6A - El Informe de Recomendación 2016-2

LITERATURA

Comprensión y Redacción de Textos El informe de recomendación

2016-2

Mg. RILDO CAMPANA

Semana 6

Módulo 6A

Logro de la sesión

Al finalizar la sesión, el alumno identifica la estructura del informe de recomendación para utilizarlo como un documento de comunicación institucional..

Lee lo siguiente y luego responde El asistente de aula de la Torre 2 de la Av. Arequipa ha detenido a un joven de 20 años, quien haciéndose pasar como estudiante habría tenido acceso a los laboratorios, este sería el presunto autor del robo de dos proyectores y tres pantallas de ordenador, delito que supuestamente perpetró tras ingresar a las instalaciones de la UTP y forzar la puerta del laboratorio 09. Todo esto ocurrió el 16 de mayo a las 14:00 horas. En el turno del asistente Juan Retuerto. El jefe de logística desea saber los pormenores de este hecho y las posibles soluciones a este problema. PREGUNTAS ¿Qué tipo de documento redactarías para resolver el problema ? ¿A quién iría dirigido?

Criterios generales sobre el informe

“Es un documento administrativo mediante el cual se desarrolla minuciosamente un asunto determinado, a pedido del superior jerárquico o por iniciativa propia”. (Mateo, 2012, p. 277) Generalmente, va dirigido a una autoridad que tiene la capacidad de tomar decisiones. Este documento tiene carácter interno.

TIPOS DE INFORME INFORME ORDINARIO

INFORME EXTRAORDINARIO

• “[…] sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona información […] de avance en periodos determinados y […] las condiciones en las que se ejecutan dichas acciones” (Valladares, 1997, p. 161)

• “ […] se envían: a pedido de la autoridad; cuando es necesario comunicar sobre el avance […] de una tarea encomendada, haya o no petición de la superioridad; y si se presentan casos imprevistos de interés” (Valladares, 1997, p. 163)

INFORME TÉCNICO • “[…] lo usan los especialistas para informar sobre las acciones que han ejecutado en el cumplimiento de la misión encomendada” ( Valladares, 1997, p.165)

De recomendación Explica y sugiere acciones a tomar ante un determinado suceso.

El informe de recomendación Definición

Tomado de https://www.google.com/search?q=monitor

 Es un documento que da cuenta del resultado de una investigación o análisis de alguna problemática empresarial o institucional.  En este se dan las sugerencias o recomendaciones para que la autoridad receptora las tome en cuenta al resolver un problema.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE RECOMENDACIÓN

SECCIONES DEL INFORME 1. FÓRMULA DE APERTURA

Inicia la redacción del texto. Con frecuencia, las fórmulas de apertura que emplea el informe, posibles formas:

“Tengo el honor...”, “Tengo el agrado…”, “Es grato…”

Iniciativa propia: “ Tengo el agrado de dirigirme a usted para informarle lo siguiente:”

Si el informe que se redacta ha sido pedido previamente: “En atención a lo solicitado por su despacho mediante…, cumplo con informar a Ud. lo siguiente:” (Valladares 1997, p. 159)

SECCIONES DEL INFORME 2. EXPOSICIÓN

Introducción ¿Cuál es el contexto donde se inserta la problemática? ¿Qué información es importante para conocer la problemática? ¿Es posible agrupar los problemas por criterios para su mejor comprensión y análisis posterior?

Análisis del caso o problema ¿Por qué sucedieron los hechos expuestos en la sección anterior? ¿Cuál ha sido el impacto en la organización? Conclusiones Según lo solicitado, ¿en qué situación se encuentra la empresa? Recomendaciones ¿Qué acciones deberían realizarse para solucionar la problemática analizada? Objetivo de la recomendación.

SECCIONES DEL INFORME 3. FÓRMULA DE CUMPLIMIENTO Finaliza el texto del informe. Esta fórmula constituye un párrafo separado del resto del texto.

“Es todo cuanto tengo que informar a Ud. para su conocimiento y demás fines”

“Es todo cuanto tengo que informar a usted.” “Es todo cuanto informo para su conocimiento y demás fines.” (Mateo, 2012, p. 280)

Contiene el nombre ,el número, el año y las iniciales del departamento de se emite el documento. DESTINATARIO REMITENTE ASUNTO FECHA

A/AL

: Indica el nombre de la persona a quien va dirigido el documento.

DE

: Indica los datos de quien emite el informe.

ASUNTO

: Es el tema del informe.

FECHA

CÓDIGO

:

Es grato dirigirme a usted para informarle lo siguiente: Introducción:

Fórmula de apertura

¿Cuál es el contexto donde se inserta la problemática? ¿Qué información es importante para conocer la problemática? ¿Es posible agrupar los problemas por criterios para su mejor comprensión y análisis posterior? EXPOSICIÓN El informe presenta la información dividida en las siguientes partes:

Análisis del problema: Presenta las causas del problema ¿Por qué sucedieron los hechos expuestos en la sección anterior?

