aqui, incluímos na fórmula do exemplo anterior, uma restrição ao valor da venda que deverá ser maior do que R$ 1.500,00 (Valor informado na célula F3). Perceba que essa restrição é descrita na fórmula usando o si nal de comparação > (maior que) e uma referência ao valor que está na célula F3. “>” & $F$3
Isso faz com que, ao trocar o valor de F3, toda a comparação será recalculada com base no novo valor informado, dinamizando mais ainda esta fórmula.
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No capítulo seguinte, abordaremos como criar fórmulas semelhantes às que utilizamos com SOMASES obtendo maior flexibilidade e aplicáveis a todas as versões do Excel.
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Capítulo 4
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– Neste capítulo, falaremos sobre como criar sua própria função para calcular intervalos tendo como base fórmulas comuns que tratarão seus intervalos como matrizes de valores, ou seja, para cada item do intervalo de células informado, serão aplicadas as funções que você determinar. Isto é possível graças ao recurso do Excel para manipulação de fórmulas matriciais. Esse objetivo é alcançado quando, após digitar a fórmula desejada, concluir a digitação com CTRL+Shift+ENTER ao invés de simplesmente teclar ENTER. Existem situações em que precisamos restringir algumas informações com base em intervalos grandes para retorná-los em uma única célula, sem utilizar-se de recursos de células ou intervalos de apoio. Bem, nos capítulos anteriores vimos diversas maneiras que podemos obter estes resultados, contudo, em alguns casos, ficamos um pouco limi tados pela estrutura interna da função e, para efeito deste capítulo, dependemos da compatibili dade das versões mais atuais do Excel que suporta algumas novas funções. Neste capítulo, vamos aprender a construir uma fórmula que simula a SOMASE ou SOMASES já presente nas versões mais atuais do Excel. Com isso. Teremos mais flexibilidade de restringir nossos dados e teremos uma planilha que será bem interpretada pelas versões mais antigas como o Excel 2003, que ainda existe em muitas máquinas. Veja a conversão de alguns casos descritos nos capítulos anteriores onde usamos SOMASE/SOMASES: a) Somar o total de vendas de cada vendedor; Com SOMASE:
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=SOMASE($A$2:$A$18;D4;$B$2:$B$18)
Com SOMA e SE (Matricial):
={SOMA(SE($A$2:$A$18=D4;$B$2:$B$18;0))}
b) Somar apenas as vendas maiores que R$ 1000,00; Com SOMASE:
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=SOMASE($B$2:$B$18;">"&D4)
Com SOMA e SE (Matricial):
={SOMA(SE($B$2:$B$18 > D4;$B$2:$B$18;0))}
c) Somar as vendas de cada produto para cada vendedor; Com SOMASE:
= SOMASES($C$2:$C$18;$A$2:$A$18;$E5;$B$2:$B$18;F$4)
Com SOMA e SE (Matricial):
={SOMA(SE($A$2:$A$18=$E5;SE($B$2:$B$18=F$4;$C$2:$C$18;0);0))}
Esta fórmula é baseada no conceito de matrizes, ou seja, ela faz uma correlação entre as linhas e colunas dos intervalos especificados. Observe a estrutura empregada na construção da fórmula: = { SOMA( SE( $A$2:$A$18=D4;
$B$2:$B$18; 0 ) ) }
{} = Não devem ser escritas na fórmula. Elas serão colocadas automaticamente pelo Excel e não será editável pelo usuário. Ou seja, é apenas um identificador interno. SOMA = Será responsável pela realização da adição das parcelas retornadas pelo filtro aplicado pela função SE. SE = Fará toda a seleção das células que atendam aos critérios solicitados pelo usuário. Observe que nestes casos a função SE irá analisar um conjunto de células nos intervalos determinados. Ela verificará cada célula dentro da matriz e caso a condição seja verdadeira, retornará o valor da célula adjacente descrita no intervalo atribuído à parte Verdadeira da função, e, retornará 0 (zero) caso seja Falso.
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Explicando mais um pouco: Se, por exemplo, a célula A2 atender ao critério de comparação, o SE retornará o valor de B2. Se A3 atender ao critério, retornará B3, e assim por diante.
