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El plan de crecimiento de una hora Cómo una hoja de papel puede elevar el nivel de nuestro negocio por Joe Calhoon

RESUMEN EJECUTIVO

negocio.

Es fácil estar muy ocupados en el trabajo y a la vez volvernos completamente improductivos. Es como caminar sin llegar a ningún lado. Para evitar esto, es preciso que nos valgamos de un plan para seguir adelante. En otras palabras, un proceso simple y rápido que funcione.

Visión: 6 minutos

La mayoría de los procesos de planificación son demasiado complicados. Es muy difícil aplicarlos en el mundo real. Un mejor enfoque es reservar una hora para desarrollar el plan de crecimiento y la estrategia que utilizaremos. Una vez que hayamos aprendido a desarrollar nuestro plan de crecimiento en una hora, estaremos equipados con todo lo necesario para que el negocio crezca y crezca.

El proceso de planificación de 1 hora Hay cinco razones por las que las compañías no suelen planificar con frecuencia: 1. La mayoría de las sesiones de planificación generan documentos muy largos como para tener un uso práctico. 2. Algunas personas consideran que las largas sesiones de planificación son una pérdida de tiempo. 3. La planificación suele convertirse en tarea de la élite de la compañía. 4. Con frecuencia, la planificación genera documentos que jamás se usarán. 5. Los planes complicados tienen muy poca o ninguna incidencia en el desempeño de la organización. Para evitar estos problemas, hay una mejor manera de proceder, es decir, contar con un proceso de planificación tan directo que este se pueda terminar en sólo una hora. Luego, todo el mundo regresa a su trabajo. En vez de generar un documento, se genera una hoja de papel que todo el mundo pueda utilizar a la hora de tomar las decisiones diarias. La idea es enfocarse en los problemas clave.

La visión es una descripción concisa del futuro ideal de la organización. Debe ser estimulante, evaluable y posible. Debemos aprovechar este tiempo para mejorar la visión de la compañía. Algunos ejemplos: - "Ser la aerolínea preferida en todo el mundo", Delta Airlines. - "Ser la principal compañía de alimentos y ofrecer alimentos nutritivos y sabrosos en todo el mundo", Heinz. - "Tratar nuestro equipo con respeto, nuestros clientes como si fueran familia y ofrecer la mejor barbacoa del país", Jack Stack Barbeque. Para escribir nuestra propia visión, debemos responder las siguientes preguntas: 1. ¿Cómo queremos que sea nuestra organización? 2. ¿Qué estamos ofreciendo en términos de productos y servicios? 3. ¿A qué clientes o mercados les estamos sirviendo? 4. ¿Cuál es el alcance geográfico del negocio? Una vez que hayamos respondido estas cuatro preguntas, podemos pasar a pulir y refinar la visión con el fin de llegar a algo muy estimulante. - "Somos el proveedor de soluciones telefónicas más confiable de todo Kansas". - "Nuestra visión es convertirnos en el principal proveedor de soluciones de marketing en línea a los negocios del Medio Oeste".

La sesión de planificación de una hora está integrada por las siguientes partes:

Las mejores visiones siempre son medibles en términos cuantitativos. Hay un número específico al que queremos llegar. Este número puede variar dependiendo del negocio: ingresos brutos, ganancias, ingresos por empleado o cualquier otro criterio aplicable. Contar con un sistema de medición es importante porque nos permite determinar si hemos tenido éxito o no.

¿A dónde queremos que llegue nuestro equipo?: 25 minutos

Misión: 6 minutos

Los primeros 25 minutos deben ser empleados en refinar y replantear los planes a largo plazo. Esto supone ocuparse un poco de los cuatro elementos que conforman el núcleo del

La misión es aquello que le queremos brindar a los clientes. Es un enunciado en el que establecemos incluso la razón de ser de la compañía. Una misión clara permite que todo el mundo se

