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2  O Programa 5 S sem segredos

O Programa 5 S sem segredos Um roteiro para implementar o Programa 5 S em  sua organização 

Angela França

Requisitos para operar o CD-ROM:  Acrobat Reader 

Sumário • • • •

A filosofia e os conceitos do 5S Um roteiro básico para o 5 S em qualquer organização Exemplos de sucesso implementados Exercícios práticos sobre a metodologia

Expediente Textos: Angela França e Editora Epse Edição: Hayrton Rodrigues do Prado Filho Designer Gráfico: Adilson Aparecido Barbosa

Uma publicação da Revista FALANDO DE QUALIDADE (BANAS) Rua Ministro Nelson Hungria, 239 – conj. 10 05690-050 – São Paulo – SP Tel.: (11) 3758-9906 www.banasqualidade.com.br Angela França(21) 2287-0717 - [email protected] ou [email protected] O Programa 5 S sem segredos

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Mudando o comportamento com o 5S Os cinco sensos, comumente chamados de 5S, são por assim dizer a porta de entrada de um Programa de Qualidade Total. Isto porque tem um grande efeito sobre a motivação para a qualidade, visto que seus resultados são rápidos e visíveis. Mas a sua grande virtude é seu grande defeito, ou melhor, nós a tornamos seu maior defeito ao pensarmos que o Programa 5S se resume em melhorar a aparência do local de trabalho ou outro ambiente qualquer. Na verdade a essência dos 5S é outra: mudar atitudes e comportamento. Sua prática contínua e insistente leva, inevitavelmente, a uma mudança interior que resultará, ao final, em uma disposição mental para a prática de um programa onde os resultados, são de médio ou longo prazo, como a Qualidade Total. O 5S é então um processo educativo que possibilita a mudança comportamental e cultural das pessoas na organização, com o objetivo de uma vida harmoniosa no trabalho.

O processo de mudança A técnica dos 5S preconiza a eliminação dos problemas na origem, não nos efeitos. O que se busca não é atenuar o efeito, porém eliminar a causa. Não se trata de limpar sempre, mas evitar que se suje. Um ambiente sujo autoriza qualquer pessoa a sujá-lo ainda mais; por exemplo, um banheiro sujo com lixo e papel higiênico jogados no chão. Não há como evitar que fique cada vez mais sujo. Por outro lado um ambiente limpo não necessita de nenhum aviso para evitar, por exemplo, que se jogue papel no chão. De nada adianta um enorme aviso proibindo jogar entulho em um terreno abandonado, sujo, cheio de mato e lixo. O aviso não é compatível com o local e já está desacreditado. Do mesmo modo, uma ordem de manufatura de um produto com alta qualidade, conforme especificações rigorosas, não é compatível com um ambiente hostil e deteriorado, com equipamentos velhos e obsoletos. Em resumo, o ambiente fala, às vezes, mais forte que a sinalização, os comunicados e ordens escritas.

A mudança comportamental A mudança comportamental inicia-se através desse Programa. Estas mudanças de comportamento e conscientização estão plenamente incorporadas à visão sistêmica representada pelo gerenciamento da Qualidade Total. Porém como conseguir Qualidade, Produtividade, Lucratividade e Comprometimento das pessoas, num ambiente sujo, desorganizado e sem respeito ao ser humano? A experiência mostra que uma excelente maneira de se iniciar um programa de qualidade é fazendo uma faxina no sentido físico e mental. Kaoru Ishikawa sempre aconselhava: “pode-se começar varrendo a casa”, e é justamente por isto, que se propõe a começar pelo Programa 5S fazendo uma grande faxina geral. O monitoramento do Programa será realizado para garantir o seu melhoramento contínuo. Uma mudança de cultura, tendo como base os Princípios da Qualidade Total, para ter sucesso, deve penetrar no coração da Organização alterando filosofia de ação, processos e comportamentos.

Por que mudar? O novo cenário econômico mundial, com uma política de globalização da economia, exigindo maior qualidade e menor custo dos produtos; uma crescente conscientização do povo em relação aos direitos do consumidor, frente ao Código de Defesa do Consumidor, possibilitando-o exigir qualidade do produto/  serviço por ele adquirido, tem motivado às organizações a reverem a sua postura, frente ao cliente, ao funcionário, ao acionista e à sociedade em geral. Qualidade, custo, atendimento e inovação são os fatores críticos para a sobrevivência das organizações diante da nova realidade. Verifica-se, além disso, uma crescente exigência por uma melhor qualidade de vida do cidadão e do trabalhador, que não só reivindica aumento salarial, mas melhores condições do ambiente de trabalho. Esses requisitos estão plenamente incorporados à visão representada pela Gestão da Qualidade Total (GQT).

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As três dimensões de atuação do 5S Por ser teoricamente muito simples, as pessoas costumam não captar toda a sua abrangência, limitando seu alcance ao mundo físico. Perde-se a grande oportunidade que o 5S oferece: mudar o comportamento das pessoas, quanto aos hábitos e atitudes. Sem dúvida, o 5S deve acontecer em três dimensões distintas: física, intelectual e comportamental. Sendo a parte mecânica a mais fácil de se entender e executar, muitas vezes, o programa se restringe a ela. É importante que as três dimensões citadas sejam bem-compreendidas, para que todas sejam trabalhadas. A física ou mecânica está ligada às coisas materiais, aos objetos que nos cercam. A intelectual, ou dos processos, diz respeito ao método utilizado para a execução de uma tarefa, à tecnologia aplicada. A comportamental está ligada a nossas atitudes, à maneira que reagimos quando expostos a diferentes situações no nosso dia a dia. É importante que essas três dimensões caminhem juntas, interligadas entre si.

Origem do 5S O Programa “5S” nasceu no Japão em 1950, criado por Kaoru Ishikawa ao regressar de uma viagem de estudos aos Estados Unidos, após a Segunda Guerra Mundial. Neste período pós-guerra faltava tudo no Japão e não podia haver nenhum tipo de desperdício. Devido às suas características de gestão quase domésticas, esta técnica passou a ser conhecida como housekeeping.

No Brasil foi lançado formalmente em 1991.O Brasil é o país campeão mundial de desperdício. Estatísticas comprovam que o desperdício está incorporado à cultura nacional. O desperdício custa ao Brasil anualmente 90 bilhões de reais, principalmente nos setores de alimentos, transporte, construção civil e industrial. Desperdícios estão incorporados ao nosso dia a dia, a ponto de não mais nos sensibilizar. No setor público, vemos muitas obras inacabadas ou destruídas pelo mau uso e pela falta de conservação. Nos setores privados, a situação não é menos alarmante. Nossa construção civil bate recordes de desperdício, com perda aproximadamente de um terço do material utilizado. Na agricultura, as perdas começam na colheita, agravam-se no transporte e na arma-

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zenagem. Na indústria, no comércio, onde quer que seja, estamos jogando fora capital, trabalho e recursos naturais. Individualmente, é comum a confusão entre qualidade e quantidade, fartura e desperdício... Tudo indica, porém, que essa “cultura” tem dias contados. Cabe a você antecipar esse processo: desperdício é prejuízo real para as empresas. Você terá ótimas surpresas após aplicar regras muito simples para eliminar o desperdício em sua empresa: redução de custos, maior produtividade e outras vantagens que a organização do trabalho propicia. Contra os desperdícios, só não economize vontade de mudar. Desperdício é sinônimo de improdutividade e falta de Qualidade. Desperdício é todo é qualquer recurso que se gasta na execução de um produto/serviço, além do estritamente necessário (matéria-prima, tempo, dinheiro, energia etc.). Dispêndio extra acrescentado aos custos normais do produto/serviço, sem trazer qualquer melhoria ao cliente. Como podemos melhorar? Agora que já sabemos o que é desperdício (tudo que gera custo extra) e como localizá-lo, veremos como eliminá-lo em 5 fases, que podem ser aplicadas no trabalho, em casa e com a própria pessoa, produzindo elevado resultado no bem estar. Estas fases compõem o Programa 5S.

