64525934 Laporan Sistem Informasi Manajemen

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PEMBELIAN BAHAN BAKU PERUSAHAAN BUBUR KERTAS (PULP) DAN KERTAS PT. XXX

DISUSUN OLEH:

PRISMAYANTO

(1102059)

CITRA ANNISA

(1102069)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INDUSTRI DEPARTEMEN PERINDUSTRIAN RI JAKARTA 2005 Sistem Informasi Manajemen

KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur hanya pantas di haturkan kehadirat Alloh SWT, karena dengan karunia dan rahmat-Nya yang tak terhingga penulis mampu menyelesaikan tugas ini menjadi sebuah laporan. Sholawat serta salam semoga senantiasa tercurah kepada Imam akhir jaman, Nabi besar Muhammad SAW yang membawa kita semua dari alam jahiliyah kepada alam ilmu yang penuh dengan cahaya-Nya. Penulisan laporan ini adalah bertujuan sebagai memenuhi salah satu syarat kelulusan mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Pada penulisan laporan ini, penulis menyajikan Sistem Informasi Manajemen yang menjelaskan aliran arus informasi yang terjadi pada kegiatan pembelian bahan baku pada perusahaan bubur kertas (pulp) dan kertas. Seperti yang kita ketahui, keputusan dalam penentuan pembelian bahan baku pada suatu perusahaan sering menjadi tidak tidak efektif dan efisien karena aliran informasi yang terlalu panjang dan melibatkan beberapa departemen yang saling terkait. Sehingga kelebihan atau kekurangan bahan baku kerap terjadi dalam keseharian yang terjadi suatu produksi. Dengan adanya laporan ini diharapkan dapat tercipta suatu Sistem Informsi Manajemen yang menjelaskan aliran arus informasi pada kegiatan pembelian bahan baku, sehingga dengan sistem tersebut keputusan pembelian dalam penyediaan bahan baku dapat efektif dari segi biaya yang akan dikeluarkan dan efisien terhadap waktu yang diperlukan. Dalam penyusunan laporan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada Ibu Irma Agustiningsih I, S.ST, selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, atas kesediaanya untuk memberikan bimbingan kepada kami sehingga laporan ini dapat dibuat. Penulis pula ingin mengucapkan terima kasih kepada keluarga yang selalu mendukung baik dengan nasehat maupun doa dalam setiap gerak dan langkah penulis untuk menjadi orang yang bermanfaat. Penulis meyadari bahwa tak sesuatu pun yang sempurna yang dibuat oleh manusia termasuk laporan ini. Penulis meminta maaf jika dalam laporan ini masih banyak terdapat kesalahan dan kekurangan dari segi ilmu maupun penyampaian. Akhir kata, tak ada yang lebih besar pahalanya melainkan ilmu yang bermanfaat yang diamalkan dan diajarkan kepada orang lain. Semoga laporan ini dapat berguna sebagai bahan bacaan dan referensi dalam penyusunan laporan yang sejenis. Sekian dan terima kasih

Sistem Informasi Manajemen

BAB I PENDAHULUAN I.1

Latar Belakang Pada saat ini masih banyak sektor industri di Indonesia yang masih mempraktekan sistem manajemen tradisional, dari setiap departemen yang ada di sector industri tersebut termasuk departemen persediaan bahan baku dan perencanaan produksi. Departemen persediaan bahan baku yang merupakan sub dari departemen PPIC (production planning inventory control), sangat memegang peran yang

penting dalam berjalan sebuah

kegaiatan produksi pada sebuah perusahaan. Pengadaan bahan baku dalam sebuah kegaiatan proses produksi harus tepat baik dalam jumlah yang dibutuhkan maupun waktu pada saat diperlukan. Berdasarkan kenyataan diatas maka analisis keputusan dalam pembelian bahan baku harus tepat pada saat diperlukannya bahan baku tersebut untuk proses produksi. Keputusan pembelian bahan baku pula harus sesuai dalam jumlah yang dibutuhkan, karena bahan baku yang terlalu banyak akan menumpuk dan akan menimbulkan biaya tersendiri dan tidak menambah nilai guna dari bahan tersebut. Selama ini, keputusan pembelian bahan baku hanya berpatok kepada persediaan yang ada digudang,. Jika persediaan bahan baku habis barulah bagian persediaan memesan bahan baku tersebut secara banyak atau berlebih tanpa memperhitungkan jumlah bahan baku yang diperlukan pada proses produksi. Hal ini mungkin terjadi karena alur (prosedur) dalam pembelian bahan baku tersebut masih terlalu berbelit, jadi akan lebih mudah jika pembelian dilakukan sekaligus banyak. Hal ini juga dapat terjadi karena aliran informasi akan kebutuhan permintaan bahan baku dari departemen produksi maupun tingkat persediaan dari bagian persediaan bahan baku belum maksimal terlakasana. Dengan adanya suatu acuan dari sistem informasi manajemen pada kegiatan pembelian, maka arus aliran informasi atas kegiatan tersebut akan sangat mudah dipahami, dipelajari, dan dilakukan oleh pihak yang berkepentingan atas kegiatan pembelian tersebut. Dengan pemahaman yang mendalam atas aliran informasi dari pembelian maka dapat dibuat suatu perbaikan (improvement) dari setiap aspek atau bagian yang terkait dalam proses pemesanan. Dengan adanya pengembangan tersebut Sistem Informasi Manajemen

maka efisisensi dan afiektifitas atas kegiatan pembelian dapat terwujud dan merupakan keuntungan tersendiri bagi perusahaan terutama dalam mengeleminasi biaya. I.2

Perumusan Masalah Selama ini perusahaan PT XXX yang bergerak pada pembuatan atau memproduksi bubur kertas(plup) dan kertas belum mempunyai suatu sistem informasi manajemen yang menjelaskan alur tentang pembelian bahan baku. Hal ini dikarenakan banyaknya pihak atau bagian yang terkait dalam keputusan pembelian bahan baku tersebut. Dengan banyaknya bagian yang terkait tersebut maka kegiatan pembelian bahan baku tersebut menjadi rumit dengan aliran informasi yang belum jelas. Berdasarkan hal diatas, maka perlunya dibuat suatu sistem informasi manajemen yang menjelaskan aliran-aliran informasi pada bagian yang terkait dengan kegiatan pembelian bahan baku. Pembuatan atas aliran informasi tersebut dapat berupa kegiatankegiatan yang terjadi dalam sub-sub sistem yang terjadi pada proses kegiatan pembelian. Selain itu pula Sistem Informasi Manajemen dari pembelian bahan baku, akan dapat menjelaskan hal-hal yang mendetail dari aliran informasi yang dibutuhkan seperti halnya: surat-surat yang ada atau keadaan persediaan yang di informasikan.

I.3

Pembatasan Masalah Agar penyajian laporan ini tidak menyimpang dari ruang lingkup yang ditetapkan dalam perumusan masalah, maka pembatasan masalah adalah sebagai berikut: 1. Laporan ini hanya membahas mengenai Sistem Informasi Manajemen tentang Pembelian Bahan Baku pada Perusahaan Bubur Kertas (pulp) dan Kertas yang berupa kayu dan beberapa bahan kimia. 2. Ruang lingkup aliran informasi dan data hanya dibahas pada lingkup internal perusahaan.