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El plan de crecimiento de una hora 2 mantenga enfocado en lo realmente importante. Algunos ejemplos: - "Organizar la información de todo el mundo y hacerla universalmente accesible y útil", Google. - "Crear recuerdos que duren toda una vida", Cruise Holidays of Kansas City. - "Lograr que la gente que está lejos de casa se sienta entre amigos y realmente querida", Marriott. Para escribir el primer borrador de nuestra misión, debemos pensar en el valor que le ofrecemos a los clientes y completar el siguiente enunciados: "Ayudar a nuestros clientes a...". Algunas ideas: - "Ayudar a nuestros clientes a escoger su vehículo ideal". - "Ayudar a nuestros clientes a planificar su retiro". - "Ayudar a nuestros clientes a disfrutar de una experiencia libre de estrés al proveerles un vehículo de alquiler confiable y seguro". Peter Drucker sugiere que una buena misión debe ser lo suficientemente concisa como para que se pueda imprimir en una camiseta. El reto es crear algo corto y a la vez interesante. Y, más importante aún, la misión debe tomar en cuenta a los clientes. La razón de ser de las grandes organizaciones es servir a sus clientes. Valores: 6 minutos Los valores tienen que ver con nuestro código de conducta y establecen cómo se deben tratar entre sí los miembros del equipo y cómo se deben comportar ante los clientes. Los valores siempre le dan empuje al desempeño y a los resultados de la organización. - "Nos comprometemos a brindarle a los empleados un lugar de trabajo estable y que le ofrezca a todos las mismas oportunidades de aprender y crecer personalmente. Fomentamos la creatividad y la innovación para mejorar la efectividad de Southwest Airlines. Pero por sobre todo, los empleados recibirán dentro de la organización el mismo respeto que se espera que estos le brinden al cliente". - "Enfocados, amistosos, divertidos y justos", J. Schmid. Para escribir nuestra declaración de valores, debemos empezar por escoger entre tres y siete de las siguientes posibilidades: - Responsabilidad: ante los resultados y hacer lo que se espera que hagamos. - Compromiso: altos estándares de calidad. - Creatividad: generar ideas y pensamientos originales. - Excelencia: hacer nuestros mejores esfuerzos. - Equidad: evitar los parcialismos. - Diversión: fomentar un ambiente de juego. - Integridad: cumplir con lo que decimos. - Lealtad: las situaciones difíciles no son más que oportunida-

des. - Pasión: ser muy entusiastas. - Respeto: estimar las habilidades de los demás. - Servicio: cumplir con las expectativas del cliente. - Trabajo en equipo: trabajar productivamente. - Actitud positiva: ser útil y constructivo. - Balance entre trabajo y vida personal: lograr un buen balance. - Generosidad: ofrecer nuestro tiempo y talento gratuitamente. - Autoridad: permitir que los demás escojan y actúen. - Amistad: estar bien dispuestos. Objetivos: 7 minutos Los objetivos son la medida de nuestro éxito y de nuestro desempeño organizacional. Los objetivos se pueden medir desde varios puntos de vista: clientes, empleados y financieramente. Para escribir los objetivos: 1. Determinar qué vamos a medir. Debe ser sencillo y directo. 2. Especificar cómo lo mediremos. Esto nos llevará cierto tiempo, así que debemos ser pacientes. 3. Establecer hacia dónde queremos llegar con cada medición. Por ejemplo, una tabla de objetivos podría ser la siguiente:

Cliente

Medir

Cómo medir

Objetivo

Satisfacción Cuota de mercado Productividad

Encuesta % del negocio

70 + 60%

Ingresos por empleado Cuestionario de evaluación Anuales

US$ 150 mil

Empleados Satisfacción

Finanzas

Ingresos brutos EBITDA Deuda

Anuales Dólares

3,2 US$ 1,5 millones US$ 200 mil 0

¿Dónde estamos en estos momentos?: 10 minutos Debemos reservar los siguientes 10 minutos para determinar la situación en la que estamos e identificar todos los problemas que deben ser resueltos para poder seguir adelante. El principio 80/20 sugiere que siempre hay un desbalance entre lo que hacemos y lo que obtenemos. Lo que debemos tratar de hacer en estos diez minutos es establecer cuáles son los asuntos más importantes que está encarando la organización en estos momentos. En otras palabras, debemos tratar de identificar el 20% de los problemas que llevarán directamente a 80% del crecimiento futuro. En general, sólo hay ocho tipos de problemas comerciales.