O que é o 5S Tudo que a organização precisa para mudar é conhecer o Programa 5S, que é o conjunto de cinco conceitos simples que, ao serem praticados, são capazes de modificar o seu humor, o seu ambiente de trabalho a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes. Os 5S foi interpretado no Brasil como sensos, não só para manter o nome original do Programa, mas porque refletem melhor a idéia de profunda mudança comportamental. O significado de senso é: aplicação correta da razão para  julgar ou raciocinar. O Programa 5S é baseado em cinco palavras japonesas: Seiri – descarte, utilização, seleção Seiton – ordenação, arrumação, organização Seiso – limpeza, zelo Seiketsu – higiene, asseio, bem estar, padronização, saúde Shitsuke – autodisciplina, disciplina, manutenção da ordem

Uma forma simples de definir 5S é: “Atividades que praticadas por todos, com determinação e métodos, resultarão em um ambiente (casa, local de trabalho, clube ou mesmo cidade) agradável e seguro”. Compreendendo melhor a definição acima: Atividades: Isso quer dizer que os 5S existem para ser praticado! Um pequeno conhecimento colocado em ação dará bem mais resultado que um grande conhecimento acadêmico que não passe disso: teoria. Praticadas por todos: o envolvimento e comprometimento de todos é vital para o sucesso do programa. Nada menos que isso é aceitável. O líder – dono, diretor ou gerente – tem que se envolver pessoalmente, dando o exemplo. A maneira mais rápida de matar o Programa é dizer : FAÇAM! Determinação: embora o entusiasmo com o Programa seja rápido, rápido também é seu esfriamento, pois o impacto inicial perde-se com o passar do tempo. A menos que ... sejamos determinados a fazer continuamente algo a que não estamos acostumados. Método: não podemos deixar nos levar pelo entusiasmo inicial e fazer os 5S de qualquer maneira. Apesar do 5S ser reconhecido mundialmente como originário do Japão, a sua essência está presente em qualquer sociedade, empresa ou indivíduo que tenha em seus valores bons hábitos de higiene, segurança, ordenação, bem- estar, sensatez e respeito ao próximo. Atualmente outros quatro conceitos foram acrescidos, tendo-se portanto conhecimento da existência de 9S, que estão listados abaixo, embora o nome do método permaneça o mesmo. 6 • O Programa 5 S sem segredos

Senso de Firmeza – 6° S Senso de Dedicação – 7° S Senso de Relato com Ênfase – 8° S Senso de Ação Simultânea – 9° S

Conceito da Filosofia 5S

Seiri Senso de Seleção É o passo inicial do Programa 5S. Significa utilizar os recursos disponíveis de acordo com a necessidade e adequação, evitando excessos, desperdícios e má utilização. Para isso é preciso definir claramente o que é necessário eliminando o desnecessário, ou seja: • Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil. • Só o que tem utilidade imediata deve estar na área de trabalho. • Somente a quantidade certa deve estar disponível. • Eliminando-se o que não é útil, podemos nos concentrar somente naquilo que é útil, que contribuirá realmente para o resultado final.

Portanto, devemos apenas ter o que é necessário na quantidade certa:

Conseqüências: • Diminui a necessidade de: espaço, gastos com armazenamento e transporte, e gastos com seguros; • Facilita: limpeza, layout, controle de estoque, execução no tempo previsto; • Evita: comprar materiais/componentes em duplicidade, danos a materiais ou produtos armazenados; e • Traz: maior retorno do capital empregado, maior produtividade das pessoas envolvidas e máquinas. Benefícios:

• menor cansaço físico em virtude de se deslocarem em espaços menores e com menos coisas.

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Seiton Senso de Ordenação Após a implementação do Senso de Seleção, no qual você descartou aqueles itens desnecessários, você precisa organizar o que sobrou. A essa organização demos o nome de ordenação. Ordenar é organizar de forma sistemática, os meios de trabalho (objetos, dados e equipes), de modo a ter acesso rápido e seguro a eles para sua utilização a qualquer momento. Deve-se definir um arranjo simples que permita obter apenas o que você precisa, quando precisa.

• Cada coisa tem o seu único e exclusivo lugar. • Cada coisa, após o uso, deve estar em seu lugar. • Tudo deve estar sempre disponível e próximo do local de uso. • Somente a quantidade certa, na qualidade certa, no momento certo. Portanto, devemos ter o que é necessário, na quantidade certa, em condições de uso, na hora e lugar certos. Para isso devemos estocar os materiais funcionalmente, identificando os locais de trabalho e estoque, bem como todos os materiais, de maneira clara e legível, diminuindo o tempo de procura. Conseqüências:

• Diminui a necessidade de: tempo de busca, controles complicados, estoques excessivos; • Facilita: comunicação entre os integrantes da Organização, rapidez e facilidade na busca de objetos e documentos; • Evita: perda de tempo na procura de materiais/componentes, danos a materiais ou produtos armazenados; e • Traz: maior retorno do capital empregado, maior produtividade das pessoas envolvidas e máquinas. Benefícios: • Menor cansaço físico em virtude de se deslocarem em espaços menores e encontrar facilmente o que é necessário para a operação.

Seiso Senso de Limpeza Não é somente a idéia de limpeza que este senso pretende transmitir. Ele vai muito mais além. O senso de limpeza tem dois aspectos importantes. O primeiro refere-se à limpeza do ambiente físico, eliminando o lixo, a sujeira e os materiais estranhos, tornando o ambiente limpo e eliminando as causas da sujeira. Este aspecto, em se tratando de indústria ou serviço de alimentos, se reveste de especial importância, visto que a higiene deficiente é uma das principais causas de doenças de origem alimentar. Outro aspecto a ser considerado diz respeito ao relacionamento pessoal. Um ambiente onde impera a franqueza, a transparência de intenções e o respeito pelo próximo é um ambiente limpo. O terceiro senso objetiva isso: que o ambiente seja asseado, e portanto saudável, e que o relacionamento pessoal seja o mais aberto possível, criando condições de trabalho em equipe.