Conforme já citei, para validar uma fórmula deste tipo, matricial, ao finalizar sua escrita NÃO se pode teclar ENTER, mas, uma combinação de 3 teclas. São elas: Ctrl + Shift + Enter. Após pressionar estas teclas, simultaneamente, você perceberá que o Excel adicionou os símbolos “{“ e “}”, no início e final da fórmula, respectivamente. Isso significa que esta é uma função de matrizes. A seguir veremos mais aplicações destas funções em outros exemplos cotidianos.
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A. Exibir a quantidade de cada produto vendido por mês em cada loja da rede; Supondo que tenhamos uma tabela de dados na planilha BaseVendaPorDia , como a exibida na figura abaixo, poderemos criar a seguinte fórmula para atender esta expressão.
={SOMA(SE(MÊS(BaseVendaPorDia!$C$2:$C$649)=MÊS(C$9);SE(BaseVendaPorDia!$A$2:$A$ 649=$A10;SE(BaseVendaPorDia!$B$2:$B$649=$B10;BaseVendaPorDia!$D$2:$D$649;0);0);0) )}
Primeiro, faz a verificação do mês da venda, em seguida, verifi ca a loja onde ocorreu a venda, e, por fim, verifica qual o produto foi vendido, e retorna a quantidade vendida referente a estas três validações, caso contrário, retorna 0 (zero). Perceba que os intervalos desta vez não são na mesma planilha e sim em uma planilha externa ( BaseVendaPorDia ). Veja na figura a seguir, como ficaria o resultado da aplicação desta fórmula numa tabela de resumo de vendas anual.
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B. Exibir o total de produtos vendidos por mês em cada loja;
={SOMA(SE($A$10:$A$63=$B71;C$10:C$63;0))}
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C. Exibir, para cada produto, a quantidade de itens vendidos por mês.
={SOMA(SE($B$10:$B$63=$B82;C$10:C$63;0))}
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Capítulo 5
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Esta é, sem dúvida, a função mais utilizada nas fórmulas da maioria das planilhas que usamos em nosso dia a dia. A função PROCV é muito eficaz quando precisamos fazer um busca de informações em alguma tabela na qual não sabemos em que linha iremos obter o valor desejado, o que temos apenas é um dado identificador para procurar nesta tabela e retornar o valor adjacente a linha onde for encontrado. Por exemplo, tenho uma lista contendo o boletim dos alunos de determinado curso. Nesta lista temos na primeira coluna, o nome de cada aluno, na segunda coluna temos as notas do 1º bimestre, na coluna seguinte, as notas do 2º bimestre, e, nas próximas colunas, as notas dos 3º e 4º bimestres, respectivamente. Se quisermos saber a nota que José da Silva obteve no 1º bimestre, sabemos que, essa informação deverá ser procurada na segunda coluna da tabela, mas não sabemos em qual linha estará escrita as notas deste aluno. Nesse momento é que recorreremos ao PROCV . PROCV pesquisará o valor informado na 1ª coluna do intervalo fornecido e retornará o
valor adjacente na coluna da posição informada dentro do mesmo intervalo. No caso do exemplo acima, a função irá procurar José da Silva na 1ª coluna (B), e retornará o valor correspondente, ou seja, na mesma linha da coluna (C). Veja pela figura a seguir.
A partir desta tabela base com as notas de todos os alunos podemos criar resumos e m outras planilhas buscando informações nesta tabela de origem. Observe a figura a seguir.
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Deixe-me explicar como funciona a função PROCV. Sua estrutura básica é composta da seguinte maneira: PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_coluna; procurar_intervalo) 1ª.Parte
2ª.Parte
3ª.Parte
4ª.Parte
Onde: valor_procurado: Significa o termo que vamos procurar na tabela de dados. Essa informação será pesquisada sempre na primeira coluna do intervalo de dados passados no segundo parâmetro. matriz_tabela: É o intervalo de células que corresponde a tabela de dados de origem. Ou seja, nesta tabela deverá conter o termo pesquisado e os valores que serão retornados.