Sistem Informasi Manajemen

BAB II LANDASAN TEORI II.1

Pengertian Sistem Informasi Manajemen Manajemen dapat diartikan sebagai proses atau kegiatan yang menjelaskan apa yang dilakukan pada kegiatan yang dilakukan seperti kegiatan; merencanakan, mengorganisasikan , mengaplikasikan, dan mengendalikan operasi yang telah berjalan. Suatu sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau suatu prosedur/ bagian pengolahan yang mencari suatu tujuan atau tujuan-tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan atau aliran barang. Sedangkan pengertian dari Informasi adalah suatu hasil pengolahan data dalam bentuk agrerasi, untuk menghasilkan kemampuan dan pengetahuan atau data yang teroleh dan mempunyai arti bagi pemakainya. Pendekatan sistem pada manajemen dirancang untuk memanfaatkan analisis ilmiah pada organisasi yang rumit untuk 1.

pengembangan dan pengelolahan sistem operasi (misalnya; arus uang,

sistem personalia) 2.

perancangan sistem informasi untuk pengambilan keputusan.

Kaitan antara keduanya adalah jelas karena alasan untuk perancangan sistem informasi sangat membantu pengambilan keputusan mengenai pengelolahan sistem operasi. Sistem informasi manajemen , suatu kelompok orang, seperangkat pedoman dan petunjuk, peralatan dan pengelolahan data (seperangkat elemen), memilih, menyimpan, mengolah dan mengambil kembali data (mengoperasikan data dan barang) untuk mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan (mencari tujuan bersama) dengan

menghasilkan

informasi

untuk

manajer

pada

waktu

mereka

dapat

menggunakannya dengan paling efisien ( menghasil informasi dengan tepat waktu). Dari pengertian tersebut dapat diambil sebuah pengertian bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah:

Sistem Informasi Manajemen

 Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem yang terintegrasi antara manusia dan mesin.  Sistem Informasi Manajemen berguna sebagai penyedia informasi yang dibutuhkan.  Sistem Informasi Manajemen berguna sebagai pendukung fungsi-fungsi operasi, manajemen, dan keputusan.  Ruang lingkup hanya berada dalam organisasi tersebut. Sedangkan berdasarkan peralatan yang diperlukan Sistem Informsi Manajemen tersebut menggunakan; 

Perangkat keras dan perangkat lunak.



Prosedur-prosedur manual.



Model untuk menganalisa , merencanakan, mengendalikan, dan

mengambil keputusan. Suatu database



Aliran tugas dalam sebuah perencanaan sebuah Sistem Informasi Manajemen berawal

dari

mengambil

data

(input).

Proses

selanjutnya

adalah

mengolah,

mentransformasikan, dan mengkonversikan data menjadi informasi (output). Kemudain mendistribusikan informasi (output) tersebut kepada fungsi-fungsi dalam organisasi. II.2

Alat (Tools) Dalam Memodelkan Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan perangkat yang digunakan dalam memodelkan Suatu perencanaan Sistem Informasi Manajemen daru suatu permasalahan, maka terdapat alat atau tools yang digunakan antara lain:

1. Diagram Arus Data a. Pengertian Diagram Arus Data Pengertian diagram arus data adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk- bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaiatan.

Sistem Informasi Manajemen

Atau pula merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan/ memodelkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antar satu sama lain dengan menunjukan dari mana data mengalir serta penyimpannya. b. Tujuan dan Fungsi Diagram Arus Data Tujuan Diagram Arus Data 1. untuk mengindentifikasi dan mencatat bentuk-bentuk proses yang ada dalam sistem, dengan menyatakannya dalam suatu arus dari data diantara departemendepartemen , fungsi-fungsi, dan manusia. 2. dapat memperlihatkan pergerakan data dalam suatu organisasi, atau didalam bagian-bagian tertentu dari suatu organisasi. Fungsi Diagram Arus Data menggambarkan / memodelkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi satu sama lain dengan menunjukan dari mana data mengalir serta penyimpanannya. c. Simbol-simbol yang digunakan ✰ elemen-elemen lingkungan (entitas eksternal)  berada diluar batas sistem, yang menyediakan input data dan menerima output pada sistem  jumlahnya tidak tertentu, mungkin bentuknya dapat berupa: 

orang, seperti manajer, yang menerima laporan dari sistem



organisasi, seperti departemen lain dalam perusahaan, atau perusahaan lain.



Sistem lain yang berhubungan dengan sistem anda

 Dinyatakan dengan empat persegi panjang, contohnya: Bagian Produksi

Supplier

 Source : Entitas Ekternal yang mensuplai data kepada sistem  Sink

: Entitas Ekstrenal yang mengambil/ menyerap data dari

sistem Sistem Informasi Manajemen

✰

Proses 

Adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output/ apa yang

dikerjakan oleh sistem. 

Dinotasikan/ dinyatakan dalam bentuk lingkaran, contohnya;

Meminta Bahan Baku 

Mencatat Pembelian

Setiap proses mempunyai satu atau lebih data input dan

menghasilkan satu atau lebih data output. 

Setiap proses mempunyai nomor, nama yang unik (label)



Dan ditulis dalam lingkaran.



Teknik pembuatan label yang umum adalah degnan menggunakan

kata kerja dan objek, tetapi dapat juga menggunakan nama sistem / program computer. ✰ Penyimpanan data file atau data store 

Adalah

sebuah

penampungan

data,

apabila

data

perlu

dipertahankan karena suatu sebab. 

Proses dapat masuk ke dalam data store/ file dan mengambil data

dari file. 

Dapat digambarkan sebagai satu set garis pararel, segi empat

terbuka atau dalam bentuk elips misalnya; FILE MASTER

FILE MAHASISWA



BUKU BESAR

File / data store harus mempunyai nama yang unik.

Sistem Informasi Manajemen

✰ Arus data atau data flow  Terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara logis yang bergerak dari satu titik atau proses ke titik atau proses lainya (perjalan data dalam sistem).  Aliran data di dalam sistem dapat mengambil bemtuk: 

Antara dua proses.



Dari data store ke sebuah data store.



Dari sebuah proses ke sebuah data store.



Dari sebuah source ke sebuah proses.



Gari sebuah proses ke sebuah sink



Tidak ada alat kendali untuk arus data antara dua entities

eksternal, dengan demikian teidak bisa dimodelkan. 