Conclusiones Indica los puntos más importantes.

Recomendaciones Enumera las recomendaciones y los objetivos de cada una de ellas ¿Qué acciones deberían realizarse para solucionar la problemática analizada? Justifíquelas.

DESPEDIDA

Es todo cuanto informo para su conocimiento y demás fines. Atentamente, Firma

Fórmula de cumplimiento

FIRMA

______________________

ANEXO

Indica datos que justifican el informe.

Nombre y apellido de la persona que firma el documento. Cargo que lo distingue

POSFIRMA

Modelo sugerido

ESTRUCTURA DEL INFORME DE RECOMENDACIÓN

MEMBRETE(OPCIONAL)

INFORME DE RECOMENDACIÓN N.º 06-2016-GGCCH DESTINATARIO

REMITENTE

ASUNTO

FECHA FÓRMULA DE APERTURA

Introducción

A/AL

:

Adm. Carlos Balarezo Guzmán Gerente General de Coto

DEL

:

Lic. Juan Aldana Ravines Gerente General de Coto Chiclayo

ASUNTO

:

Medidas de sanidad en el almacén de insumos y en el área de preparación de pan

CÓDIGO

FECHA : Chiclayo, 26 de mayo de 2016 ____________________________________________________________________ Es grato dirigirme a usted para informarle lo siguiente:

Presentación del problema El personal de la subgerencia de Sanidad y Fiscalización de la Municipalidad Provincial de Chiclayo realizó un operativo el 25 de mayo. Aproximadamente a las 13 horas, clausuró temporalmente y multó con la suma de 30,000 nuevos soles a hipermercados Coto. El motivo fue la constatación de condiciones antihigiénicas en la panadería, lo cual que atenta contra la salud pública de los consumidores.

EXPOSICIÓN

Análisis de la situación o del problema

Causas del problema Las autoridades encargadas verificaron la presencia de insectos en el área de la panadería y pastelería. En primer lugar, se comprobó la existencia de cucarachas en los recipientes de harina y levadura. En segundo lugar, se observaron que las mesas de preparación de pan no cumplían con las normas de sanidad, ya que exhibían los efectos corrosivos de la oxidación producto de la humedad. Ello ha generado masivas denuncias a través de medios de comunicación locales y regionales, las cuales ha deteriorado notablemente el prestigio de la organización.

Conclusiones

FÓRMULA DE CUMPLIMIENTO

Recomendaciones

EXPOSICIÓN

Conclusiones En síntesis, estos hechos han conducido a la clausura provisional de hipermercados Coto hasta que se resuelvan las observaciones de la Municipalidad. Asimismo, la imagen de los hipermercados viene siendo duramente cuestionada por consumidores y proveedores. Finalmente, la proyección de las ventas para el siguiente mes es de carácter reservado. Recomendaciones Se sugieren tomar las siguientes medidas: 1. Una vez por mes, los ambientes donde se producen alimentos Coto deben ser fumigados para evitar la propagación de insectos. De este modo, se controlará las plagas estacionales y se reducirá la posibilidad de infestación de insumos. 2. La comunicación entre el jefe de almacén de insumos y el chef ejecutivo a cargo de la supervisión y control de la panadería y pastelería deben ser coordinadas semanalmente a fin de mantener un control de limpieza de acuerdo a las exigencias sanitarias de ley. 3. El área de marketing debe encargarse de recuperar la imagen y el posicionamiento de la empresa en el mercado chiclayano. Así, se atenuará el impacto de lo provocado por las recientes incidencias. Es todo cuanto informo para su conocimiento y demás fines.

DESPEDIDA FIRMA Y POSFIRMA

Atentamente, (Firma) Juan Aldana Ravines Gerente General de Coto Chiclayo ANEXO

ANEXO:

- Informe de la Municipalidad Provincial de Chiclayo - Recibo de la multa - Boletas de la empresa de fumigación

Actividad 1 (material impreso) Lee el siguiente caso propuesto, revisa la estructura del informe de recomendación y redacta dicho documento.

Bibliografía • Carneiro, M. (2014). Manual de redacción superior. Lima: San Marcos. • Mateo, M. (2012). Redacción empresarial. Lima: Editorial MACRO • Murial, A. (1991). Comunicación escrita: de la palabra a la acción. Lima: Talleres Gráficos P.L. Villanueva. • Valladares, O. (1997). Manual de redacción administrativa. Lima: Editorial Mantaro. • Paredes, N. (2015). Informe de recomendación. Recuperado de https://prezi.com/wfkm5321grc9/informe-de-recomendacion/