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LA GERENCIA DE PROYECTOS
Ing. Walter Rodríguez Castillejo Profesor FIC-UNI-2004
ÍNDICE TEMÁTICO • • • • • • • •
1.-ANTECEDENTES 2.-LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS. 3.-LAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS. 4.-EL CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS. 5.-TIPOS DE PROYECTOS. 6.-FASES DE UN PROYECTO. 7.-CONCEPTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS. 8.-PROCESOS MEDULARES( BASE) Y FACILITADORES( AUXILIARES) DE LA GERENCIA DE PROYECTOS.
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9.-FLUJOGRAMA DEL PLANEAMIENTO-PROGRAMACIÓN Y CONTROL.
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10.-PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO. 11.-PLANEAMIENTO TÁCTICO.
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12.-ESTÁNDAR DE LA GERENCIA DE PROYECTOS : (PMBOK Guide) Project Management Body of Knowledge(Cuerpo de Conocimientos de la Gerencia de Proyectos). Ing. Walter Rodríguez
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13.-ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ( Nivel de autoridad del Gerente de Proyectos en la Organización). – 13.1 Organigrama tipo funcional. – 13.2 Organigrama tipo Proyectizado. – 13.3 Organigrama tipo matricial. 14.-GRUPOS DE PROYECTOS.
PROCESOS
DE
LA
ADMINISTRACIÓN
DE
15.-LOS CINCO NIVELES DE MADUREZ EN LA GERENCIA DE PROYECTOS (HAROLD KERZNER). 16.-GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO. 17.-PLANEACIÓN: PROCESO DE ITERACIÓN Y REFINAMIENTO. 18.-ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT. 19.-EDT (Estructura de Descomposición del Trabajo) ó WBS (Work Breakdown Structure).. 20.-GERENCIAMIENTO DEL ALCANCE DEL PROYECTO. 21.-GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO. 21.1 Impacto de las tendencias organizacionales en Proyectos ( Teoría X e Y de DouglasMcGregor y Teorías A y Z de William Ouchi).
Ing. Walter Rodríguez
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21.2 Empowerment (Empoderamiento). 21.3 Motivación el equipo de Proyecto. 21.4 El ciclo de la Motivación. 21.5 Comparación de los modelos de motivación de MASLOW MC GREGOR Y HERZBERG. – 21.6 Capacitación de los RRHH. – 21.7 Perfil del puesto del Gerente de Proyecto. – 21.8 MBA VS PMP – – – –
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22.-GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO.
– – – – – – •
22.1 EL sistema comunicacional. 22.2 Manejo de reuniones. 22.3 Actitudes en la comunicación. 22.4 Bases para construir un sistema de comunicación efectiva. 22.5 Fuentes de conflictos. 22.6 Perspectivas de una comunicación
23.-GERENCIA DE LA PROCURA (LOGÍSTICA) DEL PROYECTO.
23.1 La logística corporativa como estrategia. 23.2 Actividades logísticas. 23.3 Justo a Tiempo (JIT) en Logística. 23.4 El método ABC como herramienta para la toma de decisión en el ámbito logístico. – 23.5 Objetivos de la aplicación de las 4S en logística – 23.6 Logística internacional INCOTERMS 2000. – – – –
• • •
24.-GERENCIA DE LA PROCURA (LOGÍSTICA) DEL PROYECTO DE ACUERDO AL PMI. 25. CONCLUSIONES. 26.-BIBLIOGRAFÍA.
Ing. Walter Rodríguez
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• 1.-ANTECEDENTES • “El centro de una sociedad, economía y comunidad moderna no es la tecnología. No es la información. No es la productividad. Es la institución administrada como el órgano de la sociedad que está para producir resultados.”( Peter Ferdinand Drucker: “Los Desafíos de la Gerencia para el siglo XXI” ) Ing. Walter Rodríguez
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• “El fracaso de la gestión para planificar el futuro y predecir problemas ha traído como consecuencia un despilfarro de mano de obra, de materiales, y de tiempo-máquina, todo lo cual incrementa el costo del fabricante y el precio que debe pagar el comprador. El consumidor no siempre quiere subvencionar este despilfarro. El resultado inevitable es la pérdida del mercado y la pérdida de mercado genera desempleo” • (W. Edwards Deming: “Calidad, Productividad y Competitividad: la salida de la crisis” ) Ing. Walter Rodríguez
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2.-LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS • 1.-Los proyectos son una actividad humana que tiene como fin último su reverencia y servicio al Dios creador, brindando servicio y bienestar al ser humano( imagen y semejanza del Creador). • 2.-Para cumplir con esta misión el hombre ha creado organizaciones, las cuales adoptan una misión y generan una cultura o forma de hacer las cosas. • 3.-Una labor importante de estas organizaciones es la elaboración de PROYECTOS que permitan generar nuevas infraestructuras o modificar las existentes, con el objetivo de que estas le permitan al hombre SERVIR mejor a los demás y por tanto al DIOS creador. • 4.- Para generar esta infraestructura eficientemente, las organizaciones deben emplear la GERENCIA DE PROYECTOS. Ing. Walter Rodríguez
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LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS • 5.-La Gerencia de Proyectos está basada en el uso integrado de una serie de conocimientos del área del Conocimiento y que garantiza el éxito del proyecto mediante la Planificación, Programación y Control de los parámetros de COSTO-TIEMPO Y DESEMPEÑO. • 6.-El esquema planteado toma sentido cuando estos parámetros son definidos en función de las necesidades de todos los afectados por el Proyecto en mención( involucrados o stakeholders). Este grupo de interesados está conformado por un gran número de entidades e individuos como: clientes, promotores, usuarios, inversionistas, diseñadores, supervisores, trabajadores, proveedores, etc. • 7.-Ninguna organización puede hacer de la Gerencia de Proyectos su fin último de existencia, sino un medio mediante el cual se logre el pleno desarrollo humano. Ing. Walter Rodríguez
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LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
DIOS( Servir a los demás) (Fin único) HOMBRE 1.-Libertad 2.-Razón 3.-Talentos
ORGANIZACIÓN 1.-Misión 2.-Visión 3.-Valores 4.-Políticas
PROYECTOS
INFRAESTRUCTURA 1.-Nueva 2.-Existente
DEMÁS (Involucrados) 1.-Usuarios 2.-Trabajadores 3.-Inversionistas 4.-Proveedores.
PARÁMETROS 1.-Costo 2.-Tiempo 3.-Calidad
GERENCIA DE PROYECTOS Areas de Conocimiento
Ing. Walter Rodríguez
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3.-LAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS • 1.-La Estructura de Decomposición o Desagregación o Desglose del Trabajo(EDT) ó Work Breackdown Structure(WBS) para manejar el Alcance del Proyecto. • 2.-El Cronograma ( Redes o grafos de trabajo) para manejar el tiempo. • 3.-El Presupuesto y flujo de caja para manejar los Costos. • 4.-Las especificaciones técnicas, gráfico Pareto y diagrama Causa-efecto para manejar la calidad. • 5.-La matriz de Responsabilidades para manejar los RRHH. • 6.-Plan de respuesta( Análisis de Montecarlo y árbol de decisiones) para manejar los riesgos. Ing. Walter Rodríguez
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LAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
• ALCANCE
EDT (WBS)
Ing. Walter Rodríguez
TIEMPO
RED O GRAFO (Cronograma)
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LAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
• COSTO
CALIDAD
% Costos Acumulados
Xprom
Tiempo
PRESUPUESTO Ing. Walter Rodríguez
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS(Diagrama Tiempo de Control de Performance)
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LAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS • RECURSOS HUMANOS(RRHH)
RIESGO
PLAN DE RESPUESTA ANÁLISIS DEL ARBOL DE DECISIONE
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Ing. Walter Rodríguez
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4.-EL CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS • DEFINICIONES DE PROYECTO • 1.Un Proyecto es un trabajo que realiza una organización con el objetivo de dirigirse hacia una situación deseada. Es un conjunto de actividades orientadas a un fin común, que tienen un comienzo y una culminación. • 2.-(PMI). Un Proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio único. • 3.- Eliyahu Goldratt: “Cadenas críticas”: Conjunto de actividades orientadas al logro de un objetivo específico que tienen un punto de partida , medio y final claros. • 4.-David Cleland &William King “Proyecto es la combinación de recursos humanos y no humanos reunidos en una organización temporal para conseguir un propósito determinado”. Ing. Walter Rodríguez
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EL CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS • • • • • •
• •
CARACTERÍSTICAS DE LOS PROYECTOS 1.-TEMPORAL y FINITO.-Un inicio y término definidos. 2.-UNICO e IRREPETIBLE.-Significa que el producto o servicio es diferente en alguna forma que lo distingue de todos los demás productos o servicios. 3.-ELABORACIÓN PROGRESIVA.-Trabajar paso a paso con cuidado y detalladamente. 4.-MUCHA INCERTIDUMBRE.-Este hecho exige mucha labor de Planificación y Control. 5.-COMPLEJA Y MULTIDISCIPLINARIA.-Requiere la participación de un conjunto de recursos y personas de distintas habilidades tanto interna como externa a la Organización. 6.-RECURSOS LIMITADOS Y PROCEDIMIENTOS PREESTABLECIDOS.7.-CARÁCTER EVOLUTIVO.-Todo Proyecto tiene un ciclo de vida, donde se producen secuencialmente las transformaciones de un conjunto de materias primas, a productos y servicios comercializables con mayor valor agregado.