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núm_índice_coluna: Deve ser informado um valor numérico que represente, dentre do intervalo informado, a posição da coluna que contém os dados que serão retornados. procurar_intervalo: Se quiser que a procura retorne valor apenas se a correspondência for exata, informe 0 (FALSO). Se quiser uma correspondência aproximada, digite 1 (VERDADEIRO). Então, neste primeiro exemplo, para conseguir as notas bimestrais de um aluno específico, utilizei a construção das fórmulas assim: Para as notas do 1º Bim:
=PROCV(I7;B7:F18;2;FALSO)
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Para as notas do 2º Bim:
=PROCV(I7;B7:F18;3;FALSO)
Para as notas do 3º Bim:
=PROCV(I7;B7:F18;4;FALSO)
Para as notas do 4º Bim:
=PROCV(I7;B7:F18;5;FALSO)
Perceba que a 3ª parte de cada fórmula (itens em vermelho) foram aumentados a cada bimestre. O que significa? Cada bimestre foi informado na tabela base em uma coluna diferente, e esta parte da informação corresponde as posições de tais colunas no intervalo. Você deve ter notado também que o nome do aluno foi informado da célula I7, portanto, quando o nome do aluno é trocado naquela célula, a fórmula é automaticamente recalculada com base no novo nome de aluno. A função PROCV é bem simples de ser usado e muito funcional. Ela tem sua variação, a função PROCH, que faz pesquisas pela horizontal nos intervalos de dados. No arquivo de exemplos, anexo deste livro, há um exemplo de sua utilização. Vamos mostrar mais alguns exemplos de uso do PROCV. Para isso, aproveitaremos a base de dados na planilha BaseVendaPorDia , já utilizada nos exemplos anteriores para construirmos nossas fórmulas.
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A. Exibir Totais de Produtos Vendidos Por Mês.
Neste exemplo, usamos uma combinação de Soma condicional e PROCV para alcançarmos o resultado da soma de todas as vendas de cada produto em determinado mês. A soma condicional, como vimos nos capítulos anteriores, consegue nos retornar, pela tabela base que temos, os totais de itens vendidos em cada mês. Basta agora conseguirmos saber quanto custa cada produto para, então, multiplicarmos por esse total vendido. Para isso, usaremos PROCV. Relembre a construção da fórmula para saber o total de itens vendidos no mês: SOMA(SE(MÊS(BaseVendaPorDia!$C$2:$C$649)=MÊS(C$27);SE(BaseVendaPorDia!$B $2:$B$649=$B28;BaseVendaPorDia!$D$2:$D$649;0);0)) Veja, agora, a construção da fórmula PROCV para identificarmos o preço do produto. r b . m o c . o t i e j u e s o d l e c x e . w w w
PROCV($B28; TabelaPreços!$B$3:$C$20; 2; FALSO)
Agora é só multiplicar pelo total de itens vendidos.
SOMA(SE(MÊS(BaseVendaPorDia!$C$2:$C$649)=MÊS(C$27);SE(BaseVendaPorDia!$B$2:$B$64 9=$B28;BaseVendaPorDia!$D$2:$D$649;0);0)) * PROCV($B28; TabelaPreços!$B$3:$C$20; 2; FALSO)
Não se esquecendo que, devido a utilização de fórmula matricial, é necessário finalizar com Ctrl+Shift+Enter . Resultado final:
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= SOMA(SE(MÊS(BaseVendaPorDia!$C$2:$C$649)=MÊS(C$27);SE(BaseVendaPorDia!$B$2:$B$6 49=$B28;BaseVendaPorDia!$D$2:$D$649;0);0)) * PROCV($B28;TabelaPreços!$B$3:$C$20;2;FALSO)
B. Exibir Percentual de Produtos Vendidos Por Mês.
Para este exemplo, vamos utilizar como intervalo base a tabela gerada no exemplo anterior. Partindo dela, precisamos obter os totais mensais e anuais de vendas de cada produto para conseguirmos calcular os percentuais mensais. Utilizaremos o PROCV para retornar estes valores. Veja como ficaria a fórmula para a coluna do mês de Janeiro:
=PROCV ( $B54; $B$28:$O$45; 2; 0 ) / $O54
Perceba que temos 14 colunas em nosso intervalo, e a coluna 2 corresponde ao mês de janeiro em nosso intervalo. A referência da coluna de retorno de dados será incrementada a cada mês até a última coluna do intervalo que corresponde ao total anual. Ou seja, para o mês de fevereiro, utilizaremos 3, para março, 4, e assim por diante. Nesta fórmula, obtemos o valor de venda do mês de Janeiro e dividimos pelo total anual de vendas ($O54), com isso, conseguimos o percentual de vendas daquele produto naquele mês.