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• Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo. • Cada pessoa na empresa deve antes e depois de qualquer trabalho realizado retirar o lixo resultante e dar-lhe o fim que foi previamente acordado. • Um ambiente limpo lembra qualidade e segurança. • Um bom relacionamento no trabalho dá mais satisfação a todos. Portanto, devemos usar a limpeza como forma de inspeção no local de trabalho, estabelecendo os graus de limpeza necessários e os respeito ao relacionamento pessoal. Conseqüências:

• Facilita a venda do produto ou serviço; • Evita perdas e danos de materiais e produtos; e • Quanto ao relacionamento, a regra que normalmente funciona é: Fale com as pessoas e não das pessoas. Benefícios:

• Bem-estar pessoal; • Maior produtividade das pessoas, das máquinas e dos materiais, evitando o retrabalho; • Prevenção de acidentes; e • Boa impressão aos clientes.

Seiketsu Senso de Padronização Este senso é caracterizado pelo conjunto de atividades necessárias para assegurar a manutenção dos 3 S iniciais de forma contínua. Padronizar significa, manter um ambiente agradável e saudável através da manutenção do “estado de limpeza” e melhoria do relacionamento entre as pessoas. • A padronização, ou seja a definição de métodos de trabalho é fundamental. Portanto devemos padronizar todas as atividades do 5S e desenvolver gerenciamento visual para que qualquer anormalidade seja logo percebida. Devemos ainda:

• Padronizar com placas indicativas e cores as zonas de perigo, dispositivos e equipamentos de segurança. • Estabelecer instruções e procedimentos para as atividades. • Determinar critérios de avaliação para os pontos críticos. Conseqüências:

• Eliminar as fontes de perigo; • Cuidados com o patrimônio da empresa e consigo mesmo: 4 manutenção da limpeza e condições de uso dos materiais; e 4 utilização dos EPI’s. • Facilita a segurança e eficiência dos empregados; • Traz melhoria da imagem da empresa perante o cliente; e • Criar bom ambiente de trabalho, quebrando o peso da área de trabalho, através de uso de aquários, plantas (auxiliam no relaxamento), quadros de paisagens, em suma, tudo aquilo que possa contribuir positivamente para um bom ambiente. Isto é uma forma de desacelerar as pessoas. Benefícios:

• Ausência de doenças e manutenção do equilíbrio físico e mental das pessoas; • Elevação do nível de satisfação e motivação para com o próprio trabalho e a empresa; e • Melhor imagem da Organização perante os públicos interno e externo.

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Shitsuke Senso de Disciplina Disciplina é a base de uma civilização e o mínimo para que a sociedade funcione em harmonia. A disciplina é o cumprimento da missão e o aprimoramento do desempenho, de modo espontâneo, sem a necessidade de coação por parte da hierarquia ou pressão de grupo de pessoas. A disciplina é o caminho para a melhoria do caráter dos funcionários. Devemos fazer a coisa certa naturalmente, como um hábito de vida, utilizando instruções e treinamento, com força de vontade na busca da melhoria. O 5S exige mudanças de comportamento e, sem disciplina elas certamente não vão ocorrer. Todo grupo tem suas regras, que precisam ser obedecidas para o sucesso e progresso deste grupo. É preciso ter todos os empregados comprometidos com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua a nível pessoal e organizacional, respeitando a si e ao próximo. Toda regra pode e deve ser modificada, visando à melhoria contínua. O senso de Disciplina é o início e o final do 5S; início por que é à parte do comprometimento e fim por que é a outra parte, a do cumprimento. A disciplina consciente é:

• Rotinização da melhoria alcançada. • Obediência à rotina. • Busca constante da melhoria. • Educação do ser humano. Portanto devemos formar um novo padrão de hábitos e atitudes, desenvolvendo um local de trabalho disciplinado. Para isso devemos: • Treinar pessoas nas atividades do 5S, na utilização de equipamentos e situações de emergência, e na prática da comunicação em geral. • Administrar a utilização do espaço comum. • Seguir os manuais de instrução e os procedimentos. • Cumprir horários. Conseqüências: • Reduz a necessidade de controle; • Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação; • Evita perdas oriundas do não surgimento de rotinas; e • Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação. Sugestões para modificação das atitudes e do comportamento das pessoas: â Elogie com sinceridade. Seja caloroso. â Não se refira diretamente aos erros alheios. â Critique-se antes de criticar alguém. â Faça perguntas em vez de dar ordens. â Não envergonhe as outras pessoas. â Atribua a outra pessoa uma boa reputação. â Faça com que os erros pareçam fáceis de corrigir. â Concentre-se no lado positivo das pessoas. â Enfim, faça aos outros, o que você gostaria que fizessem a você . Benefícios: • Previsibilidade e cumprimento dos procedimentos operacionais; • Aumento considerável de auto-análise, do autocontrole e do aperfeiçoamento dos colaboradores; • Melhoria contínua do entrosamento entre os níveis hierárquicos; • Obtenção de produtos dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo necessidade de controles; e • Melhoria contínua da capacidade criativa dos colaboradores. São as conseqüências do realinhamento cultural através do envolvimento e participação dos empregados. Este é o S mais complexo de todos, porque consagra o Programa 5S, fazendo a integração dos 10 • O Programa 5 S sem segredos

outros. Cada pessoa deve se sentir responsável pelo cumprimento dos padrões estabelecidos, pois todos os problemas são problemas de todos. Nesse momento os empregados já devem executar as tarefas como hábitos. A disciplina requer constante aperfeiçoamento. Se estiver bom, pode ficar ainda melhor. O 5S promove o aculturamento das pessoas a um ambiente de economia, organização, limpeza, padronização e disciplina, fatores fundamentais à elevada produtividade.

Resultado:

Lembre-se de que os cinco sensos estão interligados compondo um sistema. Às vezes é difícil e desnecessário fazer uma distinção precisa entre eles.

Aplicabilidade:

No início de sua aplicação apenas os três primeiros S eram abordados, por serem operacionais tendo sido incorporados depois o quarto e o quinto S, que são de sustentação. Ao aplicar os três S operacionais, os praticantes estão sendo sensibilizados ao mesmo tempo para os demais. É a prática dos três S iniciais que provoca a conscientização de cada praticante para os dois S de sustentação. Portanto, ao aplicar o terceiro S, completa-se um ciclo de 5S. Como todo aprendizado, no primeiro ciclo a prática é quase mecânica. No segundo ciclo, a prática melhora e aprende-se mais. O primeiro ciclo exige muita orientação. Dúvidas surgem a cada momento, durante a aplicação. Em geral, no terceiro ciclo pode-se começar o ajuste fino no processo. No quarto ciclo a prática dos 5S pode estar sendo um hábito sadio. A estabilidade dos procedimentos e a melhoria contínua do processo podem estar praticamente asseguradas.

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Conclui-se que o 5S é um Programa pelo qual realizamos um processo de “Educação da Vontade”. A inteligência mostra os três primeiros sensos como um método ideal para o dia-a-dia, e os dois últimos sensos funcionam como mecanismos da educação da vontade.

