6.- Presupuestos

Otoño 2013

Definición “Los presupuestos constituyen información de carácter  contable, cuantitativa y proyectada, referida a un plan estratégico, estratégico, con el fin f in de ayudar en el proceso de adopción de decisiones entre alternativas alternativas de acción sobre las cuales hay información incompleta, reduciendo así el riesgo implícito en el proceso decisional, y permitiendo el posterior control de la  gestión empresarial empresarial y el logro logro del alcance alcance de las las metas establecidas.” 

Ventajas 

Es fundamental fundament al comprender que dependen de que la persona que trabaja con el presupuesto presupue sto sepa obtener de estos todo su potencial y son:

1.- Obliga O bliga a los miembros de una organizac organización ión a pensar en el futuro en forma ordenada y sistemática. sistemáti ca. 2.- Formaliza las responsabilidades de la planificación 3.- Suministra expectativas definidas acerca de los resultados de las decisiones.

4.- Permite juzgar la acción. 5.- Ayuda a la coordinación de los esfuerzos y tareas. 6.- Ayuda a armonizar los objetivos particulares con los objetivos generales. 7.- Facilita las comunicaciones interfuncionales.

Desventajas Los presupuestos están limitados a ser entendidos o comprendidos por personas, por lo tanto si las personas que los utilizaran no se encuentran preparadas se generas las siguientes desventajas: 1.- Los presupuestos pueden coartar la acción. 2.- El presupuestos inmoviliza la acción general. 3.- Los presupuestos pueden quedar obsoletos rápidamente ante turbulencias del medio.

4.- Los presupuestos pueden fomentar la formación de parcelas internas en la organización. 5.- Los presupuestos pueden incentivar la formación de una mentalidad mezquina.

Elementos de un sistema presupuestario Estos variaran dependiendo del tipo de presupuesto que se este utilizando, sin embargo es importante analizar los siguientes conceptos fundamentales que lo componen: 1.- Unidad de medida -> Unidad de cuenta 2.- Horizonte -> Plazo al cual se extiende la planificación, c/p, L/p 3.- Periodo -> Diario, quincenal, mensual, etc. 4.- Valor del dinero en el tiempo -> Tasa de Interés

Elementos de un sistema presupuestario 5.- La perdida del poder adquisitivo -> Inflación, variación de precios 6.- El concepto de flujo y concepto de resultados -> Financiero Económico 7.- Correspondencia con el resto de la empresa -> Estructura del presupuestos acorde con la estructura de las aéreas dentro de la organización. 8.- Ciclo de vida del presupuesto -> - Formulación - Discusión y Aprobación - Ejecución y control - Evaluación

Tipos de Presupuestos Según sus fines o sus alcances, están: 1.- Presupuestos de capital: Flujos ocasionados por un proyecto específico de inversión 

2.- Presupuestos operacionales: Cuantificación de las

operaciones planificadas para así establecer las necesidades de financiamiento y tener una idea de los resultados esperados

 3.- Presupuestos Periódicos: Se confeccionan por un

numero fijo de periodos, por ejemplo: Mensual, semestral, etc. así al vencer cada periodo se realiza un nuevo presupuesto. 4.- Presupuestos flexibles: se dejan establecidas

 variables que cambian de valor a través del tiempo para así saber la sensibilidad que existe frente a cambios de estos valores

5.- Presupuestos por nivel: Se generan a cada nivel de

actividad, por ejemplo al 100% de la capacidad instalada, al 70 %, al 50%, etc.

6.- Presupuesto Parcial: Se presupuesta una sola

actividad de manera aislada y se administra de manera independiente, por ejemplo, Presupuesto de cobranza.

7.- Presupuesto base cero: Se toma como premisa que

no hay actividades anteriores , todo se programa y  administra como si fuera la primera vez.

8.- Presupuesto de continuidad: Toma como base los

antecedentes históricos de las actividades de la empresa, los valores anteriores con algún factor de corrección o de actualización. 9.- Presupuesto Maestro: Es el presupuesto hacia el cual

confluyen los f lujos presupuestarios de las diferentes actividades de la empresa, esta formado por el presupuesto de caja mas el presupuesto de financiamiento, representando la consolidación del plan estratégico de la organización a corto plazo (1 año)

10.- Presupuesto de responsabilidades: Divide la

actividad presupuestada anual en términos de responsabilidades individuales, por ejemplo fija metas de ventas por vendedor, niveles de producción por taller, etc.

Estructura Presupuestaria Los diversos presupuestos parciales que se preparan en la organización se van integrando en una estructura , es decir, unos presupuestos son usados a su vez como base para otros, proporcionando los datos de entrada, para integrar a un presupuesto de carácter global.

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La estructura presupuestaria se compone de la siguiente manera: Presupuesto de ventas Presupuesto de Producción Presupuesto de materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación Presupuestos de costos de producción Presupuestos de caja Balance general proyectado Estado de Resultado proyectado

1.- Presupuesto de Ventas 

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Constituye la base de cualquier sistema presupuestario  ya que representa el punto de partida de las operaciones de la empresa al establecer el nivel de actividad que deberá desarrollarse, determinando los ingresos esperados. Sin este presupuesto NO es posible establecer los otros presupuestos de la organización, es decir:

- Para estimar la cobranza es necesario saber cuanto se

 va a vender. - Para presupuestar la producción se debe saber la demanda esperada. - Para estimar las compras hay que conocer la producción estimada. - Para decidir los pagos y sus fechas hay que conocer los ingresos. - Etc.

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Es importante señalar que las ventas son en valores netos, por lo que se debe ingresar el Impuesto al valor agregado IVA.