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El plan de crecimiento de una hora 3 Cada uno de estos se divide luego en tres: 1. Recursos humanos: - Empleados sin formación incapaces de desempeñarse correctamente. - Falta de un sistema de responsabilidades. - Empleados poco comprometidos con la organización. 2. Recursos físicos: - Tecnologías inadecuadas o desactualizadas. - Falta de los equipos más adecuados para hacer el trabajo. - Espacios mal utilizados que encarecen la estructura. 3. Recursos financieros: - Falta de estados financieros oportunos. - Dinero de reserva insuficiente. - Un sistema de presupuestos inadecuado. 4. Ingresos necesarios: - Los costos están aumentando más rápido de lo esperado. - Pérdidas debido a una política de precios incongruente. - Falta de un control interno de gastos. 5. Innovación: - Línea de productos envejecida que necesita ser refrescada. - Un servicio al cliente menos que aceptable. - Muy pocas fuentes de ingreso como para soportar los altibajos de las ventas. 6. Marketing y ventas: - Falta de agentes de ventas experimentados. - Poco uso de los medios sociales en cuanto canales de venta. - Una marca desactualizada que necesita ser modernizada. 7. Productividad: - Productos vendidos requieren demasiado reprocesamiento. - Desconexión entre el departamento de ventas y el de atención al cliente. - Demasiados errores en el centro telefónico de atención al cliente. 8. Responsabilidad social: - Falta de espíritu de grupo. - Falta de un programa de retribución a la comunidad. - Falta de interés en causas que valen la pena. Ahora debemos tratar de: 1. Revisar esta lista y hacer una lista de entre cinco y diez problemas que se deben resolver con el fin de que la compañía pueda crecer.

2. Jerarquizar la nueva lista en orden de importancia. 3. Empezar a pensar en las estrategias que se pueden aplicar para resolver cada uno de los problemas. Debemos guardar esta lista porque pronto la necesitaremos. ¿Cómo llegaremos desde aquí hasta allá?: 25 minutos En la última parte de la sesión de planificación debemos establecer las estrategias y prioridades que determinarán el camino de la compañía: quién hará qué y cuándo. Estrategias: 15 minutos Las estrategias son el camino que seguirá la compañía durante los meses siguientes. Las estrategias son la parte más importante del plan de crecimiento por varias razones: - Nos obligan a concentrarnos en las áreas que determinan el crecimiento de la compañía. - Constituyen la ruta que debemos seguir con el fin de alcanzar nuestra visión y cumplir con la misión. Una buena plantilla para escribir las estrategias del negocio es: Clarificar nuestras opciones estratégicas

para

Especificar el objetivo que tenemos en mente

- Incrementar nuestro espacio físico e invertir en tecnología para mejorar el ambiente de trabajo. - Asegurarnos de que la gente más adecuada esté en puestos de liderazgo y modernizar el sistema de recompensas para incrementar los niveles de compromiso de los empleados. - Conseguir una línea de crédito en un banco para incrementar nuestra estabilidad financiera. Por lo general, la mejor manera de desarrollar las estrategias es sentarnos y crear nuestra propia matriz. El siguiente es un ejemplo de una matriz de estrategias de recursos humanos: Recursos humanos para Objetivo Contratar gente más Integrar un equipo más calificada capaz Colocar las personas más Expandir nuestra adecuadas en los puestos capacidad de servicio más adecuados. Crear programas de Aumentar el compromiso liderazgo de los empleados Ofrecer formación en las Fortalecer el equipo oficinas gerencial Rotar gente entre varios Mejorar la retención de puestos gerenciales empleados Mejorar los programas Reclutar gente más capaz de incentivos para el equipo de ventas Opciones estratégicas

Ahora debemos hacer una matriz para cada problema que esté encarando la compañía.

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El plan de crecimiento de una hora 4 de que la tarea sea terminada.

Prioridades: 10 minutos Ha llegado el momento de establecer las prioridades. La mayoría de los planes de crecimiento se olvidan de las prioridades. Esto es lamentable porque: - Las prioridades constituyen un punto focal para que los empleados alcancen los objetivos que le permitirán crecer a la compañía. - Las prioridades ofrecen la oportunidad de que los empleados profundicen y fortalezcan su carácter. - Las prioridades pueden determinar las acciones específicas que se requieren para lidiar con los problemas de la organización. La plantilla básica para establecer las prioridades del plan de crecimiento es esta: Se comienza con un verbo

Se hace medible

Se termina con una fecha

1. Comenzar con un verbo: lo ideal es que muestren acciones completas. Algunos verbos que se pueden usar son: "terminar", "completar" y "hacer". 2. Debe ser medible: y observable. Debemos ser capaces de saber cuándo se llevo a cabo una prioridad. Si esto no es posible, entonces no es lo suficientemente específico. Si podemos decir cuándo se completó algo, entonces también podemos decir cuánto se ha progresado. 3. Terminar con una fecha: porque las mejores organizaciones prefieren actuar antes que paralizarse.