Ing. Walter Rodríguez
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EL CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS • CAMBIOS ESTRATÉGICOS QUE PRODUCEN LOS PROYECTOS PRESENTE
CAMBIOS ESTRATÉGICOS
FUTURO
Infraestructura Procesos Recursos Estructura organizativa Ing. Walter Rodríguez
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5.-TIPOS DE PROYECTOS
• CONTINUUM DE RENTABILIDAD • El continuum es un instrumento que consiste en graficar una recta cuyos extremos representan conceptos expuestos y luego ubicar el Proyecto a evaluar en base a su posición relativa en la línea , de forma que se pueda analizar la proximidad a alguno de los extremos; Autogestionario Alta rentabilidad Interés social • Ing. Walter Rodríguez
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TIPOS DE PROYECTOS
• CONTINUMM DE MERCADO Consumo masivo Consumo industrial
Monoconsumidor
CONTINUMM DE TEMPORALIDAD Largo plazo (5 años)
Madiano plazo(2 años)
Ing. Walter Rodríguez
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Corto plazo (6 meses)
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6.-FASES DE UN PROYECTO Nivel de costo y personal Fase de arranque Fases intermedias E s f u e r z o
Etapa conceptual Estudio de factibilidad
Etapa organizativa
Fase final
Ing. Básica Anteproyecto Proyecto
Plan de negocios
Etapa de ejecución Ing. Detalle Construcción
Etapa final Puesta en marcha Introducción al mercado
Tiempo Ing. Walter Rodríguez
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INGENIERÍA
NEGOCIOS Estudio de mercado
Anteproyecto conceptual
Estudio técnico
Ingeniería básica Ingeniería de Detalle
Estudio financiero Evaluación
Procura Construcción
Proyecto
Puesta en marcha Ing. Walter Rodríguez
Introducción al mercado
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7.-CONCEPTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS •
ES LA APLICACIÓN SISTEMÁTICA DE UNA SERIE DE CONOCIMIENTOS, HABILIDADES, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA ALCANZAR O EXCEDER LOS REQUERIMIENTOS DE LOS STAKEHOLDERS (INVOLUCRADOS)
Tiempo ideal (Cronograma)
Buen uso de
Costo adecuado (Presupuesto)
Los recursos limitados
SATISFACCIÓN DE TODOS LOS CLIENTES
Calidad integral Especificaciones Ing. Walter Rodríguez
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Gerencia de Proyectos
EFECTIVIDAD
COSTO (Gatado lo Presupuestado) VIABILIDAD
TIEMPO (Terminado en lo Programado)
INTEGRACIÓN
ALCANCE (Completado todo el trabajo requerido)
COMPETITIVIDAD
CALIDAD (Conforme con Las especificaciones)
DESEMPEÑO Ing. Walter Rodríguez
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8.-PROCESOS MEDULARES( BASE) Y FACILITADORES( AUXILIARES) DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
Gerenciar el alcance
Plan y control
Gerenciar el tiempo
Gerenciar el costo
INTEGRACIÓN DE LOS PROCESOS
Gerenciar el RRHH
Gerenciar la comuni cación
Ing. Walter Rodríguez
Gerenciar el riesgo
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Gerenciar la calidad
ÉXITO
Gerenciar las adquisiciones
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9.-FLUJOGRAMA DEL PLANEAMIENTO-PROGRAMACIÓN Y CONTROL
PLANEAMIENTO EMPRESARIAL 1.-Estratégico 2.-Táctico
PLANEAMIENTOY ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS 3.-Operativo Plan. ExógenoEndógeno-EDTEDO-EDR- EDC) 4.-De contingencia
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RETROALIMENTA CIÓN (FEEDBACK)
• •
PROGRAMACION ó EJECUCIÓN 1.-Lógica de la red: Flujogramas. 2.-Hoja de Programación y Ley de Pareto. 3.-Lógica de la red( Flujograma, Matriz de Precedencias, Red de flechas) 4.-Elaboración de red PERT/CPM en Primavera Project Planner ó MSPROJECT 2000 o 2002. Reporte de recursos(Mano de ObraMateriales)-Flujo de Caja y Hoja de Riesgo. 5.-Curva S de Horas-Hombre y/o Costo. 6.-Programa de las 3 semanas 3Week Look Ahead Planning. 7.-Last Planner(Ultimo Programador)
CONTROL O VERIFICACIÓN 1.-Control del Programa en P3 o MSProject, semanalmente y Reprogramación de saldos de obra. 2.-Control curva S de Costos y HH( 2.1CPTR(Realizado o Valor Ganado) vs CPTP(Programado) : Avances o atrasos físicos de Obra. 2.2 CPTR vs CRTR(Valor real): Ganancias y pérdidas económicas. Evaluaciones semanales. 3.-Control de Producción por Commodity(Fases) y Sub commodity( sub-fases): Programado vs Real. Evaluaciones diarias 4.-Control de Productividad-Rendimiento y Velocidad de Producción por Fases y Subfases. Evaluaciones diarias. 6.-Benchmarking interno( Indices de Productividad e Indices de Rendimiento) 6.-Mejoramiento Continuo de Productividad: KAIZEN( Revisión de ciclos de trabajoTiempos Contributorios-Tiempos No Contributorios o Improductivos y Tiempos Productivos).
Ing. Walter Rodríguez
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10.-PLANEAMIENTO ESTRATEGICO PLANEAMIENTO O PENSAMIENTO ESTRATÉGICO
VALORES EMPRESARIALES VISIÓN
ETAPA FILOSÓFICA
POLÍTICAS GENERALES
MISIÓN ANÁLISIS DEL AMBIENTE
ETAPA ANALÍTICA EXTERNO ANÁLISIS MACROVARIABLES .Crecimiento del PBI .Política monetaria .Política Fiscal .Política Salarial Ing. Walter Rodríguez
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INTERNO ANÁLISIS CADENA DE VALOR (M.PORTER)
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PLANEAMIENTO ESTRATEGICO
Externo
Interno
ANÁLISIS DE FUERZAS COMPETITIVAS (M.PORTER) Amenaza de nuevos ingresos
Actividades de Apoyo I nfraestructura de la Empresa
Poder negociador . de los Proveedores
Competidores Potenciales
Poder negociador. de los Clientes
Administración de RRHH Desarrollo de Tecnología
Competidores en el sector Construcciòn
Proveed ores Amenaza de . productos . o Servicios sustitutos.
Comprad ores
Rivalidad entre competidores existentes
MATRIZ PORTER
A R G E N
Logística Operacio- Logis- Mercado- Servicios Post Interna nes ò tica tecnia y Venta procesos Externa Ventas
Actividades primarias
Sustitutos MATRIZ BOSTON CONSULTING GROUP (BCG)
Compras
M
MATRIZ ANÁLISIS DE LA EMPRESA Y COMPETENCIA.
MAPEO ESTRATÉGICO
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
OPORTUNIDADES Y AMENAZAS
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PLANEAMIENTO ESTRATEGICO E. OPERATIVA
FORMULACIÓN ESTRATÉGICA
PROGRAMA DE ACCION
PRESUP..-PROG-CONTROL
OBJETIVOS
METAS
ESTRATEGIAS
METRICA
BALANCED SCORECARD(CUADRO DE MANDO INTEGRAL)Robert Kaplan-David Norton
FINANZAS 1.-Rendimiento sobre las Inversiones 2.-Valor Añadido Eco Nómico.
CLIENTES
PROCESOS INTERNOS
FORMACIÓN Y CRECIMIENTO
1.-Calidad 1.-Satisfacción 2.-Tiempo de respuesta 2.-Retención 3.-Costo 3.-Cuota de mercado. 4.-Introducción Nuevos productos.
Ing. Walter Rodríguez
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1.-Satisfacción de los empleaDos. 2.-Disponibilidad de Sistema De Información.
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11.-PLANEAMIENTO TACTICO 1.1 EMPRESA.-Ingresos y ventas. Rendimientos y utilidades. Crecimiento . Resultados operativos. Investigación y Desarrollo. Calidad y Seguridad. 1.2 UNIDAD OPERATIVA: Producción y Rendimiento. Productividad. Administración de Programas y proyectos.
PROCESO PLANEACION TACTICA
1.-AREAS DE RESULTADOS CRITICAS
2.-ANALISIS DE PROBLEMAS CRITICOS
3.-INDICADORES DE RENDIMIENTOS CRITICOS
Ing. Walter Rodríguez
Aplicación de ley de Pareto par seleccionar el 20% de los pr. Críticos. Reducción de la base de clientes. Márgenes de utilidad más reducidos. Mejoramiento de la Productividad, etc. Son factores medibles dentro de un Are de Resultados Críticas. Los IRC, identifican, seleccionan, establecen acciones y ratrean el rendimiento relacionado con los objetivos y planes de acción.Ejm.-Recuperación en la inversión. Indice de Productividad y Rendimiento, etc.
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PLANEAMIENTO TACTICO
4.OBJETIVOS
Son declaraciones de resultados medibles que se deben lograr en un tiempo especificado. 1.-Debe empezar con un verbo de acción o logro(Plantear, realizar, etc). 2.-Debe especificar un resultado medible por lograr. 3.-Debe especificar una fecha de inicio y término. 4.-Debe tener un Presupuesto. 5.-Debe ser medible y verificable. 6.-Debe especificar sólo el QUÉ y el CUÁNDO y no en el PORQUÉ ni el CÓMO. 7.-Debe ser realista y alcanzable.
5.-PLANES DE ACCION
6.-REVISION DEL PLAN Ing. Walter Rodríguez
George Doran (1981( Mètodo SMART( Listo)
eSpecìfico( al enfocar un objetivo) Medible( Establezca indicadores medibles del avance)
Asignable(El objetivo deberà poder asignarse a alguien para que lo lleve a cabo
Realista(Enuncie lo que puede lograrse realmente dentro del tiempo y el presupuesto establecidos. Ligado al Tiempo(Exprese cuàndo puede alcanzarse el objetivo, es decir, su duraciòn).
Son el medio específico mediante el cual se logran los objetivos.1.-Pasos a seguir.2.-Responsables3.-Cronograma 3.-Recursos necesarios. 4.-Mecanismos de retroalimentación.
Controlar el tiempo, recursos, calidad y cantidad. ¿Que podría cambiar?. ¿Cómo y cuándo lo sabrá?. ¿Qué hará?
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PLANEAMIENTO OPERATIVO DE PROYECTOS
Planeamiento exógeno: Accesos, botaderos y canteras.
A) ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICION DEL TRABAJO(EDT ó WBS)
C) ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICION DE LOS RECURSOS(EDR ó RBS): Costo Directo: Equipo, mano de obra y materiales).
Ing. Walter Rodríguez
Planeamiento Endógeno: Frentes de Trabajo o Sectorización de Proyecto Layout-plant( Distribución horizontal y vertical de la Obra)
B) ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICION DE LA ORGANIZACIóN(EDO ó OBS): Gastos Generales
ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DE COSTOS(EDC) ó COST BREACKDOWN STRUCTURE(CBS)
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SISTEMA DE INFORMACION
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12.-Estándar de Gerencia de Proyectos (PMBOK Guide) Project Management Body of Knowledge(Cuerpo de Conocimientos de la Gerencia de Proyectos) • Es el resultado del trabajo realizado por el Comité de Estándares del PMI, cuya Visión es: – Lograr la excelencia mundial en la práctica de la gerencia de proyectos a través de estándares que son ampliamente reconocidos y consistentemente aplicados
Ing. Walter Rodríguez
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Evolución del “PMBOK Guide” • 1976: Comienza la documentación • 1984: Publicación de la primera edición del PMBOK • 1987: Edición revisada del PMBOK • 1996: Actualización y publicación del nuevo PMBOK. • 2000: Última edición del PMBOK
Ing. Walter Rodríguez
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El “PMBOK” • Provee una estructura básica para el entendimiento de la gerencia de proyectos y del ambiente en los que opera el proyecto • Vista generalizada de cómo varios procesos de gerencia de proyectos actúan recíprocamente
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“PMBOK” - Areas del Conocimiento • • • • • • •
Gerencia Integrada del proyecto Gerencia del Alcance del proyecto Gerencia del Tiempo del proyecto Gerencia del Costo del proyecto Gerencia de la Calidad del proyecto Gerencia del Recurso Humano del proyecto Gerencia de las Comunicaciones del proyecto • Gerencia del Riesgo del proyecto • Gerencia de la Procura del proyecto Ing. Walter Rodríguez
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13.-Estructura organizacional ( Nivel de autoridad del Gerente de Proyectos en la Organización) 100%
0%
Gerente Proy.