Ejemplo: Una empresa estima que para el mes de mayo las ventas pueden ser de $1.000.000, sabiéndose que se vende a 30  y 60 dias en 2 cuotas iguales, que el IVA es del 19% y  hay un 5% de incobrables . Calcular el flujo de las  ventas de acuerdo a estos datos. 

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 Ventas mes de mayo :$1.000.000 IVA :$190.000  Venta Bruta :$1.190.000 Estimación de incobrables:$59.500 Cobranza Esperada :$1.130.500  Valor Cuota a 30 días :$565.250  Valor Cuota a 60 días :$565.250

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Es decir ante una venta esperada de $1.000.000 para el mes de mayo se puede esperar un ingreso a caja de $565.250 en el mes de junio y 565.250 para el me de  julio.

Pronostico de ventas 

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Se refiere a la estimación en si y al método para obtenerla, esta predicción puede o no convertirse en presupuesto. Dado que el presupuesto de venta es la base de otros presupuestos, al entregar el nivel de actividad, no posee otro presupuesto de respaldo para sus cifras , por lo que se hace necesario incurrir en un pronostico de las ventas esperadas.

Existen diferentes métodos de pronostico por lo que para elegir el mas adecuado es necesario tomar en cuenta los siguientes factores: 1.- Vinculación de las ventas con factores objetivos externos a la empresa. 2.- Historia de las ventas pasadas 3.- Situación esperada de la economía en general 4.- Capacidad de predicción de los encargados del pronostico 

5.- Eliminación de las subjetividades implícitas en el pronostico utilizado. 6.- Determinación de los sesgos

Tipos de Métodos 1.- Método No Estadístico -> Se utilizan técnicas de

asociación de información para estimar un suceso futuro. 2.- Método Estadístico -> Se apoyan en herramientas

estadísticas para relacionar las variables y obtener una predicción.

2.- Presupuesto de Producción: 

Una vez determinado el presupuesto de venta, se debe

elaborar el plan de producción. Éste es importante ya que de él depende todo el plan de requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo. Por lo que se deben considerar las siguientes variables: a) Ventas presupuestadas en cada línea. b) Inventarios finales deseados para cada tipo de línea c) Inventarios iniciales con que cuenta para cada línea Ppto. De Prod. = Vtas. Pptadas. + Inv.Final Deseado + Invent. Inicial

3.- Presupuesto de Materia Prima 

Una vez determinado el presupuesto de producción, se puede diagnosticar las necesidades de los diferentes insumos. Bajo condiciones normales, cuando se espera escasez de materia prima, la cantidad debe estar en función del estándar que se haya determinado para cada tipo de ellas por producto, así como la cantidad presupuestada para producir cada línea, indicando a la vez el tiempo en se requerirá. Compra Materia prima Requerida = Presupuesto de producción Cto. Compra de Mat. directas = Cto. Mat. Directo Req. * Precio de Compra (Todo expresado en unidades)

4.- Presupuesto de Mano de Obra Directo. 

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Presupuesto de MOD: Este presupuesto trata de diagnosticar claramente la necesidades de recursos humanos y como actuar, de acuerdo con dicho diagnóstico para satisfacer los requerimientos de la producción planeada. Debe permitir la determinación del estádar en horas de mano de obra para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere. Ppto. MOD= Unid. Prod. Requerida*Horas MOD por unidad*Tarifa de  MOD

5.- Presupuesto de CIF 

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Este presupuesto debe elaborarse con anticipación de todos los centros de responsabilidad del área productiva que efectúan cualquier gasto productivo indirecto. Cuando se ha elaborado el presupuesto de gastos de fabricación, debe calcularse la tasa de aplicación tanto en su parte variable como en su parte fija y  elegir una base que sea adecuada para la estructura del presupuesto de CIF. (Se puede sintetizar como sigue. Y= a + bx Donde: a = CIF Fijos b = gastos variables por unidad a producir   x = volumen de activiad 

6.- Presupuesto de Costos de Producción 

Este presupuesto tiene por objeto planear los costos en que incurrirán las funciones de distribución y  administración de la empresa para llevar a cabo las actividades propias de su naturaleza. Estos deben ser separados en variable y fijos

Estado de Resultado Presupuestado 

Este presupuesto se refiere propiamente a las actividades de producir, vender y administrar la organización. Estas actividades dan origen a los presupuestos de ventas, producción, compras, MOD y CIF.

El Presupuesto como mecanismo de Control Los presupuestos proporcionan cifras estimadas del desempeño que se espera tener; en ese caso, sirven como criterios o normas para evaluar el desempeño. La comparación entre las cifras presupuestadas y la reales proporciona una base para evaluar el desempeño pasado y para guiar las acciones futuras. 

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Para que sean eficaces como herramientas de control, los presupuestos deben desarrollarse, desde un principio, para cada uno de los centro de responsabilidad. De ese modo, puede evaluarse el desempeño de cada centro de responsabilidad con respecto a aquellas actividades que estuvieron bajo su control.

La responsabilidad por las variaciones 

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Mercadotecnia: Responsable por las variaciones en el  volumen de ventas, en el precio de venta y en los gastos de venta.  Administración: Estas son las más difíciles de manejar porque, a diferencia de los costo de manufactura, lo gastos de administración no son un producto e ingeniería; es decir, es raro que exista una relación causal bien definida. Compras: Para evaluar el desempeño de este departamento es por medio de la variación del precio de los materiales. Manufactura: Responsable el costo variable que no se le asignó a compras y también de la variación desfavorable en el costo fijo de manufactura