Data store bersifat pasif dengan demikina tidak ada data

flow antara dua data store. d. Medium atau media arus data Medium atau media yang membawa arus data, dapat dibedakan menjadi dua data flow, yaitu:  Data flow pisik Data flow pisik merupakan arus data yang menekan kepada bagaimana mengerjakannya. Seperti:Laporan, Pembayaran pakai cek, bukti pembayaran, dan lain-lain.  Data flow logika Data flow logika merupakan arus data yang tidak mempunyai media pengerjaan. Arus data ini menekankan terhadap apa yng dikerjakan. Misalnya; pesanan disetujui, kirim pesanan, dan lain-lain. 2. Entity Relationship Diagram (ER-D) Diagram Hubungan Entitas atau Entity Relationship Diagram adalah kegiatam mengdokumentasikan data perusahan dengan mengindentifikasikan jenis entitas dan hubungannya. Sistem Informasi Manajemen

ER-D disiapkan pada suatu titik proses pengembangan sistem saat “Gambaran Besar” data ditentukan. Titik ini tiba saat: 

Eksekutif perusahaan terlibat dalam pembuatan model data untuk

keseluruhan perusahaan (dengan memeperhatikan kebutuhan data untuk seluruh perusahaan ) 

Eksekutif terlibat dalam pembuatan model untuk segman operasi

perusahaan yang besar, seperti area bisnis. 

Para spesialis informasi dan pemakai terlibat dalam pembuatan model data

untuk area penerapan tertentu. ER-D juga dapat diartikan sebagai peralatan pembuatan model data yang paling fleksibel, dapat diadaptasikan untuk berbagai pendektan yang mungkin diikuti perusahaan dalam pengembangan sistem Dalam pembuatan ER-D jenis-jenis entitas yang digunakan dapat berupa:  Suatu Elemen Lingkungan  Sumber Daya  Transaksi yang ada (hal ini sangat penting bagi perusahaan sehingga didokumentasikan dengan data. Contoh; pelanggan, pegawai, katu absensi. Dari entitas entitas yang ada maka dinotasikan dalam bentuk persegi empat. Label nama adalah kata benda tunggal. Dalam ER-D, entitas-entitas tersebut dihubungkan menjadi suatu asosiasi yang ada antara dua jenis entitas. Misalnya dicontohkan sebagai berikut:

Karyawan

mengi si

Buku Absen

Dari keterkaitan tersebut maka terdapat hubungan yang mengatakan unit kwantitas yang menyatakan hubungan tersebut yaitu;  Satu (1) ke Satu (1)  Satu (1) ke Banyak (M) Sistem Informasi Manajemen

 Banyak(M) ke Banyak (M)

Karyawan

M

I

mengi si

Buku Absen

Persiapan Analsis ER-Diagram  Membuat analisis data data Elemen data dipelajari untuk membuat stuktur database menjadi efisien. Proses analisis dat tersebut disebut normalisasi.  Menyiapkan ER-D yang telah dimodifikasi Hasil dari analisis data disatukan ke dalam satu ERD baru, dengan cara ini jenisjenis entitas dan hubungannya diatur sehingga mereka memberikan dasar yang paling efisien.  Menelaah ERD bersama pemakaian dan memperbaikinya Spesialisasi informasi menelaah diagram tersebut bersama eksekutif manajer dan non manager pada area pemakai dan memperbaikinya jika perlu. 3. Normalisasi Definisi dari normalisasi adalah proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Definisi lain menurut Kronke, bahwa normalisasi adalah proses mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah relasi atau lebih yang tidak memiliki masalah tersebut. Dalam pembuatan normalisasi kita mengenal istilah-istilah yang berhubungan dalam pengolahan analisis data antara lain; 

Anomali

Proses pada basis data yang memberikan efek samping yang tidak diharapkan, seperti ketidak konsistenan data atau menyebabkan sesuatu data menjadi hilang ketika data lainnya dihapus. 

Dependensi

Hubungan antar atribut dengan mendeteksi adanya ketergantungan antara satu atribut lainnya. Dependensi terdiri dari: Sistem Informasi Manajemen

 Dependensi Fungsional, terjadi jika atribut X secara fungsional menetukan atribut Y.  Dependensi Transitif, terjadi jika atribut bukan kunci pada satu file tergantung kepada atribut lainnya yang bukan kunci. Dependensi transitif mendasari dilakukan normalisasi tahap ketiga. 

Dekomposisi

Proses pemecahan suatu relasi (tabel) menjadi dua relasi atau lebih dalam normalisasi basis data. 

Redundansi (Pengulangan)



Bentuk Normal

Suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis data yang harus dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada level-level normalisasi. Normalisasi umumnya digunakan pada normalisasi tahap satu sampai normalisasi tahap tiga, karena pada bentuk normal ketiga ini persoalan anomali tidak akan muncul lagi. Bentuk-bentuk normalisasi terbagi atas: 

Bentuk Tidak Normal Merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat tidak lengakap atau terduplikasi.



Bentuk Normal Pertama Dikenakan pada tabel yang memiliki atribut berulang pada tiap barisnya. Atribut yang berulang tersebut harus dihilangkan.



Bentuk Normal Kedua Pada bentuk normal kedau ini setiap atribut bukan kunci memiliki depedensi sepenuhnya pada atribut yang merupakan kunci primer.



Bentuk Normal Ketiga Normalisasi pada tahap ini dilakukan jika setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi tidak ttransitif terhadap kunci primer. Kunci pada basis data berfungsi sebagai pengenal unik terhadap relasi tertentu juga untuk memudahkan mangakses basis tertentu. Hanya ada satu kunci primer pada setiap relasi.

4. Kamus Data Sistem Informasi Manajemen

Pengertian kamus data adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berbeda di dalam database. Kamus data pertama berbasis dokumen. Dalam pembuatan sebuah Sistem Informasi Manajemen , fungsi suatu kamus data secara umum adalah :  Menjelaskan arti aliran dan penyimpanan dalam penggambaran Diagram Arus Data (DAD)  Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran, misalnya; data alamat dapat diuraikan menjadi: nama jalan, kode pos, nama kota, dan lainnya. . 

Menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan terhadap data yang mengalir dalam sistem tersebut.

5. Digram Struktur (Sturuktur Chart) Digram Struktur (Sturuktur Chart) menjelaskan tentang aliran dari kegiatan baik itu merupakan arus data maupun arus informasi dalam sebuah proses yang terjadi dalam pembuatan Sistem Manajemen Informasi. 6. Pohon Keputusan (Decisison Tree) dan Table Keputusan (Decisison Table) Decision tree atau pohon keputusan adalan sebuah rangkaian seperti ranting pohon yang menggambarkan mengenai kondisi dalam sebuah pengambilan keputusan. Dalam sebuah pengambilan keputusan akan banyak hal-hal yang akan menjadi sebuah pertimbangan dari alternatif yang ada. Dengan adanya model dari decision tree maka kita akan dapat mudah untuk melihat hasil dari tindakan kita dalam menentukan keputusan berdasarkan alternative-alternatif yang ada yang sudah digambarkan. Sedangkan tabel keputusan merupakan bentuk tranformasi dari decision tree yang digambarkan dalam bentuk tabel. Kondisi dan Tindakan dalam pengambilan sebuah keputusan digambarkan dalam dalam tabel keputusan ini.