50%
Personal asig Nado a sus funciones
Gerente funcional
Staff
Gerente funcional
Gerente funcional
Gerente del Proy.
Gerente del Proy. Staff Staff
Staff
Staff
Ge5rente Funcional
Staff
50%
Staff
Personal asig nado a l Proyecto
Líder del Proyecto
0%
100%
Baja Líder del Proyecto a Tiempo compartido
Nivel de autoridad Coordinador del Proyecto a
Gerente del Proyecto a tiempo completo
Medio tiempo Ing. Walter Rodríguez
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Alta Oficina del Proyecto a dedicación exclusiva 35
13.1 ORGANIGRAMA TIPO FUNCIONAL
DIRECTORIO Planeamiento Estrategico
Gerente General
Planeamiento Tactico
Planeamineto Operativo
Gerente de Operaciones
G.P2
G.P3
Gerente Técnico
Gerente Financiero
Gerente RRHH
Gerente Logistica
G.P1
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13.2 ORGANIGRAMA TIPO PROYECTIZADO
DIRECTORIO Planeamiento Estrategico
Gerente General
Planeamiento Tactico
Gerente de Proyecto 1
Planeamineto Operativo
RRHH
Finan.
Gerente Prtoyecto 2
G.Técnico
Ing. Walter Rodríguez
Gerente Proyecto 2
Gerente Proy. 3
Gerente Proy. 4
Ings. Campo
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13.3 ORGANIGRAMA TIPO MATRICIAL DIRECTORIO Planeamiento Estrategico
Gerente General
Planeamineto Operativo
Planeamiento Tactico
Gerente de Operaciones
Gerente Técnico
Gerente Financiero
Gerente RRHH
Gerente Logistica
G.P1
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
G.P2
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
G.P3
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Ing. Walter Rodríguez
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¿QUÉ HACEN O DESARROLLAN LAS ORGANIZACIONES?
OBJETIVOS
IMPLANTACIÓN
ESTRATEGIA DE NEGOCIOS
RESULTADOS
PROYECTOS
OPERACIONES
MODELOS DE ALGUNAS ORGANIZACIONES LAGUNAS O VACÍOS DE COMUNICACIÓN(GAPS)
Alta Dirección Gerencia de Línea Gerente de Proy. Operaciones
R E G I O N E S
S I S T E M A S
F I N A N Z A S
DEPARTAMENTOS FUNCIONALES
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14.-GRUPOS DE PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Inicio Inicio
Planeación Planeación
Ejecución Ejecución
Control Control
Cierre Cierre
ETICA Y RESPONSABILIDAD PROFESIONAL
LAS FLECHAS REPRESENTAN FLUJO DE INFORMACIÓN Ing. Walter Rodríguez
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15.-LOS CINCO NIVELES DE MADUREZ EN LA GERENCIA DE PROYECTOS (HAROLD KERZNER)
Mejora de Procesos
Definici ón de Procesos
Control de Procesos
NIVEL 5 MEJORA CONTINUA
NIVEL 4 BECHMARKING
Conoci miento básico
NIVEL 3 METODOLOGÍA SINGULAR
RETROALIMENTACIÓN
NIVEL 2 PROCESOS COMÚNES NIVEL 1 LENGUAJE COMÚN
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16.-GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO
• 1.-Incluye los procesos requeridos para asegurar que los diversos elementos del Proyecto sean convenientemente coordinados. GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO
Desarrollo del Plan del Proyecto(Sirve para guiar la ejecución del Proyecto 1.-Entradas 1.1 Otras salidas de Planificación(Estratégico, Táctico, EDTetc) de las otras áreas del conocimiento 1.2-Información histórica(base de datos de costos, archivos de eje cución de proyectos pasados) 1.3 Política organizacional(-Gerencia de calidad: auditoría de procesos-G. Adm. Personal: políticas de contratación y despido -Contro financiero: reportes, revisión de gastos, plan de contabili dad, contratos estándar). 1.4 Restricciones(Cláusulas del contrato, presupuesto contractual restrin ge el alcance, personal y cronograma. 1.5 Suposiciones.-Se basan en premisas consideradas verdaderas, reales o seguras. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO Desarrollo del Plan del Proyecto(Sirve para guiar la ejecución del Proyecto
2.-Herramientas y técnicas 2.1 Metodología de Planificación del Proy. Uso de software de gestión de Pry kick off meeting, etc. 2.2-Habilidades y conocimientos de los involucrados , que pueden ser útiles para desarrollar el Plan del Proyecto. 2.3 Sistema de Información de la GP. Son herramientas y técnicas usadas para reunir, integrar, y distribuir las salidas de los procesos de la GP. 2.4 Gerencia del Valor Ganado: Utilizada para integrar los alcances, cronograma y recursos del Proyecto, así como ganancias o pérdidas económicas y adelanto o atrasos de obra.
3.-Salidas 3.1 Plan del Proyecto. Es un documento formal utilizado para gerenciar la ejecución del P Conformado por a) Documento de inicio del Pry(Project Charter); resumen de los planes de gerencias indi Viduales de las otras áreas del conocimiento; EDT, etc. 3.2 Detalles de soporte(documentación técnica, especificaciones; normas legales Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO Ejecución del Plan del Proyecto
1.-ENTRADAS 1.1 Plan del Proyecto y las líneas base de desempeño. 1.2 Detalles de soporte( bases, especificaciones técnicas, planos, etc) 1.3 Acción preventiva.-Es todo aquello que reduce la probabilidad de las consecuencias Potenciales de los eventos de riesgo del Proyecto. 1.4 La acción correctiva.-Es toda acción tomada con el objetivo de alterar el desempeño Futuro en forma compatible al Plan del Proyecto( Ejm. Dato de entrada (input)) 3.-SALIDAS 3.1 Resultados de trabajo.- Son los resultados de las actividades para lograr el Proyecto. 3.2 Propuestas de cambio.- Los pedidos de cambio(Ejm. Extender o acortar el alcance del Proyecto, cambio en Presupuesto y Cronograma original)
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• GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO Ejecución del Plan del Proyecto
2.-Herramientas y técnicas 2.1 Habilidades de la Administración en general(liderazgo, comunicación y negociaCión). 2.2 Habilidades y conocimiento del producto del Proyecto. 2.3 Sistema de autorización de trabajo (Autorización escrita para empezar el traba jo en una actividad específica. 2.4 reuniones de revisión de estado ( semanalmente con el equipo del Proyecto y mensualmente con el cliente o dueño). 2.5 Sistema de información de la GP. 2.6 Procedimientos organizacionales
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• GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO CONTROL INTEGRAL DE CAMBIOS
1.-ENTRADAS 1.1 Plan del Proyecto y las líneas base de desempeño, partir del cual se controlan los cam bios. 1.2 Reportes de desempeño. 1.3 Propuestas de cambio.- Oral, escrita, fuente externa o interna. 3.-SALIDAS 3.1 Actualización del Plan del Proyecto 3.2 Acción correctiva 3.3 Lecciones aprendidas.- Deben ser documentadas como las causas de las variaciones o Cambios al Proyecto original.
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• GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO Control integral de cambios
2.-Herramientas y técnicas 2.1 Sistema de control de cambio.- Conjunto de procedimientos formales y documen tos que define cómo la ejecución del Proyecto será monitoreado y evaluado(Trámite de documentos, sistemas de seguimiento, procedimientos) 2.2 Gerencia de Configuración.- Procedimiento documentado para identificar, con trolar, informar y registrar el cambio. 2.3 Medida de desempeño( Aplicación del Valor Ganado o Earned Value). 2.4 Planificación adicional.- Los posibles cambios requieren nuavas estimaciones de costos, modificaci{on del Cronograma original, etc. 5.- Sistema de Información de la Gerencia de Proyecto( Manuales o computarizados
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COORDINACION DE LOS CAMBIOS A TRAVÉS DE TODO EL PROYECTO Comunicación
•
Reporte de Desem peño o Performance
•
Integración
Control integral de cambios
CONTROL DE CAMBIOS SUBSIDIARIOS
1.-Control de cambios del Alcance 2.-Control de cambios del cronograma 3.-Control de cambios de Costos 4.-Control de calidad 5.-Control de Cambios de riesgos 6.-Administración del Contrato Ing. Walter Rodríguez
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EL PLAN INTEGRAL Y LA REPLANIFICACIÓN • EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO SE REALIZA DURANTE TODO EL CICLO DE VIDA. • EL PLAN INTEGRAL.-Es un proceso de la Gerencia de Integración que consiste en consolidar los resultados de todos los procesos de Planificación (las 9 áreas del Conocimiento) de tal forma que constituya la línea base para comparar con lo realmente ejecutado. • El documento del plan integral se inicia en la REUNION DE ARRANQUE (Kick-off meeting), donde se desarrolla el código de ética que guiará al equipo por todo el proceso y se establecen las prioridades del trabajo. • Un Plan integral comprende: la definición del alcance, la planificación del tiempo, de los fondos, de la calidad, de los RRHH, de las comunicaciones, de la logística de materiales y equipos, de la identificación de los riesgos y el desarrollo de las contingencias para afrontarlos. Ing. Walter Rodríguez
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17.-PLANEACIÓN: PROCESO DE ITERACIÓN Y REFINAMIENTO
Inicio ( Contrato ó Inicio ( Contrato ó Carta constitutiva Carta constitutiva del Proyecto) del Proyecto)
Riesgo Riesgo cuantitativo cuantitativo
Plan Plandede Calidad Calidad
Enunciado Enunciadodel del Alcance Alcance
Plan de Plan de Costo (CBS Costo (CBS ó EDC) ó EDC)
Plan Plandede
Adquisiciones Adquisiciones
Plan Plandede Administración Administración de decambios cambios
Programaci Programaci ón(Plan ón(Plandel del tiempo) tiempo)
Riesgo Riesgo Cualitativo Cualitativo
Plan Plandede
EDT EDT(WBS) (WBS)
EDO(OBS) EDO(OBS) EDR(RBS) EDR(RBS) RAM(MAR) RAM(MAR)
Plan Plandel del Proyecto Proyecto
Comunicaciones Comunicaciones
EDT =ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO
(RBS=RESOURCE BRECKDOWN STRUCTURE)
(WBS =WORK BREACKDOWN STRUCTURE)
MAR=MATRIZ DE DE ASIGNACIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
EDO=ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
(RAM= RESPONSIBILITY ASSIGNMET MATRIZ)
(OBS=ORGANIZATIONAL BREACKDOWN STRUCTURE)
EDC=ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL COSTO
EDR = ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DE LOS RECURSOS(RBS=RESOURCE BRECKDOWN STRUCTURE)
(CBS=COST BREACKDOWN STRUCTURE
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EL CONTROL Y LA GERENCIA DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO GERENCIA DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO
Desarrollo del Plan del Proyecto . Plan del Proyecto . detalles de Soporte . Planes Subsidiarios
Ejecución del Plan del Proyecto . Resultados de los Trabajos . Datos del Desempeño . Solicitudes de Cambio
LOS PROCESOS DE LA INTEGRACIÓN SON ITERATIVOS
Control Integral de Cambios . Actualizaciones al plan del Proyecto . Acciones correctoras . Lecciones Aprendidas . Para alcance, tiempo, costo, riesgo, calidad y administración de contratos.