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A fórmula da coluna Total por Produto ficou assim:
=PROCV ( $B54; $B$28:$O$45; 14; 0 )
Depois de preencher a fórmula de todos os meses desta primeira linha, basta arrastála para as demais linhas.
C. Exibir Valor e Percentual Vendidos Por Mês. (Um pouco de PROCH)
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Neste exemplo veremos um pouco da utilização do PROCH, muito semelhante ao PROCV, diferencia-se apenas pelo sentido da procura que será na horizontal do intervalo, ao contrário da busca vertical que ocorre na PROCV. Vejamos.
=PROCH($B79; $C$27:$N$46; 20; 0 )
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O intervalo base especificado possui 20 linhas, e na última linha encontra-se o valor que precisamos: os totais de vendas em cada mês. Portanto, a linha referência que desejamos retornar será a 20. Desta vez a busca será feita pelas colunas (meses) e retornará um valor adjacente a coluna encontrada na linha que definimos na fórmula. No próximo capítulo, aprenderemos como retornar valores a partir de outras tabelas quando não sabemos a posição de referência dentro dos intervalos de origem.
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Nos capítulos anteriores criamos fórmulas de procura em intervalos onde tínhamos conhecimento de onde estariam os dados que deveriam ser retornados. Em várias situações conseguimos fazer desta maneira, contudo, há casos onde não poderemos prever a posição absoluta onde estas informações estarão alocadas. Neste capítulo veremos como identificar essas referências e aplica-las em nossas fórmulas.
Entendendo a função CORRESP A função CORRESP procura um item especificado em um intervalo de células e retorna a posição relativa desse item no intervalo. Sua estrutura é:
CORRESP(valor_procurado, matriz_procurada, [tipo_correspondência] ) ª
ª
ª
1ª. Parte: Onde é informado o valor que procuramos. 2ª. Parte: Onde é informado o intervalo onde será procurado o valor especificado na 1ª parte. 3ª. Parte: Opcional. O número -1, 0 ou 1. O argumento tipo_correspondência especifica como o Excel corresponde valor_procurado com os valores em matriz_procurada. Assim: Se for -1, CORRESP localiza o menor valor que é maior do que ou igual a valor_procurado. Se for 0, CORRESP localiza o primeiro valor que é exatamente igual a valor_procurado. Se for 1, CORRESP localiza o maior valor que é menor do que ou igual a valor_procurado
Por exemplo, se o intervalo A1:A3 contiver os valores 5, 25 e 38, a fórmula abaixo retornará o número 2, já que 25 é o segundo item no intervalo.
=CORRESP(25,A1:A3,0)
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Use CORRESP junto da função PROCV quando precisar da posição de um item em um intervalo. Por exemplo, você pode usar a função CORRESP para fornecer um valor para o argumento número_índice_coluna da função PROCV. Veja no exemplo a seguir, onde utilizaremos a base da tabela criada no capítulo anterior. Anteriormente, para buscarmos o valor da venda de um produto no mês de Janeiro, fizemos: =PROCV($B54;$B$28:$N$45;2;0) Nós utilizamos a referência à coluna 2, pois, sabíamos que nesta coluna teríamos do valores de mês de Janeiro. Veja como ficaria a fórmula para se adaptar quando quisermos, dinamicamente, informar o mês, portanto, a referência para a coluna de retorno na fórmula não poderá fi car “engessada”.
=PROCV($B54; $B$28:$N$45; CORRESP(C$53; $B$27:$N$27; 0); 0) Onde: C$53 => É onde, na tabela destino, está o mês que desejamos procurar. Este valor está no cabeçalho da tabela. Veja que travamos apenas a linha, para que, a fórmula possa ser arrastada para as demais células e permaneça a referência a primeira linha da tabela e mova apenas as colunas, por causa dos meses. $B$27:$N$27 => É o intervalo da tabela base onde será procurado o mês e ret ornada sua posição relativa no intervalo. Perceba que, a referência deste intervalo deve ser semelhante ao intervalo utilizado no PROCV, pois, a posição relativa será, na verdade, util izada pela fórmula PROCV. Ou seja, se na PROCV, o intervalo é entre B:N, na CORRESP também deverá ser entre B:N. O mesmo ocorrerá quando uma referência for na vertical. Se um intervalo for entre as linhas 10:50, em CORRESP seguirá o mesmo limite.