Sistem Informasi Manajemen

BAB III PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMBELIAN BAHAN BAKU PABRIK KERTAS (STUDY KASUS) III.1 Definisi Perancangan Sistem Informasi Manjemen Analisis dan perencanaan sistem merujuk pada suatu proses dalam mengevaluasi suatu situasi bisnis –dalam hal ini sebuah sistem pembelian bahan baku pada pabrik kertas - dengan menekankan pada peningkatan dengan cara membentuk prosedur dan metode yang lebih baik. Perancangan sistem adalah suatu proses perencanaan atas suatu sistem bisnis yang baru atau menggantikan atau melengkapi dari sistem yang telah ada. Dalam merencankan kita perlu menganalisa suatu kegiatan yang dilakukan dalam kegiatan proses pembelian bahan baku tersebut dalam rangka mengumpulkan dan menginterpretasikan fakta, mendiagnosa

permasalahan, dan penggunaan informasi yang cukup untuk membuat

sistem yang ideal. Dalam suatu perancangan Manajemen Information System terhadap permasalah ini, maka kita memerlukan investigasi awal akan keperluan, kebutuhan, permintaan dan operasional dari sebuah rangkaian kegiatan pembelian bahan baku. Management Information System atau MIS menyediakan input untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan, berhubungan dengan penunjangan situasi pengambilan keputusan yang terstruktur dari tata laksana atau prosedur manual yang berhubungan dengan penanganan kegiatan-kegiatan dalam sebuah rutinitas. III.2

Management Sistem Pembelian Perusahaan atau pabrik bubur kertas (pulp) dan kertas merupakan suatu perusahan yang kegiatan utamanya adalah memproduksi kertas dengan menggunakan bahan baku berupa kayu ,lem dan bahan kimia. Dikarena jumlah pruduksi dari pabrik bubur kertas (pulp) yang kemudian akan dibuat menjadi kertas dilakukan dalam jumlah besar, maka Sistem Informasi Manajemen

pemenuhan dari kebutuhan bahan baku selalu menjadi kegiatan rutinitas yang menetukan berjalan atau tidaknya produksi dalam kesehariannya. Dalam kegiatan pemenuhan bahan baku terdapat enam faktor yang menetukan terhadap keputusan untuk melakukan pembelian bahan baku. Keenam faktor ini adalah utama, karena saling mempengaruhi yang berarti mempunyai hubungan informasi timbal balik antaranya. Komponen tersebut adalah: 1. Bagian Produksi (production) 2. Bagian Pembelian (purchasing) 3. Bagian Keuangan 4. Bagian Gudang 5. Bagian Penyedia Bahan Baku (supplier) Masing-masing factor di atas memiliki hubungan atau korelasi diantaranya, misalkan pihak atau bagian produksi dapat secara mutlak meminta ketersediaan dalam bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi dan bagian gudang yang mastikan bahwa bahan baku tersebut harus tetap tersedia dan mencukupi .faktor yang sangat mempengaruhi dalam kegiatan pembelian bahan baku adapt juga disebut sabagai entitas ekternal. Adapun penjelasan dari tiap-tiap entitas adalah sebagai berikut:  Bagian Produksi Bagian atau departemen produksi merupakan bagian yang menjalankan kegiatan proses produksi dalam menghasilkan produk. Peran departemen produksi dalam proses pembelian bahan baku adalah departemen inilah yang menentukan kebutuhan yang diperlukan akan bahan baku tersebut. Perrmintaan kebutuhan akan bahan baku dari departemen ini mutlak harus dipenuhi, karena jika terjadi kekurangan bahan baku maka proses produksi akan berhenti dan akan menjadi kerugian tersendiri bagi perusahaan.  Bagian Gudang Bagian gudang atau inventory department merupakan bagian yang mengatur jumlah dari persediaan bahan baku. Bagian gudang sangat berperan terhadap

Sistem Informasi Manajemen

pemenuhan kebutuhan bahan baku yang akan diminta oleh departemen produksi. Informasi mengenai ketersediaan bahan baku harus terus dipantau, mengenai jumlah dan keadaannya. Dalam sebuah manajemen yang efektif dan efisien, departemen persediaan (bagian gudang) harus menyeimbangkan antara jumlah kebutuhan atau permintaan dari departemen produksi dengan persediaan yang ada digudang. Dengan ini maka tidak akan terjadi kekurangan bahan baku atau terjadi penumpukan bahan baku. Bagian ini pula yang mempunyai inisiatif kapan sebuah pemesanan bahan baku diperlukan dalam memenuhi permintaan dari depertemen produksi.  Bagian Pembelian Bagian pembelian merupakan bagian yang mengatur mengenai pemesanan dan pembelian yang berkordinasi dengan departemen persediaan (bagian gudang). Bagian pembelian berfungsi sebagai pengatur dari ketersediaan bahan baku yang berasal dari supplier. Bagian ini mengatur, kemana sebuah pesanan itu harus ditujukan, siapa mitra penyediaan bahan baku yang mampu untuk memenuhi kebutuhan bahan baku dari permintaan, atau bagaimana proses dalam sebuaah pemesanan bahan baku dari tangan supplier sampai ke gudang perusahaan. Hal itu semua yang menjadi kegiatan rutinitas bagian pembelian. Bukan hanya sekedar teknis dari pemesanan atau pembelian, bagian ini pula mengatur surat-surat yang masuk sebagai bukti permintaan dari departemen persediaan (bagian gudang), dan faktur pembayaran dari supplier.  Suplier Suplier atau penyalur atau distributor merupakan bagian dari sistem pembelian bahan baku yang mempengaruhi ketersediaan barang digudang. Oleh karena itu, supplier harus memberikan informasi berupa jumlah, jenis dan harga barang yang dipesan, juga kapan pesanan itu tiba di lokasi. Hal ini juga membutuhkan kepastian informasi tetang ketersediaan barang pada supplier. Mengenai jumlah barang yang akan dipenuhi, pihak supplier harus dapat menyediakan sesuai dengan permintaan perusahaan jika sudah terjadi Sistem Informasi Manajemen

kesepakatan. Kelancaran dalam produksi sebuah organisasi perusahaan sangat berpengaruh terhadap mitra eksternal yang mampu memenuhi komitmen dari suatu kesepakatan yang telah dibuat, salah satunya adalah supplier, dalam hal pemenuhan kebutuhan bahan baku.  Bagian Keuangan Bagian keuangan merupakan bagian yang menyelesaikan pelunasan atau pembayaran dari pemesan atau pembelian bahan baku antara perusahaan dan supplier. Tugas bagian keuangan adalah membayarkan pelunasan pembelian bahan baku yang sesuai dengan jumlah yang dipesan. Dalam hal ini, mengenai jumlah pemesanan dapat diketahui dari bagian pembelian yang melakukan pemesanan. Selain itu pula bagian keuangan berfungsi sebagai pengatur keluarnya dana atau modal perusahaan dan membuatkan laporannya. III.3