Algunos ejemplos de prioridades: - Greg contratará un nuevo representante de ventas el 14 de junio. - David renovará nuestra página Web el 4 de julio. Los planes de crecimiento suelen carecer de prioridades. Pero estas son un componente fundamental porque convierten las estrategias en acciones diarias.

El documento como tal La verdadera importancia de este plan de una hora es que le da vida al plan de crecimiento de la compañía. Una buena manera de mantenerlo actualizado es seguir el siguiente patrón: 1. Planificar durante una hora y establecer las prioridades de los siguientes 30 a 90 días. 2. Hacer durante los siguientes 30 a 90 días aquello que planificamos. 3. Tras 30 a 90 días, hacemos una pausa y evaluamos los resultados. 4. Celebrar nuestro progreso y empezar de nuevo. Una vez al año podemos reunir a todo el mundo para actualizar la visión, la misión, los valores y los objetivos de la compañía. Pero también sirve reunirse una hora cada cierto tiempo para replantear las prioridades y celebrar. (Ver ejemplo en la siguiente página)

4. Asignarle la prioridad a una persona: que se debe asegurar

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Título original: The One Hour Plan for Growth Editorial: Wiley Publicado en: Noviembre de 2010

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El plan de crecimiento de una hora 5

Un ejemplo Plan de crecimiento de Arnie's Pizza Estrategias

Visión Convertirnos en el principal proveedor de pizzas de masa gruesa de la nación y aumentar nuestras ganancias en 25% cada año.

Misión Crear una experiencia gastronómica memorable.

Aumentar los niveles de compromiso, ofrecer más retroalimentación e incrementar las oportunidades de reconocimiento para mejorar la satisfacción del cliente. Recursos humanos

Valores Integridad, Respeto, Pasión, Actitud positiva, Excelencia, Trabajo en equipo y Servicio.

Objetivos - Mejorar el año que viene en 10% la satisfacción del cliente. - Mejorar el año que viene en 10% la satisfacción del empleado. - Aumentar la rentabilidad de la compañía en 15% durante el año fiscal 2011. - Buscar 10 futuros líderes aumentar nuestro liderazgo.

Compromiso del equipo

para

Ofrecer una mejor formación profesional y asegurarnos de que la gente correcta esté en el puesto correcto para que el equipo profundice aún más en los valores. Productividad Comparar nuestros sistemas con los sistemas de otras compañías de clase mundial y desarrollar sistemas de primera clase para maximizar la eficiencia de nuestras operaciones. Marketing y ventas Lograr que nuestros clientes se vuelvan fanáticos de nuestra comida; crear sinergias que conlleven ventas futuras; y mantener el programa de premios al cliente actual para maximizar las oportunidades de ventas.

Prioridades > Reuniones de 1 hora con seis unidades de negocios para el 12/3 para comunicar la Visión, la Misión y los Valores: - Georgina debe organizar las reuniones hacia el 31/1 - Ed debe desarrollar un esquema general hacia el 31/1 > Lanzar un nuevo sitio Web hacia el 1 de mayo: - Ideas a David el 31/1 - Sitio de prueba desarrollado por Fred - Sitio de prueba disponible el 28/2 - Retroalimentación el 15/3 - Fred y David trabajan en la versión 2 - Sitio debe estar operativo el 15/4 > Comenzar a usar las tarjetas de felicitación el 15/2: - Henry las diseña para el 12/1 - Rob las aprueba el 26/1 - Última versión para el 1/2 - Enviarlas el 10/2 > Lanzar un nuevo programa de lealta del cliente hacia el 1 de julio: - John busca ideas hasta el ½ John desarrolla el primera borrador hacia el 1/3 - La gerencia lo revisa hasta el 15/3 - Los empleados lo revisan en las reuniones de trabajo - Segundo borrador para el 1 de mayo: John - Impresión de material para el 15/5: Louise - Distribución de material para el 15/6 Louise - Entrenamiento del personal para el 15/6 John - Lanzamiento para el 1/7: Lester

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