CONTROL DEL PROYECTO
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GERENCIA DE PROYECTOS EMPRESARIALES(EPM: ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT)
Administración de Programas o Multiproyectos Oficina Oficinade de Proyectos(Project Proyectos(Project Office) Office) ADMINISTRA CIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS
Alcance Integración Tiempo
I
P Co
E
Costo Riesgo
Ci
Calidad RRHH Comunica. Logística
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18.-ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT ES UNA FILOSOFÍA GERENCIAL AL NIVEL DE TODA LA ORGANIZACIÓN QUE SE BASA EN EL PRINCIPIO QUE LAS METAS DEL NEGOCIO SE ALCANZAN A TRAVÉS DE UN CONJUNTO DE PROYECTOS QUE SE EJECUTAN SIMULTÁNEAMENTE
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ESTRUCTURAS AD-HOC PSO – PROJECT SUPPORT OFFICE PMCOE – PROJECT MANAGEMENT CENTER OF EXCELLENCE PMO – PROJECT MANAGEMENT OFFICE CPO – CHIEF PROJECT OFFICE
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OBJETIVOS DE UNA CPO(CHIEF PROJECT OFFICE) • PRIORIDADES • RECURSOS • METODOLOGÍA • SISTEMAS Y PROCESOS • SEGUIMIENTO DE PROYECTOS • INYTEGRACIÓN DE LOS INVOLUCRADOS(STACKEHOLDERS)
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SU PREOCUPACIÓN INICIAL CUENTE CON LA EDT(WBS) DE SU PROYECTO QUE LO CONDUZCA HACIA EL ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT (EPM) Ing. Walter Rodríguez
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19.-EDT(Estructura de Descomposición del Trabajo) ó WBS (Work Breakdown Structure) • Una Organización Jerárquica del Conjunto de Elementos del Proyecto, Orientada a Entregables (Productos), que Organiza y Define el Alcance del Proyecto.
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ESQUEMA DE UN WBS P1
Proyecto
S1
Sub Proyectos
Entregables
E1
Tareas
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S2
E2
T1
S3
E3
T2
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S4
E4
T3
T4
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20.-GERENCIAMIENTO DEL ALCANCE DEL PROYECTO Son los Procesos Requeridos para Asegurar que el Proyecto Incluya Todo el Trabajo Requerido y Solamente el Trabajo Requerido, para Completar el Proyecto Exitosamente
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• GERENCIA DEL ALCANCE DEL PROYECTO INICIO 1.-ENTRADAS 1.1 Descripción del producto. 1.2 Plan estratégico. 1.3 Criterios de selección del Proyecto. 1.4 Información histórica 2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1 Métodos de selección de Proyectos 2.2 Juicio experto. 3.-SALIDAS 3.1 Declaración del Inicio del proyecto(Charter del proyecto) 3.2 Gerente de Proyecto: Identificado/asignado. 3.3 Restricciones. 3.4 Suposiciones. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DEL ALCANCE DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE 1.-ENTRADAS 1.1 Descripción del producto. 1.2 Declaración del Inicio del proyecto(Charter del proyecto) 1.3 Restricciones. 1.4 Suposiciones 2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1 Análisis del producto 2.2 Análisis de costo/beneficio. 2.3 Identificación de alternativas 2.4 Juicio experto 3.-SALIDAS 3.1 Declaración del Alcance. 3.2 Informaciones de soportes. 3.3 Plan de Gerencia del alcance 3.4 Suposiciones. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DEL ALCANCE DEL PROYECTO DEFINICIÓN DEL ALCANCE 1.-ENTRADAS 1.1 Declaración del alcance. 1.2 Restricciones. 1.3 Suposiciones 1.4 Otras salidas de la planificación. 1.5 Información histórica. 2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1 Plantillas de la EDT(WBS). 2.2 Descomposición. 2.3 Identificación de alternativas 2.4 Juicio experto 3.-SALIDAS 3.1 EDT (WBS). 3.2 Actualización de la declaración del alcance. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DEL ALCANCE DEL PROYECTO VERIFICACIÓN DEL ALCANCE 1.-ENTRADAS 1.1 Resultados del trabajo. 1.2 Documentación del Producto. 1.3 EDT (WBS). 1.4 Declaración del alcance. 1.5 Plan del Proyecto. 2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1 Inspección 3.-SALIDAS 3.1 Aceptación formal.
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• GERENCIA DEL ALCANCE DEL PROYECTO CONTROL DE CAMBIOS DEL ALCANCE 1.-ENTRADAS 1.1 EDT (WBS). 1.2 Reportes de desempeño. 1.4 Propuestas de cambio. 1.5 Plan de Gerencia del Alcance. 2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1 Control de cambios del alcance. 2.2 Medidas de desempeño. 2.3 Planificación adicional. 2.4 Juicio experto 3.-SALIDAS 3.1 Cambios del alcance. 3.2 Acción correctiva. 3.3 Lecciones aprendidas. 3.4 Ajustes de la línea base (baseline). Ing. Walter Rodríguez
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ESTATUTO DEL PROYECTO (Project Charter) Es el documento que reconoce formalmente la existencia del proyecto Detalla la necesidad de negocio que justifica el proyecto Describe el producto o servicio Es emitido por la autoridad formal Otorga al gerente de proyecto la autoridad para utilizar los recursos de la organización Puede ser el contrato firmado
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Tipos de Proyectos Método Conocido
Producción
Construcción
Producto Conocido
Producto Nuevo Ingeniería
Servicios
Método Desconocido Ing. Walter Rodríguez
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DETERMINACIÓN DEL ALCANCE Es necesario entender: Lo que tiene que ser producido Los componentes del proyecto mas importantes y los entregables Las especificaciones y la solución técnica Que trabajo se requiere Las tareas requeridas para elaborar cada entregable Las tareas gerenciales de apoyo Quien va a hacer el trabajo Por subcontratistas - para los acuerdos contractuales Por equipos internos - para dimensionar el esfuerzo Ing. Walter Rodríguez
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ESPECIFICACIÓN DEL ALCANCE
Justificación del Proyecto: La necesidad de negocio para lo cual el proyecto fue llevado a cabo.
Producto del Proyecto: Un resumen de la descripción del producto.
Entregables del Proyecto: Una lista de productos cuya completa y satisfactoria entrega marca el cumplimiento del proyecto.
Objetivos del Proyecto: Los criterios cuantificables que deben ser logrados para que el proyecto pueda ser considerado exitoso.
Un Alcance del Trabajo Bien Escrito, produce una Adecuada Definición del Proyecto
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LOS CLIENTES GENERALMENTE NO SABEN QUÉ NECESITAN • Ellos saben qué necesitan luego de verlo • Si dicen que ellos saben exactamente qué es lo que necesitan, probablemente no lo sepan • A medida que un deliverable es desarrollado y toma forma tangible, el cliente ve toda clase de nuevas posibilidades y trata de cambiar el proyecto • Los clientes deben ser tomados seriamente. Un proyecto puede ser definido fallido cuando un entregable es mal utilizado, no es utilizado o es poco utilizado J.Davidson Frame
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WBS (Work Breakdown Structure) Estructura de trabajo detallada Una Organización Jerárquica del Conjunto de Elementos del Proyecto, Orientada a Entregables, que Organiza y Define el Alcance del Proyecto.
Tarea No Incluida en el WBS está Fuera del Alcance del Proyecto.
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WBS INDENTADO
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PRUEBAS DE ACEPTACION
El éxito o fracaso de las pruebas, y finalmente del proyecto mismo, depende de la calidad y cantidad de su temprana planificación La planificación debe incluir: La creación de estrategias y procedimientos La evaluación del plan del proyecto desde un punto de vista de las pruebas La inspección y evaluación de las decisiones de diseño El desarrollo de los planes y procedimientos de las pruebas del producto o servicio del proyecto y de las pruebas de aceptación
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MATRIZ DE CUMPLIMIENTO
Requerimiento Tiempo de respuesta de x seg.
Demostrado
Cumplido
En prueba del xx/xx
OK
No más del xx % de...
Verificado según ...
OK
Deberá cumplir con
Según documentación presentada ...
OK
........