Senso de Seleção

Senso de Padronização

Senso de Ordenação Senso de Limpeza A inteligência mostra o caminho, a disciplina educa e a vontade, faz o homem caminhar. A prática dos 5S é o início para a implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade. Com a sua implantação ainda podemos reduzir o índice de acidentes, pois com a prática teremos um ambiente mais seguro. O 5S contempla praticamente todos os elementos essenciais para implantação de um Programa de Qualidade como treinamentos, melhoria contínua, motivação, trabalho em equipe, gerenciamento participativo etc. Assim uma boa prática dos 5S facilita a implantação tanto do Sistema de Gestão da Qualidade Total como da ISO 9000. É importante lembrar que segundo a NBR ISO 9001:2000 no requisito 6.4, ela menciona que é necessário ter “um ambiente adequado de trabalho”. E uma das ferramentas apropriadas para se conseguir atingir este resultado é a implantação do Programa 5S.

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Muito mais que uma técnica o 5S é um conjunto de atitudes que levará a uma maior satisfação das pessoas e a um ambiente de trabalho mais agradável, no qual todos poderão realizar melhor suas tarefas diárias. O 5S é um processo contínuo, possuindo início e não tendo fim.

Objetivos do Programa Os principais objetivos do Programa 5S são: Aprimoramento do ambiente de trabalho – todos vêem e percebem um novo clima em seus locais de trabalho. O Programa 5S proporciona melhoria no relacionamento das pessoas e desenvolve a prática de atitudes pautadas em padrões éticos e morais, aceitos e praticados por todos, contribuindo até para melhorar o clima organizacional, familiar e social; Bem-estar do funcionário – é inegável que a sua prática proporciona melh or saúde física e mental para todos. A satisfação de executar as atividades do dia a dia se estabelece quando existe um ambiente organizado, com as pessoas cumprindo o que foi estabelecido por todos como sendo bom para o grupo e existindo um bom relacionamento entre as pessoas; Prevenção de acidentes – em locais ordenados, arrumados, limpos, onde os procedimentos são cumpridos, o risco de acidentes é infinitamente menor e a quantidade de horas perdidas, reduz-se cada vez mais. É bom refletirmos que em alguns acidentes há uma falha humana, em algum momento houve negligência de alguém, o que provocou posteriormente um acidente. É responsabilidade de todos a prevenção dos atos inseguros que provocam os acidentes, algumas vezes fatais. Incentivo à criatividade – possibilita surgirem soluções práticas e idéias criativas. A prática dos 5S de forma constante desenvolve a criatividade do grupo e de pessoas individualmente, de forma evolutiva, melhorando cada vez mais o ambiente. Quando estamos bem e nos sentimos felizes, nossa criatividade flui muito melhor; Melhoria da qualidade – só se pode obter Qualidade Total em ambiente onde o 5S está implantado. A prática dos sensos visa, sobretudo, à qualidade de nossas vidas, harmonizando os recursos ambientais disponíveis na Natureza e ao nosso redor com as diversas atividades que desenvolvemos no dia a dia nos ambientes que freqüentamos: familiar, profissional, social etc. O importante é a busca da Qualidade Total e não parcial ou apenas dos processos produtivos. Se a minha vida, não melhorar por causa da prática dos Programas de Qualidade, não valerá a pena despender minha energia física e mental para tais programas, que na verda de não estão em busca da Totalidade, ou seja, tudo e todos melhorando; O Programa dos 5S possibilita a implantação da Qualidade Total. Não somente a qualidade dos produtos e serviços mas, sobretudo, das pessoas; Mudanças de padrões gerenciais – ao praticar o processo de forma ampla, a empresa constata que inúmeras práticas gerenciais, muitas das vezes até conflitantes, necessitam ser repensadas. O Programa 5S possibilita a prática concreta e efetiva da administração participativa, porque ao levantar as não conformidades visando à resolvê-las, aplica-se o método de solução com envolvimento de todos, através do convite à participação espontânea no processo. Desta forma a administração participativa se estabelece naturalmente; Mudança de padrões comportamentais – as pessoas terão necessidade de ajustar sua forma de pensar e agir para que seja possível implantar e manter o 5S; Desenvolvimento de elementos básicos da Qualidade Total – estratificação e bloqueio das causas fundamentais dos problemas. Gerenciamento por função e eficiência para alcançar metas; inspeção como conceito básico; hábito de cumprir o que foi determinado; gerenciamento visual e padronização;

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Conservação de energia – o 5S promove a conscientização desta necessidade, a energia elétrica disponível no planeta está cada vez mais escassa e, por esta razão, mais cara para todos. Praticando os 5S conseguimos usar melhor os nossos equipamentos e materiais, sem desperdiçarmos energia; Aumento da produtividade – o conceito da Produtividade para algumas pessoas está restrito apenas à simples relação do faturamento pelos custos de produção. Muitas vezes não se melhora a produtividade apenas aumentando o faturamento ou diminuindo os custos. É preciso envolver todas as pessoas dentro das instituições para os objetivos reais, que são sobrevivência e prosperidade. Para isto, torna-se necessário fazer um pacto coletivo em que predomine a seguinte relação: Produtividade = pessoas querendo fazer bem-feito + sabendo cada vez mais fazer bem-feito. Se as pessoas que estão nas instituições realizam suas atividades querendo fazer bem feito e são permanentemente educadas e treinadas para tal em novas tecnologias, desenvolvimento humano, técnico e prática das ações inerentes aos sensos, os índices de produtividade melhorarão, aumentando os lucros e sobrevivendo à competição do mercado, que se torna cada vez mais exigente. A qualidade trazida pelo 5S proporciona melhorias nos índices de produção; Redução de custos – o Programa 5 S é também denominado de Programa de Combate ao Desperdício, à medida que utilizamos melhor e mais racionalmente os recursos disponíveis e matérias primas. Com a eliminação dos desperdícios, os gastos também diminuem. O problema da escassez está nos preocupando hoje porque junto com a diminuição dos recursos disponíveis está ocorrendo a destruição dos materiais já utilizados pelo Homem, que poderiam ser reciclados. A prática do 5S desenvolve uma consciência coletiva de preservação e conservação dos recursos disponíveis, utilizando-os da melhor maneira possível, sem agredir a Natureza; Prevenção quanto à parada por quebras – quando usamos indevidamente um objeto, material, equipamento, corremos o risco de provocar danos a esses itens. Podemos até mesmo ser vítimas de acidentes de diversas proporções e causar danos físicos e materiais a outras pessoas. Às vezes uma fábrica pára, devido à quebra de um equipamento causada pelo seu uso indevido, fora dos padrões de operação e segurança causando sérios prejuízos. O Programa 5S ajuda a eliminar estes riscos, porque cada vez mais as pessoas se conscientizam da importância de definir e seguir procedimentos e padrões estabelecidos para utilização de máquinas e equipamentos.

