62947420-Uso-Del-Risk

Definición de riesgo. Gestión de los riesgos del proyecto. Procesos de la gestión de riesgos. Project Server. Crear nuevo riesgo en Project Server Server.. Modificar riesgos en Project Server Server.. Gestión de riesgos usando Project Server. Análisis Análisis cuantitativo de riesgos. Simulación Monte Carlo. Análisis de riesgos usando @risk for Project.

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP

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DEFINICIÓN DE RIESGO Evento o condición incierta, que si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo en por lo menos un objetivo del proyecto. Es un evento futuro que puede o no puede ocurrir. Un riesgo tiene dos dimensiones:

La probabilidad de ocurrencia está entre 0% y 100%.

El impacto: efecto o consecuencia probable calculado.

es

determinado

o

“Los riesgos conectan incertidumbre con objetivos” 

DEFINICIÓN DE RIESGO Evento o condición incierta, que si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo en por lo menos un objetivo del proyecto. Es un evento futuro que puede o no puede ocurrir. Un riesgo tiene dos dimensiones:

La probabilidad de ocurrencia está entre 0% y 100%.

El impacto: efecto o consecuencia probable calculado.

es

determinado

o

“Los riesgos conectan incertidumbre con objetivos” 

GESTIÓN DE RIESGOS DEL PROYECTO Proceso sistemático de identificación, análisis y respuesta a los riesgos del proyecto.

Propósito:

Maximizar las probabilidades y consecuencias de sucesos positivos y minimizar las probabilidades y consecuencias de sucesos adversos a los objetivos del proyecto.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO







PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN DE DERIESGOS RIESGOS

IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓNDE DE RIESGOS RIESGOS

ANÁLISIS ANÁLISIS CUALITATIVO CUALITATIVO







SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO  Y  YCONTROL CONTROL

PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN DE DERESPUESTA RESPUESTA

ANÁLISIS ANÁLISIS CUANTITATIVO CUANTITATIVO

PROJECT SERVER

http://office.microsoft.com/en-us/projectserver  Project Server es un software para la gestión de proyectos de empresa. Las herramientas de gestión de proyectos de empresa (de la familia de Microsoft Office Project 2003) basadas en Project Server son: Project Professional 2003 Project Web Access Project Server 2003 SQL Server 2000 Project Server permite el seguimiento de riesgos, problemas y documentos. Kit de recursos de Project Server: http://www.microsoft.com/technet La integración de Project Server con Windows SharePoint Services (WSS) ofrece una excelente herramienta para la identificación, seguimiento y respuesta a riesgos. Para ver y modificar riesgos en Project se debe tener conexión a Project Server.

CREAR UN NUEVO RIESGO USANDO PROJECT Ir al menú Colaborar / Riesgos, o en la barra Colaborar click en Si no se tiene conexión a Project Server, Project presentará un mensaje pidiendo que se especifique una dirección URL de Project Server en la ficha Colaborar del cuadro de diálogo Opciones del menú Herramientas.  Aparece la ventana de Project Web Access (entorno de Project Server) mostrando la lista de proyectos que se hayan introducido. En la columna Nombre del proyecto, haga clic en un proyecto. Haga clic en Nuevo riesgo. Introduzca toda la información necesaria acerca del riesgo. Dependiendo de los campos que el administrador haya configurado. En la parte inferior de la página, especifique las tareas, proyectos, problemas, documentos y cualquier otro riesgo que pueda afectar a este riesgo o verse afectado por él. Haga clic en Guardar y cerrar.

INFORMACIÓN DE UN RIESGO QUE SE PUEDE INGRESAR EN PROJECT SERVER  

Probabilidad: posibilidad de que el riesgo se produzca, de 0% a 100%. Impacto: gravedad que tendrían los efectos negativos en caso de que llegue a producirse el riesgo, utilizando un valor del 1 al 10.

     

Costo: el impacto que tendría el riesgo en cuanto a costos. Categoría: especifica el tipo de riesgo. Descripción: especifica la naturaleza del riesgo. Plan de minimización : planes para reducir al mínimo el riesgo. Desencadenar descripción : el tipo de desencadenante del riesgo. Plan de emergencia : planes alternativos en caso de que el riesgo se produzca.



Desencadenante: condición que activaría el plan de emergencia.

VER Y MODIFICAR RIESGOS USANDO PROJECT Y PROJECT SERVER En el menú Colaborar, haga clic en Riesgos. En la columna Nombre del proyecto, haga clic en un proyecto. En la hoja, haga clic en un título de riesgo para ver su contenido. Para especificar información adicional, haga clic en Modificar riesgo, realice los cambios oportunos en los campos del riesgo y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar. 

El siguiente ejemplo mostrará los pasos para crear o modificar riesgos identificados en un proyecto usando Project con conexión a Project Server.

GESTIÓN DE RIESGOS CON PROJECT SERVER Iniciar una sesión en Project Server y visualiza los proyectos que han sido publicados en Project Server.