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LOS CAMBIOS PUEDEN IMPACTAR • El cronograma - demoras en hitos y/o fecha de entrega • El Alcance del Trabajo - requerimientos de mayor nivel de conocimientos • El factor de rendimiento - tiempos de respuesta • Interfases • Costos operativos • Documentación • Moral del grupo de trabajo • El presupuesto - costos adicionales
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PROCESO DE CONTROL DE CAMBIOS Comité de Control de Cambios (CCC) Punto Focal de la Administración de Cambios Responsable de la evaluación del impacto de los cambios Fuente de dirección para la implementación de los cambios Rol de Auditoría: detección de cambios no autorizados Miembros Director del Proyecto Gerentes del Director del Proyecto Cliente Otros
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REVISIONES • Reuniones Internas Efectuadas con el equipo de trabajo, para asegurar la visibilidad gerencial de todo el proyecto - Cantidad y duración - Trabajo Técnico - Cronogramas - Presupuesto - Estado de los subcontratistas
• Reuniones Externas Realizadas con el cliente aunque no lo requiera, para asegurar el entendimiento mutuo de - Requerimientos - Diseño - Implementación - Estado del cronograma
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REVISIONES GERENCIALES DE PROYECTO Problemas comúnmente encontrados • Requerimientos no claros • Requerimientos no baselined • Inadecuadas revisiones internas • Inadecuado control de los subcontratistas • Rendimiento inadecuado de los subcontratistas • Gerente de Proyecto sin apropiada autoridad • Falta de habilidades técnicas o de administración • No disponibilidad de recursos comprometidos • Falta de cronograma y/o presupuesto detallado • Clientes que no cumplen con sus dependencias • Criterios de aceptación no especificados claramente • Seguimiento de los costos insuficiente • Escasa acción de las recomendaciones de la revisión anterior
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CONCLUSIONES
• Determinación de qué incluye y qué no • • • • • •
Documento inicial: Project Charter Método de desagregación: WBS Entregables: criterio de aceptación Especificación de dependencias Junta de Control de Cambios Principio de inspección y revisión
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21.-GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO
• Incluye los procesos requeridos para hacer más efectivo el empleo de las personas involucradas con el Proyecto. • Tópicos que se incluyen en la Gerencia de RRHH • 1.-Liderar, comunicar, negociar. • 2.-Delegar, motivar, entrenar, aconsejar. • 3.-Formar equipos (Team building); tratar los conflictos. • 4.-Evaluación del desempeño o performance, recluatamiento, retención del personal; relaciones laborales, regulaciones de salud, seguro social y seguridad preventiva en el trabajo. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE LOS RRHH DEL PROYECTO Planificación Organizacional :Identificación, documentación y asiganción de roles y ponsabilidades.
1.-ENTRADAS 1.1 Interfaces del Proyecto: a) Organizacionales Relación de reportes entre las diferentes unidades organizacionales. b)Técnicas.-Reportando relaciones entre las diferentes disciplinas técnicas. C)Interpersonales.-Reportando relaciones formal e informal entre las diferentes personas trabajando en el Proyecto. 1.2 Requerimiento del personal. Definen qué clase de competencias se requieren del pernal requerido. 1.3 Restricciones.- a) Estructura matricial; b) Acuerdos contractuales con los sindicatos o grupos de empleados; c) Preferencias del Equipo de Gerencia de Proyecto; d)Asignación del personal esperado. 2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1 Plantillas.- Tomada de proyectos similares. 2.2 Prácticas de RRHH.-Políticas y procedimientos de la Empresa preestablecidos. 2.3 Teoría Organizacional. 2.4 Análisis de los involucrados.-Deben ser analizados para que sus necesidades sean sati fechas. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE LOS RRHH DEL PROYECTO Planificación Organizacional :Identificación, documentación y asiganción de roles y ponsabilidades.
3.-SALIDAS 3.1 Asignaciones de roles(quién hace qué) y responsabilidades(quién decide qué) deben ser asignados adecuadamente a los involucrados del Proyecto. Se utiliza la Matriz de Asíg nación de Responsabilidades(RAM). 3.2 Plan de Gerencia del Personal.-Describe cómo y cuándo los recursos humanos serán utilizados. Se utilizan los histogramas de Recursos. 3.3 Diagrama de la Organización.-Se utiliza la Estructura de Descomposición de la Orga nización (EDO). 3.4 Detalles del Soporte. Varía por área de aplicación y tamaño del Proyecto. Incluye: a) Impacto organizacional; b)Descripciones de trabajo y c)Necesidades de entrenamiento
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• GERENCIA DE LOS RRHH DEL PROYECTO Incorporación de personal
1.-ENTRADAS 1.1 Plan de Gerencia de peronal. 1.2 Descripcón de la fuente personal.-a)Experiencia previa, b)Intereses personales , c) Características personales, d) Disponibilidad, e) Habilidades y destrezas. 1.3 Prácticas de reclutamiento. 2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1 Negociaciones con las Gerencias de línea por ejemplo. 2.2 Pre-asignación del personal ( de acuerdo a propuesta de licitación). 2.3 Procura( Logística y adquisiciones).- Para obtener servicios de personas específi cas a través de la Gerencia de Procura. 3.-SALIDAS 3.1 Personal asignado al Proyecto.- El personal puede estar asignado al Proyecto a Tiempo completo, parcial o tiempo variable, de acuerdo a las necesidades. 3.2 Directorio del equipo del proyecto.- Tiene la lista de personas del equipo de Proyecto y otros involucrado. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE LOS RRHH DEL PROYECTO Desarrollo de equipo
1.-ENTRADAS 1.1 Personal del Proyecto.- Define las habilidades individuales y competencias de
grupo con las que se puede contar para iniciar actividades. 1.2 Plan del Proyecto.- Describe el contexto técnico dentro del cual opera el equipo. 1.3 Plan de Gerencia de Personal. 1.4 Reportes de performance o desempeño.- Proporcionan la retroali mentación para el equipo del Proyecto acerca del desempeño real comparado con el Plan del Proyecto. 1.5 Retroalimentación externa.- El equipo del Proyecto debe evaluar Su propio desempeño comparando contra las expectativas de aquellos que están fuera del proyecto. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE LOS RRHH DEL PROYECTO Desarrollo de equipo
2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1 Actividades para la Formación de Equipos (Team building). 2.2 Habilidades de la Gerencia general.- a) CONTABILIDAD, b) FINANZAS, c) MARKETING Y VENTAS, d) INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO, e) FABRICIÓN Y DISTRIBUCIÓN, f) PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO, g) PLANEA MIENTO TÁCTICO, h) PLANEAMIENTO OPERATIVO, i) ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, j) CONDUCTA ORGANIZACIONAL, k) AD MINISTRACIÓN DE PERSONAL, l) COMPENSACIÓN, BENEFICIOS Y LÉNEA DE CARRERA, m) GERENCIA DE LAS RELACIONES DE TRABAJO A TRAVÉS DE LA MOTIVACIÓN, DELEGACIÓN, SUPERVISIÓN, DESARROLLO DE EQUIPO (TEAM BUILDING), o) GERENCIA DE CONFLICTOS, DEL ESTRÉS, etc. 2.3 Sistemas del reconocimiento y retribución. 2.4 Colocación.- Ubicar al equipo del Proyecto y todos los involucra dos en un mismo lugar físico para mejorar como equipo. 2.5 Entrenamiento. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE LOS RRHH DEL PROYECTO Desarrollo de equipo
3.-SALIDAS 3.1 Mejoras de desempeño: a) Las mejoras de las habilidades individuales permiten a una persona específica
desarrollar sus actividades más eficientemente. b) Las mejoras en la conducta del equipo (identificación y solución de los conflictos) pueden permitir a los miembros del equipo del proyecto Dedicar un mayor esfuerzo a las actividades técnicas. c)Las mejoras tanto de las habilidades individuales o como de las capa Cidades del equipo, puede hacerse identificando y desarrollando mejo Res formas de conducir el Proyecto. 3.2 Entradas para la evaluación de desempeño del equipo del Proyecto Ing. Walter Rodríguez
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PROCESOS RELACIONADOS CON EL MANEJO DEL RECURSO HUMANO
PLANIFICACIÓN .Organigrama . Requerimientos .Responsabilidades
ADQUISICIÓN .Disponibilidad . Reclutamiento . Negociaciones
DESARROLLO . Team building . Recompensa . Entrenamiento
RETORNO . Evaluación . Capacitación . Finalización
FORMACIÓN DE UN EQUIPO EFECTIVO PARA PROYECTOS
Sistem a de recom pensa
Distri bución física
Activ. de Team Buildi ng
Entre namie nto
NIVEL 5 COMPROMISO
NIVEL 4 COOPERACIÓN
NIVEL 3 CONFIANZA
NIVEL 2 PARTICIPACIÓN NIVEL 1 INTEGRACIÓN RETROALIMENTACIÓN
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PROCESOS DE MADURACIÓN Y CRECIMIENTO
TEAM TEAM BUILDING BUILDING
APRENDIZAJE APRENDIZAJE
MEDITACIÓN MEDITACIÓN
Equipo Equipo Efectivo Efectivo
Conocimiento Conocimiento interiorizado interiorizado
Cambio Cambio de de actitud actitud
Infancia
Compromiso
Guiar
Decidir
Dependencia
Adolesc
Cooperación
Aplicar
Sentir
Ind.
Adultes
Confianza
Entender
Saber
Interdep.
Participación
Leer
Reflexionar
Integración
Abrir
Contemplar
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ETAPAS DEL DESARROLLO DE UN EQUIPO DE TRABAJO EFECTIVO ( TEAM BUILDING)
P R O D U C T I V I D A D D E L
Formación
Tormenta
E Q U I P O
Normalización
Desempeño
FASES
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Autorenovación INDEPENDENCIA Cooperacion
Sinergia Éxito públi co Empatia
INTERDEPENDENCIA voluntad Éxito priva do proactividad
Finalidad
DEPENDENCIA Autorenovación
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RUEDA DEL APRENDIZAJE EN EQUIPO
a b s t a c c i ó n
A b s t r a c t
Planificación conjunta
ública
d e
Acción coordinada Reflexión p
N i v e l
c o n c r e t o
Sentido compartido
Acción
Reflexión
Nivel de actividad
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21.1IMPACTO DE LAS TENDENCIAS ORGANIZACIONALES EN PROYECTOS
TEORÍA X (Douglas McGregor): Autocracia
TEORÍA A (William Ouchi): Especialistas
TEORÍA Z (William Ouchi): Integralistas
Ing. Walter Rodríguez
Nivel de orientación
Nivel de participacion
TEORÍA Y (Douglas McGregor): Democracia
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TEORÍA X
TEORÍA Y
1X.-A los seres humanos no les gusta el trabajo y tenderán a evitarlo
1Y.-El trabajo puede ser una fuente de satisfacción o de sufrimiento.
2X.-Toda organización tiene objetivos cuyo logro requiere que se obligue, se controle y hasta se amenace con castigos que en ella trabajan para que sus esfuerzos se encaminen a la consecución
2Y.- El control externo y las amenazas de castigo no son los únicos medios para para estimular y dirigir los esfuerzos. Las personas pueden ejercer el autocontrol y autodirigirse, si pueden ser convencidas de comprometerse a hacerlo.
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TEORÍA X
TEORÍA Y
3X.-El ser humano prefiere ser dirigido, en vez de dirigir
3Y.-Las recompensas en el trabajo se hallan ligadas a los compromisos asumidos
4X.-El ser humano procura evitar las responsabilidades siempre que sea posible.