Implantação dos 5S Trata-se de uma trilha que pode e deve ser adaptada de acordo com as características e necessidades de cada empresa, tendo o cuidado de não entrar em choque com a cultura local. Cada passo tem que ser muito bem entendido, e o porque da sua execução tem de ser sempre levado em conta. Sabendo-se qual a meta a ser atingida será mais fácil desdobrar, e como alcançar esse objetivo dentro de cada organização. 1° Passo – Comprometimento da Alta Direção

Para dar início ao 5S ou a outro projeto qualquer de melhoria na Organização, a participação e o comprometimento da Alta Direção é muito importante na liderança das atividades, demonstrando o comprometimento oficial da empresa na condução do Programa. Uma vez obtida a aprovação da Alta Direção esta deverá realizar uma ampla propaganda para demonstrar que as atividades do 5S terão apoio da empresa. A direção deve evidenciar a importância da prática do 5S para o sucesso de todas as outras atividades. Entende-se que esta participação dá credibilidade ao processo; assim, todos os colaboradores devem ter consciência de que este é um projeto importante para a empresa, e quando necessário serão disponi14 • O Programa 5 S sem segredos

bilizados recursos; verba para material didático, liberação dos funcionários para assistir a palestras, tempo dos gerentes para análise dos projetos de melhoria etc. 2° Passo – Criação do Time do 5S (Facilitadores)

A formação de uma equipe de apoio ao projeto o chamado Time do 5S será responsável pela realização de todas as ações necessárias para a implantação do programa. É interessante que os membros do time pertençam a áreas diferentes da empresa para refletir melhor as necessidades de cada setor, além de promover a integração entre os mesmos. Esta equipe deve ter um Gestor que tem como função básica fomentar as atividades do 5S por toda a empresa. Os membros da equipe devem ter a qualidade de organização, bom relacionamento com os colegas, facilidade de comunicação e, vontade de participar do time, para mostrar como funciona e quais as vantagens do trabalho em time e operacionalizar as ações para implantação. 3° Passo – Diagnóstico

O diagnostico é uma auditoria informal, feito pelo time do 5S que deve fazer registros de como a empresa se encontra com relação ao acúmulo de materiais desnecessários para a realização das tarefas, organização e limpeza dos setores antes do inicio da implantação dos 5S. O registro é feito por meio de fotos e filmagem da situação atual, principalmente dos locais considerados críticos. Esses registros poderão ser utilizados na fase de divulgação e posteriormente para comparar a situação atual com a alcançada após a implantação do 5S e medir os resultados obtidos comparando os avanços. 4° Passo – Disseminação dos conceitos do 5S

O 5S, é acima de tudo, um processo educacional. Os colaboradores devem ser capacitados nos seus fundamentos e na sua prática. Esses fundamentos são adquiridos em cursos e literaturas específicas. Palestras sobre o assunto, que podem ser ministradas pelos próprios membros do time do 5S, que deverão ser devidamente treinados por meio de cursos específicos ou por consultores externos. O treinamento sobre os conceitos do 5S deve ser simples e repleto de exemplos práticos através de visitas às outras empresas que já implantaram o 5S. Elaboração de material didático para a distribuição nas palestras. Muitas empresas criam suas próprias cartilhas, utilizando situações que acontecem no dia-a-dia da organização para ilustrar e facilitar a compreensão dos conceitos a serem transmitidos. 5° Passo – Preparativos para o Dia da Limpeza

O Dia da Limpeza deve ser planejado e programado as atividades (infra-estrutura e eventos) com antecedência, e fazendo a divulgação, principalmente criando a expectativa para o Dia da Limpeza, tomando-se o cuidado para garantir a eficácia deste dia. Agendar o Dia da Limpeza com a Alta Direção, uma vez que neste dia as atividades de rotina serão suspensas, portanto, deve-se escolher um dia que não provoque transtorno para a empresa, empregados, fornecedores e clientes. Deve-se elaborar e divulgar os procedimentos para o descarte tais como: confecção de etiquetas que contenham descrição e identificação do item: estado de conservação (em condições de uso, necessita de reparos, sem condições de uso); destino (almoxarifado, manutenção, liberado para troca ou venda, lixo, sucata). É aconselhável que se crie uma ou mais áreas de descarte para a colocação dos itens descartados. Deve ser feita uma previsão do volume de material descartado. Atenção: é comum, principalmente nas fábricas, departamentos de produção e manutenção, ser insuficiente o espaço físico destinado aos itens disponibilizados. Portanto, seja generoso quando estiver delimitando essas áreas. A área de descarte deve ser subdividida de acordo com os destinos que serão dados aos materiais. Faixas adesivas fixadas no chão, cones de borracha como os utilizados para sinalização no trânsito ou cavaletes servem para delimitar os espaços. Os dois últimos materiais têm a vantagem de poder ser deslocados com facilidade, dando a oportunidade de expandir ou diminuir os espaços quando necessário. Placas ou cartazes indicativos devem ser confeccionados para a identificação das áreas de descarte. O Programa 5 S sem segredos

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Nesses indicativos deve constar qual será o destino do material colocado naquele local. Por exemplo: almoxarifado, manutenção, liberado para troca ou venda, sucata, lixo. O departamento de manutenção também deve ser avisado e estar preparado para receber itens que necessitem de reparos. Preparar um “mapa de trocas” que será preenchido após o descarte. Nele, devem constar as seguintes informações sobre os itens colocados à disposição de outros departamentos: descrição, número do patrimônio, departamento de origem, departamento de destino. Devem ser tomadas providências para que tenham materiais de limpeza necessários, para que as pessoas possam limpar o ambiente de trabalho, após o descarte. 6° Passo – O Dia da Limpeza

Estando tudo planejado com antecedência, o Dia da Limpeza com certeza transcorrerá sem problemas. O Dia da Limpeza é considerado o grande marco da implantação do 5S. É o dia em que todos irão se dedicar exclusivamente à limpeza e a organização do local de trabalho, seguindo a metodologia do 5S. Um programa de atividade do dia deve ser elaborado para que as ações sejam coordenadas, definindose as atribuições dos participantes. Uma equipe de apoio do Dia da Limpeza deve ser formada para tirar dúvidas e atender às solicitações dos funcionários. Nesta equipe é interessante contar com a pessoa encarregada pelos Serviços Gerais (Limpeza); com o responsável pela Biblioteca ou Centro de Documentação (Arquivo) e com todas as pessoas que podem ser úteis à realização do Dia da Limpeza. A Chefia deve participar ativamente do Dia da Limpeza, procurando motivar seus funcionários através do exemplo e da importância deste evento. Os resultados do Dia da Limpeza são imediatamente visíveis, causando bem estar em toda a empresa e a sensação de realização de um grande trabalho de equipe. Assim é primordial divulgar resultados de venda de materiais, reaproveitamento em outras áreas, economia na aquisição de novos materiais etc. Registrar o Dia da Limpeza através de vídeo, facilita ainda mais a visualização dos resultados, através da técnica: antes e depois. 7° Passo – A Arrumação

Depois de ficar na seção com apenas o necessário para a execução das tarefas chegou a hora de arrumar tudo. Um arranjo simples que facilite e que permita a realização das tarefas com um mínimo de esforço. O time do 5S deve incentivar e cobrar de cada colaborador individualmente sua participação na realização dos Sensos de Arrumação e Limpeza. Quando somos os responsáveis pela arrumação das nossas coisas, temos a tendência de conserválas arrumadas por mais tempo, para não ter de ficar rearrumando tudo, a toda hora. Isto se repetirá quando fizermos a limpeza do nosso local de trabalho, evitando sujar para não ter de limpar. A armazenagem de acordo com a freqüência de uso proporciona racionalização e diminuição do esforço físico, além da oportunidade de compartilhar itens de utilização eventual. Criação da sistemática para avaliação interna das implementações do 5S, incluindo critérios de avaliação e a formação de auditores internos e o sistema de compilação dos resultados.