Los riesgos, que son oportunidades o problemas potenciales, pueden estar  asociados a los proyectos publicados en Project Server, a las tareas de esos proyectos o a otros riesgos, problemas o documentos

Ver y enviar riesgos en todos los proyectos

e d a t

si L

t

s o c e y o r p

GESTIÓN DE RIESGOS CON PROJECT SERVER Click en el proyecto 100X DVD Drive y visualizar la página Riesgos para ese proyecto.

Nuevo riesgo

No existen riesgos a mostrar de la lista de “Riesgos” en esta vista. Para crear un nuevo riesgo, haga click en “Nuevo riesgo”

GESTIÓN DE RIESGOS CON PROJECT SERVER Click en Nuevo riesgo y visualizar la página Riesgos: Nuevo elemento

Los valores contenidos en un riesgo ayudan a identificar la naturaleza del riesgo (amenaza u oportunidad), puntos de activación, planes de mitigación y el propietario.

Riesgos: Nuevo elemento

GESTIÓN DE RIESGOS CON PROJECT SERVER Introducir la información del riesgo y asignar el riesgo a un recurso humano

•Título • Asignado a •Estado •Categoría •Fecha de vencimiento •Propietario •Probabilidad •Impacto

 Asignado a

GESTIÓN DE RIESGOS CON PROJECT SERVER Hacer click en Guardar y cerrar para almacenar el riesgo y regresar a la página Riesgos de este proyecto donde aparecerá el nuevo riesgo.

Riesgos Una vez creado el riesgo, su estado y el propietario estarán visibles en la página Riesgos del proyecto al que se encuentra asociado éste.

ANÁLISIS CUANTITATIVO Análisis de riesgos en proyectos usando el @RISK for Project

 @RISK FOR PROJECT @ RISK for Project es un software de la compañía Palisade que desarrolla el análisis de riesgo para proyectos en un entorno de MS Project. Se puede introducir la incertidumbre a un modelo de proyecto usando los mismos gráficos, reportes e interfaz que se usan en las versiones de hojas de cálculo (ej. @RISK for Excel). Viene en dos Professional.

versiones:

Standard

y

Se pueden obtener demos del software en el web site: http://www.palisade.com

ANÁLISIS DE RIESGO El análisis de riesgo es cualquier método para evaluar el impacto del riesgo en la toma de decisiones. En @risk for project es un método cuantitativo que busca un resultado a una situación de decisión como una distribución de probabilidad. Comprende 4 pasos: 

Desarrollar un modelo: definir el problema o situación en el formato de project.



Identificar la incertidumbre: ingresar las variables independientes con sus valores y distribución de probabilidad, definiendo la variable de resultado.



 Analizar el modelo con la simulación: determinar el rango de probabilidad y los posibles valores de la variable resultado del proyecto



Tomar una decisión: sobre la base de los resultados y experiencia.

@risk for project usa la simulación Montecarlo.

SIMULACIÓN MONTECARLO Es un modelo de simulación que a través de una serie de ensayos estadísticos permite encontrar valores esperados para variables desconocidas. Si se conoce la distribución de probabilidad de cada variable explicativa y sus rangos de variación, con el método Montecarlo se puede hallar la distribución de probabilidad de la variable de resultado. El método Montecarlo considera todas las combinaciones posibles de variantes en las distintas variables que tenga el proyecto.  – Y = f (X1, X2, … Xn)  – Dist. Prob. X1: F1 = f (X1)

imputs

 – Dist. Prob. X2: F1 = f (X2)  – Dist. Prob. Xn: Fn = f (Xn)

output

 – Dist. Prob. Y: FY = f (Y)

SIMULACIÓN MONTECARLO: EJEMPLO Un proyecto consta de 3 actividades, cuya información de costos se presenta en el siguiente cuadro:

Actv más probable El costo de cada actividad es una variable explicativa, independiente o “input”. Se trata de encontrar los datos del cuadro correspondiente a la variable de resultado, dependiente o “output”, que en este caso será el costo total.

 A 100 Bes el costo total esperado 120y su distribución de Es decir, ¿cuál probabilidad? C 80

SIMULACIÓN MONTECARLO: EJEMPLO El costo de la actividad A tiene una distribución uniforme por lo que cada posible valor que adopte el costo tendrá la misma probabilidad de ocurrencia, siendo su valor mínimo 90 y el máximo 120. El valor  esperado es el promedio ponderado de todos los posibles valores. En este caso es: (90 + 120) / 2 = 105.