Prosedur Pembelian Bahan baku Perusahaan bubur kertas (pulp) dan kertas PT XXX, mempunyai aliran informasi dan data dari sistem pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: dimulai pada bagian produksi yang memerlukan bahan baku dan memintanya pada bagian gudang. Jika bahan baku tersebut tersedia dan mencukupi, maka bagian gudang akan langsung mengirimkan bahan baku sesuai permintaan bagian produksi, dan kemudian mengupgrade mengenai keadaan persediaan bahan baku. Namun jika bahan baku tidak mencukupi terhadap permintaan bagian produksi, maka bagian gudang akan membuat laporan kekurangan (ketidaktersediaan) bahan baku dan dikirimkan pada bagian pembelian. Setelah laporan tersebut dikirimkan, maka bagian pembelian melakukan pemesanan kepada penyedia (supplier) bahan baku, dan secara langsung suplier tersebut mengirimkan barang disertai dengan faktur penagihan. Bahan baku yang dipesan langsung diterima oleh bagian gudang disertai surat jalan, sedangkan faktur penagihan akan diterima oleh bagian pembelian. Untuk selanjutnya bagian pembelian membuatkan laporan mengenai pembelian bahan baku yang dilakukan dan disertai dengan kewajiban pelusanan yang harus dilakukan perusahaan kepada supplier. Laporan ini diterima oleh bagian keuangan, dan Sistem Informasi Manajemen

dijadikan arsip dalam laporan pembelian. Setelah laporan itu diterima, maka pihak perusahaan melalui bagian keuangan melakukan pembayaran atas pembelian bahan baku tersebut.

Sistem Informasi Manajemen

BAB IV PEMBAHASAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN I. Diagram Arus Data (DAD) I.1 DAD Level Nol Berdasarkan prosedur pada pembelian bahan baku pada pabrik bubur kertas (pulp) dan kertas maka dapat dibuat DAD level nol terlihat seperti gambar dibawah ini:

M engirim k an bahan baku M e n g i rim k a n fa k tu r p e n a g ih a n p e m b e lia n

Gudang

M e n e rim a p e m b a y a ra n

Supplier

M enerim a s urat pes anan pem belian bahan baku

M enerim a bahan baku

M engirim kan baha n baku

M enerim a perm int aan bahan baku

L aporan kekurangan bahan baku

Sistem Inform asi Pem belian B ahan Baku

M em int a ba han baku

Produksi M enerim a ba han baku

s urat pes anan pem belian

M engirim kan laporan pem belian dan penagihan

Bag ian Pem belian

M elakukan pem bayaran

M enerim a faktur

M enerim a laporan pem belian dan penagihan

Keuanga n

M enerim a laporan kekurangan bahan baku

Sistem Informasi Manajemen

I.2 DAD Level Kesatu

B a gian P ro d u k s i

M e n e ri m a bahan baku

2. B a g ia n m e n g i ri m k a n S u p lie r b a h a n b a k uM e n g i ri m k a n B a h a n B a k u + s u ra t j a l a n

M e n e ri m a P e m b a y a ra n

6. m e la k u k a n p e m b a y a ra n

M e m i n ta bahan bak u M e n g i ri m k a n B ahan baku

1. m e m in ta bahan baku

M e n e ri m a p e rm i n t a a n bahan bak u

File P e rs e d i a a n

M e la k u k a n P e m b a y a ra n

M e n e ri m a b a h a n b a k u + s u ra t j a l a n

File pem esanan

B a gian Gudang

M e n e ri m a s u ra t p e s a n a n p e m b e lia n B B

4. m e n g i ri m k a n s u ra t p e s a n a n

M e n g i ri m k a n F a k t u r P e n a g ih a n p e m b e lia n

File P e m b a y a ra n

S u ra t pes anan p e m b e lia n

M e n e ri m a l a p o ra n M e n e ri m a M e n e ri m a F a k t u r p e m b e lia n d a n L a p o ra n k e k u ra n g a n 3 . l a p o ra n k e k u ra n g a n 5. p ena gihan bahan bak u m e n g iri m k a bn a h a n b a k u B a g i a n m em buat B a g ia n la p P e m b e lia n fa k tu r & l a p Keuangan M e n g i ri m k a n l a p o ra n k e k u ra n g a n pem es anan p e m b e lia n d a n p e n a g ih a n

Berdasarkan penurunan level Diagram Arus Data (DAD) dari level nol ke DAD level kesatu, maka dari kasus dalam Sistem Informasi Manajemen Pembelian Bahan Baku pada pabrik kertas terbagi menjadi beberapa proses kegiatan penting yaitu; 1. Proses meminta bahan baku 2. Proses mengirimkan bahan baku 3. Proses mengirimkan laporan kekurangan bahan baku 4. Proses mengirimkan surat pesanan pembelian 5. Proses membuat faktur dan mengirimkan laporan pembelian/ pemesanan 6. Proses melakukan pembayaran

Sistem Informasi Manajemen

Berdasarkan analisa dari proses-proses yang terjadi, maka kita dapat melihat terjadinya suatu pencatatan yang menghasilkan file atau catatan yang diperlukan dalam pembuatan atau perancangan Sistem Informasi Manajemen, file tersebut antara lain;  File Persediaan File persediaan merupakan hasil dari up grade mengenai keadaan jumlah bahan baku yang terdapat di gudang. File memiliki waktu tertentu yang setiap saat dapat berubah. Selain itu file ini hanya dapat diakses oleh bagian gudang saja.  File pemesanan merupakan hasil dari laporan atau catatan yang terjadi atas pemesanan bahan baku. File ini berisikan spesifikasi data atau bahan baku yang dipesan , jumlah yang dipesan, tanggal pemesanan, dan lain sebagainya yang akan dijelaskan pada tools selanjutnya.  File Pembayaran File Pembayaran merupakan file yang terjadi atas proses atau aktifitas pembayaran. File ini berisikan catatan mengenai kegiatan pembayaran atau pelunasan dari bahan baku yang dipesan.

Sistem Informasi Manajemen

II.

Entity Relationship Diagram

P e rs e d ia a n Bahan baku

P em esanan

B a g ia n K euangan

M e n g h a s ilk a n la p o r a n

m e la k u k a n

1 M

M

M e la k u k a n

M e n g u p g ra d e

1 1 B a g ia n P ro d u k s i

1 M e m i n ta B ahan baku

B a g ia n Gudang

M e la p o rk a n k e k u ra n g a n

B a g ia n P e m b e lia n

M D ip e s a n bahan baku

1 s u p lie r

m e n e ri m a P e m b a y a ra n

Sistem Informasi Manajemen

Identifikasi dan Deskripsi Diagram Tiap-tiap kejadian yang dari entitas yang ada perlu diidentifikasikan dan dideskripsikan. Hal yang dapat dikerjakan dari hal tersebut adalah dengan membuat atribut. Hal yang menjadi entitas dalam pembahasan perancangan sistem informasi manajemen meliputi bagian gudang, bagian pembelian , bagian produksi , bagian pembelian, dan supplier. Dalam entitas yang kita bahas, maka akan terdapat suatu atribut yang memiliki ciri khas dari entitasnya. dalam pembahasan ini maka atribut dari tiap entitas yaitu; 1. Bagian Gudang Memiliki atribut antara lain; No Item, Jenis Item, Tanggal, Jumlah tersedia. 2. Bagian Produksi Memiliki atribut antara lain; No Item, Jenis Item, Tanggal, Volume Produksi, Volume Bahan Baku. 3. Bagian Pembelian Memilki atribut antara lain; No. pembelian, Tanggal, Nama Suplier, Jenis Item, Jumlah atau Volume yang dipesan, Harga. 4. Bagian Keuangan Memilki atribut antara lain; No Transaksi, Tanggal, No Pembelian, Tanggal Pembelian, Tanggal Pelunasan, Jumlah Pembayaran. 5. Suplier Memilki atribut antara lain; No, Nama Suplier, Jenis Item, Alamat, Telp. Setelah ER-Diagram tersebut kita petakan berdasarkan elemen-elemen data yang ada pada entitas, maka kita dapat membuat analisis dalam menentukan elemen-elemen data yang ada pada File Penyimpanan Data. Semua elemen data dipelajari untuk membuat struktur data base dalam penyimpanan data yang efisien. Dan selanjutnya dapat dibuatkan tabel normalisasi.