Auditorias mensais do 5S. O processo de implantação poderá ser dado como concluído quando o padrão de avaliação for superior à 90%, por três meses consecutivos, partindo-se então para a manutenção e melhoramento. Para o sucesso da Implantação do Programa 5S é fundamental: • papel da liderança, que deve iniciar e manter as ações do 5S comprometendo-se; • A certeza de que o 5S não tem fim. Ele é causa e efeito do contínuo crescimento do ser humano; • É fácil de começar, difícil de manter mas, sobretudo é altamente mobilizador do potencial humano latente nas organizações; • É fácil entender o 5S – para tal é necessário perseverança, determinação, esforços constantes, capacidade de reconhecer o que é importante e prestar atenção aos detalhes.

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• Todos devem participar – não é tarefa para apenas um ou dois; a participação cria uma nova idéia de grupo e melhora o ambiente; • Implante o 5S gradativamente; • Faça um plano para implantação. Não tenha medo de errar; • Implante, não teorize; • Atue preventivamente, bloqueando as causas dos problemas; • Quantifique e divulgue os ganhos do 5S; • “Ser simples é a coisa mais difícil do mundo”.

Ferramentas para Implantação do 5S As ferramentas utilizadas no 5S são simples, de fácil entendimento e aplicação. Foram selecionadas aqui as mais comumente utilizadas: brainstorming, plano de ação (5W2H) e auditoria. O time do 5S não precisa tornar-se expert nas ferramentas acima. Mais do que longas teorias à respeito delas, ele precisa saber como empregar cada uma na prática do dia-a-dia do 5S.

Brainstorming Trata-se de um método aplicado para geração de idéias. O time do 5S pode utilizar o brainstorming nas situações a seguir: • Listagem de atividades a serem desenvolvidas pelo time no processo de implantação do 5S; • Identificação de resistência ao processo; e • Identificação de possíveis projetos de melhoria As idéias devem ser analisadas pela equipe e devem ser selecionadas as mais adequadas aos objetivos a serem alcançados.

Plano de Ação (5W2H) O plano de ação serve para orientar as diversas etapas que deverão ser implementadas em um projeto e acompanhar o seu desenvolvimento. Para a elaboração do plano de implantação ou de projetos de melhoria do 5S, ele é muito útil.

Auditoria A palavra auditor, vem do latim “auditor – oris” e significa ouvinte. Assim, a auditoria do Programa 5S nada mais é do que um sistema que permite ouvir a opinião de gerentes e colaboradores sobre como o Programa 5S está sendo implantado na empresa. A função da auditoria é mal-vista, principalmente pelo

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fato de a terem transformado em sinônimo de “sistema de caça aos culpados”. No entanto, esta não é, e nem poderia ser a conotação dada às auditorias relacionadas às empresas que decidem empreender a Gestão pela Qualidade Total. Auditar os postos de trabalho para a valiar a aplicação dos 5 sensos, objetiva detectar desvios (levantar problemas), que devem ser encarados como oportunidades para melhoria contínua. Assim, os auditados devem entender e participar da auditoria como uma etapa do desenvolvimento do seu trabalho. Para haver auditoria, é necessária a existência de regras ou procedimentos, pois só assim é possível detectar desvios. Estas regras são, na prática, os padrões operacionais adotados pela empresa. O Padrão Operacional é utilizado para padronizar, verificar os resultados alcançados com a implantação do Programa 5S, bem como checar se foram desenvolvidos hábitos/comportamentos e sistemas/processos, que assegurem a manutenção e a melhoria dos resultados alcançados. Para isso a auditoria avalia a situação dos 5 sensos nas áreas a serem auditadas. Com o passar do tempo, essas folhas sofrem acréscimos, pois o objetivo é proporcionar um ambiente de trabalho cada vez mais adequado e confortável para as pessoas. Um bom exemplo de auditoria é a prevista pela ISO 9001:2000, onde todos os requisitos estão claramente definidos nas normas, ficando muito fácil detectar as não-conformidades em relação à questão da qualidade dos produtos.

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Para realizar a auditoria devem ser criados formulários de Lista de Verificação, para que se possa avaliar.

Após o término da auditoria, deve ser realizada uma reunião dos auditores com o responsável pela auditada, objetivando: 1. Relatar os aspectos positivos encontrados na auditoria; 2. Comentar as anomalias encontradas, que serão objeto de melhoria pelo próprio auditado; 3. Esclarecer as dúvidas do auditado; 4. Emitir a lista de verificação, inclusive na parte relativa aos cálculos da pontuação e na parte referente à definição de prioridades em comum acordo com o auditado. Com as observações listadas no relatório da auditada do Programa 5S, a gerencia em conjunto com O Programa 5 S sem segredos

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sua equipe, deve definir as ações, que serão necessárias para corrigir as não conformidades, dando continuidade assim, a implantação do Programa 5S em cada área. Deve ser definido um período de auditoria que permita um tempo de transformação do ambiente. No início, o período pode ser menor, tendendo a ser aumentado com o decorrer do tempo. Isto porque, à medida em que o 5S se desenvolve, mais difíceis são as mudanças dos ambientes.

Por que Auditar? Porque todo sistema depois de implementado tende à desorganização A auditoria permite avaliar o estado da implementação do Programa 5S. Permite a analise da eficácia das ações de implementação e a correção das situações não conformes ao padrão adotado. Permite reconhecimento e recompensa do que foi bem feito.

Tipos de auditoria. Formal – auditores internos utilizando um instrumento formal de avaliação (formulário). Informal – gestores e pessoas de outros setores dando “notas” informais em períodos determinados. A Manutenção e Melhoria do Programa 5S - Ciclo PDCA da Implantação. A manutenção do 5S é um ponto crítico. A seqüência de manutenção é feita através de ciclos periódicos. Os ciclos de manutenção objetivam verificar se o padrão estabelecido está sendo mantido. Este ciclo segue um PDCA. Quando terminado um ciclo e as atividades de manutenção do 5S já estiverem sido assimiladas, e venham sendo praticadas, é hora de iniciar um novo ciclo. A cada ciclo, o trabalho vai ficando mais fácil, pois os grandes problemas já foram atacados, e as pessoas em sua maioria, já entenderam o que deve ser feito. Entretanto, sempre restam alguns pontos que ainda não foram tocados, bem como novas idéias, que deverão ser consideradas. Então, inicia-se os ciclos de melhoria, que objetivam modificar o padrão vigente, para atingir um novo padrão. Este ciclo também segue o PDCA. O estabelecimento de metas que sejam simultaneamente desafiantes e atingíveis, é um fator de motivação das pessoas em busca de resultados. Planejamento:

Para cada ciclo de melhoria deve ser estabelecido um plano de atividades a serem executadas que considere: Atividades a serem realizadas; setores envolvidos; como divulgar; treinamentos necessários; definição de padrões, formas, períodos de avaliação (auditorias) e apresentação de resultados. Desenvolvimento:

Consiste em seguir o planejamento elaborado, seja a nível de melhoria ou de manutenção, tendo sempre em mente que você vai ter que fazer adaptações e usar a criatividade para atender às peculiaridades de cada setor. Avaliação:

Para acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos e possibilitar eventuais auxílios e correções de rumo, devem ser realizadas avaliações, conforme o planejamento elaborado, para confrontar o planejado com o executado. Ao término dos trabalhos de cada ciclo, deve ser preparado um relatório, do qual deverão constar o planejamento do ciclo, as atividades realizadas, as fotografias de antes e depois do ciclo, os pontos positivos, as dificuldades encontradas e os resultados obtidos.