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Entendendo a função ÍNDICE A função ÍNDICE retorna um valor ou a referência a um valor de dentro de uma tabela ou intervalo. Sua estrutura é:
ÍNDICE(matriz, 1ª.Parte
núm_linha, 2ª.Parte
[núm_coluna]) 3ª.Parte
1ª. Parte: Onde é informado o intervalo, nossa tabela contendo todos os dados. 2ª. Parte: Seleciona a linha na matriz a partir da qual um valor deverá ser retornado. 3ª. Parte: Seleciona a coluna na matriz a partir da qual um valor deverá ser retornado.
Vejamos um exemplo do uso do ÍNDICE. Temos a seguinte tabela:
Aplicando a fórmula ÍNDICE, teremos algumas possibilidades. =ÍNDICE(A1:C3;2;3)
//Retornará: Verde claro
=ÍNDICE(A1:C3;3;1)
//Retornará: Azul
=ÍNDICE(A1:C3;1;2)
//Retornará: Laranja
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Unindo as duas funções ÍNDICE e CORRESP Agora chegou o momento de juntar as funcionalidades destas duas poderosas funções do Excel. Uma grande vantagem do uso destas funções agrupadas é que, diferentemente, das funções PROCV e PROCH, com elas poderemos passear pelo intervalo base da maneira que desejarmos ou fazer buscas em qualquer linha ou coluna retornando valores de qualquer posição também. Semelhante a maneira que explicamos da integração de CORRESP com PROCV, vejamos como construir uma fórmula utilizando CORRESP e ÍNDICE. No caso do ÍNDICE, substituiremos as referências a núm_linha e núm_coluna, por resultados oriundos da CORRESP que indica a posição relativa de qualquer coluna ou linha correspondente ao termo pesquisado. Observe o caso a seguir. A. Exibir Percentual de Produtos Vendidos. No capítulo anterior mostramos uma tabela semelhante que mostrava o percentual de cada produto vendido em cada mês. Naquele exemplo, buscamos informações de todos os meses e informamos manualmente a posição relativa das colunas que continham os valores para cada mês. Se qualquer mês fosse alterado ou a posição destes meses fosse trocada na base de dados, já era nosso trabalho. Com o uso do CORRESP isto não aconteceria, pois, sua referência é obtida dinamicamente. Vejamos um exemplo de como isto pode ocorrer. Imagine que precisamos mostrar os percentuais de vendas apenas para o primeiro mês de cada trimestre (janeiro, abril, julho, outubro). A tabela base está na planilha do Capítulo anterior ( ‘Capítulo 5’ ).
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A fórmula seria:
=ÍNDICE(‘Capítulo 5’!$B$27:$N$45;CORRESP($B10;’Capítulo 5’!$B$27:$B$45;0);CORRESP(C$9; ’Capítulo 5’!$B$27:$N$27;0)) / $G10
Sendo que: CORRESP(‘Capítulo 5’!$B10;$B$27:$B$45;0) => Pesquisaria nas linhas da coluna B do intervalo base, de qual linha deveria retornar os dados. Esta pesquisa seria feita com base no nome do produto. Ou seja, na linha onde ele fosse encontrado no intervalo, seria a referência retornada para a fórmula ÍNDICE. CORRESP(‘Capítulo 5’!C$9;$B$27:$N$27;0) => Pesquisaria nas colunas da primeira linha relativa no intervalo base (linha 27), de qual coluna deveria retornar os dados. Esta pesquisa seria feita com base no nome do mês. Ou seja, na coluna onde ele fosse encontrado no intervalo, seria a referência retornada para a fórmula ÍNDICE. Dessa forma, ÍNDICE retornará o valor marcado pelos pontos x e y dentro da matriz.