Sistem Informasi Manajemen

ER-Diagram Yang Telah Dimodifikasi

     

N o It e m P e rs e d i a a n J e n i s I te m B ahan bak u Tanggal J u m l a h V o l u m e T e rs e d i a J u m l a h t e rp a k a i M S is a V o lu m e

       

N o P em es anan Pem esanan Tanggal N a m a S u p lie r N o It e m J e n i s I te m M J u m lah T o t a l H a rg a T a n g g a l A k a n D i k i ri m

B a g ia n K euangan

M e n g h a s ilk a n la p o r a n

m elak u k a n

1

M e la k u k a n

M e ngu pg rad e

1 B a g ia n 1 P ro d u k s i

M e m in ta B ahan bak u

B a g ia n Gudang

M e l a p o rk a n k e k u ra n g a n

1

B a g ia n P e m b e lia n

D ip e s a n bahan baku

1

M s u p lie r

m e n e ri m a       

P e m b a y a ra n N o T ra n s a k s i Ta ngg al N a m a S u p lie r N o Ite m J e n i s It e m H a rg a P e r u n i t T o ta l H a rg a

Sistem Informasi Manajemen

III.

Normalisasi Dalam pembahasan perancangan Sistem Informasi Manejemen dari Sistem

Pembelian Bahan Baku pada tahap selanjutnya adalah pembuatan Tabel Normalisasi. Dalam normalisasi data elemen-elemen yang ditujukan pada ER-Diagram di tranformasikan dalam bentuk tabel. Pembuatan tabel tersebut adalah sebagai berikut; 1. Normalisasi kesatu File Produksi No Item

Jenis Item

Tanggal

Vol Produksi

Vol Bahan Baku

File Gudang No Item

Jenis Item

Tanggal

Jumlah Tersedia

File Pembelian No Pembelian

tanggal

Nama suplier

Jenis Item

Jumlah

Harga

File Keuangan No Transaksi

Tanggal

No pembelian

Tanggal Pembelian

Tanggal Pelunasan

Jumlah Pembayaran

File Suplier NO

Nama Suplier

jenis Item

Alamat

Telp

File Persediaan NO ITEM

JENIS ITEM

TANGGAL

JUM VOL TERSEDIA

JML TERPAKAI

SISA VOL

Sistem Informasi Manajemen

File Pemesanan NO PEMESANAN

TANGGAL

NAMA SUPLIER

NO ITEM

JENIS ITEM

TANGGAL

NAMA SUPLIER

NO ITEM

JENIS ITEM

JUMLAH

TOTAL HARGA

TGL DIKIRIM

File Pembayaran NO TRANSAKSI

HARGA / UNIT

TOTAL HARGA

2. Normalisasi kedua Pada Normalisasi pertama yang merupakan elemen-elemen yang bersasal dari pembuatan ER-Diagram, masih terdapat pengulangan (redundancy) terhadap elemen entitas yang akan diisi terutama pada Entitas yang memilki hubungan dengan nama supplier. Dimisalkan pengisian data adalah sebagai berikut; File Pemesanan NO PEMESANAN

PMS00001 PMS00002 PMS00003 PMS00004 PMS00005 PMS00006 PMS00007 PMS00008

TANGGAL

1/1/2005 5/1/2005 8/1/2005 10/1/2005 16/1/2005 19/1/2005 22/1/2005 26/1/2005

NAMA SUPLIER

PT Budi PT Cahya PT Ratu PT Cahya PT Cahya PT Budi PT Ratu PT Cahya

NO ITEM

L01 BB101 BK101 BB101 BB101 LO1 BK101 BB101

JENIS ITEM

Lem Kayu B. Kimia Kayu KAyu Lem B. Kimia Kayu

JUMLAH

TOTAL HARGA

10 drum 1.000 m3 50 Kg 2.000 m3 500 m3 10 drum 150Kg 3.000 m3

TGL DIKIRIM

2/1/2005 8/1/2005 9/1/2005 13/1/2005 19//1/2005 20/1/2005 23/1/2005 29/1/2005

Dari contoh data diatas maka terdapat pengulangan pada nama supplier dan Nomor Jenis item. Pengulangan tersebut harus diturunkan menjadi normalisasi level kedua yang dijelaskan dalam bentuk tabel sebagai berikut. A. File Pemesanan NO PEMESANAN

TANGGAL

NAMA SUPLIER

NO ITEM

JENIS ITEM

JUMLAH

TOTAL HARGA

TGL DIKIRIM

Sistem Informasi Manajemen

turun menjad i tngkt 2

File Pemesanan NO PEMESANAN

TANGGAL

NO ITEM

JENIS ITEM

JUMLAH

TOTAL HARGA

TGL DIKIRIM

File Nama Suplier NAMA SUPLIER

NO ITEM

B. File Pembayaran NO TRANSAKSI

TANGGAL

NO ITEM

JENIS ITEM

HARGA / UNIT

TOTAL HARGA

File Nama Suplier NAMA SUPLIER

IV.

NO ITEM

Kamus Data Seperti yang telah dijelaskan pada landasan teori, bahwa kamus data merupakan suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada didalam database. Dalam kamus data terdapat formulir-formulir data yang akan dijelaskan berdasarkan perancangan sistem informasi manajemen dari pembelian bahan baku, adalah sebagai berikut; 1. Entry Kamus Arus Data (Data Flow Dictionary entry)

Sistem Informasi Manajemen

Kamus arus data Kegunaan:

Untuk menjelaskan tiap arus data dalam diagram arus data

Nama arus data:

Meminta bahan baku

Penjelasan:

Dokumen yang berisikan tentang jumlah permintaan bahan baku

Dari :

Bagian Produksi

Ke:

Meminta Bahan Baku

Struktur data:

Catatan

Catatan:

-

Kamus arus data Kegunaan:

Untuk menjelaskan tiap arus data dalam diagram arus data

Nama arus data:

Menerima permintaan bahan baku

Penjelasan:

Dokumen yang berisikan tentang jumlah permintaan b. baku

Dari :

Meminta bahan baku

Ke:

Bagian Gudang

Struktur data:

Catatan

Catatan:

-

Kamus arus data Kegunaan:

Untuk menjelaskan tiap arus data dalam diagram arus data

Nama arus data:

Mengirimkan bahan baku

Penjelasan:

Dokumen yang berisikan tentang pengiriman barang

Dari :

Bagian Gudang

Ke:

Mengirim bahan baku

Struktur data:

Catatan

Catatan:

-

Sistem Informasi Manajemen

Kamus arus data Kegunaan:

Untuk menjelaskan tiap arus data dalam diagram arus data

Nama arus data:

Mengirimkan laporan kekurangan bahan baku

Penjelasan:

Dokumen yang berisikan tentang kekurangan bahan baku

Dari :

Bagian Gudang

Ke:

Membuat laporan kekurangan bahan baku

Struktur data:

Catatan

Catatan:

Kamus arus data Kegunaan:

Untuk menjelaskan tiap arus data dalam diagram arus data

Nama arus data:

mengirimkan pemesanan bahan baku

Penjelasan:

Dokumen yang berisikan tentang pemesanan bahan baku

Dari :

Bagian pembelian

Ke:

mengirmkan pesanan bahan baku

Struktur data:

catatan

Catatan:

-

Kamus arus data Kegunaan:

Untuk menjelaskan tiap arus data dalam diagram arus data

Nama arus data:

Melakukan pembayaran

Penjelasan:

Dokumen yang menjelaskan ttg pembayaran atas pembelian

Dari :

Bagian Keuangan

Ke:

Melakukan pembayaran

Struktur data:

Catatan

Catatan:

-

Entry kamus penyimpanan data Kegunaan: 2. Entry

Untuk Penyimpanan menjelaskan penyimpanan data dalam arus data Kamus Data

Nama arus:

File pemesanan

Penjelasan:

Dokumen yang menjelaskan tentang pemesanan yang dilakukan

Struktur data: Catatan atau laporan Volume:

2 Lembar / hari

Keaktifan:

10 satuan / hari

Akses

Bagian Pembelian

Catatan:

-

Sistem Informasi Manajemen

Entry kamus penyimpanan data Kegunaan:

Untuk menjelaskan penyimpanan data dalam arus data

Nama arus:

File Pembayaran

Penjelasan:

Dokumen Yang berisikan tentang transaksi atas pembelian barang

Struktur data: catatan atau laporan Volume:

2 Lembar / hari

Keaktifan:

30 Lembar / hari

Akses

Bagian Keuangan

Catatan:

-

Entry kamus penyimpanan data Kegunaan:

Untuk menjelaskan penyimpanan data dalam arus data

Nama arus:

File persediaan

Penjelasan:

Dokumen yang berisikan mengenai keadaan persediaan bahan baku

Struktur data: Catatan atau laporan Volume:

1 Lembar / hari

Keaktifan:

30 Lembar / hari

Akses

Bagian Gudang

Catatan:

3. Entry Struktur Kamus Data

Sistem Informasi Manajemen

Entry Struktur Kamus Data Kegunaan:

Untuk menjelaskan tiap-tiap struktur data unik dalam (1) arus data dan (2) penyimpanan data

Nama struktur: Catatan permintaan bahan baku Penjelasan:

Catatan yang berisikan tentang permintaan bahan baku produksi

Elemen:

No. Item

Tanggal

Jenis Item Jumlah Volume Catatan:

Entry Struktur Kamus Data Kegunaan:

Untuk menjelaskan tiap-tiap struktur data unik dalam (1) arus data dan (2) penyimpanan data

Nama struktur: Catatan laporan kekurangan bahan baku Penjelasan:

Catatan yang berisikan tentang kekurangan bahan baku produksi

Elemen:

No. Item

Tanggal

Jenis Item Jumlah Volume Catatan: Entry Struktur Kamus Data Kegunaan:

Untuk menjelaskan tiap-tiap struktur data unik dalam (1) arus data dan (2) penyimpanan data

Nama struktur: Catatan pemesanan bahan baku Penjelasan:

Catatan yang berisikan tentang pemesanan baku baku kepada supplier

Elemen:

No. Item

Nama Supplier

Tanggal

Jumlah

Jenis Item

Total harga

Catatan: Entry kamus elemen data Kegunaan:

untuk menjelaskan tiap elemen data unik yang terdapat dalam struktur data

Nama elemen data:

Jenis Item

Penjelasan:

nama yang mengidentifikasikan jenis bahan baku

Panjang:

20 karakter

Jum posisi desimal:

-

Alias:

-

Cakupan nilai:

A-Z

Nilai umum:

-

Nilai spesifik:

-

4. Entry Kamus Elemen Data Jenis: Alphabeth

Rincian penyuntingan; Lain:

-

Sistem Informasi Manajemen

Entry kamus elemen data Kegunaan:

untuk menjelaskan tiap elemen data unik yang terdapat dalam struktur data

Nama elemen data:

Nomor Item

Penjelasan:

Nomor yang mengidentifikasikan item bahan baku

Jenis:

Alphanumeric

Panjang:

5 karakter

Jum posisi desimal:

-

Alias:

-

Cakupan nilai:

A-Z, 001-999

Nilai umum:

-

Nilai spesifik:

-

Rincian penyuntingan; Lain:

-

V. Diagram Sruktur (Sructure Chart) Pada Diagram Arus Data Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku, jumlah proses atau kegiatan terdiri atas enam kegiatan, kegiatan tersebut adalah: Sistem Informasi Manajemen

1. Proses meminta bahan baku 2. Proses mengirimkan bahan baku 3. Proses mengirimkan laporan kekurangan bahan baku 4. Proses mengirimkan surat pesanan pembelian 5. Proses membuat faktur dan mengirimkan laporan pembelian/ pemesanan 6. Proses melakukan pembayaran Diagram struktur akan menjelaskan aliran informasi dan data yang terjadi dari enam kegiatan proses tersebut. Berbeda dengan Diagram Arus Data yang memperlihatkan atau menjelaskan mengenai aliran informasi dalam perancangan sistem informasi, pada diagram struktur akan sangat mudah untuk dibaca kegiatan atau aliran informasi yang terjadi pada masing-masing operasi yang terjadi dalam perancangan sistem informasi ini. Diagram struktur adalah sebagai berikut:

Sistem Informasi Manajemen

P EM

N I HA AG PE N AN ND LI A BE PE M

R AN

AN

L A PO KAN

PO R

G I RM

N U KA L AK ME

AN AR

LA

MEN

K AN G IR IM

N RA AYA M EN

MB PE

AY

AN AG I H

MB

IM A

EN AN P AN D B EL I

E A P IM ER EN

PE SA N

M

N ER ME

U

BA KU

BAK

AN N B AH

T SUR A

N BE LI A AN P EM

FA KT

UR

G IH P EN A

LAP OR AN KE KU RANGA N B AH A N BA KU MEN GI RI MK AN S URA B AHA T JA LA N BA K N (PE M U E SA NA + N)

N E LI A E MB AN P

R KT U

U

FA

MB ELIA N A PE T P ES A

BAH AN B AK

I MA NE R

UR A RI MA S

T AA NB AH AN

TA

ME

MEN E

ME NE R IM A LAP ORAN K E KUR AN GA N B AH AN BA KU

ME NGI R IMK AN SU R A BA HA T JA LA N BA K N (P EM U E SA N A + N)

ME N ER

RM IN

MELAKUKAN PEMBAYARAN MEMBUAT FAKTUR DAN LAPORAN PEMBELIAN MENGIRIMKAN PESANAN BAHAN BAKU MEMBUAT DAN MENGIRIMKAN LAP KEKURANGAN BB MENGIRIMKAN BAHAN BAKU MEMINTA BAHAN BAKU

IMA PE

ME M IN

Struktur Chart

SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU

Sistem Informasi Manajemen

VI.