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Ação Corretiva:

Correções de rumo devem ser tomadas, se possível, durante a realização de cada ciclo, visando a compatibilizar o planejado com o executado. Em não sendo possível, as dificuldades devem ficar registradas em relatório, para possibilitar o aprimoramento de planejamentos futuros.

Roteiro básico para o 5S Levantamento da situação atual:

Defina claramente as áreas onde será implementado o 5S; Escolha o líder e a equipe de implementação do 5S; Defina os locais para fotos ou filmes (pontos fixos); Fotografe ou filme as áreas em pontos fixos da situação antes para ser avaliada posteriormente a evolução. Não esqueça da data; Treinamento das Equipes:

Treine todas as pessoas envolvidas nas áreas; Demonstre que a Equipe de Coordenação está aberta para esclarecimentos/ colaboração.

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Planejamento Os líderes e as suas respectivas equipes elaboram o Plano de Ações (5W 1H) para o 5S As respectivas chefias, junto com a Equipe de Coordenação aprovam o Plano de Ações para implementação do 5S.

Implementação do Seiri Separe os itens necessários (que ficarão dentro das áreas) dos desnecessários (que deverão ser retirados para uma área de triagem). A área para triagem precisa ser definida em consenso. Os itens desnecessários deverão ser classificados em: Itens imprestáveis

lixo

Itens de valor

venda/leilão

Itens aproveitáveis

triagem interna (transferir de um setor a outro)

Itens aproveitáveis

doação (instituições de caridade)

Itens recicláveis

reciclagem

Ataque às irregularidades nas áreas e a origem dos problemas (da desorganização, excesso de coisas, sujeira, falta de segurança etc.). Quando a irregularidade é de fácil e rápida solução, execute-a imediatamente, quando não for, pendure um cartão devidamente preenchido e elabore um Plano de Ação envolvendo as áreas que participarão na solução (manutenção, produção, CQ etc.). Libere a área eliminando os itens desnecessários.

Implementação do Seiton Limpe a sujeira antes de organizar. Todos os itens (coisas) precisam ter o seu lugar e cada item (coisa) tem que estar em seu devido lugar. Para isso, faça silhuetas dos itens no local adequado ou defina um sistema de endereçamento. Organize de forma que os itens de uso constante (diário) fiquem o mais próximo do usuário; itens de usos freqüentes (semanal) um pouco mais distante (no armário), dentro do ambiente, e itens de uso esporádico (anual) distante do usuário. Adicione cor ao local com o intuito de facilitar a identificação (controle visual) e evitar o estresse. Estabeleça linhas divisórias para facilitar a identificação (por exemplo demarcar corredores e áreas de trabalho). Implemente o controle visual (quadros de sinalização e etiquetas). Utilize as 3 chaves para organização (organização é uma forma de padronização). Mudança de hábito. Mudança do sistema de armazenagem fechado para aberto (por exemplo: para dispositivos e ferramentas). Organize funcionalmente.

Implementação do Seiso Defina o que limpar. Defina quem é o responsável de cada tarefa da limpeza. Defina os métodos de limpeza.

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Prepare as ferramentas e equipamentos de limpeza. Faça a prevenção contra acidentes durante a limpeza. Categorias de Limpeza Áreas externas da empresa (ruas, jardins, portaria, calçadas etc); Escritórios (corredores, janelas, máquinas e equipamentos de todos os tipos, veículos de transportes, matrizes e ferramentas, instalações, banheiros, etc); Áreas de armazenagem (almoxarifados, prateleiras, áreas de estacionamento, etc.)

Limpeza Passos 1. Analise em cada área, o que limpar? Exemplos: máquinas, equipamentos, ferramentas, bancadas de trabalho, armários, etc. 2. Elabore mapa de responsabilidade pela limpeza Não esqueça de definir responsabilidades para área comuns (corredores, biblioteca, salas de recreação etc).

Métodos de limpeza Após a definição de ONDE, QUEM fará a limpeza e QUANDO, é necessário definir COMO deverá ser feita. Determine os horários e as durações. Transforme os minutos de limpeza em um hábito diário. Liste os itens de limpeza necessários, de acordo com os procedimentos de limpeza. Esclareça o método de uso destes itens (segurança). Defina a seqüência de limpeza. Aplique a organização destes itens após o uso. Limpeza – Sensibilização Elimine as causas da sujeira (furos, vazamentos, goteiras, tubos de ar condicionado sujos, vidros das  janelas quebrados etc); Sensibilize e conscientize de que a melhor maneira de manter um local limpo é não sujar para não ter que limpar. Para isto institua um sistema metódico onde cada pessoa limpa “o seu local de trabalho”; Limpe e conserve diariamente (de 3 a 5 minutos por dia ou turno).

Implementação do Seiketsu Padronize tudo, visando a tornar perenes os passos anteriores. Crie padrões de organização/arrumação por meio de gerenciamento visual (sistemas que permitem perceber rapidamente os desvios em relação ao padrão estabelecido por exemplo, marcas de posicionamento corretos de aspirador de pó no piso). Crie padrões de limpeza; afixe fotos nos locais após a liberação de área.

Falta de Segurança Elimine as condições de falta de segurança (todo e qualquer tipo de riscos); Faça sinalizações necessárias e adequadas.

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Implementação do Shitsuke Treine em cima dos padrões (padronizações); Aplique o Gerenciamento Visual, que é a primeira etapa do treinamento, e tenha autodisciplina; Fotografe o após e faça uma exposição do antes e após o 5S; Promova slogans do 5S; Reconhecimento e recompensa Realize sessões de reconhecimento (comunicados internos, cumprimentos, fotos, troféus, apresentações etc.); Realize sessões de recompensa (premiações, brindes etc.); Faça comemorações.