90

105

120

El costo de la actividad B tiene una distribución triangular por lo que cada posible valor que adopte el costo tendrá diferente probabilidad de ocurrencia, siendo su valor mínimo 105 y el máximo 130. El valor  esperado dependerá de la forma del triángulo, en este caso asumimos: (4*120 + 105 + 130) / 6 = 119.17. El costo de la actividad C es similar a la de A. Valor esperado: 80

SIMULACIÓN MONTECARLO: EJEMPLO El costo total será siempre la suma de los costos de las 3 actividades. Tomando los valores más probables: 100 + 120 + 80 = $ 300; y con los valores esperados: 105 + 119.17 + 80 = $ 304.17 Pero el valor esperado del costo total … NO ES $300 NI $ 304.17! Para hallarlo, se calculan todos los posibles valores que adoptan los costos de cada actividad (dentro de su rango de variación) y multiplicarlos por su probabilidad de ocurrencia antes de sumarlos. Precisamente, la simulación Montecarlo realiza esto a través de un número grande de iteraciones. Respuestas para el costo total: (margen de confianza = 95%) Valor esperado = $ 303.23 Valor máximo = $ 336.76 Valor mínimo = $ 267.69 Desviación estándar = 11.59 Distribución: normal (por el Teorema del Límite Central)

INICIANDO @RISK FOR PROJECT Con el MS Project abierto, click en ícono de @risk for  project  Aparecerán nuevos íconos y comandos en la ventana de Project. En el menú principal aparecerá el nuevo menú @RISK.  Aparecerá la barra de herramientas del @RISK.

ENTORNO DE @RISK FOR PROJECT Menú del @risk Tool bar  del @risk

Columna de las funciones de @risk

PRINCIPALES ÍCONOS DEL @RISK Barra de herramientas del @risk

@RISK: Open: abre una simulación @risk guardada @RISK: Save: guarda la simulación @risk actual  Add Outputs: agrega la tarea seleccionada actual como una variable de resultado en la simulación. @RISK Define Distribution: agrega o edita una distribución de probabilidad para el campo seleccionado @RISK: View Model Definition: lista todos los elementos de @risk @RISK: Simulation Settings: introduce los parámetros de simulación @RISK: Run Simulation: inicia el proceso de simulación del proyecto

TRABAJANDO CON @RISK: PASOS Definir los inputs. En proyectos, usualmente los inputs preferidos son los costos y las duraciones de las actividades. Ello implica definir sus valores más probables, sus rangos de variación y su distribución de probabilidad. Definir los outputs. En proyectos, nos interesa la información respecto al costo total y la duración total del proyecto. Definir los parámetros de la simulación. Correr la simulación Interpretar los resultados.

DEFINICIÓN DE LOS INPUTS Ir a uno de los campos de una actividad determinada, por ejemplo duración, y click en @RISK Define Distribution:  Aparece una ventana con opciones para seleccionar: El tipo de distribución (Dist…) Valor mínimo (min) Valor más probable (m. likely) Valor máximo (max) Hacer lo mismo con cada actividad

TIPOS DE DISTRIBUCIÓN DE PROBABILIDAD PARA LOS INPUTS

APLICACIÓN Para los inputs (duraciones de las actividades) se definió una distribución triangular  mín = -5% más probable máx = +10% más probable

Vary("Triang", -5%, 4, +10%, "%chg") 3.5 3.0 2.5 2.0

@RISK for Project Trial Version For Evaluation Purposes Only

Output = duración del proyecto Número de iteraciones = 10,000

1.5 1.0 0.5

EMPRESA PETROLERA

0.0

   7  .    3

   8  .    3

   9  .    3

   0  .    4

   1  .    4

   2  .    4

   3  .    4

   4  .    4

5.0% 90.0% 5.0% 3.8775 4.2905

   5  .    4

DISTRIBUCIÓN DE PROBABILIDAD: DURACIÓN DEL PROYECTO

ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD TIEMPO: TORNADO Regression Sensitivity for PLANTA TRATAMIENTO E INYECCION AGUA CON SISTEMA DE DUCTOS DE DISTRIBUC ION Y 50 POZOS INYECTORES EN EL CAMPO X YZ DE NEWTROL USD 6'500 T= 18 MESES/Duración 0.178

Supervisar y controlar/Dur.../Duración (Dist.78) Dirigir y ejecutar/Duració.../Duración (Dist.77)

0.168

Elaborar Plan de Gestión d.../Duración (Dist.76)

0.167

Implementar Reporte de Con.../Duración (Di st.79)

0.16

Elaborar Reportes de Contr.../Duración (Dist.104)

0.158 0.157

Preparar Reportes de Rendi.../Duración (Dist.96) Emitir Reportes d e Control.../Duración (Dist.106)

0.139

Emitir Reportes d e Control.../Duración (Dist.116)

0.137

@RISK Trial Ve rsion

Emitir Reportes d e Control.../Duración (Dist.100)

0.134

For Evaluation Purposes Only

0.133

Elaborar Reportes de Rendi.../Duración (Dist.92) Preparar y emitir Reportes.../Duración (Dist.107)

0.131

SUPERVISAR S ERVICIOS Y OBR.../Duración (Dist.75)

0.095 0.034

Aprobar Informes de Evalua.../Duración (Dist.118)

0.026

EJECUTAR OBRA Y PONERLA EN.../Duración (Dist.27) Absolver Consultas postore.../Duración (Dist.43)

0.021

Deasrollar e valuación técn.../Duración (Dist.60)

-0.02 -0.1

-0.05

0

0.05

Std b Coefficients

0.1

0.15

0.2