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Capítulo 7
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Até o capítulo anterior vimos maneiras de definir referências a linhas e células dinamicamente em nossas fórmulas sempre com base em um intervalo informado manualmente. Agora vamos aprender a automatizar, também, esta referência a intervalos de base. A função DESLOC retorna uma referência para um intervalo, que é um número especificado de linhas e colunas de uma célula ou intervalo de células. A referência retornada pode ser uma única célula ou um intervalo de células. Você pode especificar o número de linhas e de colunas a serem retornadas. Na verdade, DESLOC não desloca quaisquer células nem modifica a seleção, apenas fornece uma referência para elas. DESLOC (
ref,
lins,
1ª.Parte
2ª.Parte
cols, ª
[altura], ª
[largura]
)
ª
1ª. Parte: A referência na qual você deseja basear o deslocamento. Ref deve ser uma referência a uma célula ou intervalo de células adjacentes. 2ª. Parte: O número de linhas, acima ou abaixo, a que se deseja que a célula superior esquerda se refira. 3ª. Parte: O número de colunas, à esquerda ou à direita, a que se deseja que a célula superior esquerda do resultado se refira. 4ª. Parte: A altura, em número de linhas, que se deseja para a referência fornecida. 5ª. Parte: A largura, em número de colunas, que se deseja para a referência fornecida. r b . m o c . o t i e j u e s o d l e c x e . w w w
Vamos pegar como base a tabela abaixo.
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Usando DESLOC, podemos:
Obter a Receita de Loja Física em 2009 ( 115.255,00):
=DESLOC(B3;0;2)
//Partindo de B3, deslocamos 2 colunas e 0 linhas
Obter a Receita de Loja Virtual em 2011 (96.179,00):
//Partindo de B3, deslocamos 0 colunas e 0 linhas
Obter a Receita de Loja Física em 2010 (156.694,00):
=DESLOC(B3;0;0)
=DESLOC(B3;1;4)
//Partindo de B3, deslocamos 4 colunas e 1 linha
Obter a Despesa de Loja Física em 2010 (124.264,00):
=DESLOC(B3;0;1)
//Partindo de B3, deslocamos 1 coluna e 0 linhas
Podemos incrementar mais um pouco ainda. Imagine que eu queira somar o total de Receitas por ano. Poderia fazer assim:
Obter a soma do Total de Receitas em 2009 (195.701,00):
=SOMA(DESLOC(B3;0;0;2;1))
//Partindo de B3, deslocamos 0
colunas e 0 linhas com intervalo de 2 linhas e 1 coluna
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Obter a soma do Total de Despesas em 2010 ( 258.084,00):
= SOMA(DESLOC(B3;0;3;2;1))
//Partindo de B3, deslocamos 3
colunas e 0 linhas com intervalo de 2 linhas e 1 coluna
Desta forma, conseguimos compreender um pouco melhor o funcionamento do DESLOC. Isso é muito bom porque, assim, como pelos capítulos anteriores já havíamos aprendido como manipular a referência dinâmica das posições de linha e coluna em nossas fórmulas de procura, agora, com DESLOC, podemos informar, também, o intervalo matriz base para essas funções. Por isso, vamos, a seguir, mostrar mais um exemplo prático de seu uso.
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A. Exibir Vendas Por Trimestre.
Tendo uma base como esta da planilha do Capítulo 2.
Queremos somar as vendas de cada trimestre. A soma do 1º trimestre seria, então, o intervalo C27:E27, sendo que, para cada produto, a referência seria adjacente a linha do produto em questão. A ideia do uso do DESLOC neste caso é que, dado o intervalo inicial (C27:E27) este seja movido em 3 colunas a cada trimestre e 1 linha a cada produto. A altura e a largura, neste exemplo, continuarão as mesmas. Vejamos com ficaria:
No 1º Trimestre:
=SOMA(DESLOC(‘Capítulo 5’!$C$27:$E$27;CORRESP($B10;’Capítulo 5’!$B$28:$B$45;0);0))
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No 2º Trimestre:
=SOMA(DESLOC(‘Capítulo 5’!$C$27:$E$27;CORRESP($B10;’Capítulo 5’!$B$28:$B$45;0);3))
No 3º Trimestre:
=SOMA(DESLOC(‘Capítulo 5’!$C$27:$E$27;CORRESP($B10;’Capítulo 5’!$B$28:$B$45;0);6))
No 4º Trimestre:
=SOMA(DESLOC(‘Capítulo 5’!$C$27:$E$27;CORRESP($B10;’Capítulo 5’!$B$28:$B$45;0);9))
Desta forma, seus intervalos, também ficarão dinâmicos, e sua planilha muito mais preparada para modificações.
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Anexo I
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