Decision Tree Prosedur dari perancangan sistem informasi pembelian bahan baku atas keputusan pembelian adalah pada saat bagian produksi meminta bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi k bagian gudang, maka bagian gudang akan mengecek mengenai keadaan persediaan. Pada saat keadaan persediaan bahan baku tidak tersedia maka, bagian gudang harus segera memesan bahan baku yang diperlukan dengan mengirimkan laporan pemesanan ke bagian pembelian yang selanjutnya dipesan ke supplier. Jika kondisi bahan baku tersedia maka bagian gudang akan mengecek apakah bahan baku tersebut cukup untuk memenuhi permintaan bagian produksi. Jika tidak mencukupi maka bagian gudang akan memgirimkan laporan kekurangan bahan baku (memesan) ke bagian pembelian selanjutnya dipesan ke supplier. Namun jika ternyata bahan baku tersedia mencukupi atas permintaan bagian produksi, maka bagian gudang tidak perlu memesan bahan baku pada saat ini.

TIDAK PESAN

ER

SE

DIA

BAHAN BAKU MENCUKUPI

AK

UT

I

BA

HA

NB

PEMERIKSAAN DI GUDANG

PESAN BAHAN BAKU TIDAK MENCUKUPI

I

B AH AN BA K ID A UT ER KT

PESAN

S ED IA

Sistem Informasi Manajemen

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN I.

Kesimpulan Berdasarkan perancangan sistem informasi manaemen dari sistem pembelian bahan baku pada perusahaan kertas PT XXX yang telah kami bahas, maka kami dapat menarik kesimpulan yaitu; 1.

PT XXX merupakan sebuah perusahaan yang memproduksi

bubur kertas (pulp) dan kertas yang bahan bakunya berupa kayu, lem dan bahan kimia 2.

Pada Sistem pembelian bahan baku PT XXX terdapat lima

entitas yang berhubungan dalam kegiatan proses pembelian yaitu; bagian produksi , bagian pembelian, bagian keuangan, bagian gudang, dan bagian penyediaa bahan baku (supplier). 3.

Kegiatan atau proses dari Sistem Informasi Manajemen

pembelian bahan baku pada PT XXX , terbagi menjadi enam kegiatan yaitu; proses meminta bahan baku, mengirimkan bahan baku, mengirimkan laporan kekurangan bahan baku, mengirmkan surat pesanan pembelian, membuat faktur dan mengirimkan laporan pembelian atau pemesanan, dan melakukan pembayaran. 4.

Dari enam proses yang terjadi pada perancangan sistem,

maka menghasilkan file dalam pencatatan aktifitas yang terjadi pada proses pembelian. File tersebut adalah; File Persediaan, File Pemesanan, File Pembayaran. 5.

Identifikasi dan Deskripsi elemen-elemen dari file yang

dihasilkan dalam perancangan sistem informasi pembelian bahan baku, dapat memberikan karakteristik khusus terhadap file yang dibutuhkan pada pencacatan aktifitas kegiatan proses pembelian bahan baku. 6.

Aliran informasi dan data dari perancangan sistem telah

tergambarkan dengan jelas pada strukutr diagram. 7.

Proses pengambilan keputusan atas pembelian bahan baku

berdasarkan keputusan bagian gudang yang selanjutnya diteruskan kepada bagian pembelian.

Sistem Informasi Manajemen

8.

Keputusan pembelian yang diambil oleh bagian gudang

berdasarkan ketersediaan bahan baku yang ada pada persediaan yang mencukupi atas permintaan bagian produksi. II.

SARAN Saran penulis dalam perancangan sitem informasi pembelian bahan baku yang kami laporkan yaitu: 1. Perancangan sistem informasi yang telah dibuat akan berjalan efektif jika tiap entitas yang terkait dapat saling bekerja sama dan berkoordinasi dalam melakukan pekerjaannya. 2. Perancangan sistem informasi yang telah dibuat memerlukan sumber daya manusia yang handal untuk mengoperasikan atau melaksanakannya. Tanpa sumber daya manusia yang handal maka secanggih apapun dari sistem dan teknologi yang telah dibuat maka tidak akan dapat berjalan dari tujuan yang diharapkan.

Sistem Informasi Manajemen

Daftar Pustaka Bahan-bahan Kuliah Sistem Informasi Manajemen Sekolah Tinggi Manajemen Industri, Jakarta 2005 Pohan, Husni Iskandar dan Bahri, Kusnassriyanto Saiful, Pengantar Perancangan Sistem, Penerbit Erlangga, Jakarta 1997

Sistem Informasi Manajemen

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL

i

KATA PENGANTAR

ii

DAFTAR ISI

1

BAB I

3

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

3

I.2 Perumusan Masalah

4

I.3 Pembatasan Masalah

4

BAB IILANDASAN TEORI

5

II.1Pengertian Sistem Informasi Manajemen

5

II.2Alat (tools) Dalam Memodelkan SIM

6

1. Diagram Arus Data

6

2. Entity Relationship Diagram

9

3. Normalisasi

11

4. Kamus Data

12

5. Diagram Struktur

13

6. Pohon Keputusan ( Decision Tree)

13

BAB III STUDY KASUS

14

III.1 Definisi Perancangan Sistem Informasi

14

III.2 Manajemen Sistem Pembelian

14

III.3 Prosedur Pembelian Bahan Baku

17

BAB. IV PERANCANGAN PERANCANGAN SIM

19

IV.1 Diagram Arus Data

19

IV.2 Entity Relationship Diagram

22

IV.3 Normalisasi

25 Sistem Informasi Manajemen

IV.4 Kamus Data

28

IV.5 Diagam Struktur

33

IV.6 Decision Tree

35

BAB.V KESIMPULAN DAN SARAN

37

V.1Kesimpulan V.2Saran

37 38

DAFTAR PUSTAKA

Sistem Informasi Manajemen

Berdasarkan diagram pohon keputusan yang telah dibuat maka dapat ditranformasikan menjadi sebuah tabel keputusan yaitu; Kondisi dan Tindakan A. Kondisi Bahan baku tersedia Bahan baku mencukupi B, Tindakan Pesan Bahan Baku Tidak Pesan

1 Y Y

Alternatif 2 Y T T T V

3

V

V

Sistem Informasi Manajemen