Exemplos de melhoria com a Implantação do Programa 5S 1. Programa 5S Implantado na CVRD - Cia Vale do Rio Doce A empresa conseguiu identificar cerca de 8 milhões de dólares em bens patrimoniais e pequenos itens de consumo em excesso nos seus almoxarifados e instalações industriais. 2. Programa 5S na ALBRAS Entre os muitos resultados tangíveis e intangíveis conseguidos destaca-se um número significativo no combate a acidentes do trabalho: o numero de acidentes no período de um ano num certo setor da empresa caiu de 147 para 0 (zero). 3. Programa 5S na Companhia Energética do Ceará - COELCE O programa trouxe significativos resultados no combate ao desperdício e melhoria do clima organizacional na Empresa. As assistentes sociais da empresa passaram por um processo de reflexão profunda e redefiniram o seu papel na empresa e na comunidade a partir da constatação do potencial transformador do 5S. 4. Uma grande Empresa da construção civil usou o 5S com sucesso para alavancar o seu programa de Qualidade e Produtividade. O nível de motivação e produtividade melhoraram muito. O contato com a filosofia embutida no Programa despertou nas diversas unidades de negócio da empresa iniciativas de restauração da dignidade do ser humano: reeducação para a higiene pessoal, alfabetização na obra e preocupação com a ecologia são algumas dos efeitos imediatos observados. 5. Um chefe de obras entusiasmado com o Programa 5S passou a reunir-se periodicamente com os supervisores e operadores para discutir a diminuição de custos via combate ao desperdício. Ao longo de seis meses os custos da atividade critica da obra caiu em mais de 60%, sem a necessidade de se ministrar conhecimento adicional aos empregados. 6. Mineração Brasileiras Reunidas - MBR Um bom exemplo das possibilidades do 5 S na preparação das pessoas para o trabalho em equipes foi dada pela MBR. Incomodada com a lentidão que caracterizava os seus serviços — manutenção de equipamentos nas áreas de produção — a equipe decidiu melhorar o atendimento aos clientes. Com o trabalho, o 5 S quebrou paradigmas e aumentou produtividade de dinossauros mecânicos, conseguindo melhorar o desempenho da área.

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Problema escolhido:  lentidão

na manutenção de equipamentos no campo por falta de ferramental adequado, entre outras causas, gerando queda na disponibilidade das escavadeiras e perdas na produção além de esforços físicos desnecessários dos mecânicos e desmotivação de toda a equipe. a equipe criou e construiu, com sucata, um trailer de sete metros quadrados contendo as ferramentas e equipamentos necessários para a manutenção no campo e equipado com luz elétrica e água. Quando a oficina de campo recebe chamada para consertar uma escavadeira o trailer é acoplado a um caminhão e levado até o local. Desta forma, os mecânicos tem a mão todo o ferramental que precisam, dispensando idas e vindas à oficina e trabalhando com conforto. Solução: 

Resultados:  redução de hora/maquina parada em manutenção e da perdas na produção; melhor apro-

veitamento dos mecânicos; diminuição do cansaço físico e maior motivação da equipe. 7. Mina de Águas Claras Foi também com o Programa 5S que o pessoal encontrou uma solução simples e eficaz para um problema que dificultava o trabalho do setor. Conheça o projeto. Escolha do problema:  dificuldade

para abastecer os equipamentos de campo (caminhões e escavadeiras) com óleo hidráulico, operação que era feita manualmente, causando sujeira, esforço excessivo dos lubrificantes, perda de tempo, riscos de acidentes e incômodos. Solução:  abastecer

caminhões e escavadeiras com óleo por meio de um sistema automático rápido e seguro, constituído de uma bomba de transferência instalada num caminhão comboio próximo a maquina que vai ser abastecida ligar a bomba a ela e acionar o mecanismo de transferência do óleo. Resultados:  abastecimento

sem contaminação de óleo acidentes e esforços físicos desnecessários; diminuição do tempo de abastecimento de 200 litros de óleo para oito minutos e motivação da equipe. Estes e muitos outros casos de transformação não deixam dúvidas de que o Programa 5S tem caráter universal, podendo ser aplicado em todas as Organizações publicas e privadas, envolvidas ou não em programas mais abrangentes de Qualidade e produtividade. Suas exigências físicas são encontradas, naturalmente em qualquer empresa preocupada com a excelência independente dos pressupostos sobre o ser humano prevalecentes. Suas exigências de natureza social, entretanto estão fortemente associados a pressupostos positivos sobre o ser humano e nisto, o estilo administrativo predominante exerce influencia decisiva.

Exercícios sobre o Programa 5 S 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Apresente 4 principais objetivos do Programa 5S Quais os passos para a implantação do 5S Qual deles é o mais importante Housekeeping significa Programa 5S ou Dia da Limpeza Programa 5S é mais um Programa de Qualidade ou uma filosofia de vida Como deve ser planejado o Dia da Limpeza Como você planejaria um 5S na sua empresa

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8. Como avaliaria os resultados 9. Como se usa o PDCA no programa 5S

Respostas: 1. Redução de custos; redução de acidentes; aprimoramento da qualidade; maior produtividade 2. Compromisso da Alta Direção; Criação do Time; Diagnostico; Disseminação de Conceitos; Preparativos para o Dia da Limpeza; Arrumação 3. Todos 4. Programa 5S 5. Filosofia de vida 6. Cartazes, informativos, reserva de espaço para alienação de materiais, traje informal 7. Registrar atividades a serem realizadas; setores envolvidos; como divulgar; treinamentos necessários; definição de padrões, formas, períodos de avaliação (auditorias) e apresentação de resultados. 8. Através de lista de verificação com métodos de avaliação preestabelecido 9.

Planejamento - P Registro da situação (inicial e final) Duração do ciclo Divulgação Treinamento necessário Avaliações do realizado Elaboração de listas de verificação Elaboração do padrão operacional Forma de apresentação dos resultados

Executar - D Mobilizar Educar e treinar Divulgar Implementar

Avaliar - C Avaliar a implantação Elaborar relatórios

Revisar - A Analisar resultados Lições aprendidas Revisão dos padrões

Outros exercícios 1. Inicialmente de a sua opinião pessoal do que significava na pratica – 5S, isto é, se no seu enfoque, 5S viria para agregar valores a Implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade ou apenas limitando a uma integração de Gestão de RH. Caso sua visão já tenha mudado, mesmo em parte manifeste-se. 2. Você lembra porque é importante sua empresa estar praticando o senso de ordenação? E o de limpeza?

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3. 4. 5. 6. 7.

Elabore um Plano de Ação para consolidação dos 3s no seu local de trabalho Quais os aspectos importantes a serem considerados na implantação do senso de disciplina? Crie uma lista de Verificação para constatar a implantação do senso de seleção Qual a lógica de implementação dos 5S´s? Apresente a visão sistêmica dos 5S´s

Respostas: 1. 2. Ordenar é organizar de forma sistemática, os meios de trabalho de modo a ter acesso rápido e seguro a eles para sua utilização a qualquer momento Limpeza tem dois aspectos. O primeiro refere-se a limpeza do ambiente físico e o outro diz respeito ao relacionamento pessoal. 3. Plano de Ação

4. Esclarecer padrões e orientações de forma simples e clara Conscientizar todos na dedicação e compromisso com aquilo que estão fazendo Identificar as causas de manifestação, comportamentais inadequadas das pessoas 5. Áreas de circulação livres Remover objetos desnecessários Manter fios, extensões e cabos fora da área onde alguém possa tropeçar Remover materiais sobre as mesas e escrivaninhas 6. Conscientização dos colaboradores

3S—————————4° S —————————— 5° S

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