4Y.-Las personas pueden aprender a aceptar y asumir responsabilidades.
5X.-El hombre común es, relativamente, poco ambicioso.
5Y.-La imaginación, la creatividad y el ingenio se hallan en la mayoría de las personas
6X.-Las personas se preocupan sobre todo por su propia seguridad y bienestar.
6Y.-El potencial intelectual del ser humano normal está lejos de ser utilizado en su totalidad
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TEORÍA A
TEORÍA Z
1A.-Las empresas tienen un alto grado de especialización
1Z.-Son empresas orientadas a la integralidad.
2A.-Cada persona suele tener un área de experiencia muy particular, a partir del cual orienta su desarrollo profesional.
2Z.- Cada persona desarrolla carreras menos especializada, pasando por distintos departamentos y aprendiendo” de toso un poco”.
3A.- El empleo es acorto plazo y los procesos de evaluación y promoción son violentos y la toma de decisiones se hace en forma individual.
3Z.-El empleo es a largo plazo, con procesos de evaluación y promoción lentos y la toma de decisiones y la responsabilidad es del tipo colectivo.
4A.- Esta tendencia organizacional se observa en la cultura occidental, representada por empresas norteamericanas.
4Z.-Este tipo de organizaciones son propias de la cultura oriental, representada por empresas japonesas.
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VARIABLES QUE INTERVIENEN EN LAS RELACIONES HUMANAS
P r o c e s o s o p e r a c i o n a l e s
Visión Visión Sentido Sentidoyy orientación orientación Políticas, leyes y normas
Sistema de producción Motivación Clima organiz acional
Administración Planificación, ejecución y control
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Ideología s
P o d e r
Resolución de conflictos Liderazgo Comunicación
Procesos humanos
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LAS FUENTES DE PODER DISPONIBLES EN SITUACIONES DE PROYECTOS
Proveer recompensas(Jefe, abuelo)
Derecho legítimo( Heredero, rey)
Capacidad coercitiva(Policía, padres) Posibilidad de conexión (Político)
Experiencia ( Científico)
BASES BASESDE DE PODER PODER
Autoridad Formal ( Presidente, Gerente)
Habilidad referncial (Caudillo, líder carismático) Posesión de información(Profesor, Medios de comunicación)
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21.2 EMPOWERMENT (EMPODERAMIENTO)
ES UNA TENDENCIA ORGANIZACIONAL ORIENTADA A BUSCAR QUE EL TRABAJADOR EXPLOTE SU POTENCIAL, MUCHAS VECES SUBUTILZADO, MEDIANTE LA LIBERACIÓN DE LA ENERGÍA CREADORA Y MOTIVADORA, QUE HAY EN LA COMPAÑÍA
Ing. Walter Rodríguez
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21.3 MOTIVACION EN EL EQUIPO DE PROYECTO Es como saber qué es aquello que atrae la atención de alguien, cómo se pone en marcha, como se canaliza esta atención para realizar acciones y cómo se puede mantener
21.4 EL CICLO DE LA MOTIVACION META
Replanteo
¿Puedo? Expectativa negativa Inseguridad no motiva
Expectativa positiva: Seguridad, motivación
Éxito aumenta la autoestima
Ing. Walter Rodríguez
¿Intento?
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Fracaso disminuye la autoestima
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(nesecidades secundarias)
Nesecidades De Autorrealicacion (superracion permanente, talento individual) Nesecidad del ego(yo): Autoestima(estatus,prestigio, Reputacion, consideracion) Necesidades sociales (asociación, amistad, afecto, amor)
Teoria X (nesecidades primarias)
DOUGLAS MCGREFOR
Nesecidades de seguridad (peligro real o imagiario, fisico o abstracto) Nesecidades fisiologicas (alimentación, abrigo, vestido
ABRAHAM MASLOW
Ing. Walter Rodríguez
El trabajo en si Reponsabilidad Progreso, Crecimiento Realización Reconocimiento Estatus
Higienicos
Teoria Y
Motivacionales
21.5 COMPARACION DE LOS MODELOS DE MOTIVACION DE MASLOW MC GREGOR Y HERZBERG
Realaciones interpersonales Supervisión, Colegas y Subordinados Supervición técnica Politicas administrativas y empresariales Estabilidad en el cargo Condiciones fisicas de trabajo salario vida personal
FREDERICK HERZBERG
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100
21.6 CAPACITACION DE LOS RRHH
ée (Qu BE SA
n ) ció tiva Mo E( IER des QU ida bil Ha
nse Co ñar noc ) imi ent o
Hacer capaz a una persona para ejecutar una tarea
Actitudes
PUEDE (Adiestra) Ing. Walter Rodríguez
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101
Flujo grama de la capacitación
Desarrollo de la persona
Capacitar
Linea de carrera
(p )
) e (s
Sab
ede
C
Linea de carrera
P
Pu
S
En el hogar social fisico economico
Quiere(Q)
Q LINEA DE CARRERA DE PERSONAL CAPACITADO Ing. Walter Rodríguez
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102
21.7 PERFIL DEL PUESTO DEL GERENTE DE PROYECTO CAPACITACION
CONOCIMIENTO S(SABE)
HABILIDADES( PUEDE)
ACTITUDES(Q UIERE)
B
Prudente
Detallista
AREA DEL CONOCIMIENTO
IGP
R
M
AGP
Detallista Concentrado
AGP:alcance de la gerenica de proyectos.
Analitico
GCP
Analitico
GQP
Prafmatico
Perfeccionist a
Liderazgo motivador
Carismatico, Pulcritud
Extrovertido
Buenos modales, sociable
CULTURA GENERAL
GIP
GRP GPP
Creativo desiciones rapidas
GTP:gerencia del tiempo de proyecto. GCP:gerencia del costo del proyecto. GQP: grenciade la calidad del proyecto. GRH:gerencia de los RRHH. GIP:gerencia de las comunicaciones del proyecto.
Controlado
GRP:gerencia del riesgo del proyecto.
Honesto, ético
GPP:gerencia de la xxx() proyecto.
CCG Ing. Walter Rodríguez
SABE =1 PUEDE=2 QUIERE=3 IGP:Integraci{on de la gerencia de proyectos
GTP
GRH
PESO:
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CGG:conocimientos complementarios de la gerencia
103
21.8 MBA VS PMP Magister en Adminstración de Negocios
Profesionales de la Gerencia del Proyecto
MBA
PMP
1
Genérico
Especifico
2
Manejo de riesgos
Manejo profundo de riesgo
3
Alta preparación en planeamiento estratégico mediante plan.tactico y bajo un plan operativo
Mediana preparación en Planeamiento Táctico y Operativo
4
Manejo de tiempos y costos mediano.
5
Manejo mediano de logistica(procura).
6
Menejo de probabilidades medianas
Manejo alto de tiempos y costos Alto manejo de logistica. Alto manejo de probabilidades
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104
22.-GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO •
• • • • •
( Fuente: PMBOK del PMI): “La GCP incluye los procesos requeridos para garantizar la generación, recolección, distribución, almacenamiento y disposición final de la información del proyecto en forma apropiada y oportuna. Proporciona los enlaces críticos entre las opersonas, ideas e información que son necesarias para el éxito. Todos los involucrados en el Proyecto deben estar preparados para enviar y recibir comunicaciones, deben entender cómo las comunicaciones en las que están involucrados afectan al Proyecto en su conjunto” Principales procesos de la GCP -Planificación de las Comunicaciones: Quién necesita información, y qué tipo de información es ésta; cuándo la necesitan y cómo les será entregada. -Distribución de la Información: Se dispone de la información necesaria y que ésta llegue oportunamente. -Reporte de performance o desempeño: Incluye el reporte del estatuto, medida del avance y pronósticos. -Cierre administrativo: Generando, reuniendo y distribuyendo la información para formalizar la culminación de una fase o de todo el Proyecto. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES 1.-Entradas 1.1 Requisitos de las comunicaciones.- a)Relaciones entre la organiza ción del Pry. y las responsabilidades de los involucrados. b) Las disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el Proyecto. c) La logística y localización de todas las personas involucradas . d)Necesidades de información externa ( medios de comunicación). 1.2 Tecnología de las comunicaciones.- Pueden variar de una breve charla a reuniones extensas, de simple documentos a base de datos y sofwares. 1.3 Restricciones.- Limitaciones en el manejo de la información Contractual. 1.4 Suposiciones, son las premisas ante hechos inciertos. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES 2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1 Análisis de los involucrados.- Considera el análisis de métodos y Tecnologías adecuadas al proyecto, que proporcionarán la informa ción necesaria. Cuidarse de información inadecuada y tecnologías no apropiadas. 3.-SALIDAS 3.1 Plan de Gerencia de las comunicaciones.- Es un documento que proporciona: a) Una estructura de recolección y archivo que detalla Los métodos que serán usados por todos. b) Una estructura de distri bución. c) La descripción de la información a ser distribuida. d) Los Métodos de acceso a la información entre las comunicaciones pro gramadas. El método para actualizar la información Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO DISRTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN 1.-ENTRADAS 1.1 Resultados del trabajo. 1.2 Plan de Gerencia de las Comunicaciones. 1.3 El Plan del proyecto. 2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1 Habilidades para las comunicaciones y sus dimensiones: a )Oral y escrita; escuchada y hablada. b) Interna(dentro del Proyecto) y exter na (hacia el cliente, los medios, el público, etc). c) Formal(reportes, instrucciones) e informal(memorandos, conversaciones ad hoc, etc). 2.2 Sistemas de recuperación de información( softwares). 2.3 Métodos de distribución de información (fax, correo electrónico, vi deo conferencia, Internet, Intranet, etc). 3.-SALIDAS 3.1 Registros del Proyecto. 3.2 Los reportes del proyecto.
3.3 Presentaciones del Proyecto. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO REPORTE DE PERFORMANCE 1.-ENTRADAS 1.1 Plan del proyecto. 1.2 Resultados del Trabajo. 1.3 Otros registros del Proyecto. 2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1 Revisiones de desempeño. 2.2 Análisis de variación entre lo real y lo polaneado. 2.3 Análisis de tendencia. 2.4 Análisis del valor ganado. 3.-SALIDAS 3.1 Los reportes de desempeño. 3.2 Solicitudes de cambio. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO CIERRE ADMINISTRATIVO 1.-ENTRADAS 1.1 Documentación de medida de desempeño. 1.2 Documentación de productos( planos de replanteo, especificacione 1.3 Otros registros del Proyecto. 2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1 RHerramientas y técnicas para reportar desempeños. 2.2 Reportes de Proyecto. 2.3 Presentaciones del Proyecto. 3.-SALIDAS 3.1 Archivos del Proyecto. 3.2 Cierre del Proyecto( evaluación del personal, la liquidación Económica, etc aceptado por el cliente) 3.3 Lecciones aprendidas. Ing. Walter Rodríguez
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22.1 EL SISTEMA COMUNICACIONAL GERENCIA Comunicación formal
Comunicación formal Comunicación informal Departamento Fuente codificador
Mensaje
Departamento Receptor decodificador
Feedback Ing. Walter Rodríguez
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22.2MANEJO DE REUNIONES Preparación . Momento oportuno
Detectar necesidad . Buscar múltiples opiniones
. Espacio adecuado . Facilidades comunicacionales . Agenda
. Comunicar información . Decisión colectiva . Buscar apoyo.
Desarrollo
SALA DE REUNIONES
. Tiempo de socialización
Invitación . Propósito . Lugar, fecha, hora y duración . Distribución de la agenda. . Que se espera del participante
. Minuta anterior . Agenda flexible/rígida . Eventos urgentes al inicio
Cierre . Conclusiones, próximos pasos y distribución del acta Ing. Walter Rodríguez
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22.3 Actitudes en la comunicación Facilitador
Concluyente
Secretario
REUNIÓN EFECTIVA
Iniciador
Motivador
Indagador
Solucionador
Ing. Walter Rodríguez
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Actitudes en la comunicación Saltador Ausente
Bloqueador
REUNIÓN INEFECTIVA
Abogado del diablo
Ing. Walter Rodríguez
Agresor
Monopolizador
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22.4 Bases para construir un sistema de comunicación efectiva PROJECT OFFICE (Oficina exclusiva para el Proyecto) WAR ROOM (Lugar de reunión, información actualizada ) KICK OF MEETING (Reunión de arranque del Proyecto) Ing. Walter Rodríguez
INTRANET
PROJECT SUPPORT OFFICE ( Oficina especial de apoyo a Todas las Gerencias De Proyecto
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22.5 FUENTES DE CONFLICTOS • • • • • • •
1.-PRIORIDADES DEL PROYECTO 2.-RECURSOS HUMANOS 3.-FUENTES TÉCNICAS 4.-PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES 5.-PROCEDIM. ADMINISTRATIVOS 6.-CONTROL PRESUPUESTARIO 7.-DIFERENCIAS EN LAS PERSONALIDADES DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO.
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22.6 PERSPECTIVAS DE UNA NEGOCIACIÓN YO PIERDO TÚ GANAS
YO GANO TÚ GANAS I N T E G R A T I V A
NEGOCIACIÓN
YO PIERDO TÚ PIERDES Ing. Walter Rodríguez
D I S T R I B U T I V A
YO GANO TÚ PIERDES
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23.-GERENCIA DE LA PROCURA (LOGÍSTICA) DEL PROYECTO • Incluye los procesos requeridos para adquirir productos( bienes y servicios) externos a la organización ejecutora, para lograr el alcance del Proyecto. • LOGÍSTICA.-Es el proceso de administrar estratégicamente el abastecimiento, el movimiento y almacenamiento de los materiales; inventario del producto terminado ( y los flujos de información relacionados) a través de la organización y canales de distribución, de forma tal que la actual y futura rentabilidad sean maximizadas a través del cumplimiento efectivo de los requerimientos. Ing. Walter Rodríguez
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23.1 LA LOGÍSTICA CORPORATIVA COMO ESTRATEGIA Sistema de Control Información
Capital
Trabajo
Tecnplogía
ORGANIZACIÓN
Mercaderías Gestión de materiales
Aprovisionamiento
Ing. Walter Rodríguez
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Dinero Producción, Distribución. 119
23.2 ACTIVIDADES LOGÍSTICAS LOGÍSTICA COMERCIAL/EMPRESARIAL Abastecimiento de materias primas
Fuentes de suministro
Distribución
Fabricas
. Transporte . Control de inventarios . Proceso de pedidos . Compras . Packing (empaque)de Protección . Almacenamiento . Manipulación de mercaderías Picking(Atender o satisfacer el requerimiento de variados . Tipos de productos para un mismo pedido o solicitud). . Distribución . Entrega y Almacenamiento. Ing. Walter Rodríguez
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Almacén
Clientes
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23.3 Justo a Tiempo (JIT) en Logística • Consiste en movilizar oportunamente las mercaderías o insumos de un punto a otro, de tal manera que no interrumpa el proceso productivo. Reduce los stocks d materias primas. • El Justo a Tiempo, nació a finales de la década de 1960-1970. Es una filosofía de control del flujo de los materiales. • El Justo a tiempo, evita el despilfarro desde la etapa de fabricación, mantenimiento y alamacenamiento. • Solo puede ser implementada con total efectividad si están integrados en ella todas las etapas de los procesos productivos: • Proveedores-Compradores-Centros de Almacenaje-ComprasCentros de distribución-Centros financieros.
Ing. Walter Rodríguez
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APLICACIÓN DEL JUSTO A TIEMPO LOGÍSTICO • LA FILOSOFÍA JAT (JIT) TRATA BÁSICAMENTE DE AÑADIR VALOR AL PROCESO PRODUCTIVO, ELIMINANDO DESPERDICIOS. • • • • • • •
1.-REALIZAR LAS COMPRAS DE INSUMOS EN EL MOMENTO JUSTO QUE SE NECESITEN PARA SER TRANSFORMADOS DE INMEDIATO. 2.-ALMACENAR SOLO LA MATERIA PRIMA EN LA CANTIDAD NECESARIA PARA UN CORTO PROCESO PRODUCTIVO. 3.-HACER LLEGAR LOS MATERIALES AL CENTRO DE PRODUCCIÓN EN EL MOMENTO REQUERIDO, NI ANTES NI DESPUÉS. 4.-MOVER LOS MATERIALES EL MÍNIMO POSIBLE, CON EL MÍNIMO DE PERSONAL Y MÁQUINAS. 5.-ELIMINAR LOS ALMACENES INTERMEDIOS Y FINALES. 6.-DISTRIBUIR EL PRODUCTO, INMEDIATAMENTE DESPUÉS DE SER PRODUCIDO, ELIMINANDO EN LO POSIBLE LOS ALMACENES DE PRODUCTOS TERMINADOS, CON UNA EXTRAORDINARIA ROTACIÓN. 7.-ELIMINAR CUALQUIER PROCESO QUE SUPONGA ACUMULACIÓN O MOVIMIENTO QUE NO GENERE VALOR AL PRODUCTO.
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EL DESARROLLO DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS
• Los sistemas EDI (Electronic Data Interchange) o Intranet constituyen en la actualidad una poderosa herramienta de las empresas para acercarse a sus clientes, proveedores y viceversa. Administra el intercambio de información entre la Empresa y sus colaboradores, tanto administrativo como guías de remisión, facturas, pedidos, controles de inventarios ajenos, datos técnicos, planificación de entregas y dinámica de las compras, etc. TRANSPORTISTAS
DISTRIBUIDORES
LOGÍSTICA JUSTO A TIEMPO PROVEEDORES
FABRICANTES Ing. Walter Rodríguez
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23.4 EL MÉTODO ABC COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE DECISIÓN EN EL ÁMBITO LOGÍSTICO • Se basa en la ley de Pareto o regla 80/20: “El 20% de los elementos ocasionan el 80% de los resultados y viceversa, el 80% de los elementos es responsable sólo del 20% del problema”. • EL MÉTODO ABC: • “ El 10% de los elemntos es responsable del 75% de los resultados, el 20% responde por el 15% y por último el 70% restante incide en el 10% del resultado total”. Ing. Walter Rodríguez
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APLICACIÓN DEL MÉTODO ABC EN EL ALMACÉN •
• • • • •
• • • •
El método ABC nos permite diferenciar en tres grandes áreas los artículos, los que en primera instancia se clasifican por la importancia que representan al aparato productivo, por su utilidad y valor económico, debiendo previamente definir algunos conceptos técnicos. ITEM ACTIVO.- Es cualquier artículo que en los últimos 12 meses a la fecha del análisis, haya tenido un flujo permanente de salida (consumo). ITEM INACTIVO.- Este es definido como todo elemento o artículo que no ha tenido salida (Consumo) en los 12 meses antes a la fecha del estudio. ITEM DEL GRUPO “A”.-Muy pocos en cantidad pero por el contrario un alto valor de consumo es significativa su importancia, por la representación que implica su alta inversión. ITEM DEL GRUPO “B”.-La cantidad de productos es relativa y un Valor de consumo intermedio, por lo tanto los artículos son de importancia secundaria. ITEM DEL GRUPO “C”.-Son artículos muy numerosos, de menor importancia, con un valor de consumo bajo, que tienen poca relevancia sobre la inversión, representando entre un 5 a 8% del Capital invertido. FÓRMULAS A CONSIDERAR PARA LOS EJES “X” e “Y” A=A ITEM CANTIDAD VALOR B= A + B A 10% 75% C= A + B + C B 20% 15% C 70% 10% Ing. Walter Rodríguez
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MÉTODO ABC
V A L O R
100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 CANTIDAD DE ARTÍCULOS Ing. Walter Rodríguez
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23.5 OBJETIVOS DE LA APLICACIÓN DE LAS 4S EN LOGÍSTICA CALIDAD TOTAL ELIMINAR ERRORES
ELIMINAR EQUIPOS INNECESARIOS
ELIMINAR INVENTARIOS INNECESARIOS
SEIRE Arreglar
ELIMINAR DESPILFARRO
ELIMINAR DESASEO
ELIMINAR DEFECTOS
SEITON Ordenar Ing. Walter Rodríguez
ELIMINAR AVERÍA
ELIMINAR AUSENTISMO
SEISOU Limpiar
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SEIKETSU Conservar 127
BENEFICIOS DE LA APLICACIÓN DE LAS 4S EXCELENCIA EN EL SERVICIO CERO DAÑO
CERO DESPILFARRO
CERO AVERÍA
CERO ESTANCAMIENTO
CERO RETRASO
CERO CAMBIO
CERO DEFECTOS
CERO QUEJAS
CALIDAD TOTAL SEIRE Arreglar
SEITON Ordenar Ing. Walter Rodríguez
SEISOU Limpiar
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SEIKETSU Conservar
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23.6 LOGÍSTICA INTERNACIONAL INCOTERMS 2000 • Establecen obligaciones entre vendedor y comprador respecto a la entrega y recepcion de mercaderías. • Señalan el lugar en el que el riesgo de pérdida se transmite de vendedor a comprador. • Indica quién asume las formalidades aduaneras y quien paga los derechos de aduana. Ing. Walter Rodríguez
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LOS 13 INCOTERMS (I) Grupo E de Salida
EXW En fábrica
Grupo
FCA
Franco Free Carrier Transportista
Sin Pago Transp.
FAS
Franco junto al buque
Principal
FOB
Franco a bordo del buque
F
Ing. Walter Rodríguez
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Ex Works
Free Alongside Ship Free On Board 130
LOS 13 INCOTERMS (II) Grupo
C
CFR Costo y flete CIF
Con pago transp. principal
Costo, seguro y flete
CPT Transporte pagado hasta CIP Transporte y seguro pagado hasta Ing. Walter Rodríguez
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Cost and Freight Cost Insurange Freight Carriage Paid to Carriage and Insurange Paid 131
LOS 13 INCOTERMS (III) Grupo Llegada
D DAF Entregada en frontera DES Entregada sobre buque DEQ Entregada en muelle DDU Entregada sin pagar derechos DDP Entregada derechos pagados Ing. Walter Rodríguez
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Delivered At Frontier Delivered Ex Ship Delivered Ex Quay Delivered Duty Unpaid Delivered Duty Paid 132
EXW - Ex Works (... Lugar convenido)
-Documentos - Riesgo - Costos Ing. Walter Rodríguez
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FOB – Free On Board (... Puerto de carga convenido)
Ing. Walter Rodríguez
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134
CIF – Cost Insurange and Freight (... Puerto de destino convenido)
Ing. Walter Rodríguez
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135
DEQ – Delivered ex Quay
(... Puerto de destino convenido)
Ing. Walter Rodríguez
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DDP – Delivered Duty Paid
(... Lugar de destino convenido)
Ing. Walter Rodríguez
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INCOTERMS 2 000
Ing. Walter Rodríguez
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24.-GERENCIA DE LA PROCURA (LOGÍSTICA) DEL PROYECTO DE ACUERDO AL PMI GERENCIA DE LA PROCURA DELPROYECTO
1.-PLANIFICACIÓN
DE LA PROCURA
3.-PROPUESTAS
2.-PLANIFICACIÓN
4.-SELECCIÓN DE LA FUENTE
DE LAS PROPUESTAS Ing. Walter Rodríguez
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5.-ADMINISTRACIÓN
DEL CONTRATO
6.-CIERRE DE CONTRATOS 140
• GERENCIA DE LA PROCURA DEL PROYECTO Planificación de la Procura(Proceso de identificar qué necesidades del Proyecto pue den satisfacerse mejor, mediante la obtención de productos o servicios externos. 1.-ENTRADAS 1.1Documento de Alcance.- Describe los l´mites actuales del Proyecto. 1.2 Descripción del Producto. 1.3 Recursos de la Procura.1.4 Condiciones de mercado.- Qué productos y servicios están disponibles en el mercado. 1.5 Otras salidas de la Planificación. Estimaciones preliminares de costo y cronograma, planes de gerencia de calidad, proyecciones de flujo de caja, EDT, riesgos identificados y personal planificado. 1.6 Restricciones.- Disponibilidad de recursos financieros, por ejemplo. 1.7 Suposiciones.- Verdaderos reales o ciertos. 2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1 Análisis fabricar o comprar.- Determinar si un producto puede ser producido con efectividad en términos de costo por la organización ejecutora. 2.2 Juicio experto.- Consultores, asosciaciones profesionales y técnicas, etc. 2.3 Selección del tipo de contrato.-A suma alzada, costo reembolsable o de tiempo y material(es un híbrido de los dos casos anteriores). Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE LA PROCURA DEL PROYECTO Planificación de la Procura(Proceso de identificar qué necesidades del Proyecto pue den satisfacerse mejor, mediante la obtención de productos o servicios externos.
3.-SALIDAS 3.1El Plan de Gerencia de la Procura.- Describe cómo los procesos de la Procura(desde la Planificación de las propuestas hasta el cierre de contrato) serán manejados. 3.2.- Especificaciones de trabajo.- Describe en detalle suficiente el artículo a obtener.
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• GERENCIA DE LA PROCURA DEL PROYECTO Planificación de las Propuestas 1.-ENTRADAS 1.1.- El Plan de la Gerencia de la Procura. 1.2.- Especificaciones de trabajo. 1.3.- Otras salidas de la Planificación. Debe ser coordinada con el Cronograma del Proyecto. 2.- HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1.- Formas estándar. Incluyen contratos estándar, descripciones estándar d e artí culos de la procura. 2.2.- Juicio experto. 3.-SALIDAS 3.1.-Documentos de la procura: Invitación a licitación, solicitud de propuesta; solici tud de cotización; invitación a negociación y respuesta inicial del contratista. 3.2.- Criterios de evaluación del proveedor: comprensión de la necesidad, el costo de ciclo de vida o costo global, la capacidad técnica, capacidad financiera, enfoque gerencial. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE LA PROCURA DEL PROYECTO Propuestas
1.-ENTRADAS 1.1.- Documentos. 1.2.- Lista de proveedores calificados. 2.- HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1.-Conferencias o reuniones de postores. 2.2.- Publicidad. 3.-SALIDAS 3.1.-Propuestas. Son documentos preparados pòr los proveedores que describen la habilidad y disposición del proveedor del producto solicitado.
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• GERENCIA DE LA PROCURA DEL PROYECTO Selección de la fuente
1.-ENTRADAS 1.1.- Propuestas. 1.2.- Criterios de evaluación. 1.3.-Políticas organizacionales. 2.- HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1.-Negociación del contrato. 2.2.-Sistema de ponderación en la evaluación de propuestas. 2.3.- Sistema de filtrado. 2.4.- Estimaciones independientes 3.-SALIDAS 3.1.-Contrato. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE LA PROCURA DEL PROYECTO Administración del Contrato
1.-ENTRADAS 1.1.- Contrato 1.2.- Resultados del trabajo del proveedor. 1.3.- Solicitudes de cambio. 1.4.- Facturas del proveedor. 2.- HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1.-Sistema de control de cambios del contrato. 2.2.- Reportes de performance. 2.3.- Sistema de pagos al proveedor. 3.-SALIDAS 3.1.-Correspondencia. 3.2.- Cambio del contrato. 3.3.- Solicitudes de pago. Ing. Walter Rodríguez
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• GERENCIA DE LA PROCURA DEL PROYECTO Cierre del Contrato
1.-ENTRADAS 1.1.- Documentación de cierre; contrato, cambios, cronogramas, documentos finan cieros, etc. 2.- HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 2.1.-Auditorías de la Procura. Revisión estructurada del proceso de la procura desde la Planificación hasta la administración del contrato. 3.-SALIDAS 3.1.-Archivo del contrato. 3.2.- Aceptación formal y cierre.
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25. CONCLUSIONES. •
• • • • • • • • • • • •
1.-Definitivamente para mejorar el desempeño ( Calidad, Productividad, Innovación tecnológica los cuales generan Competitividad, Aseguramiento de Calidad, Rentabilidad y Cumplimiento de Objetivos) se debe capacitar a los responsables de Proyectos en Gerencia, siendo los postulados del PMBOK, junto con el reforzamiento de la nueva filosofía de la Producción aplicada a la Construcción(LEAN CONSTRUCTION) los más indicados. 2.-Todo Gerente de Proyecto debe tener un dominio de las siguientes áreas del conocimiento: 2.1 Gerencia del Alcance. 2.2 Gerencia de la Integración 2.3 Gerencia de las Comunicaciones 2.4 Gerencia de los Recursos Humanos. Debe tener conocimientos de las demás Gerencias que exigen una mayor especialización como: 2.5 La Gerencia de Costos 2.6 gerencia del Tiempo 2.7 Gerencia de Logística. 2.8 Gerencia de Riesgos 2.9 Gerencia de Calidad y Productividad.. Debe, el Gerente de Proyecto poseer conocimientos de Economía Gerencial( macro y microeconomía); Contabilidad Gerencia, para interpretar los Balances, Estados de Ganancias y pérdidas, Evaluación de Proyectos de Inversión(VAN, TIR, B/C); Marketing, Finanzas(interpretación de indicadores financieros como el ROI). Ing. Walter Rodríguez
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26.-BIBLIOGRAFÍA • • • • • • • • • • • • • •
1.-Américo Albala-Ediciones del Colegio de Ingenieros de Chile:1993 Dirección de Proyectos: teoría y Práctica. 2.-Rafael Heredia-Editorial Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales Universidad Politécnica de Madrid-España: 1985. * Libro de consulta recomendado. Dirección Integrada de Proyecto(DIP)-“Project Management”. 3.-Alfredo Serpell Bley.-Ediciones Universidad Católica de Chile:1997 Administración de Operaciones de Construcción. * Libro de consulta recomendado. 4.-Project Management Institute-Editorial Asociación Española de Ingeniería de Proyectos AEIPRO: 1998 Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos: PMI Standard Committee. 5.-Donald Barrie y Boyd C. Paulson-McGraw Hill Inc.-USA: 1992 Professional Construction Management. 6.-George J. Ritz-Editorial McGraw Hill Inc-USA: 1990 Total Engineering Project Management 7.-Michael T. Callahan-Daniel G. Quackenbush-James E. RowingsEditorial McGraw Hill Inc-USA: 1992 Construction Project Scheduling Ing. Walter Rodríguez
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• • • • • • • • • • • • • •
8.José Antonio Domínguez Machuca y colaboradores-Tomos I y IIEditorial McGraw Hill-España 1999 Dirección de Operaciones: aspectos tácticos y operativos en la Producción y los Servicios 9.-David Burstein-Frank Stasiowsky-Editorial Trillas-España: 1998 Administración de Proyectos: Guía para Arquitectos e Ingenieros Civiles. 10.-Primer Vicerrectorado y sección estudiantil PMI-UNI. Perú 2001 Gerencia de proyectos: hábito de vida profesional. 11.-Alberto Domingo Ajenjo. Editorial Alfaomega-México. 2000. Dirección y Gestión de Proyectos: un enfoque práctico. 12.-Pedro Briceño L. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Chile Ltda.. 1996 Administración y Dirección de Proyectos. Un enfoque integrado. 13.-W. Alan Randolph-Barry Z. Posner. Editorial McGraw Hill. Santa Fé de Bogotá-Colombia. 2000. Gerencia de Proyectos. Cómo dirigir exitosamente equipos de trabajo. 14.-Luis Enrique Palacios A. Editorial Universidad Católica Andrés Bello-Caracas. 2000. Principios esenciales para realizar Proyectos. Un enfoque latino.
Ing. Walter Rodríguez
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